高校档案馆功能建设（共12篇）
高校档案馆功能建设 篇1
高校档案记录了学校的发展史程, 蕴藏了高校教务人员在教学、科研以及其他科研方面的教学经验以及教学成果, 同时也记载了学生群体的成长过程。在新技术、新方法、新理念的应用与影响下, 传统档案馆的功能不断扩展和深化, 高校档案馆在信息化、数字化的发展趋势下, 如何强化和扩展功能, 满足利用者不断增长的信息需求成为重要任务。笔者认为, 应从以下几方面入手:
一、更新服务工作观念
为了使高校的档案应用服务功能更加科学、合理、规范, 需要高校档案管理人员树立“以人为本, 以事为先”的档案服务理念和宗旨, 以积极的心态, 开放性的管理工作思想去面对档案利用者, 使档案的自身价值与应用价值完整地体现出来, 同时又能体现出高效档案工作者的人性化服务关怀。
二、强化馆藏信息资源建设
丰富的馆藏资源是提供利用和发挥档案功能的基础, 加强馆藏建设、优化馆藏结构在任何时候都不能放松。必须按照已制定的归档范围和标准, 及时、完整地立卷归档, 各种载体的档案包括电子档案等要按时间、按要求接收进馆;指导、督促立卷部门及时保存有价值的档案材料, 并对馆藏资源定期进行鉴定和销毁。除了要保证进馆的档案及时完整归档之外, 还要体现出馆藏特色, 这是形成档案馆特色功能、满足个性化需求的基础, 也是高校档案馆适应学校社会化定位的要求。结合拓展高校档案馆功能的建设需要, 注意既要不断丰富馆藏档案信息资源、完善档案馆基础业务建设工作, 又要充分利用信息化的优势、整合高校内各种形式的档案信息资源, 夯实档案信息开发利用的工作基础, 为拓展高校档案馆功能建设的实践开辟便利途径。在当前的新形势下, 高校的馆藏资源的构建、优化应当分为三部分去进行, 即以馆藏档案、馆内数据以及高校的管理公开文件为重点去布置, 并在馆藏建设方面整合这三种馆藏资源, 使之相互补充, 按照各种资源不同的特点, 形成统一的动态的利用数据库。
三、建立档案技能教学实训中心
高校档案馆具有丰富的宝贵资源财富, 充分利用档案馆内的资源优势和专业人才优势, 实现档案事业科学发展, 需要高校档案馆工作人员转变观念, 从被动式服务转为主动式服务。档案馆应根据学校专业人才培养方案, 集合自身拥有的档案资源和人才优势, 与相关专业学院开展院馆合作, 构建档案技能教学实训中心, 为档案管理专业的学生提供便捷有效的技能实训场所, 这是有效拓展档案馆功能的一个新途径。
四、健全档案开放制度
高校档案馆应树立档案开放和服务的意识, 科学制定档案开放制度。对于一些非保密性的档案材料, 按照档案形成的规律和特点向师生和员工开放, 直接为教学、科研的具体过程服务, 成为学生完成学业、教师进行教学科研的工具和设施。努力改变档案部门被动服务的管理模式, 在开放中树立主动服务观念, 更好地拓展档案功能。
五、加快档案馆基础设施建设和馆库建设
基础设施建设是档案馆“五位一体”功能建设的保障。现代档案馆建筑必须是集库房、展览、借阅利用、咨询服务、报告厅、会议厅、休闲于一体, 体现档案馆的社会性、文化性、开放性、时代性、亲民性和多功能休闲性的新型建筑。只有这样, 才能满足档案资料接收、收集、整理、保管和提供利用的功能要求;满足国家档案馆作为安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、档案信息服务中心、已公开现行文件利用中心和政府信息查阅的法定场所的功能设置要求和满足社会公共文化服务的要求。
六、加强馆藏档案数字化建设
纸质档案已经不能符合信息网络传输的要求, 必须制定数字化规范, 将馆藏的档案有计划地进行数字化转换。数字化工作需要优先对高校档案馆具有珍贵价值的档案进行数字化, 以保护档案原件, 同时要对利用率和价值较高的档案优先考虑数字化, 尽早提供利用。在开展馆藏档案数字化工作时, 一方面要参照国家相应的规定、规范, 另一方面还要与其他高校同行进行交流探讨, 规范数据的存储和备份方式, 确保数字化工作规范开展, 这样才能实现档案信息资源社会共享, 实现服务方法、服务质量方面质的飞跃。另外, 高校档案部门还必须加强电子文件中心建设, 为数字档案资源提供集中、统一、安全、长久的保管场所, 同时提供统一规范的访问机制, 向国家、政府、机构和个人提供开放档案的即时查询、检索与浏览。
七、培养复合型人才队伍
拓展高校档案馆的功能, 是相对于传统服务方式、服务手段的改进与提高, 需要具有一支了解掌握高校档案馆业务、精通信息服务技术手段的人才队伍, 这也是拓展高校档案馆功能的必然要求。“人”在拓展高校档案馆功能的实践中既是拓展高校档案馆的功能的实施者, 又是拓展高校档案馆功能的受益者。因此, 要尽快研究制定一整套提升高校档案馆人才素质能力的培养办法、培养内容和培养制度。加大培训工作的力度, 建立科学系统的人才管理办法, 从吸收、激励、管理、教育等方面加以完善, 切实使拓展高校档案馆功能的建设得到加强, 使高校档案馆在促进教学、科研工作发展的作用得到有效发挥创造条件。
参考文献
[1] .施秀平.高校档案工作服务创新的实践与思考[J].宁德师专学报 (哲学社会科学版) , 2007.04
[2] .许庆兰.拓展高校档案馆功能的模式与措施[J].档案学研究, 2009.03
[3] .于鲁霞.论高校档案馆服务功能的拓展[J].辽宁经济管理干部学院 (辽宁经济职业技术学院学报) , 2010.06
高校档案馆功能建设 篇2
——我县镇级工业功能区档案工作调研和思考
今年，县档案局以学习实践科学发展观，落实上级“服务基层、服务企业”的工作要求，围绕“档案工作如何更好地服务于全县各项事业的科学发展和如何以科学发展为统领，加快档案事业的发展”为目标，抓好调查研究，积极为工业经济转型升级、科学发展提供档案服务。下面就我县各镇工业功能区（镇经济建设服务中心）档案工作现状、存在问题，提出一些对策和建议，供县委县政府决策参考。
镇级工业功能区档案建设在本文中主要涵盖各乡镇工业功能区（各镇经济建设服务中心）档案建设及所辖范围内产值亿元以上骨干企业、5000万以上成长型企业建档工作。
一、主要做法
一是成立调研小组确立调研课题。根据学习实践科学发展观活动要求，成立了由局主要领导带班相关职能科室人员组成的调研小组，按照档案部门工作特色和特点，结合我县档案工作实际，拟定了《实践“双服务”，加强海盐镇级工业功能区档案建设》这一调研课题，展开调查研究，摸清情况，掌握第一手材料。
二是深入各镇和镇经济建设服务中心开展调研。带着课题深入各镇搞调研，与镇档案工作分管领导、工业分管领导、镇经济建设服务中心负责人、档案员展开面对面的交流，了解各镇社会主义新农村档案尤其是镇级工业功能区档案工作现状，分析存在的问题，明确今后发展方向。
三是走访部分工业骨干企业。走访工业骨干企业和成长型企业，了解企业在产品升级、技术革新、销售管理、企业文化建设中形成的档案资料管理的基本情况。通过走访企业，向各镇产值亿元以上骨干企业及5000万以上有潜力的成长型企业发放了《企业档案工作情况调查表》，对企业建档基本现状进行汇总，了解企业需求，掌握企业档案管理现状；对企业中存在的档案资料保管分散等问题进行梳理和归并，为下一步出台档案部门服务企业措施提供了科学依据。
四是走访县工业经济主管部门，协商拟定出台相关措施。结合档案工作实际，拟与县经贸局研究制定出台相关文件，同时将镇工业功能区档案规范统一管理工作列入我县2009年度对镇级平台建设考核，同时加强骨干企业建档工作，为我县工业经济转型升级、科学发展提供优质有效服务。
二、现状及存在问题
一是档案管理体制尚不健全。全县各镇工业功能区档案工作分管领导和具体档案员尚不够明确，职责不清晰，档案管理制度不够健全，档案整理标准缺乏规范。各镇对经济建设服务中心档案工作领导尚不够到位，除武原等少数乡镇外，大多未纳入镇机关档案室统一管理体系。骨干企业负责人对企业档案规范化建设重要性认识大多不够到位，企业档案意识较为薄弱，制约了企业的长足发展。
二是档案散失情况严重。各镇经济建设服务中心大多没有固定的档案保管场所，没有建立统一的档案室，档案存放比较分散，基本是各个科室各自为政。在各镇经济建设服务中心，对于集体企业转制过程中，关系到财务、物业的档案，重视程度相对较高，但对党群行政管理，生产经营技术管理，以及反映企业历史沿革、荣誉、产品生产等方面档案的重要性认识不足，没有及时收集和管理，造成部分档案散失。走访的几家骨干企业档案管理大多不够规范，有的基本处于停滞状态，资料分散随意堆放现象比较严重。
三是档案管理不规范。就调查的情况来看，除公用事业部分集中存放的会计档案进行了初步整理、排序，有目录清册外，其余档案均没有鉴定保管期限，更无编制必要的检索工具，难于有效利用，档案管理现状与各镇工业经济发展平台蓬勃发展现状和骨干企业规模、效益不相匹配。
四是档案保管条件差，危及档案安全。档案安全保管所要求的防盗、防潮、防高温、防虫、防尘等七防措施都未能按规定落实，部分镇经济建设服务中心及骨干企业档案在仓库里随意堆放、灰尘满布，个别档案室存在渗水现象，保管条件堪忧，档案的安全问题将日益严峻。
