高校档案信息化建设论文

高校档案信息化建设论文（精选12篇）

高校档案信息化建设论文 篇1

高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代, 随着信息技术的迅猛发展, 国家从发展战略的高度, 明确提出了“以信息化带动工业化”的要求, 国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求, 档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时, 高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前, 很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统, 这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行, 这就形成了大量的电子文件, 电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之, 高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路, 是高校档案现代化管理的必然要求, 只有真正实现档案管理的信息化、网络化, 才能达到档案信息资源共享的目标, 才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是, 高校档案在其信息化、数字化的实践过程中, 遇到了种种客观的、现实的困境, 致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段, 不能达到质的飞跃, 实现真正的信息化、数字化、网络化。

一、信息化内涵

信息化, 是指通过运用现代信息技术, 配置档案计算机辅助管理的基础设施, 建立和完善档案信息资源库, 依据档案信息化的标准规范体系, 以档案网络为平台, 依托高素质的信息人才, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程。

二、高校档案信息化工作的标准化建设, 应当把握以下几点:

1. 大力加强定标工作

从现状看, 制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备, 工作缺乏有效依据。加快制定出台标准, 形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。标准建设, 在加快制定基础性的管理标准的同时, 重点应分三个层面积极研制应用性的技术标准。一是基本条件层面, 即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准, 旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件;二是信息资源建设层面, 主要针对档案信息资源的形成、保护和利用, 满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求, 如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等;三是安全保障层面, 主要是为了加强档案信息保管利用中的安全防范, 达到维护真实、永久保存、保障秘密的目的, 如数字加密、电子签名、权限设置等方面的标准。

2. 提高认识, 引进和培养信息化建设人才

要拓宽知识领域, 在提高信息化水平方面多进行一些培训工作, 改变现有的知识结构, 以适应信息化建设的需要。从目前高校档案人员学历上看, 硕士毕业的人员比例偏少, 对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况, 比较简捷的办法就是调入硕士毕业生, 改变队伍素质结构, 以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志, 要进行业务培训, 培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才, 为档案信息化建设提供必要的人才保障, 促进这项工作的健康发展

3. 加大投入, 增配软、硬件设施

要舍得投入财力, 配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加快更新改造的步伐。使档案信息化建设得到更快的发展。继续推进应用计算机管理档案工作, 逐步提高档案室计算机和网络技术的应用水平。开展档案文件目录数据库建设和电子文档管理工作。逐步增加配备邮件服务器、应用服务器、数据库服务器、WEB服务器、备份服务器、多媒体视频服务器, 满足海量数据存贮以及纸质载体档案扫描、数字档案信息存贮、音视频转换存储设备。

4. 数字化档案资源建设

采用信息化手段, 整合不同系统、不同机构的档案资源, 构建专题档案信息数据库。建立档案信息中心, 在实现部门档案信息目录共享的基础上, 形成集中和分布相结合的、覆盖各类档案目录和全文信息的、包括多媒体档案在内的档案信息资源总库, 真正实现档案资源的优化配置、安全存储、集成管理和远程利用。逐步建立完善多媒体档案数据库建设。加强档案目录数据库建设。全面实现档案检索计算机化。构建档案专业特色数据库。积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提, 分阶段、分步骤稳妥实施, 重点加强对重要、易损和利用频率高的档案和现行公开文件的数字化划控和转换工作。逐步实现纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化, 建立数字资源库。

5. 引进专业技术人员, 加强档案管理人员的职业技能培训

随着档案管理工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型, 对档案管理人员的要求也发生了变化。加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校传统档案馆向数字化、网络化档案馆转变, 实现高校档案管理数字化的关键。档案管理人员不仅要具备较强的专业知识, 了解和掌握档案立卷、归档的基本知识, 更重要的是要掌握一定的计算机技术, 具备现代化技术操作水平。所以, 档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训, 通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时, 严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力, 尽量招聘一些有专业理论知识, 掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。

摘要：高校档案信息化建设是信息时代的必然产物, 是高校办公自动化的必然要求, 档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。提出推进高校档案信息化建设对策。

关键词：档案,信息化,建设

参考文献

[1]论档案信息化建设的发展, 2009.05

[2]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考, 2011.08

[3]郝丹梅.高校档案信息化建设环球市场信息导报2013.04

高校档案信息化建设论文 篇2

[摘要]信息技术的发展改变了社会的发展方向，各个行业的发展都开始借助互联网信息技术，人们的生活全面步入现代信息化时代，提升了生活和工作的效率与质量。高校全面开展档案信息化管理，能够提升高校的现代化水平，发挥教育信息化时代高校档案信息化管理的价值和作用。高校的档案信息化管理工作有必要转变档案信息化管理理念，不断对档案信息化管理模式进行创新，从而不断提高档案信息化管理的水平和效率。本文首先分析了教育信息化时代高校档案信息化管理的重要作用，进而分析了高校档案信息化管理存在的问题，最后分析了做好档案信息化管理工作的具体方式。

[关键词]教育领域;信息化时代;档案信息化

随着科学技术的不断发展，社会主义市场经济体制不断完善，各个行业与领域之间的竞争加剧，高校也开始重视档案信息化管理工作，推动教育行业逐渐步入信息化时代。在高校的运行管理机制中，档案信息化管理关系高校的正常运转，所以高校必须要创新传统的档案管理模式，不断提高高校档案信息化管理的建设力度，不断完善高校档案信息化管理体系，促进高校档案信息化建设快速发展。

1教育信息化时代下高校档案信息化管理的重要作用

随着时代不断地进步和发展，我国的教育事业也进入了信息化建设时期。教育信息化时代，高校档案信息化管理对高校现代化建设起到非常关键的作用。在高校的运行发展中，档案信息化管理发挥着基础性和导向性的作用，对于高校的持续发展具有重要的意义。进入新时期以来，现代科学技术不断发展，在教育信息化时代档案管理开始朝着信息化建设发展，其重要作用主要体现在以下几个方面。第一，档案信息化管理可以提升档案管理的水平，通过建设信息化档案管理系统，可以方便学校开展行政、教学管理工作，促进高校实现可持续发展。第二，档案信息化管理能够提高高校档案管理的效率。高校的很多行政事务、教学管理事务以及科研教辅事务都需要查阅档案，档案信息化管理可以提升档案的读取速度，进一步能够提升高校的工作效率。第三，档案信息化管理有助于促进高校信息化建设。现在很多高校都在朝着信息化时代发展，而档案信息化管理是高校信息化建设中非常重要的一个环节，能够促进高校信息化建设。

2教育信息化时代高校档案信息化管理存在的.问题

2.1对高校档案信息化管理的作用认识不充分

目前，很多高校没有认识到档案信息化管理工作的重要作用，一部分领导的管理理念还停留在过去，无法适应新时期社会发展对于档案信息化管理工作的需求。很多高校的领导认为档案信息化管理和高校的现代化建设关系不大，只是在形式上进行档案管理工作，不能充分发挥高校档案信息化管理工作的重要作用。这种落后的档案信息化管理理念导致很多档案信息化管理工作流于形式，无法深入开展，造成档案信息化管理水平低下。2.2档案信息化管理工作缺少统一标准在高校开展档案信息化管理工作的过程中，还有一个问题就是档案信息化管理工作非常混乱，没有一个统一的标准。很多高校不具备完善的档案信息化管理模式，学校与企业之间的档案对接经常出现问题，高校的档案管理也经常出现问题，甚至出现档案遗失的状况。高校必须构建完善的档案信息化管理模式，系统地处理好档案信息化管理工作，对档案进行统一管理，提升档案信息化管理的效率和水平。

