高校档案服务论文

2024-07-29|版权声明|我要投稿

高校档案服务论文(共12篇)

高校档案服务论文 篇1

一、档案利用上升的主要原因

目前, 据有关人士统计, 全国各级档案馆档案利用的数量急剧下降, 1991 年全国利用档案的总量为10090936 卷次, 1994 年下降到5847796 卷次, 三年时间, 档案利用卷次减少了42%。但是, 从高校档案利用趋势看, 普遍都有上升的趋势。我校档案利用统计有明显上升的趋势, 主要原因有以下三点。

1.从我馆利用统计情况看, 我馆从建校以来利用档案有三次高峰阶段。第一次高峰是文化大革命后, 粉碎四人帮, 利用档案为一些老同志冤假错案平反昭雪, 查阅了很多档案处理历史遗留问题;第二次高峰是我校利用档案编史修志;第三次高峰是我校建校65 周年校庆, 利用档案编写校友录。50 万字的校友录编写过程中, 我们提供了档案资料665 卷, 这是一次档案资料利用比较大的一次开发利用工作。现阶段档案利用迅速增加。如:各部门合同协议;科研项目;基建图纸;学生录取名册;成绩单;学历认证;毕业生档案查询等档案利用的都比较多。

2.档案利用不仅是到馆查档人次, 还应包括参观展览和电话咨询等方面。我校新建兵器博物馆和校史馆, 建馆以来接待各类参观人数每年有几千人, 电话咨询人数为200 多人, 还有档案馆网页点击人次也应列入档案利用人次, 每年点击人数为1 万人次。因此, 档案利用显上升的趋势。

3.档案检索也是档案利用的一个方面。我馆从2005 年更换新的档案管理软件, 档案馆对各部门兼职档案员授权, 各部门可通过兼职档案员直接进入档案管理软件查阅档案, 加大了档案利用率。同时我们档案馆组织馆内工作人员对建校以来的档案实行微机软件录入, 实现档案数字化工作, 还对档案编制了专题检索工具。如:校级、处级、科级领导干部任免、全校教职工职称聘任、学生学历认证、省市优秀学生等。这些检索工具的编制加快档案查找速度, 提高档案利用率, 这也是档案利用上升的原因之一。

二、重视档案的原始凭证作用, 提高档案利用率

我校基本建设工作中, 校门扩建项目中产生了土地纠纷, 当时土地管理部门对我校使用土地情况进行了检查, 认为我校大门有一部分土地征用农村用地, 加上阶梯教室, 三号学生宿舍需要土地使用金为56 万元。我们知道这件事后, 马上查阅有关我校土地使用情况的原始档案《双方交界处土地拆迁协议书》, 并以此为依据, 重新办理了土地使用手续, 为学校节约了50 余万元, 我们档案馆保存原始档案, 发挥了凭证作用。通过这件事, 再次证明, 档案工作的充分开发利用是很有价值的, 在某些关键时刻, 能发挥出不可替代的作用。今后我们还应继续努力做好档案保管和利用工作, 为学校各项事业做贡献。

三、结合工作实际需要, 开展档案提供利用工作

从我国档案利用的趋势上可以看出, 我国公民法律意识大大增强, 越来越多的人知道如何维护自己的权益, 从全国档案利用, 据不完全统计, 因私利用档案比率逐渐上升, 北京朝阳区档案馆近3 年接待查档人员中, 因私查档人次分别占71.6%、85.4%、87.1%。据最新报道中国第二历史档案馆从2006 年开始已初显新一轮查档高峰, 查档量比同期增加了近40%。我校档案馆档案利用在不同程度上有所增长, 特别是学生档案利用占全馆档案的60%以上。主要是毕业生的个人档案方面, 在邮寄过程中出现提供信息不完整, 邮寄地点不准确, 出现了档案查不到的现象。延期毕业学生改派、用人单位招聘等都需要提供录取名册, 每年利用查阅录取名册大约2000多人次。还有部分学生考研需要成绩单, 出国留学需要学历认证等每年大约1000 人次。因此, 学生档案利用得很频繁。除此之外, 财务凭证、科研档案、文书档案利用的也相对很多。在财务凭证利用方面, 每年干部离任, 老同志退休, 校内干部交换, 都需要离任审计, 还有每年个人利用凭证也很多。如:房子买卖需要查发票等。

在科研利用方面。我校教师职称评审, 需要提供的论文和科研成果必须加盖档案馆公章才有效。科研项目、专利结题到财务处提取科研经费, 必须加盖档案馆公章才能领取经费, 这样既保证了科研档案存档的完整性, 又能使科研档案的利用率得到提高。

为适应档案利用的新形势, 国家档案局总结推广了深圳、北京等地的经验, 至今已有2367 个档案馆设立了现形文件中心, 方便老百姓查档, 已累计接待利用者100 余万人次, 成为档案馆利用工作的新亮点。我相信, 只要各级政府机关, 各企事业单位依法行政, 从而真正重视档案的原始凭证作用, 加上公民的档案意识增强, 我国各级各类档案馆、档案室的档案利用一定能有一个很大的提高。

摘要:随着新时期的到来, 我校档案利用有明显提高, 但是还是没有达到预想目标, 档案界也经常对档案利用现象探讨, 说法不同。本文从本单位档案利用所反映情况, 进行阐述, 并探讨档案利用的新趋势。

关键词:档案利用,利用趋势

参考文献

[1]于元元.信息时代档案编研工作面临的问题与对策[J].黑龙江档案, 2005 (4) .

[2]杨霞.综合档案馆开放利用与公布的权限[J].档案学通讯, 2009 (4) .

[3]朱芳.图书馆个性化信息服务刍议[J].福建图书馆理论与实践, 2006 (4) .

高校档案服务论文 篇2

2.教师登陆点击首页右上方“毕业生电子档案上报系统”图标进入上报系统页面,点击“学校登陆”进入教师登陆页面。输入校级管理员用户名及密码,登陆到学校(就业指导中心)管理页面。录入院系名称、院系编码、院系管理员姓名、用户名、密码及手机号码后点击“保存”则创建院系完成。

3.各院系管理员登陆方法同上第2点(系统自动区分各级管理员及权限),输入院系管理员用户名及密码,进入院系管理页面。首先创建专业,录入专业名称、代码即可;其后创建该专业下的班级,录入班级名称、编号、学生人数、班主任姓名、用户名、密码和手机号码后点击“保存”则创建班级完成。

4.各班级管理员登陆方法同上第2点(系统自动区分各级管理员及权限),输入班级管理员用户名及密码,进入班级管理页面。添加创建学生,只需要填写学生姓名、学号、手机号码即可。

5.学生登陆点击首页右上方“毕业生电子档案上报系统”图标进入上报系统页面,点击“学生登陆”进入学生登陆页面,选择该生所在学校、输入学号及密码,登陆学生信息管理页面。录入推荐表、基本情况和深入了解的信息,信息填写完之后保存和上报到班主任。

6.学生电子档案上报完成后由班主任审核学生推荐表内容是否完整,信息完整后班主任审核(打勾)并上报到院系。

7.院系审核(打勾)后把数据传送到学校就业指导中心,中心可点击院系、班级页面,查看院系及班级上报审核情况,审核(打勾)后上报到省高校毕业生就业服务网。

注:①手机号码必填。系统会自动发送一条包含教师或学生的短信息到教师或学生手机上。教师信息有:学校、学院、专业、班级、用户名、密码。学生信息有:学校、学院、专业、班级、姓名、学号、密码。教师和学生的密码可登陆后自行修改。

②各级管理员的用户名、密码长度为6—12位,数字、字母均可。

刍议高校档案管理与服务创新 篇3

关键词:高校;档案管理与服务;创新

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)14—0089—02

高校档案是学校各个历史时期、各方面发展的缩影和真实记录。跨入新世纪近十年来,随着高科技的快速普及,我国已进入一个互联网高度发展的新时代,以电子信息为核心的高科技,正在日益深入地渗透影响到人们工作、学习和生活的方方面面。那么,高校档案的管理和服务如何紧跟时代步伐,尽快适应信息化条件下高校各方面发展的需要呢?目前传统的管理和服务显然无法适应新情况和新要求。因此,高校档案管理和服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理服务的现状和存在的不足

档案工作是办好高校的一项基础性工作,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的综合效益和整体风貌。然而由于各种原因,目前有些高校的档案管理与服务层次仍未实现真正意义上的创新,许多高校的档案利用率都不高,多数珍贵的档案资料并没有体现出它的利用价值,特别是院校史料档案,甚至被长期搁置,处于蒙尘状态。除此之外,档案工作还存在着以下几方面的不足:

1.对档案管理缺乏足够的重视。一直以来,人们认为,档案工作职责就是抄抄写写、收藏保管等事务性工作,还认为档案管理不是学校的主要工作,不能给学校创造直接经济效益,只要“守好摊”,做到资料不丢失,不泄密,能应付外调、方便查档就行了。因此。档案管理工作往往容易被忽视,形成“说起来重要、排起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的状况。

2.管理力量薄弱、管理手段落后。很多高校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,特别是兼职管理人员,由于工作岗位不很稳定,工作重心偏离,对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。加之对档案资料的识别能力差,收集不及时,往往导致了重要资料的流失。

3.经费投入严重不足。目前设施硬件的质量在不断提高,而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入明显较少,用于档案建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,设备得不到及时的更新,成为影响高校档案发展的最大障碍。

二、高校档案管理服务创新的技术条件

1.计算机网络技术的运用。彻底改变了档案工作完全靠手工操作的历史,手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持,只有将这些设施配套普及,才能改变档案设施的滞后问题。

2.新存储介质的出现和应用。纸张在很长时间里都是档案工作唯一的存储介质。20世纪90年代后,新型载体大量出现,如移动硬盘、数码图像等存储介质的应用,使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被计算机磁盘、移动硬盘等新的存储介质所替代,从而使档案信息服务更完善、更便捷。

