高校档案保护问题

高校档案保护问题（精选12篇）

高校档案保护问题 篇1

摘要：随着高校档案数量的不断增多, 档案利用率也不断提高, 延长档案的使用寿命显得越来越突出。如何采用科学方法保护档案, 已成为高校档案工作人员面临的一项重要任务。

关键词：高校档案,保护

近年来, 各高校都相继建立了综合档案室, 每年都要接收大量的教学科研等各种门类资料, 经档案室的整理、分类、编号、上架等一系列的工作程序转化为可以被利用的档案。但随着时间的推移, 这些档案经受着种种不利因素的侵害, 如不及时加以保护, 将产生不可挽回的损失。因此, 档案管理的一项重要任务是采取有效措施, 最大限度地延长档案资料的寿命, 以利于档案信息资源的开发和利用。

一、更新档案保护的理念, 增强依法保护意识

《中华人民共和国档案法》明确规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案义务”。因此, 对高校而言, 全体师生都要树立依法保护档案意识, 在高校档案工作中以规章制度的形式加以落实。首先是档案工作人员, 他们是档案保护的直接责任人, 对档案的日常保护负有特殊的责任。他们要先从思想上引起重视, 才能把保护措施落实到日常的工作中。对档案保管人员要进行保护理念的教育, 提高保管人员的业务水平和现代化素质, 运用科学的管理方法、手段, 保证档案保管工作的安全、便利、有效, 实现档案管理的现代化。其次是要增强全体教职员工的档案保护意识。只有提高全体人员“保护档案”的意识, 在各个环节都主动做好保护工作, 才能使档案保护真正落实到处。再次, 档案保护应有相应的制度保证。不少高校都对档案工作制定了规章制度, 但还需不断完善, 特别是在档案保护方面, 要加强对各种档案保护设施的定期检查、维护制度等, 使档案保护工作走上制度化、规范化的轨道。

二、注意档案保护的层次性

档案装具是指存放档案的各种夹、盒、箱、柜、架等物品, 可分为内装具与外装具两种。档案装具一般具有保护和方便利用档案的双重功能。档案在保存过程中, 为防止或减少存贮环境中不利因素的影响, 延长使用寿命, 人们主要是利用档案库房、档案装具及有关调控系统的保护功能来达到这一目的, 而这些档案保护功能在构成上则具有明显的层次性特征, 这些层次从形式上可分为外、中、内三个层次。外层, 由档案库房构成, 符合档案馆建筑设计规范的档案馆、库, 密封性能好, 能够防止日晒、雨淋、大气污染等因素对档案的破坏, 同时具有防盗、防火等功能。中层, 由档案外装具构成, 有些是能够防止或减缓档案库房中的光照、灰尘、不适宜的温湿度等因素对档案的破坏。内层, 由档案内装具构成, 具有防光、防尘功能, 能够减缓不适宜的温

3.逐步采用现代化的科学技术, 实现博物馆信息资源数字化, 充分利用互联网的优势, 搜集和传播准确、权威和丰富的藏品信息, 从而使藏品信息得到更快捷、更广泛的传播和利用。目前, 我国博物馆行业藏品信息管理工作正在逐步普及, 但全国统一的藏品管理系统尚处在调试阶段, 这与开放文物库房所要求的技术条件还有一段差距, 但我们必须积极创造条件, 建立统一的博物馆资料信息库, 逐步使博物馆藏品资料的保存、编目、检湿度对档案的影响, 并能防止对档案的挤压和机械磨损。各层次之间有机结合, 为档案存贮创造最佳的外部环境。

三、改善档案保护条件, 加强防治结合

档案保护要采取“防”的措施。即从提供一定物质条件和日常技术管理措施方面防止或减缓各种因素对档案的破坏, 比如应该设计、建造符合要求的档案库房, 控制库房内温湿度在适宜范围, 预防有害生物产生, 减少有害气体及灰尘等外界因素对档案的影响。这种防患于未然的措施, 不仅有利于档案的保护, 而且由于未采用化学方法而不会污染环境。其次, 档案保护要考虑“治”的方法。由于档案制成材料本身的性质及外界因素的影响, 不可避免会出现不利档案耐久性的因素, 因此必须对档案进行保护、修复处理。档案修复法有很多种, 在我们国内, 凡是两面有字的档案, 一般情况下采用丝网加固的方法进行托裱。在国外, 对两面有字的破损的档案主要是用纸浆补洞法来修补, 而且比较流行, 一般档案馆几乎都装备了此类设备, 使用时也很方便。

四、电子档案的保护方法

纸质档案发展到电子档案, 在扩大馆藏内容、加快查询速度、提高服务质量的同时, 也给档案管理工作带来了新的挑战, 档案管理人员需不断地探索发现, 不断地研究学习, 不断地总结经验, 使档案管理日益完善, 紧跟现代高科技步伐, 更好地为社会提供优质的服务。 (1) 规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。 (2) 保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃-24℃, 相对湿度40%-65%。 (3) 注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。

总之, 如何用最科学的方法保护好高校档案, 是需要高校档案管理人员充分重视并不断深入探索的课题。相信在学校各级领导和有关部门的高度重视下, 档案的保护工作一定可以取得巨大的成效, 档案工作也一定能在高校建设与发展中发挥更大的作用。

参考文献

[1]刘小仙.电子档案的存储和保管探析[J].机电兵船档案.2007 (6)

[2]阴春枝.论档案保护方法中的污染问题[J].档案管理.2001 (3)

[3]李玉虎, 黄丽华.论我国档案保护标准建设.档案事业科学发展:新环境新理念新技术——2008年档案工作者年会论文集 (上册) .2008 (10) .

高校档案保护问题 篇2

一、高校科技档案管理的主要内容及意义

高等院校的科技档案管理，主要就是对科研成果和教学成就等文件资料进行归档、保存、整理分类并能够进行查阅、检索、演示等的工作。科技档案是高等院校进行科技研发和教学研发最直观、最真实的记载，也是高等院校进行科技研发和教学工作的智慧结晶最全面的体现，是高等院校重要的教育信息资源和科技研发资源，不仅具有智慧性，还具有信息性。科技档案是一种至关重要的研发信息，是对科技研发能力的体现，也是对科技研发活动的反映，从科技档案中能够总结出科研发展的一般性规律，所以从某种程度上说，科技档案是高等院校拟定长期科研规划的主要标准，也是高校进行学科设置和科研经费预备的主要依据。[1]科技档案对科研成果转化为产业发展的过程中也发挥着指导作用，能够指导科研活动朝着正确的道路发展，使科研成果转化为生产力的步伐加快，进而较早实现经济效益和社会效益。所以，对高校科技档案的科学化管理具有十分重要的现实意义。

二、高校科技档案管理中的问题

（一）科技档案管理与科研活动发展不协调

长期以来，国内高等院校的科研活动普遍存在验收简单立项难、经费开支大成果不显著、预算控制严格而绩效考核简化等问题。根据数据统计显示，在对科研成果的信息化保管方面，全国仅有不足5%的高校把对科技档案的管理纳入到本校的信息化建设之中。在高校档案管理信息化系统与科技活动体系的关系方面，仅有9.6%的高等院校会提前把科技活动纳入到档案管理模块，46%高校的档案管理系统是独立存在的，不与任何科研活动有所联系。在档案保管方面，近60%的高校没有把档案分类整理与档案保管进行分部门管理；在档案的真实性和有效性方面，46%的高校没有对科研成果形成的文件档案进行过真实性和有效性鉴定；在版权的维护和运用方面，59%的科研人员感觉对科技档案的运用程序较为繁琐，()88%的高校在对科研成果归档时没有对成果所属的版权问题进行处理。

（二）对现有科技档案的管理缺乏科学性

对科技档案的科学化管理，有利于科研活动的开展，有利于科研能力的提高，也有利于科研与教学的协调发展。然而，长期以来，受到传统管理模式的影响，很多科技档案管理人员认为仅能对学校的文件资料进行档案管理，而对教学工作者（个人）的独立著作和研究成果没有进行档案化管理，甚至将个人文件排除在档案室之外。这样一来，高等院校的.科研成果得到了很好的推广和保存，而一些个人的研究成就和教学成果往往因未得到科学管理而支离破碎，丧失其科研质量和价值，这就不利于科研成果的继承和发展。[2]实际上，科学的档案管理，不仅是对学校的集体性科研成果进行档案管理，也要对教学工作者等个人的教学成果和研究成就进行档案化管理，因为个人的成果也是对教学和科技进行长期研究、学习和研发的结晶，也能够对学校乃至国家的科技和教育发展起到推动作用。

三、高校科技档案管理的对策研究

（一）提升高等院校对科技档案的归档率

大部分高等院校的科技档案管理人员对教学工作者（个人）的教学成果和研发成就重视程度不够，导致个人的科研成果没有很好的得到保存甚至遗失，这也是高等院校科技档案归档率低的主要因素。所以，加强对个人科研成果的保存和归档，明确档案管理的主要责任人，让档案管理人员对科研成果档案有全新认识，对提升科技档案归档率很有必要。

