高校的档案利用工作

高校的档案利用工作（共12篇）

高校的档案利用工作 篇1

高校档案信息记录了学校的发展历程, 具有真实性、可靠性和权威性。近年来, 高校档案查询利用率逐年递增, 通过对高校档案信息利用现状的分析, 不仅能够发现新时期档案利用需求的变化, 同时也能反映高校档案信息服务利用过程中存在的主要问题。

一、高校档案利用的现状

1. 档案利用类型。

教学档案是高校档案工作的重点内容之一, 其利用率已成为各类档案之首。通过分析南京科技职业学院 (以下简称我校) 教学档案的利用情况, 发现学校新型教学专业的申报、教学评估都需要用到相应的档案材料。随着经济的飞速发展, 很多毕业生出国留学深造需到学校复印成绩单等资料;毕业生参加全国自学考试或专转本的学生都需要提供学籍档案材料才能获得学历的提升;我校参加全国高职院校技能大赛等赛事需向主办方提供学生录取名册。文书档案主要是高校的上级主管部门和高校自身建设过程中形成的政策性、规章制度、教育教学制度、规划等文件, 是高校党政部门作出重要决策的参考依据。2012年学校审计, 2013年国家骨干高职院校的评估工作, 档案室分别提供91份和121份档案证明材料为学校的审计和评估工作提供了重要的依据。高校会计档案的利用主要涉及财务和审计部门, 是高校工作中的中心任务之一。会计档案为我校教职工报销攻读硕士、博士学位学费, 以及学生的国家奖助学金发放的工作提供了强有力证据;2013年我校固定资产的清查工作、2014年新校区审计工作, 档案室共提供会计档案凭证1011册, 为资产清查和审计工作提供了准确而清晰的证据。

2. 档案利用群体。

通过对档案利用的分析, 发现档案利用者是相对稳定的用户群体:一是代表其所在的职能部门前来查阅档案的教职工, 其主要目的是为了加强日常管理;二是为了解决自身问题的教职工, 例如, 教师为了报销学费查阅会计档案, 教职工为了职称评审查阅文书档案、人事档案等;三是在校学生或者是已毕业的学生, 其主要利用的是教学档案, 包括新生录取名册、成绩单、学生学籍卡等。

二、档案利用存在的主要问题

1. 门类不全, 内容单一。

我校档案所藏门类不全, 内容较为单一, 主要以党政、教学、会计等档案为主, 而声像、设备以及实物档案数量有限, 导致档案不能满足各个层次档案利用者多元化的需求。

2. 档案利用服务手段落后。

随着计算机网络技术的发展, 高校正加快数字化档案馆的建设, 但部分档案馆由于管理设备条件差或是经费紧张, 无法购置运用现代化设备。我校档案利用的设备较为落后, 以手工检索的方式为主, 无法满足档案利用主体省时、求准的需求, 此外档案利用以阅览、复印方式为主, 无纸化、电子化程度不高。

3. 档案编研信息内容深度不够。

档案编研工作是提高档案服务水平的重要形式。高校档案的编研工作以深层次开发档案信息为基点, 开发具有准确性、真实性, 具有高科学价值和长远效益的档案信息, 从而为高校发展提供信息支撑。我校综合档案和人事档案设在人事处, 配备一名专职档案员, 档案员在档案工作中显得力不从心, 导致档案编研职能极为薄弱, 目前局限于编研检索工具, 影响信息资源的深度利用。

三、档案利用服务工作的新思路与措施

1. 丰富档案门类, 增加特色档案服务。

对现有档案进行优化, 单独保管重复、过期、无保存价值的的档案, 实现档案从量到质的提高。在保证档案资料定期接收和征集的传统渠道之外, 档案工作人员应拓展收集渠道、收集范围, 加强声像档案、设备档案、实物档案的收集力度, 建立特色校案, 如教师发表论文档案、教师福利档案等, 体现档案的实用性, 建立人物全宗、重点项目、重大活动、重要会议等特色专题档案。

2. 加强信息化建设, 提高档案利用服务效率。

档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分, 档案数字化工作时, 首先, 应对使用频率较高的档案优先数字化, 如学生成绩单、学籍卡等。档案数字化后可以省去调卷、放卷的时间, 提高工作效率。其次, 将档案管理系统与OA系统衔接起来, 在线采集学校各职能部门工作中产生的电子文件, 并根据其属性向公众提供利用。再次, 以校园网为依托, 建立全校档案查询系统, 档案利用者可以登录档案查询系统, 快速及时查阅其所需信息。

3. 提高档案人员素质, 提升编研信息的能力。

档案管理工作的主体是高校档案工作人员, 档案工作人员应增强技能培训, 提高档案编研能力, 定期学习档案工作新知识, 了解新政策, 加强信息科学技术方面的学习, 掌握现代化设备的操作技术, 对档案信息进行研究, 并按专题汇编, 深层次加工。

四、结语

高校档案的利用服务工作是衡量高校档案管理水平的重要标志, 对学校的教学、科研及学校的发展有着重要意义, 档案工作人员应提高自身的业务技能和专业知识, 从而提高档案信息查、调阅的快捷性和准确性, 做好档案利用工作。

摘要：高校档案记录了高校档案管理、教学、科研和发展的历史, 是高校各类活动的最原始记录, 如何更好地利用高校档案已成为做好高校教学、科研等活动的关键因素。基于此, 分析高校档案的利用现状, 指出档案利用过程存在的问题, 并提出新时期档案信息利用工作的新思路。

关键词：高校,档案,利用

参考文献

[1]刘梅.高效档案利用现状及其发展趋势[J].兰台世界, 2007 (7) .

[2]刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案, 2012 (9) .

[3]陈子飞.浅谈高校档案利用中存在的问题与对策[J].商, 2013 (11) .

高校的档案利用工作 篇2

论如何开发利用高校档案资源建立大学生就业档案

针对高校大学生就业的实际情况,从几方面提出了建立大学生就业档案的构思和依据.为大学生就业出谋划策.

作 者：许翠花 XU Cui-hua  作者单位：河南师范大学档案馆,河南新乡,453007 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)： 20(6) 分类号：G275 关键词：大学生   就业档案   就业能力   就业政策  

浅谈高校消防工作档案管理与利用 篇3

【关键词】高校消防工作 档案管理 利用

消防档案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、图表、视频、声像等真实的历史记录，是消防安全管理工作至关重要的依据和信息资源。在消防工作中，消防档案管理是其不可或缺的基础性工作，其管理和利用水平的高低直接影响到消防人员对各类火灾救援和事故处理质量的好坏。当前，高校消防工作档案管理和利用仍存在诸多问题，如消防档案管理重视不足，管理模式过于陈旧；消防档案管理制度不完善，管理设施不齐全；消防档案管理手段落后，管理人员素质偏低。面对这些问题，我们应该积极应对，尽快解决。首先要高度重视，加强高校消防工作档案的有效管理与合理利用，具有先进的管理理念，努力学习专业知识，提高业务水平，强化综合素质，建设一支高素质、高水平、高能力以及具有创新精神和探索意识的消防档案管理人才队伍，从而确保消防档案的安全性，提高消防档案管理质量，推动高校教育事业的健康发展。

一、高校消防工作档案管理存在的问题

（一）消防档案管理重视不足，管理模式过于陈旧

当前，高校各大院校并没有高度重视消防档案管理工作，消防档案管理意识淡薄。有些消防档案管理人员认为，消防档案管理工作是好是坏，对单位发展不会有很大影响，其责任应该在于单位消防安全责任人，他们只要尽职尽责值好班，无火灾事故发生就可以了，从而导致他们在实际工作中消防安全意识不强，工作不積极，缺乏主动性。此外，许多高校消防档案管理工作仍过多沿用传统单一的管理模式，“为保管而保管”，以案卷不丢失为原则，仅仅只对消防灭火器进行简单的数量统计，未能配备相关的专职人员对消防档案进行有效管理，因而难以使消防档案发挥其应用的利用价值和作用。

（二）消防档案管理制度不完善，管理设施不齐全

就目前来说，高校消防档案管理制度不够完善，消防档案立卷、借阅、保管、利用以及归档等环节缺乏明确统一的规定要求，管理措施缺乏规范性，从而致使消防档案管理工作无章可循，无据可依，难以真正落到实处。另外，许多高校消防档案管理设施不够齐全，未能配备专门的消防档案库和档案柜，致使消防档案堆积搁置，材料信息收集不全，即使有档案库，其消防档案管理室的基本硬件设施不健全，不具备基本的防水、防潮、防火、防电、防盗、防损坏等“六防”条件，因而不利于消防档案的保管和利用。

（三）消防档案管理手段落后，管理人员素质偏低

当前，高校消防档案管理方式过于落后，传统的手工登记、人工查询管理方式仍占主导地位。管理人员缺乏先进的管理理念和现代化管理技术手段，导致消防档案管理工作的严重滞后，大大降低了消防档案管理工作效率。与此同时，许多高校对消防档案管理人员培训不足，导致他们专业知识不强、安全防范意识不足、业务水平不高、管理能力不够的现状。加之，部分消防档案管理工作者职业责任心不强，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性和自觉性，导致他们专业知识老化，知识面较窄，缺少创新意识，从而影响了消防档案管理人员综合素质的提高。

