高校档案利用模式创新

高校档案利用模式创新（精选8篇）

高校档案利用模式创新 篇1

济南市房屋档案馆坚持以满足群众需求为出发点, 以让群众满意为突破口, 采取切实可行的措施, 创新服务模式, 提高服务质量, 得到社会各界的认可和好评。仅今年1-5月份, 接待查阅档案人次与去年同期相比就增加了10%。一是配备双面显示器, 工作人员在工作台里面操作, 查档人员在外面就能直接看到需要的信息, 简单、直接、明了;二是对需要复制房屋档案资料的, 直接在微机上打印已经数字化处理的房屋档案而不再调出原始资料, 大大缩短了查档人员等候的时间, 工作效率明显提高;三是对需要进行笔迹、印模、指纹等鉴定的房屋档案, 指派两名工作人员带着房屋档案上门服务, 即满足了申请人的鉴定要求, 又保证了房屋档案的安全;四是对低保户采取减免查档费等措施, 使这些弱势群体不花钱也能得到优质服务;五是坚持星期六、星期日正常上班制度, 方便了正常工作日没时间来查阅房屋档案的社会各界群众。在追求优质服务的同时, 市房屋档案馆对内强化管理, 加快档案信息数字化处理进程, 三年迈出三大步。2006年下半年开始批量扫描, 当年对5.19万卷的档案进行了数字化处理。2007年加大资金、人员投入, 全年处理33.73万卷。2008年处理34.1万卷。 (摘自山东档案信息网)

高校档案利用模式创新 篇2

关键词：高校档案管理；服务模式；信息时代；创新

1 信息化时代高校档案管理服务模式创新的重大现实意义

我国高校近些年来发展迅速，拥有着大量的教学资源以及学者的研究成果，这些资源以及成果必须要进行有效的管理，将高校的资源、成果的作用充分发挥，这就需要通过信息技术不断地改革和创新高校档案管理的服务模式。

1.1 适应高校档案管理工作新形势的需要 高校是培养我国社会主义新型人才的重要基地，是发扬历史文化，传播当代文化的重要课题。而高校档案管理工作对于高校的长久发展有着重要的意义，其实总结高校发展历史、发掘高校文化沉淀、凝聚高校发展共识、创新高校发展理念的重要渠道。当前高校档案管理工作日益繁重，档案门类目录日益增多，档案内容也是十分繁杂，同时电子政务被广泛地推广和应用，新式载体样式不断变化、载体容量也是越来越大，给高校档案管理工作带来了极大的困难，未来若是不及时调整策略，将会容易出现问题。

1.2 提升高校档案管理服务效率和水平的需要 高校中有着当前时代最新的学术信息，也有着高校自己最新的研究成果，是技术以及理论创新的根据地。而各高校间需要强有力的沟通协调，实现信息共享，充分发挥信息的作用，促进学术研究更进一步，为我国社会主义建设提供有力的保障。而这需要各高校完善和健全信息化与网络化建设，为信息的传递与共享提供便利。

1.3 提高档案管理人员自身素质的需要

信息时代的到来以及科学技术水平的不断发展，高校档案管理人员必须要具备更高的专业素养，没有相关知识以及经验的储备就不能够胜任工作，而档案管理工作不改革、不创新就不能够满足时代发展的需求。人员的素养以及模式的创新是相辅相成的，人员的素养要符合新模式的要求，新模式的创新则需要专业的人才进行。

1.4 节约资金支出和工作成本的需要 以前高校都是使用纸质的档案，对于收集、归档以及监管投入的人力、物力较大，而通过信息化技术，能够降低这些资源的消耗，还能够提高工作效率，降低工作人员的劳动强度。

2 当前存在的问题

2.1 管理理念相对陈旧 我国高校领导通常对学校教育教学这方面比较重视，为了提高教学水平，不惜花费大量的资源来强化师资力量以及相应的硬件设施。而对于高校档案管理这方面的工作重视程度较低，相关的管理理念与模式等都无法取得进步。同时高校领导的不重视造成档案管理的资金投入较少，甚至真正的投入与实际需求有着很大的差距，致使用于高校信息化建设的设备不能够得到落实。此外，高校领导的这种思想也极大的打击了档案管理人员工作的积极性，使得工作人员无法自觉地将高校的档案信息服务于一些有益处的地方。

2.2 档案管理方法较为烦琐 高校档案管理工作较为繁杂，传统的档案管理工作主要是对档案进行收集和整理，随着档案数量的急剧增多，工作人员全靠手工劳动已经不能很好地完成工作任务。而高校档案管理的电脑管理也仅仅是用于档案的搜索和查询，并没有进行更深一步的信息化改革，致使档案管理工作效率较为低下。同时高校档案管理的服务性根本就没有充分的发挥，一直处于被动的状态。这些极大的影响了高校档案的传递和共享，尤其是一些对于社会有意义的工作，急需要改进和创新高校档案管理以及服务模式。

3 相关建议

信息化技术的应用在未来将成为高校档案管理工作的主要趋势，而对于目前高校的基本情况而言，则需要根据自身的传统档案管理方式，结合信息化技术进行不断地改进和完善。

3.1 建立信息化管理模块，强化宣传教育 首先对于高校档案管理的工作内容进行充分的了解，熟悉高校所拥有的资源以及成果，建立信息化的档案管理模块。同时加强宣传教育，让相关管理人员充分认识到档案管理的重要性，促进高校档案管理工作的有效开展，并积极地发掘高校档案的服务性作用。

3.2 加大资金投入 前文说到高校领导对于档案管理没有给予高度的重视，致使资金投入不能够满足工作的需求。为此高校领导要调整观念，加大资金的投入，积极地对信息化设备进行更新，建立一个拥有高素质、技术性强的信息化团队，能够更好的为高校档案管理服务模式的创新贡献力量。

3.3 强化协调沟通 高校档案管理工作应当根据自身的实际特点来进行建设，这就需要有着自身独特的技术性，需要与高校的相关领导、学者进行沟通协调，首先要满足资金的投入，其次需要高校对信息化方面给予技术上的支持。

3.4 逐步提高人员素质 在当前信息时代背景下，高校档案管理需要高素质的人才是改革和创新的重要基础。在选拔人员方面，要有着良好的道德品质，同时专业技术水平也是必不可少的。建立一支高素质、技术性强的档案管理团队是改革和创新的重要支撑。因此，作为高校档案管理人员首先要提高自身道德修养和专业素质，这样的人员才能够充分地认识到档案管理的重要性，才能够将高校档案管理服务作用充分的发挥。同时，档案管理人员拥有良好的道德修养以及过硬的专业素质，才能够更好地完成高校档案管理服务模式的创新，才能够满足信息时代对于高校档案管理的要求。为此高校强化档案管理人员的培训工作，为他们提供合理的学习和进修机会，制定科学的人才培养计划，有效地提升他们的专业素质以及道德品质。

4 结语

档案管理工作在高校管理中至关重要，尤其是其服务功能必须要充分的发挥出来，在当前信息时代的背景下，需要借助先进的理论和技术对高校档案管理工作服务模式进行创新，让其能够更好地为高校发展服务，更好地为我国现代化建设服务。

参考文献：

[1]王兴娅.基于要素分析的高校数字档案信息服务模式研究[D].南京大学，2013.

