高校教师业务档案（精选11篇）
高校教师业务档案 篇1
摘要：高校教师业务档案管理工作对高校的发展起着举足轻重的作用, 但目前普遍存在较多问题, 制约着教师业务档案管理工作的进展。本文通过分析教师业务档案的内容、作用及存在的问题, 提出加强教师业务档案管理的措施。
关键词：教师业务档案,内容,作用,问题,策略
教师业务档案是指教师在教育、教学、科研等实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是可开发利用的重要信息资源，是学校档案管理的重要组成部分，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考，是改进教学工作和促进学校交流、提高教学质量的信息资源[1]。因此，加强教师业务档案管理，对于调动广大教师的积极性，提高师资队伍素质，进一步促进科研开展和学校科学管理具有极其重要的作用。
1. 教师业务档案的内容
教师业务档案涵盖信息量大，涉及范围广，繁琐复杂，根据各项内容的特性及应用，主要分为以下几个方面。
1.1 教师基本信息。
包括记录教师出生年月、籍贯、毕业学校、专业、学历、学位、毕业时间、职称、晋升时间、高校教龄、教研室、工作简历、获教师资格证等信息的教师登记表、学历证书或学位证书的复印件及其相关证明材料，以及外语、计算机考试成绩单、获得相应专业技术职务资格的审批文件或聘书等的复印件和学习进修、短期培训、访问等学术交流活动期间形成的能够反映这些活动真实情况和结果的文件资料。
1.2 每年度教师教学工作情况。
教学工作材料有教学任务书、教学大纲、教案、教学总结、班主任工作等情况的统计表、教学质量评估表和教学工作量登记表等。逐年积累，是评职称的必备材料。
1.3 教师科研工作的情况。
包括教师在各级各类报刊上公开发表的论文、公开出版的专著、反映学校的报道及在各级学术教研会上交流的论文、编写的练习题、考试题等。这些材料我们有的收藏原件，有的收藏复印件。
1.4 获奖情况的材料。
包括各类荣誉证书的原件或复印件，各级各类表彰的优秀、先进、模范、论文获奖及指导学生参加各种竞赛获指导教师奖等，这些材料能从各个不同的角度反映出该员的工作态度和业务能力。
1.5 考核评估的材料。
包括学生对教师、教师对教师和组织对教师的评估、年度考核登记表和材料等。
2. 教师业务档案的作用
2.1 教师业务档案能够为学校改革方向、科学管理提供决策信息。
教师业务档案在整体上反映了学校师资队伍素质、学术水平情况，对学校能够准确定位自身办学层次、发展方向、目标定位提供重要的信息资源，对学校寻找出既能发挥本校优势又能满足社会需求的办学路子，制定切实可行的改革、建设整体方案有至关重要的作用。通过对业务档案的分析，有的放矢地改进学校的工作，制定和完善相应的规章制度，进一步使学校的管理走上科学合理的轨道。
2.2 教师业务档案能够为教师职称评审和职务晋升提供真实有效的凭证。
教师业务档案，如实地反映了教师的学历、学位变化，教学及管理能力的提高，学术科研水平的发展，以及同行、学生、社会对他的评价等基本情况。这些档案信息为学校开展考核评优、职称评审、工资晋升等工作提供了可靠的依据，使得在职称评审中，考评人员能够方便、快捷地对教师进行评价，省去了重新收集整理数据的繁琐步骤，更重要的是使得考评工作做到了科学性和准确性。公平的职称评审是对教师劳动成果的肯定，而合理的聘任则体现了优胜劣汰。学校聘任领导小组根据教师业务档案中的业绩进行公平、公正的聘任，做到认真严谨、有理有据，对于增强教师队伍的活力起到了积极的推动作用。由此可见，教师业务档案是很重要的，是一个教师成绩体现的基础，也为教师提供了一个公平竞争的平台。
2.3 教师业务档案是学校科研教育教学研究的重要资源储备形式。
业务档案收集了教师的科研成果、教学成果、论文论著等，是教师在长期的教学实践和研究过程中积累的财富，是知识原载体与教师智慧凝结的结晶，是学校不同时期学术水平的总和，不仅为学校积累和保存了历史文化财富，而且是学校实力的象征。这些档案能给教师提供丰富、有价值的信息，鼓励教师之间进行教学改革，激励教师积极开展科研活动。同时，通过参考利用教师业务档案，可以使每位教师克服自己过去和别人的教训，吸取成功经验，少走弯路，集中更多精力，站在更高的角度，高起点开展教育教学和科研工作，促进教学质量的不断提高，为国家培养出更多的合格人才。
2.4 教师业务档案为教师本人提高业务水平提供保障。
建立健全的教师业务档案给教师个人带来方便的同时，也有利于其进行比较总结，查找不足，提高个人素养和业务能力，从而促进师资队伍建设。
3. 教师业务档案管理存在问题与对策
教师业务档案是教师在科研、教学和学术水平等基本情况的真实纪录，也是高等教育事业发展的需要。但是，目前还存在不少问题。一是管理体制不健全。管理水平较低，管理方式不够规范。二是对教师业务档案重视不够。由于高校对整个档案工作不够重视，因而在人员、经费和设施等方面不愿对教师业务档案管理工作进行过多的投入，致使教师业务档案从管理到利用环节上仍是手工操作，影响了教师业务档案管理的规范化和信息化。三是教师业务档案管理人员的专业素质有待提高。大部分高校教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责，缺乏档案专业知识、能力和素质。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。为了改变教师业务档案的现状，充分发挥档案的作用，使得教育教学和管理能够合理、科学发展，提升教学建设改革的速度和质量，我们应采取积极有效的措施，建设规范化科学化的教师业务档案。
3.1 提高认识，加强领导。
领导应重视教师业务档案工作，充分认识教师业务档案对教育教学改革及提高教学质量的重要地位和作用，实实在在地帮助解决教师业务档案工作中存在的问题和困难，采取切实措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配备齐全。
3.2 建立健全档案管理机制。
由于教师专业性质的不同，活动规律各异，形成的业务档案具有分散性、多样性、广泛性等特点，收集工作相当困难。只有建立健全业务档案材料的收集整理归档制度，才能确保收集工作及时、完整、准确。因此，档案管理人员应该根据教师档案的内容、特点、目的等方面采用合理的档案分类方法、整理形式和应用手段对档案材料进行编目;同时应选择有效的管理及调控手段，制定档案查阅及维护制度，使得管理工作能够做到有章可依，有法可循，建立健全档案整体的管理机制[2]。
3.3 及时更新教师业务档案内容。
教师业务档案不像文书档案、教学档案、会计档案那样固定，而是随人流动，人在档案在，人调离档案随之调离。这些档案材料形成具有很强的随机性，因此，档案管理人员要有强烈的档案意识，及时全面地将其收入教师业务档案，准确记录和反映教师素养和业务工作的个体差异，真正发挥档案在教师评估中的凭据作用[3]。
3.4 加强宣传，增强教师档案意识。
通过宣传，不断提高广大教师的对教师业务档案的认识水平，使他们能充分认识到档案工作的重要性和档案作用，增强广大教育工作者对搞好档案的责任感和使命感，使得他们能够积极主动地协助或配合管理人员工作。
3.5 提高档案专兼职管理人员的综合业务水平。
应根据档案管理规范化的要求，确定专兼职档案工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将教师业务的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，以便平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责教师业务档案的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统，维护教师业务档案的历史真实面貌。四是按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好档案登记、工作，文件的借阅要严格实行登记、清退手续。五是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。同时要不断学习档案专业业务知识，参与学院档案工作参评活动。在调动工作时，应办理文件材料移交接手续，并报学院综合档案室备案。
3.6 使用现代化手段，提高教师业务档案管理水平。
教师业务档案在传统的手工管理模式下费时费力，大量的数据需要经常统计汇总，如每学期一次的全校教师教学工作量及课时津贴的计算、汇总;大量的教师业务档案需要收集、整理、提供查询;每年一次的全校教师花名册的修订、教师结构统计、教师上课率统计，等等，都是量大、繁杂、枯燥的数据处理工作。要提高教师业务档案管理水平，就必须运用计算机建立教师业务档案综合信息数据库管理系统，对全校师资及教师个人实行全方位、多角度、动态的网络管理和服务，实行全社会网络化动态管理，既便于有效利用，弥补科研成果分散管理带来的不足，又能使教师的科研成果系统化，便于对教师科研能力的评估，还能提高管理工作效率。教师们逐步体验到建立健全教师业务档案所辐射出的无限优点，一定会主动及时上交应该归入其业务档案范围的材料，形成一个良性循环态势，营造一个更加和谐的社会发展环境。
总之，教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和工作实绩提供了切实可靠的依据。因此，我们应不断增强对教师业务档案重要性的认识，建立明确的档案管理制度，实施对教师业务档案的有效、规范管理，以此激励教师教学热情，不断进取，以实际行动书写自己的光彩历史，进而使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。
参考文献
[1]陈继红.建立教师业务档案营造教育人文环境[J].南通高等师范学报, 2005, (3) :13-14.
