高校档案馆藏的现状

高校档案馆藏的现状（精选4篇）

高校档案馆藏的现状 篇1

图书档案是在图书管理工作中形成的一项专门档案, 对于保护图书、合理开发利用及有效配置图书档案资源具有现实意义和作用。既是图书管理的一项重要的基础性工作, 也是高校档案系统中的一个要素, 同时也是学校数字信息系统的重要组成部分。如何建设科学合理、实用方便的图书档案数字化系统, 加强对图书档案的管理和利用, 提高图书管理工作效率和工作质量, 是高校图书档案适应数字信息化所面临的一个重要课题,

一、高校图书档案管理的现状

1. 图书档案涉及的范围、种类和数量急剧增加。

目前, 高校图书档案是以文本档案为主, 并有部分电子数据档案, 随着图书管理工作的快速发展, 图书档案的服务范围不断扩大, 大量的图书资源均需要归档, 且档案形式繁多, 有纸质图书、数字图书、课件、音像、影像等, 每年归档数量达数十万卷, 日趋增长的图书档案数量与存放空间的矛盾日益突出, 传统的图书档案管理方式与图书管理工作对相关信息需求的矛盾逐渐显现。

2. 图书档案的利用频率和数量日趋增长。

随着高校招生规模的快速发展, 与图书有关的业务, 特别是数字化图书资源, 其利用率日趋增长, 据高校各年度图书档案利用情况统计数据表明, 前来咨询、查询、调阅、下载数字图书档案的人次、卷次逐年增加, 复制图书、期刊等数字化档案资料的数量也在快速增长。

3. 图书档案应用的范围和覆盖面不断扩大。

长期以来, 图书档案管理工作的重点是服务于高校的学生和教职工, 以及为高校相关部门的科研服务等, 随着高校教学改革和发展的需要, 图书管理工作的范围也不断延伸, 图书档案的利用范围和覆盖面也不断扩大。特别是近年来, 图书档案资源不仅为本校学生和教职工服务, 也逐渐向其他高校学生提供服务, 甚至延伸到相邻社区, 更多的为社会以及家庭个人服务, 如我校的“学习在线”, 主要面向社区的广大人群提供必要的学习等信息档案资源。

二、当前图书档案管理信息化建设中存在的问题

为了适应形势的发展, 高校图书管理部门加大了对图书档案管理的力度, 并采取了一系列措施, 推进图书档案的信息化管理, 但仍然不能满足社会各方面对图书档案信息的需求, 依然存在着一些亟待解决的问题。

1. 传统的图书档案管理理念, 难以满足信息化的发展需求。

传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固, 部分领导的图书档案管理意识薄弱, 认为图书档案管理不能直接产生经济效益, 而且占用学校的人力、物力、财力等资源, 往往忽视图书档案管理的社会价值和作用, 尤其是图书档案的数字化建设, 不但需要硬件、软件的投入, 还需要专业人才和资金的投入。因此, 摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念, 重视图书档案的社会价值和作用, 才能转变观念, 推动图书档案的数字化建设, 满足信息化发展的需求。

2. 建设管理资金不足, 导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺。

图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金, 建设相应的基础设施, 包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前高校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大, 软件资源的开发和应用相对滞后, 尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要, 目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理, 忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能, 这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难;基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此, 高校图书部门应改变观念, 加大对图书档案数字化建设的资金投入, 购置相应的高性能服务器和计算机终端设备, 开发与之相适应的图书档案信息化管理软件, 充分利用图书档案资源信息为高校师生服务、为社会服务。

3. 图书档案开发利用率不高。

多年来, 高校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料, 除了本校师生的需求外, 社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加, 但高校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象, 很重视图书档案归档立卷工作, 造成图书档案长期存放不动, 变成了“死档案”, 实际工作中也不注重图书档案的开发利用, 缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用, 我们图书档案管理工作的目标也在于利用, 如果不能充分利用图书档案的信息资源, 为社会大众服务、经济发展服务, 那么图书档案也就失去了存在的价值。

4. 图书档案的管理干部和专业技术人员的素质有待提高。

图书档案的管理面广、量大, 涉及到高校图书管理部门和其他相关部门, 具有系统性和专业性, 图书档案工作人员不仅要具有一定的图书管理知识还应具备档案专业技术知识, 以及相应的计算机和网络管理能力, 掌握数字化信息的存储、检索技术, 对图书档案的数字化网络资源进行有效地管理。但是, 高校现有的图书档案管理干部和专业技术人员缺乏, 与师生对图书档案资源信息化的需求不相适应, 已不能适应新形势的发展需要。既懂管理又懂技术的干部和一专多能的专业技术人员更是缺乏, 这些因素制约了图书档案的数字化建设和发展。

三、图书档案数字化建设的原则

高校图书档案的数字化建设对学校的资源建设和发展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用图书档案为师生的学习和科研工作尤为紧迫, 新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求, 图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式, 都要求我们改变图书档案管理模式, 借助现代信息技术来实现。

高校图书档案的数字化建设, 应根据各地区高校总体发展规划和图书管理的实际需要, 坚持以下原则。

1. 标准规范原则。

高校图书档案数字化建设必须遵循标准化和规范化原则, 这是实现图书档案服务自动化和信息共享网络化的前提。图书档案数量、种类繁多, 在数字化建设过程中存在着一系列数字化资源的数据存储标准和规范问题, 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》以及《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施, 为图书档案的数字化建设的标准和规范从技术和管理层面提供了具体的指导, 如:它规定纸质档案采用黑白模式扫描的图像文件, 一般采用TIFF (G4) 格式存储、采用彩色模式扫描的图像文件, 一般采用JPEG格式存储提供网络查询的扫描图像, 也可存储为CEB、PDF或其他格式等。除图像存储格式外, 扫描的色彩模式、分辨率以及数据库模式等, 图书档案的数字化标准和规范应贯穿于图书档案数字化建设管理的全过程, 如案卷目录的标引格式标准、著录项目标准、目录与图像的链接技术以及网络传输、共享模式标准等, 从而规范图书档案的数字化建设, 确保图书档案数字化建设目标的实现, 全面提升图书档案的数字化管理水平。