3.网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网,校园网的产生使档案工作发生了质的变化,而这也就要求高校档案人员必须直接运用计算机网络操作来进行电子档案信息的收集、整理和传输等实施一系列管理活动,达到信息传输方便快捷的效果。因而,尽快将档案管理系统与高校管理部分的电脑实施联网,才能方便教职工查阅有关的目录、索引和全文,大大节省了他们的时间和精力,实现了档案信息的资源共享,更好地服务于高校的教学和科研。

三、高校档案管理服务创新的措施

首先,服务观念要创新。高校档案管理人员首先要主动适应网络信息化对高校档案建设提出的新要求,进一步解放思想,更新观念,积极转变旧观念,因为观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。我认为,要实现管理创新,就必须树立现代管理意识,要把知识更新和观念创新作为档案工作的管理动力,增强“以师生为本,服务教学工作”的服务理念,把满足师生需求和教学需要,作为档案管理工作的中心环节和根本落脚点,以创新理念和创新行为来带动档案管理,不断开创档案管理服务的新局面。

其次,服务内容要创新。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务内容的创新,我认为很重要的一点,就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案资源多样性收集、编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,只有抓住服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势,档案工作必将在经济建设中的很多领域发挥突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

再次,服务方式要创新。高校档案部门应着眼于长远和未来,要在现有的高校档案管理模式上进行改革和创新,要注重档案管理的现代化、信息化、服务化和开放性,要建立一整套行之有效的管理体制,重视档案资源的开发利用,档案管理者要紧紧围绕学校的中心工作,及时了解并迅速掌握学校的改革发展情况。要深入到教学和科研第一线,及时发现、收集倾听教职工对档案资源以及管理方面好的意见和建议,有针对性地改进服务工作。

最后,服务手段要创新。随着计算机和多媒体网络技术的加速发展,客观上要求档案管理和服务要紧跟时代的步伐,提高科技含量,实现管理方式的改革和创新。基于此,为了提高档案管理和服务的能力,高校一方面必须加强档案部门的人才储备,积极吸纳既精通档案管理专业,同时又通晓计算机基本知识、熟练操作计算机的复合型人才。另一方面要对现有档案工作人员进行针对性的培训,不断提高培训质量,提升档案人员的文化程度和专业技术水平,切实增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力,特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。

总之,高校档案的潜在价值是很大的,它对高校的发展所起的作用不言而喻,但更需要广大档案工作者爱岗敬业,扎实工作,才能开创高校档案工作的新局面。为此,高校档案管理工作者必须增强责任感和使命感,以互联网等新兴科技载体为依托,努力在档案管理服务方面寻求突破和创新,围绕学校的工作中心,以师生为服务对象,以馆藏信息为服务内容,创新服务方式和手段,为高校教育科研事业的兴旺发达做出应有的贡献。

参考文献:

[1]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技,2005,(10).

[2]石为群.新形式下如何做好高校档案管理工作[J].杭州科技图书情报,2004,(2).

[3]程音娟.对当前高校档案管理工作的再思考[J].成都理工大学学报:社会科学版,2006,(9).

高校档案服务论文 篇4

关键词:高校,民生档案

1 高校民生档案的内涵与功能

具有中国特色的社会主义高等教育,是坚持以人为本,以实现人的全面发展为目标,确保高校师生发展权力、发展能力和发展环境,是满足广大师生日益增长的物质文化需要的国计民生的重要组成部分。伴之形成的高校民生档案,内涵丰富、外延广泛,是反映和记述我国高等教育和民生的重要信息资源。在内容范畴上,它包括:名人名师档案,教师业务档案,学生个人档案及职务任免、职称评定、科技成果获奖证书、职工购买住房、招生录取名册、学生成绩单、学籍卡、登记表、学生交缴学费、劳动就业、医疗社会保障、社会管理等诸多领域中直接形成的与师生利益相关的档案,传播、丰富知识,全面发展相关有保存价值的信息;其外延十分广泛。它包括各种文字、图表、声像,如电子光盘、磁带、胶片等各种形式的文件材料。这些民生档案信息真实记述了高校教职工和学生的学习、工作、生活、成才及发展环境,又反作用于高校民生的各个方面,对探索高校民生工作规律,谋划高校发展,统筹兼顾高校工作各方面,推动和促进高校持续发展具有不可替代的功能作用。

民生档案涉及的领域和范围非常广泛,与广大人民群众的切身利益息息相关,与和谐社会建设密不可分,做好高校民生档案不仅是时代的需要,历史的需要,更是构建社会主义和谐社会、和谐校园,全面建设小康社会的需要。

2 高校民生档案工作亟待完善的几个方面

当前高校师生员工对高校民生档案工作已经有所认识,但与高校民生档案规范、科学管理有效优质服务仍有相当距离,笔者认为尚应在以下方面取得共识,并加以完善。

一是对高校民生档案和民生档案工作缺乏足够的认识,在思想观念上需进行转变。转变重事轻人,重物轻人,重名人轻普通人,重名师忽略名学生,改变只重视党政机关档案忽视涉及民生档案价值,确定建立起覆盖党政机关师生员工的民生档案评估体系的档案意识。

二是高校民生档案体制机制需完善。高校民生档案是伴随全社会以人为本、和谐社会新观念的提出而诞生的新名词,其体制机制还处在创建的初级阶段,有关高校民生档案的收集、整理、分类、鉴定、归档、保管等都还没有具体的标准。随着高校民生的发展而健全一切记述和反映高校教育,如:高校教学质量评估中,教师业务档案是评估的一个子项,虽然在《高等学校档案实体分类法》中尚未涉及,但它仍是重要的民生档案;教师的教学教案讲稿,育人方案,学生及社会各方面对教学反馈等直接反映教育民生和师生生活学习环境等与高校民生息息相关的文件材料等均未列入收集范围,反映民生的电子文件亦是微乎其微,影响了高校民生档案的丰富、整合和开发。全面、真实再现高校民生档案工作系统有待于重新审视。

三是高校的民生档案有待开发,集中统管。高校民生档案皆由高校各职能部门形成,但各职能部门多用于党政机关档案移交归档,涉猎民生部分仅仅为了本部门或自己工作方便自行留存。在档案调研中我们发现,个别院校档案室仅收集文书文件档案,其它类别的档案仍存放于各职能部门,不利于形成民生档案的整体资源建设。

四是民生档案开发不全面,服务对象不广泛,开发形式单调,有待于向深层次广度发展。档案开发多是党政机关档案,服务多面向党政机关,民生档案开发,服务师生员工相对较少,满足于方针政策档案开发,而向师生员工和各界人民群众最关心,最直接如招生就业,提高发展潜能,让学生尽快融入社会,服务社会方面的档案信息开发少,仅限于校内档案开发,而与兄弟高校联合开发少等均需完善。

五是高校档案从业人员业务水平需有待进一步提高。不同种类的民生档案分布在教育部即将出台的新版《高等学校档案实体分类法》的十大类中,要从中遴选出哪些是属于涉民或涉公的档案,需具有较强的专业性,这就需要档案人员有较强业务能力,才能保证民生档案工作的顺利开展,而目前除成立档案馆的学校有专职档案员以外,其他院校都是以兼职为多,人力配置不尽专一,显得档案业务力量不够强,难以保证有足够的时间、精力和专业化程度来从事民生档案工作,由此往往造成民生档案资料收集不齐全,规范不到位,给民生档案的日后利用带来了潜在的隐患。

3 丰富、整合、开发高校民生档案的设想

深化和发展高校档案工作,全面推进高校民生档案资源。目前要围绕改进高校民生档案工作为重点,创造性地开展高校民生档案信息资源,丰富、整合和开发高校民生档案,设想如下:

一是提高高校领导和广大师生员工民生档案意识,树立民生档案工作新思维。要组织高校领导和广大师生员工开展民生档案工作的讨论及立项研究,弄清高校民生档案的来源、内容与功能作用及其发展趋势,明确高校民生档案工作与高校发展和社会各方面的关系与地位,为深化改革高校民生档案工作,持续健康有序开展高校民生档案资源,完善理论基础,确定正确方向。

二是建立专门的高校民生文件归档规定或制度,加强高校民生档案的收集,丰富高校民生档案,要把高校涉及民生的档案及时建立并完整的收集起来,纳入高校档案馆进馆范围,规范管理,注重高校民生档案的流向与归属,创造条件接收各层次,各专业,各档次的学生档案适时进馆,做到收集纸电文件两同步,整理符合规范,利用及时准确。帮助学校各部门抓好民生档案的建立,建设面向民生的多元化馆藏体系。

三是加大对高校民生档案整合力度,将比较薄弱的高校民生档案工作做大做强。要在高等学校档案实体分类法的基础上充实高校档案类目,系统归纳高校档案信息,进一步对高校民生档案信息资源进行梳理整合,使高校民生档案不只成为高校档案的重要组成部分,还应将民生档案信息组成纵横交错的民生档案信息总汇,构建成若干分支系统,为高校民生档案开发利用铺垫基础,创造条件,广辟渠道。

四是要创造性的开发高校民生档案信息资源。以多途径多形式开发好新的民生档案信息成果,向高校师生传递民生档案信息,确保他们的知情权、参与权、发展权,巩固和维护广大师生的经济、政治和文化生活权益,为他们快乐学习,丰富知识,不断提高发展潜能,幸福工作和生活提供良好的环境。

五是要优化民生档案编研、利用等服务体系。以我校为例,档案馆编研工作起步较晚。目前虽有一定数量的编研产品但大部分质量不高、实用性不强、利用范围狭窄、利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。两年前我校对民生档案编研工作开始研究,首先对我校干部建校五十余年来任职及临时机构任职、职称评审情况进行立题编研,目前虽然没有全部完成,但要查阅某人所有在校期间任职情况仅须30秒钟既可完成。其中可查到任职时间、文号、档案存址。高校数字档案馆建立后,民生档案可在此基础上利用先进科技提高数字化水平。先进科技的加入,必将给民生档案带来更广阔的生机和活力,提高档案的利用效率。

笔者认为:当前不仅要编制高校民生档案目录等基本检索工具,而且要不断完善检索工具的功能,形成高校民生档案检索体系,使汇总的民生档案信息资源得到本校乃至社会各方面利用者的认知,进而达到更大范围的广泛利用;要活化民生档案信息,根据广大师生员工和社会需求进行筛选整合、加工、提炼,将静态的民生档案信息转变为动态的信息,主动系统的提供给利用者,将潜在的信息价值,变为直接和现实价值,提升民生档案信息的社会效益和经济效益;要以民生档案信息资源为主体,坚持以人为本,以实现高校师生的全面发展为目标,与时俱进地举办各种形式的展览,除了现有的定期的,如学校发展史等常规的展览外,笔者还建议展览形式不拘一格,应根据高校师生员工的特点,举办一些学习、文化、才艺、健康知识趣味性等方面内容的展览,集丰富知识、休闲娱乐为一体的模式,将高校民生档案信息开发的更加绚丽多彩。

参考文献

[1]国家档案局印发.关于加强民生档案工作的意见.中国档案报,2008年2月7日,第一版.

