档案的利用与效益

档案的利用与效益（共9篇）

档案的利用与效益 篇1

收集 (或搜集, 下同) 和管理档案的根本目的, 除了不使其散失和安全保存外, 主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中, 存在着传统式的被动 (即坐等) 服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题, 已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。针对问题, 结合所在的绍兴地区实际, 重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一探讨, 与档案界同仁商榷。

1 当前, 在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题。

1.1局限于档案利用数据统计, 不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门, 每到年终在要求基层档案馆 (室, 下同) 编制年报, 了解档案利用情况时, 只需统计几个利用数据, 如利用人数、利用档案卷 (册) 数、页数及复印数据数等, 而不了解通过档案信息资源的开发与利用, 而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据, 虽然亦能反映档案的利用情况, 但这是表面现象, 说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表现现象, 而不能揭示档案利用的实质, 即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。1.2在档案馆查 (借) 阅利用时, 只要求填写其利用目的, 不求深层次了解, 失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下, 利用单位和利用人来档案馆查 (借) 阅档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单, 如“工作参考”、“提供产权依据”等。由于不作深层次了解, 利用结束亦就了结, 而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用, 可分两个阶段。第一阶段, 又可称初级阶段, 即利用者到档案馆查 (借) 阅档案或档案馆主动为利用者提供档案, 这时只反映档案利用情况;第二阶段, 又可称为高级阶段, 即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用, 不同程度会产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了利用档案的作用和价值, 通过信息反馈而求得。而要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利日后跟踪调查。1.3有了利用实例, 不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作, 收集有价值的档案利用实例, 但只是作为档案目标管理认证和达标的材料, 因此收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表, 重返社会, 影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但会促进档案的开发利用, 使社会和全民更加认识档案、了解档案, 使档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。1.4编研工作滞后, 远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为, 利用单位不了解馆藏情况, 即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此, 档案管理人员必须了解信息社会动向和需求, 结合馆藏实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供社会利用。然而, 各地各级档案馆编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响档案信息资源的开发与利用。

2 档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫。

综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅有多少人次、多少卷 (册) 档案, 但该年数百人次、数百卷 (册) 档案, 有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此, 认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计, 但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫, 即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果, 除了要求利用者主动反馈信息外, 档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益, 主要有以下六大作用:2.1有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值, 最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用, 最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发, 才能了解档案的价值。过去不少单位和领导, 为什么对档案工作不够重视和支持, 主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态, 单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用, 一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。2.2有利于档案的鉴定工作。众所周知, 档案的保管期限定为永久、长期、短期三种, 档案到了规定的保管期限, 就要组织鉴定, 确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长其保管期限;反之, 档案利用率较低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益, 大大有利档案的鉴定工作。2.3有利于了解和掌握档案利用信息, 进一步拓宽档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理, 从而改进我们的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解档案, 熟档案, 利用档案, 为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益, 档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响档案价值作用的充分发挥。2.4有利于编发档案利用实例, 加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益, 取得一个又一个的利用实例, 充分体现档案的保存和利用价值, 并筛选、整理, 编印成小册子, 下发至基层和领导, 使他们了解档案的作用, 这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说, 更是一个实际的宣传和教育, 使他们通过例证, 了解档案, 支持档案工作。2.5有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容很多, 而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”, 因为, 收集和管理档案的根本目的, 是为了利用, 否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆的工作与实绩, 在业务工作上, 开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案, 获取了社会效益和经济效益, 这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解档案的实际效益, 那你的实绩就有血有肉。

3 开发利用档案信息资源, 获得档案实际效益的基本做法。

3.1认真做好查 (借) 阅登记工作。查 (借) 阅登记是各馆在档案查 (借) 阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目一一填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查 (借) 阅档案的利用目的, 填写清楚, 不可填写得太简单, 如“工作参考”等, 而应填明作那一项工作参考, 填明具体内容和将起到的作用和效益, 这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。3.2建立用户联系制度。档案在查 (借) 阅时, 一般不会产生效益, 而要通过实践, 才能反映出档案的实。际价值, 产生一定的社会效益和经济效益。因此, 为了及时取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册, 以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利加强与用户联系, 改进我们的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。3.3分发档案信息反馈表。即在用户查 (借) 阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点, 应有时间、地点、人物和具体事例。3.4及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值, 又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案, 来利用档案。特别要将实例送给有关部门 (单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来, 便失去了反馈工作的实际意义。3.5实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 有时没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 便于编写。

综上所述, 档案利用数据统计是必要的, 也说明了档案利用工作的一个侧面, 但更重要的是要了解、收集档案的实际效益, 以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作, 为社会各界和经济建设服务。责任编辑:王亚芳

档案信息开发利用经济效益的思考 篇2

关键词:企事业档案信息资源开发利用策略

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1674-098X(2011)06(a)-0249-01

企事业档案信息利用效果所创的经济效益体现为潜在价值变为现实价值,档案部门以档案信息资源的开发与利用为龙头,通过快速有效的信息资源整合、交流,积极提供给企事业单位各项工作服务。档案开发利用是档案工作的根本目的,是直接或间接产生经济效益和社会效益的重要工作,在整个档案工作中有着重要的特殊地位,也是考核档案部门工作绩效的量化指标。档案信息的开发利用只有给企事业带来效益才是真正有效果的,才能保证档案工作在企事业单位基础管理工作中的地位。

1 企事业档案信息资源开发利用的成效

企事业单位在发展过程中形成的档案信息资源,是企事业员工为社会创造物质财富的知识、才能结晶。企事业档案信息资源的开发利用,作为活跃的生产力因素,承担着知识先行的职责,档案信息开发利用为企事业发展取得的成效有以下三方面的内容:（1）围绕企事业发展服务。随着市场经济的日益深入,企事业档案内容不断丰富,专业档案也不断增加。做好企事业档案信息资源开发与利用工作,对挖掘企事业生产潜力、提高生产能力、加强文化建设、增强企事业科技创新能力和现代化管理水平、维护企事业和职工的合法权益、调动广大员工的积极性和创造性都具有重要作用。（2）参与决策。为了适应市场经济环境,谋求企事业的生存与发展,档案信息参与企事业决策已势在必行。（3）为企事业科技活动服务。科技档案的信息资源交流,实际上是生产技术的转让和管理手段的借鉴,因此,交流的越广泛越及时,产生的社会效益和经济效益越大。如为减排增效、设备购置,技术改造等提供科研开发信息、引进技术信息、技术参考信息等资源等科技生产领域,促进了技术创新、交流和利用。

