高校档案信息资源整合

高校档案信息资源整合（共11篇）

高校档案信息资源整合 篇1

2002年国家档案局向全国各档案部门印发的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出, “十五”期间, 全国档案信息化建设的目标和主要任务是:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则, 加快档案信息化基础设施建设, 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理, 推动馆藏档案的数字化和数据库建设。力争到“十五”末, 各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网, 基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托当地电子政务建设工程, 建立档案目录信息中心;依托公众信息网, 建立档案网站, 逐步构建全国档案工作信息网。

档案信息资源的数字化与网络化建设的最终目标就是档案信息资源的共建与共享。为达此目标, 首先就要对我国各级档案馆信息资源进行重新整合, 以使非数字化的档案信息资源能够适应网络化档案建设的需要。高等学校档案馆作为国家档案系统的一个子系统, 同样面临着档案信息整合的问题、档案信息网络化的问题。这就要求高校档案工作者思考如何配合实施纲要中提出的各项任务、如何落实档案信息服务、如何规范档案服务功能、如何整合利用现有资源、如何更加充分体现档案的价值, 然而从目前来看, 高校档案信息收集与管理还与实施纲要的要求相差甚远。主要表现在。

1.档案信息管理比较散乱, 档案信息管理比较落后, 纸质、实物档案居多, 大都没有形成电子化数字化形式, 更没有实现网络化、科学化管理。

2.档案利用方式单一, 服务手段相对滞后。因未实现档案信息网络化管理, 处于坐等利用者上门, 采取被动服务的方式, 服务手段仍处于传统、烦琐的手工操作阶段。

3.档案信息闭塞, 大部分教师和学生对档案馆的了解甚少。很多人不知道馆里有什么资料, 不知道怎样才能有效利用馆内资源, 甚至不知道怎么办理查询, 在查询文件时不知该提供什么有效的查找数据等, 大大降低了档案馆资源的利用效率。到档案馆查阅档案资料大都仅是查阅档案文件或档案资料本身, 对档案深加工出来的具有较高利用价值的资料利用不够。

可以说, 高校档案信息利用与整合任重道远。如何解决上述问题, 如何尽快实现高校档案信息网络化管理与服务, 笔者认为可以从以下几方面进行探讨。

一、加强高校校园网络建设, 整合档案信息资源

当前, 我国的电子政务工程、电子商务工程、家庭上网工程均已经全面正式启动, 标志着推动我国国民经济和社会信息化进程的政府上网、企业上网、家庭上网三大工程进入有机互动的良性循环过程。以此为契机, 高校应当进一步加强校园网络建设, 在现有网络办公系统、网络教学系统等服务平台的基础上, 实现校园档案信息管理与服务的档案平台建设, 在增加硬件投资的同时, 档案工作者也应与IT行业技术人员合作研究符合并兼容校内档案特点的软件开发, 制定有关档案内容标准、档案数据标准及档案数据结构标准的规范化文档管理系统。在高校档案资源整合方面, 应当加强管理, 从源头规范和解决档案资料数字化的进程, 改善档案资料基础条件, 可采取如下步骤。

1.档案馆应加强档案接收工作, 积极主动与学校各部门沟通、交流, 把属于接收范围的资料立档, 形成完整的档案资料。

2.加强专项档案的研究, 既要研究和把握其共性的方面, 也要注重特定的数据和信息储备功能、原始依据功能, 制定和完善各种专门档案的管理办法。

3.根据不同需求确定档案研究主题, 将文字、声音、图像、影像等各种相关的档案信息有机地结合起来, 编辑成各种形式的电子数字档案。

4.将管理与教学中产生的纸质文件、数码照片、PPT、光盘、录像带、录音带等, 可以通过数字化来实现档案多媒体的编研。

5.建立编研队伍, 根据档案信息网络标准做好档案的网络信息编研工作, 提高检索效率, 为利用者提供方便高效的网络服务。

根据以上几方面措施的实施, 高校档案馆接收的档案可逐步实现数字化的电子档案, 档案馆便可借用图书情报界成熟的联机检索技术建立自己的联机档案文献信息检索系统, 在政府上网、企业上网、校园上网、家庭上网及规范的文档管理系统等大环境的支持下, 电子化服务将会在今后得到越来越多的运用, 利用者可以很便捷地查阅到自己所需要的各种门类的档案资料。

二、实现高校档案信息标准化

统一的信息系统及技术标准, 统一的数据结构及其标准, 是完成系统间信息的通讯与信息共享的基础。所以, 现代化、网络化的前提是标准化, 信息资源整合的前提更是标准化。中国档案信息化建设纲要列出了我国在“十五”期间拟定的档案信息化相关标准和规章, 我国也已有《档案著录规则》等标准, 这些都为档案信息资源的整合提供了技术保障。档案数据标准是在进行内容标引时选用的词汇, 除了要能准确表达档案信息内容特征外, 还必须有统一的规范措施以保证系统数据元素的标准化和系统的检索质量。档案数据结构标准是建立在档案内容标准之上的, 数据库的结构是否一致, 在很大程度上决定了其数字化的信息资源能否共建、共享。目前, 国内档案系统管理软件类别繁多, 就是因为没有统一的档案数据库结构平台所致。建议国家有关部门能够加以协调和指导。

三、推进高校馆藏档案的网络化发展

馆藏档案的网络化就是将已经完成的电子化、数字化档案资料通过某种方式放在网络上, 使得利用者可以通过计算机网络化服务, 得以实现档案信息资源的利用。传输网络化主要体现在档案收集和档案利用实现在线服务方面。传输网络化改变了传统档案馆收集的方式, 实现了收集在线化。校内任何一个部门通过网络即可将需要移交的档案移交给档案馆, 交接双方可以通过在线方式进行网上交接, 并通过相应的操作软件系统履行必要的手续。每一个部门或个人的上网计算机都可以成为数字档案馆的“用户终端”, 利用这个终端, 可以方便快捷地查阅相关的目录、索引和档案全文。档案的网络化借助网络的方便性, 快捷性和连续性, 突破了传统档案馆在时间上的局限性以及管理服务等方面的限制, 在任何时间任何地点都可以利用整个数字档案馆网络的信息资源, 可以说超越了时空的限制。

高校档案网络化是一个复杂的过程。首先要对各种纸质的、实物的档案信息进行必要的数字化处理, 再进行分类和检索编辑, 建立档案数据库。在数据库建设中, 应考虑到用户需求, 集中人力、物力、财力, 构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库, 如文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。此外, 还可发挥部门优势, 建立有自己特色, 如教师数据库、学生数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库各类考试题数据库等。其次, 对档案进行分化及有序化, 开展电子档案编研工作, 加强网络系统维护、系统评价、用户培训等工作。

四、高校档案信息资源整合的发展方向与特色

网络档案馆是档案信息整合的发展方向, 目前我国的数字档案馆是依靠数字化技术, 把文字、图像和声音转化为数字形式进行存储、传输和处理, 以实现馆藏档案信息资源和管理职能数字化的。完全意义上的网络档案馆应该是与国际互联网互联共享的、采用国际标准和国际规范的, 能实现自动化、网络化、现代化管理的数字档案馆。高校档案馆也应与此相适应, 构建与国家、省、市档案馆相匹配的档案信息数据库, 在资源整合方面向着这个发展方向合理布局, 逐步发展成为真正意义上的具有高校特色的网络档案馆。

网络环境下档案信息资源建设的突出特点, 是在促成资源共享得以实现的同时, 也促使不同档案馆进一步分工与分化。在档案信息资源共建与共享的整体系统中, 高校档案馆要有自己的位置和特色, 在资源共享中充当不同的角色, 并承担一定的责任与义务。为了适应新的环境, 高校档案馆必须不失时机地加大内部机构设置和人员的调整力度, 重新进行定位, 突出业务工作重点, 在坚持针对性、实用性、经济性及共享性等原则指导下, 找准自己的特色定位及其特定分工的融合点。高校档案馆的工作重点应该转向信息网络建设, 在此基础上, 把网络环境下的信息服务列为重中之重的工作, 根据高校需求, 提供多层次、全方位的网络信息服务。为此, 高校档案馆应加快馆内资源集成与整合, 有计划地进行特色资源的有序化、开发与整合, 确立馆藏资源的特色定位, 提高馆藏资源利用率, 充分利用自身优势来发展自己。

参考文献

[1]熊志云.档案信息资源的整合趋势及整合措施浅议[J].档案学研究, 2005 (1)

[2]卢慧军.数字化时代档案信息资源的开发利用[J].宁波电大学报, 2007 (5) .

[3]陈楠.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策, 2006 (23) .

[4]郑善学.关于高校实现文档一体化管理的对策性意见[J].档案学研究, 2008 (2) .

高校档案信息资源整合 篇2

1.1体育信息资源有效利用率不高。体育信息资源整合与共享的主要目标就是为用户提供高质量的体育信息资源的服务和保障，提高资源的利用率。但目前体育信息资源局部有序而整体却呈现无序的状况日趋严重，一些体育综合站多是以报道体育新闻为主，专业体育信息和体育教育信息获取途径少，对体育专业知识和有关体育教育、运动健身的介绍较少，体育信息资源利用率不高。

1.2体育教育、运动健身信息零散，信息缺乏关联度。虽然Internet网有大量的体育教育、运动健身的资源,通过搜索引擎可以实现有关信息的查询，但这些体育信息资源大都比较零散和碎片化，包含了过多的无用信息，进而影响到信息的大量堆积和叠压，使得体育信息的使用率明显下降。而通过信息彼此之问的属性来进行相关联的查询，对体育信息的传播、利用有着重要的价值。我国大型站体育信息在传播过程中，信息的关联度不够稳定,信息碎片化程度较高,大量的旧信息沉积，一些新的体育信息往往被其所覆盖，造成用户无法实现新信息的查询要求。

网络环境下档案信息资源整合分析 篇3

关键词：网络环境;档案信息资源;整合措施

目前，我国社会正在向着信息化的方向发展，并且对档案信息资源的需求越来越大，促进档案信息资源的共享社会已经成为了非常重要的任务。尤其是在现代网络社会的环境下，要想实现档案信息资源的有效的开发和利用，一定要对档案信息资源进行有效的整合，扩展档案信息资源的内容，组织档案信息资源的结构，从而为社会带来更好的服务。本文重点分析了网络环境下档案信息资源的整合措施。

