高校档案利用论文

高校档案利用论文（共11篇）

高校档案利用论文 篇1

档案提供利用工作, 亦称档案利用服务, 是档案保管部门以所收藏的档案为依据, 通过一定的方式与方法, 直接提供档案信息, 为社会各项事业服务的一项业务活动。便于社会各方面的利用是我国档案工作的基本原则之一。便于社会各方面对档案的利用, 满足社会对档案的需要, 是档案工作的根本目的。高校档案作为国家档案的组成部分, 便于社会各方面的利用档案也是高校档案工作的基本原则。

档案的价值和意义通过为社会服务而实现的性质, 决定了档案管理工作的最终目的是最大限度的开发利用档案信息资源, 为人类社会活动和社会实践服务。高等学校档案管理工作, 就是要最大限度地开发利用档案信息资源, 充分挖掘和利用档案的潜在价值, 使其创造性地为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作提供时效、便捷的服务。但由于长期以来高校档案以纸质档案为主, 档案利用对象以校内各部门为主, 使得高校档案利用不像各国家档案馆一样社会利用者较多, 现就以下几方面来谈谈高校档案利用现象。

1 现阶段高校档案利用工作特点

1.1 学校档案利用类目比较单一。高校档案利用较多的是教学、财会、行政、党群档案。

为各行政职能部门服务中, 教学档案的利用频率是最高的, 这与学校以教学工作为中心相一致。许多教学活动, 如新专业申报与验收、教学评估、硕士、博士点申报等, 均需要档案部门提供有关资料。这也是高校档案利用的一大亮点。其次是财会档案和党群、行政档案。财会档案的利用单位一般是财务、审计、纪委和监察等有关部门。在学校党委、行政作重要决策、各类规章制度的修改和出台以及人事、后勤改革时需要查阅党群、行政档案。

历届毕业生由于考研、求职、出国留学等情况需要查阅招生录取名单、学习成绩、在校期间的奖惩等教学方面的档案资料, 并要求学校档案部门为其提供有关相应的证明材料。

1.2 档案利用主体以校内各行政职能部门及教职工利用为主, 社会利用主体较少。

学校各行政部门由于需要修改规章制度、各项具有联系性工作的开展, 经常会到档案部门查阅档案;各教职工由于职称评审等需要查阅科研档案及个人获奖资料。相对来说, 各高校档案的社会价值较小, 目前较多的是全国学位与研究生教育发展中心认证咨询部会以邮寄的方式查阅历届毕业生学位、成绩等方面的档案资料。

1.3 由于技术的限制, 各高校档案利用方

式还以纸质档案利用为主, 利用手段也以阅览、抄写、复印为主, 电话、传真、网络等现代技术手段获取远程档案信息服务较少。

我国高校档案利用工作现代化现在仍处于试点和探索阶段。虽然各高校基本上都有自己的内部局域网, 但由于档案部门人才、技术的缺少, 使得目前大多数档案馆 (室) 都不能很好的利用起学校的网络资源来加强利用手段。再者是国家宏观管理和指导不够, 全国还没有形成一个统一的国家或行业标准、数据交换格式, 往往是各高校各自为政, 没有形成合力。可以预测, 在当前及今后相当长的一段时间内, 高校的档案利用仍将以手工操作为主, 期望在短期内完全实现档案利用工作现代化是不现实的。

2 高校档案利用发展趋势

即使现阶段高校档案利用仍以手工为主, 但随着网络和现代技术手段的发展, 认为高校档案利用将沿以下发展趋势发展。

2.1 用户类型多样化, 信息服务社会化。

高校档案一直以校内各级党政部门及教职员工为主要用户, 但随着经济科技的高速发展, 高校为了发展不断宣传自身, 与外界联系日益增多, 使得档案的神秘面纱逐步揭开, 从而逐步形成了有需求的校外用户群体, 包括历届毕业生、外调人员、兄弟院校等等。用户范围的扩展打破了以往高校档案基本上只为校内用户服务的局面, 呈现社会化服务格局。

2.2 利用目的多元化, 信息需求深层化。

随着高校档案用户群体的扩展、信息服务的社会化, 高校档案在利用目的上呈现出多元化的趋势, 不仅体现在工作查考性方面, 即校内外有关工作单位为了解决工作问题而利用档案;同时, 在生活服务性方面的需求呈现较快增长趋势, 越来越多的个人在解决生活中遇到的实际问题时也将目光投向了利用档案, 如个人学历学位证书、在校学习成绩等的遗失。

2.3 利用方式多样化, 利用手段现代化。

传统的档案利用基本模式是用户亲自到档案馆 (室) , 利用较多的是纸质档案原件, 利用手段也比较有限, 通常只是阅览、抄写或复印。现今随着网络、传真机等档案利用硬软件环境的不断提升, 用户可以选择使用电话、传真或网络等现代技术手段获取远程档案信息服务。

2.4 用户逐年增多, 利用率节节攀升。

近年来, 高校档案工作人员理论学习较多, 素质有了很大提高, 特别是现代科学技术的运用使档案工作效率有了显著提高。另一方面, 人们的档案意识日益增强, 能主动地利用高校档案服务于自己的工作、学习和生活。这两个方面有力促进了高校档案利用工作的发展, 使得高校档案用户逐年增多, 利用率也有了较大提高。

3 高校档案部门适应发展趋势采取的改善措施

3.1高校领导要重视档案在学校发展中的重要作用, 加大对档案部门的人力、物力投入, 不仅为高校档案工作的快速发展提供条件, 也为高校档案利用的社会化发展及利用技术的更新创造条件。高校要舍得花资金添置扫描仪、数码相机、传真机等现代技术, 要不断资助档案工作人员参加业务培训, 不断提高档案工作人员的档案理论知识, 为高校档案满足社会各方面需求奠定物质基础和理论基础。

3.2档案部门要根据档案利用者的需求, 进行深层次的编研, 主动为档案利用者服务。档案部门要建立档案利用计算机登记管理系统, 对现有的档案利用者的需求状况进行综合分析, 档案工作者在全面熟悉档案馆 (室) 库藏及利用者需求的情况下, 对库藏档案进行深层次编研, 以迎合不同用户对档案信息的不同需求。

3.3利用学校档案馆 (室) 现有的档案, 尤其是声像档案对学校库房现有各种类档案进行宣传, 可以利用橱窗或学校网络等方式进行。一方面可以增加全校师生员工及社会群体对学校历史和现状的了解, 另一方面可以提高广大群众的档案意识, 从而为广大潜在用户的开发埋下伏笔。

高校档案较之国家档案馆的馆藏档案有其自己独特的地方, 首先高校档案种类较多, 有党群、行政、教学、科研、出版、设备、外事、财会、基建、产品共十大类;其次高校各职能部门归档材料一般在办理完毕的第二年就向学校档案部门移交, 与政府机关三十年以后向档案馆移交相比, 实时性更强。高校档案的独特性决定了如果高校档案部门能充分认识到档案的种类全、实效性强等特点, 从不同的角度开发档案资源, 编研不同的汇编资料, 利用现代技术手段主动提供各潜在用户正需或可能需要的档案, 则既实现了档案的经济效益, 也满足了社会各方面的需求, 从而也真正实现了档案的价值。

参考文献

[1]贾玲, 高颖.高校档案利用工作的发展趋势[J].兰台世界, 2006 (1) .

[2]曹书芝.高校档案开发利用的制约因素及对策[J].兰台世界, 2006 (2) .

[3]周晓云, 向艾君.高校档案利用特点探析[J].兰台世界, 2005 (9) .