2 注重企事业档案信息潜在价值向现实价值的转化

随着信息时代的到来,现代企事业单位对信息的需求从质到量都有了新的飞跃。档案部门作为信息的“集散地”和“加工厂”,要健全档案信息开发编研体系,增强自身信息处理能力,注重企事业档案信息潜在价值向现实价值的转化。（1）应更新编研工作观念。长期以来,档案编研工作更多的是作为一种提供服务的手段,忽略了其信息的传播功能,只重视档案馆(室)藏信息的积累,而忽略了档案信息和本地区经济建设及各个时期主要工作的关系,所以编研工作不能紧扣主题,编研成果不能为企事业的科技发展和生产经营所利用,也就很难看到经济效益。档案工作者必须密切关注本地区经济,政治、文化等各项事业的发展进程,寻找和发现档案满足于社会需求的切入点、着力点和结合点,紧紧围绕服从和服务于经济建设这个中心,密切结合本地经济建设和中心工作,把编研工作重心转移到为经济建设服务上来。（2）档案部门要改变了以往“重藏轻用”的思想,加强信息开发的针对性,使有价值的档案顺利进入了社会活动领域,增加开发利用档案信息的科技含量,使档案工作的层次和社会地位得到提升。（3）为了寻求档案发挥最大效益,在利用过程中除了解各种用户的寻求规律和特点外,还要分析各种利用者的背景、利用范围、利用目的、利用经济效果,以便有目的、有步骤、有预测地做好利用工作,实现档案信息潜在价值向现实价值的转化,使档案创造更大的经济效益和社会效益,

3 加大企事业档案资源深层次开发和多渠道利用的力度

围绕企事业档案信息资源开发创造经济效益为主题,特别是要根据企事业当今的中心工作,加快在计算机条件下进行档案信息编研的步伐,使档案信息开发工作从单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展,及时、有效地实施信息开发,缩短信息加工时间与传递时差,提高利用的时效性。档案部门要加强同有关部门的联系,掌握企事业对档案信息需求的动向和发展趋势,进行可行性预测和分析,通过有针对性地进行收集、汇总、分析和信息反馈,明确每一阶段利用重点,根据利用者的不同目的和不同需求,有针对性地对馆(室)藏各类档案资源给予归纳整理,对集散在各类档案资料的的文件内容进行整合,为利用者提供经过加工的档案信息成品或半成品。要有计划编研一些适应企事业发展形势需要的信息材料,要把编研工作重点放在“精、实用”的基础上,档案信息资源开发与应用实效两者要结合起来。此外,还可以发挥本单位优势,建立有自己特色的数据库,如管理性文件数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库等,并实行计算机联网,方便各种利用者查阅,为企事业的各项发展提供实实在在的便利。

4 处理好档案信息保密与知识产权的关系

企事业单位的营销、产品开发、引进技术及会计预算、固定资产投资计划等相当部分的档案信息涉及到企事业的机密,对属于机密档案的开发利用,必须严格按照国家的保密法规执行,确保企事业秘密档案资料的安全,在开发的同时重视和加强保密。科技类档案在企事业档案信息创下的经济效益是比较高的,同时涉及到企事业知识产权,在开发利用科技档案过程中必须依法利用,避免发生侵权行为。这就要求我们制定和完善本单位科技档案开发利用的范围、效益分配以及利用服务的具体办法,维护知识产权所保障的企事业单位利益。

5 转变档案工作者的服务理念,着力提高档案工作者的素质

档案的利用与效益 篇3

一、当前, 在房地产档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

(一) 局限于房地产档案利用数据统计, 不求房地产档案的实际效益。

每到年终只要求编制年报, 了解房地产档案利用情况时, 只需统计几个利用数据, 如利用人数、利用房地产档案卷 (册) 数、页数及复印数据数等, 而不了解通过房地产档案信息资源的开发与利用, 而所获得的社会效益和经济效益。收集统计房地产档案利用数据, 虽然亦能反映房地产档案的利用情况, 但这是表面现象, 说明不了房地产档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表面现象, 而不能揭示房地产档案利用的实质, 即实际效益。这是各级房地产档案部门普遍存在的一个问题。

(二) 在房地产档案查阅利用时, 只要求填写其利用目的, 不求深层次了解, 失去房地产档案利用信息反馈的机会。

在通常情况下, 利用单位和利用人来查阅房地产档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单, 如“办案”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解, 利用结束亦就了结, 而失去了房地产档案利用信息反馈的机会。房地产档案信息资源的开发与利用, 可分两个阶段。第一阶段, 又可称初级阶段, 即利用者到房地产档案室查阅房地产档案或房地产档案室主动为利用者提供房地产档案, 这时只反映房地产档案利用情况;第二阶段, 又可称为高级阶段, 即房地产档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用, 不同程度会产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了利用房地产档案的作用和价值, 通过信息反馈而求得。而要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利日后跟踪调查。

(三) 有了利用实例, 不求汇集编发重返社会。

有些虽也注重房地产档案利用信息反馈工作, 收集有价值的房地产档案利用实例, 但只是作为房地产档案目标管理认证和达标的材料, 因此收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表, 重返社会, 影响房地产档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但会促进房地产档案的开发利用, 使社会和全民更加认识房地产档案、了解房地产档案, 使房地产档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高房地产档案室的社会地位和知名度。

(四) 编研工作滞后, 远远跟不上房地产档案信息资源的开发利用需要。

因为, 利用单位不了解室藏情况, 即室藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此, 房地产档案管理人员必须了解信息社会动向和需求, 结合室藏实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供社会利用。然而, 各地各级房地产档案室编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响房地产档案信息资源的开发与利用。

二、房地产档案室应在了解和掌握房地产档案利用实际效益上下功夫

综观房地产档案室都能够把每年房地产档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅有多少人次、多少卷 (册) 房地产档案, 但该年数百人次、数百卷 (册) 档案, 有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此, 笔者认为房地产档案室查阅利用情况需要了解和统计, 但更重要的要从了解和掌握房地产档案利用实际效益上下功夫, 即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果, 除了要求利用者主动反馈信息外, 房地产档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集房地产档案利用实际效益, 主要有以下六大作用:

(一) 有利于了解房地产档案的价值和作用。《档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解房地产档案是否具有保存价值, 最重要的一点是要提供利用。如果房地产档案不再利用, 最有价值的房地产档案也就失去保存的意义。而只有通过房地产档案的利用和开发, 才能了解房地产档案的价值。过去不少单位和领导, 为什么对房地产档案工作不够重视和支持, 主要一个原因是房地产档案部门长期处在“封闭”状态, 单位和领导也认为房地产档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的房地产档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用, 一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

(二) 有利于房地产档案的鉴定工作。众所周知, 房地产档案的保管期限定为永久、长期、短期三种, 房地产档案到了规定的保管期限, 就要组织鉴定, 确定其销毁还是延长保管期限。而房地产档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。房地产档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长其保管期限;反之, 房地产档案利用率较低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应降低其保管期限。通过调查收集房地产档案利用的实际效益, 大大有利房地产档案的鉴定工作。

(三) 有利于了解和掌握房地产档案利用信息, 进一步拓宽房地产档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥房地产档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会和市场对房地产档案利用的需求和利用者的心理, 从而改进我们的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解房地产档案, 熟悉房地产档案, 利用房地产档案, 为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集房地产档案利用的实际效益, 房地产档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响房地产档案价值作用的充分发挥。

