创新高校档案工作研究

创新高校档案工作研究（精选12篇）

创新高校档案工作研究 篇1

在以经济全球化, 社会信息化为标志的知识经济时代, 高校档案工作如何能够在新的形势下, 根据自己学校的特色, 创造出自己的“特色”档案, “精品”档案, “名牌”档案, 是摆在高校档案工作者面前的一个重要课题。以创新的精神来做好高校的档案工作, 通过不断创新, 做好“精品”档案、“特色”档案、“名牌”档案, 不仅能够很好地宣传档案工作, 促进高校档案事业的发展, 而且也让档案的这些“特色”、“名牌”、“精品”, 进一步展示高校的特色和优势, 从而体现出学校的特色和名牌效应。

一、创新档案工作观念

在以社会信息化、信息全球化为标志的信息“爆炸”时代的今天, 科学技术和计算机科学的飞速发展, 数码和网络已悄然走进我们的日常生活。近几年来, 我国高校不管是从规模还是从数量都在高速发展和壮大, 高校档案载体和档案信息也呈现出多元化、立体化。高校档案对校园建设、教学评估、学生管理、科研建设等方面发挥着越来越重要的作用, 体现出越来越高的价值。在新的形势和新的要求下, 高校档案工作首先要跳出传统的思维束缚, 以一种新的观念和思维创造性地开展工作, 开创高校档案工作新局面。

高校档案工作是一项基础性的管理工作, 同时又是一项服务性工作, 它很难产生巨大而显著的直接经济效益, 所以在高校工作大舞台上, 它是一项默默无闻、为他人“辅路”、担当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者, 又是体力劳动者, 面对大量、繁琐的档案工作, 这就要求我们档案工作者要以事业为重, 树立淡泊名利、无私奉献、乐为人梯、志存高远、胸怀博大的品格, 脚踏实地, 兢兢业业做好高校档案工作。

在工作中, 我们要努力实现“两个转变”。第一, 要从以前重事轻人, 重物轻人, 重著名人物轻普通人物的传统观念, 向重视所有涉及人的档案价值转变, 建立覆盖广大人民群众的档案资源体系。特别是我们面对即将走向工作岗位的当代大学生, 面对艰巨的科研项目及其成果转化, 面对当前我国高校大发展形势, 因此我们更应该实现这个转变。第二, 要从重团体服务, 部门服务的传统观念, 向建立方便广大人民群众的档案利用体系转变。以全面协调可持续发展为基本要求, 在抓好传统的档案基础业务工作的同时, 也要运用数字化、网络化等现代科技手段对高校档案进行系统开发和利用, 不断满足广大人民群众的需要, 促进高校档案工作的进一步发展。我们实现了这“两个转变”, 就能更好地体现出档案工作和档案工作人员的价值。

二、创新档案工作机制

高校档案工作要创新, 必须有健全、完善的工作机制和工作保证。创新工作机制, 就是要克服和防止工作的随意性、盲目性和主观性, 加强规章制度建设, 促进档案工作的制度化、程序化、规范化和现代化。要通过加强制度建设, 形成一套规范完整的工作流程, 形成一套完善的岗位责任制度, 形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制, 为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。

具体地讲, 要在创新档案工作“五个机制”上下工夫:一是要根据当前高校快速发展, 以及高校合并及扩建改建等契机, 建立一套适应现代高校发展, 适应高校软硬件建设的档案建设机制和经费保障机制。二是要适应现实依法治校发展的需要, 建立起依法治档、工作顺畅、高效灵活的管理体制。三是要建立与学校各部门的网络机制。加强高校档案馆 (室) 与学校各院系、各部门的联系, 了解他们的工作, 建立起有效的网络关系, 便于档案工作的顺利开展。四是建立起流程合理、管理科学、上下协调的管理机制。计算机处理工作日常化, 档案信息网络化, 加上高端设备的应用, 档案载体出现多样化、数字化, 必然要求档案工作应当在工作思路、工作方式和工作程序上与之相适应。五是建立专业岗位激励机制, 把高校档案高级人才与其他高级人才同等相待, 而且要提所有高校档案工作者的待遇, 调动档案工作者的积极性。

三、创新档案服务形式

英国现代档案学家迈克尔·库克指出, 现代的档案馆、图书馆、博物馆虽仍然各有自己的业务和发展规划, 但都具有两个共同的服务方向:一是为研究和参考服务, 一是为公共消遣服务。档案的开发利用, 就是要提高服务公众、服务社会的作用。因此, 高校档案工作者要切实树立一切为了广大人民群众的服务理念, 尽可能地熟悉全校情况, 清楚馆 (室) 藏档案信息, 根据所有利用者不同的角度, 不同范围, 不同内容的要求最大限度地准确及时地提供需求, 解决问题。

当前, 高校档案工作应当使利用从被动查阅式服务转向咨询服务, 从闭门等待服务转向超前服务, 从被动查找利用到主动提供利用, 从预约联系服务转向跟踪服务, 从提供纸质档案资料转向电子载体和纸质资料并用服务, 从检索工具式服务转向编研成果式服务, 真正体现服务的主动性、前瞻性、广泛性、开放性和针对性。我们可以在以下几个方面多做工作。第一, 建立在校学生各种信息数据库, 建立市场就业情况和毕业生就业数据库, 建立从基本的教育教学到学校科研, 成果转化;从普通学生到名人校友等等各类别, 各层次的档案数据信息, 利用计算机及其相应配套软件的强大功能。这样, 不但可以丰富馆 (室) 藏, 更关键是能最大限度地使档案利用走向广大人民群众。第二, 我们要统计分析利用者的类别、层次和次数多寡, 以此来掌握规律, 发现需求的重点, 难点和盲点, 不但创新利用服务, 而且也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点, 也使我们清楚看到利用者的现实需求和潜在需求。我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点, 以此来增加档案工作的主动性和活力。第三, 档案工作人员应创建利用者反馈意见登记, 通过利用者对我们的服务态度、利用效果、利用深度以及希望改进的地方, 用利用者的角度、希望、意见来加强档案服务的创新, 从而改变现实档案服务利用从被动到主动的过程。

四、创新档案工作条件

档案工作具有很大的被动性。但是, 高校档案工作人员要善于从被动中争取更多的主动, 利用现有的配备条件来最大限度开展工作。我们要紧紧抓住档案价值开发, 价值利用, 寻找一些档案工作发展的历史机遇, 如抓住现阶段高校软硬实力的大力发展, 抓住高校合并以及扩建改建等契机, 利用档案创造的巨大价值, 争取学校最大限度的支持和投入, 为档案工作提供更好的硬环境和软环境。就硬环境来讲, 就是要按照档案馆 (室) 建设的要求, 建造一个功能齐全、服务高效的现代化档案馆 (室) , 配置比较先进、现代、前沿的仪器设备 (如查阅触摸屏、扫描仪, 数码相机, 复印机等) 。就软环境而言, 就包括争取学校领导的关心和支持, 实行定期和不定期汇报制度, 密切联系学校各部门, 经常开展档案法制宣传, 增强教职员工的档案意识, 为我们档案工作软环境创造良好宽容和谐的人际环境。

改善档案工作的条件, 很重要的一个方面, 就是应加强档案工作人员队伍建设。档案工作者的创新意识、创新精神、创新能力是档案工作局面的关键所在, 而继续教育、能力培训, 更是建设一支高素质档案工作人才队伍的重要措施。作为档案工作主体的档案人员, 如果知识陈旧、老化、单一, 面对新形势、新问题、新情况就很难提出解决的办法, 工作中更谈不上有所改进和创新。因此, 档案工作人员主观上首先要创造积极向上的学习氛围, 变要我学为我要学, 在整个档案部门形成你追我赶, 相互探讨, 友善互助的学习环境。第二, 要创新继续教育方式。如除了参加档案部门组织的培训, 学习, 考察外, 还可以开展与学校各部门档案专兼职举行座谈会、讨论会, 与兄弟院校档案工作人员开展辩论会、档案知识竞赛等活动。第三, 建立继续教育激励机制, 对档案工作人员参加专业知识培训学习, 学习深造的, 要给予积极鼓励支持。

参考文献

[1] 王笑荣.档案工作创新与发展纵论.中国档案出版社

[2] 颜海.档案信息资源开发利用.武汉大学出版社

创新高校档案工作研究 篇2

摘要:如何做好档案管理创新以及数字化管理档案是二十一新世纪以来我国关注的重要问题，需要引起有关部门及个人的高度重视。本文主要介绍了高校档案管理创新及档案管理数字化具备的含义，分析高校档案管理创新及数字化管理档案中存在的主要问题，进而提出一些建设性意见，为我国高校的发展贡献微薄之力.

