高校档案利用工作刍议

高校档案利用工作刍议（精选10篇）

高校档案利用工作刍议 篇1

1前言

高校建设的发展离不开本校校史的熏陶,只有将它与学校精神文明的建设相结合在一起,才能更好地培养出高素质的人才。 但往往很多高校的档案部门在整理校史时,仅仅只是将其安置保护好,并没有做到合理的利用,将其精神内涵继续发扬光大。 随着现代教育的快速发展,高校在建设过程中更应该努力管理和利用校史档案,使其能够让学生熟知自己学校的发展历程,从而更好地传承高校的文化。

2高校校史档案的内涵及种类

高校校史档案是记载了学校发展过程中教学、科研、社会服务等诸多方面的工作,形成的有价值的文字、图表、影像等资料。 包括:历史沿革、历任学校领导、杰出校友、对学校发展有重大影响的事件或活动、获得的主要荣誉、取得的主要成就、学科建设、办学理念等,是高校发展的历史积淀和文化精髓。

3高校校史档案的收集与管理

(1)对高校校史档案进行征集。 为了高校校史档案的征集工作更加全面有效地进行,可以通过以下几种方式来进行征集工作。第一,加强对征集工作的宣传力度。高校校史档案的管理人员不能以封闭的状态来进行征集工作。 第二,在征集过程中,要秉着积极主动、认真对待的原则来处理事情。 来源广、信息复杂、范围大是当前对高校校史管理的主要难点。 第三,加强对校史的调查。 对校史档案的征集工作不能仅局限于校内学生的身上,他们只是其中的一部分,更应该从一些已经毕业的学生或者退休的教师或者校园周边的居民着手,对这些人进行采访来搜集更加全面的资料。 第四,高校校史管理需要建立一套完整的制度来对管理工作进行规范。

(2)对高校校史档案进行有效管理的原则。 高校校史管理工作与中小学校史管理相比更加的复杂, 校史发展的时间更长。 因此,要想对校史进行有效的管理,应该要遵循以下几个方面的原则:第一,对高校的校史档案进行统一分类,分层管理。第二,加强对高校校史档案的保护,使其尽量保持完整。 第三,对校史进行分类管理,以便学校党政机关以及各个学院利用时方便快捷。 对高校校史档案进行有效管理的一个目的就是为了让师生能够更加很好地利用它,学习它的精髓。 所以在对校史进行管理的时候, 要从方便和提高师生利用校史的效率出发,不断地对管理方式和模式进行改善,努力达到最有效的管理。

4高校校史档案的开发利用途径

高校校史档案管理在高校管理中起着非常重要的作用,对推动高校健康发展起着非常重要的作用。 基于此,一定要充分利用好高校校史资源,进而能够有效提高高校的竞争力。 因此,下面本文就对加强高校校史档案利用的有效途径进行分析和研究。

(1)将现代化管理技术融入到高校校史档案的开发利用。随着科技水平的提高,国内外交流程度的加深,信息资源化、共享化的程度也变大。 这无形之中对档案的保护施加了压力。 而且,历史的不断发展,导致档案的资料越来越多,给档案的保管利用带来了诸多难题。 为了对高校校史档案进行更好的利用,高校可以利用信息技术, 将校史档案编入高校的档案数据库,再为其加密,设置一些程序锁。 虽然在初期的时候会有很大的工作量, 但是在后期可以极大地方便师生们对校史的利用,而且这样的档案管理方式比传统的要更加安全和便捷。 采用一些存储量大的电子设备来对高校校史档案进行备份的保存,防止学校信息系统出现故障而导致档案数据丢失的问题的发生。

(2) 加强对校史档案编研工作的重视。 高校校史档案的编研工作主要是将档案文献尽心分类、编号和整理。 这样可以为师生们在利用校史档案的时候提供便捷的渠道。 在撰写高校校史时,将内容进行分类记载。 例如:有关于教学方面内容的记载可以编制在“重要教学文件汇编”这本校史中;有关于各个专业的重大事情,可以根据专业的不同来分别设置,然后进行归类整理。 在保管整理时,对高校校史档案进行分类编号,以便以后需要的时候查阅方便。 由此可见,高校校史档案编研工作的重要性不容忽视,它可以大大方便人们对它的利用。

5加强高校校史档案管理和利用的意义

综上所述,高校校史档案的管理与利用是高校档案建设的一项重要工作,也是高校校园文化建设的一项重要内容。 在高校建设发展历史中,校史档案充当着一个见证者的角色。 通过对高校校史的认知,能够激发师生对学校的热爱,是学校文化的记载和传承。 所以,加强对高校校史档案的管理和利用是一件意义深远的工作。

高校档案利用工作刍议 篇2

关键词：高校;档案;价值;档案价值

档案，是机关、团体、企业、事业单位、个人在活动中形成的具有利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图纸、影片、照片、录音带等)。高校档案作为我国档案的一个重要部分，是指由从事高校教学、科研、党政管理及其他活动所形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图纸、影片、照片、录音带等不同形式的历史记录，它真实地反映了高校教职工在教学、科研、管理、生产活动等方面的具体情况。高校档案如此重要，价值问题是档案学研究中不可回避的课题，亦是高校档案实际工作中关注的焦点。然而，这个问题在理论和实践中均未形成定论。笔者拟对这一问题进行一些探讨。

关于价值的一般理论

要了解高校档案的价值，首先应知道价值的定义是什么。价值概念对大多数人来说既陌生又熟悉，因为我们经常会提到诸如经济价值、文化价值、社会价值的概念，但对价值的哲学含义知之甚少。哲学中关于价值较普遍的观点是:价值这个概念所肯定的内容，是指客体的存在、作用以及它们的变化对于一定主体需要及其发展的某种适合、接近或一致。通俗地说，就是客体属性对主体需求的满足。那么，属性又是什么呢?马克思曾指出，某一事物的属性不是由该物同他物的关系产生，而只是在这种关系中表现出来的，因为属性是事物本身固有的。只有当客体及其属性与人或人的需要发生关系时，才有价值可言。所以，价值并不是客体本身具有的天然属性，它是在主体与客体的相互作用中形成和表现出来的。价值是一种关系范畴，是主体与客体之间的一种满足与被满足、需求与被需求的关系;价值不是实体范畴，不能由主体单方面决定，也不能由客体单方面决定，而是主体与客体二者相互关系、相互作用的产物。