一、增强意识，重新配置，提高档案信息资源的整合力度

在目前的网络环境下，我国档案馆在整体的效果中都发挥了自身的作用，因此在实施档案信息资源的整合时，也是对各个档案馆的重新配置和分化。在档案信息资源共享和利用的过程中，每一个档案馆都有自身特定的位置，扮演着不同的角色，而且发挥着独特的作用。为了能够加强档案馆在网络环境下的适应能力，一定要加强档案信息资源整合的意识，对档案馆中的内部机构以及人员等进行重新配置和定位，从而进行有针对性的整合，使各个档案馆在坚持实用、共享以及经济的原则下找到自己的位置，从而为网络环境下档案信息资源的整合贡献一份力量[1]。特别是对于一些地方的档案馆来说，一定要以信息资源的网络化建设为主，并且注重网络环境下的信息服务工作，按照社会的实际需求，为其提供全面、系统的信息资源服务。因此，在网络环境下，档案馆一定要积极进行信息资源的整合，保障档案馆的特殊地位，对内部结构和人员进行重新配置，从而提高档案信息资源的整合力度。

二、加大网络平台的使用力度，积极开发利用网上档案信息资源

目前，我国已经逐渐步入了网络社会，在网络不断普及的环境下，档案馆在进行档案信息资源整合时应该充分使用网络平台，进行网上档案信息资源的开发和利用，不断丰富档案信息资源的内容，优化档案馆的信息结构，确保档案信息資源的质量[2]。每一个档案馆离开网上档案信息资源之后，就只能依靠自身原本存储的档案信息资源来为人们服务，但是，会使服务受到一定的限制。所以，档案馆在进行档案信息资源的整合时，不要单纯的依靠自身的馆藏，要加大对网络平台的使用力度，积极进行网上档案信息资源的开发和利用。在应用网络平台时，主要是对网上的档案信息资源进行优化，采用有效的手段进行收集和整理，将其变成档案馆自身的馆藏，从而实现档案信息资源的高效整合，加强网络信息资源的使用，为人们带来更好的信息资源服务。

三、制定相关标准，逐步实施，实现档案信息资源的合理整合

对于档案信息资源的整合来说，是以资源共享为最终目的的，从而实现档案信息资源的开发和利用。但是，要想实现档案信息资源的有效整合，一定不能着急，要制定相关的标准，逐步进行实施，从而确保档案信息资源整合的效果。在网络环境下，不仅要重视档案馆的服务以及信息资源的共享，还要将相关标准的制定作为一项重要的任务，而且，在描述档案信息资源时已经不能满足只对信息特点进行描述，而是要从信息资源的结构、知识单元以及信息单元等方面入手[3]。另外，在编辑档案信息资源时，必须要按照国家规定的标准来进行入网档案信息资源的编辑，形成一个统一形式的数据库，尽可能少使用地方标准。如果没有统一的标准，就要进行相关标准的制定，最好是将其改变成为统一的标准，而且，在进行相关标准的制定时还可以在图书等其他行业标准的基础上进行革新，为档案信息资源整合工作提供一个有效的标准。在这种情况下，档案信息资源的整合工作一定要在该标准的基础上进行整合，切实按照自身的实际情况，实现档案信息资源的共享，从而提高档案信息资源的整合效果。

四、结束语

综上所述，在网络环境下，档案信息资源的整合起着非常重要的作用，不仅能够实现档案信息资源的扩展和延伸，还能在一定程度上丰富档案信息资源的内容。而且，网络环境的发展为档案信息资源的整合提供了一个非常好的平台，提高了档案信息资源在社会中的重要作用。随着档案信息资源的不断发展，一定会在社会上实现很好的开发和利用，因此，为了确保我国档案信息资源的完整性，一定要在网络环境下进行档案信息资源的整合，充分发挥其在社会发展的作用。

参考文献：

[1]王钰，蔡羽.探讨网络环境下档案信息资源的整合[J].内蒙古科技与经济，2013，24：81-82+84.

[2]雷娟.网络环境下的档案信息资源整合与开发利用[J].中国高新技术企业，2015，26：170-171.

高校档案信息资源整合 篇4

一、高校档案信息资源建设现状

高校在教学、科研及各项管理活动中形成的各类档案是学校宝贵的信息资源。但由于种种原因, 高校档案资源建设现状不容乐观。

1. 当前, 许多高校内各部门虽然都建立了自己的信息管理系统, 由于各部门管理职能的差异, 信息资源难以达成认同共享, 校内在办公自动化、网络化、各种信息资源共享上缺少统一规划、有效管理。

2. 随着高校档案信息化不断发展, 学校办公自动化系统的开发, 产生了大量电子文档, 这些都需要及时、准确、有效地被档案管理系统所接收, 而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入学校整体自动化系统之中, 导致各部门产生的电子文件资源相对分散。

3. 档案资源数字化程度不高, 大多数档案材料没有形成电子化、数字化形式, 能提供网络共享的数字化信息资源及产品十分匮乏, 对档案信息资源本身及其深加工出来的有利用价值的资料利用不够。

4. 档案队伍建设非专业化, 据不完全统计, 教育部直属高校档案馆 (室) 共有72个, 共有档案专职人员75O名, 其中档案专业毕业的为450人, 其余300人仅受过档案专业在职培训, 而且网络技术能力、信息处理能力和综合能力直接影响到档案的质量和开发[1]。因此, 积极推进档案信息资源的整合, 提升信息服务水平, 是高校档案部门亟待解决的重要问题。

二、整合高校档案信息资源的意义

1. 档案信息多元化, 丰富馆藏结构。

高校档案具有丰富的内涵和宽广的外延, 有效整合现有的馆藏资源, 形成系统的信息资源, 才能发挥应有的作用;同时, 借助网络拓宽档案信息征集范围, 把相应的馆藏信息资料进行深层次加工, 内容、结构呈多元化, 信息资源逐渐一体化, 极大地丰富了档案馆藏。

2. 充分满足学校及社会对档案的利用需求。

随着信息化和网络化的发展, 社会信息量飞速增加, 传统的信息获取方式已经远远不能满足人们的信息需求。因此, 高校档案信息资源的开发与利用应该适应社会信息化建设的主流趋势, 加强对档案信息资源的整合, 实现信息资源的共享, 为利用者提供完备、充足的档案信息服务, 这样才能满足学校及社会对档案的利用需求。

3. 更好地适应高等教育发展的需要。

在信息飞速发展的今天, 要充分发挥信息作为知识经济时代重要资源的作用, 为教学、科研、管理等服务, 为领导决策提供全方位的支持, 为社会发展服务, 从而形成一个良好的信息服务体系。因此, 整合高校档案资源, 是高校档案事业科学发展及整个高等教育发展的需要。

三、网络环境下整合高校档案信息资源的措施

网络环境下档案信息资源整合就是要构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案资源管理系统。

1. 建立学校档案信息中心。

(1) 建立档案信息管理系统。要实现网络环境下档案信息资源的整合, 关键要开发具有共享功能的档案信息管理软件, 对电子文件进行采集、鉴定、著录、检索, 为高校档案管理自动化打下坚实的基础。 (2) 建立高校档案网站。建立高校档案网站, 将馆藏档案中已经公开的内容以及新开发的档案信息、编研成果、专题档案等上传到网上, 为用户提供档案管理系统的信息查询服务。 (3) 档案管理系统与办公自动化系统衔接。利用网络实现档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接, 接收直接在办公自动化过程中形成的较为规范的电子文件信息。例如, 学生处的学籍管理系统、科研处的科研管理系统、教务处的成绩管理系统等等, 这些系统产生的数据将直接成为数字档案, 借助校园网和档案管理软件系统进行数据转换, 实现信息共享。

2. 推进高校档案馆藏数字化、服务网络化。

(1) 对本馆信息资源实现集成化组织与整合。高校档案馆加快档案资源建设, 必须把好档案收集关, 做到内容全面、完整, 对新产生的档案、旧馆藏档案通过校园网存贮到档案管理系统中。档案馆为各部门兼职档案员授权, 兼职档案员根据权限范围, 严格按照《各类档案工作规范》的相关规定收集和整理各种档案材料, 收集时尽可能做到齐全、完整、系统, 及时通过档案管理软件上传到档案管理系统;利用扫描技术将旧馆藏纸质资料扫描、存贮到计算机中, 上传到档案信息管理系统。 (2) 完成数据库的建立及转换工作。按照国家统一标准, 利用馆藏电子文件建立文件目录、全文信息数据库;根据学校各项工作的发展方向, 建设特色数据库。借助校园网和档案管理系统完成数据的转换, 例如, 学生成绩、学籍数据库, 实行网上录取, 学生学籍直接进入档案主页, 进入学籍库, 学校开始数字化管理;通过学校的网络系统把学生成绩转为成绩数据, 详细反映学生的学科、专业等;通过网络为毕业学生提供档案查询的服务, 实现异构数据库之间的转换。把常用数据库的地址和相关资料汇集起来, 将已有的网络信息资源以固定的格式存储, 并提供检索线路, 用户通过检索入口, 就可以找到所需要的相关网站, 进而找到相应的网络信息资源。 (3) 大力开发利用网上档案信息资源。充分利用网络优势, 对网络信息资源进行下载、开发, 通过一系列的技术手段对网络信息资源实行控制和管理。档案馆借助校园网扩大信息源, 优化档案信息资源, 校园网上发布的法律、法规、决策以及各种统计信息及教学、科研形成的信息等, 经过鉴定具有保存价值的直接转化为档案信息, 进入档案馆, 保证信息的完整性。建立全国高校系统档案目录中心, 将反映同一职能活动的高校档案信息从不同全宗、不同高校档案馆集中起来。