2.3档案信息化管理水平低

在进行档案信息化管理工作的过程中，很多高校的档案信息化管理水平低下，甚至还停留在传统的纸质媒介记录，没有有效利用档案信息化管理信息系统。由于高校的档案信息化管理水平低下，在档案查找和审阅的过程中需要耗费大量的时间和精力，导致档案信息化管理的效率很低，而且审阅档案的权限也受到很大限制，在一定程度上会影响档案信息化管理的质量。

2.4高校档案信息化管理人员的综合素养低下

高校进行档案信息化管理，需要档案信息化管理人员具备专业的管理理念和管理技能。限制档案信息化管理水平提升的重要因素，就是高校档案信息化管理人员的专业水平不高，很多高校的档案信息化管理人员不具备专业的管理知识和管理理念，只是凭借经验进行管理工作，对于档案信息化管理没有深刻的认识。而且学校对于档案信息化管理人员的培训力度也不够，甚至还有很多教师顶岗档案信息化管理人员，造成档案信息化管理人员综合素养低下。

2.5高校档案信息化管理的基础设施不完善

在教育信息化时代，高校进行档案信息管理建设的过程中，最根本的一个问题就是档案信息化管理的基础设施不完善。档案信息化管理在很大程度上依赖硬件设施和软件系统，比如扫描仪、计算机以及档案信息数据库等相关的硬件和软件设施，但是很多高校的档案信息管理缺少具体的硬件设备，软件系统也非常落后。高校档案管理人员普遍认为有几台电脑就可以实现档案信息化管理，这样的认识存在很大的误区，不利于高校落实档案信息化管理。

3教育信息化时代高校做好档案信息化管理工作的具体途径

3.1加强档案信息化管理基础设施建设

科学技术不断改变着人们的生产和生活，同样也促进了教育事业的发展，尤其是对高校档案信息化管理的建设应用，提升了高校的办公效率。因此高校要不断完善档案信息化管理的基础设施建设，加大对档案信息管理系统的研发与建设，在后期进行有效维护。高校在进行档案信息化管理的过程中，要增加档案信息化管理硬件和软件的采购预算，淘汰落后的管理设施和管理软件，不断更新高校的档案信息化管理基础设施，满足教育信息化的建设发展的基本要求，全面发挥高校档案信息化管理建设的作用。同时，高校要建设合理、安全的档案数据库，保障档案信息数据库的现代化建设，加大资金投入购买需要的扫描仪以及计算机等硬件，加大档案信息化管理系统的投入。

3.2提高档案信息化管理工作的认识

要想在教育信息化时代做好档案信息化管理工作，高校需要更新档案信息化管理理念，充分认识到档案信息化管理工作的重要作用，要本着以学生为中心的管理理念，切实做好学生的档案信息化管理工作，深入落实好档案信息化管理工作，对高校传统的档案管理理念进行变革，创新高校档案信息化管理的模式，不断推进高校档案信息化管理建设工作的落实。同时，高校要构建完善的档案信息化管理体系，有计划、有目的地制定档案信息化管理的工作内容，保障高校档案信息化管理工作可以有序开展。高校还要根据学校自己的特色和校外企业联合开展档案信息化管理工作，严格落实档案信息化管理制度，促进高校档案信息化管理工作的规范化、系统化发展。此外，高校要创新档案信息化管理工作模式，结合新时期的计算机技术，构建档案信息化管理信息系统，不断提高档案信息化管理的质量和水平，推动档案信息化管理工作方式的创新发展。

3.3构建专业的档案信息化管理队伍

要想在教育信息化时代下做好档案信息化管理工作，高校要组建高水平的档案信息化管理队伍，不断对档案信息化管理人员进行培训，让档案信息化管理人员掌握专业的管理知识，在实践中增加档案管理人员的管理经验，多去和专业水平高的档案管理人员进行交流沟通，从根本上促进档案信息化管理工作顺利开展。此外，在信息化时代，档案管理人员最基本的一项管理技能就是使用计算机，会操作档案管理系统，才能有效落实档案信息化管理。因此，高校要定期对档案管理人员的管理技能进行考核，不断提高档案信息化管理队伍的水平。

3.4提升档案信息化管理的安全性

在教育信息化时代，信息资源的安全性是非常重要的一个方面，高校在进行档案信息化管理建设的过程中，一定要把档案信息的安全性放在首位，保护档案信息的安全。高校在开展档案信息化管理安全防护的过程中，要做好以下几个方面的工作。第一，对档案信息进行数据加密，通过特定的公式算法加密重要的档案信息，只有输入正确的密码才具备查阅和使用权限。第二，设置访问权限。档案信息化管理系统设置访问权限主要是对浏览用户进行层次分级，在开放的基础上保障档案信息的安全。第三，设置防火墙，避免外来病毒入侵，提升档案信息化管理的水平。第四，做好档案信息的备份工作，对一些重要的档案信息进行备份，防止档案信息丢失和破坏。

4结语

在高校的运行管理机制中，档案信息化管理是非常重要的一个方面，关系高校的正常运转，所以高校必须提升档案信息化管理的水平，创新档案信息化管理工作的模式。在教育信息化时代，高校的档案信息化管理工作中要不断对档案信息化管理理念和档案信息化管理模式进行创新，最大化地提升新时期档案信息化管理的水平和效率，促进高校实现可持续发展。

主要参考文献

[1]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济,2016(4).

[2]穆新参.信息化视阈下高校档案管理刍议[J].办公室业务,2014(19).

[3]夏刚.关于高校档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江史志,2015(11).

[4]葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2005(5).

[5]杨丽.高校档案信息化管理有效策略研究[J].办公室业务,2016(3).

[6]赵思.试论网络时代的高校档案信息化管理[J].黑龙江史志,2015(5).

浅谈高校档案信息化建设 篇3

关键词：高校 档案 信息化

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）10（a）-0243-01

随着网络的普及和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为未来档案发展的必然趋势，各高校档案部门要结合自身实际情况，把握好数字化所带来的机遇和挑战，加强档案信息化建设，使档案信息成为可有效利用和共享的信息资源，为高校教学、科研、管理提供优质、便捷的档案信息服务。

1 档案信息化的涵义

档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享[1]。档案信息化建设的目的是提高高校档案管理效率和效益，以充分挖掘档案信息，向社会提供更多有价值的信息资源服务，实现资源共享[2]。

2　沈阳医学院及辽宁省高校档案信息化建设现状

目前，我校档案信息化建设还处于刚刚起步的阶段，只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，还没有实现档案信息数字化。数据库建设方面，只有单机版目录数据库，缺乏专题数据库、全文数据库和多媒体数据库，信息网站建设相对滞后，用户对档案的利用率比较低。

笔者同时也对辽宁省高校档案信息化建设情况进行了相关调查，各高校虽然不同程度地进行了档案信息化建设，但绝大部分高校仍处于建设初期。笔者通过访问各高校档案网站发现，统计中的40所本科高校，只有东北大学、大连理工大学、中国医科大学等9所高校具有数字档案查询系统，用户可以通过输入用户名及密码，进行在线科技档案、教学成果、毕业论文等方面的查询。大部分高校的档案网站只为用户提供馆藏介绍、规章制度、服务指南、编研成果等方面的信息，不能够满足用户对档案的即时需求。

3 档案信息化建设的对策

3.1 加强数字资源建设

电子档案是档案信息化建设的基础，做好电子文件的收集归档工作是建设数字档案馆的前提。随着教育信息化的深入，各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理，为实现馆藏资源数字化，我校档案室可建立面向各归档部门的远程归档工作平台，建立各类数字信息资源库，如数字化的科研资料库、教学资源库、文件材料库等，通过信息采集平台按信息采集标准和相关规范完成网上归档工作。

此外，档案室可对馆藏纸质档案进行数字化加工，这是现阶段数字档案的重要来源。对于现有馆藏档案，可按其保存期限和利用情况有重点、有计划地进行数字化处理，对数字资源进行必要的著录标引，以便能够方便地进行检索和利用。