2. 开放共享原则。

高校图书档案数字化的目标之一是使档案信息资源准确方便快捷地提供给需要的师生, 使图书档案信息资源数据实现共享, 以满足师生和社会对图书档案利用的需求。树立服务意识, 充分利用图书档案的完整性、长效性, 为师生服务、为高校的科研服务;在图书档案数字化过程中, 做好图书档案的梳理、鉴别工作, 除需要保密的档案外, 能够对师生和社会开放的档案做好解密、降密工作, 对形成的图书档案数字化资源及时上传到相关网站并适时更新, 真正做到向师生和社会开放, 通过局域网, 实现省校和市校、县校甚至是乡镇成教中心的图书档案信息资源共享;在门户网站建立方便快捷的查询、下载系统, 方便师生和社会公众足不出户查询、复制图书档案信息资源等。

3. 安全可靠原则。

高校图书档案数字化建设是一项长期性、持续性的基础工作, 大量的数字图书信息资料如果泄密或灭失、毁损, 则可能对图书档案的数字化建设和管理工作带来无可挽回的损失, 因此, 在数字化建设过程中, 不但要考虑到档案资料的保密要求, 而且要考虑其安全性和可靠性需要。一是硬件设备设施的安全可靠, 如建设符合标准的、规范的图书档案存储建筑和设施、购置高性能且能满足需要的服务器以及网络终端设备、数据信息传输、存储设备等;二是相关软件的安全可靠, 根据高校图书管理部门的实际需要, 购置或者开发相应的软件管理系统;三是数字化信息管理的安全可靠, 如档案信息资源的自动备份管理、网络安全环境、操作人员权限授予和远程访问、图书档案信息保密级别、数据库之间的链接和数据交换等安全防范体系, 从而建立健全相关的安全可靠性控制机制, 保证档案信息数字化建设安全可靠运行, 满足师生和社会的各种需要。

4. 成本效益原则。

数字化建设使得图书档案信息的收集、归档、存储和查询变得更加高效、方便和快捷, 这是高校图书管理部门对档案信息数字化管理和建设的趋势, 而且需要投入相应的财力、物力和人力, 高校图书管理部门在数字化建设过程中应该坚持成本效益的原则, 既要保证数字化建设成功运行, 该投入的资金要有保障, 也要考虑到建设成本, 统筹规划, 避免浪费, 做到经济适用、满足需要;在兼顾成本的同时, 坚持效益优先, 图书档案的数字化建设最终目的还是为了师生学习、研究的需要, 向信息需求者提供服务, 体现图书档案的存在价值, 在保障图书档案满足管理、需要和社会需求, 充分发挥其社会效益的基础上, 兼顾图书档案数字化建设的经济效益和成本, 实现效益最大化。

5. 协调统一原则。

高校图书档案数字化建设是一项复杂的系统工程, 在图书管理的日常管理工作中, 形成了种类繁多、形式各异、数量巨大的图书档案, 涉及到各职能部门以及相关的管理人员和专业技术人员;数字化建设需要相应的人力、物力和财力, 包括管理人员和专业技术人员的调配、硬件设备的采购、软件系统的开发、网络信息资源的利用等;省校图书管理部门与市、县校图书管理部门相关资源的整合, 如图书档案管理信息系统与系统软件数据的相互链接、转换, 实现图书信息共享使用。因此, 图书档案数字化建设应统一领导, 建立相应的宏观调控机制和管理协调机制, 各职能部门和相关人员做到分工协作、相互配合、协调一致, 积极参与数字化建设, 全面提升图书档案数字化管理水平。

四、图书档案数字化建设的探索

数字化和信息化是当今社会经济发展的趋势, 传统的图书档案管理已难以适应图书管理工作, 数字化、网络化建设和应用, 彻底改变了图书档案管理模式, 极大地提高了图书管理的效率, 因此, 必须多角度、全方位考虑图书档案的数字化建设工作。

1. 加强制度建设, 规范档案管理。

制定相应的图书档案管理制度, 如图书档案的立卷管理、归档管理、安全保密管理、查询调阅、存储备份、鉴定销毁等一系列管理制度;以及图书档案工作人员管理制度, 如图书档案人员岗位职责、考核监督管理办法、档案管理量化考核指标等;规范图书档案流程管理, 从图书初始信息获取、上报、审批、纸质档案的归档;与此同时, 档案的数字化信息的导入、网上审批流转、归档同步进行, 以提高工作效率, 规范档案管理。

2. 明确数字化建设目标, 统筹安排数字化档案进程。

高校图书档案数字化建设的目的是通过提供数字化图书档案信息为师生和社会实践服务, 长期以来形成的图书档案如何合理利用、充分发挥其使用价值, 需要从广大师生和社会公众需要的角度对图书档案数字化建设进行投入产出效益分析, 分轻重缓急、统筹安排。首先, 对经过甄别、鉴定的具有重要保存价值的濒危图书档案进行数字化;二是对需要永久保存的图书档案进行数字化;三是对利用、咨询频率较高的图书档案进行数字化;四是对具有地方特色的、珍贵的图书档案进行数字化, 有目的、有重点地推进图书档案的数字化工作, 加快实现数字化建设目标。

3. 树立服务意识、转变服务理念, 发挥图书档案的使用价值。

传统的图书档案管理是“重保管、轻利用”, 图书档案信息处于被动利用状态, 咨询、利用率不高, 实现图书档案数字化信息管理后, 从根本上改变了档案信息的利用方式, 社会公众利用图书档案信息变得更加方便、快捷。图书档案管理部门和管理人员应适应数字化管理的需要, 改变服务意识和观念, 从被动服务变为主动服务;根据不同用户的特点, 开发用户需求导向的数字信息资源, 通过计算机网络将图书档案资源信息以及网络数据库中的相关信息进行查询、筛选、整合在线推送到用户终端;对图书档案进行科学化管理, 整合不同类型、不同载体的数字化资源, 为实现图书的优化配置提供信息依据, 提高图书档案利用率和使用价值。