二、高校消防工作档案的有效管理和利用措施

（一）完善管理制度，确保高校消防档案管理工作的有序开展

消防档案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基础性工作，要加强消防档案管理必须进一步完善消防档案管理体系。一方面，要根据《中华人民共和国消防法》和《中华人民共和国档案法》制定消防工作档案管理制度，明确消防工作档案管理的责任部门、责任人以及相关工作职责，力求将消防档案管理工作真正落到实处，从而推动高校消防档案管理工作的有序开展；另一方面，要注意把消防档案管理作为消防安全管理的一个重点来抓，并将消防档案管理制度和有关规定要求纳入日常的绩效考核办法之中，最大限度地增强高校广大教职员工和学生的消防安全意识。要不断健全消防档案工作考核检查制度，对于消防档案的立卷、借阅、移交、保管、保密 、利用以及销毁等各个环节都应做到可规可循，有据可依，从而规范消防档案工作秩序，使之形成良好的运行机制，确保消防档案安全。

（二）推行科学管理，提高高校消防档案管理水平和实效

当前，高校消防档案管理和利用仍存在传统的“为保管而保管”“只保管不利用”的陈旧落后管理思想。随着高校教育事业的快速发展以及现代科学技术的不断进步，传统单一的消防档案管理手段和形式已难以适应当前高校消防档案安全管理的发展需要。面对这一现状，我们应该把握好以下几点：一是要做到与时俱进，及时转变管理理念，注意将先进的管理技术和设备设施引入到具体的消防档案管理工作中，借助现代化的管理手段，推行科学化管理，加强消防档案管理应用系统建设，逐步将消防档案形成载体从纸质、图片、声像、光盘转变为消防档案管理信息系统应用，并安排专人管理操作，从而充分发挥消防档案的利用价值。二是要充分利用信息化档案管理软件，有目的、重点、有针对性地将现有消防档案信息数字化，把现存的消防档案案卷目录转化为机检数据，并通过设置防火墙、数据备份和加密等多种安全防护措施，防止消防档案信息的丢失和泄露，以确保消防档案的完整性、保密性以及安全性，从提高高校消防档案管理水平和实效。三是要充分借助校园网络，在高校校园网的信息平台上创建消防档案管理网站，将其作为宣传高校消防档案工作、开展消防档案信息服务的重要窗口，并提供一定的网上查询和使用服务，从而进一步加大消防档案管理力度，提高消防档案管理和利用水平。

（三）加强培训，提高高校消防档案管理人员综合素质

消防档案管理人员素质的高低直接影响消防档案管理工作质量的好坏以及整体效能能否得到充分的发挥。因此，增强高校消防档案管理人员综合素质有着极为重要的现实意义。首先，要注意加大对高校消防档案管理人员的培训力度。消防档案管理人员不仅要熟练掌握消防安全知识、档案管理知识，熟悉相关的政策法规，而且还需具备娴熟的使用现代化办公设备和信息网络技术的能力，能够在消防档案管理工作网络中相互协作和配合。因此，高校相关部门必须加大对消防档案管理人员专业知识、技能、政策、能力的培训学习，提高他们的消防安全、增强法律观念以及档案管理意识，拓宽消防档案管理人员知识视野，促使他们具备完善的知识结构、较高的文化素养和精湛的业务技能，从而提高消防档案管理质量。其次，要注意加强消防档案管理人员的思想道德和职业道德教育，不断提高消防档案管理人员的工作积极性和主动性，提升其思想道德素质和进行职业观教育。再次，要积极开展岗位自学和工作业务经验交流活动，鼓励消防档案管理工作人员勤于学习、乐于思考、勇于探索、敢于创新，充分发挥自身主观能动性，多反思、多审视、多调整、多总结、多提高。通过自我学习和与他人交流，从而不断扩展自己的知识，提高自身的学历层次和综合素质，确保消防档案管理工作的高质量和高效率。

试论高校档案利用工作的服务艺术 篇4

一、档案利用工作中服务艺术的内容

服务艺术是通过具体形象得以表现的, 档案利用的服务艺术, 是在为借阅者服务的过程中工作人员正确运用语言艺术和非语言艺术与利用者建立和谐的关系, 愉悦的环境, 恰当地进行沟通, 有效地促进服务质量的提升, 使档案资料得到最大限度的利用。

(一) 语言艺术。

语言艺术是服务人员在档案利用服务过程中, 通过语言、语气来表达思想和情感, 使利用者对其服务过程和服务结果满意的技巧和策略。语言是人类用来表达思想、交流情感、沟通信息的行为, 在借阅过程中与利用者接触时, 离不开语言的交流。语言的沟通功能既体现在人们凭借语言交流思想, 也体现在凭借语言交流彼此的情感。人们常说:“好话一句三冬暖, 恶语伤人六月寒”, 这就是语言在交流中对人产生影响的形象比喻。因此, 语言艺术是档案利用服务工作人员在熟练的业务工作能力之外首先要掌握的。

语言艺术要求用语规范、准确、礼貌、文雅;态度诚恳、亲切;声音清晰、动听。在日常服务工作中可以多使用“礼仪用语”, 如:“您好”“欢迎”“请……”“不客气”等等。“礼仪用语”用起来方便简单, 听起来平易近人, 能让利用者有如沐春风之感。同时, 还要学会使用拒绝语言的技巧, 如遇到一些超出利用权限的利用者时, 不要生硬地回答“不行”, 而是要用“不好意思”“非常抱歉”等礼仪用语耐心、仔细地向他们解释清楚档案利用制度的规定。这些用语看似简单, 但所起的作用却不简单, 不会给利用者造成误解, 避免产生不必要的矛盾。运用得当既能体现利用服务人员内在的素质和文化底蕴, 又能给利用者一个良好的人文服务环境, 也给自己营造一个愉快的工作氛围。

(二) 微笑艺术。

微笑艺术是指档案利用服务人员充分利用表情语言向利用者表情达意, 使利用者愉快接受服务的方法和技巧。微笑是最基本的表情语言和服务要求, 它折射出人们内心的友善和真诚, 微笑是一种“情绪语言”的传递, 可以给人感觉心理舒适和心情愉快, 同时, 微笑服务反映了工作人员内在的精神面貌。微笑着面对利用者, 表达了对利用者的欢迎, 是对利用者的尊重, 同时也拉近了与利用者的距离, 从而使利用者消除紧张情绪, 产生一种宾至如归的情感。保持良好的仪容, 文明得体的举止, 会心的微笑, 是合格的档案利用服务人员必备的基本条件。

由于历史的原因, 许多利用者对档案室 (馆) 都有一种神秘的感觉, 特别是第一次来到档案室 (馆) 的利用者, 他们在心里多少有一点胆怯, 如若档案利用服务人员冷若冰霜, 态度生硬、冷漠, 爱搭不理, 利用者就会感到害怕望而却步, 不愿前往。反之, 一个服装整洁、仪表端庄、举止大方、精神饱满、态度和蔼、面带微笑的服务者, 向人们展示的不仅是外在形象, 更使人感到档案工作有严密的管理、严谨的作风和可信赖的技能。因此, 档案利用服务人员应该用微笑热忱地接待利用者, 这样, 既表达档案利用服务人员的真诚、友善和美好健康愉悦的心绪, 也是给利用者一份亲切、友好和信任, 能得到利用者的理解和支持, 提高服务感染力和服务效果。

(三) 沟通艺术。

沟通艺术是指档案服务工作人员与利用者进行思想和信息交流的技巧与策略。档案利用工作中服务人员要善于与利用者进行交流沟通, 遵循尊重、宽容、诚实、积极的沟通原则, 主动地与利用者进行沟通, 用心体会利用者的感受与需要, 让利用者在被关爱和尊重的过程中, 愿意接受沟通。

为了有效地提供档案为利用者服务, 服务人员首先要积极主动地与他们进行沟通, 详细地询问利用者需要查阅的档案内容和利用目的, 以及他们需要解决的是些什么问题, 以便于服务人员掌握利用者是以研究为目的, 或是为了工作查考需要, 还是为了查验证明的需要。了解到档案利用者的目的之后, 对于不同的利用需求, 提供不同的查找途径和检索工具, 使利用者快速、准确无误地查找到档案资料。特别是对于第一次来档案室 (馆) 的利用者, 要通过适当的视线接触、微笑、点头等信息与他们保持良好的沟通, 站在他们的角度上思考问题, 取得他们的信任, 才能掌握他们的想法, 充分了解他们的需求, 引导他们说出查档的基本要素, 如“时间”“地点”“姓名”“问题”“责任者”, 等等。这样, 既能帮助他们查找利用档案信息, 也使他们了解到档案利用服务的性质、方式, 实现服务艺术的升华。

(四) 处理问题艺术。

问题的处理艺术主要是指档案利用服务人员针对利用者对档案室 (馆) 的管理和服务等产生的不满进行及时处理的技巧和策略。在档案利用过程中难免会出现一些不令人十分满意问题, 当遇到问题或发生不愉快的事情时, 应尽快地平息利用者的情绪, 使大事化小, 小事化了, 化解存在的不满, 避免事态的恶化。

