高校档案管理思考（共12篇）
高校档案管理思考 篇1
摘要：适应新时期新阶段高等教育的要求, 确保档案工作为高等教育事业服务, 并使档案工作科学健康的发展, 这是新形势下档案工作的新思考。本文分析了高校档案管理存在的不足, 提出了促进高校档案进一步发展的措施。
关键词：高校档案,评估,档案管理
2006年辽宁省教育厅及辽宁省高校档案协会为配合教育部高校教学评估在辽宁省开展了高校档案评估工作, 并确立了对高校实施四年一轮的档案评估制度, 今年面临第二轮高校档案评估, 新的评估标准已出台, 是依据2008年颁布的中华人民共和国教育部27号令《高等学校档案管理办法》制定, 在九项38条考核项目中, 对档案工作提出了更新、更高的要求。如何适应新时期新阶段高等教育的要求, 确保档案工作为高等教育事业服务, 并使档案工作科学健康的发展, 这是新形势下档案工作的新思考。
一、新形势新标准对高校档案工作的要求
随着经济社会和高等教育的快速发展, 特别是随着信息技术的迅猛发展, 高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前, 我国正由教育大国向教育强国转变, 高等教育的发展又注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设, 高校档案的传统管理模式面临着新的挑战, 同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展, 高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进, 在继承的基础上不断改革创新, 才能促进高校档案事业科学发展, 更好的服务学校和社会。这也是此次档案评估的宗旨, 这次高校档案评估标准有其新的特点。
1. 贯穿了一种“依法治档”的思想。
明确了高校档案工作的体制保障机制, 首次规定高校档案工作由高校校长领导, 并明确其主要职责范围及考评标准。这一规定, 开创了我国高等学院档案管理体制改革的新纪元。
2. 立足“以人为本”和“与时俱进”两原则。
彰显了对高校档案工作者的人文关怀。评估标准规定:“高校档案机构的专职人员, 实行专业技术职务聘任制或者职员职级制, 享受学校教学、科研和管理人员同等待遇”;“对长期接触有害物质的档案工作人员, 保障其依法享受工伤社会保险待遇以及其他待遇, 并可以按照有关规定予以补助”, 体现了国家对档案工作者的关怀、体恤, 极大地激发了他们的工作热情。
标准要求学校谋划好学校档案工作的大局, 把档案工作纳入到学校建设的整体规划中, 采取切实有效的措施, 加强档案队伍的建设、基础设施建设、制度建设, 加快档案信息化的步伐, 把握历史机遇与时俱进, 为学校档案工作发展建立起充分的条件保障机制。
3. 努力构建高校档案的组织体系、人员体系、条件体系。
组织体系规定:高校档案工作由校长领导, 成立档案工作领导小组;人员体系规定:专业人员配置比例、综合素质比例、业务技能要求都作了详细的评分条款;条件体系规定:设备与设施的建设、经费的保障等要求。三个体系的构建保证了档案事业的协调发展。
4. 突出档案资源建设、档案信息化建设、档案馆建设、档案信息资源开发利用建设。
四个建设档案资源建设是基础保证, 档案馆是基本设施保证, 信息化是管理手段保证, 档案信息开发利用是服务社会的保证, 几种建设相辅相成, 协调共建。
二、对照检查目前高校档案管理存在的不足
近20年来我国档案事业取得了长足的进步, 取得了可喜的成绩。2008年12月20日, 中共书记处书记、中央办公厅主任令计划同志在出席全国档案工作会议上充分肯定了各级档案部门取得的成绩:一是档案资源建设有新发展, 二是档案服务有新突破, 三是档案工作手段有新改进, 四是档案保护水平有新提高。近些年高校档案事业也得到了良好的发展, 档案工作管理体制逐步健全, 形成了统一领导、分级负责的管理体制。档案法规和规章制度逐步建立完善, “依法治档”, 做到有法可依, 有章可循。档案设施不断完善、更新等, 一些先进的档案管理院校建成数字档案馆, 在我国高校的发展建设中发挥了极其重要的作用。随着经济建设的不断发展, 特别是与发达国家相比, 我国的高校档案管理工作还存在着较大的差距和不足, 主要表现在以下几方面。
1. 档案意识不强, 领导重视不够。
档案意识不强具体表现在高校对档案的重要性认识不足, 和其他的科研部门、教学部门相比档案部门的社会地位相对薄弱。有些高校人士认为档案工作无非就是收集、整理、保管一些已成为历史的东西, 是简单劳动, 没有重要意义。
2. 档案工作人员素质偏低, 队伍不稳。
学校各部门, 一般都安排秘书、内勤人员担任兼职档案员。档案管理人员有些是身兼数职, 半路出家, 没有经过业务学习和培训上岗。有些高校甚至不注重学历、业务、素质, 即使学历较高, 也不是学档案专业的;有的高校档案人员是内部调剂上岗, 从未给在岗人员进行岗位培训, 更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。凡此种种, 致使档案人员业务知识缺乏, 业务不精通。
3. 经费不足、设备不全, 硬件建设参差不齐。
档案工作要有必不可少的物质基础, 必须安排一定的专项经费, 一是用于档案库房设施的不断完善, 保障档案保管的基础条件, 二是用于从事档案的科研工作, 将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设, 科研经费比重大, 对于档案事业的经费投入不足, 所占比例也很少。档案设备不配套或设备落后。
4. 管理模式呆板陈旧, 手段落后。
当今电子技术飞速发展, 特别是网络技术的发展已覆盖各行各业, 有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式, 档案管理技术跟不上时代的步伐, 很多高校档案部门硬件设备落后, 软件还使用单机版, 更新不及时。
5. 对档案工作宣传不够, 群众参与意识薄弱。
由于档案工作宣传力度不深, 广度不够, 影响不大, 知名度不高, 很多人对档案不了解。档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益, 还没有被广大群众所认识。
三、通过评估促进高校档案进一步发展
如何抓住评估给档案工作带来新机遇和新挑战, 进一步促进高校档案工作的发展, 我们应从那些方面进行更深层次的思考?档案部门借此东风又应做哪些工作呢?
1. 加强领导, 理顺体制。
把档案管理真正纳入学校各级规划和计划中, 纳入到学校各部门的工作中, 纳入到各类人员的考核指标中, 在人、财、物上得予保证。
2. 更新观念, 开拓创新。
观念的转变是一种超越自我的过程, 与时俱进体现的就是这个理念, 每一个单位的生存和发展都要与时代并进, 否则就会落伍, 档案工作也不例外。作为高校档案工作者, 必须更新思想观念, 运用档案学理论提出新观念, 探索新问题, 开拓新领域, 唯有创新才能得发展。改变过去就档案抓档案, 关起门来管档案的思维方式和工作模式, 推动传统档案观念向现代档案观念的转变。
3.“依法治档”, 规范管理。
依据《档案法》和《高等学校档案管理办法》制定高校的档案管理标准。高校应建立健全各项管理制度, 尤其是要健全岗位责任制, 把完整地、系统地收集整理档案工作纳入到各基层领导和专兼职档案员的岗位责任制中, 并与考核、奖惩、定职挂钩, 各基层领导要督促本部门档案人员定期向档案部门移交档案。这些制度的实施有利于保障高校档案的集中、完整和安全。
4. 加强档案队伍建设。
档案管理现代化不仅是设备、技术的现代化, 更重要的是人的思想观念和智力水平的现代化, 这是档案工作现代化的深层次的目标。所以要尽快在高校档案队伍中普及现代知识教育, 改善他们原有知识结构, 加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养, 尤其注重培养他们的创新意识、创新方法, 用各种适于档案工作的新知识和新技术 (特别是信息技术) 来武装高校档案工作者 (如“文档图情资一体化”思路及信息网络化的趋势) 。如果高校档案工作者不具备信息技术, 将无法参与与信息管理员、数据管理员、图书管理员及其他信息工作者的共同工作, 必将削弱档案在信息社会的活动和竞争力。加强高校档案人才意识, 建立并完善高校档案人才培养的竞争激励机制, 进行定期或脱产培训, 通过各种途径提高高校档案工作者的素质, 这是高校档案部门在激烈竞争环境下争得一席之地的必由之路。
5. 强化现代化管理手段。
以计算机技术为核心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路, 先进技术手段的引入给档案工作提供了许多新的发展契机, 面向知识经济时代的高校档案工作必须加快现代化步伐, 必须因势利导, 与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的档案工作, 实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化, 加速档案应用信息高速公路建设, 这次《辽宁省高等学校档案工作考核评估标准》中, 也加重档案信息化建设的考核比重, 信息化建设考核指标占21分, 为考核最高分值。另外, 2009年7月辽宁省教育厅也出台了《辽宁省高等学校档案信息化建设实施纲要》, 纲要中制定了2009~2012年高校档案信息化发展目标, 纲要从指导思想、基础设施建设、资源建设、应用系统建设、制度建设、人才建设、安全保障系统建设和保障措施八个方面做出规划指标, 用以保障档案信息化建设与学校数字化校园建设的同步进行。
6. 拓展服务领域, 转变服务方式。
《高等学校档案管理办法》中提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件”这是首次赋予高校档案服务的新职能, 同时还指出高校档案机构充分挖掘档案资源, “采取多种形式 (如举办档案展览、陈列、建设档案网站等) , 积极开展档案宣传, 申报创建爱国主义教育基地”, 以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。这些规定开创了高校档案工作服务的新领域, 拓宽了档案工作服务的辐射面。作为档案工作者树立适应高校教育产业化、市场化发展要求的档案利用服务机制的创新, 强化全面主动、及时准确的服务意识, 改变过去单纯为学校教学、科研、管理服务, 而是更要为社会经济服务。档案工作者要积极收集和征集档案史料丰富馆藏, 加强检索工具的建设和完善, 积极开发社会不同需求的档案信息资源, 构建档案信息平台, 铺设档案信息公路。以实现档案服务社会的目的。
高校档案管理思考 篇2
高校学生档案管理的思考
高校学生档案是记录学生成长成才过程全面而客观的重要信息,是学生素质教育的重要手段.文章从学校、学生及用人单位三个角度探讨了高校学生档案管理的重要性,并指出目前高校学生档案管理工作中存在的.问题.最后就这一系列问题提出了解决方法,即在新形势下,改革高校学生档案工作,使之适应素质教育的要求,反映高校学生接受素质教育的成果,使之更好地服务于学校的各项教育改革,服务于学生的管理工作和就业.