（二）提升科技档案管理人员的综合素养

科技时代的来临和高科技手段在各行业的广泛应用，要求高等院校的档案管理人员必须从提升自身综合素养着手，进而提升对档案管理工作的信息化处理能力。互联网的兴起也在对档案管理工作进行革新，新时代的档案管理已经不再局限于对文字、图片、文件等资料进行人工的分类和归档，科技档案的信息化管理更多的是要求对档案资料进行精确化和科学化管理。[3]这就要求高等院校的科技档案管理人员必须具备较高的综合素养，不但要具备最基本的档案管理知识和技能，还要具备科技档案的信息化管理能力，以便于对科技档案进行信息化和科学化管理。

（三）提升高等院校科技档案管理工作的品质

高等院校的科技档案管理工作，不仅要在归档效率和数量上有所提升，更要在品质上得到改善。在科技档案管理工作的品质方面，一方面要对比较重要的核心档案进行保密性管理，以防止版权的被窃取和技术的流失，另一方面也要对即将归档的科研成果资料进行严格把关，以确保科技档案的真实性和有效性。

参考文献：

[1]米军。高校科技档案管理存在的问题与对策[J].科学管理，（02）。

[2]王玉斌。高校科技档案管理：问题、原因及对策[J].档案学研究，（01）。

[3]谭华，王喜玲。高校科技档案管理存在的问题与对策[J].河南工业大学学报（社会科学版），（03）。

作者：庞军 单位：宁夏医科大学档案馆

高校档案保护问题 篇3

一、解读非物质文化遗产的特征

世界文化遗产通常分为两大类：有形的物质文化遗产和非物质文化遗产。联合国教科文组织在1997年公布的《建立人类口头与非物质遗产代表作的决议》中提出“口头与非物质遗产”这个概念，由于这一概念的定义本身有一定的缺陷，2003年联合国教科文组织在巴黎通过了《保护非物质文化遗产公约》，决定在《公约》中用“非物质文化遗产”这个概念替代“口头与非物质遗产”的概念，并对“非物质文化遗产”进行了具体的表述：非物质文化遗产是指“被各群体、团体、有时为个人视为其文化遗产的各种实践、表演、表现形式、知识和技能及其有关的工具、实物、工艺品和文化场所”。按照这样的定义我们不难看出“非物质文化遗产”包括以下几个方面：口头传说和表述、表演艺术、社会风俗（包括节庆、礼仪）、有关自然界和宇宙的知识和实践、传统的手工工艺技能。作为无形的文化遗产，非物质文化遗产是一个国家历史文化的重要载体，被誉为“民族文化活化石”。

在“中国非物质文化遗产保护成果展”的开幕式上，时任文化部部长的孙家正说：“当历史的尘埃落定，一切归于沉寂之时，唯有文化以物质和非物质的形态留存下来，它不仅是一个民族自己认定的历史凭证，也是这个民族得以延续，并满怀自信走向未来的根基与力量之源。”由此，我们可将我国的非物质文化遗产看做是“中华民族文明文化的情结”。

二、高校档案馆参与非物质文化遗产保护的必要性

高校作为公共文化事业机构，应积极参与非物质文化遗产的保护与宣传工作，能够提高公众对非物质文化遗产的认识能力、关注程度和保护意识，而高校档案馆也可在其中发挥巨大的作用。

档案馆的社会职能之一就是积累和管理国家档案财富的职能。非物质文化遗产不仅是“民族文化活化石”，也就是我国重要的档案资源。在《保护非物质文化遗产公约》中“保护”是指：采取措施，确保非物质文化遗产能够传承下去。非物质文化遗产的研究、保存、保护、传承与振兴都离不开档案管理，这些都需要高级别的档案馆的人力支持，如：高校所在地的地方政府申遗档案的建立、申遗档案的妥善保存与合理利用、非物质文化遗产的传承和发展，当地高校档案馆都可以为此做出技术和场地支持。在我国的非物质文化遗产中，音乐类和美术类的非物质文化遗产占有相当大的比例，民族民间音乐和民族民间美术的知识通常是经过口传心授来传承的，在市场经济与全球化的冲击之下，它们正在逐步消失，抢救、保护它们已经成为保护遗产的当务之急。

近几年，我国非物质文化遗产的抢救、保护工作主要由各级地方政府的文化部门承担，笔者认为这并不是惟一的选择。众多的高校都设有艺术系科。通过高校档案馆推动艺术系科师生参与非物质文化遗产的保护，不仅可以提高师生的学术科研能力，同时也壮大了非物质文化遗产的保护力量。所以，高校档案馆应当勇于承担起非物质文化遗产保护的责任，让高校档案馆成为非物质文化遗产保护队伍中的重要成员。高校档案馆可以通过主动收集民族民间文化资料，对民族民间音乐和民族民间美术、传统手工工艺进行记录，建立声像档案，以此形成高校的特色馆藏，更好地为地方经济服务。高校档案馆可以带领高校的艺术师生进行实地考察和调研，对民族文化的形成环境、民族民间音乐的曲谱、民族民间工艺的制作方法进行传统的纸质档案记录和保存，同时可以采取数码相机对民族民间音乐表演、工艺制作等进行现场采集和记录，既便于备份、复制，又便于传播和利用。

三、高校档案馆参与非物质文化遗产保护的可行性

高校档案馆是重要的原始资料保存机构，一定程度上它还是一个社会服务机构，它所保存的原始资料能够为高校这一文化机构积极参与非物质文化遗产保护提供强大的信息支撑。作为高校档案馆应将非物质文化遗产档案保存作为自己的特色档案馆藏，将当地相关一些文化资料集中起来，以便管理和更好地为高校师生研究、参与保护非物质文化遗产服务。

我国民间文艺家协会主席冯骥才曾说过，民间文化的传承人每分钟都在逝去，民间文化每分钟都在消亡。比如被称之为“东方的荷马史诗”的藏族史诗《格萨尔王》，随着西藏年老艺人的相继辞世，差不多到了人亡歌息的地步。因为作为社会文化机构的重要部门之一，高校档案馆有责任为全校师生提供非物质文化遗产档案和文献信息的利用。避免非物质文化遗产在传承中出现的“人在艺在，人亡艺绝”的情况发生。为此，可制定合理的档案馆藏开放制度，通过各种途径、主动的向全校师生和当地非物质文化遗产保护工作者提供特色档案服务，还可以在恰当的时候在校内举办展览、组织艺术系科的学生到各地去参观，对学生进行非物质文化遗产保护知识的培训，为当地社会文化活动提供设施或有组织的服务，以实现保存、利用特色档案的重要目的。例如，我校档案馆依托非物质文化遗文献机构“乌江流域社会经济文化研究中心”收集、整理了许多当地的民间技艺工具和民间劳作生产工具实物，对民族民间艺术进行了实录的收集，大大充实了我校的特色档案资源。为加强西南地区土司文化研究，促进民族文化繁荣，我校还成立了“长江师范学院西南地区土司文化研究中心”，在深入挖掘西南地区土司文化内涵、积极构建土司文化体系、有效促进我校相关学科发展中具有十分重要的意义。同时，更大程度上丰富了我校的特色档案资源，还能为西南地区非物质文化遗产的保护和开发提供政策参考。

总的来说，高校档案馆还应依托高校的人源优势、学术优势，收集、研究和整理非物质文化遗产的各类资料，还要做到“关注历史，放眼未来”，将当地的非物质文化遗产申报工作、保护工作服务纳入到自己的职能当中，让当代年轻学子了解我国的传统文化，为我国非物质文化遗产的传承、宣传作出更大的贡献。

高校档案保护问题 篇4

一、高校学生档案管理和隐私权保护现状

1.高校学生档案管理。高校学生档案管理工作包括对学生档案材料的撰写、收集整理、移交归档、转交投递等多个环节。高校学生档案是一名学生从入学到毕业整体过程的信息数据库,同时也是学生毕业安置、选择就业、考核评优的参考依据,因此,档案管理工作对学生在社会中的不断发展起着关键作用。高校学生档案管理的收集指的是对专科生、本科生、研究生和博士生按照不同层次进行收集。研究生和博士生的档案应该由高校招生部门统一进行管理,档案材料的收集范围也比较广泛,包括研究生和博士生的自传材料、履历材料、政审材料、表彰和违纪材料等等。随着高校信息化建设的不断发展,大部分高校已经开始实行学生电子档案的管理制度。高校学生档案管理的归档过程中,新入学的学生要填写完整的入学登记表等归档材料,必须要按照要求如实填写,保证字迹清晰、书写工整;对于归档材料欠缺,或者材料没有相关档案形成部门的公章等,高校档案管理部门应该拒绝接收归档材料。高校学生档案管理的转投过程中,学校就业指导机构需要向学校学生档案管理部门提供毕业生提供派遣证明书,以及该名学生档案具体的投递单位地址等信息,档案管理部门负责完成转投过程中的所有工作,对学生的档案材料进行认真清点、详细分类、包装整理等。