3.2 夯实基础设施建设

档案信息化建设离不开完善的信息化系统，加强硬件、软件建设是实现档案信息化管理的必然要求。

目前，我校档案室信息化基础设施还不够完备。在硬件方面，电脑、打印机、复印机、扫描仪等设备一应俱全，但尚未能满足未来数字化建设的需求，还需增添服务器等存储设备，为日益增长的数字化档案资源提供载体。在软件方面，档案室只拥有单机版的操作软件，只能提供简单的目录检索服务，远未达到资源共享的目标，为此我们应重视档案管理软件的引进、开发与利用，建立一套包括信息采集、信息管理、信息利用服务等在内的自动化系统，实现文档一体化管理。

3.3 完善档案网站建设

在信息化时代，档案网站是档案部门和用户之间沟通的桥梁，用户可不受时间、空间的限制，通过档案网站了解档案资源，查询、利用所需信息，档案网站建设完善与否是档案信息化程度的重要标志。

目前，我校档案室网站建设还不够完善，只有馆藏介绍、规章制度、服务指南等专栏，用户通过浏览网站只能掌握馆藏概况以及如何查询、利用档案等基本信息，而不能直接地查询及获取信息资源，这是各高校档案网站普遍存在的问题。为此，档案部门要不断完善网站建设，根据档案密级程度，设置用户访问权限，逐步开发现有资源，积极构建档案资源共享平台，实现数字化自助服务模式。

3.4 强化人才队伍建设

档案信息化建设与发展离不开高素质的人才队伍，各高校档案管理人员大多具备档案学基础知识，但对信息技术的掌握却十分有限。为适应档案信息化发展的需求，档案部门应重视对人员的教育和培训，不断更新其知识结构，提高其业务水平，使档案人员成为既具备档案管理专业知识，又熟练掌握现代化信息技术的复合型人才。

此外，档案人员还需转变服务模式，变被动服务为主动服务，将信息服务转变为知识服务，不断提高档案信息的组织和加工水平，满足用户对档案信息的多元需求。

总之，档案信息化是档案管理工作的发展方向，档案部门应明确目标，有计划有步骤地逐步推进信息化建设进程，使档案管理工作逐步走向完善。

参考文献

[1]　李福琴.浅议高校档案信息化建设[J].湖北档案，2011（12）：30.

高校档案信息化建设浅析 篇4

1. 提高认识、转变观念。

一方面, 高校领导要充分认识高校档案信息化建设的重要性, 把高校档案信息化建设与学校的发展和改革同等对待, 逐步增大高校档案信息化基础设施的投入, 扩建馆舍、购置设备, 从硬件、软件、技术等方面予以支持, 为高校信息化建设提供物质保障。另一方面, 高校档案工作者要深刻认识档案信息化建设对高校档案事业的巨大推动作用, 增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感, 对高校档案信息在收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递移交等方面予以严格把关。

2. 建立高校档案信息数据库。

档案信息化的前提是建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源数据库。高校档案数据库的核心是资源建设, 即对档案实物载体和各种形式的信息载体进行有序的整理。一要将馆藏的印刷型纸质文档及其他各类载体的档案进行数字化处理, 根据需要建立不同类别的数据库, 如建设文书档案、大事记、教学、科研、基建、财务、人事等类型的馆藏档案目录数据库、全文数据库, 建设兼有文字、图片、音频、视频等资源的多媒体数据库等, 为实现档案信息化管理提供物质基础;二要规范电子文件归档与电子档案管理。高校档案部门要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导, 保证归档电子文件完整、有效、真实。有条件的高校档案部门, 应积极推进对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案的数字化进程, 加强珍贵、重要档案的保护, 对档案信息价值的鉴定和对有密级的文件进行标注。只有加快档案数据库建设, 尽快形成数据规模, 使计算机检索系统实用化, 才能进一步深入开发馆藏档案信息资源。

3. 加强高校档案信息化网络建设。

高校档案信息化建设使档案资源最终以电子档案形式存在, 而电子档案从形成、传输到存储都是通过计算机及其相关设备实现的, 需要建立以计算机及其网络技术为核心的现代化档案信息通信平台。为此, 高校档案部门要大力普及计算机技术在档案工作中的应用, 不断提高网络系统技术, 建立信息网络, 对档案信息加以组织, 依据计算机技术对档案信息进行重组;把信息技术与档案管理理论相结合, 开发出适合高校档案管理工作的管理系统, 实现文书处理到文档及机读档案管理等各项业务工作的一体化;通过跨行业、跨部门的计算机网络, 使档案信息资源与其他信息资源构成综合的网络信息资源, 最终方便利用者进行检索、传输、摘录、分析等处理。

4. 建立高校档案信息社会化的服务体系。

高校档案信息化建设的目的是使高校档案信息资源实现共享, 得到充分利用, 产生社会效益。这就要建立高校档案信息社会化的服务体系, 促进档案信息资源的开发利用。通过强化意识, 拓宽信息资源的服务领域, 促进档案信息的社会共享, 使档案信息物尽其用, 资源共享;建立社会服务化体系的运作模式, 建立档案中介组织, 通过档案信息中介或信息中心作为网络服务代理机构和信息产品经营的主体, 实现市场化的服务, 实现档案信息产品的价值;强化档案信息的各项服务功能和环境, 树立为社会广大利用者服务的思想, 改善服务环境, 完善服务手段, 利用网络和现代通讯技术, 提高服务质量, 使档案信息能够被充分利用, 实现档案信息化建设的最终目的。

5. 建立高校档案信息资源的安全保障体系。

高校档案信息安全易受载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒入侵、网上窃听与篡改等因素的威胁, 决定了其在网络环境中存储、传输的安全性要求高于其他信息。而目前电子文件的安全问题亟待解决。一是随着高科技的飞速发展, 诸如多媒体技术、传真技术、信息网络技术、光盘技术等在运用过程中存在着一系列安全问题。二是在数字化信息的输入、存储、传输和提供利用等方面, 存在着信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取及病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。三是电子文件的易改性、窃取手段的隐蔽性和电子终端的多样性, 给网络监督部门对电子文件真实性的查证工作带来了一定难度。四是由于对网络身份难以鉴别, 使电子文件合法操作者的权限受到了限制。高校要严格执行国家有关信息安全的法律、规章, 建立信息资源安全保障体系, 采取有效措施对数字化的电子文档进行安全管理和维护, 有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、防火墙、安全备份等安全技术, 确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。

6. 提高高校档案工作者的整体素质。

人力是社会进步的决定性因素。建立一支高素质的档案干部队伍, 是实现高校档案信息化建设的保证, 是提高高校档案信息服务水平的必由之路。为此, 高校必须有计划地培养一批适应档案信息化建设需要的合格人才。通过举办培训班、专题讲座、学术研究、实际操作等形式, 使档案人员由一般的管理者变为档案信息专家, 由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”, 成为档案信息建设的行家里手。

参考文献

[1].肖锋刚.如何全面提高高校档案管理人员的综合素质.齐齐哈尔医学院学报, 2004.8

[2].韩菁.高校档案管理工作刍议.青岛大学师范学院学报, 2004.1

[3].徐淑风.董娟.付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策.内蒙古师范大学学报 (教育科学版) , 2004.5

[4].朱宝钓.论高校档案管理的重要性.开封教育学院学报, 2004.5

高校学生档案信息化论文 篇5

1、高校学生档案管理工作流程。开学建档是学生档案管理的首要环节，开学后由学生处、教务处、研究生学院、成人教育学院和职业技术学院组织学生网上填写个人信息电子表格和本人电子照片，由所在院(系)进行审核并确认，然后上传到学校档案馆学生档案室。学生档案室按照院(系)、专业和班级进行数据处理，用《高校学生档案信息管理系统》进行管理，这时学生档案建档完成。高校学生毕业时学校档案馆按照学校有关规定为用人单位提供学生信息，用人单位初审。初审合格后由档案馆进行转档，转档后等待对方的回执。其工作流程如图1所示。