4. 建立风险安全控制机制。

图书档案的数字化建设需要持续的资金投入、相关人员的调配以及网络数字化资源的保障, 在此过程中, 因政策、人员变动、资金安排等因素, 会产生一定的风险, 如:组织管理人员或专业技术人员的变动导致软件系统开发的中断;资金预算不足或超支导致相关硬件购置不能如期举行;涉密的图书档案资源在数字化信息转换过程中的泄密风险;图书档案数字化资源在查询下载、网络共享和在线传播等可能产生的知识产权侵权风险等。因此, 必须分别建立安全风险控制机制, 如协调财务、政府采购、技术保障等部门共同论证项目资金预算, 保障数字化建设的持续性运行;通过确定相关协议、合同、购买版权资源等, 控制知识产权风险。为了保障图书档案资源网络信息安全, 必须采取相应的安全管理控制措施, 如权限管理, 对管理人员和访问用户, 根据不同级别赋予相应的管理权限和访问权限, 从而在后台和前端降低图书档案资源信息安全风险, 此外, 结合身份证识别技术和信息加密技术等网络安全技术, 实现对网络安全风险的控制。

五、结语

在信息社会条件下, 图书档案已经步入信息网络化、存储数字化和服务自动化时代。但是, 高校图书管理部门在图书档案数字化建设过程中, 往往各自为政, 从局部管理需求出发进行数字化建设, 忽略了图书档案为社会服务的功能以及数字化的网络共享、开放便捷等特征以及网络风险、安全因素等, 因此, 各地图书管理部门应根据图书的总体规划以及各地图书管理的实际情况和需要, 统筹兼顾, 快捷高效地实现图书档案数字化建设目标。

参考文献

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高校档案馆藏的现状 篇2

一、数字化外包是实现馆藏档案数字化转换的有效途径

1. 本单位条件的局限性。

对许多高校档案馆来说, 馆藏纸质档案数字化转换工作是一项浩繁工程, 如果依靠本单位现有员工自行完成, 会存在较大困难。分析我校情况如下:第一, 数字化转换的工作量巨大。学校在一百多年办学过程中, 由于馆藏纸质档案年复一年的积累, 如今已数量庞大, 初步统计, 选择其中一部分可以产生较大效益的档案, 如利用率高、珍贵、年代久远和特色档案等, 先行进行数字化转换, 至少也有一百万页之多。对如此数量庞大的档案, 每页要按一定技术标准进行扫描、录入对应的文件名等操作, 其工作量巨大。第二, 现有人员工作量已饱和。学校在人员编制及配备上, 对非教学人员控制很紧, 档案馆现有人员工作量是对应着现有常规工作配备的, 主要工作任务是完成每年新产生纸质和电子档案的归档、现有馆藏档案的管理、为学校各项工作提供利用以及相关业务指导、培训等工作, 没有额外人力开展大量馆藏档案数字化工作。第三, 数字化完成时间难以保证。由于数字化工作较强的现代化技术处理性质, 对习惯于传统管理方式的档案工作人员, 尤其是档案馆普遍年龄层次较大的中老年人来说, 具有较大的难度, 必然会工作效率不高, 在相当长时间内见不到应用效果, 从而失去开展数字化工作的意义。另外, 数字化转换的一些高分辨率设备需要购置, 也会产生一定费用。显然, 对于像我校这样馆藏量大、档案人员工作量饱和的高校, 不具备自行进行馆藏档案数字化转换工作的条件。

2. 外包是实现馆藏档案数字化转换的有效途径。

档案数字化外包就是采取商业化的运行模式, 将本单位馆藏纸质档案数字化转换工作承包给专业公司, 由他们派出有专业技术和技能的人员、配备专用设备, 在规定时间内, 按要求完成数字化相关工作任务。相对于本单位自行完成的数字化转换工作, 外包工作具有如下优点:第一, 不影响档案馆常规工作的质量和进度。数字化外包可以避免分散本单位大量人力, 使现有人员专心于档案馆常规工作, 集中精力、保质保量地做好每年新产生纸质和电子档案的同步归档、馆藏档案管理和利用服务等工作, 从而避免因还馆藏档案数字化的“老账”, 而欠下新档案归档质量问题的“新债”情况。第二, 工程周期短, 见效快。外包公司是专门从事该工种的专业公司, 人员是经过培训的熟练工, 具有一定的从业经验, 工作中可以省去初期调试和适应等阶段;并且公司性质、管理体制决定其用人机制机动灵活, 管理采取岗位责任制以及半军事化、流程化工作方式, 可以实行计件工资等激励机制, 因此工作效率高。第三, 采取数字化全程外包, 可使许多技术和管理内容都包含在承包范围内, 由外包公司承担, 比如数字化过程中质量和进度控制;数字化后档案信息与档案管理系统实现集成、发布和检索利用服务;系统运行与维护;网络化存储、数据备份等方面工作。出现问题时, 责任分明, 不存在互相推诿情况, 处理简单。第四, 设备资源可以得到有效利用。数字化外包设备均由外包公司提供, 做完后可供其他项目使用, 这样就节省了本单位购置大量数字化设备的开支, 并能有效避免数字化工程结束后设备闲置的浪费。

二、档案数字化外包工作的实施及需注意的问题

确定馆藏纸质档案数字化工作采取外包方式后, 必须做好档案数字化外包的前期准备、数字化过程中纸质档案的安全控制和检查监督、数字化过程中电子档案质量控制和检查验收等工作, 以保证这项工作高质量、高效率地完成。

