高校档案队伍建设问题论文

高校档案队伍建设问题论文（共12篇）

高校档案队伍建设问题论文 篇1

摘要：高校档案人员是高校档案事业的主体, 档案人员素质的高低, 关系到高校档案部门的职能发挥, 全面提高档案人员的整体素质, 是高校档案工作质量提高的重要保证。本文通过对高职院校档案管理队伍的现状分析, 探讨目前高职院校档案管理队伍建设存在的问题, 提出高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路。

关键词：高职院校,档案管理,队伍建设

高校档案管理者素质的高低, 职业道德的优劣直接影响和制约高校档案管理的功能。在新的历史时期, 高校档案管理者急需现代化信息管理技术全面的人才, 而要做好高校档案工作, 档案管理者必须具备一定的理论水平和政治素养, 懂得党和国家关于档案管理方面的政策;懂得档案工作基本理论原则和方法;具备较强的工作能力和文字表达能力;熟悉档案管理内容, 进行档案信息深层次研究和开发。因此提高高校档案管理者的素质势在必行。如何才能提高高校档案管理者的素质呢?

一、高职院校档案管理队伍现状分析

随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入, 档案工作的特点也有了新的变化, 从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。如何提高档案干部的管理水平, 首先我们应对档案干部队伍的现状有个全面的认识。

1、高职院校由于建校时间较短, 档案管理尚处于初级阶段, 其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理, 专业技术人员偏少。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求, 专业技术人员占有极其微弱的比例, 是目前档案工作急需解决的问题。档案专业人员贫乏。几年来, 档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高, 但档案专业人员却极其贫乏。

2、目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理, 未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合, 往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍, 未能做到院校管理与档案管理合二为一, 无法做到工作的系统化, 在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。, 熟悉档案内容, 能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏, 跨世纪人才短缺, 如果不加强人才的培养, 提高档案干部队伍的素质, 档案馆功能将受到很大制约。

3、高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作, 专职档案管理人员由于其工作不被重视, 长期充当院校管理中的配角, 经常还兼做档案管理外的一些杂事, 感到工作枯燥乏味, 思想压抑, 其专业才能得不到充分发挥, 因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员, 个人利益与其专业贡献没有直接挂钩, 不能体现其价值。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

1、注重人才的培养。提高档案工作者素质, 是加速档案科技进步, 推动档案事业发展的关键, 这些应引起各级领导的重视。要把住人才入口关, 注意引进招聘一些有文化专业知识, 有专业技术、技能的人才充实档案队伍。还要注重人才的使用, 要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部, 对他们身上存在的不足应加以正确引导教育, 发现他们的优点和长处, 发挥他们的聪明才智, 大胆启用。档案工作连续性强, 一些基础业务和规章制度建设, 需要档案人员较长时间的学习, 积累经验, 才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动, 无疑将影响到档案工作的连续性, 因此, 必须抓紧做好档案干部的稳定工作, 从维护档案工作的长远利益考虑, 加强档案干部的思想政治工作, 解决他们的实际问题, 使他们安心本职工作, 促进档案工作的持续稳定发展。

2、建立有效的激励机制, 稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合, 物质性的激励要量化、可操作, 要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法, 将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容, 其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来, 逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。重视对档案管理软硬件建设, 要对档案管理队伍实行优惠政策, 改善档案工作环境, 加大对档案工作硬软件设备的投入, 加大对档案管理工作的宣传力度, 营造档案管理队伍的文化氛围, 给档案管理人员以精神上的富足感。

3、加强对现有档案人员的继续教育。面对目前档案部门知识老化, 新技术知识贫乏的状况, 加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。要注重实用性。结合工作实际需要和未来的发展趋势, 与实际工作紧密配合, 并根据不同的层次、不同的需求, 按需施教, 学以致用, 便于实际操作, 讲究实效。

现阶段, 档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题, 而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题, 无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理, 建立健全有效的激励机制, 规范档案管理人员培训, 促进档案管理研究, 加强档案管理交流沟通, 建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍, 以适应现阶段对档案管理工作的要求。这样的档案管理就不仅仅是一种服务, 而是直接的推动, 也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设[J].南北桥, 2009.6

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技, 2005.11

[3]祝玲娟.图书馆学科馆员现状及发展方向[J].图书馆管理与实践, 2005.4

[4]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建[J].电脑知识与技术, 2009.6.

[5]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系[J].兰台世界, 2009.12

高校档案队伍建设问题论文 篇2

在信息时代的今天，信息作为一种重要资源，人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中，由于受到时间、地域的限制，高校档案信息往往不能及时为用户所用，不能真正实现档案信息资源共享，应该说这是管理技术和手段落后之故。因此，为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立高校档案信息网络，以实现档案信息资源的共享。

高校档案管理信息网络建设的意义

档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言，由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此，无沦从管理层面还是从利用与服务层面上看，建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。

2.1 适应经济社会和科技发展的需要

传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理的基础上的，其档案信息的服务，也是以手工服务为主要手段。随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单机型的，当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收管理或系统，在功能上是大同小异的，主要为档案目录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递和发布等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料，现在都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势，档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。

2.2 提高档案管理工作的质量和水平

高校档案管理信息网络的建立，可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开展工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少；同时，也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理的质量和水平，这是其一。其二就是利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用，也可以有其它不同的功能选择。与此同时，把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件，并入整个档

案管理信息网络系统中。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理；其档案管理工作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。

2.3 提高档案管理工作的服务水平和利用效率

信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高校档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找(如档案目录的检索)，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务，实现真正意义上的高校档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同日而语的。

高校档案管理信息网络的可行性

进入80年代以来，世界上几乎所有发达国家都相继建成了国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的束缚，加快了信息传递速度，为教师、学生、科研人员以及其它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境，从根本上改变了以往的信息利用模式，促进了他们之间的信息交流、科研合作和资源共享，成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设施之一，促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由于我国已建立了覆盖全国各地的教育科研网和其它网络系统，也为我们建立高校档案管理信息网络提供了基础。

3.1 信息网络的发展为建立高校档案管理信息网络提供了一个强有力的平台

包括中国教育和科研计算机网等在内的互联信息网络的不断建设发展和完善，给高校档案信息资源管理的网络化建设提供了基础。目前，各高校建设的网络系统已日趋完善，在普遍开通教育科研网的同时，还与不同的网络系统实现了互联，实现了各类网上信息的共享和利用，这就为高校档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台，而无需另行网络基础设施的建设。此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设备或功能上都完全能支撑高校档案信息实现网络化的管理要求。现在，无论任何地域的用户，只要联入因特网，便可随时随地浏览网上全球各类信息，包括文本型文献信息以及声音、图像等，因特网提供的各种强大、灵活、实用的功能完全可以实现

并满足档案用户之间、档案馆(室)之间、档案用户与档案馆(室)之间的档案信息交流与共享利用。同时，由于高校的部、处、系、所、中心等计算机终端机均与校园信息网络系统相联，完全可以实现档案信息数据库与各部、处、系、所、中心数据的资源共享。

3.2 高校档案管理的系统化、规范化，为档案管理信息网络的创建提供了基础

高校档案管理自实行《高等学校档案实体分类法》以后，已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。学校的档案管理均实现计算机辅助处理，利用计算机管理档案，进行档案查询利用，除了档案软件系统外，在计算机的存储资料库上也已经存有大量可供查询的档案数据；在现时己输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，已具备用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。

高校档案管理信息网络建设的措施

4.1 法律上要保证

高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案，或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护，均属于限制利用的范围。因此急需制定政

策，制订法律规程确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的发明，同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上，可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定，争取做到该保密的一定要保密，该开放的一定要及时开放。总之，档案信息的开发利用与保密是对立统一的，在开发工作中必须正确处理二者之间的关系，既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务，又要坚持保密原则。因此，制定出相关的档案信息上网的政策法规是建立档案信息网络的必需的法律基础。

4.2 开发优秀软件

开发优秀的适用于档案管理信息网络使用的软件，是实现高校档案管理信息网络化的前提。这种软件应该具备强大的功能，其中包括对不同密级档案利用的保密功能。目前，在学校档案信息管理的软件开发中当务之急是尽快制定出全国统一的软件发展规划和行业标准，使高校的档案管理软件及其系统按统一标准执行。

一个技术水平高的档案管理软件不仅应在管理档案业务方面要有较强的通用性，以适应不同类型的档案管理，而且还应对不同应用人员素质和应用水平同样要有较强的适应性。软件在设计阶段就要考虑到用户管理档案的多变性和不确定性，考虑到利用人员素质的多层次性，注意增强软件功能使用的易用性和可扩展性，增强软件的容错能力和提示引导能力；软件在开发编程阶段要考虑到软件要适应用户的要求，井可按各自的需要能作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。要建立档案管理信息网络，开发优秀的软件是当前最为重要的基础工作之一，必须组成多学科的相关人员联合攻关，共同开发。