作 者：作者单位：刊 名：素质教育论坛英文刊名：SUZHI JIAOYU LUNTAN年，卷(期)：“”(12)分类号：G64关键词：高等学校 学生档案管理
对高校学籍档案管理问题的思考 篇3
关键词：高校;学籍档案管理;问题;解决对策近年来，我国高等教育不断实现大众化，教学体制也在不断发生改革，高校招生人数不断增多，这种发展大大增加高校管理的难度，高校学籍档案管理工作难度也有所提高。高校学籍档案主要是指学生获取正式学籍后从进入大学一直到毕业之前整个大学期间产生的相关材料，是学生大学生活的真实反映，学籍档案具有动态扩充性、复杂性、数量多等特点，在高校管理中的利用率很高，不仅是评价高校办学水平，调整招生计划及人才培养模式的重要参考依据，同时也是用人单位选用、聘用人才的重要参考。由此可见，高校学籍档案管理的重要性。但是目前很多高校学籍档案管理工作仍然存在很多问题，对于学籍档案信息资源并没有合理的开发、利用，如何进一步加强高校学籍档案管理工作值得引起相关人员的思考。
1.当前高校学籍档案管理工作中存在的主要问题
1.1学籍档案管理观念陈旧
鉴于历史因素的影响，一直以来高校对于党政管理类档案管理重视度较高，但是对于学籍档案管理工作认识并不全面，不管是学校领导，还是院系主任、辅导员，对于学籍档案管理的认识都存在一些偏差。有的学校领导者认为学籍档案主要负责记载学生的相关信息，但是学生一旦毕业后，这些信息基本上没有很大意义，对于教学并没有很大的辅助性作用，因此对于学籍档案管理抱着“无所谓”的态度。有的高校认为，在当前市场经济发展环境下，社会看重的是文凭以及人才的综合实力，很少会关心档案。正是由于这些错误的观念，导致学籍档案管理严肃性慢慢褪去。
1.2缺乏规范、完善的管理制度
虽然国家近年来先后出台了《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》等相关文件，但是并没有制定专门的学籍档案管理规定。不同的高校关于学籍档案管理模式各不相同，很难统一，学籍档案管理混乱，缺乏规范性。比如，时间编排较为混乱、档案组卷及装订缺乏规范性等。而且，很多高校并没有安排专门的人员负责学籍档案管理，主要是由学校各部门人员兼职担任管理工作。高校学籍档案收集、整理工作涉及到学校很多部门，比如招生就业处、学生工作处、教务处、各教学院系等，这种多渠道管理的方式导致高校学籍档案管理局面比较混乱，收集相关的材料也比较分散，在收集、整理、分类、汇总这些材料的过程当中很容易出现差错，或者遗漏某一个环节，从而使学籍档案缺乏完整性、准确性。不利于学籍档案管理工作的顺利开展。
1.3管理方式较为落后
目前，很多高校学籍档案管理仍然采用的是手工操作，在收集档案后，由工作人员整理、立卷、编写目录，不仅费时，也费人工，尤其是随着高校的扩招，工作人员的工作量只会越来越大，工作效率低下，并不能为档案利用者提供高效、及时的服务，档案利用率低下。
2.进一步完善高校学籍档案管理的建议
2.1应提高对学籍档案管理的认识
高校领导者应充分意识到学籍档案管理的重要性及必要性，将学籍档案管理工作融入学校日常管理工作中，对于管理工作中出现的问题应及时解决。学校领导者以及档案管理人员应主动学习关于《档案法》的法律法规知识，并且向学生们宣传档案法规的内容，切实提高相关人员对于学籍档案管理的了解和认识，提高对学籍档案的重视度。
2.2进一步完善学籍档案管理规章制度
科学、完善的学籍档案管理制度是确保高校学籍档案管理工作顺利开展的重要保障，为了解决学籍档案多渠道管理的问题，相关部门应及时将学生的学籍档案转交给学校档案管理部门进行统一管理，同时学校管理部门应结合学校学生的基本特点以及学校当前发展的实际需要，建立一套健全的管理规章制度，明确规定学籍档案收集、整理、审核、归档、保存等工作标准。其次，应做好部门的协调、配合工作，确保高校学籍档案管理工作的规范化、有序化，尽量提高学籍档案管理的效率。
2.3实现学籍档案管理的信息化建设
随着各种信息技术的高速发展，人们对于信息的需求程度越来越高，高校学籍档案管理工作中也应该积极引入现代化先进的信息技术手段，将档案信息系统操作代替传统的手工操作，提高学籍档案管理的信息化、现代化。实现高校学籍档案管理的信息化建设，相对于传统纸质档案管理方式而言，不仅可有效节省档案存储的空间，也可以大大减轻工作人员的工作量，减少人为差错，提高学籍档案管理工作效率和服务质量。高校可以根据自身发展实际选择最合适的学籍档案管理软件。学籍档案管理者应利用计算机网络技术最大限度的开发、利用学籍檔案，尽可能满足不同层次人群对于学籍档案信息查询的需求，真正体现学籍档案的价值。其次，在建设学籍档案信息化管理过程中，需要注意安全保密问题，一定保护个人的私密信息，可以通过访问权限设置的办法，对用户规定访问权限，明确划分用户对档案信息的使用程度，从而确保学籍档案信息的安全。
综上所述，高校学籍档案管理工作的作用越来越突出，高校领导者应提高对学籍档案管理工作的认识，明确学籍档案管理的重要性，制定科学、统一的管理制度，提高学籍档案管理的规范化、科学化，同时应加强学籍档案管理的信息化建设，提高学籍档案管理的信息化、数字化、现代化，全面加强高校学籍档案管理工作，使其为高校教学工作以及社会提供最优质的服务。（作者单位：长春工程学院档案馆）
参考文献：
[1]邬红云.浅谈高校学籍档案的管理[J].广东医学院学报，2012（4）：326—332.