3. 拓展高校档案信息资源整合的途径。

以学校档案信息资源库为基础, 挖掘档案文件中的信息成分, 利用信息语言进行有效整合, 形成完整的信息体系, 逐步实现馆内资源跨类型、跨载体、跨时空的信息检索与利用模式, 能够拓展高校档案信息资源的整合途径。 (1) 深入开发, 建立各类主题性档案。高校档案馆要加大开发力度, 充分利用馆藏信息资源建立专题档案, 与社会需求对接, 丰富利用形式。建立“体育竞赛荣誉专题档案馆”, 体育荣誉奖杯、奖牌、锦旗等实物存放在学校体育馆, 电子版存储在学校档案馆;制作照片专题展板, 把学校教育活动和历史发展的真实状态记录下来;建立校史、名人名家、国家助学等专题档案, 为利用者提供完备、充足的档案信息服务。 (2) 实现从信息层次到知识层次的根本转变。档案馆根据不同需求确定档案研究主题, 充分挖掘档案的知识内涵, 向人们提供便于利用的知识信息。编研人员对档案信息进行深层次加工、提炼, 运用先进的数字技术将文字、声像、图片、影像等各种载体的档案统一起来, 使各种形式的档案有机结合, 形成新的档案信息资源;同时充分利用网络, 在原有编研成果的基础上全方位、高质量开发档案信息资源, 传播档案文化, 拓展档案馆的服务功能。 (3) 实施档案信息资源整体化的组织和建设。联合各个高校构建档案信息集成系统, 加强校际之间的交流与合作, 各高校档案馆在不断完善自动化档案管理系统和丰富档案数据库的基础上, 构建网上交互式数字档案馆, 对校外有价值、权威的档案信息建立链接, 形成一个相互融合的整体和功能最强的系统;与社会各界开展协作, 借助通讯设备、通讯线路、网络软件组成信息网络, 获取相关的信息资料以弥补相互之间信息资源的不足, 使档案信息丰富化、系统化。

四、整合高校档案信息资源要注意的问题

1. 要树立合作与开放的意识。

高校档案馆要积极主动地与其他信息服务部门交流与合作, 补充信息资源的不足;借助校园网与互联网, 扩大信息来源, 拓展档案信息服务对象和渠道, 提供广泛的、多方位的档案信息服务, 满足广大利用者多种多样的需求。

2. 提高管理队伍的素质。

档案管理人员要具备较高的道德修养、档案管理水平, 熟练掌握计算机技术、网络技术、办公自动化技能;要具备创新精神, 对信息获取要具有主动性、预见性。档案馆定期组织兼职档案员进行业务培训;设置日常自评办法和年度评比细则, 召开年度工作会议进行总结表彰。积极丰富、充实档案馆网站, 各部门进行交流、沟通, 开展网上档案宣传和学习活动, 推动工作的有序开展。

3. 制订统一的标准。

包括档案信息数据库格式、系统衔接与兼容, 数字化处理、网络化服务等方面的标准。

4. 保证信息的安全。

建立系统安全体系, 实行纸质档案、电子档案“双轨制”管理, 数字档案信息及时备份, 对磁盘、光盘定期检查, 定期拷贝, 保证电子文件的安全、真实、完整、有效。

档案信息资源整合是新时期高校适应档案信息化建设的发展趋势, 也是实现档案自身和学校发展的必然选择。因此, 高校档案馆要充分利用网络优势, 加快档案信息资源整合的步伐, 满足高校及社会对档案信息资源与日俱增的需求, 最大限度地发挥档案信息资源的作用, 促进学校档案事业持续发展。

摘要：档案信息资源的整合是档案信息化建设的核心, 也是档案信息资源得到合理开发和充分利用的关键。本文就“如何对高校档案信息资源进行有效整合, 满足网络环境下人们日益复杂多样的信息需求”进行了探讨和分析。

关键词：网络,整合,档案信息资源

参考文献

[1]张小晓.积极推进高校档案资源网络化建设[J].档案天地, 2010 (11) .

[2]李金云.有效整合高校档案信息资源探析[J].兰台世界, 2008 (12) .

[3]苏晓轩.论网络环境高校档案信息资源优化整合[J].沈阳师范大学学报, 2009 (1) .

高校档案信息资源整合 篇5

【关键词】 档案信息 机构编制 整合

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0309-01

各基层机构编制部门，是深化我国行政管理体制改革、政府机构改革和事业单位改革的重要组织保障。机构编制中档案信息资源管理，在“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化”政策的推动下，取得了长足的发展。但同时我们也看到，在机构编制中的业务信息系统与档案信息管理统之间存在的衔接不当问题，给档案信息资源的收集、整理、开发、服务等环节造成了不少困扰，已成为基层机构编制部门，档案信息资源管理的发展瓶颈。因此，机构编制档案信息资源的优化配置与整合，成为信息化发展进程中亟待解决的问题。

一、档案信息资源整合的概念及必要性

研究档案信息资源整合首先应明确档案信息资源整合的概念：“档案信息资源整合主要是通过专题信息资源检索工具建设和档案文献汇编来完成的，在现代信息技术条件下，则可以通过数字技术的运用，实现对实践领域档案信息资源的集中化[1]。

在机构编制中档案信息资源整合的必要性主要体现在：①档案信息资源数量巨大，内容丰富、载体多样。档案信息庞杂琐碎。②对档案信息需求量多样化。这不仅体现在数量众多，而且要在众多庞杂的信息中选取对机构、资源配置、人事编制、架构职能有利用参考价值的进行编纂和公布，这也是档案信息资源进行整合的重要因素之一。③社会对档案信息的需求。在信息经济快速发展的今天，无论是社会机构还是广大的群众在电子政务框架下的社会生活中，对档案信息资源的需求也是与日俱增。但现存的档案信息资源状况根本无法满足社会的利用需求，提供便利的有效信息。为了顺应时代的发展，使档案信息资源的作用在社会上得到充分的发挥，档案信息资源有效整合的工作已经是迫在眉睫。

二、 档案信息资源整合的拓展研究

1、借助信息技术实现档案信息资源整合机制的创新

信息技术发展为档案信息资源的整合提供了一个很好的机会，使得我们可以绕开档案实体整合过程中由于条块分割、部门利益而导致的许多阻力。我们可以做的工作很多，而且都极具建设性。比如，在机构编制中，可以启动一定行政区域内档案目录中心的建设，将市、区、县行政区域内不同类别、分散保存在不同部门的档案目录录入数据库，建立起翔实、齐全、完整的档案目录中心。进一步而言，在条件许可时，在目录中心的基础上，建立全文数据库，就借助于网络信息平台实现了档案信息资源的整合共享。这不仅有利于档案资源的整合，也有利于档案信息的充分利用[2]。

2、 微观、宏观整合的措施

微观整合即档案编制中的基础性、原始性的归纳整理。具体要求有效用——要通过鉴定来解决档案文件的保存价值与共享范围问题；有秩序——把原始记录成为有规可循的有机整体；有价值——使集聚起来的档案资源不仅是有用的而且是可用的。

宏观整合即将档案息资源的整合将重点放在了档案行政管理机构和档案资源合理配置上。在机构编制中，档案资源共享上存在着不一致性，在档案信息资源的整理过程中不是存在着工作割裂的弊端，就是信息资源的重复积累问题[3]。要解决上述出现的问题，就要制定相关的措施，确保信息工作的顺利开展。

首先要强化各级档案行政管理部门的档案信息建设的合作和共享。其次，要加强档案各个部门的合作，建立互动多赢的机制。档案资源的整合是一个艰巨的社会体系工程，需要各方共同努力。同时，要推进这一工程的持续发展，又必须兼顾有关各方的利益。在实际工作中具体为：

①建立以以地方区域性档案为主的档案目录信息，在综合档案馆内就可以检索到各个地区的档案资源，为机关、个人查找档案工作提供了便利的条件和有效的服务，而且在面向社会的公共网上也可检索到相关档案信息。②建立各种形式的新型文件管理中心和档案事务所。

最后，要宣传档案信息资源。要达到档案信息资源共享的最终目的就必须要让社会的方方面面都关注档案工作和信息资源发展现状，提高档案信息在社会中的利用率。通过公开的专题教育、宣传编研成果等方式相结合的形式，多角度的去看待档案信息资源的开放。

3、机构编制中档案信息资源的整合坚持区别对待

各级档案部门要正确地把握本地档案工作实际情况。对一些乡村镇而言， 如果的确存在档案资源保管的过度分散，从而影响到了档案工作的健康发展的情况，要在适当的时机取得当地党政部门的大力支持 ， 整合才有望成功。在县、市等大中城市政府机构中，科技档案和专门档案往往数量大、种类多，如果专业主管机关对科技档案和专门档案的管理规范、有序，就可以更多地通过建立同一行政区域内的档案目录数据库、全文数据库等来实现档案信息资源的整合，而没有必要强求档案实体的整合了。

4、对于社会法制建设而言，做好信息来源部门与现有档案部门接口问题

档案部门能实现前端控制是整合的重要阶段标志，这里包涵硬件标准、软件标准、数据标准和安全标准健全。由于我国电子政务开展的时间还比较短，我国政府对电子政务建设的有关指导还大多停留在宏观的战略框架上，涉及电子政务具体实施和运作的法律、法规基本是空白。比如有关法律上认可的数字签名技术标准、数据保护法、信息公开法等相关法律、法规、标准急需出台，这也是档案信息整合建设发展的法律需要。

因此，要不断完善档案法律法规，并增强现有法律、法规的系统性、可操作性和执法的严密性，同时要及时制定、修改档案信息资源整合配套的法律法规，使其发挥对档案信息资源整合工作的整体调整功能，保证档案信息资源有效整合与共享。

三、 结束语

随着社会信息化水平的提高和档案信息化建设的推进，实现档案信息资整合己是大势所趋。机构编制中档案信息资源整合与共享尚处于起步阶段。因此，我们不仅要学习好的经验，同时也要从我国档案发展的实情出发，制定适合机构编制档案信息整合的新举措。在实际工作中，要坚持以人为本的整合服务理念，全面反映政府组织机构中的各个领域，着眼于档案资源特色的资源整合服务，并且与社会经济发展的规划相符，体现特色档案的文化积淀。

参考文献

[1] 颜海.政府信息公开理论与实践[M8.武汉：武汉武汉大学出版社， 2008.