4.3 档案信息资源网运行的安全性

档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。新世纪伊始，黑客们便给网络安全问题来了一个下马威：雅虎、CNN等许多世界知名网站纷纷受到攻击而瘫痪，网络安全问题再次引起了各国政府的高度重视。任何技术上的安全措施对于黑客高手来说，都如同沙筑的堤坝一样不堪一击，因此，我们必须高度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全，只要我们定出严密的措施，并在前期严格控制上网信息范围，就可避免成为黑客们攻击的目标，此外，病毒也是伴随计算机及网络技术而生的一个顽疾。如受CIH、蠕虫等病毒的肆虐而给网络信息及设备造成的巨大损失人们至今仍记忆犹新：系统本身的故障也会造成信息的破坏和数据丢失，对于这些威胁，我们必须要有充分的认识和要有相应的防范措施，并同时注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。

结束语

高校档案队伍建设问题论文 篇3

关键词：高校 档案 信息化建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）09（a）-0216-01

高校档案客观反映和记录着高校教学、科研、党政管理等各方面的改革发展过程，随着网络信息技术的广泛应用及飞速发展，高校档案信息化建设势在必行。采用什么样的改进措施，来推进高校档案信息化水平，为学校、教师及学生更好的服务，是档案信息化需要面对的重要课题。本文试以档案信息化建设相关的几个基本问题进行分析，并提出改进措施。

1 档案信息化建设存在的问题

1.1 资金投入不足，基础设施不够完善

档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证。目前网上的档案机构主要用于宣传档案法律法规，以扩大档案业务信息交流，网上档案业务还没有真正开展起来，档案网站存在许多技术上的缺陷和不足。在档案信息化建设过程中，需要投入大量的资金购置计算机、扫描仪、路由器、复印机、缩微器等设备，连接内外部网络，进行信息安全防护等，后期档案软硬件设备的维修、更换、升级也需大量资金的支持，资金投入不足已成为制约我国高校档案信息化建设的最大障碍。由于高校更看重教学及科研，无暇顾及档案软硬件的配置及更新，学校大量经费多数都用于科研项目的支出，有时经费还会被一些紧急的工作临时挪用，因此无法配置好的档案软硬件设备，这些都严重制约了档案信息化建设的速度。

1.2 信息化标准规范体系不够健全

档案信息化是一项系统工程，具有文件异构性、信息高度分散性等特征。高校档案馆接收的纸质及电子档案来自学校不同的学院及部门，相关资料也在各单位间共享，比如研究生部有学生处理文件，学生部也有学生处理文件，这样移交入馆时出现了重复的无差异化文件，档案馆面对巨大的信息量，需要迅速的筛选出有价值的信息，这就需要建立一套适合本校实际情况的信息花标准规范体系。目前虽然已有一些规章制度出台，但还不能满足档案信息化快速、有效的进行及发展。如电子档案与纸质档案共用的标准，电子档案具体操作规范亦处在起步阶段，针对各学校档案信息化建設的规范体系也需依据具体管理情况建设。

1.3 建设任务繁重，人员专业化程度不高

在档案信息化建设过程中，首先要对现存档案进行数据化处理，通过缩微、扫描等手段，将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范，便于检索利用，对其归类，并根据电子信息技术的进步，更新软件，设置防火墙，进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力，档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下，学校很少会把档案管理视为重点，去培育优秀的档案管理人员，人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。

2 对策及措施

2.1 加快信息化建设规章制度的制定及推行

档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法，明确档案信息化建设的任务和重点，指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作，使高校档案信息化建设有规可守，有章可循，保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括：保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善，以保证档案规章制度的权威性。

2.2 增加资金投入，加强软硬件基础设施

高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备，这是一项投入大，累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持，加大资金投入力度，是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先，教育主管部门要依法增加高校教育经费投入，使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次，高校自身要多方筹措资金，加大档案信息化建设方面的投入力度，以此提高档案信息化软硬件设备。最后，档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入，坚持争取财政支持与积极自筹相结合，使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。

2.3 加强档案信息源建设，完善档案管理应用系统

充分利用档案信息化管理软件，在档案管理应用系统中给与各部门权限，使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件，并注明处理意见，只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单，从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力，以人工输入的方式录入档案数据，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化，保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作，把档案数据库作为学校重要信息资源，构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用，使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。

2.4 加强人才培养，提高队伍素质

档案管理部门要坚持以人为本，一方面充分调动管理人员学习的积极性，既要熟练掌握档案方面的专业知识，还要熟练操作计算机技术，包括档案数据的录入、校内外网络的连接、图像处理、数据库使用、网页制作等。另一方面，引进既具备档案业务能力又能熟练操作计算机的复合型人才，同时选送档案管理人员定期进行档案业务培训，通过继续教育、专题讲座等形式巩固管理人员的档案知识，使其不断更新、扩展档案业务知识，提高管理人员档案业务能力和水平。

参考文献

[1]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2004（5）：37-40.

论高校科研档案数据库的建设问题 篇4

一、科研档案数据库的建立

档案数据库是在档案实体管理的基础上, 考虑数据库设计和应用发展的需要, 将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息等在内的各种类型数据按照特定的数据模型进行有序化组织管理起来的数据集合, 是档案信息资源的高级组织形式。它出现在早期偏重于记录技术的零散组织形式、纸质环境下的传统线性组织形式之后, 把各类档案资源信息以电子数据的形式保存起来, 实现随时查询利用, 更适应当前档案管理的技术现状和管理需求。利用数据库的形式来管理档案信息资源, 可以有效地拓展档案的信息记录能力, 获得更强大的信息组织和管理能力, 同时为档案管理活动提供强大的基础保障, 满足其日益严格的精细化管理需求。

科研档案是指在学校教学、科学技术活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、影片、录音带、录像带、标本等科技文件材料。主要包括上级主管部门的科研文件与科研计划、本单位科研课题的立项与结题、科研成果鉴定与奖励、科研机构建设、科研成果统计、学术交流等材料。当前, 高校科研档案主要是按照科研文件、科研项目、科研成果和科研专利进行分类管理的。因此, 我校档案馆按照科研档案管理的二级目录分别建立了科研档案专题数据库。

(一) 科研项目档案数据库。

对学校承担的科研项目, 档案馆按照项目的名称、负责人、项目级别、批准文号、立项时间、结题时间和存放位置等内容, 建立了科研项目档案数据库。项目名称、项目负责人、项目级别、批准文号、立项时间、结题时间等检索条件可以基本满足学校一些统计或者粗略查询工作的需求, 附上存放位置则便于满足一些需要具体内容人员的查询利用。

(二) 科研成果奖励档案数据库。

学校档案馆保存的科研成果奖励主要有三种:发明奖励、自然科学奖励和科学技术进步奖励, 因此, 按照奖励名称、负责人、奖励类别、获奖时间和存放位置建立了科研成果奖励档案数据库。

(三) 科研专利档案数据库。

学校的专利档案根据专利申请与授权情况, 将专利申请纸质材料和电子材料一并归档, 按专利名称、第一发明人、专利号、专利类型、申请时间、批准时间、存放位置等内容, 建立了齐全的专利数据库。

二、科研档案数据库的维护

各个科研档案数据库建立起来之后, 由专人负责其维护工作, 及时、随时地进行学校新近完成科研情况数据的录入和补充工作, 做到库中数据完整无遗漏, 并且, 要保证录入数据的绝对准确。录入数据准确, 一方面要求确保录入数据的准确无误, 这就要求录入者在输入时要特别认真仔细。如果数据录入时不准确, 比如在输入立项时间时, 输错了年份, 那么就可能给日后的查询利用工作带来麻烦。在统计年度科研成果时, 也可能导致两年科研成果统计数据都出现误差的情况;另一方面要求录入格式的前后一致。以输入立项时间为例, 如果一开始选择的输入模式为“2012-03-12”, 那么, 在后期的补充录入工作中就不能又输入“2012年03月12日”的模式。因为这种格式上的不一致, 极有可能导致在日后的数据统计时漏掉该项成果。此外, 还要杜绝录入时候错字、别字现象的出现, 一旦发现有错字、别字现象要及时地进行修改、更正。诚然, 在计算机上修改某项数据非常方便、快捷, 这是计算机处理数据的优势, 也是手工修改数据所无法比拟的地方。

三、科研档案数据库的利用

在建设各类科研档案数据库时, 就要考虑到其提供利用的问题, 强化其检索查询功能, 保证数据库在提供利益时不仅能够进行单项查询, 还能够进行多项的组合查询。只有保证数据库收集录入的档案信息能够进行任意条件的查询, 才能真正有效地提高工作效率, 保障档案的查全率。目前, 学校科研档案数据的利用主要体现在以下几方面:

(一) 查询。

利用科研档案数据库, 可以很方便快捷地实现对相关数据的查询工作。

1. 按教师个人查询。

如需查询某位老师历年来完成的科研成果, 只需在数据库设计视图中创建个人查询项, 然后输入该位老师的姓名, 该老师历年来的科研成果信息就会以表格的形式罗列出来, 这就相当于为学校的每位老师都建立了一个历年科研成果档案。该类查询一般主要用于教师个人职称评审、申报课题等工作的需要, 另一方面, 也可为领导了解教师个人科研情况提供了准确的数据。

2. 按完成年份查询。

建立好科研专题数据库后, 可以很方便地对每年的科研成果进行统计和查询。比如要查询学校2008年完成的科研成果, 只需要在查询栏输入2008即可。该类查询一般主要用于统计每年的科研成果及其科研目录汇编等工作。