在查阅档案时, 有的利用者需要查阅一些不符合档案利用制度和手续的档案资料, 如未开放的或是涉及公民隐私的以及其身份不能查阅的范围, 这时, 服务人员不能立即提供资料利用, 有的利用者就容易产生出不满的情绪。在与利用者发生误解或出现这些问题时, 档案利用服务人员不应与利用者发生争执, 一定要以自己宽容的涵养、谦和的姿态, 体谅利用者的冲动和失礼, 使矛盾趋于缓和。然后再深入了解查档人的目的, 如果是正当的, 可以帮助他们查找已经公开的档案资料或是办理相关手续, 更快更好地查找他们所需的档案资料;如果是不正当的, 就要跟他们解释清楚档案利用制度, 尽量赢得利用者的理解。这样, 必将更加有助于档案的提供利用, 更加有助于提高档案利用的服务质量和服务水平。

二、提高服务艺术的途径

服务艺术是提高服务质量的催化剂, 档案利用服务艺术运用得好能在无形中预防和消除与档案利用者的误会和矛盾, 使未能满足要求的利用者谅解, 提高档案利用的整体服务质量和水平。但服务艺术不是天生的, 它需要档案利用服务人员自身的用心和积累, 它是思想道德水平、科学文化知识、工作能力的综合体现, 也可通过培训而获得。

(一) 加强思想修养, 树立爱岗敬业、无私奉献精神是提高服务艺术的前提。

档案利用服务艺术, 对档案工作人员提出了更高的要求。除了“服务”的事务性、程序性的业务操作外, 还附加了许多品质修养、职业道德、公共关系艺术要求。只有爱岗敬业, 把全心全意、一切为利用者服务作为自己的神圣职责, 才能具备真心实意为借阅者服务的意识, 才能努力地、积极主动地去提高自己的服务艺术和服务水平。

(二) 提高文化素质, 拓宽知识领域是提高服务艺术的基础。

高校档案室 (馆) 面对的大多是学校的老师和学生, 要为这样一支队伍提供服务, 没有相当的文化程度和专业知识是不行的。任何艺术都需要以深厚的知识作为基础。要提高档案借阅服务艺术, 也要从拓宽知识面、提高文化素质入手, 娴熟的业务技能, 广博的科学文化知识, 才能做到语言典雅, 举止大方, 使简单的服务、待人接物艺术化。

(三) 熟悉馆藏信息, 建立完备的检索体系是提高服务艺术的保障。

高校档案馆贮藏着各种门类的档案资料, 档案利用服务人员要熟悉馆藏情况, 掌握档案业务的基本职能和全宗内档案的基本内容, 建立完备的档案检索体系, 包括各类档案目录、专题目录、全宗指南等, 还包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统, 以及建立在因特网基础上的远程检索服务, 将档案目录数据库或档案全文数据库与因特网相连接, 可以进一步满足利用者的需求。

服务艺术是通过文明的语言、优雅的举止、儒雅的风度、娴熟的技能、聪颖的智慧等为读者提供满意服务, 通过这种满意服务吸引利用者认识档案工作, 利用档案, 从而提高档案资源的利用率。

参考文献

①郑典宜.对高校档案查询特征及利用服务的思考[J].四川档案, 2009, 03.

②罗剑丽.高校档案利用工作的实践与思考[J].科技情报开发与经济, 2008, 35.

③叶青.沟通——做好档案利用服务的金钥匙[J].档案与建设, 2004, 05.

浅谈如何做好档案利用工作 篇5

关键词：档案利用工作指导思想构建和谐社会

做好档案利用工作是档案工作人员的根本目的。现今，档案利用工作更加受到重视，无论是中央办公厅主任王刚的讲话，还是国家档案局局长的报告，都把做好档案利用工作作为第一位的任务进行部署，要求搞好档案利用服务。为各级领导决策、为各部门工作服务、为社会各界和人民群众服务，现就如何做好档案利用工作谈三个方面内容。

一、档案利用工作的含义

档案部门向用户直接提供档案，为党和国家各项事业服务。档案利用工作包括了解和熟悉馆藏档案信息的内容，分析和预测社会对档案信息的需求和发展规律;积极开展档案咨询服务，向档案用户提供所需的档案内容。因此档案部门要进一步认清自身的职责，积极主动地开发和提供档案信息，为构建和谐社会服务。

二、档案利用工作的指导思想

档案利用工作的指导思想是全面、及时、准确，有效地为档案用户服务。

(一)全面为档案用户服务

档案馆是对那些具有正当利用目的的用户，应通过各种服务方法满足其需求，主动向他们提供有关的档案信息，向他们推荐、介绍与其利用需要相关的档案，让档案用户的利用需求得以全面实现。

(二)及时为档案用户服务

许多档案用户来馆室查找档案，是为了解决现实生活中的根本问题。因此，档案馆室必须建立科学的检索体系，同时档案人员也应当熟悉档案的内容，这样才能及时地满足档案用户的需要。

(三)准确地为档案用户服务

档案馆要准确地分析和把握档案用户的利用需求，对于那些由于缺乏经验，不能准确表达其利用需求的用户，档案服务人员应依据用户的目的，帮助他们筛选有用的档案信息，准确地为档案用户提供所需的档案与资料。

(四)有效地为档案用户服务

档案馆要积极主动地为用户查找档案与资料，努力提高档案利用效果，大力开发档案信息资源，建立完善检索系统，编辑各种档案资料，提高档案人员业务素质，增强为社会提供档案信息的能力，有效地为利用者服务。

三、档案利用工作的意义和要求

任何一项事业能够生存和发展的根本原因是社会的需要，党和国家之所重视档案工作，是因为档案工作对各项事业有用。因此，便于党和国家各个部门、各项工作对档案的利用，是档案工作的出发点和归属，而整个档案工作中，利用环节便是这一根本目的体现。档案利用工作对整个档案工作的发展有决定影响，档案利用工作是最实际、最富有说服力的宣传，通过档案实际发挥的作用，人们就能深刻认识档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响赢得各方面的支持。

档案利用工作不是单凭主观意愿所能做好的、必须遵循客观规律，妥善处理一系列问题，其基本要求是：

(一)明确服务方向，端正服务态度

档案工作是条件性、服务性的工作，二者都集中表现在利用工作上，要想真正做好，首先取决于服务方向的正确。而正确的服务方向又是与党和国家的工作重点、奋斗目标一致的。十六届六中全会后，党和国家工作重点是以人为本，构建和谐社会。随即档案服务工作重点也放到了开放、利用、科学研究、技术进步、特色建档、家庭建档等方面。因此档案工作须在明确服务方向的同时，还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度;档案工作者也必须具有高度的政治责任感和甘于默之无闻，不图各利、全心全意为人民服务的精神，才能积极主动地做好档案利用工作。

(二)熟悉档案，了解需要

档案利用工作是解决档案供需矛盾的，因而，档案人员只有在熟悉所保存档案的内容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以档案人员还应注意以下两点：

1、熟悉重点：先熟悉经常查用的档案，后熟悉不常用的档案，先熟悉形成时间近的档案，后熟悉形成时间远的档案。先熟悉形成档案单位的历史和档案的保管，收存情况，后熟悉档案的具体内容。

2、结合收集、整理、鉴定、保管、统计、熟悉档案的内容及存放地点。

社会上的各行各业存着职能上的差异，对档案的需要也是多方面的，同一行业在不同的时期，面临不同的任务，又会提出不同的需求。所以要了解客观需要，就必须努力学习，熟悉党和国家的路线、方针、政策、了解改革开放和构建和谐社会的发展需要;了解本系统、本单位的生产、生活、工作的计划和任务，只有了解这些才能有针对性地做好档案利用工作。

(三)正确处理利用和保密的关系

从根本上说，档案利用和保密是一致的，保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围，而且这种限制也是随着形势的发展和时间、地点、条件的变化而不断变化的;保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会主义各项事业中的作用。但在实际工作中，如果对什么档案要保密，什么档案不保密，保密范围宽窄，期限长短等问题处理不当，就会导致利用与保密之间矛盾发生。保密过严，无疑会造成档案信息资源的浪费，有密不保，又极容易危害国家利益。因此要正确处理二者的关系，就必须在维护党和国家利益的前提下，根据党的方针政策，根据国内外形势，把二者有机地结合起来，加以综合分析，凡是能促进安定团结和社会发展的档案信息，应积极地大胆地提供利用，凡是在一定范围内限制利用才有利于党和国家利益的，则应严格地、合理地坚持保密。

(四)正确处理利用工作与基础工作的关系

档案利用工作虽然在整个档案工作中居于主导地位，但必须依赖于基础工作，撇开基础工作便不能生存和发展。如果基础工作开展得不好，利用工作就会成为无源之水、无本之木，陷于衰竭的境地。同样，如果不根据客观需要，积极主动地开展利用，只是关门埋头于内部基础工作，那么基础工作就会失去存在的意义。所以，要以加强基础工作来保证、推动利用工作的发展，以搞好利用工作来检验、促进基础工作的完善。

(五)注重被动服务与主动服务并举

被动服务是利用者来档案馆提出利用档案的要求，档案人员尽量去满足这种需求，包括接待阅览，外借档案和档案证明等。而主动服务是通过各种形式主动向外宣传报道馆藏档案内容，主动了解用户需要，主动送档案到各部门为他们服务。利用者来查找档案，只要能找出来，就可以发挥利用。这是档案馆提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主动帮助查找，就能在被动服务中争取主动。