[2] 曹航.谢敏.条块分割，体制约束与机制创新一一对档案信息资源整合的再思考[J]档案管理2010总第182期

高校档案信息资源整合 篇6

“十一五”初期, 国家档案馆向全国的各个档案部门发行的“全国档案信息化建设”中明确指出, 国家档案馆的主要任务是:统筹规划, 统一标准, 分级建设, 在保证安全和保密的前提下, 加快档案信息基础设施建设, 加强电子文件归档与管理, 推动数字馆藏和数据库文件的建设。力争到“十二五”初期, 全国各省, 治区, 直辖市人民政府及各事业单位的档案部门要努力建设并投入运行的一些内部信息资源局域网, 使得文献记录管理和办公自动化等的现代化管理功能基本实现, 依托当地电子政务建设项目, 创建一个文献目录信息中心, 依托公共信息网络, 建立档案网站, 逐步构建全国档案信息网络。

档案信息资源的数字化和网络建设的最终目标是建立和共享信息资源的文件。为了实现这一目标, 首先要档案信息资源在各级的重新整合, 使非数字化档案信息资源能够满足网络文件建设的需要。较高学术层次的高校档案馆作为国家档案系统的一个子系统, 也面临着信息集成文件的问题, 文件信息的网络问题。这需要思考如何构建大学档案馆馆藏文献大纲, 如何实现文件信息服务, 如何规范文件服务功能, 如何更好的整合与利用现有资源, 如何更加充分地体现文献价值, 如何更好的落实国家档案政策的要求。然而, 就目前来看, 高校信息的收集和管理任务还远远大于国家所规定的要求。主要有以下几个方面:

(1) 文件处呈现更分散的管理状态, 档案信息管理相对落后, 大多是纸质文件, 没有以数字形式或电子形式归存, 并没有形成网络化和科学化的管理。

(2) 仍在使用单一文件管理, 服务手段依旧落后。由于尚未构建文件管理的信息网络, 依然在等待使用方上门, 采取被动式服务的模式, 管理与服务还处于传统的手工操作阶段。

(3) 重要文件信息的缺乏, 广大教师和学生只了解一点点档案知识。有相当一部分人不知道什么信息资源, 更不知道如何有效地利用档案资源, 甚至不知道如何处理查询, 如何利用有效查询来分析整理档案中的数据, 严重制约了档案信息资源的归档效率。

档案信息资源的归档大多以文件的形式或文件中的数据统计分析的形式, 深加工的文件对档案信息归档提出了更高的要求。也就是说, 高校档案信息资源的科学高效的利用还有很长的路要走。如何解决这些问题, 如何尽快实现高校档案信息网络化管理和服务, 我们可以从以下几个方面来论述:

1 加强网络建设, 促进档案信息资源的整合

目前, 中国的电子商务网络工程已开始全面的覆盖各个行业领域, 标志着社会信息化, 互联网业务, 家庭网络三个项目进入良性循环和有机互动的过程。我们将以此为契机, 进一步加强高校校园网络建设, 在现有的网络办公系统, 网络教学系统服务平台的基础上, 构建校院文件档案信息管理平台, 加大投入软硬件设施, 促进高校与IT产业的技术合作, 开发与之兼容的管理软件, 将档案信息内容按照文件数据标准和文件数据规范进行科学管理, 系统管理。对于文献资源整合中的大学而言, 加强源文件规范的数据数字化进程管理, 改善档案信息资源整合的基本条件, 可以采取以下步骤来实施。

(1) 文献档案管理应加强与高校其他行政管理部门的沟通与交流, 保证各种信息文档, 处于一个完整的存档接收范围。

(2) 加强研究各种特殊的文献信息, 我们要掌握其共性的方面, 还要注意控制数据和信息的储备, 制定和完善各种文献档案信息的管理制度。

(3) 根据研究的类别, 将各种文献档案信息相关联的文字, 声音, 图像, 视频等其它信息有机的结合, 编辑整理成各种需求形式的信息资源。

(4) 管理和教学方面, 数码照片, 幻灯片, 光盘, 录像带, 录音带等媒体文件, 可以通过译多媒体文件来实现信息资源的整合。

(5) 建立完善编译团队, 基于文件信息网络管理标准基础上编译档案文件, 既提高了文献管理效率, 又方便管理人员有效地开展网络服务。

根据上述几种措施进行实施, 高校档案管理部门接收的文献信息可以逐步实现数字化电子化, 图书馆等其他文献信息部门可以借用成熟的网络搜索技术, 建立自己的网上档案信息检索系统, 政府网, 企业网, 家庭网通过互联网接入校园网。电子商务服务将起到越来越重要的作用, 用户可以方便地访问到自己所需要的各类档案文献信息。

2 统一管理规范, 实现高校档案信息的标准化

信息系统的统一和技术标准的规范, 是完成文献系统之间的共享的必备条件。因此, 文献管理的现代化和网络化前提是实现标准化, 整合信息资源也是在标准化的基础上进行实施。国家“档案编目规则”等标准的出台是对档案信息资源的整合提供技术支持, 以确保使用标准化质量体系来管理系统数据。文件数据结构的标准和数据库的结构标准是一致的, 确保了数字化信息资源的合理共享。目前, 国内的各种文献信息管理类软件没有统一的平台和文件数据库的结构标准, 建议进行统一协调与规范。

3 加强技术合作, 促进文献档案网络建设的发展

高校文献档案网络是一个将已经完成了网络上的电子文件集合的数字档案馆, 以某种方式, 使用户可以通过网络服务, 来实现档案信息资源的有效利用, 充分利用网络传输功能来实现档案信息整合的在线服务。网络传输已经改变了传统的文献信息收集与归档, 通过校园网中相应的系统软件履行必要的手续就可以将需要的存档文件转移。每一个部门或个人的电脑都可以成为数字化档案馆的“用户终端”, 使用这种终端, 可以快速轻松地访问相关目录和文件的全文本索引。便捷的网络打破了传统档案管理服务时间的限制和约束, 保证了服务工作的连续性, 在任何时间, 任何地方, 你可以利用整个网络的数字档案信息资源, 这就是潜在的优势, 也就是说它超越了时间和空间的限制。高校档案信息资源网络的构建是一个复杂的过程。首先于各种纸质媒介的资料信息需要进行数字化处理, 分类和检索, 然后编辑, 创建一个综合文献信息数据库。关于数据库的建设, 还应考虑到用户的需求, 集中人力, 物力和财力, 保障数据库文件信息资源丰富, 功能齐全, 如文献目录数据库, 全文数据库, 多媒体数据库等等。此外, 您还可以发挥各相关职能部门的特点, 建立具备不同特色的资源库, 如教师数据库, 学生数据库, 影像数据库, 专利数据库, 各类科技成果考试数据库等等。另外, 还可以有序的开展电子档案编研工作, 加强网络系统维护与系统评价, 各类用户的培训等工作。

4 科学合理规划, 把握档案信息资源整合的特点与方向

档案信息资源的有效整合是档案管理网络一体化发展的方向。目前, 档案信息资源管理是依靠数字技术将文献档案, 文字图像和声音转化为电子存储媒介, 以数字化的形式进行传输和处理, 实现信息资源和文件管理的数字化采集功能。档案信息的网络化管理应采用国际标准和国际规范实现与互联网互通共享, 实现自动化、网络化、数字化的现代化管理模式。高校档案部门需要组建符合国家, 省, 市档案部门要求的兼容信息数据库, 保证各系统之间的相互匹配性和兼容性, 真正意义上实现网络环境下档案信息资源建设, 促进信息资源的共享, 防止了不同建设的分化。在文献共享和信息资源整合方面, 高校档案部门都有自己的定位和特点, 在文献资源的共享中扮演不同的角色, 承担相应的责任和义务。为了适应当前新的形势, 高校档案管理部门必须抓住机遇, 加大力度调整内部组织结构和人员, 找准自身发展的定位, 突出业务重点, 坚持实用性, 经济性和共建共享的指导原则, 找出各类文献资源整合的融合点, 构建一体化信息网络建设。为此, 高校档案管理部门应加快结构调整与资源整合, 建立专业定位的文献信息资源数据库, 提高文献信息资源的综合利用率, 充分发挥自身优势和特点, 推动文献信息资源的网络化建设工作的快速发展。

摘要：随着网络和通讯技术的发展, 用户对综合档案信息的需求量不断增加, 信息的载体形式也发生了变化。高校在进行档案信息化建设时首先要做好档案信息资源的整合, 对发挥信息资源的整体优势, 提高档案信息服务水平具有重要意义。

关键词：网络化,档案信息资源,整合

参考文献

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[6]陈楠.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策, 2006 (23) .

高校档案信息资源整合 篇7

关键词：社会需求,高校档案,信息资源,整合

高等学校蕴藏着丰富的知识资源, 是我国重要的文化基地。因此, 高校档案部门应全力做好档案信息资源建设, 并在此基础上勇于创新, 探索校际档案资源整合与服务, 尝试为同一行政区域内的社会公众提供一站式档案利用服务平台, 以更好地发挥高校服务社会的重要职能。

一、高校档案信息资源整合现状

自《全国开展档案信息化建设实施纲要》颁布以来, 高校档案部门抓住机遇, 档案信息化条件得到改善, 档案信息资源建设成绩斐然。然而, 目前高校档案信息化工作的重点仍集中在各类数据库建设、纸质档案数字化、档案管理软件应用等基础层面, 机制建设不到位, 资金投入和人才引进得不到保障等多种因素, 严重阻碍了高校档案资源整合的进程。加之长期受“封闭管理”“条块分割”“各自为政”等传统思维和管理模式影响, 校际档案信息资源整合方面的实践少之又少, “信息孤岛”现象短期内难以改变。

二、区域性高校档案信息资源整合机制创新

区域性高校档案信息资源整合是一项综合系统工程, 涵盖各成员单位分工合作、基础条件保障、资源建设立项调研、资源质量监控、系统运行维护、信息安全防护、在线服务、用户评价与反馈等诸多流程。因此, 必须结合校际档案资源整合的实际, 创新制定起科学有效、兼顾全局、操作性强的顶层设计。

(一) 制度保障运行机制。制度机制创新是高校间档案信息资源在互联网环境下规范、安全运行的总体制度保障, 其核心在于法律制度约束、机构设置科学、责权明确三个方面。具体到操作层面, 就是自上而下建立起共同的价值观、共同的目标和原则, 建立完善的档案信息交换制度、档案保护制度、档案信息保障制度、用户管理制度和约束力强的档案服务行为规范等。机制创新是实践高校间档案信息资源整合的前提条件, 各成员高校必须遵循统一的制度与实施方案。

(二) 资源质量监控机制。高校档案信息资源监控要实现流程化监控, 把质量监控纳入信息资源建设的所有环节。一要做好立项调研论证, 避免开发利用价值资源, 避免人财物的浪费;其次要把好信息产品质量关。二要确保开发的专题资源及著录符合国家通用标准、确保拟开发利用档案资源符合档案开放要求。三要确保服务平台内档案信息资源的内容完整性、可读取性与长期存储性。