加强高校档案管理工作思考 篇4
关键词：高校,档案,管理
高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分, 是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展, 高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段, 面临着许多新情况新问题, 特别是随着高校办学规模的不断扩大, 改革的不断深化, 高校档案工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高校档案工作要与时俱进, 不断创新档案管理, 努力把传统的、封闭的、静态的档案信息, 开发成现代的、开放的、动态的信息资源, 更好地服务于学校的建设和发展, 服务于社会。本文就加强高校档案管理谈谈个人的认识, 求教于专家学者和档案管理工作者。
1 高校档案管理工作的现状及问题
《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行, 为高校档案工作的依法开展提供了法律依据, 奠定了坚实的基础, 同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围, 高校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上, 学校的档案意识在增强, 各部门对档案工作的重视程度有了较大提高;档案队伍在逐年壮大, 素质也在不断提高。但从整体上看, 目前高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方, 需要不断加强和改进。集中表现在:
一是档案管理工作不规范。虽然部分高校按照档案法的要求, 加强了对档案的领导和管理, 并且按照国家档案馆建设标准, 建立了规范的档案馆, 是仍然有部分高校因各种原因, 档案管理工作还没有完全规范, 档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理, 专兼职管理人员配备不到位, 管理制度不健全;由于缺乏及时归档意识, 导致一些基层单位档案长期不整理、不装订, 管理水平低, 收集渠道不通畅。
二是档案基础设施建设相对滞后。新时期档案工作的要求不断提高, 对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比, 部分高校档案基础设施建设投入不足, 适宜安全保存档案的专门库房缺乏, 防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足;适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。
三是管理人员素质有待提高。首先人员数量不足, 档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。其次, 档案管理人员队伍的专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要, 高校现有的档案人员虽经过一定方式调整, 改善了文化结构和职称结构, 大都具有大专以上文化程度, 高中级职称人员占有一定比例, 但随着高校档案范围的拓展, 现代化管理要求在不断提高, 其人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题。特别是能进行档案信息深层次研究和开发的复合型的档案管理人才仍显得十分匮乏。档案人员素质制约了档案现代化管理, 影响了档案的信息开发和编研工作。第三, 基层管理人员多为兼职, 且频繁更换, 造成档案管理人员队伍不稳定, 素质参差不齐, 为规范档案管理工作增添了难度。
四是管理方式落后, 信息化管理手段运用很少。目前许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式, 这种方式已经越来越显得无能为力, 难以适应信息化的要求;现代信息技术手段, 如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库, 但多仅限于简单的数据统计, 还没有实现较高水平的数字化管理, 难以开展整体信息资料的开发与利用。
高校档案工作存在的这些问题, 究其原因是多方面的, 但笔者以为最主要的原因有二。一是认识不到位, 重视不够。表现在部分高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足, 没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源, 档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强, 重视不够。二是档案建设投入不足, 在高等教育快速发展的今天, 各学校在发展过程中面临许多困难, 需要经费投入的地方很多, 对档案建设投入相对较少, 致使档案建设中许多应该解决的问题, 得不到及时解决, 档案建设跟不上学校发展的步伐。
2 加强学校档案建设的建议及对策
做好新时期高校档案管理工作, 需要进一步加强组织领导、夯实基础, 强化队伍, 规范管理, 提升档次, 努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。
(1) 进一步加强领导, 为档案管理工作提供组织保障。
《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一, 各高校必然把档案工作纳入学校整体发展规划, 加强对档案工作的领导和管理。”高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。高校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分, 档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。高校档案资料对于学校来说, 如同一面镜子, 它详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程, 它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节, 它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶, 是认识和把握高校发展客观规律的重要依据, 是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视, 加大人财物的投入, 特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中, 为档案部门提供良好的工作条件, 支持档案部门参加学校的各项重要活动。同时, 还要提高广大教职工对档案工作的思想认识。档案工作是一个专门的学问, 涉及部门和范围极为广泛, 必须引起广大教职工, 特别是管理工作者对档案工作的重视, 只有在思想上统一认识, 才能增强大家的档案意识, 使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视, 人人参与, 共同做好档案工作。
(2) 进一步加强规范, 完善管理体制和工作机制。
做好高校档案工作, 在工作方式上必须遵循科学规范的原则, 理顺关系、健全制度, 完善机制, 规范管理。①工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则, 部门形成档案, 学校集中管理, 防止分散管理出现的弊端。②完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度, 从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度, 推进档案管理工作的制度化和规范化;特别要做好档案的收集、整理和归档工作。一是严把收集关。要明确收集范围, 及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料, 对学校一些重要活动、重大事件要及时收集补充, 确保档案的完整性;二是严把鉴别关。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核, 做到取之有据、舍之有理。三是严把整理关。收集来的归档材料, 要严格按照规范进行整理立卷, 做到分类准确, 编排有序, 目录清楚, 纲目分明, 装订整齐。四是创新工作机制, 进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制, 改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低, 收集渠道不通畅的问题。要适应管理信息化的需要, 逐步转变档案管理职能。未来高校档案馆 (室) 的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心, 其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。档案人员也不再是整天埋头守库房, 而是通过网络来管理动态的档案信息, 维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性, 履行一个信息管理员的职责。四是实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人, 专 (兼) 职管理人员为直接责任人, 把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核, 实行责任追究。
(3) 进一步加强队伍建设, 提高人员素质。
档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径, 提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍。建立一直专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆 (室) 要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员, 确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要, 及时补充调整管理人员, 严格档案手续移交, 确保基层档案工作的稳定性。二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求, 分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训, 不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆 (室) 或地方档案馆进行实习操作, 让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。要提高档案管理工作者现代化意识, 更新观念, 强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校, 完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性, 积极参与学校的各项活动, 主动、及时地为学校工作提供优质服务, 切实加强对现代化管理技术的学习和研究, 了解和掌握最新的现代化管理手段, 提高业务素质, 使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。三是建立竞争激励机制。要对工作任务进行细化, 责任到人, 实行量化考核, 充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。