[2]关勰.论信息时代高校档案管理服务模式创新[J].中国档案，2009，11.

[3]刘利.高校档案管理服务模式创新研究[J].佳木斯教育学院学报，2013，12.

高校科研档案利用的创新性思考 篇3

一、高校科研档案利用中存在的问题

目前, 高校档案工作已打破了文书档案、科研档案等各门类档案分开管理的模式, 向着适合于高校整体宏观管理、综合管理的方向发展。这一管理模式提高了课题的中标率, 促进了高校科技成果的获得及转化, 为高校的发展起到了重要作用。但是, 目前高校在科研档案管理中仍然存在着一些问题, 本文就此进行了深入细致的分析。

1. 管理手段落后。

档案的收集、整理、归类、编目等工作还主要靠手工。无纸化、电子化、网络化程度不高, 对电子档案的管理缺乏经验, 保密程度不高, 影响了案卷质量和收集效率。

2. 科研文件材料收集不齐全。

多数科研人员在科研过程中, 重视科学研究活动, 重视科研成果的发表与获奖, 轻视档案资料积累, 认为这是档案部门的事。高校科研档案只面向本校教工, 没能做到向社会开放, 利用方式基本停留在手工层面上, 现代化程度不高。

3. 高校科研档案归档中, 一般性技术资料多, 关键性技术资料少;

鉴定、审批性材料多, 工艺技术性材料少;文字材料多, 光盘、磁盘、图表、照片、录像带少;复印件多, 原件少。这严重影响和制约了高校科研档案的科技含量和科研档案的系统性、完整性, 从而直接影响了案卷质量及高校科研档案的开发利用。

4. 高校科研业务主管部门与科研档案形成单位责、权、利不清, 管理权限不明, 部门之间争收材料。

更严重者, 有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取的原件, 不予归还, 造成作为科研成果完成单位的高校, 科研档案不能完整归档, 处于分散凌乱的状态, 以至于在归档材料中屡屡出现复印件替代原件的现象, 严重违背科研档案原始记录的本质属性。

二、加强高校科研档案利用的建议

针对当前影响高校科研档案开发利用工作的诸多问题, 经过实践探索, 本文提出以下四种创新性建议:

1. 建立高校科研档案的统一管理制度。

科研档案的重要作用之一便是真实地记载高校科学研究的历史。从历史的角度来说, 需要有一套完整的科研档案管理制度来保证历史地记载我国知识产权保护机制的形成和完善过程。首先, 科研档案管理制度的建立可以保证真实、完整、全面地记录所有科研成果的获取、维持、转让等社会活动过程, 便于合理利用及科学地管理科研成果。其次, 由于档案部门与形成档案及利用档案的部门间没有直接的经济利益, 以及档案工作自身的特点决定了科研档案的法律约束性、保密性及凭证性是值得信任的。所以, 对科研档案进行归档保存, 亦是对知识产权的一种保护措施。再次, 对科研档案集中统一管理后, 便于建立一种正常的知识产权的应用秩序, 以利于科学技术及文化艺术的推广利用。最后, 高校科研档案统一管理制度的建立, 便于提高和加强人们的知识产权保护意识, 也便于知识产权法律的推广、实施。

2. 高校科研与建档工作实行“四同步”管理, 确定课题负责人归档责任制。

高校科研档案是广大教职工在科研活动中辛勤耕耘的智慧结晶, 在收集管理中实行“四同步”管理, 确定课题负责人主持立卷归档责任制度, 以体现知识产权保护管理。所谓“四同步”是指:下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷, 建议保管期限、密级的确定, 填写科研档案简介等, 体现出他们在档案归档中的主动权。科研档案管理部门要根据高校科研文件材料的归档范围, 规范科研档案的收集归档工作流程, 并且要提前介入、超前控制, 确保科研档案完整、准确、系统和安全。“四同步”管理是较为理想的管理模式, 需要学校有完善的制度和各部门的全力配合, 还要依靠广大科研工作者的支持, 除加强宣传之外, 还要采取一些必要的措施, 即与职称、报奖等相关利益挂钩。科研人员享有这些科研档案的优先权, 其他人或外单位需要借阅时, 必须经主管领导批准, 项目负责人审核, 在不属于侵犯知识产权和科研秘密的情况下, 才能借出, 未经批准, 不准复制、拍照, 更不允许修改、剪裁、撕毁, 应该保护原有的完整性, 并负责保密, 以防止科研资源和知识产权流失和侵犯。

3. 高校科研档案管理中实行物质与精神奖励并举制度。

在高校科研档案的管理过程中, 每年度进行一次考核、评比, 对科研档案搞得好的课题负责人, 要给予物质奖励和表扬;凡因档案管理混乱而影响科研进程和造成知识产权损失的要追究责任;对科研档案质量未达到要求的必须限期改进。对在工作中取得显著成绩的科研档案人员也应给予表彰和奖励;对工作失职, 违反规定, 泄露机密, 造成损失者, 视其情节轻重, 给予惩处。如果科研档案文件材料收集管理工作不到位, 会造成科研档案不完整和知识产权流失。只有奖惩分明, 才能充分调动科研工作者和档案管理者的积极性, 推进科研档案的规范化管理。

4. 加强人才队伍建设, 提高科研档案管理者素质。

高校档案利用模式创新 篇4

一、数据、信息、知识的关系

(一) 数据。

数据是信息的载体, 是描述、记录物质客体的基本量化单元, 是未经组织的数值、文字、文本、图形、图像、声音等。

(二) 信息。

信息是将所获取的原始资料, 有目的地加以整理而得, 用以表达信息生产者所欲表达的信息, 信息通常以文件或口述的方式来表现, 让信息的接受者能够产生心理上的认知。

(三) 知识。

《知识管理》一书中提到:“知识是一种流动性质的综合体:其中包括结构化的经验、价值、以及经过文字化的信息, 此外, 也包括专家独特的见解, 为新经验的评估、整合与信息等提供架构。知识起源于智者的思想。”

(四) 智慧。

智慧是以知识为基础, 运用个人的应用能力、实践能力来创造价值的源泉。使人们具备对事物的判断力, 能把知识应用在日常生活与工作中。

根据上述的分析, 从广义的角度来理解知识管理, 可以认为知识管理就是要实现对数据、信息以及知识的有效整理、挖掘和应用, 并引发更高层次的智慧———知识创新, 形成一个从应用到创新并从创新到应用的闭环行为。

二、社会发展不同阶段知识的作用

由于生产要素在生产力中配置的不同, 各要素发挥的作用不同, 形成人类社会发展的三个不同阶段:农业社会阶段、工业社会阶段和信息社会阶段。在传统的农业社会中起核心作用的是土地和劳动力。工业社会的生产要素是资本、劳动和土地。而在信息社会, 财富的核心转化为“知识”, 经济行为离不开知识创新和技术创新, 知识与智力成为经济及社会发展的重要资源和基本要素, 科学技术特别是信息技术在经济发展中扮演着越来越重要的角色。

三、从实体管理到知识管理

随着社会需求的发展, 档案管理工作的发展过程和未来趋势可以大体地概括为三个阶段:实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段。