高校档案利用工作刍议 篇3

【关键词】干部人事档案 三龄一历 审核认定

近年来，各高校都在不同程度的推进人事制度改革、干部公开选拔、岗位绩效管理、人才引进等新举措。“三龄一历”即：年龄（出生日期）、党龄（入党时间）、工龄（参加工作时间）和学历、学位，是干部人事档案的核心。[1]由于“三龄一历”失真或者无法认定的现象时有发生，给审核认定工作带来很大困难。

2005年12月，第四次全国干部档案工作会议召开，对新时期干部人事档案管理工作提出了新的要求，并将 “三龄一历”的审核作为干部人事档案检查验收的重点。2006年，中组部制发的《干部人事档案审核工作检查验收办法》中，将干部人事档案划分为20个项目，进行全面检查，得分90分以上的为合格，90分以下即为不合格，其中有关学历、学位的占8分，年龄占6分，党龄占8分，工龄占4分。由此可见，“三龄一历”的审核确认，是干部人事档案管理工作的重中之重。

一、分析“三龄一历”信息失真存在的原因

在实际工作中，由于多方面的原因，“三龄一历”失真或者无法认定的现象时有发生。其原因主要归结为两大方面：

内部原因，首先，有一部分是为了获得某些自身利益，故意不按照事实填写，“年龄越填越小，党龄、工龄越填越长，学历越填越高”，甚至有虚假学历、虚假学位证书现象的存在，大多是为了晋升、退休金计算、工资计算时能够达到个人目的，这种做法是一种实实在在的造假行为。其次，由于个人重视程度不够，在填写时不够认真，带着随意性。[2]例如在填写年龄时，有时填阴历，有时填阳历，前后不一致；在填写党龄时，由于时间较长，忘记了具体的日期，随即估计一个填上。

外部原因有：由于工作人员疏忽，在制表时出错；时间较长的档案，由于保存失当、书写笔迹不清等造成字迹无法辨认；有关部门工作人员在开具证明时麻痹大意，造成失误，但是也存在其利用职务之便，开具虚假证明的现象。

除此之外，随着保险业的日趋完善，养老保险、医疗保险、失业保险中被保险人出生时间和身份证出生时间不符的情况也时有发生。另外在办理出国政审、更换户口簿、领取驾驶证、申请按揭贷款等事宜时，也会遇到因出生时间、参加工作时间不符使所办事情受阻的情况。

由于以上原因存在，给“三龄一历”的审核认定工作带来了不小的挑战，必须认真查实，严格按照国家有关政策规定执行，维护干部人事档案的严肃性和真实性，使人事档案充分发挥其应有的作用。

二、第四次全国干部档案会议后，对以前的政策有所调整，概述如下

1. 年龄（出生日期）的认定：档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最早记载的出生日期为准，而不再以干部档案材料中本人最先填写的出生日期为依据；除此之外，当遇到公、农历混填的现象，如果没有注明，一律看的公历，注明农历的要准确换算成公历。

2. 党龄（入党时间）的认定：中国共产党成立以来，经历了一些特殊时期，中国共产党将各历史时期党龄计算进行了明确规定。 将其划分为 ：1927.07.01～1923.06.09、1923.06.10～1927.04.26、 1927.04.27～1928.06.17、1938.06.18～1945.04.22。1945.40.23～1956.09.14、1956.09.15～1969.03.31、1969.04.0l～1977.08.11、 1977. 08.12～1982.09.05、1982.09.06起至今。[2]入党时间的确认，是以档案中《入党志愿书》上支部大会接收为预备党员之日为准，党龄从转正之日起算，一年预备期不算在党龄之内。

3. 工龄的认定：主要以毕业分配报到之日、入伍登记表批准日期为准；针对有特殊工作经历或特殊身份的国家干部工龄问题，如：国家职工、研究生、博士生在校学习，在职人员考取硕士生、出国留学人员、“文革”延期分配工作的六六至六九届大专院校毕业生、民办教师、临时工、合同工、亦工亦农人员、原下乡知青、乡村医生等，都给出了明确的确定办法。

4. 学历、学位的认定：即有毕业学历者不一定有学位。如在职参加硕士学习的，毕业后可以获得硕士学位，但没有学历。学历、学位有一种动态性，而不能像出生日期、参加工作时间、入党时间那样确定，一经确认即不再变化。

三、针对“三龄一历”失真提出的合理化对策

1. 坚持“严、细、准、慎”的日常工作原则。严格把质量关，细致收集整理存档材料，准确审核认定，对特殊问题要格外慎重。“三龄一历”四个字看似简单，其现实意义重大，对干部选拔和任用、组织任免、人才引进、离退休待遇，每个人的切实利益息息相关。

2. 建立严审、认定公示、失真处罚、数据整合制度，强化管理。准确审核认定“三龄一历”，保持“务实求真”的工作原则，确保干部人事档案真实反映其自身状况，为组织发展、人才队伍建设、高校改革发展等工作打好基础。

3. 加快干部人事档案数字化进程，统一人事信息数据，避免“三龄一历”失真现象继续蔓延。同时与时俱进的加快干部人事档案数字化进程，紧跟大趋势，为“三龄一历”工作保驾护航。

【参考文献】

[1]秦金霞.“三龄一历”：干部人事档案管理的重中之重[J].兰台世界，2011（3）.

[2]牛蕊.干部人事档案“三龄一历”的审核和管理 [J].陕西档案，2008（3）.