2、高校学生档案信息化管理新模式。西安建筑科技大学开发的高校学生档案信息管理系统是基于J2EE平台开发的一个B/S系统，保证平台的高可用性、健壮性、稳定性、安全性以及跨平台的特性。UI界面采用的是ExtJs框架，包含各种丰富的用户体验控件，降低了开发难度，统一管理界面，提高管理界面的美观、整齐舒适度。数据库采用的是Mysql数据库，它是一个开源的中、小型关系型数据库管理系统，具有体积小、速度快等优点。系统框架是自定义的专用框架，与ExtJs展示和Mysql数据处理无缝连接，直接操作底层数据库，大大提高了运行效率，缩短了程序的反应时间。见图2网络结构图和图3系统结构图。本系统一共分为三大模块：本(专)科生档案信息管理、研究生档案信息管理和系统设置。其中本(专)科生档案信息管理、研究生档案信息管理两个模块分类功能类似，管理学生档案信息的一系列内容，即对学生档案信息数据进行各种处理，包括新建、修改、删除、查看、留滞、毕业信息处理以及对应的档案材料信息的新建、删除、文件上传处理。系统设置模块分类主要是系统各种基本信息的设置功能，是系统正常运行的基础。图4所示的系统界面分为上、左、中、下四个部分。上边包含系统的标题以及当前登录用户的密码修改、系统退出功能按钮，

资料

左边是系统功能模块的界面，不同的用户权限对应不同的功能模块，只有使用admin这个超级管理员用户时才会同时显示本(专)科生档案信息管理、研究生档案信息管理和系统设置这三个功能模块界面。中间部分是功能模块的具体加载位置，本系统使用的是多tab处理模式，可以同时显示不同功能模块的处理界面。

二、做好高校学生档案信息化管理工作的途径

1、认真学习《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》(国家教委27号令)的文件精神，领会其实质和内涵。这是新时期新阶段国家为促进高等教育又快又好发展做出的一项重要决策，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文件，对加快促进高校档案管理制度化建设，规范高校档案管理，深化高校档案工作内涵建设，提高高校档案工作服务质量，对高校的办学能力和教学研究水平有着重要意义。本办法新增了学生类档案，将学生在校形成的文件材料纳入归档范围，且单独设类，并明确提出高校学生档案管理工作中存在的重点和难点问题，彰显了以人为本和重视民生的档案理念，对高校学生档案管理起着巨大的促进作用。

2、高校档案馆要树立以人为本，牢固树立服务创新的思想。加快高校档案现代化管理水平，用创新理念服务于高校学生档案管理工作。因为高校档案工作的重点一是管理，二是服务。要提高学生档案管理工作水平，计算机网络化管理是关键。要做好学生档案工作，创新服务理念是核心。要提高档案工作服务意识，需要从创新角度去具体开展服务工作。档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南，因为科学研究的本质在于创新，创新出成果，创新出人才，高校各项工作的创新呼唤着档案管理工作创新。物竞天择，适者生存，我们要在新的机遇条件下，结合高校学生档案工作的实际情况，用创新理念服务于高校各项工作。

3、认真做好高校学生档案的邮寄转档和回执反馈管理工作。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。机要局要求接收档案的单位必须是县团级以上部门。因此，档案接收单位必须写明省、市、单位名称和邮政编码。另外，国营单位可以接收学生档案，而私企、合资企业不能接收学生档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。所以学生在签约接收单位时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址，避免档案无法寄出，或因地址不详而被退回。用人单位在收到学生档案后一定要给档案馆寄来回执，学生档案室要做好回执信息的管理工作，以便学生询问本人档案去向时能够合理应答，严格杜绝学生档案丢失现象发生，以免给学生和用人单位造成不利的影响和后果。

高校档案管理信息化建设的探讨 篇6

关键词：高校；档案管理；信息化建设

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 14-0206-01

一、高校档案管理的概念

档案管理作为高校教育管理的重要组成部分，发挥着举足轻重的作用。高校档案主要包括高校日常招生、教学、科研管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值意义的文字、图表等不同形式载体的记录。不仅承载着学校的教育历史，更是学校各种活动的真实记录，既是对以往教学工作成果的历史积累，也是今后学校继续发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的作用。有着十分重要的价值作用。

二、高校档案管理存在的一些问题和信息化建设的必要性

目前，虽然高等教育发展迅猛，但高校的档案管理工作还停留在传统管理模式上，信息化管理水平低下。具体体现在以下方面: 首先, 档案管理人员结构不合理，高校档案管理部门通常作为安置，分流人员的场所，档案管理人员年龄大，学历低，思想保守。未形成一支素质优良、科学、高效的队伍。其次，高校领导重视不够，资金投入上不足，大容量和超大容量存储设备、网络设备缺乏。第三，缺乏档案管理信息化建设的统一规划和标准，高校各自为政，使用的档案信息系统和网络建设不同步，使得档案管理的规范性、共享性差，没有形成联网的、高效的信息化系统。第四，主要还是以纸质档案管理为主，通过数字化扫描加工处理的档案占所藏档案数量少等等。

在二十一世纪信息时代来临之际，档案管理面临着新的机遇与挑战。随着高科技的发展，我们进入电子化，信息化，数字化的时代，这些新科技深入的影响着我们的生活、学习和工作。2008年8月教育部、国家档案局《普通高等学校档案管理办法》中提出高等学校应当设立专项经费为档案机构配置档案管理、现代化档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆的建设，确保档案管理信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。因此，高校档案管理信息化建设势在必行。

三、高校档案信息化建设的措施

（一）提高认识，统一思想

首先，要利用一切可以利用的机会和场合，让学校领导认识到高校档案管理工作的重要性，高校档案管理信息化建设工程是“一把手工程”。校领导的支持和认可是关键，是不可缺少的重要因素。

其次，校内各有关部门要进一步提高对档案管理信息化建设的认识。就是要消除大家认识上的偏差，突破思想上的误区，树立正确的档案信息观。让每位师生都能够积极主动的配合档案管理人员的工作，档案的管理工作他不仅仅是档案管理人员的工作，它也与大家息息相关，要通过各种形象生动的宣传方式，提高档案信息资源的社会利用率。通过宣传引导，在高校营造一个有利的思想氛围，提高广大师生的档案管理信息化意识。只有在思想上取得了大家的共鸣和认同，才能有力推动档案管理信息化建设的发展，才有可能争取更多的建设资金用于档案管理信息化建设。同时还要加强管理，与时俱进，积极稳步推进校园建设与档案管理信息化建设的协调发展。促进高校档案信息化建设工作的发展。

（二）档案管理信息化人才队伍建设

首先、加强档案业务人员的培训工作。要坚持高校档案管理人员进修制度，把档案管理信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入学习计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识。提高档案业务人员掌握现代技术的技能。

其次、要重视计算机人才的配备。高校档案管理部门要通过引进、招聘等方式，配备1名具有专科以上学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案管理和计算机应用相结合的复合型人才。

第三、高校应每年安排档案管理部门的骨干到本省高等院校较系统地学习计算机专业知识和业务交流学习。

（三）档案管理信息化标准规范建设

首先、依据国家档案局颁布的有关标准，严格执行现有的档案信息化建设的标准与规范。教育主管部门组织高校实施国家档案局已经颁布的有关档案著录标准、《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等技术标准。要联合高校研究、制订适合教育系统，尤其是高校的统一的档案管理信息化工作技术规范。