五是档案工作人员管理知识缺乏。大多数从事档案管理工作的人员没有进行上岗培训，档案管理基本知识贫乏，档案管理动手能力弱。各镇经济建设中心档案员一般由财务会计兼职，有一定的档案业务知识，但其他科室同志档案意识较为薄弱，迫切需要培训提升。被调查60多家企业90%以上已建档，但大多离企业规范化档案室标准有较大差距，大多希望县档案局能提供及时有效的业务培训服务。
三、工业功能区档案规范化建设的必要性
首先，是海盐各镇工业功能区发展现状的需要。近年来，按照构筑大平台，实施工业强县战略、建设先进制造业基地的工业经济发展战略需要，各镇工业功能区也积极实施规划调整修编，加速融资、加快推进征地拆迁速度，大力开展工业功能区基础设施投入，有望彻底改变我县各镇工业经济发展平台小、低、散的局面。面对征地拆迁、工程建设、招商引资、规划调整等大量重大经济、社会事务的开展，为应对可能出现的群众性上访事件，镇工业功能区档案规范化建设迫在眉睫。
其次，是我县社会主义新农村建设特定历史发展阶段的要求。党的十六届五中全会提出了建设社会主义新农村的重大历史任务。这是党中央站在历史的高度作出的重大战略决策，档案部门应主动围绕大局、贴近中心，在新农村建设中肩负起历史使命，准确全面地记录新农村建设的发展历程，为推进新农村建设提供服务。从广义上讲，镇工业功能区档案建设也是我县新农村档案建设（乡镇档案管理）的重要组成部分，镇工业功能区建设在乡镇经济建设中的地位决定了其档案管理的重要性。
再次，是海盐工业企业在金融危机下，顺利实施转型升级，积极突围、发展壮大的内在要求。企业档案管理规范化是企业建立现代企业制度的重要组成部分，也是企业创新的基础工作。各镇工业骨干企业、成长型企业是我县县域经济的重要组成部分，引导和监督县内骨干工业企业依法管好企业挡案，有利于维护企业自身利益、规避市场风险、提升企业整体管理水平，是企业经营管理和发展的内在需要。
最后，也是各级档案部门对基层档案工作拓展工作新领域的要求。根据档案工作“服务发展、服务群众、服务基层”的总体要求和企业 “保增促调助推发展”的形势任务。对基层档案工作拓展工作新领域提出的新要求。各镇工业功能区是创业创新的主战场，工业骨干企业是主体，我们将通过调查、征集、检查、考核及出台相应的管理办法等，全面提升镇工业功能区建档工作，为经济建设中心服务。
四、对策建议
一是要加强领导，完善制度，实现档案管理“五有”标准。各镇工业功能区领导要进一步加强对档案工作的领导，明确责任，加大经费投入力度。进一步明确档案分管领导和具体从事档案工作人员职责，从完善档案工作规章制度入手，严格执行制度。最终使其达到建档 “五有一实现”目标。即档案工作有分管领导、有专兼职档案员、有档案管理规章制度、有档案库房、有保管装具、实现集中统一管理本中心所有档案。
二是条块结合，形成合力，出台相关政策措施。建议县委、县政府将档案工作列入对各镇、县级机关部门和单位年度工作目标责任制的考核内容；建议各镇党委、政府将档案工作列入对“四中心”及行政村年度工作目标责任制的考核内容，从领导层面上提供保障。经初步协商拟与县经贸局等相关职能部门研究制定出台《关于加强镇级工业功能区档案管理实施意见》，规范各镇工业功能区包括：工业功能区规划、征地拆迁、基础设施、招商项目以及企业管理等档案管理工作，让工业功能区建设这一实践活动有一个比较全面、客观的历史记录。这些措施的顺利实施，无疑将对切实管好用好工业经济档案，为我县镇级经济社会科学、和谐发展提供有力保障。
三是加强监督指导, 选好配强档案工作人员。县、镇两级档案管理部门要进一步加强镇工业功能区建档工作的业务指导、监督和培训工作，以海盐经济开发区百步新区建设为契机，树立镇级工业功能区建档典型，通过典型引路，及时地总结经验、发现情况、采取对策、全面推广。通过选好配强档案后备力量，对即将到达退休和退居二线的档案人员及时调整充实，实现有人理档。通过开展免费培训，开办企业档案管理知识讲座，传授基本的档案知识和技能，使他们成为从事档案工作的行家里手。
四是实施三年规划，有序推进骨干企业建档工作。建议县政府及县有关职能部门、各镇能形成合力，高度重视各镇骨干企业建档工作，提供必要的财力、物力保障。要从企业实际出发，尊重企业自主权，讲求档案管理的实际效果，引导企业把创业发展的第一手材料整理好，保管好。以“不散失、保管好、能查到”为基本要求，坚持“为企业所需，让企业接受”的原则，重点引导亿元以上骨干企业及部分成长型企业逐步走上科学化、规范化的轨道。
高校档案的育人功能及途径选择 篇3
关键词：高校档案 育人功能 途径
现阶段，高校是培育具有专业性人才的场所，主要是以教学课堂为主体，向学生传递相关的知识和技能，培养学生树立正确的价值观、人生观以及世界观，磨练学生的体能、智能以及美观等多方面的技能，育人的方法和道路有很多。经过长时间的教育改革，我国一直坚持以新时代的教学理念进行育人，并且在实践的过程中不断的进行自我完善，采取国外丰富的教学经验，结合自身的教学方案制定新的教学模式，以此取得了较好的成绩，为我国社会的发展培育了大量的优秀人才。
一、高校档案的育人功能
高校的档案管理具有悠久的历史文化，蕴含着大量的资源，并且拥有完善的管理机制，为高校档案的育人功能提供了有效的保障，其中主要包含以下几点：第一，就是对大学生的思想和人生教育。在高校中利用相关的教育活动，让学生树立正确的人生观、价值观以及世界观，是现阶段高校与人的一种方式，也是社会环境改变的需求。我国的档案教学是中国上下五千年历史的沉淀，对于学生的思想教育具有重大的意义，尤其是现阶段的历史文化，例如，清华大学、北京大学、南京大学等很多具有年代意义的高校，这些高校培育出了很多的名人，清华大学培育出了建筑大师梁思成、文学巨匠朱自清等很多具有影响力的人物；北京大学也出现了人民音乐家冼星海、戏剧家李约祉、金仲荪。第二，培育大学生爱国、爱校的精神。在高校中的档案资源是学校进行思想教育的主要依据。在很多具有悠久历史的高校中，都经历过时间的打磨，而档案就记录了高校每一个阶段的改革，通过时间的沉淀，将历史的文明都记录在档案中，从而丰富高校的文化内涵和思想内容。在高校发展的过程中，档案应该发掘相关的历史文化，并且采取有效的方式将历史文化发挥它自身的含义。现阶段，很多的高校在发展的过程中建设了相关的名人文化博物馆、教学成果展览、学校发展史等多样化的宣传模式，这样的方式不仅可以向学生展现学校的魅力，还可以向其他学校、领导以及外来宾客进行宣传，弘扬高效的文化底蕴。第三，对大学生进行知识创新的教育。从传统意义来讲，高校主要是依据课堂的教学方式向学生传授知识，学生选择去图书馆获取知识和技术，但这并不是唯一的途径，高校中的档案也是学生获取知识的有效途径。
二、高校档案育人功能实现的有效途径
（一）建设档案育人资源环境
现阶段，高校应该建设与档案相关的课堂，结合目前的教育需求和教学模式，培育更多的人才，让大学生在刚接受教学时，就受到浓厚校园文化的影响，从而树立正确的学习观念。例如，在很多的高校当中都有很多的历史名人，他们在现实中表现出来的严禁教学、坚持不懈、不怕吃苦、不惧失败、勇于拼搏以及奋发向上的精神，同时具有奉献国家、服务人民的信念，对于大学生构建价值观、人生观以及世界观具有重大的意义。高效的档案就可以依据这一特点，采用有效的教学方式，为学生的学习提供有效的资源，从而树立正确的观念。
（二）深化档案教育人服务的理念和管理机制
高校档案的教育的主体主要是教师和学生。档案教学一边将收集的资料转化为教育的资料，一边要将档案中的资料应用到教学的实践中去，从而更好地服务于学生，建设有效的教学课堂，促使大学生建立为校、为国争光的责任感。高校档案中高效的发展史是大学生学习的基础知识，高校可以将这个课程教学纳入选修课程中，从而进行学分制教学，促进档案教学更好的管理，达到学校预期的结果。
（三）培育档案育人文化的气氛
高校档案中记录着很多优秀人才的故事，高校要想更好的进行育人教学，可以利用新时代的科技手段，发掘有效的资源，建立有效的主题，从而培育档案育人文化氛围。一方面，可以在学校的网站中建立有关档案的环节，从而将档案的信息进行数字化教育；另一方面，将档案与学院的建设，实现学校档案的文化素养，对大学生未来的发展具有重大的意义。
（四）建造档案育人实践平台
高校在建设的过程中，为了培养大学生创新和实践的能力，可以依据档案的特点为大学生建造实践的平台。也就是说通过组织各种各样的活动，对高校的档案资料进行展示，同时也需要大量的人力和物力，这时学校就可以依靠学生的力量进行有效的开展工作，不仅可以解决实践过程中出现的问题，还有助于学生更好地了解高校的档案资料。
三、结束语
综上所述，高校档案的育人功能是学校、教师以及学生建立正确的人生观、价值观以及世界观的有效途径。高校发展的历史文化在大学生建立文化修养和思想教育的过程中占据重要的作用，并且随着时间的变化，逐渐地渗透到学生的生活中去，从而促进学生更好的发展。
参考文献：
[1]曹虹.高校档案育人功能研究[D].湖南农业大学，2013.