3. 按成果类别查询。

如需查询历年来学校教师发明专利的情况, 只需在数据库中创建成果类别查询项, 在成果类别查询中输入专利或发明即可。如想知道具体某年学校教师的发明专利情况, 那么再设定一个时间段的限制即可。该类查询一般主要用于各种申报材料及评估汇报材料所需数据的填写以及科研成果汇编等工作。

(二) 统计。

为提供更加方便快捷的服务, 专职档案管理人员可通过利用科研数据库事先把每年的科研情况分门别类列出目录。如学校教职工每年申报完成各级课题情况目录, 发明专利情况目录, 获得科研奖励情况目录等, 从数据库中导出, 然后以Excel文档形式另外保存, 以便日后的查询利用。还可根据这些目录做出详细的数据统计表, 便于统计学校某年的科学研究情况以及对历年科研情况进行纵向对比分析, 方便领导把握全局。

高校教学档案信息化建设初探 篇5

摘 要：教学档案是综合评价高校办学水平的重要指标，可以真实地反映高校的教学活动。本文从高校教学档案管理工作中存在的问题出发，提出应用信息化技术是解决相应问题的关键，并对教学档案的信息化管理系统进行了初步设计。

高校教学档案是反映高校教育教学过程的原始记录，主要包括日常教学文档类（成绩单、点名册、样卷、试卷、实验实习报告、毕业设计等）、专业建设类（师资、课程、教材等）。教学档案可以全方位的反映高校的办学过程，是综合评价高校办学水平的重要指标，因此教学档案管理工作就成为高校管理工作的重要组成部分。随着教育体制改革的深化，教学档案管理工作在教学与科研中的地位越来越重要，是真实还原高校历史面貌的重要工作。为了提高教学档案管理水平，保证教学档案的规范化、系统化，各高校都在积极探索先进的管理办法，而将现代信息化技术应用到教学档案管理工作中，便成为首选之策。

一、高校教学档案管理中存在的问题

虽然各高校教学档案管理工作已经形成了一套适应本校教学运行的管理体系，但随着教育改革的深化和信息技术的发展，原有的体系在管理过程中已出现乏力的现象，其中以下问题较为突出。

1.教学档案由于门类纷繁复杂，多以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索的工作。正因为手工操作的繁杂，取阅档案便成了一项恼人的工作，无人愿意为之。

2.教学档案具有一定的特殊性，由于其服务于教学管理的职能，所以会经常被调用，而教学档案多为纸质文件，多次使用后会对其造成损坏，不利于长期保存。

3.教学档案管理人员流动性大，多为教务人员或教师兼职，当出现职务变动时就会出现短时间的断档，大大的影响了档案工作的稳定性和系统性。

为了解决这些问题，可将现代信息化技术引入教学档案管理工作当中，以信息化技术代替人力，以系统来弥补人员变动中出现的真空。

二、教学档案信息化的目标

教学档案信息化的目标在于用信息技术解决教学档案管理中存在的问题，即将教学档案管理置于数字化信息平台之上，不仅可以提高工作效率，保障工作质量，对教学档案管理工作的各个环节进行监控，还可以调高教学档案的利用率，以便及时发现教学中存在的问题，迅速制定出行之有效的处理方案。

三、推进高校教学档案信息化的具体实施方案

推进高校教学档案信息化建设是高校管理良好发展的实际需求，为了能更好更快的建立信息化的管理模式，我们可以从以下几个方面着手。

（一）树立信息化的管理观念，健全管理制度

在传统的管理模式中，教学档案管理是一项纷繁复杂的工作。长期的手工操作，磨灭了管理人员的工作积极性，也是他们的思维变得守旧，有些时候不愿意新的事物出现在管理过程中，这是不可取，因为只有不断更新管理理念，才会提高管理水平，所以树立信息化的管理观念是首要条件。在此之上，将原有的管理制度去繁从简，整理出一套快捷的管理流程，在此流程之上健全管理制度，为研发符合本校实际情况的管理系统打下基础。

（二）根据实际需求情况，研发自有教学档案管理系统

为了提高教学档案管理工作的质量，使管理人员从繁重的手工操作中解放出来，学校的教学主管部门要从一线工作人员的需求出发，自主研发管理系统。

管理系统应具有以下功能：

1.角色权限设置：由于各级用户的职务和需求的不同，应将系统进行模块化设置，不同级别享有不同权限，可根据各校的实际情况进行分类，一般分为校领导、教务处管理员、各学院教学部管理员、教师等用户。

2.角色的基本功能

（1）校领导：具有查询统计的权限，为制定相关决策提供必要的依据。

（2）教务处管理员：具有系统的全部权限，负责对教学档案管理系统进行日常的维护，负责监督各学院、教学部教学档案收集，审查档案是否达标。

（3）各学院教学部管理员：负责在线收集、汇总本部门的教学档案，审查教师提交的档案是否达标，可查询统计本部门的档案信息。

（4）教师：负责提供所授课程的教学档案，并将其制作成电子文档上传到系统。

3.教学档案在线借用：各级管理人员、教师可根据需求在线填写借用申请，由各级管理员进行审核，如可借阅，便将所需档案的电子文档检索出来发送到借用者的个人客户端。

4.教学档案借用分析：可根据月、学期、学年为单位进行统计，对各教学档案的借阅量进行分类统计，从结果中可以反映出借用人所关注的问题，学校可针对相关问题进行调查研究，制定相应方案。

通过以上功能基本解决了教学档案收集借阅难的问题，初步实现教学档案管理的无纸化，逐步建立起一套权责分明、行之有效的信息化管理模式。

（三）总结经验，升级系统

经过一段时间的使用，通过收集一线管理人员的所反映的使用中出现的问题，对管理系统进行优化升级，使该系统更符合实际工作的需求。

三、结语

高校档案队伍建设问题论文 篇6

关键词：高校；档案信息化；校园网

中图分类号：G203　文献标识码：A　文章编号：1673-8454(2012)05-0004-03

高校档案信息化建设是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用高校档案资源，目的是提高高校档案管理效率与效益，以及充分发掘、摘取高校档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息服务，实现资源共享。如何逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为高校教学、科研、管理的建设和发展提供优质、快捷的档案信息服务，已成为高校档案工作者当前必须思考的重要问题。

一、高校档案信息化建设过程中存在的主要问题

1.认识和组织方面的问题

从社会发展的需求来看.随着社会信息化程度的深入，档案信息资源备受人们关注，社会对档案信息的依赖程度越来越高，需求日益增长。当前，大多数档案利用者希望能够到档案馆查询的同时，更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。因此，高校档案信息化管理日渐成为广大利用者的强烈要求，即社会发展迫切需要高校推动以办公自动化、信息化建设为主轴的网络化管理。

从高校发展的需求来看。高校的教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。首先，在档案材料的形式上，数字化的教材、教学资源、科研材料、管理文件等在全部档案材料中占有比重逐渐增大，我们要对各种多媒体文件、文本文件、网页文档、数据库文件以及各种软件系统进行科学管理。其次，在归档范围上，随着教育信息化的深入，伴随新的教学方式、方法而产生的各种新型的教学材料、科研材料、管理材料也被纳入到归档范围，我们也要对这些材料进行合理规划和科学管理。最后，在管理方式上，随着高校教育信息化进程的不断深入.校园网成了信息化环境下教学、科研、管理活动的重要支撑，教育信息网络化深入的同时也要求高校档案工作与之相适应，这意味着高校迫切需要推动档案信息化建设。

而当前高校档案信息化建设却存在较严重的认识和组织方面的问题，主要表现为不少高校对档案信息化建设在现代教育事业发展中的必要性和紧迫性没有充分的认识。对档案信息化建设工作既无清晰的发展方向和建设目标，也无相应的建设规划、组织机构以及配套的政策和措施。大多数高校的档案信息化建设只是简单地要求档案馆来负责。并没有一个档案信息化建设领导小组来统一规划和指导全校的档案信息化建设，也没有给予档案馆足够的权力和支持力度。特别是对档案信息化建设过程中的难度预计不足等，所以在具体实践中经常会造成档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。这些在很大程度上制约着高校档案信息化的推广和应用。

2.技术方面的问题

(1)数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理

在高校档案信息化建设的过程中，由于缺乏全局统一的系统规划，新旧系统采用的软件系统不一致、数据标准不统一等问题，使信息之间难以交换，更难以在更高的层次上进行信息的处理，如信息挖掘、决策支持等。比如学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。对整个学校应用系统的运行效率和准确性都产生了重大的影响。教育信息资源建设的严重滞后和互操作性、共享性等方面的问题已成为高校档案信息化建设进一步发展的另一个瓶颈。

(2)缺乏统一的接口和建设标准，电子文件难统一归档

20世纪90年代初，一位英国信息管理专家曾预言：“如果我们现在不努力着手抓好电子文件的管理.将有可能在20世纪末、21世纪初形成可怕的历史空白。”目前，电子文件正以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代在全世界通行了数百年的纸质文件而成为主要的记录工具。电子文件及档案管理信息化对高校来说还是一个新课题，高校的电子档案管理工作还处于初级阶段。尽管各高校产生了大量的电子文件。但都未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成这些宝贵资源的散失。现有的电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同。电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等，因此，电子文件统一归档管理的难度较大，从目前看还面临许多技术难题。