其次、高校档案管理部门要主动承担科研课题，加快科研攻关进度，早出成果。为省档案主管部门在规范基础上出台电子文件管理办法提供行之有效的建议和策略。

（四）档案管理信息化基础设施和资源设置建设

首先、基础设施建设方面。高校要建设和完善局域网，并且与其他高校联通，要进一步完善、丰富网站内容，增强信息量和服务能力。结合高校实际情况，统筹规划，在充分利用现有设施的基础上，逐年购置高性能的硬件设备和管理软件，即文档一体化、档案信息管理、网络服务等系统软件并配备与之相适应的高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。逐步完善高校档案馆的信息数字化建设。依托全省统一教育网络平台，先实现全省高校间档案信息网，实现各个高校间档案馆际互联，使高校档案信息网成为全省教育档案信息网的一个组成部分。

其次、资源设置建设方面。第一加快档案管理部门档案信息数据库的建设，实现档案查询的信息化，这样能进一步提高档案服务工作的效率，增强档案工作的服务，实现档案信息资源的共享。第二增强高校内部各职能部门电子文档形式收集保存文件档案的意识，通过举办培训班和讲座，提高各职能部门档案管理人员利用信息化手段编辑、整理、存储电子档案的技术水平，实现高校内部各个职能部门共同推进档案信息化管理的大好局面。第三是档案管理部门要率先加强对各类电子文档的收集、存储、分类和收录工作，并保证电子文件真实完整有效，从而在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作。

综上所述，办公自动化已逐步取代纸质文件成为高校公文的主要形式，因而高校档案的信息化管理也正成为对电子文件的管理，档案管理的信息内容也在不断更新，高校要不断更新高校档案信息化管理及出台相应的管理措施，让高校的管理工作出更上一层。

参考文献：

高校档案信息化建设探析 篇7

1 高校档案信息化是时代发展的必然趋势

1.1 是信息化社会的发展要求

信息化社会是社会发展的必然趋势,2010年国家教育部制定的《国家中长期教育改革和发展规划纲要 (2010—2020年 )》中,提出要加快教育信息化进程。2011年,第十一届全国人大第四次会议通过了《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》,在教育发展的重点工程中也强调了教育信息化建设。

1.2 是档案事业发展的需要

随着国家教育行业信息化建设的推进,档案管理的网络化、数字化已逐渐成为管理档案的主要手段。利用网络系统就可以高效地实现档案材料的收集、保管、传递以及查阅等日常工作,甚至可以通过网络授权,实现档案的在线浏览等协同化办公需要。

1.3 是高校各项事业发展的需要

随着社会信息化的日益发展,科学技术手段以及服务方式的转变都为高校信息化建设提供了便利。很多高校的管理部门都已转变工作方式,各种网络管理系统代替了传统的工作套路,使得各项工作在质量、效率上有明显提高。高校档案管理工作相对其他工作发展滞后,更需要加快信息化建设,以顺应时代发展的需求。

2 高校档案信息化建设还较落后

2.1 标准规范体系不够健全

现有的针对高校档案管理出台的一些信息化管理标准更新时间周期较长,不能满足高校档案信息化建设发展的需要。在高校信息化管理体系、高校档案信息系统、高校档案信息安全等方面缺乏有针对性的相关规范标准来指导高校的档案信息化建设工作。

2.2 经费投入力度不够

目前,很多高校对档案管理信息化不够重视,导致软件硬件设施建设落后,相应的队伍配备、基础设施与维护、信息资源的充实等等都显得不充足。高校更重视教学和科研工作,无暇顾及档案软硬件的配置及更新,严重制约了档案信息化建设的速度。基础设施跟得上的高校,也由于经费的问题,使馆藏数字化建设进程缓慢。

2.3 高校档案管理人员亟需培训进修

档案信息化建设是一项专业性强的工作,对档案管理人员提出了新的要求,除专业素质外,还要求其具备一定的计算机、现代化信息管理等知识和技术。但当前,高校档案管理队伍中普遍存在着管理人员不足、人员整体素质不高等问题,主要表现为现代网络办公能力不高和档案学专业知识和技能欠佳。

3 高校档案信息化建设路径

3.1 健全标准规范体系

高校档案部门应该顺应时代发展的需要,在高校信息化管理体系、高校档案信息系统、高校档案管理软件、高校档案信息安全等工作方面出台相关标准。档案信息化建设离不开档案管理部门相关规章制度的建立,只有制定出符合档案信息化建设发展规律的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,才能使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的相关制度有:网络安全管理制度、保密制度、操作管理制度、查阅利用制度、以及具体工作人员的岗位责任制等。

3.2 加大经费投入力度

首先,增加档案信息化建设的经费投入,加强软硬件基础设施,购买业务正常运行需要的网络管理系统、计算机、服务器、扫描仪、复印机等设备;同时,要留出部分资金作为数字化档案管理软件设备的后期维护和升级之需。其次,馆藏档案信息化是一个工作量大、耗时长的工作,如果要完成这些馆藏的信息化,光靠高校档案部门的力量,5年都难以完成。有了大量资金的投入,就可以在做好档案安全的前提下,将此项任务艰巨的工作外包给专业的档案信息化公司,加快高校档案信息化进程。

3.3 提高档案工作人员素质

针对高校档案信息化建设的性质与特点,开展现代信息技术培训,使档案管理人员掌握必需的信息技术和知识,才能更好地利用现代技术和设备,对档案进行信息化管理。还要不断提升档案管理人员的业务能力和知识结构,开展有针对性的培训。同时,增加与同行之间举办交流活动的次数,通过交流经验取长补短,促进学习效率,并且设法使学习和培训真正成为一种制度化、规范化的管理手段。

总之,在网络技术日益完善、信息高速发展的今天,档案管理模式将逐渐从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这种转变是一个长期的发展过程,在这一过程中,要不断地加大投资力度,采用现代信息技术装备档案部门,建立完善、齐全、高效的档案平台,整合教学、科研、人事等各类高校档案,才能更好地为高校的教学科研等各项工作保驾护航。

参考文献

[1]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案,2014(5):69-71.

高校档案信息化建设探讨 篇8

1.1 档案信息资源为高校教学科研工作提供依据

教学档案中记载着高校教学计划、教学大纲、专业设置、课程设置、教学模式、教学改革和师资培训中形成的计划、方案、典型教案及听课讲评、统计报表、考试质量综合分析、多媒体教学中形成的录像带、光盘等材料。高校学籍档案还记载着学生在校学习的全过程及成绩表,毕结业情况以及教学管理情况等。这些信息资源对高校的教学管理、教学改革、科研以及为学生出具毕结业证明、成绩证明等提供了依据。

1.2 档案信息资源为高校各项工作提供参考

档案中记载着学校过去几年、几十年各项工作的方针、政策以及具体执行的情况和效果,对于学校确定新的方针政策具有重要的参考作用,高校档案中还有基建类、教学设备类、财会类、声像学籍档案等为各方面提供直接借鉴作用。因此档案部门可以围绕学校当前的中心任务和急需解决的问题,进行有关的档案信息的收集、分析、筛选、编写专题信息和综述等,提供给学校领导、相关部门参考。

1.3 档案信息化建设有利于提高档案工作效率

随着档案信息化建设的实施,办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用,从而实现网上移交档案、网上归档、网上查档,这就使得档案收集、归档、查阅工作变得更为简便、快捷,档案部门人员也能腾出更多的时间用于档案资料的整理,数据统计、档案分析编研等,提高了工作效率,也避免了档案因实体借阅造成的磨损和毁坏。

2 当前高校档案信息化的现状与问题

新时期加强档案信息化建设,探索档案信息化新理念、新模式和新机制,首先需要认真梳理当前高校档案工作中存在的问题,分析现状,结合实际,制定科学的应对措施。档案信息化程度还不高,距离数字档案馆的发展目标还有很大的差距,还有很多空白需要填补,概括起来,当前高校档案信息化发展现状表现为以下三个方面。