(4) 进一步加强信息化建设, 推进管理升级达标。
高校档案管理思考 篇5
[ 10-09-24 15:41:00 ]
作者：曹济群
编辑：studa20
[摘要]加强高校党员档案管理,是学校基层党员管理水平,适应新时期高校基层党组织建设的需要。本文从分析高校党员档案管理中的问题入手,针对问题,提出切实可行的相应对策和措施。
[关键词]高校 党员档案 管理
一、高校党员档案管理存在的问题
1.党员档案管理意识薄弱
部分高校基层党组织对党员档案管理工作重视不够,存在“重教学、轻党建”的思想,党组织负责人认为档案管理是党务工作者或分工干部份内之事,与己无关,不想去抓,也不愿去抓。有的党组织认为党员档案可有可无,在管理方面投入不划算,没有效益,处于不被重视的环境。从而使得高校党员档案管理工作处于被动落后局面,严重影响党员档案管理工作的开展,甚至影响到高校其他工作的顺利开展。
2.党员档案管理设备落后
目前高校党员档案管理工作基本处于“看庙守摊”的被动局面,普遍存在设备简陋、陈旧的情况。有些高校的党员档案放在没有加锁的木制文件柜中,没有档案袋,没有专用柜,更没有防虫防腐设备,也没有防火设施,更没有先进的档案信息管理系统。
3.党员档案管理工作人员业务素质偏低
目前,由于岗位性质,高校基层党建工作由辅导员负责,但其存在流动性大,任职周期短,专职人员缺乏,对学生党员指导力度不够的状况。新上岗的党务人员没有经过必要的岗位培训,过于简单的看待组织管理工作,在日常的操作中时常会出现因工作人员欠缺党的基本理论知识,忽视细节,导致工作出现疏漏。
4.党员的信息库建设不够完善
高校管理党员档案信息,建立党员信息库是必不可少的。目前许多高校组织部门都在使用2005年由中组部下发的“中国共产党本信息管理系统”,该系统可以有效地整合有关党的建设信息资源,便于各组织机构掌握范围内的党员信息。但是,在使用中发现很多高校对党员档案相关资料信息掌握不够充分,并且部分信息出现空白和错误。尤其在“中国共产党本信息管理系统”的日常维护中,不重视党员信息的更新,不重视新转入党员信息的采集,不重视已转出党员信息的转移,不重视“中国共产党本信息管理系统”软件的升级等工作,此外该系统还欠缺一些必要的管理功能,有待进一步完善。
5.党员材料目录不够完整
目前,档案归档工作中学生党员材料归档缺少目录,或者学生党员材料没有目录问题严重,没有材料目录或目录不全造成了高校学生党员档案管理中存在了诸多问题。在学生党员材料装档过程中,各高校学生党员材料目录不一致,有的高校将思想汇报、自传、党校学习成绩等材料装入档案,有的高校将部分党员材料不装入档案,导致学生党员材料在转接过程中出现缺少相关材料的现象。党员材料目录的不完整也容易造成在党员材料转接过程中遗失的现象,给高校党员档案管理造成了严重的不良后果。
[ 10-09-24 15:41:00 ]
作者：曹济群
编辑：studa20
二、高校党员档案管理相关思考及建议
1.加强领导,增强党员档案管理意识
高校党员档案管理工作是高校工作的一个方面,同样具有专门性和机要性的特点。各级党组织要认识到加强党员档案管理工作的重要性,高度重视党员档案管理工作,增强党员档案管理意识,把规范党员档案的管理工作纳入学校党建工作的重要内容,切实加强领导,落实领导工作责任。
2.加大投入,改善党员档案管理条件
各高校基层党组织要努力加大对党员档案管理的经费投入,划拨专项资金,为党员档案管理工作提供强有力的资金保障,改善党员档案管理的软硬件条件。在硬件方面,档案管理机构需更新管理设备,按照“勤俭节约与适应需要”原则,配备必要的党员档案及党务工作档案专柜、档案盒、档案袋及装订、保管工具等;同时配备防盗、防火等保安设施,确保档案的安全;引进新进的管理系统,实现管理信息化。在软件方面,一是要加大对管理人员的培训力度,提高档案管理人员的素质和实践技能;二是要更新档案管理理念,发挥档案的有效功能。
3.建立党员档案管理的长效机制
要建立健全党员档案管理的有关制度和办法,明确责任,强化措施,不断提高管理水平。完善党员档案管理机制,逐步实现党员档案制度化、规范化管理。按照党员档案管理的有关规定,结合本校、本单位的实际,建立健全档案收集登记制度、鉴别归档制度、档案管理人员工作制度等一系列制度。在档案工作中严格坚持按制度、按程序办事,实行“五不查阅”和“三不转递”,档案无特殊情况不离开办公室。强化党员档案管理的基础工作,保证党员档案材料收集全面、整理保存及时规范、查阅使用严格有序。
4.加强党员档案的信息网络化管理
传统的手工管理已经无法适应新形势下的党员档案管理要求,因此,在网络环境下党员档案推行网络化、信息化管理是必由之路。为此,高校应将党员档案管理的重心从实体管理转移到网络信息化管理上来,购买研制开发党员档案信息管理系统,实现高校党员档案的计算机信息化管理。同时党员档案管理人员也必须提高业务素质和技能知识,把握现代化管理手段,充分利用计算机建立党员档案数据库,实现计算机对党员档案的完整、准确和动态管理,促进高校党员档案管理工作的顺利实施,同时全面服务于学校的整体建设和发展。
5.积极挖掘和发挥党员档案的整体功能
档案建设的价值就是在于提高其利用率,发展备查、参观等作用。因此,要研究和探索发挥党员档案作用的新途径和新机制,重点要在两个结合上下功夫:一要将党员档案建设与规范党员组织关系接转、加强党员队伍管理结合起来。二要将党员档案建设与关爱学生党员、发挥党员作用结合起来。建设党员档案,本身就是对党员的一种关爱。各地各单位要抓住建设党员档案的有利契机,通过核对、集中补录资料等形式,实实在在地摸清党员的基本情况、家庭情况、平常流动情况等等,建立和完善党员信息库,定期对党员的思想状况进行分析。
强化高校档案管理工作的思考 篇6
高校档案管理工作是直接记录高校履行培养人才、科学研究、社会服务功能与开展各项活动。由于社会主义市场经济不断发展，我国高等教育事业飞速发展，也推动高校档案管理工作产生质的飞跃，面对当前崭新的历史发展阶段，还存在大量的新问题与新情况，尤其是由于高校办学规模逐渐扩大，日益深化改革，在高校管理中高校档案工作占据着更为重要的地位，发挥着巨大的作用。面对当前的发展形势，高校档案工作必须逐渐日益更新和进步，为建设和发展学校提供优质的服务，为社会提供良好的服务。
高校档案管理工作现状
高校档案管理包含各种信息流通，因而对配套设施、人员素质和管理機制等方面的要求也逐渐提高。由于社会经济水平日益提高，高等教育逐渐发展，高校档案管理面对着良好的发展大环境，有利于顺利开展各项工作。目前，各大高校对档案管理越来越重视，同时通过先进技术对自己进行武装，构建健全的工作机制，然而依然远远达不到预期的目标。一些高校档案管理缺乏较高的信息化水平，也未形成搜集、整理、查询等完善的工作体系，因而导致大量资源流失，服务功能不强。所以，该模式应用于高校档案管理中，必须对工作人员提出更好的能力要求与素质要求。
强化高校档案管理工作的对策
完善管理机制。在工作体制上，应当坚持集中统一、归口管理的原则，部门建立档案，由学校统一管理，避免发生管理过于分散的现象。构建健全的管理制度，完善学校、部门与单位的档案管理制度，进而从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档顶级至查看借阅直至责任追究均建立健全的规章制度，进而建立规范的档案管理工作制度；尤其是要收集好档案，对档案进行有效整理与归档。第一，严格把好收集关，对学校教学科研与管理服务形成的各类材料及时、准确、全面地进行收集，及时收集补充学校重大活动与事件的情况，保证完整的档案；第二，严格把控鉴别关。认真仔细地鉴别审核收集来的归档材料，实现取之有据、舍之有理；第三，严格把控整理关。将收集来的归档材料，根据要求有效整理立卷，明确划分类别，按照顺序编排清楚的目录，纲目分明，整齐装订；第四，创新工作机制，有效提升服务水平。为保证对档案材料的收集整理机制进行创新，转变基层单位档案长时间混乱不堪、未装订、管理不当以及缺乏收集途径等问题，适应管理信息化发展的需求，必须相应地转变档案管理职能。档案的保管基地与利用中心将高校档案馆的作用转变为档案信息控制管理中心，并实现由案卷管理实体作为管理对象转变为信息内容管理作为管理对象。档案人员不仅仅只是死守库房，而是利用网络对档案信息实施动态管理，对其正常运行进行有效维护，保证其完整性、稳定性与安全性，实现信息管理员的职责；第五，执行责任追究制。将档案管理工作的第一责任人确定为单位的主要负责人，并确定直接负责人为专兼职管理人员，在年度目标考核与干部个人评优考核中纳入档案管理工作，实施责任追究制。
加强对档案管理工作的重视。学校能否实现良好办学的一个重要基础即为是否能做好档案工作，因而在学校整体发展规划中必须将档案工作放在突出的位置，强化领导与管理档案工作。在高等学校事业发展中，高校档案管理工作至关重要，各级领导必须对作为一种特殊价值信息资源的档案给予高度重视。档案信息资源在国家社会经济发展中是一个至关重要的组成部分，其具有全面、稳定、可靠的综合贡献力。对于学校而言，高校档案记录了一所学校从成立到目前发展的整个历史，如镜子般照出学校的教学及管理过程中的各个环节，带有客观性、真实性，集中了广大教师与学生的劳动智慧与经验结晶，对学校而言尤为重要，能作为熟悉掌握高校发展客观规律的依据和基础。学校各级领导要增强对档案管理的重视度，增加资金投入和人才投入，尤其是要在工作计划与议事日程中凸出档案现代化管理工作的作用与重要性，为档案部门创造优良的工作环境，为档案部门参加学校活动提供支撑，并且广大教职员工要增强档案工作的管理意识。作为一门博大精深的学问，档案工作包含各个领域的内容，因而教职员工必须给予高度重视，尤其是增强管理工作者的意识，形成统一的思想，进而带动全体工作人员加强档案管理，让各个岗位上的人员都能高度重视档案工作，动员全体人员参与档案工作。
有效提高档案管理人员的素质。档案管理人员的素质水平直接决定了档案工作的成效。必须利用各种渠道和方法，充分提升档案管理人员的综合素质。第一，健全管理人员队伍，组建一支专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆必须根据国家要求配备相应的高素质人才，充分保证完整有序地开展档案管理工作。档案工作必须由一些经验丰富、素质水平高且原则性强的人员负责，同时结合所需对管理人员进行及时调整和补充，对移交档案手续进行规范，充分保证稳定开展基层档案工作；第二，积极开展业务培训。必须坚持“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的原则，按照不同的阶段、层次、计划与步骤循序渐进地开展业务培训，进而有效提升管理人员的整体素质。动员基层档案管理人员到学校档案馆或地方档案馆进行实习操作，使其充分熟悉和掌握鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订档案材料的各个环节。进一步有效增强档案管理工作者的现代化意识，创新思想，强化信息技术观念。使各大高校成为具有高科技人才与设备的单位，促进档案现代化管理水平日益提升。档案管理人员必须高度重视档案现代化的重要性，广泛参与学校的活动，竭尽全力服务于学校工作，积极学习与研究现代化管理技术，及时更新最新现代化管理，提升业务素质水平。促使个人的知识结构与业务水平能满足高校档案信息化建设与发展的需求；第三，建立完善的竞争激励机制。必须仔细全面划分各种任务，落实到人，展开量化考核，将管理人员的主观能动性充分发挥出来。
实现信息资源共享。学校的文献的范畴包括档案、图书、情报、资料等，建立形成完善的社会信息服务体系，所以相互之前必须构建联合目录，共享资源信息。构建联合目录即为通过使用统一的著录格式与编排，联合报道两个或超过两个档案馆藏的档案目录。促使文献部门相互分享各自的档案、资料、图书、情报等资源，让利用者学习知识更方便，获取信息与情报更便捷。利用构建联合目录构建网络，并共享资源信息，将文献部门各自的潜力充分激发出来，相互补充资源缺陷，提升馆藏资源利用率，减少浪费，防止重复利用，以便为社会提供更多优质的服务。