高校档案利用工作刍议 篇4

一、高校校报档案的涵义与价值

高校校报档案是指校报在编辑出版过程中形成的有价值的文件材料,主要包括高校校报编辑部编辑出版的高校校报及电子稿件、新闻报道计划、新闻报道策划,重要稿件的原稿、审稿单,出版发行记录及相关高校的交流报纸等。新闻是易碎品,不能长期保鲜。但是今天的新闻就是明天的历史,高校校报档案是校报采编人员在长期的办报过程中直接形成的,是第一手资料,具有真实性与原始记录性,对于高校史学研究和做好新闻宣传工作具有重要价值和意义。

(一)高校校报档案是高校重大活动和重要事件的信息资源库。自1895年中国高校第一份校报——《北洋大学校季刊》在北洋大学(今天津大学)创刊,南洋公学(今上海交通大学)、浙江大学、清华大学、北京大学、武汉大学等相继创办了校报,记录高校发展变迁过程中的点点滴滴。高校发展过程中发生的重大活动和重要事件在高校校报上多有体现,利用校报可以查阅到高校在不同历史时期各个相关领域建设和发展的记录和报道,是名副其实的信息资源库。

(二)高校校报档案是高校发展变迁的真实记录,是高校史学研究的一个重要来源。高校校史能够反映学校的历史概貌、理清学校发展脉络,能够为师生了解和研究校史、为治校提供可资借鉴的历史经验。而要做好校史的研究,就要对史料进行考据。在相关史料中查到的往往是具体的特定的史料,看不到高校在某段历史时期发展的完整线索,而且不能保证其准确性和真实性。而高校校报档案却能弥补这方面的不足。例如,中国海洋大学在历次《中国海洋大学大事记》的编纂时,除了查阅学校和地方档案馆的现存档案外,《中国海洋大学报》历史报纸就成了编写工作必备的资料来源。因为以校报档案为线索,能查到时间上具有连续性、内容上具有丰富性、载体上具有集中性的资料,而这些资料具有较高的可信度,能直接作为资料来应用。

(三)高校校报档案对于做好深度报道,提升高校校报竞争力和影响力也具有重要意义。新媒体时代,作为传统媒体的报纸面临严峻挑战,高校校园内的校报也受到微信、微博等冲击,面临严峻的局面。高校校报虽存在出版周期较长、时效性较差等不足,但由于高校校报档案形成了新媒体所不具备的深厚积淀,校报采编人员可以直接从中寻找所需要的背景资料,增加新闻报道的信息含量,增强新闻报道的厚重感和可读性,从而提升新闻报道的价值。此外,高校校报档案也可成为校园新媒体的再次制作和传播提供优质的稿源信息,从而促进报网的互动和融合发展。

综上,校报档案是高校档案的重要组成部分,对校报工作、学校校史研究等具有不可替代的借鉴价值。信息化背景下,要深入、全面、最大程度地发挥校报档案的价值和作用,除了做好校报档案的及时完整归档及科学保管等基础工作外,校报档案的提供利用途径多样化也是至关重要的。

二、高校校报档案的保存

与高校其他档案信息不同,校报档案相对直观、丰富,资料价值较大,需要永久保存,做好报纸档案的保存工作具有重要的价值和意义。一般来说,报纸档案的保存不外乎两种方式:一种是纸质档案的物理保存,另外一种是把报纸刊载的内容,包括文字、图片和版式设计等直接储存为数据信息的数字化保存形式。

(一)高校校报档案的物理保存。与社会媒体一样,高校校报的出版印刷也是以新闻纸为载体,由于新闻纸是以机械木浆为原料生产的,具有吸湿性强,机械强度弱,对保存环境和空气的化学性质、温湿度等要求较高,且长时间暴露在空气中容易被氧化变色、变脆。此外,由于报纸是用油墨在新闻纸上印刷,报纸受潮后,很容易出现字迹模糊不清等现象。

高校校报由于体制、经费以及人员编制等原因所限,自身不能满足校报档案的物理保存场所要求和硬件设施等,往往以合订本的形式进行最原始的保存。从1931年5月4日《中国海洋大学报》的前身《国立青岛大学周刊》创刊,期间又因学校的变迁,《中国海洋大学报》经历了《国立山东大学周刊》《山大生活》《新山大》《山东大学》《山东海洋学院》《山东海洋学院报》《青岛海洋大学》《青岛海洋大学报》和现今的《中国海洋大学报》等不同阶段,80多年来出版近2000期,形成了相当可观的报纸档案。要保证高校校报档案的完整性和安全性,就要准备备份复制件,专门用于查阅利用。《中国海洋大学报》在每年寒假之后的春季学期开学伊始,都要将上一年度所出版的报纸装订成合订本向校档案馆归档保存,除留存必要的数量外,还要向校内相关部门和校友等社会人士赠阅,并按照规定每年定期向国家图书馆和国家档案馆送缴已出版报纸样本。

(二)高校校报档案的数字化保存。高校校报档案的数字化保存是储存高校校报的数据信息和版面编排描述信息,把高校校报刊载的内容以及排版信息等直接储存为数据信息,或通过电脑录入、光电扫描等将报纸由纸质转变电子版再进行保存。这种保存的优点在于有限的空间能够储存海量的数据,节省储存空间且更加高效便捷,易于检索利用。从2007年起,《中国海洋大学报》就实现了网络数字版与纸质版的同步出版,当传统意义上的纸质报纸还在发行过程中时,校内外读者已经能够从互联网和手机客户端上阅读到数字报纸。

三、高校校报档案的利用

随着现代技术的发展、校报档案保存方式的多样化,校报档案的利用渠道和方式也随之多样化。档案的价值也可得以更多方面体现,为高校的整体规划和文化建设发挥不可替代的作用,这也是档案管理的根本目的。

一是对于需要使用查阅原版纸质档案的,特别是年代久远的老报纸,由于光线的照射等原因会出现报纸变黄变脆易碎的现象,为了保护历史报纸,一般情况下尽量避免查阅,即使查阅也要按照档案利用操作规程和程序,如佩戴专用手套,轻拿轻放,复制利用等。

二是随着档案技术的发展,对于需要查阅原版报纸的,现在也很少用直接翻阅的方式了,一般是先对报纸拍照,将报纸版面信息固化在微缩胶片上,或者使用更为先进的数码相机拍摄后进行处理,制作索引,通过缩微胶片进行读取。大多高校校报编辑部物理保存的校报档案不具备这样的查阅技术,但可以借助本校档案管理部门来实现,以加大对校报档案的保护。