(六)注意掌握档案的利用效果

档案的利用效果，是指档案用户在利用档案馆提供的档案信息后，所获得的结果，档案馆应当把利用效果的收集、整理、分析和研究作为一项基本工作来抓。了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益，了解和掌握档案用户利用后有没有产生积极效果。只有这样，才能全方位地把握各类档案与资料的利用价值，从而为改善馆藏结构和各项基础工作的建设，提供可靠的科学依据。

浅析高校科研档案的管理与利用 篇6

一、高校科研档案归档范围的确定

科研档案的最终目的是科研档案的开发利用。因此必须以科研档案的开发利用为出发点，并表现于整个档案工作活动的全过程中，这也是检验科研档案的科学管理的客观标准。要做好档案的科学管理和利用,首先要从归档的基础环节抓起。科学确定归档范围是重要的第一步。笔者认为科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

1.科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

2.科研项目档案

主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

3.科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

二、高校科研档案的应用

1.高校科研档案是开展科学技术研究的必要条件

科研工作具有继承性、创造性和反复性的特点，没有继承就没有发展，没有借鉴就不可能创新。任何一门科学技术的发展或一项科研课题的开展，都离不开借鉴利用原有成果和经验，这是科学技术发展的一条规律。但要继承和借鉴，就要有科技储备。科研档案作为科研活动的真实历史记录，是积累科技经验和储备科技资源的一种重要手段，并且具有原始性和不可替代性。

在科研活动中利用科研档案，可以对科研人员的思想、观点和研究方法产生积极的影响；可以在了解历史、现状的基础上，推知发展趋势；在科研中直接利用有些科研数据，可以减少重复劳动，避免人、财、物、时间的浪费；可以缩短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是现代科学研究，各门学科互相渗透、互相依存，如果没有充足档案、资料作为参考依据;科研活动必然寸步难行。

2.高校科研档案是科技信息交流和科研成果推广应用的重要工具

科研档案真实地记录和反映了前人科学思想、科学经验、科研过程和科研成果，包含丰富的第一手科技信息，是重要的科技资源。作为科技研究表达和存在的一种主要形式，科研档案是进行学术交流、信息传递、科技协作以及科技成果转让、推广与应用的工具。同时，作为科学技术的有机组成部分，科研档案也是一种潜在的生产力，通过科学管理与利用，便可以转化为直接生产力。在许多情况下，可利用科研档案直接创造价值，为社会增添财富。

3.科研档案是科研管理的依据和凭证

从科研档案形成的过程及其结果看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非在使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的科研情况，是令人信服的历史证据。科研档案是领导决策的重要依据。高校领导的决策离不开对历史和现实情况的准确把握，而科研档案便是学校科研工作客观现实的真实反映，它无疑可以为领导决策提供重要的数据。

4.科研档案是对科教人员进行业务能力考核与职称评聘的重要依据

一套完整、准确、真实的科研档案，可以反映出科教人员的基础理论水平、基本技能及综合能力的高低，体现科学创见能力的高低。对于集体研究项目，还可从科研档案中衡量每位科研人员的工作态度、协作精神及贡献大小。所以，科研档案为完善对科研人员的考核和奖励以及评职晋级提供了科学依据。

三、如何加强高校科研档案管理和应用

1.建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序

为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院发布的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

2.规范高校科研档案的现代化管理

科研档案管理规范化是科研档案管理现代化的重要基础。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

3.建设高校科研档案管理的信息化环境

高校科研档案信息化是指广大教职员工具有信息化意识，能够充分利用科研档案。高校科研档案信息化环境对高校科研档案信息化进程有很大的影响。良好的信息化环境可以加快高校科研档案信息化建设速度，反之，就会阻碍高校科研档案信息化建设的步伐。

4.高校科研档案的开发利用

高校科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题，目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备，但使用范围仍局限于文档目录的录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了科研档案的利用效率。因此，要充分利用和发挥网络的作用，使其成为有效开发利用科研档案的窗口。

高校的档案利用工作 篇7

1.档案信息的泄密几率增大。高校档案馆的许多馆藏档案是未发表过的或者涉及他人个人隐私的, 例如, 一些重要的科研项目的负责人希望保护档案的隐私, 避免或尽量减少外界的使用, 一些教师、学生, 也希望自己的学习、生活经历不要全部公布于众等。然而, 无论是Web1.0时代的档案馆网页信息检索服务、电子档案传递等活动, 还是档案馆在Web2.0环境下, 用户在利用档案馆提供的电子论坛、电子布告版、虚拟社区、p2p、社会网络 (SNS) 等开展信息交流时, 会在短时间内对档案作品做频繁的、大量的摘录引用, 而不可能按照传统的要求, 随时指明出处, 这会侵犯档案拥有者的专利权、版权等合法权益。如果高校档案工作者和档案利用者不加以严格“把关”, 或者档案馆搭建的网络信息平台没有进行合理的利用权限设置, 使涉密信息或者僭越利用者权限的信息通过网络进行传播, 受众就无法控制。其次, 尽管各高校档案馆纷纷为自己的局域网设立了防火墙, 防止信息被非法盗用, 但网络黑客仍可以运用技术手段非法窃取涉密的档案, 由于信息密级和重要性的不同造成不同程度的损失。

2.解密的档案信息在一次传播或者二次传播的过程中, 由于传播者的文化水平、认知结构、主观立场等的影响, 往往会因为个人的主观原因而受到误解、扭曲甚至篡改。尤其是BLOG等Web2.0工具的利用, 使得“把关人”就是网民自己, 其内容的开放性和自由性都相当强, 网民也常会对档案信息进行不负责任的歪曲传播。这就使得档案信息失去了原始真实性。

因此, 作为高校的档案信息来源单位, 高校档案馆和高校师生, 应该以“把关人”理论为指导, 做好信息把关工作:

一、把关人理论及其实质

“把关人”又称为“守门人” (gatekeeper) , 是由库尔特·卢因在《群体生活的渠道》一文中提出的。在研究群体传播的过程时, 他认为信息的流动是在一些含有“门区”的渠道里进行的, 在这些渠道中, 根据公正的规则或者是“把关人”的标准, 决定信息是否可以进入渠道或继续在渠道里流动, 也就是说参与传播的每个人都不可避免地要从各自的观点上, 对信息进行筛选与过滤, 而这种筛选与过滤的行为就叫“把关”, 有这种行为的人就叫“把关人”。

在传播学中, “把关人”是一种普遍存在的现象。在传播者与受众之间, “把关人”起着决定继续或中止信息传递的作用。把关人可以是个人, 也可以是集体。从整个社会的角度来看, 传播媒介是全社会信息流通的把关人;从传媒内部来看, 不同的媒介具有不同的把关人, 从报纸、广播、电视等传统大众媒介来看, 在信息的提供、采集、写作、编辑和报道的全过程中存在着许多的把关人, 其中, 编辑对新闻信息的取舍是最重要的[1]49。

把关人的把关行为可以分为抑制与疏导。前者是指把关人准予某些信息流通的行为, 后者则是指禁止一些信息流通或将其暂时搁置的行为。

二、把关人的构成和价值标准

1. Web2.

0时代的高校档案馆信息“把关人”。伴随着网络中的信息传播者和信息受传模式的转变, 高校档案馆“把关人”也由单一转向了多元。总的来看, Web2.0时代高校档案馆信息的“把关人”分为三类:第一类是档案信息的来源单位。这些单位在将档案信息通过学校网络传递给档案馆时应明确向档案馆标明信息的密级、传播范围及有关保密规定等。如教务处、研究生院和各院系通过网络定期向高校档案馆移交学生学籍档案;基建处和校产处定期移交基建设备档案;科研处定期移交科研成果档案等。第二类是职业“把关人”, 即高校档案馆工作人员, 他们根据档案保密政策法规和学校有关规章制度来规范数字化档案的传播秩序, 通过限制或者禁止某些保密或者不良信息的传播为社会公众创造一个良好的网络环境, 并运用自己掌握的专业知识和技能, 依据群体规范和档案信息传播的价值标准对众多信息内容做出取舍, 对公众舆论进行引导。第三类是高校的师生、校友等信息利用者。利用者在使用高校档案馆建立的BBS、SNS社区、博客系统或者即时通信工具时敲击键盘和滚动鼠标, 表达自己的观点和意见, 或者传播某些自己认为有传播价值的信息。

在Web2.0时代, 多媒体技术的普及和众多软件用户友好型的设计使得学校师生可以利用各种形式充分表达自己, 如可以在高校档案馆论坛上发帖子, 帖子的内容可以是文字, 可以是图片, 也可以是影音文件的链接, 也可以将自己的个人信息公布在个人主页上, 与其他利用者交流、互动, 可以利用即时通信软件与群组里的老师同学交流思想, 也可以通过电子邮件向他人传递信息。我们可以得出这样一个结论, 师生利用者传播信息的内容和形式都是多种多样的。这些信息的内容可能超过教学科研范围, 甚至在传播过程中被歪曲而有失真实性。有些信息, 可能与政策规范或者档案信息传播的价值标准相违背。如何提高利用者的信息素养, 杜绝不良信息、虚假信息、垃圾信息在高校档案馆网络内的传播, 仍是高校档案馆数字化信息利用面临的重要问题。