(四) 有利于编发房地产档案利用实例, 加大房地产档案宣传工作力度。通过调查和了解收集房地产档案利用的实际效益, 取得一个又一个的利用实例, 充分体现房地产档案的保存和利用价值, 使他们了解房地产档案的作用, 这要比空喊几句房地产档案工作重要强得多。尤对不太了解房地产档案、不熟悉房地产档案价值的同志来说, 更是一个实际的宣传和教育, 使他们通过例证, 了解房地产档案, 支持房地产档案工作。

(五) 有利于房地产档案室业务工作实绩的体现。房地产档案业务工作的内容很多, 而开发利用房地产档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”, 因为, 收集和管理房地产档案的根本目的, 是为了利用, 否则就失去保存房地产档案的意义。而要衡量一个室的工作与实绩, 在业务工作上, 开发利用房地产档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的房地产档案, 获取了社会效益和经济效益, 这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解房地产档案的实际效益, 那你的实绩就有血有肉。

三、开发利用房地产档案信息资源, 获得房地产档案实际效益的基本做法

(一) 认真做好查阅登记工作。

查阅登记是房地产档案查阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目一一填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查阅房地产档案的利用目的, 填写清楚, 不可填写得太简单, 而应填明作那一项工作参考, 填明具体内容和将起到的作用和效益, 这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

(二) 建立用户联系制度。

房地产档案在查阅时, 一般不会产生效益, 而要通过实践, 才能反映出房地产档案的实际价值, 产生一定的社会效益和经济效益。因此, 为了及时取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册, 以便与用户联系。档案室亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利加强与用户联系, 改进我们的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。

(三) 分发档案信息反馈表。

即在用户查阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点, 应有时间、地点、人物和具体事例。

(四) 及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。

反馈的信息仍要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值, 又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案, 来利用档案。特别要将实例送给有关部门 (单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来, 便失去了反馈工作的实际意义。

(五) 实地调查和电话采访。

根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 有时没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 便于编写。

浅谈档案利用与档案传播的整合 篇4

【关键词】档案利用；档案传播；整合

档案传播并不是一朝一夕就能完成的，而是在社会的长期发展中逐渐积累下来的，首先我们要明确对档案进行传播的过程实际上是一种对文化、对知识进行传播的过程，因此可以说，档案除了是对历史的记录外，同时也是一种传播媒介，传播的是历史与文化等，档案在今后的发展过程中，应该朝着更加多元化的方向进行，其中将对档案的利用以及传播进行有机的结合能够起到事半功倍的作用，应该加以推广。下面我们将从二者的含义入手，进一步分析对档案利用以及传播进行整合的有效途径。

一、档案利用以及档案传播的涵义

广义上的传播就是对信息资源的交流或是交换，狭义上的传播更加精细化，是通过对档案的整理，由点到面的进行共享的过程。而本文中提到的档案传播更倾向于狭义上的档案传播。信息在传播的过程中，是一个动态的变化过程，在这一过程中，需要具有三个主要的因素，其一是传播者，其二是信息，其三是受众，这三点因素缺一不可，都是保证传播过程有效进行的重要组成部分。档案利用同样具有广义与狭义之分，本文中所提到的档案利用更偏向于广义上的档案利用，也就是要将档案信息通过档案管理者之手传递给利用者的过程。同样，在这一过程中，也包含了三点基本要素，分别为提供利用者、档案信息以及利用者，其中提供利用者不仅包含普通的档案工作者，同样也包括档案机构。通过对档案的利用，可以充分的体现出档案的真正价值所在，为社会的发展做出贡献。

二、档案利用与传单传播的异同

档案利用与档案传播之间具有明显的区分，但是其中也包含着相互关联的一部分，我们大可不必将其相互分离，换一种思维方式，将二者进行有机的结合也不失为一种有效的手段。要想做到这一点，我们首先应该对档案利用以及档案传播的差异进行初步的了解，这样才能做到求同存异，促进档案资源的整合。首先二者之间具有较大的背景差异。档案利用偏向于封闭的模式，而档案传播则是一种开放的模式，在表面上看来，这二者之间无法进行融合，但是档案学与传播学是具有交叉性的特点的，利用交叉性这一特点，就能够有效的进行整合。具体的表现在于随着人们对档案进一步的认识，档案所具有的功能不仅仅在于政治方面，同时还具有文化、教育等多种方向的功能，要想将档案的功能得到进一步的发挥与利用，就要进行主动的服务，而要想做到这一点，就需要将档案利用与档案传播进行整合。

其次，档案通常都是保存在档案馆中的，因此具有一定的局限性，在档案利用的过程中相对复杂，但是档案传播就不同了，档案传播的核心就是要将档案进行广泛的传播，使其得到进一步的发展，在传播的过程中就会进一步的扩大档案的使用范围以及接触的人群，在这一过程中实际上也是利用档案的过程，因此加强二者之间的相互融合，有助于档案工作的进一步发展，同时也扩展了档案事业，因此，从这一差异上我们可以看到档案利用与档案传播是具有融合的前提条件的。

三、档案利用与档案传播的整合途径

1.受众理论是档案理论框架的重头戏，应当加以深入研究。应该说，档案利用理论对利用者的研究从忽视到重视，是一个可喜的进步，但即使发展到今天，对利用者的研究也仅停留在一个非常浅显的层次，譬如：①对档案利用者的简单分类：学术利用、普遍利用、实际利用；②建立方便档案工作者管理但不利于利用者利用的检索体系；③对利用者需求的研究从未真正实证化，深入化等。究其原因在于从档案机构和档案工作者的需求出发，档案为本位，视利用者为一个被动的接受者，从而束缚了档案利用实践的开展和理论的深入，导致了当前的现状。

2.档案利用需要吸收档案传播的传播者理论。正所谓知己知彼，百战不殆。研究档案信息的利用者和接触者的目的在于保障传播过程的顺利进行，在于方便档案传播者有的放矢地采取行动。档案传播者同受众一样，也是一个行为主体。它一方面要对档案信息进行把关，制订档案信息保密与开放范围、决定档案信息的存毁、对档案信息进行顺序、结构方面的组织，另一方面要主动出击，通过对受众的研究，提高自己的传播技巧，改变自己的传播策略和传播内容，以适应发展变化的受众需求。

结束语

希望档案利用能借鉴和吸收档案传播的有用理论，不断发展和成熟档案事业。当然，档案传播也不是包治百病的灵丹妙药，对它的借鉴不能生搬硬套，要进行一番去粗取精、去伪存真的工作，它要求我们不仅有档案学、利用学、传播学的深厚功底，而且对它们的优势及局限有独到的见解。

