高校档案管理服务模式

高校档案管理服务模式（共12篇）

高校档案管理服务模式 篇1

高校专项档案指在学校党政管理、教学、科研、基本建设等领域发生的重大活动中形成的一整套系统反映该项专门工作开展状况的档案材料的整体。如在高校“教学质量工程”改革项目、“依法治校”示范校或“五个校园”建设等申报评选工作中, 学校通常会根据上级主管部门下达的测评指标与内容, 积极准备支撑汇报总结材料, 进而形成较完整地展示专门工作开展实施情况的专项档案材料。对上述这类档案材料的规范整理和妥善保管不仅能够为学校今后的管理、教科工作发挥重要的参考作用, 而且可以提高学校档案工作的含金量, 符合高校档案信息资源建设高水平、深层次、知识化发展的前进方向。本文将以“五个校园”建设档案的归档为例探索适宜高校的专项档案管理模式。

一、专项档案的形成

高校专项工作指那些内容覆盖面广、参与单位多、时间阶段性强、形成材料丰富、影响持久的重大活动。专项档案的形成需具备四个条件:一是内容涉及面广。以“五个校园”建设为例, 包含着眼于校园安全稳定的平安校园;着眼于提高师生体质、心理、精神面貌、意志品质的健康校园;着眼于培育校园环境的绿色校园;着眼于教育信息化、现代化建设的数字校园;着眼于高品位、高质量校园文化建设的人文校园。其中人文校园建设又包含十个一级指标和二十二个二级指标, 从领导体制、工作机制到制度、经费保障;从人文课堂、讲座、人文教育专题活动到音乐、体育、艺术教育;从师资建设、行政效能建设到标识环境建设等等。可以说, “五个校园”建设形成的档案材料全方位、多层面反映了当时学校的整体面貌。二是责任单位多。除了党办、校办这样的学校中枢部门要协调统筹专项工作, 其他职能部门、教务部门、教学单位、教辅单位都需要参与配合, 承担具体指标项目的贯彻落实。一般重大专项工作都成立有专门的领导小组, 下设临时抽调或兼职人员组成的工作小组。三是产生大量文件材料。面对各项细化的测评内容与标准, 能够展示说明本校执行情况的有力手段除了陪同评审组进行实地考察、访谈调查外, 就是提供能供评审专家们参考、审核的支撑材料, 包括工作计划、总结、请示、方案、会议记录、制度汇编、自查报告、合同协议、证书奖牌、报纸期刊、照片、录像、笔记、手稿、宣传册等等。四是阶段性明显。专项工作阶段性很强, 一般都是集中在一定时期完成, 短的两、三个月, 长的则会持续一、二年。在专项工作持续的这段时间文件材料集中形成, 数量庞大。专项工作的特殊性决定了专项档案材料形成的特殊性。

二、专项档案的收集

专项档案材料由于形成的时间、方式都不同于一般档案材料, 因此对它的收集必须因时、因地制宜。

(一) 确定归档范围

根据前边提到的专项档案形成的四个条件, 我们将需重点归档的专项档案大致确定为:学校为完成某项重要工作成立专门的工作小组, 有多部门成员参与活动, 在此过程中形成的各种档案材料。这一界定把那些与某个部门职责相近, 习惯将其归口该部门办理的专门性工作形成的档案材料排除在外。

(二) 归档责任

专项工作小组成员是从各单位抽调而来的临时人员, 他们在工作结束后, 各回各家, 档案材料如不及时整理归档很容易散失, 且追溯不易。为此, 工作组须指定专门的资料员负责材料的收集和移交工作, 并与档案馆专管员形成互动联络机制。档案馆专管员指导专项档案材料的归档、整理、编目;工作组资料员按时登记、核对、催交、收存材料。

(三) 归档时间

如果是短期专项工作 (如半年内) , 在工作结束后一个月之内移交归档;如果是长期专项工作 (超过半年的) , 资料员每半年做一次已有材料登记, 并报档案馆备案;全部材料在工作结束后一个月内移送档案馆, 重要材料原件可提前进馆, 平时使用复制件。

(四) 归档材料质量要求

工作中直接形成的档案材料必须归档原件, 供参考审核的支撑材料可以是复印件。

(五) 条件保障

档案馆主管领导进入学校专项工作领导小组, 建立重要专项工作档案跟踪督查制度。

三、专项档案的整理

为了便于专项档案的管理与利用, 在整理专项档案时宜采用不同于普通文书档案的整理方法。第一, 类目归属。在《高等学校档案管理办法》规定的档案类别外, 单独设置专项类, 建议采用与科技档案类似的编目方式, 以项目为主线, 档号由分类号——卷 (件) 号组成。分类号的编制可借鉴ZX0001、ZX0002以此类推的模式, 每一专项工作分配一个独立的分类号。对带测评指标的专项工作形成的档案材料可参照评分类别设置项目代号级, 即分类号——项目代号——卷 (件) 号, 项目代号用现成的指标代号即可。第二, 类目下文件的组合与排列。根据专项工作文件材料形成的规律和成套性原则, 按问题特征分类组织案卷或按件整理均可, 或者两者同时采用也行。比如“五个校园”建设工作中形成的档案材料, 依据文件材料的产生性质:一类是本次工作形成的原始材料 (如请示方案、会议纪要、自查报告、总结、申报表) , 一类是支撑材料 (为证明某项指标执行情况的, 起证据作用的以前形成的文件材料) , 前者可按件形成归档文件目录, 后者按测评指标分卷组合形成案卷目录与卷内目录。值得注意的是, 支撑材料不一定是严格意义上的档案, 因为它可能不是原件, 只是复制件, 表现为没有发文底稿, 不加盖鲜章, 是复印件, 有些甚至不是一份完整的文件, 只有部分段落等, 这些材料原件通常另外有存档。但是鉴于它们与专项工作联系密切, 把它作为一个组成部分系统保存起来, 能够全面反映专项工作的总体, 查找利用也比较方便。

四、专项档案的管理

专项工作不仅是学校工作中的大事, 还是新事。随着社会时代的发展, 各个层面、各个领域都在涌现新生事物, 围绕新生事物开展的专项工作关乎学校发展命脉, 保存蕴含新知识、新理念、新信息的专项档案材料意义重大。对专项档案的管理主要是对专项档案信息的管理。首先, 建立优化的专项档案信息资源结构。坚持“两个并重”——正式文件的收集与外部信息的收集并重;数量与质量并重。在利用需求不断增长与馆藏数量有限、结构单一之间的矛盾日益突出的现实面前, 丰富馆藏、优化结构是不可逆转的趋势。但是在实际操作中又不等同于盲目扩大收集归档范围, 造成进馆数量急剧膨胀、档案信息组织无从下手的尴尬局面。确定合理的归档范围是优化专项档案信息资源结构的关键所在, 这样建立的专项档案信息资源体系才有利于档案信息的连续性管理。其次, 注重专项档案隐性信息的挖掘。主要是对各类材料背景信息的获取, 即材料是由谁, 在什么条件下, 为了何种目的, 运用了哪些数据, 采用了怎样的结构形式生成的。单个专项档案来源于多时、多地、多部门的特性, 也决定了掌握材料背景信息的必要性。对背景信息的分析研究, 能帮助我们更好地理解和挖掘纸上的显性信息。再次, 促进专项档案信息的开发与互动。档案馆通过对材料内容的提炼, 找到相似的信息标志, 如学校的领导体制、工作机制、队伍师资建设、专业课程的设置标准、人才培养目标等, 使相似信息直接服务于学校活动, 实现专项档案信息资源的开发互动。最后, 高校档案工作者要为专项档案信息的管理创造条件, 积极主动地融入专项工作广阔的活动领域, 使专项档案管理成为档案馆日常工作必不可少的组成部分, 拓展服务功能, 提升业务水平, 真正展现档案馆信息知识情报库价值。

参考文献

[1]李兴利.重大活动与专项工作档案的整理[J].档案管理, 2010, (1) .

[2]卿太祥, 阳嘉瑛.加强档案资源建设, 规范专题档案管理[J].四川档案, 2009, (4) .

[3]温州市档案局 (馆) “.温州模式”专题档案的探索和思考[J].浙江档案, 2008, (1) .

[4]赵奎安.以创新服务为基础的档案信息资源开发研究[J].办公室业务, 2013, (9) .

高校档案管理服务模式 篇2

【论文关键词】高校贫困生 档案信息

【论文摘 要】文章针对高校贫困生档案信息建立的原则、特点、对策和作用加以分析，探索一条长期有效的工作模式，使有限资金真正用在确实需要帮助的学生身上并为教育教研提供有益借鉴。

一、贫困生档案信息库建立的原则

贫困生档案的建立要坚持实事求是、公平、公开、公正和择优的原则;坚持保障学生合法权益的原则;坚持维护学校稳定的原则;坚持学生自愿申报，公开评定，逐级上报原则;坚持动态调整原则。

二、贫困生档案信息特点

高校贫困生档案在学生教育管理档案中占据着非常中重要的地位，尤其是对家庭经济困难的学生来说，关系着他们能否顺利完成学业的问题，也为学校教育管理工作者提供参考价值。它是在教育管理学生的过程中形成的，与其它学生档案相比，有它自己的特点。

(一)个体性。

贫困生档案信息涉及的是一部分甚至少数仅凭家庭和学生本人无力承担求学费用的大学生，这就决定贫困生档案只记载着部分学生从进学校以来的的整个学习和受教育过程，尤其注重学生在校的生活作风、生活态度、诚实守信及学生本人的家庭经济收入状况等信息资料。这与学生学籍档案的全面性有着较大的差别。

(二)隐私性。

贫困生档案信息记载的贫困学生家庭经济状况和学生本人生活状况，有很多属于个人隐私，如：贫困生是单亲家庭，父母离异，甚至学生家长不健康的生活方式导致家庭经济拮据;家庭主要成员的工作性质和单位、职业及收入来源这都是非常敏感的问题，甚至是学生讳莫如深的私人问题，这就要求我们在关系到贫困生的隐私问题时，注意方式方法，从而保证获得的信息资料的真实性和全面性。

(三)操作难度大。

根据贫困生档案信息所要涉及的内容，就决定了贫困生档案工作是一个涉及面广、涉及问题隐私性强、个体性强等特征。尤其是在采集贫困生家庭经济状况证明材料时，不能只有学生本人和家人提供，务必有学生所在的乡镇政府、街道办事处、民政部门和村委会、社区的佐证材料，还进行认真细致的核实;同时学生本人在校的生活情况，不像学生的其它档案通过直接的考试比赛等直接明了的手段获得，这个需要调查和听取相关人员的反映，对于采集来的信息资料还要多方论证，去伪存真，保证贫困生档案的真实性，为下一步的教育教学提供可靠的参考。