2.1 现行管理方式及理念与当前信息化发展不相协调

高校档案信息化建设包括档案资源数字化建设、档案信息数据库建设、档案信息资源的有序组织、档案信息资源的开发利用以及档案人才的培养等。在档案管理理念与方式方法方面,还没有脱离传统的档案工作方式,部分高校的档案工作还是采取传统人工纸质的管理理模式,对一些档案信息还是人工笔录、归类以及统计,使得档案管理的整体效率不高,且易出错。另外,档案信息化建设在多数高校已经开始实施,但是由于工作人员对传统档案管理模式的沿袭,加上对当前信息化手段的陌生,使得档案信息化工作模式难以成为档案工作的主流,造成档案信息化建设滞后,与当前信息化发展趋势不相协调。

2.2 档案信息化程度不均衡且总体偏低

近年来,在数字校园建设的带动下,高校档案信息化建设得到了较快的发展,但从总体情况看,高校档案信息化发展不均衡,且程度偏低。受各种主客观因素的影响,各高校档案信息化发展情况不尽相同。在档案管理方法和技术方面,依旧依赖传统纸质档案管理,其工作模式仍以实体档案为主,虽然已经开始采用计算机与信息技术进行辅助管理,但多数仅限于对档案目录的信息化管理,档案全文信息化管理还处于起步阶段,信息化建设滞后于时代的发展,以数字档案馆和档案知识服务体系建设为发展目标来衡量,高校档案信息化发展还有很大的发展空间。

2.3 设备落后,资金缺乏

要实现档案信息资源有效的开发利用,必须配备适应其发展需要的基础设备,如计算机软硬件系统,文字扫描系统、网络系统、档案管理软件系统等,虽然目前大多数高校档案馆(室)也都有了计算机,由于资金不足,档案信息化建设得不到很好的配备,技术得不到很好的提高,致使档案工作的信息化建设还滞后于现实的需求,达不到计算机检索、查阅档案资料、网络传输信息等,大大制约了档案开发利用工作的发展,影响了工作效率,阻碍了档案工作信息化的进程。

3 当前高校档案信息化建设应采取的对策

高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。

3.1 档案信息化基础设施建设

要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆(室)和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆(室)的各项功能和作用。加强内部局域网建设,实现档案网络与办公网络的接口,并在校园网上使用档案网络管理系统,完成各单位向校档案馆(室)的远程归档,实现档案工作数字化。

3.2 档案信息资源建设

充分利用信息化档案管理软件,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。该项工作可以通过以下两个途径实现:一是由学校各个基层单位将本年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中,这样可以减轻档案部门日常归档的工作压力,又使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库,方便本单位的有关人员了解工作情况,同时加快档案信息资源网上共享的发展进程。二是档案部门组织大量人力,通过人工输入的方式,将现存档案案卷目录转化为机检数据。根据电子档案接收、保管、利用的技术方法,加强对学校各单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导,保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则,实行电子文件和纸质文件归档双轨制,有计划、有步骤地对本单位的档案资料进行数字化技术处理。

3.3 档案管理应用系统建设

要遵循“规范、先进、实用”的原则,既要满足当前工作需要,又要兼顾信息技术发展的趋势。进一步加大档案管理软件推广工作力度,提高档案管理技术和应用水平,为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。加强档案信息建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,纳入学校网络办公的总体格局中,逐步构建全校档案文献数据库。充分利用和发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。在校园网信息平台上,建立档案网站,有计划地上载开放档案目录和现行文件目录,并积极创造条件上载已公开的档案全文信息,提供网上查询和使用服务。

3.4 明确服务重点是关键。档案服务工作必须围

绕核心档案信息资源,确定核心服务对象或用户群体,把握核心用户的需求与工作特性,以此为基础构建档案信息服务体系。近年来,个性化服务受到档案界的关注。个性化服务是在特定档案信息资源与潜在用户之间建立起关联性,进而从用户特性出发选择适宜的服务对策,而针对核心档案信息资源开展个性化服务无疑是有效个性化服务的关键。现阶段,高校档案个性化服务,应围绕高校人才培养与科学研究这两方面核心工作来展开。具体说来,应做好毕业论文档案,以保障管理部门相关工作的有效开展;应做好学籍档案网上检索与服务工作,为用人单位提供便利的学历审查服务建立毕业生就业与成长档案,为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据;做好教师科研档案的系统管理与服务工作,为科研管理提供有效服务;做好各类评估档案的管理与服务工作,为党政决策提供重要依据;建立校内各级各类干部专门数据库,为有效使用与管理干部提供依据。建立基础设施档案数据库,为基础设施维护与校园建设提供依据,等等。

3.5 加大投入力度

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作,要加大档案信息化建设资金的投入力度,以缓解档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。实现档案信息化,最基本的投入渠道只能是财政,档案部门不创造物质财富,也无创收渠道,经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持,将其列入信息化工程,解决预算经费,一次难以到位的可确定基数,分年兑现。同时,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,注意发挥自身的主观能动性,广开筹资渠道,争取多方面支持,多渠道解决。

摘要：在推进信息化进程的时代背景下,高校档案信息化建设不断深入,加快高校档案馆建设成为高校档案工作的重要内容,从高校档案信息化建设的重要性、存在的问题、建设的建议几方面,提出高校档案信息化建设方案。

关键词：高校,档案,信息化

参考文献

高校档案信息化建设论文 篇9

1 数字化教育的档案馆建设的设计特点

数字化档案馆建设与以往的档案管理系统相比, 除了具有计算机化的档案管理以外, 更强调档案作为信息资源的理念, 更注重信息的共享和利用。为了最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享, 发挥档案信息的增值作用, 建设数字化档案馆一方面促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用, 从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革。另一方面, 也将促进档案部门在工作方式上的创新, 将使档案馆业务从单纯保管型向服务驱动型方向发展, 进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位, 促进高校档案馆的跨越发展。

数字化档案馆建设不能只认为是增加一些数字化设备、开发一些应用, 而首先要重在管理理念和系统设计上的创新。把数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设中, 通过分析数字化大学的建设对校园教学、科研、管理等方面产生的影响, 在设计数字化档案馆时, 考虑如下几点:

1.1 校园内计算机高度普及, 校园网覆盖了全校各个区域。

学生、教师可方便快捷地上网学习、办公和查询。基本实现信息传输网络化、用户端计算机化。

1.2 人们已习惯于通过网络传递信息。

部门间的信息传递, 通过网络进行文件的提交、传送和回复。传统的各种通知、消息被基于网络的信息发布系统和办公邮件所取代。

1.3 学校各类应用系统的建立和投入使用对学校档案管理理念产生新的影响:

应用系统一方面在给业务部门提供业务管理和事务处理的同时, 自动地产生了各个门类的档案实体凭证, 另一方面建立了与档案实体有千丝万屡关系的各类信息资源库。

1.4 资源共享呼声日甚。

除了信息设施的共享以外, 各部门更迫切的要求是对信息的共享。希望将各类应用的信息集成起来, 大家能够通过单一的访问点, 访问跨门类、跨系统的信息, 并获得多元化的信息服务。建立学校中心数据库或者说学校数据中心, 已引起了学校和有关部门的高度重视。

1.5 数字化大学将推进公共服务体系从其服务内容到服务形式都在更大程度上实现计算机化、网络化和智能化。

公共服务体系是为学校教学科研提供的支撑性服务体系, 包括网络服务、信息服务、教育技术服务、图书馆服务、博物馆服务、艺术馆服务等。

2 高校档案馆数字化建设中存在的问题

2.1 观念问题

高校档案管理意识薄弱, 对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构, 也制定了各种档案规章制度, 但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识, 对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄, 对档案立卷归档的业务指导不够, 监察、督办不力。通过数字档案馆的建设, 一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中, 使之成为高校档案管理的自觉行为, 从而提高高校档案管理质量。