关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析

众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，科学技术的显著提高，促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出，得到质的飞跃，各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理高校档案方式应运而生，高校档案管理需要不断创新，紧跟时代的脚步，紧扣时代的需求。今天，本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。

1高校档案管理创新

据调查可知，现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式，我国各个高校有效结合先进的管理形式，从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式，促使高校档案管理能够进行有效创新，高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现，将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析，现代化档案管理形式具有多种多样的特征，呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小，有效减少教学资源的流失，档案信息储藏形式丰富多样。

2高校档案数字化管理的具体含义

据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的.形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库，能够实现资源共享，推动高校的进一步发展。显而易见，高校档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时代发展的脚步，顺应时代潮流，高校档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。

3高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题

众所周知，随着我国国民经济的高速发展，我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”，高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题，主要表现在以下三个方面：

3.1档案管理工作缺少统一性

众所周知，我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性，从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同，从而导致管理技术存在差异，进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且，高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同，种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。

3.2档案管理形式缺少创新性

随着时代的发展，高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知，随着我国的信息技术的不断提高，我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而，笔者通过调查发现，我国多数高校档案管理工作存在局限性，档案管理形式缺少创新性。由此可见，高校档案管理应该具备创新观念，紧跟时代的脚步，紧扣时势的需求，进而能够促使档案管理不与时代脱轨。

3.3构建的档案数据库缺少实用性

目前，我国在投资高校管理经济上，对档案管理工作的资金投入比较少，没有重视高校档案管理工作。正因如此，我国多数高校在开展工作的时候存在局限性，不能够及时更新一些优质的管理设备，从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后，高校档案管理工作不够规范化，大大减少了档案管理的完善性。

4高校档案管理创新及数字化管理的有效措施

各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题，进行具体问题具体分析，进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施，并将措施加以落实，进而能够有效推动高校档案管理具有创新性，并且能够做到数字化管理，有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料，提出以下见解：

4.1完善高校档案管理的系统

各高校负责人想要有效创新档案管理，实现数字化档案管理，首先就必须完善高校档案管理的系统，一定程度上减少网络影响，开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下，优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征：

(1)必须满足各种各样形式的档案需求，做到“有求必应”;

(2)数字化技术应用起来非常容易;

(3)能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新，进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求，保障档案信息的有效性。

4.2构建数字化档案管理

据调查可知，构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础，能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此，为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理，我们应该构建数字化档案管理。随后，档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。

5结束语

综上所述，随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展，人民群众的物质生活水平得到显著提高，促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下，现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨，需要将其摒弃，从而灵活运用现代化管理形式，推动高校档案管理创新，从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。

参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),(03):164-165.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,,15(15):209-210.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理,2016(05):26.

创新高校档案管理工作初探 篇3

关键词：高校 档案工作 管理 创新

一.高校档案含义

2008年9月1日，国家教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。鉴于此，高校的档案管理在系统化、规范化的基础上，还要从如次方面进行创新，以适应新时期教育教学的需要。

二.理清高校档案管理工作创新思路

在管理上要有所创新，因地制宜地建立有自己特色的归档条例、范围，同时也可以借鉴同类院校的档案管理办法，引进国外先进的档案管理经验，适应新时期发展的需要。

高校档案管理思路创新具体内容十分广泛，可以是具体档案技术创新构想，大到全球图书档案管理查询系统发展战略，小到某个具体部门的档案管理思路方法。

要想有创新行为，是管理工作上新的台阶。首先要有创新意识，思路决定出路，档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创机关报作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。观念创新并不等到同管理思路创新，因为两者毕竟不是一回事，观念创新是静态的，而思路创新是动态;观念创新是笼统的，而思路创新是具体的，观念创新只停留在意识上，而思路创新要把思路落实在行为上。很显然，管理思路就是要把某种思路落实到具体的管理行为上。

三.处理好创新高校档案工作关系

1.创新与现状的关系。创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案事业得到了较快发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，这些对今后的档案工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基。因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。目前，还存在社会档案意识不强、档案服务工作不到位、档案事业发展后劲不足等问题。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

2.创新与学习、借鉴的关系。创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习行业专业知识，借鉴本待业成功的经验和方法，又要学习和借鉴相关专业、其他待业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则，运用批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

四.高校档案管理工作模式创新

随着高校档案工作的不断进步和发展，结合工作实际，不断创新管理模式。我们可以在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。在平时的工作中，也要善于思考，针对工作中出现的问题，做一些改进和创新，这样也可以起到事半功倍的效果。现在，社会上许多档案馆（室）虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理模式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

（作者单位：荆州职业技术学院）

高校档案创新管理工作研究 篇4

一、高校档案管理工作中常存的问题

对于高校来说, 档案管理工作十分重要, 但是目前高校的档案管理工作机制并不健全, 还存在很多的不足。通过对其中问题的梳理, 可以将不足分成以下几个方面:

(一) 档案管理重视不够。

高校领导对档案管理工作重视程度不够, 平时更多地关注于日常工作。高校整体对档案工作的不重视态度, 从而导致了很多从事档案管理工作的人员态度不积极, 出现马虎了事, 应付工作的情况, 工作人员对工作的重视程度也有待提高。这其中是包含很多方面的原因:首先宣传不足。高校对档案管理工作的宣传力度不够, 没有引起工作人员足够的重视, 所以无论是直接进行管理工作的管理员还是管理层, 在整体上就没有营造一种良好的档案管理的氛围, 所以从事档案管理的工作人员意识淡薄。其次, 素质不高。档案管理工作是一份需要耐心、认真态度的工作, 管理人员的素质偏低, 没有形成高度的职业责任感, 导致了档案管理工作不能有效发展。

(二) 档案管理工作方法落后。

现在高校档案管理的信息量是非常的大的, 但是使用的管理方法还是传统的, 所以这样的方式已经无法满足越来越大的信息量。当代社会是一个高速发展的社会, 信息的储存方式越来越多, 那现在高校档案管理的形式已经由传统的手工管理方式转换到单机数据管理模式, 纸质档案被电子档案取代已经成为大势所趋。电子档案要取代手工档案的内容通过一定的程序, 而且还需要形成相应的工作流程。如今档案技术的发展受到了落后的档案管理收集方式的严重阻碍, 造成这种情况的原因有两个:一方面是高校对档案管理工作的不重视而导致投入的直接减少, 所以没有资金更换先进的信息化的档案管理设备。另一方面, 因为管理人员的技术手段不足, 对先进的设备使用不足, 一些新型的设备很难发挥出作用。

(三) 不到位的档案管理制度。

不到位的档案管理制度对档案管理工作的开展造成了严重的阻碍。不规范的高校档案管理制度主要体现在2个方面:1.不规范的档案收集方式。收集档案必须建立强制化管理, 高校工作人员必须积极配合。很多工作人员在提交档案时, 管理不严, 操作随便, 这种不良的工作态度使档案收集工作进展不顺利。2.不规范的档案整理方式。社会的快速发展使得高校的人员激增, 面对这种重要的转变, 低素质的档案管理人员和没有统一规范的档案管理整理方式, 从而使立卷工作出现了问题, 所以很多有效的信息非常的难以找到。

二、创新高校档案管理工作方式

(一) 高校管理制度建立完善。

档案管理制度的完善可以有效提升高校管理水平, 提升高校工作效率。1.档案管理标准建立规范。各高校要根据自己的实际情况, 对档案管理工作进行统一的整理, 将高校专利信息和高校职工档案进行有效的规范, 从而实现统一化的高校档案管理制度。2.高校档案职能部门管理需要健全。对档案管理工作的重要性要得到高校充分的肯定, 工作人员必须明确自身的职责, 将国家档案管理的各项工作彻底地贯彻, 还需要对档案管理工作进行针对性地管理, 从而提升档案管理的高效有序。3.高校档案层次需合理布局。将层次和管理进行明确的划分, 这样对高校档案管理信息的利用率有显著的提高。对各个高校的信息资源进行充分地利用, 可以采用分级管理的方式, 统筹档案管理工作的布局, 将简单的检索和排序融入其中, 将档案的作用最大化。

(二) 高校档案管理方法需改善。

1.档案管理人员不能离开自己的工作岗位。对档案管理人员进行有针对性的专业化的培训, 而且还需要对管理工作者的技能进行不断地提高, 将高校档案管理工作的整体思路进行彻底地优化, 各项档案管理工作有效地开展。2.信息化使用程度需提高。电子档案作为一种新兴事物, 使得档案管理工作出现了新的发展机遇。高校要提升电子档案的范围和实施效率。可以从以下3个方面具体实施:第一, 建立电子化档案处理的完备系统。第二, 电子化档案管理模式的运用, 高校的档案信息需要有方便的查询途径。第三, 推进建设进程的发展, 从而实现高校档案信息实现最大程度的保存和传递。

(三) 高校档案管理思路需创新。

要在短时间内提高高校档案管理的高效运行, 有以下几个思路可以尝试:1.自愿和规范并重。倡导高校档案管理规范化, 不能依赖硬性的规定, 因为这样的管理方式会增加档案管理工作者的反感程度, 所以会不可避免地出现工作疏漏。所以应该秉承自愿的原则, 再加强高校档案管理部门的规章制度。2.重点工作突出。突出高校档案管理工作的重点, 因为高校的核心业务和高校档案管理工作是环环紧扣的, 这样才能有效地加快高校的发展。一些以销售实物的高校, 高校的财务档案是其管理的重点。其次就是高校的生产管理档案, 还需要加强对高校资产的评估, 需要建立这样的档案集合。3.监督机制应建立。公开的高校档案管理工作是必不可少的, 只有从高校职工和管理层分别对高校档案管理工作进行有效的监督, 对档案管理工作存在的缺陷进行纠正, 才能有效地予以完善。

初探高校基建档案管理工作 篇5

摘要:基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的历史记录。高校基建档案管理好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。

关键词:高校;基建档案;初探

普通高校扩招以来,高校的基本建设发展迅速,其间,形成了大量的基建档案。基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件,详细记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动内容。高校基建档案管理的好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。有序地管理好高校基建档案,既是建筑建设工程本身的需要,也是做好高校总体工作的要求。

一、高校基建工程档案的内容

(一)综合性文件。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。

(二)土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。

(三)竣工图。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。

二、基建档案在高校管理中的作用

(一) 为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 。基建档案是一种特殊的信息资源,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的`变化和发展,为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对高校总体发展发挥着重要作用。还为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。

(二) 对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。高校基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。这些档案既为高校的建设、维修、管理、改扩建服务,又为高校的教学和科研服务。所以,做好基建档案管理工作,对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。

三、高校基建档案管理存在的问题

(一)档案管理意识不强。领导和档案人员对高校基建档案重要性认识不够,基建档案管理工作力度不强。基建档案管理人员流动性大,不稳定,使得基建档案资料流向不清,档案管理职责不明。另外,由于基建工程和档案管理的专业性,工程人员和档案人员均有相应的专业和技术知识不足,使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