对档案管理技术进行创新。技术创新是加快优化档案管理工作的重要推动力。面对当前的信息化社会，积极强化技术创新至关重要。所以，高校应当对档案管理信息化建设的作用给予高度重视，同时和目前现状相结合，增加技术创新投入，进而有效保证良好的质量服务水平。就此来看，高校必须对档案管理工作的要求与性质进行充分明确，进而引进先进技术手段与优良设备，进而对工作环境进行净化，尽可能开发和充分利用档案资源。高校可通过光纤技术、数字技术与监控技术等，并且还能构建健全的网络建设，充分结合信息管理者、提供者与查询者，利用网络互动平台，通过提供者填写自身的调查信息，再信息管理者确认之后再录进管理系统。信息查询者可基于自身的权限范围，自主对自己所需的信息进行查找，并提升管理者的工作效率，减少错误率。
高校期刊管理的思考 篇7
1 根据广大读者需要进行采购
1.1 加强购置期刊的针对性。
近年来随科技的发展, 期刊的总量急剧膨涨。可是期刊涨价幅度大, 而经费严重不足, 作为连续出版物的期刊, 相当一部分不能得到连续订阅, 造成文献资料不完整、不系统, 还有管理、技术设备陈旧, 期刊检索体系不够键全, 这些都严重影响了期刊的开发与利用。我国图书馆书刊经费紧张、期刊价格暴涨及存贮期刊空间紧缩的情况下, 各馆要把有限的经费用在刀刃上, 做到有主有次。在期刊的采购方面一定要根据本馆的性质、任务, 结合广大读者需要和特点建立藏书体系;另一方面, 要仔细分析本校教学、科研工作的实际情况, 加强图书的针对性, 做到入藏专精而不漏, 完备而不杂。决不能凭主观意识和经验, 甚至随意订购。求全订刊是不切合实际的, 要根据与本馆本部门所侧重的学科密切相关的原则, 实行科学选刊, 从而建立一个“小而全”的资料库。“小”是指诸多科学领域中的某一学科, “全”是指在这一学科中, 订购和收集期刊尽可能做到齐全有效, 以此来优化馆藏, 提高所选期刊的使用价值。
1.2 参考读者意见合理采购。
为适应读者需求, 解决供求矛盾, 可以把能够代表广大读者愿望的一些专家、教授请到图书馆来, 提供采购意见组成一个由各阶层读者代表参加的馆外期刊订购参谋小组, 采用各种形式, 征求并听取他们直接提出的合理化建议。因为这部分读者都是常年工作在教学、科研第一线上, 有相当高的学术研究水平, 他们高瞻远瞩, 视野开阔, 学识渊博, 最能了解一些读者学术需要。近年来, 随着科学技术的发展和高等教育的不断改革, 广大学生对期刊资料的需要日切迫切, 要求不断提高。他们无论是参加一些职业资格考试, 还是完成毕业论文都需要参考期刊资料, 但是在实际工作中会发现图书馆采购的期刊满足不了他们的需求, 经常发现一些学生因借不到他们所需要的期刊大失所望。针对这种情况, 就应该倾听广大读者的呼声, 才能解决供求矛盾, 同时也可以避免采购价值不大或无价值的期刊, 造成资金浪费。
2 运用各种方法提高期刊利用率。
2.1 普及检索知识发挥二次文献资源的作
用。读者置身于浩如烟海的文献资源中, 要想以最短的时间查出适合于自己需要的文献, 就必须学会实用检索工具, 掌握查阅文献的方法, 这就需要充分发挥馆藏检索性期刊的作用。因此, 高校急需普及科技文献检索知识, 使他们初步掌握了主要检索工具的使用方法及检索文献的方法。不但提高了馆藏二次文献的利用率, 也促进了一次文献的开发利用。
2.2 建立实现现代化的期刊管理检索系统。
利用计算机的文献检索系统, 迅速、方便, 将促进读者进一步利用馆藏期刊。有很多的期刊已经有了电子版或电子书, 可以供读者在网上阅读或下载, 这就大大方便了读者, 可以把这些期刊的网页在图书馆的网页上做成链接, 没有电子版的, 可以将中外文期刊目录或摘要输入, 在图书馆是主页上建立专栏, 以便读者查询, 为更多的读者提供咨询服务。现代化服务手段的运用, 必将有力的提高期刊的利用率。
2.3 开展馆际协作实现资源共享。
由于经费紧张等种种原因, 任何一所高校图书馆都不可能全部收藏各种文献, 这就需要和那些与本馆专业相近的图书馆、兄弟院校和科研部门紧密配合, 对所订期刊进行协调, 形成更大的专业藏刊体系, 以达到资源共享的目的。为了实现资源共享, 除有必要进行馆际互借和交换, 开展多渠道的服务。这样, 既做到了馆际互相协调协作, 资源共享相互补充, 提高文献资源的利用率, 同时在一定程度上也缓解了本馆资金不足、采购不全所造成的供不应求的矛盾。
3 建立科学的期刊管理体制。
传统的期刊管理缺乏整体的协调, 给读者在资源获取时造成不便, 使馆藏的期刊没有发挥出其应有的作用, 必须改革服务模式和丰富服务内容, 得以最大程度的满足读者的需要。
3.1 采用流水架位号管理期刊。
为了方便读者借阅期刊时方便, 大多数图书馆采用开架借阅期刊, 只在期刊架上标有刊名和索书号。但有很多读者会忘记自己的代书卡的号码和具体位置, 就把阅毕的期刊随便乱放, 很容易产生错架、乱架的现象, 也会影响其他的读者查找所需要的期刊。在期刊室可将期刊按学科专业集中, 在期刊架上, 保留原来的刊名和索书号, 再增加相应的流水架号, 将期刊相应的流水号写在期刊上, 所有的期刊都照这种方式设置流水架号, 每一大类要预留适当的空间, 以便以后期刊的增减。这样期刊上的流水号读者和工作人员都可以快速、准确的找到该期刊在期刊架上的相应位置, 非常适合藏、借、阅为一体的图书馆。在将期刊装订成册时, 也方便期刊的收齐、整理, 按流水号顺序整好, 把缺少的期刊找齐, 很容易按号插入、补齐。这种方法比以前方便、快速、省力得多。
3.2 对于没有收藏价值的过刊合理剔旧。
科学文献老化是一种普遍的现象。科技文献随使用年限的增长, 其内容日益变得陈旧过时, 会逐渐失去作为科学情报源的价值。随着各馆过刊收藏的增加, 利用率的期刊占有很大的比例, 一方面要消耗人力、物力进行管理, 另一方面大量占用馆舍空间, 及时剔除利用率低的过刊在期刊管理中是一个不容忽视的问题。图书馆应该对超过保存年限的过刊资料予以剔除, 从而使高校图书馆在资金不多空间有限的情况下, 期刊资料结构更加合理。但是在剔除前要以可靠的统计数据为依据, 对刊物进行调查、鉴定、研究、分析, 计算出过刊最经济的保存年限, 制定出切实可行的剔除标准和范围, 避免把有价值的过刊资料剔除掉。使馆藏的期刊结构更加得到优化, 释放书库空间。
4 期刊管理人员要提高自身素质。
期刊的组织管理工作是提供服务的重要组成部分, 随着科技的发展, 科技期刊日益向速报化、集约化、信息化的方向发展, 要适应这些变化, 期刊的管理要现代化、科学化。期刊管理人员要提高专业水平和综合能力。只有这样才能保证在文献情报服务中提高鉴别力, 才能从众多资料中选项出最有价值的资料, 然后加工为信息。还有要提高外语水平, 对所藏期刊进行分门别类进行筛选、分析、比较, 提练出学术价值较高的信息资料, 编制索引、题录等参考资料。这也是期刊科学管理的前提, 只有具备这个才能谈得上期刊的科学管理。
期刊科学管理的目的是为了更好的开发利用有价值的文献资料。期刊的管理如何直接影响期刊的开发程度和深度, 而期刊的开发程度和深度又直接影响期刊和利用率和质量, 形成这种“读者第一、服务至上”的人本理念, 并将其作为指导期刊工作的核心思想, 期刊管理工作才能得到改革和发展。为了使读者能更有效的开发和利用期刊这一信息源和知识库, 创造出新成果, 产生社会效益, 我们在今后的工作要更加重视期刊的科学管理和开发利用。
参考文献
[1]赵伯兴, 张海霞.过刊使用的成本效益实证分析及管理对策研究[J].图书馆, 2008 (1) .
[2]刘炼红.湖南图书馆闭架期刊利用率调查分析[J].图书馆, 2008 (4) .
[3]陈艺.网络环境下高校图书馆的期刊资源建设与服务[J].图书馆工作与研究, 2002 (1) .
[4]赵慧真.设置流水架位号优化期刊管理[J].图书馆论坛, 2008 (2) .
高校房产档案管理新模式构建思考 篇8
1 房产档案管理中现存的问题
1.1 档案管理制度不规范
目前, 房产档案管理存在诸多问题, 例如:档案管理较为分散、数据状态失真、拆迁房屋产权不能及时注销、使用较为随意, 没有统一的工作程序以及操作规范等。要解决这些问题, 首先要完善房产档案管理制度, 这是提高工作效率和充分发挥其作用的重要保障。房产档案的管理不单纯是某一项的管理, 而应该是一种全方位、多元化的管理模式, 我们只有充分认识到这一点, 才能提高档案管理的整体水平。
1.2 档案管理模式化落后
由于房屋的使用年限很长, 房屋的所有权性质、结构、功能等方面有随时发生着变化, 所以档案管理工作就很复杂和繁琐, 且房产档案文件的形式和规格不同, 落后的档案管理模式已不能适应高校管理工作的需要。很多房产管理人员仍使用传统的管理方法, 习惯用传统手工操作方法来处理文本信息和房产档案管理, 这样导致管理工作的效率低下, 甚至导致一些档案数据的损坏、丢失、残缺, 使房产档案管理失去真正的意思。
1.3 房产档案队伍的专业素质较弱
房产档案专业性强, 这就要求管理档案的专业人员掌握现代化技术以及必要的档案学知识, 但实际情况不容乐观。一部分房产档案人员缺乏相应的专业知识, 再加上新时代档案工作的信息化和智能化, 就很容易出现知识单一, 理论水平和业务能力较弱等现象, 导致房产档案事业发展速度迟缓。
2 构建高校房产档案管理新模式的几点建议
2.1 整合学校资源档案集中管理
整合学校各科室资源建立管理网, 加强档案库房的建设和管理。及时收集、整理房屋各种变化情况的记录材料, 将围绕房屋的建设、使用、修缮、房改等各种房产档案材料按职能进行分类立卷, 做好整理、编号、编目等工作;建立产权相关的登记和交易管理模块;实现用现代化科学管理方法, 例如数字化管理, 提高工作质量和效率。
2.2 加强档案管理信息化水平
将信息化网络技术建立在高校发展的基础之上, 档案管理要从保管和利用职能转向信息采集、管理及服务职能, 使高校档案管理信息资源更加丰富, 管理更加科学合作, 提高高校档案管理质量和效率。高校可建立数字档案馆, 实现数据网络化, 使信息服务呈现出极大的开放性及极好的交互性。实现分类、组合、检索、调阅、查询的现代化管理, 提高房产档案的管理水平, 这样, 在进行档案使用和查询时更加全面和快捷。
2.3 提高管理服务意识, 实现服务多元化
档案管理工作在服务方式上要从被动地为利用者提供服务转向积极主动地为利用者着想, 积极努力创造各种服务条件, 主动提供多种服务。每一位档案专业人员都必须强化主动服务的观念、强化信息观念以及效益观念。
新的管理模式, 要优化传统的服务方式, 这要求管理人员提供信息资源的范围和规范化比以往广泛得多。因此, 实现档案管理服务的多元化, 就要从学校自身的需要出发, 以多种多样的服务方式为手段, 为档案的开发和利用创造一个更为广阔的空间。
2.4 培养档案人员的专业技能
随着现代化技术手段的不断融入, 房产档案管理人员的专业要求也很高, 从业人员除了需要掌握必须的档案管理工作, 也要求具备扎实的计算机方面知识和技能, 让计算机更加科学、快捷、周到、全面地服务于房地产档案管理工作。为了充分实现房产档案现代化管理, 首先, 档案从业人员需要具体扎实的档案管理工作方面知识, 让档案管理工作更加专业, 例如, 对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着综合分析以及研究判断。其次, 从业人员还应该对国家有关房改、房产工作的章程有所了解, 并熟悉相关政策。再次, 要适应现代化发展的需要, 能够借助软件和计算机进行房产档案管理工作, 将先进科学技术与管理有机结合。
3 结论
在新时期档案管理模式下, 一方面我们要与时俱进, 充分利用好创新服务手段, 发挥现代化科学技术的最大啊价值服务于高校房地产档案管理工作;另一方面, 每一位档案管理人员必须具备较高的科学素养, 在不断学习中不断提高。
参考文献
[1]刘爱玲.高校房产档案信息管理模式的探讨[J].科技创新导报, 2008, (6) :119.