当今高校档案馆功能建设的思考 篇4
一、高校档案馆三个基本功能和基本职责
(一) 高校档案馆三个基本功能。
一是科学地管理和保护高校档案, 二是多方面地提供高校档案为学校和社会服务, 三是对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能。科学地管理和保护是为了更好地提供利用, 而提供利用是使高校档案发挥作用、体现价值的基本途径, 也是高校档案工作的根本目的。对高校各部门的兼职档案员进行业务指导、监督和检查是推进高校档案工作科学化发展的必要手段。只有高校专兼职档案员熟悉档案业务, 高校的档案工作才会顺利开展。对高校档案馆来说, 这三大基本功能是缺一不可的, 高校档案馆应当不断加强对高校档案的科学管理和有效利用, 并进行专业的业务指导。
(二) 高校档案馆三个基本职责。
一是高校档案管理保护中心, 二是高校档案利用服务中心, 三是高校档案业务指导中心。这三个中心建设是当前高校档案馆功能建设的基本任务, 也是重点任务。建设好这三大中心任务, 高校档案馆的档案工作就会进入良好的发展平台, 对今后进行更加复杂的功能建设将提供极大的便利。
二、高校档案馆三个中心建设的基本内容
(一) 依法管档, 规范管理, 建立为全校各类档案管理保护中心。
1.熟悉档案法规制度, 制定归档范围, 依法管理档案。对国家、省级的档案法规制度要十分熟悉, 并且能够了如指掌, 运用自如。制定符合本高校实际的档案归档范围, 并对收集的档案材料进行前期的划分与判定, 最后科学合理地制定本高校生成的档案材料归档范围, 在收集过程中高校档案员要当“许三多”, 一是多跑校内各业务部门、二是多跟兼职高校档案员联系、三是多问高校兼职档案员有什么困难。收集是档案管理的第一步, 做好了这一步, 后面的事情就好办。2.高校档案整理要符合国家规范, 灵活机动地设置保管门类。目前, 教育部与国家档案局联合下发的《高校档案管理办法》中倡导“大档案”的理念, 要求有条件的高校, 要将学生档案、综合档案及成教档案统一纳入高校档案馆管理。这是顶层的设计方案, 有些部属高校执行起来可能会比较轻松。但是要省级高校全面执行起来, 笔者认为那样的设计方案很难落实到位。高校档案管理机构的发展是同高校的发展相互依存的。只有在高校有大的发展空间的情况下, 高校的档案管理机构才会有进一步发展的可能。从福建省内的各高校档案馆的设置情况来看, 更是如此, 而且各高校档案馆管理的内容也不是一样的, 有些是单独管理高校的综合档案, 有些是将高校人事档案也纳入进高校档案馆管理, 有些是高校人事档案、学生档案、综合档案统一管理, 这种管理模式目前采用的最少, 省内只有泉州师范学院档案馆一所高校采用。众多高校都是单一的管理学校的综合档案内容。高校档案整理质量的好坏会影响到后续的高校档案利用服务工作。因此在整理过程中一定要按照国家制定的整理规范进行操作, 按步骤、分类别进行整理。对于高校档案保管的门类, 各高校档案馆可以依据本校的实际特点进行灵活机动地设置。如闽南师范大学档案馆根据学校实物档案数量的增多, 就单独设立了实物档案一项门类进行管理。3.完善管理设备, 对高校档案进行科学的管理与保护。高校档案的管理与保护需要必要的档案管理设备来支撑。高校档案馆作为高校唯一保管学校档案的场所, 其管理的设备一定要配齐、配全、配好。在每年的高校经费预算中, 一定要给高校档案馆安排适当的经费, 使高校档案馆的档案管理与保护工作能够正常的运行。档案库房是最重要的保管档案条件之一。高校要充分考虑档案工作的重要性及其保密性, 选择库房时要全面考虑。不要给高校档案馆的发展留下空间上的限制, 有条件的高校, 可以将高校档案馆的文化融入到档案馆的建设中去, 让高校档案馆更加具有浓厚的历史气息。库房内的密集柜、空调、除湿机、消防器材等等要配好, 为档案科学管理与保护提供良好的条件。
(二) 主动开发, 热情服务, 建立为高校及社会人员提供高校档案利用服务中心。
高校档案馆是对外服务工作的一个“大窗口”。日常的服务工作不仅要服务于校内各机关单位的查档需求, 而且要服务于社会及毕业学生。高校档案馆的档案利用服务工作量随着高校毕业生及馆藏量的增大而增多。根据这几年我校档案馆的实际档案利用服务情况来看, 每年的档案利用人次逐年增加, 今后的高校档案利用服务工作将会越来越重。面对繁重的高校档案利用服务工作时, 高校档案馆的工作人员要保持微笑的态度来接待每一位来档案馆查档者, 高校档案管理人员的服务工作要做得到位, 让查档者满意而归。
(三) 虚心学习, 认真工作, 建立为高校各部门兼职档案员业务指导中心。
高校档案馆的档案管理人员要经常接受档案学科的继续教育学习, 以提高档案业务能力, 成为高校档案工作行家里手。
参考文献
[1] .周林兴.论档案馆的文化自觉[J].山西档案, 2010.6
高校教学档案内涵建设初探 篇5
【摘要】本文分析了高校档案内涵建设的重要性及必要性，通过教研室教学档案管理标准化制度及其监控体系构建的研究，形成完善的教研室教学档案标准化管理体系。提高了教研室教学档案质量，规范了教学档案管理工作，更好地服务高校教学工作。
【关键词】教学档案；建设；监控
一、前言
随着我国高等教育体制改革的进一步深入，深化教学改革、提高教育质量成为高等院校教学管理工作的核心和重点，尤其是新一轮高等教育资源的重组整合，以及社会主义市场经济对高素质人才的迫切需求，对高校教学档案管理提出了更新、更高的任务和要求。
二、重要性及必要性
教学档案管理工作作为高校档案管理工作中的一项重要工作，一直是档案学界研究的重点，随着教学评估等工作的开展，教研室教学档案的质量（齐全、完整、规范）引起了高校各方面的关注和重视，同时也成为档案界研究的重点。教研室档案能够完整、准确、真实地反映教学活动和管理的全过程，它从定性和定量两个方面揭示了教学质量和管理水平，是衡量教学单位教学质量、学术水平、管理水平的重要尺度。教学档案质量监控能及时掌握档案管理动态，发现问题，反馈意见，从而提高档案管理水平。教研室教学档案的标准化建设及其质量监控研究对于提高教学质量和管理水平，加强内涵建设是非常重要和必要的。因此，高校教研室档案质量监控体系构建非常必要。
三、教研室教学档案质量监控体系构建
（一）目标和框架。目标和框架组成如“图1”所示。
通过教研室教学档案标准化管理体系的构建，最终实现提高教学质量的目标。教研室教学档案标准化管理是通过基础档案、制度规范建设、档案管理系统、教学质量监控、绩效考核来保障和实现的。
（二）制度规范建设。通过制度建设，可以促进档案管理的科学化、规范化、标准化建设。规范的管理是通过规范的制度来保障的，教研室教学档案标准化管理需要制度保证。需要建立立卷、归档、保管、利用等相关制度，规范工作流程，确定归档范围并逐年修订。
（三）档案管理系统。根据管理制度、工作流程及用户需求，设计、开发档案管理系统。建立统一的标准，规范整个文件管理，规范各业务系统的文件管理，实现档案流水化采集功能。包括规范各业务系统的文件管理，档案资源信息共享服务平台，最?K构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交、接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等。
（四）引入教学质量监控。教学质量的监控，就是对教学质量形成的相关因素进行观察和控制。对教学观察获得的情况，通过分析判断，采取有效的干预措施，使教学工作获得完善，从而达到提高教学质量的目的。教学质量监控包括教学管理、教学过程和教学对象等方面的内容。引入教学质量监控手段，确保教学档案齐全、完整、规范。通过教学质量监控手段的引入，可以进一步规范教学档案管理工作。同样，教学质量监控可以通过监控教学档案来实现。通过对教学档案的监控，实现对教学质量的监控，通过对教学档案的评估来实现质量评价。在此基础上，进行积极认真的规划、检查、评价、反馈和调节，以确保学校的教学工作按计划进行，并达到学校教学质量目标。
（五）纳入绩效考核。绩效考核是绩效管理中的一个重要环节，是指考核主体对照工作目标和绩效标准，采用科学的考核方式，评定工作任务完成情况、职责履行程度并且将评定结果反馈的过程。把教学档案管理工作纳入绩效考核，制定科学合理的指标体系。考核主体对照指标体系，通过科学的考核方式，评定档案管理工作任务完成情况、部门档案管理员职责履行程度并且将评定结果反馈，反馈结果用于改进工作和进一步完善各项工作。
四、总结
本文围绕教研室教学档案的标准化建设及其质量监控进行，通过教研室教学档案管理标准化制度建设及其监控措施的建立，形成完善的教研室教学档案标准化管理体系。提高教研室教学档案质量，规范高校教学档案管理工作，最终更好地服务于高校教学工作。
【课题名称：高校教研室标准化教学档案内涵建设研究，项目编号：2016ZZX099】
【参考文献】
高校档案馆功能建设 篇6
刘望鸿：(门头沟区档案局(馆)局(馆)长)
档案作为重要资源，在服务民生、服务社会、服务经济建设等方面发挥了越来越重要的作用，在建设首都西部综合服务区和首都生态涵养区的过程中，我们要进一步丰富档案工作内容，力争档案工作在服务棚户区改造建设、服务社会主义新农村建设、服务全区经济社会发展中进一步提升服务能力和服务水平。
区委十届十次全会，为我区的发展指明了方向，也为档案史志事业的发展带来了契机，我们要抓住有利时机，为门头沟区档案事业美好的未来而努力奋斗。
刘文英：(门头沟区档案局)
区档案局(馆)领导非常重视影像档案资料的留存工作，2008年11月，局领导在得知要进行采空棚户区改造工程后，及时成立了拍摄工作小组，制定了《门头沟区档案史志局关于采空棚户区改造工程影像资料拍摄、归档工作方案》，并对相关工作提出要求。
2009年3月，我局就拍攝工作组织相关办事处召开座谈会，并对社区人员及“村官”进行了培训和指导，截至当年9月份共收到照片900余张。今年5月，永定镇就20余个村即将拆迁，我们及时与镇领导进行沟通，镇领导非常重视，并对各村提出了具体要求，目前已征集到22村的2500余张照片。8月17日，区档案局(馆)局(馆)长刘望鸿带领相关人员来到谭柘寺镇就此项工作进行指导，并提出建议和要求。
我们体会到，档案部门在建设首都西部服务区过程中，只要充分发挥自身优势，抓住机遇，不等不靠，就会大有作为。
陈广田：(门头沟区林业局)
推进集体林权制度改革是继农村联产承包责任制后的又一次农村大的改革，具有重要意义，它是构建社会主义和谐社会首善之区的客观要求。是建设社会主义新农村的紧迫要求。是建设都市型现代林业的现实要求。