1. 档案数字化外包的前期准备工作。

(1) 制订规划, 明确工作方案。在充分了解和认识馆藏档案数字化系统建设的复杂程度和技术要求之后, 根据馆藏档案内容、数量、利用需求和资金等情况, 要做好馆藏档案数字化系统建设外包规划, 拟订工作方案。规划方案内容应包括数字化加工对象和范围的确定、数字化加工处理过程中的安全和质量控制应采取的方法与策略等, 以确保系统建设能够持续进行, 以及数字化后档案信息能够被充分利用, 见到实效。在确定数字化加工对象和范围时, 要考虑到馆藏量大、内容广和利用率不平衡等情况, 采取有重点、有步骤地进行。选择优先进行数字化转换的对象时, 要着重于档案保护和利用, 遵循以下原则:第一, 查阅频繁、利用率高的档案优先。如高校学生成绩册、招生录取名册档案等, 它们在毕业生就业、考研、出国深造、职称评聘时频繁、大量地被利用;第二, 珍贵档案、产生年代久远已濒临损坏的档案和本单位特色馆藏档案优先。这些档案先行数字化后, 可以尽早在利用时使用电子版本代替档案原件, 既提高了查档速度, 又避免利用时因反复翻阅造成对档案原件的损害, 达到提高工作效率和尽早保护档案的目的。 (2) 公开招标, 慎选外包专业公司。外包公司是数字化的直接执行人, 它的信誉度、管理水平、技术力量、所雇用的操作人员的素质以及接受培训是否到位等情况直接关系到数字化质量和应用成败, 必须慎重选择。选择档案数字化外包专业公司要看公司在软件、信息安全、质量管理体系等领域获得的资质证书情况, 档案信息化领域工程经验, 工程实施人员情况, 信息安全管理制度及技术应用, 档案信息化产品等方面加以综合考虑。其中工程实施人员情况包括两部分, 第一, 工程技术人员的技术水平和实践经验, 能够随时处理和解决扫描电子影像数据、索引信息对应, 与系统挂接, 软件运行、点击查询以及存储备份等过程中各种问题。第二, 扫描操作人员素质方面。扫描操作人员必须接受过电子扫描、计算机应用和档案专业基本知识和技能培训, 能熟练地应用计算机、扫描仪, 并很好地掌握影像的清晰度、分辨率的控制等技能, 使扫描电子影像各项指标达到最佳效果。由于档案扫描不同于普通材料扫描, 需要档案工作的特殊职业要求, 应有档案的珍贵意识, 操作中维护好纸质历史档案安全, 不可遗失、损坏;具备档案的保密意识, 不可携带出办公室、复印和向外泄露档案内容;操作人员还要有档案拆卷、重新整理排列和装订的档案业务工作技能。除此之外, 扫描操作人员应有一定的从事该专业工作经验, 这样可以使操作更加熟练、有序, 少走弯路, 少返工, 从而减少对纸质档案的损害。 (3) 订立合同, 维护合法权益。合同是项目承包双方履行义务、维护利益的书面承诺形式。在双方发生纠纷时, 合同起到维护合法权益的作用, 承包合同也是质量验收的依据。订立合同时要考虑周全, 明确详细要求。合同内容应包括承包的标的、数量、质量、报酬、承包方式、材料的提供、履行期限、验收标准和方法等。对承包方开展和完成工作的要求应当写入合同条款中, 如:工作期间接受委托人必要的监督检查;完成工作后, 向委托人交付工作成果、必要的技术资料和质量证明, 并接受委托人对该成果验收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密, 不得留存复制品或技术资料等各项, 使档案安全和外包工程质量受到法律保护。

2. 数字化过程中纸质档案的安全把关和检查监督工作。

数字化转换外包中, 馆藏纸质档案安全不可忽视, 必须高度重视。档案的安全包括两方面, 一是档案实体的安全。档案与图书、资料的最大区别在于它是孤本, 遗失或损坏将无法替补, 具有珍贵性;二是, 档案信息的安全。非开放档案都是内部资料, 具有一定的保密性, 不得向外泄露内容。这些特殊要求除向外包公司提出, 详细明确在合同中, 并且在具体数字化实施过程中, 还需要我们档案馆自己采取具体措施, 加以把关、检查监督, 杜绝安全问题出现, 确保馆藏档案实体和信息安全。实际工作中, 需要在以下几个工作环节中加以把关和检查监督: (1) 提取档案时办理清点交接手续, 分清责任。在本单位工作人员从库中取出一批档案后, 与工程外包人员当面逐卷清点数目, 双方签字交接。明确从他们接受档案到归还注销期间, 如出现遗失、损坏等情况均由他们负责, 从而增强外包单位及人员对档案安全的责任意识。 (2) 经常检查、监督拆卷和扫描工作过程。及时检查、监督操作程序是否规范、有序, 拆卷是否小心、仔细, 避免损坏纸张, 尤其对年代久远、纸质材料已变脆、韧性小的档案, 操作更应小心谨慎;扫描时按顺序逐页拿取、摆放, 防止混乱和遗失。 (3) 扫描后恢复原样。完成扫描任务后, 及时将每卷档案按原顺序排列, 重新装订, 保证质量。 (4) 办理归还清点和注销手续。一批档案扫描完成后, 与借出时一样, 双方逐卷清点, 没问题后注销, 再领出下一批档案, 严格把好档案安全关。

