高校评估与档案工作

高校评估与档案工作（共11篇）

高校评估与档案工作 篇1

一、普通高等学校本科教学工作水平评估发展历史

1994年,国家教育部针对本科院校提出了随机性水平评估、合格评估和优秀评估等三种教学评估方式。2002年,教育部将这三种评估方式统称为教学工作水平评估并颁布了《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》,为教学工作水平评估提供了基本的指导纲要。2004年,教育部再次修订了《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》,并建立了高教学评估等教育教学评估中心,规定每隔五年就要对普通高等学校本科院校进行一次教学评估以提高高等本科院校的教学质量。2006年,教育厅对《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》进行了进一步完善与调整,明确指出办学指导思想,师资队伍建设,教育改革和教学效果的要求。2007年,教育部在执行普通高等学校本科教学工作水平评估中将高校图书馆作为参评要素,指出图书馆评估档案材料建设工作不容忽视。

二、进行教学工作水平评估的重要意义

教学工作水平评估是提高高校本科教学质量,推动普通高等院校教育步入科学化、信息化、规范化的重要措施。《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》对高校本科的办学指导思想、师资队伍建设、管理水平、教育改革措施和教学方法等方面都有比较详细的规范制度,有利于促进办学思想走向科学化,加强师资队伍建设,提高管理水平,优化教学方法,推动教育改革顺利开展,全面提高教学质量,创造良好的发展前景。某高校在2007年9月顺利通过了教学工作水平评估,2008年报考人数显著提高,报到率高达100%,提高了该学校的效益,培育了良好的教育发展前景。由此可见,教学工作水平评估对学校与国家的教育发展具有重要的积极作用。

三、图书馆在教学工作水平评估的作用

高校图书馆作为文化服务机构与信息中心在整个教学工作水平评估中发挥了重要作用,高校图书馆的质量和地位决定着教学工作水平评估的结果,《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》中指出高校图书馆状况包括藏书量、管理方法、校风、文化活动等。图书馆在进行建档工作时理应对图书馆状况进行完备的文字整理并归档,档案信息的质量对教学工作水平评估具有重要作用。

四、开展图书馆评估档案建设的相关建议

(一)建立完整的评估档案管理制度。开展高校图书馆评估档案建设工作,首先要建立科学、完整的管理制度,规范管理体系,做好档案管理工作的每一步流程。需要对藏书量、管理方法、校风、文化活动等图书馆状况进行全面的整理并归档,保持档案信息的完整性、连贯性和清晰度,正文材料理应放在前面,附件材料则附在后面,然后按照顺序编写目录与页码,并标识清晰的类目与档号以及相关注释。档案管理人员需要及时清理混合文件,重新进行归档,按照实际情况的变化更改档案信息。

(二)科学合理的利用评估档案资源。评估档案一般记录着学校的教育发展史和师生的个人信息,高等院校在保管评估档案信息的同时要科学合理的利用档案资源,借鉴档案的经验,才能发挥教学评估档案资源的社会价值。因此,高校要处理好评估档案保密与开发利用的关系,在做好评估档案保密工作的基础上,有时间、地点和范围限制的利用档案资源。

(三)提高档案管理人员的专业素质,改善管理设备。目前,很多档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识和管理技能,所以,普通高等院校必须提高档案管理人员的专业素质,对他们进行定期培训。另外,学校要改善管理设备,将现代化技术应用于档案管理工作。

(四)全面实现评估档案管理工作的现代化。全面实现普通高等院校评估档案管理工作的现代化则需要全面使用计算机技术,应用电子文档,建立规范标准的数据库;完善档案的现代化管理与调用,建立档案网络;实现档案室管理现代化和档案目录与检索现代化,提高硬件与软件技术设备以维护网络安全。这样可以有效保护档案室的温度,防火、防盗,保证了档案文件的安全,方便档案调阅与检索,维护电子档案的安全性,提高工作效率。

结束语

综上所述,教学工作水平评估有利于促进教育的发展,高校图书馆的质量决定着教学工作水平评估的结果,全面开展图书馆评估档案建设工作,学校必须建立完整的评估档案管理制度,在做好保密工作的同时合理利用档案资源,提高档案管理人员的专业素质,改善档案管理设备,实现评估档案管理的现代化。

参考文献

[1]王东波,程卫华.高校图书馆如何建立规范的评估材料档案[J].大学图书馆情报学刊,2015(1).

[2]彭媛媛.对档案管理人员能力培养的若干思考[N].怀化学院,2011(2).

[3]何建新.浅谈如何实现大数据时代高校图书馆的数字资源共享的策略[J].广东大学,2011(10).

高校评估与档案工作 篇2

李勤合摘要：本科教学水平评估是一个系统评估，并非仅面向教学单位，各单位在评估中应该互相支持。本文论述了高校图书馆在本科教学水平评估中的作用，着重讨论了图书馆作为“学校的文献信息中心”对其他单位可以发挥的支持作用。同时对图书馆如何处理高校图书馆评估和本科教学工作水平评估提出了个人看法：充分利用教学评估的权威性，统筹协调两个评估，使其互为所用，互相支持，避免重复劳动和重复建设。

关键词：高校图书馆 教学评估 本科教学 图书馆评估

为了深入贯彻“巩固、深化、提高、发展”的方针，落实科学发展观，推进高等教育的持续健康发展，提高本科教学质量，国家建立了五年一轮的普通高等学校本科教学工作水平评估制度。通过“以评促改，以评促建，以评促管，评建结合，重在建设”，各高校可以进一步明确办学指导思想，改善办学条件，加强教学基本建设，强化教学管理，深化教学改革，全面提高教学质量和办学效益。本科教学工作水平评估名义上是对教学工作的评估，但它涵盖的内容是全面的，对高校工作有全面的推动作用。高校图书馆作为本科教学工作水平评估体系中一个重要的考察点，深刻地感受到了迎接水平评估对图书馆建设的促进作用，许多高校图书馆因此发生了跨越式的变化。笔者下面结合自己的工作实践谈谈图书馆与本科教学工作水平评估的关系。

图书馆如何迎接对自身的评估

《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》（以下简称《方案》）对图书馆提出了很高的要求，即：“管理手段先进，图书馆使用效果好。”其基本要求则是生均图书和生均年进书量（册）达到教育部制定的普通高等学校基本办学条件指标合格标准。

这个要求体现了图书馆“读者第一”的服务宗旨和“藏以致用”的办馆理念。生均图书和生均年进书量（册）达到教育部制定的基本办学条件合格标准是对文献资源建设的要求。文献资源是图书馆服务的基础，没有一定质量的文献资源，图书馆服务就无从谈起。先进的管理手段是图书馆提供高质量服务的保证，它应包括先进的管理体制（软件）和先进的管理设备（硬件）；图书馆使用效果好是图书馆工作的落脚点和服务目标，也是图书馆贯彻“读者第一”思想的具体体现。

图书馆要真正体现评估思想，做好迎评工作，可以从以下两个方面来抓：

第一是严格对照评估指标体系和等级标准，把各项工作做实。

本科教学工作水平评估是严格按照教育部下发的《方案》进行的。《方案》中对各项评估指标进行了详细的说明，这些指标构成了一个科学的体系。要做好迎评工作，必须严格对照评估指标进行各项工作，把各项工作做实。

这里又包括三点，一是必须忠实地按照评估指标来做，另搞一套不行。教育部下发的评估指标体系只细分到二级指标和主要观测点，在实际工作中还需要进行分解，以便于操作。分解的忠实与否，科学与否，全面与否，是否具有操作性都是在分解指标时要注意的问题，尤其是要忠实《方案》的精神，不能扭曲。

二是创造性地按照评估指标来做，真正实现以评促建。教育部的《方案》里既有明确的数的指标，也有许多用抽象词汇概括的指标。这些指标，毋宁说是目标更实际。创造性地理解这个目标，提出完成目标的措施，这个过程就是分解指标的过程，也就是“以评促改，以评促建，以评促管”的过程。突出创造性是因为达成目标的措施有很多，并没有固定的模式，只有这样每所学校才会有每所学校的特色，也才是真正的以评促建。

三是要把工作必须做实，不能来虚的，是做工作，不是做材料。

第二是要把做实的各项工作宜评估化。

做实的各项工作如何便于评估专家进行评估，也是迎评应注意的问题。解决这个问题，要靠大家把各项工作资料化，资料系统化。资料可以是多种多样的：文字、图片、声音、声像等，把这些庞然纷杂的资料整理成有体系的系统，使各项工作便于专家评估，就是工作宜评估化。

这看起来是虚的，实际上是考察领导对评估工作有没有全局观，有没有整体地把握评估，真正领会评估实质，考察的是领导的分析能力，概括能力，总结能力。这个工作做的好，说明整个迎评工作就不是盲目地在进行。