2.“把关人”的价值标准。

在Web2.0时代的网络传播过程中, 高校档案馆三类属性不同的“把关人”的把关行为都有着各自的价值标准。前两类的把关人即档案信息的来源单位和高校档案馆要考虑到多种因素:首先是国家和学校的政策法规, 其次是保护档案信息来源者的隐私, 不损害信息来源者的切身利益, 再次是传播活动的社会效益。高校档案馆在信息利用过程中, 必须通过恰当的把关行为, 在国家政策法规的规范之下, 通过从事传播活动, 向高校师生传递信息, 为师生争取最大化的利益。

高校档案信息的利用者在把关活动中也扮演着重要的角色。他们对档案信息传播的把关标准包括三方面:一是维护档案信息的原始性和真实性, 不对原始信息进行歪曲和误传。如在阅读和使用博客信息时, 需要抱着怀疑的态度考虑一些问题, 如博客的主人是谁, 是否是某个领域的教授或一般的学生。该博客阅读和引用的档案信息资料是否具有原始真实性。该博客的影响度如何 (可在Google中搜索看看是否有很多的链接和引用) 。作者的观点是否新颖, 是否太偏颇等。二是用科学的方法准确评估信息价值, 杜绝不良信息和垃圾信息的传播。如准确的科研数据、有益的学术观点、某种创新技术, 把关人应保证其传播权限;对于缺乏可靠性、完整性和真实性或者缺乏交流价值的、与馆藏档案原始信息内容不符的信息, 要进行剔除, 或者与发布者沟通让其进行修改, 防止信息在更广泛范围内的传播。三是遵守知识产权方面的有关规定, 注意信息的保密范围, 对信息的二次传播范围进行制约, 保护师生的利益。

三、把关策略

1. IP地址访问权限控制。

为防止校外人员和某些无权限部门利用档案, 造成档案信息的滥传、误传, 用户对论坛的资源使用可以对登陆IP地址进行限制。例如各门类的档案目录可设置为仅学校内IP才可以查阅;某些珍贵的有历史价值的照片类档案, 可限制为仅档案馆内部、校办和某几个其他机关的IP登录后才有权限下载和保存;某些科研档案可以仅对实验室、院系和科研处等部门的IP开放, 其他部门的IP只有查找照片目录和查看照片缩略图的权限, 如果确实需要, 可以持介绍信、身份证明等来档案馆, 经档案馆工作人员核实身份、同意后方可利用。

2. 进行身份认证。

档案信息特有的原始性、凭证性决定了对其在网络环境中的存储、传输的安全性要求高于其他信息, 计算机网络的开放性、集成性和共享性等特点又使上网的档案信息的安全受到威胁, 同时由于高校有的档案如学生学籍档案、科研课题档案的部分内容是涉及秘密不能进入互联网的, 因此在档案数字化的过程中必须努力确保档案信息的安全, 建立网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等, 在实际工作中, 由于高校档案馆的系统管理人员、档案馆普通工作人员、专家、普通教师、本科生、研究生等群体应各自管理或利用不同的系统模块, 应该拥有不同级别的权限, 向数据库提供或利用不同开发程度的信息。系统应对用户提供的登录信息进行验证, 只有用户提供的登录信息与用户管理系统从用户特征数据库中提取的信息一致时, 用户才能通过验证进入数据库, 使用自身权限, 这样才能保障数字化档案建设安全、有序地开展。此外, 基于用户与档案馆双方利益考虑, 高校档案馆在开展个性化服务前期就必须制定较为详细的用户资料保密制度, 提供隐私政策公示, 并提供设定用户隐私公开程度的工具和运用保证隐私不外泄的保护技术等, 以确保用户信息不被第三方使用, 避免“恶意主动性”的出现, 从而在广大师生、校友心中树立良好信誉。

3. 档案移交档案整理人员“把关”。

传统载体的档案信息的传播以档案外借、出具档案证明、公布陈列档案、档案目录信息服务、档案咨询服务 (实地咨询和电话咨询) 等形式传播。在传播前, 档案移交单位和档案整理人员会对档案内容和密级进行鉴定, 对于涉密档案、不具有传播价值甚至传播后会造成负面影响的档案, 应坚决“把关”, 不提供信息利用服务或限制信息利用的范围。随着Web2.0时代的到来, 档案移交机构和档案馆工作人员的“把关人”在身份地位和把关标准上都发生了变化, 通过系统, 档案馆员可向利用者提供即时信息服务 (IM) , 或者利用播客等Web2.0技术提供音视频共享的平台, 或者运用SNS社区进行互动交流, 为他们提供实时的个性化咨询服务和定制服务[2]30。这样的平台, 发布信息的开放性和自由性都相当强, 网民也常会对档案信息进行不负责任的歪曲传播。这就使得档案信息失去了原始真实性。这些言论会不同程度地对个人、社会乃至国家造成危害。若是被不法分子利用, 一旦形成舆论, 将造成不可估量的严重后果。尽量减少信息的歪曲, 失实传播, 成为高校档案馆信息利用中的重要问题。在这种环境下, 对于高校档案馆来说, 应当与时俱进, 根据网络传播发展变化的最新情况, 及时规范档案信息的网络传播行为, 并对其做出合理引导, 杜绝非法、涉密、侵犯知识产权和用户隐私权的信息的传播, 根据信息的属性限制其传播范围, 尽可能地防止信息的歪曲和误传。作为档案馆工作人员的“把关人”, 应该通过其把关行为, 为学校师生创造一个良好的信息环境。

4. 知识产权保护问题。

Web2.0赋予了个人更加自由、平等的信息存取的民主权利, 使信息交流和信息创造无处不在。高校师生在信息存取、信息交流和创造中要采取道德的行为和安全的行为, 并为信息社会做出贡献。高校档案馆应颁布知识产权保护的相关条例, 尊重知识产权, 了解数字版权和信息使用的规定, 适当地使用信息和引用信息。新的Creative Commons协议已经使网络信息的使用更加灵活和自由, 在维护作者权的基础上, 允许了更多的共享。这种数字版权的妥协鼓励学习者利用信息, 激发更多的创造思维。但高校必须要求师生在传播和利用信息时不攻击和伤害他人, 不恶意破坏。Web2.0时代的高校师生不仅具有信息消费的权力, 同时也是信息的生产者。师生在信息传播过程中要提供信任可靠的信息、准确的数据、新颖独特的观点、有益的技术和方法和具有鉴赏性的作品, 揭露偏见、欺诈, 敢于承认错误、修正错误[3]28。

综上所述, Web2.0赋予了高校档案馆的信息“把关”新的意义, 高校档案馆既要为档案拥有者保护好档案, 又要为学校的师生提供信息服务, 高校的信息来源单位、高校档案馆和高校师生应该依照相关法规, 群策群力, 做好把关工作, 杜绝信息的非法利用, 信息误传、信息滥用等问题, 使高校的档案信息利用工作更高效安全。

摘要：本文结合传播学中的“把关人理论”, 着重分析了在Web2.0时代高校档案信息利用过程中“把关人”的构成和价值标准, 并详细介绍了高校档案信息利用中的“把关人”应采取何种把关策略, 来确保档案信息利用的高效性和安全性。

关键词：把关人,高校档案工作,利用

参考文献

[1]贾伟.Web2.0时代网络“把关人”分析[J].新闻爱好者, 2008 (8) .

[2]陶涛, 罗应铭.试论数字档案馆信息服务[J].黑龙江史志, 2008 (17) .

高校的档案利用工作 篇8

“新木桶”理论在表述方式上和“旧木桶”理论一样简单, 其基本内容表达为:一木桶能够装水的多少, 还由桶底的大小决定的。试想桶底很小, 木板再长、木板的紧密度再高, 也装不了多少水。一木桶能够装水的多少, 还由木板和木板之间的紧密度决定。如果木桶的木板之间缝隙很大, 也装不了水的。如果木桶的木板之间没有一丝的缝隙, 一定可以装水的。

高校档案工作之所以能够不断发展和进步, 与学校档案收集的高效率是分不开的。档案收集是档案部门积累档案的一种手段, 是整个档案工作中极为重要的一个环节。因此, 档案收集工作做得好坏、质量高低, 直接影响到其他工作环节乃至整个档案工作的开展。如果把档案收集工作比作是一个木桶, 那么就必须整理好桶底的核心板 (档案意识) 和地基板 (规章制度) , 运用各种途径补齐短板, 保持独特优势的长板, 利用效的黏合剂 (凝聚力) 和桶箍 (督查催办制度) 搭建一个坚实牢固的新木桶 (良好的档案收集工作) 。

二、做好新木桶的桶底

木桶底板是木桶能否容水的基础, 一个完整的木桶, 除了木桶中长板、短板, 还有底板。正是这谁也不太重视的底板, 决定这只木桶能不能容水, 能容多大重量的水。这只底板正是提高档案收集工作的基础, 即档案意识。档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维, 是开展依法治档的一项重要内容。但是, 在很多高校存在着档案意识薄弱的问题, 以至于出现不主动收集、不按时归档、甚至遗失等众多问题, 直接影响了档案收集的齐全性、完整性。