(三) 系统运行与信息安全保障机制。档案信息服务平台是实现高校档案信息资源整合后管理、利用的最优途径, 因此, 必须建立完善的服务平台的维护机制, 全力保障服务平台的互联网安全。换而言之, 即要以档案管理的理论来确保档案信息服务功能与流程的科学性, 又要以风险管理的思维对潜在的信息安全风险进行全面防控。

(四) 信息服务反馈机制。档案信息服务反馈是对高校档案信息服务质量改善的有效途径。通过与档案用户直接互动, 可以了解社会公众的档案利用需求, 可以为档案资源建设提供方向, 可以完善档案服务平台建设, 可以检验档案服务效果。区域性高校档案信息资源整合面向的就是本地区的档案用户, 必须建立简单、便捷、及时、有效的反馈机制, 使社会用户参与到高校档案信息资源整合的过程中来, 在献计献策的同时, 促进社会档案意识的提高。

三、区域性高校档案信息资源整合的实施路径设计

机制建设是实施区域性高校档案资源整合的顶层设计, 实施路径的设计是开展整合工作的具体方案。

(一) 基本条件保障路径。机制建设为区域性高校档案信息资源整合奠定了组织机构、制度约束等软性基础, 进入实践操作阶段就离不开强大的资金支持、信息设备购置、网络服务平台建设等基本条件的完善。因此, 档案信息资源整合需要项目组、成员高校必须积极争多途径的资金来源, 以保障高校档案信息资源开发与整合的顺利进行。比如项目专项资金、信息资源开发专项预算、信息服务平台广告业务、档案信息有偿服务等有效方式。

(二) 人才队伍建设路径。高端综合型人才缺乏是全国各级各类档案机构共同面临的困境, 档案专业人才少、优秀档案人才留不住的现象长期未能得到改善, 人才队伍水平严重阻碍了我国档案信息化建设的开展。因此, 开展档案信息资源整合必须建立一支涵盖档案学、信息学、图书情报学、计算机科学、管理学等多学科人才的专业团队, 各成员高校也应重视档案人才的引进与培养, 保障综合性档案人员队伍的稳定。

(三) 整合服务平台搭建路径。以区域为单位的高校档案信息资源整合服务平台建设需要有大额资金作为保障, 系统设计、硬件设施、运行维护都需要投入大量的物力与人力, 因此, 就当前档案信息服务平台的形式而言, 单独搭建高校档案信息服务平台难度较大。相比之下, 近年来各地纷纷建立运行的现行文件中心可作为一个参照, 建议高校档案信息资源整合服务平台依托各地档案馆网络服务平台, 在其平台上开辟专栏或专题, 将有价值的档案信息资源通过官方渠道传播给社会用户, 既节约了平台建设资本, 又具备较强的公信力和影响力。

(四) 信息监督与反馈路径。监督与反馈是对档案利用效果的最优检验途径, 通过用户第一时间的评价可以有力促使档案信息服务得到改善, 因此, 必须建立有效的高校档案信息服务监督与反馈路径。综合权威、工整的角度及档案信息服务流程考虑, 区域性高校档案信息服务监督与服务反馈应该分为两个部分:一是高校档案信息资源质量监督;二是档案信息服务效果监督。前者应由档案、信息领域较为权威的专业人士组成, 后者建议由服务平台维护第三方人员组成。只有把好资源质量关, 重视用户真实的感受与建议, 才能推动档案信息服务的良性发展。

综上, 高校档案信息资源建设的现状地区性差异较大, 档案信息化水平较高地区的高校, 完全可以尝试与同一区域内其它高校进行合作, 敢于打破思想观念上的壁垒, 通过数字化、网络化、集成化、便捷化的档案信息服务使高校档案工作上层次, 使越来越多的公众认识到高校档案信息资源的价值。

参考文献

高校教学档案资源整合研究 篇8

一、高校教学档案资源整合的原因

高校教学档案包括上级教育部门有关教学方面的指令性、指导性文件;各级教学管理部门下达的教学制度、办法、规定;教育改革、学科建设、实验室建设、培养目标;教学活动中形成的教学计划、课程设置、教材建设、学生实习及社会实践安排;课堂教学、听课记录;考试试卷、学生成绩、招生就业情况等;还有教师的优秀教案、教学成果、精品课程等。教学档案丰富的内容, 复杂的形式决定了教学档案在收集工作上的艰巨性。而且教学档案工作又涉及教学活动的各个环节, 每个高校甚至高校中的每个部门在教学档案管理中的水平参差不齐, 在教学档案管理实践中都或多或少地存在着一些问题。

1. 教学档案归档不完整。

目前, 高校规模不断扩大, 学科建设逐渐健全, 教学档案的内容和材料的来源也更加丰富, 档案的形式出现多样化。但是现阶段各高校在教学档案资源建设过程中, 有些高校对上级下发的教学文件、各单位制订的教学计划以及利用率较高的学生成绩等教学档案较为重视, 但是对反映学校教学发展沿革的教学、课堂建设和学科建设的材料收集过少, 而这些正是反映学校教学质量和办学水平的重要原始材料。

2. 教学档案归档不规范。

部分高校在档案管理实践中, 往往只重视文书档案、人事档案的管理, 而忽视了教学档案的收集、整理, 致使教学档案内容不全、归档不规范等。有些部门虽然也重视教学档案的收集, 但往往忽视了教学档案的整理、分类、编目等工作, 更有甚者将教学档案归入行政和党群文件中, 致使有档查不到。

3. 教学档案归档不及时。

教学院、系的教学文件资料管理尚没有统一的规范, 各部门各自为政、自行管理本院、系的文件资料, 没有做好教学档案管理的基础工作, 不注意对日常档案材料的有序积累、规范整理, 造成许多有价值的教学材料散失。由于教学档案普遍散存于高校各个教学单位、部、处, 甚至教师手中, 因此在每年的移交档案过程中, 这些部门的教学档案都会出现移交不及时, 兼职档案员归档拖拉等现象。

二、高校教学档案资源整合的现实价值

信息技术飞速发展的今天, 提出教学档案资源的整合问题虽然略显滞后, 但是, 教学档案资源的整合是基础工作, 如果基础工作没有做好, 日后出现诸多的弊病必然会影响教学档案的进一步发展。

教学档案是在教育教学活动过程中自然形成的, 具有形成的过程性与阶段性、构成的成套性、内容的专业性等特征, 记录着高校教学、科研工作的历史过程, 字里行间蕴涵着高校教学质量、学术水平和管理水平的真实信息, 是反映学校各项工作状况的“多棱镜”, 可以多视角地映射高校的本科教学工作水平和全校师生的精神境界。对教学档案资源的有效整合就是要打破封闭的状态, 把校内各单位分散的教学档案材料集中起来, 形成系统、整体的教学档案信息资源库, 真实地反映学校各项教学改革与建设工作过程以及教学思想、教学方法和教学成果的原貌。教学档案资源的整合有利于规范教学档案管理体系, 促进教学档案规范形成、有序积累。同时, 科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理, 深化教学改革, 提高培养人才质量具有极其重要的作用。整合后的教学档案资源更加丰富、结构更加系统、流程更加规范, 有利于高校教学档案信息资源作用的充分发挥, 更好地为学校教学和科研服务。

三、高校教学档案资源整合的对策

1. 教学档案资源整合的原则。

在确定教学档案资源整合原则时首先要考虑到档案材料形成的自然属性, 保证整合后档案内容的真实性, 材料结构的系统性, 利用价值的持续性等因素。 (1) 统筹领导、加强管理。教学档案资源整合是集合学校人力、物力、财力、资源于一体的项目, 在整合过程中肯定会出现一些问题和困难。因此, 学校领导应给予高度重视, 成立专门的领导小组, 构建责任明确、层次分明的管理网络, 协调好各种关系, 确保资源整合有序正常进行。 (2) 明确范围、系统完整。教学档案资源整合最重要的就是保证教学档案实体的完整性和系统性。打破原有各自独立的教学档案资源体系, 将全校的教学档案资源作为一个整体进行整合, 明确教学档案收集范围, 拓宽收集渠道, 保证收集力度, 丰富教学档案的内容。档案资源的整合不仅仅是档案信息资源的整合, 而是包括库藏档案、设备资源、管理体系等诸多内容的整合, 是对档案系统中的人、财、物及其管理的全方位整合。 (3) 统一标准、重在规范。教学档案在归档过程中经常出现分类、编目不标准、不规范等问题, 因此教学档案在整合过程中要坚持规范性原则。高校各二级档案部门要形成一种联盟, 在档案整合工作中推行一套规范行为准则, 使档案业务符合规范化的工作程序与方法, 即档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节, 都要按照统一的程序和科学的方法进行工作, 以避免不必要的重复劳动, 造成人力、物力、时间的大量浪费。

2. 教学档案资源整合的目标。

教学档案资源整合就是要按照一定规则和方法对全校各单位教学档案资源进行有效组合、科学归档、系统管理, 使全校的教学档案工作走上规范化、标准化的发展轨道, 形成系统、完整的教学档案信息资源库, 真实地反映学校各项教学工作的原貌, 促进教学档案资源的共享, 为全校师生提供无障碍服务。

3. 教学档案资源整合的内容。

（1) 整合教学档案实体, 将分散在学校二级档案管理部门的教学档案按照保管期限进行整合, 即将永久和长期保存的教学档案全部纳入校档案馆, 短期保存的档案留二级档案管理部门。对数字化档案的整合要实现标准化、规范化、共享化, 保证整合后教学档案资源的一致性和可用性。 (2) 整合教学档案人力资源, 保证教学档案管理人员的稳定性, 尤其是各院、系的兼职档案员, 一定要选择责任心、使命感强的管理人员, 加强对兼职档案员培训教育, 并进行定期考核, 同时学校要引入激励机制, 提高兼职档案员的工作积极性, 提升他们的工作能力, 从而保证院、系教学档案工作的连续性和稳定性, 保证整合工作的顺利进行。 (3) 整合教学档案设备, 在教学档案收集、整理、利用的各个环节中, 设备投入是必不可少的, 设备的先进性直接影响了档案工作效率和现代化建设程度, 因此对教学档案管理设备的整合是非常必要的。各院、系教学档案管理设备的配备水平高低不同, 在整合过程中要突出重点, 最大限度地满足教学档案管理的需求, 促进各院、系教学档案管理良性、健康发展。