(3)缺乏有效的网络信息安全防护体系，安全机制不健全

随着网络的不断发展，高校档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题日益突出。由于电子文件的输入、存储、传输和提供利用过程都可能存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒破坏的可能，因此，档案信息的网络安全性是高校档案信息化建设过程中要考虑的重要问题，也成为限制其发展的一个障碍。

3.人才方面的问题

高校档案信息化建设中，人是关键因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。可长期以来，档案工作部门常常不是从工作需要出发管理利用人才，而是成为安置富余人员的机构，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，整个档案队伍素质普遍偏低，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。

二、高校档案信息化建设过程中应采取的主要对策

1.认识和组织方面的对策

首先，学校档案信息化建设的发展规划应当成为学校教育发展总体规划的一个组成部分，要遵循“统一规划、分期建设、逐步实施”的原则，根据学校的实际情况，收集各方面的意见和看法，咨询相关领域的专家意见，最后形成完善的学校档案信息化建设总体规划，并以校内文件的形式确定下来，以保证其权威性和指导性。形成全校一盘棋，大家通力合作，共同参与学校档案信息化建设的良好局面。

其次，要成立有校级领导直接负责、由专门责任部门以及院系负责人参加的学校档案信息化建设的领导决策机构，即档案信息化建设领导小组。要从行政和技术两个方面统一指导和规划档案信息化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络信息化发展各阶段的规划，要有近期、中期和远期的目标，对高校档案网络信息化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，使网络信息化建设有章可循。

2.技术方面的对策

第一，建立标准化的档案信息数据库，加快档案信息化建设步伐。

标准化档案数据库是档案信息化建设的重要组成部分。要加强档案的网络及信息化建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，建成标准化、通用性好的条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。这要求各高校档案部门一方面应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势。建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对现有数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率和利用率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和数据完整，使数据库的建设与档案信息化建设配套进行。

第二，做好电子文件归档工作，促进档案信息管理与办公自动化衔接。

加强电子文件和电子档案的管理，可以有效促进档案现代化管理与办公自动化管理的接轨。既能使档案工作立竿见影地为学校各部门提供有效服务，又能抓住机遇，利用办公自动化平台推进档案信息化的进程，把数字档案信息资源建设前移到文件形成部门。高校的各级领导可以根据本校的校情，将电子档案管理作为办公自动化工作中的一项重要议程，提高人们对办公自动化过程中产生的各类电子档案的重要性的认识，形成具有一定覆盖面的高层次的高校档案信息运行网络，及时将信息反馈给高校档案信息管理部门。

第三，重视数据安全，加强网络安全防护工作。

高校档案队伍建设问题论文 篇7

1 高校人事档案信息化建设的紧迫性

1.1 高校人事档案信息化建设是人事工作发展的需求

当前人事档案工作简单的讲, 是将人才信息进行整理归纳, 通过不同人才的性格、优势等特点, 将其合理分配。高校是高层次人才集中的场所, 人才资源优先开发, 离不开人事档案提供的信息。因此, 在从事人才工作的过程中应始终坚持人才优先、以用为本、高端引领、整体开发的指导方针, 在不断的探索和实践过程中, 构建一个完整、真实的信息资源库, 为人才选拔、配置等提供有力的条件, 为后续人事档案信息的开发和利用奠定一个良好的基础。

1.2 高校人事档案信息化建设是国家档案事业发展需要

尽管档案是个人学习和工作经历的最原始的记录, 但是我国档案法曾明确规定, 人事档案是属于国家的, 是国家信息资源的组成部分。在高等院校中, 每一位教职工的人事档案的信息, 都是与他们的切身利益相关十分密切的, 在教职工的工资晋升、职称评定、基层选拔人才等方面都发挥着重要的作用。因此, 可以看出充分实现高校人事档案的管理现代化、信息化, 是档案事业发展的需要。

2 高校人事档案信息化建设中存在的问题

2.1 人事档案管理体制不够规范

一直以来, 高等院校的人事档案信息化建设的管理体制都很混乱。其人事档案管理常常采取多头管理的模式, 将全部的档案进行粗略的划分, 然后一部分由组织部门管理, 一部分由人事部门管理, 还有的由档案馆进行管理。这种“分级管理”体制虽然看起来较为细致, 但是各部门的工作重心并不相同。比如高校的人事部门, 其工作重心是人才的培养以及师资力量的建设, 对于所负责的人事档案工作就涉及的较少。再有高校档案馆, 其工作重心是管理学校的档案, 学校档案是配合我国档案管理机构对文书、基建、会计等内容进行一个综合化的管理, 人事档案仅仅是其中的一个小部分, 没有绝对的比重。而且众所周知, 在档案界, 人事档案应该由专门的人事部门进行研究、整理, 然后根据其整理结果开展组织相关的业务, 这些事情并非由档案部门完成。所以, 可以说人事档案仅仅是挂了一个档案的名字, 具体内容并不属于档案管理范围之内。由于这种管理体制存在很多的不规范问题, 也使得人事档案工作并没有得到相应的重视, 也就是说人事档案的信息化建设并没有得到真正的发展。

2.2 人事档案管理人员专业素质偏低

在档案信息化的管理过程中, 人是其中最关键的因素。目前, 档案队伍的整体素质还普遍偏低, 不能够适应高速发展的现代化工作环境, 绝大多数从事高校人事档案的管理人员十分缺乏既懂计算机技术、网络技术, 又能精通档案业务的综合型的人才。他们极少组织档案管理知识培养的训练, 对于现代化科学技术的管理更是知之甚少, 有的人员甚至不会使用打印机、复印机等基础设备, 不适应档案信息化建设和发展的需要, 这使得数字信息一体化等高新技术较难实现, 对人事档案信息化的建设起到了较大的阻碍作用。

2.3 人事档案信息维护不及时

目前, 绝大多数高校对于人事档案信息化建设往往更注重信息系统的开发, 而对信息系统的后期数据库维护, 数据的精准性, 全面性常常忽视。因为时间和事物发展过程的单一变化性, 档案信息也会随着时间的改变和客观需要的变化而有所贬值, 这些将会导致数据库信息质量低下, 因此需要对信息供给进行及时的调整与补充, 加强维护档案信息的有效性与完整性, 大力推动档案信息管理的发展。

3 加强高校人事档案信息化建设的几点建议

3.1 规范高校人事档案管理体制

我国自颁布高等学校档案管理办法以来, 在这之中就有明确的规定, 规定指出, 高校在从事招生、教学、科研等活动的时候会直接形成对学生、学校以及社会有价值的文字、图像载体记录。但是这些却并没有真正的纳入到人事档案管理当中, 也就是说我国高校人事档案并没有形成一套相对统一的、合理的管理高校人事档案体制的规定和规范, 这种规范的缺失也导致了我国高校人事档案管理信息化失去了最关键的保障, 对其发展起到了较大的禁锢作用。鉴于此, 国家相关部门应该结合当前需要, 根据当前人事档案的相关状况, 整合制定统一的标准, 用来规范高校人事档案管理, 建立科学健全的高校人事档案管理的相关制度。并且, 需要设立专门化的从业部门, 明确管理责任。而且, 需要制定统一化的高校人事档案信息化建设标准, 比如硬件设施的配置、工作库房等的标准, 等等。

3.2 提高管理档案人员的素质

高校要真正实行人事档案的信息化管理, 应该有一批素质较高的档案管理人员作为其保证。这就说明, 在业务素质上, 对每一位档案管理工作者提出了更高的要求, 他们既要加强学习专业知识, 还要强化学习计算机相关知识和人事档案管理的系列软件, 努力使自己成长为既懂得计算机技术又精通档案管理的综合型人才。此外, 需要积极的开展学术科研交流, 探索新理论、新技术, 创建新手段、新方法, 使高校人事档案管理数据库不断完善, 电子档案的保密、处理、保存等功能更加先进, 进而不断加快信息化的建设, 尽快的实现人事档案全过程利用计算机、网络过程的信息化技术。

3.3 重视人事档案信息的维护

人事档案的信息系统是动态的、随时间变化的系统, 档案管理人员需要始终加强更新并维护系统数据信息, 及时核实人员的基本情况、人员学习培训情况、表现情况以及其他情况。保证人员信息的精准性和变动性, 这样才能为社会提供出真实的、可靠的信息, 才能增强人事档案信息系统的可信程度和使用率, 更进一步推动人事档案信息化的进程。

4 结语

高校人事档案信息化管理是建立在高校人事档案管理的基础上, 此次针对高校人事档案管理存在的问题进行了系统化的分析, 并针对出现的问题提出了与之相对应的解决对策, 在保证高校发展的前提下, 进一步完善了高校人事档案的信息化建设, 并做好档案信息资源的开发与利用, 有效促进了我国高校的可持续发展。

参考文献

[1]贡小玲.规范人事档案管理为社会保障提供优质服务[C]//探索与创新——浙江省劳动保障理论研究论文选集 (第四辑) .2005.

[2]陈颖.试论流动人才人事档案管理的规范与发展[C]//北京人才交流协会2000、2001、2002年获奖优秀学术研究成果汇编——人才市场的发展与创新.2003.