2.高校学生档案管理隐私权保护的必要性。加强高校学生档案管理中学生隐私权的保护就是保护学生个体的隐私权,我国法制化的发展历程中,公民个人的隐私权是关键的法律组成部分,因此,加强对学生档案隐私权的保护是我国法制社会发展的必然需求。

我国法律对公民个人隐私的保护通常是一种间接保护行为,也促使了高校学生档案管理中对学生隐私权保护的不重视。在高校学生管理工作中,往往强调的是对学生的管理规则,而忽略了对学生个人利益和权利的保障,也造成高校在保护学生隐私权工作方面的薄弱。随着我国民办高校的不断发展和扩招,民办高校的自主管理权利日益增多,在对学生档案管理的工作方面也逐渐出现了参差不齐的管理状况,以至于也经常出现学生档案信息遭到泄露的情况。无论是高校档案管理部门泄露学生档案信息是无意行为还是恶意泄露,学生个人档案信息的公开和披露,都在一定程度上损害了学生的隐私权,因此,高校学生档案管理工作中加强学生隐私权保护的工作已经刻不容缓。

二、高校学生档案管理工作中隐私权保护的问题

1.学生档案隐私信息非法公开。每个人都有不想被其他人知道的私密信息,这些信息都属于个人隐私范畴。对高校学生来说,个人身体情况、个人成长经历、父母就职单位等都属于隐私信息,然而,这些隐私信息全部会体现在学生的档案信息中。高校档案管理人员由于工作的需要查阅学生档案信息,但是应该做到替学生保密,不能将学生的档案隐私信息泄露给其他人,甚至利用学生档案信息谋取私利。但是,现实情况经常存在部分高校为了谋取私利,私自将学生档案信息泄露给第三方公司等,极大地损害了高校学生的隐私权。高校学生档案管理部门的工作人员对于维护学生档案所有者的合法权益不够重视,档案管理部门的工作人员通常强调的是为了配合学校工作要加强利用档案信息,反而忽略了档案个人的隐私权的保护,在档案收集、存储、转投的过程中也经常有工作人员实施违规操作,导致档案信息遭到泄露。

2.网络环境下学生档案的安全威胁。随着计算机技术的飞速发展,数字化、信息化的日益普及,数字档案建设已经成为高校档案管理工作的发展趋势。网络环境下,高校学生档案管理工作依靠的是档案管理系统,档案软件管理系统通常是从软件企业购买来的,或者由高校档案管理部门与企业软件开发人员共同研发而成,但无论是哪种软件系统,都会存在各种各样的安全漏洞,并且随着时间的推移而需要不断升级更新和系统维护。但是,高校学生档案管理部门的专业技术人员较少,没有专业技术知识来支持档案管理系统的安全稳定运行,因此对高校学生档案的管理带来各种长期安全隐患。同时,在高校学生档案管理部门的信息化发展建设中,仍然存在着采用传统的、漏洞较多的信息安全管理模式,忽略了完善的网络安全管理结构建设,这些都会对学生档案的隐私权带来侵害和威胁,也给非法窃取学生档案信息的人员提供了途径。

3.工作人员隐私保护意识不够。高校档案管理部门人员经常存在对学生档案隐私权保护的不重视,隐私权保护意识比较淡薄,专业文化知识不够等现象。而且,学生档案隐私信息的泄露对学生未必会造成立竿见影的影响,由此也造成了高校档案管理部门的工作人员对于学生档案隐私权的认识性不强。高校学生的隐私权自我保护意识也比较淡薄,对有自身个人隐私的信息没有进行很好的管理。很多学生认为档案中的隐私信息安全与自身关系不大,而没有意识到自己的档案隐私信息不受到非法侵害是一个与自身利益相关的关键问题。例如:部分学生在对档案进行查阅时,蓄意查看了其他学生的档案信息,对他人的隐私信息肆意传播,给其他学生造成一定程度的伤害等。

三、高校学生档案管理中隐私权的保护对策

1.高校学生档案管理中加强隐私利益的保护。以人为本、依法办学都需要加强高校学生档案管理工作中对于隐私利益的保护,同时是高校对学生实行管理制度的一种协调方法。高校行使自身的管理权对学生学习、生活、活动等方面进行管理是为了促进学生的全面自由发展,高校学生档案管理中加强对学生隐私权的保护是尊重学生个体隐私信息的行为。高校实行管理权应该遵守依法办学的行为准则,而依法办学要求高校在实行管理行为的同时,要保护学生个人基本权利得到保障,隐私权作为社会公民的合法权利更应该得到有效保护。在高校学生档案管理工作中,应该做到以下几点要求:(1)高校学生档案管理工作需要有明确的档案借阅制度、查阅制度和登记制度,以及学生档案的转入、转出制度。(2)在查阅学生档案的管理制度中,查阅学生档案的人员需要出具上级机构的批文,或者所在学院的介绍信,才能够对学生档案进行查阅;在查阅学生档案的过程中不能对档案内容进行涂改、批示,或者损毁档案材料;不能够将学生档案信息向其他人员散播;不能复印、抄录学生档案信息等。(3)当其他相关部门向高校学生档案管理部门移交学生档案时,需要当面进行档案材料的清点、核对和登记,如果存在学生档案材料被破坏、损毁,或者丢失等情况,应该由该部门负责。(4)高校学生档案管理部门的工作人员不能够私自篡改、添加、删除和调取学生档案材料,否则按照国家相关法律追究其责任。

2.网络环境下加强档案信息系统的管理。在高校学生档案归档过程中,主要是通过高校档案信息化建设对学生档案隐私权造成侵害,目前,大多数高校已经建立了自动化办公系统(OA),信息化建设的日益普及更推动了高校档案管理的数字化建设。很多高校通过购买现成的档案信息管理系统软件,或者与企业软件人员共同开发档案信息管理系统来支持高校学生档案管理工作,但是这些软件都存在着不同程度的安全威胁。因此,高校学生档案管理部门应该明确专业技术人员来对软件系统进行定期的更新和维护,通过安全杀毒软件、网络监测软件、采取必要的访问控制措施、设置虚拟局域网等手段来保护学生档案隐私信息不受到侵害。

3.应该建立有效的外部监督机制。为了能够有效保护高校学生档案信息的隐私权,除了要依靠国家的法律制度之外,还要设立必要的监督机制,对高校学生档案隐私权保护的具体情况进行日常监督,以保证学生档案的隐私权得到有效保护。

目前,我国高校在对学生进行管理的工作中,学生通常情况下都是处于相对弱势的地位,在追求个人权利保障的过程中经常遭遇诸多阻碍。在高校以人为本、依法办学的管理理念下,仅仅依靠高校自觉自律行为是很难达到管理目标的,因此,应该建立行之有效的外部监督机制,通过设置专门监督高校学生隐私权保护情况的部门,不但能够有效监督高校对于保护学生隐私权方面相关法律的实行情况,还能够对高校学生档案管理工作中容易对学生隐私造成侵害的非法行为及时纠正,同时防止高校对于学生自主维权采取打压的行为,从而彻底消除学生在维权道路上的重重忧虑。

高校学生档案管理工作中对学生档案的隐私权保护是依法办学的体现,也是高校实行管理行为以人为本的体现。目前,高校学生档案管理工作中学生档案隐私信息非法泄露问题已经受到了社会各界的广泛关注。不断加强和完善高校学生档案管理中学生隐私权的保护,能够促进高校实现管理权的和谐发展。

参考文献

[1]周薇.两权博弈:学生隐私权与高校管理权的冲突[J].教书育人,2009(36)

高校人事档案管理问题与对策论文 篇5

3.1加强对档案管理的重要性认识

首先，在思想上提升对高校人事档案管理工作的重要程度，切实认识到人事档案管理的重要性，与相关部门取得通力合作，采取有效措施对各项资源进行整合，加强监督检查；其次，领导者也要加强对管理工作的重视程度，把人事档案管理工作纳入重点规划之中；再者，不断改善档案保管条件，努力使全体成员参与到建档、管档、用档中，确保人事档案管理工作的顺利进行。

3.2提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，为了保障高校人事档案管理的科学运作，需要一支符合要求的专业人才队伍做支撑。这就需要高校建立科学合理的档案人才培养体系，加强人事档案管理工作队伍建设，选择作风正派、责任心强的人员，注意对他们的教育培养，定期组织培训业务知识，掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，提高档案管理的技术水平。此外，管档人员要改变以往“一心管档，两耳不闻天下事”的状况，要成为国家人事人才政策的行家里手，了解当前高校各类人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，自觉树立服务意识和主动精神，及时预测人事档案工作中的新问题，积极为单位人事人才工作的发展提供信息支持。