[2]张燕.谈高校教师业务档案的建设[J].科技情报开发与经济, 2007, 21 (17) :248.
[3]李养民.高校教师业务档案管理存在的问题及对策[J].咸阳师范.
高校教师业务档案 篇2
1.业绩手册（04－05、05－06、06－07学年）
2.身份证复印件
3.学历学位证书复印件
4.专业技术资格证书、聘书复印件
5.教师资格证书复印件
6.学科职务材料复印件
7.课表复印件
8.师资培养情况一览表及相关证明材料复印件
9.教学获奖项目一览表及获奖证书复印件
10.教研项目一览表及相关复印件
11.科研项目一览表及相关复印件
12.科研成果获奖一览表及获奖证书复印件
13.科研论文一览表及相关复印件
14.著作一览表及相关复印件
15.学术讲座一览表
16.参加学术会议一览表及相关会议通知等证明材料复印件
17.学科职务及人才项目聘书及其他证明材料复印件
师资培养情况一览表
教学成果获奖一览表
教研项目一览表
科研项目一览表
科研成果获奖一览表
科研论文一览表
著作一览表
学术讲座一览表
参加学术会议一览表
高校教师业务档案 篇3
【关键词】人事档案；业务考绩档案；高校；管理
高校的人事档案与业务考绩档案虽属不同门类，相互独立，各有特点，但都是以个人为立卷单位，从不同侧面反映个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长的过程。因而造成了管理上的一些模糊认识。有的认为二者本为同根生，应合二为一，由干部人事部门管理；有的认为业务考绩档案主要是由教学业务部门利用、为教学业务部门服务，应该由教学管理部门负责；更有的认为人事档案与业务考绩档案都是高校档案的重要组成部分应归于高校档案部门管理。究竟哪种管理模式能够更适合，更优化，更好的为高校管理服务，这都是值得探讨的问题。
一、高校人事档案的管理体制、归档范围和特点
人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。
（一）管理体制
根据中组部、人事部等部门下发的文件规定，依据“管人管档”原则，干部人事档案由组织人事部门管理，因此高校也遵循、采取这种管理模式，人事档案由组织人事部门管理。
（二）人事档案的归档范围
第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历、学位、培训和专业技术职务材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。
（三）人事档案的特点
1. 真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。
2. 完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况的全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。
3. 动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。
4. 机密性。“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部分。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。
二、高校业务考绩档案的管理部门、内容与作用
业务考绩档案以个人为立卷单位，是业务部门在了解使用有关人员过程中形成的各种材料以及个人在业务活动中发表的论著等材料。
（一）管理部门
由于业务考绩档案具有鲜明的个人业务性质，通常由业务主管部门统一管理。
（二）高校业务考绩档案的内容
1. 履历类：本人基本情况、主要经历、学历证明、进修情况、参加重要学术和业务活动材料等。
2. 论文、成果类：本人或与他人撰写的，经组织审查认定发表、出版的论文、论著代表作及其鉴定评价意见。论文、论著的目录、索引、创造发明、技术革新成果的评价材料等。
3. 奖惩类：各种奖励证书复印件或批文，处分材料。（含：证书或文件）
4. 考核类：德、能、勤、绩四方面的考核材料
5. 聘任（任命）类：一切有关聘任（任命）的材料（评审表、批文（任职文件）、聘约或任务书）
6. 其他类：有关专业技术职务评聘、考核的其他材料
（三）高校业务考绩档案的作用
1. 为专业技术人员晋升职称提供了业绩凭证。
2. 为组织人事部门和教学业务主管部门对干部的考核、考查和专业技术人员的队伍建设提供了依据。
3. 为学校教学质量评估提供了重要参考。
4. 为高校的人才开发提供了条件。
三、人事档案、业务考绩档案的区别与联系
（一）区别
1. 档案归口管理部门不同。
2. 档案材料归档内容侧重点不同。
3. 对档案的机密性要求不同。
4. 都不能全面地反映一个人的综合情况。
（二）联系
1. 都是反映同一个人的各方面成长的历史过程；
2. 都能从不同侧面为组织人事部门和教学业务主管部门提供反映同一个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长过程的依据；
3. 业务考绩档案的建立，弥补了人事档案存在的不足，二者在归档范围上互有重叠，最终利用时又相互补充。
四、建立“大人事档案”管理意识
所谓“大人事档案”就是将业务考绩档案充实到人事档案中，统一纳入到高校档案综合管理。档案工作中执着追求的就是最大限度地发挥档案信息的最优功效，而“大人事档案”意识的建立，使人事档案信息更全面、更立体、更科学，但也对档案管理工作提出了更高的要求。
（一）“大人事档案”“利”的方面
1. 可以增大档案信息的包容量；
2. 可以用最小的投资，获得最大的效率；
3. 可以满足利用档案信息系统性和时效性的需要。
（二）“大人事档案”“弊”的方面
1. 违背了档案分级管理原则；
2. 造成交叉管理，权责不清；
3. 鉴定困难加大，存在信息安全隐患；
4. 对档案管理人员的综合素质要求更高。
人事档案与业务考绩最终如何管理才能更适合、更优化、更好的为高校管理服务，还需要我们在实际工作中不断摸索，不断改进。
参考文献：
[1]干部人事档案工作问题解答.2004年2月，上海金融学院人事处编.
[2]干部人事档案材料收集归档规定.
[3]专业技术干部业务考绩档案的归档范围及要求.
浅谈高校教师业务档案建设 篇4
1 构建高校教师业务档案的重要性
教学和科研始终是高校科学发展的中心工作,而教师又是开展这项工作的主要实践者和推动者,加强教师的业务档案建设不仅是真实记录教师成长历程,有效保存教学科研成果的需要,也是学校教师人事档案的进一步延伸,能够动态的、全面地、有效地记录教师个人的教学科研和进修、考核等情况,是学校进行教学改革、实现科学管理的一项基础工作。另外,教师业务档案建设为学院的师资队伍建设提供了全方位的信息资源,有利于对教师进行正确的评估,更有利于提高开展各项教学评估的工作效率。因此,高校教师业务档案具有实际意义上的保存价值和历史价值。
1)教师业务档案是评价师资队伍整体素质的重要依据。教师业务档案记录和反映了高校师资队伍整体素质情况,既可以对教师个人业务能力做出评价,又可以对学院的整个师资队伍实力做出评价。因此,做好整个学院教师业务档案的收集、统计、分析、研究,从中找出有代表性和规律性的东西,以便客观了解和分析学院在学科建设、师资队伍建设中存在的问题和不足,进而有的放矢地做好专项工作,做好选拔培养青年教学骨干和学科带头人工作。
2)教师业务档案是加强教学、科研管理的重要基础。教师业务档案建设是本科教学工作水平评估的一项重要指标。在教学模式改革、科技创新、科研项目申报等专项工作中,教师业务档案都充分体现了较大的参考价值。通过建立健全教师业务档案,可以弥补过去对教师考核工作缺乏定量分析的不足,使高校教学管理更加科学化、规范化,为逐步采用现代化管理手段创造条件。
3)教师业务档案是教师职称评聘和职务晋升的重要凭证。教师业务档案能客观地反映其专业知识、学术研究水平、科研工作能力,是进行职称评聘、职务晋升、年度考核的依据。长期以来,由于学校对教师业务档案的建立和管理重视程度不够,并未建立起专门的教师业务档案,使得学校在迎接教学质量评估和师资队伍管理工作中,常常缺乏客观、公正的评价依据。因此,加强教师业务档案的建设,为客观、科学地进行教师职称评聘和职务评定打下了坚实的基础。
2 教师业务档案的作用及目前存在的问题
教师是教学工作的主体,教师业务档案是构建教学档案的基础。在高校本科教学评估过程中,教学档案体现了评估学校的教学质量和办学水平。教学档案是决定评估结果的关键性因素之一,而教学质量的保证和办学水平的稳步提高与教师业务素质的高低有着密切的内在联系,即高校各项教学工作能否循序渐进地开展是与教师业务能力和科研能力的整体状况直接相关的;教师业务档案同时也是学校各级领导在决策学校发展规划时的重要客观依据,在评估过程中,专家也正是通过审阅教师档案来进一步了解学校的师资队伍建设情况,从而做出客观公正的评价。