三是可以通过数字技术复制年代久远的历史报纸。利用高校校报数字档案的内容信息和版式编排信息等可以仿制曾经出版的报纸样张,尤其是存量较少但是具有重大纪念意义的孤本类型的报纸,这样既可以满足高校教学、科研和纪念活动等的需求,又可以满足收藏等特殊活动的需求。例如,在纪念中国海洋大学校报创刊80周年的活动中,编辑部策划了寻找创刊号的活动,若能找到创刊号,对于补充和完善中国海洋大学校史和校报历史意义非凡。但是由于历史原因,《中国海洋大学报》的前身《国立青岛大学周刊》于1931年5月4日出版的创刊号成了孤本,全国仅在北京大学图书馆藏有一套。获悉信息后,中国海洋大学报编辑部专程派人去北京大学图书馆将创刊号通过技术手段仿制若干份,并将仿制版典藏于学校图书馆、档案馆和校报编辑部资料室,并向知名校友等赠送,这样一来既满足了纪念活动的需求,也为日后他人作学术研究和了解学校在那段特定历史岁月中的教学科研等情况提供了史料依据。

四是利用网络技术和搜索引擎迅速检索信息。要求证高校在某个历史时期的重大活动和事件,往往需要借助校报档案。有了高校校报数字档案后,可以凭借互联网技术精准地达到目的,甚至可以调阅当时的版面信息,从而寻找丰富的内容。

五是高校校报数字档案在推动报网融合和高校校报新媒体建设方面也起着重要作用。如今中国正在进入信息高速传播的新媒体时代,作为传统纸媒的高校校报也面临严峻挑战。但是,无论新媒体发展程度如何之高,都需要有内容的创作和生产,高校校报的数字档案可以成为新媒体的再制作、再传播提供丰富的信息资源,增强报道的厚重感和可读性,提升新闻价值。而高校校报与新媒体的互动,则可丰富高校校报数字档案的内容,使其利用附加值更高。如今,为了摆脱传统纸媒的尴尬境地,越来越多的高校校报开始探索创办微信微博等新媒体,以提升报纸的品牌影响力和竞争力。高校校报的数字档案使得高校校报的新媒体建设拥有得天独厚的资源优势,对于高校校报新媒体开拓报道的深度和力度具有重要意义。

另外,校报档案是高校其他工作的信息助手。高校校报的数字档案在校园规划与文化建设等方面也起着重要作用。校园规划在高校各个时期发展过程中本着一种怎样的理念和思路,当时的社会背景是什么以及取得的建设效果等,都可以在高校校报中体现出来,这对于未来高校校园规划工作是有益的借鉴和参考。而校园文化建设对于推动高校发展,培养高素质人才具有重要意义,作为高校校园主流媒体的高校校报在推动和促进校园文化建设方面发挥着不可替代的作用。

四、高校校报档案管理和建设的对策

(一)尽快实现高校校报档案的数字化。由于体制、经费和技术等原因,仍有许多高校无法实现高校校报档案的数字化,致使报纸档案的保存仍以物理保存为主,这不仅给利用带来不便,而且容易导致报纸档案的磨损,不利于原始档案的保护,减缓档案的寿命。

(二)建立高校校报档案信息数据库。首先,应对高校校报档案资料及数据进行收集、整理和录入,选择优质平台、软件,以便加强数据库的维护和管理,提高报纸档案的利用。

(三)高校校报编辑部要加强体制建设,规范校报档案管理。高校校报编辑部要遵循国家档案法律法规和学校档案管理制度,加强制度建设,规范档案员职责,把档案工作纳入单位日常工作中,确保高校校报档案的立卷归档都有章可依,有章必依。

(四)高校校报采编人员要强化档案意识,自觉提高档案工作水平。做好高校校报档案的归档和利用工作,关键在于人,也即高校校报的全体采编人员。具体来说,第一,高校校报编辑要自觉强化大局意识,要清晰地了解学校的历史沿革、文化传统及改革与发展,为报纸档案的保存和利用做好文化积淀。第二,强化归档意识,在日常工作中注意报纸档案的积累、整理和立卷,确保归档环节做到应归尽归,避免档案材料漏归造成遗失,为日后的档案利用打下基础。第三,强化档案利用意识,档案利用是档案整个过程中的最终环节,也是实现档案使用价值的环节,因此,校报采编人员增强报纸档案的利用意识,在报纸编辑出版过程中或归档保存后都要积极利用校报档案,充分发挥报纸档案的作用。当然,高校校报采编人员熟悉相关档案归档软件的使用方法,提高计算机的操作应用水平也是应有之意。

摘要：高校校报档案是高校档案的重要组成部分,保存和利用好高校校报档案对做好高校校报工作、学校校史研究等具有重要意义。本文分析了高校校报档案的保存和利用价值,并提出高校校报档案管理和建设的对策。

关键词：高校校报,档案,价值,保存,利用

参考文献

[1]王丽君.报纸档案的价值、保存与利用[J].中国地市报人,2014(07):81-82.

[2]赵长岭.报纸档案数字化的保存管理与应用前瞻[J].中国地市报人,2016(03):63-64.

[3]王伟英.历史报纸的档案保存价值[J].出版广角,2013(04):58-59.

高校档案利用工作刍议 篇5

论如何开发利用高校档案资源建立大学生就业档案

针对高校大学生就业的实际情况,从几方面提出了建立大学生就业档案的构思和依据.为大学生就业出谋划策.

作 者：许翠花 XU Cui-hua  作者单位：河南师范大学档案馆,河南新乡,453007 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)： 20(6) 分类号：G275 关键词：大学生   就业档案   就业能力   就业政策  

高校档案工作资源体系建设刍议 篇6

随着时代的发展和进步, 档案工作原来的手工操作方式已远远不能适应现阶段形势的需要, 必须加强现代化管理, 加快信息化建设步伐。计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具, 其首要特征就是要求输入“计算机”的各项原始数据信息必须是准确和科学的, 如果输入的数据与信息是“垃圾”, 输出的只会是更高级的“垃圾”。所以, 实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作, 使其充分满足计算机工作的技术要求。那么, 我国高校档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲, 目前高校的综合性档案管理面临的是内容庞杂、案卷数量繁多的状况, 且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的, 以案卷不丢失为原则, 再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况, 就形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范, 没有目录号、一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素, 甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重, 如有按时间组卷的、有按职能部门管辖权限组卷的、有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一, 有的一两页纸一文一卷, 有的五六百页纸一类一卷。