3.3完善管理制度，实现规范化管理

建立健全科学合理的人事档案管理制度，其一，使收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各个工作环节制度化、规范化；其二，根据新形势、新情况、新任务，及时建立健全更为科学合理的人事档案管理制度，逐步实现人事档案管理有法可依、有章可循、有条有理、有序发展。制订、健全高校人事档案管理实施细则，健全人事档案保管制度，使用权限制度，收集和归档制度，收集归档范围，人事档案材料鉴别的规定，人事档案检查核对和统计的要求，人事档案转递的规定，人事档案查阅的规定，人事档案保管、保密的规定等，逐步实现规范化管理。

3.4加强对档案材料真实性、及时性的监督检查

建立主动送交干部档案材料归档的工作制度及成立专门检查归档材料真实性的人员。人事档案管理人员要经常了解和掌握人事档案材料信息，并建立联系制度，及时收集、催缴材料，定期对档案材料进行鉴定检查，发现不符合归档要求的归档材料及时通知形成档案材料的部门，补交材料或补办手续，及时剔出无保存价值的材料。

3.5采用现代化的管理方法，实现信息化、数字化建设

高校档案保护问题 篇6

因电影胶片是一种化学材料，其稳定性受环境的影响很大。在不利的环境条件下，其影像衰变和图像变质的过程会很快。从世界范围看，仅100余年的工夫，早期电影胶片档案保存下来的已经是凤毛麟角。因此，加强对电影胶片档案的管理和保护，已刻不容缓。

针对这批电影胶片档案的现状，笔者认为，应该采取以下措施加强保密、鉴定以及保护工作：

第一，要严格按照保密法律法规管理这批电影胶片档案。要按照《保密法》、《档案法》、《科学技术保密规定》、《国家秘密技术项目持有单位管理暂行办法》、《国家秘密设备、产品的保密规定》等法律法規及该企业的保密制度，确定这批电影胶片档案的密级，针对不同密级的档案采取相应的管理和控制措施。对涉密的电影胶片档案加盖密级印章，实行密码文件柜单独管理。绝密级电影胶片档案应放在保险柜中保管。严禁把涉密和非密级电影胶片档案混合保管，确保涉密电影胶片档案的安全。在利用过程中，利用者应在规定的范围内查阅档案，不得随意带走、复印，要严格履行审批、登记、签字手续，确保电影胶片档案秘密的安全。

第二，对这批电影胶片档案的载体及信息内容进行鉴定。载体鉴定包括两个方面。一是判断载体的完好程度，如是否发生霉变、粘连、卷曲、龟裂等：二是判断其可读性即能否被现有设备正常阅读和使用。信息内容鉴定主要是对这批档案的完整性和准确性进行鉴别，补充相关文字说明等。

第三，开展针对性的保护。载体鉴定的目的，是对电影胶片档案的载体状况进行评估，以便采取相应的保护措施。鉴定为采取措施提供依据，而采取措施是鉴定的归宿。针对电影胶片档案的状况，可分别情况采取延缓性保护措施和再生性保护措施。延缓性保护就是将遭受破坏的电影胶片载体材料恢复到一种可使用的状态，其目的是保护电影胶片载体材料并使其更加稳定。目前，胶片档案的修复技术已渐进成熟，像兰台蜂上文中提到的胶片档案霉变、粘结等情况的处理方法，档案保护技术教科书或培训教材均有介绍。因兰台蜂没有详细叙述电影胶片档案破损的具体情况，故笔者不再笼统地介绍这些技术。

胶片作为档案载体，并不具备永久保存信息的性能，它会随着时间的推移，逐渐分解衰变，因此，更换载体或进行信息迁移是必然趋势。笔者建议，该企业档案馆在对这批电影胶片档案进行必要的延缓性保护的同时，积极采取再生性保护措施。如采取复制的方法将不稳定的档案信息内容转移到一个更稳定的载体材料上去。从当前保护技术发展趋势来看，在电影胶片档案载体尚能支撑的情况下，进行数字化处理是一种比较理想的再生性保护措施。

高校档案信息安全保护探析 篇7

一、抓好两个管理

1.文档一体化管理。文档一体化管理是保障档案信息安全的重要举措。因为,它不仅使电子文件归档过程变得简单、快捷、自动化程度高,而且,由于电子文件与档案目录数据库同步管理,减少了人工干预,大大增强了归档安全性和规范性。工作中,高校要从档案管理实际出发,逐步实现从文件生成到档案归档全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化等。使工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体,从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化。

2.档案数字化管理。档案数字化管理,是信息时代背景下档案工作面临的一大挑战,需要建立强大的安全保障体系作支撑。安全保障体系建设是一项复杂而庞大的系统工程,主要由五个要素组成:法制标准保障建设、基础设施保障建设、组织管理保障建设、安全技术保障建设和灾难恢复机制保障建设等。高校在档案数字化管理过程中,要以法制标准为重要手段,以安全设施为基础,在整体安全策略和安全组织管理之下,采用国内外先进成熟的安全技术,制定统一的备份恢复策略,建立完备的综合防范机制,保障档案信息安全、可靠、有序、高效地运行。目前,高校档案数字化管理仍处于初级阶段,面临大量馆藏纸质档案数字化问题,由于人员少,一般都采取外包形式,这也是造成档案信息安全隐患不可忽视的因素。外包时,一要签订保密协议,要求承包方因工作原因接触档案,必须保守秘密,不得将任何扫描载体带出场外或泄露。同时,承包方要填写个人简历表,提供身份证复印件,并保证永久保守秘密,如违约,追究相关法律责任。

二、做好容灾备份工作

1. 实践证明,做好容灾备份工作是确保档案信息安全的有效措施。容灾备份是通过在异地建立和维护一个备份存储系统,利用地理上的分离来保证系统和数据对灾难性事件的抵御能力。根据容灾系统对灾难的抵抗程度,可分为数据容灾和应用容灾。数据容灾是指建立一个异地数据系统,该系统是对本地系统关键应用数据实时复制。当出现灾难时,可由异地系统迅速接替本地系统而保证业务的连续性。应用容灾比数据容灾层次更高,即在异地建立一套完整的、与本地数据系统相当的备份应用系统,可以同本地应用系统互为备份,也可与本地应用系统共同工作。在灾难发生后,远程应用系统能迅速接管或承担本地应用系统的业务运行。设计一个容灾备份系统,需要考虑多方面的因素,如备份 / 恢复数据量大小、应用数据中心和备援数据中心之间的距离和数据传输方式、灾难发生时所要求的恢复速度、备援中心的管理及投入资金等。根据这些因素和不同的应用场合,通常可将容灾备份分为四个等级:(1)0级:没有备援中。这一级容灾备份,实际上没有灾难恢复能力,它只在本地进行数据备份,并且被备份的数据只在本地保存,没有送往异地。(2)1级:本地磁带备份,异地保。在本地将关键数据备份,然后送到异地保存。灾难发生后,按预定数据恢复程序恢复系统和数据。这种方案成本低、易于配置。但当数据量增大时,存在存储介质难管理的问题,并且当灾难发生时存在大量数据难以及时恢复的问题。为了解决此问题,灾难发生时,先恢复关键数据,后恢复非关键数据。(3)2级:热备份站点备。在异地建立一个热备份点,通过网络进行数据备份。也就是通过网络以同步或异步方式,把主站点的数据备份到备份站点,备份站点一般只备份数据,不承担业务。当出现灾难时,备份站点接替主站点的业务,从而维护业务运行的连续性。(4)3级:活动备援中。在相隔较远的地方分别建立两个数据中心,它们都处于工作状态,并进行相互数据备份。当某个数据中心发生灾难时,另一个数据中心接替其工作任务。这种级别的备份根据实际要求和投入资金的多少,又可分为两种:1两个数据中心之间只限于关键数据的相互备份;2两个数据中心间互为镜像,即零数据丢失等。零数据丢失是目前要求最高的一种容灾备份方式,它要求不管什么灾难发生,系统都能保证数据的安全。所以,它需要配置复杂的管理软件和专用的硬件设备,投资相对而言是最大的,但恢复速度是最快的。

2.虽然容灾备份一直备受人们关注,但是,目前我国大多数档案部门并没有做好充分的容灾准备。根据IDG研究服务对企业的调查显示,42%仍没有部署现代化的容灾恢复解决方案。高校情况更不容乐观,或者说,目前还没有真正开展此项工作。这是与当今档案事业发展不相适应的,也是高校档案工作相对滞后的具体表现,应该引起足够的重视。笔者认为,当前高校档案部门应根据2007年我国颁布的《信息系统灾难恢复规范》标准,结合实际,认真做好容灾备份工作。以下两种容灾备份新技术,可考虑选择:(1)介质备份。阶段备份:可将备份数据划分为两个阶段,近期的备份数据保存在磁盘介质上,为近线备份;访问频率不高但仍具有保留价值的历史备份数据保存在磁带介质上,为离线备份。备份存储柜可通过循环备份将数据复制到磁带设备,提供双份备份和双重保护。远程容灾:可将备份数据周期性地保存到磁带设备上,然后取出磁带介质,运输到异地机房保管,实现数据的远程容灾。当发生灾难需要远程恢复时,只需取出磁带在异地直接读取恢复。(2)集中式数据级备份。采用高性能、一体化和节能的备份设备,可支持异构平台环境的集中备份和恢复管理,内置的虚拟介质池功能,使设备具有容量与处理性能呈线性增长的特性,可满足大规模的备份需求。统一保护:针对Windows服务器环境、Linux服务器环境、Unix服务器环境以及PC桌面环境,可提供集中统一的备份和恢复管理。全面保护:提供操作系统、应用系统和文件数据三层全面保护,应用系统支持SQL Server、Oracle、Sybase、Exchange Server、Lotus Domino、DB2、My SQL、Active Directory等几乎所有主流应用,无论是数据破坏,还是业务系统损坏,都可得到完整的恢复。