[2]吴麟章.加强民生建设促进学校发展.荆楚理工学院校园网,2009年9月18日.

高校档案服务论文 篇5

城建档案服务中心完善档案管理工作

2010-12-31 10:02:53 昌平新闻网 佚名【字体:大 中 小】.本报讯(记者高海迪 通讯员丁志国)记者从规划昌平分局获悉,规划档案作为城乡规划工作的重要组成部分,要求档案人员要提高对规划管理档案工作的认识,注重梳理档案工作的各个环节,进一步完善档案工作的机制,全面提高中心人员的规划档案管理水平。

同时,城建档案服务中心还肩负着城市建设档案工作,为了更好的服务建设单位及施工单位。实现了服务前移,由竣工后移交服务提升到开工前服务、施工过程服务、竣工验收后服务,为城市实现有序、健康发展提供保障。

让高校档案为校园文化建设服务 篇6

【关键词】高校档案;校园文化;建设

高校档案是高校文化的积淀,是珍贵的文化财富。校园文化建设是高校建设中的一项重要工作,是衡量高校建设的重要环节。开发利用蕴涵着丰富文化信息资源的高校档案,让其参与校园文化建设,营造积极向上、健康高雅的校园文化环境,发挥高校档案在校园文化建设中的作用,是高校档案工作者面临的新课题之一。

一、当前高校档案为校园文化建设服务的必要性

高校档案文化属性的内在要求。高校档案真实地记录了高校历年来艰苦创业曲折发展的实践过程,记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等活动中积累的宝贵经验和重要的知识信息,具有文化属性。校园文化建设是高校校园育人文化环境的建设,离不开对历史经验的学习和借鉴。因此,档案部门不仅要整理好、保管好档案资料,更重要的是要做好档案信息资源的开发工作,有针对性地进行整理、挖掘,为学校文化建设提供系统的具有参考价值的档案资料,努力做到学校文化事业发展需要什么档案资料,就能提供什么档案资料。高校档案作为高校先进文化的载体,参与和指导校园“文化品位”建设便是高校档案文化属性的内在要求。

高校档案是校园文化建设中最具吸引力和渗透力的有效形式和载体。高校档案既是一种宝贵的文化资源,又是高校文化传播的重要媒介,其真实性、直观性、社会性特点决定了其是新时期校园建设中最具吸引力和渗透力的有效形式和载体。高校档案不仅能为本单位服务,还是对外服务的重要的信息和文化资源。充分利用这种资源可以提高学校的声誉,扩大学校的社会影响力,便于高校与社会各界建立广泛的联系,增强学校的知名度、信誉度,从而提升校园文化品位。

二、高校档案为校园文化建设服务的主要作用

高校档案不仅在人们的道德修养、文化学习等方面具有启迪、教化作用,而且还能为高校科研、文化、教育等项工作提供素材,在营造高雅、和谐、有序、充满活力的文化环境中发挥独特的作用,是校园文化建设的生动素材和有力工具。

优质高效的档案利用服务,是实现档案“服务育人”的重要保障。 高校档案馆(室)如果充分利用现有设施,根据档案管理法律、法规的规定全面清理馆(室)藏档案,对能公开的档案大胆尝试采用像图书馆的开架书库、查阅大厅等类似的公开查阅档案的方式,尽可能简化手续为师生利用提供便利,建立一个开放式的档案利用服务体系,并且档案馆员在接待学生利用档案时,应以亲和的语言、耐心细致地为查询者提供服务,处处体现人文关怀。档案人员言行举止所表现出的高尚的职业道德、强烈的爱岗敬业精神和良好的个人修养,以及娴熟的技能和厚实的专业基础知识,会让学生切实感受到档案的魅力。

拓宽高校文化研究和学习的领域,为传播高校文化发挥积极的作用。 高校档案是高校文化的记录者和承载者,蕴含了丰富的科学文化知识,是高校教育和文化发展创新所必需的营养,具有重要的学习和研究价值。如果充分拓展档案馆(室)传播社会文化知识、信息的功能和社会文化教育的功能,将档案的开发利用放在突出位置,把档案馆(室)建成一个档案文化研究和学习的基地,就能拓宽高校文化研究和学习的领域,为繁荣高校文化,传播高校文化发挥积极的作用。这样,学生不仅可以在教室、图书馆、实验室学到知识,而且可以到档案馆(室)接受文化和知识的熏陶。

三、高校档案服务校园文化建设的途径

(一)进一步充实馆(室)藏档案,丰富档案编研资料

高校档案是高校文明进程最重要的记录载体,它以其原始性和真实性较好地反映了高校文化的发展变化,是直接参与校园文化建设的生动素材。高校档案馆(室)利用档案编研的各种资料,如我校编制的财务制度汇编、基础数字汇编、校志、年鉴、优秀教案集、优秀论文集、优秀成果集等具有丰厚底蕴的档案文化作品,充分挖掘了高校历史文化的内涵。通过档案编研,参与校园文化建设,弘扬学校优秀的文化传统,为师生开阔视野,深入研究提供基础。

(二)强化服务意识,提供优质高效的档案利用服务

档案管理部门和档案管理者要改变过去默默无闻的被动状态,从后台走向前台,充分发挥档案信息资源的优势,创新档案文化,打造档案文化品牌。通过网络、媒体、橱窗、宣传板等途径,专题讲座、报告等方式宣传特色档案信息,自觉把档案工作纳入校园文化建设的轨道,树立档案文化建设理念,把静态无声资料开发成声文并茂、形式新颖、贴近校园文化建设实际、赋有震撼力的宣传材料。

(三)利用档案展现高校的良好形象

高校档案馆(室)通过学校公布的各项教学管理制度以及校史馆、图书馆建设,挖掘学校的人文精华,增加文化特色,把高校档案馆建成校园文化建设的基地。很多高校通过著书立说、举办展览、开发多媒体宣传软件等方式,利用各种图表、照片、录像建立了展厅基地和网上宣传基地,使学生在全面发展的校园环境和文化氛围中了解学校的成就,接受多种知识和美的熏陶。同时,校史馆、图书馆等学校文化场所还有助于社会了解高校培养人才的质量、水平和过程,通过公众效应促进档案馆教育功能的增强,展示其良好的对外形象。

(四)利用档案中的学术研究成果,为高校科学研究提供信息保障

档案是科学研究的基础,高校学术档案记载了高校师生历年来的学术论文、著作等学术成果,记录了他们在教学、科研活动中形成的大量有价值的事实、数据,总结了他们在教学科研活动中成功和失败的经验,蕴藏着丰富的知识资源,是知识继承和创新的基本条件。它不仅能帮助研究者了解科研的进展情况和已有的项目成果,使研究者得到启发,避免重复研究,而且还能提供实验、观察和理论概括的基础材料。

(五)举办校史展览,提升校园文化品位

论高校档案网站的服务定位 篇7

网站建立的目的, 是网站服务的目标和方向, 直接关系到网站服务的定位和建设的所有后续工作。就高校业务内容讲, 高校档案网站建设应以服务高校管理、服务师生教学、服务校友查询、服务科学研究、服务高校长远发展为目的, 为档案利用者和档案工作者之间架起一座互动的桥梁, 为档案信息跨时空传播提供通道。因此, 高校档案网站在策划时, 应在服务功能定位上充分体现建站目的。

档案网站的服务定位, 应建立在档案信息利用需求的基础上, 根据利用者需求细分的结果来设定。因此, 扎实深入的档案信息需求调查分析, 是明晰档案网站服务定位的必要前提。通过问卷调查, 可以了解高校师生和社会群体对档案的现实需求和潜在需求, 了解档案在他们的生活和工作中发挥作用的方方面面, 了解他们使用档案后产生的效益, 了解他们对档案工作的意见和建议等。根据问卷调查结果进行统计分析, 了解不同工作部门、不同工种、不同职业的师生和人群对档案信息的需求状况。

高校档案网站的服务定位包括服务目标人群定位, 服务功能定位, 服务形象定位。服务目标人群定位决定着网站面向的服务群体, 服务功能定位决定着网站功能的实现, 服务形象定位决定着网站的辨识度。三者相互联系, 相互影响, 服务目标人群定位直接影响着档案网站的功能, 而档案网站功能的变化, 又直接影响到服务目标人群和网站形象。

1. 档案网站服务目标人群定位。

高校档案部门要认真细致的分析社会需求调查结果, 明确已有的和潜在的档案信息需求群体, 从而确定档案网站的目标访问群体。任何一个网站, 都不可能将每个人都纳入自己的目标访问群体范围, 只能是对档案信息具有潜在或现实需求的一部分人群, 高校档案网站就是主要面向他们服务的。