但目前高校教师档案工作主要集中在教师人事档案的建设,业务档案的建设还处于被动、消极的状态下。很多高校并没真正认识到教师业务档案建设的重要性,因此在整个建设过程中还存在不少问题。一是管理体制不健全。管理水平不高,管理方式不够规范。二是对教师业务档案重视不够。由于高校对整个档案工作不够重视,因而在人员、经费和设施等方面不愿进行过多的投入,致使教师业务档案从管理到利用环节上存在较多的问题。三是教师业务档案管理人员的专业素质有待提高,大部分教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责,缺乏档案专业知识和素质。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。
3 加强教师业务档案管理的措施
业务档案不像教学类档案和人事档案那样相对稳定,教师业务档案材料的收集对象主要是教师本人。由于教师活动的多样性和教师本人对建立业务档案的作用和安全性存在疑虑,这给档案收集和管理增加了难度。教师新学历新学位的获得、论文专著的发表出版、荣誉证书的获得等零星材料随时都可能发生变化,使档案的收集工作量大而繁琐。为了使教师业务档案规范化、科学化,应严格收集管理措施。
1)增强档案管理意识,建立健全运行机制。首先,要从建立教师业务档案的管理机制入手,明确学校分管领导,与之相适应,各教学、科研单位也确定一名部门领导负责此项工作,并在条件许可的情况下,建立专业教师档案室,实行专人专管。要向广大教师宣传建立教师业务档案与管理的重要性,增强他们的档案意识,让他们理解、支持并协助管理人员搞好此项工作,应在全院范围内养成主动收集、自觉上交应归档的必要材料的良好氛围和科学的管理机制。其次,要建立健全各项规章制度,使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依,步入制度化、规范化管理轨道。
2)使用现代化手段,提高教师业务档案管理水平。教师业务档案在传统的手工管理模式下费时费力,大量的数据需要经常统计汇总,数据处理工作繁杂枯燥,要提高教师业务档案管理水平,就必须运用计算机建立教师业务档案综合信息数据库管理系统,对教师个人实行全方位、动态的网络管理和服务。实行网络化动态管理,既提高利用效率,弥补科研成果分散管理带来的不足,又能使教师的科研成果系统化,便于对教师科研能力的评估,提高管理工作效率。当教师们逐步体验到建立健全教师业务档案所带来的各种便捷和好处时,一定会主动及时上交应该归入其业务档案范围的材料,形成一个良性循环态势。
3)合理分类,科学管理,提高利用效率。在根据一定要求对零散材料分类、组卷、编目、立卷等档案整理过程中,档案专业人员必须维护学校全宗的整理原则,兼顾载体特征,采用教师业务档案信息集中、载体分散的整理方法,保持档案信息、文件材料的有机联系。利用信息分类建立教师业务档案专用的检索工具和互检系统,保持业务档案的完整性和使用档案的便利性。
4)从档案管理的外部环境入手,加强征集工作。教师业务档案产生在教学科研工作的第一线,所以加强收集人的档案意识,提高其业务素质,是教师业务档案能否齐全完整的基础环节。高校教师业务档案的收集应纳入各学院有关人员的职责范围,作为政绩和业务成绩的考核与考评以及教师、干部晋升职务、职称的条件之一。
综上所述,笔者认为教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和科研成绩提供了切实可靠的依据。我们应高度重视高校教师业务档案的收集工作,要切实解决“重教育教学,轻档案工作”的实际问题,应不断增强对教师业务档案重要性的认识,建立明确的档案管理制度,实施对教师业务档案的有效、规范管理,以此激励教师教学热情,不断进取,进而使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。
摘要：高校教师业务档案是高校档案的重要组成部分,它包括教师个人信息、教学、科研工作情况等方面内容,在教师管理、师资队伍建设、教学评估中都具有极其重要的作用。通过分析教师业务档案的内容及当前档案管理工作中存在的问题,提出加强教师业务档案管理的措施。
关键词：高校教师,业务档案,管理
参考文献
[1]彭倩.教师业务档案在师资队伍建设中的作用[J].攀枝花大学学报,1997(3).
[2]王少芩.高校教师业务档案与师资队伍建设[J].湖州师范学院学报,2000(2).
[3]陈继红.建立教师业务档案营造教育人文环境[J].南通高等师范学报,2005(3).
[4]张燕.谈高校教师业务档案的建设[J].科技情报开发与经济,2007(17).
高校教师业务档案 篇5
关键词:档案专业人员;业务素质;提高途径
中图分类号:G642.0 文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2010)01—0171—02
档案工作是高校的一项重要管理工作,是实现管理育人、服务育人的重要途径。提高高校档案专业人员的业务素质,建立一支服务意识强、业务素质高的档案专业人员队伍,是实现高校和谐发展的一项重要任务。然而,目前高校档案专业人员呈现老龄化、女性化、知识结构单一,工作积极性不高等问题。为提高高校档案专业人员整体素质,实现高校的快速和谐发展,高校应努力探索提高档案专业人员整体业务素质的途径。
一、增强高校档案专业人员的责任意识
国家教委6号令《 普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”档案工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,是高校的一项重要管理工作,是高校管理育人、服务育人的窗口,同时又是一项极富挑战性的工作,从事这项工作的人员必须具有相当的学科专业知识、全心全意为广大师生服务的信念、较高的计算机水平和娴熟的信息处理能力。因此,各高校建立完善的档案专业人员岗位责任制,明确岗位要求和岗位职责,以增强档案专业人员的责任意识。
高校档案专业人员主要职责应有:坚持平时立卷,根据不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档;负责文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要;保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全和保密;主动接收档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆移交;积极参加业务学习,不断提高档案工作水平;确定各种档案管理制度,确保档案的完整与安全;对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具等等。高校在明确档案工作人员的岗位职责后,应严格考核管理,按照考核结果采用不同的薪金待遇和升迁制度。
二、提高档案专业人员的专业技能
当前,高校档案专业人员队伍高素质人才缺乏,正规本科学历的人才数量很少,硕士、博士人才在很多高校的图书馆和档案馆还处于“空白”状态;人才结构单一,双学历的人才较少,图书情报专业毕业的不懂其他专业的知识,学其他专业的又不通晓图书情报知识,专业技能整体偏低。高校要提高档案专业人员的专业技能,需从以下几个方面入手:
第一,培养专业骨干。在现有队伍中,挑选一些具有较高专业技能的人员作为队伍骨干,给他们压担子,使之有紧迫感,自觉地学习新知识、新技能,在学中干、在干中学,在实践中锻炼提高。同时,支持他们经常参加学术会议、学术讲座、专业培训,加强交流,获取各方面的专业信息。
第二,引导高校档案专业人员建立合理的知识结构。一方面,称职的档案工作人员要具有深厚的档案专业知识。档案专业知识主要包括以下几项内容:努力学习和掌握档案管理学的基本理论知识,熟练掌握档案工作的基本概念、特点、基本原则、作用、性质、工作环节和方法技术;努力学习和掌握高校档案管理的基本理论知识,掌握从事高校档案工作的基本技能;学习和掌握档案保护技术学的基本理论知识,科学保管高校档案;学习好文书写作的基本知识,熟悉和掌握高校文件形成的规律、特点和高校文书处理工作的过程、方法,从而熟悉高校档案的形成过程和立卷归档的方法要求;学习档案文献编纂学的基本理论知识,熟练掌握档案编研和文献加工的基本原理和方法技术。另一方面,档案专业人员又需具有适应新型档案管理工作的技术和技能,如计算机操作知识、网络平台操作知识、信息搜索、情报收集知识以及相关的人文社会科学理论知识,如语言学、法律学、经济学等方面的知识。因此,高校应引导档案专业人员努力学习,不断吸取新的知识营养,建立合理的知识结构,以适应不断变化的档案管理工作的需要。