3. 数字化过程中电子档案质量控制和检查验收工作。

电子影像数据和索引信息的质量, 关系到数字化的成败。影响电子影像数据和索引信息质量的因素很多, 操作员的技术、技能、经验自身客观条件等因素, 也有主观因素影响, 比如外包公司管理实行的是计件工资制, 多劳多得, 有的操作员为了追求数量, 急功近利, 而忽视了质量问题, 甚至操作马虎、不按要求和规范操作, 使质量得不到保证。这就需要我们以主人翁的责任心, 把好质量关。具体应在如下几个方面进行质量控制和检查验收: (1) 确保电子档案不失真。电子档案内容的真实性、完整性、有效性是数字化最基本的质量要求, 数字化扫描加工稍不仔细, 就会出现电子档案内容失真现象。我们如果不从工程一开始就在细节上严格要求, 平时经常检查监督, 规范质量, 发现问题及时整改, 而是等到工程全部完成后总体验收, 到时候, 就很可能会因问题积累而造成大批返工。这种结果虽然承包方受到损失, 浪费了人力和时间, 我们也同样会遭受一定的损失, 比如增加了纸质档案出入库拿取、清点的工作量;工期延长;档案原件因再次扫描而受到进一步损害等等, 因此我们应尽早控制质量, 把问题消灭在萌芽状态, 避免造成不必要的损失。具体扫描操作时, 如果纸张未摆放平;有皱褶、折叠的纸张未展开或未完全展开;超薄、变脆纸张和有损坏现象的老档案;扫描借助透明夹膜时, 裂开、损坏的位置未对齐;纸张大于A3的档案, 如基建图纸, 分块扫描后, 拼接加工操作不仔细等, 都会造成档案内容失真。 (2) 注意防止扫描漏页和重复扫描现象。 (3) 调整扫描影像的分辨率、亮度和斜度等, 确保电子影像清晰。由于档案纸质材料质量、规格不同, 有复印纸、文稿纸、新闻纸、毛边纸、宣纸等;文字有打印、蜡刻、手写等;还有字迹深浅、颜色不同;字体和大小的区别等, 操作员应认真监控扫描图像, 适时调整分辨率、亮度等;扫描后根据具体情况对电子影像加工处理要到位, 对扫描时没有摆正的, 或本身档案纸张、字迹歪斜的, 要进行斜度调整;加工时还要除去电子影像中的非档案内容, 如墨渍、划痕等, 以达到最佳效果。 (4) 电子影像的文件名录入准确, 及时校对, 不准确的文件名会导致电子档案检索失败。 (5) 电子档案质量验收时, 要用多种检索方式对电子档案进行抽检, 以保证网上检索、调卷、阅卷的成功率和准确率。 (6) 电子数据安全保存和备份的验收。电子档案数据保存和备份是档案数字化最后一道程序, 也是档案数字化外包工作的一种成果形式。出于安全因素考虑, 经过验收合格的电子影像应采取脱机方式备份保存, 备份载体应选择DVD一次性写光盘, 并实行双套或三套制。备份后要进行数据检验, 检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等, 发现问题及时更正和补救, 把好质量关。

参考文献

高校档案馆藏的现状 篇3

由于大多数图书馆现有的经费难以应付上涨的出版物价格和不断增长的用户信息需求, 图书馆正面临着纸质、电子类馆藏资源缺乏的困扰, 面对这种局面, 图书馆需要寻找解决这一矛盾的出路。文献传递在这种情况下孕育而生, 它是信息资源共享的一种具体手段, 可以通过图书馆联合体中的共享资源来弥补本馆馆藏资源的不足, 有效地满足读者需求。

一、农业高校图书馆馆藏现状分析

1. 中国农业大学图书馆的馆藏现状:

⑴外文纸本刊: (1) 现刊400多种 (2) 过刊1000余种 (3) 有不少外文期刊是从创刊就订购的没有间断。在这些期刊中生物科学中的植物学 (Q94) 、生物化学 (Q5) 、昆虫学 (Q96) 、遗传学 (Q3) 、生物工程 (Q81) 、生理学 (Q4) 等以及农业科学中的园艺 (S6) 、畜牧、动物医学 (S8) 、植物保护 (S4) 、农作物 (S5) 、农学 (S3) 等文献馆藏最为丰富, 此外还包括:食品工业 (TS) 、环境科学 (X) 、自然科学 (N) 、经济 (F) 、医药卫生 (R) 等馆藏。⑵电子资源: (1) 全文电子期刊有:Elsevier、Wiley-Blackwell、Nature系列、Springer LINK, (2) 全文数据库有:EBSCO host、proQuest等, 这些期刊和数据库涵盖了1.6万种外文期刊。中国农业大学图书馆作为CALIS农学中心馆自2004年6月起至2010年1月为全国各农业高校完成文献传递7135篇, 特别是从2007年至2009年, 中国农业大学图书馆先后为全国近30所的农业高校图书馆提供文献传递服务, 提供了近5000篇文献。

2. 其他农业高校图书馆的馆藏:

每个农业大学图书馆的馆藏各有特色:有的图书馆以热带、南亚热带农业科学、生物科学文献为主, 有的是以昆虫类文献为主, 有的是农业生物技术文献为最为丰富, 还有的是以农林学科文献为主等。虽然馆藏各有侧重但有共同特点:主要是以农业科学和生物科学的馆藏为主, 在文献申请中也是反映出对这两大学科的需求量远高于其他学科文献的需求。

3. 我馆馆藏不足之处。

本文随机从CALIS馆际互借信息管理系统中抽取从2008年到2010年1月的各农业大学图书馆向中国农业大学图书馆提交的文献请求1034篇。 (1) 科学院系统 (NSTL) 图书馆满足242篇, 占总满足文献 (1019) 23.75%;其他高校图书馆满足113篇, 占总满足文献 (1019) 11.09%。由于NSTL系统满足的文献与其他高校满足的文献都是PDF格式以邮件形式发来无法统计, 发来的文献来源:是由纸本期刊扫描还是原本是电子版期刊直接发来的, 没有进行纸本刊还是电子期刊的统计。由外馆满足文献335篇, 占被满足文献34.84%。 (2) 无馆藏 (无馆藏文献:是指中国农业大学图书馆和其他综合性大学图书馆以及NSTL系统图书馆都没有收藏的文献) 文献15篇, 占总文献 (1034) 1.45%。向CALIS农学中心馆—中国农业大学图书馆提交的1034篇文献请求来自于19个学科, 说明这些农业高校图书馆相关学科文献缺乏, 需要通过文献传递方式由中国农业大学图书馆提供文献保障。中国农业大学图书馆虽然能满足1019篇文献中的664篇文献但355篇文献是由外馆文献保障, 说明中国农业大学图书馆的馆藏还是存在馆藏不足。农业院校图书馆文献传递请求中各学科馆藏统计的需求分析可得出以下结论: (1) 外馆满足高的学科文献:医药卫生 (R) 、数理科学和化学 (O) 、天文科学 (P) 、化学工业 (TQ) , 中国农业大学图书馆馆藏相对薄弱, 外馆满足的文献高于本馆满足量, 还有5个学科的文献虽然申请量少, 但是百分之百由外馆满足的文献, 本馆没有馆藏。 (2) 环境 (X) 、数理科学与化学 (O) 这两个学科的文献, 由本馆满足与外馆满足的量很接近, 说明这两个学科内的不同种类文献馆藏不完全或者有间断, 丢失情况。1034篇文献需求量比较大的学科:生物科学 (Q) 、农业科学 (S) , 学科的文献中具体需要的各类文献的数量和在各个学科中所占的百分比, 作了比较详细的统计分析, 从中了解各馆学科需求的具体方向, 做好馆藏建设, 提供更有效的文献保障。