(四)涉及面广。

从涉及的人员上看，贫困生档案信息既要涉及贫困生本人和家庭，又关系到其他同学;从涉及内容上看，贫困生档案不仅包含贫困生的经济状况，同时也涉及学生的思想、学习、品行、心理素质等方面的内容，也是贫困生在校期间全面的写照。

(五)透明度高。

高校教学档案管理模式创新研究 篇3

关键词：高校；教学档案；档案管理；管理模式；创新

教学档案涉及面广，包括教学岗位的各个方面，全程记录教学过程，具有多种表现形式。同时，教学档案的来源也非常广泛。创新高校教学档案管理模式可以促进教学水平及质量的提升，满足社会特别是校内师生的需求。目前，如何创新教学档案管理模式已成为高校档案管理工作中的重要课题。

一、高校教学档案管理面临的新机遇

1.高校不断地提升自身规范化办学水平

高校科学管理意识在高等教育事业不断发展的背景下变得越来越强，内部管理和教学评价的水平以及规范化的办学水平也不断提升，这为科学开展高校档案管理工作提供了制度及体制方面的保障和支持。近年来，持续开展的高等教学评估工作也对规范化的办学效果起到了巩固作用，同时使得教学档案建设得到了促进，档案管理水平得到了提升，高校教学档案管理质量的提升也获得了一个新的发展机遇。

2.高校逐步认识到教学档案和管理人员的重要性

教学档案管理是高校管理工作的重要组成部分。特别是在教学管理中，对教学过程的各方面都可以通过收集和整理教学档案得到有效的反映。同时，教学档案也一直促进着教师责任心的提升、科学意识的增强、学校质量工程建设和教学评价等方面的不断发展。同时，教学管理人员的地位随着高校政策的倾斜及档案意识的增强而不断得到提高。

3.高校着力推进教学档案管理工作现代化

随着信息技术的发展，高校逐步认识到信息技术在教学档案管理中的重要性。传统的教学和管理技术难以满足现实需求，高校投入更多的人力与资金在档案管理模式现代化及创新上。引入现代化的信息技术，为实现高校教学档案工作的网络化、自动化和现代化提供了坚实的技术基础。档案管理工作，如档案的收集、分类、整理、归档和传输等工作中，现代化技术的应用程度也得到了极大提升。高校档案管理必须尽快实现教学档案系统的电子化，构建教学档案管理平台，使教学档案管理效率和质量不断得到提高，夯实高校长远发展及提升质量的基础。

二、高校教学档案管理模式创新策略分析

1.创新教学档案管理思路，从始至终贯彻以人为本理念

教学档案管理中，单纯采用行政管理的方式会使管理变得机械，同时教学档案管理建设的真正目的也渐渐被忽视。因而，在创新高校教学档案管理模式过程中，首先应创新教学档案管理思路，将以人为本理念深入贯穿于教学档案管理工作始终。在建设教学档案过程中，要鼓励一线的师生参与进来，并积极肯定他们在这个过程中的重要作用，主动参与到完善档案材料的工作中。

2.创新教学档案管理技术，推动教学档案管理数字化、信息化建设

（1）加快教学档案收集整理工作的数字化。教学档案涉及到的管理单位和部门较多，内容范围也非常广泛，突显了高校教学档案管理工作的周期性和分散性特点。传统教学档案工作以手工操作为主，对纸质比较依赖，故要想收集完整是相对比较困难的。因此，加快高校教学档案收集和整理工作的信息化，促进档案内容的数字化，充分运用如多媒体扫描仪、现代网络技术、信息技术等，可以有效地减少教学档案收集和整理工作的工作量，提升教学档案管理工作的效率。

（2）加快教学档案管理工作的信息化建设。目前，教学档案管理发展呈现信息化水平低的特点，不仅不能够对教学管理活动进行准确记录，更无法满足教学管理信息化的要求。高校档案管理应该创新教学档案管理技术，推进高校档案管理的信息化建设，具体而言，应做到：成立专门的领导小组，制订档案信息化方案并分析其可行性，组织校内调研并讨论制订相关实施方案，对实施方案进行评价并做出选择，制订实施方案的计划并加以实施。

（3）逐步建立完善的教学档案管理网络。时代在进步，教学档案管理工作也应该与时俱进，逐步构建起现代化的教学档案管理网络体系。具体可从以下三个方面完善：其一，建立教学档案管理的收集和整理网络。其二，实现校园网与教学档案管理资源整合。其三，丰富高校教学档案管理系统的功能。

3.进一步健全档案管理制度，明确教学档案管理职责

档案管理作为一种动态的存在形式，必须重视其与教学管理活动之间的相互作用。因此，必须尽快建立健全高校档案管理制度，保障教学档案管理工作的有序进行。档案管理制度必須从学校实际出发，以国家相关法律法规规定为依据制定，内容应涉及教学档案管理工作职责单位、主要职责内容、档案管理队伍建设等内容。此外，加强高校教学档案管理人才培养，有助于保障高校档案管理制度的顺利施行。

参考文献：

[1]褚丽娜.浅谈人力资源档案管理模式[J].兰台世界，2014（S1）：147.

[2]武玲娥.高校院（系）教学档案管理模式初探——以宁夏大学政法学院为例[J].山西档案，2014（3）：96-98.

[3]彭红梅.浅谈高校档案管理模式的探讨[J].人力资源管理，2014（2）：173.

高校档案管理模式创新研究 篇4

一、高校教学档案管理重要性分析

在《普通高等学校档案管理办法》中, 明确规定高校档案管理工作是高校的重要基础工作, 要求高校管理部门必须强化对于档案工作的领导和管理, 并将档案管理工作作为重要的系统纳入高校的整体工作之中。高校的档案管理工作主要是针对高校的科研档案、教学档案、学生档案以及党政档案的管理, 这些档案资料不仅是科学知识、教育管理的高度浓缩, 对于高校的进步发展也具有重要的作用, 这些不同档案资料对高校建设发展的作用主要体现在以下几方面:

(一) 科研档案资料是促进高校科研能力提升的关键

科研档案资料主要是高校科研活动的成果, 具有较高的学术价值。科研档案管理工作不仅是高校科研成果与科研能力的重要反映, 同时也是指导高校科研、教学工作进一步开展的重要资料, 对于科研成果的转化也具有重要的作用。

(二) 教学档案主要是提高教学水平的重要资源

高校的教学档案主要是在教学管理以及教学实践过程中所形成的文字、图像、音频或者视频资料。完善齐全的教学档案资料, 是广大教师劳动成果的汇总, 是高校研究分析教学内容、开展教学考评、总结教学经验以及推进课程教学改革的重要参考依据, 同时也是评估高校整体教学质量的关键资料。

(三) 学生档案资料是高校学生管理的主要依据

学生档案资料主要是记录高校的在职学生在学校内学习过程中的德、能、勤、绩、体等几方面的真实情况, 这些资料不仅是高校开展教学管理的依据, 同时也是高校掌握学生整体状况以及高校学生就业所必需的原始材料, 具有非常强的实用价值。

(四) 党政资料是高校可持续发展的信息保障

党政资料主要是高校在党群以及内部行政管理过程中所形成的资料, 准确、全面的记录了高校的部门管理以及人事管理工作的资料, 尤其是党政资料中的人事档案资料, 对于高校的师资队伍管理具有非常重要的作用。党政档案资料是高校内部进行机构改革、院系设置调整、教职工年度考核以及职称评定的重要参考, 尤其是对于高校部门实绩的评定以及人才资源的开发利用具有重要的作用。

二、当前我国高校档案管理工作中存在的系列问题分析

(一) 对于高校档案管理工作的重视不足

目前高校对于档案管理工作的重要性还缺乏准确的认识, 高校档案管理工作的重视程度还远远达不到标准要求。首先高校的领导者认为高校的所有工作都应该为围绕教学、科研工作开展, 因此对于高校档案管理工作规范化建设的投入严重不足。档案管理部门的经费短缺, 各种档案管理工作所必需的软硬件设施不齐全, 导致档案管理工作缺乏物质基础保障, 工作水平难以真正提高。其次, 档案管理工作人员对于档案工作缺乏责任心与严谨认识, 档案管理工作混乱松散, 档案资料流失问题较为严重。

(二) 档案管理工作技术手段较为落后

虽然大部分高校在档案管理工作的实施上, 基本上都引入了信息化的管理手段, 但是档案管理信息化的整体水平却相对较低。首先, 档案管理工作没有形成全面综合的管理信息系统, 档案管理系统未能与高校校园网络共建成为信息平台, 导致档案管理信息系统无法与高校内部的院系、部门直接联系。其次, 档案信息系统集成与数据共享水平较低, 高校内部的管理人员以及师生无法直接对档案管理信息系统进行有效的访问, 共享数据提取困难。最后, 高校档案信息管理系统的安全性相对较差, 操作系统安全的建设较为薄弱, 很容易由于安全漏洞造成保密档案资料的外协。档案管理信息技术方面存在的这些问题, 造成了档案管理工作质量不高, 档案资料的价值的不到有效的利用, 这也是提高高校档案资料管理水平迫切需要解决的问题。

(三) 档案资料的开发利用程度相对较低

高校档案资料是重要的信息资源, 但是目前很多高校档案资料的开发利用基本上都是处于浅层次的状态。档案资料内部所包含的具有较高价值的知识以及信息还没有得到有效的开发利用。这主要是由于高校档案管理工作人员将日常的工作精力置于高校档案资料的收集、整理之中, 并没有针对档案资料的深层次编研投入足够的精力。再加上一些档案管理工作人员能力知识有限, 信息资源的深层次研究开发能力不足, 造成了档案资料的开发利用程度较低, 大量档案资料价值得不到有效的利用。

三、高校档案资料管理创新研究

(一) 建立全面重视的档案资料管理新模式

高校档案管理工作将高校在建设、管理、教学、科研等活动中的文件材料与信息进行整合, 不仅是重要的管理工作, 同时也是高校历史底蕴与优秀传统传承的重要手段。高校领导者应该深刻的认识到档案管理工作的重要性, 合理的规划好资源的配置, 适当的增加高校档案管理工作的经费投入, 为高校档案管理工作的实施开展提供全面的软硬件基础保障, 严格按照国家《档案馆建设标准》中的相关要求开展高校档案基础设施的建设。其次, 应该不断的提高高校档案管理工作人员的能力水平, 加大对于高校档案管理工作人员的培训力度, 重点针对档案管理理论、先进档案管理模式等内容, 通过建立高素质水平的档案管理人才队伍, 提升高校档案管理工作的整体质量。