实体管理阶段的管理活动依赖于档案实体, 经验的传承是改进管理的主要方法;信息管理阶段直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。这一阶段最为显著的特征是电子文件的大量涌现, 并逐步成为档案信息的主要传播形态, 信息技术转化成为提升档案管理效率最直接的要素, 以网络为基础的档案信息共享平台初步建立, 数字档案馆成为信息管理新的组织单位和功能单元;知识管理阶段是档案管理的高级阶段, 知识管理阶段在组织形式上具有高度集成性, 它管理的对象不仅仅限于档案信息本身, 而是建立在知识化管理理念之上的更高层次的管理组配形式, 是对管理要素潜质的发掘及高效运用。知识管理的过程就是以社会信息需求分析为前提对档案信息进行深度加工的过程。

四、高校档案利用服务创新的机遇与挑战

(一) 对象拓展。

信息管理的对象拓展了。信息管理原来的研究对象是静态的信息。在知识管理环境下, 高校在创新的过程中面对的环境是动态的。因此, 信息管理的对象不能再局限于静态的信息, 而更应该关注动态的信息。同时, 应该更多地关注教师的潜力和社会的需求, 为知识管理各过程的发展提供帮助和支持。

(二) 目标扩展。

信息管理的目标扩展了。知识管理的目标就是力图能够将恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人, 以便使他们能够做出最好的决策。因此, 档案工作人员要帮助营造良好的信息交流环境, 一方面保证知识的快速传递;另一方面确保知识的精、准、全、新。

(三) 技术进步。

信息技术是知识管理的创新工具。INTERNET、INTERNET数据仓库、多媒体技术等的出现不仅加快了信息传送的速度和范围, 同时使各种信息更加有序, 呈现形式更加丰富, 对档案知识管理产生了积极的作用。档案馆应积极开展档案管理的计算机化和网络化建设, 并将其应用于档案收集、传输、处理等具体流程, 使知识的创新更加高效, 知识共享更为便捷, 充分调动信息资源建设过程中的技术因素, 积极发挥技术的整体效能。最大限度地发挥高校档案馆在科技创新中的知识整合创新与传播作用。

(四) 能力提升。

在知识管理模式下, 高校档案工作者在知识管理的流程中应做的是知识的分析与服务工作。档案部门本身应该成为一个学习型的组织, 针对所在高校的专业特点, 除了掌握档案利用的相关技能外, 还应学习本校重点学科的相关知识, 在档案部门内建立有效的内部知识交流体系、知识传播渠道, 通过工作人员经验知识共享和相互学习, 来提高全体档案人员的素质。鼓励档案人员发挥自身的创造力和潜能, 并让大家能看到创造和传递知识的价值, 从而取得更好的工作业绩。

参考文献

[1].朱咫渝.浅谈信息管理与知识管理[J].现代情报, 2004.9

[2].宋竹.张雅茹.创新思维方法在高校档案信息增值服务中的应用[J].黑龙江档案, 2008.12

高校档案利用模式创新 篇5

档案的开放与服务利用是同一事物的两个侧面, 二者关系密切。从社会服务的角度看, 档案开放是实现档案利用的前提, 只有实现开放才能达到充分利用。当然, 档案的开放是有限度和有条件的开放, 开放的范围、形式、程度决定了档案服务利用的方法和途径。档案资源可开放的范围越广, 档案服务利用的载体形式就越是多样化, 如纸质、电子、图片、音像、影像等;同时, 开放的范围越广, 则档案资源可利用的层面也就越深, 如档案的案卷级目录、文件级目录、原文等。因而, 档案可以提供给广大用户的服务利用形式、手段就越多样, 进而实现数字档案服务利用的便捷和高效。

数字档案与传统载体档案的利用服务形式是有区别的。传统档案的载体形式, 决定了服务利用的方式只能是被动服务、封闭式的人工服务, 以接待客户来馆利用的方式为主。《档案法实施办法》明确规定:“中华人民共和国公民和组织, 持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明, 可以利用已开放的档案。”这显然是针对传统载体档案开放所作出的规定。在信息时代, 档案资源以多种载体形式被保存下来, 以数字化形式存储的档案具有传统档案无可比拟的灵活性、便捷性, 它跨越了时空限制。因此, 数字档案资源的开放与服务利用比传统档案更具深广的内涵, 正在从馆藏封闭走向系统开放, 朝着面向用户的服务利用模式转变。

高校数字档案资源作为一种较为独立的存在形式, 对其开放与服务利用模式值得我们深入研究。在遵守国家档案法规的同时, 需要结合高校档案自身特点和用户需求的实际, 构建面向校内、兼顾社会的数字档案开放体系和服务利用工作模式。

二、数字档案资源开放的原则与策略

数字档案开放具有传统实体档案无可比拟的优势, 具有可复制、不受时空限制、不易损耗等特点。所以, 数字档案开放的原则更容易把握, 更具有灵活性。例如, 档案信息安全原则之严格限制使用的档案, 如果是传统实体档案, 因其唯一性, 限制使用就很可能意味着特定场所、特定对象、特定时间的现场利用。而数字档案则可以通过现代信息技术手段, 实现用户授权, 网上远程多人同时查阅利用。高校在办学过程中形成的教学、科研、管理门类档案, 主要为领导决策、各部门工作及广大师生员工及社会提供利用服务。《档案法实施办法》规定:“经济、科学、技术、文化等类档案, 可以随时向社会开放”, 高校档案基本属于该范畴。随着电子校务的建设, 校务公开的实施, 高校应该跳出传统档案管理的条框, 开拓思维, 制定适应学校发展, 适应档案事业发展的数字档案资源开放策略。

1. 宏观策略。

宏观策略, 即原则性策略, 着重把握两点。第一, 服务民生, 开放为主, 不宜开放为例外。高校档案因其特殊性, 不宜笼统规定“自形成之日起满30年向社会开放”, 也不宜特别限定“经济、科学、技术、文化等类档案随时开放”, 而应以“卷”或“件”为单位进行开放前的鉴定, 凡是档案承载的信息内容目前不再涉及党、国家、学校及部门秘密事项或受法律保护的技术秘密、商业秘密、工作秘密及个人隐私的, 均可“随时开放”。第二, 以用户为中心, 按需开放。高校档案服务的主要群体是教职员工和学生, 其开放的范围应紧紧围绕其需求, 以满足用户需求为开放的出发点和立足点。

2. 微观策略。

微观策略, 即实施策略, 着重把握三点。第一, 从档案内容考虑开放策略。就目录而言, 在不违背档案开放基本原则和宏观策略的情况下, 高校档案所有案卷级目录可对校园网内用户开放, 文件级目录可对应立卷归档部门开放, 数字化原文信息对应立卷归档部门相应开放。此外, 普发性文件也可全部开放, 供用户网上查阅。第二, 从用户角度考虑开放策略。根据利用档案的用户需求, 划分不同的用户群组, 设定开放不同的档案对象。如:对VIP超级用户开放全部目录和原文, 对各立卷部门兼职档案管理员开放所属部门档案资源, 对特殊用户经审批授权可开放特定范围档案, 对学生本人可开放个人学籍档案。第三, 从历史分期考虑开放策略。根据学校的历史发展, 划分相应的开放年代和开放层面。对建国前的档案, 按照《档案法》规定全部开放;对建国后的档案, 按照前两条开放策略实施。除了完全开放的档案外, 需限制性开放利用的数字档案, 实际上就是数字档案利用软件平台的用户访问控制策略问题, 也就是根据高校自身实际情况制定不同用户拥有不同权限, 查阅不同历史时期的档案目录或原文的授权使用方案。