[2]周长华, 吴小军.高校档案管理网络化建设[J].扬州大学学报 (高教研究版) , 2004, (6) :8.
[3]郝传宝.高校当地产档案管理浅论[J].中国石油大学胜利学院学报, 2003, (1) .
对加强高校会计档案管理的思考 篇9
关键词：高校,会计档案,思考
高校会计档案是高等院校在教学工作、科研工作、行政管理工作以及后勤服务工作等经济活动的历史记录, 高校会计档案是高校档案的重要组成部分, 是记录和反映高校各项经济业务的重要历史资料和证据。如何管好用好这些档案, 做好新时期高校会计档案管理工作成为我们面临的一个课题。
一、正确划定归档范围, 保证归档文件材料齐全完整
(一) 高校会计档案的归档范围。凡在本校财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、账薄、会计凭证、报表等材料都要集中到校档案馆进行统一管理, 主要包括校财务处、各经济实体、研究中心等部门形成的财会档案, 这些档案是学校在财务管理等活动过程中的真实记录, 统一管理会计档案, 是档案工作基本原则的核心。随着我国高校会计电算化的实现, 高校各项活动的范围也在不断扩大和活动内容也发生了变化, 因此, 会计档案的种类和数量也越来越多, 增大了会计档案收集、归档的复杂性。如何正确划定归档范围, 优化归档材料, 使保存的档案内在质量和数量都能适应学校未来发展要求, 是我们档案工作者的责任。
(二) 高校会计档案的特点。作为专门档案, 会计档案有着自己的特点, 即归档时间的特殊性、形成材料的多样性、部门管理的专业性。会计档案的归档需要符合《会计档案管理办法》的规定, 每年形成的会计档案, 应当由财务部门按照归档要求, 负责整理立卷, 装订成册, 编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由会计机构保管一年, 期满之后, 应当由财务部门编制移交清册, 移交给本校档案部门统一保管。多年的会计档案管理实践证明, 将会计档案移交给档案部门保管, 无论从保管条件还是从管理水平角度讲, 都要比财务部门自行保管要好得多。凡有经济活动的地方都有数量不等的会计档案资料, 会计档案是会计核算和财务收支的产物, 是各部门经济业务活动取得的合法的也是凭证, 经财务各职能部门按会计工作基础规范的工作程序加工整理而成。只有充分认识会计档案的形成过程和所具有的特点, 才能从实际出发, 采取切实可行的会计档案管理办法, 保证会计档案的齐全、完整、准确, 有效地维护国家、集体的经济利益。
二、做好会计档案的提供利用, 发挥会计档案的依据和凭证作用
(一) 发挥会计档案的依据和凭证作用。会计档案是在经济活动中产生的, 作为重要的经济往来凭证, 它在形式上具有原始性, 在内容上具有确凿性, 在社会上具有法律性。档案的这种法律性凭证作用是其他任何事物都不能取代的。档案部门要积极发挥会计档案的凭证作用, 为领导决策服务、为学校各项工作服务。要不断完善工作职能, 合理利用开发档案, 提供档案信息, 实现档案自身的价值。
(二) 做好档案利用反馈效果工作。及时了解各单位在日常利用档案过程中产生的好的利用实例, 更好地掌握档案利用信息。从而可以进一步拓宽档案利用的渠道, 发挥档案的价值和作用。这些年, 我们通过编发档案利用社会效益、经济效益实例, 让各部门了解档案、利用档案、支持档案工作, 这也是做好档案利用效果反馈工作的意义所在。
三、加强会计档案信息化建设, 实现档案管理工作现代化
当前, 计算机网络技术已渗透进人类的生活、学习、工作的各个领域, 当然也渗透到了档案领域, 面对信息化对档案工作的挑战, 档案业务建设的中心必须向档案信息化建设转移, 以不断提高档案工作的信息化水平。
(一) 更新档案管理信息化的一些观念。伴随社会信息化和档案工作现代化步伐的加快, 档案工作也随之进入新的历史发展阶段, 档案管理现代化具有了新含义, 即以档案信息化管理为核心的档案管理现代化。档案管理的现代化要适应信息化建设的发展要求, 基于档案工作的基本原理对信息系统中形成的电子文件、数据进行归档、存储和管理, 提供有效的全文档案信息网络化服务的新型档案管理模式。会计档案信息化是高校档案工作现代化的基础, 要逐步对传统载体档案实施数字化, 同时要保持档案信息的真实性、完整性和有效性, 确保网络环境下档案信息资源的质量, 实现会计档案信息资源的网络共享。
(二) 会计信息化条件下的会计档案内涵发生了深刻的变化。电算化后的会计凭证、会计账薄、会计报表的生成与打印输出及这些数字档案在归档、管理、服务利用过程中档案数据的安全问题等等, 都对会计档案管理工作提出了更高的要求。面对信息技术的发展, 文件的形成、载体和保存正经历着:记录由手工向科学技术, 外观由可视向不可视, 介质由有机向无机, 信息由固定向迁徙, 保存由体力向智力, 体积由庞大向精巧的发展。高校档案管理必须适应信息化要求, 知难而上, 积极参与学校信息化建设, 使档案管理成为学校信息化建设的一个重要组成部门。档案工作者要掌握信息化的有关知识, 使档案管理工作现代化与学校信息化有机结合, 同步发展。
高校教学档案建设与管理的思考 篇10
(一) 存在的问题
随着高校招生规模的扩大和院系两级管理制度的实施, 领导忙于解决扩招后的所出现师资不足与教学场地不足的问题, 没有足够的精力、物力和财力去顾及教学档案建设与管理, 档案管理人员及场地、设施、器具和装备明显不足, 建档制度不健全, 专职档案人员编制过度压缩, 人手过于紧张, 而且更换频繁, 缺乏专业培训, 管理工作的档案尚未建立, 教学资料未能及时收集、归纳, 更谈不上利用, 在教学评估和师资队伍建设中未能发挥应有的作用。
2. 教学档案意识淡薄, 收集与整理不规范
目前, 有的高校教学档案工作处于“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”的状况, 虽然建立了教学档案室, 但档案管理人员档案意识不强, 未能充分认识档案工作的重要性, 不能自觉加强专业知识的学习和相关技能的训练, 对教学资料收集与管理表现出明显的随意性和盲目性, 归档范围不明确, 资料收集不及时, 整理归档立卷不规范, 资料积压甚至丢失现象时有发生, 材料不全面不完整。在原始资料收集过程中, 重视已编资料的收集, 忽视原始文稿和教学经验的收集, 重视文件的储存, 忽视开发利用, 教学档案难以客观全面地展现学校教学管理的整体面貌。
3. 管理方式落后, 载体和形式单一
部分高校档案管理仍然采用机械的手工操作方式, 劳动量大、耗时多、速度慢, 档案管理人员无暇顾及编研和科学开发。档案载体和形式仍主要是纸质材料, 与现代化办公管理要求尚有较大距离, 致使档案检索速度慢, 查准率和查全率低。有些高校虽然也配置了现代化管理设备, 实现了微机化管理, 但系统功能结构设计单一, 缺乏综合处理技术能力。
4. 教学档案管理人员素质偏低
目前高校教学档案管理人员真正科班出身很少, 受过档案管理专业全面培训的也为数不多, 熟练掌握计算机网络技术的人也较少, 多数人员业务水平和专业技术较低, 难以很好地适应教学档案管理工作的要求。
5. 档案信息利用率低
由于服务设施不完善, 管理人员技术技能水平不高, 手工检索繁琐, 阅读环境杂乱, 常常令利用者望而却步, 极大影响了教学档案的开放和开发利用, 难以很好地为学校师生和社会公众提供档案服务。