那么如何衡量承载高校档案收集工作质量这个木桶的桶底是否坚实, 使得这只新木桶的盛水量越来越多, 成为木桶底板的巨大挑战。

(一) 领导重视, 提高认识

高校领导对档案收集工作是否重视和支持, 是提高档案管理水平的重要保证。只有积极主动争取领导重视, 才能为档案收集工作予以人力、物力方面提供保障。也只有领导重视了, 才可能把档案工作列入议事日程。高校领导应该通过各种渠道加强宣传, 使各个部门处室以及教职工充分意识到档案对学校发展和建设的作用。另外, 领导的意识上的重视, 对职工就是一种感召, 在某种程度上, 职工就会变被动为主动, 自觉的做好档案的收集工作。这样才能形成领导重视, 全员建档、存档、爱档的高度责任意识。

(二) 队伍建设, 重在坚持

随着全球信息化和高校教育的不断深化和发展, 对于档案人员无论从思想上还是业务上都提出了更高的要求。一是要把综合素质较高的人才安排到档案工作岗位上。当今高校档案事业的发展不仅需要政治觉悟高、责任心强的人来承担, 而且还要有懂专业、有开拓精神的新生力量参与。二是加强对高校档案人员的继续教育。通过参加培训, 全面提高其综合素质及工作水平。三是提高档案人员的地位和待遇, 用激励机制留住人才、吸引人才、必须要提高档案工作者的地位, 自觉自愿地加入到档案事业建设行列中。

三、黏合剂和桶箍保证桶帮的无缝连接

一个木桶如果出现某块板之间的契合不紧密, 就会出现漏水, 不仅影响盛水量, 而且水桶也会越来越松, 最后导致彻底散架。影响档案收集质量的因素有很多, 而这个桶帮是由档案收集工作的各个因素所搭建的, 一旦出现问题, 整个收集质量就会受损。为了解决这个问题, 我们从两个方面着手, 一方面增加档案部门的凝聚力这种黏胶的黏合作用;另一方面要利用督查催办制度这个桶箍来强化桶板的无缝连接。

(一) 增加高校档案部门的凝聚力黏合作用

当今社会, 一个高效率的团队是成功必不可少的因素之一, 团队成员间的互帮互助、相互协作、取长补短, 将为自身和集体的发展提供一个良好的契机。为了, 保证高校档案收集的数量和质量, 我们可以从以下方面来提高增强档案工作者的凝聚力。建立团队的核心力量, 这个核心力量可能是团队的领导 (一个值得大家追随的人) , 也可能是这个团队的共同奋斗目标, 为了这个目标, 可以大大提高团队的生产效率。制定有效的高校档案收集制度, 在长短期目标的感召下, 还要建议一套褒奖制度, 形成有效地制约机制, 另外, 还要加强档案部门和各个部门之间的交流, 在封闭的环境下很难提高整体素质, 再次, 还需要开展一些档案收集技能比武, 拓展培训等加强团队凝聚力的活动。只有这样团队成员间的关系变得密切起来, 大家同舟共济, 共赴使命, 凝聚力提高与加强了, 才是我们做好档案收集工作的保证。

(二) 适当引入督查催办制度这个桶箍

督查催办制度就是为了进一步增强学校各部门的全局观念, 规范管理, 有效地提高工作效率而制定的监督约束机制。为了确保高校档案收集的齐全、完整, 保证政令畅通、令行禁止, 推动各项工作的顺利开展, 必须制定符合本部门的规章制度。若因人为因素造成延误或失误, 导致不良后果或影响的, 追究直接责任人和负责人的相关责任并通报批评。

总之, 加强和提高校档案的收集数量和质量, 是高校做好档案工作的基础。高校领导和档案管理者对收集工作予以高度重视, 不断改进管理方法, 上下齐心协力, 增强凝聚力, 才能为整个档案工作打好基础, 逐渐使档案管理走向规范化、制度化, 这样也才能适应高校的发展和建设!

参考文献

[1]梁建梅, 陈少慧.教学档案的管理与信息化建设[M].北京:中国书籍出版社, 2013:172-177.

高校的档案利用工作 篇9

一、挖掘综合信息, 为干部选任工作服务

人事档案不仅是个人学习生活的历史记录, 还是组织部门开展干部工作的详尽信息库。分析人事档案中的年龄状况、学术水平、知识结构、政治素质、业务能力和工作经历等信息, 发现教师成长的特点和规律, 可为选拔、培养和任用干部提供可靠的依据。2008年, 我校进行新一轮中层干部换届时, 对新入选的考察对象除了在一定范围内组织民主测评和考察外, 还根据《党政领导干部选拔任用工作条例》的选任条件重点查阅了考察对象的人事档案, 对其基本信息、学历、职称、专业等信息进行核实, 经过审核, 先后有十余名博士、高级职称人员脱颖而出, 被提拔为新一届中层领导干部。在这些干部被选任的过程中, 人事档案为组织部门提供了准确的人才信息, 为领导决策提供了可靠的用人依据, 为加强干部队伍建设提供了有效保障。

此外, 高校每年都要根据上级部门的要求组织选派科技特派员、农村工作指导员或到地方政府、其他单位挂职锻炼。人事档案直接记录着每个教职工每年或某一特定阶段的工作内容、单位评价和考核情况。对档案中有科技、农村、外事、培训、访学等工作经历记载的教工信息进行汇总, 建立信息库, 利用信息库层层筛选、认真比较、高效率地安排人选, 有理有据地开展工作, 为个人、为组织都能够提供便利和机会。

二、整合学历学位信息, 为人力配置资源提供依据

高校教师的培养不仅需要一定的超前性, 还要根据个人的具体情况因人而异地进行培养。对档案中的学历、学位信息进行收集、归类并将信息提供给人事处, 人事处就能准确掌握高级专家、教授、学术和学科带头人的人数, 为人事处、教务处制定用人计划、开展教职工培训提供真实可靠的数据。笔者认为应从四个方面拓展人事档案的开发利用: (1) 统计从事专业教学师资力量, 结合教务处和二级学院对学科专业结构、招生规模等方面的要求, 预测出当前教师需求与实际教师之间的数差, 为学校科学合理地配置师资提供依据。 (2) 根据统计信息绘制所需实验室管理人员的分析图, 与实验室建设的规模和要求相比较, 为高校实验人员岗位培训提供合理数据。 (3) 汇总教师职务职称、学历一览情况表, 列出硕士研究生、本科生需要接受学历学位教育的人数, 结合学校发展目标, 为人事处制定3~5年的在职硕士、博士研究生的培养计划提供依据, 使高校师资队伍的学历结构逐步得到提升。 (4) 统计高校拥有教师资格证的人员数量, 按照高校师资配备要求有计划地组织人员参加岗前培训、接受继续再教育, 通过内部培养的方式提高专职教师的人员比例。

三、分析个人特长信息, 为高校职员聘任提供依据

深层次地开发人事档案信息, 对教职员工的特长进行分析, 使每个人都能真正发挥自己的潜能, 在适合自己发展的岗位上为学校奉献一份力量, 是人事档案的又一个利用渠道。我校每3年进行一次职员聘任, 在岗位调整过程中, 除了因退休、生病等客观原因个别岗位有调整外, 大部分岗位都未曾调动。原因在于:一方面, 部门领导不太了解其他人员的特长和能力, 无法找到合适人选进行岗位调整, 不能使教职工在岗位调整中人尽其才, 发挥专长。另一方面, 由于职员碍于面子不好意思提出变换岗位, 尤其是一些随调进来的非教学人员很少能专业对口。如何选贤举能, 使每个人都能在适合自己的岗位上工作, 使岗位成为真正发挥人才功能的平台, 人事档案发挥着非常重要的作用。在上一次岗位调整中, 我们专门统计了近3年来新进校且有过工作经历人员的人事档案信息, 将统计信息提供给岗位聘任工作小组后, 部分人员调整到了适合他们发展的岗位上。

四、重视细微记载, 确保人才引进工作顺利开展

人事档案是人才信息的重要载体, 在人才引进中发挥的作用自然是无可替代的。在招聘和人才引进过程中, 仅靠漂亮的应聘材料、各种厚厚的证书、准备充分的面试结果无法准确、清晰地了解一个人全貌, 想要更加全面地了解一个人的政治思想、道德品质, 是否是本单位所需的专业人才, 都要通过人事档案了解和掌握。只有利用好这个渠道, 学校才能在人才引进过程中立于不败之地, 才能更好地发现人才。所以, 在人才引进时一定要从严把关, 重视对人事档案的审核, 在与人才签约前先通过商调函的方式, 将其人事档案调入, 对其学历、学位、聘任、奖惩等情况先予核实和分析, 以确保所引进的人才符合高校实际需要。从我校2009年的师资进人计划中可以发现, 我校急需环境艺术设计、产品设计、家具设计、文艺学等方向的高学历人才, 如果能有针对性地查阅相关专业老师的人事档案中记载的科研合作人员、指导老师、联合发表论文情况, 利用他们的关系为我校介绍和推荐相关人才, 将比坐等人才上门更容易吸引人才、更容易成功引进高层次的紧缺专业人才。