浅析高校科研档案的管理与利用 篇2

一、高校科研档案归档范围的确定

科研档案的最终目的是科研档案的开发利用。因此必须以科研档案的开发利用为出发点，并表现于整个档案工作活动的全过程中，这也是检验科研档案的科学管理的客观标准。要做好档案的科学管理和利用,首先要从归档的基础环节抓起。科学确定归档范围是重要的第一步。笔者认为科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

1.科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

2.科研项目档案

主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

3.科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

二、高校科研档案的应用

1.高校科研档案是开展科学技术研究的必要条件

科研工作具有继承性、创造性和反复性的特点，没有继承就没有发展，没有借鉴就不可能创新。任何一门科学技术的发展或一项科研课题的开展，都离不开借鉴利用原有成果和经验，这是科学技术发展的一条规律。但要继承和借鉴，就要有科技储备。科研档案作为科研活动的真实历史记录，是积累科技经验和储备科技资源的一种重要手段，并且具有原始性和不可替代性。

在科研活动中利用科研档案，可以对科研人员的思想、观点和研究方法产生积极的影响；可以在了解历史、现状的基础上，推知发展趋势；在科研中直接利用有些科研数据，可以减少重复劳动，避免人、财、物、时间的浪费；可以缩短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是现代科学研究，各门学科互相渗透、互相依存，如果没有充足档案、资料作为参考依据;科研活动必然寸步难行。

2.高校科研档案是科技信息交流和科研成果推广应用的重要工具

科研档案真实地记录和反映了前人科学思想、科学经验、科研过程和科研成果，包含丰富的第一手科技信息，是重要的科技资源。作为科技研究表达和存在的一种主要形式，科研档案是进行学术交流、信息传递、科技协作以及科技成果转让、推广与应用的工具。同时，作为科学技术的有机组成部分，科研档案也是一种潜在的生产力，通过科学管理与利用，便可以转化为直接生产力。在许多情况下，可利用科研档案直接创造价值，为社会增添财富。

3.科研档案是科研管理的依据和凭证

从科研档案形成的过程及其结果看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非在使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的科研情况，是令人信服的历史证据。科研档案是领导决策的重要依据。高校领导的决策离不开对历史和现实情况的准确把握，而科研档案便是学校科研工作客观现实的真实反映，它无疑可以为领导决策提供重要的数据。

4.科研档案是对科教人员进行业务能力考核与职称评聘的重要依据

一套完整、准确、真实的科研档案，可以反映出科教人员的基础理论水平、基本技能及综合能力的高低，体现科学创见能力的高低。对于集体研究项目，还可从科研档案中衡量每位科研人员的工作态度、协作精神及贡献大小。所以，科研档案为完善对科研人员的考核和奖励以及评职晋级提供了科学依据。

三、如何加强高校科研档案管理和应用

1.建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序

为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院发布的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

2.规范高校科研档案的现代化管理

科研档案管理规范化是科研档案管理现代化的重要基础。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

3.建设高校科研档案管理的信息化环境

高校科研档案信息化是指广大教职员工具有信息化意识，能够充分利用科研档案。高校科研档案信息化环境对高校科研档案信息化进程有很大的影响。良好的信息化环境可以加快高校科研档案信息化建设速度，反之，就会阻碍高校科研档案信息化建设的步伐。

4.高校科研档案的开发利用

高校科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题，目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备，但使用范围仍局限于文档目录的录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了科研档案的利用效率。因此，要充分利用和发挥网络的作用，使其成为有效开发利用科研档案的窗口。

高校档案服务利用探讨 篇3

目前, 据有关人士统计, 全国各级档案馆档案利用的数量急剧下降, 1991 年全国利用档案的总量为10090936 卷次, 1994 年下降到5847796 卷次, 三年时间, 档案利用卷次减少了42%。但是, 从高校档案利用趋势看, 普遍都有上升的趋势。我校档案利用统计有明显上升的趋势, 主要原因有以下三点。

1.从我馆利用统计情况看, 我馆从建校以来利用档案有三次高峰阶段。第一次高峰是文化大革命后, 粉碎四人帮, 利用档案为一些老同志冤假错案平反昭雪, 查阅了很多档案处理历史遗留问题;第二次高峰是我校利用档案编史修志;第三次高峰是我校建校65 周年校庆, 利用档案编写校友录。50 万字的校友录编写过程中, 我们提供了档案资料665 卷, 这是一次档案资料利用比较大的一次开发利用工作。现阶段档案利用迅速增加。如:各部门合同协议;科研项目;基建图纸;学生录取名册;成绩单;学历认证;毕业生档案查询等档案利用的都比较多。

2.档案利用不仅是到馆查档人次, 还应包括参观展览和电话咨询等方面。我校新建兵器博物馆和校史馆, 建馆以来接待各类参观人数每年有几千人, 电话咨询人数为200 多人, 还有档案馆网页点击人次也应列入档案利用人次, 每年点击人数为1 万人次。因此, 档案利用显上升的趋势。

3.档案检索也是档案利用的一个方面。我馆从2005 年更换新的档案管理软件, 档案馆对各部门兼职档案员授权, 各部门可通过兼职档案员直接进入档案管理软件查阅档案, 加大了档案利用率。同时我们档案馆组织馆内工作人员对建校以来的档案实行微机软件录入, 实现档案数字化工作, 还对档案编制了专题检索工具。如:校级、处级、科级领导干部任免、全校教职工职称聘任、学生学历认证、省市优秀学生等。这些检索工具的编制加快档案查找速度, 提高档案利用率, 这也是档案利用上升的原因之一。

二、重视档案的原始凭证作用, 提高档案利用率

我校基本建设工作中, 校门扩建项目中产生了土地纠纷, 当时土地管理部门对我校使用土地情况进行了检查, 认为我校大门有一部分土地征用农村用地, 加上阶梯教室, 三号学生宿舍需要土地使用金为56 万元。我们知道这件事后, 马上查阅有关我校土地使用情况的原始档案《双方交界处土地拆迁协议书》, 并以此为依据, 重新办理了土地使用手续, 为学校节约了50 余万元, 我们档案馆保存原始档案, 发挥了凭证作用。通过这件事, 再次证明, 档案工作的充分开发利用是很有价值的, 在某些关键时刻, 能发挥出不可替代的作用。今后我们还应继续努力做好档案保管和利用工作, 为学校各项事业做贡献。

三、结合工作实际需要, 开展档案提供利用工作

从我国档案利用的趋势上可以看出, 我国公民法律意识大大增强, 越来越多的人知道如何维护自己的权益, 从全国档案利用, 据不完全统计, 因私利用档案比率逐渐上升, 北京朝阳区档案馆近3 年接待查档人员中, 因私查档人次分别占71.6%、85.4%、87.1%。据最新报道中国第二历史档案馆从2006 年开始已初显新一轮查档高峰, 查档量比同期增加了近40%。我校档案馆档案利用在不同程度上有所增长, 特别是学生档案利用占全馆档案的60%以上。主要是毕业生的个人档案方面, 在邮寄过程中出现提供信息不完整, 邮寄地点不准确, 出现了档案查不到的现象。延期毕业学生改派、用人单位招聘等都需要提供录取名册, 每年利用查阅录取名册大约2000多人次。还有部分学生考研需要成绩单, 出国留学需要学历认证等每年大约1000 人次。因此, 学生档案利用得很频繁。除此之外, 财务凭证、科研档案、文书档案利用的也相对很多。在财务凭证利用方面, 每年干部离任, 老同志退休, 校内干部交换, 都需要离任审计, 还有每年个人利用凭证也很多。如:房子买卖需要查发票等。

在科研利用方面。我校教师职称评审, 需要提供的论文和科研成果必须加盖档案馆公章才有效。科研项目、专利结题到财务处提取科研经费, 必须加盖档案馆公章才能领取经费, 这样既保证了科研档案存档的完整性, 又能使科研档案的利用率得到提高。

为适应档案利用的新形势, 国家档案局总结推广了深圳、北京等地的经验, 至今已有2367 个档案馆设立了现形文件中心, 方便老百姓查档, 已累计接待利用者100 余万人次, 成为档案馆利用工作的新亮点。我相信, 只要各级政府机关, 各企事业单位依法行政, 从而真正重视档案的原始凭证作用, 加上公民的档案意识增强, 我国各级各类档案馆、档案室的档案利用一定能有一个很大的提高。

摘要：随着新时期的到来, 我校档案利用有明显提高, 但是还是没有达到预想目标, 档案界也经常对档案利用现象探讨, 说法不同。本文从本单位档案利用所反映情况, 进行阐述, 并探讨档案利用的新趋势。

关键词：档案利用,利用趋势

参考文献

[1]于元元.信息时代档案编研工作面临的问题与对策[J].黑龙江档案, 2005 (4) .

[2]杨霞.综合档案馆开放利用与公布的权限[J].档案学通讯, 2009 (4) .