三、数字档案资源的服务利用模式

数字档案服务利用模式是利用现代计算机、网络和通信等技术, 建立档案门户网站、管理信息软件平台, 依托电子表单、电子邮件等通讯手段, 促使档案服务利用方式向多途径、高效率、高便捷方向发展。从馆内提供原件服务, 向网上提供档案利用、档案信息咨询和原件提供利用并存的格局发展。这种跨越时空的网络利用方式, 打破了档案信息传播的瓶颈, 随时随地通过网络检索和查询所需的信息, 最大限度地开放和利用档案信息资源, 实现开放式、全天候、交互性的档案信息资源共享。当然, 高校要在服务利用方式上实现历史性变革, 必须具备一定的条件。主要是档案收集完整、整理规范、划分保管期限准确、档案组织合理、编目科学规范等。此外, 需要建立基于互联网、校园网的局域网, 拥有丰富的电子档案资源, 建立完善的馆藏案卷级和文件级目录数据库, 档案管理软件平台设计合理, 授权方案细致周密等。在此基础上, 实现档案服务利用方式的历史性变革。

1. Web网站。

这是互联网时代最普及的信息发布平台。高校可以建立档案馆门户网站, 发布诸如馆情、馆藏介绍、服务功能、开放档案、用户帮助及留言等信息。网络用户, 通过该网站可基本确定需求是否能得到满足。此外, 网站的用户帮助及交互功能, 既可集中罗列用户常见问题, 也可在线答复用户咨询, 不仅拓展了与用户的沟通渠道, 而且用户能够足不出户就可网上留言, 获知信息。

2. 数字档案开放与服务利用平台。

软件平台是实现数字档案网上管理利用的最佳途径。通过该平台, 我们可以方便地设定不同层次的开放档案, 进行不同层面的开放利用。可以提供简便实用的档案检索查阅功能, 通常采用一般检索和高级检索两种方式, 用户可方便地定位到所需信息, 实现档案的查全和查准。还可以在软件平台中设定严格的用户及权限管理机制, 建立特定用户的网上授权使用, 实现档案的异地远程查阅。一般情况下, 该系统的用户均是校内已认证身份的用户。当然, 系统也能实现用户的网上借阅管理。例如, 用户网上提交借阅申请, 经过认证及审批, 授权查阅需借阅的数字档案, 系统自动控制借阅期限和查阅功能。档案管理利用人员也可通过该软件平台, 实现日常档案查阅利用的现代化管理。

3. 电子阅览室。

电子阅览室实现来馆用户自助查阅数字档案资源。如果通过浏览网站和登陆档案信息利用平台都不能满足需求, 用户可以申请授权查阅其他档案。这种方式, 避免查阅大量档案原文的库房提档、归库等繁琐工作。

4. 电子邮件。

电子邮件既可作为用户咨询服务交互的辅助手段, 也可作为一种特殊服务方式。例如, 高校往往需要受理国外机构请求对学生的学历认证, 如果采用传统传真方式回复, 一则成本高, 二则语言有障碍。采用认证件数字化后以邮件发送, 不仅零成本, 而且效率高。

上述几种服务利用方式, 其实是相互关联、互补的, 共同构建了数字时代高校档案服务利用的新模式, 其特点如下:一是流程化, 即档案服务利用形式一般采用流程化管理, 工作环节规范, 工作效率高。档案信息利用平台一般基于流程化管理进行设计。二是网络化, 计算机技术、网络技术的引入, 使高校数字档案资源异地远程管理和利用档案成为可能。三是自动化, 计算机的应用, 设计合理的软件平台, 实现档案信息的自动检索、记录和打印等, 自动化程度提高, 办公效率提升。四是交互性, 留言板、电子邮件、消息等多形式的服务者和用户之间的交流沟通, 获得用户反馈信息, 获知用户需求, 及时反馈用户需求, 形成网络时空交互网。五是多样化, 原来一种服务方式现在可以采用多种途径、方式实现, 从到馆利用、提供编研服务向实现信息资源共享、跨越时空限制网上提供利用服务发展。从单纯提供利用向信息咨询交互式服务发展, 在一定程度上提高了档案利用的开放度。

总之, 为了做好档案开放和服利用工作, 首先应当弄清数字档案资源开放与服务利用的科学内涵, 进而需要注意把握数字档案资源开放的原则与策略, 同时从服务民生的理念出发重点研究和构建数字档案资源的服务利用模式, 从而依托现代信息技术手段, 变革传统档案服务利用方式, 提高服务质量、提升服务水平。

摘要：在数字化校园建设的环境下, 高校档案信息化建设取得了显示性成效。研究数字档案资源的服务利用模式, 从而依托现代信息技术手段, 变革传统档案服务利用方式, 提高服务质量、提升服务水平。

高校档案管理模式创新研究 篇6

一、高校教学档案管理重要性分析

在《普通高等学校档案管理办法》中, 明确规定高校档案管理工作是高校的重要基础工作, 要求高校管理部门必须强化对于档案工作的领导和管理, 并将档案管理工作作为重要的系统纳入高校的整体工作之中。高校的档案管理工作主要是针对高校的科研档案、教学档案、学生档案以及党政档案的管理, 这些档案资料不仅是科学知识、教育管理的高度浓缩, 对于高校的进步发展也具有重要的作用, 这些不同档案资料对高校建设发展的作用主要体现在以下几方面:

(一) 科研档案资料是促进高校科研能力提升的关键

科研档案资料主要是高校科研活动的成果, 具有较高的学术价值。科研档案管理工作不仅是高校科研成果与科研能力的重要反映, 同时也是指导高校科研、教学工作进一步开展的重要资料, 对于科研成果的转化也具有重要的作用。

(二) 教学档案主要是提高教学水平的重要资源

高校的教学档案主要是在教学管理以及教学实践过程中所形成的文字、图像、音频或者视频资料。完善齐全的教学档案资料, 是广大教师劳动成果的汇总, 是高校研究分析教学内容、开展教学考评、总结教学经验以及推进课程教学改革的重要参考依据, 同时也是评估高校整体教学质量的关键资料。

(三) 学生档案资料是高校学生管理的主要依据

学生档案资料主要是记录高校的在职学生在学校内学习过程中的德、能、勤、绩、体等几方面的真实情况, 这些资料不仅是高校开展教学管理的依据, 同时也是高校掌握学生整体状况以及高校学生就业所必需的原始材料, 具有非常强的实用价值。

(四) 党政资料是高校可持续发展的信息保障

党政资料主要是高校在党群以及内部行政管理过程中所形成的资料, 准确、全面的记录了高校的部门管理以及人事管理工作的资料, 尤其是党政资料中的人事档案资料, 对于高校的师资队伍管理具有非常重要的作用。党政档案资料是高校内部进行机构改革、院系设置调整、教职工年度考核以及职称评定的重要参考, 尤其是对于高校部门实绩的评定以及人才资源的开发利用具有重要的作用。