做好集体林权制度改革的档案管理十分必要。我们要明确归档范围，在林权改革过程中形成的应归档文件一般包括：(一)各种会议材料、文件，工作计划、实施方案，以及宣传、检查、汇报、总结等工作中形成的材料；(二)森林资源调查图表、林权界线图表、各种汇总清册、统计表，林权登记申请表、林木林地权属证明文件、公告材料，现场勘验认界材料、附图或者地块示意图、登记的核准文件、林权登记台账等林木和林地权属登记发证原始等材料；(三)落实产权中的各村调查图表、清册、实施方案、合同、协议、村民代表大会记录、决议、公示等材料；(四)林权争议、来信来访、矛盾纠纷调处等材料。
李圆圆：(门头沟区城子街道办事处)
开展社区档案工作，目的在于为和谐社区建设和广大居民提供及时、有效的档案服务。社区档案是社区服务的一项信息优势资源，它渗透到社区各项工作中。社区档案室要发挥社区档案的作用和特点，为社区建设和社区居民做好服务工作，主要体现在以下几方面：一是为社区的文化建设和公民道德建设服务；二是为维护社会稳定和党的基层组织建设、基层政权建设服务；三是要为维护广大群众的根本利益服务。社会保障、低收入群体救济、失业人员再就业、家庭和婚姻的稳定、预防犯罪等方方面面的问题都是社区档案的重要内容，也是社区档案工作的重要服务对象。社区档案工作只有围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，认真做好档案的完整收集、规范整理、科学保管、有效利用，为社区建设和服务提供及时、准确、系统的档案信息，才能与社区各项工作同步发展。
赵娜：(门头沟区王平镇)
近年来，我镇的新农村建设取得了阶段性成绩，都市型现代农业初具雏形，镇村基础设施建设明显加强，为有效的记录和宣传新农村建设成果，我镇加强了各村的档案管理和指导工作，先后指导各村规范了6个特色果品基地、4个农业观光园区建设过程中形成的各类文字材料的归档，规范了重点农业项目的管理。在林权制度改革工作中，结合门头沟区“十二五”森林资源二类调查结果及林地保护利用规划等档案资料，认真梳理林地资源基本情况、林地经营管理状况、摸清生态林、商品林面积及经营形式(集体统、户承包、租赁、外包面积)，林木种植情况、林权管理现状，特别是林业“三定”以来各种形式的承包及流转情况。广泛听取农村干部群众对集体林权制度改革的真实想法和意见建议，认真完成林改工作，从而促进林业增量、增质、增效、增收，实现生态好起来、林业兴起来、产品多起来、农民富起来。
李雪松：(门头沟区政府拆迁办公室)
门头沟区是革命老区又是京西矿区，区域内的许多房屋因为历史变迁，年代久远房屋产权信息没能完好的保存下来，在拆迁的时候无法提供拆迁的原始资料，不能证明其房屋是合法建筑。针对这些问题，档案馆与拆迁办积极协调配合，快速、准确为部分拆迁当事人提供了相应的原始资料证明，合理地签订了拆迁安置协议。
在拆迁工作过程中，由工作人员对拆迁当事人提供的资料进行核查，发现其中有许多与原始信息不符的情况。发现这些问题后，我们及时与档案馆的联系，调取原始档案进行核对，避免了个别人心存侥幸心理，利用不法的手段应对拆迁。
为了记录下门头沟区发展建设中的这一重要的历史性变迁，在区档案局的指导下，我们专门制定采空棚户区拆迁档案的整理方案，使得去年完成拆迁的2300户的档案系统化、规范化，为将来的房屋回迁和安置工作打下了基础。
李晓珍：(门头沟区建设委员会委)
城建档案是城乡建设和管理的重要基础资料，是抗震防灾、应对突发事件的重要信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、旧城改造及维护权益的可靠信息和凭证。基于这些认识，我们加强了我区城建档案的管理，主要是：参加建设工程验收，审查城建档案的质量；根据国家有关法律、法规，要求本区城建档案的工作的具体规范标准；收集、管理全区竣工工程档案；为全区城建档案工作进行业务指导，搞好咨询服务；利用现有档案信息搞好开发利用工作。根据建设工作需要，对城建档案工作人员提出“业务精、工作严、档案细、效果好”的12字工作标准，制定完善了各项规章制度，积极组织进行理论和业务知识学习，提升了综合素质、业务技能和管理服务能力。
提高对城建档案的认识，为了建设低碳城市、绿色城市，加快建设新城区、首都生态屏障、京西文化走廊、山水宜居城市和休闲旅游圣地，作出我们的贡献。
王双：(门头沟区审计局)
门头沟区采空棚户区改造项目是落实市政府“扩内需、促发展、保民生”的重点工程，区审计局于2009年8月起，全面启动采空棚户区改造项目全过程跟踪审计工作，全过程跟踪审计计划实施三年。
档案形成的特点：一是跨年度，棚户区全过程跟踪审计是由事后审计向事前、事中的审计，全过程跟踪审计计划实施三年；二是全过程逻辑鲜明准确，跟踪审计实施办法和操作流程，在制度上相互衔接，明确职责，确保工
程项目顺利进行；三是环节内容复杂，严格合同审计，从设计招标阶段人手，根据合同不同类型制订合同审计项目办法及流程。
档案质量的保障：组卷原则是谁审计谁立卷，审结卷成。审计档案实行三级复核制即：审计组长、科长、局综合科，严格把握审计档案质量关。
档案的作用：三年的棚户区改造项目全过程跟踪审计，开创了政府公共投资项目管理控制的新模式。审计过程中突出档案的服务职能，严格造价审计，节约项目资金；严把合同审计，规避投资风险；严审拆迁资金，保护群众利益；为领导决策提供了依据。
高洁：(门头沟区东辛房街道办事处)
我是东辛房街道办事处兼职档案员，从今年4月起接手机关档案工作。在领导的高度重视和周围同事的大力支持下，档案工作得以顺利开展，并较好地发挥了服务于街道中心工作的作用。
开展档案工作的最终目的是让档案服务于机关中心工作，服务于社区建设，服务于所有需要查阅档案的群众。为此，我牢记档案工作的服务宗旨，竭力做好服务工作。在档案室搬家做清理工作时，任劳任怨；在接收其他科室的档案时随叫随到；在遇到档案业务咨询时，尽己所能，有求必应。我街道的工作重点一是服务于拆迁工作，二是做好民生工作，三是抓好保稳定、促和谐工作。鉴于这些特点，在档案查询上以查阅建房档案和计生档案为主。我认真贯彻档案法规要求，整理、保管好相关档案，为前来查阅的群众提供热情、周到的服务，按照相关程序，满足群众的查看、复印、借阅等要求，让档案在地区拆迁工作和民生工作中发挥出应有作用。
李祥：(門头沟区雁翅镇)
近年来，山区农村发生着天翻地覆的变化，环境整治、林权制度改革、产权制度改革、民生工程、在农民生活发生巨变的背后，如何记录好这一项项惠及民生的工程，发挥好档案工作在新农村建设中传承作用意义重大。
我镇付家台村民中有一部分是90年代因险村搬迁到此村的，如何界定他们的劳龄就必须有准确的档案资料来佐证，镇档案室保存的党委会记录详细记载了当时搬迁的具体事项及补偿费用和山场的确定等事宜，这些档案资料对村民劳龄的确定起到了至关重要的作用。上述档案记载，避免了记忆遗忘和口说无凭的争执，方便了工作和群众生活。
因此，建议有关部门健全民生档案体系，提高民生档案在文书档案中的比重，加快村民一户一档工作进度，把与群众利益息息相关的相关资料纳入接收范围，建立专门的家庭档案或户籍档案，真正实现“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的愿景。
魏秋菊：(门头沟区龙泉镇)
龙泉镇有18个村，建立档案的村16个。1991年建立村级档案以来，随着镇域功能定位的不断的调整和城市化进程的加快，北京市农村、农民各项政策的不断出台和完善，农村档案工作涉及的内容和范围与农村农民的利益关系越来越紧密，作用越来越明显。档案是不会说话的文字，推进工作又可以规避矛盾，特别是涉及农民切身利益问题，档案可以翻案也可以定案，不可忽视和替代。档案的凭证作用，是解决历史遗留问题，调和纠纷的有效依据，无论是林权、土地、民调、公益事业建设等工作都直接涉及农民切身利益，也是造成经济纠纷易发的方面，特别近几年，龙泉镇很多的村正在发生或者发生重大发展，档案的作用凸现。比如棚户区改造过程，查阅建房批示，婚姻档案等等。在农村档案工作的作用尤为重要。档案工作做好、做细、做到位了，这些纠纷就可以大量减少，为农村稳定奠定基础。
吕娜：(门头沟区财政局)
“金财工程”建设实施7个年头以来，完备的档案工作计划、健全的归档制度和档案分类编订对项目各阶段的工作管理起到了有力地促进和推动作用。各类文件材料的收集、整理、归档与项目建设同步实施，通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式，完善档案，并同步进行档案验收。档案管理有效地解决了各类别文件材料的分散、零乱、质杂、量大状况与服务过程中要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾问题。它是“金财工程”建设发展的真实记录，是信息化建设与进步的重要见证，重视档案工作就是重视历史，就是重视发展，就是重视未来。财政局将不断强化档案工作的服务功能，为搞好全区各项社会事业建设贡献力量。
梁宏岩：(门头沟区清水镇)
档案是历史和文化的物质载体。村级档案无论是文字、图像、照片档案都记录着各个时期农村发展历程和一定时期各方面发展成果的原始印迹，反映着一定时期历史和文化面貌，2009年，本人在撰写《清水镇改革开放30年》和《清水镇建国60年巨变》等征文中，村级档案为稿件提供了大量真实的史料，在今年的门头沟第二轮区志的编纂过程中，村级经济、政治、文化、社会、党建等方面的档案资料，也是志书中不可缺少的内容。再次，村级档案可以发挥社会教育功能。特别是通过档案材料的二次开发、进行加工整理，采用图文结合，新旧对比等形式进行展览和宣传，可以教育和激励一代又一代农民为新农村建设献计出力。因此，我们必须在新农村建设中建好档、管好档、用好档，使它在社会主义新农村建设中发挥更大的作用。
张薇：(门头沟区街道办)
干部人事档案工作，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好干部工作的基本前提。加强干部人事档案规范化管理，充分发挥干部人事档案在实际工作的作用，是干部管理的一项重要任务。