4. 教学档案资源整合的手段。

现代信息技术和网络的发展也改变了教学档案的产生方式、管理手段和借阅方式, 改变了人们对档案需求的形式, 因此教学档案资源整合也要充分利用现代网络技术进一步加强档案部门和教学单位的沟通, 使教学档案的收集、归档更加快捷、方便, 促进文档一体化管理的实现。在对教学档案资源整合的同时可以对现有的教学档案工作运行模式进行改造, 为教学档案管理配备必要的电子化和网络化设备, 加强多媒体软件的运用, 配备专门的档案管理系统, 利用现代化的管理手段实现信息处理自动化, 提高工作效率。

教学档案的资源整合实际上是一项大规模的档案资源的重组和再建工程, 对这项工程的建设可以结合教学档案的数字化建设一同进行, 运用现代信息技术对需要整合的档案进行数字化处理, 数字化后的教学档案信息在重新整理、分类、合并时更加方便快捷, 而且更容易进行深入的开发和利用, 因此对教学档案资源整合要充分利用现有的信息技术, 建立一个完整、系统的教学档案数据库, 为高校发展奠定资源基础。

参考文献

[1]凌群英.谈高校教学档案资源管理长效机制建设[J].池州学院学报, 2009 (3)

高校学生档案资源开发与整合 篇9

关键词：高校学生档案管理,资源开发与整合,作用

在双向选择的就业模式下, 用人单位对人才的要求越来越高, 现如今一些用人单位急需选择能适合单位发展的人才, 同时高校毕业生也急于寻找适合自己的工作, 以便于发挥自己的特长, 实现自己的人生价值。高校学生档案可以为用人单位与学生就业创造良好的条件, 用人单位通过学生档案可以了解学生许多个人综合信息。毕业生就业选择单位, 学生档案也是其能力与水平的重要凭证。因此, 加强毕业生档案管理, 做好学生档案资源开发与整合, 有利于提高学生档案的参考价值, 为毕业生就业以及用人单位选择人才做好服务。

一、高校学生档案资源对于学生就业的作用

1.学生在校期间的历史凭证作用。高校学生档案记录着学生在高校的个人综合信息, 是学生个人历史资料最具可信性的材料。这些材料有利于用人单位了解学生在校期间真实历史面貌, 是全面、真实、客观地反映学生学习以及生活最重要的凭证。系统全面的学生档案资源, 能够方便用人单位全面考察学生个人状况, 以便于加强了解, 促进双向选择的合理性以及可靠性。现如今, 社会竞争日益激烈, 高校学生的就业压力也在不断增大。因此, 一些学生为了寻求一份理想的工作, 不惜铤而走险, 私自制造或者花钱购买一些假证书、假材料、假学历来欺骗用人单位, 运用虚假的手段以达到自己的目的, 而进入工作岗位以后, 由于能力、学历以及技术水平不能够适应用人单位的需求, 给用人单位以及学生的个人都带来了不必要的麻烦。因此, 近些年许多用人单位在录用毕业生时, 都比较关注学生个人材料的真实性, 同时, 许多用人单位都将学生在校的学生档案作为选择录用毕业生的主要参考依据。例如:用人单位通过学生档案可以考察毕业生在校期间各科的学习成绩, 同时, 还可以考察毕业生在校期间外语考试四六级材料等, 通过学生档案, 用人单位可以调阅毕业生当年的录取名册, 考察毕业生学历的真实性。这些档案材料反映了学生大学期间真实历史面貌, 具有极强的参考性和可信性[1]117。

2.毕业生成功就业增加砝码作用。在双向选择的就业模式下, 用人单位对于人才的要求也越来越高, 用人单位在选择毕业生的时候, 主要是通过与毕业生的简单对话初步了解学生的一些情况, 而这些最初印象往往带有一定的片面性, 由于面对面的应聘交流时间比较短, 很难客观、完整地反映毕业生的具体情况。而高校学生档案资源, 全面客观地记录了大学生在校期间的整个成长过程, 不仅包括学生在校期间的学习科目还包括学生在校期间的各种表现, 学生的思想状况以及学生专业特长、各种技能表现等整体的发展过程, 尤其是学生在校期间的一些突出表现, 特长和亮点, 学生档案材料资源都会全面细致地记录下来。这就为学生实现成功就业增加砝码, 使用人单位在选择人才的时候, 更能够全面客观地了解学生的专长, 对于学生来说, 学生档案中记录的信息竞争力和说服力更强, 是学生成功就业的重要参考材料。

二、高校学生档案资源管理存在的一些问题

1.一些高校学生档案术语化、形式化, 缺少参考价值。随着科技的发展以及用人单位对于人才的需求越来越高, 学生档案对于学生成功就业越来越重要。但是, 一些高校对于学生档案的重视程度远远不够, 学生档案中的内容比较少, 并且一些学生档案术语化、形式化, 缺少参考价值。一些高校在学生档案管理中意识淡薄, 管理模式滞后, 仍然采用传统的档案管理模式, 学生档案的信息只记录学生的学籍信息、党团材料信息以及录取信息等, 记录的学生信息对于用人单位来说大多无实际意义。对大学生有用的信息, 如学生在校各科的成绩和表现, 学生的综合素质、英语四六级考试、一些等级证书等却没有记录或者记录得不够翔实, 这就导致了用人单位想要了解的信息, 学生档案没有记录, 学生档案记录的信息对用人单位来说大多无实际意义[2]142。在双向选择的就业模式下, 学生档案术语化、形式化, 既不利于用人单位选择人才, 也不利于毕业生成功就业增加砝码, 不但降低了参考价值, 而且弱化了学生档案的作用。

2.体制不健全, 缺少专业档案管理人才。虽然2008 年教育部和国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》27 号令, 明确了高等学校档案管理归档范围增加“学生类”, 但是, 缺乏操作性的指导意见, 并且叙述笼统, 因此, 导致一些高等院校学生档案归属部门不同, 管理松散、各自为政, 缺乏规范化的指标体系, 归档范围和标准比较模糊, 学生档案内容术语化、形式化, 没有个性特征, 档案信息与用人单位需求严重脱节, 形式不一, 内容陈旧, 导致很多用人单位不认可学生档案的参考价值, 使学生档案失去了应有的作用[3]107。另外, 学生档案管理服务不到位, 缺乏规范的管理, 缺少专业档案管理人才, 也是学生档案管理工作比较重要的问题, 因此, 我们要加强对学生档案资源的开发与整合, 丰富档案资源, 提高学生档案的参考价值。

三、高校学生档案资源的开发与整合

1.丰富高校学生档案内容, 根据就业需求构建档案内容指标体系。在双向选择的就业模式下, 高校学生档案管理工作必须完善学生档案内容, 这是学生档案有效管理的前提和基础。只有完善学生档案内容, 学生档案才能够如实反映高校学生的综合素质, 给用人单位提供借鉴依据。优化高校学生档案案卷材料, 从各方面丰富高校学生档案, 是高校学生档案资源开发与整合的重点, 只有加强管理, 不断丰富学生档案内容, 才能够有效提高学生在就业市场的竞争力, 帮助学生成功就业增加砝码。另外, 为了有效体现学生档案的功能和作用, 档案管理人员一定要按照客观实际情况真实记录学生在校期间的各种表现。在一般情况下, 学生档案的作用主要体现在两个方面, 一是记录大学生在校的真实成长表现, 如:学生的科研能力、学术水平、管理能力、工作能力、思想素质、道德品质、组织能力、进取精神等;二是记录大学生的个人综合信息, 如:学生在校的奖惩情况、个人特长和能力、各科的考试成绩、大学英语四六级考试以及一些等级证书等情况, 这些内容不仅可以帮助用人单位选取合适的人才, 也可以帮助毕业生实现成功就业增加砝码[4]138。因此, 高校学生档案的建立, 一定要高度重视以上两方面内容, 并根据就业需求构建档案内容指标体系, 实现学生档案的参考价值。

2.深入开发与整合学生档案信息资源, 为高校学生就业奠定基础。随着高校在校学生的不断增多, 学生档案的数量也在不断增加, 因此, 我们要不断创新学生档案管理的管理方法, 通过深入开发“数字化档案”管理, 有效实现档案信息资源的整合。随着数字化技术的不断成熟以及校园网软硬件环境的不断改善, 建立学生“数字化档案”管理信息系统, 实现数字化学生档案与校园网的无缝链接, 已经成为学生档案资源管理发展的必然趋势。实现学生档案数字化管理, 必须做好档案管理的保密与安全工作, 建立有效安全的学生档案数字化管理系统, 在保密与安全的基础上, 实现“数字化档案”信息资源社会共享[5]72。深入开发与整合学生档案信息资源, 建立有效安全的学生档案数字化管理系统, 不仅有利于科学化管理高校学生档案, 还有利于用人单位来考查学生, 更加便捷地了解学生个人信息资料, 同时, 通过学生档案数字化管理系统, 用人单位还可以按照用人需求, 调阅查询相关档案信息, 快速检索学生档案, 快速了解其所需人才的基本信息情况, 快速地了解和打印毕业生的个人信息资料。这样, 不但有利于用人单位快速地了解学生个人综合信息以及基本情况, 还有利于提升学生档案的参考价值, 为高校学生成功就业奠定基础。

3.搭建个性化管理服务平台, 使学生档案内容更加丰富。在双向选择的就业模式下, 高校学生档案管理可以搭建个性化管理服务平台, 建立人性化网络档案管理, 通过网络档案管理这一个性化管理服务平台, 不断完善高校学生档案内容和指标体系。另外, 高校学生档案在校园网中还可以建立个性化互动模块, 设立个人互动专区, 学生可以将自己的照片、在校期间的学习心得、各项技能大赛获奖证书等在该模块进行自由编辑, 同时学生也可以在该模块上介绍自己的个人人生规划以及实习经历、经验总结等, 在该模块中展现自己知识能力、爱好兴趣及性格特点, 详细记录自己的成长历程。搭建个性化管理服务平台, 可以使学生档案内容更加丰富, 个性化更加鲜明, 在这里, 学生可以为自己设计一份完美的简历, 展现自己独特的魅力和风采。这样, 用人单位就可以更加翔实地了解毕业生的能力和经历, 对毕业生有更加深刻的认识, 学生档案的参考价值就会有效提升。

在双向选择的就业模式下, 高校学生档案资源的开发与整合, 可以丰富高校学生档案内容, 根据就业需求构建档案内容指标体系, 创新学生档案管理途径, 使学生的档案信息资源能够得到有效的开发和利用。同时, 搭建个性化管理服务平台, 深入开发与整合学生档案信息资源, 还可以使学生档案内容更加丰富, 对于毕业生就业以及用人单位合理选拔人才具有十分重要的作用。

参考文献

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[4]单小芳.高校学生档案管理存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案, 2011 (3) .