(二)档案材料不完整。档案材料不完整是高校基建档案管理存在的主要问题。虽有基建档案归档率较好的项目,但归档率较差的项目不少,甚至很多工程项目竣工后没有档案材料,或只有工程主体档案,没有配套工程档案。

(三)管理模式不统一。从档案管理机构上看,有的高校成立了专门的档案室,基建档案管理较好,有的高校则不然,基建档案由业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案材料五花八门。

(四)缺乏专业基建档案管理人员。档案管理人员专业素质不完备,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的基建业务知识,难以适应工作需要。

四、加强高校基建档案管理应该采取的措施

(一)树立基建档案管理意识。工程建设中普遍存在着对档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始整理,这给档案整理带来很大难度。所以,高校的领导、基建主管部门、档案部门、项目具体负责人员,均要树立基建档案管理意识,自上而下重视基建档案的收集、整理和使用。

(二)建立健全基建档案管理制度。为了加强对基建工程建设各阶段档案资料的有序管理,档案部门、基建主管部门在项目建设初期就应按照有关规定,制定相应的档案管理制度、措施, 规范档案资料的收集、整理。

(三)严格验收基建项目档案资料。基建工程竣工验收时,档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照基建工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,务必使得竣工材料做到真实、完备,归档范围符合要求,做到工程竣工验收与档案验收同步。

(四)强化档案材料编制工作。按照标准编制基建档案材料,是施工单位最基本的业务条件。 基建部门必须要求施工单位明确责任,加强对施工技术人员编制档案材料的训练,不断提高编制基建工程档案材料的业务水平。

(五)充分利用现代化手段,多角度、多层次开发基建工程档案信息资源。大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在基建档案中运用。主管部门还应有效利用计算机资源,建立档案检索系统,提高档案管理水平和档案利用效率。

(六)及时记录传递和变更。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,档案管理部门要及时对档案的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效,确保档案的完整性和有效性。

综上所述,做好高校基建档案的管理工作意义非凡,通过对基建档案的收集、整理、开发和利用,必定为高校的基本建设,为高校工作的全面开展做出重大贡献。

参考文献

[1]钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考.湖南科技学院学报,.(7).

创新高校档案工作研究 篇6

关键词：创新创业；高校科技档案；创业知识

1 基于知识视角的高校科技档案管理推动创新创业的指标体系

传统高校科技档案管理技术大多使用落后的知识采集、传输和检索的理论和方法，一般通过主题词、关键字、作者等对所需知识进行检索，而对如何实现创新创业知识的识别和标引却非常困难，无法处理高校科技档案所包含的有用知识，使其免于被束之高阁的结局。面临创新创业信息的多样化多源化海量化状况，必须花费大量的时间检索大量的文献，必须有效地对高校科技档案实施知识管理，才能得到较高质量的知识，实现知识学习与共享，真正做到“知己知彼，百战不殆”。从知识管理的角度研究高校科技档案，目的是使高校科技档案在大众创业万众创新活动中发挥作用，提高创造价值的能力，贯彻知识是一种资产的思想，是创业的源泉，有利于挖掘高校科技档案的内部知识、实现知识的流程化、整合知识、实现记忆等，提高创新创业的绩效。高校科技档案的重要性和其推动创新创业的重要性密切相关，从知识管理的角度理解高校科技档案是获取竞争优势的重要资源，是获取资本、资源的手段和工具，不仅是提高高校科技档案管理人员能力的途径，更是提供创新创业者实现战略目标的基础[1]。

基于知识视角的高校科技档案管理是把科技档案所蕴含的创新创业知识融入自身知识体系，将科技档案所蕴含的知识与信息管理、技术管理相结合以指导创新创业和技术战略。由此，不仅可以增加高校的知识储备，增加高校的战略资源，改善知识在高校内的分布，而且可以将创造、发展、交流和应用新的想法转化为创新创业活动。这依赖于软环境而非硬件设施，软环境的建设受到人员素质的约束，硬件设施的建设则具有较大的确定性，所以首先完善高校科技档案管理的硬件设施如数据库工具、搜索引擎、知识地图、虚拟社区等。利用现代大型数据库建模工具建立高校科技档案的数据仓库并提供搜索和分析的能力，利用人工智能和智能搜索技术建立高校科技档案的知识地图，提供知识导航的有效工具以及获取相关知识的便利搜索工具，利用互联网信息交流平台和管理信息系统建立高校科技档案的交流工具，将高校科技档案管理建成一个目标、行为和手段组成的统一体，为创新创业行为提供便利条件[2]。

基于知识视角的高校科技档案管理推动创新创业评价，可以从知识广度、知识深度、知识的特质三个方面进行分析。高校科技档案的知识广度是高校科技档案过程中的创新创业知识构成和配置关系，是档案所包含的创业政策、市场营销、融资财务、科技原理、生产工艺、外观设计、质量管理等知识的范围；高校科技档案的知识深度是指创新创业主体对科技档案相关知识的运用能力，知识深度越深，创新创业含金量越高。知识特质指的是科技档案所包含的特殊知识，所具有的千差万别的创新创业知识，其所获得的经验不同于其他档案材料。

高校科技档案推动创新创业的知识广度不是越宽越好，随着知识广度的增加，寻找新知识的成本随之增加，推动创新创业的效用增量反而减少。

假设 分别表示高校科技档案不同类型的知识，高校科技档案推动创新创业知识广度的效用可用下式来表示：

；

推动创新创业知识广度的成本可用下式来表示：

；

高校科技档案推动创新创业知识广度的价值则可用下式来表示：

；

高校科技档案推动创新创业知识广度的价值最大时的条件为：

高校科技档案推动创新创业知识广度的指标体系分为7类，其赋值主要是利用专家的经验数据，得到知识广度的指标值矩阵。①高校科技档案推动创新创业的准备知识P1（创新创业可行性理论知识）；②高校科技档案推动创新创业的技术知识P2（有关行业的知识、技术成果知识）；③高校科技档案推动创新创业的管理知识P3（通常性的企业管理技能知识）；④高校科技档案推动创新创业的智力知识P4（善于把握时机去做出明确决定的知识）；⑤高校科技档案推动创新创业的物力知识P5（实现创新创业的条件和要求）；⑥高校科技档案推动创新创业的社会网络P6（获知帮助和支持自己创新创业的人）；⑦高校科技档案推动创新创业的战略目标P7（实现创新创业的最终指向）。

高校科技档案推动创新创业的知识深度可以用知识的先进程度来表征。因此，其评价指标是动态的，实际上是一种比较深度而不是绝对深度，不同的创新创业类型和方向对知识深度的需求是不同的。知识深度也不是越深越好，知识深度的效用增量在短期内逐渐降低。从长期的角度看，知识深化所带来的潜效用是无法估量的。高校科技档案推动创新创业知识深度可以用以下5个指标来反映：①项目内容具有系统性R1；②项目分析具有独到见解R2；③项目内容具有技术前瞻性R3；④项目技术数据具有科学性R4；⑤项目研究内容具有拓展性R5。

高校科技档案推动创新创业知识特质是特定科技档案的知识优势或劣势，这种优势或劣势随外部环境的变化或竞争消失，不易模仿和学习，必须做好充分的知识储备以迎接机遇和挑战。其指标体系分为①行业特殊知识Q1、②行业生产管理知识Q2、③行业产品市场知识Q3等3类，其赋值主要是利用专家的经验数据，得到知识广度的指标值矩阵。

高校科技档案推动创新创业的知识指标体系可以图1表示。

2 基于知识视角的高校科技档案管理推动创新创业的评价方法

高校科技档案是把相似的事物按一定的秩序相互关联、相互制约而构成的整体。基于知识视角的高校科技档案管理推动创新创业的效果不是完全确知，也不是完全不确知。主要表现为部分确知，部分不确知，或者说信息不完全，或者说部分已知另一部分未知，因此我们引入灰色关联分析法进行研究。根据具体灰色系统的行为特征数据，充分利用数量不多的数据和各因素之间的数学关系建立数学模型。灰色关联分析法主要利用灰色关联度寻求各因素之间的数值关系，主要根据因素之间发展趋势的相似或相异程度进行判断，适合动态（Dynamic）的历程分析。如果两个因素变化的态势是一致的，则认为两者关联较大；如果两个因素变化的态势不一致，则认为两者关联较小；据此衡量因素之间的关联程度。

我们首先建立包含7个知识广度指标、5个知识深度指标以及3个知识特质指标的高校科技档案推动创新创业效果评价的灰色关联度模型。显然，这15个影响因子利用绝对化处理方式符合数量可比性、因子非负性、数值可接近性的特征，因此高校科技档案与创新创业的灰色关联因子序列集X可用下式表示：

令参考序列为 ，比较序列为 ， 与 在 点上的对应数据分别是 与 。 与 的比较测度为 ，其中

， 与 的 距离用 来表示， 是灰色关联度的分辨系数，主要用来调整比较环境的大小，我们用下式表示 与

之间的灰色关联度。

其中， 。

高校科技档案与创新创业的灰色关联评价主要依据R=Y×W这个模型，R是被评价的高校创新创业效果综合评价结果向量；W为7个知识广度指标、5个知识深度指标以及3个知识特质指标的权重向量；E为各指标评判矩阵。依次得出7个知识广度指标、5个知识深度指标以及3个知识特质指标中的第i个指标与创新创业效果的关联系数 ，进行排序。据此，获取高校科技档案的知识广度、知识深度、知识特质、创新创业效果的指标数量，主要委托n个专家打分的形式参与赋值。 为第i个高校科技档案的第k个指标的原始评价数值，构造矩阵[3]。