从生物学科中文献馆藏统计分析可以得出以下结论:⑴外馆满足率高的学科文献:动物学 (Q95) 、细胞生物学 (Q2) 、普通生物学 (Q1) 。⑵植物学 (Q94) 、生物化学 (Q5) 、生物科学理论方法 (Q-) 三个学科中的期刊国内收藏不连续、有间断, 有的期刊不能满足, 出现无馆藏现象。农业科学内文献来源分析可得出:⑴植物保护 (S4) 、农业科学研究理论 (S-) 两个学科文献本馆满足与外馆满足的数量相近。⑵林业 (S7) 类文献很薄弱, 需要外馆补充馆藏的量比较大。

二、中国农业大学图书馆文献保障情况及问题分析

1. 文献总体保障分析。

由图1-1可以得出:由中国农业大学图书馆纸本期刊满足文献452篇, 占满足文献 (1019) 44.36%, 中国农业大学图书馆电子期刊满足文献212篇, 占总文献 (1019) 20.80%, 中国农业大学本馆馆藏满足文献664篇, 占文献总申请量65.2%。

2. 各个学科的文献保障分析。

本馆满足高的学科文献:生物科学类 (Q) 、农业科学 (S) 类、食品工业 (TS) 、自然 (N) 文献的馆藏比较丰富, 满足率在67%以上。由表1-2可以得出:本馆满足率高的学科文献是:植物学 (Q94) 、生物化学 (Q5) 、昆虫学 (Q96) 、遗传学 (Q3) 、生物工程 (Q81) 、生理学 (Q4) 等, 占文献总量的67%以上。园艺 (S6) 、畜牧、动医 (S8) 等学科的文献满足率高于68%。

3. 中国农业大学图书馆对文献保障的情况。

⑴中国农业大学图书馆本馆对生物科学 (Q) 中满足率高的是:植物学 (Q94) 、生物化学 (Q5) 、昆虫学 (Q96) 、遗传学 (Q3) 、生物工程 (Q81) 、生理学 (Q4) 等, 占文献总量的67%以上。⑵由表2-1中可以得出中国农业大学图书馆本馆对农业科学 (S) 中满足率高的是:水产、渔业 (S9) 、园艺、畜牧动医 (S8) 、农学 (S3) 等学科的文献中国农业大学图书馆满足率在68%以上。

4. 存在问题。

(1) 生物科学文献缺乏的原因的分析。 (1) 有些农业大学图书馆需要的文献是与地域和研究方向、植物品种都有很强的相关性, 例如热带和亚热带植物, 比较适合中国南方种植, 中热带和亚热带植物学也同样适合南方农业大学研究。中国农业大学因地处北方, 对南方植物研究较少, 这方面馆藏相对薄弱。 (2) 有些期刊, 虽然订购但不连续、中间有间断, 期刊在流通过程中有丢失现象。这些原因造成中国农业大学图书馆满足文献中有一部分由外馆文献补充馆藏。

(2) 林业科学 (S) 文献缺乏的原因分析。 (1) 林业不是中国农业大学的主要学科, 本校读者对这类文献需求很少, 馆藏相对很少。 (2) 有一些基础学科的期刊中间有间断或者期刊丢失, 文献由外馆满足。

(3) 图书馆馆藏缺藏原因分析。 (1) 经费不充足。中国农业大学图书馆同其他农业高校图书馆相比较有丰富的馆藏, 有大量的外文期刊纸本刊和涵盖了1.6万种外文全文电子期刊, 但是这些资源还是不能完全满足各学科的发展尤其是主流学科和重点学科发展的需要和读者对这类学科文献的需求, 如果经费充足, 就可以满足各学科发展所需文献资源需求。 (2) 学科发展地位。中国农业大学图书馆购入的外文期刊和资源, 首先是保障中国农业大学的各学科发展的需求, 其次才是用来满足各农业院校的学科发展的需求。每个农业大学所处的地理位置不同和所设置的专业, 研究的方向不同, 有些农业大学图书馆的所需的文献是中国农业大学的薄弱学科, 相对馆藏也薄弱。这需由外馆馆藏来满足文献的需求。 (3) 学科薄弱。有一些学科是各农业大学的薄弱学科, 中国农业大学同样也是薄弱的学科, 这个学科的发展慢, 文献需求量少, 用途范围窄、费用高的外文文献需要以文献传递方式由外馆馆藏来补充。 (4) 管理因素。有些学科期刊的订购缺乏完整性, 中间有间断现象, 还有些期刊管理上有欠缺, 有丢失现象, 造成由外馆补充馆藏。

三、改善措施

一是增加原版全文电子期刊数量:外文电子期刊不但方便本校读者使用, 还可以方便、快捷为其他农业高校读者提供文献, 方便文献传递。二是加强对生物科学 (Q) 中薄弱学科:动物学 (Q95) 、生物科学理论方法 (Q-) 、细胞生物学 (Q7) 的关注, 通过订购外文期刊或者以文献传递方式来满足学科发展和丰富馆藏。三是加强对农业科学 (S) 中薄弱学科, 如林业 (S9) 和农业科学理论 (S-) 的外文期刊的关注, 通过订购外文期刊或者以文献传递方式来满足学科发展和丰富馆藏。四是加强对医学 (R) 学科, 环境学科 (X) , 经济学科 (F) , 数理科学和化学 (O) 与天文科学 (P) 等学科外文期刊的关注, 这些学科虽然不是中国农业大学的主流学科和重点学科, 但随着科研的发展, 学科的发展已经不仅仅是单一的某一学科发展, 而是多学科交叉的发展, 各种知识和信息是相互交融的, 所以这些学科的文献资源和馆藏的建设应当引起图书馆的关注。五是减少利用率低费用又高的期刊订购, 如果有需求可以通过文献传递满足。六是保持中国农业大学的主流学科与重点学科期刊订购的持续性。七是经常根据外文期刊的利用率进行期刊订购的微调。

参考文献

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[2]范丽莉.对图书馆文献传递服务的探讨[D].武汉大学, 2004.