【参考文献】

[1]李淑敏.档案信息资源传播者控制角色分析[J].档案管理，2012（4）

[2]朱爱琴.政务信息公开背景下的档案信息网络传播效果及实现方式[J].郑州师范教育，2012（3）

如何提高档案利用效益 篇5

一、提高档案利用效益的必要性

按照管理经济学理论, 档案利用效益的主要特点表现为档案属于社会公共用品, 无法追求利润的最大化。档案属于社会公共品, 公共品在消费时具有非特定性, 既可以为你服务, 也可以为他服务。由于公共品具有显著的外部性, 其成本和收益均是外在的, 成本和效益就很难进行准确核算。因此, 市场价格机制的种种规则对档案就很不适用。档案是一种信息资源, 其所有权属于各级档案部门和各类档案馆。它是非盈利新的公共服务部门, 其社会目标是满足社会的客观需要。因此, 判断档案部门的效益不能单凭经济效益, 而应该更宏观地看待效益问题, 不仅包括经济效益, 而且还包括社会效益。在当今信息时代, 档案资源的积极开发利用显得尤为重要, 特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势, 从更深层次多途径利用信息资源, 变被动为主动, 变静态为动态, 加强档案馆之间的横向联合, 从而使信息资源得到充分开发与利用, 以适应信息社会的需要, 发挥档案部门的职能作用。

二、影响档案利用效益的因素

1. 社会环境对档案信息需求及利用效益的影响。

一是政治因素的影响。从20世纪五六十年代建立健全档案工作机构, 形成档案工作管理体制起, 很长一段时间档案工作处于封闭、半封闭的状态, 到80年代贯彻《档案法》, 使档案工作从封闭走向开放。二是经济因素的影响。经济发展速度与对档案信息资源的依赖是成正比的, 知识和信息已经成为经济发展的首要资源。这主要表现在知识创新和技术创新大大加快, 高新技术对经济增长的贡献越来越大, 对档案信息的要求和依赖也越来越大。三是科技化因素的影响。进入新世纪, 经济全球化、全球信息化势不可挡, 特别是信息化发展非常迅猛。档案工作是一种利用档案信息为社会提供服务的工作, 面临着档案信息激增和档案信息利用需求的压力, 要想进一步提高档案利用效益, 就要充分利用计算机网络系统处理与传输信息的现代化科技手段。

2. 档案部门的服务对档案利用效益的影响。

一是档案服务意识的影响。由于档案部门长期以来一直是党政机关的所属机构, 所以客观上也造成了档案馆与社会和普通百姓的隔离, 造成了档案馆的自我封闭。从整个社会的档案意识来说, 对档案工作的认识比较狭窄, 从而直接影响了档案工作的信息利用服务等工作的开展。二是档案服务内容的影响。当前, 许多基层档案馆为社会服务的内容基本上是坐等上门, 服务内容和范围及方式都比较单一, 服务手段滞后, 管理设备差, 技术水平低, 难以适应工作的需求。更谈不上运用现代化设备进行服务, 使档案利用服务工作受到影响。三是档案服务人员素质的影响。人员素质是影响档案利用服务工作开展的重要因素, 如果人员素质跟不上档案利用服务工作, 就很难深入开展。档案服务人员应积极主动地加强学习, 提高自身的专业水平、道德水平、服务水平, 提供优质高效的信息服务。

三、提高档案利用效益的途径

1. 树立档案工作面向社会的效益观。

转变档案工作只讲投入, 不讲产出, 不求效益的观念, 努力通过档案管理、档案利用和档案中介服务方面的创新来推动档案利用效益的提高。

2. 开展档案信息资源综合利用情况调查。

无论处于档案管理协调部门的宏观层次, 还是处于一个具体的档案室 (馆) 的微观层次而言, 都必须首先了解其收藏的档案资料的范围以及收藏的档案信息的加工深度, 还要了解所服务对象的范围。由于无论是档案的收藏和加工情况, 还是服务对象的情况都是不断地随着社会的发展和情况的变化而变化的, 所以, 这种调查必须要经常和定期地进行。

3. 做好档案信息资源利用情况分析。

根据年度的统计数据, 对档案利用工作的现状进行分析, 了解档案利用的内容、利用工作的好坏, 以改进和发展档案利用工作。要对利用者利用的目的进行分析, 了解利用者的成份和构成以及不同利用者对档案信息的需求特点, 以提供针对性的服务。对利用市场进行分析, 了解市场对档案信息的需要, 从而实现对档案信息有计划的开发。

4. 进行档案信息资源开发规划设计。

调查所获得的数据是档案信息资源开发利用的根据。如果仅仅是依靠主管的臆断而开展工作, 必然会造成工作的盲目性, 会出现考虑不周或引起不必要的浪费。因此, 在认真论证档案信息资源开发方案的可行性的基础上, 进行档案信息资源开发发展的科学设计, 是档案信息资源利用效率和效益提高的关键。

5. 更新档案管理和检索现代化设备。

档案服务利用如何创造企业效益 篇6

档案的服务利用工作在实际应用中利用目的各有不同, 大致分为经济建设、学术研究、工作查考、编史修志、其他等五个方面。而不同目的的服务利用为企业所创造的效益, 又可以归结为经济效益和社会效益两种。下面通过实例加以详细剖析。

一、档案服务利用为企业创造经济效益实例分析

1. 某公司承建的公路隧道在移交使用后, 发现内墙有一条宽约6cm的裂缝, 并且每日都在发展变化, 致使隧道关闭通车, 造成直接经济损失至少30万元。事情发生后, 施工单位及有关专家对该隧道开裂原因进行了一系列的考查、分析、论证。通过查阅大量施工原始记录、设计资料, 最后得出结论:此病害与施工单位无关, 完全是设计上勘探疏漏所致, 所造成的一切经济损失与施工单位无关。为此, 该施工单位避免了经济损失30万元, 并接受了修复隧道的工程任务, 为企业创造了经济效益。

此实例利用的是基本建设档案, 为战胜自然灾害和人为事故遭到破坏后及时修复, 借鉴同类型工程项目图纸和设计基础资料, 节约了大量勘测、设计、施工时间和人力、经费。

2. 某车辆厂产品开发处开发新产品260吨凹底平车, 档案部门为其提供了大量的档案图纸, 保证了产品设计、制造的顺利进行。而开发处通过借阅原有250吨长大平车的档案作参考, 使新产品结构设计合理, 大大提高了优化程度, 为用户提供了急需的大件运输装备, 新增产值400万元, 新增利税47万元。此项产品的成功研制, 不但保证了国家重点工程的建设, 同时也推动了我国凹底平车的技术进步。

该厂科研人员在新产品开发研制时, 参阅科研档案找到了捷径, 提高了工作效率, 为企业创造了可观的经济效益。

另外, 近年来会计档案的利用越来越频繁, 在打击经济犯罪, 处理经济案件, 追缴欠款和重复付款等方面起到了极为重要的凭证作用, 为企业挽回经济损失做出了贡献。

二、档案服务利用为企业创造社会效益实例分析

档案服务利用在为企业创造经济效益的同时, 也创造了社会效益, 主要表现在编史修志、工作查考、解决历史遗留问题、举办展览等方面, 大量的馆藏档案资料和照片, 生动翔实地展现了历史的真实面貌, 对企业的精神文明建设起到了积极的促进作用。