二、当前我国高校档案管理工作中存在的系列问题分析

(一) 对于高校档案管理工作的重视不足

目前高校对于档案管理工作的重要性还缺乏准确的认识, 高校档案管理工作的重视程度还远远达不到标准要求。首先高校的领导者认为高校的所有工作都应该为围绕教学、科研工作开展, 因此对于高校档案管理工作规范化建设的投入严重不足。档案管理部门的经费短缺, 各种档案管理工作所必需的软硬件设施不齐全, 导致档案管理工作缺乏物质基础保障, 工作水平难以真正提高。其次, 档案管理工作人员对于档案工作缺乏责任心与严谨认识, 档案管理工作混乱松散, 档案资料流失问题较为严重。

(二) 档案管理工作技术手段较为落后

虽然大部分高校在档案管理工作的实施上, 基本上都引入了信息化的管理手段, 但是档案管理信息化的整体水平却相对较低。首先, 档案管理工作没有形成全面综合的管理信息系统, 档案管理系统未能与高校校园网络共建成为信息平台, 导致档案管理信息系统无法与高校内部的院系、部门直接联系。其次, 档案信息系统集成与数据共享水平较低, 高校内部的管理人员以及师生无法直接对档案管理信息系统进行有效的访问, 共享数据提取困难。最后, 高校档案信息管理系统的安全性相对较差, 操作系统安全的建设较为薄弱, 很容易由于安全漏洞造成保密档案资料的外协。档案管理信息技术方面存在的这些问题, 造成了档案管理工作质量不高, 档案资料的价值的不到有效的利用, 这也是提高高校档案资料管理水平迫切需要解决的问题。

(三) 档案资料的开发利用程度相对较低

高校档案资料是重要的信息资源, 但是目前很多高校档案资料的开发利用基本上都是处于浅层次的状态。档案资料内部所包含的具有较高价值的知识以及信息还没有得到有效的开发利用。这主要是由于高校档案管理工作人员将日常的工作精力置于高校档案资料的收集、整理之中, 并没有针对档案资料的深层次编研投入足够的精力。再加上一些档案管理工作人员能力知识有限, 信息资源的深层次研究开发能力不足, 造成了档案资料的开发利用程度较低, 大量档案资料价值得不到有效的利用。

三、高校档案资料管理创新研究

(一) 建立全面重视的档案资料管理新模式

高校档案管理工作将高校在建设、管理、教学、科研等活动中的文件材料与信息进行整合, 不仅是重要的管理工作, 同时也是高校历史底蕴与优秀传统传承的重要手段。高校领导者应该深刻的认识到档案管理工作的重要性, 合理的规划好资源的配置, 适当的增加高校档案管理工作的经费投入, 为高校档案管理工作的实施开展提供全面的软硬件基础保障, 严格按照国家《档案馆建设标准》中的相关要求开展高校档案基础设施的建设。其次, 应该不断的提高高校档案管理工作人员的能力水平, 加大对于高校档案管理工作人员的培训力度, 重点针对档案管理理论、先进档案管理模式等内容, 通过建立高素质水平的档案管理人才队伍, 提升高校档案管理工作的整体质量。

(二) 改进高校档案管理信息系统

提高高校档案管理工作效率与工作质量, 实现档案资料的有效整合与共享, 必须将全面可靠的信息管理系统建设作为重点来实施。首先, 应该按照高校档案管理工作的实际需要, 制定档案管理信息系统统一的标准, 重点确保高校的档案管理信息系统与校园内部网络在数据库、数据来源、数据接口以及系统方面的一致性, 确保信息资源能够实现连接共享。其次, 应该注重将高校内部现有的信息资源进行全面的整合, 尤其是对教学、科研、人事以及党政等部门的信息渠道进行整合, 实现档案资料数据的一次采集与全面共享, 避免数据的重复采集, 提高信息归集整理的效率。最后, 应该强化高校档案管理信息系统的安全建设, 重点结合高校网络共享的特点, 分别在系统操作应用、网络安全、数据保密等方面依靠安全协议、数字签名、信息认证以及数据加密等手段提高档案信息系统的安全性。通过完善的档案管理信息系统建设, 促进高校内部档案资料信息的准确性与流动性, 提高档案管理工作的整体水平。

(三) 强化档案资料的开发、检索利用

首先, 高校档案资料管理工作人员应该树立档案信息资源意识, 除了做好高校档案资料的日常收集整理之外, 还应该积极的与高校各个院系部门进行对接, 深层次的了解档案资料中所蕴含的重要价值, 并根据档案信息资料的价值大小, 合理有序的开展档案资料的深层次研究。其次, 应该结合高校档案管理部门实际情况, 建立完善的高校档案资料的检索体系, 既包括高校档案馆的检索查阅, 也应该建立信息系统的网上检索, 方便档案资料使用者对不同档案资料内容进行检索查询。高校的档案管理工作人员应该按照档案资料的特征, 按照全面、准确、快速以及系统的要求, 对高校的档案资料进行浓缩与存储, 制定完备的信息目录以及数据库, 确保检索查阅的快捷准确。此外, 高校档案管理工作人员应当与师生做好互动, 及时的了解师生对于档案资料检索、借阅使用的反馈信息, 进而有针对性的调整档案资料的管理工作。

(四) 积极推进文档一体化的实施

文档一体化即在高校管理工作中将文件与档案管理工作一体化的开展, 通过按照相应的技术标准要求, 将高校教学、科研以及管理活动中文件资料的形成、运行、立卷归档以及利用等不同环节有序的衔接, 形成一个完整的管理系统, 来有效解决档案资料不齐全、分类不规范以及检所使用困难的问题。高校文档一体化的实施基础是依赖于档案管理以及办公的全面信息电子化, 主要通过电子文件作为载体。在高校文档一体化的推进实施过程中, 严格按照文件的数据格式技术标准要求, 做好电子文件的前端介入控制, 在电子文件档案资料的形成阶段, 就着手文件的档案化管理, 将不同院系部门的文件通过管理信息系统平台完成文件的登记、鉴定、整理、著录以及归档等处理, 形成流程化、规范化、系统化的档案管理新模式, 进一步延伸高校档案管理的覆盖面。

四、结语

高校档案管理工作开展的如何, 对于高校建设以及科研活动的实施开展都有着重要的影响。高效档案管理部门, 应该深入的分析新时期对于档案管理工作的新要求, 明确档案管理发展的制约问题, 并通过完善制度建设、完善信息化管理以及提高服务水平等措施, 完善高校档案管理体系, 促进高校档案管理工作的规范化、精细化开展。

参考文献

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[2]黄东霞.高等学校档案工作规范修订的必要性[J].中国档案, 2007 (8) :30～31.

[3]孙学政.高校档案卷、件结合整理探讨[J].兰台世界, 2009 (9) 中旬:49～50.