[3]吴爱茹.试论人事档案管理中存在的不足和对策[C]//鲁冀晋琼粤川辽七省金属 (冶金) 学会第十九届矿山学术交流会论文集 (管理及综合卷) .2012.

[4]王丽丽.新形势下如何做好人事档案管理工作[C]//齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊.2009.

高校档案队伍建设问题论文 篇8

一、高校人事档案管理信息化建设现存问题

(一)管理观念落后,信息化观念差

高校人事档案管理是对一所高校的人力信息资源进行有效的整合与分类,因此,在人事档案管理工作中应该进行不断的学习与创新,可以熟悉的掌握运用现代信息化手段。但事实上,在实际工作中,档案管理人员以及相关领导尚未意识到人事档案信息管理的的重要地位。长时间以来,在高校人事档案管理中使用传统的手动方式操作,对于信息化的认识程度不够深刻,管理人员的观念意识落后,没有主动创新意识。从整体上看,管理人员对档案信息管理不够引起重视,只将档案管理工作认为是一项附带的工作,没有把档案管理工作放到一个合适的位置,导致人事档案管理工作的管理方法较为落后,无法适应信息化社会下的需求。

(二)管理人员素质水平参差不齐,团队建设落后

目前,实际上许多高校在硬件设施上已经达到档案信息化管理建设的标准,但由于对档案管理工作的不够重视,多数管理人员都是以兼职的方式在进行档案管理,即使有正式的工作人员,也是文化水平比较低,专业素质水平比较差,大多数人没有经历过专业的知识培训,现代化的信息技术手段无法熟练运用掌握,这样使得高校的人事档案信息化进程步履维艰。目前,高校的档案管理部门缺乏一个专业素质水平高,结构简单合理,效率高的管理团队,对于档案管理人员来说,不仅需要掌握现代信息化手段,而且需要具备专业的档案管理知识。

(三)资金投入不足,信息安全性差

由于校方领导对于档案管理工作的认识程度不够重要,因而在经费方面投入较少,这样就造成了档案管理工作出现保存条件差,办公场所所不足,硬件设施残旧落后等现象,这样严重阻碍了档案信息化建设。

二、高校人事档案管理信息化建设的对策研究

(一)树立信息化管理观念

针对高校信息化观念较差,为了改善这一现状,高校档案管理人员应该强化信息化意识,不断的更新和转变档案管理观念,积极的管好人事档案,在管理模式上进行创新,改变传统的陈旧观念,树立“以实用为主”的新观念,最大限度上发挥人事档案的重要作用,为学校的发展提供更好地服务。

(二)提高管理人员素质,积极开展各种培训

对于人事档案管理人员素质参差不齐,应该加强学习,在高校人事档案信息化建设中,要求相关管理人员不仅具备熟练的专业知识能力,而且要学会掌握现代化技术,熟练使用新型设备,具备较高的综合能力。切实做好档案管理人员的培训工作,使其参加不同层次的培训班,更新其知识观念,提高业务水平,通过这些措施来切实提高管理人员综合素质,构建高效的管理团队。

(三)加大资金投入力度,建立保障信息化建设

档案信息化建设,是现阶段高校档案管理人员所面对的重要任务,也是为了适应信息化时代发展的要求[4]。基础硬件设施是信息化建设的基础部分,需要投入大量资金,对于此事,高校方面应予以积极的支持,将这一开支列如预算之中,并严格执行现代化管理标准,随后进一步增加所需的后续设备,使得信息化建设可以顺利进行。

三.结语

高校档案队伍建设问题论文 篇9

伴随着信息技术的提高, 高校档案工作也应该随着信息化建设的阶段性目标做出相应的调整。高校档案信息化建设分为两个步骤, 一是信息化技术辅助处理高校档案, 第二步是全部信息化管理, 彻底抛弃传统纸质档的管理模式。通过上述两个阶段, 逐步开发信息资源, 提高办公效率, 保护原有纸质档案。而这两步骤最终目的是推进高校档案的信息化建设。

信息化过程的实质就是广泛运用信息技术, 开发利用资源推动本单位的发展。档案信息化是不改变原有纸质档案的情况下, 对档案存在方式作为无纸化处理。一是改变对现有档案保护的八个需要主要的事项, 减少其分散、纷乱的状况, 以使得原有档案管理秩序化。另一方面将原有纸质档案电子化, 可以通过网络实现远距离查阅, 同时也方便了档案系统内部的相互沟通、相互融合。

二、当前高校档案信息化建设现状及存在的问题

(一) 对高校档案信息化建设存在理解偏差。

由于社会的进步和科技发展, 高校档案信息化建设处于一个新的历史发展阶段。传统手工操作、整理方式、纸质档案的实体保存方法。人工查询已经逐渐被信息化所取代, 故信息化建设的发展是必然的。另外, 传统档案一般都是纸质档案, 其只能记载文字信息等相关资料。而电子文档除了记录高校档案工作基本信息外, 还节约了档案存储空间, 增加了存储密度和量度。但是高校档案人员对档案信息化建设还是存在一定的认识错误, 或者说认识不到位。首先是对档案管理自动化的必要性认识不够、紧迫性感受很低、没有热情。档案机关没有建立信息化建设的决策机构, 亦没有将档案案信息化建设放入工作的日程上来, 直接阻碍了高校信息化建设的进度。

(二) 档案信息资源方面。

当前我国档案信息化建设的数据库单一, 规模小, 功能不完备, 标准化程度较为低下, 大多数档案没有标题, 共享程度不高。高校档案信息目录不健全, 通过通常的数据库查找查不到详细的信息, 无法满足用户的种种需求。因此如果馆藏的传统的档案汇编和原始史料, 想通过信息化查询实在得不到这些资料。高校档案大部分来源于各院系、直属管理部门, 学校档案馆与它们之间的联系紧密, 但相互衔接都存在问题, 日常造操作程序缺乏常规化和系统化规则, 使得上下档案部门之间的接受、分类、鉴定、翻新、保管、归档、借阅等工作都缺乏完整性。

(三) 高校档案工作信息的安全问题。

高校档案信息化建设形成的数字档案网络存在众多安全问题。一是计算机病毒成为网络信息安全最主要的敌人;二是由于网络的加密性和匿名性, 计算机黑客对信息资源的攻击, 难以被发现和预防;三是部分网上利用者的有意窃取和人为破坏, 构成了严重的威胁;四是操作失误、网络系统软硬件故障等偶发因素引起的安全问题。以上种种, 使档案信息安全工作十分“头痛”和无可奈何。

(四) 高校档案利用效率低下。

高校档案信息化建设最大的问题之一是投入的人力、物力、财力都很大, 因为其档案馆保护大多是孤本, 档案保密期限和时效有很大的限制, 但是档案利用的人很少, 造成了投入与产出严重不成比例。故高校档案信息化建设改变不了高校档案管理投入多、产出少是不争的事实, 许多档案的保管费用已经远远超过了其自身价值, 一部分没有保存价值的档案仍旧被保存, 一些珍贵档案和一般档案在同样的条件下保管。高校档案信息化建设的资金投入与使用产出的问题严重不协调, 因此要充分注意到这个问题, 不因此而消极不作为, 或根本不进行高校档案信息化建设。

三、影响高校档案信息化建设的主要因素

档案信息化建设需要多方面因素共同作用, 互相支持。这些因素包括技术因素和非技术因素。技术因素是“硬件因素”, 包括技术水平、存储设备、档案人员素质、纸质档案的转化设备等。而非技术因素被称为“软件因素”, 包括资金、人才、可操作性、日常管理制度、资源共享等。

(一) 技术因素。

高校档案信息化建设离不开技术, 一般数字化档案包括以下几种步骤:档案纸质版的录入、档案目录、查询系统、编录系统。档案纸质版的录入是将原始档案文件进行扫描, 或通过胶片照相, 将原有数据的文字、照片、录像、图像转化成为光盘、磁盘等中介中。档案目录是将所制作而成的电子文件编目, 并加以数据库的录入。查询系统是通过设计档案管理系统, 对档案进行分类、信息提炼、基本信息的综合分析。编录系统通过对档案名字、种类, 并对档案信息资源的深层次开发, 将档案扫描的成果分别作为文字、图像、照片、声音多种的分类, 并实现融合。实行信息网络管理, 不仅将原有的档案内容录入到计算中, 更主要的是依据计算机技术对档案进行重组, 方便用户检索、传输、分析和处理。在进口、传输、使用的过程中必须建立安全技术体系, 采取安全保密措施, 有效保护档案。

(二) 非技术因素。

是指为档案信息建设提供详细或适宜的环境, 包括高校档案信息化法制建设的问题、管理制度的建设、档案工作人员的岗位规范、档案信息建设资金的投入、高校档案工作人员的岗位培养等。当前高校档案信息化建设是改变纸质文件的形式, 有序将学校各部门的档案有效收取和发放, 档案工作人员一定要加强岗位制度培训, 进入系统利用档案管理系统自动归档, 减少纸质档的收入, 尽量实现电子文档的录入, 缩短档案形成的时期和利用的期限, 提高工作效率。加大档案信息化建设资金的投入, 充分实现档案工作外部资金的投入, 而不因档案信息价建设的投入和产出不成比例, 而减少资金。再次, 根据《高等学校档案工作规范》培养高校档案工作人员, 根据本单位的独特性质, 参考其他行业的规范, 尤其是科研、图书、情报、资料系统的岗位培训制度, 加强本单位的人才建设。