因此, 高校档案网站的建设不能闭门造车, 要根据档案信息的利用需求和调查研究、统计分析的结果确定自己的服务目标人群, 这是做好网站的基础。脱离了服务目标人群的需要而一意孤行, 只是高校档案网站一厢情愿的行为, 不能真正发挥其服务功能, 档案网站的建设也终将成为一种可有可无的摆设。另外, 在设定高校档案网站目标人群定位时, 还应分析高校库藏档案的成分、结构, 并结合本校库藏档案信息资源的优势和特色, 最终确定本校档案网站的服务目标人群。

2. 档案网站服务功能定位。

档案网站功能的设定, 是完成和实现网站建立目的的载体。高校档案网站的功能并不是越多越好, 关键要有自己的明确定位, 如果网站功能定位模糊, 很可能访问人群迅速流失, 或处于没有固定访问人群的尴尬境地。档案网站的功能定位, 受库藏档案信息内容、网站建立目的和网站目标访问人群等诸多因素的影响。但无论如何, 笔者认为, 一个成功的高校档案网站应该将展示和互动两大功能很好地结合起来。

高校档案网站的展示功能, 可以通过以下细分功能来实现。

用户查询功能。这是高校档案网站的基本功能, 承载和吸引着档案网站最大的服务群体。高校档案网站可以通过建立目录数据库和全文数据库, 提供题名检索、责任者检索、文号检索、关键词检索、摘要检索、成文日期检索、人名检索、载体形式检索、档案类型检索等多途径的信息检索, 利用者可以在此查询学校历年发文、历届毕业生的新生录取名册、学籍和成绩、毕业生名册、基建项目档案、科研课题档案、荣誉证书档案、财会凭证档案等。通过这些查询功能, 能将高校档案库藏信息全面、深刻地展示给利用者。

文化宣传功能。高校是文化传播的重要阵地, 也是中国传统文化和现代文明的传承者。在高校发展中, 每所高校都积淀了自己独特的校园文化, 这些文化元素, 在高校档案库藏中, 都或多或少有所体现。高校可以通过档案网站, 将能反映本校独特校园文化的档案材料如校徽及含义说明、校训及释义、校歌、社团文化活动及学术论坛的图片等展示出来, 让社会、师生了解本校的校园文化, 以增强他们对学校的认可, 也可增强学校的凝聚力和美誉度。

知识传播功能。档案是人类智慧和知识的结晶, 它记录着人类解决问题、发现问题的方法和经验, 它在人类征服自然, 改造世界的活动中, 发挥着重要作用。高校的一项重要职责就是服务社会, 为更好地发挥其公益作用, 档案部门可以充分发挥档案库藏资源的优势, 将库藏的“死信息”变为“活知识”, 在不违背保密要求和知识产权保护的前提下, 可以通过直接公布、编研、统计等方法和手段, 将学校的部分科研成果、教学成果等通过档案网站发布, 传播知识, 造福社会。

信息发布功能。高校档案网站是发布专业动态、行业信息的窗口, 也是高校专、兼职档案员和文书人员信息交流和业务交流的平台, 他们可以通过档案网站获取有关档案保管、档案分类与整理、档案鉴定等专业技能的最新做法和动态, 也可以在此了解国内外档案学科发展现状和兄弟院校档案工作先进的理念、经验和做法。

案例展示功能。档案利用是档案工作的最终目的, 档案利用实例, 是社会从不认识档案到认识档案、从接纳档案到主动利用档案的指向标。档案网站, 可以通过展示典型利用案例, 以真实、生动的实例影响人们, 让高校师生认识到利用档案能解决工作和生活中的很多问题, 进而逐渐培养他们收集档案、保管档案和利用档案的意识, 从而在高校形成人人收集档案信息、人人利用档案信息、人人支持档案工作的积极氛围。

高校档案网站的互动功能, 可以通过以下细分功能来实现。

行政服务功能。高校可以利用网站, 发布档案行政部门颁发的行业标准和文件, 发布各种档案法规及其实施办法, 发布各种地方档案工作条例, 发布各种档案工作从业规范等, 以此服务和指导各兼职档案员和文书处理部门的档案收集与立卷工作。

互动交流功能。高校档案部门应充分发挥网站信息沟通在服务高校工作和档案工作中的重要作用, 让民主、人本的服务理念渗透到每一个利用者的心理。网站可以通过设立档案论坛、在线咨询、师生留言、QQ群、利用预约等通道, 更好地与师生交流, 让利用者和咨询者感受到无处不在的方便。

对外链接功能。为方便高校专兼职档案员及时了解各地档案业务发展状况和学术动态, 互相学习, 借鉴兄弟院校好的工作经验和做法, 高校档案网站应开通对外连接功能, 方便大家开阔视野、拓展思路、交流业务、共同提高。

3. 档案网站服务形象定位。

浅析高校档案社会化服务 篇8

一、相关概念

1.高校档案。《高等学校档案管理办法》于2008 年8 月颁布, 于当年9 月1 日起施行。该办法明确提出“, 高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]152

2.社会化服务。高校档案社会化服务, 指档案管理部门及工作人员, 在满足高校内部师生对档案需求的基础上, 同时为校外用户提供馆藏档案信息的利用服务, 包括提供档案信息以及加工各种材料, 其目的是使馆藏信息价值得到最大体现, 作用得到最大发挥。

二、高校档案社会化服务的优势

1.馆藏信息保存优势。随着社会经济文化的发展, 人们对历史的追忆越发严肃, 档案信息资源越显宝贵, 人们档案意识随之增强。分类详细、形式多样、涵盖面广, 这是当前高校档案特点。以天津师范大学档案馆为例, 该档案馆主要收集保存了上级有关部门的公文资料和学校自身形成的文件信息, 包括上级机关的批复、重要人事任命等文件, 以及校内党政会议纪要、部门工作计划及总结、教学科研成果及奖励、党委人事部门任免文件、财务凭证及账册、基建及规划图纸、设备招标采购协议及管理等等, 大致分为十一类。天津师范大学实现了学校档案管理系统与学校的办公自动化系统的对接联网, 同时还与学校的人事、财务、教务、科研等信息管理系统进行了交换、集成, 实现了全校电子文档的及时、完整、有效的整合归档。这些档案清晰地记录了天津师范大学的发展历程, 记录了学校师生的奋斗历史, 同时为学校可持续发展提供着参考、借鉴依据。

2.馆藏信息价值优势。档案最基本的两个功能是利用和保存。在实际工作中, 人们仅仅做到了对档案的保管和收藏, 其利用功能忽视得一干二净, 更谈不上对档案信息的整理、开发和编研了。对校内、校外提供档案信息资源以充分利用, 这才是档案收集整理、保管工作的出发点和落脚点。例如天津师范大学档案馆, 保存了大量、完整的学校不同时期的各类档案, 这其中关于学校教学、科研档案具有极高的研究价值, 档案中蕴含着丰富的教学、科研成果, 是国家提出的“产学研”战略重要的原始资料和依据, 促进着生产力的提高。高校档案社会化服务, 可以使社会公众了解高校, 认识高校, 熟悉高校, 高校档案提供的各种信息及经验供他们参考、学习, 让档案社会化服务成为大学向社会开放的重要窗口。

3.档案馆人才优势。随着高等教育不断发展, 高校师资水平不断提高, 高校档案管理队伍人员水平整体显著提高, 发生了四个转化, 即年老向年轻转化, 非专业向专业转化, 低学历向高学历转化, 低职称向高职称转化。以天津师范大学为例, 现有档案专职管理人员七人, 平均年龄37 岁, 其中高级职称三人, 中级职称四人;档案学专业三人;硕士研究生五人。组成人员中知识结构相对合理, 能够熟练掌握并运用计算机, 认真钻研档案管理业务, 是一支精干的档案管理团队。这得益于学校对档案工作的重视, 寄希望于档案对学校的建设发挥积极作用。

三、高校档案社会化服务的内容

1.文化记忆。高校档案资料真实记录了学校历史的真容实貌, 记录了学校的发展过程和师生的奋斗历史, 同时也记录了校园文化的传承轨迹。随着社会物质的极大丰富, 人们对精神生活的追求愈发强烈, 对文化的需求空前高涨。档案馆过去“守株待兔”式的管理思维已经过时, 构建档案战略性地位, 实现文化记忆功能, 是新时期档案工作的使命。根据档案记载, 通过原始档案、老照片等, 将校园文化以图册、文字、文艺或当事人参与等多种形式再现, 激发社会公众的热情, 找回校友当初的美好回忆, 丰富社会公众的精神文化生活。

2.查询证明。查询证明是档案馆对外服务的重要内容。纵观档案馆发展过程, 恰恰是查询证明这项工作促使档案馆经历了封闭、半封闭、开放, 直至现代化的变化。档案证明的服务对象主要是往届毕业生, 以及校内师生员工;学历鉴定的服务对象主要是社会上的企事业单位、中介机构等, 将相关人员的毕业证、学位证以及学籍材料进行真伪鉴别;档案翻译服务对象基本上是毕业并打算出国的学生, 对其学历、学位证书和成绩单进行翻译工作。

3.展览教育。根据档案管理相关规定, 将公开范围内的资料, 按照确定的主题展出, 展出形式可以是原件, 也可以是复制品。这种展览的直观性和真实性, 能够对参观者起到很好的教育作用, 同时也是对高校很好的宣传, 内容上的典型性和代表性, 能够给参观者留下深刻印象。天津师范大学建成的校史馆, 历史资料丰富全面, 透着深厚的文化底蕴, 介绍的杰出领导和校友十分感人, 来参观的校友以及在校师生很受感动, 表示“一定要为母校争光”。

4.参考借鉴。高校档案是一种丰富的信息资源, 是学校各种信息的纵向集合, 记录着不同时期、不同事件的分析、比较、评价以及经验、教训, 作为社会的组织、个体等, 特别是校友, 对学校的过去和现在供职的单位深入了解, 将高校特定时期的档案作为背景材料加以参考, 作为现岗的决策依据和参考资料。