[3]赵晖.对高校图书馆传递服务分析[J].科技情报开发与经济, 2007, 17 (35) .

高校档案馆藏的现状 篇4

(一) 建设校史馆必须充分依托档案馆藏资源

高校校史馆建设依托档案馆藏资源十分必要。高校校史馆, 是高等院校为记录和展示学校发展过程中人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等方面的成就而建设的陈列馆、展览馆或博物馆的概称。近年来, 越来越多的高校为充分展现本校的办学成就和文化底蕴, 都在建设规模不等的校史馆。初建或者升级校史馆, 都要充分利用档案馆藏的资源优势, 这是因为档案馆藏资源无论是数量还是种类, 无论是唯一性还是权威性, 无论是原始性还是系统性, 都与校史馆建设要求更吻合, 可以认为, 校史馆八成以上的资料应当来源于档案馆, 其他途径只能作为补充。

高校校史馆建设依托档案馆藏资源完全合规。《高等学校档案管理办法》明确规定:“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。”档案馆为校史馆建设提供档案资料, 是法规赋予的职责, 是岗位应有的使命。能为校史馆建设提供足够多的档案资料, 证明档案资源建设富有成效, 使档案资源价值得到充分实现。由于档案馆与校史馆的渊源关系异常紧密, 多数情况下, 两馆合署办公, 或者两块牌子一班人马。因此, 从这个角度看, 高校校史馆建设与档案馆藏资源就不再是依托关系, 而是职责所在。

高校校史馆建设依托档案馆藏资源非常适用。依据职责规定, 档案馆必须开展多种载体的档案收集, 必须开展规范化的档案整理和保管保存, 必须开展多种形式的主题编研, 因此, 馆藏资源的丰富性多样性, 查找收集的便捷性, 档案实体的保真性, 都能达到校史馆建设的进度要求和质量要求。

(二) 建设校史馆可以丰富完善档案馆藏资源

校史馆建设丰富馆藏资源的必要性。由于各种原因, 高校档案管理机构在资源建设上还存在不足。一是对于应该收集归档的档案资源, 在各个时期的规定不一样, “应该”的范围在变化, 其趋势是不断扩大延伸, 越往前期归档的范围越窄。二是对于已经明确归档的档案资源, 由于体制、机制、人员、财力、馆舍等复杂原因, 没有做到应归尽归, 未能杜绝“遗漏”之处。因此, 馆藏资源还是“有限”。在建设校史馆的过程中, 学校往往采取一些更有力的措施, 征集到一些重要档案资源, 这就为充实馆藏资源提供了极好的条件和难得的机遇。经过一定的程序, 进行档案属性和价值鉴定, 可以将那些符合条件的资源转化为馆藏资源。特别是在校史馆建设过程中, 经过专业技术人员的加工, 形成二次实物、声像资料, 进一步丰富馆藏资源的形式和载体。

校史馆建设丰富馆藏资源的可能性。档案是一个时空变化概念。在时间维度上, 随着时间的推移, 进入“视线”的档案资源会逐步增加, 通过挖掘, 找到新的档案资源, 也包括过去“溢出视线”的档案资源。在空间维度上, 由于教职员工、毕业校友的不断增加, 产生档案的“土壤”在扩大, 通过拓展, 就可以找到新的档案资源。

(三) “二馆”资源既相互联通又各有侧重

高校档案馆藏资源范围是按照《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》确定的, 目前分为党群、行政、教学、学生、科研、产品、基建、设备、财会、出版、外事等11大类。而校史馆在模块设置上并不按照档案分类规定, 而是根据所确定的功能和赋予的特色构建展示内容, 划分展示板块。如果把“二馆”资源比做两个大圆的话, 二者关系应当是有部分互相重叠区域的两个交叉圆。也就是说, 虽然校史馆建设必须依托馆藏资源并且丰富完善馆藏资源, 但并非所有馆藏资源都适合作为校史资源进行展示, 也并非所有校史资源都能作为馆藏资源最终进入档案馆依法保存, 二者是既相互联通又各有侧重的关系。

二、高校校史馆建设中源于档案馆藏资源的具体内容

以笔者所在的南华大学为例, 正在进行的校史馆建设对所需基本档案素材按照六个板块的内容进行了框架设计。先从南华大学校史的大事记中寻找线索, 再从档案馆藏资源中查找、汇集和整理。具体板块分为:

(一) 奋斗篇

根据先纵向、后横向的框架结构: (1) 收集整理学校沿革, 中南工学院的发展历程、衡阳医学院的发展历程、核工业第六研究所的发展历程, 南华大学合并成立、共建、申博、升一本等标志性历程的文本资料和数据资料。此项资料基本属于文书档案, 且基本能基于现有档案馆藏资源得以实现。 (2) 收集各时期的校徽、学生证、毕业证、课表、工作证、代表性讲稿、教案、讲义等“若干第一”的实物资料。此项资料大多属于实物档案, 可以通过无偿收集和有偿征集的方式获取。 (3) 收集各时期成立和变化的上级文件, 初创时期的领导讲话照片, 各时期的党政一把手照片, 各时期的建设现场典型照片, 音频视频等体现“艰苦创业精神”的见证性资料。此项资料包括照片、音像、声像等类别档案, 现有馆藏资源较欠缺。

(二) 关怀篇

(1) 收集省部级以上领导视察学校, 接见校领导, 题词、批示, 照片与视频等资料; (2) 收集社会各界给予关心、支持方面的事件、项目、实物照片与视频等资料。本篇资料大多以文书、照片、数字档案为主, 现有馆藏有一定资源, 但不够丰富。