四、推进高校档案信息化建设的思路

2009年5月获得温家宝总理批示的“电子文件管理机制研究”项目研究报告就是档案政策与对策研究的成功典范。“电子文件管理机制研究”项目在理论研究和实践调查的基础上, 客观深入地分析了我国电子文件管理的现状和问题, 提出了建立和完善我国电子文件管理机制的政策建议。

(一) 加大经费投入, 使信息化建设不因资金紧张而陷入停滞。

要提升高校领导对档案工作重要性的充分认识, 尤其是通过网络建设档案馆, 加大经费投入, 档案馆自身也需要增加收入, 来实现添加档案馆信息化建设的各种设备需要。

(二) 积极开展技术竞赛, 拓展档案馆信息化的途径。

要增强现代化信息技术, 明确高校信息化建设的途径, 改变传统纸质档案保存形式。积极开展电子文件的转化、输入、传送, 重点将过去纸质档案、照片、底片、声音、录像均转化成为电子文件, 并通过档案系统内部的技术信息竞赛, 来形成本系统内部良好的学习气氛, 实现档案资源的网络化发展, 逐步拓展高校档案数字化建设的途径。

(三) 加强档案管理人员的业务培训。

由于传统高校档案工作人员习惯手工管理, 对档案工作专业要求水品不高, 使得档案工作成为学校工作一个副产品, 逐渐被忽视。高校档案工作要逐步形成素质优良、结构合理的专业化管理队伍, 并同时对这些工作人员定期进行培训, 使得成为高校档案工作的骨干力量, 确保高校档案工作顺利进行。

摘要：本文通过对高校档案信息化建设内涵进行界定, 继而对高校档案信息化建设现状进行分析, 考察当前高校档案信息化建设所存在问题, 希望能为高校档案信息化建设提供一种改进思路。

关键词：高校档案,信息化,建设,档案管理

参考文献

[1].连红.论高校教学档案集成管理原则及其运作[J].档案学通讯, 2010

[2].张美芳, 王良城.档案安全保障体系建设研究[J].档案学研究, 2010

高校档案队伍建设问题论文 篇10

关键词：档案系统,办公自动化系统,接口

随着数字化校园的进行, 目前国内各大高校都已架构了办公自动化系统 (下文简称OA系统) 。有些高校甚至已实现了无纸化办公。例如, 云南大学自2003年6月起实现了无纸化办公;东南大学自2005年起实现无纸化办公, 纸质公文只做归档, 以便将来做凭证用。OA中电子公文的归档 (下文简称OA归档) 已成为当前档案信息化建设不可回避的问题。电子公文的归档必须要考虑“真实性、完整性、有效性”问题 (下文简称为“电子文件的三性”) , 这一观念已深入人心并被大量地研究, 但是除此以外, 站在实践者的角度, 如果要通过做档案系统与OA的接口以实现OA系统的归档, 那么就必须要解决目前因“双轨制”的通行必然会导致的两大问题。

一、档案系统与OA的接口建设必须解决的两大问题

建设高校档案系统与OA的接口, 必须解决的一个问题是如何保障电子文件与相应纸质文件的一致性。国家档案局第六号令《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定:“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文, 制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。”因此, 高校电子文件的归档必须采用“双轨制”或称“双套制”。这就意味着, 如果OA中的电子公文通过接口进入了档案系统, 那么同时这些文件的纸质版也会被送到档案馆, 那么怎样才能保障归档的电子文件与其相应的纸质文件是完全一致的?在目前的条件下, 我们还不能要求从内容到形式都要“完全一致”。例如中山大学的OA自2002年开始运行, 所有的校内和校外发文都归于校办。校办的工作人员登录OA, 做打印操作, 将电子文件打印到带红头的打印纸上, 然后盖上“中山大学”的章。由此可见, 目前要求两种归档介质的形式一致只会使问题复杂化从而导致在实践中不可操作。但是在做接口建设时, 保障两种归档介质在内容上的一致性是必须要做到的, 否则档案馆就没有必要接收OA中的电子公文了。

高校档案系统与OA的接口建设还需解决的一个问题是需对“双轨制”下公文的整理提供怎样的支持。“双轨制”的执行意味着做了接口以后, 对同一份公文而言, 存在两种介质形式。先看对于归档电子公文的整理, 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 有如下的陈述:“8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行。8.2归档电子文件以件为单位整理。8.3同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构 (问题) 或保管期限—年度—机构 (问题) 等分类方案进行分类。”再看相应纸质公文的整理, 普遍情况是高校OA的建设领先于档案系统的建设, 因此对大多数高校而言, OA中的电子公文虽然没有进档案馆, 但相应的纸质文件一直以来都是归档的。对于这些归档的纸质公文, 有相当一些高校依然沿用了传统的“立卷法”。例如中山大学按照高校档案实体分类法, 将归档纸质公文分散到了“党群、行政、科研、教学……”等门类, 采用“立卷法”进行整理。面临这种情况的高校, 在建设档案系统与OA的接口时, 就必须要考虑: (1) 是采用“单件法”还是“立卷法”来整理归档电子公文; (2) 如何建立电子公文与相应的纸质公文的紧密连接; (3) 对于公文的整理, 档案系统应提供怎样的功能模块。

二、上述两大问题的解决方案

我们考虑国内高校比较普遍存在的一种情况。假设有一家高校, OA先于档案系统的建设或者它之前使用的档案系统无与OA的接口, OA中应归档电子公文的纸质版一直按时归档, 并且用“立卷法”整理;现该高校要建设档案系统, 并且要通过与OA做接口实现电子公文的归档。在这个假设下, 针对这两大问题, 本文提出下述的解决方案。

1. 对于应归档电子公文, OA自动生成其档号, 自动为其加盖已填写其内容的档号章, 加盖档号章后的电子公文不允许再修改, 并且纸质版的打印应在档号章的加盖之后。这里的“档号章”不要求是法律意义上的电子公章, 实际上类似于在电子公文的某一位置插入一个档号章的图片, 目的只是为了使得打印出来的纸质公文上有档号章, 避免后期的人工加盖。在当前条件下, 要求“电子公章”必然会加剧问题的复杂性, 从而导致在实践中不可操作。这种设计的依据如下: (1) 可保障同一档案的不同载体形式在内容上的完全一致性。 (2) 可大大简化部门兼职档案员和档案管理员的公文整理工作。对于电子公文, 工作人员无需指定其档号;对于纸质公文, 工作人员无需到馆后再加盖并且填写档号章。 (3) 在实践中, 东南大学采用了电子公文的档号及档号章自动生成的办法, 同济大学采用了电子公文档号自动生成的办法。

2. OA应归档电子文件采用“单件法”整理, 无论之前归档的纸质文件采用什么方法整理。这种设计的依据如下: (1) 符合国家标准《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 。 (2) 在实践中, 云南大学、东南大学、同济大学、华东理工大学等OA归档走在前列的高校都采用了“单件法”。 (3) 只要合理设计, 其档号便于系统自动生成。如果采用立卷法进行整理, 其档号的形成难以自动化。如果采用立卷法, 根据《高等学校档案实体分类法》, 高校常用的案卷档号的模式应为:“年度号-分类号-案卷号”, 其中“分类号”、“案卷号”的形成一般需要人工干预, 不易无差错地自动生成。

3. 电子公文的档号模式应根据电子公文与相应纸质公文的立卷特点、OA对于电子公文的分类、电子公文与相应纸质公文归档的工作流程、电子公文与相应纸质公文的鉴定与销毁、电子公文与相应纸质公文的服务与利用等因素来综合确定, 而不必要严格按照“年度—保管期限—机构 (问题) ”或“保管期限—年度—机构 (问题) ”等。例如, 东南大学电子公文的档号模式为:年度—机构—类别—件号。其中的“类别”包括发文、收文、通知公告、工作请示等四类, 分别用F、S、T、G表示, 实际上是东南大学的OA对电子公文的分类。例如:档号20051201F0003, 代表:2005年度校长办公室 (1201) 发文 (F) 第0003件。云南大学采用的电子公文的档号模式为:年度-机构/问题-保管期限, 例如:2008-XZ16-C, 其中XZ代表“行政”, 16代表“档案管理”。同济大学采用的电子公文的档号模式为:年度号-分类号-件号, 其中的分类号包括:OA11 (收文) 、OA12 (发文) 、OA13 (请示报告) 、OA14 (会议纪要) 、OA15 (简报管理) 。可见, 在电子公文的档号设置上, 有下述几点值得考虑: (1) “分类号”的设置。电子公文的分类可直接采用本校OA对于电子公文的分类, 这样的分类更加简单, 并且便于分类号的自动生成。 (2) “机构代号”的设置。东南大学设置了机构代号, 同济大学未设置机构代号。电子公文的档号中是否要设置“机构代号”, 需根据本校实际情况从多方面分析利弊。 (3) “保管期限”的设置。东南大学和同济大学都没有在档号中设置这个字段。但“保管期限”进档号显然是有好处的, 是否设置需要根据本校情况综合权衡。总之, 电子公文档号模式的确定对于OA归档而言, 是非常重要的因素。从实践来看, 虽没有统一的模式, 但具有一定的规律性。