二、推进“三化”建设步伐, 构建现代高校档案资源体系

高校档案资源是反映学校教育、教学和管理基本面貌的历史记录, 它反映了学校多项工作的客观进程, 反映了学校工作的管理水平。因此, 高校档案工作必须首先加强资源体系建设, 着力做到“三化”, 即规范化、科学化和制度化, 从而为推进高校档案现代化建设步伐, 为档案服务体系建设和高校各项工作, 提供可靠的资料和工作基础。

1. 收集、归档工作规范化。

收集是档案工作的起点和基础, 只有通过收集工作, 才能把学校全部档案集中起来, 使档案室成为集中保管的基地和研究利用的中心。档案收集只有及时、完整、准确、系统, 才能充分为利用者服务, 为教育、教学工作服务。因此, 档案收集、归档必须做到规范化。从科学与经验中都可以获知, 要想提高档案管理的水平, 就必须实行规范化的工作程序与方法, 即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。其中主要要做到以下几点: (1) 全面普查案卷, 去重取精。这是实现档案管理规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件, 所以首先要剔除这些无用的文件, 才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 (2) 重新组卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写, 以保证案卷更加规范。 (3) 统一分类号, 保证检索查询率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先应根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。另外, 在分类的过程中还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误, 并且还应经常组织大家统一认识、统一标准, 尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致, 从而实现规范化管理。 (4) 规范题名保证检索查准率。统一分类号保证了检索查询率, 而题名准确才能保证检索的查准率。仅保证查询率是不行的, 还须同时保证查准率, 因此在著录时要统一规范题名。笔者认为, 规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要, 在著录过程中将题名中的责任者、事由、文种填写清楚, 必要时加上人名、地点和时间等要素。如果题名要素不完整则要补齐, 如果题名冗长则删除多余的赘词。另外, 可利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录, 为日后制作“人名目录”等检索工具打下基础。

2. 整理、分类科学化, 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程。

在档案管理基础工作的各个环节中, 计算机数据准备工作是一个大工程, 如果没有一整套科学化的工作程序与方法, 会使计算机因数据准备不足而无法使用, 甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点, 便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”等兼而有之的效果。 (1) 分清轻重缓急, 循序渐进。档案管理的一个重要目的, 就是要使档案为社会所用, 而用计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理综合性档案的过程中, 应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况, 对所有卷宗进行排队, 将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。同时要遵循“必须最大限度地保持文件材料之间的历史联系, 便于保管利用”的原则, 有永久、长期、短期、备查之分;档案整理分类又应是自然的、客观的, 以反映客观事实的真实面貌。如学校教育、教学工作是按学年度划分, 跨两个年关, 而学校文书档案、财务工作等是以自然年度划分的。总之, 档案的整理分类要力求科学化, 能准确反映学校各项工作的真实面貌, 便于档案的保管和利用。 (2) 分级次著录, 省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案, 进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力, 又提高了效率。 (3) 分门别类, 充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上分类标引;而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础, 可以减少著录环节的工作量, 大大地提高著录速度。 (4) 用“关键词”替代“主题词”, 简化查找时间, 提高效率。“主题词”虽然有规范统一的优点, 却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊?笔者认为, 可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇———“关键词”进行标识, 待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能, 把一些不规范的词与主题词中词义相同的词合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点, 而且解决了主题词的词义含量分属关系问题。

3. 管理工作制度化。

充分利用档案为教育、教学工作服务是学校档案工作的根本目标, 建立健全必要的管理制度是非常重要的, 根据档案利用的规律和特点, 我们应建立档案管理、借阅、保密等制度。目前, 学校档案管理工作日趋规范化、科学化、制度化和现代化, 广大教职工也越来越重视和支持档案工作, 自觉积累、收集材料, 主动提供档案。这既有利于抓好学校教育、教学工作, 促进管理水平及教育、教学质量的提高;也为教师职务评审、提高自身素质、搞好教学工作创造了条件, 促进教师间互相学习取长补短;还能帮助教师分析、了解学生情况, 便于在教学中有的放矢, 以利于学生健康成长。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一, 是学校科学管理的重要组成部分。学校档案工作应规范化、科学化、制度化, 使档案切实在学校工作中起到参考、指导和决策作用, 更好地为教育、教学工作服务。

建立“资源有机统一、管理有序实施、功能有效拓展、环境有力保障”的, 与社会主义和谐社会建设要求相适应的高校档案工作资源体系, 是当前高校档案工作的首要任务, 也是夯实档案工作基础、积极拓展档案服务功能的崇高使命。

摘要：高校的现代化建设需要档案的现代化。所以, 现代化高校的档案管理工作要以规范化、科学化、制度化为标准来建设, 从根本上适应现代高校的建设需求, 服务于高校的发展战略。

关键词：档案,规范化,科学化,制度化

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 1995 (5) .

[2]徐寒.职业秘书档案与信息管理技巧[M].广州出版社, 2004 (7) .

刍议高校档案管理工作的创新 篇7

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一, 汇集着大量的信息, 且是最原始、最可靠的信息, 具有不可估量的开发利用价值。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮, 在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果, 并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来, 才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案, 有的放矢地开发档案信息资源, 以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而, 目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位, 各高校的档案利用率仍很低, 多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段, 掩埋在历史的灰尘之下。高校档案的价值在于被利用, 这需要通过人的劳动, 通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此, 高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托, 实现档案管理服务模式的创新, 从社会需要、学校需要的角度出发, 以学校内外的利用者为服务对象, 以库藏档案信息为服务内容, 以多种服务方式为手段, 为档案的开发利用创造一个广阔的空间, 实现高校档案信息资源的共享。

二、加强档案管理创新体系建设

1、模式创新

目前, 高校档案馆 (室) 虽属机关部门, 但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构, 其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化, 应当改变档案管理工作的地位和作用, 将档案馆从校办或其他部门分离出来, 独立起来, 升格为直属单位, 变成档案管理的职能部门, 由被动执行变为主动决策, 将对促进高校档案管理变革具有重要意义。进而注重学校的未来方向, 把握前瞻性的特点, 在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新, 这样才能使档案机构高效、安全、到位, 才能实现高校档案工作的超越, 呈现高校档案事业不断发展的前景。

2、思路创新

(1) 管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想, 更新观念, 改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”, 以藏为主, 重藏轻用, 被动服务, 各自攻破, 封闭自导的状态, 本着“以人为本, 服务至上”的服务理念, 把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向, 以创新理念和创新行为来加强档案管理, 开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