档案利用制度 篇4

—、凡需到本馆利用档案资料的单位和人员，必须持有单位介绍信（查党内文件，须有党组织正式介绍信）和身份证，注明利用者的身份及利用档案的目的与范围，履行手续方能利用。

二、即要坚持审批程序，又要简化利用手续，方便工作的原则，业务档案从宽，核心秘密从严，利用本单位档案从宽，利用外单位档案从严。

三、本馆为利用者提供档案，应尽量以复制代替原件。档案原件一般不准借出，如特殊需要，须经主管领导批准方可限期外借。

四、接待查档要严肃认真，按章办事，又要做到热情周到、耐心、细致、急利用者之所急，帮利用者之所需。

五、利用者，在利用档案时，必须做到：

1、对于所查阅案卷，必须严加爱护，不得拆卸、损污，不得在档案上划圈、划点、划线和删添涂抹文字及乱加批语，违者依法处理。

2、利用档案要遵守保密规定。摘抄档案资料需要用本

局（馆）摘抄纸或卡片，不得抄录在笔记本上；摘抄复制的材料要及时交本单位档案室；重要的抄件或复印件利用后妥善保管或退回本馆。

3、案卷阅完，应按时归还，如需要续查，应办理续阅手续。

探析高校学生类档案的管理和利用 篇5

关键词：高校；学生类档案；档案管理

2008年，教育部与国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），与1989年颁布的《高等学校档案管理办法》相比，在文件材料的归档范围内增设了“学生类”档案，这一变化强调了“学生”这一主体，充分体现了“以人为本”的理念和与时俱进的原则。在社会环境十分复杂、就业压力越来越大的今天，做好学生类档案管理和利用工作对促进大学生就业显得尤为重要。然而，目前高校学生类档案的管理和利用存在不少问题，需要我们认真思考并加以解决，以适应社会发展的需要。

一、高校学生类档案的管理和利用存在的问题

1.档案材料不完整、不规范。学生档案材料的形成、收集、归档涉及很多部门的领导和广大师生，覆盖面广，材料多。而大部分高校都没有一个严格的监管制度，致使材料归档不及时、不完整。那么多学生的档案材料最后都集中交给辅导员整理，时间短、任务重，辅导员怎么办呢？只有请学生帮忙。由于学生档案意识薄弱，又缺乏档案专业知识和基本技能，致使错放、漏放、丢失、篡改、抽调处分材料等现象时有发生，严重影响了档案的完整性，从而影响了档案信息资源的开发利用。另外，由于档案意识薄弱，学生没有认识到自己档案的重要性，在填写各种材料时随意性太强，致使档案材料很不规范。

2.信息含量不足，无法满足社会需要。高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，内容包括高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩表、入党入团材料、体检表、毕业登记表等，其中许多内容现在已失去意义，而用人单位需要全面了解的大学生的成长经历、个性特征、实践动手能力、创新能力、诚实守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上学生档案形成者包括学生本人、辅导员、班主任及档案管理人员档案意识薄弱、责任心不强，致使学生档案内容单一、空洞，政治术语多，呈公式化、口号化特征，无法满足信息时代用人单位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了档案的参考作用。自1999年高校扩招以来，大学生就业压力越来越大。有些学生为了谋求一份好的职业不惜弄虚作假；有些高校目光短浅，为使自己的毕业生顺利就业，以赢得“生源素质好，就业率高”的口碑，普遍提高学生专业成绩，扩大学生干部的比例及获奖比例，降低考评标准，撤销处分材料；班主任给学生写评语也是报喜不报忧。这样，学生档案的真实性大打折扣，严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争，而且不利于用人单位选拔和甄别人才，也不利于学生自身今后的发展。

4.归档滞后，影响了档案信息的利用。学生档案材料生成的管理部门较多，平时各职能部门对学生档案材料实行分散管理，学生毕业前才交由辅导员集中整理，最后交学校学生档案管理部门统一密封并转递。而大多数高校都要在每年春季举办人才招聘会，而此时学生档案仍处于分散状态，无法为用人单位选拔人才提供信息服务，影响了毕业生就业。

5.管理手段落后，不能为学生就业服务。目前许多高校学生档案仍是纸质档案，没将学生档案进行数字化处理，查阅档案仍是手工操作，查阅速度慢，费时费力，不利于用人单位快速准确查阅毕业生信息。

二、加强学生类档案的管理和利用工作建设，为促进学生就业服务

1.增强学校领导的档案管理意识，严格档案管理制度。教育部第27号令的颁布实施，已经将学生档案管理纳入高校档案管理的重要组成部分。因此，每一位教育管理工作者都要认识到学生档案是关系到学校加强学生素质教育以及学生顺利就业的大事，学校应提高学生档案管理工作的地位，将学生档案管理纳入学校的综合管理，制定和完善档案管理工作的相关制度；对档案管理人员提出明确的、具体的工作要求，进一步明确档案管理工作责任，使之按照档案管理规范进行档案的收集和管理，以保证学生档案材料的完整性和规范性；制定相应的监督和激励机制。这样，才能保证学生档案管理工作正常、有序、可持续发展。

2.加强档案意识教育，丰富学生档案内容。第一，培养学生的档案意识，引导学生关注自己的档案。新生入学后，学校就要对学生进行档案宣传，让学生认识到档案的重要性。在学生移交高中档案及填写各类有保存价值的材料时，要求学生按档案整理保管要求认真规范填写。同时告诉学生大学四年的学习生活期间哪些材料需要装进档案袋及其作用。学生了解了档案的重要性，就会在学习和生活中规范自己的行为，约束自己，努力学习，积极表现，为自己留下闪光的档案。第二，强化辅导员的档案意识，增强其责任感和服务意识，认真做好学生评语工作。

3.扩大归档范围，满足用人单位的需求。一方面，随着社会的发展，用人单位对人才素质的要求越来越高，不仅注重知识技能，更关注其思想品德和心理健康。因此，除传统的档案材料外，还应扩大归档范围，增加一些能反映学生综合素质的内容，如人际交往能力、社会实践能力、组织管理能力、诚信和心理健康等，尤其是诚信和心理健康，更受用人单位重视。另一方面，由于社会环境复杂，就业压力越来越大，学生心理疾病日渐凸显。因此，建立学生心理健康档案，关注学生的心理健康，及时给予引导和干预，促进学生健康发展，是广大教育工作者应承担的责任。近年，“富士康职工跳楼”事件对企业界影响很大，企业在招聘人才时更加注重学生的心理健康问题。因此，把能反映学生诚信品质和心理健康的材料纳入学生档案归档范围，不仅有利于促进学生健康成长，为国家培养合格人才，也有利于用人单位选拔、甄别人才，从而促进学生就业。

4.及时收集、整理学生档案材料，提升档案的就业服务功能。有些学校在举办人才招聘会时，毕业生档案仍然分散在各职能部门，没有集中统一整理，无法为用人单位选拔人才和学生就业提供帮助。因此，学校要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，及时收集、整理有关材料，保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以避免学生毕业时突击整理造成的错装、漏装、档案转递不准确等人为错误，提升学生档案的就业服务功能，促进学生就业。

5.加快档案信息化建设，为促进学生就业服务。当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案已经不能适应高效管理和为学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。学生档案电子化管理一是减轻了管理人员的劳动强度；二是有利于用人单位快速、准确地查找毕业生信息，为选拔任用人才提供依据，进而增加毕业生就业的机会；三是可以充分利用电子档案管理系统跟踪毕业生就业信息，通过对毕业生就业状况进行分析，了解市场对人才的需求状况，进而改进人才培养模式，及时调整教学计划，更好地为学生就业服务。

总之，高校学生档案管理是高校的一项重要工作，学生档案是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证，有着不可替代的作用。为使学生档案管理跟上时代的步伐，必须进一步改革學生档案管理制度，使学生档案更有利于学生就业，更有利于学生今后的发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。

参考文献：

[1]王玉鹏等.从大学生就业看高校学生档案存在的问题及对策[J].兰台世界,2009,(10).

[2]贺红香.高校学生档案存在的问题及对策[J].山西档案,2007,(2).

[3]于基伯等.高校学生档案的就业服务功能研究[J].兰台世界,2010,(11).

[4]梁晓玲等.高校“学生类”档案中几个问题的思考[J].档案与建设,2010,(11).

[5]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界,2005,(8).

高校体育档案开发利用探讨 篇6

一、开发利用高校体育档案的意义

首先, 因为通过对高校体育档案的集中管理, 能全面反映高校体育发展的历史轨迹, 所以如能对其加以合理的开发利用, 一方面可为高校今后开展体育工作提供翔实的参考依据和咨询材料, 另一方面通过高校体育档案作为高校对外进行广泛宣传的窗口, 使高校上级主管部门和社会各界能更为全面深刻地了解高校体育文化的发展趋势, 进而逐步扩大高校的影响力和提升高校的社会地位。

其次, 合理开发利用高校体育档案可为高校规范体育教学管理提供参考依据。高校体育教学档案主要是教师的业务档案和学生的体育学习档案。这些档案既储存了高校体育教师教学活动的较为翔实的历史记录, 也记载了学生在校的身体素质和锻炼情况。毫无疑问, 这些档案不但为高校体育教学管理部门能更深刻、更全面地了解自己学校体育教育教学工作的优势与不足, 进而通过优化管理手段制订出切合本校实际的、能有效提高体育教育教学质量和增强学生体育素质的工作规划提供参考依据, 而且也为高校能顺利通过国家本科办学水平教学评估奠定坚实的基础[2]56。