第三,定期对高校档案专业人员进行专业培训。随着档案种类的不断增多,归档、整理档案的要求会越来越高,已有档案专业人员的知识需要不断地更新、充实。为档案专业人员提供继续学习和深造的机会是提高档案专业人员素质的重要保证。按培训的性质划分有:岗位培训、应急性培训、专题性培训、提高性培训和普及型培训;按培训的专业分有:档案保护培训、档案文献编撰培训、档案计算机管理培训、档案裱糊培训等。对档案专业人员的培训应注重实用性、要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次,不同的需求,按需施教。如:高校可以选派一些综合素质较好的档案专业人员进行图书情报和档案管理专业的中短期脱产进修,系统地学习图书情报理论和档案管理理论,进一步提高收集和处理档案信息的能力;鼓励新进人员在职参加情报专业的函授学习、自学考试,获得较系统的文献资源开发、信息服务、归档等方面的专业知识。高校档案专业人员应努力通过各种培训,以适应更新知识,补充“新能源”的客观需要,适应高校档案门类、种类不断增多的需要,从而保证高校档案事业的发展。
三、建立良好的人才聘用制度
目前,高校图书档案人事制度虽然采用了聘任制管理形式,但仍流于形式,高校档案工作人员“铁饭碗”的现象没有打破。职业终身制造成图书馆工作人员安于现状,不思进取。这种心态与高速发展的高教事业形成了较大的反差。为此,高校应积极推行图书档案专业人员聘用制度,改革用人方式。推行人员聘用制度,实施高标准的准入条件。档案工作人员一律实行公开招聘、竞聘上岗,进行平等竞争,择优聘任,必须确保精通情报专业知识应该成为首要的准入条件。只有实施高标准的进入条件和严格的筛选机制,才能提高档案工作人员的整体素质,保证新进工作人员具有较高的业务水平,从而改变档案工作人员综合素质偏低的状况,提高档案工作的服务水平和社会地位。此外,还需加大专业人才引进的力度。在档案人才地位和待遇普遍偏低的情况下,对急需的特殊人员可采用人才引进政策,以优惠的待遇吸引他们。
四、提高高校档案专业人员的地位和待遇
目前,我国高校档案工作人员的地位和待遇普遍偏低,档案专业人员的工作得不到应有的尊重,造成了档案管理工作缺乏高素质人才,使档案管理人员不思进取,工作积极性不高。提高高校档案专业人员的地位和待遇,是高校档案工作吸引人才、稳住人才,并充分调动人员工作积极性的重要途径。
高校须提高档案工作人员的地位。在高校中,档案工作人员只能是教辅人员,地位相对偏低,工作辛苦单调,得不到人们应有的尊重,严重影响了工作人员的心态,造成了队伍的不稳定,导致大量人才的流失。提高档案专业人员的地位,必须对档案工作的重要性有深刻的认识。应该看到,作为学校的信息情报资料中心,高校档案工作不仅为学校服务、为教学服务,是一项服务性工作,同时还应看到档案工作需根据科研需要做好信息管理和信息服务现代化,提供深层次服,实际上是一个多学科、多层次为学校教学科研服务的学术性机构,是具服务性与学术性于一体的工作。高校必须认识到档案管理工作的这一地位,只有这样,才能提高档案专业人员的地位。
高校应努力做到提高档案专业人员的待遇。提高档案专业人员的待遇,才能调动工作人员的积极性。建立效率优先、公平合理的分配激励机制是提高用人效益的关键。高校应在严把进人关的同时,充分发挥工资的激励功能,形成合理而又稳定增长的薪金机制、良好的福利待遇,一方面鼓励现有工作人员不断提高自身素质;另一方面对高层次人才给予优惠政策,使许多优秀的人才不断充实到档案工作队伍中来。 建立合理的分配激励机制,应实行工资外的聘用岗位津贴制度,淡化职称和行政级别等各种身份标志,确立强化岗位、突出绩效、兼顾工龄的馆内岗位工资分配方法,以技术含量、劳动强度、服务水平为主要依据的分配原则,合理拉开分配档次,待遇向优秀人才和关键人才倾斜,努力实现一流人才、一流业绩、一流报酬的目标。
参考文献:
[1]石烈娟.改革高校图书馆人事制度 加强图书馆队伍建设[J].农业图书情报学刊,2008,(3).
[2]刘波涛.建立和完善高校图书馆“学科馆员”制度的几项措施[J].图书馆论坛,2004,(2).
高校教师业务档案 篇6
(一) 高校教师业务档案的建立是对高校人才资源管理的需要。
高校教师业务档案记录了教师业务成长的过程, 它能给利用者提供关于教师系统、广泛的信息。通过建立教师业务档案, 我们不仅能够方便、快捷、高效地掌握教师当前的状态, 而且还能够根据教师最新教学和科研信息把握其未来发展的潜力、方向, 为其设计长远的发展目标和计划。
(二) 建立高校教师业务档案能更好的实现档案的服务功能。
教师业务档案是高校人才的数据库。建立健全教师业务档案, 是合理利用人才资源、培养人才的需要, 也是高校事业发展的需要。
二、高校教师业务档案的现状
(一) 高校教师业务档案建档难、资料不完善、基础薄弱。
由于教师业务档案内容涵盖广、琐碎繁杂, 致使档案材料收集、整理存在困难较大。并且很多高校没有规范的建立高校教师业务档案, 使其处于一种零乱存放的状态, 查阅非常不便。
(二) 高校对教师业务档案重视不够, 管理水平不高。
由于教师业务档案对高校教学改革及教学质量提高的重要作用没有引起高校的足够重视, 在教师业务档案管理方面没有投入过多的人力、物力、财力, 致使教师业务档案现有的管理水平低下。
(三) 重立卷轻利用, 编研工作相对落后。
通过编研的档案资料具有较高的利用价值, 但目前高校的教师业务档案管理往往比较重视案卷的立卷装订、保管而对编研利用要求较少, 这使得教师业务档案的编研工作相对滞后于档案管理中的其它环节, 从而抑制了教师业务档案的利用。
三、高校教师业务档案的归档范围
(一) 教师个人基本情况材料:
包括教师基本情况登记表、学历学位证书复印件、年度考核表、职称聘任通知书、教师资格证书复印件等以及在职培训、进修深造材料。
(二) 教师教学情况的材料:
包括教师每学年授课名称及班级、课时量、实验实习内容、典型教案、指导毕业论文情况、公开教学情况、听课记录、教学质量评估表、班主任工作、指导新教师工作、编写讲义、某专项教改的综合材料。
(三) 教师科研和学术活动情况资料:
科研情况包括历年来教师完成的科研项目名称、项目来源、经费数量, 论著和论文及论文收录情况。学术活动情况包括参加各类学术会议、应邀外出讲学、参加学术评议活动的材料, 在各类学术团体任职情况等。
(四) 教师所受奖惩情况的材料:
主要包括各级组织授予教师的各类荣誉称号、获奖证书复印件、奖牌奖杯的照片、声像资料以及对教师教学事故处理的结论等。
四、高校教师业务档案的管理
(一) 高校教师业务档案的收集。
高校教师业务档案管理工作的最大难点是资料与信息的搜集。资料与信息对丰富教师业务档案是不可缺少的。因此, 首先要做好宣传工作, 向广大教师宣传建立教师业绩档案的重要性, 增强他们的档案意识。其次必须建立收集归档责任制。把收集归档的材料作为每个教研室的职责, 纳入教研室工作的考核内容。还要每年发放教师业务活动登记表、由老师自己填写, 由教研室或教学系 (院) 部审核。档案管理人员要随时了解教师的业务活动情况, 并及时收集, 整理归档, 对归档的档案材料做到准确、完整、系统。
(二) 高校教师业务档案的整理。
教师业务档案要按一定的要求科学的加以分类、组卷、排列、编目, 使之完整、准确、系统, 才有利于保管利用。高校教师业务档案采取一人一卷的形式。先按系部, 后按姓氏分类排列, 以便查阅利用。每卷按上文所述归档内容的四个方面顺序整理归档。
(三) 高校教师业务档案的保管与利用。
教师业务档案的管理权应该在学校档案馆, 它是跟着教师本人走的。因此, 学校档案馆中保存的是在职教师以及从本校离退休教师的业务档案。业务档案管理工作的最终目的是提供利用。因此, 必须建立计算机业务档案管理系统。高校教师业绩档案管理要使用现代化管理设备和手段, 将业绩档案的归档文件目录输入计算机, 建立计算机业务档案管理系统, 并随时查阅、更新档案信息内容, 为利用者提供快速、高效的服务。
参考文献
[1]夏慧君.做好教师业务档案管理[J].黑龙江档案, 2006, (01) .[1]夏慧君.做好教师业务档案管理[J].黑龙江档案, 2006, (01) .
[2]徐慧秋.浅谈教师业务档案的管理[J].山东档案, 2006, (05) .[2]徐慧秋.浅谈教师业务档案的管理[J].山东档案, 2006, (05) .
[3]徐瑜.浅谈高校教师业务档案[J].浙江档案, 2007, (07) .[3]徐瑜.浅谈高校教师业务档案[J].浙江档案, 2007, (07) .