高校人事档案管理模式创新研究 篇7

一.高校人事档案管理模式及现状分析

(一) 人事档案管理模式。普遍意义上的管理模式是由众多管理知识集合而成的一个系统, 不同的管理模式具有不同的管理功能, 有效认识和运用管理模式是实现科学管理的一个基础。根据不同的标准, 对管理模式可以产生不同的分类形式。按照人事档案是否与高校十大类档案一同纳入综合管理范围来分, 那么高校人事档案管理模式就有纳入管理模式与非纳入管理模式之分;如果按照人事档案与高校十大类档案以及人事档案各类别集中管理程度来分, 那么高校人事档案管理模式就有集中管理模式和分散管理模式之分。当前阶段, 我国高校所采用的人事档案管理基本方式主要有档案馆模式和组织人事模式。1.档案馆模式。档案馆模式分为紧密型和松散型两种。紧密型模式是指将高校所有人力资源相关的人事档案汇集到档案馆中进行统一管理, 相应的档案馆工作即人事档案管理工作, 从业人员即档案管理人员的模式;所谓松散型则是指汇总到档案馆中的人事档案由高校相关部门 (诸如人事部门、组织部门等) 进行管理的一种模式。2.组织人事模式。类似于档案馆模式, 组织人事模式亦可以分两种:一种是将人事档案管理业务与职权收归高校人事相关部门统一管理的一种模式。另一种则相对较为宽松, 人事档案管理业务由高校组织下属科室或部门进行承担, 工作人员分属不同单位。相对于前者, 后者有利于高校各部门快速便捷地使用人事信息, 但由于人事档案管理横跨高校组织与人事两个层面, 不利于人事档案的规范性建设, 难以进行科学化管理。

(二) 人事档案管理现状及问题。1.就高校人事档案材料来说, 主要存在以下几个问题: (1) 档案材料易失真。高校人事档案作为指导高校组织人力资源配置工作的必要参考, 其真实性具有重要意义, 也是高校人事档案的价值所在。人事档案一旦失真, 易导致高校在组织正常工作、推进体制改革方面出现较大偏差, 影响高校的稳定、进步与发展。由于历史原因及传统习惯的影响与限制, 现阶段档案材料在内容上存在偏重于政治面貌、个人履历、工资待遇、评聘职称等狭窄的几方面, 资历材料空缺, 同时包含科研成果、教学研究、行政业务等实绩材料亦有所欠缺。人事档案材料内容缺乏真实性、全面性, 千篇一律, 简单雷同, 无法体现区别于他人的个性化特征, 这是当前高校人事档案材料失真的一大因素。人事档案录入程序不严格, 要求不规范, 致使部分人员填写虚假信息, 无法准确对其人事档案进行认证, 也是致使高校在识人用人方面由于材料失真出现失误的原因之一。 (2) 档案材料规范性程度低。人事档案的规范性对于整合人员信息、更新补充人事档案具有重要意义。中组部《干部档案条例》中明确规定:“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部档案”。现阶段高校的人事档案材料中, 缺公章、少签字、字迹不符合规定的材料比比皆是, 尤以新调进的教职工问题最为突出。 (3) 档案材料转接更新不及时。面临人才流动性日益加剧的新形势, 如何及时准确地转交、接收高校有关人员的人事档案显得尤为重要。人事档案如若不能及时更新与补充, 就会出现人员资料信息长期不变的问题, 进而影响干部、教职工等的切身利益, 不能及时准确地捕捉相关人员的现实绩效、发现其能力水平的提高, 不能充分发挥高校人才价值。2.针对高校人事档案的管理, 当前还存在一些不足, 主要表现在: (1) 管理体制不健全。当前高校的人事档案管理体制存在许多不足。诸如, 作为教职工干部及学生重要的个人资料信息储备库, 人事档案的开放性与安全保密性一直为高校人才所担心。怎样实现人事档案的转接手续、转接程序的正规化, 也是当前面临的体制问题之一。人事工作缺乏创新, 没有制约机制, 对从事档案工作人员业绩缺乏一套系统、长效、动态监督考核、验收和奖惩制度, 导致人事档案管理水平较低, 影响了人事档案管理工作的严肃性。 (2) 管理意识不清晰。档案管理工作作为一项具有很强的专业性、政策性、机密性、服务性和连续性的工作, 对高校的正常运作发挥着不可忽视的重要作用。但目前来看, 从事档案管理的工作人员仍不能清醒地意识到自己本职工作的重要性, 表现有两方面。第一, 工作态度不端正。受传统思维的影响, 部分人事档案管理者将人事档案管理工作简单地视为保管一堆文件材料, 疲于应付。第二, 服务意识欠佳。作为高校配置有效资源的依据, 人事档案具有至关重要的价值与地位, 人事档案管理者主动服务意识不强, 积极性不够。 (3) 管理手段偏老旧。人事档案管理由于受历史旧观点的影响与人、财、物力投入的限制, 无法适应经济高速发展新形势下的高校体制改革的需要, 管理方法与手段的相对落后。当前, 部分高校由于受传统人事档案管理思想的束缚, 人事档案的录入仍以机械式的口述手写为主, 导致同一人员不同材料很难整合。譬如, 影像资料、录音资料等多媒体资料与文字资料的不兼容问题。因此, 实现人事档案管理的无纸化、电子化, 推进人事档案管理数字化发展显得至关重要。 (4) 管理人员任用乱。人事档案管理中, 最繁琐枯燥的便是档案收集整理工作, 这就要求档案管理者具备超强的奉献精神与责任意识, 同时应具备一定的计算机操作水平, 能够达到档案录入无纸化、档案管理系统化、档案材料数字化等方面的新形势下的工作需要。现阶段, 高校档案管理中却存在着诸多问题, 比如工作人员年龄普遍偏大、学历层次偏低、知识结构老化等情况, 难以接受当前学管理档案的方法和模式。特别是对现代信息技术的不了解与不适应, 计算机操作水平低, 严重限制人事档案管理的革新。

二、高校人事档案管理的探索与创新

(一) 推进高校人事档案管理系统科学化进程。1.加大宣传力度, 增强高校各部门对人事档案管理的正确认识。每一份人事档案都是与其相对应人力资源的客观反映, 是一个人生平经历的浓缩与再现, 对人才的发展具有不可替代的效用。高校应加大对人事档案及人事档案管理重要性与必要性的宣传。一方面, 有助于人事档案管理者本身形成一种外在环境所导致的工作压力, 有利于激发其工作动力, 更好地组织人事档案管理工作。另一方面, 有助于加强人事档案信息使用者对其的重视与认可, 有利于高校深化人事制度改革, 不断完善人事档案管理体系, 形成良性的信息收集、整理、使用、更新、反馈循环, 促进人力资源合理有效地使用。2.优化管理模式, 规范工作程序。高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式都将在一定时期内在不同高校并存下去, 二者都存在一些弊端和不足, 都有进一步优化的必要, 而做好人事档案管理模式与所在高校的兼容则需要注意以下几点:首先, 从实际情况出发, 实事求是。就现在而言, 高校人事档案采取纳入管理模式还是非纳入管理模式的关键在于高校自身对于人事档案管理的认识是否清晰、人事档案管理发展前景是否明朗。其次, 高校应注重构建合理有序的人事档案管理网络。将人事部门作为中心环节, 各科室部门作为分支, 通过建立该体系有助于对人事档案的系统科学化管理, 保证信息流动的及时准确、信息质量的全面真实。最后, 好的体系需要好的制度来规范和保障。建立健全人事档案管理制约机制, 保证高校人力资源信息的相对安全, 是高校不可忽视的重要环节。3.多渠道多方法提升人事档案管理人员素质。人事档案材料信息是高校的宝贵财产, 是高校党组织工作及行政、科研、学术、实践等活动的重要参考。作为高校人事档案管理者, 务必不断加强自身学习, 努力提升个人素养。一方面, 正确认识人事档案管理这份工作, 清醒的把握住工作所赋予的神圣使命和重要职责, 培养良好的职业道德, 增强工作责任。人事档案管理者应以饱满的工作热情、严谨细致的工作态度积极投身工作中去, 不断追求自我超越, 形成良好的职业操守。另一方面, 作为组织高校改革的有力实践者, 高校应积极开展人事档案管理人员的岗位培训, 保证其人事部门人员能系统全面地接受新形势下的知识技能, 弥补部分档案管理者知识水平低、知识结构单一的现状, 激发其工作积极性。最后, 高校可以针对人事档案管理者开展学术科研活动, 提升个人的认知水平。在活动中, 通过竞争与合作激励人事档案工作人员主动探索适合高校体制改革的人事档案管理模式, 有利于缓解人事档案管理工作所导致的枯燥乏味等不良情绪。