第三, 合理开发利用高校体育档案也可为高校规范体育科研管理提供参考依据。高校体育科研管理档案主要包括体育科研项目档案、体育科研成果档案和体育科研人事人才与体育科研机构档案等。其中, 体育科研项目档案包括不同级别的体育科研项目的申请写作规范要求、申报材料、经费管理、运作监督检查和结题验收等的历史记录;体育科研成果档案包括已发表的论文、调研报告、成果奖励、设计发明的体育器材和改进的比赛操作规程等的历史记录;体育科研人事人才与体育科研机构档案包括高校引进的人才管理方案、科研机构运作计划、科研团队活动、学术讲座与交流情况等的历史记录。显然, 上述体育科研档案能为现在和今后对学校成功申报各级各类科研项目, 发表高质量的科研成果, 获得更高级别的成果奖励, 向上级主管部门或社会各界申请科研发展经费资助, 向社会给予更优质的科研服务等等提供启发或借鉴依据。

第四, 合理开发利用高校举行的各种运动会的档案和体育培训档案有利于加速高校体育经济的发展。每年, 在不同的节日或季节, 根据自身或外界的需求情况, 各地高校都会举办一定数量、档次、级别和质量均不完全等同, 因而影响有别的运动会和体育培训, 如校运会、地方民族节日运动会、省全运会、地州 (或市) 全运会、体育新教材培训和“国培”等, 将会在一定程度上刺激高校体育经济的良性运行。通过查阅参考由上述运动会或培训活动形成的文书档案、图片档案、音像档案或实物档案, 可开启今后成功举办类似活动, 甚至吸引外资创办高校体育产业的活跃思路, 进而加速高校体育经济的发展。

二、开发利用高校体育档案的原则

1.优先性原则。因为在高校“培养人才”“、发展科学”和“服务社会”的三个职能中“, 培养人才”是高校的根本使命“, 发展科学”是高校的重要职能“, 服务社会”是高校前两个职能的延伸[3]20, 所以在开发利用高校体育档案时, 要优先考虑在可能的范围内最有利于高校体育教育教学活动和高校体育科研工作开展的档案。

2.保密性与特色性相统一的原则。在开发利用高校体育档案时, 既要认真贯彻执行《保密法》和相关保密条例, 又要注意不失特色。这样, 既保证包括体育档案在内的高校档案开发利用时的保密性, 又有利于构建凸显自身独具特色的档案, 供未来作持续规划参考。所以, 有关档案开发利用的保密性与特色性是相辅相成的。

3.经济性原则。高校体育档案开发利用要尽可能花费最少的开支和精力, 达到最好的效果, 必须遵循经济性原则。如果要利用最少的经费取得最好的效果, 就必须尽可能开发那些不需要多少经费支出但又有同样效果的体育档案, 同时也要开发那些有助于当前教学科研活动实施的体育档案, 而不能一味等待更好的条件或时机。

三、开发利用高校体育档案的策略

高校体育档案资料非常丰富, 为高校各项体育事业的顺利进行奠定了坚实的基础。笔者认为, 我们可以重点对体育教学档案、科研档案和体育服务社会的活动形成的档案进行充分、有效的开发利用。

1.高校体育教学档案开发利用策略。高校体育教学档案是高校在体育教学实践、体育教学管理活动中形成的、具有保存价值的体育教学文件材料。正因为它是体育教学实践活动的真实记录, 所以是评价体育教学效果和总结体育教学经验的依据。高校体育档案主要包括教师的业务档案和学生的体育学习档案。因此, 为了开发利用好高校体育档案, 进而打造高校办学特色, 我们可以从两方面着手。 (1) 在教师所提供的业务档案中, 有关教改思路、教改实施过程及教改实施后的效果反馈, 以及教师在某方面的教学经验总结、发表的教研论文、出版的教研论著、获奖教研成果及所获得的教研立项项目申请书等, 档案工作人员要在进行系统编研后通过陈列或上传局域网等方式向全校 (院) 各系部公开, 供同行或有兴趣的研究者借鉴。 (2) 完整的学生在校体育学习档案包括:身体形态、机能和体能的变化;项目考试成绩;健身体验、本人的运动擅长和爱好、不适宜锻炼的项目、自我健身方案;课程学习过程中的典型案例;同学、老师、家长的评语;参加体育与健身活动及获奖情况的记录等[4]79。档案工作人员对这些内容要在详细收集并进行系统归类整理的基础上提供给体育教师, 供其作教学设计参考。

2.高校体育科研档案的开发利用策略。高校体育科研档案是指高校在体育科研管理和实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。高校体育科研档案开发利用的实质, 就是要遵循一定的原则, 严格按照所规定的要求, 采取恰当的措施, 将体育科研档案中所蕴含的信息资源适时地开发出来, 供高校开展各项与体育科研有关的工作使用。笔者认为, 可通过下列途径作为重点加强高校体育科研档案的开发利用。 (1) 及时收集整理存放既真实准确又完整齐全的体育科研档案材料。 (2) 对所收集的体育科研成果发表和获奖档案材料, 档案工作人员在通过因特网及颁奖部门验证后编制各年度发表论文目录汇编和获奖目录等检索工具, 用以指导全校 (院) 教职员工发表体育科研成果和申报体育科研成果奖项作参考。同时, 在编研、加工和贮存体育科研成果信息的过程中, 要深挖其中的潜在价值, 并适时提请主管领导和成果发表或获奖者, 及时创造条件将体育科研成果向服务教学或社会实践转化。 (3) 系统编研所收集的已获立项资助的体育科研项目申报材料并连同之后的开题报告会议记录及总结等公开陈列或上传至局域网, 供今后教职员工申报更有价值的体育科研项目借鉴。 (4) 将各体育科研人员的专业、已取得的成果、兴趣、爱好特长和国内外访学经历等档案材料上传至局域网, 用作体育科研主管领导组建或体育科研人员自由组建科研团队的参考依据。

3.高校体育服务社会活动档案的开发利用策略。从本质上讲, 高校无论是通过体育教学培养人才, 还是通过体育科研发展科学, 最终的目的都是为社会服务。所以, 高校体育服务社会的活动形成的档案数量和质量, 可以作为高校职能发挥程度的标志。反之, 对高校体育服务社会活动档案进行有效的开发利用将能持续促进高校各项职能的充分发挥。笔者认为, 我们可以通过两条途径来促进高校体育服务社会活动档案的开发利用。 (1) 在高校举行运动会、体育培训活动及其他各种招聘会和学术会议期间, 充分宣传展示高校体育服务社会活动形成的文书、图片、音像和实物档案, 以对外彰显高校的体育文化特色和办学实力;并以这些档案为依据, 努力向各级政府和企事业单位寻求发展资金支持, 或与有意向的企业联合创办体育产业等。 (2) 以现有的高校体育服务社会活动形成的档案材料为依托, 编研提炼对外广泛宣传高校体育文化活动的信息, 加深社区和乡村对高校体育文化的了解, 逐步提高国民的人文素质。如今, 全球已经入体育休闲时代, 随着物质文化生活的逐步提高和城镇化的推进, 人们试图通过参与各类体育活动达到锻炼身体的同时获得轻松愉快享受的愿望越来越明显。但是, 代表较高水准的高校体育活动并不为居住在城市社区和广大农村的人们全面了解。所以, 我们如能以高校体育服务社会活动档案为手段, 走入农村和社区, 让人们在现实中而不是通过网络、报纸、电视新闻和广播等, 真切地了解高校体育, 进而引导、激发他们积极参与高品位的体育活动, 在增强自身体质的同时, 获得无尽的快乐, 提高人文素质。

摘要：在阐述高校体育档案开发利用内涵的基础上, 探讨了高校体育档案开发利用的意义和必须遵循的原则, 并提出开发利用高校体育档案的策略。

关键词：高校体育档案,内涵,开发利用,原则,意义,策略

参考文献

[1]邓皓轩.对体育档案重要性的研究[J].山西师大体育学院学报, 2005 (S1) .

[2]王建永.从教学评估引发对体育档案管理的思考[J].档案管理, 2008 (5) .

[3]教育部人事司.高等教育学[J].北京:高等教育出版社, 1999.