由于知识广度、知识深度、知识特质、创新创业效果等指标间有不同的量纲和数量级，为了保证结果可靠性和比较直接性，对原始指标进行均值化处理，即用均值去除对应指标的每个数据，得到新数据。

， 。

设第k个指标的变化区间为 ， 为第k个指标在所有被评价对象中的最小值， 为第k个指标在所有被评价对象中的最大值，则可以用下式无量纲化。

， ， ，

根据灰色系统理论，参考数列是 ，

作为被比较数列，用灰色关联分析法分别求得第i个被评价对象的第k个指标与创新创业效果的关联系数，即：

式中 ，取 。

综合评价结果为：

若关联度 最大，说明第i个被评价对象优于其他被评价对象，据此可以排出各被评价对象的优劣次序。

3 基于知识视角的高校科技档案管理推动创新创业的实证分析

高校科技档案推动创新创业知识广度的指标体系有7类：高校科技档案推动创新创业的准备知识P1、高校科技档案推动创新创业的技术知识P2、高校科技档案推动创新创业的管理知识P3、高校科技档案推动创新创业的智力知识P4、高校科技档案推动创新创业的物力知识P5、高校科技档案推动创新创业的社会网络P6、高校科技档案推动创新创业的战略目标P7，通过10名专家对某高校科技档案材料的审阅，根据经验对各个指标进行打分，获得的原始数据。据此，高校科技档案推动创新创业知识深度的指标体系有5类：项目内容具有系统性R1、项目分析具有独到见解R2、项目内容具有技术前瞻性R3、项目技术数据具有科学性R4、项目研究内容具有拓展性R5，高校科技档案推动创新创业知识特质的指标体有3类：行业特殊知识Q1、行业生产管理知识Q2、行业产品市场知识Q3类，也是通过10名专家根据经验对各个指标进行打分，获得原始数据，得到X1、X2、X3三个指标赋值矩阵。

分别计算知识广度、知识深度、知识特质与创新创业效果的平均得分，然后计算灰色关联度和权重。通过灰色关联模型，这所高校科技档案推动创新创业效果的关联系数分别为0.32、0.28、0.49。由此可以看出该高校科技档案推动创新创业的效果并不是十分理想，除了知识特质表现稍微好一些之外，知识广度和知识深度都表现一般[4]。随后，选择了河南省农业类、工程类、师范类5所高校档案馆提供材料进行评价，发现高校之间有差异，但整体水平差距不大，知识广度和知识深度与创新创业效果的关联性都不大。

针对这些高校的知识广度和知识深度表现不佳，我们分析主要原因有两个方面，即宏观上的高校办学质量低和微观层面上的科技档案管理水平低。截止到2015年的统计数据，全国共有2542所高等学校（不含独立学院），比上一年增加48所，增长率为2.18%。江苏有134所排在第一，河南省高校超过100所，位居全国第七名，但是112所“211”学校中，河南省只有郑州大学1所。河南没有1所“985”高校；从人口比例来看，北京23.3万人就能“拥有”1所高校，河南省平均77.7万人“拥有”1所高校。河南省现有的129所高校中，无名校、少名师、知识“龙头”不明、办学水平低、质量不高；高校年轻副教授、教授拿不到科学基金项目就没有地位，基础研究项目支持主要是为晋升技术职务服务，造成难有前沿的科技成果产生，直接导致高校科技档案含金量不足。

据调查，河南省高校档案管理工作人员变动频繁，专业管理知识和实际工作经验缺乏，导致档案遗漏、收集不及时等问题。科技档案缺乏相关重要影像资料、会议记录、讲话稿、典型材料、各种统计报表、重要会议的记录，缺乏对相关的请示、批复、通知、名称、议程及办理情况等档案资料的合理归档和择重筛选，大多缺乏重要文字说明等重要信息，材料不完整导致查询效果不理想。高校科技档案的一个重要作用是开发利用知识，挖掘其蕴含的隐形资源价值，但大多高校的档案建设所需经费投入甚少，档案库房设备简陋，电脑文档查询已远远不能满足服务发展的要求，必须购买适合高校科技档案工作的管理软件。各高校的档案管理制度实则虚已，档案工作人员缺乏工作热情，档案管理工作只能局限在档案库房里，以“档案服务”为核心的高校档案工作宗旨亟待改善[5]。

大众创业万众创新的环境中，创新创业需要以高校科技档案的知识转化为导向。识别科技档案的知识结构的合理性，并按照创新创业的要求进行知识的深度开发，使得高校科技档案管理能够形成创业知识的共享机制，不断与外界进行信息和能量的交换，就目前河南省高校科技档案管理而言，还有很长的路要走。

参考文献：

[1]吴志攀.“大众创业 万众创新”的局面何以形成？[J].北京大学学报（哲学社会科学版）.2015（5）：20～22.

[2]李佳音.科技档案管理初探[J].中国管理信息化.2015（10）：1～2.

[3]沈晨.关于有限论域上模糊度定理的一个注记[J].等数学研究.2014（1）：15～17.

[4]田民.灰色关联度算法模型的研究综述[J].统计与决策.2008（1）：10～12.

[5]王玉斌.高校科技档案管理：问题、原因及对策[J].档案学研究.2015（2）：28～29.

高校档案管理工作创新途径研究 篇7

关键词：档案工作,创新,途径

1 创新是档案事业发展的时代要求

根据时代和实践的要求, 勇于和善于不断创新, 才能使人们对客观世界的认识不断深化, 对马克思主义理论的应用才能不断进行。在这样的背景下, 社会对档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。

一是社会各界、各阶层普遍利用档案信息的需求。从对象上看, 不仅党政机关、国家公务员是档案馆的服务对象, 而且, 许多新闻工作者、公民等都成为档案馆的用户。

二是计算机网络的形成和发展, 使人们的重要任务通过网络来获取信息, 同样利用者也希望通过这种现代化的手段提供网上服务, 实现电子文件信息资源共享。

三是扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。随着社会档案意识的普及和现代化管理技术的广泛运用, 电子文件的大量产生, 档案馆不仅要接收和管理传统的纸质档案资料, 而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案, 这种趋势已现倪端。

四是从服务方式上看, 除了要求提供档案原件进行摘抄外, 还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。

以上这些说明, 新时代要求档案工作必须打破常规, 创新管理和服务机制。这些新情况迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视, 又要在行动上主动探索, 更要在实践上积极创新, 才能使档案工作跟上形势的发展, 实现其应有的价值, 发挥其应有的作用。

2 档案工作创新需要解决的主要问题

首先, 要在思想观念上创新。任何工作的跨越和创新, 都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力, 创新是档案工作中应有之意, 档案工作的建立、发展、壮大离不开创新, 档案事业发展的诸多问题, 没有现成的答案, 也没有任何经验可以借鉴, 唯有解放思想, 更新观念, 大胆试, 大胆闯, 才能在探索中、创新中发展。

其次, 要在基础工作上创新。工作创新不是凭空想象, 不是“空中楼阁”, 创新必须在原有基础上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展, 已形成了其理论、方法、工作经验, 形成了独具特色的工作体系, 这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义, 是创新的根基, 因此, 创新绝不能抛弃这个基础, 要在认真研究、总结过去的基础上, 分析现在和将来的形势, 在发展中寻求新的突破。

第三, 要在现实基础上创新, 工作创新不能脱离实际。

3 档案工作创新需要有实招

档案工作创新是应对时代变革, 推进档案工作开创新局面的必由之路和必然选择。档案工作要创新, 要有科学的态度, 实事求是的精神, 还应有过硬的实招。

3.1 在管理思路上的创新

创新行为, 首先要有创新意识, 有强烈的创新欲望, 也只有如此才能有创新动力。要改变档案工作既无动力, 又无目标的状况, 应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者, 形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。

3.2 在工作机制上的创新

积极推行全员聘任合同制, 对现有人员实行公平竞争、择优上岗, 真正做到优胜劣汰, 能者上庸者下, 从而激发每个人的工作活力, 最大限度地发挥个人潜力, 使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

3.3 档案工作人员的创新

创新精神需要在工作中不断培养, 档案工作人员的创新精神的培养, 要在以下几方面努力:

一是档案人员应当重视观念更新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此, 档案人员有必要进行相应的调整和重新定位, 要一改守摊看点、仓库保管员的形象, 从根本上转变观念, 摒弃“酒香不怕巷子深”的旧观念, 主动找婆家、找市场, 让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

二是档案人员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作, 又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的人员, 既要有扎扎实实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击, 以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段和方式, 给档案人员提出了更高的要求。为此, 档案人员首先要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 敢于提出新办法、新思路, 解决新问题, 勇于打破传统的条条框框和管理模式, 在业务上有所创新, 有所突破。其次, 人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤, 而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法, 在务实基础上促进创新, 努力使档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法, 一专多能的档案工作人才。

三是档案人员要拓宽视野、丰富知识。当今社会和经济生活处于快速发展时期, 知识更新呈“爆炸”式发展, 新的行业和领域不断形成, 这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。因此, 创造积极向上的学习氛围非常重要, 档案人员要努力学习, 不断“充电”, 拓宽视野, 了解所涉及工作领域的现状及发展动态, 运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作, 实现由单一专业型向多样复合型转变。

高校档案管理模式创新研究 篇8

一、高校教学档案管理重要性分析

在《普通高等学校档案管理办法》中, 明确规定高校档案管理工作是高校的重要基础工作, 要求高校管理部门必须强化对于档案工作的领导和管理, 并将档案管理工作作为重要的系统纳入高校的整体工作之中。高校的档案管理工作主要是针对高校的科研档案、教学档案、学生档案以及党政档案的管理, 这些档案资料不仅是科学知识、教育管理的高度浓缩, 对于高校的进步发展也具有重要的作用, 这些不同档案资料对高校建设发展的作用主要体现在以下几方面:

(一) 科研档案资料是促进高校科研能力提升的关键

科研档案资料主要是高校科研活动的成果, 具有较高的学术价值。科研档案管理工作不仅是高校科研成果与科研能力的重要反映, 同时也是指导高校科研、教学工作进一步开展的重要资料, 对于科研成果的转化也具有重要的作用。

(二) 教学档案主要是提高教学水平的重要资源

高校的教学档案主要是在教学管理以及教学实践过程中所形成的文字、图像、音频或者视频资料。完善齐全的教学档案资料, 是广大教师劳动成果的汇总, 是高校研究分析教学内容、开展教学考评、总结教学经验以及推进课程教学改革的重要参考依据, 同时也是评估高校整体教学质量的关键资料。

(三) 学生档案资料是高校学生管理的主要依据

学生档案资料主要是记录高校的在职学生在学校内学习过程中的德、能、勤、绩、体等几方面的真实情况, 这些资料不仅是高校开展教学管理的依据, 同时也是高校掌握学生整体状况以及高校学生就业所必需的原始材料, 具有非常强的实用价值。

(四) 党政资料是高校可持续发展的信息保障

党政资料主要是高校在党群以及内部行政管理过程中所形成的资料, 准确、全面的记录了高校的部门管理以及人事管理工作的资料, 尤其是党政资料中的人事档案资料, 对于高校的师资队伍管理具有非常重要的作用。党政档案资料是高校内部进行机构改革、院系设置调整、教职工年度考核以及职称评定的重要参考, 尤其是对于高校部门实绩的评定以及人才资源的开发利用具有重要的作用。

二、当前我国高校档案管理工作中存在的系列问题分析

(一) 对于高校档案管理工作的重视不足

目前高校对于档案管理工作的重要性还缺乏准确的认识, 高校档案管理工作的重视程度还远远达不到标准要求。首先高校的领导者认为高校的所有工作都应该为围绕教学、科研工作开展, 因此对于高校档案管理工作规范化建设的投入严重不足。档案管理部门的经费短缺, 各种档案管理工作所必需的软硬件设施不齐全, 导致档案管理工作缺乏物质基础保障, 工作水平难以真正提高。其次, 档案管理工作人员对于档案工作缺乏责任心与严谨认识, 档案管理工作混乱松散, 档案资料流失问题较为严重。

(二) 档案管理工作技术手段较为落后

虽然大部分高校在档案管理工作的实施上, 基本上都引入了信息化的管理手段, 但是档案管理信息化的整体水平却相对较低。首先, 档案管理工作没有形成全面综合的管理信息系统, 档案管理系统未能与高校校园网络共建成为信息平台, 导致档案管理信息系统无法与高校内部的院系、部门直接联系。其次, 档案信息系统集成与数据共享水平较低, 高校内部的管理人员以及师生无法直接对档案管理信息系统进行有效的访问, 共享数据提取困难。最后, 高校档案信息管理系统的安全性相对较差, 操作系统安全的建设较为薄弱, 很容易由于安全漏洞造成保密档案资料的外协。档案管理信息技术方面存在的这些问题, 造成了档案管理工作质量不高, 档案资料的价值的不到有效的利用, 这也是提高高校档案资料管理水平迫切需要解决的问题。

(三) 档案资料的开发利用程度相对较低

高校档案资料是重要的信息资源, 但是目前很多高校档案资料的开发利用基本上都是处于浅层次的状态。档案资料内部所包含的具有较高价值的知识以及信息还没有得到有效的开发利用。这主要是由于高校档案管理工作人员将日常的工作精力置于高校档案资料的收集、整理之中, 并没有针对档案资料的深层次编研投入足够的精力。再加上一些档案管理工作人员能力知识有限, 信息资源的深层次研究开发能力不足, 造成了档案资料的开发利用程度较低, 大量档案资料价值得不到有效的利用。

三、高校档案资料管理创新研究

(一) 建立全面重视的档案资料管理新模式

高校档案管理工作将高校在建设、管理、教学、科研等活动中的文件材料与信息进行整合, 不仅是重要的管理工作, 同时也是高校历史底蕴与优秀传统传承的重要手段。高校领导者应该深刻的认识到档案管理工作的重要性, 合理的规划好资源的配置, 适当的增加高校档案管理工作的经费投入, 为高校档案管理工作的实施开展提供全面的软硬件基础保障, 严格按照国家《档案馆建设标准》中的相关要求开展高校档案基础设施的建设。其次, 应该不断的提高高校档案管理工作人员的能力水平, 加大对于高校档案管理工作人员的培训力度, 重点针对档案管理理论、先进档案管理模式等内容, 通过建立高素质水平的档案管理人才队伍, 提升高校档案管理工作的整体质量。

(二) 改进高校档案管理信息系统

提高高校档案管理工作效率与工作质量, 实现档案资料的有效整合与共享, 必须将全面可靠的信息管理系统建设作为重点来实施。首先, 应该按照高校档案管理工作的实际需要, 制定档案管理信息系统统一的标准, 重点确保高校的档案管理信息系统与校园内部网络在数据库、数据来源、数据接口以及系统方面的一致性, 确保信息资源能够实现连接共享。其次, 应该注重将高校内部现有的信息资源进行全面的整合, 尤其是对教学、科研、人事以及党政等部门的信息渠道进行整合, 实现档案资料数据的一次采集与全面共享, 避免数据的重复采集, 提高信息归集整理的效率。最后, 应该强化高校档案管理信息系统的安全建设, 重点结合高校网络共享的特点, 分别在系统操作应用、网络安全、数据保密等方面依靠安全协议、数字签名、信息认证以及数据加密等手段提高档案信息系统的安全性。通过完善的档案管理信息系统建设, 促进高校内部档案资料信息的准确性与流动性, 提高档案管理工作的整体水平。

(三) 强化档案资料的开发、检索利用

首先, 高校档案资料管理工作人员应该树立档案信息资源意识, 除了做好高校档案资料的日常收集整理之外, 还应该积极的与高校各个院系部门进行对接, 深层次的了解档案资料中所蕴含的重要价值, 并根据档案信息资料的价值大小, 合理有序的开展档案资料的深层次研究。其次, 应该结合高校档案管理部门实际情况, 建立完善的高校档案资料的检索体系, 既包括高校档案馆的检索查阅, 也应该建立信息系统的网上检索, 方便档案资料使用者对不同档案资料内容进行检索查询。高校的档案管理工作人员应该按照档案资料的特征, 按照全面、准确、快速以及系统的要求, 对高校的档案资料进行浓缩与存储, 制定完备的信息目录以及数据库, 确保检索查阅的快捷准确。此外, 高校档案管理工作人员应当与师生做好互动, 及时的了解师生对于档案资料检索、借阅使用的反馈信息, 进而有针对性的调整档案资料的管理工作。

(四) 积极推进文档一体化的实施

文档一体化即在高校管理工作中将文件与档案管理工作一体化的开展, 通过按照相应的技术标准要求, 将高校教学、科研以及管理活动中文件资料的形成、运行、立卷归档以及利用等不同环节有序的衔接, 形成一个完整的管理系统, 来有效解决档案资料不齐全、分类不规范以及检所使用困难的问题。高校文档一体化的实施基础是依赖于档案管理以及办公的全面信息电子化, 主要通过电子文件作为载体。在高校文档一体化的推进实施过程中, 严格按照文件的数据格式技术标准要求, 做好电子文件的前端介入控制, 在电子文件档案资料的形成阶段, 就着手文件的档案化管理, 将不同院系部门的文件通过管理信息系统平台完成文件的登记、鉴定、整理、著录以及归档等处理, 形成流程化、规范化、系统化的档案管理新模式, 进一步延伸高校档案管理的覆盖面。

四、结语

高校档案管理工作开展的如何, 对于高校建设以及科研活动的实施开展都有着重要的影响。高效档案管理部门, 应该深入的分析新时期对于档案管理工作的新要求, 明确档案管理发展的制约问题, 并通过完善制度建设、完善信息化管理以及提高服务水平等措施, 完善高校档案管理体系, 促进高校档案管理工作的规范化、精细化开展。

参考文献

[1]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务, 2012 (2) :34.

[2]黄东霞.高等学校档案工作规范修订的必要性[J].中国档案, 2007 (8) :30～31.

[3]孙学政.高校档案卷、件结合整理探讨[J].兰台世界, 2009 (9) 中旬:49～50.