(二) 改进高校档案管理信息系统

提高高校档案管理工作效率与工作质量, 实现档案资料的有效整合与共享, 必须将全面可靠的信息管理系统建设作为重点来实施。首先, 应该按照高校档案管理工作的实际需要, 制定档案管理信息系统统一的标准, 重点确保高校的档案管理信息系统与校园内部网络在数据库、数据来源、数据接口以及系统方面的一致性, 确保信息资源能够实现连接共享。其次, 应该注重将高校内部现有的信息资源进行全面的整合, 尤其是对教学、科研、人事以及党政等部门的信息渠道进行整合, 实现档案资料数据的一次采集与全面共享, 避免数据的重复采集, 提高信息归集整理的效率。最后, 应该强化高校档案管理信息系统的安全建设, 重点结合高校网络共享的特点, 分别在系统操作应用、网络安全、数据保密等方面依靠安全协议、数字签名、信息认证以及数据加密等手段提高档案信息系统的安全性。通过完善的档案管理信息系统建设, 促进高校内部档案资料信息的准确性与流动性, 提高档案管理工作的整体水平。

(三) 强化档案资料的开发、检索利用

首先, 高校档案资料管理工作人员应该树立档案信息资源意识, 除了做好高校档案资料的日常收集整理之外, 还应该积极的与高校各个院系部门进行对接, 深层次的了解档案资料中所蕴含的重要价值, 并根据档案信息资料的价值大小, 合理有序的开展档案资料的深层次研究。其次, 应该结合高校档案管理部门实际情况, 建立完善的高校档案资料的检索体系, 既包括高校档案馆的检索查阅, 也应该建立信息系统的网上检索, 方便档案资料使用者对不同档案资料内容进行检索查询。高校的档案管理工作人员应该按照档案资料的特征, 按照全面、准确、快速以及系统的要求, 对高校的档案资料进行浓缩与存储, 制定完备的信息目录以及数据库, 确保检索查阅的快捷准确。此外, 高校档案管理工作人员应当与师生做好互动, 及时的了解师生对于档案资料检索、借阅使用的反馈信息, 进而有针对性的调整档案资料的管理工作。

(四) 积极推进文档一体化的实施

文档一体化即在高校管理工作中将文件与档案管理工作一体化的开展, 通过按照相应的技术标准要求, 将高校教学、科研以及管理活动中文件资料的形成、运行、立卷归档以及利用等不同环节有序的衔接, 形成一个完整的管理系统, 来有效解决档案资料不齐全、分类不规范以及检所使用困难的问题。高校文档一体化的实施基础是依赖于档案管理以及办公的全面信息电子化, 主要通过电子文件作为载体。在高校文档一体化的推进实施过程中, 严格按照文件的数据格式技术标准要求, 做好电子文件的前端介入控制, 在电子文件档案资料的形成阶段, 就着手文件的档案化管理, 将不同院系部门的文件通过管理信息系统平台完成文件的登记、鉴定、整理、著录以及归档等处理, 形成流程化、规范化、系统化的档案管理新模式, 进一步延伸高校档案管理的覆盖面。

四、结语

高校档案管理工作开展的如何, 对于高校建设以及科研活动的实施开展都有着重要的影响。高效档案管理部门, 应该深入的分析新时期对于档案管理工作的新要求, 明确档案管理发展的制约问题, 并通过完善制度建设、完善信息化管理以及提高服务水平等措施, 完善高校档案管理体系, 促进高校档案管理工作的规范化、精细化开展。

参考文献

[1]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务, 2012 (2) :34.

[2]黄东霞.高等学校档案工作规范修订的必要性[J].中国档案, 2007 (8) :30～31.

[3]孙学政.高校档案卷、件结合整理探讨[J].兰台世界, 2009 (9) 中旬:49～50.

档案管理工作模式 篇5

转载自中国科技信息网

档案是对人类社会各项活动的忠实记录，随着人类社会全面进入信息时代，档案工作的服务和管理模式也正在并将持续地发生巨大变化。传统的档案形式，其信息和载体是密不可分的统一体，而电子档案的产生尤其是电子签名技术的产生，完全改变了这各传统模式。这种信息记录、传输、发布模式的改变使得人们必须重新审视档案管理的理论、技术和工作模式。

1档案的收集

传统的档案收集工作一般发生在一项议案形成决议，一项工程已完成并验收，或某一事项已处理完毕之后，收集到的档案很难反映出很有意义的创意、方法和方案的形成过程。信息化时代以前，虽然人们认识到这种反映过程信息的重要性，但为缺少记录，所以很难都把它们收集到档案中。在信息化时代，这种反映中间过程的信息已比较完整地得到记录，但一般都分散在相关人员的个人计算机中和企业信息系统中，如果档案人员不进人到企业信息系统中去，则也很难收集到此类档案。无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。档案管理工作者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能，参照国家有关文件制定出本企业的《 电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加人电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容[3]。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理；此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存人“虚拟库”。档案的保存

信息化不仅将档案的记录从纸墨刻画形式转变成了肉眼看不见的电子形式，也使信息的记录和传播变得极为方便，致人类社会能够获取和需要面对的信息飞速增长，因而传统的档案保存方式已经不再适用。

传统的档案馆，考虑得最多的是档案库房和档案柜的设置。信息化时代，档案保存的重点考虑内容应该是电子文档的保存。在设计档案馆时，不仅要考虑纸墨刻画形式的档案量及增长速度，更应该考虑电子存储的容量及更新换代的趋势。现代化的档案馆，应该有能力保存所有格式的电子文档，也应该有能力把所有纸质文档不失真地转化成电子记录，以提高检索能力节，省存储空间。

传统档案管理注重对档案实体的保护，对于电子档案来说，需定期将档案信息从服务器中转储到光盘或磁带上，以作长期备份。面对网络的不安全性，尽管可以采取各种各样的技术和方法来保证网络的安全，但客观地说，任何一个网络都不能确保万无一失，信息丢失或失真现象的发生是难免的，都会对息安全带来严重威胁。如果建立数据的备份，即使信息出现丢失和失真的情形，也能做到有备无患，只要使用备份对原来信息进行恢复，丢失或失真的信息就会重新还回原貌。档案管理模式

档案从传统形式转变成电子形式后，其保密、借阅、分类和检索也发生了巨大的改变。传统档案一般在案卷上标记保密级别，根据保密级别分别管理。保密的方式主要是对档案实体控

制，保证档案实体不被复印、拍摄或窃取。对于电子档案，密级的管理不是简单标记一个保密级别就能解决问题，而必须有相应的符合国家信息保密规范的信息系统支撑。电子档案信息系统本身应该具备非常高的安全性，对其中保存的档案，必须能按不同密级，不同的类别，区分不同的人群开放可及性。

传统的档案需要办理借阅手和归还手续，对于电子档案来说，正本和复制本毫无区别，任意次的阅读，都不会损害档案的原始性，不会发生一个人把档案借去了这份档案就离馆一段时间的现象。所以，电子档案不需要档案归还的管理。

传统档案管理中，分类和检索是密切相关的，分类立卷主要是为了能更有效地检索档案。电子档案管理中，分类主要是为了更好地利用档案信息，如果仅为了检索，档案可以不借助任何分类。通过计算机，只需要输入与所查档案相关的关键词，即可迅速查出档案文件。现有档案立卷管理办法，已不再适用于电子档案的管理，我们需要研究出适合不同行业，有利于充分利用档案数据的立卷管理办法，否则，立卷这项工作，纯粹多余。档案利用方式

档案对人类社会活动的作用，无非是历史记录、证据、参考和知识几个方面，实体档案是如此，电子档案也不例外。然而，在这几种作用的利用方式上，却发生了本质的变化。传统的档案馆，当要提供给人们档案证据时，可以把档案复印一份给索求者，但是复印件和原件毕竟不同，并且可以很容易鉴别，在法律上，还是只有原件才能作为根本的证据。电子档案则不同，原件和复制本没有两样。没有经过数字签字的电子文件复印件，无法确定真伪。所以电子档案馆必须有一套数字认证系统，其提供的每一份档案，都必须经过提供方私钥和接受方公钥的双重加密，使得其所提供的证据具有不可篡改性，并且只有正确的接受方才能阅读。与传统相比，电子档案馆提供参考资料就方便多了。传统方式下，档案馆提供复制件给查阅者作为参考，对于有保密要求的档案，查阅者必须在一定期限内把复印件送回档案馆销毁。电子档案的复制比传统档案简单，销毁却完全不一样。电子档案，无法像传统档案那样确认被销毁，但却可以更容易控制可及性。通过数字认证技术和文件期限设置，可以确保档案复制件只被已授权人阅读，也可以保证档案复制件只能在一定的期内阅读，不存在回收销毁问题。

较之传统档案，电子档案最大的优越性体现在对档案的知识利用上。传统档案的信息是分散、无关联的，很难对其中有用信息进行综合分析统计，形成更有作用的知识，以进一步指导社会实践活动。电子档案，如果符合一定的标准格式，能分解成元数据，则可以进行任意范围和层次的分析统计，从中挖掘出更有深层次的规律性的知识[2]。

5新的工作内容

5.1 设备故障安全防范网络和计算机设备等硬件系统出现故障造成的危害也是非常大的。其主要可导致数据完全丢失或者系统无法保持原有数据的存贮状态。这就要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据可用性，可根据自己的工作需要和资金分配进行选择。如果是以保护数据为主要目的，往往采用“冷备份”机制，其优点是比较节约，操作简单，缺点是数据不同步，最新数据有丢失。如果系统在设计之初就考虑了双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，可以保证业务人员安全地操作系统，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。

5.2信息加密信息加密的目的是用来防止通信线路上的窃听、泄漏、篡改和破坏，保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开档案信息的非公开性。凡是需要

在网络上传输的不宜公开的数据，传输前必须加密。通过严格限定信息的共享范围来防止档案信息被非授权用户或实体篡改和破坏，保证合法用户

对信息和资源的使用不会被不正当地拒绝。在多数情况下，信息加密是保证档案信息机密性的有效方法。信息加密过程是由多种多样的加密算法来实施的，通常将其分为常规密码算法和公钥密码算法两大类。在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中的档案信息的安全。

5.3访问控制访问控制技术是网络环境下档案信息安全防范和保护的主要措施和手段，它的主要任务是保证包括档案信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。具体措施包括：①入网访问控制。它控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，控制准许用户的访问时间和准许他们在哪个网站入网。有了这道关卡，即使是网络合法用户，如果连网站都进不去，就谈不上获取相关的文档信息；权限控制。它控制用户允许访问哪些目录、子目录、文件和其他资源；指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作，如只读、修改、创建、删除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止档案信息的拷贝、篡改和破坏;③防火墙控制。它允许用户对其常用的档案信息库进行适当权利的访问，限制随意删除、修改或拷贝档案信息文件。用以防止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，也可称之为控制进、出两个方向通讯的门槛，既可以阻止对本机构信息资源的非法访问，又可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。目前的防火墙主要有“包过滤型”和“应用代理型”两大类防火墙，分别用于不同的网络层来执行安全控制功能。