工作指标化，内容成果化，成果资料化，资料系统化。只要对照指标一丝不苟地做，就一定能够顺利地完成迎评任务。

图书馆在评估中还可以做其他工作

指标体系里对直接涉及到图书馆评估的内容，都做了明确说明。另外，评估指标中还有一些观测点虽然不是针对图书馆的，但图书馆仍可以在其中发挥作用。图书馆作为“学校的文献信息中心，是为教学和科学研究服务的学术性机构，是学校信息化和社会信息化的重要基地”，可以在评估中发挥更大的作用。这些工作主要包括：

一、图书馆可以为学校专业建设、课程建设提供支持。

专业建设和课程建设是评估指标体系中的两个重要考察点。我校的新办专业较多，许多课程建设时间也不长，如何为这些专业和课程提供更优秀的文献资源保障是高校图书馆在文献资源建设时考虑的重点。图书馆在文献资源建设时应及时与院系沟通，针对新办专业和重点课程及时调整文献建设方案。在数据库购买、网络导航、特色（专题）数据库建设等方面予以倾斜，支持新办专业的发展。

二、图书馆可与院系合作，把图书馆建设成为院系实践教学基地。

对实践教学的考察也是评估指标中的一个重要内容。《九江学院实习教学管理办法》第五章《实习基地的遴选》中明确规定：“选择实习地点以能基本满足教学要求和就近、就地为原则。”“有条件的专业，可根据专业特点建立校内实习基地。”现代图书馆工作具有综合性，特别是随着图书馆现代化、网络化、数字化、自动化水平的提高，使图书馆成为许多院系专业学生实习的好地方。以信息科学与技术学院为例，其信息管理与信息系统本科专业和计算机与信息管理、信息管理与信息系统、web应用程序设计、数据库管理等专科专业都可在图书馆找到实习课题，比如图书馆管理系统的优化和改进、读者数据库的开发和管理、图书数据的挖掘、特色专题数据库的开发、网页制作等等。

三、图书馆是学风建设的重要力量。

学风包括教师的治学作风和学生的学习目的、学习态度、学习纪律等方面的学习作风。学校会通过思想建设、组织建设、制度建设和环境建设等逐步形成良好的传统。图书馆作为重要的素质教育基地，是塑造良好学风的的重要机构。图书馆可以通过购进高质量的学习书籍和网络资源，加强文献资源建设，使学生有学习的内容；通过建造宽敞、整洁的馆舍，使学生有学习的舒适条件；通过悬挂名人画像、名言警句等，浓厚图书馆文化氛围，使学生有学习的进取心；通过学生

集体阅览自习，使学生之间互相带动，互相激励，有学习的氛围；通过举办讲座、读书活动，引导学生，开阔视野，使学生有学习的方向。

四、图书馆应该在毕业论文和毕业设计教学中充分发挥作用。

图书馆作为国家教育部规定的高校文献信息中心，从事信息素质教育的教学机构，“开展信息素质教育，培养读者的信息意识和获取、利用文献信息的能力”是其重要任务之一，应对毕业生撰写毕业论文和毕业设计进行文献资料收集、处理、运用方面的指导。图书馆除在文献信息检索课程中讲授有关内容外，还可通过讲座、网络课堂、在线答疑、个别辅导等方式对毕业论文和毕业设计中遇到的文献问题进行辅导，给予帮助。

五、图书馆应为学校争取更多更高的社会声誉。

在一座城市，公共图书馆必定是该城市的形象文化工程，在一所高校，图书馆也必定是这所高校的形象窗口。师资、实验室、图书馆是高校的三大支柱。由于学校的重视，我校图书馆近年来发展很快，馆舍面积和数字化、网络化、自动化建设水平后来居上，跻身于全省前列，许多来校考察的领导和专家都对我校图书馆的办馆水平给予了肯定，这为我校争得了荣誉。2004年5月29日全国人大副委员长李铁映和9月24日中国工程院院士、著名科学家袁隆平来我校参观考察时，图书馆给他们留下了深刻印象。今天，图书馆更应该在各方面争取更好的成绩，为学校争取更多的荣誉，从而为学校发展增添动力。

图书馆不应该只满足于做好“自身”的事，“本职”的事，而应该充分发挥潜能，尤其是作为学校文献信息中心的潜能，为学校评估建设多做贡献。

高校图书馆评估与本科教学水平评估

除了本科教学工作水平评估要对图书馆工作进行评估外，教育部还有专门针对高校图书馆的评估，即“普通高校图书馆评估”。那么如何认识和处理二者的关系呢？

首先，应该认识到二者都是高等学校评估的重要组成部分，都是依法行政。

对高校进行评估，是《中华人民共和国教育法》和《中华人民共和国高等教育法》规定的内容，是依法行政。《教育法》第二十四条：“国家实行教育督导制度和学校及其他教育机构教育评估制度。”《高等教育法》第四十四条：“高等学校的办学水平、教育质量接受教育行政部门的监督和由其组织的评估。”本科教学水平评估是高等学校评估的重要组成部分，普通高等学校图书馆评估也是高等学校评估的重要组成部分。对于此，高校图书馆界认识尚不清晰。

现在，人们讲本科教学水平评估，把依据找到了《高等教育法》那里，而在图书馆评估时，找依据时只找到了《普通高等学校图书馆规程》。因为《普通高等学校图书馆规程》第三十九条规定：“各级教育行政部门应对各高等学校执行本规程的情况进行检查和评估。”但这还不够，实际上，《教育法》和《高等教育法》才是高校图书馆进行评估的根本依据。《高等教育法》第四十四条所讲的是针对高等学校的“办学水平、教育质量”的评估，这“办学水平、教育质量”是站在高校全局工作的角度讲的，不仅包括本科教学工作，也包括高校图书馆工作在内的高校其他工作。所以，高校图书馆评估与本科教学水平评估二者都是高校评估的组成部分。

高校图书馆评估与本科教学水平评估名义上是对图书馆和教学的评估，本质都是对高校的评估。《普通高等学校图书馆规程》说的很清楚，是对“各高等学校执行本规程的情况进行检查和评估”。高校图书馆评估与本科教学水平评估都是系统工程，侧重点虽然不一样，但都是对学校工作的评估。也因此，两个评估指标体系中都涉及到学校各个单位，而不是一个单位。

也正是因为这样，所以高校图书馆评估与本科教学水平评估在实际工作中是不矛盾的，他们都统一于“高校评估”这一点，统一于学校工作的全局，因而在实际工作中也应该是互相促进的。

第二，从现实来看，高校图书馆评估与本科教学水平评估的实施办法有所差别，因而权威性

也有所不同。

本科教学工作是高校的核心工作，其评估由教育部直接组织专家实施，而图书馆评估虽然很早就开始了，却是由教育部委托省级教育行政部门组织专家实施，教育部只组织专家组进行检查指导。另外，本科教学水平评估的结果对高校影响也大于图书馆评估，教学水平评估不合格的学校将停止招生。可以说，教学水平评估的结果直接影响到一所高校的生死存亡，图书馆的评估结果虽然对高校的发展也有影响，但远低于教学水平评估。以上这些因素直接影响到两者的权威，本科教学水平评估的权威明显高于图书馆评估。

第三，高校图书馆迎接本科教学评估应该吸取图书馆评估工作中有益的启示，使两个评估工作之间互相合作，互相促进。

1987年教育部颁布的《普通高等学校图书馆规程》已经明确规定要进行高校图书馆评估。这之后，高校图书馆评估就开始了。图书馆可以根据积累的图书馆评估经验，借鉴高校图书馆评估指标体系，来丰富本科教学水平评估中有关图书馆的内容。

图书馆应充分利用本科教学水平评估权威性，争取学校对图书馆的更大支持，促进图书馆的各项建设，尤其是在文献经费、馆舍建设、人才配置等传统弱项方面取得突破，真正达到“以评促改，以评促建，以评促管”的效果。

论新时期的高校档案评估工作 篇3

关键词高校档案 评估 档案管理

一、强化档案行政管理职能,为高校档案工作奠定坚实的基础

(一)完善科学的管理体制。

各高校要本着对历史负责,为现实服务,替未来着想的政治意识,增强做好档案工作的使命感、责任感和紧迫感,强化高校档案管理工作的组织领导。各高校要由一位校级领导直接负责本校的档案工作,并根据本校档案工作的实际,切实解决档案工作中存在的各种突出问题。校级档案工作领导的主要责任是:贯彻国家关于档案工作的法律法规;审批本校有关档案工作的发展规划、规章制度,结合本校档案工作实际提出指导性意见;保证档案工作的必要投入;保障档案工作与学校其它工作的同步发展;主持全校性档案工作会议,研究和决定本校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜;积极为本校档案工作的开展营造宽松的政策环境。

(二)加强高校档案队伍建设。

各高校档案部门的编制由各高校根据在校生人数比例及馆藏档案数量等具体情况确定。根据教育部《关于加强高等学校档案工作的几点意见》中的文件精神,结合近年来各高校档案工作的发展形势,高校专职档案人员的配备标准应为:在校生人数在 5000人以下的配备专职档案人员2-3人;在校生人数在5000人到10000人的配备专职档案人员4-6人;在校生人数在10000-20000人的配备专职档案人员7-10人;在校生在20000人以上的每增加2000人配备1名专职档案人员。