高校教师业务档案 篇7
一、认识到位是做好教师业务档案的前提
学校各级领导要提高认识, 分工负责。一是分管档案工作的领导要带头提高对做好教师业务档案重要性和必要性的认识, 增强责任感和使命感, 从人力、物力、财力给予大力支持, 为做好教师业务档案提供基础保障。二是成立以校长为组长, 二级学院院长为副组长, 各院系兼职档案员为成员的学校教师业务档案建设领导小组。形成“一级抓一级, 层层抓落实“的建档工作格局, 为做好教师业务档案提供组织保障。三是学校档案部门要负责做好教师业务档案建设的总体规划, 档案制度建设及管理。二级学院兼职档案干部负责对本院教师业务档案建设的业务培训, 帮助他们提高思想认识, 掌握收集要领和立卷方法, 熟悉教师业务档案建设工作流程, 从源头抓起, 把好归档质量关。四是二级院 (系) 要以此为契机, 在教师中广泛开展档案法制宣传教育活动, 通过板报、橱窗、专题会议、校园网络、校园广播等多种形式的宣传方式, 或组织教师参与档案课题调研, 或到学校综合档案室实地参观考察学校档案工作开展情况, 让教师为档案建设工作积极建言献策, .引导教师正确理解和认识教师业务档案建设工作的长远意义和重要作用, 鼓励教师以饱满的政治热情、积极的态度配合学校做好个人业务档案的建档工作, 自觉成为档案部门的“好帮手”。
二、行动到位是做好教师业务档案的关键
建章立制, 保证质量, 学校档案部门要深入二级学院广泛调查研究, 制定《教师业务档案整理规范》、《教师业务档案文件材料归档范围及保管期限》、《教师业务档案归档文件的质量要求》、《档案分类编号办法》和保密、开发提供利用等相关规章制度, 让教师业务档案建设有章可循, 有法可依。具体做法:一要科学把握归档范围。教师业务档案归档范围主要包括教师个人基本信息, 各种毕业证、资格证、获奖证、荣誉证书复印件、教师课堂教学质量评估、教学评估结果、主编或参编教到新位, 实效到位, 让教师业务档案在促进教师健康成长, 推动和谐材、承担的公开课、实验课、专业课、教案、教学课件、论文指导及讲座。主持的教改和科研项目, 公开发表的科研论文, 学术论文和公开出版的著作, 以及继续教育培训情况, 年度考核、年度体检报告, 还有相关活动的照片、光盘、实物等各种载体的归档材料收集齐全;并根据个人不同阶段的发展变化, 定期收集补充新增资料及数据, 与时俱进, 不断丰富档案信息资源。二要科学组卷, 保证质量。明确归档文件材料的质量要求, 每位教师都要按照教师业务档案的归档要求和整理规范将个人在成长发展过程中形成的有归档保存和利用价值的材料收集齐全、规范整理。按照中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则对质量的要求是:归档文件应齐全、完整, 对已破损的文件应予修整, 字迹模糊的或易褪色的文件应予复制, 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。教师作为个人业务档案材料的制发者, 一定要严把质量关, 按照国家有关规定, 公文用纸要保证质量, 封面、尺寸、规格要符合统一规范的标准, 要保证公文字迹牢固清晰, 要求在公文起草、签发中, 在用纸、用笔、用墨时, 不能使用褪色的笔种、墨水, 如:圆珠笔、铅笔、红墨水等不耐久材料, 要保证字迹的鲜明清晰有利于日后长久保存和利用。使用文种要合理, 拟制格式要规范, 行文要使用规范字, 保证符合案卷质量总体要求即“遵循文件材料形成规律保证文件之间的有机联系, 区别不同价值, 便于管理和利用。三要规范整理, 科学上架。归档材料必须要以教师个人为立卷单位 (一人一卷或一人多卷) 单独组卷, 不同事由的归档文件, 按不同事由文件形成的先后顺序排列。在每份文件的非装订线一侧下方打印页码, 以件为单位, 打印卷内目录, 填写备考表, 然后装入案卷盒或档案袋, 最后统一贴上档号。案卷名用教师个人真实姓名填写 (即XXX老师业务档案) , 然后分专业教研室按职务或职称从高至低, 由上至下、从左到右排序上架, 集中在各院 (系) 办公室统一保管。这样既有利于教师个人信息的保密, 又方便检索和提供利用。四要严格交接, 管理有序。由移交人填写移交清单, 交接双方签名确认后各持一份, 档案接收人 (即各院系) 兼职档案员要按照归档文件的质量、归档范围、整理规范的要求对照移交清单逐份清点, 仔细检查归档文字材料的标题与内容是否一致;使用的纸张、笔墨是否符合规范要求, 确保归档材料的完整、准确、系统、安全。一旦发现不符合要求的归档材料, 必须督促移交人及时改正, 填平补齐, 合格后方可归档。最后, 运用计算机档案管理系统对每份归档文件的档号, 责任者、形成日期、主题词、摘要等信息进行录入, 并建立档案台账以方便检索和提供利用。此外, 还要做好教师业务档案的安全和保密工作, 对电子文档要注意做好异地备份。
三、创新到位是做好教师发展档案的保证
教师发展档案内容丰富、真实可靠、实用性强, 是学校实行人事制度改革的重要参考, 是学校和社会了解教师过去、现在和将来的信息纽带, 面对新形势, 创新管理显得特别重要。一要完善管理机制, 二级院 (系) 要成立教师业务档案建设工作小组, (由分管档案工作的领导以及各教研室主任和专兼职档案干部组成) , 分工合作, 明确责任。每年在布置、检查、总结、验收各项工作的同时, 要布置、检查、总结、验收教师业务档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。二要加快教师业务档案信息化建设, 实行电子文件和纸质文件双轨制归档管理, 最好能尽快建立教师业务档案文件级目录中心 (专题档案管理系统) , 为教师、学校、社会利用提供方便。三要创新档案协作理念, 根据新形势、新任务的需要, 实行跨院校、跨地域、甚至跨行业开展形式多样的教师业务档案信息资源共享协作活动, 以便更好地发挥高校教师业务档案在推进和谐社会建设中的重要作用和影响力。
四、追求实效到位是做好教师业务档案的目的
建立教师业务档案就是为教师和学校乃至社会排忧解难的服务性工作。一是学校档案部门要加强监督指导和协调, 努力使教师业务档案建设工作成为一项全校性, 全员性, 全程性的工作。二是档案干部要心系教师, 树立“真正以教师为本”的服务理念, 始终坚持情为教师所系、利为教师所谋, 把更多的时间和精力放在深入研究教师对信息需求的针对性和特色性。真正挖掘好和开发好教师业务档案中蕴藏的对教师、学校和社会当前或将来有利用价值的信息资源, 进行深加工, 形成与时俱进、实用性强的多元化的档案编研材料, 为教师为学校排忧解难, 用实际行动维护好、实现好、发展好最广大教师的根本利益。三是更新服务理念, 转变工作作风。充分利用教师业务档案信息资源, 为学校发展服务, 为教师服务, 为社会文明进步服务, 注重质量、追求实效, 坚持原则、保守秘密, 用优质的服务赢得学校领导, 教师和社会公众的信赖。使教师业务档案在构建和谐社会、幸福校园中发挥最大的经济效益和社会效益。
总而言之, 高校教师发展档案是联系教师过去、现在和将来的信息纽带, 它不仅是教师个人发展的历史见证, 也是国家和高校的宝贵财富。面对新形势, 我们应坚持以服务求支持, 以贡献求发展, 努力使教师发展档案成为新时期高校人力资源的宝库、成为弘扬先进文化、促进社会进步的智慧源泉, 成为对外合作交流的信息平台, 为更好地服务教师、服务学校、服务改革开放和社会主义现代化建设, 档案人要作出新的更大的贡献。
摘要：本文论述了做好新时期高校教师业务档案建设的路径, 提出认识到位、行动到位、创新到位、实效到位的工作思路。
关键词：高校教师,档案建设,路径
参考文献
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高校教师业务档案 篇8
一、高校教师业务档案的内涵及其管理利用的现状
高校教师业务档案是指高校教师在从事教学科研活动过程中产生的、能够全面反映教师教学科研情况及其学校给予的教育教学水平的各种总体评价材料的原始记录及其相关材料复印件。教师业务档案是教师专业成长和能力提高的原始记载, 它一方面便于高校评估教师的教学科研能力, 另一方面有利于准确分析全校教师的精神面貌。因此, 在高校教学工作水平评估时, 都要检查教师业务档案的建档情况。