维护干部人事档案的完整、准确与安全，是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容。一是收集归档程序化，建立健全干部人事档案材料的归档制度，特别对于人事变动、工资调整等材料，应及时收集存档。二是鉴别整理规范化，严格按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理。三是设施建设标准化，配备标准的档案用品、微机和设备，使干部档案管理实际现代化。四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的各项制度，保证管理工作井然有序地开展。
杨瑞莲：(门头沟区永定镇)
档案工作从来就不是一个所谓的“热点”工作，它的性质特点注定与“边缘”、“默默无闻”这些词句相关联。但是，档案工作决不是一个无足重轻、可有可无的工作，它是党和国家各项事业的一个重要组成部分，是一项关乎国计民生的重要工作。
拆迁工作是我镇的重点工作，涉及我镇的4个村整村搬迁，由于人口多，面积大，涉及的范围广。我镇拆迁办经过前期调取出村民住宅规划的基础档案，非住宅与村委会签署的协议的档案，逐个进行评估，根据原有档案，最终与村民签订了协议，节约了时间，提高了效率，使拆迁工作顺利完成。
浅析高校档案馆功能的拓展 篇7
随着我国高等教育事业的快速发展,高校档案馆作为一种新型的档案管理实体应运而生。经过多年的实践与发展,高校档案馆信息服务功能逐渐完善,并呈现出规模化的趋势。然而,高校档案馆信息服务水平质量与整个高等教育的发展速度相比较,尚显相对滞后。有待于进一步探讨研究,以促使高校档案馆信息服务功能得到有效拓展。
2 高校档案馆功能拓展的基本形式
高校档案馆产生与发展的基本前提是高校档案馆所具有的、对于档案信息的积累保存功能,以及由此延伸发展而表现出来的信息服务功能。开展有效的档案信息服务是高校档案馆必须承担的首要职能。也正是对这种首要职能进行“完美”体现的要求,使在新的发展形势下,拓展高校档案馆功能成为可能。
高校档案馆除应当继续完善档案收藏、信息存储、档案服务、宣传教育与文化传承等传统功能的建设任务之外,还应当充分依托现代网络环境与信息技术的优势,努力实现高校档案馆功能的有效拓展[1]。
2.1 文件运行管理中心功能
随着信息技术的发展,电子文件大量产生,对高校档案管理提出了新的要求。由于电子文件在高校管理实践中的应用速度不断加快,使档案实体与其所包含的档案信息分离的速度也呈加快的趋势;加之高校的文件运转周期不断缩短、往往文件一经形成即转入高校的职能管理部门进行具体办理阶段,尽快实现“共享”的要求越来越强烈等。这对于高校档案馆的影响是巨大的:以往主要通过提供档案原件进行利用服务的模式将被主要依托网络向利用者传递信息的方式所替代,而成为高校档案馆的重要工作内容与功能体现的表现形式。所以,高校档案馆必须适应这种变化的要求,主动承担高校文件形成部门与档案管理部门之间的“中间机构”的职责,实行文档一体化管理,成为高校的文件运行管理中心,从而实现高校档案馆职能的有效拓展[2]。
2.2 校务信息公开平台功能
校务信息公开就是在法律、法规规定的范围内,将涉及高校本身的有关决策、建设与发展;教职工与学生的切身利益、高校有关领导廉洁自律等方面的重点、难点、热点问题通过一定的方式向全校师生、甚至社会进行公布的一种形式。校务信息公开,实际上是对于学校信息进行校内外的公开。而高校档案馆作为收集、保管与提供利用学校包括档案信息在内的、各方面信息的服务性职能机构,应当将校务信息公开工作纳入自身的业务领域建设活动之中,积极配合高校的各类职能管理机构的工作,从而实现高校档案馆职能的有效拓展[3]。
2.3 学校信息传输交换功能
随着文件运行管理中心功能与校务信息公开平台功能的实现,高校档案馆获取学校信息的途径与方式都将发生变化,完全可以借助校园网络环境的建设“吸纳”更多的高校信息,成为高校文件、档案信息传输、交换的“中枢”,实现高校文件、档案信息资源的共享。高校档案馆就可以突破“档案物质载体保管基地”的桎梏与限制,成为“信息传输与共享的中枢”,从而实现高校档案馆职能的有效拓展[3]。
2.4 校园文化传承媒介功能
高校档案馆是了解学校历史发展的载体,也是校园文化传承的驿站。高校档案馆是社会文化的组成部分,其功能体现在作为校园文化传承的手段上。校园文化是师生在教学活动与校园生活中创造出来的、既受社会文化影响又相对独立的、对师生行为产生一定影响的意识形态以及与之相适应的学校制度和组织机构。高校校园文化各具深厚的历史人文底蕴,源远流长、博大精深,是促进高校发展的特色与优势所在。高校档案馆作为国家档案馆网体系的重要组成部分,不应当仅仅将自身建设局限在学校内部,而应当有更为“博大的胸怀”,把对于校园文化传承作用扩大到整个社会,成为沟通高校与社会各方面联系的纽带与桥梁,提高对高校校园文化的传承与传播,充分体现高校档案馆在扩大高校社会影响力方面的“媒介”功能,从而实现高校档案馆职能的有效拓展。
3 高校档案馆功能拓展的有效措施
3.1 确立“信息共享”的服务理念
拓展高校档案馆功能的根本要求就是要确立“信息共享服务”的理念。由于长期受传统观念的影响,高校档案馆往往容易出现对档案信息服务的认识偏颇,存在重管理轻服务问题。随着高校教学、科研工作发展,高校师生挖掘知识信息的需求与利用档案信息的能力不断提高、档案信息需求也在日益增长。客观要求高校档案馆信息服务的出发点与落脚点,都必须坚持以人为本、关注“信息共享”的服务理念,在开展档案信息服务过程中,注重解决问题、满足信息需求,发挥校园网络环境的优势,达到高校“信息共享”的基本要求。
3.2 提高档案信息服务的技术手段
目前,高校档案馆的服务手段与能力建设尚处于探索阶段,需要付出艰苦努力加以健全和完善过程,绝不可能“毕其功于一役”地一蹴而就。因而,要注意科学运作、分步实施、循序渐进,提高高校档案馆信息服务的手段与能力。应当注意到:高校档案馆功能的拓展与新的功能实现,主要依托现代信息技术在高校档案管理实践中的具体应用程度。因而,要提高对档案管理现代化的认识,加快档案信息化建设的步伐,根据高校档案馆开展信息服务的实际需要,完善信息技术支持系统。在信息化条件下,提升高校档案馆的信息服务能力,目的在于完善高校档案馆的基础设施建设;加强高校档案馆的信息存储能力;健全高校档案馆的信息共享能力;增强档案馆的信息传播能力。进一步完善数字化档案信息网络建设安全体系与建设标准,切实保障网络信息服务的稳定有序、安全可靠,为拓展高校档案馆功能奠定坚实基础。
3.3 培养复合型的人才队伍
拓展高校档案馆的功能,是相对于传统服务方式、服务手段的改进与提高,需要具有一支了解掌握高校档案馆业务、精通信息服务技术手段的人才队伍,这也是拓展高校档案馆功能的必然要求。在拓展高校档案馆功能的建设实践中,“人”居于特别重要的位置:既是拓展高校档案馆的功能的实施者,又是拓展高校档案馆功能的受益者。拓展高校档案馆功能的建设实践,要求对“内”以调动高校档案馆人员的积极性、创造性为根本;对“外”研究高校教学科研发展的实际需求,以追求高校师生的满意度为根本。只有这样,拓展高校档案馆功能的建设实践才会具有强大的动力和明确的方向。因此,要尽快研究制定一整套提升高校档案馆人才素质能力的培养办法、培养内容和培养制度。加大培训工作的力度,加快“复合型”信息管理人才队伍培养建设的步伐,并要变一般性号召为强制性要求,将其列入高校档案馆人员培训计划和工作考核目标之中。同时,结合业务建设需要,建立科学系统的人才管理办法,从吸收、激励、管理、教育等多个方面加以完善,切实使拓展高校档案馆功能的建设实践得到加强,为高校档案馆在促进教学、科研工作发展的作用价值得到有效发挥创造条件。
3.4 完善高校各类信息资源与条件建设
结合拓展高校档案馆功能的建设需要,注意既要不断丰富馆藏档案信息资源、完善档案馆基础业务建设工作,又要充分利用信息化的优势、整合高校内各种形式的档案信息资源,夯实档案信息开发利用的工作基础,为拓展高校档案馆功能建设的实践开辟便利途径。同时,各类高等院校还有重视和加大经费投入的力度,要努力改变对高校档案馆经费投入偏少、开展业务建设工作举步维艰的窘迫状况。形成关心、重视、支持高校档案馆功能拓展的良好氛围,制定政策措施、形成制度体系,从根本上确保对高校档案馆及高校档案工作的经费投入及时到位,为拓展高校档案馆功能提供最为基本的条件保障。
4 结语
综上所述,高校档案馆基本功能应当是一个多方面的、系统的、综合应用系统平台。除应当继续承担高校档案收集保管、开发利用职能外,还要承担高校教学科研管理中的信息整合与传播的职能,从而更好地发展高校档案馆。当然,这种职能的拓展需要在管理观念、技术手段、人才培养以及信息资源与条件建设等方面加大工作力度,切实保障高校档案馆在新的历史阶段拓展职能,得到可持续的健康发展。
参考文献
[1]张锐.加强档案馆公共服务能力建设的若干思考[J].山西档案,2006(2):40-41.
[2]黄东霞.高校数字档案室建设探索与实践[J].档案学研究,2008(2):23-25.
高校档案馆休闲功能之探析 篇8
一、高校档案馆拓展休闲功能的可行性分析
1. 社会发展的必然趋势。
社会在不断进步, 人类文明的程度也在不断提升, 人们在紧张的学习和繁忙的工作之余, 开展各种各样的休闲活动, 使精神得到放松, 心灵得到慰籍。“休闲”一词已普遍出现在公共场所, 如“休闲食品”、“休闲文化”、“休闲娱乐”等。所谓“休闲”, 在《现代汉语词典》中解释为:休息, 过清闲生活。而在本文中可以理解为人们在闲暇时间内根据个人的兴趣和爱好, 自由地支配时间, 去从事各种活动, 从而获得身心上的享受、满足和愉悦。如今人们对于精神生活的要求越来越高, 人们利用双休日或节假日到图书馆、博物馆去学习和参观, 带来精神上的享受和满足。当要查阅原始凭证和依据, 或是公开的文件资料时, 人们自然而然地想到了地方档案馆或公共档案馆。可见档案馆已不再那么神秘了, 它不仅仅是对政府部门提供服务, 更是面向全社会, 面向普通百姓。人们甚至可以到档案馆去查阅历史典籍或者寻根溯源, 只要凭有效证件, 只要是开放的档案都可以查阅。档案馆已经趋向公众化、社会化, 甚至休闲化, 档案馆的社会地位正在逐步上升。2002年, 国务院《政府工作报告》中要求“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”[1]可见档案馆已和图书馆、博物馆一样被列入公共文化机构, 同时也具备了休闲功能, 人们在查阅档案的同时, 也能带来精神上的享受、满足和愉悦, 可以说这是社会发展的必然趋势。高校档案馆是否也应当向地方档案馆或公共档案馆一样拓展休闲功能呢?