(二) 几点建议
1. 强化全员教学档案意识
学校领导、教师、学生和档案工作人员应该加强档案相关文件的学习, 进一步提高对教学档案工作重要性的认识, 以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划学校档案工作的方略, 贯彻档案文件的精神, 强化师生员工的档案意识和档案管理人员的责任意识, 提高教学档案的收集、处理和传播能力, 及时收集、积累、保管好各类原始材料, 准确判断各种材料的价值, 并进行认真分析、梳理, 按照它们之间因有的内在有机联系进行分门别类, 归档立卷。同时, 要拓宽教学档案管理视野, 积极开展档案业务培训, 加强与有关部门的学习交流, 更好地接受新知识、新理论和新观念, 不断总结经验, 加大规范化建设力度, 实现教学档案管理的科学化和规范化。
2. 健全教学档案管理制度
教学档案是学校教学管理的重要组成部分, 高校必须认真贯彻执行《高等学校档案实体分类》等规范性文件, 完善教学档案管理制度, 实现档案工作标准化, 确保档案管理的科学性。为此, 必须明确各类档案工作人员的任务和职责, 落实教学档案管理人员编制和所需的经费, 管理设施等。加强院系教学档案工作的规范化建设, 参照高校人才培养工作水平评估指标体系的条目、款项, 做好教学档案类目划分, 明确文件材料归档范围, 将教师业务、教学管理、学生学习等活动中所形成的各类文件材料的归档任务落实到相关部门和人员。学校要加强对院系档案工作的指导与业务的培训, 定期开展对基础档案工作的督查, 建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度。
3. 增强教学档案管理创新意识
高校教学档案建设是提高服务水平的基础工作, 要推动教学档案信息化建设, 档案管理部门必须改变传统的管理模式, 充分借助学校发达的校园网, 用新的视角, 新的途径和手段去解决目前相对落后的管理状态, 提升档案管理水平。
新时期对教学档案管理的继承与创新, 保存与利用提出了更高的要求, 档案管理人员必须充分发挥主观能动性, 及时开展原始材料的收集、整理、归档、立卷工作, 主动提供档案信息跟踪服务, 把现有的成果和经验汇集起来, 进行综合分析, 加工整理, 形成具有新意和指导性的典型工作, 提供给学校决策者和教研管理人员参考, 以改进教学管理工作。要进一步解放思想, 抛弃消极守档、被动利用的陈旧做法, 尽快实现教学档案管理方式由储藏型向利用型、被动型向主动型、静态型向动态型转变, 把散乱、无序、不规范、无主题的库存档案材料, 整理成完整、有序、规范、主题突出的新档案。要特别重视计算机、信息技术在教学档案管理中的应用, 建立完善教学档案信息库, 利用网络技术储存、检索和传递教学管理信息, 形成校内教学档案信息资源的共建共享, 实现教学档案与教学管理良性互动, 提高教学档案的利用率。
4. 充分利用现代化手段, 实现计算机辅助管理
当前, 社会发展已进入信息化的时代, 教学档案工作要适应时代发展的需要必须改善必要的条件和设备, 使教学档案资源以适宜的载体和形式保存起来, 通过现代化人才对档案资源的处理, 实现档案资源的有序、有效开发, 进而实现档案信息资源的共享。为此, 教学档案管理人员必须学习计算机操作技术, 懂得档案管理程序的使用, 掌握输入、编码、提取等一整套技能, 做到能迅速准确地完成档案住处的收集、加工、传送、贮存、检索和管理等任务, 实现档案管理的现代化, 加强档案信息流通速度, 提高信息的利用率。
为了保持业务档案的原始性, 保存完整的纸质材料是必要的。但为了便于档案管理和利用, 纸质材料必须转化为电子文件, 实现“固化”档案资料到“活化”信息资源和转变, 加速教学档案管理科学化 (档案资源的信息化、档案保护的现代化、档案管理手段的现代化、档案管理手段的现代化和档案管理的标准化) , 为教学科研管理等工作提供方便、快捷、准确、优质服务 (如档案陈列、展览服务、档案编研服务、档案报道检索服务、档案阅览咨询、翻译和复制服务等) 。
档案信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势, 档案管理模式从以档案实体保管为重点向以多种形式的数字化档案管理转变的过程, 是一项复杂的系统工作, 涉及高校教学档案工作的方方面面, 所以要实施教学档案信息化建设, 领导是关键, 管理人员是主体。
5. 规范档案内容和方法
教学档案具有涉及范围广、牵涉环节多, 专业性强、内容丰富、材料形成周期长、系统性强和形式多样化等特点。这就要求教学档案管理人员应该把大量的教学档案材料进行科学的分类, 按不同内容分别建档立卷。主要内容应该包括以下方面: (1) 教师的基本情况 (含教师履历表等) ; (2) 学习培训情况 (含学历证明材料、培训证书、继续教育证书、其他专业证书、各类资格证书等) ; (3) 职称职务晋升情况 (含职称评聘的相关材料、担任教学部门行政职务的相关材料等) ; (4) 教育、教学情况 (含任课情况、教案、年度工作量、任课效果评价、课程教改情况、年度专业技术人员考核材料等) ; (5) 科研教研情况 (含公开发表出版的论文、专著、教材和主持、参与完成的科研课题) ; (6) 奖惩情况。上述内容的材料, 按形态可分为文字的、图表的、实物的、音像的等;按质地可分为纸质的、磁带的, 光盘的等。但教学档案无论采用任何记录方式, 都必须注意内容的完整性和原始性。
由于教学档案内容的多样化和复杂性, 必须按人立档, 一人一卷 (每卷分教学和科研两部分) , 采用以下两种方法收集建档: (1) 集中与跟踪相结合的收信方法。按学年度形成的材料可在学期结束后收集, 按自然年度形成的材料在年终收集, 并均要分别对每位教师的相关材料进行量化汇总。论文、专著、教材、科研课题、学历材料等, 则要采用跟踪收集的方法及时从教师个人手中收集起来, 并逐项登记装订成册。 (2) 定期整理归档。每年定期整理两次 (每学期开学初) , 为新学期工作提供方便。
6. 优化档案管理人员队伍
优化教学档案管理人员队伍是实施高校教学档案信息化建设的根本。目前, 高校教学档案管理人才的严重缺乏, 直接影响了档案信息化建设的进程。在推动高校教学档案信息化建设中, 除需要添置必要的设施设备外, 还需要建立一支数量充足, 学历、年龄结构合理、专业技术覆盖面广的高素质的管理人员队伍。为此, 现有专职档案管理人员必须在加强政治理论学习的同时, 加强计算机、信息、通讯、网络等专业知识的学习和电子档案接收、保管等方法、技术的系统培训, 汲取新知识, 钻研新技术, 在不断增强事业心和主动服务意识的同时, 不断提高现代管理水平和专业素质。有关部门和领导要给予档案管理人员更多的关心和重视, 在晋职晋级等方面给予公平的对待。
参考文献
[1]李莉.教学评估任务下的教学档案管理[J].开封大学学报, 2007, (3) :51-52.
[2]刘春花.教学档案在高校评估中的问题及对策[J].档案管理, 2006, (3) :60.
[3]许建新, 罗胜男.浅议高校教师业务档案的发建立与管理[J].科技咨询导报, 2007, (26) .
[4]苏小妹.试论高校档案管理工作存在的问题及对策[J].秘书之友, 2007 (8) :27-29.