一般来说, 高校教师业务档案分为以下四个部分。一是教学档案。教学档案包括教学任务书、教案、听课记录等。二是科研档案。科研档案包括教师正在或曾经主持和参与的各级科研课题情况, 包括课题类别、项目名称、负责人、批准部门、资助方式及其经费、课题编号、课题批准时间及其研究起止时间、课题组成员等, 教师公开发表的学术论文、著作和论文获奖材料等。三是奖惩档案。奖惩档案包括教师在教学和科研方面的各种获奖证书和获得的各类荣誉称号证书, 教师教学处分文件等。四是培训档案。培训档案包括教师岗前培训和后期进修学习的有关材料。
根据笔者通过QQ调研广西的几家高校分析, 高校目前建立教师业务档案普遍存在着以下两个方面的管理利用问题:
1. 没有规范的教师业务档案管理制度。
由于我国现行的《高等学校档案实体分类法》、《普通高等学校档案管理办法》没有明确规定教师业务档案的管理及其分类问题, 因此, 各高校的教师业务档案都是根据各自所需管理, 重视教师业务档案的高校则建立了教师业务档案管理制度, 领导不重视的则很少有相关教师业务档案管理制度。也正是因为没有相关管理制度, 因此, 高校的教师业务档案中普遍存在着以下问题。 (1) 教师业务档案材料不全。主要体现在收集和管理过程中的失误。一是收集到的教师业务档案材料不全。由于部分高校领导不太重视教师业务档案的建立健全, 因此, 相关职能部门需要什么就收集什么, 收集后也不注意归档管理, 致使教师业务档案材料不全, 无法体现档案的动态变化和完整性, 如科研课题建档方面, 有的只有立项文件没有结项文件, 有的则只有结项文件而无立项文件。二是没有及时更新教师业务档案导致的不全。因此, 这种情况下建立的教师业务档案质量也不会特别高。 (2) 多头管理教师业务档案。目前大多数高校的教师业务档案分散在各基层教学单位、教务部门、科研部门。这些部门各自为政, 根据自身需要收集教师业务档案, 所以收集的档案既不规范, 又不齐全。造成教师重复劳动, 档案又没有较好地发挥其开发作用。
2. 对于教师业务档案的管理处于重收集轻使用阶段。
大多数高校对教师业务档案的利用大多处于临时借阅阶段, 没有对教师业务档案进行归纳开发, 利用意识较为淡薄。有些高校只重视教师业务档案的归档, 对于编研教师业务档案则根本不管。这使得教师业务档案的编研工作相对滞后于其他档案管理中的各环节, 从而抑制了教师业务档案的利用。有些高校则只是在教师职称评聘时才借阅, 大多数情况下处于束之高阁状态。
二、加强高校教师业务档案管理和利用的对策
教师业务档案能为学校领导考核提拔教师提供参考依据, 为高校教学评估和学位授予权评估等提供充分有力的信息, 为教师晋升职称、评优评先提供原始的依据等重要作用已成为高校的共识。随着时间的转移, 教师业务档案还会成为一所学校办学历史、师资力量反映的精神财富。因此, 基于上述高校教师业务档案管理和利用中存在的问题, 笔者建议高校从以下方面加强管理教师业务档案。
1. 建立健全明确规范的教师业务档案管理制度。
只有建立了完善的管理制度, 教师业务档案才能真正地走上正轨。因此, 高校要加强教师业务档案的管理和利用, 首当其冲的事就是建立健全教师业务档案管理制度, 让其走上规范化管理之路。
在建立完善管理制度时, 高校可以参照高校人事档案或其他综合档案的管理办法, 确定教师业务档案归档制度, 包括归档的内容, 归档的时间及其要求。教师业务档案查阅利用制度等相关制度, 要形成“三位一体”的教师业务档案管理模式, 即各教学单位、教师业务档案专门管理部门、专管教师业务档案的档案人员相互协同管理。具体做法是:第一, 整合目前各部门的档案, 将其系统化管理。高校教师业务档案的多头管理严重影响了高校教师业务档案的整体性, 极不利于教师业务档案的开发利用。因此, 高校应设立统一的教师业务档案管理部门, 并指定专人负责。教师业务档案建档后, 档案管理人员平时还要注意收集教师变化了的业务档案, 积极主动地跟踪材料来源部门和教师个人, 从而让教师业务档案更加系统和规范。第二, 开发教师业务档案管理的信息化共享系统。纸质档案存放虽然方便, 但其无法实现教学信息的再生和共享。长期以来, 由于纸质档案存放方便, 纸质档案都是各校通用的保管方法。然而, 随着高校教师队伍的不断扩大, 教师业务档案中的信息量也与日俱增, 档案管理人员的工作量非常大。因此, 这种陈旧的管理方式已逐渐被高校用电子档案所替代。虽然电子档案便于查阅和修改, 但其仍有不足之处, 那就是管理部门无法通过电子档案定性和定量分析出所需教师材料, 其最终功能和纸质档案一样仍是存储信息, 所以电子档案也无法满足信息化时代教师专业发展的需求。因此, 开发教师业务档案管理的信息化共享系统是时代所需。全国已有部分高校开发了信息化的教师业务档案管理系统。这种系统可以便于管理者和教师本人不受时间和空间的限制, 随时随地上网查询和更新相关业务档案内容。高校在开发信息化共享网络教师业务档案管理系统时, 应充分地考虑把电子档案和纸质档案的管理与利用合理地结合起来, 实现高校教师档案的数字化管理和网上查阅功能。
2. 重视教师业务档案的开发使用。
档案之所以为档案, 除了其具有珍藏价值外, 更多的是因为其有利用价值。所以, 教师业务档案如果没有进一步开发利用的话, 那么其建档的意义就不大, 仅仅是起到储存的作用。也正基于此, 目前高校的很多档案管理者已经意识到了开发档案利用价值的作用。但由于各种因素, 高校在教师业务档案开发利用这块仍有待于进一步改善和提高。如在及时更新业务档案方面, 分析每位教师业务档案综合情况方面相同专业教师和不同专业教师在业务档案方面反映出的各自优势及其不足等, 档案管理人员应将分析情况及时共享, 让每位教师共享变化资源, 从而起到激励作用, 也为高校领导及时掌握本校教师情况提供了可靠的依据。当然, 在让教师业务档案信息共享时, 要注意保护教师的个人信息。同时, 档案管理人员还应积极主动地与相关部门联系, 及时了解他们对教师业务档案内容及其相关信息的利用需求, 然后在此基础上不断完善研发教师业务档案管理信息系统, 不断挖掘教师业务档案的利用价值, 从而让教师业务档案真正为高校及其教师高效利用。
参考文献
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[4]刘珊.高校教师档案的用途与管理研究[J].黑龙江科技信息, 2012 (6) .
谈谈高校专业技术业务档案的建立 篇9
一、专业技术业务档案的含义和建立专业技术业务档案的作用
专业技术业务档案是高校专业技术人员在教学、科研等活动中形成的教学、科研成果、学术论文、专著、译著等具有保存价值,直接反映其业务水平的文件材料。这些材料是专业技术人员从事教学、科研等活动的真实记录,是高校的重要资产。
建立专业技术业务档案,利于学校教学、科研、学科建设、教学评估等项工作的开展,利于学校师资队伍的管理和学术梯队的建设,利于学校人事制度的改革和专业技术职务的评聘。因此,重视专业技术业务档案的建立,管理好这些材料,对学校教学、科研水平的提高有着重要作用。
1.建立专业技术业务档案,可以加强学校师资队伍的建设。加强师资队伍建设,是高校极其重要的工作。通过建立业务档案,便于学校对教师所学专业、技术专长、学术成就等方面,有一个清楚的了解。这样,可以充分挖掘各学科的师资潜力,开发智力资源。例如,某校有关部门根据校档案馆提供的业务档案资料,首批选拔了20 名后备学术带头人和104 名优秀中青年骨干教师。
2.建立专业技术业务档案,利于做好各类专业技术人员的职务评聘工作。业务档案真实地记载了每位专业技术人员的学历、教学与科研成果、专业特长,较为详尽地反映出他们的业务素质和业务水平。这些材料为专业技术人员职称的评定、聘任和晋升提供可靠依据。根据专业技术人员的实际业务水平和贡献,晋升、评聘为相应的专业技术职务,可以消除职务晋升中的不合理成分,增强职务晋升的透明度。
3.建立专业技术业务档案,利于搞好学校学科建设和教学评估工作。每个学科的建立和发展都离不开合理的知识结构和雄厚的科研力量。建立业务档案,便于学校掌握各学科的现状和发展方向,为各学科注入新的活力。同时,这些档案资料真实地记载各学科的发展历程,又为各学科的评估提供可靠参考。
4.建立专业技术业务档案,利于增强学校教职工档案意识。我国高校的专业技术人员中普遍存在档案意识不强的现象,为高校档案工作带来了诸多不便和困难。通过业务档案的建立,不仅使教职工认识到档案对其自身发展的重要性,而且还为他们今后的教学、科研工作带来很多方便,从而加强与校档案工作人员的积极合作。
二、专业技术业务档案的范围
专业技术业务档案是以每个专业技术人员为立档单位所收集的文件材料,是其在从事教学、科研等活动中形成的档案整体。这些材料基本上反映其业务能力和学术水平。根据高校专业技术人员的工作特点,专业技术业务档案主要包括两大部分内容:一是教学方面的档案;二是科研方面的档案。