高校档案管理服务模式 篇6

1 网络环境下档案服务新模式

1.1 搭建信息交互平台。计算机网络技术的发展使档案信息资源的共享实现了可能，档案部门可以通过建设网络交互平台，通过用户的注册或者统一认证体系，实现档案资源检索的便利性、互动交互，用户信息更新等新的服务模式。

其中如何保证信息的可靠性和用户信息的机密性是这项服务的关键技术。针对这种风险，如果是局域网用户可以通过IP限制，建立自己单位的档案服务网站，在网站上发布信息，或者开发链接档案系统的计算机访问接口；对于社会档案部门，可以通过统一认证技术，实现个人对个人档案信息的查找和更新，对开放的公共档案信息进行检索和使用。这样大大地增强了用户使用档案资源的方便性和快捷性。

1.2 个性化专业服务。用户需求的多样化，决定了个性化服务的必要性，个性化服务是网络环境下一种新服务模式的探索，它是传统档案服务模式的延伸。个性化服务强调服务的主动性，强调用户的互动性，用户可以根据自己的需求对服务的内容进行定制，引导用户向数字档案过渡，满足特定用户群的特殊需要。提供个性化服务需要注意以下几点：（1）对用户信息需求进行调研，建立用户需求档案，及时掌握用户的信息行为，并及时调整服务的内容及角度，以用户的需求为目标，对档案资源进行开发和利用，为用户提供优质高效的服务。（2）对档案信息进行整合，提供深加工服务。海量的档案信息，很多时候使用户茫然无所适从。对档案信息进行总结和序化，提炼针对用户需求的有深度的档案信息，这种信息资源具有很强的针对性，能满足用户对某一个行业、领域、专题的深入研究，这样的资源深加工，体现了档案部门的专业化和个性化。（3）建设特色库和专题库，这样能够体现出单位的特长，特色资源库的建立，有利于提升本馆的知名度和资源利用效率，给用户提供新鲜的体验，吸引用户。（4）建立统一的检索接口和导航系统，方便用户检索，节省用户时间。

1.3 挖掘档案信息价值。档案的社会价值属性确定了其潜在的经济效益和社会效益，而由于种种原因，档案资源的利用一直都没有发展起来。以知识管理为主的今天，高新技术的不断出现，使人类的知识总量迅速增加，获取知识运用知识的能力也大大提升，作为知识载体的档案应该成为信息产业的支柱，所以对档案资源的挖掘显得尤为重要。可以借助网络技术积极开发现有资源，对档案资源进行有效的组织、标引、发布，形成统一而完整的体系，然后经过语义标识，进行聚类和分类，形成规模效益，这样可以很好地提供知识共享环境，促进档案知识的应用，档案机构可以给用户提供更全面的档案信息，同时档案的性质和范围也得到了拓展。提供优良的知识共享环境，并从不同角度将这些知识转化到个人工作当中去。从而促进用户和档案馆之间的关系。

2 网络环境下高校档案服务策略

高校发展的程度不同，决定了高校档案服务部门的业务范围以及服务层次的不同，但是所有的高校档案工作部门在工作中都应该从以下几点着手。

2.1 服务的主动性和创造性。高校档案服务部门的服务对象为教师和学生，由于目标用户的特定性，造成服务模式和服务手段的固定性，所以缺乏主动性和创造性。这种传统的“应答式”服务模式在服务种类、服务模式和服务手段上都比较落后，被动式的服务往往导致档案信息的准备不全面和不充分，影响档案信息资源开发和利用。

在服务主动性方面，档案部门应积极借鉴社会服务部门，摸索出一套适合高校档案工作的服务流程、服务管理和服务评估方案。高校档案部门应该及时关注社会和学校的动态，积极地整理相关档案资料对相关部门进行推送，同时在档案使用较集中的时间段（如毕业生离校、新生报到）进行业务的提前准备。将常见的问题进行总结和归类，建立FQ库，方便用户的使用。目前高校已经实行聘任制，通过对服务的考核，来给工作人员的岗位竞聘提供支持材料，这样形成良好的循环，将使高校档案工作在高校的发展中占有一席之地。

2.2 服务手段的现代化。网络已经成为人们生活中不可或缺的一部分，档案工作必须跟上这种节奏。档案服务工作要想融入这个大环境中，就必须使用现代化工具。可以借助计算机设备对档案资源进行定位，方便检索，建设用户使用数据库，借助邮箱、微信、微博等通讯软件对业务动态进行发布，使用户及时掌握档案馆动态。

档案服务信息的网络化可以大大地提高档案工作效率，提高档案资源的利用效率，更重要的是这样顺应了办公自动化和人们的使用习惯。如果不顺应人们的使用习惯进行改进，慢慢地会被社会边缘化，档案工作的实际功能也将萎缩，不利于档案工作的健康发展。尽量多地将现代化工具和模式引用到实际工作中，才能推动档案事业的发展，解决大量档案资源处于休眠状态的现状。

2.3 服务的双向性。高校档案机构一方面要做好对用户的服务，同时也要加大档案资源的建设力度，根据社会的发展，积极拓宽档案来源。除满足正常的教学工作外，还应该根据学校的发展阶段提供教学制度的改革与创新、教学经验的研讨与交流、优秀教学案例的积累与分析等专项档案资源的搜集和整理，为学校的发展作出贡献。这样做可以为学校科研活动提供可借鉴依据；为大学生素质培养提供事实案例；为教学管理提供科学依据等，大大地拓宽了档案工作的领域。同时还可以积极与相关管理部门联系，向社会人员开放档案馆部分档案资源，加强与其他档案馆的合作，积极为社会档案馆提供资源并获取与本单位发展相关的档案资源。

2.4 建立高校档案信息服务评价体系。建立档案信息服务评价体系有利于从量化方面对档案服务工作进行评价，有利于确定档案服务工作的落实情况，是提高档案服务质量的重要保证。由于缺少相关的评价标准，高校档案部门缺乏对新服务的学习动力，容易固守传统的服务模式，服务手段老化，服务质量难以保证。目前高校的教学评价、图书馆评价标准都基本建立，档案馆也应该建立评价标准，应该包括：（1）制度保障。建立完善的档案服务制度，档案制度应该具有一定的激励性，评价服务的标准要具有可操作性。（2）服务流程。要具备规范的服务流程，服务流程要符合法律、法规、行规和单位规定，具有高效、快捷的标准。（3）服务指标。对各种档案服务种类作出明确的归类，并要对每项服务需要达到的标准作出明确规定。（4）评价权值。需要对档案服务所涉及的各个环节进行细分，并赋予一定的权值，指标要全面、科学，对每次服务都能够进行评价和总结。（5）评价搜集。建立完善的评价搜集系统，采集机制要合理合法。

3 开展服务新模式的注意事项

档案部门开展新的服务模式是必要的，但是在开展新的服务模式和服务理念的同时也要注意以下事项：（1）档案的保密性。档案的保密性是档案资源的基本属性，在使用网络等新式手段的同时要保证档案资源的保密性，对档案资源的保密等级要进行界定。保证单位和相关人员的基本权益，要考虑网络环境下用户的复杂性和可攻击性，做好保密的同时，还要对加密技术，防火墙技术进行安装，保证档案资源的安全性。（2）档案的长期保存性。一旦开展新式的服务模式，可能会增大档案资源的使用频率，面向的用户群可能也会扩大，这样就要求档案工作人员在对档案资源的保护上切实注意，保证档案资源不被损坏。长期保存需要注意数据库的备份和更新，预防自然灾害和人为灾害给档案资源带来的危险。（3）遵守相关法律法规，在对档案资源进行服务模式拓展的同时，档案工作人员要遵守相关法规，不能确定的部分要向主管部门进行请示核实，以免造成不必要的损失。

网络环境的发展是社会的巨大进步，给档案资源的共建共享提供了优异的通信条件，使一些过去不能开展的业务具备开展的条件，网络技术在档案界的运用，能极大实现档案资源的共享，方便用户的档案检索和利用，同时也给档案界的服务带来了挑战，档案工作人员必须抓住机遇，提高自身业务素养，努力学习新的网络技术，将传统档案技术和服务方式与新的服务相结合，提高服务质量，为社会的发展和经济建设作出应有的贡献。

高校人事档案管理模式研究 篇7

一、理论依据

《档案管理学》(第三版)第三编第十一章指出人事档案是专门档案的一种,专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。“业务活动与行政管理、会计、统计、人事等工作,构成了一个整体,反映了一个单位的全貌。人为地放弃这些联系,而去强调不同单位的一种专门档案的整体性和成套性,就会使一个单位的档案整体被分割开,反而不便于档案的管理和利用”[2]415。

《人事档案管理教程》第五编第二十六章指出“人事档案与其他专门档案一样,有其独特性、但毕竟属于档案范畴,具有相同的属性,国家档案政策法规,特别是规范化标准化要求对人事档案具有同样指导作用。因此,应进一步落实将人事档案工作纳入全国档案工作体系的决定,使我国人事档案管理的领导体制,是以组织部门为主导,人事部门为主体,档案部门为宏观管理和协调的领导体制”[3]419。由此可以看出,人事档案由高校档案馆管理能更好地体现人事档案的根本属性,更有力地贯彻档案政策法规,提高人事档案工作的管理水平,更好地为组织人事工作服务。

二、政策支撑

2008 年9 月1 日起实行的《高等学校档案管理办法》第四章第三十二条指出“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”近年来,高校教师因办理出国、亲属落户、房产继承等需开具未受刑事制裁证明、出生证明、亲属关系证明、查档证明的情况日益增加,若人事档案存放在组织人事部门,上述档案证明就应该是组织人事部门出具,这明显与《高等学校档案管理办法》精神不符。

三、学者观点

1991 年,董德臻老师在《学校档案》上撰文《人事档案应纳入高校档案综合管理》亮明高校人事档案应纳入高校档案综合管理的观点,并指出“它与学校其他类档案一起共同形成了高校档案的大系统,各自从不同方面、不同角度反映了学校发展的真实面貌,记载了学校发展的真实凭证,是高校档案不可分割的一部分”[4]5。自此之后,档案理论界关于高校人事档案的管理体制与模式问题展开了热烈探讨,总结各方观点,还是将高校人事档案纳入档案馆集中统一管理的占多数,如:景德镇陶瓷学院的汪水英老师在《浅谈高校人事档案管理模式的选择》中指出将高校人事档案管理工作逐步纳入到综合档案管理的模式纳入是必然的,有益于提升高校档案管理水平,促进档案信息资源的开发与利用。佛山科学技术学院的彭坚老师在《论高校档案的“大综合”———高校人事档案纳入综合管理问题分析与对策》一文中提出应将高校人事档案,纳入综合档案管理,其必要性在于整合资源、优化保障的需求,人员专业素质提升的本质要求,政府机构改革的有益借鉴。河南师范大学的薛万新老师在《高校人事档案归属问题探析》中指出“从今后的发展趋势看,实行基于档案馆集中管理的高校档案综合管理机制,将是高校人事档案管理的发展方向”[5]33。广西医科大学档案馆的刘宁娟老师在《高校人事档案归属档案馆管理之我见》一文中指出高校人事档案工作是高校档案不可分割的一部分,归属档案馆管理可以让人事档案充分发挥职能作用,为高校事业发展提供更为优质全面、高效快捷的服务。