四、实现高校档案社会化服务的途径

1.强化工作者服务、开放和宣传意识。档案从过去的封闭走到了今天的开放, 既然是开放, 档案工作人员的开放意识最为关键。这种开放意识是面向社会和公众的开放意识。之前的档案工作是为学校教学、科研、在校生和毕业生服务的, 这是狭隘的服务, 广义的服务是传播历史、满足社会公众需求, 促进社会发展。事实上, 档案工作只有面向大众、面向社会, 其自身作用才真正发挥出来。这就要求我们的档案工作人员改变过去的“坐等档案上门”, 而主动采取措施帮助、指导整理移交档案, 同时, 档案工作人员要积极创造条件为社会公众提供服务, 变自己的角色为“历史的记录者”“、信息资料的提供者”、“文档系统的监督与审计者”, “档案管理团队的合作者和参与者”, 一改过去传统的封闭形象。

以往档案工作之所以边缘化, 是因为自身没有更好地宣传。2008 年教育部和国家档案局制定了 《高等学校档案管理办法》, 为档案工作的宣传提供了政策根据。宣传工作应从三方面入手, 一是围绕《高等学校档案管理办法》进行解读分析, 使公众对档案本身进行深入了解;二是结合本单位积累的档案信息资料, 以不同形式宣传、讲述学校的发展历史, 让公众加深对学校的了解;三是借助兰台事业上默默奉献的档案工作者的感人事迹。将这些宣传工作列入档案管理的日常工作中, 在每个学期不同时间段和时间地点 (校内和校外) , 采取不同的形式进行宣传。只要社会公众真正了解档案工作, 档案意识必然随之增强, 必将打开档案工作新局面。

2.创新社会化服务内容。档案馆建设要突出特色。高校档案工作要发展, 必须拓宽服务范围, 拓宽服务范围主要是做好社会服务, 只有馆藏档案与社会、经济接轨, 社会公众的力量才能倒逼高校档案工作的改革。加强基础工作, 做到档案收集完善、齐全、丰富, 满足群众需求;注重例如名人档案、专题档案、特色档案等珍贵资料的收集整理;创新工作思维, 加强与兄弟院校、用人单位、社会服务机构等的横向联系, 拓宽馆藏建设渠道, 建成“全民档案馆”。发挥网络的优势和作用, 建特色数据库, 如学生成绩档案数据库、学籍档案数据库、学位论文数据库以及科研成果数据库等。

新世纪的档案工作要贴近社会、贴近生活, 依靠网络、电脑等现代化技术设备和手段, 做好相关高校的馆际合作、相关单位的馆际合作, 使得资源优化、共享, 前提是做好档案的保密工作。我们的毕业生、校友去向五湖四海, 如需调取、查询档案, 不必远道而来, 在就近的合作档案馆就办理了“就地查询, 跨馆出证”的业务。

总之, 随着社会对档案信息需求的不断提高, 高校档案应放眼未来, 拓展服务渠道, 满足高校自身需要的同时, 又好又快地推进高校档案的社会化服务。

摘要:伴随着社会经济和高等教育的发展, 为更好地贯彻落实《高等学校档案管理办法》, 在做好档案收集、保存、管理工作的同时, 将高校档案社会化服务作为高校档案工作今后努力方向, 充分利用, 开拓创新, 使经济效益和社会效益双丰收。

关键词:高校,档案,社会化服务

参考文献

[1]赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程, 2011 (7) .

[2]何瑞金.高校档案远程服务的保障措施[J].兰台世界, 2012 (11) .

高校档案服务论文 篇9

一、加强高校聘用人员工资档案管理的现实意义

近年来随着企、事业单位聘用人员的增加, 这些人员的社会保障问题日益成为社会关注的焦点。2005年12月, 国务院下发了《关于完善企业职工基本养老保险制度的决定》 (国发[2005]38号, 以下简称《决定》) , 规定“扩大基本养老保险覆盖范围。城镇各类企业职工、个体工商户和灵活就业人员都要参加企业职工基本养老保险”。各省、市及有关部门根据《决定》精神, 结合实际纷纷出台完善企业职工基本养老保险制度的相关政策规定。如广西于2006年12月28日出台《广西壮族自治区人民政府关于完善企业职工基本养老保险制度的决定》, 将个体工商户及雇工和灵活就业人员纳入参保范围, 进一步扩大了企业职工参保覆盖范围, 并规定符合条件的人员可以向社会保险经办机构申请办理补缴养老保险费。

此外, 2010年10月28日出台的《中华人民共和国社会保险法》第十九条规定:“个人跨统筹地区就业的, 其基本养老保险关系随本人转移, 缴费年限累计计算。个人达到法定退休年龄时, 基本养老金分段计算、统一支付。具体办法由国务院规定。”从法律的高度明确跨地区就业劳动者的缴费年限可以累计计算, 有效解决了以往基本养老保险关系不能转移接续的问题, 极大提高了劳动者参加基本养老保险的积极性。

在这种形势下, 高校聘用人员作为高校的临时工 (包括计划内临时工和计划外的临时工) , 向社会保险经办机构申报办理补缴养老保险手续时, 应从在原用人单位工作之月起, 由其个人按规定的缴费基数和缴费比例一次性补缴基本养老保险费, 并应出具其在原用人单位工作的聘用合同、工资待遇等原始证明材料。如果高校聘用人员离开高校到其他单位或其他地区就业, 其办理基本养老保险关系转接手续时, 有时也需提供原单位形成事实劳动关系的相关凭证。而借助工资档案来证实他们与用人单位的事实劳动关系, 将是解决这些问题最权威的办法。近年来, 高校聘用人员到档案室查阅劳动工资档案者大大增加, 这充分证明了工资档案对于他们办理基本养老保险关系的重要性。因此, 当前加强高校聘用人员工资档案管理工作尤显必要和迫切。

二、高校聘用人员工资档案管理存在的主要问题

工资档案作为记录教职员工工资经历变化的主要载体, 包括工资卡片 (个人信息采集表) 、工资册、一系列工资审批表等等。它是人事档案、文书档案、会计档案的重要组成部分, 而工资发放档案是工资发放的过程材料, 是工资发放的原始记录和凭证, 就其资证功能而言, 它充其量只能是工资档案中的一小部分。在实际工作中, 高校聘用制人员大多数都没有建立规范的人事档案, 因此他们要求出具劳动工资关系凭证时, 人事档案室很难为其提供完整的证明材料。在这种情况下, 能够查找到其本人当年当月的劳动工资发放记录至关重要。如何从工资档案中快速检索到工资发放证明成为摆在我们面前的一个问题, 也是做好高校聘用人员工资档案管理工作的关键。目前, 工资发放档案资料的检索主要还存在以下难点和问题:

(一) 工资发放档案内容分散, 形式多样, 记录格式不规范。

由于机构设置的多次变更、职能的转换, 这类工资发放档案分散在总务、后勤、校办企业等各种长期或临时性机构的会计档案内, 而且这些工资发放记录的格式不规范:有的以临时工工资表的形式存在, 有的以领报单的形式存在, 有的甚至以打白条的形式存在。

(二) 工资发放档案的时间跨度相对较长, 增加了查准率的难度。

由于各校内机构、校办企业财会档案、资料不全, 而聘用人员单纯凭借记忆或自己掌握的情况到档案室查找当年的工资发放记录。有的甚至需要查看十几年前至几十年前的工资发放记录, 但有些工资发放记录已经超过档案保管期限而被销毁, 这些因素增加了查准、查全的难度。

(三) 有的工资发放记录已经销毁, 人为造成凭证缺失。

目前工资发放记录在档案管理法规、规章中被认定是会计档案中凭证的一种, 是记账凭证中的付款凭证。在《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》中所附的会计档案保管期限表中, 规定原始凭证、记账凭证、汇总证等会计凭证的保管期限都为短期15年。会计档案保管期限满, 经严格审查, 编造会计档案销毁清册后, 经单位领导批准后予以销毁, 其中包括了各单位各部门的临时工工资发放记录表等。会计档案销毁后, 此类记录凭证已经无从查找。

(四) 工资发放记录中的姓名与身份证的信息不符, 造成记录凭证失效。

由于当年制作工资发放记录的财务人员缺乏档案意识, 编制工资发放表格等档案资料时, 登记造册的姓名与其本人身份证上的名字不符, 有的音同字不同, 有的登记的则是其别名或小名。而这些聘用人员当时关心的只是到手的工资, 却没有留意登记的姓名是否有误, 没有及时提醒财务人员加以更正。这些工资发放资料移交入档案部门存档保存, 但却因记录姓名与身份证信息不符而失去法律凭证意义, 而不能作为事实劳动关系的凭证。

(五) 没有办理查档手续, 查档安全难以保证。

档案部门作为服务型机构, 为包括聘用人员在内的教职工服务责无旁贷。但工资发放记录作为财会档案的一部分, 属于学校内部的带密档案。因此虽然工资发放档案与聘用职工的切身利益息息相关, 但即使是其本人查阅工资发放档案, 也不能只凭借口述就能调阅当年的工资发放记录, 而应当按相关规定办理查档手续之后, 方能给予查阅。

三、完善高校聘用人员工资档案管理的措施和建议

完善高校聘用人员工资档案管理, 应当从解决工资发放档案检索难入手, 充分认识和了解这类档案形成的过程, 并从中找到其形成规律, 这样才能为此类档案制作专题目录, 最终在最短的时间内检索到这些原始的工资凭证。

(一) 组织力量着手编制工资发放档案目录。

实际工作中如果没有专门的工资发放档案目录, 检索此类档案缺乏系统性, 无异于大海捞针, 易于疏漏, 查找繁琐。编制专门的工资发放目录, 将能有效地提高检索质量, 节约检索时间。编制工资发放档案目录主要可以采用两种方法和途径。一是按照年度将涉及工资发放的会计凭证排列顺序, 但不改变其原有排架方式、存放的柜号和顺序号, 只在目录的存放地点中注明其在库房的实际位置, 从而形成跨全宗、跨目录、自成体系的工资凭证类专题目录。具体如下图所示 (以桂林理工大学的工资发放档案为例1) :