高校档案信息资源整合 篇10

北京市档案信息资源的整合与共享工作经过多年扎实、稳步地实踐，随着“十二五”的开局，迎来了更好的发展阶段。

一、北京市档案信息资源整合与共享实践的回顾

北京市档案信息资源的整合与共享工作始于1992年。从北京市档案资料目录中心的成立到档案信息网站建设，从档案目录信息资源的整合到实施全面数字化战略，从市档案馆在互联网上推出开放档案案卷目录和部分全文数据到以民生档案信息资源为切入点的共享试点，我们为档案信息资源的整合与共享奠定了基础，积累了经验。

（一）档案目录信息资源整合已初具规模

1992年，按照国家档案局的要求，北京市档案局（馆）成立了北京市档案资料目录中心，以完成全国明清、民国和革命历史三个档案资料目录中心下达的任务，同时以北京市档案馆目录检索体系建设为依托，并逐步构建覆盖全市的档案资料目录数据库。市人大于1997年通过的《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十一条规定，“市综合档案馆应当建立全市性的档案资料目录中心，为利用者提供检索服务。专门档案馆和区、县综合档案馆以及单位档案机构按照有关规定向市综合档案馆报送档案资料目录。本市逐步建立综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构相互联通、信息共享的档案信息网络”。

随着全国三个历史档案资料目录中心下达任务的完成，我市档案资料目录中心将工作重点转移到建国后档案资料目录采集工作上来。根据北京市档案信息化建设的要求，结合北京地区档案基础建设实际情况，从2004年起开展了建国后档案全宗概览、案卷级目录和文件级目录的采集工作，并制定下发了采集标准。截止到2006年底，全市综合档案馆建国后档案全宗概览和案卷级目录数据已经采集完毕，文件级目录数据采集工作正在进行。

经过市和区县档案馆多年的共同努力，截至2010年底，目录中心共采集包括全宗级、案卷级、文件级以及部分专题目录数据2357万条。

（二）实施全面数字化战略取得巨大成果

早在1997年，北京市档案馆就开展了馆藏档案数字化的初步实践，对第一次申办奥运档案进行数字化；1999年对馆藏声像档案进行数字化；2000年对馆藏市政公报进行数字化。在对这些试验性的数字化工作实践进行总结、论证基础上，北京市档案馆于2002年率先提出并开始实施全面数字化战略。截至2010年底，北京市档案馆累计完成馆藏纸质档案数字化121万卷，3500余万页，占馆藏总卷数的57.8%。馆藏照片、声像档案数字化也取得较大进展。

在全面数字化战略的带动下，各区县档案馆及各单位档案部门也都不同程度地开展了馆室藏档案的数字化工作。截至2010年底，全市数字化档案总量达到353万卷。

（三）不断成熟的档案网站成为重要的技术平台

作为我市档案信息资源整合与共享的重要平台，北京档案信息网从1997年起步，历经十余年的建设，已成为全市档案信息工作的门户网站。网站的宗旨是为社会提供及时、准确、方便、快捷的档案服务，承担整合全市档案信息资源，加强门户网站与各区县档案信息网站之间的相互交流合作，提供档案政务、档案信息服务，促进档案教育科研，宣传全市档案工作的任务。

市档案馆在2002年底就实现了在互联网上提供馆藏全部开放档案的目录检索服务。目前，在互联网上共有6个数据库，81万条开放档案目录，可供国内外的利用者在线查询。

2004年8月，市档案馆在互联网上实验性地推出28万页开放档案全文的在线阅览服务。截至2010年底，市档案馆在互联网上共推出180万页馆藏开放档案全文，可供社会公众在线阅览。同时，市档案馆利用政务网为31个市属单位提供了“一对一”的档案信息服务。此外，各区县档案网站亦全部推出了开放档案目录及部分数字化全文信息的检索阅览服务。

随着北京市档案信息网服务功能的逐步完善，网站的访问量逐年递增。以2011年1月的网站访问量为例，点击数已达762560次，页面浏览量为70904页。

（四）民生档案目录共享试点工作为共享的方式和手段积累了经验

实现建立一个覆盖全市的档案信息资源共享的利用体系的战略目标是一个巨大的系统工程，必须找准切入点。

按照国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》，北京市档案局（馆）从实现“两个转变”、建立“两个体系”的高度，要求市和区县档案局（馆）加强馆藏民生档案的整理、审查及开放工作，建立民生档案专题数据库，更好地为人民群众的利用提供优质服务。强调加大档案信息资源整合力度，逐步扩大信息共享范围。2008年，市档案局（馆）成立课题组对市档案馆和各区县档案馆馆藏民生档案管理与利用服务现状进行调研，通过对各馆民生档案管理和利用现状进行分析，提出在全市国家综合档案馆范围内实现馆藏民生档案信息资源共享的实施方案，确定了先易后难、分步实施、逐项推进的原则。集中接收综合档案馆的民生档案目录数据资源，规范目录数据格式后分别针对是否开放档案目录采取不同的共享措施提供利用。采取在线或者离线的方式，完善资源共享机制，不断深化民生档案信息资源共享范围和程度。以此为切入点，力求为最终实现建立覆盖全市的档案信息资源利用体系的目标在搭建平台和具体实施方面积累经验、奠定基础。

北京市档案局（馆）就民生档案信息资源共享工作进行了专题研究，批准了开展全市综合档案馆民生档案信息资源共享试点工作方案，要求本着“成熟一批，起步一批”的原则，以民生档案目录资源共享试点工作为切入点，统一目录编制标准，以便资源整合共享，着手思考下一步工作，抓紧准备，加快推进档案资源共享步伐。

目前，在市和区县档案馆的通力合作下，已编制涵盖市档案馆和全部区县档案馆的《全市综合档案馆馆藏民生档案查阅指南》并在北京档案信息网上发布，主要包括民生档案内容、查阅手续、查阅信息、服务项目四方面内容。按照分布实施的原则，各馆已采集上报知青和招工档案目录373万条，将在统一数据格式及主要检索项基础上，分类汇总刻录光盘，分发各馆提供查阅利用。2011年，我们将进一步扩展民生档案目录信息整合与共享的范围。

二、北京市档案信息资源整合与共享工作中存在的问题

上述几方面工作，不仅是我市档案信息资源整合与共享在实践上的不断探索，而且是档案部门思想观念不断创新的过程。尽管取得了一定成绩，但总体来说，现有的状况与首都城市管理和发展建设对档案信息资源利用需求相比，特别是与社会公众对档案信息资源的多元化需求相比，还存在着非常大的差距。

（一）目录中心多年整合的目录信息资源尚未实现共享

尽管我市档案资料目录中心已经采集了数量巨大的目录数据，存储了相当规模的档案目录信息资源，但是要实现共享还需要做很多工作。由于多种原因，目录中心的工作还仅仅停留在采集、存储档案目录数据的工作状态，尚未采取有效的实现资源共享的方式和手段，还没有形成一套包括数据采集、数据管理、数据库维护更新和数据提供利用的完整运行机制，没有实现真正意义上的资源共享。

（二）档案信息网站尚未有效发挥其整合档案信息资源的功能

目前，虽然北京档案信息网和各区县的档案网站均已推出开放档案目录信息的检索服务，但基本上处于一种各自为战、自成一体的工作状态。作为档案系统的门户网站，北京档案信息网尽管在一些栏目上整合了区县档案网站的相关内容，但多是工作动态、业务活动、展览信息等内容，对于各区县的开放档案目录信息还未能进行有效整合。分析原因，既有档案目录数据在著录格式上标准不统一的问题，也有缺乏数据整合管理机制的问题。但更重要的是，我们对区县档案网站的宏观管理与统筹规划还远远不够。

（三）目录中心建设与档案网站建设需统筹规划、加强融合

加强目录中心工作和门户网站建设是我市档案信息资源整合共享的重要手段和有效措施。在档案信息资源整合共享过程中，目录中心和档案网站犹如车之两轮、鸟之双翼。目录中心在今后的档案信息资源整合共享工作中承担着巨大的数据整合业务平台作用，为作为共享技术平台的档案网站提供充足的档案数据信息支持。档案信息网站为社会公众提供的档案数据信息越多，就能在更大程度上满足社会公众对档案信息资源的多元化需求。因此，必须进一步加强目录中心与档案信息网站之间的统筹考虑、整体规划、形成合力，并在今后的数字档案馆建设中发挥和承担重要的核心支撑作用。

三、北京市档案信息资源整合共享展望

刘淇书记在市委十届七次全会上提出，“要从建设世界城市的高度，审视首都的发展建设，提高科学发展的水平，规划建设的档次和服务管理的水平”。2010年11月30日市委十届八次全会通过的《关于制定北京市国民经济和社会发展“十二五”规划建议》中提出了包括“文化大发展大繁荣”的今后五年首都经济社会发展的主要目标，提到了包括“档案馆”在内的公共文化设施与服务质量要达到世界先进水平，使北京城市文化软实力显著提升。市档案局（馆）局（馆）长陈乐人同志要求档案部门“要高起点、用长远和具有战略的眼光去看待审视我们的工作，要把我们的工作拿到全国去比，拿到世界去比”。作为北京城市文化软实力的重要组成部分，实现建立一个覆盖全市的档案信息资源共享的利用体系的战略目标，务必要站在建设世界城市的高度看待我市档案信息资源的整合共享工作。

2009年10月召开的全国档案馆工作会议确定了要用十年时间建成“覆盖人民群众的档案资源体系”和“方便人民群众的档案利用体系”的工作目标，强调各级国家档案馆要积极以多种形式进行档案资源整合，推进档案信息资源的社会共享。