(2) 管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源, 但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求, 必须调整, 充实馆藏内容, 提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源, 并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成, 使其系统化、规范化、有序化, 及时、准确、高效地为用户提供服务。

(3) 管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定, 如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展, 档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理, 要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

(4) 人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想, 针对档案专业人员成长和工作特点, 努力营造一种尊重个性, 鼓励创新, 信息理解的良好环境, 努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。发挥馆员主观能动性, 内凝外联, 改革创新, 整体推进。要强化校内宣传, 取得学校各方面的理解和支持, 不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系, 不断提高档案培训质量, 提升现职档案人员的文化和专业程度, 切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力, 特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度, 鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习, 加强多层次复合型专业人才队伍的建设, 注重在实践工作中培养锻炼人才。

3、手段创新

长期以来, 高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向, 其管理方式或利用手段是手工的, 严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。因此, 实现档案信息化管理, 要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设, 做好库藏条目录入工作, 实现档案条目检索自动化, 解决文档一体化问题, 以提高工作效率和服务质量。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来, 为教学、科研服务, 使高校档案管理走上主导地位, 实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

4、实践创新

(1) 加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性, 内凝外联, 改革创新, 整体推进。要强化校内宣传, 取得学校各方面的理解和支持, 不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。

(2) 加强信息资源建设, 开展资源整合。优化馆藏, 提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件, 扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用, 设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

(3) 建立档案管理人才竞争机制, 鼓励馆员轮岗, 带动知识在馆内流动, 在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座, 或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时, 注重档案管理人员的在职培训及继续教育, 以保证专业知识的更新和扩充, 防止其老化或停滞不前。同时, 鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习, 如计算机课程培训、归档文件整理、相关档案法律文件、保密知识等。

总之, 档案工作者应该不断更新观念, 创新理论;更新知识, 创新管理, 掌握档案工作的发展规律, 树立现代化的档案管理意识, 与时俱进, 以服务为宗旨, 以创新为主题, 促进档案管理工作实现现代化、科学化。

参考文献

[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京:南京大学出版社, 2002.[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京:南京大学出版社, 2002.

[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报, 2007, 3.[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报, 2007, 3.

高校基建档案工作者的素质刍议 篇8

1 加强素质修养的必要性

1)时代发展的需要。

任何科学都是在不断的发展,在科技迅猛发展的今天,档案管理者对文化的选择既要有前沿性,又要有科学性。我国著名教育家杨叔子指出:“没有科学进步,人类将永远愚昧落后;没有人文教育,人类将堕入科技进步带来的文化黑暗及社会灭亡的深渊。”

2)优化档案管理者知识结构的需要。

知识结构与思维是密不可分的,思维是建立在坚实、宽广的理论知识基础之上。科学文化启发人的理性思维,人文文化启发人的感性思维。所以,作为一个基建档案管理者,只具备与科技领域相关的专业知识是远远不够的,还必须具备一定的逻辑思维能力、一定的社会科学知识,包括一定的经济知识、法律知识、外语知识、管理科学知识等[2]。

3)提高档案管理职业道德素养的需要。

思想品德素质是任何一个时代对人最起码的要求,也是人文素质修养的重要组成部分。是否具备爱国、奉献、健康、向上的精神和道德素养,是一个人能否对社会做出积极贡献的前提。只有具备良好的品德和高尚的职业道德,档案管理者才能在工作中爱岗敬业、严谨治学、团结合作、甘于寂寞、乐于奉献。

2 基建档案工作者应具备的素质

2.1 思想政治素质

基建档案工作是一项政治性、机密性、服务性很强的工作。基建档案管理人员直接保管着学校基建的重要机密,没有较高的政治素质,没有强烈的责任感是无法担此重任的。具有较高的政治素质、较强的责任感是做好档案工作的根本保证,它将直接影响着工作的政治方向,影响着基建档案信息的开发和利用,影响着为用户服务的水平和质量。因此,档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想,坚持科学的发展观,把握正确的政治方向,提高政治鉴别力和政治敏锐性,要在涉及基建档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致,要遵守档案工作纪律,贯彻执行档案法和保密法,严守党和国家的机密。基建档案管理人员要把理论学习与档案工作的实际结合起来,运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法研究分析档案工作的规律和特点,解决工作中的实际问题。

2.2 崇高的敬业精神

基建档案工作是一项服务性很强的工作,在社会发展的各个阶段,档案工作必然为一定的社会政治、经济、文化服务,但同时又是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作。随着近几年高校基础建设的发展,基建和维修也成为学校费用支出的主要部分,基建档案工作的重要性也日益突出。由于高校基建档案内容的日益广泛性,要想全面地掌握它亦绝非易事。因此,想要在高校档案事业上取得成功,就必须热爱档案事业,淡泊名利,明确自己的职责,自觉地做好各个环节的工作,树立全心全意为人民服务的思想和良好的工作态度,以使档案的作用得到最大限度地发挥。

2.3 具有广泛的知识素养

2.3.1 扎实的基建档案知识

基建档案的记录方式和载体的复杂性不同于其他种类的档案,学校基建档案是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等建设和管理中形成的各种文件、图表、文字技术资料,竣工图纸等不同形式和载体形成的材料,可谓图文并茂,具有直观形象性和画面真实感[3]。所以管理者除了有较高的档案基础知识技能外,还要懂得基建方面的活动程序以及法规政策。工程档案管理是一项一专多能的综合性工作,要懂得一些工程建设方面的知识,积极介入工程有关活动,熟练掌握工程档案归档范围、分类原则等要求,才能保证工程档案齐全、完整、准确。档案人员只有具备了这些知识技能,才能有效地把握档案形成过程中的关键环节,确保档案质量。

2.3.2 熟练的信息处理能力

随着计算机的多媒体技术、网络技术及信息处理技术的发展,信息情报的服务手段和服务方式发生了重大变化,作为一名档案工作者不仅要适应网络信息技术操作的要求,还要具备运用数字化、网络化技术手段进行文件管理系统的软件开发、档案网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。所以基建档案工作者只有具备了熟练的信息处理能力,才能够深层次地开发基建档案信息资源,真正实现基建档案信息资源共享。