各高校配备的专职档案人员,要具有相应的档案专业知识和工作能力,经过岗位培训并取得证书,并拥有较强的责任心与事业心。另外,高校档案部门还应配备计算机专业人员以适应档案管理现代化的需要。档案部门负责人应由有一定档案管理工作经验的干部担任,要重视高校档案管理人员的队伍建设,支持鼓励他们多参加省、市档案局举办的各种档案业务培训,及时评聘档案业务职称,规模较大的院校应当设立档案专业高级技术职称岗位,保证他们与其它专业技术人员享有同等待遇,从而保证各高校档案人员的相对稳定,以适应档案事业发展的需要。

(三)强化高校档案工作制度建设。

各高校要及时制定、修订档案工作中的各项管理制度,编入学校的制度汇编。建立健全学校的档案管理办法、文件材料归档立卷办法,强化档案岗位责任制、档案保密制度等等,制定档案在接收、鉴定、保管、销毁等一系列工作中的规章制度,并在全校范围内进行广泛的宣传,提高各高校的档案意识,从而保障各高校档案管理工作的顺利进行。

二、提升高校档案管理水平,保障高校档案工作有序开展

(一)构建完备的硬件环境。

各高校要保证档案部门的库房、办公室、阅档室三室分开,并根据在校生人数达标库房面积。各高校档案库房使用面积可参照以下标准设置:在校生人数在 5000人以下的,库房使用面积应为300平方米以上;在校生人数在5000人-10000人的,库房面积应为500平方米以上;在校生人数在10000人以上的,库房面积应为1000平方米以上;在校生人数在20000人以上的,可视学校实际情况按比例增加库房面积。有条件的院校可单独建设馆库。各高校要配置足够的档案库房,并留有发展余地,换建改建和重建校舍的学校要把档案馆(室)及校史馆的建设列入学校的基本建设总体规划。其中,校史馆应具有500平方米以上的使用面积。

(二)提供坚实有力的经费保障。

各高校要提高对档案工作的重视程度,将档案工作经费列入学校预算,并在人、财、物方面提供重要支持。确保每年划拨的档案工作办公经费能够满足档案工作的实际需要。

(三)注重业务建设,提升管理水平。

高校档案评估工作的核心目的就是督促各高校档案人员注重学习,积累经验,在平时的工作中不断加强业务建设,提升档案管理水平,提高归档案卷的质量。

1.加强档案信息化建设,逐步实现档案管理现代化。

随着各高校办公自动化进程的加快,电子文件日益代替纸质文件。学校档案载体发生着巨大的变化,学校应加大档案管理现代化的力度,在实现归档双轨制的基础上,逐渐加强电子文件的归档管理,加快档案馆藏数字化的进程,建设档案信息网站,在校园网发布信息,内容充实并及时更新,并逐步以现代化管理手段取代手工管理。

2.加大高校档案开发力度,不断提升服务水平。

加强高校档案工作的根本目的,是为了及时、准确地提供档案材料,进而为学校的发展和社会的进步服务。高校档案部门必须明确树立全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想,从实际出发,逐步完善各种服务手段,编制必要的检索工具,健全网络检索系统,认真开展编研工作和咨询服务,主动为利用者提供系统的档案材料,积极开展多形式、多途径的利用工作,从而提高服务质量,最大限度地发挥档案的作用。

总之,高校档案工作是一项系统工程,需要各高校档案人员在平时的工作中严格按照标准进行规范管理,并持之以恒。各高校应该以档案考核评估工作的为契机,以评促改,以评促建,认真总结各高校在档案管理工作方面的经验与教训,寻找差距,创造条件,认真整改,集中力量解决本校档案工作中长期存在的突出问题。一定不能为评估而评估,搞形式主义,突击应付或敷衍了事,这样就违背了评估工作的宗旨。各高校要进一步提升档案管理工作的整体水平,使本校的档案工作再上一个新台阶,为学校乃至高等教育事业的发展做出积极的贡献。

参考文献:

[1]石敦良.浅谈高校档案评估工作的作用和原则[J].成都电子机械高等专科学校学报,2010,03.

抓住评估机遇推进高校档案工作 篇4

一、充分认识高校档案工作的重要性和必要性

档案指得是高校在其教学、教研、管理以及其他活动中逐渐积累而成的, 对于学校未来的发展具有较大价值的, 各类文字、图表、影像等文件记录。高校档案一般是在学校建立之初就已经形成, 在学校发展过程中得以逐渐丰富和完善, 属于学校发展历程的客观真实记录, 也是学校未来发展的重要参考资料。另外, 档案材料还能够作为高校升格评估的有力材料, 教育主管部门的评估委员会要对高校的具体情况有深入的掌控, 对高校的教学水平以及办学能力作出客观公正的评价, 就需要对高校的档案予以系统化、全面化的查阅。现阶段进行评估工作是国家对高校实施宏观管理的有效途径, 评估的最终结果必然会对高校的地位与社会声誉造成影响。档案材料作为学校评估升级、改革发展的重要材料, 同时也是高校珍贵的财富, 唯有努力开展好档案工作才能够确保高校的持续健康发展, 所以档案工作绝不能忽视。

二、找准存在的问题, 推进档案工作规范化

面对此次机遇, 对于档案工作来说既是一次很好的提升机会, 同时也是一次严峻的挑战。从我校的具体情况而言, 档案工作存在下面几点问题:第一是广大师生和管理者对于档案工作不重视, 阻碍了档案工作的有效开展。第二是档案工作相对薄弱, 很多有价值的资料没有及时归档, 造成珍贵资料的丢失。第三是档案工作投入较少, 软硬件配置有待加强。第四是档案管理人员专业水平有待提升, 部分档案人员不具备基本的档案管理技能, 导致档案材料不符合规范标准。面对如此多的问题, 我们要寻找出路, 找准解决的方法。笔者认为应从以下几个方面作为突破口:

(一) 强化领导监督, 完善档案工作体系。高校应当将档案管理工作纳入到学校的发展规划中来, 强化对档案工作的监管, 这也即是“三纳入”“四同步”的工作要求, 即纳入学校发展规划、纳入管理规章制度、纳入相关工作人员的职责范围。高校必须结合档案工作实际需求来设置档案管理人员岗位, 以便于负责档案管理日常工作。各个系部也应当委派一名兼职人员, 主要是对本系部的档案材料进行日常的收集、整理与归档, 让高校在日常教学教研工作中形成的档案材料可以第一时间归档, 进一步完善高校档案工作体系。

(二) 鼓励全员参与, 提高群体档案意识。在日常的工作过程中, 档案管理人员往往会存在一些问题, 比如说档案材料无法全面收集、案卷材料不完整等。这些问题出现的主要原因还是群体档案意识有待加强。高校档案管理工作的开展必须要求各方人员共同参与。全员参与能够在很大程度上推进档案工作的认识深化, 我们可以借助于教育教学评估, 让高校广大职工可以更加深入地理解档案工作的重要性, 同时进一步强化档案管理人员的服务意识。在对高校进行评估时, 高校档案管理工作应当及时、迅速、准确地为评估委员会以及相关教职工提供服务, 唯有如此才可以真正地培养档案工作人员的实际能力, 强化广大教职员工的服务意识, 让他们理解到应当通过不断调整自身定位来服务于档案工作, 才能够有效提升高校档案工作质量。

(三) 做好档案法规宣传, 健全管理制度。应当对高校档案管理工作人员强化相关政策法规的宣传, 让其能够深入学习理解《档案法》《档案工作条例》, 借助于一切可用机会来提升档案宣传力度, 如此才可以让档案人员从思想认识上和实际行动上真正配合高校档案工作的开展。另外还应当进一步健全高校档案管理工作机制, 如不同类型档案的归档制度, 档案人员考核评价制度, 档案保管借阅制度以及档案归档整理规范等, 尽可能地确保所有档案材料都可以被及时收集和整理。

(四) 加强培训, 提高档案管理人员的素质。我校的档案管理工作起步较晚, 制度不够健全, 档案管理知识也相对贫乏。因此, 建立专职档案管理团队, 提高从业人员素质是当务之急, 我们学校的档案室在办公室下设, 配备2名档案员, 从业人员年龄老化、文化程度偏低, 计算机应用能力弱, 档案管理人员不稳定、流动性大, 部分新晋档案人员对于档案工作业务的规范流程不熟悉, 同时缺少实际工作经验, 在一定程度上影响到档案工作质量, 无法符合高校评估对于档案工作的需求。因此应当进一步提升对档案工作人员的培训力度, 让其能够掌握更加丰富和牢固的专业知识技能, 落实档案规范标准, 以保证档案工作的正常开展。所以只有抓住评估的机会提高档案管理人员的业务素质, 是做好学校档案工作的前提。

三、结语

随着社会的进步, 人们对档案管理工作的要求越来越高, 不但要有文字档案还要有电子档案, 这就要求我们要积极实施档案信息化建设, 从服务方面不断创新, 将为广大师生服务当成是档案工作的出发点和着力点。总之, 高校评估的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机, 学校档案部门应当利用此次机会, 广泛宣传, 引起领导的足够重视, 从而借机把档案工作推向正规, 使档案从此工作走向健康发展的快车道。

摘要：目前高校正在进行评估活动, 这对高校工作既是一次全面检查, 又是一次有力地促进, 档案工作抓住此机遇, 更能进一步推进其走上健康良性发展的轨道。

关键词：高校,评估,档案工作

参考文献

[1]孙亚臣.关于高校档案工作实现信息化管理的几点分析[J].科技展望, 2016 (03) :45.