1.1996年12月《工人日报》刊登了一篇文章, 报道某施工单位交付使用的工程存在一定的质量问题。得知这一情况后, 施工单位各级领导相当重视, 随即成立了质量回访领导小组, 从档案室调用该工程所有的竣工资料, 会同建设单位、运营单位的领导和技术人员一同到施工现场, 进行了认真、严肃的调查、了解。通过对工程运行质量与施工日志、工程检查证以及竣工验收报告等竣工文件的比照, 与会人员达成共识, 一致认为该单位施工的工程质量完全符合设计规范和技术标准要求, 《工人日报》所登载报告与事实不符。后经有关部门与新闻单位沟通, 及时挽回了企业的信誉, 避免了不良影响。

2. 某处为庆祝建处三十周年, 经筹委会研究决定编写一部反映建处三十周年战斗历程的《处史》。负责编写的同志多次来到档案室, 从开始搜集查阅档案到完稿印刷出版, 用了四个多月的时间, 完成了长达40万字的编写工作。《处史》的出版不仅再现了该处三十年的风雨历程和职工艰苦创业勇于奉献的精神风貌, 而且在树立企业形象, 扩大企业知名度, 激励全处职工发扬光荣传统方面发挥了积极的作用。

档案的利用与效益 篇7

此外, 随着社会现代化信息技术的飞速发展, 也对企事业档案管理工作的规范化和科学化提出了更高的要求。在计算机、互联网技术大发展的背景下, 传统的企事业档案管理方法必然存在着效率低下、管理混乱等各种问题, 已经不符合现代信息化档案管理工作的标准和要求, 而且也会极大地阻碍企事业单位生产效益、管理水平等方面的提高, 最终对企事业单位的快速健康发展有很大的影响作用。因此, 只有在正确认识企事业档案管理工作过去种种的不足以及明确新时期企事业档案管理工作规范化重要性的基础之上, 才能有效地针对目前企事业档案管理工作的各种问题提出有效性的解决办法。

1 新时期企事业档案管理工作的重要性

档案是对过去所发生事情的记录, 一个企事业单位的档案就是这个单位发展历史的缩影, 记录着这个企事业单位的成长历程, 包括企事业单位的创立、战略发展信息、取得的工作成果等重要的信息资源。因此, 在企事业单位的发展过程中, 做好企事业单位的档案管理工作, 一方面可以防止企事业单位战略发展信息等资源的泄露, 保护企事业单位的发展成果;另一方面可以为单位管理人员的决策工作提供历史依据, 保证企事业单位管理工作的高效性和科学性。此外, 科学规范地管理好企事业单位的档案也是这个单位管理工作状况的另一个体现, 良好的档案管理效率是一个企事业单位健康发展的基石, 也是发展成果的体现。因此, 在新时期下, 做好企事业单位档案管理工作, 提高档案利用效率, 对其管理工作进一步规范化和标准化, 不仅有助于推动整个企事业单位的健康、快速发展, 而且也有利于企事业单位的发展更好的得到社会的认可及支持, 对企事业单位更好地服务社会产生深远的影响。

2 目前企事业档案管理工作的现状及存在问题

改革开放以来, 尤其是我国进入市场经济时代后, 企事业档案管理和服务水平都有了快速的发展, 档案管理能力也在不断提高。但随着经济社会飞速的向前发展, 目前企事业档案管理工作过程中还存在着一些问题, 具体表现为:

1) 档案管理程序比较混乱, 制度上不够规范和标准。目前, 在很多企事业单位中, 领导人员并没有对单位档案管理工作形成一定程度上的重视, 因此在制定单位的规章制度时并没有对档案管理制度加以规范化。虽然很多企事业单位都有自己的一套档案管理制度, 但是在档案管理过程中, 制度并没有深入化, 造成了企事业单位档案从收集、录入到综合管理的过程中缺乏一套更加合理的制度进行有效的约束, 档案管理工作也缺乏一定的标准进行参考。具体来说, 在档案收集过程中, 由于缺乏对档案收集相应的绩效考核制度, 因此经常会出现档案缺失的情况, 很多有价值的档案并没有被合理的收集进单位的档案库中, 档案收集管理的规范化和标准化程度还远远不够。其次, 在档案录入过程中, 随着企事业单位的快速发展壮大, 档案的数量也在逐渐增加, 而档案管理人员由于自身素质的参差不齐以及缺乏规范化制度的约束, 因此往往会造成录入的档案和单位实际的发展情况不符的现象。最后, 在档案综合管理的过程中, 一方面由于缺乏对档案管理部门直接的行政领导, 因此会造成档案管理工作标准不统一, 档案管理力度不够等问题;另一方面在企事业单位遇到突发事件以及单位领导进行管理决策时, 由于档案管理的不规范, 因此会造成档案利用效率低下等问题, 不能很好的为企事业单位的健康快速发展所服务。综合以上情况, 目前企事业档案管理缺乏一套规范化的管理制度标准, 已经构成了阻碍企事业单位健康发展的一个重要因素。

2) 缺乏连续性与规划性。目前, 很多企事业单位的领导对单位档案管理工作不重视, 造成了单位档案管理人员工作不积极, 缺乏对单位档案管理的合理规划。在档案管理过程中, 管理人员往往缺乏长远性的目光, 造成档案管理工作出现短暂性和阶段性的问题, 无法形成一套连续的企事业单位档案。此外, 档案管理的无计划性和无序性问题也时常发生。

3) 在档案管理技术方式上落后。传统的档案介质多以纸质档案为主, 纸质档案一方面不仅会增加档案管理的成本, 占有较多的空间资源, 而且随着时间的推移, 纸质档案也会出现老化等问题。此外, 纸质档案也不利于企事业档案利用效率的提高, 对档案检索人员来说无疑是一个较大的困难。在新时期下, 随着现代信息技术和数字化技术的发展, 对企事业档案管理提出了一个更高的标准和要求, 传统的档案管理技术方式已经很难满足于现代企事业单位快速发展的要求。然而, 目前来看, 仍然还有许多企事业单位由于缺乏购置软件和硬件设施资金等问题, 依旧采用的是传统的档案管理技术方法, 档案管理人员也缺乏对现代信息化技术的认识和学习, 造成了目前企事业单位档案管理技术方式落后的现状。

4) 档案管理人员在素质上参差不齐。在目前我国经济社会各方面与国际接轨的大趋势下, 档案管理人员也应该进一步提升对自身的要求。一名合格的企事业档案管理人员不仅要熟知国家关于档案管理的各项法律法规, 把握相关政策走向, 而且要有一定的历史知识水平和很强的文字表述能力, 在企事业单位的发展过程中, 能够准确的收集和记录下企事业单位的发展历程, 并按一定的标准进行规范化的综合管理。此外, 随着信息化网络技术的快速发展及应用, 档案管理人员还要能够熟练掌握现代化的档案管理技术, 利用数字化手段管理单位档案。目前来看, 能够达到这种标准的企事业档案管理人员并不多, 档案管理人员在能力素质上参差不齐。