二是按照机构沿革的时间, 将涉及工资发放的会计凭证按机构名称排列顺序, 同样也是不改变其原有排架方式、存放的柜号和顺序号, 只在目录的存放地点中注明其在库房中的实际位置, 同时在备注项中注明机构的存在时间。具体如下图所示 (以桂林理工大学的工资发放档案为例2) :

(二) 明确专人负责制, 提高财会档案的收集再整理意识。

高校在人员招聘、财务管理等工作环节, 应当增强档案保管意识, 注重在工作中收集、整理聘用人员的相关资料, 建立起真实有效的聘用人员人事档案, 其中包括劳动合同协议、工资发放清单、招聘考核材料等, 以确保相关聘用人员档案收集的准确、齐全和完整。此类档案资料收集得越齐全, 就越能从容应对将来不断出现的新形势、新问题。此外, 此类工资材料在不同时期会有不同的形式以及不同的归档时间, 因此安排专人负责财会档案的收集、整理和检索, 可以有利于其了解财会档案的特性, 便于更快更好地编制相应的档案目录, 最终提高档案检索的速度, 提高检索的查准率和查全率。

(三) 适当延长聘用人员工资发放档案的保管期限。

根据社会和现实的需要, 应进一步整合档案资源体系, 将财会档案中的“工资发放名册、领报单”、“临时工工资表”、“工资转移证明、存根”等工资发放记录列入永久或长期保管范围, 为档案服务民生做好基础管理工作。

(四) 编制外来人员档案查阅制度。有了查档制度, 就可以做到有章可循, 按章办事, 确保安全与服务两不误。

参考文献

①杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案, 2011 (1) .

②新华网.国务院关于完善企业职工基本养老保险制度的决定.http://news.xinhuanet.com/politics/2005-12/14/content_3922377.htm

③搜狐新闻..http://news.sohu.com/20070117/n247662880.shtml

④中国网.http://www.china.com.cn/policy/txt/2010-10/29/content_21225907_2.htm

⑤吕利平.工资档案收集方法之我见[J].兰台世界, 2008 (11) .

⑥杨锡柱等.略谈编制劳动工资档案目录的必要性[J.]档案与建设, 2000 (8) .

高校档案服务论文 篇10

关键词:高校档案,网上服务利用,权限

档案承载着历史的记忆, 担负着资政、存史、维权、育人的重要作用。近年来上海市档案局与区县档案馆、社区事务受理服务“三联动”, 建成了“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”档案远程利用服务体系, 受到广大人民群众的欢迎1。高校作为教学科研的重要场所, 承担着文化传承与创新的重要任务。高校档案是促进学校各项工作发展、维护学校和师生根本利益的重要依据。高校档案工作提供的服务都与校友相关。

2013年11月, 根据高校档案利用的自身特点, 同时借鉴电子商务的理念, 同济大学档案馆正式开通网上“档案服务利用系统”, 此系统为国内高校首例。

一、系统的功能

网上“档案服务利用系统”是用于学生 (或单位) 远程办理档案业务并完成网上缴费的一套系统。用户可以在线注册之后提交中英文成绩翻译、学历认证、学位认证、高考录取成绩证明等各类业务, 经过管理员审核之后, 用户可完成在线付费, 用户缴费完成后, 管理员可即时收到相关信息, 管理员办理相关业务并通过快递将相关资料快递出去 (同时在线告知业务单位办理进展情况) , 从而节约档案利用者的时间, 缓解档案馆窗口接待压力, 提升档案利用的满意度。

(一) 前台。前台, 为档案利用者办理业务所操作平台。1.用户注册。填写基本信息注册账号。此环节为系统使用的首要必备环节, 目的在于对利用者进行身份认证。由于高校档案的特殊性, 很多档案只能对特定的对象开放。比如同济大学档案馆规定, 成绩单只对本人开放, 学历学位信息只对本人和任职单位开放。那么就必须对利用者进行认证或鉴别。所采用的办法是, 所有的远程利用者首先必须实名注册, 个人用户必须上传身份证扫描件, 利用成绩或学历、学位档案必须同时上传毕业证和学位证扫描件。与窗口利用不同的是, 远程服务不再接受档案利用者的委托人来办理, 必须是其本人的证件扫描上传。对于单位用户, 要求上传单位的营业执照或组织机构代码证。一旦注册成功, 用户凭用户名和密码即可提出利用档案的要求, 视为其本人操作, 并要求同时提供电话、通信地址、电子邮箱等基本信息。2.业务提交。选择需办理的业务, 填写相关信息, 最后提交订单。3.在线支付。这一环节必须是已经经过管理员审核后, 回复可以办理的订单。收到付款通知后, 用户可直接采用网上支付的方式进行付款。

(二) 后台。后台, 为档案馆工作人员操作平台。

1.订单管理。按流程处理用户提交的订单。包含审核、反馈、查看付款状态、制作办理、快递单输入、寄送等工作。

2.消息管理。维护页面上的通知、图片新闻、使用说明之类的文字说明。

在系统运行过程中, 针对新出现的问题和用户提出的要求不断进行补充和解答。

3.管理员管理。添加、修改管理员信息, 并设置管理员在后台的权限。

4.用户管理。管理注册用户和留言管理。

5.数据统计。包括业务统计、费用统计和对账信息的统计与导出。此环节专为后台工作统计对账而设置。可方便与学校大财务对账。可以看到每个订单的具体情况及所办理的业务种类和数量等。

6.系统设置。包含业务管理 (前台学生可提交的业务类型, 包括需上传的材料、需录入的项目、价格等) 、友情链接、词库维护 (办理业务时需要提交的信息中使用的词库) 等功能。

二、具体实现

(一) 系统结构。同济大学网上“档案管理利用系统”运行于Windows平台上, 高效稳定。后台使用MS SQL Server数据库, 通过与Windows平台的紧密结合, 使得系统响应速度更快、运行更稳定。

(二) 权限的精细化管理。系统后台采用权限精细化管理。管理员分为系统管理员和一般管理员两种。系统管理员拥有对该系统最高的修改、授权权限。一般管理员的账户及权限由超级管理员设定。避免了每个一般管理员都可以参与后台的所有工作而可能造成的差错, 做到职责分明, 权限分明。

(三) 具体操作流程。

1.前台第一部分操作流程。

(1) 登录档案服务利用系统 (网址http://202.120.163.3/De-fault.aspx)

(2) 用户注册:用户安装系统提示填写相关信息进行注册。

(3) 登录系统进行业务办理:注册成功后, 用户凭用户名和密码登录系统, 并根据自身情况, 首先选择要办理的业务 (如图1) 。

选择办理业务后, 按照系统提示要求, 填写相关信息并提交。用户填写的都是中文内容, 填写完毕后, 会自动显示出中英文对照件供用户校对审核, 用户可以看到翻译内容是否正确, 若用户对所翻译内容有任何不明之处, 可采用系统留言或者QQ在线沟通的方式, 直接与管理员联系。如果无误, 可提交订单、前去结算。提交申请后, 系统自动生成订单, 办理者可即刻查看“我的业务”, 如无异议, 可点击“前去结算”前往结算中心继续。

2.后台管理第一部分流程。

(1) 管理员登录后台管理系统。

(2) 订单管理。当用户实名注册并提交办理业务的需求后, 如果订单还未进行审核, 管理员的界面上可看到“订单状态”为“未审核”。

(3) 审核订单。管理员根据用户提出的办理需求进行审核。

A.核对办理人姓名与身份证姓名是否一致。

B.核对相关学籍信息, 查找本馆档案, 确认是否可以办理, 不可办理需写明具体原因。

C.查看明细:证书翻译核对所上传的证书扫描件与所选证书模板是否一致。

D.管理员审核后, 无论可否办理, 都需告知申办人, 如果可以办理, 就进行订单确认。

3.前台第二部分操作流程。当用户的订单审核通过后, 系统会自动返回消息到前台。用户可根据系统提示前去查看消息, 进行下一步操作。在这里订单确认后, 有两种提示:

A.请关注 (说明订单审核没有通过, 点击“请关注”可看到未被通过的具体原因) ;

B.请付款 (说明审核通过, 点击“请付款”即可通过网银、支付宝等多种付款渠道方便快捷地付款。

4.后台第二部分操作流程。此时, 如果用户没有进行前台的第二部分操作, 管理员如果想正式受理用户申办业务, 系统会自动予以提示, 不予办理。

(1) 当用户付款成功后, 后台即时显示相关状态。管理员方能正式受理。

(2) 后台工作人员进行制作, 并在制作完成后, 开具发票, 并在系统中录入快递单号, 整个过程要求在三个工作日完成。

(四) 系统特点。网上服务利用系统, 是对电子商务的借鉴和升华, 在功能上既兼顾了档案利用的特点, 又不同于一般的网购, 在系统设计过程中, 收费问题成为制约远程服务效率的一个瓶颈。针对这一问题, 依托学校信息办和财务处的支持, 学校财务系统为档案馆开设了一条专用对账通道, 在此基础上, 终于实现了真正意义上的在线支付。

网上服务利用系统, 通过前后台的网上互动, 彻底打破时间和空间的限制, 真正做到了全天候的档案服务, 使“被动服务”演变为“主动服务”。

三、效果分析与展望

同济大学档案馆通过开通档案网上服务利用系统实现了高校档案远程服务, 档案利用者提交所办理的业务后, 可全程跟踪服务的进展情况, 并可通过QQ与客服在线交流。该系统目前可办理的档案业务数量, 已由最初的11项扩展到22项, 它的开通彻底颠覆了高校档案传统服务模式, 从根本上解决了高校档案利用者为了一纸证明的奔波之苦。受到了广大利用者的好评。目前系统还局限于电脑应用, 所有反馈信息也必须通过电脑才能查询, 随着APP技术的不断深入, 消息推送平台、微支付等也会逐步应用到档案的远程服务中, 更加提高处理的时效性。