(二) 促进高校人事档案管理数字信息化发展。1.人事档案趋于无纸化、电子化管理, 注重科技进步, 人事档案管理走向数字化。当前, 我国社会经济快速发展, 各种信息在接收、识别、传递等过程中呈现出纷繁复杂和转瞬即逝的特点。高校作为人才的培养机构, 往来人员复杂, 人事档案管理信息化是必然的要求。因此, 面对新形势, 高校应加强对计算机技术的重视, 努力追求实现人事档案管理的现代化, 充分利用现代计算机技术的方便快捷及时准确地进行人事档案的数字化管理。这涉及到人事档案信息的收集与整理、人事档案资料的整合与归档、人事档案的审查与批注、人事档案的借阅与归还等方面内容, 通过计算机多媒体技术的广泛应用, 高校人事档案管理者可以轻松地将以往难以整合的影像、录音、文本等资料进行无纸化处理, 协助建立电子版人事档案, 有利于实现人事档案管理的规范性目标。2.推动人事档案管理信息系统的建立与发展, 实现人事档案管理信息化。高校应积极主动地调整人事档案管理工作, 实现由实体管理向网络信息管理的过渡。通过开发适合自己的人事信息管理系统, 及时更新现有的人事管理技术, 间接地督促人事管理人员自觉提升自己的综合素养, 增强计算机本领。但应注意对人事档案信息的公开、保密程度的把握, 合理使用高校人才人事档案, 避免泄露人才信息, 给个人及高校带来不必要的纠纷与麻烦。

参考文献

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[4]谭丽珍.高校人事档案管理工作现状与创新发展[J].怀化学院学报, 2005 (12) :137~139.

分析高校教学档案管理的创新模式 篇8

一、高校教学档案管理现状

教学档案的管理水平和高校教育发展空间紧密相关,如何实现档案管理的科学化、民主化是教育界的关注重点。经众多档案管理人员的不懈努力,我国高校在档案管理方面取得了显著成绩,很多高校都设立了专门的教学档案管理机构负责档案管理工作,为高校的教学管理活动提供了可靠保障。尽管高校档案管理水平有所提升,但管理体系没有实现真正的科学化,不能满足社会发展对档案管理的民主化需求,有些高校的档案管理工作暴露出很多问题,阻碍了高校教育的发展步伐。

(一)档案管理体系不科学

很多高校针对档案管理中的诸多问题,已经采取了一些措施来完善管理体系,对实施规范化办学具有积极意义。可我国高校众多,高校之间的办学水平参差不齐,在教学档案的科学化管理上差距较大。部分高校严格执行规范办学的指导方针,建立了较为科学的档案管理体系。另一部分高校依然延续传统的档案管理模式,档案管理不科学,档案管理工作人员态度不积极,没有认真完成档案管理中的资料收集、录入工作,缺乏有效的监督监管机制,这种缺乏规范化的档案管理模式影响档案管理作用的有效发挥;有些档案管理人员对部门领导检查时提出的问题敷衍了事,没有切实完成规定的工作内容[2]。此种状况对实现我国高校教育的规范化、民主化建设步目标还有很长一段距离,不利于我国高校教育的长远发展。

(二)档案管理体系不民主

在一些高校的档案管理体系中,档案管理的主要地点仍然是办公室,和其它管理工作一样体现出很强的行政色彩,忽略了档案管理为人服务的理念,然而这种不符合社会发展趋势的档案管理体系最终会被改变。目前已经有越来越多的管理工作者开始关注档案管理体系的民主化建设,他们发现档案管理工作不仅是简单的信息采集、录入工作,而是要把师生作为主体服务对象,强化档案管理的民主化意识。但高校档案管理工作依然停留在浅显表面工作上,工作人员只侧重于师生材料的采集工作,缩小了信息的提升空间;以行政心态参与到档案管理工作中,忽略了档案管理以人为本的服务理念。纵观全国高校的档案管理状况,科学民主的档案管理体系还不够健全,有很多需要改进的地方。

(三)档案管理人员职业素养低

教学档案管理是高校教育健康发展的必要前提,可仍有很多人对档案管理的认识不够透彻,并且很多档案管理人员的职业素养不高。分析这种现象不难发现,很多档案管理人员都是学校的行政工作者或为资质较高的教师,他们负责档案管理工作缺乏专业档案管理知识和积极的服务态度,使档案管理工作差强人意。从档案管理的重要性看,很多工作人员对档案管理工作的重心不了解,误认为档案管理工作就是单纯资料采集、归档,是对学生在校生活的简单记录,所以在管理工作中态度松懈,甚至有些档案管理人员并非全职工作,而是业余兼职,这使他们对档案管理工作有所怠慢。

二、如何实现档案管理模式创新

我国教育事业的发展备受瞩目,高等教育面临着挑战的同时,也迎来了新机遇。近几年,很多高校纷纷更新教学理念,利用先进的科学技术提高办学水平,尤其在学生日常管理工作中自动化技术崭露头角,为创新高校教学档案管理模式提供了宝贵的实践经验。在高校开展标准化办学的进程中,对学生的准确评估工作能在一定程度上检验教学成果,是高校教学档案管理工作的重要内容。也就是说档案管理工作的核心是和学生相关的一切教学活动,只有公正、科学的学生评估体系才能推动高校教学档案管理模式的创新,为提高档案管理质量、规范办学打下坚实基础。

(一)加强档案分类的内在联系

高校教学档案是学生在校期间各种生活和学习活动的简单记录,是学生个人的第二张名片,决定了用人单位对学生的印象,对学生的未来发展有一定影响,如今档案管理人员的社会地位也随着社会各界对档案的重视程度而提高。传统的档案管理模式早已不能满足高校教育工作的需求,对档案管理模式创新是时代发展、教育进步的必经之路。但目前仍有很多高校的档案分类工作延续传统的工作模式,根据档案的主要作用、重点特征等分类后再进行存档工作。这种档案管理的分类方式存在两面性,一面它将不同类型的档案清楚的分隔开,使档案的分类管理工作十分便捷,很同意容易突出一些重点档案,适合具有真针对性的档案筛查。另一面它精确的分门别类又忽视了各种档案之间的内在联系,不能体现所有教学档案之间的统一性。权衡传统教学档案管理模式的特点,在档案管理模式的创新工作中要引用档案横向分类的管理特点,使各种档案之间的内在联系更加紧密,保证不同档案的主要作用正常发挥,进而高效准确的落实档案管理的基础工作,以科学、高效的管理模式完善档案管理的基础建设工作。