四、实际意义

由于历史的原因和组织人事工作的特殊需要,传统上高校人事档案由组织人事部门管理的情况居多。

1.有利于实现高校档案资源的整合。高校档案资源是记录、承载高等教育发展历史和地域文化的重要载体,也是传承社会文明的宝贵资源。受“大档案”观的影响,高校档案的大融合是必然趋势。实行“大档案”管理就是要求集中统一管理全校所有档案,据此,高校人事档案应由高校档案馆管理,实现与高校综合档案资源的互补和增值。结合高校档案馆正在进行的馆藏数字化和数据库建设,档案资源的集中可以实现高校全部档案资源网络化、信息化,依托高校数字校园建设平台,实现档案资源共享,为学校及社会提供丰富多样的档案信息资源和高效、快速、准确的服务,最大限度地满足学校和社会的需求。

2.有利于实现高校人事档案的科学管理。随着高校改革的不断深入,各项管理工作不断走向系统化、正规化,人事档案工作作为高校管理工作的一部分,也必将走向规范化、科学化管理。若人事档案放在组织人事部门管理,将不利于实现人事档案工作在国家档案行政管理部门的宏观管理、组织协调下和同级人民政府档案行政管理部门监督、指导下进行,其工作水平很有可能滞后于整体档案管理工作。由档案馆集中统一管理各门类档案,一方面学校可以充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备,在人、财、物等方面的配置上进行通盘考虑,合理利用资源,例如库房温湿度的统一控制,打孔机等装订用具的共享。另一方面,人事档案和其他档案一样,具有档案的共性,它的管理和学校综合档案在管理程序及方式上有着很多共同之处,且档案馆具有的档案专业背景的人比组织人事部门多,通过开展定期的业务学习与交流,组织科学研究、外出培训等,可以不断提高人事档案工作者的业务能力,促进日常工作规范化和高效化,实现人事档案的科学管理。

3.有利于实现高校人事档案的高效利用。首先,数字档案馆的建设方便了利用。随着信息技术和网络化的迅猛发展,各高校档案馆如火如荼地进行着档案资源数字化建设,人事档案也是其中的一部分,数字化系统对接组织人事管理系统,给予组织人事部门相应的查看权限,解决了组织人事部门利用档案不方便的问题。对于确实需要调阅利用实体档案的情况,一直以来高校档案馆都积极为组织人事部门利用开辟绿色通道,例如通过电话确认提前复印好需要的材料,节省了调阅和等待的时间。

其次,与综合档案资源整合利用。由档案馆管理人事档案,其中缺少的某些材料可以更加方便快捷地从党群、行政、教学、科研类中查找,或补充或相互印证,如职务资格批文、科研获奖及专利、“长江学者”、“千人计划”、“享受政府特贴”的名单等,实现了档案利用的立体化。另外,各高校参照《干部档案工作条例》的精神,去世职工的档案由高校档案馆管理,而在职职工在人事处或组织部管理,这不仅割裂了二者之间的历史联系,其中还存在着归档时间差的问题,若要查阅去世职工档案,按照五年的规定,利用者很可能跑过两个单位才能查阅利用。

再次,人事档案更好地服务于民生。人事档案从形成之日起,是为组织、人事工作服务,不对外提供利用的,随着社会的进步及人事制度改革的深化,这一利用现状正在改变。近年来,我国各级各类档案馆为大局服务、为社会公众服务的呼声不断高涨,越来越多的百姓因民生档案走进档案馆,这根本上是由档案馆的服务性质决定的。高校档案馆也不例外,人事档案中包含着上学就业等诸多信息,教师办理户口、出国财产继承甚至生育子女等都需要档案,人事档案从传统上服务组织人事工作转向了服务公众,由档案馆管理比组织人事部门管理能更好地满足民生需求。

4.有利于监控高校人事档案的真实性。材料真实是人事档案的生命,是体现人事档案有效作用的前提。在高校人事制度改革不断深化的今天,人才管理已成为高等教育的核心内容、学校发展的支柱,人才流动性加大,更显示出记载人才情况的档案资料的珍贵。人事档案中的大部分材料都是由组织人事部门直接产生或由其经手的,将高校人事档案交档案馆管理,使得材料形成人员和档案实体相互分离,加上档案馆工作人员对档案内容的审查和监督,一定程度上减少了档案材料被抽取、撤换、涂改、造假的可能。此外综合档案中关于干部任免、职工调入调出、学历学位、职称评定、奖励与处分、工资变动等的相关档案材料记载也可与人事档案中的信息相互印证,从而有力地还原事实原貌。

高校人事档案与综合档案的集中统一管理对高校档案馆来说也是一个挑战,也会面临诸多困难,比如上级组织人事部门的指示精神可能不能及时传达至档案馆,导致政策实施拖延;作为行政管理职能相对弱化的高校档案馆给组织人事等材料形成部门提要求力度不够,易造成监管不到位;教工调入、考核升迁、调资变动等都需要利用人事档案,档案馆的工作量大大增加。因此高校档案馆要牢固树立为组织人事工作服务、为学校事业发展服务的思想,不断总结工作中的问题和困难,适时适度地改进工作,实现高校档案工作的科学系统化管理,确保人事档案的安全和有效利用。

参考文献

[1]曾红.对高校人事档案管理模式的思考[J].泰州职技学院学报,2008(4).

[2]陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2008.

[3]邓绍兴.人事档案管理教程[M].中国传媒大学出版社,2008.

[4]董德臻.人事档案应纳入高校档案综合管理[J].学校档案,1991(2).

高校教学档案三级管理模式初探 篇8

1高校教学档案管理概况

1.1高校教学档案的内容

高校教学档案涉及面很广,主要包含以下几方面:教育主管机关下达的指导性文件;综合性教学管理材料(制度、规定、统计表等);招生工作材料、教学计划、大纲、总结;学籍管理材料;学生奖惩材料;课堂教学材料;教学实习材料;教学实验材料;师资培训、业绩材料;教学质量材料;优秀教案;学位授予材料;毕业论文;教材目录与自编教材;在职教育材料(学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班);涉外教育材料等。

1.2高校教学档案的特点

(1)内容广泛、综合性强

教学档案涉及的内容庞杂, 仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。

(2)材料来源分散性较大

有来自上级主管部门的材料, 有来自本校教学行政管理部门的材料,如学工处的招生、分配名册,教务处的学籍管理材料; 有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等; 有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。

(3)多样性、多学科性明显

高校教学档案的载体多种多样,以纸质材料为主,同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。

(4)周期性、层次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存,还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式,使得教学档案的层次日趋多样化。 由于教学周期的长短,教学活动的周期性、规律性,决定了教学档案的成套性。

1.3高校教学档案传统管理模式

从管理方法上,现有的高校教学档案管理模式主要是分级、 分类管理。 分级管理的教学档案管理模式,是指对教学档案实行两级管理:校级管理和院级管理,即在校级主要对各教学档案部门做统一管理,各院系则设立具体的教学档案管理部门。 具体分工:校级管理的重点是对教学档案的总体管理上,主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则,对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定; 院系管理的重点是对教学档案的细节管理上, 主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。

分类管理的校级教学档案管理, 主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。 分类管理的院级教学档案管理, 主要负责教学建设档案,包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案;教学管理档案,包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案;教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。

1.4高校教学档案三级管理模式

《档案法 》 规定: 档案工作实行统一领导、 分级管理, 维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。 高校教学档案分级管理符合这一原则。 模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式,简单说,模式类似于定式,就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。 建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。

2高校教学档案传统管理模式的优缺点

2.1高校教学档案传统管理模式的优点

(1)组织体系

目前,大多数高校教学档案采用校、院两级管理,各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案,由相关职能部门集中统一保管和利用;二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用, 这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管,等过了利用高峰期,再转交给档案馆保存。

(2)规章制度

健全了相应的管理规章制度。 组织体系是管理工作的基础, 有效的管理工作还要以规章制度为保障。 规章制度由校档案馆统一制订。 通过相关规章制度的贯彻执行,规范教学档案管理工作行为,使之形成良好的运行机制。

(3)人员素质

重视了档案人员的水平提高。 目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平, 都加强了对档案管理人员的业务培训,通过各种形式的培训,拓展档案工作人员的思维、知识面,提高其业务素质,使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。

2.2高校教学档案传统管理模式的缺点

(1)教学档案管理部门权责不明

由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门, 而教学档案主要来源于业务部门。 现实状况是,关于教学工作的文件、 文件管理,档案、档案管理各自为政,缺乏有效的监督、指导和协调,出现了文件的形成与归档脱节,档案部门并不能参与到文件材料积累过程中,势必造成收集到的材料不全面。 还有,部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视, 没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做? ,造成了教学档案建档困难,不能做到统一管理,资源共享,统一利用的良好运行模式。

(2)教学档案管理制度不够完善

在日常的教学管理工作中, 各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。 各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识, 不能保证按时完成建档工作, 相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明,规定时限要求未得到充分执行,未辅以相应的考核和奖惩措施。 并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。

(3)教学档案管理人员素质欠佳

一是大多数档案管理员不是科班出身, 缺乏系统的档案管理知识,对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力,使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。 二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做, 这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作,没有多余时间和精力学习档案专业知识;也没有机会接受专门的档案管理业务培训,无法实现档案的优化管理,致使移交到档案馆教学档案材料不规范, 不完整。

3开展教学档案三级管理模式的对策和建议

笔者就高校教学工作的实际情况, 认为解决办法是建立第一级:档案馆,第二级:教务部门,学务部门、招生就业等部门,第三级:各二级学院或教学部的三级管理模式,从而优化教学档案的建档质量。

根据文件生命周期理论的含义: 文件从其形成到销毁或永久保存,是一个完整的过程;根据文件的价值属性,文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段;在每一个运动阶段里,文件特定的价值属性,与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。 因此,高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所,采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的,完全具有可行性。

3.1实行教学档案三极目标管理责任制

高校应成立 “教学档案管理领导小组”,领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件,统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院(部门)分管档案工作领导工作职责、各二级学院(部门)兼职档案员工作职责、 以及本校档案管理办法实施细则、 教学档案工作基本原则,教学档案归档范围和归档要求,教学档案的部门立卷和归档流程,教学档案的文件整理等各项规章制度,并且明确各级档案管理职权的分配,实行三级目标责任制,以便各教学管理部门、 各二级学院、 各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。

3.2建立教学档案三级管理的体制

教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。 借助这个网络体系建立一个良好的合作平台,在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位,使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序,按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求,并且按照形成者—时间—类别等分类标准收集、 保管有关教学和学生管理方面的档案材料。 定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核, 审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后(纸质版和电子版)统一上交到学校档案馆, 最后由学校档案馆进行合理规划、 统一编目,入库上架,从而保证了教学档案的准确、完整、系统,使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。

3.3健全各层级档案管理人员约束机制。

要加强监督指导,对存在的问题和困难给予指导和帮助,对教学档案材料的积累进行督促。 采取行政干预手段, 把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。 并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法, 定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估,适时进行必要奖罚。

3.4提高教学档案管理人员的工作能力

加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训,不断提高其业务素质,提高专业管理水平。 在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式,建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制,有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究, 缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距,不断提高终身学习的意识和能力,使其成为具有较高的业务素质,较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。

参考文献

[1]何玉艳,郑慧.高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界,2013(6).