参考文献

[1].花庆红.人事档案中在工作中的作用.陕西档案, 2007.3

高校的档案利用工作 篇10

一、高校做好教学档案利用登记及其统计工作的必要性

高校教学档案利用的特点决定了高校档案管理者必须做好高校教学档案利用登记及统计工作。高校教学档案的利用具有以下特点:第一, 利用量大。从我校历年的档案利用统计数据来看, 相对于其他类别的档案, 如文书档案、财会档案、科研档案等, 教学档案的利用卷次和人次是最多的。因此, 做好高校教学档案的利用工作是高校档案馆的重要工作, 是体现高校管理水平的重要指标。第二, 关乎民生。高校学生利用高校档案的目的主要有出国留学、移民、评职、工作面试等, 这些都与高校学生个人利益、个人发展及前途密切相关。为此, 高校档案管理者有必要做好高校教学档案利用登记及统计分析, 深入研究利用者的利用需求, 为改善利用工作、提高利用质量和满意度提供依据。

二、高校教学档案利用登记及统计工作存在的主要问题

1. 高校教学档案利用登记及其统计意识不强, 统计分析研究不够深入。

高校档案工作人员并没有充分认识到高校档案统计工作的重要作用, 认为填写利用登记表仅仅是利用工作的一个步骤、一道手续, 主要是为了将来有据可查, 因而在填写利用登记表的过程中存在着对于信息填写简单化及不规范等现象。另外, 高校档案馆每年在年终开展内部档案利用统计时, 通常只统计利用的卷次、人次、复制页数等信息, 即只从利用登记中获得当年有多少人用了多少卷档案、复制了多少页纸等基本信息, 这样做可以在一定程度上反映出当年高校教学档案的利用情况, 并且完成高校教学档案利用信息的上报工作, 不过由于高校档案工作者没有意识到或者忽视利用登记表中所包含的其他有用信息, 不对其进行深入的统计分析研究, 因而无法掌握有关利用者需求的准确信息, 从而失去了为利用者提供更好利用服务的机会。

2. 高校教学档案利用登记表信息设置不全, 不利于改进高校教学档案利用工作。

利用登记表是开展利用统计的信息来源, 是做好统计工作的基础。在高校教学档案利用前, 高校教学档案管理人员需要了解并登记利用者的有关信息。但是登记表通常包括了利用者的姓名、学习时间、专业, 联系电话、利用项目、利用日期等信息, 这些信息仅仅反映了什么人在什么时候用了什么档案;不包括利用者对高校档案工作者的服务态度、意见和建议信息, 由于这些信息的缺失, 使得高校档案馆不能从登记表中分析出高校教学档案利用工作的不足和缺点, 不利于改进高校档案利用服务工作;也不包括高校教学档案利用效果信息, 继而无法说明高校教学档案利用给社会和经济建设带来的价值和作用。

3. 高校教学档案利用登记表采用纸质形式, 不便于进行利用统计。

虽然说到目前为止电子登记表还无法取代纸质登记表, 但对于统计工作来说从纸质登记表上获取统计信息确实麻烦, 效率低下。当已经填写的登记表数量多、统计指标多时, 信息获取效率低下更是明显, 这会严重影响统计人员的统计热情和积极性, 不利于统计分析研究的深入开展;另外, 在统计信息获取的过程中难免会“走眼”, 即信息读取错误, 这在一定程度上会影响高校教学档案统计分析的真实性和准确性。

三、做好教学档案教学档案利用登记及统计工作的措施

1. 不断转变统计观念, 加强统计队伍建设。

高校档案馆需要加大对高校教学档案利用登记及统计工作必要性和作用的宣传教育, 转变高校教学档案管理人员思想观念, 充分调动他们对利用登记及统计工作的积极性和热情, 激励大家献计献策, 认真做好该项工作;鉴于统计工作是一项专业工作, 需要一定的知识和技巧, 为做好高校教学档案统计工作, 提高统计队伍整体素质, 高校档案馆还需要加强对高校档案工作人员统计知识的培训。

2. 完整设置利用登记表。

完整的高校教学档案利用登记表包括以下信息:第一, 基本信息, 如利用日期、利用提供者等;第二, 利用者个人信息, 如姓名、专业、在校学习日期、联系方式等;第三, 利用项目。登记表中需将档案馆所有可能提供的教学档案利用内容及利用形式在表上全部列出, 填写时勾选即可;第四, 利用者对利用服务工作的意见、建议信息。意见和建议信息可采用调查问卷的形式, 在登记表中列出所有可能的意见和建议, 填写时勾选即可;第五, 利用效果信息。该信息在利用登记时或许无法获取, 需要工作人员在一段时间后打电话询问利用者, 以完善登记表信息。设计登记表时列出所有可能的利用效果, 填写时勾选即可。

3. 采用现代化手段与方法。

浅论高校教学档案的管理与利用 篇11

关键词：教学档案；教学管理；教学改革

随着高等教育改革的不断深入，高等教育的教学方向、教育理念呈现出多元化的发展特色。作为高校工作中心的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，从而对高校教学档案管理工作提出了更高的要求。高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求，重视档案工作的管理与利用，更好地为高校工作与社会服务。

但本文通过调查研究之后发现，目前地方高校教学档案管理工作存在不少严重问题，影响着档案管理的正常运转。文中针对这些问题，提出了一些相应的解决对策，以期加强教学档案的管理，更好地为学校的发展服务。

一、目前高校教学档案管理工作中存在的主要问题

尽管教学档案管理工作是高校教学管理工作中重要的组成部分，但是由于各种原因，目前我国高校在教学档案管理工作中仍存在一些问题，主要表现在：

（一）缺乏完善的教学档案管理制度

由于很多高校没有很好地执行教学档案统一管理的原则，各职能部门和院系的教学文件、档案管理各自为政，缺乏有效的协调机制，出现了文件的形成和归档两方面的脱节，导致档案管理混乱。因此，有关职能部门之间记录不一致的现象时有发生，一些教学档案记录有始无终，缺乏完整性。

（二）管理人员专业素质整体偏低

由于大部分从事高校教学档案管理工作的人员是非档案专业毕业的，因此，这些人员缺乏敏锐的职业嗅觉、较强的档案价值鉴定能力和管理技术，，有的档案管理人员往往身兼数职，部分院系档案管理人员变动频繁，档案管理工作生疏现象较为普遍。某些从事档案管理工作的人员，专业思想不稳定，认为档案管理工作在高校中无地位，难有大的作为。在这种思想的支配下，某些人为应付局面而不去深入学习和研究探讨教学档案的管理之道，使得教学档案管理人员整体素质普遍偏低。

（三）教学档案缺少开放性

传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。由于对教学档案信息的开发利用价值认识不足，教学档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行，形成了与高校其他部门相对隔绝的状态，其服务模式是一种以收集、保存、借阅为主的模式。通过案卷目录、索引来反映档案信息，需要人工查档来传递信息，服务形式呈现被动性，缺乏多渠道、多层次的综合服务功能，没有形成档案管理者和信息需求者之间的良性互动。

二、提高高校教学档案管理与利用的具体措施

教学档案信息资源的开发利用是教学档案管理工作的最终目的和教学档案工作的生命线，也是这一工作联系群众的纽带。只有有效地发挥教学档案的应用价值，把资源优势转化为信息优势，更好地服务于教学和科研工作，才能从根本上促进高校各项工作的发展。具体要做好以下几个方面的工作：

（一）要规范和完善教学档案管理制度

教学档案管理工作作为一种动态的存在方式，要考虑到它与其他工作的相互作用，结合高校教育实践的有关特性和思想理念，应制订、完善教学档案管理工作的各项规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极的进取心。在教学档案管理工作中，做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料所形成的积累资料同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具档案证明同步。这样就可以确保高校教学档案管理目标规范化的实现，从而建立更加科学、规范的教学管理运行机制和教学秩序。

（二）要加强高校教学档案管理复合型人才的培养

随着高校教学档案进入电子化、网络化阶段，对档案人员的人才结构的要求也随之改变。在信息化条件下，教学档案管理人员应成为信息资源的管理者、组织者和信息检索利用的传播者。为此，必须加快培养教学档案管理复合型人才。实用操作型人应该熟练操作微机，了解网络知识，并能够做好文档的存储、编辑、检索、利用等工作。二是制定人才培养计划，确定培养的途径和方法，活化用人机制，制定鼓励人才奋发向上的政策，充分调动档案工作人员学习电子技术、档案理论、行政管理等相关知识的积极性，更新知识结构，提高信息模块和信息存取途径的能力，积极开展高层次的咨询服务，使高校教学档案的资源优势真正转化为信息优势，推动高校档案管理工作步入规范。

（三）要加快教学档案管理工作信息化建设的步伐

档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理转变的过程。它的目标是最大限度地延长档案的寿命，最快捷地提供档案信息。高校档案信息化建设应以信息技术的广泛应用为主导、以档案信息建设为核心、以信息人才为依托，建立起综合保障体系。随着计算机的大量应用，产生了大量的数字化文件，极大地拓展了高校教学档案的内容，同时也为高校教学档案资料的收集、整理、存储、使用和管理带来了新的机遇和挑战。高校档案数字化的发展，意味着教学档案在信息时代的重大转型，高校教学档案管理也将改变过去以纸质档案文献为主的管理模式，逐步转向以电子文件为主的管理模式，它给高校教学档案管理工作带来了新的变化，对工作效率的提高有极大的作用，也对高校教学管理工作走向规范化起到关键性的作用。

【参考文献】

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[3]李淑艳.高校教学档案管理的创新模式思考[J]中国科技信息，2005（12）.

[4]张亚冰.教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及利用[J]辽宁师专学报，2003（05）.