海西高校档案工作创新服务探析 篇9

一、海西高校档案服务调查

海峡西岸城市群以福州、厦门市为中心, 包括宁德、莆田、泉州、漳州等城市。鉴于福建省在海峡西岸城市群中占据地理位置的特殊性, 笔者将档案优质创新服务的着眼点放在福建省的高校, 重点分析所辖高校的档案利用状况, 拓展优质创新服务的思路。

以2012年4月24日为界点, 福建省普通高校共计77所, 包含本科高校、专科高校、民办高校等几种类型, 其中本科高校23所 (包含民办高校) 。日前, 笔者对我们福建省内主要10所本科院校的档案利用服务情况进行了调查, 有985高校、211高校、老本科院校还有新建本科院校, 占本科高校的43%, 基本涵盖了福建省本科高校档案利用的状况, 在档案服务导向、对档案信息的需求, 服务方式等方面具有一定的代表性。选择2012年为统计年度, 采用非问卷调查, 因此, 有些数据是平均值, 也有百分比计算所得。通过利用档案服务对档案类别、借阅人次、提供数量 (卷) 件次、利用目的、档案载体形式等情况的汇总统计, 从中获取相关信息, 以此对高校档案利用状况、馆藏档案的载体结构、档案信息服务方式、档案信息化建设等方面的现状进行分析。调查的10所本科院校中, 厦门大学、福州大学、福建师大等5所学校档案利用门类以学籍档案为主、文书档案为辅;其余5所学校档案利用门类是学籍档案与文书档案及其他类差别不大。载体模式方面, 除了莆田学院和泉州师院两所有利用电子档案以外, 其余的几所学校均以纸质版为主。其中厦门大学、福州大学、福建师大等学校每年利用次数超过上千人次, 利用目的有工作查考、出国留学、成绩证明、学历认证、补办证书等。

二、海西高校档案利用情况分析

1. 利用档案类别特点。

高校的档案利用主要分为两块:一是学生学籍档案;二是工作查考文书档案。通过“利用档案类别”的情况对比, 不难看出, 学籍档案的利用是高校档案的一大亮点:厦门大学学籍档案的利用高达80%;福建师范大学在出国服务方面提供中英文成绩查询;莆田学院的学籍档案利用大部分是电子版查找并提供服务:其他高校学籍档案的利用也处于明显的优势, 在出国留学、学历认证、职称评定、就业证明、补办毕业证明等方面发挥着不可替代的作用。以文书档案为主的其他类档案是高校档案不可缺少的重要组成部分, 是高校行政管理事务活动及其他活动中产生的, 由通用文书转化而来, 它真实地记载和反映了高校发展的历史进程。

2. 馆藏档案的载体形式。

档案提供利用的载体形式以纸质为主。调查显示, 10所院校中只有莆田学院和泉州师范学院开展了电子档案的利用服务, 通过这一现象, 我们可以看到, 高校馆藏档案主要是以纸张作为载体的, “复制”是档案提供利用的主要方式。纸质档案具有便于管理、利用等优点。并且, 从档案印证认同效果来看, 纸质载体承载的档案信息其凭证作用无法取代。此外, 当代声像档案和机读档案已有显著增长。电子文件也称机读文件或数字文件, 具有高存储密度功能, 可通过网络传输信息共享、利用便捷等优点, 同时也存在信息不稳定、容易修改等问题。电子档案的利用包含两个方面:一是电子文件转化纸质载体提供利用, 学籍档案的利用服务就较为突出, 以莆田学院为例:学籍档案的利用目的有出国、补办学历、补办证书等, 提供的档案材料具有凭证作用, 为印证材料的准确性和可靠性, 其过程是通过电子版查找, 借助打印设备转化为纸质载体提供利用, 而不是直接将电子档案提供给利用者。二是电子文件的直接利用, 这一点主要是工作利用方便。比如, 领导或名人到高校视察调研, 这些难忘的时刻通过数码相机进行了采集, 直接生成二进制文件。电子版的照片归档留存后, 在日后工作, 如电子文本的编辑, PPT演示文稿的制作等等, 都发挥着电子文件应有的作用。

三、海西高校档案优质创新服务的思路

1. 把握档案利用者的利用期望。

档案利用者期望是指利用者希望档案管理部门提供的利用服务能满足其需要的水平。档案的价值实为档案的使用价值, 就是档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性及有用程度。档案利用者的期望在档案利用服务的认知中起着关键性的作用。利用者正是将预期服务质量与体验质量进行比较, 据已提供的服务质量进行评估, 期望与体验是否一致成为档案服务评估的决定性因素。对档案利用者期望进行有效的管理, 可以通过以下几方面工作。

(1) 确保利用档案的实现性。丰富馆藏内容, 优化馆藏结构是档案管理期望的直接可靠的方法。各高校档案利用的情况揭示了馆藏档案体系内不同门类的档案集合的结构模式, 高校各职能部门在教学运行过程中形成不同门类、不同数量的档案, 在收集进馆过程中, 既要注重不同门类档案的数量关系, 还要突破特有的权力束缚, 拓展档案资源的结构特征。档案管理部门集中精力致力于档案收集的基础工作环节, 通过切实可行的努力和措施, 保证利用者对档案的需求得以完满实现, 反映真实的服务水平。

(2) 重视档案信息服务的可靠性。利用服务要忠于档案原件, 尊重事实。学籍档案的利用是高校档案的一大亮点, 在学籍档案利用质量评估的多项标准中, 档案信息的可靠性无疑是最为重要的, 不能根据档案利用者的无理要求丧失学籍档案信息的真实性。提高档案信息服务的可靠性能体现档案利用服务的公正、严谨, 减少不必要的压力, 从而合理限制利用者的期望。

(3) 坚持沟通的经常性。经常与利用者进行沟通, 了解他们的期望, 对档案的利用服务加以说明、解释, 更多地获得利用者的谅解。不能因为一些特殊的规定让利用者对利用档案产生恐惧感或是避免麻烦而放弃利用。有效的沟通有助于减少或消除档案利用者的失望, 获取他们的理解, 树立档案管理工作的信心。

2. 善待利用者的抱怨。

美国有一家名叫“惠尔普”的公司, 专门开辟一条专线电话用于听取售后服务的不满或抱怨。借鉴这一理念, 档案工作者善待利用者的抱怨情绪也是可取的。“抱怨”是档案服务过程中利用者对档案的利用因服务质量预期与质量感知之间的负向差异而产生的。应把利用者的“抱怨”当作珍贵的礼物, 通过这样一种信息, 了解利用者对档案服务工作的质量需求, 分析利用者的需求心理, 研究和掌握利用者的需求特点和规律, 为档案利用服务工作掌控方向。档案管理工作者应虚心“纳谏”, 从牢骚声中得到启发, 改进工作方法, 消除或避免服务工作中可能发生的问题, 提高服务质量, 在抱怨声中赢得社会声誉。

3. 完善利用服务体系。

服务体系是以利用档案为核心, 围绕利用服务所建立的一整套服务的应对系统, 是以利用者为对象的整个服务过程的组织构成和制度构成。档案部门在抓管理的同时, 将利用服务提到相当的高度, 建立一套良好可行的利用服务体系。档案服务体系可以由服务标准、服务团队、服务内容、服务投入等要素构成, 服务标准和服务团队是服务体系的重要组成部分, 两者共同作用于服务内容, 加之服务投入的协助, 形成了怎么做、谁来做、做什么的行为格局, 达到利用者满意的期望值。其中, 档案服务标准包含服务流程和具体服务两个层面, 服务流程制定完成后, 就是刚性指令, 用于约束提供服务的行为规范。档案服务团队在人员配置、业务素质、服务态度、沟通技巧等方面要有一定的要求, 档案服务不能仅以满足利用者的期望为目的, 应根据利用者的不同情况, 在了解馆藏、丰富知识的背景下, 给利用者提供相关信息的线索。

4. 树立主动服务的理念。

工作中, 档案利用的被动等待在方法上具有“常规性”的特点, “创新性”的服务方式为档案工作注入了活力。将主动服务与被动服务有机结合, 并且正确处理两者的关系, 更能发挥档案的积极作用, 它们共同的特点都是以社会利用需求为切入点, 以体现档案价值为准则, 不能因为“等候式”的服务模式被动而摒弃, 也不能因为被动服务的现状能维持工作进展而不去追求创新[1]54。工作中, 档案人员应发挥被动服务的“参照”作用, 了解利用者的需求, 同时改变衙门作风, 改变以往消极被动的工作作风, 建立亲民形象;转变重机关团体利用、轻个人利用, 重为党政机关服务、轻为普通老百姓服务的旧观念和认识, 努力建立方便普通群众的档案利用体系, 形成档案便民、档案利民、档案护民的服务思想[2]102。在海西经济建设中, 高校档案更应发挥其积极作用, 确立基础工作扎实、利用服务为主的理念, 形成“以常规性的档案服务探析档案信息开发之路, 以主动服务先行性推动档案常态化服务”的结合形式, 探索适应地方经济发展的服务特色。

5. 建立档案服务质量评价体系。

档案服务是在一定时期内档案服务资源、服务设施和服务方式的环境下, 档案用户对档案利用的满意度。档案服务质量评价体系的构成要素可概括为服务资源、服务设施、服务方法和服务应对能力, 他们直接影响档案服务的质量。工作中应结合体系的运用, 对档案利用者进行调查, 以档案工作者和档案服务环境为评价主体, 采用问卷调查或口头了解等形式, 从利用者的角度评价档案服务质量。通过建立评价体系不仅让我们更好地了解到利用者对档案服务的满意程度, 还能让我们借助档案服务总体评价的程度, 找到服务资源、服务设施、服务方法以及档案人员素质等方面的不足与差距, 为今后提高服务质量指明方向。

6. 提高档案服务的科技含量。

档案管理工作不能与社会的进步和科技的发展相脱节, 必须提高档案服务的科技含量。当前来看, 各高校的档案管理基本都使用了管理软件, 实现了与科技发展的对接, 然而科技含量并不高, 多数高校使用的各种版本的管理软件, 确切地说是对档案目录的管理, 智能化检索后, 又回到档案实体的利用, 没有实现档案目录与对应档案全文的挂接。提高档案服务科技含量, 着眼点应放在档案“信息”上, 而不是承载信息的载体, 利用档案“信息”与载体的可分离性, 开展档案信息化建设。可以从两个方面入手:一是档案信息资源的开发, 通过对静态的档案信息进行采集、加工、存储进而转换成动态的信息, 实现最快、最大限度地满足利用者的需求, 实质任务是静态转化为动态的生产过程, 活化共享;二是档案的数字化建设。这是一项系统工程, 应当统筹规划, 分步实施。通过数字化工作, 对馆藏档案进行全面梳理。优先建立馆藏档案的文件级目录数据库, 逐步进行传统载体档案的数字化转换[3]11, 并且与档案管理创新相结合, 改进管理系统的功能, 进行档案目录信息与档案全文信息的挂接, 实现档案业务和运行流程相互调试中的协调发展。

参考文献

[1]刘彦丽.档案服务现状及被动服务原因分析[J].城建档案, 2013 (12) .