高校评估中档案建设的成本问题 篇5

档案建设包括旧档案的整理和新档案的创建两方面。无论侧重点在哪个方面，档案建设都需要资源投入。由于中国高校财务状况不透明，获得完整的数据是不可能的。因此只有通过某些个案来对中国高校的档案建设的成本进行大致的估算。并由此来观察档案建设对于高校建设的影响。

一个评估建设中的个案

学生成绩登记是大学中一项基本的教务活动。某大学以前的登记流程：一是教师到教务处领取空白成绩登记表；二是教师到所任班班级所在院系领取所教班级学生名单表；三是教师将学生名单表按照成绩登记表上面的规格剪切后粘贴到成绩登记表的姓名一栏中；四是手工登录学生成绩；五是对学生成绩进行复核，包括：是否有誊写错误；对于学生名单中有名字但是无成绩的学生要进行核实：究竟该生是缺考、缓考、退学还是该生参加考试，教师疏忽了学生试卷；对于有成绩但没有名字的学生，将其成绩补充于成绩单下方；六是任课教师签字，经主管领导确认签字上交。

由此所产生的学生成绩档案——学生成绩表——是由三部分组合粘贴而成：教务处统一印刷的空白表格，学生所在院系提供的打印名单，教师的手写学生成绩数据。这样的成绩单的缺点：一是学生成绩由教师手工填写，受到教师手写字体的限制，成绩单显得不统一；二是教师手工填写成绩单，难免会发生错误。这样就会出现涂抹痕迹，无法与篡改成绩的作弊行为区别开来。

2005年末，在为迎接评估，某大学教务处对原有的成绩单进行了改变：一是成绩单的三部分不再分别提供，而是统一成为一张表格，由计算机打印产生；二是将成绩上网，等于添加了学生成绩的电子档案。新成绩单与旧成绩单相比，优势是明显的：一是没有涂抹痕迹，可以有效防止篡改成绩的作弊行为；二是所有成绩单规格一致，符合档案建设中标准化的要求。

与之相伴随的是登分方法的改变。新的成绩登记流程：一是由教务处给每位教师分配一个用户名和密码；二是教师登录教务处教务管理网站，进入后就可以看到自己所教班级学生名单；三是在线登记学生成绩，中途可以保存并退出，资料依然有效；四是复核无误后可以提交，提交后教师不能够再更改成绩；五是提交完毕，将成绩打印后再上交书面成绩单。

新旧标准所耗费的成本对比

如果登记一个班级的成绩，旧的成绩登记表所涉及的资源有：一是教务处印刷的空白成绩表格三张；二是学生所在院系提供的打印名单三份，一般情况下，学生名单是按照年级打印的，因此实际的打印名单折算后一般是一份；三是再加上一点胶水的成本。其中第一项和第三项几乎为零，主要是第二项的打印成本。总的算起来，登记一个班级的成绩不可能超过0.10元。

如果用新的成绩单登记分数，其成本就会大大增加：一是教师需要在正式登记分数之前先打印一份空白名单表用来从试卷上誊写分数，登记完毕后需要再打印一份进行校检，只有在校检无误后才能正式提交再打印，加上最终打印的三份。新的学生成绩单总共需要打印五份。新的学生成绩单在打印上面需要成本大概0.50元(按每份0.10元计算)；二是除了这些支出之外，新的学生成绩单还需要其他的成本支出。新的成绩单是通过网络进行登记的，但网络本身为了安全起见，只允许校园网用户才能登录成绩，也就是说，只有办公室的电脑可以用来登录成绩。由于所有教师几乎是同时开始登记成绩，结果导致办公室的电脑、打印机不够用，因此。所有院系都要添置电脑和打印机。假如一个院系平均为22人，原来办公室平均为3台电脑2台打印机，为满足需要，一般添置4台电脑和5台打印机，以便能够至少保证三分之一老师可以同时上网登录分数。这样，按每台电脑4000元，每台打印机500元计算，为新的成绩单每个院系就要投入至少4000×4+500×5=18500元。假如它们的使用寿命为8年(实际上打印机的寿命更短一般超不过5年)，每位教师每学期授课为五个班，两个学期都授课，那么每个班级的成绩单所分摊的成本是18500÷(22×5×2×8)=10.5元。二项相加，每个班级的成绩表共需成本11元。新成绩表的成本大概是旧成绩表的22倍。二者之间的差异是惊人的。

新旧标准对工作的影响

旧的成绩表登记要求教师往返于教--务处和学生所在院系之间领取各种表格，花费时间剪切名单，粘贴名单了。这些程序在总体上看来比较繁琐，增加了教师的工作量。不过在实际运转中．问题并没有这么严重。一是学生名单根本不需要老师去院系拿，各班的班干部自然就会交到教师手中；二是空白成绩表也不必每位教师都亲自去领。只需要一个老师或者教务秘书去就可以把4"单位所需要的空白成绩表全部领回来。只有粘贴名单是教师自己需要参与的，不过这项工作可以很早就开始进行，对于实际的登分工作没有什么实质影响。一般情况下，这些工作都可以在前期做好，只要试卷改完，成绩就可以登记；登记完毕就可以复核，复核中无论是发现教师誊写错误，还是学生名单错误，都可以立刻改正。复核完毕就可以上交，整个登分工作就大功告成了。

新的成绩表登记与旧的流程相比不需要教师跑来跑去，一切工作都是在网络上进行。工作是比以前轻松。但完成工作的难度加大了，工作效果的可靠性也降低了。

一是新的登记要求教师必须在线登录分数。但是，登录网站属于校园网，只有校内IP地址才能访问，这就意味着只有办公室的电脑才能进行分数登记。而办公室的电脑有限，根本无法满足教师登分的需要。而且由于办公室电脑是大家公用，所以安全性较低，很容易受到病毒的攻击，故障率比较高。这在平常问题尚且不大。但在考试登分期间，电脑使用量较大的情况下，电脑经常出现罢工现象，导致工作中断。同时办公室的电脑还承担打印成绩表的职能，更造成了教师登分的拥挤。

二是即使教师电脑够用，依然还有其他问题，由于登分时间集中，造成服务器负荷大，网络故障现象就在所难免，所以经常出现虽然分数已经登记，但数据网络不能保存的现象，教师大量工作被浪费。

三是网络提供的学生名单本身并不准确，与实际考试试卷人数经常出现冲突，如果是网络名单多于试卷名单倒还好办，可以查证后填写缺考、缓考等具体原因，但如果遇到试卷名单多于网络名单则相当麻烦，教师没有权限更改网络名单，必须向教务处申报，由教务处具体负责人进行网络名单更改。由于其名单错误太多，教务处忙不过来，所以教师必须排队等候，这样就耽误了教师的登分进程。往往是已经到了规定要提交分数的时间，许多教师仍然因为个别班级个别学生成绩无法登记而无法提交，而网络无法提交就无法打印最终的成绩．整个登分工作因为个别问题被搁置。

通过以上的个案我们可以得出两个结论：一是不同的档案建设模式所耗费的成本差别是巨大的；二是档案建设同时会带来工作流程的改变，而这种改变对于工作效果来说未必都是正向的。

高校评估与档案工作 篇6

一、高校档案管理概述

高校档案管理就是将教学、科研、管理和其他活动中形成的具有保存价值文字、图表、影像等资料以不同的方式保存起来, 作为学校各种活动依据。高校档案是随着学校建立而产生的, 记录的是学校过去的点滴, 也是知识和信息有效载体, 其不仅能全面、真实的反映出一个学校的历史全貌, 同时也能作为学校历史证明, 其有查考凭证和提供参考依据的功能。

二、把握评估契机, 强化高校档案管理工作的建议

(一) 重视高校档案管理。

在高校评估中, 档案管理制度, 有着十分重要的作用, 其不仅为学校日常工作提供相应依据, 同时也能为高校评估工作提供有效依据。因此, 高校的各个高校的院部、系部及相应部门必须高度重视高校档案管理工作。在高校档案管理中, 高校各部门应该认真负责并配备专业人士对档案进行管理, 同时学校的兼职档案管理人员要对学校各种教学档案和学科档案进行专业管理, 在此基础上还要对相应的文档进行立卷、归档和编目, 以便为学校相应评估工作提供有效依据。