高校的档案利用工作 篇12

档案利用价值的评估必然要涉及到两个概念, 即成本与效益, 且评估的结果展现为效率和效果。通常效果是效益与成本之差, 效率为效益与成本之比, 效率与效果是评价档案利用价值的两个重要量化指标。在高校档案管理的档案利用价值研究中, 成本是档案利用中所承担代价或产生副作用的外在表征, 是档案利用效益评估的重要考量因素。

从档案管理的本质来看, 高校投资并设立档案部门的初衷是保存和开发利用有价值的信息, 并非企业性质的赢利目的, 并且档案管理的广泛社会性也决定了档案来源于社会并服务于社会, 是社会资源的再分配。档案不是现实财务, 其所创造的价值和档案利用效益是一种潜在的价值形式。尤其对于高校的档案利用来看, 高校本身所具有的的社会性和教育性, 使得档案利用所产生的价值是为高校发展、教育发展、人才培养服务的, 因此其价值展现是隐性的、长期的。

按通常的效益分类来定义高校档案利用效益并不合适, 结合高校特点, 以货币效益与非货币效益来描述高校档案利用效益似乎更为现实。比如档案利用所带来的文化发展、教育进步、人才素质培养的提升等均可作为非货币效益来评价。

二、档案利用工作创造价值的理论

就本文所研究的高校档案利用价值而言, 其管理及利用范围多以学校为单位, 结果展现呈长期性、隐蔽性特点, 但按照劳动价值理论, 档案利用工作也是置身于生产性劳动的部门, 同样也创造价值。

首先, 档案利用工作作为服务劳动创造价值。传统经济理论认为商品价值产生于劳动过程中, 档案利用是社会资产的再分配形式, 这个角度看, 档案利用不创造价值, 也没有效益。但从现代经济学理论看, 随着经济发展和社会进步, 人们对商品的需求更加多元化, 服务作为无形商品展现了劳动和交换的过程, 因此从这一角度看, 档案利用创造了价值。档案利用本质是一种服务劳动, 服务作为一种独立的商品是有价值和使用价值的, 因此可以说档案利用是服务性劳动, 能够满足人们的需求, 是可以创造价值的。

其次, 高校档案是以信息形式存在的, 档案信息的收集、整理、编目、加工、维护、利用等都是建立在劳动之上的, 同时档案所存储的信息能够满足人们的需要, 也有自己的使用价值, 因此档案利用在信息劳动中是可以创造价值的。

再次, 档案利用作为知识劳动创造价值。从知识劳动理论看, 高校档案利用处于知识的转移者角色, 档案作为知识的载体在提供者和需求者之间进行交换, 说明其具有作为商品交换的价值, 这也从侧面印证了知识也是商品的理论。

三、档案利用经济效益评价

(一) 对经济效益各评价指标的确定

根据国家档案局的相关规定文件, 档案利用效益的计算基本公式为:

其中:J-档案利用经济效益量;α-档案利用效益系数;S-档案利用后增加的经济效益;C-档案利用成本。

由公式1可知, 档案利用效益进行量化的主要指标是α, α是用来表示档案利用中产生经济效益程度的, 档案性质属性不同、利用方式和条件不同都会影响到α值, 因此在高校档案利用劳动中, α值一般可通过专家调查法结合平均数法、专家调查法结合加权平均数法两种方式。两种方法公式分别为:

其中:n-评估专家数量;Di-结合专家地位给出的加权值。

专家的选取结合档案利用的情况来定, 一般涉及利用部门、形成部门、和管理部门的专家, 人数10人左右为宜, α值的计算可采用模糊数学中关于隶属度的取值方法。

高校档案利用类型一般可分为三类, 一类是起凭证、复用或套用作用的, 一类是起提高劳动者综合素质的, 最后一类是提升高校综合教学素质及人才培养质量作用的。确定高校档案利用后增加的经济效益S, 第一类较为直接, 带来的经济效益是显而易见的。第二类和第三类的确定较为复杂, 档案利用后产生的经济效益是隐性的、长期的, 因此对于S的确定也应进行加权计算, 以长久影响为评价基础。

(二) 档案利用创造经济价值的几种不同情况

a.档案利用于凭证或避免损失、增加收入时的经济效益为:J1=α·B-C, 其中B为避免损失或增加的收入值;

b.档案利用于科研开发、成果转让、成果推广时, 档案利用的经济效益为:J2=α·Z-C, 其中Z为档案利用后所获得的经济效益;

c.档案利用于设计工作时, 档案利用效益为:J3=α·E-C, 其中E为档案利用后, 某项设计所带来的经济收入值;

d.某项经济活动中档案利用带来材料或能源的节省, 这种情况下档案利用创造的价值为:J4=α·M·D-C, 其中M为节约材料或能源数量单位, D为单位价格;

e.档案利用于某项经济活动时, 项目提前完成, 此种情况档案利用的价值为:J5=α·T·S-C, 其中, T为提前的时间量, S为单位时间的经济效益;

f.高校档案利用于某项活动, 提高该活动目标的质量, 比如教学质量、科研质量等, 此种情况档案利用效益为:J6=α·Q· (D2-D1) -C, 其中Q为提高量, D2-D1为档案利用前后的效益或经济量差额;

g.开发利用档案所创经济效益的总和为: , 其中为各分项目利用档案后所创造的经济效益之和;

四、提高高校档案利用效益价值策略

(一) 加强档案利用者需求与行为心理研究

档案利用的需求者存在个体差异, 高校档案统一的管理方式并没有将潜在利用转变为现实利用, 因此需要足够的反馈信息来高效地开展档案利用工作, 其中需求者行为心理研究成为主要课题。通常对需求者的心理研究集中在利用者的查档经验、自我形象维护心理、个性差异等方面进行。

从需求者行为心理方面完善高校档案利用工作的方法主要有以下几种:第一, 充分发挥需求者心理调研分析结果的作用, 有针对性地完善档案利用工作的服务方式, 以满足不同需求者对档案利用的要求。比如延长开馆时间、简化查档手续、提供平等公平服务等方式, 提高利用者的满意度;通过情绪调节, 减轻利用者心理压力等。第二, 将档案利用的宣传工作放在重要位置, 提高宣传的力度, 使潜在需求者能够顺利转变为现实需求者和档案利用者。第三, 发挥需求者行为心理分析的作用, 根据利用者的心理需求差异性, 有针对性地搞好档案编研工作。

(二) 通过改善馆藏结构提高档案利用效益

在高校的实际档案管理工作中, 档案室保存的档案一般不会直接提供给需求者, 档案馆才是档案利用的主要场所, 因此改善档案馆藏结构有助于提高高校档案利用效益。档案馆藏结构与档案利用的时代差、供求差、科技差等是其主要影响因素。

(三) 建立信息反馈机制提高档案利用效益

随着经济的发展和科技的进步, 在日新月异的社会面前, 社会信息化已经成为社会发展的大趋势, 档案管理同样紧随信息发展的脚步, 这些都使得档案利用日趋复杂化、社会化和多元化, 这也重新定义了档案利用的社会价值和经济价值。档案价值的展现要求档案管理适应社会变化和需求的不断变化, 建立信息反馈机制, 及时获取社会需求信息, 有针对性地建设档案事业, 才能最大限度的发挥档案利用的价值。

高校档案管理信息反馈具有三个方面的含义, 其一, 档案管理部门对整个档案工作的反馈;其二, 档案利用者对整个档案利用工作的反馈;其三, 高校及社会对档案利用工作的反馈。

针对高校档案管理, 建立高校档案利用信息反馈机制的方法有: (1) 结合档案利用者的信息登记情况, 有目的地进行随访, 获取有效反馈信息; (2) 对每位档案利用者进行信息登记, 登记的内容要有目的性, 比如利用目的、方式、期望值、效果、要求、评价等; (3) 结合宣传工作, 对档案利用者进行信息反馈的对接; (4) 跟踪式的档案利用, 针对目的性强的利用者, 进行后续档案利用推荐, 并追踪询问反馈信息。

结语

档案利用是档案管理工作的核心环节, 是实现档案效益和体现档案价值的关键所在, 因此对档案利用所产生的社会价值和经济价值评价需更为客观和详细, 对高校档案利用价值进行更为深层的研究, 将有利于高校建设的顺利进行, 有利于高校教育事业的蓬勃发展, 有利于高校专业高素质人才培养模式的完善。档案利用价值的研究是一个漫长的道路, 需要多方关注和投入更大精力, 才能推进高校档案管理工作的进一步发展, 为高校建设和社会建设贡献应有的力量。

摘要：档案是专门挑选出来的、经过长期积累的、有特定价值的资料文件, 并且在后续利用上具有经济和社会价值。档案提供利用与利用档案是两个不同的概念, 文章所涉及的档案利用价值是指档案提供利用所产生的社会经济效益研究方向, 结合现代经济学和档案的社会性, 引入数学方法和管理学方法对档案利用的价值效益进行评价。

关键词：高校档案管理,档案利用价值,经济效益

参考文献

[1]刘玲.从档案的利用价值来看高校档案管理工作——以高校评估中的档案利用为例[J].云南档案.2008.3

[2]阎明.基于知识管理的高校档案管理研究[J].中国管理信息化.2011.6

[3]乔君华.浅谈档案的利用价值[J].黑龙江档案.2013.12