容灾备份是一项看起来重要,落实起来较难的工作,牵扯方方面面的因素比较多。国家档案局局长杨冬权说“:也许,人们可以有一千条、一万条理由不造成目前对电子文件进行异质备份,但我们却有一条根本的理由造成和坚持这样做,这条根本理由就是:确保电子文件的绝对安全是档案工作者的首要职责和根本使命。”

三、构筑多层防护体系

1.在人防方面。要建立健全和不断完善档案信息安全工作制度。如电子文件与电子档案的保管利用制度、档案异地备份制度、档案信息系统网络应急预案制度、档案信息安全培训制度等。档案信息安全,是档案工作的永恒主题,也是国家信息安全工作的一项重要内容,高校档案工作者要通过学习培训,提高对档案信息安全重要性的认识。

2.在物防方面。档案库房应配备安全监控系统、消防系统、温湿度自动监测系统及空调设备,采取防辐射、防火以及安装不间断电源等措施,最大限度地保护档案信息安全。

高校档案数字化管理与保护探讨 篇8

1 加快高校档案管理数字化建设的现实意义

数字化档案管理是指通过计算机建立档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库 (照片、音频、视频等) , 以数字化为载体的档案信息存储提取模式。高校近年来发展迅速, 学生数量和教职工数量逐年增加, 这种增长使得高校档案处于不断变化的状态, 档案的维护和更新需要更多的人力和物力资源, 高校档案管理工作面临越来越大的挑战。而高校档案记载的信息对于学生、教师和高校来说都是十分重要的, 因此, 提高高校档案管理的效率在档案管理工作中占有着重要的地位。而目前几乎所有高校的档案管理, 都面临传统纸质档案和数字化档案并存的过渡阶段, 目前高校档案的存储主要还是以纸质档案为主, 电子信息管理手段还仅被运用于检索、备份等一些辅助的功能, 电子信息技术处理信息的高效、稳定性在目前高校档案管理中还没有完全发挥优势。问题的原因是档案管理人员对于数字化档案管理的重要性仍缺乏充分的认识。

1.1 高校档案数字化是信息时代发展的要求

社会发展对档案的借阅需求不断增加, 纸质的档案已经不能满足社会的需求, 必须建立完全、快速的数字化档案存储平台, 达到档案信息的共享, 便于直接快速的查阅。高校档案数字化能够大大减少档案人员在建立档案时的编研工作量, 使得档案管理人员有更多的时间去进行档案数据整理的工作, 提升档案的管理效率。档案管理工作将变得方便、快捷、高效, 档案的查阅以及整理都将变得十分方便, 提高高校内部办公效率。

1.2 高校档案信息数字化是数字化校园的必然结果

在社会数字化的背景下, 高校作为技术发展的前沿已普遍开展数字化改革, 高校档案部门的数字化也是其中重要的组成部分。档案信息的数字化会将大量的档案信息写入计算机中, 并实现联网共享, 这种方式使广大师生足不出户就能够获得大量的信息为其所用。

1.3 高校档案数字化是完善档案管理的重要途径

高校档案数字化建设是高校档案管理模式创新的方向。在将传统档案管理向数字化档案管理转化的过程中, 必须打破档案管理的传统管理模式, 实现新时期档案管理的科学优化。档案数字化能够大量节省档案存储空间, 有效减少纸质档案存在和查阅过程中的损毁。而且档案数字化可以缩短信息加工时间, 提高档案信息的时效性。

2 高校档案管理数字化存在的问题及对策分析

应当看到, 高校档案管理数字化目前仍存在一些问题。例如, 一个突出的问题是数字化档案的利用率有待提高。一些高校并没有把数字化档案的管理当成一项紧迫的任务来抓, 档案管理人员仍遵循传统观念和管理模式, 文档的检索和借阅仍然主要依靠人工来完成, 使得计算机等多媒体硬件成为“高档打字机”。使得投入的人力和物力的价值没有得到充分体现, 电子文档的使用效率不高而造成双重的浪费。其次, 档案管理应用系统与校内办公自动化系统的兼容性问题有待解决。为保证数字化档案信息处理的方便利用, 前提是建立信息资源共享系统。目前高校内部的办公自动化系统与其档案管理部门使用的档案管理系统来源往往不同, 有时候并不兼容, 不同软件环境下形成的数据难以转换, 造成档案电子文件归档困难。上述问题出现的原因在于缺少科学规范的数字化档案工作制度和专业化的数字化档案管理人才。另外, 有些单位数字化档案管理缺乏硬件投入, 档案管理软件的采购和开发比较混乱也是困扰档案数字化进一步拓展, 影响档案数字化的重要原因。为此, 在实际的工作中需要把握以下几点:

2.1 尽快建立健全档案信息管理标准

新型载体的应用和计算机智能化管理, 必然要求信息处理规范和标准化。在实现由传统档案管理向现代信息管理转变的过程中, 必须遵守严格的业务规范和技术标准, 即档案信息管理标准化。其标准通常由档案行政管理部门制定、颁布、实施, 这是档案管理信息化的可靠保障。同时, 各单位也应充分发挥自身能动性, 根据自身条件和档案管理的特点制定详细科学的管理标准, 为档案信息化管理打好框架, 夯实基础。

2.2 不断改进档案管理数字化系统

要重视以软件系统为中心的电子档案的综合管理方法。在管理系统设计阶段, 依据数字化标准, 充分综合文件档案业务部门、管理部门及技术开发部门的意见, 统筹协调, 通过技术手段把相关的管理性措施纳入系统中, 并根据实际运行中出现的问题, 不断通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求, 确保电子档案的真实有效。

2.3 加快硬件基础建设

档案管理数字化建设, 需要计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术作为载体, 需要加大资金投入来引进先进的技术和设备。电子新产品的开发周期越来越短, 如出现老版本不兼容、存储格式淘汰等硬件和软件的过时问题会引发一系列不良结果, 要及时对系统关键设备进行更新换代和升级, 以确保信息化建设的顺利进行。

2.4 突出数据库建设

在纸质档案数字化过程中, 必须严格做到正确、科学、规范。这一方面要求每个档案工作部门必须做到根据制定得著录规则和细则, 在搞好传统载体档案数字化数据库建设的同时, 加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导, 保证归档电子文件真实、完整、有效。另一方面, 在档案管理数字化过程中, 要注意馆与馆之间档案数据库建设的数据交换方式、信息分类编码、系统匹配、功能设置和通讯规程等的统一性, 从一开始就要树立建设馆际共享的数据库长远目标。

2.5 不断提高档案管理工作人员的业务素质

要重视对档案管理人员应用现代化新技术的业务能力和技能素质的培养。而且数字信息技术的发展日新月益, 要不断督促档案管理者加强档案业务的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识的学习, 做到熟练地掌握计算机操作技术和基本的网络信息技术。同时, 加强档案管理者的队伍建设, 适时引入激励考核机制, 为档案管理数字化管理工作提供人才保障。

3 切实加强数字化背景下高校档案的保护

3.1 提高数字化档案管理人员的安全防范意识

首先, 要提高档案管理工作者的法律法规意识, 严格按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规规范档案资源管理, 确保档案管理的高效运作、安全使用。其次, 档案管理单位要对数字化档案的管理和发布制定详细的规则和规范, 从而规范档案信息发布者和传递者的行为。再次, 加强对档案管理人员的保密安全意识培训, 档案管理人员必须对安全操作规程做到了心中有数, 时刻做好安全防范措施, 并重视对密码技术的应用, 不断提高安全防范意识和防范能力。另外, 对数字化管理人员的配备应严格把关, 突出责任意识、纪律意识和信息道德品质, 又要精通计算机知识, 把合格的管理人员委派到关键岗位上。

3.2 提高系统安全防范技术能力

一方面, 要依托传统的网络信息保密技术, 如最常用的是数据密码法在电子档案的建立、使用和存储过程中进行安全保护。另一方面, 要充分发挥新型网络信息安全保密方法的功能, 进行以下几种防范能力的开发: (1) 授权控制。对网上信息用户权限进行设定, 设置不同用户对各类信息的访问权限, 实行档案信息获取的分层管理。 (2) 数字签名验证。在计算机网络中采用数字签名, 动态验证用户身份与数据的真实性, 确保数据的真实性, 防止入侵者假冒、篡改。 (3) 智能卡技术。根据安全实际要求, 可以将数据处理、数据存储、安保功能制作集成电路芯片, 开发智能卡管理功能。 (4) 安装防火墙。组织非法用户访问, 控制进、出两个方向的通信, 借以保护内部网络不受外部网络的攻击, 并防止内部网络的用户向外泄密。