2.3.3具备相当的语言能力

首先要有较强的汉语语言功底。档案主要是用文字写成的作为档案员,首先要能读通这些档案,其次要对这些档案进行整理、编目。要编纂成各种文献资料,都需要文字能力,不会运用文字技巧,即使掌握大量档案资料,也不可能做好档案的提供利用工作。随着我国开放程度的不断加大,高校之间文化交流日益频繁,不同语种的文献资料也越来越丰富,基建档案也是不可缺少的。国外先进的基建档案设计、管理等方面的资料将日益增多而且在社会的进一步发展中将占有越来越大的比重。不懂外语很难分析,因此档案管理人员必须具有较高的外语水平。

2.4科学研究能力

高校基建档案工作是一种带有研究性质的工作,高校的基建档案管理部门,在接收一些新知识、新理论或新的科研成果归档时,往往会发现目前档案工作的某些方式,已不能适应这些档案内容的自身形成规律或特点。这就要求档案员进行研究,提出问题,并找出解决问题的方式,使其合理归档。

摘要：指出高校基建档案工作者加强素质,既是高校基建事业本身发展的要求,也是科学技术和整个社会发展的需要,从素质的内涵入手,讨论了素质在高校基建档案工作中的体现,认为高校基建档案工作者尤应从自身做起,注重培养自身的素质。

关键词：高校,基建档案,素质

参考文献

[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济,2005,15(10):236-237.

[2]娄铁梅.全面提高档案人员素质[J].兰台世界,2005(7):38-39.

浅谈高校的档案利用工作 篇9

一、高校档案利用的现状

1. 档案利用类型。

教学档案是高校档案工作的重点内容之一, 其利用率已成为各类档案之首。通过分析南京科技职业学院 (以下简称我校) 教学档案的利用情况, 发现学校新型教学专业的申报、教学评估都需要用到相应的档案材料。随着经济的飞速发展, 很多毕业生出国留学深造需到学校复印成绩单等资料;毕业生参加全国自学考试或专转本的学生都需要提供学籍档案材料才能获得学历的提升;我校参加全国高职院校技能大赛等赛事需向主办方提供学生录取名册。文书档案主要是高校的上级主管部门和高校自身建设过程中形成的政策性、规章制度、教育教学制度、规划等文件, 是高校党政部门作出重要决策的参考依据。2012年学校审计, 2013年国家骨干高职院校的评估工作, 档案室分别提供91份和121份档案证明材料为学校的审计和评估工作提供了重要的依据。高校会计档案的利用主要涉及财务和审计部门, 是高校工作中的中心任务之一。会计档案为我校教职工报销攻读硕士、博士学位学费, 以及学生的国家奖助学金发放的工作提供了强有力证据;2013年我校固定资产的清查工作、2014年新校区审计工作, 档案室共提供会计档案凭证1011册, 为资产清查和审计工作提供了准确而清晰的证据。

2. 档案利用群体。

通过对档案利用的分析, 发现档案利用者是相对稳定的用户群体:一是代表其所在的职能部门前来查阅档案的教职工, 其主要目的是为了加强日常管理;二是为了解决自身问题的教职工, 例如, 教师为了报销学费查阅会计档案, 教职工为了职称评审查阅文书档案、人事档案等;三是在校学生或者是已毕业的学生, 其主要利用的是教学档案, 包括新生录取名册、成绩单、学生学籍卡等。

二、档案利用存在的主要问题

1. 门类不全, 内容单一。

我校档案所藏门类不全, 内容较为单一, 主要以党政、教学、会计等档案为主, 而声像、设备以及实物档案数量有限, 导致档案不能满足各个层次档案利用者多元化的需求。

2. 档案利用服务手段落后。

随着计算机网络技术的发展, 高校正加快数字化档案馆的建设, 但部分档案馆由于管理设备条件差或是经费紧张, 无法购置运用现代化设备。我校档案利用的设备较为落后, 以手工检索的方式为主, 无法满足档案利用主体省时、求准的需求, 此外档案利用以阅览、复印方式为主, 无纸化、电子化程度不高。

3. 档案编研信息内容深度不够。

档案编研工作是提高档案服务水平的重要形式。高校档案的编研工作以深层次开发档案信息为基点, 开发具有准确性、真实性, 具有高科学价值和长远效益的档案信息, 从而为高校发展提供信息支撑。我校综合档案和人事档案设在人事处, 配备一名专职档案员, 档案员在档案工作中显得力不从心, 导致档案编研职能极为薄弱, 目前局限于编研检索工具, 影响信息资源的深度利用。

三、档案利用服务工作的新思路与措施

1. 丰富档案门类, 增加特色档案服务。

对现有档案进行优化, 单独保管重复、过期、无保存价值的的档案, 实现档案从量到质的提高。在保证档案资料定期接收和征集的传统渠道之外, 档案工作人员应拓展收集渠道、收集范围, 加强声像档案、设备档案、实物档案的收集力度, 建立特色校案, 如教师发表论文档案、教师福利档案等, 体现档案的实用性, 建立人物全宗、重点项目、重大活动、重要会议等特色专题档案。

2. 加强信息化建设, 提高档案利用服务效率。

档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分, 档案数字化工作时, 首先, 应对使用频率较高的档案优先数字化, 如学生成绩单、学籍卡等。档案数字化后可以省去调卷、放卷的时间, 提高工作效率。其次, 将档案管理系统与OA系统衔接起来, 在线采集学校各职能部门工作中产生的电子文件, 并根据其属性向公众提供利用。再次, 以校园网为依托, 建立全校档案查询系统, 档案利用者可以登录档案查询系统, 快速及时查阅其所需信息。

3. 提高档案人员素质, 提升编研信息的能力。

档案管理工作的主体是高校档案工作人员, 档案工作人员应增强技能培训, 提高档案编研能力, 定期学习档案工作新知识, 了解新政策, 加强信息科学技术方面的学习, 掌握现代化设备的操作技术, 对档案信息进行研究, 并按专题汇编, 深层次加工。

四、结语

高校档案的利用服务工作是衡量高校档案管理水平的重要标志, 对学校的教学、科研及学校的发展有着重要意义, 档案工作人员应提高自身的业务技能和专业知识, 从而提高档案信息查、调阅的快捷性和准确性, 做好档案利用工作。

摘要：高校档案记录了高校档案管理、教学、科研和发展的历史, 是高校各类活动的最原始记录, 如何更好地利用高校档案已成为做好高校教学、科研等活动的关键因素。基于此, 分析高校档案的利用现状, 指出档案利用过程存在的问题, 并提出新时期档案信息利用工作的新思路。

关键词：高校,档案,利用

参考文献

[1]刘梅.高效档案利用现状及其发展趋势[J].兰台世界, 2007 (7) .