[2]王琪.高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界,2013(7).

[3]张小兰,冉优卓.高校档案分级管理模式探析[J].兰台世界,2015(7).

高校教学档案新型管理模式研究 篇9

教学档案在高校教学中具有重要的作用, 高校对教学档案的管理也非常重视。高校教学档案是高校在教学和管理过程中所积累的有保存价值的材料, 与高校教学管理工作有着密切关系。教学档案是反映教学和管理活动内容的客观材料, 是衡量教学水平和质量的重要依据, 是高校建设和发展过程中的信息记录。传统的高校教学档案大多以纸质材料为载体, 当今网络技术和信息技术的发展, 为传统教学档案管理提供了新的发展机遇和挑战。高校档案管理要跟随时代和高校的发展步伐, 建立新型的高校教学档案管理模式。

二、高校教学档案管理存在的问题

信息化技术对传统高校档案管理带来了巨大冲击, 传统档案管理模式的弊端日益明显, 具体表现在管理制度不完善、职责分工不明确、管理人员少且素质水平较低和没有充分挖掘教学档案的价值等方面。首先, 高校对教学档案管理的重视不足, 管理意识匮乏并且没有健全的管理制度规范档案管理工作, 缺乏专业人员监管档案管理工作。其次, 由于教学档案具有数量庞大且比较分散的特点, 各个部门缺乏及时有效的沟通, 导致档案管理的职责不明确。再次, 高校扩招政策导致档案管理的任务量不断加大, 而负责教学档案管理的人员多是教学秘书, 在繁忙的工作中常常无暇顾及档案管理工作, 导致档案管理人员素质水平有限, 工作不到位。最后, 传统高校教学档案多是纸质材料, 对材料的收集、整理、归档和检索都很麻烦, 很难发挥其在教学评估和日常教学需求中的应用价值。

三、建立高校档案新型管理模式的具体措施

传统档案管理中的弊端日益明显, 建立新型教学档案管理模式是学校教学运行和管理的要求, 能对提高教学的整体水平具有积极作用。

(一) 加强重视, 完善教学档案管理机构。

要加强对教学档案管理的重视, 加大资金投入, 不断完善高校档案管理体制, 健全教学档案管理机构。建立学校档案管理的领导机制, 在教学档案管理中设置以学校为单位的校档案室的一级档案管理机构、以院系为单位的二级教学档案管理机构和以科室为单位的档案工作站, 形成档案管理网络, 从各个部门、各个环节不断健全教学档案管理工作。

(二) 规范档案内容的分类方式。

教学档案室教学活动的产物, 具有数量庞大、内容复杂、分布分散和具有周期性规律的特点, 教学档案管理工作要依据其特点, 遵循其规律, 找到适合档案内容的分类方法。可以从以下几个方面规范档案内容的分类, 首先是以规章制度和管理文件为主的管理类文件, 包括规章制度、工作计划和总结、工作会议记录等;其次是在教学活动过程和结果中产生的档案, 包括与理论课程、实践课程相关的教学档案, 比如教案、教学计划、实验记录等;还有与考试相关的档案, 比如成绩单和试卷等;还有与毕业论文和毕业设计相关的教学档案, 比如开题报告、答辩记录、优秀论文等。再次是教学科研成果类的档案, 包括科研论文, 各种获奖记录。最后是教师、学生的档案, 包括教师的信息统计表、职称和获奖情况, 学生的档案、就业情况和考验状况等。

(三) 加强高校教学档案的信息化、数字化建设。

高校教学档案的特点增大了管理难度, 借助先进的计算机网络技术和计算机软件, 能够实现教学档案内容的数字化, 减少传统教学档案在收集和管理中的工作量。要加快建设高校教学管理档案的信息化资源平台, 完成传统档案载体由纸质到数字化的转换, 充分利用当今的扫描技术和数字处理技术, 充分利用网络的存储和处理功能, 建立高效、可靠的教学档案管理新模式。

(四) 明确岗位职责, 打造高素质水平的教学档案管理团队。

建立新型高校园教学档案管理模式, 首先要将教学档案管理工作作为一个持续发展的动态过程, 根据现阶段的发展现状和实际情况, 持续改进管理制度。其次要明确各部门的工作职责, 通过各个责任的具体化和明确化, 从各个环节中改进教学档案管理工作。最后, 作为档案管理人员, 要不断提高自身专业业务水平和综合能力, 打造高素质水平的教学档案管理团队。

四、结束语

总之, 当今社会的信息技术和网络技术为高校教学档案管理工作创造了有利条件, 高校档案管理人员要抓住机遇, 优化教学档案管理办法, 建立高效教学档案新型管理模式, 充分发挥教学档案的应用价值。

参考文献

[1]莫家莉, 杨杰.高校教学档案全面质量管理模式探析[J].西昌学院学报 (自然科学版) , 2014, (03) .103-105

[2]孙靖靖, 金丹, 冯瑜.高校教学档案新型管理模式构建研究[J].兰台世界, 2013, (08) .42-43

[3]潘秀红.高校教学档案集成化管理模式的探索[J].咸阳师范学院学报, 2011, (06) .120-122

高校人事档案管理模式创新研究 篇10

一.高校人事档案管理模式及现状分析

(一) 人事档案管理模式。普遍意义上的管理模式是由众多管理知识集合而成的一个系统, 不同的管理模式具有不同的管理功能, 有效认识和运用管理模式是实现科学管理的一个基础。根据不同的标准, 对管理模式可以产生不同的分类形式。按照人事档案是否与高校十大类档案一同纳入综合管理范围来分, 那么高校人事档案管理模式就有纳入管理模式与非纳入管理模式之分;如果按照人事档案与高校十大类档案以及人事档案各类别集中管理程度来分, 那么高校人事档案管理模式就有集中管理模式和分散管理模式之分。当前阶段, 我国高校所采用的人事档案管理基本方式主要有档案馆模式和组织人事模式。1.档案馆模式。档案馆模式分为紧密型和松散型两种。紧密型模式是指将高校所有人力资源相关的人事档案汇集到档案馆中进行统一管理, 相应的档案馆工作即人事档案管理工作, 从业人员即档案管理人员的模式;所谓松散型则是指汇总到档案馆中的人事档案由高校相关部门 (诸如人事部门、组织部门等) 进行管理的一种模式。2.组织人事模式。类似于档案馆模式, 组织人事模式亦可以分两种:一种是将人事档案管理业务与职权收归高校人事相关部门统一管理的一种模式。另一种则相对较为宽松, 人事档案管理业务由高校组织下属科室或部门进行承担, 工作人员分属不同单位。相对于前者, 后者有利于高校各部门快速便捷地使用人事信息, 但由于人事档案管理横跨高校组织与人事两个层面, 不利于人事档案的规范性建设, 难以进行科学化管理。

(二) 人事档案管理现状及问题。1.就高校人事档案材料来说, 主要存在以下几个问题: (1) 档案材料易失真。高校人事档案作为指导高校组织人力资源配置工作的必要参考, 其真实性具有重要意义, 也是高校人事档案的价值所在。人事档案一旦失真, 易导致高校在组织正常工作、推进体制改革方面出现较大偏差, 影响高校的稳定、进步与发展。由于历史原因及传统习惯的影响与限制, 现阶段档案材料在内容上存在偏重于政治面貌、个人履历、工资待遇、评聘职称等狭窄的几方面, 资历材料空缺, 同时包含科研成果、教学研究、行政业务等实绩材料亦有所欠缺。人事档案材料内容缺乏真实性、全面性, 千篇一律, 简单雷同, 无法体现区别于他人的个性化特征, 这是当前高校人事档案材料失真的一大因素。人事档案录入程序不严格, 要求不规范, 致使部分人员填写虚假信息, 无法准确对其人事档案进行认证, 也是致使高校在识人用人方面由于材料失真出现失误的原因之一。 (2) 档案材料规范性程度低。人事档案的规范性对于整合人员信息、更新补充人事档案具有重要意义。中组部《干部档案条例》中明确规定:“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部档案”。现阶段高校的人事档案材料中, 缺公章、少签字、字迹不符合规定的材料比比皆是, 尤以新调进的教职工问题最为突出。 (3) 档案材料转接更新不及时。面临人才流动性日益加剧的新形势, 如何及时准确地转交、接收高校有关人员的人事档案显得尤为重要。人事档案如若不能及时更新与补充, 就会出现人员资料信息长期不变的问题, 进而影响干部、教职工等的切身利益, 不能及时准确地捕捉相关人员的现实绩效、发现其能力水平的提高, 不能充分发挥高校人才价值。2.针对高校人事档案的管理, 当前还存在一些不足, 主要表现在: (1) 管理体制不健全。当前高校的人事档案管理体制存在许多不足。诸如, 作为教职工干部及学生重要的个人资料信息储备库, 人事档案的开放性与安全保密性一直为高校人才所担心。怎样实现人事档案的转接手续、转接程序的正规化, 也是当前面临的体制问题之一。人事工作缺乏创新, 没有制约机制, 对从事档案工作人员业绩缺乏一套系统、长效、动态监督考核、验收和奖惩制度, 导致人事档案管理水平较低, 影响了人事档案管理工作的严肃性。 (2) 管理意识不清晰。档案管理工作作为一项具有很强的专业性、政策性、机密性、服务性和连续性的工作, 对高校的正常运作发挥着不可忽视的重要作用。但目前来看, 从事档案管理的工作人员仍不能清醒地意识到自己本职工作的重要性, 表现有两方面。第一, 工作态度不端正。受传统思维的影响, 部分人事档案管理者将人事档案管理工作简单地视为保管一堆文件材料, 疲于应付。第二, 服务意识欠佳。作为高校配置有效资源的依据, 人事档案具有至关重要的价值与地位, 人事档案管理者主动服务意识不强, 积极性不够。 (3) 管理手段偏老旧。人事档案管理由于受历史旧观点的影响与人、财、物力投入的限制, 无法适应经济高速发展新形势下的高校体制改革的需要, 管理方法与手段的相对落后。当前, 部分高校由于受传统人事档案管理思想的束缚, 人事档案的录入仍以机械式的口述手写为主, 导致同一人员不同材料很难整合。譬如, 影像资料、录音资料等多媒体资料与文字资料的不兼容问题。因此, 实现人事档案管理的无纸化、电子化, 推进人事档案管理数字化发展显得至关重要。 (4) 管理人员任用乱。人事档案管理中, 最繁琐枯燥的便是档案收集整理工作, 这就要求档案管理者具备超强的奉献精神与责任意识, 同时应具备一定的计算机操作水平, 能够达到档案录入无纸化、档案管理系统化、档案材料数字化等方面的新形势下的工作需要。现阶段, 高校档案管理中却存在着诸多问题, 比如工作人员年龄普遍偏大、学历层次偏低、知识结构老化等情况, 难以接受当前学管理档案的方法和模式。特别是对现代信息技术的不了解与不适应, 计算机操作水平低, 严重限制人事档案管理的革新。