(二) 提高高校教职员工档案意识。

在高校评估工作中, 除了高校各部门支持外, 还应该获得学校教职员工的支持。要想做好档案管理工作, 首先必须做好档案资料的积累工作, 这就对学校领导提出了要求:要不断加强学校教职员工档案知识的教育, 不断提高教职员工档案意识, 使其在日常工作中养成一种积累原始资料的习惯。档案管理人员作为档案管理工作的主要参与者, 更应该注重学校日常各种资料的收集, 并及时对不同资料进行相应的整理和归档, 避免在评估工作中拿不出依据。只有学校全体教职员工不断提高档案意识, 全员积极参与, 才能积累更多真实、可靠的档案资料, 才能为高校教学、教研、管理提供更多准确的依据, 保证高校各项工作的顺利进行。

(三) 进行高校迎评档案管理。

为了使高校各种评估工作顺利进行, 就应该进行迎评管理。只有以迎评为基础进行档案管理, 才能使档案在高校评估中发挥其应有的作用。要对迎评档案进行管理, 学校档案管理部门就应该协助评估部门收集相关的资料, 督促相关部门及时提供相应的资料, 并对迎评档案进行集中管理。在没有需要补充相应资料的基础上, 应该对迎评资料进行分类, 等评估工作结束后, 再将相关的档案以专题的形式纳入学校档案管理中。这样不仅能提高评估工作效率、质量, 同时也能促进档案管理工作有序进行。

(四) 加强高校档案工作的现代化管理。

以计算机为基础的高校档案管理是现代化高校档案管理工作的重点。只有对其进行高效、专业化管理, 才能保证高校档案管理的顺利进行, 为高校更好的进行评估工作提供相应依据。要想更好的对高校档案进行现代化管理, 就应该加大对档案建设的投入, 配备足够的档案橱柜、微机、复印机、打印机、扫描仪等设备特别是运用现代化管理手段, 建立相应的电子文档数据库并建立健全用档管理规章制度, 在此基础上提高相应管理人员的管理水平, 对相关人员进行相关培训, 以不断的提高相应人员的现代化管理水平, 要加大档案信息资源的管理开发及利用力度, 使管理人员的服务质量及效率有所提高, 使档案的作用得以充分发挥。

(五) 对迎评档案进行单独设类管理。

评估对高校来说是十分重要的, 其不仅是完善高校管理的有效手段, 同时也能保证高校档案管理工作顺利进行。评估对高校档案有明确的要求, 要求高校档案中的一些信息必须能反映学校教学实践效果, 这一点是传统高校档案管理所不具备的。这类档案不仅包括用人单位、毕业生对学校的反馈意见和相应评价, 也包括社会和媒体对学校教学与研究工作的各种评价。这类评估工作对学校管理工作和学校实践环节活动的档案信息的审查格外关注。档案信息审查主要内容是学生上课点名册、学生上课出勤表、学校各种检查记录及工作总结等。同时也比较注重能反映出学校素质教育活动的相关内容的审查。学校素质教育活动审查内容主要包括学生中成立的社团组织及具体人数统计, 课外科技活动小组及参加的人数统计, 学生参加课外科技活动得奖状况以及学校开展的文化节、志愿者服务互动、三下乡活动相关总结和报告等。

(六) 加强对高校档案管理人员的培训。

档案管理人员素质如何将直接影响档案管理工作质量。高校档案管理作为高校重要管理内容, 其不仅能为高校日常工作提供相应依据, 同时也能为学校进行各种评估提供有效依据。因此, 必须加强高校档案管理工作, 加强对档案管理人的培训, 以保证档案管理工作的顺利进行。高校要为学校档案管理人员提供档案业务培训, 以增强其档案管理专业理论知识。高校档案管理人员也应该根据自己实际需要, 一边学习档案管理专业知识, 熟练使用办公自动化软件。要注重信息化技术的学习和掌握, 以提高档案信息化管理水平, 使高校档案管理更加科学、规范, 使自己成为现代化档案管理人才。

在以评估为契机进行档案管理的推动下, 不仅对其学校的各种档案进行了科学分类归档, 同时也明确了院、系及相关部门档案管理及存档的职责问题, 在此基础上对学校档案管理人员进行业务培训指导并对他们进行定期检查, 在一定程度上保证了档案质量, 同时也为评估工作的顺利进行提供了有力保障。

参考文献

[1]王敏敏.高职院校评估档案管理模式研究[J].档案与建设, 2011 (07) .

[2]马桂荣.浅析高校档案工作的加强途径和意义[J].经营管理者, 2010 (02) .

[3]董君.基于教学评估视角下高校院系教学档案优化管理[J].时代教育 (教育教学版) , 2009 (09) .

[4]王常虹.论高等院校档案管理的创新服务功能[J].才智, 2010 (09) .

高校评估与档案工作 篇7

一、高校档案是条件核查与评估的重要信息来源

国家组建广东开放大学的条件核查与评估检查专家组的一个重要工作, 就是进校查阅论证组建广东开放大学的所有管理、教学、科研、实验、社会服务、校企合作、政府支持等文件与会议记录, 包括学校基本的办学条件数据档案, 论证本科专业建设的有关文件、材料、会议记录, 学校保证教育教学质量规范性文件, 办学系统建设相关文件及资料, 政府重视及财政支持相关文件资料, 教职工基本情况等佐证材料。其材料要求具有原始性、真实性与权威性, 能够反映学校全面真实情况的信息。

专家组进校收集信息的基础工作就是查阅档案资料, 查阅档案获取信息是最根本、最重要、最有效的方式。这是由档案作为信息载体的特点所决定的。高校档案是高校在教学、科研、管理、生产等实践活动中, 形成的以图形、文字、声音、影像等方式记录下来具有查考价值历史信息, 真实地记录了这些活动的运动状态和存在方式。这就决定了从高校档案中获取的信息具有其他信息所不具有的原始性、真实性和历史性, 最能准确地反映高校发展的真实面貌。专家们非常认真仔细地阅读了所有档案资料, 学校的档案成为了他们了解学校办学情况的重要信息源。

二、组建开放大学工作是推动档案工作的有效动力

(一)

通过评估检查, 提高了档案工作在学校的地位。高校档案工作目前还适应不了学校发展的需要, 档案资源利用滞后, 服务手段单一, 业务部门工作重视不够。这使得档案工作所受重视的程度不够, 在整个学校管理工作中地位不高。

在组建工作过程之中, 学校领导高度重视档案管理工作, 在多次大会上特别指出存在很多重要的活动与成果没有形成档案或者档案材料不全, 档案整理不规范等问题, 对档案管理工作提出了严格要求, 而且强调是全员工作, 档案部门也需要做好业务指导工作。通过问题限期完成与工作任务书的形成, 以及事后检查督促工作, 从而大大推动了业务部门对档案工作的重视。学校评估检查过程中, 参与的业务部门与人员都很多, 扩大了档案工作的影响面, 从而提高了档案工作的地位。

(二)

增强全员档案意识, 提高了专兼职档案员素质。本次评估检查工作事关学校的大局, 档案资料是本次评估检查的重点之一, 档案资料的齐全、完整直接影响本次检查的结果, 这使得各级领导高度重视, 把档案建设作为一项重要的工作来抓。组建与迎接检查工作给档案室专职工作人员提出了更高要求。首先要非常熟悉室藏情况;其次要掌握业务技能, 各种检索工具都要非常熟悉;最后是需要增强自身服务意识。对于兼职档案员队伍也是一种锻炼和促进, 他们经常要到档案室查找资料, 认同了自己的角色, 也学习到了档案管理的一些基本知识。

三、组建开放大学工作大大推进了学校档案建设

(一)

通过本次评估检查, 加快了学校档案信息化建设进程。专家们检查工作时要求档案材料的内容全面、收集齐全、查阅快、准确率高, 这对档案信息化提出了很高的标准。

通过档案信息管理系统与档案资源建设, 以及各个系统之间的数据信息资源共享, 来提高档案管理的水平。我们首先将室藏各类目载体档案转化为电脑可存的文献信息, 成为文字、图表、数据、图像、声音等直观、简单、明了的信息媒体, 强化室藏档案中利用率高的学籍档案、保管期限为永久保存档案的全文数字化工作;其次, 将检索工具全部实行机检, 将历年存放的档案目录加工成为电脑存储, 并将档案管理软件更换为网络版, 实行异地目录级档案检索, 提高档案查找效率;再者, 要整合学校档案资源, 实行统一管理, 统一集成各个系统到学校门户网站之中, 建立统一身份认证系统, 建立统一的数据标准, 统一网络数据存储, 再辅助利用QQ工具、电子邮件等开展交流, 并开展人员培训。通过这技术手段, 大大推进了档案建设。

(二)

通过本次评估检查, 切实推进高校档案编研工作。高校档案编研工作是高校档案室提供知识服务的一项重要工作。本次检查评估工作中, 学校相关部门对档案室现存的《大事记》《基础数字汇编》等多种编研材料进行查找并提供佐证材料, 使档案编研工作得到了加强。在工作中, 我们需要注意坚持以下几项原则:

1. 编研工作要计划性与真实性相结合。

档案部门要关注利用需求和工作重点, 制定出可行性的选题规划。在多元化、多层次的现实需求中, 服务学校重点工作, 研究本单位的实际需要, 选取材料, 真实完整地反映某一工作活动。

2. 编研工作要实用性与原始性相结合。

档案编研工作既考虑学校活动对档案信息不同层次的需求, 又要考虑用户的普遍需求。只有这样才能既满足学校和社会各方面对档案资源的现实需要, 又能满足特殊用户对档案资源的需要, 选取材料要以室藏档案为基础, 凡入选材料一定要经过考证, 保护历史原貌。

3. 编研工作要宣传性与现代化手段相结合。

加强提高档案编研材料成果的传播与推送, 要从传统单一的书籍型向书籍型、电子型、声像型等多种类型转变, 充分利用现代信息技术手段, 根据需要及时开发同一题材多种载体形式的编研材料。可以利用电子邮件、电子期刊、主题网站等工具, 通过档案数字化管理平台, 广泛传播档案编研成果, 把成果主动推送到需要的用户中。同时注意开发现代检索工具, 方便利用者检索和查阅, 满足利用需求。

参考文献

[1]张玉瑛.教学评估与高校档案建设关系之分析.杨凌职业技术学院学报2009.8 (94-96)

[2]陈兆悮, 和宝荣, 王英玮.档案管理学基础第三版中国人民大学出版社 (41, 45)

[3]王永华.从高校教学评估角度视角谈高校档案馆建设商丘师范学院学报2009.8 (135-136)

[4]薛思新.档案馆信息化与档案管理变革机械工业出版社 (310-311)

高校评估与档案工作 篇8

一、高校档案与教学评估的关系

高校档案的主体、核心、重点是教学档案, 教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等, 主要包括教学文件、教师业务档案、学生学习档案等, 是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。

(一) 高校档案是教学评估的基础

就过去几年本科教学水平评估的过程来看, 评估专家除了实地了解学校的实际情况之外, 一项重要的工作就是系统地检查学校教学条件、教学状态和教学效果三个层次共7个一级指标和一个特色项目, 19个二级指标, 44个主要观测点, 其中的大部分指标都要查阅相关的档案材料来佐证。通过查阅大量的原始档案材料, 来了解被评估高校的办学质量, 从而做出客观评价。教学档案是否齐全、完整直接影响教学评估的结果, 教学评估依赖于教学档案的管理水平。

(二) 教学评估是高校档案工作的“助推器”

教学水平评估又是检查教学档案管理水平的重要尺度, 它给教学档案的归档和管理带来了新的挑战和要求, 高校档案部门要以此为契机, 加快解决现存问题, 完善档案管理规范化过程中较为突出的问题, 如规范化程度低;管理不到位;系、部、处、室二级建档责任不明, 机构不健全、出现重复归档、不归档、漏归档等现象。因此, 在评估中涉及的馆藏内容、结构、资源整合等都是我们要努力改进和完善的地方, 档案部门只有做到档案整齐、有序、规范才能达到教学评估的要求。

二、教学评估对档案管理的要求

因档案本身有其独特的原始性、真实性和科学性, 是专家了解学校办学情况的重要媒介, 是展示学校成就和办学特色的信息窗口, 因此, 教学档案是否收集齐全、完整, 管理是否规范和科学是教学评估顺利通过的关键。

(一) 档案的收集范围

根据国家教委1993年颁布的《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》及教育部28号令, 参照学校工作对照评估各项指标, 一般划分为:党群、行政、科技、外事、教学、基建、产品、出版、财会、设备、声像、实物等十二类, 但由于各高校规模、大小不一, 所产生的档案材料数量不等, 所以在划分时可参照本校的实际情况, 不一定要按这十二大名类来划分。笔者就教学评估要求对评估档案进行如下分类:

1. 党群类:

包括党务工作材料 (党总支的工作计划、总结、工作会议记录) ;党建工作材料 (宣传、纪检、民主生活会议) ;学生党建支部材料。

2. 行政类:

包括行政事务管理 (系、部年度工作总结、计划;行政会议记录、工作事务管理;工作制度、政策性文件等材料) ;机构人事管理 (机构设置、变更;人事任免、奖罚材料;教师的职称评聘、年度考核;年度教师队伍统计、业务培训、进修、学历、个人总结;班主任工作材料) ;财产管理 (经费开支、购置设备、物质管理等) 。

3. 教学档案:

包括教学工作 (教学计划、大纲;培养目标;授课计划;学科、专业建设发展规划;教研室的教学总结、活动记录;教学检查、奖励、教学经验总结等) ;科研工作 (教师的科研计划、总结材料;机构管理材料;教师发表的论文、科研立项、科研奖励、自编教材、专著;学生参加科研创新活动统计分析等) ;学生工作 (学生花名册、学籍卡、成绩册、变更情况、奖罚情况、参加校内外各种比赛情况、学生优秀事迹登记、招生就业情况、毕业管理、学生日常管理情况等) ;课堂教学与实习材料 (课堂教学计划、教材目录、课程安排、进度表、教师任课安排、调课通知、选修课统计、试题和学生试卷及试卷分析、校内外实习基地建设、实习计划、总结、教学生产实习的大纲、总结、社会实习材料、毕业论文、考研工作等) ;实验室建设 (实验室的论证、评估、申报、审批材料;仪器设备的购置、安装、调试、检修故障、使用情况;实验室的计划、教学大纲、工作日志等) 。

(二) 档案的规范化管理

1. 增强档案意识。

档案意识的强弱直接影响档案的管理水平和档案事业的发展, 为了更好地发挥档案在教学评估中的作用, 必须加强档案管理, 明确档案责任人和负责人, 让全体师生增强档案意识, 充分调动他们形成档案、保护档案、利用档案的意识, 特别是教学部门和下属各系、部重视档案工作的意识, 让他们改变传统的观念, 及时制定科学的评估档案管理方案和计划, 使档案工作与学校的各项工作同时进行。

2. 加强制度建设。

通过评估我们能够看到, 必须向管理要质量, 用制度来保障档案工作的落实。档案馆每年对各系、部进行档案检查和业务指导, 定期对兼职档案人员进行集体培训和单独指导, 对上一年的归档情况要进行总结和评比, 不断提高兼职档案人员的业务水平和档案的收集率、完整率和合格率。针对评估中发现的问题, 学校要加强和完善二级归档的内容, 参照《高等院校本科教学工作评估指标体系》的条目、款项, 做好院系档案类目的细分, 明确院系档案的建档、存档和管理职责, 将教学文件、教师业务档案、学生学习档案的归档任务落实到院、系、教研室, 档案部门要加强二级档案的监督和指导力度, 为评估打下良好基础。

3. 规范评估档案管理。

首先, 评估档案应当形成一种周期性的自查、自评、自建和整改的长效机制, 以此为档案的规范化管理提供质量监督和保障, 避免把问题积压到评估前线仓促解决。其次, 依据评估指标内容所收集的专题性很强的材料, 不适合按高校档案分类法进行, 可以不按此分类办法, 采取按问题分类, 强调材料在内容上的联系, 以适合教学评估的进行。再次, 制定统一的评估档案管理标准, 开发评估档案管理信息系统, 强化评估档案的信息化、网络化, 以便资源共享。另外, 还要加强评估后续工作管理, 不少学校评估时把评估档案看得十分重要, 但一旦评估结束评估档案没有及时移交到档案馆, 至使评估档案管理混乱, 有些从其他部门抽调来的档案, 评估一结束就撤回, 这样很难反映评估工作的全过程, 特别是大部分高校评估机构是临时性的, 机构一撤掉, 档案就没有专人管理, 造成评估档案严重丢失。

高校评估与档案工作 篇9

关键词：评估,教务档案,管理,教学管理水平

教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接和积累形成的文字、图表、相片、音像等资料, 是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体, 是具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源, 是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据。随着教育事业的发展和高校教育、教学改革的深入, 在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多, 内容越趋丰富, 使用越趋频繁、广泛。近年来, 随着高校本科教学水平评估的要求不断提高, 对于教务档案管理工作也提出了新的要求。

1 评估对教务档案工作的影响, 体现出教务档案的重要性

纵观教育部2004年8月颁布实施的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》 (试行) 的评估指标体系中, 虽然没有单独设立“教务档案”的指标, 但评估指标体系各个条目的评分标准, 都以教务档案作为评估的依据, 每个条目的内容都是教务档案的具体体现, 是学校通过评估必要的佐证材料, 做好教务档案管理是评估的首要任务, 亦是规范教学管理、服务教学研究与教育决策的重要工作。