(二)创新档案管理思路

档案管理的主要服务对象是师生,如果管理人员在工作中没有秉承以人为本的管理思路,使档案管理的模式过于形式、机械化,则会影响档案管理功能的发挥,阻碍高校教学质量的提高。要创新档案管理思路,就要求档案管理人员在工作中坚持服务师生的管理理念,各项工作都紧系高校的各种教学活动,真正做到“取之于民,用之于民”。在档案管理工作的具体实施中,负责人员要注意结合师生的群众力量,让资质较高的教师与学生参与到管理机制的建设中,帮助管理负责人完成教学档案资料的归档工作,让师生们对档案管理工作的性质及作用有更深一步的了解。当然档案管理的专职工作人员还要重视档案服务于师生的管理理念,切实贯彻档案的人性化管理思路,为师生提供优质服务,加强广大师生对档案管理工作的理解与支持,使教学档案的管理工作落到实处,为高校教学的健康发展提供基础保障。

(三)借助科学技术的信息管理创新

科学技术的发展迎来了信息时代的春天,为高校自动化办公提供了可靠的技术支持。高校教学档案的建设工作涉及内容广泛,有很多数据的收集整理工作,信息技术的发展为教学档案管理模式的创新提供了广阔的发展空间。高校教学档案要想适应时代的发展步伐,借助先进的科学信息技术十分必要。在档案管理系统的构建中,要适应信息快速调动、传输等多种需求[1],建设一个高度信息化的档案管理平台,提高档案管理效率,为高校的健康发展做好基础工作。

如今办公自动化已经十分普及,很多高校领导也看准这一契机,把档案管理的信息化建设列为重点工作,很多高校早已提出档案管理的自动化设想,但实施起来绝非易事。在很多高校的档案管理中,纸质档案已经延续多年,尽管网络信息化的管理方案具有很多优势切实可行,可现实的档案管理仍以纸质管理为主,网络信息只起了辅助作用,最后依旧要以纸质档案的形式进行转移,在用人单位进行档案交接时需要负责人的纸质签章。很显然在信息技术迅速发展的今天,纸质档案为主的管理模式大大降低了档案管理的自主职能,远不能满足高校、用人单位与学生本人之间的信息传递需求。

针对上所述问题,档案的信息管理创新在尊重纸质档案必要性的前提下,借助高校教育现代化的发展平台,依靠信息技术的便利条件,把网络作为档案存储途径,信息技术作为档案存储载体,建造一个自动化的数据管理平台,把纸质档案的数量最大程度降低。档案的自动化管理要重视档案的真实性、有效性,高校领导要支持档案管理的安全保障工作,采用最新的防盗软件,防止档案信息被窃取、篡改。同时要建立有效的奖惩制度,防止管理人员在工作中利用职位之便以权谋私,督促管理人员以认真的态度投入到日常工作中,使档案的职能高效发挥。

(四)丰富档案管理机构

高校教学档案的信息采集工作涉及很多内容,需要学校多个部之间的有效配合,如果各部门之间的合作不合理、默契,就会使档案管理冗长复杂,难以制定统一的管理标准。高校档案管理工作的各部门要明确本部门的工作职能,有机协调各部门之间的重点工作。在多项档案管理工作的统筹协调中,高校领导要把握好档案管理系统的建设方向,把教务部门作为管理核心,改变档案管理的集权制度,把档案管理的重点工作分配到高校各机构。

这种分散的管理方式起到桥梁、纽带的作用,将档案管理部门和其它机构部门之间的工作有效联接起来,缓解了档案管理部门的工作压力,提升档案管理的建设速度和质量。高校各部门的档案建设工作要把提升教育质量作为终极目标,并充分发挥教育研究机构人员的职业优势,把档案管理的技术性工作顺利解决,以完成高校档案建设的基础工作,为完善档案管理细节工作、拓宽档案管理空间提供基础保障[3]。除此之外,高校各部门机构要理解档案管理协调工作的重要性,在工作中多加沟通、重视合作,避免出现重复的教学档案建设工作,大幅度提高档案建设效率。

(五)提升档案工作人员的职业素养

在促进高校办学质量的各项工作中,档案管理工作发挥了不可替代的作用,基础工作为档案的资料收集、分类、归档等工作上,反映了教育教学工作中的各种活动。正因为教学档案的重要性,很多高校的教育政策开始向档案管理倾斜,档案工作人员的社会地位也随之提高。尽管很多高校成立了专门的档案管理机构,建立了科学的奖励晋升制度,来提升档案管理人员的工作积极性,促进高校档案管理水平的进步,为实现高效的档案管理工作提供新动力。但在高校档案管理的日常工作中,很多专职人员的工作积极性不高,服务意识不强,不但影响了高校档案管理职能的发挥,而且让广大师生对档案管理人员产生了不满心理,对教学档案管理的工作十分不利。

为此,高校领导应该重视档案管理人员的职业素质培养工作,对档案管理知识薄弱的工作人员组织培训,学习本国或者国外高校教学档案管理的先进经验,再根据本校具体情况“取其精华,去其糟粕”,以此提升档案管理人员的理论知识和实践技能。在档案管理人员的工作态度上,要不定期进行民意调查,对服务态度差、工作状态散漫的工作人员予以适当批评、进行心理疏导,对工作热情、态度认真的工作人员书面或适当物质奖励[4]。当然不论工作年限长短,所有负责档案管理的工作人员都应以十倍的耐心投入到工作中,对工作中出现的各种问题总结反思,探讨出合理的解决方案并上报校领导,再由校领导组织小组会议对方案的可行性进行评估。

三、结束语

我国高校教学档案的管理模式存在很多不足之处,影响了档案管理职能的发挥,只有对教学档案管理工作的各种问题进行分析探讨,才能提出具有针对性的解决方案,可见创新高校教学档案的管理模式十分重要。高校领导要高瞻远瞩,从加强档案管理各部门工作之间的内在联系、创新档案管理思路出发,然后借助先进的网络信息技术,对档案的存储方式进行创新,然后是分散档案管理工作内容,促进各教学机构之间的协调配合,最后是档案管理人员的专业技能和职业素养提升,以此体现教学档案管理以人为本的服务理念。

摘要：教学档案为高校教学管理的各项工作提供了理论支持,教学档案的科学化管理对顺利开展高校教育工作十分重要。现阶段我国高校教学档案的重要性与档案管理水平还不成正比,教学档案管理的问题主要表现为管理模式陈旧化、服务态度形式化,远不能满足高校教学活动的多种工作需求。本文分析了高校教学档案管理中的诸多问题,以信息科技的发展为平台,紧抓教育制度的更新机遇,从五方面对高校教学档案管理的创新模式进行探讨,旨在提升我国高校档案管理水平。

关键词：教学档案管理,档案管理人员,模式创新

参考文献

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[2]吴亚男,李文广,石怀伟,范利.新时期对高校教学档案管理创新的几点思考[J].山东档案,2011,04:27-28.

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