二、高校人事档案管理的探索与创新

(一) 推进高校人事档案管理系统科学化进程。1.加大宣传力度, 增强高校各部门对人事档案管理的正确认识。每一份人事档案都是与其相对应人力资源的客观反映, 是一个人生平经历的浓缩与再现, 对人才的发展具有不可替代的效用。高校应加大对人事档案及人事档案管理重要性与必要性的宣传。一方面, 有助于人事档案管理者本身形成一种外在环境所导致的工作压力, 有利于激发其工作动力, 更好地组织人事档案管理工作。另一方面, 有助于加强人事档案信息使用者对其的重视与认可, 有利于高校深化人事制度改革, 不断完善人事档案管理体系, 形成良性的信息收集、整理、使用、更新、反馈循环, 促进人力资源合理有效地使用。2.优化管理模式, 规范工作程序。高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式都将在一定时期内在不同高校并存下去, 二者都存在一些弊端和不足, 都有进一步优化的必要, 而做好人事档案管理模式与所在高校的兼容则需要注意以下几点:首先, 从实际情况出发, 实事求是。就现在而言, 高校人事档案采取纳入管理模式还是非纳入管理模式的关键在于高校自身对于人事档案管理的认识是否清晰、人事档案管理发展前景是否明朗。其次, 高校应注重构建合理有序的人事档案管理网络。将人事部门作为中心环节, 各科室部门作为分支, 通过建立该体系有助于对人事档案的系统科学化管理, 保证信息流动的及时准确、信息质量的全面真实。最后, 好的体系需要好的制度来规范和保障。建立健全人事档案管理制约机制, 保证高校人力资源信息的相对安全, 是高校不可忽视的重要环节。3.多渠道多方法提升人事档案管理人员素质。人事档案材料信息是高校的宝贵财产, 是高校党组织工作及行政、科研、学术、实践等活动的重要参考。作为高校人事档案管理者, 务必不断加强自身学习, 努力提升个人素养。一方面, 正确认识人事档案管理这份工作, 清醒的把握住工作所赋予的神圣使命和重要职责, 培养良好的职业道德, 增强工作责任。人事档案管理者应以饱满的工作热情、严谨细致的工作态度积极投身工作中去, 不断追求自我超越, 形成良好的职业操守。另一方面, 作为组织高校改革的有力实践者, 高校应积极开展人事档案管理人员的岗位培训, 保证其人事部门人员能系统全面地接受新形势下的知识技能, 弥补部分档案管理者知识水平低、知识结构单一的现状, 激发其工作积极性。最后, 高校可以针对人事档案管理者开展学术科研活动, 提升个人的认知水平。在活动中, 通过竞争与合作激励人事档案工作人员主动探索适合高校体制改革的人事档案管理模式, 有利于缓解人事档案管理工作所导致的枯燥乏味等不良情绪。

(二) 促进高校人事档案管理数字信息化发展。1.人事档案趋于无纸化、电子化管理, 注重科技进步, 人事档案管理走向数字化。当前, 我国社会经济快速发展, 各种信息在接收、识别、传递等过程中呈现出纷繁复杂和转瞬即逝的特点。高校作为人才的培养机构, 往来人员复杂, 人事档案管理信息化是必然的要求。因此, 面对新形势, 高校应加强对计算机技术的重视, 努力追求实现人事档案管理的现代化, 充分利用现代计算机技术的方便快捷及时准确地进行人事档案的数字化管理。这涉及到人事档案信息的收集与整理、人事档案资料的整合与归档、人事档案的审查与批注、人事档案的借阅与归还等方面内容, 通过计算机多媒体技术的广泛应用, 高校人事档案管理者可以轻松地将以往难以整合的影像、录音、文本等资料进行无纸化处理, 协助建立电子版人事档案, 有利于实现人事档案管理的规范性目标。2.推动人事档案管理信息系统的建立与发展, 实现人事档案管理信息化。高校应积极主动地调整人事档案管理工作, 实现由实体管理向网络信息管理的过渡。通过开发适合自己的人事信息管理系统, 及时更新现有的人事管理技术, 间接地督促人事管理人员自觉提升自己的综合素养, 增强计算机本领。但应注意对人事档案信息的公开、保密程度的把握, 合理使用高校人才人事档案, 避免泄露人才信息, 给个人及高校带来不必要的纠纷与麻烦。

参考文献

[1]区社能等.高等学校人事管理概要[M].广东高教出版社, 1991.

[2]纪红卫.高校人事档案管理模式的改革探讨与理性思考[J], 北京档案, 2000 (10) .

[3]方丽华.高校人事档案管理模式创新探究社科纵横, 2013 (3) .

[3]徐英.高校人事档案管理探析.青海社会科学, 2006 (6) .

[4]谭丽珍.高校人事档案管理工作现状与创新发展[J].怀化学院学报, 2005 (12) :137~139.

高校档案管理服务模式 篇11

关键词：国内高校；诚信档案；运行模式

G647.24；G641

我国高校内部档案，是对学生在校信用贷款情况、交友情况、商业交易情况等等多项信息进行反馈的重要环节，等于是学生个人素质的证明书，在学生步入社会开始求职时，对于用人单位来说诚信档案也是重要的参考，可见其对学生个人发展及社会企业发展的重要意义。但由于诚信档案体系的运行制式具有特殊性，因此还需要进行更深入的研究。

一、高校诚信档案体系的意义与内涵

高校内部的诚信档案系统，是关乎学生未来的重要资料，学生在校期间借贷、交际等多个方面的行为都记录在内，具有十分明确的参考价值。这样的原始资料记录，不但有利于社会企业针对性对人才进行选择，更能起到监管学生，帮助学生完成自我约束的作用。就其实际应用意义来说，诚信档案相关工作的改革是至关重要的。但由于其运行的模式具有特殊性，因此还需要进一步思考，对合理运行模式进行更深入的研究，确保诚信档案建设工作能够更顺利的推进，为学生社会企业提供更多有利参考，为学生个人行为管理提供方向，为校方学生管理工作提供便利。

二、当前诚信档案相关工作问题所在

（一）诚信度存在问题

诚信是决定着校内学生诚信档案实效性的首要因素。真实、客观、不包含任何主观因素的学生信用原始资料，才具有相应的约束力与参考价值，但在目前人制管理的局面下，许多院校内部高层人员都并不重视档案真实性的体现，而是学生付出怎样的代价去赢得更好的评价，甚至会有擅自假造或删除部分学生重要信用记录的行为，这显然是不利于档案建立工作的。档案是为了约束与参考而建立的，只有真实客观，才能让学生的个人管理有更明确的方向，也只有这样，才能为就业单位的人才选择提供有效参考，建立校方的诚信形象，避免学生失信问题的产生。如果无法确保档案真实性与客观性，那么学生的诚信档案则不具备任何意义。

（二）评价内容存在问题

时代不断发展，学生的社会接触面也自然越来越大，随着多种观念及商业平台的产生，陈旧的诚信档案运行模式显然已经无法全面体现出学生的信用信息。在新的时代背景下，学生可利用的财务平台更多，涉及信用的财务行为方式也更倾向多样化，众筹与个人筹款便是涉及到个人信用度的财务相关平台。这样的信用信息拓展，需要得到校方的重视。校方需要拓宽信息获取渠道，对学生在当前所有类型财务平台上的信用行为进行更严谨、更全面的了解，确保评价内容与时俱进，能够更具体反映出学生个人诚信信息，才能避免信息遗漏的情况出现。

（三）专业信息平台问题

当前是网络时代，网络的利用覆盖各个领域，档案建立工作亦不例外。专业信息平台是当前学生诚信档案运行过程中至关重要的因素，不仅能够确保档案建立与管理工作更有效率，而且能够确保学生信息的体现更加全面。但由于目前我国高校内部诚信档案相关工作依然未受到应有的重视，所以专业化诚信档案信息平台的研发依然是被长久搁置的问题，即便已经有了相应平台，其中的各个项目更新也并不及时。没有高专业度的信息平台作为支撑，信息的全面获取更无从谈起。这样的诚信信息体系无法迎合当前社会信息化的发展需求，也无法提供全面有效的学生信用信息，需要及时进行更新改革。

三、高校诚信档案运行模式完善措施

（一）转变运行思想，促进信息透明化

要确保学生信用信息的有效性，保证信用信息能夠为校方、为企业、为学生自身提供参考，就要先确保信息的透明度，因此校方在开展档案建设及管理工作前，应当首先针对参与档案评定、建立与管理等环节的相关人员设立严谨且全面的管理规章，避免造价、包庇等问题出现，对违反规章的相关人员，应不分层级严厉处理。在对学生各项行为进行评定时，都要确保有相应依据。保证信息倾向透明化，才能更加真实。校方应当了解信用信息对学生未来发展的重要性以及信用信息的来源，学生的信用度来源于其观念与行为，所以为学生伪造好的信用记录并不能保证其得到好的发展，因为不具备诚信意识的学生在未来工作过程中依然不会遵守诚信原则，用人企业终究会发现其自身信用概况与诚信档案的出入，并对高校的诚信档案真实性产生怀疑。为学生伪造不好的信用记录更是对学生利益的侵害，一旦被查出会被严肃追求法律责任。所以确保信息的真实性与透明化是校方必须要做到的第一步。