综上所述, 目前企事业档案管理工作存在着诸多的问题, 跟不上新时代发展的要求。因此, 该文针对以上问题提出了如何推进企事业档案管理工作规范化、标准化以及提高档案利用效益的对策与建议。

3 推进企事业档案管理规范化应采取的措施

1) 强化企事业单位领导对档案管理的意识。首先, 是企事业单位领导对档案管理工作思想观念的转变。企事业领导是单位各项管理工作的高层决策者、指挥官和组织者, 只有加强企事业单位领导对单位档案管理工作的认识和重视程度才能使得单位档案管理工作有效、有序、规范的开展起来。因此, 要想提升单位档案管理的规范化水平, 必须要加强单位领导对档案管理工作的指导力度, 把档案管理水平的提高也作为企事业单位发展的目标之一。其次, 在正确认识到档案管理工作重要性的基础上要进一步着手解决档案管理人员在工作中所遇到的各种实际问题, 包括人才需求、资金需求等问题。加强对优秀档案管理人才的引进, 加大对现代化档案管理技术设施的资金投入, 力争以最快的速度完善单位档案由传统管理方式向现代信息化、规范化管理方法的转变。最后, 要加强单位领导对档案管理法制化建设的认识水平, 明确国家有关的法律政策, 在单位内部加大对《档案法》的宣传力度, 实现依法建档、依法管档、依法用档。此外, 在单位员工的绩效考核时, 企事业单位领导要把档案管理的科学化和规范化程度纳入到对单位档案管理人员的绩效考核制度之中, 从法制的角度加强他们对档案管理的重新认识, 明确档案管理的重要性。

总之, 要推进企事业档案管理的规范化建设, 首先就必须要强化单位领导的档案管理意识, 从思想上、行动上给与单位档案管理工作以全方面的支持。

2) 健全企事业档案管理工作制度。传统的企事业单位档案管理工作制度因为存在着种种的漏洞而使得档案管理程序混乱, 不够标准化和规范化。在新时期下, 建立和健全企事业档案管理相关制度是实现企事业档案管理科学化、规范化的有力保证。一方面, 在档案收集的过程中要确立相关的制度标准, 明确什么可以入档, 什么不用入档, 确保档案资料收集的准确性和有效性;另一方面, 在档案录入的过程中, 要通过建立相关的制度标准保证档案录入的规范性和完整性。此外, 在档案整理入馆的过程中, 也需要相关制度加以规范, 明确依法按时入馆, 对符合入馆标准的数字化档案和纸质档案进行统一入馆。另外, 要加强档案管理的服务水平, 明确档案管理人员的服务制度, 为提高档案的利用效率创造制度上的便利。

3) 引进现代化档案管理方式。在传统的企事业档案管理工作中, 档案的收集、录入、整理、打印、检索等程序均是由手工去完成的, 这一方面由于人工操作的失误会影响档案文件资料的准确性, 另一方面在档案检索利用环节中会降低档案利用的效率。因此, 在当今信息化和数字化时代的背景下, 如何利用电脑计算机技术去收集、录入和整理档案是一个合格的档案管理人员所必备的基本素质, 也是新时期档案管理工作的基本要求。档案管理工作的信息化变革不仅可以准确的记录下企事业单位的发展历程, 确保文件资料的无误性, 而且可以提高单位管理人员在关键时候查阅利用档案的效率, 保证单位管理工作的有效运行。所以, 传统的档案管理人员要边操作、边学习, 努力使自己成为具备互联网信息化技术的优秀档案管理人才。

其次, 档案管理信息化的变革也是实现档案管理工作规范化的另一个重要方面。传统的档案管理人员在整理企事业单位的档案时, 虽然有相应的制度标准可以参照, 但是由于人工理解的差异性, 所以往往会造成不同的档案管理人员对同一个档案会形成不同的分类, 这就造成了档案分类的混乱性, 给需要检索利用档案的单位人员造成了极大地不便。而信息化技术的引入, 在档案整理归档的过程中, 完全可以利用电脑代替传统手工的操作, 这不仅可以提高档案管理工作的规范化程度, 而且也不会造成对档案分类标准的误读, 并且也极大地提高了档案检索和利用的效率, 对企事业单位的发展和服务社会来说都具有十分重要的意义。

4) 加强企事业档案工作人员的管理。档案管理工作的规范化程度很大层面上受到档案管理人员能力素质水平的影响和约束, 一个优秀的档案管理人员是企事业单位发展的宝贵财富。因此, 在新时期下要提高企事业单位档案管理的规范化水平, 首先档案管理工作人员要有主动的学习意识, 积极地参加相关业务知识培训和法律制度学习, 尤其是对现代化信息技术的学习和运用。在新时期下, 企事业档案管理人员要有一定的危机意识, 明确只有一名优秀的档案管理人员才是单位发展所需求的人才, 要让自身的学习进步和单位的快速发展步调相一致, 不断地以更高的标准来要求自己。

其次, 对一个企事业单位来说, 要形成多层次的人才结构体系, 不仅需要在档案领域有着专业知识的高层次人才, 也需要懂得档案规范化管理的管理型人才, 还需要在档案收集、录入、整理到入馆的过程中能够熟练操作的应用型人才。只有这种层次分明的档案管理人才结构, 才能确保在档案管理的各个环节中实现科学化和规范化, “人尽其能”是一个企事业单位对档案工作人员进行有效管理的一个重要体现。

最后, 要依据《档案法》和国家相关的法律法规制定企事业单位内部的统一档案管理制度标准, 加强档案管理人员的法制学习, 要让档案管理人员形成“主人翁”的档案管理意识, 自觉的加强对档案管理知识的学习, 提高自身的档案管理能力素质水平。此外, 要加强对档案管理工作的领导, 把档案管理的规范化纳入到对档案管理人员的绩效考核之中, 构建多层次的企事业单位档案管理组织体系, 不断地提高企事业单位档案管理工作的水平。

综上所述, 新时期下要推进企事业单位档案管理的规范化建设, 领导、制度、人才三者缺一不可。只有企事业单位领导对档案管理工作有了新的认识, 明确了新形势下档案管理工作的重要性, 才能把档案管理工作纳入到单位日常的议事日程上来, 才能建立规范化的有效的档案管理制度和标准, 才能加强对档案管理信息化建设的资金设施投入和加大对档案管理人才的引进。而新的档案管理技术和人才的引进又反过来确保了档案管理制度的有效贯彻和执行, 加强了单位领导阶层对档案管理工作的重视程度。因此, 总的来说, 企事业档案管理的规范化建设并不是仅仅体现在一个方面, 只有全面的进行改善才能构建一个良好的档案管理体系, 更好地为企事业单位的发展所服务。