刚刚印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》提出，要实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。

今后一个时期，北京市档案信息资源整合与共享工作将在总结实践经验的基础上，进一步向深度和广度发展。

从深度发展来看，将从全市综合档案馆馆藏民生档案信息资源共享试点这个切入点转而向覆盖全市综合档案馆馆藏开放档案信息资源的共享推进。北京市档案局（馆）已经确定了档案信息资源共享的阶段性目标：到2012年，实现全市国家综合档案馆馆藏开放档案案卷级目录信息资源的共享；到2015年，實现全市国家综合档案馆馆藏开放档案文件级目录信息资源的共享。随着档案数字化进程的推进，随着档案法律、规章等政策、措施的逐步完善，我市将逐步实现档案数字化全文的信息资源共享。

从广度发展来看，北京市档案资料目录中心作为我市档案信息数据整合业务平台，在继续做好采集整合全市综合档案馆馆藏档案目录信息的基础上，适时开展面向专门档案馆和单位档案机构的档案目录采集整合工作，为实现《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》所规定的“……本市逐步建立综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构相互联通、信息共享的档案信息网络”的目标做好准备。同时，逐步改变以往主要以文书档案目录为采集整合内容的局面，不断丰富和完善目录中心的数据库结构。

试论合并高校档案资源整合策略 篇11

一、制定档案资源整合原则

1. 整体性原则。

合并高校档案资源整合必须打破原有各校独立的档案资源建设体系, 要强化整体观念, 将各校所有档案资源作为整体通盘考虑, 形成连续性、完整性、系统性的全校档案资源体系, 并将其融入高校系统、本地区乃至全国的档案系统中。档案资源的整合不仅仅是档案信息资源的整合, 而是包括库藏档案、设备资源、管理体系等诸多内容的整合, 是对档案系统中的人、财、物及其管理的全方位整合。

2. 协调性原则。

合并高校档案资源整合要协调好多种关系, 既要协调好各种档案资源诸多内容的整合关系, 又要协调好纸质档案、电子档案、实物档案等不同载体档案的整合关系, 还要协调好学校档案馆与校内各部门之间的关系。

3. 规范化原则。

合并高校档案资源整合要规范化, 不仅要求整合过程符合规范化程序, 而且要求整合的内容达到规范标准, 尤其要求档案资源数据库的整合达到规范化和标准化, 从而构建高质量的全校档案数据库, 为多校区读者提供快捷、方便、高效的检索系统, 实现档案资源共享。

二、确立档案资源整合目标

合并高校档案资源整合要实现机构优化、管理科学、布局合理、服务高效、资源共享的总体目标。

1. 优化档案管理组织机构。

对合并高校的档案管理机构、档案管理组织网络、档案工作队伍等进行重组整合, 建立一个统一领导、结构优化的学校档案管理机构, 构建责任明确、层次分明的档案管理网络, 组建结构合理的高素质档案工作队伍, 实现合并后的学校档案管理组织机构协调有序、正常运转。

2. 规范档案管理体系。

确定适宜合并高校的档案管理模式, 制定一系列规章制度和管理办法, 对所有档案资源按照一定的规则和办法进行有效整合、合理布局和科学管理, 使全校的档案工作走上规范化、标准化和科学化轨道。

3. 提升档案服务层次。

在档案服务的内容、方式、方法及手段上要不断创新, 提高档案工作效率, 提升档案服务水平, 提高档案资源利用率, 扩大档案的服务效益。

4. 实现档案资源共享。

优化档案信息自动化管理系统, 建设高质量的档案目录数据库;加强库藏档案数字化建设, 开发档案特色数据库;加强档案信息网络化建设, 构建档案管理网络平台;以此, 开展网络查档服务, 满足各校区师生网络查档需求, 实现全校档案资源的多校区无障碍服务, 也为在高校系统内、地区内、全国范围内的档案资源共享打下良好基础。

三、确定档案资源整合内容

1. 整合档案管理体系。

档案管理体系的整合成为档案资源整合的首要任务, 是十分复杂的系统性工作。 (1) 确定档案管理模式。档案管理体系整合的首要环节是打破原有各校的档案管理模式, 建立起与合并高校管理体制相适应的档案管理新模式。学校合并的类型和深度决定档案管理模式, 主要有以下四种:一是一馆制模式, 即合并高校组建新的学校档案馆, 在主校区选择或新建档案馆舍, 并把所有档案一并纳入集中管理, 这种集中统一模式适宜于规模不大、校区集中、馆藏量小的合并高校。二是总分馆制模式, 即合并高校在主校区设立档案总馆, 在分校区设立档案分馆, 其分馆隶属总馆, 这种统分结合模式适宜于规模较大、校区分散、按学科布局的多校区实质性合并高校。三是并列馆制模式, 即合并高校在各校区分别设立平级的档案馆, 在业务上既相对独立又协调合作, 在行政上归属校办等部门统一领导, 这种协调合作模式适宜于合并高校规模相当并按校区办学的管理体制的高校。四是分级制模式, 即合并高校在档案管理上实行校档案馆与院 (系) 、部门档案室的分级管理模式, 这种分级模式适宜于在合并前就采用校档案馆与学校职能部门共同管理档案的分散管理模式的合并高校。 (2) 优化档案管理功能。档案管理体系的整合要求各项功能达到最优化, 使得多校区办学情况下的档案机构运作有序、效益显著。 (3) 降低档案管理成本。高校合并后形成多校区办学格局, 无形中容易产生资源重复浪费、管理成本增大的现象。因此, 档案管理体系的整合, 要考虑档案管理成本因素, 在档案管理功能正常发挥下, 有效控制档案管理成本。 (4) 组建档案管理组织网络。学校合并后, 原有各校档案管理组织网络随之解体, 按照新的档案管理模式, 遵循统一领导、条块结合的原则, 组建符合多校区办学实际, 方便全校档案收集、整理、归档、开发利用的档案管理组织网络。

2. 整合档案信息资源。

档案信息资源是档案资源的主体, 有效整合档案信息资源, 达到优势互补、丰富馆藏, 提高全校档案信息化、网络化进程。 (1) 实体档案的整合。实体档案的整合受档案管理模式的制约, 应根据合并高校的具体情况, 选择合理的管理模式, 采取最优化的实体档案整合方式, 主要有以下几种:一是全面整合的集中布局模式, 即在档案一馆制管理模式下, 整合全部档案并区分全宗纳入同一馆舍的一馆制布局的整合方式。二是全面整合的分校区布局方式, 即在档案总分馆制管理模式下, 整合所有档案并区分全宗按不同校区的总分馆布局档案的整合方式。三是局部整合的分校区布局方式, 即在档案并列馆制管理模式下, 根据档案业务协调合作的需要, 进行档案的局部整合, 按分校区的并列馆布局档案的整合方式。四是部分整合的分级布局方式, 即在档案分级制管理模式下, 整合部分档案, 如把永久和长期保存的档案纳入校档案馆, 短期保存的档案分散在学校二级档案管理部门的分级布局档案的整合方式。 (2) 数字化档案的整合。合并前各校的档案在数字化、网络化建设上存在差异。因此, 在明确数字化档案整合要实现标准化、规范化、网络化、共享化为目标的前提下, 着重做好四个方面的整合:一是对原各校档案信息自动化管理系统的整合;二是对原各校档案数据库的整合;三是对原各校多媒体档案资源的整合;四是对原各校电子档案和数字化档案的整合。

3. 整合档案人力资源。

在档案的现代化建设中, 人力资源是关键因素。合并高校应高度重视档案人力资源的整合。按照合并高校新的发展战略和新的档案管理模式, 在人力资源整合过程中, 要着重注意以下三个方面: (1) 保持人力资源的稳定性。当并校现实发生时, 档案人员会对合并产生不确定性, 这种不确定性以及对未来的不可预期会转化成心理负担, 造成人心浮动、状态不稳、常规打乱的局面。由此, 档案人员会提前寻找新的落脚点。因此, 在整合时需要及时做好安抚工作, 尽快消除其心理压力, 保持档案人力资源的稳定局面, 尤其是要稳住档案核心人力资源, 防止档案人才的流失。 (2) 培养人力资源的适应性。高校合并后的工作环境、人际关系、档案管理模式发生改变, 档案人员对新环境、新关系、新模式会有不适应感, 在档案人力资源整合过程中, 不仅要培养档案人员对新环境的适应性, 而且要培养档案人员对新的管理模式的认同感和对新的档案部门的归属感, 还要帮助档案人员建立新的和谐人际关系。 (3) 提高人力资源的可持续性。一方面, 要重视档案重组人员的可持续发展, 通过对档案人员实行定期考核的目标管理、引入激励机制、加强培训教育等一系列举措, 增强其责任心和使命感, 提高工作积极性, 提升职业道德水平和业务工作能力, 成为新型的复合型档案人才。另一方面, 要保留档案队伍可持续性发展的空间, 根据学校档案事业发展的需要, 有计划地引进高素质档案专业技术人才, 提高档案队伍的战斗力。

4. 整合档案设备资源。

档案设备资源是档案收集、整理、开发利用中不可缺少的重要资源, 影响档案工作效率和现代化建设程度, 是档案管理水平的重要标志。因此, 合并高校要十分重视对原各校档案设备资源进行系统整合。 (1) 摸清家底。要对全校所有档案设备进行账物核查、分类统计并登记造册。 (2) 设计整合方案。根据全校档案事业发展总体规划和目标, 档案设备资源整合应当最大限度地满足档案管理的需要, 尤其是满足各校区档案资源共享的要求, 从而设计可行性、实用性和可持续性的最优化整合方案。 (3) 实施整合过程。根据整合方案实施档案设备资源整合, 要把原各校档案设备资源纳入全校档案设备资源系统中进行通盘考虑, 各校区档案部门不能只考虑局部利益, 要顾全大局, 在突出重点校区档案设备建设的同时要兼顾其他校区的档案设备建设, 有效盘活档案设备资源, 使其在全校档案工作中发挥最大效能。

摘要：本文通过制定档案资源整合原则, 确立档案资源整合目标, 确定档案资源整合内容的论述, 提出了做好合并高校档案资源整合工作的途径。

关键词：合并高校,档案资源,整合

参考文献

[1]刘皖.多校区管理模式下的学校档案管理[J].广东档案, 2008 (4) .