[2]施秀平.民生档案工作服务和谐海西建设的几点思考[J].兰台世界, 2012 (12) .

谈高校档案工作创新的途径 篇10

高校档案工作创新的实质就是高校档案工作改革。搞好高校档案工作要树立创新的理念, 树立为学校中心工作服务的理念, 树立为社会服务的理念, 树立为现实与历史服务相结合的理念。

1、树立创新意识

高校档案工作必须解放思想, 实事求是, 更新观念, 克服教条主义和经验主义要学会思考, 开阔视野, 在转变观念上狠下工夫。

1.1 网络经济时代是一种全新的经济

时代, 档案工作要适应这种新时代的要求, 就应当有创新的意识和思想。档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂, 在档案工作网络化方面, 渗透创新思想, 开展创新实践。

1.2 高校专职档案人员应当重视观念更新。

高校专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变高校档案工作局面的关键所在。因此, 高校专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位, 在埋头苦干、默默奉献的同时, 不妨多一些敏捷和睿智, 多一些胆魄与果断, 从根本上转变观念。

2、培养创新思维

档案工作创新必须具有较高的创新思维, 创新思维能力是档案部门各级领导和档案干部必须具备的基本素质。具体表现在以下几个方面:

2.1 要有敬业精神。

档案工作是一项既重要又繁琐的工作, 需要档案工作者有强烈的敬业精神, 勤勤恳恳、任劳任怨、默默无闻, 在平凡的岗位, 创造不平凡的业绩。

2.2 要有丰富的知识和经验。

一个专业工作者如果知识贫乏, 经验不足, 面对新情况、新问题, 就很难作出准确的判断, 不能提出妥善的解决办法, 工作自然谈不上有所改进和创新。

2.3 建立合理的思维能力结构。

心理学家认为, 从思维的过程来看, 思维能力的结构是由思维的分析能力、综合能力、比较能力、抽象能力与概括能力所组成。这几种能力构成合理的思维网络, 互联、互补、互助, 形成完整的思维运动过程。

2.4 养成独立思考的习惯。

独立思考就是调动主观思维能力, 大胆设想, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法, 解决新问题。必须克服种种思想障碍, 消除自卑心理和盲目迷信权威等思想, 摆脱传统观念和习惯势力的束缚, 做好本职工作。

3、建立创新机制

建立创新机制是档案工作创新的关键。建立档案创新机制最主要的是要建立一套能够激励创新的制度和办法。因为在档案工作中如果与世无争, 四平八稳, 工作没有风险, 没有压力, 档案工作便没有动力, 缺乏活力, 发展滞后。因此, 要尽快把竞争机制和激励机制引入档案工作, 并逐步加以完善。要鼓励、督促创新和探索, 对创新和探索过程中出现的失误持理解和宽容态度, 既要允许探索和试验, 又要允许失误和改正错误。

一是建立竞争激励的用人机制。对档案工作人员实行真正意义上的公平竞争, 择优上岗, 优胜劣汰。二是建立科学的管理机制。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举, 建立档案管理的科学体系。三是完善档案岗位责任制。明确责、权、利, 强化档案岗位管理创新。四是建立一套科学的、合理的、具有可操作性的高校档案工作评估机制。

4、做好创新服务

日常的高校档案服务多只局限在作好为本单位查阅利用本单位档案方面, 而在本单位档案如何主动为外单位、为社会服务, 怎样利用外单位档案为本单位服务方面做得就很不够, 考虑得少。

4.1 加大宣传力度, 增强师生的档案意识。

美国档案学者埃文斯尖锐地指出:“现代信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一, 是档案这种记录信息的最古老而持久的形式。虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的, 却仍然很少为人们所知道和了解, 因而, 这个信息资源从总体上说还很少得到有效的利用。”可见, 高校档案工作者不仅要提供档案服务于学校和社会, 更要宣传档案, 增强人们的档案意识。

4.2 服务内容方式的创新。

一是档案服务内容的创新。树立精品意识, 特色意识, 充分发挥档案自身的潜能。二是档案服务方式的创新。高校档案馆 (室) 要改变等人上馆查档的现状, 由被动服务向主动服务转变。同时要加强档案馆信息网络化建设。

4.3 服务理念创新。

高校档案管理工作只有按照现代管理的人本理念, 设定准确的人性假设, 变被动服务为主动服务, 搭建以人为本, 人人平等的档案服务平台。

4.4 服务渠道创新。

高校档案工作要积极开辟新的社会服务渠道, 一方面发挥档案的基本价值, 直接为社会提供信息查询与资证服务;另一方面要加强档案材料的编研整理工作, 积极开发高校档案的文化价值, 建设具有高校特色的档案文化。

5、培养创新人才

确定和培养档案工作创新人才是档案事业发展战略的一个重要问题。做好档案工作的关键是建设一支具有创新能力的高素质档案人才队伍, 引进一批在国内外有影响的一流的档案管理、科技、教育、编研等人才, 并把它作为一项战略目标纳入档案日常工作, 纳入档案事业发展的总体规划之中。同时, 要加强档案教育模式的创新改革, 从教育思想、教育观念上更新;从教育目标的充实, 教学方法、手段的革新, 教学内容、课程教材的改革, 教育管理制度的完备, 教育教学评估方法的改进等方面入手, 加大创新精神和创新能力的培训, 为档案创新人才的培养打下坚实的基础。

5.1 高校专职档案人员业务技能创新。

高校档案工作既是一项业务性工作, 又是一项管理服务性工作。这就要求从事高校档案工作的专职档案人员, 既要有扎扎实实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识。高校专职档案人员要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 勇于打破传统的条条框框和管理模式, 在档案业务上有所创新, 有所突破。

5.2 管理人员素养创新。

由于高校档案是高校各项工作中形成的具有保存价值的原始文件资料, 它的形成是由高等教育的各种规律所决定的, 又必须服务与高校各项工作, 所以, 高校档案管理人员除必须具有充分的文化素养和档案专业素养之外, 还应有重点、有选择地学习高等教育专业知识, 熟悉高校育人、科研和服务工作的特点, 以便准确地把握高校档案材料的形成规律, 全面及时地收集、鉴别、整理各种归档材料, 自如应对高校改革对档案工作提出的新要求, 为育人、科研和服务工作提供具有针对性的档案服务。

6. 结语

总之, 高校档案工作者要有创新意识、创新理念, 并付诸积极的创新实践, 才能面对新情况、新问题, 打破陈规, 走出新路子;才能自觉地从传统的档案工作理论和方法的禁锢中跳出来, 以适应现代社会发展的需要, 并有效地开发利用多种信息资源, 为学校的各项工作提供优质服务。同时, 创新是一个实践过程。实现档案工作创新, 应力戒形式主义和文牍主义, 一切从实际出发, 调查研究, 正确把握档案工作发展的规律, 勇于探索, 勇于开拓, 在实践中拓宽新的领域, 使高校档案工作迈上一个新台阶。

摘要：没有创新就没有发展。对于高校档案工作更是如此。档案工作是高校管理工作中不可缺少的一个重要部分, 它是高校历史发展的见证。本文拟在实际工作中总结高校档案工作创新的途径即树立创新意识、培养创新思维、建立创新机制、做好创新服务、培养创新人才等几个方面, 旨在为今后高校档案工作提供经验。

创新高校档案工作研究 篇11

关键词：高校基建档案管理；创新；硬件实施

高校基建档案管理工作是一项十分复杂的工作，有其特殊的专业性和多样性等特点，对基建档案管理人员也有着较高的要求。近年来随着科技的进步，高校基建档案管理工作也在逐渐地进行改革，传统的管理模式显然已经无法满足当下的需要。下面将对高校基建档案管理工作的创新与应用进行分析和讨论。

一、高校档案管理中存在的问题

1.对档案管理有所忽视

要想实现高校档案管理的科学性，首先应保证档案的完整。就目前的情况来看，管理人员对基础建设有了一定的认识，却在建设的过程中常常忽视积累的文字材料。主要表现为：在认识程度上明显不足，虽然形成了相关的文件资料，却很难进行使用；在管理中只重视建筑工程质量上的管理，而忽视了文档管理；此外，档案的管理部门与基建部门之间沟通甚少，对竣工文件等不能完善地进行管理。

2.缺少完善的基建档案管理制度

高校基建档案管理工作有着较强的专业性，在日常的管理工作中很难建立起一套适用于档案管理的标准规范用来规范基建档案。当前的高校基建档案管理中由于档案的时间跨度比较长，而在这个过程中又有可能出现管理人员的调整，而每个人对档案的分类理解都会出现不同的看法，因此高校档案管理工作也就很难达到统一。

3.缺少综合性强的管理人员

当前的高校基建档案管理人员大多是基建技术人员兼职，或者是其他的档案管理人员兼职，缺少既懂得基建专业知识，又有档案管理能力的综合性管理人员。基建技術人员虽然在基建业务上比较熟练，但没有接受过专业的档案管理知识培训，对材料很难进行科学的整理、归档。档案管理人员虽然懂得怎样整理档案，也有着较强的档案管理知识，但他们普遍对基建业务不熟悉，对档案材料的范围也不是十分明确，再加上工程建设单位对档案管理的重视等，使得档案材料出现了不完整的情况，这些都严重地影响着高校基建档案管理的建设。