4 创新服务机制, 提高企事业档案的利用效益

档案的价值在于利用, 档案利用效率的高低也是档案管理工作好坏的一个重要体现。加强企事业档案管理的科学化和规范化建设的最终落脚点也是在于提高单位档案的利用效率, 只有档案利用效率的提高才能使得企事业档案更好的为单位发展所服务, 为单位领导进行生产、科研等方面的决策所服务。目前来看, 企事业单位的档案利用效率还普遍停留在较低水平, 档案利用人员无法有效的在第一时间检索到自己所需要的档案, 造成了时间的浪费。因此, 要提高企事业单位档案利用效率, 首先要明确档案管理人员的档案利用意识, 使得一切档案管理工作为档案利用所服务, 科学、规范的整理和管理档案。

其次, 还要创新档案工作的服务机制, 努力使企事业档案工作为领导决策服务、为生产科研服务、为各类咨询查证服务。一方面要建立和健全企事业档案利用制度, 加强档案管理人员服务的热情和积极性, 由过去传统的被动服务转变为产生主动的服务需求;另一方面要更新目前企事业单位档案检索的工具, 由过去传统的人工检索和半人工检索转变为现代电脑智能化的检索方式, 加快档案检索的速度, 提高档案利用的效率, 不断地提升档案管理的服务水平, 让企事业档案能够更好的为企事业单位的快速健康发展服务。

5 结语

总之, 虽然目前企事业档案管理无论在制度上、技术方法上还是人员上都存在着一定程度上的不足, 但是推进企事业档案管理的规范化建设并不是一朝一夕的事情。只有加强单位领导意识, 创新档案制度建设, 加大档案管理新技术方式和优秀人才的引进力度, 才能构建全面的规范化的档案管理体系。另外, 还要改善企事业档案的服务水平, 提高档案的利用效率。只有这样, 才能形成从档案管理规范化到档案利用便捷化的一种良性循环机制, 使得企事业档案能够更好的服务于单位的产学研等各项工作, 也能够更好的服务于社会。

因此, 在知识信息经济时代的大背景下, 只有不断地推动企事业档案管理的规范化建设和提高档案利用效益才是新时期下企事业单位持续健康发展的根本动力。企事业单位要紧抓档案管理发展的新契机, 不断的提升档案管理的规范化程度和档案利用效益, 使其更好的为自身发展服务, 开创企事业档案规范化建设和服务的新局面。

摘要：企事业档案工作是单位事业发展的一个重要基础。在企事业单位快速发展、大力提高生产效益和管理水平的形势下, 使档案工作更好地为产学研等各项工作服务, 实现档案管理的规范化、制度化、科学化是摆在企事业档案管理人员面前的一项重要任务。该文针对目前企事业单位档案工作存在的突出问题、面临的挑战机遇, 重点论述了企事业档案管理工作的规范化、制度化和科学化建设途径, 以及大力提高档案利用效率的思路。

关键词：档案管理,规范化,科学化

参考文献

档案的利用与效益 篇8

一、水文档案的特点

1. 统一性。

由于水是统一的整体, 它变化复杂而连续, 仅仅依靠一个水文观测站的信息, 很难准确作出范围较大、时效较长的水文水情预报或研究, 也很难实施各种水文保障服务。为实现观测资料共享, 观测记录必须统一。也就是说, 水文观测方法和观测时间以及观测结果的记录信息传输、数据格式、存贮格式都要标准化。为此, 要严格按照规范统一的水文信息格式填报、传输、接收水文记录。

2. 区域性。

水文记录档案是各地水文观测的结果, 其观测数据只能代表一定区域范围的水文要素变化情况。不同地区环境条件有很大地差异, 水文记录也相应具有显著的区域性特征。我国疆土辽阔、地形复杂, 水文观测具有一定地理分布特点, 需要建立分布合理的雨量站、蒸发站、水情报讯站、雨情报汛站、地下水监测井等, 形成具有一定密度的水文观测站网, 以满足不同地区的短期预报、中期预报和长期预报的分析需要。

3. 时间性。

水体中各种水文要素变化是时间的函数, 水文观测记录要求客观地反映某一时间的水文要素实况。为了使观测记录有代表性、准确性和可比性, 水文勘测人员必须按照水文观测规范, 每天定时进行水文观测。一旦缺测或误测, 超过了一定时间, 则无法进行补测。同一地区, 不同时间, 其观测结果是不同的, 其时间特征很明显。此外, 水文记录档案的时间还表现在观测结果的数据传递、水文记录文件的报送归档, 均有一定的时效要求, 这是由水文业务的实时性和水文服务的及时性所决定的。

二、影响水文档案效益发挥的主要因素

1. 水文档案收集不全面, 馆藏不够丰富。

搞好水文档案利用工作的重要基础就是要有丰富的馆藏。据笔者了解, 有些水文部门重视水文观测、整编档案的收集, 忽视水文分析研究、水文站网规划等档案, 尤其是暴雨洪水档案的收集, 造成馆藏结构不合理、种类不齐全, 直接影响水文档案利用效益的充分发挥。

2. 水文档案现代化管理程度不高。

水文档案没有统一的著录细则, 没有统一的分类整理标准, 特别是水文测验原始记录缺乏统一的归档标准, 水文档案的管理无一致性。因而, 在水文档案计算机管理软件开发中没有统一的规定, 以致于开发出的管理系统在通用性和实用性方面缺乏统一的标准, 直接影响水文档案利用效益的发挥。

3. 水文档案利用工作深度不够。

水文数据库建成使用后, 水文档案提供利用工作已经有了很大改观。但由于档案管理人员受专业知识、工作阅历等方面因素的限制, 对水文业务缺乏必要的了解, 不能与水文档案的利用者进行良好的交流沟通, 一定程度上也影响了水文档案的利用效果。

三、规范化管理水文档案, 充分发挥水文档案效益的主要措施

1. 加强组织领导, 为水文档案工作创造良好条件。

要不断加强档案知识学习、提高认识, 增强档案管理意识, 认清水文档案管理工作的重要性, 争取把档案工作列入领导议事日程, 使领导加大对水文档案各项基础建设的投入力度, 把档案目标管理及档案室建设作为档案建设的重点工作, 使广大干部职工充分认识到档案工作是一项重要的水文基础工作。解决好档案专职管理人员的配备问题, 加强档案管理相关知识的培训, 不断提高档案管理人员综合素质和业务水平。