高校档案利用论文 篇7

档案利用价值的评估必然要涉及到两个概念, 即成本与效益, 且评估的结果展现为效率和效果。通常效果是效益与成本之差, 效率为效益与成本之比, 效率与效果是评价档案利用价值的两个重要量化指标。在高校档案管理的档案利用价值研究中, 成本是档案利用中所承担代价或产生副作用的外在表征, 是档案利用效益评估的重要考量因素。

从档案管理的本质来看, 高校投资并设立档案部门的初衷是保存和开发利用有价值的信息, 并非企业性质的赢利目的, 并且档案管理的广泛社会性也决定了档案来源于社会并服务于社会, 是社会资源的再分配。档案不是现实财务, 其所创造的价值和档案利用效益是一种潜在的价值形式。尤其对于高校的档案利用来看, 高校本身所具有的的社会性和教育性, 使得档案利用所产生的价值是为高校发展、教育发展、人才培养服务的, 因此其价值展现是隐性的、长期的。

按通常的效益分类来定义高校档案利用效益并不合适, 结合高校特点, 以货币效益与非货币效益来描述高校档案利用效益似乎更为现实。比如档案利用所带来的文化发展、教育进步、人才素质培养的提升等均可作为非货币效益来评价。

二、档案利用工作创造价值的理论

就本文所研究的高校档案利用价值而言, 其管理及利用范围多以学校为单位, 结果展现呈长期性、隐蔽性特点, 但按照劳动价值理论, 档案利用工作也是置身于生产性劳动的部门, 同样也创造价值。

首先, 档案利用工作作为服务劳动创造价值。传统经济理论认为商品价值产生于劳动过程中, 档案利用是社会资产的再分配形式, 这个角度看, 档案利用不创造价值, 也没有效益。但从现代经济学理论看, 随着经济发展和社会进步, 人们对商品的需求更加多元化, 服务作为无形商品展现了劳动和交换的过程, 因此从这一角度看, 档案利用创造了价值。档案利用本质是一种服务劳动, 服务作为一种独立的商品是有价值和使用价值的, 因此可以说档案利用是服务性劳动, 能够满足人们的需求, 是可以创造价值的。

其次, 高校档案是以信息形式存在的, 档案信息的收集、整理、编目、加工、维护、利用等都是建立在劳动之上的, 同时档案所存储的信息能够满足人们的需要, 也有自己的使用价值, 因此档案利用在信息劳动中是可以创造价值的。

再次, 档案利用作为知识劳动创造价值。从知识劳动理论看, 高校档案利用处于知识的转移者角色, 档案作为知识的载体在提供者和需求者之间进行交换, 说明其具有作为商品交换的价值, 这也从侧面印证了知识也是商品的理论。

三、档案利用经济效益评价

(一) 对经济效益各评价指标的确定

根据国家档案局的相关规定文件, 档案利用效益的计算基本公式为:

其中:J-档案利用经济效益量;α-档案利用效益系数;S-档案利用后增加的经济效益;C-档案利用成本。

由公式1可知, 档案利用效益进行量化的主要指标是α, α是用来表示档案利用中产生经济效益程度的, 档案性质属性不同、利用方式和条件不同都会影响到α值, 因此在高校档案利用劳动中, α值一般可通过专家调查法结合平均数法、专家调查法结合加权平均数法两种方式。两种方法公式分别为:

其中:n-评估专家数量;Di-结合专家地位给出的加权值。

专家的选取结合档案利用的情况来定, 一般涉及利用部门、形成部门、和管理部门的专家, 人数10人左右为宜, α值的计算可采用模糊数学中关于隶属度的取值方法。

高校档案利用类型一般可分为三类, 一类是起凭证、复用或套用作用的, 一类是起提高劳动者综合素质的, 最后一类是提升高校综合教学素质及人才培养质量作用的。确定高校档案利用后增加的经济效益S, 第一类较为直接, 带来的经济效益是显而易见的。第二类和第三类的确定较为复杂, 档案利用后产生的经济效益是隐性的、长期的, 因此对于S的确定也应进行加权计算, 以长久影响为评价基础。

(二) 档案利用创造经济价值的几种不同情况

a.档案利用于凭证或避免损失、增加收入时的经济效益为:J1=α·B-C, 其中B为避免损失或增加的收入值;

b.档案利用于科研开发、成果转让、成果推广时, 档案利用的经济效益为:J2=α·Z-C, 其中Z为档案利用后所获得的经济效益;

c.档案利用于设计工作时, 档案利用效益为:J3=α·E-C, 其中E为档案利用后, 某项设计所带来的经济收入值;

d.某项经济活动中档案利用带来材料或能源的节省, 这种情况下档案利用创造的价值为:J4=α·M·D-C, 其中M为节约材料或能源数量单位, D为单位价格;

e.档案利用于某项经济活动时, 项目提前完成, 此种情况档案利用的价值为:J5=α·T·S-C, 其中, T为提前的时间量, S为单位时间的经济效益;

f.高校档案利用于某项活动, 提高该活动目标的质量, 比如教学质量、科研质量等, 此种情况档案利用效益为:J6=α·Q· (D2-D1) -C, 其中Q为提高量, D2-D1为档案利用前后的效益或经济量差额;

g.开发利用档案所创经济效益的总和为: , 其中为各分项目利用档案后所创造的经济效益之和;

四、提高高校档案利用效益价值策略

(一) 加强档案利用者需求与行为心理研究

档案利用的需求者存在个体差异, 高校档案统一的管理方式并没有将潜在利用转变为现实利用, 因此需要足够的反馈信息来高效地开展档案利用工作, 其中需求者行为心理研究成为主要课题。通常对需求者的心理研究集中在利用者的查档经验、自我形象维护心理、个性差异等方面进行。

从需求者行为心理方面完善高校档案利用工作的方法主要有以下几种:第一, 充分发挥需求者心理调研分析结果的作用, 有针对性地完善档案利用工作的服务方式, 以满足不同需求者对档案利用的要求。比如延长开馆时间、简化查档手续、提供平等公平服务等方式, 提高利用者的满意度;通过情绪调节, 减轻利用者心理压力等。第二, 将档案利用的宣传工作放在重要位置, 提高宣传的力度, 使潜在需求者能够顺利转变为现实需求者和档案利用者。第三, 发挥需求者行为心理分析的作用, 根据利用者的心理需求差异性, 有针对性地搞好档案编研工作。

(二) 通过改善馆藏结构提高档案利用效益

在高校的实际档案管理工作中, 档案室保存的档案一般不会直接提供给需求者, 档案馆才是档案利用的主要场所, 因此改善档案馆藏结构有助于提高高校档案利用效益。档案馆藏结构与档案利用的时代差、供求差、科技差等是其主要影响因素。

(三) 建立信息反馈机制提高档案利用效益

随着经济的发展和科技的进步, 在日新月异的社会面前, 社会信息化已经成为社会发展的大趋势, 档案管理同样紧随信息发展的脚步, 这些都使得档案利用日趋复杂化、社会化和多元化, 这也重新定义了档案利用的社会价值和经济价值。档案价值的展现要求档案管理适应社会变化和需求的不断变化, 建立信息反馈机制, 及时获取社会需求信息, 有针对性地建设档案事业, 才能最大限度的发挥档案利用的价值。

高校档案管理信息反馈具有三个方面的含义, 其一, 档案管理部门对整个档案工作的反馈;其二, 档案利用者对整个档案利用工作的反馈;其三, 高校及社会对档案利用工作的反馈。

针对高校档案管理, 建立高校档案利用信息反馈机制的方法有: (1) 结合档案利用者的信息登记情况, 有目的地进行随访, 获取有效反馈信息; (2) 对每位档案利用者进行信息登记, 登记的内容要有目的性, 比如利用目的、方式、期望值、效果、要求、评价等; (3) 结合宣传工作, 对档案利用者进行信息反馈的对接; (4) 跟踪式的档案利用, 针对目的性强的利用者, 进行后续档案利用推荐, 并追踪询问反馈信息。

结语

档案利用是档案管理工作的核心环节, 是实现档案效益和体现档案价值的关键所在, 因此对档案利用所产生的社会价值和经济价值评价需更为客观和详细, 对高校档案利用价值进行更为深层的研究, 将有利于高校建设的顺利进行, 有利于高校教育事业的蓬勃发展, 有利于高校专业高素质人才培养模式的完善。档案利用价值的研究是一个漫长的道路, 需要多方关注和投入更大精力, 才能推进高校档案管理工作的进一步发展, 为高校建设和社会建设贡献应有的力量。

摘要：档案是专门挑选出来的、经过长期积累的、有特定价值的资料文件, 并且在后续利用上具有经济和社会价值。档案提供利用与利用档案是两个不同的概念, 文章所涉及的档案利用价值是指档案提供利用所产生的社会经济效益研究方向, 结合现代经济学和档案的社会性, 引入数学方法和管理学方法对档案利用的价值效益进行评价。

关键词：高校档案管理,档案利用价值,经济效益

参考文献

[1]刘玲.从档案的利用价值来看高校档案管理工作——以高校评估中的档案利用为例[J].云南档案.2008.3

[2]阎明.基于知识管理的高校档案管理研究[J].中国管理信息化.2011.6

[3]乔君华.浅谈档案的利用价值[J].黑龙江档案.2013.12

高校校庆档案的收集与利用 篇8

一、校庆档案的收集

高校校庆活动持续时间长, 参与部门多, 参加人员广, 是学校的一项重大活动, 档案部门积极参与, 既要为校庆活动服好务, 也要保证重大活动档案材料齐全完整地收集归档。