3.3 严格执行数据备份制度, 提高系统容灾能力

影响数字化档案安全的因素众多, 有诸如网络黑客、病毒及软件缺陷等, 也可能存自然灾害等原因造成的存储设备硬件损坏。因此, 必须严格执行电子档案数据备份制度, 有效防止这些因素对系统造成损害, 确保既有的关键数据、关键数据处理系统和关键业务在档案管理系统发生灾难后可以迅速恢复的数据备份系统。在实际执行数据备份过程中, 随着时间的增长需要备份的文件数量越来越多, 因此备份中心面临巨大的数据存储难题。如何安全、科学地保存这些数据, 是备份工作的关键。可以依托数字档案馆平台, 采取海量数据在线存储 (如磁盘阵列) 和脱机载体存储相结合的办法。

4 结束语

档案管理在学校管理工作中享有重要的地位, 档案信息化有效整合了资源, 同时也是衡量高校档案管理现代化程度的重要标志。档案部门要有改革创新意识, 充分利用先进技术和管理模式, 建立结构合理、信息畅通、运行安全、服务高效的档案管理体系, 为学校的发展建设做出应有的贡献。

参考文献

[1]徐懿蕾.高校档案馆数字化管理模式研究[J].兰台世界 (上半月) , 2006, (12) :45-46.

[2]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报, 2012, 11 (4) :119-120.

[3]何庞华.浅析高校档案电子信息化管理的安全意识[J].才智, 2012, (17) :141.

[4]栾淑凌.档案管理数字化中的信息安全风险及其控制[J].办公室业务, 2012, (19) :81.

高校档案保护问题 篇9

一、纸质档案保护工作存在的问题

在调研中发现, 当前纸质档案保护工作主要存在下列问题:

1. 首先是思想重视不够。

随着办公自动化和数字档案馆建设的推进, 一些档案工作者认为电子文件将逐渐取代纸质文件, 从而忽视了纸质档案的管理和保护;也有一些档案工作者由于自身的专业素质较低, 缺乏档案保护的专业意识和专门技能。

2. 管理制度不健全。

缺乏完备的档案管理标准化体系和管理制度, 或者虽有制度, 但存在漏洞, 同时又执行不力。例如:库房内未能严格按照标准进行温湿度的控制和调节, 在不适宜的环境下保管和管理档案, 加速了档案的老化和损害。

3. 库房条件简陋, 缺乏必要的档案保护设备。

如:库房没有按照国家档案馆建筑标准建造, 封闭性差, 或未配置空调机、去湿机、温湿度表及吸尘器等基本档案保护设备。

4. 档案入库前未进行严格的灭菌消毒。

除了常规归档材料外, 包括向社会和个人征集的时间较久甚至已霉变的史料及其档案装具, 未经严格灭菌消毒就入库上架, 从而导致虫害迅速扩散, 如不及时采取措施, 将会很快波及、危害整体库房档案。

5. 档案库房内未放置防虫防霉药物, 或原有药物已放了很长时间而未添加新药物, 致使药效不佳。

现在多数高校档案部门为节省空间, 都已安装了密集架, 由于密集架开启时整架是敞开的, 使架内放置药品很快挥发, 如果不及时添加药物, 则达不到防虫防霉的效果和目的。

6. 档案库房未建立定期检查制度。

档案入库后, 没坚持定期检查制度, 特别对一些历史档案, 由于利用率低, 检查少, 未能及时发现生虫蛀霉变现象, 从而延误了档案抢救时间。

二、解决的办法及对策

1. 强化纸质档案保护意识, 增强档案人员的责任感。

首先, 必须充分认识到, 纸质档案作为一种不可再生的“集体记忆”, 具有脆弱性和不可替代性特征, 存在正在遭到破坏或消失的危险, 迫切需要档案工作者以一种有效的方式实施抢救和保护, 这是档案工作者义不容辞的职责和任务。我们应本着“对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”的高度政治责任感, 采取积极有效的措施抢救和保护档案。对于如何做好纸质档案保护工作, 教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》第27号令 (以下简称《办法》) , 对档案的保护工作提出了新的更高的要求和具体的措施, 《办法》第二十一条明确指出:“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术, 防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管。”《办法》不仅提出了档案保护的原则, 使我们进一步明确了做好档案保护工作是档案管理工作中的一项重要工作, 同时也为我们如何做好档案保护工作, 提出了具体的指导性要求和办法。其次, 要争取学校领导的重视和支持, 把档案工作纳入学校发展的总体规划, 加大对档案工作支持的力度, 下达专门档案保护经费, 配置必要的档案保护设备, 改善库房保管条件。第三, 要提高档案工作人员的档案保护技能。档案保护工作, 涉及档案的收、管、用等各个环节, 要加大档案保护重要性的宣传力度, 进一步普及档案保护知识, 使馆内每位档案工作人员都能熟悉档案管理的相关规定和档案保护的技术标准, 并切实落实到具体的档案管理工作中。

2. 建立和完善档案保护技术规范和标准, 落实各项法规和制度。

目前国家档案局和相关部门已制定了一系列档案保护的技术标准, 规范档案的保管环境及设备使用。纸质档案保护的重点是要做好库房的温湿度控制, 防霉、防蛀, 修复加固等方面工作。

(1) 改善档案保护条件, 做好库房温湿度的控制。要彻底解决档案虫霉问题, 关键要在“防”上下工夫。首先必须配置空调机和去湿机, 科学合理地控制库房温湿度。为了最大限度地延长档案保存寿命, 有条件的档案馆可以采用严格的温度标准。根据有关研究结果表明:档案库房保存纸质档案的温湿度条件温度控制在15—22℃度, 相对湿度控制在45%—60%。但控制好相对湿度更为重要, 湿度高有利于霉菌生长, 相对湿度在70%以上对纸质的损害越严重。总之, 要通过多种途径、多种方式, 采取多种手段改善档案的保护条件。

(2) 进行前端控制, 把好档案入库前的消毒灭菌关。预防档案虫霉问题, 除了严格库房的温湿度控制外, 还要加强库房的虫害检查。传统的档案保护工作一般是从档案入库以后开始的, 现代档案保护理念和保护技术要求做好前端控制, 即从档案形成或入库前就充分考虑档案保护问题, 采取措施, 使档案在入库前就能得到有效保护。需要数字化的归档材料, 应先扫描, 然后进行灭菌消毒后入库, 避免入库后扫描造成档案的二次污染及对档案的损伤;每年收集整理完毕的归档材料, 包括平时向社会、个人征集或捐赠来的档案材料 (连同装具) , 必须通过辐照等方法灭菌消毒后, 方可入库上架, 这是从源头上控制虫害的有效措施。

(3) 强化后端管理, 加强档案入库后的检查和保护。档案经消毒灭菌后, 仍然必须加强虫害检查和对库房的管理, 建立定期检查制度。尤其是密集架库房, 杀虫药物挥发快, 调档后注意及时封闭密集架, 并经常检查及时添加药物。提供利用档案时, 尽可能利用电子档案, 除特殊情况, 一般不提供原件查阅, 以减少对原件的损害。使用铁皮档案柜的, 应在铁皮柜门框边加装密封胶条, 加强防尘防湿作用。还要加强库房的防尘措施, 进库房换鞋或用鞋套;查阅档案时戴手套, 避免污染档案;库房内搞卫生时使用吸尘器, 空调机加过滤网等。

(4) 防治结合, 破损档案及时修复加固。《高等学校档案管理办法》第27号令中明确规定:“对已破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管。”经检查, 如发现库房档案有破损、生虫和长霉情况发生, 应立即采取措施进行修复。档案的修复过程是一个高度专业性的工作, 它除了要求修复工作者具有高度的责任心和认真细致的工作态度外, 还须经过严格的修复专业技术的学习培训, 掌握一定水平的专业技术。同时, 在修复工作中应严格遵循修复的原则:第一是安全性原则, 在档案的修复过程中, 保证档案的安全是第一位的大事, 要严格按照操作规范和标准来执行, 要确保修复的环境、修复措施、修复材料的安全。第二是真实性原则, 即切实保护档案原始信息的真实性, 尽量保持档案文件原貌, 最大限度地延长档案的寿命。也就是说必须以保持档案原有面貌和历史痕迹为准则, 不能随意的涂改, 更不能损伤档案的历史痕迹, 做到修旧如旧, 修旧如原。笔者认为:一些办学历史长、有条件的高校应加强档案修复人才的培养。培养的途径:一是可以选派业务素质好的人员参加国家和省、市图书馆及档案局举办的“古籍和档案保护技术培训班”学习。例如:2008年10月, 我馆派同志参加了由国家古籍保护中心在杭州举办的“第五期全国古籍修复技术培训班”, 培训班采取理论与实践结合的有效方式, 使学员们既学到了理论知识, 又在修复技能上得到了锻炼和提高, 深受学员们的欢迎。二是可到拥有较强技术力量的省、市档案局或图书馆拜师学习和实践修复技术, 这种学习形式时间短、收效大。学成后在本单位反复试验实践, 经专家检验合格后, 再在原件上进行修复。对重要档案修复后应及时扫描转换成电子档案保存。对少数破损严重的档案, 可请富有经验的专家帮助修复。