[2]刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案, 2012 (9) .

高校档案利用工作刍议 篇10

“新木桶”理论在表述方式上和“旧木桶”理论一样简单, 其基本内容表达为:一木桶能够装水的多少, 还由桶底的大小决定的。试想桶底很小, 木板再长、木板的紧密度再高, 也装不了多少水。一木桶能够装水的多少, 还由木板和木板之间的紧密度决定。如果木桶的木板之间缝隙很大, 也装不了水的。如果木桶的木板之间没有一丝的缝隙, 一定可以装水的。

高校档案工作之所以能够不断发展和进步, 与学校档案收集的高效率是分不开的。档案收集是档案部门积累档案的一种手段, 是整个档案工作中极为重要的一个环节。因此, 档案收集工作做得好坏、质量高低, 直接影响到其他工作环节乃至整个档案工作的开展。如果把档案收集工作比作是一个木桶, 那么就必须整理好桶底的核心板 (档案意识) 和地基板 (规章制度) , 运用各种途径补齐短板, 保持独特优势的长板, 利用效的黏合剂 (凝聚力) 和桶箍 (督查催办制度) 搭建一个坚实牢固的新木桶 (良好的档案收集工作) 。

二、做好新木桶的桶底

木桶底板是木桶能否容水的基础, 一个完整的木桶, 除了木桶中长板、短板, 还有底板。正是这谁也不太重视的底板, 决定这只木桶能不能容水, 能容多大重量的水。这只底板正是提高档案收集工作的基础, 即档案意识。档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维, 是开展依法治档的一项重要内容。但是, 在很多高校存在着档案意识薄弱的问题, 以至于出现不主动收集、不按时归档、甚至遗失等众多问题, 直接影响了档案收集的齐全性、完整性。

那么如何衡量承载高校档案收集工作质量这个木桶的桶底是否坚实, 使得这只新木桶的盛水量越来越多, 成为木桶底板的巨大挑战。

(一) 领导重视, 提高认识

高校领导对档案收集工作是否重视和支持, 是提高档案管理水平的重要保证。只有积极主动争取领导重视, 才能为档案收集工作予以人力、物力方面提供保障。也只有领导重视了, 才可能把档案工作列入议事日程。高校领导应该通过各种渠道加强宣传, 使各个部门处室以及教职工充分意识到档案对学校发展和建设的作用。另外, 领导的意识上的重视, 对职工就是一种感召, 在某种程度上, 职工就会变被动为主动, 自觉的做好档案的收集工作。这样才能形成领导重视, 全员建档、存档、爱档的高度责任意识。

(二) 队伍建设, 重在坚持

随着全球信息化和高校教育的不断深化和发展, 对于档案人员无论从思想上还是业务上都提出了更高的要求。一是要把综合素质较高的人才安排到档案工作岗位上。当今高校档案事业的发展不仅需要政治觉悟高、责任心强的人来承担, 而且还要有懂专业、有开拓精神的新生力量参与。二是加强对高校档案人员的继续教育。通过参加培训, 全面提高其综合素质及工作水平。三是提高档案人员的地位和待遇, 用激励机制留住人才、吸引人才、必须要提高档案工作者的地位, 自觉自愿地加入到档案事业建设行列中。

三、黏合剂和桶箍保证桶帮的无缝连接

一个木桶如果出现某块板之间的契合不紧密, 就会出现漏水, 不仅影响盛水量, 而且水桶也会越来越松, 最后导致彻底散架。影响档案收集质量的因素有很多, 而这个桶帮是由档案收集工作的各个因素所搭建的, 一旦出现问题, 整个收集质量就会受损。为了解决这个问题, 我们从两个方面着手, 一方面增加档案部门的凝聚力这种黏胶的黏合作用;另一方面要利用督查催办制度这个桶箍来强化桶板的无缝连接。

(一) 增加高校档案部门的凝聚力黏合作用

当今社会, 一个高效率的团队是成功必不可少的因素之一, 团队成员间的互帮互助、相互协作、取长补短, 将为自身和集体的发展提供一个良好的契机。为了, 保证高校档案收集的数量和质量, 我们可以从以下方面来提高增强档案工作者的凝聚力。建立团队的核心力量, 这个核心力量可能是团队的领导 (一个值得大家追随的人) , 也可能是这个团队的共同奋斗目标, 为了这个目标, 可以大大提高团队的生产效率。制定有效的高校档案收集制度, 在长短期目标的感召下, 还要建议一套褒奖制度, 形成有效地制约机制, 另外, 还要加强档案部门和各个部门之间的交流, 在封闭的环境下很难提高整体素质, 再次, 还需要开展一些档案收集技能比武, 拓展培训等加强团队凝聚力的活动。只有这样团队成员间的关系变得密切起来, 大家同舟共济, 共赴使命, 凝聚力提高与加强了, 才是我们做好档案收集工作的保证。

(二) 适当引入督查催办制度这个桶箍

督查催办制度就是为了进一步增强学校各部门的全局观念, 规范管理, 有效地提高工作效率而制定的监督约束机制。为了确保高校档案收集的齐全、完整, 保证政令畅通、令行禁止, 推动各项工作的顺利开展, 必须制定符合本部门的规章制度。若因人为因素造成延误或失误, 导致不良后果或影响的, 追究直接责任人和负责人的相关责任并通报批评。

总之, 加强和提高校档案的收集数量和质量, 是高校做好档案工作的基础。高校领导和档案管理者对收集工作予以高度重视, 不断改进管理方法, 上下齐心协力, 增强凝聚力, 才能为整个档案工作打好基础, 逐渐使档案管理走向规范化、制度化, 这样也才能适应高校的发展和建设!

参考文献

[1]梁建梅, 陈少慧.教学档案的管理与信息化建设[M].北京:中国书籍出版社, 2013:172-177.