(三) 人才篇

(1) 收集符合一定条件的优秀人才的贡献和风采资料; (2) 收集符合一定条件的优秀校友的贡献和风采资料。由组织和人事部门研究制定入选条件, 确定名单, 注意先进性、典型性、代表性和适当平衡性。本篇材料以文书档案为主, 现有馆藏资源较多。

(四) 特色篇

围绕核特色、医品牌和环保等优势特色学科: (1) 收集有关的科研机构、科研平台基地、科技项目、科研成果、著作、专利, 以及成效评价与交流等数据资料和文本资料; (2) 收集科研过程中体现科研精神的“故事”资料; (3) 收集有关模型、用具用品、现场实物照片、视频音频等见证性资料。本篇材料在现有馆藏资源中以文书档案为主, 其他形式档案较欠缺, 需要相关科技部门和负责人大力配合才有可能逐步充实。

(五) 成就篇

围绕学科专业建设成就、师资队伍发展成就、办学条件改善成就、人才培养贡献成就、社会服务贡献成就等五大方面: (1) 收集学位点、博士后科研流动站、各级重点学科 (临床专科) 、各类本科专业、各级各类教学基地平台、国防生培养、留学生培养、历届毕业生、师资队伍发展、校园发展、科技服务、医疗服务等数据资料和文本资料; (2) 收集有关批文、奖状奖牌、证书、代表性教材、用具用品、校园建设场景、社会服务场景、人物照片与视频音频等见证性资料。本篇材料在现有馆藏资源中以文书档案为主, 其他形式档案较少, 需要校史工作人员创造性地开辟新局面。

(六) 文化篇

围绕党建思想政治工作、校园文化建设及南华大学第三次党代会确立的“一基三实 (即夯实人才队伍之基, 把人才培养做实、把科学研究做实、把服务社会做实) 和一路三建 (即走内涵发展之路, 加强学校本科专业综合评价与排名建设、学科水平评估建设、ESI为标志的创新能力建设) ”等学校发展思路: (1) 收集各个时期的学校改革、建设、发展思路的文本资料; (2) 收集党建与思想政治工作的组织机构、重大决策、重大项目、重要成果、媒体影响等数据资料和文本资料; (3) 收集校园文化建设项目、成果、南华大学理念识别系统、各时期的院歌校歌、媒体影响等数据资料和文本资料; (4) 收集有关批文、奖状奖牌、证书、用具用品、场景与人物照片、视频音频等见证性资料。本篇材料虽然在档案馆藏资源中不够全面, 但在其他相关部门均存在大量尚未归入档案馆的校史资源可用。

三、高校校史馆建设中利用与丰富档案馆藏资源的主要对策

(一) 全面收集

根据《中华人民共和国档案法》的要求, 国内高校均按照统一要求建立档案管理制度, 但所收集档案各自侧重不同。有些方面的资料过于庞杂, 有些方面资料又存在缺失, 不能满足校史馆建设的需求。以南华大学的校史馆建设工作为例, 一方面, 学校对原有档案进行清理摘选和分类整理, 重点收集记录学校重大事件和重要人物的档案。例如, 南华大学通过积极参与湖南省教育人物志编纂工作, 列出符合对湖南教育作出重要贡献的入志人物近六百人, 逐一收集材料, 严格按照要求撰写人物简介等, 为下一步的校史馆建设中的人才篇、特色篇、成就篇等奠定重要的文字基础。另一方面, 以学校名义广泛发动校友, 有偿征集缺失档案, 通过颁发证书、给予物质奖励和荣誉称号等多种方式, 重点收集可以客观反映学校各个阶段发展情况的资料, 譬如书籍、报刊、教材、报表、纪念品、奖章等, 利用丰富的实物档案弥补学校档案的不足。

(二) 充分利用

高校档案所收集的资料主要集中记录高校教育教学、行政人事以及重大事件的方面, 要将这些资料变为校史档案, 则需要经过档案工作者和校史工作者的整理和开发。档案人员和校史人员需要对校史资料进行广泛研读, 选取其中的重要资料按照时间或者人物进行整理, 并以校志或者人物志的方式对重点事件和重点人物进行二次开发。将高校的历史档案电子化是大势所趋, 南华大学积极参与湖南教育数字档案中心建设, 努力共同构建湖南省教育系统“共建共享、授权访问”的档案大数据平台, 争取将以文字、照片和实物等传统的档案形式, 利用音频、视频、三维模型等技术手段予以转换和记录, 为以后的校史档案编撰提供素材。除了还原学校历史外, 学校还应根据现在的教学需求, 拟开设专门的校史课程, 选取校史档案中的英雄事迹、科研案例、奋发事迹等编撰成教学素材, 利用这些素材引导学生向先辈学习, 奋发向上。

(三) 双向转换

开展校史研究, 离不开对档案资源的开发和利用。也只有具备丰富的档案资源, 校史研究才能成为有本之木, 有水之源。一个学校的档案馆藏越丰富, 校史文化研究越具潜力。因此, 丰富、优化档案馆藏, 是做好校史研究工作的基础。二者资源可以实现双向转换。另外, 也要创造性地开辟灵活运用及转换二馆资源的新途径。例如南华大学拟开辟“特藏室”对特藏档案予以特殊保存。特藏档案指那些具有特殊价值而显得特别珍贵需要采取独特保护措施的档案, 这类档案或内容珍贵, 或载体特殊, 或兼具档案与文物的特征。在校史馆建设过程中征集上来的珍贵档案可以放入档案特藏室进行专门保管。当校史馆有重大展览活动时, 可以直接从档案馆特藏室履行正当程序借用, 既可以合法合规地保护重要馆藏资源, 又可以积极配合校史建设的各项工作, 实现重要珍贵档案的双向转换。

摘要：高校建设校史馆对丰富档案馆藏资源、推进档案部门自身建设与发展有重要作用。同时, 高校档案资源在高校校史馆建设中又具有直接来源、挖掘提升的重要作用, 将二者有机结合起来, 在完善档案管理的同时更好地促进高校校史馆建设, 共同发挥存史鉴真、资政育人的作用。

关键词：校史馆建设,档案资源,南华大学校史馆建设

参考文献

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