（二）丰富评价内容，确保与时俱进

随着我国经济发展加快，渠道不断拓宽，学生也有了更多财务管理方式选择，贷款、众筹、分期付款等多种涉及个人信用的相关理财方式，使得诚信档案相关工作面临着更大挑战，即评价内容的丰富与更新。每项财务操作都涉及学生个人信用度的体现，所以校方只有不断对新兴理财系统进行了解，并对学生理财方式利用情况进行更深入的调查，才能得出最全面的学生信用信息，建立起具有权威性的诚信档案，避免信息遗漏的问题产生。例如轻松筹便是近年来开发的全民众筹平台之一，学生在此平台上的经济行为同样涉及其个人信用度，校方如果不及时了解到并及时进行调查，就会错失相关信息，评价内容也自然不完善。可见对相关平台信息的扩充与了解是十分必要的。

（三）建立高效信息平台，促进工作推进

当前是信息时代，校方想要确保诚信档案相关工作的推进更有效率且符合当前社会概况及发展需求，信息平台是十分必要的，但在以上分析当中已有提及，诚信档案相关工作在许多高校都并未得到应有的重视，而且在实施过程中缺乏创新思想，所以信息平台的建立对于许多院校来说都不是必要的。但事实上诚信档案的信息与学生毕业后的就业概率是息息相关的，而就业概率是校方教学实力的最直接体现，一言蔽之诚信档案相关工作是关乎校方发展的重要环节，而信息平台作为提升档案相关工作效率的重要渠道，自然是必不可缺的。所以校方应当注重对诚信档案信息系统的建立与改革，确保信息系统能够与时俱进，包含更多相关经济平台与理财类型，才能获得更全面的信息，使档案建立与管理工作更有效率。

诚信档案运行模式有利于校方的学生管理工作、人才推荐工作，不但是企业选择人才的依据，更是校方实力的体现。所以我国高校应当扭转思维，与时俱进，提起对档案工作的重视，多方思考，发挥创新精神，对当前运行模式进行改革，才能确保其实效性的发挥，促进院校发展。

参考文献：

高校新区基建档案管理模式探究 篇12

关键词：高校基建档案,管理模式,数据挖掘

“十五”以来,全国范围内兴起建设高校新校区的浪潮。历经十余载,人们开始注意到高校硬件建设成果的光环背后,一些管理问题开始显现,其中新校区基建档案的管理水平是一个较为突出、普遍的问题。近年来,国家档案局呼吁各级档案行政部门致力于服务建设项目,2014年天津将政府投资建设项目档案纳入专项验收范围。在这种发展形势下,我们将无法绕过档案验收工作,基建档案验收直接影响到建设项目的规划验收、备案及产权确定等工作,深入研究新校区基建档案的管理模式和管理措施迫在眉睫。

一、研究现状概述

在中国知网CNKI和维普期刊全文数据库,以“档案管理模式” 为主题进行检索,并在检索结果中以“高校基建档案”为主题再检索, 发现已有研究主要涉及以下几个方面:1高校基建档案的管理现状分析,立足于寻找和发现实践中存在的问题。如:陈芳(2012)、许德斌 (2014)等。2高校基建档案管理的建议与对策,谈到建立制度、保障库房及设备、配备培养专职人员、发展信息化等。如:方松、赵红萍 (2014)、王俊娇(2014)等。3从技术层面分析基建档案管理的信息化问题。如:孔提英、覃晓(2010)、邓哲、陈刚(2014)等。但总体来看,很少见到讨论建立明确的、系统的高校基建档案管理模式的研究。

二、高校新区基建档案管理研究的实践土壤

档案是一门应用学科,档案的基本理论和管理理念来源于实践,实践中产生的普遍问题将促进理论的再研究、创新。我们在基建档案工作实践中认识到新校区开建以来的基本建设档案管理活动较为滞后,在后期的整理中发现收集到的档案不齐全、质量参差不齐,因工程已经竣工数年而难以再追回缺失档案,走访调研的其他高校也存在这种问题。档案管理滞后给项目后期的规划验收、备案、 资产转固及确认产权带来很大的困难。于是,我们开始反思基建档案的管理工作。我们认真寻找发现档案管理和工程管理的结合点, 整合工程管理程序与档案管理程序,使之成为一套严密的流程体系。第一,在项目的前期准备阶段,申请建筑规划项目许可证之后应及时到档案行政机构做建设项目档案工作备案登记,并编制项目档案的归档范围、整理规则和质量要求。第二,在项目开工建设阶段, 会形成大量的施工管理文件、施工技术文件、图纸等。第三,在工程竣工验收阶段,要组织项目档案的专项验收,所有参建单位形成的项目档案要移交给建设单位,建设单位向城建档案馆移交一套项目档案。基建档案是从事基建活动的历史记录,工程管理和实施活动中会自然形成档案,对档案的有效管理活动反过来会促进基建业务的规范化。深刻认识到基建档案管理滞后的弊端,理顺基建档案管理工作程序,是高校新区基建档案管理模式研究的实践土壤。

三、高校新区基建档案管理模式

结合基建档案种类多、涉及部门广、形成周期长的特点,我们拟对基建档案的存在状态分别实施管理。第一,在形成过程中的基建档案,采取全过程管理模式;第二,工程竣工后,建设单位及所有参建单位形成的实体档案,采取集中统一管理模式;第三,大数据时代,高校基建数据的管理。我们希望通过多种方式的努力,改变基建档案是基建活动副产品的旧观念,使档案工作融合进基建管理流程,赋予基建档案管理工作的刚性约束力。

1.基于文件生命周期理论的全过程管理模式。20世纪80年代文件生命周期理论的研究系统趋于完整,意味着现代档案学的成熟。在如今的电子文件时代,文件生命周期理论或说是修正的文件生命周期理论依然发挥着积极的指导价值。该理论把“现代文件”也纳入“历史档案”的范畴,把现行文件到历史档案的发展看成是一个整体运动过程,提倡用一种系统的、动态的方法来研究档案,为我们研究高校新区基建档案的管理模式提供了新的思路。我们认识到基建档案从最初形成到最终永久保管或销毁是一个完整的运动过程, 文件之间有着内在的联系,启示我们对档案的管理活动要贯穿文件———档案的整个形成过程,建立基建档案的全过程管理模式,即: 在项目的前期准备阶段,提前介入,采取前端控制;在施工过程中, 实时指导监督、阶段检查;在竣工验收后,严把移交质量关。(1)前端控制。高校的基建活动周期一般较长,决定了基建档案的形成周期长,而且项目前期准备文件在形成后往往要提供各种不同用途的利用,极易导致丢失、损毁。这就要求档案人员要有“先行思维”,转变传统的“末位”观念,先行介入项目前期准备工作,实施前端控制。具体的控制手段有:制定本校基建档案管理规程和移交质量标准,本单位及参建单位都要遵守;在招标文件中明确要求档案工作水平, 投标单位的档案工作水平作为竞标的一个考核条件;在合同中明文规定档案数量、质量、移交时限、档案保证金以及违约的责任。(2)过程监管。文件经过流转最终编入档案,文件的形成质量直接决定了档案的质量,文件管理活动的有效性决定了档案工作的成败。实践证明,将文件档案管理与基建项目管理同步进行,是保证基建档案完整、真实、系统的最佳途径。档案人员应依据工程建设的进度计划,编制项目档案的收集计划;参加项目建设协调会议、开工交底、 重要设备的开箱验收、分项验收等施工管理活动中的重要环节;积极指导、监督项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及收集归档工作;根据施工的实际进度,对参建单位形成的档案进行阶段性检查、督促及时整改。形成业务流促进文件流,文件流规范业务流的互动机制。(3)验收移交。在工程项目竣工后,建设单位要牵头组织项目的竣工验收,档案人员应按时参加验收会议,提出验收后工程档案的整理质量和移交时限。在竣工验收后三个月内,建设单位要尽早组织各参建单位接受档案局及城建档案馆的项目档案专项验收,对提出的整改意见限时整改。在项目档案验收达到合格后,建设单位出具项目档案验收移交证明,该证明作为项目竣工结算付款的必备文件。把档案工作计划纳入项目建设管理计划、纳入项目工作程序,可以实现基建项目管理和基建档案管理的双赢;履行项目档案的工作程序就是全过程管理理论的实践应用,文件生命周期理论已经不仅仅是档案学者的认同范畴,也在广大的社会实践领域得到了呼应。理论来源于实践、理论指导实践、理论与实践互生互长。

2.高校新区基建档案实体的集中统一管理模式。我们认为,对于实体档案管理来说,最好的方式是建立集约化的档案管理模式, 这种方式在欧洲、北美发达国家已经比较成熟,可以作为借鉴。高校的档案馆是集中保管全校档案的专业部门,基建处是集中统一管理高校基建档案的过渡部门。对于内容复杂、数据格式多样的基建档案,建立本单位各相关部门和参建单位的档案工作网络,按照“谁形成谁整理”的原则,划分职责:建设单位负责收集整理项目前期及验收备案文件,监理单位负责收集整理监理单位文件,施工、安装等参建单位负责收集整理施工过程文件和竣工图。在工程竣工验收后, 各参建单位要向学校的基建部门移交两套实体的项目档案,并且高校内部与基建业务相关的前期文件也要汇集到基建部门,由高校的基建部门负责汇总、整编整个工程项目的基建档案,形成关于某一基建活动的系统的档案体系,这种集中统一管理档案的模式尊重基建档案的自然形成规律,有效地维护了工程档案的历史联系,便于该项目档案的查找和利用。

3.高校基建数据的管理。在大数据时代,基建档案的存在形式较传统的纸质档案具有丰富多样性,档案行政主管部门明确规定了工程档案中应该归档的电子档案,如照片、图像、图纸、扫描件、视频等。对各式各类的电子文件的管理,要进一步加强全过程控制和前端控制,管理措施的起点要向前延伸到信息化管理系统的设计之中。目前,很多高校正在研究建设基建项目信息化管理系统,在系统设计阶段,档案人员应介入并提出对系统的功能、兼容性、数据传输格式多样化等的需求,并综合考虑与学校档案管理系统的对接。在项目实施过程中,有权限的系统管理员应该实时上传项目信息,便于该工作网络内的人员随时调阅信息、查看项目进度,促进项目管理工作的公开透明化。建立信息化管理系统,及时将重要文件、图纸、变更等信息录入或导入系统,可以防范因档案遗失、损毁、与现状不一致等带来的无据可凭的隐患。通过把学校所有建筑、配套工程的档案进行数字化,将构成高校基建信息数据库。档案人员要有创新思维,对档案数据进行深度挖掘,开发信息服务,在提供利用上突出“活”,注意“主动”和“方便”。如:校园建设发展概览、校园景观浏览,建筑楼宇平面立体结构图和布线图、地下综合管线图,设计方案库、合同库、材料库,代理、勘察、设计、施工、监理及设备供应商信息库等。基建项目信息化管理系统的建成将成为基建档案工作的战略新领域,为基建数据挖掘、提供知识服务打开了通道。