1.1 通过评估提高了教学管理人员的档案意识。

在过去, 在整理教务档案工作中, 教学管理人员遇到的问题是教务档案材料收集难, 材料不齐全和不完整, 从而造成教务档案质量不能达到要求。究其原因, 主要是教学管理人员对档案意识薄弱。通过评估, 使教学管理人员进一步从思想上认识到教务档案工作在高校中的地位和所发挥的作用, 进一步认识到做好教务档案工作对于评估和学校发展的意义。1.2通过评估提高了教务档案工作的地位。准备评估过程中, 上至校领导、下至第一位教职员工, 迎接评估成为学院各部门搞好工作的共同目标, 一切为了评估, 一切服从于评估, 任何一位参与准备材料的教职工都能真切感受到, 如果没有原始档案和数据作为支撑材料, 再好的自评报告也会显得空洞乏力, 特别是在准备教务档案材料方面, 全体教学管理人员把自己在本职工作、学习中形成的档案材料找出来, 移交给教务档案管理人员统一整理, 解决了教学管理部门长期以来难以解决的“散、缺、杂、乱、差”的档案管理问题, 提高了业务人员的思想认识和保护档案、移交档案的自觉性和真正强化了教务档案在心目中的地位。1.3通过评估推进了教务档案制度化、规范化管理, 提高了教务档案管理水平。现在, 高校评估的开展, 促使教务档案管理工作也开始走上了制度化、规范化轨道。由于教务档案在评估中所占的比重和作用越来越大, 教务档案工作也就越来越引起校领导和师生员工的重视。我院以评估指标为指针, 确定了教务档案的内容, 制度了相应的教务档案管理制度和实施细则, 对学院教务档案管理者提出了明确的工作目标和工作要求, 提高了教务档案管理水平。

2 凭借评估, 加强教务档案管理的措施

随着社会的全面进步, 现代科学技术得到迅猛发展, 人类社会正以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化要求我们必须改变目前学校教务档案管理的方式。因此, 根据自己多年来从事教务档案管理工作的体会, 结合我院在评估过程中采取的一些有力措施, 笔者谈几点看法。

2.1 加强领导, 增强教务档案意识。

评估既能使全校师生充分认识教务档案的价值, 又能使各级领导深刻认识到教务档案在学校发展建设中具有举足轻重的作用。首先, 必须明确学校主管领导是教务档案管理一级责任人, 各职能部门和二级学院负责人是二级责任人;职能部门办公室主任和教学秘书是一级执行人, 各科室及教研室主任是二级执行人, 将高校教务档案的管理纳入各级领导目标责任管理之中。其次, 各级领导应从高校教务档案在评估中的依据凭证作用角度做好师生的思想工作, 提高他们对教务档案工作重要性的认识, 使他们重视教务档案, 支持教务档案工作, 充分调动全校师生积累、保护教务档案的积极性和自觉性, 增强师生的教务档案意识。2.2健全教务档案管理制度, 创新教务档案管理模式和管理意识。评估对加强教务档案管理, 提高教务档案质量提供了一个很好的契机。主管领导要主动关心教务档案管理情况, 明确教务档案管理工作在教学管理各项工作中的重要性, 解决工作中的实际问题, 并为了使学校教务档案管理工作有章可循, 依据国家档案局和教育部的有关法规, 结合本校实际制定和完善《教务档案管理的规章制度》, 且要严格执行, 落实到人, 责任明确, 奖惩分明。同时要更新观念, 积极有针对性地研究开发档案信息资源, 确定适合教务管理工作发展需要的档案管理模式, 走出一条教务档案管理新路。2.3提高教务档案管理人员的业务素质, 提高档案质量。随着档案管理的现代化, 教务档案管理也要伴随着学校档案管理现代化的脚步前进, 这对教务档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏, 教务档案工作者要紧跟时代步伐, 不断学习, 提高自身的思想素质和业务素质。如走出校门, 参观兄弟院校教务档案管理情况, 吸收经验, 切实提升教务档案管理人员的理论水平, 积极探讨教务档案的管理模式, 积极改进管理方法, 不断探索管理的新方式, 使教务档案管理更加专业化, 使之更好地为教学服务。2.4吸取经验, 积极探索及建立长效服务机制。教育部实行的“五年一轮”的普通高等学校教学工作水平评估制度, 意味着一个学校的评估结论的有效性只有5年, 因此必须建立档案工作为高校评估长效服务的机制。评估过程实际也是对教务档案工作进行全面考验和检查的过程, 在这个过程中所发现的存在问题及薄弱环节, 我们必须吸取经验, 查找不足点, 积极探索及建立将教务档案工作适应评估工作的长效服务机制, 巩固和发展取得的成果。2.5发挥材料凭证作用, 确保教务档案真实性。学院教务档案最重要的价值在于它的真实性和原始性。教务档案的原始性和真实性主要体现在它原样保存资料形成者的亲笔手稿、领导签字、师生个人资料, 以及形成过程中产生的照片、录像, 是资料形成者的原稿、原作、原声、原貌, 充分体现了它的原始性和真实性, 没有掺杂任何虚假信息。因此, 为了发挥教务档案的依据和凭证作用, 就必须保证它的原始性和真实性。

作为一名高校教学管理人员, 深深体会到教务档案对于评估的重要性, 充分认识到教务档案工作是一项教学管理的基础性工作, 更是一项连接过去、现在和未来的重要工作。评估工作既为教务档案部门提供了学习的机会, 又对当前教务档案工作中存在的问题给予指正。因此, 教务档案管理人员应当借助评估的东风, 力争使教务档案工作真正融入到日常工作, 只有在日常教学管理工作中做好教务档案的收集和整理工作, 充分发挥教务档案在教学管理、教学运行、教学研究等各项管理工作中的作用, 才能使之更好地为教学服务, 提高教学管理水平, 为学校的发展和建设发挥更大的作用。

参考文献

[1]王玉霞, 郭荣祥.高校教务档案管理工作刍议[J].南通工学院学报, 2002, 18 (2) :80-83.

[2]王春临.试析高校教务档案的利用[J].宁波职业技术学院学报, 2007, 11 (4) :104-105.

[3]安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊, 2006, 18 (4) :32-34.

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[5]张青玉.从普通高校教育评估看系级教学档案管理[J].现代情报, 2003, 1 (1) :172-173.

高校评估与档案工作 篇10

关键词：高校基建档案管理；创新；硬件实施

高校基建档案管理工作是一项十分复杂的工作，有其特殊的专业性和多样性等特点，对基建档案管理人员也有着较高的要求。近年来随着科技的进步，高校基建档案管理工作也在逐渐地进行改革，传统的管理模式显然已经无法满足当下的需要。下面将对高校基建档案管理工作的创新与应用进行分析和讨论。

一、高校档案管理中存在的问题

1.对档案管理有所忽视

要想实现高校档案管理的科学性，首先应保证档案的完整。就目前的情况来看，管理人员对基础建设有了一定的认识，却在建设的过程中常常忽视积累的文字材料。主要表现为：在认识程度上明显不足，虽然形成了相关的文件资料，却很难进行使用；在管理中只重视建筑工程质量上的管理，而忽视了文档管理；此外，档案的管理部门与基建部门之间沟通甚少，对竣工文件等不能完善地进行管理。

2.缺少完善的基建档案管理制度

高校基建档案管理工作有着较强的专业性，在日常的管理工作中很难建立起一套适用于档案管理的标准规范用来规范基建档案。当前的高校基建档案管理中由于档案的时间跨度比较长，而在这个过程中又有可能出现管理人员的调整，而每个人对档案的分类理解都会出现不同的看法，因此高校档案管理工作也就很难达到统一。

3.缺少综合性强的管理人员

当前的高校基建档案管理人员大多是基建技术人员兼职，或者是其他的档案管理人员兼职，缺少既懂得基建专业知识，又有档案管理能力的综合性管理人员。基建技術人员虽然在基建业务上比较熟练，但没有接受过专业的档案管理知识培训，对材料很难进行科学的整理、归档。档案管理人员虽然懂得怎样整理档案，也有着较强的档案管理知识，但他们普遍对基建业务不熟悉，对档案材料的范围也不是十分明确，再加上工程建设单位对档案管理的重视等，使得档案材料出现了不完整的情况，这些都严重地影响着高校基建档案管理的建设。

二、高校基建档案管理工作的创新与应用

1.强化基建档案管理人员专业知识

在高校基建档案管理工作中，最重要的就是管理人员的专业素质。基建档案管理工作与其他的资料管理工作不同，基建档案管理需要较强的专业知识，要求基建档案管理人员不仅掌握一定的基建知识，同时也需要具备足够的档案管理知识，这样才能对基建档案进行正确的分类整理，从而将基建档案管理工作做到最好，并在日后的生产建设过程中发挥出自身的作用。

2.建立信息化管理系统

随着社会和科技的不断发展，信息技术被广泛地应用于社会各界中，计算机网络的发展可以说为基建档案管理提供了一个强大的技术支持。通过信息化技术建立起基建档案管理系统，将原有的档案整理备份到信息化管理中，不仅方便了日后的查找，更重要的是即使档案遗失，也能在信息化管理系统中找到备份的档案，而不会因此耽误日后的工作。

3.强化硬件设施

要想切实地保障高校基建档案管理工作，应尽量地将档案管理做好，保证每一个档案管理库房都能够达到应有的安全标准。如果条件允许的情况下，应及时地建立起档案管理大楼，在硬件设施上保证基建档案管理的安全。此外，应在日常的管理工作中强化档案管理责任制，积极地落实好档案管理“八防”工作。对档案室门口及周边的一些危险物品应及时清理，以便保护档案安全。

4.完善基建档案管理制度

高校基建档案制度需要覆盖全面的档案工作，在基建项目建立的初期就应将档案管理深入到每一个工作的环节中。高校基建档案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科学合理的管理制度，让每一个管理人员都能积极地按照管理制度工作，形成良好的风气，同时高校应定时监督检查，保证基建档案的管理工作能够顺利进行。

高校基建档案管理工作十分复杂，对档案的管理人员要求也比较高，要求基建档案的管理人员不仅有一定的基建专业知识，同时还要有较强的档案管理知识。虽然当前我国高校的基建档案管理工作仍然不够完善，但只要我们不懈努力，不断地对基建档案管理工作进行创新，就一定能实现科学的档案管理。在当代信息化发展迅猛的时代，做好高校基建档案管理工作，就一定要将基建档案管理工作尽量数字信息化，这样才能帮助高校基建档案管理不断发展。

参考文献：

[1]刘晓玲.我国高校基建档案管理对策初探[J].硅谷，2010（04）：24.