2. 加强业务建设, 奠定水文档案利用的资源基础。

首先, 根据水文档案的专业性, 对水文档案进行科学分类, 分类方案的编制要遵循逻辑原则和实用原则。其次, 确定归档范围, 划分保管期限, 制定编号方案。根据水文档案的地域性、时间性和连续性的特点, 按流域水系、地区、年份进行组织排列, 以维护水文记录文件之间的有机联系, 对各种门类和载体的档案实行规范整理, 使案卷质量符合规定要求。最后, 实行科学保管, 水文档案资料要求至少有两种以上的介质保存, 即纸介质和磁介质。用纸介质保存水文资料时, 其输出打印件应完整、清晰, 并装订成册, 进行卷册划分, 并统一内容、格式和编目顺序。用磁介质或光盘保存水文资料时, 所选用的介质要通用性强、可靠性高, 且在一定时期内使用同一种介质, 周期性地予以更新。

3. 开展服务, 充分发挥水文档案的作用。

档案的利用与效益 篇9

摘要:从民生档案入手,通过档案利用图表,阐述了民生档案利用工作与社会档案意识的关系,并进行了分析和探讨。档案工作者注入“以人为本”的理念,通过及时更新观念,增强服务意识,提高服务质量、自身素质等措施,提高社会档案意识,提高民生档案的利用效率,实现民生档案的社会价值,推动档案事业的蓬勃发展,为构建和谐社会发挥应有的作用。

关键词:民生档案 利用 档案意识

档案是一种普遍存在且意义深刻的社会事物。随着现代信息技术的发展及人们法律意识的增强,档案的利用已渗透到社会的各个领域,发挥着越来越重要的作用。档案工作的发展,对社会的发展具有多种积极的作用,而档案事业的发展与社会的发展有着密不可分的联系。为了全面推进我国档案事业的健康发展,加快推进以改善民生为重点的社会建设,服务民生是中国档案服务方向的新选择,是档案工作服务于社会的一个新举措。由此,民生档案工作应运而生。

一、民生档案

民生档案是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案,包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案。民生档案具有重要的原始性、基础性、凭证性特征,在解决民生问题过程中发挥着重要的基础性作用。

民生档案具有泛指性,它不是指某一类档案。总而言之,民生档案就是与人民群众利益密切相关的档案,是维护群众合法权益的原始凭证。“民生档案”实际上是一项工作、一种提法,即档案系统要关注民生,转变作风,全力推进档案工作为民生服务。①

提供涉及民生的档案利用是档案部门服务的中心工作。围绕这一中心工作,档案部门提供最直接、最具体的档案信息资源服务于民生社会建设,满足社会对档案利用的需求。民生档案利用程度的好坏会直接影响社会档案意识水平的高低。

二、社会档案意识与民生档案利用

1.社会档案意识

社会档案意识指的是社会各方面的人们对档案这一客观事物和档案工作这一项事业的认识和重视,它是由档案和档案工作所显示的社会作用长期影响人们而在社会上形成的一种较为稳定、普遍的大众心理趋向,是档案和档案工作面向社会、走向社会并达到一定程度的社会化产物。②

社会档案意识的高低是评价一个国家、一个地区文明发达程度的标志之一。社会档案意识是档案工作存在和发展的基礎,它不仅制约着档案事业自身的发展,而且影响着档案资源的合理开发和有效利用。③

社会档案意识,既包括社会上人们对档案和档案工作的认识,也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。社会公众档案意识的提高是促进档案事业发展的重要因素。但是,社会档案意识的增强是一个渐进的过程。

2.民生档案利用与社会档案意识的关系

民生档案利用的核心要“以人为本”,而“以人为本”又是社会档案意识的核心。社会档案意识依赖于档案的社会作用,而档案社会作用的高低取决于档案部门和档案人员的社会意识,两者相互依存、相互促进。民生档案利用工作与社会档案意识相互制约、相互影响,有着不可分割的密切联系。

档案工作的重心下移,是实现档案工作服务民生、促进社会和谐的最直接途径,也是提高社会档案意识,依靠广大人民群众发展档案事业的最有效方法。④

因此,在民生档案利用过程中,基层档案部门的档案信息发挥着重大的作用,可有效地促进社会档案意识的提高。

社会档案意识的高低,可以直接反映在对档案的利用意识上。大众对档案的需求情况,即档案的利用率,包括利用档案的人次、卷/件次、种类等都是衡量社会档案意识的重要标志。

图1 为我单位2003年—2009年民生档案利用卷/件次、人次统计数据表。在档案分类中,无论是哪一类归根结底都是以解决个人的切身利益为目的的档案利用,与解决民生的实际问题息息相关。从近几年民生档案利用的具体数据中,不难看出民生档案已成为各单位档案利用的一个重要组成部分。

人们在利用档案的过程中,真正感受到档案对自己的价值,从而增强了档案需求意识。民生档案的利用,充分说明社会对这一类档案需求的广泛性、迫切性和自觉性,提升了社会档案意识。良好的社会档案意识是档案事业发展的必要保证。只有认真搞好民生档案的利用工作,满足社会对档案利用的需求,才能提高和改善社会的档案意识。

毋庸置疑,在做好民生档案利用服务工作的同时也提高了社会档案意识,反过来也会进一步改进民生档案的利用工作。

三、做好民生档案利用工作的主要经验

1.档案工作者增强自身的社会意识

社会档案意识的提高,关键在于档案工作者自身社会意识的提高,这是社会档案意识提高的基础和前提。档案来源于社会,也必将服务于社会。社会档案意识的提高离不开档案的社会作用,而档案社会作用的发挥又离不开档案工作者的社会意识。

2.强化档案利用服务理念

做好民生档案工作,服务于社会大众,已成为广大档案工作者的共识。在档案利用中以“以人为本”的服务理念为指导,通过热情、周到、快捷的服务,提供全方位的档案信息服务,让利用者真正感受到档案对自己的重要性,从而提高社会档案意识。

3.不断提高自身的素质

新形势对档案工作人员的素质要求越来越高,档案工作者不仅要有较强的责任感,而且要具备较强的业务能力、计算机能力以及交叉学科的知识,同时善于捕捉与民生相关的编研题材,才能适应新形势下的档案工作,最大限度地发挥民生档案的社会作用。

4.推进民生档案信息化建设

民生档案信息化建设对社会档案意识的提高起着至关重要的作用。通过档案数字化工作,整合社会民生档案资源,通过网络实现资源共享,通过民生档案数据库建设,使档案利用工作更加完善、充实,从而更好地满足社会档案利用的需求,也使档案社会价值得到充分的发挥。可以说档案信息化建设促进了档案意识的提高。

另外,健全的管理制度,注重档案的基础工作,加强档案利用的宣传,省、市档案局监督指导,年检制度,单位领导的重视等均对民生档案的利用及社会档案意识的提高起着不可忽视的作用。

注释:

①严永官.论“民生档案”[J].档案管理,2009(1):21-24.

②杨冬荃.社会的档案意识与档案界的社会意识[J].档案学通讯,1991(l).

③王桂燕.档案工作主体研究[J].辽宁医学院学报( 社会科学版), 2009(1):109-111.

④王树梅.提高社会档案意识的几点思考[J]. 浙江档案,2008(4): 10-11.