2. 高校档案馆自身发展的需求。
当今社会是知识的社会, 更是竞争的社会, 时刻充满机遇和挑战, 要生存, 就要发展。如果在发展的道路上犹豫不决, 那么势必被社会淘汰、遗忘。高校档案馆从原来的只为领导决策服务, 为机关部门工作参考服务, 到为全校师生员工服务, 已经取得了长足的进步。面对信息化、网络化时代的到来, 高校档案馆也面临着前所未有的冲击, 因此要生存和发展, 就必须拓展服务功能, 拓宽业务范围, 重新定位, 寻找新的发展空间, 进行全方位的思考。开展休闲服务, 拓展休闲功能不失为一个很好的出路, 这正是高校档案馆自身发展的需求。目前有些高校档案馆已脱离机关部门, 转向与图书馆性质一样的公共独立单位, 这是一个很好的开端。高校档案馆应当高瞻远瞩, 目光放远, 把那些处于闲置状态的、且信息含量高的档案资源呈现在利用者面前, 让师生员工在课余时间或闲暇时间来档案馆进行查阅或鉴赏, 在他们利用档案的同时, 不仅能了解学校历史全貌, 增长知识, 还起到陶冶心灵的作用, 同时在精神上也获得享受、满足和愉悦。
二、高校档案馆拓展休闲功能之举措
1. 依靠领导支持, 打开崭新局面。
高校档案馆要拓展休闲功能, 首先要取决于学校领导的工作思路和方向。学校领导把档案馆定于什么位置, 档案馆就会朝什么方向发展。因此, 学校领导的理念和思路是至关重要的因素。其次是高校档案馆自身的工作目标和定位, 是继续停留在机关部门, 为领导们服务, 还是朝公共文化单位发展, 满足全校师生员工的需求, 这是档案馆领导和档案人员共同思考的问题, 当然, 档案馆发展成为公共文化单位是顺应时代的潮流, 是前进的方向。再次是高校档案馆成为公共文化单位, 拓展休闲功能, 还必须依靠学校领导的大力支持, 如加大经费的投入, 使档案馆硬件设施方面的配置得以更新;加强档案馆内部建设和自身完善, 切实提高档案人员的整体素质和业务能力。最后还需要档案馆自身的宣传教育作用。
2. 丰富馆藏内涵, 增加特色档案。
具有完整、丰富的馆藏资源是开展档案利用工作必不可少的物质基础, 因此, 搜集门类齐全、内容丰富、信息含量高的馆藏资源是高校档案工作的重中之重, 也是拓展休闲功能的重要保障。只有资源丰富了, 才能开展休闲利用。高校档案馆要加强各类档案资源的征集和接收工作, 除了收集十大类基本档案外, 尤其应对照片、声像、实物、电子等不同载体的档案加大收集力度, 以丰富馆藏资源。同时高校档案馆还可结合本校的特点, 增加特色档案。如与各部门和院系合作, 建立名人档案;与人事部门合作, 建立教师工作业绩档案;与工会合作, 建立教职工生活福利档案;与学生处合作, 建立学生毕业、就业信息档案等, 体现出档案信息的广泛性和可利用性。此外高校档案馆还可以收集与普通师生员工的生活息息相关的资料。如教职工出版、发表的书籍或论文;个人获得的发明专利、奖状、证书;学生在校期间参加各类比赛、竞赛的获奖情况;学生社团活动和学生会工作的材料等。有些原件须由个人保存, 档案馆可留复制件或通过扫描后作为电子档案保存。只有这样才能使档案馆的服务更贴近普通师生员工, 并为开展档案休闲利用打下了坚实的基础。
3. 转变思想观念, 改变服务方式。
如今人们在物质生活水平不断提高的同时, 也越来越注重精神文化生活。人们不仅仅满足于档案作为原始凭证、依据的作用, 而更希望利用闲暇时间到档案馆来了解档案、回顾历史, 增长知识、消遣休闲。高校也是如此, 这就要求高校档案人员必须转变思想观念, 改变服务方式, 变被动等待为主动出击。首先, 档案人员要热爱档案事业, 不能有“多一事不如少一事”的怕麻烦的心理。要多一些热忱, 多一些勇气, 多一些灵活;少一些厌烦, 少一些退缩, 少一些呆板。其次, 档案人员要重新定位工作职责, 树立全新职业形象, 要换位思考, 站在利用者的角度去了解他们的各种需求。最后, 要掌握更多更新的专业知识和现代化技术, 面对信息化、网络化时代, 在馆藏资源和利用者之间起到桥梁和纽带作用, 发挥起档案馆的休闲功能。
4. 增添休闲设施, 营造良好氛围。
高校档案馆除了要有符合国家标准的档案库房、办公用房、阅档室外, 还可以在档案馆的其他活动范围内增添一些休闲设施, 这可视学校的经费情况而定。如可以在大厅或走廊内放置一些休闲桌椅、简单的文具用品和饮水设备, 便于利用者休息或等候时。可以增添一台触摸式查询机, 利用者可以根据上面的提示浏览档案馆规章制度、全宗介绍、馆藏介绍等内容。同时还可以在大厅或走廊的墙上挂上书画, 摆上一些植物和盆景, 给利用者提供一个舒适、温馨的查阅环境, 营造一个轻松、休闲的文化氛围, 改变以往档案馆庄严和沉闷的气氛, 使利用者一走进档案馆, 就感受到全身心的放松、舒畅和愉悦。
5. 进行人文关怀, 提供人性化服务。
高校档案馆要进行人文关怀, 为师生员工提供方便和舒适的人性化服务。首先, 要简化利用手续, 繁琐的手续会使利用者望而却步。师生员工来利用档案时只须出示工作证和学生证, 校外人员只须出示身份证即可, 所有的开放档案都可以利用。其次, 一些现行文件、校史、校志、年鉴、兄弟院校的交流资料、本校的收发文件、学生的论文 (这些都是指公开的) 都可以实行开架查阅, 利用者可以自由地在架上寻找所需要的文件资料, 而档案人员只须在旁边监督指导, 就像图书超市一样。再次, 根据利用者的合理要求, 可以提供档案资料的有偿复印和代办邮寄等服务项目。最后, 高校档案馆还要改变以往师生员工休息放假, 档案馆也闭馆的现象, 而采取工作时间和学校的作息时间同步, 双休日和节假日档案馆人员轮流值班, 轮流休息, 让更多的师生员工能在闲暇时间来档案馆查阅档案, 真正体现了档案的休闲利用, 发挥了档案馆的休闲功能, 并使利用者从中获得乐趣。
6. 开发休闲产品, 打出档案品牌。
高校档案馆要拓展休闲功能, 还要大力开发档案休闲产品, 打出档案品牌。档案休闲产品在本文是指档案馆通过档案、文献、资料编纂或出版的编研成果, 这些编研成果通常是指学校的文件汇编、校史、校志、年鉴等。与此同时还可以增加专题性档案编研成果和不同载体的档案编研成果。如名人类、学校新旧建筑类、科研类、产品生产类等专题性档案编研成果;实物类、照片类、图片类、电子类等不同载体的档案编研成果。档案馆还可以通过承办或协办校史展、历任校领导事迹展、名师名人展、杰出校友展、优秀毕业论文和毕业设计展等不同形式的展览打出档案品牌, 宣传档案意识, 提升档案馆的地位, 并为学生德育教育服务, 成为学校德育教育基地, 让师生员工乃至社会各界人士都能在闲暇时间参观、交流, 充分发挥档案馆的休闲功能。
社会的不断进步, 推动着档案事业的发展, 高校处于社会进步的前沿, 档案工作应与所处的地位相对应。为此, 高校领导和档案人员应该积极探索和寻求档案事业发展渠道, 在一定的条件和时机成熟的情况下, 拓展高校档案馆的休闲功能, 将会给高校档案事业的发展带来更广阔的空间和更美好的前景。
参考文献
[1]郭红解.析公共档案馆[J].中国档案, 2007 (2) .
浅谈高校档案馆的功能及其实现 篇9
关键词：高校档案馆,功能,实现
《档案事业发展“十三五”规划》明确规定档案事业“十三五”总体发展目标为:“各级各类档案馆设施完备、功能完善、 技术先进、馆藏丰富、利用方便。充分发挥档案安全保管基地、 爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心、档案信息服务中心和电子文件中心‘五位一体’的功能”。所以,高校档案馆发挥“五位一体”的功能代表高校档案管理的新发展方向。
一、“五位一体”功能
(一)安全保管。《高等学校管理办法》第二十五条明确规定:“高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查”,这个规定明确高校档案机构负有保护档案的职责。高校档案是高校建设发展的历史记录,一旦损毁,势必给学校、 国家和社会造成难以挽回的重大损失,因此,高校档案馆必须具备安全保管功能。
(二)社会教育。高校档案馆可以成为对学生进行爱国主义教育的基地重要窗口。高校档案是学校发展历史的缩影,是传承大学文化和大学精神的载体,包含教学、科研、管理等诸多方面的内容,可以开展档案史料陈列和展览,以素材丰富、 内容博大、内涵精深具有很强的知识性和教育性的馆藏档案史料为素材,面向社会公众开展爱国主义教育,让广大师生、校友更深入地了解学校的悠久历史和优良传统,可以收到良好的社会教育效果。华南理工大学专门设有展馆管理与编研科,负责校史馆、电子博物馆、电视机博物馆等展览资源的管理工作,通过向社会开放,强化学校档案的宣传教育功能,促进社会的文明进步。
(三)已公开现行文件提供利用。校务公开是法律规定要求高校必须公开的。在教学科研等管理过程中会产生许多校务文件,比如招生计划,创业就业政策,物价收费标准以及相关公共服务政策等等,这些文件涉及广大群众的利益。高校档案馆提供这些现行文件的利用,是实现校务公开的有效手段。
(四)档案信息服务。随着社会对高校档案信息需求日益增加,高校档案馆也开始面向社会大众服务,开展学籍学位、录取、毕业证、学位证、成绩翻译、提供证明等档案信息服务,定期展览档案,编辑档案汇编,开展多种多样的社会化档案信息服务。在中山大学80周年校庆庆典时,中山大学档案馆所编《巍巍中山——中山大学校史图集》作为礼物馈赠给校友,反响良好,中大人的归宿感油然而生。
(五)电子文件中心。随着无纸化办公的发展趋势,越来越多的电子文件产生。今天形成的电子文件就是明天的电子档案,实现对电子文件的前端控制和文档一体化管理,高校档案馆“电子文件中心”功能就显得尤其重要。
二、“五位一体”功能的实现
要建设现代化管理模式的高校档案馆,可以从“五位一体”的角度来认识和发挥档案馆的各项功能。高校档案馆要实现这些功能,应进行分区管理,保障档案工作人员必要的工作条件,既要保证各项档案业务流程的开展,又要从长远发展的需求来预留有合适的发展空间,从档案管理的角度做好各种用房的联系性和独立性,保障档案调阅方便又可以安全保管。在功能区间划分上,大部分高校档案馆主要设置有档案库房、办公室和辅助用房、档案业务和技术用房、对外服务用房四大功能区:
(一)档案库房。档案馆设计首先要考虑的是档案的安全保管功能。每个高校在办学的过程中形成独特的办学特色,应该建立具有自身特色的档案库房。应用最新的科技成果来强化和完善保管功能,是现代化档案馆建设的重中之重。库房除了考虑档案存储面积和空间,还将档案的消防、安全、温湿度控制等标准要求纳入考虑范围。档案库房根据库存内容合理分大间、小间,设立库房分区缓冲间,这样有利于保持库房温湿度的稳定,也有利安全防盗,做到安全密闭便于搬运、调阅和管理,空间上可以满足现代信息化、保温、隔热、温湿度控制的需求。由于高校档案门类众多,需要设立专门的库房,应设置纸质档案库、声像档案库、实物档案库、科研档案库、人事档案库、保密档案库等等,对于特别珍贵的档案实体,需用特殊库房保存的还可以设立珍藏档案库。
(二)办公室和辅助用房。1998年颁布的《普通高等学校档案管理办法》中规定:“高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。”因此,高校档案馆具有一定行政管理职能,需要配备一定的办公用房。办公和辅助用房一般包括公共服务用房、办公室、文印室、空调机房等。 不同等级、不同规模的档案馆可根据需要设置上述用房。
(三)档案业务和技术用房。业务用房主要满足档案收集、整理分类、鉴定销毁等档案业务开展的需要,应包括全宗室、整理室等用房,技术用房用来满足档案的保护、抢救等需要,除了保证一定的面积外, 还应根据不同的用途,选择合适的位置和配置必要的配套设施。档案整理、编研用房包括:纸质档案的接收、整理、编研、史料研究用房及电子文件的整理、编研等。保护技术用房主要包括:消毒室、裱糊修复室、字迹恢复脱酸处理室、缩微拍照室、冲洗放大室、缩微胶片数字化室、缩微胶片还原室、 数字档案与缩微胶片的转换设备用房等。信息技术用房包括: 机房、硬件维护室、输出设备室、输入设备室、纸质档案数字化室、数据采集备份室、数字化整序室等。音像档案技术处理用房包括:音像档案编辑室、演播室、数字化室、音像档案利用室等。因此,可根据高校档案业务开展的需要,配备相应的档案整理室、信息技术处理室、鉴定销毁室,文献修复室、防磁、消毒室以及编研室等等。
(四)对外服务用房。对外服务用房主要有利用查询用房和展览厅。查阅用房是档案馆开展档案工作、对外服务、提供利用的场所,可以安排在便捷、通风、光线明亮的场所,可设置接待室、查阅登记室、阅览室、复印室等,有条件的可设置多媒体导航系统,并配备计算机对外提供开放档案查询服务。 为了工作人员的调卷方便,阅览室与库房不能距离太远,阅览室应光线充足、通风良好,查阅环境应安静,防紫外线避免阳光直射,随着馆藏档案种类的增多,除传统的纸质档案外,还有缩微品档案、实物档案、声像档案、电子档案及多媒体档案等,在一些规模较大的高校档案馆,还可以设置缩微品阅览室、声像档案利用室、贵宾阅览室、电子档案及多媒体档案阅览室等,满足不同档案利用者的需要。像华南理工大学专门设有校史馆、电子博物馆、电视机博物馆。设立档案查询用房和展览厅等对外服务用房,高校档案馆才可以充分实现爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心、档案信息服务中心和电子文件中心这些功能。
综上所述,高校档案馆基本功能是一个多角度、全方位、 宽领域的综合应用信息平台。高校档案馆要充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心、档案信息服务中心和电子文件中心,应该科学合理分区布局档案馆,将档案馆分为档案库房、办公室和辅助用房、档案业务和技术用房、对外服务用房四大功能区,实现“五位一体”的功能来适应社会服务功能的扩展需求,以彰显高校自身的办学特色和文化氛围。
参考文献
[1]程玉香.高校档案馆职能定位的思考[J].科技情报开发与经济,2009(2).