教学方面的档案是教师从事教学实践和教学研究等活动的文件材料。这些材料是教师进行教学活动的真实记录,反映其实际的教学业绩。教学方面的档案可由三部分组成。第一部分是教师承担的教学任务情况,包括教学任务书、教学日历、教学考核表、个人教学总结等内容。这部分文件材料真实地记录了教师的教学实践活动。第二部分是教学研究、教学改革与教材建设,包括教学改革与教学研究的论文、学科专著、译著、教学参考书与教学指导书等内容。第三部分是教师教学获奖情况,包括其获得的各级优秀教学成果以及各级部门授予其个人的奖励等内容。这些材料是国家各级组织对其在教学方面作出贡献给以肯定的真实记录。
科研方面的档案是专业技术人员进行科学技术研究活动所形成的有价值的文件材料,是一种重要的科技信息资源,是国家的财富。这部分档案可由两部分组成。第一部分是学术论文与专著。第二部分是科研课题材料。这部分材料在归档过程中,应按科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用等五个阶段收集文件材料。
在建立专业技术业务档案过程中,应注意处理好业务档案与名人档案、人事档案、科研档案等其他档案的关系。
1.业务档案与名人档案的关系。就其范围而言,建立业务档案的范围比名人档案范围大。就内容而言,业务档案只包括专业技术人员教学、科研等方面内容;名人档案不仅包括业务档案收集的内容,还收集名人手稿、日记、信件等记载个人社会活动的全部材料。
2.业务档案与人事档案的关系。业务档案的内容主要反映专业技术人员的业务能力、学术水平。人事档案反映每个人的生平、经历、政治面貌、信仰、工作表现、业绩、职称、职务变更情况等内容。对于考察评价专业技术人员,二者相互补充,不可截然分开。
3.业务档案与科研档案的关系。业务档案中科研方面的内容与科研档案的内容有着重复之处。为了解决这种重复性的矛盾,既使馆藏少而精,又使之成为一个完整的信息系统,在业务档案中,可将这部分内容采取建立“参见卡”或“索引卡”的方法来解决。
三、专业技术业务档案的管理原则
专业技术业务档案应该遵守档案全宗不可分散的原则,实行集中统一管理。但是,业务档案自身具有相当的特殊性,在具体贯彻这一原则的同时,应该结合其自身特性,制订出较为科学、合理的管理方法,以保证其完整和方便利用。
1.分级管理,集中保存。业务档案产生于学校各院(系)与科研机构的专业技术人员中,材料来源具有相当的分散性。这样,无形中增大了档案收集工作的难度,也为档案的整理、保管、利用带来诸多不便。为此,在实际工作中,可以实行分级管理,集中保存的管理原则。分级管理,即业务档案分为校级和院(系)级两个层次进行管理,校级档案部门主要负责制定业务档案管理办法,注重解决实际操作过程中的疑难问题;院(系)级档案工作者主要负责业务档案的收集、整理工作。集中保存,即业务档案集中保存于学校档案部门。院(系)级档案人员定期向校档案部门移交业务档案。这样,一方面,保证了业务人员随时向档案人员移交最新文件材料,方便每位业务人员查阅利用。另一方面,调动了专业技术人员的归档积极性,保证了业务档案的完整性和系统性,也确保了归档工作的顺利进行。
2.严格制度,及时归档。业务档案要及时归档,必须有严格的制度作保证。如:某校制定的制度规定,专业技术人员的职务评聘、晋升所需要的材料,一律以档案部门提供的最新材料为准,否则无效;业务档案除本人或经本人同意外,一律不外借;等等。有了这些制度作保证,使作者有安全感,而又乐于将档案材料归档。这样,专业技术人员主动归档会成为习惯,管理工作也就从被动变为主动。
四、业务档案材料的分类方法
业务档案作为档案的一种,与其他各种档案具有共性,对它的管理同样也包括收集、整理、鉴定、统计、保管和利用六个工作环节。同时,也应该看到,业务档案在其形成和成分构成方面都有其自身的特点。因此,在具体工作过程中,它又具有同其他档案相异的特殊性。根据业务档案材料的内容特征,业务档案材料可以分为:著作材料:学术专著、译著、教材等;论文材料:学术论文、教学改革与研究论文;科研项目材料:专业技术人员独立承担或合作的课题材料;教学材料;证书材料。当然,每个全宗内的文件材料各不相同,在具体整理某一全宗时,可以根据具体情况进行适当调整。
对业务档案材料进行分类的同时,还要考虑到案卷材料的排列。对每类档案材料如何进行排列?有的学校采用流水分类法排列,即按文件材料生成或发表时间的先后顺序排列。这种方法简单、易行,便于档案工作人员实际操作。
综上所述,我们对专业技术业务档案有了较为全面、系统的认识,看到了业务档案自身的特性。这样,利于学校业务档案的建设。
摘要：高校中的个人在其职务活动中所形成的档案材料,是其在教学、科研、学科建设等工作实践中创造出来的宝贵财富。为了更好地保存好这些财富,根据《高等学校档案管理办法》的规定,建立专业技术业务档案,集中管理具有极其重要的意义。本文就专业技术业务档案的含义和建立专业技术业务档案的作用、专业技术业务档案的范围、专业技术业务档案的管理原则、业务档案材料的分类方法等问题进行了论述。
高校教师业务档案 篇10
【关键词】二本院校；业务档案；系部教师；建设；管理
高校教师是我国高等教育事业发展的主体，而高校教师业务档案是高校教师在开展教学、科研、管理、育人、服务等各项工作中积累的文字信息、图片资料和影音资料，客观真实的反映了教师的教学水平、学术水平，科研能力等。为学习开展教育研究、教学评估等提供了依据。目前二本院校的系部教师业务档案建设与管理还不够完善，本文将论述系部教师业务档案建设与管理的内容与价值，分析目前的建设与管理现况，提出对应的改善措施。
1.二本院校系部教师业务档案建设与管理的内容与价值
1.1教师业务档案建设与管理的内容
系部教师业务档案，是指教师所在系部，在进行教师队伍建设过程中建立的记载教师个人档案、教学成绩、科研资料及其它与教学或科研相关的资料。教师业务档案是以教师为中心建立的完整业务档案，是学校用来识别、评价教师队伍的理论依据。系部教师业务档案主要有以下几类：个人基本情况材料，包括简历、各种证书等；各类教学材料，包括教学计划、大纲、课件、论文等；教学改革材料，包括教学改革的立项资料、结题材料、课题论文等；科研材料，包括立项申请、结题报告，科研论文、创造发明等；奖惩材料，包括各类教学和科研方面的奖励、教学事故登记等。
1.2教师业务档案建设与管理的价值
系部教师的业务档案在日常的教学管理工作中有着非常显著的作用。通过对教师业务档案的整理和分析，能够反映出二本院校师资队伍的实际情况，为学校管理者在进行师资队伍规划、学科建设、专业发展等重大学校发展问题决策时，提供更加科学、准确的决策依据。还能够依据教师业务档案建立学校人才库，将现有师资队伍进行纵向发展计划和横向比较，依据教师的学科学历结构，年龄结构性别结构、职称结构、科研成果等制定合理的师资队伍调整规划。
2.二本院校系部教师业务档案建设与管理存在的問题
2.1缺乏规范的教师业务档案管理制度
由于我国现行的各类高校管理条例和制度中没有明确规定高校教师业务档案的内容和分类，各个高校根据自身需求进行管理，没有细致的流程和制度进行精细化管理。目前二本院校系部教师业务档案存在需要什么就收集什么的现象，资料收集以后也没有进行专业的归档和整理，导致大部分业务档案内容残缺，缺乏更新。而且管理机构也不够明确，学校的各个职能部门都有参与，学校人事部门、教务部门、科研部门都收集自身相关的业务档案，造成资料分散在各基层单位，缺乏统一的编研和统计分析。而且内容不够完善，分类不够清晰，分散保存和重复保存现象严重。档案的真实性和有效性较低。
2.2档案管理人员缺乏专业知识，管理设施简陋
二本院校系部教师业务档案的建设和管理是一项重要的基础工作，需要有专业的档案管理知识和完善的基础管理设施。但是由于学校没有重视起系部教师业务档案的建设与管理工作，在工作要求、人员配置、资金投入等方面都有所欠缺。首先缺乏明确的工作目标，对教师业务档案管理工作没有指定业务目标，而档案管理又是一项工作范围广、时间跨度长、内容繁琐枯燥的工作，容易使管理人员倦怠。其次人员配置不足，教师业务档案管理人员要么是相关基层单位或职能部门人员进行兼职管理，要么是缺乏档案管理知识的非专业人员，导致教师业务档案管理工作缺乏科学的管理模式，工作延续性较差。最后是资金投入不足，没有符合档案存放标准的设施与环境。教师业务档案大部分处于散乱管理和堆存管理，随着档案文件的增多，档案遗失、损坏的现象越来越严重。
2.3对教师业务档案重视收集缺乏使用