1. 全程参与, 立章建制, 保证档案工作与校庆活动同步进行。

校庆活动一般都要成立领导办公室或组建筹备组, 档案部门人员应位列其中, 全程参与。制定收集范围, 坚持实施“三纳入”、“四同步”档案工作制度, 将档案工作纳入校庆计划, 纳入管理制度, 纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收校庆档案工作。既保证了整个活动中档案工作的顺利进行, 同时提示参与单位思想上重视, 行动上落实, 使得档案工作与活动的开展同步进行。

2. 落实人员、明确责任, 促使档案管理人员同心协力。

按照校庆活动领导办公室工作人员的分工, 明确档案工作分管领导、主管领导及档案材料收集整理责任人员, 建成以活动领导办公室为中心, 各工作组为基点的档案工作管理网络, 促使档案管理人员同心协力。根据活动中档案材料形成量大、覆盖面广、内容丰富的特点, 召开专题会议对档案工作提出阶段性具体要求, 切实抓紧、抓实收集工作。档案材料未及时收集归档, 造成遗失、损毁的, 提请学校追究有关人员的责任, 真正保证档案材料的齐全完整, 为学校留存珍贵档案。

3. 借助网络平台, 加强收集工作的指导和监管。

在计算机技术、网络技术和办公自动化普及的今天, 校庆活动一般都要建立校庆网站或网页, 充分利用这快速便捷的信息发布和传播平台, 实现对档案材料收集工作的指导和监督, 是行之有效的方式和手段。根据活动总体安排及阶段进展, 提前在校庆网站或网页上公布具体归档范围、收集范围及管理要求, 结合现场巡查, 发现问题, 及时协调各方, 提供解决方案, 确保问题及时得以解决, 避免日后档案材料缺失, 给学校财产、国家财富造成无法挽回的损失。同时, 利用网络平台, 通报档案材料收集工作进度, 表彰按时收集、规范归档的单位和个人。保证重大活动的圆满成功, 保证档案材料的系统安全。

4. 确定适合的存管场所、条件和技术, 让档案材料得到良好保护。

校庆活动产生的档案材料众多, 按载体类型分, 有文字图表类、声像电子类和实物类等。档案的载体不同, 形状有别, 存放场所, 保管条件以及保管技术要求就不一样。因此, 应选择适合的场所, 制定出台相应的保管措施, 切实保护好校庆档案材料, 维护档案材料原貌。根据重大活动档案管理办法, 活动结束的60日后, 请有关单位和个人及时将材料移交档案馆, 以便有效对校庆档案开发利用。

二、开发利用高校校庆档案推进特色校园文化建设

校园文化是学校在长期的办学实践中, 由师生员工共同创建、信奉、遵循的, 具有学校特色的校园精神、心理状态、思维方式、价值取向、行为准则等精神成果的总和。它由物质文化、制度文化、精神文化所构成。鲜明的特色是校园文化的魅力所在。校庆档案的特色内容, 决定了其在校园文化建设中的特殊地位。

1. 利用校庆档案, 构建校园特色物质环境。

校庆档案在构建特色校园文化方面具有得天独厚的优势, 充分利用校友捐建的大楼、捐种的树木、捐献的雕塑及教学仪器设备实物档案, 在校园美化物态和校园文化设施等特色校园文化建设中展现功效。通过科学规划、合理布局、精心打造, 使得物化的校园建筑和生态环境变得鲜活起来, 优美和富有品味的特色文化被赋予了生命活力, 更适于学生成长需要。愉悦学生身心、陶冶其性情、塑造其灵魂。

2. 借助校庆档案, 完善学校制度建设。

高校作为培养人才的摇篮, 建章立制是学校管理的有效手段。建设和谐校园首先要大力加强制度建设, 制定公开、公正、公平的各项制度, 并且认真执行。校庆档案信息资源, 可为学校制度建设起到“以档资政”作用。校庆活动本身就是一项重大的组织管理活动, 产生众多的制度规章, 丰富、完善、发展学校的制度文化, 形成更加高效、完备、科学的制度规范。档案馆编研开发校庆档案中, 上级领导、校外嘉宾和新老校友的建设性意见或建议, 为进一步完善更新学校的办学理念, 学科设置, 专业层次提供参考, 提升办学水平和学校的教学研究定位, 使办学特色日益鲜明。

3. 利用校庆档案, 打造校园特色精神文化。

精神文化是校园文化的核心, 更好更快地开发利用校庆档案资源, 对校园文化建设有很大的促进作用:⑴开发校庆档案有助优良校风发展;⑵开发校庆档案有助良好学风发展;⑶开发校庆档案促进学术文化传播;⑷校庆档案充实爱国主义教育基地—校史馆。

高等学校校庆档案的形成具有其本身的独特性, 它记录了学校过去的发展历史和现在的实践过程, 其收集工作至关重要, 它的开发利用有助于进一步拓宽高等学校档案馆 (室) 的综合服务功能, 可以丰富校园主题文化生活, 营造良好的育人氛围, 打造具有特色的校园文化。

参考文献

[1]《四川省重大活动档案管理办法 (试行) 》.川委厅, [2007]26号.

浅谈高校的档案利用工作 篇9

一、高校档案利用的现状

1. 档案利用类型。

教学档案是高校档案工作的重点内容之一, 其利用率已成为各类档案之首。通过分析南京科技职业学院 (以下简称我校) 教学档案的利用情况, 发现学校新型教学专业的申报、教学评估都需要用到相应的档案材料。随着经济的飞速发展, 很多毕业生出国留学深造需到学校复印成绩单等资料;毕业生参加全国自学考试或专转本的学生都需要提供学籍档案材料才能获得学历的提升;我校参加全国高职院校技能大赛等赛事需向主办方提供学生录取名册。文书档案主要是高校的上级主管部门和高校自身建设过程中形成的政策性、规章制度、教育教学制度、规划等文件, 是高校党政部门作出重要决策的参考依据。2012年学校审计, 2013年国家骨干高职院校的评估工作, 档案室分别提供91份和121份档案证明材料为学校的审计和评估工作提供了重要的依据。高校会计档案的利用主要涉及财务和审计部门, 是高校工作中的中心任务之一。会计档案为我校教职工报销攻读硕士、博士学位学费, 以及学生的国家奖助学金发放的工作提供了强有力证据;2013年我校固定资产的清查工作、2014年新校区审计工作, 档案室共提供会计档案凭证1011册, 为资产清查和审计工作提供了准确而清晰的证据。

2. 档案利用群体。

通过对档案利用的分析, 发现档案利用者是相对稳定的用户群体:一是代表其所在的职能部门前来查阅档案的教职工, 其主要目的是为了加强日常管理;二是为了解决自身问题的教职工, 例如, 教师为了报销学费查阅会计档案, 教职工为了职称评审查阅文书档案、人事档案等;三是在校学生或者是已毕业的学生, 其主要利用的是教学档案, 包括新生录取名册、成绩单、学生学籍卡等。

二、档案利用存在的主要问题

1. 门类不全, 内容单一。

我校档案所藏门类不全, 内容较为单一, 主要以党政、教学、会计等档案为主, 而声像、设备以及实物档案数量有限, 导致档案不能满足各个层次档案利用者多元化的需求。

2. 档案利用服务手段落后。

随着计算机网络技术的发展, 高校正加快数字化档案馆的建设, 但部分档案馆由于管理设备条件差或是经费紧张, 无法购置运用现代化设备。我校档案利用的设备较为落后, 以手工检索的方式为主, 无法满足档案利用主体省时、求准的需求, 此外档案利用以阅览、复印方式为主, 无纸化、电子化程度不高。

3. 档案编研信息内容深度不够。

档案编研工作是提高档案服务水平的重要形式。高校档案的编研工作以深层次开发档案信息为基点, 开发具有准确性、真实性, 具有高科学价值和长远效益的档案信息, 从而为高校发展提供信息支撑。我校综合档案和人事档案设在人事处, 配备一名专职档案员, 档案员在档案工作中显得力不从心, 导致档案编研职能极为薄弱, 目前局限于编研检索工具, 影响信息资源的深度利用。

三、档案利用服务工作的新思路与措施

1. 丰富档案门类, 增加特色档案服务。

对现有档案进行优化, 单独保管重复、过期、无保存价值的的档案, 实现档案从量到质的提高。在保证档案资料定期接收和征集的传统渠道之外, 档案工作人员应拓展收集渠道、收集范围, 加强声像档案、设备档案、实物档案的收集力度, 建立特色校案, 如教师发表论文档案、教师福利档案等, 体现档案的实用性, 建立人物全宗、重点项目、重大活动、重要会议等特色专题档案。