[2]彭远明.面向公众:我国新型档案馆建筑的目标与功能之我见[J].档案与建设,2009(2).
新形势下高校档案馆育人功能探析 篇10
一、高校档案馆育人功能的体现
国内高校普遍历史悠久, 人文荟萃, 在数十年乃至上百年的发展变迁中, 每个学校都留下了大量记录本校发展历程的文件史册, 由高校档案馆统一合理保存, 这些档案凝聚了高校多年来历史发展的经验教训和成果结晶, 记录着学校从过去到现在、从无到有的发展历程, 对新时代的年轻人具有强烈的启发和教育意义, 高校档案馆由此衍生出独具高校特色的档案育人功能。
1. 历史人文教育。
高校档案馆拥有丰富的馆藏资源, 如华南理工大学档案馆蕴藏数量巨大的教学档案、人物档案、科研档案等13类档案共计十万多卷, 涵括了华南理工大学60年的辉煌历史, 其中不乏涉及学校变迁、教育改革、科技进步、文化繁荣的珍贵史料。高校档案馆开展教育活动, 通过解读真实可靠的历史资料, 向学生灌输历史人文教育, 帮助学生了解自己生活和成长的这片土地, 有助于开阔学生的历史视野, 丰富学生的文化内涵。
2. 爱国主义教育。
以高校档案馆为思想政治教育的工作阵地, 可以向学生开展生动形象的爱国主义教育, “由于高校档案所提供的教育素材大多是自己学校曾有的人和事, 因而会使大学生感到真实可信, 无形之间就缩短了思想距离”。华南理工大学五山校区源自解放前老中山大学石牌校区, 华工校内仍然保存有日本侵华司令部旧址泳池铭、解放前广州“七·二三事件”发生地民主广场等历史人文景观。每一年, 华工档案馆均会组织学生参观和解读人文景观, 根据馆藏档案资料, 向同学们讲述艰苦岁月不平凡的故事, 教导学生牢记历史, 勿忘国耻, 继承先辈的革命传统, 珍惜今天的幸福生活, 同学们在解读历史的过程中受到了深刻的爱国主义教育。
3. 爱校荣校教育。
高校档案馆拥有大量教学资源, 是校园文化建设的主要力量, 在荣校教育中亦充当着重要的角色。由于不少高校都建有校史馆, “校史馆是学校历史的再现。作为学校历史的载体, 它记录着学校创立、改革、建设与发展的全过程, 饱含着学校的风雨沧桑。”校史馆由此成为高校档案馆开展爱校荣校教育的重要基地。每一年, 华南理工大学都会组织新生、毕业生、校友参观校史馆, 以图文音像和实物的形式生动全面展示学校发展的全过程, 师生校友观赏其中, 为母校取得的成就感到由衷的自豪和骄傲的同时, 爱校荣校之情亦油然而生。
4. 激发学生的进步意识。
高校拥有不少德高望重的教授、成绩斐然的学生、功成名就的校友, 他们留下的许多档案, 记录了他们如何一步一步从寂寂无名走向成功的历程, 对在校学生具有很大的激励作用。这些发生在身边人的成功范例显得真实可信, 能很好地激励青年学生努力学习、奋发图强, 争取攀上学习和事业上的新高峰。不仅如此, 学生档案客观而真实地记录了学生学习和生活的成长历程, 是学生在校期间的学习记录、行为记录。学生档案本身对学生就有很强烈的激励作用, 它的存在能够规范学生自我约束、自我提高, 激励学生主动追求进步, 以期拥有一份记录良好的个人档案。
二、新形势下如何发挥高校档案馆育人功能
1. 改变因循守旧的工作作风, 全面提升档案服务水平。
目前而言, 国内不少高校档案馆仍然重收藏轻利用。高校档案馆的工作十分繁重, 档案管理人员每天埋头苦干整理库存, 完成日常规定的学籍档案、科研档案、个人档案等的查询和利用工作, 他们以为这就是档案工作的全部, 却忽略了高校档案馆十分重要的育人功能。管理人员未能把教育的理念贯彻到日常工作中, 高校档案的教育意义并没有得到有效发挥。档案育人以学生为主体, 以档案管理人员为主导, 管理人员的意识形态和个人素质对档案教育的成效起着最直接的影响。为保证育人工作的有效开展, 高校档案馆应把档案育人的职能写入部门章程, 加强对员工思想意识和工作技能的培训, 指导员工如何从事档案教育工作。华南理工大学档案馆每年均会组织专职档案员参加省档案局举办的档案培训班, 同时积极参加高校系统组织的档案培训活动, 经过系统的学习, 管理人员普遍能够提升服务意识, 改善工作态度, 变被动为主动服务, 积极地参与到高校大学生思想政治教育工作中, 主动为学校教育教学活动提供优质服务。
2. 发掘馆藏信息, 丰富本馆教育资源。
不少档案管理人员抱怨档案教育资源匮乏, 教育工作难度太大。高校档案馆现有的行政档案、教学档案和科技档案等普遍形式单一, 内容晦涩, 不能直接用于学生教育, 也难以转化为生动直观的教学素材, 档案难以吸引当代大学生的注意力, 档案教育看似无从入手。事实上, 高校档案馆犹如一个源源不断得到补充的知识宝库, 库存巨大, 内容繁杂, 到底哪些内容适用于学生教育?这就要靠档案管理人员去细心甄别档案素材, 用心发掘, 去芜存菁, 在利用档案的过程中寻找可直接使用的教育资源, 或通过识别将某些具有教育意义的档案转化为生动的教育素材, 为档案育人做好资源铺垫。华南理工大学12号楼 (原称法学院) 门前有一块不知名的石座, 近50年来, 师生纷纷猜测石座的由来, 却一直没有找到答案。1998年, 华南理工大学档案馆工作人员经查找档案, 从上世纪30年代老中山大学遗留下来的一份历史材料中得知, 该石座是由老中大法学院师生捐资建立的日晷仪的底座。2000年9月, 档案馆又获得了日晷的制形详图, 华南理工大学本着“修旧如旧”的原则, 重新修建日晷仪并安放在原位。通过对馆藏资源的发掘和利用, 日晷仪得以重现华园, 为华工校园增添了新的人文教育景观, 当年老中大日晷仪“使凡出入本院之人, 日受感召, 将来学成致用, 亦能本其日之认识, 深知所以自处, 以大有造于社会、国家。意义至为深远。”的建设宗旨至今仍深深激励着新一代华工人, 教育同学们珍惜光阴, 爱国明志, 勿忘初衷!
3. 打造具有本校特色的展馆文化体系。
每一所高校都有一段艰难曲折的发展历史, 由此形成其独特的校园历史和校园文化。以展馆为基地开展丰富多彩的展览活动, 是利用档案传播校园文化、开展教育工作的重要形式, 高校可通过建立校史馆、科技馆、文化馆和艺术馆等各具功能的校园展馆, 将本校特色的档案资源以展览的方式对外展示, 为开展集中有效的档案教育活动做好充分准备。华南理工大学被誉为“工程师的摇篮”, 这所理工科大学不仅建立了内容丰富的校史馆, 同时还发挥其理工类大学的资源力量, 在校友的大力支持下建立了电子博物馆、电视机博物馆等特色展馆, 打造“三馆一体”的文化展馆体系, 致力于推动校园文化传播。展馆建设将原本生涩的档案内容变得集合化、具象化、趣味化, 很容易吸引广大学生的目光, 结合展馆开展的展览、演讲、参观等趣味活动, 更是深受学生欢迎。2011年全年, 华工校史馆接待各类参观者共计3536人次, 电子博物馆、电视机博物馆接待各类参观者1421人次, 同学们纷纷表示, 展馆的实物和图片教育帮助他们身临其境读懂校园历史, 感受校园文化。
4. 鼓励学生参与档案管理。
勤工俭学是学校教育活动的重要组成部分, 采用勤工俭学的方式, 带动学生参与档案管理工作, 是档案教育最直观的一种方式, 往往能够取得立竿见影的教育效果。华南理工大学档案馆平均每学期招募40名勤工俭学的学生, 在馆内主要从事张贴、抄写、整理和电脑录入等工作, 这些工作虽然简单却十分繁琐, 需要学生付出极大的细心和耐心去完成。同学们在档案馆参加勤工俭学, 事实上也是在学习忍耐、冷静、勤劳的人生态度, 为他们日后面对更加复杂繁重的社会工作做好思想与行动上的准备。每一年, 华工校史馆还面向校内学生招募数十名解说员志愿者, 档案馆以校史档案为教材, 首先对获选志愿者进行课程教育、现场观摩、现场试讲等一系列培训, 志愿者正式上岗以后, 均能出色地完成校史馆日常解说任务。
参考文献
[1]李艳玲.高校档案在大学生教育中的功能[J].档案管理, 2010 (2) .