2.2 技术层面的问题

2.2.1 高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息, 但是传

统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求, 需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

2.2.2 通信网络是传递数字化档案信息的基础, 远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。

目前, 我国互联网的传输速度较慢, 网络安全问题尚未解决, 这些都阻碍了数字档案馆的发展。

2.2.3 标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要, 但是

目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

2.2.4 高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的

共享, 将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输, 安全问题变得尤为重要。

3 相关策略建议

3.1 加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设, 标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究, 借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范, 通过这些档案标准化和制度的贯彻, 规范高校档案信息化工作。

3.2 重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上, 应依照国家标准并结合高校实际, 统一规划, 创新机制, 采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作, 最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

3.3 安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强, 加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站 (页) 建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 提高信息安全意识, 防止失密、泄密的发生, 确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库, 开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间, 对电子档案和音像档案实行专库管理。

3.4 重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目, 要根据建设需要, 培养和引进一批人才, 构建一支知识结构合理的档案工作队伍, 确保档案馆建设正常运行。

4 结论

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展, 为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步, 仍需依靠政府部门大力支持, 同时借鉴国内外先进经验, 不断推进档案数字化、信息化建设。社会信息化是21世纪的主题, 数字化档案馆已成为高校档案馆发展的趋势, 面对新的机遇, 我们应该牢牢把握, 以改革和创新的精神, 将高校档案馆现代化建设推进到新的水平。

参考文献

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.

[2]宋筠.高职院校电子化档案应用初探[J].考试周刊.

高校档案信息化建设思路探讨 篇10

一、解放思想, 更新观念

实行网络化管理, 广泛运用计算机和网络技术, 这给高校档案工作提出了更新、更高的要求, 高校档案工作者必须解放思想, 更新观念, 树立并强化与知识经济相适应的思想观念和意识形态。一是要树立资源共享意识。为解决档案信息资源的分散性和利用者对档案信息需求的综合性矛盾, 高校档案管理工作必须树立为整个社会服务的意识和分工协作、资源共享的新观念。提倡和鼓励档案系统内外部之间的相互信息交流与合作, 逐步做到信息资源服务整体化。二是强化服务意识。高校档案管理工作是一项保管和提供档案为社会服务的工作, 高校如果能够紧紧围绕为学校发展和学生成长服务, 为社会服务这一主题来开展工作, 高校档案事业生存发展的空间就会被拓宽。

二、增强意识, 规范建设

高校档案工作的标准化包括两方面的含义:一是有关档案工作的原则方法、具体规定的表述, 它包括专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、收集整理鉴定标准、档案装具和库房建筑标准等。由于我国档案工作标准化建设起步较晚, 科学的标准体系仍处在进一步建设之中。因此, 要不断加强这方面的工作, 以改变高校档案信息计算机管理“各自为政”的局面, 形成全国高校统一的档案信息网络。二是在档案信息化建设时要充分考虑硬件的选择标准、软件的配置标准、数据库的标准格式和信息通讯的方式等, 防止造成不必要的人、财、物浪费。档案联网的前提是电子档案规范、格式的统一和兼容, 要使电子文件档案能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读, 就要以统一而实用的标准格式存储数字档案, 使其不依赖于原来的数据库, 不受设备和软件频繁更新的影响。对档案管理系统和网络系统, 要保证其能够正常升级, 不能因设备和软件的更新而淘汰或重新更换原来的档案数据库。

三、加强档案信息资源建设, 实现档案资源整合

档案是一种原生态的信息资源, 是每个高校的历史财富, 档案信息资源建设作为档案信息化建设的核心, 就是要整合历史资源, 传递文化信息, 最大限度地发挥档案的历史价值。档案信息资源建设的目标就是使高校档案馆拥有较为完整的“特色明显、内容丰富、高度整合、充分共享”的档案信息资源库。高校档案部门只有在档案信息资源建设上下功夫, 在人员调配、设备配置和财力投入上给以保证, 才能打牢基础、积累财富、疏通渠道, 进而实现档案资源最大限度的利用和共享。目前, 高校档案部门档案资源建设的主要任务是:一是完成馆藏档案目录的计算机录入, 由案卷级向文件级过渡, 建立和完善计算机检索体系, 实现馆藏档案全部机检。二是有计划、分步骤地对馆藏档案进行数字化加工和处理, 逐步推进全文数据库和多媒体数据库建设, 实现档案全文信息查询。三是规范电子文件的归档工作, 加强对电子文件收集、积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导, 确保各部门产生的有价值的电子文件完整和及时归档。四是积极创造条件, 建立校园内的现行文件目录中心。

四、加强保密工作, 增强数字档案信息的安全防范意识

高校档案信息化建设中形成的档案数字信息, 是档案信息化建设的成果, 它的安全性是档案信息化建设中必须解决的问题。一是做好长久保存。档案工作者应高度重视, 防止档案数字信息丢失, 要随时关注信息技术的发展动向, 及时研究、更新存贮手段, 做好档案数字信息的安全备份。二是病毒、黑客防范。高校档案管理系统可以自身构成一个局域网, 也可存在于学校局域网, 甚至可以存在于整个社会的大网络中, 因此要加强黑客攻击、病毒感染的防范, 采用先进的加密技术的同时异地建立应用系统的备份。三是访问权限控制。对访问档案数据库的用户进行身份验证, 同时还要对不同的用户确定保密类档案的访问权限。

五、加强人员培训, 提高整体素质

积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才, 并通过培养、引进和人才流动等方式, 优化档案工作人才队伍结构, 建设一支具有较高专业素质和综合实力, 管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队, 这是高校档案信息化建设的重要基础和有力保障。有条件的应为档案部门配备计算机专业人员, 以更好地完成档案信息化建设。还要切实抓好专、兼职档案人员素质的提高, 通过各种方式培训提高专、兼职档案人员的现代信息技术应用能力。对一般的档案工作人员, 要加强档案知识和信息处理能力的进修、培训;对档案知识扎实的档案工作人员要加强信息处理能力的培训;对信息处理能力较强的档案工作人员要加强档案知识的进修。从而打造一支责任心强、技术过硬、适应信息化管理需要的专、兼职档案人员队伍。

参考文献

[1] .冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯, 1998.6

高校档案信息化建设论文 篇11

关键词：高等院校；档案信息化管理；档案信息化建设

信息技术的突飞猛进给高校档案工作者带来了压力和挑战，同时也迎来了新的发展机遇。高校档案信息化管理与建设是新时期档案部门的一项基础性工作，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。

一、推进高校档案信息化管理与建设的意义

随着电子政务的发展，无纸化办公已是大势所趋。通过实施电子政务所产生的大量电子文件，不仅向档案工作者提出了严峻的挑战，也为档案事业发展带来了难得的机遇。加强高校档案信息化建设，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，能够为高校的教学、科研、管理提供优质快捷的档案信息服务。

1可实现档案管理模式现代化。高校档案管理的信息化、网络化可以将档案管理人員从繁重的手工操作中解脱出来，使其不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，最终彻底改变传统档案工作模式，实现文档一体化管理，充分发挥档案信息资源的价值。

2可实现档案信息检索便捷化。运用电子政务网以后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。更重要的是，还可以提供多种查询手段：即可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。另外，还可以提供网上查询：单位内部的工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻工作人员的负担。

3可实现档案阅用可控化。传统的档案查询、借阅多以手工为主，费时费力、容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查询借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

4可实现科研服务高效化。档案管理的信息化，将档案在内部网上共享，科研人员可以在自己的计算机上方便快捷地查阅档案资料；同时档案资料的电子化更便于科研人员的二次利用和开发，提高研究的工作效率和竞争力。