二、高校基建档案管理工作的创新与应用

1.强化基建档案管理人员专业知识

在高校基建档案管理工作中，最重要的就是管理人员的专业素质。基建档案管理工作与其他的资料管理工作不同，基建档案管理需要较强的专业知识，要求基建档案管理人员不仅掌握一定的基建知识，同时也需要具备足够的档案管理知识，这样才能对基建档案进行正确的分类整理，从而将基建档案管理工作做到最好，并在日后的生产建设过程中发挥出自身的作用。

2.建立信息化管理系统

随着社会和科技的不断发展，信息技术被广泛地应用于社会各界中，计算机网络的发展可以说为基建档案管理提供了一个强大的技术支持。通过信息化技术建立起基建档案管理系统，将原有的档案整理备份到信息化管理中，不仅方便了日后的查找，更重要的是即使档案遗失，也能在信息化管理系统中找到备份的档案，而不会因此耽误日后的工作。

3.强化硬件设施

要想切实地保障高校基建档案管理工作，应尽量地将档案管理做好，保证每一个档案管理库房都能够达到应有的安全标准。如果条件允许的情况下，应及时地建立起档案管理大楼，在硬件设施上保证基建档案管理的安全。此外，应在日常的管理工作中强化档案管理责任制，积极地落实好档案管理“八防”工作。对档案室门口及周边的一些危险物品应及时清理，以便保护档案安全。

4.完善基建档案管理制度

高校基建档案制度需要覆盖全面的档案工作，在基建项目建立的初期就应将档案管理深入到每一个工作的环节中。高校基建档案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科学合理的管理制度，让每一个管理人员都能积极地按照管理制度工作，形成良好的风气，同时高校应定时监督检查，保证基建档案的管理工作能够顺利进行。

高校基建档案管理工作十分复杂，对档案的管理人员要求也比较高，要求基建档案的管理人员不仅有一定的基建专业知识，同时还要有较强的档案管理知识。虽然当前我国高校的基建档案管理工作仍然不够完善，但只要我们不懈努力，不断地对基建档案管理工作进行创新，就一定能实现科学的档案管理。在当代信息化发展迅猛的时代，做好高校基建档案管理工作，就一定要将基建档案管理工作尽量数字信息化，这样才能帮助高校基建档案管理不断发展。

参考文献：

[1]刘晓玲.我国高校基建档案管理对策初探[J].硅谷，2010（04）：24.

[2]李纯.加强高校基建档案管理的几点思考[J].山东电力高等专科学校学报，2010（04）02.

[3]秦馨.新形势下对高校基建档案管理的思考[J].河南水利与南水北调，2012（01）：8.

论高校人事档案工作的创新发展 篇12

随着全球化步伐的加快, 全球信息化的巨浪正朝着我国高校刮过来, 这也意味着我国传统的高校人事档案管理工作正在面临着巨大的挑战。这样严峻的时代发展趋势, 推动着人事档案工作的改革与创新。高校人事档案工作的创新对科学合理使用、分配高校人员具有重要意义, 而且传统落后的高校人事管理工作已经与这个飞速发展的社会严重脱节了, 因此, 高校人事档案管理工作一定要在意识上、内容上、规范性、人事档案管理人员的专业技能与开发利用等各个方面进行彻底的创新改革发展。

二、高校人事档案工作的现状

1、信息化水平低

目前, 我国很多地区的高校都是采用传统的高校人事档案记录法, 即手抄记录法去进行高校人事档案工作记录管理。高校内不但没有设置局域网、档案管理网站以及相关档案管理主页, 而且高校人事数据也未能完全统计录入与扫描, 也就是说高校并未设置一个全面的人事档案资料库。于是我们可以理解为许多高校在档案设立查询方面还单纯依靠传统的手工操控, 人事档案信息化建设较低, 运用不广泛, 这样就导致了人事档案的编辑、查询、归类等工作进度较慢, 只能依靠手工操作, 工作量庞大, 实施困难, 大大降低了人事档案卷宗质量。

2、记录失实, 内容单调

目前大多高校都是采用聘用制招聘教职工, 所以教职工的流动性极大, 再加上目前人事档案信息化水平低, 导致人事档案查询、转档十分困难, 而且工序也十分繁琐复杂, 另外有些跳槽过来的教职工来到高校以后需要重新建立人事档案, 而他们原有的信息真实性有待考证, 并且也没有相应的监督措施去确保人事信息的真实性, 这样就造成有些人事档案记录失实或者遗漏。另一方面, 人事档案记录的方式较为单调, 记录时并没有做到完全记录, 缺乏基本信息以外的其他人事记录, 就好如教职工的受教育程度、奖励情况等各情况。因此, 人事记录失实, 记录内容单调, 使得高校人事档案工作参考性不高, 创新难度也较大。

3、人事档案局限性过大

从服务发展的角度去分析, 人事档案在提供信息方面还比较单一, 为工作部门提供的信息较多, 而向社会提供的可靠信息就少;而且人事档案开发性较低, 保密性较强, 服务性较弱, 因此开发的局限性极大。这样一来, 既不利于工作人员根据自己情况进行择业, 又不利于用人单位对其的考察调查。随着科学教育的不断推行, 高校教职工流动频繁, 人事档案信息的局限性与服务性已不能很好地协调了。我国普遍存在着高校忽视人事档案工作的情况, 有的高校高层甚至认为人事档案工作质量一般就可以了, 就减少相关的人事档案工作人员, 导致人事档案工作人员工作量猛然增大, 处理不及时、资料整理失误多、资料简单化等情况不断出现。

三、高校人事档案工作的创新发展策略

1、人事档案意识必须创新发展

在前高校的人事管理制度不断改革创新的过程中, 人事档案管理工作早已经成为了高校人事档案管理工作的核心。高校人才的流动不断增大, 人事档案管理工作尤为重要。因此, 要推动高校人事档案工作的创新发展, 就必须以提高员工的高校人事档案意识为重要前提。为此, 高校高层领导应当从实际出发, 深入到高校人员的科学发展实践当中, 再结合高校教职工的教学工作评估以及教学记录, 充分明白高校人事档案工作的重要性。在此基础上, 高校领导还要多引入专业的人事档案处理人员, 培训他们的专业知识, 并且为他们提供足够的工作学习机会, 增强人员的人事档案管理意识, 最大程度培养他们成为具备高素质高能力的档案管理团体。工作人员的高校人事档案意识得到创新发展, 不仅能够调动工作人员的工作积极性, 还可以提高他们的专业技能;而高校领导的人事档案意识得到创新发展, 就能保证高校人事档案管理工作的质量, 推动高校人事档案工作的长远发展。

2、人事档案内容必须创新发展

由于高校人事档案内容单调, 而且普遍存在记录失实与归类不当的情况, 所以在高校人事档案记录内容上要创新发展绝对是必然的。换言之, 高校人事档案不可以再像以前一样, 仅仅记录教职工的学历、职称以及个人工作表现等局限内容, 而是应该大胆创新, 多增添教职工的教学动向、个人奖励、教学业绩以及科研成果等各个方面内容, 全面建立一个完整的信息数据库, 将教职工培训重点投放在个人业务能力、发展潜能以及工作道德等关键, 从而完善高校人事档案内容, 为实现人才动态管理做好准备。

3、人事档案管理方法必须创新发展

人事档案管理方法还未能得到创新发展主要体现在人事档案纸质不同, 大小规格不统一以及档案破损严重等方面。这样就导致人们在查询、调阅档案时, 难度大, 费时费力不方便。因此, 人事档案管理方法亟需创新发展。首先, 必须规范人事档案纸质统一、大小规格一致, 使档案美观大方;档案装订时, 应当使用灵活的活动夹子, 方便取悦查看;这样, 人事档案管理起来就显得更方便快捷, 也便于资料的分类、记录与登录, 确保人事档案资料的完整性。

4、人事档案管理工作人员专业能力必须创新发展

人事档案管理是专业性很强、技术性很高的工作, 因此必须要提高管理人员的技术, 完善创新管理技术。重视人事档案管理工作人员专业能力的创新发展, 应该注重培养管理人员的专业管理能力, 提供更多的机会给这些管理人员从事档案管理工作, 要求他们掌握运用现代化的信息技术与计算机技术, 并且定期对他们进行技术检测, 还要定期为他们组织开展技术讲座, 有条件的还可以请管理专家授课, 提高他们的人事档案管理能力。

5、人事档案管理的开发利用必须创新发展

在进行实际的人事档案管理工作时, 往往出现教职工对自己教学经历、教学年限等各方面的情况有所模糊, 面对这种特殊情况, 必须要对人事档案管理的开发利用进行创新发展。这就要求档案管理人员在信息资源的开发利用当中, 注重传统与现代两种开发方式的有效结合, 深入探索信息资源开发的内涵, 同时还要完善高效人士档案管理局域网与网站。

四、结束语

社会发展的不断加快, 高校对专业技能人才的需要越来越急切, 因此高校工作人员的流动性也越来越大, 这样一来, 高校人事档案的资料总数与种类也不断增加, 这就意味着高校人事档案工作的改革与创新带有必然性。而高校人事档案工作的改革与创新不仅是高校人事档案管理工作的必要趋势, 也是时代发展的必要前提。因此, 高校人事档案管理工作的改革与创新绝对不容忽视。

摘要：作为最为关键的人才信息资源库, 高校人事档案一直都受到社会各界的关注焦点。这不仅是因为高校人事档案是高校作为选拔人才以及高校教学科研水平提升改进的重要参考, 还因为它是高校实现长远发展的关键载体。本文主要通过分析研究目前我国高校人事档案工作现状, 提出几点关于高校人事档案工作的创新发展的具体策略。

关键词：高校人事档案,管理工作,创新发展,研究现状

参考文献

[1]梁小玲.高校人事档案管理存在的问题及对策[M].北京教育出版社, 2008.

[2]刘明坤.如何做好高校人事档案管理工作[M].中国教育出版社, 2010.