2007年3月, 温家宝总理在十届全国人大五次会议所作的《政府工作报告》中强调:“搞好文化遗产、自然遗产和档案保护”。把档案保护与文化遗产保护、自然遗产保护一并列入《政府工作报告》, 表明了党中央、国务院对档案工作的高度重视。防止档案生霉长虫, 做好纸质档案保护工作, 是一项长期而艰巨的任务, 我们必须始终绷紧档案保护这根弦, 以防为主、防治结合, 严格执行国家档案保护的技术标准和规范, 持之以恒、克服困难, 确保高校纸质档案的完整与安全。

摘要：本文通过对部分高校纸质档案保护工作的调研, 阐述保护工作的现状及存在的问题, 并结合工作实践, 谈谈对纸质档案保护的几点看法。

关键词：纸质档案,档案保护

参考文献

[1]于志成.谨防纸质档案修复中的“保护性破坏”[J].档案建设, 2008 (5) .

[2]瞿耀良.空气湿度对纸张耐久性的影响[J].中国档案, 1995 (4) .

高校档案保护问题 篇10

一、当前高校档案开放利用的现状分析

从目前我国高校档案开放和利用的现状可以看到, 我国的高等学校在档案的开放利用方面和西方还存在着巨大的差别, 这种巨大的差别主要表现在以下几个方面。首先是高校档案的开放程度不够, 不能够将那些涉及人们日常生活的内容保护起来, 将那些能够供个人使用的内容以更加开放的姿态迎接人们的查阅。从这样的一种现状来看, 我国高校档案的开发和利用亟待进一步加快开放的步伐, 让人们亲身感受到高校档案管理信息公开化, 在此基础上, 得到高校档案信息查询所带来的便利性。从目前我国高校档案开放的层次上来看, 还有待于进一步的完善, 这种完善主要表现在需要不断地增加档案开放的层次, 将那些更有价值的档案信息能够公开出来, 让高等学校成为人们在日常的生活过程中进行资料查询和档案查询的首要渠道。换言之, 我们不仅仅需要对于日常的档案信息进行公开, 而且还需要公开那些能够具有相对大的影响力的档案信息。

高校档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。其中有涉及个人隐私的有关日常教学过程中对产生的学生和教师的档案记录, 同时还有学生的学籍材料, 这里主要包括的内容有学生的学籍卡、学生在学校学习期间的成绩报告册、学生所获得的奖励情况以及违纪学生接受处理的文件、学生的毕业登记表等内容。另外在教务的档案管理中所存在的内容就是涉及学生的学位论文的情况, 以及在这个过程中所形成的一些文字性的材料, 这些材料都构成了学生极其隐私的内容。同时高等学校档案管理过程中还涉及的内容就是教师的档案信息, 这些档案信息不仅记录了教师进入到工作岗位上的日常教学的信息资源, 而且还涉及了一些相对比较复杂的内容, 如一些相对较为突出的问题。

从目前我国高等学校日常的档案管理现状来看, 可以清楚地看到对于一些已经公开的信息, 还没能够较为广泛的进行日常教学的档案管理的公开, 只是把一些相对比较显而易见的公开档案对公众进行了开放和查询。另外还存在的一个重要问题就是高校档案管理工作的信息化程度不高, 还不能将档案管理的内容进一步完善和发展, 从而对日常的档案信息管理实现进一步完善和发展, 给那些需要档案管理的人员提供更加清晰和明了的档案信息资源进行查询和使用。这些在档案信息管理中出现的问题都是亟待解决的问题, 我们应该不断地提升档案信息管理和公开的科学化水平。

二、高校档案开放利用中的隐私权保护的现状

从目前高校档案开放利用中的隐私保护的现状来看, 可以发现目前的高校档案信息开放利用过程中, 高校档案中保存了大量的关于学生的入学档案、学籍档案、人事档案等内容, 这些内容对于高等学校和这些档案的所有人来说, 都是相对隐私的内容。这些内容一旦落入到不法分子的手中, 将会对高等学校和高等学校中求学的学生产生很重要的影响[1]67。

在实际工作中, 对于已有的档案信息进行管理的过程中, 应该注重对于已有的档案信息进行有效的隐私保护, 这样的话才能够做到不断地提升和促进档案信息管理的有效性的实施。对于现存的档案信息管理中的内容需要不断地进行完善, 只有这样才能够保证对于档案信息管理进行及时有效的保护。此外, 高校还需要对于现在的档案信息在保证必要掌握的基础上进行适当的隐私保护, 只有这样才能够使日常的档案信息管理更加科学化、更加实用化。就目前我国高等学校档案开放利用中的隐私权的保护现状来看, 还存在着很大的改进空间, 这种改进的空间主要表现在以下几个方面。首先就是对于高等学校的教师资料在对外公布的过程中, 应该将那些涉及个人隐私的部分给予一定的保护, 让这些信息在档案管理系统中不能够查阅得到, 这样不仅仅可以保护了档案所有人的隐私, 而且还能够让公众掌握住一些他们所需要的内容, 这样的话对于高等学校和查询档案的人来说, 都是一个积极的提升的过程[2]56。其次, 高等学校还没有能够形成一整套能够保护学生个人隐私的制度, 有些学生的档案信息在很多地方可以随时查询到。这样的话如果没有进一步的完善和改进, 将会使这些大学生的个人隐私得不到有效的保护, 从而没有办法加强对这些人的档案信息的隐私性保护[3]9。高等学校的档案管理部门还需要在日常的工作中有所提升, 只有这样才能够做到高等学校档案信息的开放与档案信息管理的使用两者的协调发展[4]62。

三、高校档案开放利用与隐私保护之间的关系平衡

隐私是一个相对的概念和范畴。高等学校在从事教学、科研和党政等活动中之所以形成个人隐私档案是为了利用。我们不能因为档案利用而忽视个人隐私权的保护, 也不能为了保护个人隐私权而忽视档案的利用, 为将二者有效地结合起来, 不妨从以下几个方面入手。

首先是从高等学校档案管理部门着手, 将那些档案信息进行数字化登记和数字化的储存, 在这个过程中应该建立起一种开放信息与保护隐私之间的有效利用。做到该公布的公布、该保护的保护, 从源头上来治理日常的档案管理信息的使用, 使得他们能够更加科学化起来, 促进档案管理过程建设的准确性。

其次, 对于高校档案管理者来说, 应该坚守岗位职责, 在保护好隐私所有人的个人信息档案的过程中, 不断地完善日常的档案管理工作的科学化水平, 促进高校档案信息的开放与高校档案信息管理的可持续化发展目标的实现。在这个过程中必须建立岗位责任追究制度, 只有建立起这样的责任追究制度, 才能够使得日常的档案信息资源的开放与档案信息资源的利用之间建立有效联系, 从而更好地体现出档案管理者的责任意识。

最后, 需要建立起个人隐私档案的查阅和利用记录制度, 从这个角度上来把握好两者之间的关系, 只有这样才能够真正提升档案查询者的权利和责任意识, 从而让他们在使用这些信息的时候, 能够做到更加的严谨、自觉。提供档案时要依法审查档案利用者的证件和相关材料, 判定其是否是合法的利用者。利用个人档案时, 对必须遵守的规定要作出详细的要求, 任何查阅个人隐私档案的人都必须有完整的记录。对于档案查询者进行有效的记录, 也是为了在以后的工作中出现问题能及时有效地进行处理, 只有这样才能够保证高校档案信息开放利用与隐私保护之间的关系平衡, 从而促进档案管理工作的进一步完善。

参考文献

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[2]徐欣.高校档案工作现状与走向[J].兰台世界, 2005 (5) .

[3]曾淑珍.浅谈高校档案馆的安全工作[J].兰台世界, 2006 (24) .