4. 电子公文通过接口进入档案系统后, 系统中应有一些模块, 对电子公文的收集、整理等工作提供足够的支持。例如华东理工大学的档案系统提供了“OA文件归档”、“OA文件移交”两个模块。其中, “OA文件移交”提供给院系部处使用以完成电子公文向档案馆的移交, “OA文件归档”提供给档案馆使用以完成对OA公文的管理。再如东南大学, 档案系统提供了“电子办公管理导入临时库”、“电子办公管理导入总库”两个相关模块。该校部门兼职档案员在OA中点击“归档”按钮后, 电子公文导入到档案馆服务器缓存库中, 档案管理员用“电子办公管理导入临时库”模块, 对缓存库中的电子文件进行鉴定、校对后, 将它们导入临时库。然后用“电子办公管理导入总库”模块, 将归档的电子文件与纸质文件一一核对后, 导入总库。可见, 档案系统中应有哪些支持OA归档的模块, 应具体情况具体分析。例如假设某一高校OA中电子公文一直以来都是通过打印转为纸质版归档, 采用“立卷法”整理, 现在希望通过做档案系统与OA的接口, 使得OA中应归档电子公文通过接口流入档案系统, 并且从此以后, 电子公文与相应的纸质公文都采用“单件法”整理。显然, 该校OA中的电子公文分为两大类, 第一类:电子公文未归档, 但相应的纸质公文已归档并且用“立卷法”整理;第二类:电子公文与相应的纸质公文都未归档, 计划归档后采用“单件法”整理。在这种情况下, 可在档案系统中设计三个模块, 模块1提供OA中纸质公文已归档的电子公文的收集整理功能, 模块2提供OA本年度即时归档电子公文的收集整理功能, 模块3提供OA已正式归档公文的管理功能。

总而言之, 在当今国内信息化建设的实践大潮中, 应用系统本身的建设已比较成熟, 难点在于不同应用系统间的连接, 这是一个普遍存在的问题, 并不仅限于档案系统与OA的连接。本文从“容悖容憾速次优”的原则出发, 对建设OA与档案系统之间的连接时存在的一些关键问题进行了讨论, 希望能抛砖引玉, 有更多的档案同仁关注这方面的问题, 有更多的实践工作能见诸于期刊。

参考文献

[1]薛四新.档案信息化应用系统建设[M].机械工业出版社, 2006.

浅析高校档案信息化建设 篇11

【关键词】档案 信息化 建设

高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理等各项工作中形成的具有保存价值的历史记录。学校档案对于学校推动教学改革、深化教学科研、创新人才培养模式、提高教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。为使高校档案工作与高等教育同步发展,档案信息化建设势在必行。

一、高校档案信息化建设现状

1.思想意识

随着档案事业的发展,高校档案工作已步入规范化轨道,员工的档案意识得到加强,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现,信息化建设有了一定的基础。但一些高校对档案工作的重视还不够,在普遍经费不足的情况下,没有将档案信息化建设列入议事日程,没有给予档案部门必要的资金、物力和人才的支持,没有建立现代化档案管理队伍。

2.技术应用

档案信息的多样化、巨量化,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多高校档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,但是档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等还处于原始的手工操作与单机归档阶段,联网归档、检索查阅等还不太成熟,文件与档案管理相对孤立,没能形成一个有机的整体,档案管理不能很好的达到高效服务的目的。

3.档案信息资源

目前高校档案馆或部门档案建成的数据库类型单一,规模小、功能少、标准化程度低,数据不完整,共享性差。高校档案馆目录信息资源多,所建的数据库大多为条目数据库,全文档案信息所占的比例很低。现有电子档案信息资源大多数是目录级信息,这些目录中的数据也还只是停留在案卷级的检索层次,无法实现更具体的相关信息的检索、阅览。

二、高校档案信息化建设的必要性

1.提高创新意识和转变传统观念的需要

在加速档案工作现代化进程的同时,每个人都面临着传统观念的转变,都要树立现代档案管理、利用意识,逐步使档案工作从传统的模式向档案信息中心过渡。尤其各高校要充分认识档案信息化对档案事业创新与发展的重要性,切实把档案信息化提到战略高度来思考,这是创新与改革的方向。

2.工作技术手段变化的需要

高校信息化网络的建设,办公自动化的发展,为高校教学、科研、管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,促使高校档案工作发生根本性改变。各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,大部分是电子版或可以电子化,进而要求档案的收集、存储、传输相应采用信息技术。日常工作中,各单位、各部门在网上发布的信息,档案管理部门需要同步归档,必须有信息化的手段。当然,信息化可以保证档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。

3.档案信息的规范管理的需要

高校档案管理面对的新型形态和载体的数字资料越来越多,开展档案数字化建设,规范管理,可以更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。档案信息化建设,通过为各部门发布信息提供统一的平台,统一各部门档案的规范化管理,实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接,保证了归档文件材料的齐全完整,提高工作质量和服务水平。

三、高校档案信息化建设的主要工作

1.树立档案信息化意识

档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行整合和定位。推动高校档案信息化建设,档案管理者应转变思想观念,认识到档案信息化建设的重要性,树立档案信息化意识。

2.制定档案信息化的标准

档案管理标准化是档案管理现代化和信息化的一项重要工作。档案信息化建设工作已经引起国家有关部门重视和关注,相关的法律法规正逐步健全和完善。各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,积极制定本校档案信息化建设的标准。

3.建立档案信息资源

档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心,主要任务是对原有传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化的文字、声像等档案数据。在数字化转换过程中,还要同时做好机读目录建设,对已经转换和日常形成的电子文件进行及时归档。建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设,要形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库。档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库。档案管理部门应该充分利用校园局域网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和服务工作,建设数字化档案馆。

4. 重视档案队伍建设

为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才队伍建设。要积极引进档案管理专业人才和新技术人才,还要对现有档案工作者进行针对性的培训,提高档案工作者的专业水平。档案工作者要不断提高自身素养,恪守职责,严守机密。

5. 强化档案信息的安全防范

必须提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患。档案管理者要学习系统维护知识,及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒的攻击。 加强网络档案信息的安全,对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网。要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。使用光盘等作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。

四、结语

总之,在网络技术和社会经济不断发展的今天,高校必须运用现代先进信息技术,不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源,争取早日实现完整意义上档案信息化,使档案工作更好地服务学校,服务教职工、服务社会,从而推进高校工作的健康、顺利发展。

参考文献:

[1] 蔡海飞.档案信息化建设浅谈.科技情报开发与经济,2007(12).

[2]方刚.高校档案管理网络化建设初探.中国科教创新导刊, 2007,(25).

高校档案队伍建设问题论文 篇12

一、存在问题及阐释

通过文献调研发现当前高校档案馆与校园文化建设关系研究中存在的主要问题是,过分关注高校档案对校园文化建设的作用,主观建立保存高校档案的档案馆与校园文化建设间的强联系,认为高校档案馆在校园文化建设中处于中心地位,通过加强自身工作和职能建设能实现校园文化建设。

研究高校档案馆与校园文化建设关系的论文成果,无一不是以高校档案真实记录了学校在教学、科研、管理等多方面的发展历程,载体和内容都具有文化属性为逻辑起点。如邬雪军就据此认为,高校档案内容生动多样、博大精深,是取之不尽、用之不竭的教育资源,是学校思想文化建设的重要组成部分,在学校精神文明和创新教育中起着极其重要的作用,理应成为高校校园文化的一部分[1]27。陆懿琦认为,高校档案是校园文化建设活动的珍贵资源,是校园文化的生动素材[2]69。校园文化包括物质文化、精神文化、制度文化和行为文化,高校档案是高等学校的物质组成部分,具有文化属性,言其理应成为校园文化的一部分,抑或视其为校园文化建设的资源基础和素材都是合理的,高校档案是高校档案馆的主要馆藏和高校档案馆的主要工作对象,在研究高校档案馆与校园文化建设关系时,容易非常直观地以高校档案作为研究的逻辑起点也可以理解。

但是,很多学者基于高校档案的内容属性,提出高校档案具有诸多功能,如德育功能、育人功能[3]168、教育功能[1]28等等,并据此提出高校档案馆在校园文化建设上具有文化导向作用、文化宣传作用[4]45和教育导向功能[5]14,认为高校档案馆是校园文化建设的中心,起着至关重要的作用。这种认识过于理想化,且与实际情况不符。就高校档案馆与校园文化建设的关系问题,通过走访哈尔滨市包括综合类、理工类、师范类和医药类在内的几所高校的档案馆的馆长或副馆长,发现他/她们在谈到高校档案馆在校园文化建设中的地位或作用问题时,一致认为,高校档案馆因为馆藏有大量高校档案,从资源角度讲,在校园文化建设中占据着不可替代的地位。但从整个校园文化体系中来看,高校档案馆不可能成为校园文化建设的中心和策源地,高校档案馆的职能设定是收集、保存学校在各项工作中形成的重要档案,服务学校各方面建设和教职工、学生的合理需要。因此,高校档案馆通过自身工作及职能的实现可以对校园文化建设起到一定积极的影响,但也不会是校园文化建设的中心,只会是校园文化建设的一个部件,从属于校园文化建设的中心部件,服务于校园文化建设。