2. 加强信息化建设, 提高档案利用服务效率。

档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分, 档案数字化工作时, 首先, 应对使用频率较高的档案优先数字化, 如学生成绩单、学籍卡等。档案数字化后可以省去调卷、放卷的时间, 提高工作效率。其次, 将档案管理系统与OA系统衔接起来, 在线采集学校各职能部门工作中产生的电子文件, 并根据其属性向公众提供利用。再次, 以校园网为依托, 建立全校档案查询系统, 档案利用者可以登录档案查询系统, 快速及时查阅其所需信息。

3. 提高档案人员素质, 提升编研信息的能力。

档案管理工作的主体是高校档案工作人员, 档案工作人员应增强技能培训, 提高档案编研能力, 定期学习档案工作新知识, 了解新政策, 加强信息科学技术方面的学习, 掌握现代化设备的操作技术, 对档案信息进行研究, 并按专题汇编, 深层次加工。

四、结语

高校档案的利用服务工作是衡量高校档案管理水平的重要标志, 对学校的教学、科研及学校的发展有着重要意义, 档案工作人员应提高自身的业务技能和专业知识, 从而提高档案信息查、调阅的快捷性和准确性, 做好档案利用工作。

摘要：高校档案记录了高校档案管理、教学、科研和发展的历史, 是高校各类活动的最原始记录, 如何更好地利用高校档案已成为做好高校教学、科研等活动的关键因素。基于此, 分析高校档案的利用现状, 指出档案利用过程存在的问题, 并提出新时期档案信息利用工作的新思路。

关键词：高校,档案,利用

参考文献

[1]刘梅.高效档案利用现状及其发展趋势[J].兰台世界, 2007 (7) .

[2]刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案, 2012 (9) .

高校档案利用论文 篇10

1 高校图书馆档案信息资源开发利用的意义

1.1 为图书馆的发展和日常工作提供参考意义。图书馆作为一个服务部门，其日常工作有重复，也有革新。新形势下高校的发展经历了诸多发展阶段，伴随着如“合校”、“评估”、“升格”等一系列转变，大量针对图书馆管理和发展的新的档案信息资料将不断生成。而图书馆各界领导的战略决策、馆内规章制度的制定修订及未来规划，均以这些档案信息资料为依据，它们准确、及时、全面、系统地反映着图书馆的发展概貌与活动规律。各次的会议记录、党建信息、职工活动、图书采购、设备招标等文档和记录都是图书馆活动的原始记录，能为图书馆的未来发展和日常决策提供实践依据、参考价值。

1.2 充实图书馆事业发展与图书情报专业发展的研究资料。高校图书馆从事的多是实践工作，一切理论来源于实践，高校图书馆档案包括物质的、精神的、宏观的、微观的资料，这些都是反映图书馆事业的第一手资料，也是图书情报专业学术研究的基石，既翔实又可靠。高校图书馆的档案信息资源里，不但包含有丰富的数据，也包括大量翔实的知识，能为图书情报事业发展提供可靠的信息源，这对图书馆事业在新形势下基础理论和应用性研究都有很大的研究价值。

1.3 对图书馆以及院校的研究有借鉴意义。图书馆的主要工作是给学校教师和学生提供学习和科研的资料，馆内图书可供借阅的档案资料、期刊杂志的阅读情况档案、数据库的使用及资料下载档案情况、学生的毕业论文写作情况、教师科研项目申报档案资料、读者参考咨询记录、图书馆知识库等，这些档案资料都可以为学校及图书馆相关科研或教学改革提供数据材料支持，是不可或缺的资料。尤其是图书馆对教师或学生进行研究所提供的智力支持档案，都可以进行归类总结，提炼出研究规律，对新课题的申报和研究热点的认识有很大的借鉴意义。

1.4 对学校教学及学生培养有借鉴意义。图书馆管理系统存放了在校生的注册、院系、借阅记录等方面的数字档案，可以从一定的侧面描述出学生的业余爱好，思想动态。不同专业及不同年级的借阅习惯、借阅特征等，这些珍贵的数据都能很好地反映出学生的思想形成过程，阅读喜好特征。这对不同专业，不同年龄的学生学习习惯、阅读习惯等都能进行映射，对学校教学、学生培养、图书馆业务革新等有重要的借鉴意义。

1.5 对读者进行宣传教育的重要材料。图书馆档案信息资源涉及管理、科研、服务、教学等过程，如图书馆读者档案、借阅档案、管理档案以及馆藏档案等，为读者全面展现出图书馆的现代化服务目标、管理手法、使用方式等图书馆馆情馆貌，能有效地激发出读者的阅读愿望，同时也方便读者全面地了解图书馆，方便读者使用图书馆，是宣传图书馆的第一手资料。

2 高校图书馆档案的现状

高校图书馆的档案信息将图书馆的全部活动涵盖在内，一般包括以下几类：（1）党政管理类：包括图书馆形成的规章制度、行为准则、岗位职责、校内文件（图书馆相关）、会议记录、发展规划、年度计划和各级图情机构的工作文件等。（2）业务类：包括工作日志、业务文档和统计报表等，如图书借阅、馆藏资源、咨询服务、信息化等文档，图书馆科研活动的组织、计划材料、调研数据、成果统计和评价。（3）人事类：主要包括两部分，一是读者的档案，指包括学生读者及教工读者人数统计、借阅记录统计等；二是图书馆馆员档案，包括人员基本情况，组织结构及变更情况，馆员的引进、晋升、考核、聘任、培训、进修等情况。（4）其他类，主要有图书馆后勤管理、图书馆建筑、内部仪器设备以及其他与图书馆活动有关的资料信息的收集等。

就目前图书馆档案工作情况看，情况并不乐观，图书馆的重点多放在资源建设和加强服务方面，反而对档案文档的保存不够重视。由于学校的要求，图书馆对会议记录、规章制度、设备信息等都会存档，学校不关注的读者信息档案、馆员档案、借阅档案都不会保存，部门图书馆为了节约空间，还会定期销毁，这就造成了档案资源的极大缺失。

2.1 档案意识薄弱，对档案的认识不全面。多数图书馆未把档案工作当做基本工作来做，尤其高校图书馆，作为学校的内部机构，他们认为档案保存是学校档案馆的事，只保存和移交档案馆要求的文档和数据。因此，学校不需上交的业务档案、读者档案都没有进行长期保存，而被简单粗暴地处理掉。这不利于图书馆长期发展。

2.2 档案缺乏统一管理，尚未形成相关制度。与其他档案一样，图书馆业务档案同是国家珍贵的文献资源，但在实际工作中，因缺乏相关行政部门的监管和指导，图书馆内一些需要长远保存的重要档案并未按照规定报送专业档案馆保存，图书馆自己也没有形成统一管理制度，这就造成了档案的遗失。目前很多图书馆是各部门保管自己的档案，有的甚至是个人保管自己的业务档案，一旦工作调动和业务调整，个人保管的这部分档案会遗失。

2.3 档案价值鉴定不够。由于缺乏专业人员的鉴定，无法确定哪些具有保存价值，不能正确地评估出档案资料的保存年限，这样就会造成图书馆档案不断膨胀，将所有的档案长期存放在一起，未顾及档案的翔实、真伪程度和价值大小。

2.4 缺乏系统性和完整性，现代化程度较低。图书馆档案资料的来源主要是上级文件和图书馆业务工作，没有形成系统的整体，有的还存在断档和缺档现象，对应该立档的没有立档，大部分图书馆都没有立卷，也缺少分类、标引、编目、排列，更缺少进一步的加工，在保存方面、检索方面、数字化方面缺少现代化技术，尤其是在网络环境下，很难与社会的发展相一致，尤其是图书馆在经费不足的情况下，档案保存这项工作显得尤为薄弱。

3 高校图书馆档案开发利用的方法

3.1 提高档案保存意识，建立完整的档案系统。提高图书馆档案资源的利用，首先要提升档案保存意识，明确档案工作重要性。这就要求馆领导重视档案资源保存和利用，相关工作人员必须懂业务，能甄别出档案的价值和保存年限，对相关的档案合理分类、编目、主题标引，进行规范化、准确化的管理，建立完整的档案系统。为了便于高校图书馆档案资源的合理开发利用，必须对档案资源进行科学管理，准确分类，并形成检索目录，这样有利于查找。对档案工作要进行分类，严格按照档案的科学性、逻辑性和一致性，亦保持档案的连续性。同时对档案资源的管理采取集散相结合的办法，日常事务性档案由办公室负责，业务档案由各部门负责，但要定期定时将所有档案提交给相关档案专员。这样一方面提高了档案的保存意识，另一方面激发了各部门档案工作的积极性。