注释

高校档案服务论文 篇11

关键词:高校档案;远程服务;运行模式

远程服务的必要性、便捷性在档案服务领域的讨论已经很多,档案界从业人员早已形成共识,主观上愿意提供更加开放的远程服务。然而在高校档案系统中,已经实践开展该项服务的单位是极少数。具体的办理中,也存在各种困难。本文力图研究现状形成的原因和破解之道。

1 学籍档案和远程服务的意义

成千上万的青年学子在大学里度过了最宝贵的青春年华,也留下数量庞大的档案。根据我馆数据统计,利用服务中需求量最大的是学籍档案,其中包括中英文成绩单、学历学位查证。查阅数量最少的是校内文书档案。传统的档案利用模式是利用者现场到档案馆提出查档申请,依照登记、检索、调档、缴费、阅档或者出具证明的流程办理。办理过程一般比较耗时,多数需要排队等待。档案远程服务则利用计算机网络,任何时间和地点都可以登录档案馆服务平台,提出查档申请并通过网络获取服务。国家档案局提出各级国家档案馆要以服务民生为重点,加快推进档案信息资源整合和数字化建设,逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务,最大限度地为人民群众利用档案提供方便。目前上海市档案局在市和区县国家综合档案馆推动并开展“就地查询,跨馆出证”远程协同服务机制,就采用了远程服务,受到广大人民群众的欢迎。[1]然而在高校档案服务系统中,采用远程技术服务的单位往往停留在理论阶段。[2]依据我们对来馆提出档案利用要求服务对象的调查,他们对远程服务显示出迫切渴求。情况如下表:

档案远程服务对象特征分析表

如上表所示,高校服务对象遍布国内国外。最远的是已经留学或者移民国外的毕业生。对他们来说,亲自到母校办理学籍档案证明,需要请长假,花费高昂机票。办理学籍档案可能仅需一天,但是往返的时间成本和经济成本则太高。总的说来,路途越遥远,亲自来馆办理的成本高、难度大,对远程服务的需求越迫切,而且期望值和人数成反比。由该表也可以看出,远程服务涉及的地域广泛,系统设计时需要考虑得更加周到,也更加复杂。

2 远程服务的流程模式探讨及分析

开展远程服务是广大利用者的心声,然而在其具体实践设计中,依据服务涉及的递进性、扩展性,可分为远程预约登记服务模式(图1)、远程办理服务模式(图2)和全程远程服务模式(图3)。

图1中远程服务涉及的是预约登记环节,服务对象远程提交申请,档案馆检索发现没有相应库藏,则反馈不受理通知,如果能受理,则反馈预约时间来馆办理。图1的办法可以避免无档可查的人员空跑,也能合理安排服务对象有序来馆办理业务。[3]

图1 远程预约登记服务流程图

图2中远程服务涉及的是登记、受理、办理环节。服务对象远程提交申请后,档案馆根据申请,直接查档或者出具证明,计算费用后,通知申请者来馆缴费。图2的办法与图1相比,更加方便了服务对象,首先远程预约,档案馆即可开始办理业务,业务办理结束后反馈通知申请者来馆时间。这样服务对象只需来馆一次,缴费,当场核对取件。无需等待办理的时间。需要指出的是,当场核对环节既包括档案馆人员检查核对办理者的身份证件,也包括办理者亲自核对档案馆开具各类证明的正确性。

图2 远程办理服务流程图

图3中远程服务涉及的是全程远程服务,是远程服务的最高阶段。所有的环节,包括登记、办理、缴费、核对、传递文件全程都是远程服务。这也是服务对象最希望达到的程度,特别是国外的毕业生尤其盼望能实现这种模式下的远程服务。

图3 全程远程服务流程图

3 远程服务流程中风险分析

由图1到图3,对服务对象来讲,越来越便捷。然而远程服务的实现也需要档案馆具备对应的客观条件和能力。远程服务开放的程度越高,涉及的环节越多,档案馆承担的责任和风险也就越大。

在图1的模式下,服务对象预约成功后,就必须亲自来馆办理。如果申请者放弃来馆,档案馆即作为空号处理。该预约号被取消。

在图2的模式下,远程业务办理完成后,服务对象亲自到馆缴费。如果申请者放弃并且拒绝缴费,那么档案馆制作的所有文件废弃处理,档案馆承担了无效工作,浪费资源。

在图3的模式下,服务对象和档案馆的沟通全部是远程实现。档案馆承担了全部的风险,包括申请者预约后放弃、办理后放弃、通知缴费后放弃、核对时放弃的情况。任何一种情况发生,都对档案馆的工作造成扰乱,结果是无效工作、资源浪费和经济损失。特别需要指出的是在图3模式下,档案馆服务人员和申请人无法当面确认身份,核对证件,因此还承担了身份核实失误造成个人信息泄露的风险。

4 远程服务流程的难点及解决方案

4.1 付费问题。远程业务申请提交成功、办理、费用计算完成,通知服务对象远程付费。国内用户可以采用邮局汇款等传统方法,也可以采用网上银行付费、支付宝等更加电子化的方式。跨国申请者可以采用Paypal账户、西联汇款等方式。虽然付费的方式多种多样并且很便捷,但是目前该方法的主要障碍来自高校内部。档案馆属于高校内部的下属机构,财务依赖于学校财务部。如果要实现上述种种远程付费接受,也需要对应开设账户,是个需要高校内部统一规划协调并进行监管的财务问题。如果高校内部思想开放并且能开通各类对应账户的话,接受远程付费并不困难。

4.2 证明等文书的核对和传递问题。各类业务办理结束后,服务对象的成绩单、各类证明需要提交给申请者。传统的现场办理业务中,常常会有现场核对出内容的差错,例如身份证号错漏、毕业证号错漏或者学号差错等问题。远程服务中,无法现场纠错,如果直接快递出证明文书后再发现错谬,则对双方都造成事情延误和经济损失。解决办法是档案馆服务人员扫描全部预备提交的证明文书,远程传送给申请者,对方审核确认无误后,再快递至国内或者国外地址。

4.3 身份验证问题。远程服务的优点是远距离沟通,远距离传输信息,便捷的同时带来的问题是如何防范个人隐私泄露,如何防范身份伪造。解决办法也是依靠远程技术。档案馆开通QQ在线客服系统。申请者需要通过QQ传递身份证、毕业证、学位证。通过比对档案材料中的照片和申请者本人QQ视频,核实过后才能通过申请。

4.4 远程网络服务平台的建立问题。以上3个问题的解决都需要统一嵌合在远程网络服务平台中综合解决。因此软件的设计和硬件的配套必不可少。远程网络服务平台中首先是服务优先,然后依照不同的远程服务模式设计网络页面。图1模式下需要网络预约系统和反馈通知系统。图3模式下需要网络预约、远程支付和反馈通知系统。所有的三种模式下都需要设立在线QQ客服。

4.5 网络安全问题。由于档案具有无可替代的凭证作用,具有高校签章的档案证明材料是很多用人单位或者海外高校审核申请者是否足够优秀的重要依据。因此防伪和避免个人隐私的泄露非常重要,特别是网络环境下信息的窃取和泄露变得更加隐蔽和不易察觉。因此要倍加重视和防范。当前主要采用VPN技术进行档案内部系统登录和管理。同时档案利用的申请者既需要进行身份照片比对,同时也需要设计问题验证。通过对其学籍档案信息内容的多条验证来进行核实;而且缴费和文件传递环节还必须通过电话核实,以避免档案信息传递路途的泄露和损失。

5 远程服务的运行对档案工作方式的影响

远程服务运行改变了档案服务工作方式和内容,也必然影响到档案从业人员的思路和心态。档案馆内部的人员也要不断学习,变更传统工作习惯,采用新的方法、新的工具来面对新形势下的变化。

5.1 文本内容设计的改变。在传统现场接待模式下,服务对象进入档案场馆,首先要自己阅读档案馆的相关规定。有关规定的文本设计是面对所有类型的服务对象,因此文本的内容严谨,细密,翔实,条目非常之多。很多读者甚至没有耐心全部阅读。而在远程环境下,沟通模式改成远程自主阅读网页。网页中各类文本的设计可以改成点击下拉式,分类介绍信息,读者仅需要看到与自己相关的信息。例如,服务对象区分为在校学生、毕业学生和校内教工等。对于在校学生可能需要在本校其他部门提前开具证明,而毕业学生则完全不需要阅读相关内容;开具证明的服务对象则完全不需要浏览现场阅档的注意事项。根据这个原理设计,申请者先进行身份分类,再依据办事内容分类,阅读流程应当简洁,阅读内容少而精。

5.2 远程沟通方式的改变。传统现场接待中,服务对象和接待馆员是一对一现场交流,沟通时双方受到场地、环境的限制。同时彼此双方的衣着、语气、态度、情绪都存在互相影响。长相好看、脾气温柔的容易沟通友好,如果遇到脾气急躁、态度恶劣的,沟通效果就容易不佳。远程服务中,档案馆开通在线QQ客服,一个客服号下,可能是不同的馆员在处理接待,也可以一个馆员同时接待多个远程咨询服务对象。可以提前进行问题归类和保存规范化礼貌解答。在收到询问时,迅速粘贴出标准答案,既方便服务对象,提高工作效率,也将个人负面情绪对工作的不良影响降至最低。

5.3 新型的通知方式应用。远程模式下,需要通知服务对象预约号码、通知缴费、通知核对等事项。传统的通知模式是现场告知或者电话通知。在远程模式下,可以采用更加灵活迅捷的方式。例如,每个服务对象填写服务申请时,都留下了电子邮箱地址,电话、QQ号码。对申请者的通知,可以采用电子邮件、电话短信、QQ留言等模式。而且这些远程交流工具都可以采用群发的模式。群发电子邮件、自动群发短信平台、QQ群发功能使用都将提高工作效率。同时这些信息具有可保存性,不论服务对象是否在线,都可以收到通知,突破了传统通知方式受到的时间限制。