二本院校建立系部教师业务档案的目的是为教学和管理工作提供帮助。但是目前绝大部分二本院校的系部教师业务档案只重视资料的收集和保存，而忽视了资料的开发和利用。业务资料档案收集以后，单纯进行立卷保管，被动提供查阅服务。而没有对档案进行编研，开发利用文件档案中蕴含的价值，使得教师业务档案的建设与管理失去意义。
3.二本院校系部教师业务档案建设与管理的改善措施
3.1建立明确规范的教师业务档案管理制度
要想做好教师业务档案的建设与管理工作，就要建立并完善教师业务档案的管理制度，让教师业务档案走上规范化、标准化、流程化的路线。首先明确定义教师业务档案的内容与范围，保证档案文件归档时的全面与完整。确定归档的时间和归档的标准，成立专门的教师业务档案管理部门。对存在于各职能部门的教师业务档案进行整合管理，使其系统化。注重业务档案资料的更新与共享，建立业务教师业务档案的查阅和借用制度。还要适时开展教师业务档案的展览、公布等活动，主动服务于学校的各项教学管理工作，使其成为“活”资料，而不是“死”档案。
3.2加强系部教师业务档案管理人员的培训，完善基础设施建设
二本院校系部教师的业务档案要设立专业的管理人员，负责对教师业务档案进行管理、分类、审核以及编研工作。对业务档案管理人员进行培训和培养，让他们掌握科学的档案管理模式，具备使用计算机和网络等信息化技术进行档案的管理、共享能力。并且设立相关的考核制度，设立明确的工作目标，提高他们工作效率和责任心。还要加大对教师业务档案建设与管理的资金投入，建设专业的档案资料存放环境，配置相应的设备，使档案存放条件达到“防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防强光”的档案存储要求。
3.3开展系部教师业务档案的编研、开发和利用
系部教师业务档案中蕴藏的价值要通过编研、统计等措施进行发掘。首先，要将档案进行系统的加工和整理，将其中具备实用性和规律性的结论归纳起来，把有价值的资料汇编成册，提高利用和查询效率。其次，还要对业务档案中关于师资力量部分的资料进行统计分析，将不同学科、学历、专业等方面的师资力量进行分析，直观的展示学校目前师资队伍建设情况，为学校领导进行师资队伍建设规划提供科学、准确的数据支持。再次，还要把教师业务档案中关于科研、教学、教育改革等方面的资料进行整理研究。分析学校目前各学科教学、科研项目进展情况，对学校在学科调整、科研立项投入等方面提供理论依据。最后，开发并使用教师业务档案管理的信息化共享系统。这里说的信息化共享系统，并非单纯的将原始进行电子化，那样和纸质档案一样只是存储的信息，要开发便于访问、管理、编研的档案信息共享系统，可以让管理者和教师不受地点和时间的限制，随时查询或管理业务档案，实现系部教师业务档案的数字化管理和网络查阅功能。
4.结语
二本院校系部教师业务档案的管理有着巨大的价值，我们要以专业、科学的角度看待教师业务档案的建设工作。只有科学、高效、规范的管理教师业务档案，才能充分发挥教师业务档案在二本院校教学、科研、管理中的支持、佐证和参考作用。 [科]
【参考文献】
[1]吴勤敏，王奕.高职院校教师业务档案管理中的问题及对策[J].苏州教育学院学报，2013（01）.
[2]练红珍.论高校教师业务档案的内容与价值[J].陕西档案，2011（02）.
也谈高校兼职档案员的业务培训 篇11
一、高校的档案业务培训工作应先从领导入手
笔者早在2010年9月就在《云南档案》第5期杂志上发表了题为“高校兼职档案员队伍建设存在的困境及其改革措施”的文章, 提出了高校兼职档案员队伍建设中存在的最突出最普遍的四个困境:一是部门分管领导档案意识普遍不强, 对档案工作认识上存在偏差。二是部门选择兼职档案员过于随意, 淡化了兼职档案员的专业要求和档案责任意识, 致使档案工作边缘化。三是没有将档案工作明确纳入兼职档案员岗位职责考评体系, 结果是干好干坏一个样。四是高校档案职能部门普遍存在编制不足, 经费紧张的情况。以上罗列出来的四条问题, 表面上看起来只有第四条与本文讨论的主题相关, 实际上都与业务培训存在着密切的关联度, 尤其第一条对能否搞好兼职档案员的业务培训工作有制衡作用。如果领导不重视, 兼职档案员的档案意识和责任意识也就淡薄;如果领导不重视, 立档部门选择兼职档案员就会比较随意, 那兼职档案员的业务水平就不能得到有效保证, 档案工作自然做不好;如果分管领导不重视, 就不会制定相关奖勤罚懒的制度, 对档案工作就过问得少, 自然档案工作在兼职档案员那里就成了可做可不做的额外工作, 在这种情况下, 高校档案部门做再多的业务培训也是于事无补的。所以, 要做好高校兼职档案员的业务培训工作, 必须先解决前三条所提到的问题, 从这里入手做文章, 不能单纯为培训而培训。
我校为了做好业务培训工作, 接连下发两个校办字文件, 一份文件是《关于成立安徽师范大学档案工作委员会的通知》, 正式成立由校长担任主任委员, 档案馆工作校责任领导担任副主任委员, 各部门、各单位责任领导担任成员, 同时聘请档案工作专家、学者担任顾问的档案工作委员会, 将制定好的《安徽师范大学档案工作委员会章程》作为附件一并发文, 将每年定期召开全校档案工作会议明确写入章程。第二份文件是《关于印发<安徽师范大学档案工作岗位责任制>》的通知, 从校长职责、档案工作校领导职责、各部门、各单位档案工作责任领导职责到各部门、各单位专 (兼) 职档案干部职责统统纳入岗位责任制管理范围, 明确各自所应承担的职责, 并纳入了学校对单位绩效考核的范围, 为做好业务培训打下了扎实的基础。
二、务必做好高校兼职档案员的业务培训规划
搞好业务培训规划是做好高校兼职档案员业务培训工作的基础和前提。对高校兼职档案员的业务培训, 首先需要对高校兼职档案员有一个全面清醒的认识和了解, 高校兼职档案员队伍作为档案工作第一线的工作者, 是一支流动性特别强、不稳定的档案工作队伍, 他们的知识结构和业务水平千差万别, 分管的档案类型也各不相同, 所以, 档案部门要求每个单位和部门上报兼职档案员时, 要根据报送要求选择合适人选。一般来说, 熟练使用办公软件、比较了解办公程序的秘书是最佳人选。在对兼职档案员人选有所选择的同时, 在报送人数上还应该实行限额制, 不能报送太多, 造成滥报现象。根据我馆经验, 一个部门和单位兼职档案员报得越多, 工作上越容易出现相互推诿的现象, 反而使档案工作难以开展。一般情况下, 一个部门和单位上报1至2名兼职档案员较为适当。
同时在培训内容上要有所侧重。高校兼职档案员大都只是通过简单的业务培训就走上了兼职档案工作岗位, 由于其缺乏系统的档案知识的学习, 所以在档案业务培训的内容安排上, 除了档案基础知识课程外应主要侧重于提高业务操作技能, 而非提高理论素养。
做业务培训规划时, 还要认真规划好集中培训时间。这一点十分重要, 集中培训的时间虽然不会太长, 但要求兼职档案员能保证全员到岗, 因为业务培训不仅仅是学习基础知识, 也是给大家一个相互交流业务的机会, 有利于促进档案工作的开展, 为了减少兼职档案员参加业务培训的缺席率, 培训时间一般要选择全校性事务比较少的月份来开展。我校的做法是每年年初便召开全校档案工作会议, 总结前1年的档案工作, 学习近年新颁布的与高校档案工作有关的法律法规, 布置当年的档案工作任务, 最后通知兼职档案员业务培训时间, 并将相关文件下发给各单位和部门的与会者。兼职档案员的业务培训工作, 则安排在档案工作会议后的几天内完成。从我校情况来看, 年初正是一个部门和单位的工作计划刚刚出台才开始实施的时间段, 所以将兼职档案员安排在年初进行业务培训, 这种安排是非常恰当的、及时的。
三、高校对兼职档案员进行业务培训要多样化
我校对兼职档案员进行业务培训是以集中面授为主, 其他形式为辅的方法来实施的。全校兼职档案员人数众多, 而专职档案员却很少, 集中面授就成了一个必然选择。我校对全校兼职档案员进行集中面授已经形成固定的工作流程, 一般分以下三步实施。
第一, 对全校档案立卷归档单位和部门按档案类型进行划分, 分门别类分期分批进行培训。将全校各单位和部门根据其重点归档的档案类型进行分组, 一般情况下, 可按党群行政类、教学类、科技类、专门类档案等四种类型分为四组分别进行培训。
第二, 积极备课, 将业务培训内容做成PPT课件, 使用图文表格相结合的方式, 结合视频材料展示档案业务操作全过程, 让兼职档案员对自己从事的档案工作流程了然于心。
第三, 培训后期进行跟踪回访, 了解其对业务的熟悉程度。如参加培训后, 在实际操作中仍然存在困难者, 档案馆将在馆内提供岗位给兼职档案员进行不限时的实践机会, 边做边学, 直到学会为止。