二、当前高校档案信息化管理与建设存在的主要问题

1电子文件统一归档难。由于高校的档案信息化建设还处于初级阶段，以致于产生的大量电子文件，都未作为档案系统化地处理，而且缺乏统一的管理规范、标准的管理软件和完善的管理制度，易造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同，如电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等，因此，电子文件要求统一归档管理的难度较大，从目前看，还面临许多技术难题。对于如何实现高校电子文件的规范化管理，尚未推行完善的、统一的标准，各高校在实际操作中随意性较大，很难统一归档。

2电子档案信息存有安全隐患。安全保密问题是档案信息化管理必须重视的一个问题。对于电子政务来说，网络的安全尤其重要。国际互联网是一个开放的系统，尽管在信息安全等方面有许多成熟的技术，如防火墙技术、加密技术等，但是很多政府平台在政务内网和公共信息网之间没有采取很好的物理方式隔离和逻辑隔离，导致信息安全和保密方面出现隐患。

3电子档案的法律效力不及纸质档案。电子档案的可变性和虚拟性等特点，使归档后的电子档案难以具有法律凭证效力。尤其是通过电子政务传输形成的电子文件，由于都没有电子公章，那么电子文件的法律效力就不及纸质版的文件。电子档案的法律效力一天不解决，真正意义上的办公自动化和文档一体化就不可能实现。目前，各档案部门都只能实行电子档案与相应的纸质文件档案同时并存的双轨制管理，其结果是费时、费力、费财，这是档案部门当前面临的一大难题。

4档案信息化管理人才缺乏。高校档案信息化建设中，人是关键因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。可长期以来，档案工作部门人员配备方面往往存在“一少二弱三不稳”的状况，即人员少、力量薄弱且调动频繁，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，整个档案队伍素质普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。

三、推进高校档案信息化管理与建设的对策

1加强档案信息化法制建设。根据信息化建设发展的需要，重点抓好地方信息化立法工作。以《档案法》为核心，逐步将现行的由国家法律、行政法规、地方法规、政府规章和部门规章五个方面组成的档案行政法规体系，转化为相互联系、相互制约的档案法律、档案行政法规构成的一个整体，初步建立起信息化工作法律法规保障体系。逐步建立完善的档案信息化相关制度体系，制定电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有可操作性，制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范，建立和完善电子文件保管、存储及安全保管的制度，保证我国档案信息化的规范与健康发展。

2加强网络及其安全系统建设。目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种重要的信息资料，而且许多带有一定的密级，利用计算机系统处理涉密信息时，必须采取涉密信息“管理一条线”的原则，将保密及本单位业务需求和计算机网络系统技术有机结合起来，统一规划、统一设计、统一建设，充分实现公文管理、档案管理及文档一体化和安全保密工作和技术应用的同步。这样才能使电子政务网络的技术先进性、功能的实用性和较完善的安全保密性得到有效保证。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁涉密信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份。

3加快档案系统数字资源建设。档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆藏档案的数字化两部分内容。现行应用系统归档文件的收集主要是指电子政务和采用办公自动化系统形成的电子文件。馆藏档案的数字化，即利用专用扫描设备如工程扫描仪、文档高速扫描仪等设备对馆藏的图纸、文档、声像等档案进行扫描和处理等工作，从而实现纸质档案向电子文件的转变。档案数字化发展将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。

4加强档案信息化人才队伍建设。档案信息化建设是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者不仅要掌握政治理论知识和档案学知识，还应掌握与本职工作相关的科学文化知识以及计算机技术、网络技术等现代技术知识，只有这样才能适应新时期、新形势下档案信息化发展的需要。信息化人才对档案信息化建设的发展有着决定性影响。档案信息化建设是一个复杂的系统工程项目，要把信息化建设过程作为锻炼队伍、培养人才的过程，可以采取以下方式：一是认真做好在职人员的培训工作，通过培训使档案管理人员增强档案基本业务知识、理论水平和分析问题的能力并能够熟练运用计算机和网络管理的基本知识来实现档案信息化管理；二是要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造一个良好的学习新技术、新知识的环境；三是要积极引进人才，要下大气力引进一批既懂档案又懂计算机的复合型人才；四是邀请有关专家学者前来讲学、作报告，积极组织人员出去参观、学习，加快档案工作人员的知识更新。

高校人事档案信息化建设刍议 篇12

一、高校人事档案信息化建设的现状

1、人事档案信息化管理意识滞后。

人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作, 人事档案信息化管理工作更是一项任务重、头绪多的工作, 这就要求分管档案管理的相关领导高度重视此项工作, 在日常的档案管理工作中, 信息化管理意识不强的问题表现在领导和工作人员两个方面。领导重视程度不够, 工作人员就不会作为主要工作来完成。

2、干部人事档案管理人员配备不

足, 不能适应人事档案管理现代化的要求。目前, 很多高校干部人事档案管理人员没有经过专门的人事档案管理业务培训, 缺乏档案管理的专业知识和应有的人员素质, 且仅限于完成简单的档案材料整理工作。即使是专职人事档案管理人员, 由于人员配备不足, 管理模式陈旧滞后, 所谓的管理工作仍然停留在手工操作阶段, 自动化管理根本无法实现, 从而导致干部档案系统的信息更新速度缓慢

3、高校人事档案管理信息化程度

不高。很多高校人事档案管理部门仍采用手工检索查阅, 面对高校庞大的教职工队伍, 在规定的时间内, 手工查阅几千份甚至是上万份人事档案, 采集几万条人才信息, 工作任务十分繁重。如果人事档案部门已建立完整、齐全的档案信息数据库, 不仅获取个人档案信息简便、快速, 而且能保证人才信息准确、完整, 从而提高高校人事制度改革的准确度。档案信息数据库信息缺失的主要原因是档案专职管理人员没有掌握计算机管理档案技术, 先进的管理设备成了档案管理达标和升级考核的摆设而已, 没有发挥其科学管理功能。

二、推进干部人事档案信息化建设的实施策略

1、更新思想观念, 营造档案管理信息化的良好氛围。

教育信息化建设需要领导能力的跟进, 人事档案信息化工作同样如此, 建议必须重视信息化教育领导力建设。为保障档案信息化建设的可持续发展, 解决信息化建设过程中存在的问题, 应该把档案信息化建设列入政务信息化建设规划中来, 鼓励管理人员科技创新, 促进档案科技项目的实践应用人才培训机制的建立也是保证人事档案信息化建设不可缺少的条件。

2、研发适行的人事档案管理软件。

高校丰富的计算机人才储备为高校开发档案管理软件提供了智力支持, 高校可以充分利用这些人才资源开发功能强大的管理软件, 这些管理软件的开发还应该满足能够灵活方便的实现数据的异地收集、数据的异地查询、数据的开放利用、数据的信息安全等客户端的需要。目前高校普遍都建立了校园局域网, 高校人事档案信息化建设可以实现人事档案管理网络化, 提高人事档案的利用率, 简化人事档案的借用程序。

3、加强人事档案信息化人员队伍的素质建设。

从事档案信息化管理的工作人员, 必须具有较好的档案管理理论素养和档案管理实践经验, 创新能力及熟练的现代化管理设备应用能力。首先, 引进专门档案管理人才带动高校人事档案信息化管理工作更好更快的发展。引进具有档案管理专业学习背景, 同时又精通计算机网络技术的专业人才充实到档案管理队伍中, 从而提高现有人员的学历层次、技术水平、专业修养等, 使观念陈旧的档案管理队伍向创新开拓型管理队伍转变, 为人事档案信息化建设工作提供智力保障。其次, 加强对现有档案管理人员的专业培训。人才引进的毕竟是有限的, 繁杂系统的工作还是靠原有人员去完成的。长期的可选送年轻有为的档案工作者赴高等院校计算机专业深造, 培养出一定数量的档案信息化复合型人才。