[2]张家英.谈高校档案育人的特点[J].兰台世界, 2005 (5) .
[3]包西萍.校史馆在大学新生教育中的作用[J].学习月刊, 2010 (5) .
[4]陈国坚, 黎群.校园老景话日晷[J].中国高等教育, 2002 (21) .
高校数字档案馆建设策略研究 篇11
[关键词]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化
新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]
近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。
一、信息资源建设策略
数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。
1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。
2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。
3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。
二、组织与管理协调策略
我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。
1.组织策略
（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。
（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。
2.管理策略
建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。
三、技术应用策略
高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。
1.顶层设计技术与方法
顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。
2.海量数据存储技术
随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。
3.知识管理与数据挖掘技术
随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。
4.多媒体数据访问和检索技术
多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。
5.数字资源长期保存技术
高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。
6.服务导向体系架构技术
SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式來架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。
2.人才策略
“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。
高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中发布，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。
参考文献
提高高校档案教育功能浅见 篇12
关键词：高校档案,教育功能,新思路
由于高校档案对于高等学校自身具有强大指导作用, 因此, 我们应提高高校档案的实用率, 让高校档案可以更好的服务于学校日后的日常教育工作。但是, 就当前状况来看, 我国高校档案在工作方面仍然存在着很多问题, 这些问题使高校档案的使用价值大大降低。
一、我国高校档案工作现状
当前, 在我国大部分高校中, 学校档案的工作水平仍然不够高, 编研工作仍处在一个很一般、很简单的层面上。甚至有的档案工作人员的工作态度就很敷衍。有的高校由于没有重视到学校档案编研的重要性, 导致档案工作在高校中地位较低, 所以对从事学校档案工作的工作人员的日常工作疏于管理和审查, 也就间接导致了档案工作者工作积极性不高、严谨性不够, 意识不到所在工作岗位对于学校做出教学、发展等方面决策的重要指导作用。由于我国高校的档案工作并不受重视, 所以导致了高校档案整理不完全, 高校档案对于学校的教育功能十分普通, 并不具有很大的参考价值。因此, 我们必须从学校、学校档案整理工作者等多方角度出发, 转变学校对于这项工作的普遍观念, 给予档案工作者外出学习的机会, 才能从根本上提高档案工作者的工作效率和工作质量。让高校档案真正为学校教育体系的发展和完善做出贡献。
二、高校档案教育的功能
高校教学过程所产生的文件材料是高校档案的主要来源, 它反映学生在德、智、体、美方面的成长过程。因此, 高校档案与人才培养的关系直接而密切。它既有立竿见影的教育宣传功能, 又有潜移默化的思想影响作用, 它能提高学生的知识文化素质。还能培养学生的开拓创新能力。首先, 高校档案具有德育的功能。德育作为学校教育的重要部分, 涵盖了思想教育, 政治教育以及道德教育, 高校无论大小, 历史长短, 学校的发展以及德育的情况, 物质文明、精神文明都会记录在案, 因此, 高校档案中包括的德育教育的素材很多并且十分广泛, 在传播知识的过程当中, 有利于对学生进行热爱学校, 热爱祖国的教育。其次, 高校档案在知识传播方面的功能是显而易见的。学校教育原本就以知识的传播为最终目标, 因此, 高校的档案必然充分地、系统地、大规模地记载着高校教职工以及高校学生在知识的传播、管理以及接受等方面的经验与成果等最原始的信息, 也是知识传播的重要依据, 因此, 高校档案来源于实践, 也服务于实践。对于高校的管理人员来说, 他们的工作性质要求他们具备广泛的知识领域涉及面, 在这种情况下, 高校档案则为他们提供着强有力的参考, 便于他们研究党和国家大政方针政策, 了解高校历史与现状, 吸取经验教训, 总结并提出能够推动高校教学管理, 科研发展的政策的有效办法, 达到其工作目的。最后, 是高校档案教育成果与经验也在不断地进步与翻新, 具有很强的实用性, 科学技术以及研究价值很高, 对于高校以外而言, 档案中的经验以及科学技术也能够更好地服务社会, 使高校科研与教育成果更大程度地发挥社会效益。
三、影响高校档案教育的因素分析
(一) 对高校档案教育重视程度低, 档案意识薄弱。
高校领导利用档案进行决策的机会少, 学校各项规章制度在制定时, 以前的档案资料很大程度上是被忽略的, 这也导致了新的规章制度与原有的制度间出现缺口, 制度和政策难以连续, 这体现出高校领导对档案的教育的功能认识存在明显的不足。长期以来, 高校档案受重视程度较低, 档案往往被用来贮藏, 导致档案的合理利用被限制, 教育功能难以得到真正的发挥。同时, 无论是教职工还是高校学生, 档案意识薄弱的现象比较普遍, 师生平时远离档案, 对档案有神秘感, 很少去档案馆查询, 档案馆里存放的大量档案资源往往也只在做论文研究或是职称评定等必须使用到档案的时候才会被利用, 平时甚至难以想到档案, 这自然制约了档案教育功能的发挥, 形成教育资源浪费的状况。
(二) 高校档案管理制度不规范。
档案管理机制的不完善也会影响高校档案教育功能的发挥, 在档案管理的过程中, 相关职能部门配合不密切, 部门之间失去连贯性, 档案管理员本身对档案的意识薄弱, 服务的意识也比较低, 工作中甚至对档案的职能和功能不了解, 档案的收集、整理、保管等工作没有系统地规范, 难以形成体制, 应当归入档案的文件材料没有归入档案, 致使部分档案丢失, 或者查阅困难。
(三) 档案查阅知识不普及。
对大多数学生来说, 在档案查阅的方面, 也是一个瓶颈, 可能由于校方对档案教育重视程度不够, 也忽略了对档案查阅知识的普及, 百分之九十以上的学生并不了解应当如何查阅档案, 想查阅的档案不知道在何处查阅, 网络档案库的网址如何, 怎样进行检索以及下载等, 这种不便直接阻碍了他们对档案查阅的积极性, 阻碍了档案教育的推广。
(四) 高校自身对档案开放性的限制。
在高校档案管理的过程中, 高校为了防止档案的损坏或者丢失, 采取了一系列的保护措施, 对档案的查阅次数、方式等进行限制, 有些部分甚至贴上禁止查阅的标签, 这样做虽有一定的道理, 但在无形中也制约了档案教育的知识范围。
(五) 档案年限太旧, 更新不及时。
档案的整编原本就是学校教学历史以及科研成果的手段, 有诸多年代久远的档案也实为高校的典藏与精华, 但是有些高校在档案录入与更新方面实属缓慢, 近期的档案资料迟迟无法查到, 而老旧的科学研究档案又难以跟上时代和政策的发展, 可用性不强。
四、提高高校档案教育的新思路
(一) 打造档案馆的对外形象, 加强宣传教育。
自我形象的设计在如今变得尤为重要, 高校的档案馆也是如此, 形象的建设有利于档案文化, 以及档案教育的推广, 档案馆首先要设置在醒目的位置, 让教职工以及学生很容易地就能够找到档案馆, 要让全校师生员工及社会各界人士通过校史展览这个固定渠道, 加深对档案馆的认识, 引起普遍关注, 并能给予必要的支持。高等学校是知识密集、人才集中的地方。在高校档案部门内设立校史展览室, 同时, 档案馆的建设一定要注重文化品味, 营造文化氛围。
定期地、免费地开放学校的档案馆或者阅览室, 加强做好学校档案的宣传工作, 让高校档案室成为广大校友寻根觅宗的精神家园, 对全校师生, 尤其是对青年学生进行爱国、爱校教育。校史展览室的公众效应必将促进学校的精神文明建设, 以及档案教育的推广, 同时促使其树立起良好的对外形象。高校档案部门要以长期举办校史展览为契机, 扩大宣传力度。可借助电视、电影、报刊、橱窗、广播、网络等播发消息, 刊登相关文章, 还可在校内外做公益性广告。利用声像档案制作专题片, 是发挥高校档案教育功能的最好途径。
传统高校本科学生对学校档案及档案工作缺乏了解, 在很大程度上归咎于学校档案宣传忽略了这一利用群体, 在一定程度上忽视了本科生对档案资源的利用需求。因此, 各高校的档案部门必须把本科生纳入其用户群体, 通过感化宣传, 刺激本科生在求学期间充分利用学校档案资源, 使其成为自己获取知识的重要源泉。
(二) 建立并完善校园档案馆网站, 重视信息化建设, 充分发挥其档案教育功能。
利用网络技术传输档案信息, 在信息技术迅猛发展的今天, 要充分发挥高校档案教育功能, 就必须利用网络传媒技术, 增强档案信息的传输速度和传播范围。建立档案工作网页, 或者充分利用校园网档案信息页来发挥其教育功能。随着校园网络建设的不断发展, 将部分档案资源网络化, 将大量档案信息通过网络实现资源共享, 使部分档案资源信息化, 真正达到档案管理规范、信息共享的建设目标, 充分发挥档案的利用价值, 让广大师生员工便利地通过网络计算机直接浏览档案信息、调用相关档案, 利用档案资料, 由此来拓宽学校档案教育的时空界限, 充分发挥档案的利用价值, 更好地发挥高校档案的教育功能。
(三) 深化档案整理与编研。
深化档案的整编和开发, 是发挥高校档案教育服务功能的有效途径。档案信息内容丰富, 但信息原始状态的分散性导致利用的困难, 要使高职院校档案的教育功能获得有效的发挥, 应积极开展档案的编研, 注意档案信息的深加工。如进行基础数据的整理, 科研成果教育研究等专题汇编等。信息的整编是从学校档案中提炼出来的, 能使师生对学校的情况有一个全面了解, 从而有利于他们对学校的历史产生自豪感和为学校未来发展作贡献的使命感, 激励广大师生继承学校的优良传统, 发扬开拓创新的精神。
参考文献
①刘珏.实现高校档案教育功能的途径[J].兰台世界, 2008, 07.
②付云金.论高校档案教育服务功能的拓展[A].现代企业文化, 2009, 12.
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