[2]李纯.加强高校基建档案管理的几点思考[J].山东电力高等专科学校学报，2010（04）02.

[3]秦馨.新形势下对高校基建档案管理的思考[J].河南水利与南水北调，2012（01）：8.

高校评估与档案工作 篇11

(一) 教学档案在本科教学水平评估中起着真实性的支撑作用。教学档案主要包括教学文件、教师业务、学生学习等等档案。教学档案在本科教学水平评估中起着真实性的支撑作用主要体现在教学档案事高校发展的历史性凭证, 是随着高校的建立而产生的, 同时也随着高校的发展而逐渐积累, 是高校历史的知识和信息存储的一种形式。另外, 教学档案作为高校教学活动的证明, 具有查考凭证和参考依据的功能, 从而对本科教学水平的评估提供了参考依据, 实现评估结果的客观性、真实性以及可靠性。

(二) 教学档案是本科教学水平评估的基础和依据。教学档案是本科教学水平评估的基础和依据, 是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标志, 具有知识性强、信息面广以及数量大的优点。本科教学水平的评估必须要依靠教学档案所记录和反应的事实为依据。因此, 本科教学水平的平评估需要有教学档案的强力支持, 丰富高校档案的资源, 提升其在本科教学水平评估中的地位, 进而提升本科教学评估的准确性。

(三) 本科教学水平评估推动了教学档案工作的开展。本科教学水平评估推动了教学档案工作的开展主要体现在本科教学评估水平评估提升了教学档案的内在价值, 促进了高校教学档案管理的信息化建设, 从而无形之中增强了高校领导和教职工对教学档案的重视程度, 教学档案管理意识也逐渐加大。另外, 本科教学水平评估也相应强化了教学档案的法制化建设, 意识到了教学档案的价值, 并且在行动上讲求落实, 最终大幅度推动了高校档案事业的发展。

二、当前高校教学档案管理与本科教学评估所面临的突出问题

(一) 高校教学档案管理与本科教学评估重视程度不高, 管理职责不明晰。高校教学档案管理与本科教学评估重视程度不高, 管理职责不明晰是当前较为普遍的一种现象。部分高校领导只重视对教学工作及其相关的管理工作, 严重忽视了教学档案工作, 从而造成教学档案工作的地位低下、责任模糊, 严重影响到了教学档案的顺利开展。此外, 部分教学档案管理人员在很大程度上存在教学档案意识薄弱的现象, 对于教学档案的重要性缺乏足够程度上的认识, 直接造成教学档案管理和建设与高校教学工作不同步。甚至有些教职工对教学档案保持一种抵触的态度, 严重影响到了教学档案工作的开展。

(二) 高校教学档案管理与本科教学评估缺少专业化人才。高校教学档案管理与本科教学评估缺少专业化人才主要体现在当前许多高校或多或少没有给教学档案管理部门配备专职的档案管理人员, 同时教学档案的管理基本上是有各部门的教务以及教学管理人员兼任, 并且教学档案管理人员的流动性也非常的大。考虑到这部分人身兼多职的问题, 往往会忽略教学档案的日常工作, 并缺乏专业化的档案管理知识。例如, 在教学档案材料的合理分类、文件的及时归档等等方面都存在着相当大的欠缺。

(三) 高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求相脱节。高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求相脱节集中体现在一是许多教学档案的收集与整理带有非常大的随意性、没有充分了解本科教学评估的实际情况之上就进行教学档案的归档, 从而造成该收集与整理的没有落实, 不该收集与整理的反而做了大量的工作。二是许多教学档案管理人员只注重对红头文件的收集与整理, 反而不重视本科教学管理材料方面的归档。上述问题直接造成了教学档案在平时的整理与归档中, 对本科教学评估所需档案根本没有预见性, 存在缺失、漏归等问题, 从而导致本科评估过程之许多资料不齐全, 评估的参考依据缺乏等等问题。

三、以本科教学水平评估为契机实现规范教学档案工作的具体措施

(一) 引起领导重视, 加强教职工的教学档案管理意识。引起领导重视, 加强教职工的教学档案管理意识是当前首要的任务。教学档案管理工作的质量在很大程度上取决于领导对其重视程度, 为此必须要严格做好对教学档案重视程度的工作。一方面可以将教学档案的建设与管理真正纳入到学校各项工作的规划当中, 提升日常议程, 将其作为高校建设的一项重要的基础性工作来抓。同时还需要保障教学档案建设过程中的人力、财力以及物力, 及时研究和解决教学档案现实存在的问题。另一方面, 由于教学档案的档案意识与教学档案的管理质量有着密切的联系, 因此也需要在全校范围内开展教学档案工作意识的教育宣传工作, 尽可能地增强校领导和广大教职员工的教学档案意识和档案法制观念。

(二) 提高专兼职教学档案队伍的业务素质。提高专兼职教学档案队伍的业务素质也是一种非常重要的方面。随着我国教学档案信息化建设水平的不断提升, 给教学档案管理人员提出了新的挑战, 尤其体现在对教学档案管理人员的业务素质和技能水平两个方面。因此, 高校领导应该在充分重视教学档案管理的前提之下, 对教学档案管理人员进行再教育, 有计划、有步骤地对高校教学档案管理人员进行多种形式的培训和指导, 从而提升教学档案管理人员对档案管理工作的认识程度。并实现教学档案理念、知识结构以及工作技能的同步更新, 增强对教学档案现代化管理理念的适应度。还需要通过构建一个完善的有效培训机制和考核机制, 为教学档案管理水平的不断提升提供人力资源上的有力保证条件。

(三) 加强高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求的一致性。针对当前高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求相脱节的问题, 势必要加强高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求的一致性。要求高校教学档案管理人员严格控制高校教学档案收集与整理的目的性, 在充分了解本科教学评估的实际情况之下进行高校教学档案的归档工作。另外, 还需要建立一个由分管领导、高校教学档案负责人、专职档案管理人员等等组成的高校教学档案管理网络, 充分明确高校教学档案的责任制, 制定定期检查和奖惩的灰度, 从而从根本上保障高校教学档案长期有效的收集和保存, 为后期的本科教学水平的评估提供丰富的原始性材料依据, 最大程度上保障本科教学水平评估的可靠性、客观性和真实性。

四、结语

本文研究探讨高校教学档案管理与本科教学评估的关联性相关问题, 首先从高校教学档案管理与本科教学评估的辩证关系分析出发, 包括教学档案在本科教学水平评估中起着真实性的支撑作用、教学档案是本科教学水平评估的基础和依据以及本科教学水平评估推动了教学档案工作的开展三个方面, 然后对当前高校教学档案管理与本科教学评估所面临的突出问题进行了全面的阐述, 集中体现在高校教学档案管理与本科教学评估重视程度不高, 管理职责不明晰、高校教学档案管理与本科教学评估缺少专业化人才以及高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求相脱节几个方面。最后就如何以本科教学水平评估为契机实现规范教学档案工作的具体措施进行了深入的剖析, 涵盖了引起领导重视, 加强教职工的教学档案管理意识、提高专兼职教学档案队伍的业务素质以及加强高校教学档案整理、归档与本科教学评估需求的一致性多个方面。希望为今后高校教学档案更好地发挥出实践运用价值、提升本科教学评估水平奠定一个文献基础资料。

摘要：本文研究探讨高校教学档案管理与本科教学评估的关联性相关问题, 首先从高校教学档案管理与本科教学评估的辩证关系分析出发, 然后对当前高校教学档案管理与本科教学评估所面临的突出问题进行了全面的阐述, 最后就如何以本科教学水平评估为契机实现规范教学档案工作的具体措施进行了深入的剖析。希望为今后高校教学档案更好地发挥出实践运用价值、提升本科教学评估水平奠定文献基础资料。