谈高校档案工作的主动服务问题 篇11

所谓主动服务，即档案人员在原有档案编目（一次加工）的基础上，研究本单位档案的价值和利用者需求情况，总结出其特点和规律，对档案文献进行二次、三次加工，制成编研材料，主动为利用者提供服务。主动服务的特点，是想利用者之所想，在广泛调查研究的基础上去探寻利用者的需求，然后有步骤地开展档案的编研工作，利用者一旦有某一方面的需要，档案人员即可将编研成果提供出来，或主动送往各职能部门为管理工作服务，起到“参谋”作用。主动服务的优越性，无疑是为供需双方节省了许多时间，大幅度地提高了工作效率。而且，这种方式为利用者提供的材料一般是系统的、完整的，为利用者提供的信息是多方位的，便于综合处理。这样做不仅起到保护档案原件的作用，更重要的是对档案信息资源的开发程度是传统的被动服务方式无法比拟的。那么如何实现主动服务呢？它主要取决于几个因素：一是档案人员的政治和业务素质；二是编研成果的数量和质量；三是现代化管理的水平。本文将简单谈一下这几个因素对主动服务的影响。

搞好编研工作，是开展主动服务的主要途径。编研工作的最终目的是档案人员将室藏档案材料以“产品”形式介绍出去，为社会和各单位主动服务。当然开展主动服务的渠道也是多种多样的，档案人员只要肯动手动脑，主动服务的效果就会很快显露出来。从长远的观点出发，高校档案开展主动服务最行之有效的途径还是对档案文献的编研工作，这是一条主要途径。编研工作开展得好坏直接影响着主动服务的质量，因此提高编研成果的水平就成为迫在眉睫之事。

1）首先要建立完善的检索工具体系。在档案的编研工作中，编研者面向丰富的室藏档案文献，为确保编研材料的确切性和完善性，首先要建立各种检索工具，使之成为一个科学的体系，并不断加以完善。根据高校档案工作的特点，可设置以下几种检索工具：案卷目录、全引目录、分类目录（按文号分类、按年代分类、按机构分类、按专题分类等）、人名目录（卡片）、专题介绍、全宗指南、档案馆指南、档案存放地点索引等。

2）必须深入实际做好信息需求的调查研究。综合档案室开展编研工作不应是盲目的，档案人员在确定编研题目之前，应了解掌握服务对象的查阅利用需求，在进行调查分析的基础上，对本室近期和远期的编研方向及内容进行整体规划，确定编研选题与形式，使编研工作始终围绕服务对象的中心任务。高校档案需要编研的内容很多，有的有周期性，有的有普遍性，有的则是随机性的。综合起来，一个综合档案室可有计划地分批编辑档案资料，为学校管理、教学和科研等各项工作服务，现列举如下几种：《学校概览》《学校历年大事记》《学校党政发文汇编》《上级来文汇编》《专业设置一览表》《科技成果一览表》《十万元以上设备一览表》《研究生论文目录汇编》。

实现现代化管理是开展主动服务的必要手段，随着高等学校各项工作改革的不断深入，高校的档案工作也受到种种冲击。一方面，档案的数量每年都大幅度增加，给管理工作的各个环节都带来压力，使编研工作的开展更加困难；另一方面，广大利用者越来越要求迅速、准确、具体、系统地提供档案材料，这二者在目前的高校档案工作中已形成一对矛盾，若不尽早解决，矛盾将会日趋尖锐。因此，档案工作势必要进行一场技术革命。首先要实现用电子计算机管理与检索档案，有条件的要配置缩微技术和光刻机，以提高工作效率和服务质量，把主动服务完全开展起来。

目前，高校综合档案室中，就编制检索工具而言，必须依据的是档案编号上架后形成的案卷目录，而案卷目录的形成一般是靠手工完成的。其他检索工具，每编制一种，档案人员就要依据案卷目录对所有档案“搜索”一遍，这种工作是重复的，并且是很费力的，稍一疏忽，就可能造成遗漏，使得其他检索工具“残缺”，势必就会造成以后的查全率的降低，甚至导致编研成果质量的下降。况且，这种“搜索”又是如此费时，档案人员在搞好其他一切工作之后，就没有多少剩余时间去重复这种劳动，能够编研出的“产品”的数量就可想而知，这对主动服务工作的开展无疑是个很大的障碍。

采用电子计算机管理与检索档案，只要对档案编号排架之后，完成一次性输入微机，不仅可以得到微机打印出的案卷目录，而且可以得到各种检索途径的全引目录、分类目录、卡片等，这对节省档案人员的时间，降低劳动强度是不言而喻的。最主要的是微机编排出的目录比人工编出的目录要可靠得多，编研的质量可以大大提高。而且对于一些小而专的编研项目，档案人员可直接通过微机检索出所需要的材料，大大提高编研工作的效率。效率的提高所带来的是编研成果的极大丰富，从而为开展主动服务提供物质保障。搞编研检索如此，其他工作也同样。所以，没有计算机在档案管理工作中的应用，就不可能有真正的主动服务。

高校档案管理中隐私权的保护探究 篇12

一、高校档案管理的隐私权保护面临的问题

(一) 相关法律不够完善

从宏观角度来看, 相对来说欧美等一些国家已经形成了较为完备的隐私权法律, 而我国在隐私权保护方面的法律法规还不够全面, 隐私权的保护思想分散于一些专项法规中, 司法中的隐私保护也显得不够直接。

(二) 对应细则有待明确

在档案保护的实际工作中, 往往会遇到因缺乏对应的具体操作依据而产生的冲突与矛盾。例如, 对于高校中学生的违纪处理的现象来说, 学校会有相关决定及通知对全体公开通报, 但是, 在对前者的现象作为档案保存后, 这些被保存的学生文件是否属于个人隐私, 能否继续在校内公开利用以及控制开放的相关时间等问题, 依旧没有明确的执行标准与依据。

(三) 查阅标准需要建立

在目前的档案使用中, 档案管理人员的工作责任心和主观判断多成为了区分档案隐私内容的“标准”, 这表明了在实际工作中, 档案隐私部分范围的划分与界定的不明确依旧是一个不容忽视的问题。多数高校在这些方面并没有划定统一的标准与规定——是按职务、按职权范围还是与被管理者的关系来划分利用权限?一般来讲, 学校档案包括教学档案、人事档案、学籍档案等多种类型, 不同用户对应的不同档案的开放程度也有一定差异, 但这里对档案中包含的个人隐私并未做出具体明确的权限设定。

(四) 保护意识亟待加强

此处包括两个方面, 一方面是高校档案部门在进行管理的相关过程中, 隐私权的保护意识较弱。例如, 学校在对贫困生名单进行公示时, 虽然维护了学生的获得物质帮助权、受教育权等相关权利, 但却在不同程度上使贫困生的隐私受到了侵害, 这在管理过程中往往受到忽略。另一方面, 贫困生面对公示情况也认为理所当然, 并没有意识到自己的隐私受到侵害, 却可能会默默承受名单公示带来的一些精神损害, 如自卑的心理现象, 这些潜在的影响表明了学生的自我保护意识也相对较弱。

二、解决措施

(一) 建立和完善相关法律保护体系

随着我国隐私权理论的日益完善, 《隐私权法》的立法工作也在进行。只有先确立隐私权的具体民法保护体系, 让隐私权有明确的立法依据, 才可以通过提高隐私权保护的水平来真正做到对高校中被管理对象甚至其他公民的隐私权保护。其次, 对《档案法》的完善也是不可或缺的, 通过增加与明确档案法律法规中对档案隐私权保护的相关内容, 也可以在相当程度上保证档案隐私保护的公正进行。最后, 完善在刑法保护中档案隐私权的相关部分也可以遏制一部分侵权行为。

(二) 明确相应的隐私保护细则

第一, 相关的档案部门要明确对涉及隐私的档案的使用原则, 如是否限制利用, 是否有时间限制等, 为档案利用与保护形成指导原则;第二, 要在前者的基础上形成更为详细和操作性强的档案利用限制表, 并通过法规或条例来加以约束, 比如, 不同的对象在利用个人档案需要遵守不同的规定, 对档案的公开相关事项也必须有完整的记载。

(三) 规范档案隐私权的相关内容

为在实际工作中有具体可依的查阅标准, 相关部门要首先对档案隐私权的相关内容进行规范。第一, 高校的档案馆要根据本校情况审定档案的具体开放范围, 对涉及学校师生个人简历、家庭出身、健康状况等方面内容的档案要进行严格的限制。同时, 师生的隐私材料要禁止透露给无关的工作机构与人员。第二, 个人具有对个人信息的知情权, 档案管理机构不能对个人的查阅请求进行拒绝。此外, 隐私权人也具有对错误档案的修改权利。第三, 隐私权人有权利支配、利用自己的档案隐私, 如公开部分隐私以准许别人的利用与借鉴;第四, 档案的隐私权人可以在自己的隐私受到侵害或相关权利未能实现时按照有关法律及程序提起诉讼。

(四) 增强学校及师生的隐私保护意识

第一, 对学校的档案管理部门来说, 要注重在管理过程中对师生隐私权的保护, 尽量对一些具体的公示时间、内容等进行控制, 尤其要把贫困生信息的公开程度控制在合理的范围之内。第二, 学校教职工及学生要增强对个人的自我隐私保护意识, 要勇于保护自己的隐私, 也要勇于维护自己的隐私权利, 如提前进行相关声明, 必要时要学会运用法律手段来进行自我保护。

此外, 随着数字化储存的不断普及以及网络化公开的趋势加强, 高校也要通过对电子档案的合理设置来加强对教职工及学生的档案隐私管理, 并注重数据库安全与维护。

三、结语