5.4 档案馆内部业务组织模式的改变。传统的办理模式下,服务对象在档案馆内,由一个窗口到另外一个窗口流动,服务接待人员或者原地等待,或者互相之间传递档案实体。在远程服务模式下,大部分的工作是电子文件流转。文件通过内部工作QQ群互相传递。全馆有多少业务等待办理、正在办理和已经办理完毕都实时显示在网络工作平台上。馆员之间互相的联系交接通过鼠标点击即可完成电子文件传递、审阅等工作。

6 对将来工作的建议

本文中讨论的是对已经形成的历史成绩单的利用,在本系统中,最困难的是已经毕业的学生散布世界各地,身份验证困难。如果要解决这个问题,最好的办法是学生从入学开始就拥有自己的账号和密码,当学生毕业离开后,该账号自动转入校友系统,成为校友账号。即使时间流逝,学生和母校始终保持着不可分割的联系,以后一旦申请出具成绩单或者其他档案证明,母校都可以很方便地给予支持。

可以看出,远程服务的实行既方便了广大档案利用者,同时也必将引起档案服务部门的内部变革。从图1到图3,是一个服务不断提升的过程,是一个应用远程工具更加广泛的过程,是一个对档案服务提出更高要求的过程,也是促进档案服务部门管理更加精细的过程。对于我们处于不同基础的高校档案馆,需要依据自己所处的实际水平,逐步提高远程服务的范围,最终实现全程远程服务的目标。

参考文献:

[1]邹伟农.上海建设馆际、馆室、馆社“三联动”的档案远程利用服务体系.上海档案信息网,2011年8月8日

[2]何瑞金.高校档案远程服务的保障措施[J].兰台世界,2012(4).

[3]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界,2013(4).

高校档案信息网络传递服务的探讨 篇12

一、高校档案信息网络传递服务的概念与内容

档案信息网络传递服务是指档案馆室利用计算机网络通过电子邮件、FTP及数据库文件记录电传等方式将用户所需档案的复制品以有效的方式, 直接或间接传递给用户的一种非返还式的档案提供服务, 内容包含:一是为校内外利用者向国内外其他高等院校档案馆或科研信息提供机构提供原文档案复制及原文传递服务。二是为校外利用者复制及传递本馆的原文档案信息。档案信息传递服务是弥补档案馆馆藏资源不足, 实现资源共享的重要方式之一, 是档案馆室传统业务在网络环境下的拓展和深化, 具有方便、快捷、经济、时效性强等特点。

二、高校开展档案信息网络传递服务的可行性

(一) 资源共享的需要。在网络化、数字化环境的影响下, 高校档案信息化建设不断推进, 档案资源的共建共享已初见成效。通过高校档案信息资源的共建共享可以起到互通有无、优势互补的作用, 促进高校档案资源建设的协调发展, 达到系统、地区的档案信息资源共建共享的要求。此外, 通过信息资源的共建共享还可以增强高校档案馆室的信息服务能力, 为利用者提供更高质量的信息服务。档案网络传递服务是对档案馆室档案资源的延伸和补充, 是实现高校档案馆室资源共享的重要方式之一。为此, 档案利用工作实现网络化、提供远程档案信息服务不仅是档案资源共建共享新的研究方向, 也是今后高校档案馆室实现跨越式发展的时代要求与必然选择。

(二) 用户对档案信息的需求。网络环境下, 用户对信息的需求不再限于传统的纸质档案, 正在向电子化、数字化、网络化信息资源的方向发展, 信息需求也呈现出全方位、社会化趋势。而档案馆室的档案信息资源更新较慢, 其馆藏量和馆藏结构都越来越无法满足利用者日益多样化的信息需求。依托于现代化的技术手段, 网络传递档案信息可以将大量的信息资源汇集起来, 随时满足利用者的实际需要, 及时解决用户多样化、个性化的信息需求, 提高利用者的满意度与幸福感。

(三) 信息技术的发展为服务提供技术保障。随着现代网络技术在档案行业应用的不断深化, Internet为档案馆室开展各项业务工作提供了全新的网络环境, 使得档案馆室服务手段发生了很大变化, 从而使得档案信息传递服务在技术上已具备了可行性。尤其是在许多专门开发的档案管理系统的支持下, 出现了自动化的电子档案传递服务, 极大地提高了档案传递服务的效率, 克服了传统档案传递时效性差, 手续繁多, 出借档案不可控制性的弊端。另外, 信息处理技术的数字化、智能化使得各种目录数据库、联机数据库、全文数据库大量涌现, 扩大了档案传递资源的范围, 有效地增强了终端用户与档案馆工作人员查询档案信息的能力, 使用户获取档案资料更加方便和高效。

三、实现高校档案信息网络传递服务的有效途径

(一) 转变传统的档案信息服务理念。从硬件方面来分析, 网络信息传递服务建立在信息资源数据库、计算机网络、现代传输设备的基础上, 因此, 加强服务与信息化基础设施的建设, 就成为档案信息传递服务实现的刚性条件。档案部门要为信息传递网络体系的建设和发展提供必要的支持, 加大资金投入, 配备必要的电脑、扫描仪、传真机, 同时也应引进可以进行信息共享的相关软件。从软件方面来分析, 一是配备相应的专职档案传递人员, 接受网络技术、信息处理和综合能力的再教育和培训, 培养档案员的责任心与合作精神, 服务意识以及管理信息的能力, 提升信息传递服务的质量与应用能力。二是加强对档案传递工作的教育和宣传。档案馆室要在本馆室网站的主页详细介绍这项服务, 定期对利用者进行这方面的讲座和培训, 让公众更好地了解和认识档案信息传递在服务社会民生、教育、科研中所带来的便捷与实惠, 加深用户对这项服务的认识, 改变他们单一的获取档案信息的方式和渠道, 更好地推动档案信息网络传递服务工作。

(二) 加强档案数据库的建设。第一, 建立学校档案信息中心。首先, 档案部门要积极购买或开发具有共享功能的档案信息管理软件, 利用网络技术实现档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接, 及时、准确、有效地接收学校整体办公自动化系统产生的大量规范电子文档, 借助校园网和档案管理软件系统进行数据转换, 建设有特色的档案信息共享中心。其次, 开发利用校园网上的档案信息资源。利用网络的优势, 通过一系列的技术手段对校园网上发布的法律法规、各种统计信息及教学、科研形成的信息资源进行下载、开发, 实行控制和管理, 把经过鉴定具有保存价值的直接转化为档案信息, 进入档案馆室信息中心。第二, 实现馆内资源跨类型、跨载体的信息体系。首先, 各高校档案馆在不断完善自动化档案管理系统和丰富学校信息数据库的基础上, 积极开展校际之间的交流与合作, 构建网上交互式数字档案馆, 将反映同一职能活动的高校档案信息从不同全宗、不同高校档案馆室集中起来, 吸收各自的优点, 互通有无;其次, 高校档案部门要加强与图书馆、科研档案馆、情报所、信息公司等信息部门的合作, 借助通讯设备、通讯线路、网络软件组成信息网络, 弥补馆藏之间信息资源的不足, 促进本馆档案信息更加丰富化、系统化, 逐步实现馆内资源跨类型、跨载体、跨时空的信息检索与利用模式。

(三) 拓展档案信息传递服务渠道。一是档案网站服务。档案网站除了介绍本馆馆况、编研成果、服务项目、专题档案等基本信息外, 还要提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务, 将国内外上网档案和热门站点与网页链接起来, 使利用者能够随时随地根据自身需求选择相关的档案信息。二是采用E-mail。高校档案馆室可以针对某些特定的人群发送含有特定档案信息的电子邮件, 受众目标明确, 效果较好。比如, 查阅学籍档案的利用者, 确认身份信息后就可以直接把成绩单发送给用户。三是网上论坛。档案机构、档案工作人员与用户利用网络论坛的交流平台任意发帖回帖, 随时发现问题, 改进档案服务质量, 提升档案信息利用效果。四是即时通讯工具的应用。运用QQ、MSN、Fetion等即时通讯工具的群共享、群消息、公告栏、小纸条等功能, 实现档案部门与用户的即时沟通和互动、非常简便地宣传档案部门与各类信息, 档案员之间也可以快速地转发信息或工作文件, 极大地提高了工作效率。五是搜索引擎传递档案信息。档案馆室将档案信息传递到互联网搜索引擎, 就能够大范围内将信息展现给需要的用户, 而用户可以简单地通过搜索引擎以“关键词搜索”的方式查找需要的档案信息, 针对性强, 减少了信息传递的中间环节, 从而降低了信息的误传和更改, 有效地保证了信息的准确性。

(四) 制定信息保护措施。一是在涉及到用户信息数据库和信息资源的建设方面, 通过法律规章制度严格规范信息获取和保存的手段与工具的安全性, 对各部门所管理信息进行合理和科学的分类和配署, 明确各方责任和义务, 加强信息的管理, 将保护公众隐私和重要信息列入首要遵守原则, 制定严厉的惩罚措施来打击各类不法行为, 建立一个守信、诚实和安全的服务传递环境。二是在实现信息资源、服务资源共享和互动过程中, 要注重引入先进技术来加强保护措施, 在网络技术和通信技术的应用过程中增设多重安全信息确认“关卡”, 建立起多层防御措施的“防盗门”, 一方面保障档案信息的安全不被篡改, 另一方面保障档案利用者的信息不被泄露, 保障网络信息的安全, 实现共赢的局面。三是对于档案信息网络传递服务所引起的信息数据库格式、系统衔接与兼容, 数字化处理、档案复制、版权保护、联机检索等一系列问题, 制定出统一、具体的标准, 对信息网络传递服务的各个流程加以规范。

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