这并不是档案管理实践工作者的推诿之词。因为高校档案对校园文化建设具有重要作用,而认为高校档案馆在校园文化建设中处于中心地位,这在逻辑推导上也属于档案理论研究者主观上建立的强联系。校园文化是特定时期学校各个层面,包括建筑、环境等物态层面,教职员工、学生等人员层面和发展目标、管理方法等制度层面在物质、精神、行为和制度维度中呈现的人文面貌,是各个层面、维度相互交织影响而形成的一种文化凝态。这种文化凝态在学校的各个组成部分上都可以得到一定程度的体现,高校档案是学校各项建设和职能活动开展情况的真实记录,所以理论情况下在高校档案中可以看到、总结出各个时期高校的校园文化。这也是很多学者认为高校档案对于校园文化建设具有重要作用的原因。那些认为通过高校档案编研、举办展览等活动就能帮助校园文化建设的学者的假定前提,是早期的校园文化优于当下的校园文化,所以要从高校档案中挖掘出有益的元素来纠正、优化现下的校园文化,这就是他们理解中的高校档案之于校园文化建设的关系,据此也就推导出保存高校档案的高校档案馆的工作和职能对于校园文化建设具有重要作用,在校园文化建设中处于中心地位。

任越教授曾撰文论证了观念文化是档案文化之根本[6]8,事实上观念文化也是校园文化的根本,校园文化观念定位上的失当会导致推论结果的失效。那些学者认为的校园文化建设并不是真正意义上的校园文化建设,而是校园文化形成的另一种方式。校园文化有两种形成方式,一种是校园文化建设,另一种是自然演变积累。两者间的最大区别是,前者是一种统一的有计划、有组织的校级管理行为;后者是散漫的演变积累活动。前者只有一个中心,而后者可以同时有多个中心。在校园文化自然演变积累活动中,任何一个组成部分的自我管理、调整和优化都会对校园文化产生一定的影响,经过时间的沉淀会成为校园文化的一部分。任何一个组成部分的自我管理、调整和优化也都可以是校园文化自然演变积累的中心。所以,刘莉和张俊青等按照校园文化的四个层面:物质文化、精神文化、行为文化和制度文化,提出的高校档案馆通过建设系列展馆、建筑有特色的档案馆等措施以建设校园物质文化,通过编研、展览体现优秀学风、教风、校风的档案等措施以建设校园精神文化,通过提升档案馆工作人员的行为风采等措施以建设校园行为文化,通过制定完善的档案管理制度和展览校园管理制度档案等措施以建设校园制度文化等建议[7]29-30[8]122,都属于高校档案馆的自我管理、调整和优化,它对形成校园文化有一定作用,但它的效率非常低下。因为这种要求高校档案馆自主增加工作内容、扩大工作范围的优化校园文化的方式,只在理论上具有可行性,实践上却有重重障碍。通过实地采访,总结有以下四点实际困难:第一,高校档案馆编制少,工作人员少。有限的人力资源都要优先放在完成现有基本工作任务上,以维持高校档案馆和学校的正常运转。第二,高校档案馆馆藏资源并非想象中那么丰富生动,高校档案馆只接收二级学院、处移交的档案,而这些移交单位移交的档案多注重公务性、忽视文化性,或因为各种原因,有选择性地移交档案,档案馆虽有指导权,但在实际工作中,并没有太大的约束力。第三,编研活动和展览活动除需要人力投入外,还需要资金投入、设备投入,并非档案馆独立可以完成,需要上级领导的支持和协调。这意味着档案馆主动扩大工作内容和范围的同时,也增加了兄弟部门的工作内容。档案馆同样要考虑主动工作可能暗含的失败的风险和责任。第四,校史馆和展览馆与档案馆并立,并不归档案馆管辖,档案馆并不能经常地举办展览,且档案馆的编研成果还要与校史馆或展览馆共享。

以上论述阐明了当下高校档案馆与校园文化建设关系研究中存在的问题,指明高校档案馆不可能在校园文化建设中处于中心地位,学者们提出的高校档案馆通过自我建设和职能发挥优化校园文化的建议不属于校园文化建设的内容,而是校园文化自然演变积累的形式,且这种形式只有理论可能,实践难度巨大。高校档案馆与校园文化建设间的正当关系将在下文论述。

二、高校档案馆与校园文化建设的关系

上文中讲到,校园文化建设是统一的、有计划、有组织的校级管理行为。在此需要进一步明确的是,校园文化建设应是学校管理的一项常态化工作,而不仅仅发生在校园文化退化、落后的阶段。始终坚持校园文化建设,是增强高校核心竞争力的关键,是高校不断发展取得进步的保证。高校应该成立专门的组织机构作为校园文化建设的组织领导机构,明确校园文化建设的长期目标和短期目标,制定校园文化建设发展计划,为校园文化建设组织调配校有资源,协调校内各单位、人员在校园文化建设方面的关系,处置校园文化建设的突发问题和反馈问题。

因为校园文化建设会发生在两个时期:校园文化落后退化期和校园文化建设常态期,所以应该分别讨论各时期下高校档案馆与校园文化建设的关系。在校园文化落后退化期,高校档案馆的任务是发掘馆藏档案资源,通过对高校档案的编研,总结出以往学校在校园文化优良时期各方面的状态,通过与退化时的校园文化相比较,剔除不适应当时环境下的措施,提出校园文化建设改进方案,送交校园文化建设领导机构作为建议。因为高校档案是高校各项活动的真实记录,高校档案馆工作人员是校园文化的亲历者,由他们挖掘、编研、形成的校园文化建设改进方案,与校园文化建设领导机构委托其他机构学习借鉴其他高校校园文化而形成的校园文化建设改进方案相比,更合乎校情,也更为切实可行。在方案确定后,高校档案馆就要在校园文化建设机构的领导下,与其他单位相配合,有针对性地、成系统地开展校园文化展览与宣传,以促进优秀校园文化的修复。因此在该时期,高校档案馆在校园文化建设中起着顾问作用和促进作用。同时,该时期内校园文化建设需要大量依靠馆藏的高校档案资源,需要依靠档案馆工作人员的编研工作,因此必然会加大对高校档案馆的投入,在校有资源分配方面向高校档案馆倾斜,故而对高校档案馆来说,这是个重要的发展机遇期,校园文化建设对高校档案馆的发展具有重要推动作用。在校园文化落后退化期,高校档案馆与校园文化建设的关系总结起来就是高校档案馆对校园文化建设具有顾问作用和促进作用,校园文化建设对高校档案馆的发展具有重要推动作用。在校园文化建设常态期,校园文化建设的视界是向前看的,关注的是发展校园文化,是建设现有校园文化所没有或还很弱小的文化元素。在这个时期,校园文化建设的目标和计划是针对未来的,作为历史积累的高校档案能发挥的作用就很小,高校档案馆只能作为校园的一个组成部分,按照校园文化建设发展计划,配合校园文化建设领导机构的需要,参与到校园文化建设中去。也因为该时期高校档案馆能发挥的作用相对较小,校园文化建设对于档案馆来说,更多的是要求档案馆加快角色转变,适应新型文化发展的需要,融入新型校园文化中去。所以在校园文化建设常态期,高校档案馆与校园文化建设的关系主要是高校档案馆在校园文化建设中处于参与配合的地位,校园文化建设对高校档案馆具有引领作用。以上分析同时证明了社会主体的档案文化认知是不同时期档案文化现象产生与发展的核心动力[9]4。

三、结论

通过上述分析可知,很多学者所持的高校档案馆在校园文化建设中处于中心地位的观点并不成立,他们所讲的校园文化建设事实上是校园文化的自然演变积累,而不是真正意义的校园文化建设。在高校档案馆与校园文化建设间人为建立强联系的做法应该被否定。高校档案馆与校园文化建设的关系需要从落后期和常态期两个时期分别看待。在落后期,高校档案馆与校园文化建设的关系总结起来就是高校档案馆对校园文化建设具有顾问作用和促进作用,校园文化建设对高校档案馆的发展具有重要推动作用。在常态期,高校档案馆与校园文化建设的关系主要是高校档案馆在校园文化建设中处于参与配合的地位,校园文化建设对高校档案馆具有引领作用。

参考文献

[1]邬雪军.发挥高校档案在校园文化建设中的作用[J].档案与建设,2013(6).

[2]张晓培.2002年—2012年高校档案文化建设研究综述[J].档案管理,2013(5).

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[4]李振辉.高校档案馆(室)在大学特色文化建设中的作用[J].陕西档案,2011(2).

[5]詹弘.论档案馆与校园文化建设的互动关系[J].教育教学论坛,2014(10).

[6]任越.文化哲学视阈下档案文化层次问题研究[J].档案学通讯,2016(1).

[7]刘莉.高校档案馆在校园文化中的地位[J].陕西档案,2005(4).

[8]张俊青.基于服务校园文化建设的高校档案馆职能探索[J]济宁学院学报,2013(12).