3.2 进一步拓宽档案信息资源的搜集工作。按照图书馆的业务内容和管理流程来看，图书馆档案信息资料主要分为图书馆日常管理档案和图书馆业务流程档案两种，日常管理档案主要包括：规章制度、行为规则、岗位职责、学校文件（图书馆相关）、会议记录、发展规划、年度计划等；业务档案主要包括：工作日志、业务文档和统计报表等。如，典藏档案、采购档案由采编部管理，课题服务档案、咨询档案、情报档案等由参考咨询部管理，图书借阅档案、读者登记档案由流通部管理等。这样让各个业务部门结合自己工作来收集和管理档案，采取集中加分散相结合原则。除了常见的文书档案外，收集时应注意高校图书馆其他载体的档案，如，胶片、磁带、光盘等载体的档案信息，还应及时搜集图书馆科研、教学、服务过程中所产生的档案，如信息检索课程教学档案、科研成果档案、定题服务档案、科技查新档案、参会档案等，进一步丰富图书馆档案资源，多方位地挖掘和整理档案信息资源，保证图书馆档案的完整性和系统性。

3.3 充分利用现代化技术。目前图书馆业务基本上已经实现现代化，图书期刊的采访、编目、借阅、典藏等都实现了计算机检索和管理，这给图书馆档案管理带来了机遇和挑战。电子文档增多。目前是电子文档和纸质文档并存的发展模式，一方面要求图书馆始终重视纸质文档的收集和整合，也要对电子文档的整理和保存投入更多关注；另一方面则要注意电子数据的长期保存和归档问题，要善于用计算机来管理档案和数据，逐步实现档案管理的计算机化。最后要逐步将电子档案建设成数据库形式，方便管理和使用，充分发挥档案的社会价值。

3.4 实现档案资源的渐进性共享。档案资源的保密性决定了档案资源实现共享的难度，图书馆档案一方面涉及图书馆业务数据，另一方面则涉及读者的个人信息和工作信息，合理地开发和利用档案资源并有效地避免泄密所带来的危害显得尤为重要。网络化的发展对信息资源的利用提供了许多便利条件，图书馆应该根据档案资源的性质有选择地进行加工和制作，传送到高校数据库或者校园网，供广大读者或者校园网用户进行使用，并定期更新改进信息内容，以便所有科研人员和所需者浏览和使用。

3.5 开展档案信息资源的编研工作。图书馆档案信息资源往往是分散的，且缺乏连贯性和系统性，或者是使用价值不高的原始信息资源，若要有效利用这些档案资源，这就要求我们必须针对这些材料进行有目的、有计划的分析和编研，将分散的信息编研成有价值的综合档案，譬如根据某学科或者某课题编研文献资料汇编、专题调研等，也可根据图书馆工作编研图书馆工作大事记等。这些工作做起来有一定难度，但是长期坚持下来会有巨大的实际价值。

图书馆作为一个服务部门，档案管理的科学化还有很长的路要走，目前急需的是以合适的途径和馆员积极的心态去从事档案工作，打破传统的工作壁垒，对档案信息资源的整理和搜集要制度化，进行逐步的积累，最终将优质服务提供给广大读者，将图书馆的档案资源科学合理利用起来，充分实现其社会价值。

高校档案信息资源的开发利用 篇11

一、高校档案信息资源开发存在的问题

1、档案管理方式存在问题

现在,大多数高校档案管理部门对档案管理的重心只是放在对档案的建立和看守,对于档案的应用开发仍然不够重视,高校档案管理人员对档案的作用还不够了解,导致过于轻视档案信息资源的价值。对于档案只有在被需要时才会被查找,对于平时没有过多审视这些档案,导致档案资源过于被动的被利用,使这些信息资源没有充分的被利用。高校在收集信息资源时,主要侧重于对纸质版材料的收集,这些档案保存不当的话容易受潮破损,并且在查找时也不太方便,这种传统的管理方法不利用档案信息资源的有效利用,随着计算机硬件设施的引入,大部分高校也开始运用计算机技术来收集和管理档案信息资源,但是档案管理人员对于计算机技术的应用还停留在简单的收集和查找,不能利用先进的软件来管理档案信息,这就导致了硬件设施没有被充分发挥其价值,造成了一定的资源浪费,同时也降低了档案管理的效率。

2、档案信息开发设备落后

大多数高校虽然对档案管理室都配备了先进的计算机,但是档案管理室的其他硬件设施仍然不够,比如复印机、照相机、扫描仪、传真机等硬件设施配备不足。由于高校工作人员对档案信息资源的不够重视,即使在档案室内添加这些设备,对这些设备的应用仅限于初级的对档案进行编号以及查询,对于档案信息的完整录入却刚在起步阶段,这些资源仍然不能得到快速的查阅,导致档案信息资源不能高效的利用。

3、缺乏管理档案的专业人才

高校档案信息资源的管理在引入计算机技术后,将会大大提高档案管理的智能化、便捷化。但是目前高校档案信息资源管理的工作人员的管理水平还有待提高,随着科技的发展,档案信息管理也正在引入高科技,因此,需要高科技、高水平的管理人员。虽然,高校档案管理人员的基本素质在不断提高,但是出身于正规档案管理专业的人员还是较少,目前我国对档案管理人员的培养力度较小,这导致了档案管理人员没有合理的利用档案信息资源。

二、有效的开发利用高校的档案信息资源的措施

1、及时更新档案管理者的观念

随着科技的快速发展,我们已经进入到一个网络化信息时代,科技为我们带来许多便利,因此,我们要有效的利用先进的高科技技术,提高档案信息资源管理的智能化、网络化。为了顺应时代的发展,跟上时代的脚步,高校档案信息管理工作者一定要及时更新自己的管理观念。多年来,高校档案管理工作者对档案信息的管理常常是“看守管理,等人查找”的落后观念,这样导致了工作人员过于因循守旧,缺乏创新精神,导致了档案工作建设落后于其他的建设。因此,高校工作者应该突破传统的思想,积极主动的更新知识,学习先进的技术,抓住发展机遇,结合先进的科学技术,借鉴先进的管理模式,积极探索出可充分利用档案信息资源的新型管理模式。

2、完善档案信息资源

高校档案信息资源的开发和利用首先要保证档案信息资源的完整,齐全的档案信息是信息资源开发和利用的基础,因此,为了提高档案资源的有效利用,必须要完善档案信息资源。高校档案资源包括教育、科研和管理,这些资源有利于社会主义现代化的建设,高校档案工作人员应该督促各课题组以及文书处理部门对材料的及时整理归档,对于每一课题、每一工作方案都要将所涉及的材料进行全面、详细的归纳整理。一个课题材料的收集有利于推进科研工作的发展,一个工作方案材料有利于高校制定出更有效的工作方案,因此对于档案的收集要尽可能的准确、全面。高校还要提高材料收集的渠道,确保材料的真实性,加强库存建设从而扩大材料档案的信息储存。当然,校方应该加大对档案信息管理的重视程度,积极宣传档案管理工作的作用价值,制定出详细的档案管理规章制度,以利于档案收集工作的顺利开展。

3、提供优质全面的服务

高校档案信息资源的开发和利用是为了高校的进一步建设和发展提供服务,为了给人们提供更好的服务,档案管理工作者应该积极主动的分析档案利用情况,根据读者的需求,把握档案利用的重点,为读者及时推送档案信息。为了更好的服务于读者,档案工作人员应该利用网络计算机技术建立科学的检索体系,使高校的信息资源能够被快速的检索,从而实现资源的共享。加强对档案的编研工作,利用计算机技术根据读者的需求对档案信息进行整理、汇集成多种形式,使读者能够根据自己的需求更加准确、系统的找到自己想看的信息。通过软件的开发,拓宽档案信息资源的服务方式,由被动的被需求者查找转变为主动的根据读者的爱好或其他特点推送读者需要的信息。通过这些方式,可以使高校的档案信息资源被有效的开发和利用。

三、结语

综上所述,高校档案信息资源为我国现代化建设提供了宝贵的参考价值,然而,由于高校档案信息资源管理方式落后,对于档案资源利用和开发的设备相对落后,档案管理人员的从业素质还有待提高,导致了高校档案信息资源不能被充分的开发利用。因此,档案管理工作人员应该及时的更新自己的观念,提升管理技能,加强对档案信息的收集与整理,确保档案信息的准确性、完整性,开发相应软件,从而提高对读者的服务质量。

参考文献

[1]张瑜.高校档案信息资源的开发与利用[J].漯河职业技术学院学报,2012,06:186-188.