高校学生档案信息化管理的思考 篇11
【关键词】学生档案；信息化管理；档案信息化
档案，作为个人经历的信息载体，在当今社会已越来越受到人们的重视。而大学是个人档案形成的最重要时期之一，高校学生档案记载着大学生在校期间学习、表现、能力等信息，是反映学生在校期间学习状况、日常表现、思想动态等情况的最重要资料，是学生综合素质的体现，是大学生毕业之后用人单位审核的重要参考和组织选拔、任用、考核的重要依据。因此，在新形势下，提高高校学生档案管理的水平，促进学生档案管理的现代化发展，实现高效、便捷的管理模式，对于高校教育体制改革和就业制度改革来说都有着十分重要的意义。
一、基础设施建设存在的问题
目前我国高校学生档案管理的基本现状目前，我国大部分高校学生档案管理基本上处在传统、原始、手工操作且以纸质档案为主的管理模式中。 电子档案归档及档案数字化在一些高校还是空白，在有些高校也只是刚刚起步。具体表现为：
（一）学生档案管理方式落后，电子化进程缓慢。随着我国高等教育向大众化教育的转型，高校扩招导致学生人数骤增，给高校学生档案管理工作带来了很大的难度。高校学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点。目前很多高校还停留在原有落后的手工纸质操作管理模式， 难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要， 要想解决这些问题单靠简单地增加工作人员是不现实的，必须借助现代化的工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。
（二）专业人员匮乏，档案的现代化信息管理技术有待提高。面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，他们一般缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规和业务规范等全面的档案管理知识，进而难以实现学生档案的科学化管理。档案管理只是满足于装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的单一阶段。这种传统的工作方式耗时长、工作量大、工作效率低下、管理成本极高，不适应学生档案管理便捷的要求。随着高校学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现现代化、网络化、数字化。但目前电子化的进程只是在一些重点高校启动使用，大部分高校电子化进程进展还很缓慢。
二、学生档案信息化管理的对策
针对目前高校在学生档案信息化管理中存在的问题，我们可以一一的对其进行解决，以满足学生档案信息化时代的管理需要。
（一）从思想根源着手，提高高校学生档案管理者的认识。人的认识的提高，是实现档案信息化管理的前提条件。档案信息化管理，从某种意义上说，是一种先进理念对传统理念的代替。要提高学生档案管理信息化的认识，增强技术能力，改变与学生档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法，要提高学生档案管理部门和学生档案管理人员（尤其是档案部门领导）在新形势下对学生档案管理信息化的认识，尽量对学生档案管理信息化进行足够的资金投入。实现学生档案管理信息化，要解决思想认识问题。一方面要正确认识学生档案工作在当今高校档案管理工作中的地位和作用，明确其服务方向；另一方面，要正确认识采用现代技术设备的重要性与艰巨性。务必使档案管理人员对学生档案管理产生科学性的认识。在此基础上加强档案管理知识的学习和普及，从理论上提高个人水平，理论升华运用到实践当中去。
（二）不断提高档案管理人员的技术水平，加强学生档案管理的网络互联技术。仅仅依靠传统档案管理技术实现信息时代下的学生档案的管理工作显然是不合时宜的。因此，学生档案管理部门一方面要引进计算机人才，另一方面要加快在学生档案管理人员中的计算机知识培训，尽快使计算机文化成为每个档案管理工作者必须具备的基本职业技能。不仅要提高档案管理人员的技术水平，加强计算机人才的引进。还要逐步在管理人员的专业水平不断提高的基础上，加强学生档案管理的网络交互性。真正实现学生档案的共享。应该充分利用校园网，使学生工作管理的各个部门之间形成一个有机整体，不再通过传统的方式进行档案交流，这样可以使学生档案的收集、存储、检索、传输、发布变得更加快捷、完整，而且还可以提高学生工作管理部门对学生档案管理工作的效率。
（三）完善数据库建设，加快实现学生档案信息化步伐。完善学生档案数据库建设，加强文件目录数据库建设，形成全宗目录数据库，进而建立学生档案专门目录的数据库；学生档案的数字化工作必须要建设全文信息数据库，利用数据库技术，通过对学生档案信息基础数据库进行整合，同时应根据各高校学生档案管理的特色与实际情况，使学生档案信息数据库资源不断完善。逐步提高其服务能力。另外，所有的数据库应用都是从应用程序内部产生的。相应地，几乎所有的用户与数据库之间的交互都是通过应用程序间接发生的。因此，必须完善学生档案数据库建设，只有这样才能使学生档案管理应用程序有完善的数据依据。
高校学生档案管理信息化对高校学生档案今后的发展起到了积极的作用。因此，应把高校学生档案信息化发展作为高校信息化发展的重要组成部分，高校学生档案信息化成为高校各学生管理行政部门收集、存储、检索、发布、传输档案信息最全、最好的载体。
参考文献：
[1]龙军.高校学生管理信息化建设初探[J].新闻天地（论文版）. 2009（Z1）
[2]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育（高教研究与评估）. 2010（03）
高校预算管理创新思考 篇12
一、改进高校财务预算编制方法, 促进预算编制创新
在实际工作中, 由于预算编制方法的局限性, 高校编制的部门预算不能客观反映学校经济资源全貌, 不能体现学校的工作重点和发展方向, 预算缺乏科学性和前瞻性。改进高校财务预算编制方法, 是预算管理创新的基础。只有改进与完善预算编制的方法, 提高预算理性, 才能充分发挥各职能部门在合理使用资金和提高资金效益方面的作用, 促进教育资源的优化配置。
(一) 改变传统预算编制依据, 促进财务预算与资产管理相结合, 提高教育资源配置率
各类资源是事业单位赖以生存和发展的基础, 高校教育资源能否做到优化配置关键在于预算的合理安排。在编制财务预算时, 一方面先要将高校的总体目标分解到各部门, 并按轻重缓急排出预算安排的优先次序, 然后根据学校年度事业计划参照职能部门的支出需求确定预算安排的具体项目;另一方面坚持预算管理和资产管理相结合的原则, 在学校资产管理部门的配合下, 对已确定的项目核实已有的物质基础, 从而确定预算资金量的安排, 同时推行实物费用定额制度。改进和完善预算编制依据, 有利于进一步提高预算编制的透明度, 使高校有限的教育资源在预算安排初期得到有效配置, 缓解高校发展的经费需求与有限教育资源供给的矛盾, 增强高校在市场经济条件下的竞争力。
(二) 充分调动职能部门参与预算编制的积极性, 提高预算编制的科学性、完整性
当前在许多高校, 预算一般由财务部门负责编制, 学校的教学、科研、设备等职能部门要么给多少钱办多少事, 不积极主动地参与预算编制, 只是被动地接受学校下达的预算指标;要么从本部门的自身利益出发盲目上项目争资金, 由于信息不对称, 财务部门也很难对部门上报项目材料一一核实。编制的预算因为缺少执行人的有效参与而缺乏细致可靠的依据, 加之预算编制本身是建立在一定假设基础上的, 实际情况变化很快, 从而导致预算缺乏科学性、可行性。改变仅由财务部门编制预算的现状, 利用各种方式充分调动职能部门参与预算编制的积极性, 有利于提高预算编制的科学性、完整性。
(三) 建立部门预算信息库, 将预算编制过程与预期的预算执行结果结合起来, 提高预算透明度
预算编制的过程也是信息收集整理的过程, 不仅信息收集需要成本, 而且对于编制预算来说, 真实有用的信息收集难度更大。在当前市场经济条件下, 高校办学获得各种资源的途径明显增多, 在教学、科研、学科建设诸多方面或多或少存在着资源配置不平衡的状况, 随着高校内部利益主体的日益多元化, 拥有更多的实用信息的预算执行部门可能从自身利益出发, 进一步扩大了信息不对称。要改善预算环境, 提高预算透明度, 必须将预算编制过程与预期的预算执行结果结合起来, 并充分利用先进的网络技术和财务软件, 将预算编制、管理与核算融为一体, 建立部门预算信息库, 同时对跨年度的项目制定和实施滚动的多年期预算支出框架, 增强预算的前瞻性和连续性。
(四) 改变预算功能, 以目标导向型预算替代投入式预算, 实现教育资源的有效配置
教育资源有效配置的重点在于让有限的资源向使用效益好的方向流动。长期以来, 在计划经济及国家整体预算管理体制的影响下, 我国高校财务预算无论是过去的“基数+增长”法, 还是目前倡导的零基预算, 都是以投入为主要形式的预算。投入式预算虽然具有编制简单、易于控制支出等优点, 但由于其以投入为导向, 忽视对原有资源的有效利用, 缺少对教育投入结果考评的指标, 从而导致了目前高校普遍存在预算执行不理想, 经费使用效益不高, 教育资源闲置浪费现象严重等问题。改变现行的以控制经费为主要目的的预算功能, 以目标导向型预算替代投入式预算, 即以职能部门为依托, 确立若干责任中心, 并以责任中心为单位进行的绩效预算。其从注重资金投入的管理转向注重对支出效果的管理, 能充分发挥财务管理的作用, 以资金流动促进效益流动, 有利于强化高校部门管理和项目管理, 最大限度地优化利用校内各种资源, 提高办学的整体经济效益。
二、强化财务与资产管理, 促进预算控制创新
重预算轻效益以及重购置轻管理是当前高校在预算和资产管理中普遍存在的现象, 造成这种现状的原因, 既有计划经济等历史原因带来的客观影响, 也有高校财务管理和资产管理水平不高或重视程度不够等主客观因素造成的结果。强化财务与资产管理, 有利于促进预算执行过程中预算控制的创新。
(一) 强化财务核算管理, 适度引入权责发生制, 规避预算执行过程中出现的财务风险
我国现行的高校会计制度是以收付实现制为基础的, 随着学校对外的经济联系日益增多, 经济关系的日益复杂化, 收付实现制已不能全面、完整的反映高校的财务状况, 财务信息不能满足经济活动各主体的利益要求。同时, 随着学校还贷高峰的到来, 巨额本息的支付使高校面临严峻的财务风险。由于在收付实现制下, 债务容易被“隐藏”, 对防范财务风险不利。因此, 为了满足高校自身管理和其他相关单位的要求, 规避预算执行过程中出现的财务风险, 在高校财务核算中, 适度引入权责发生制, 加强财务核算管理。对非财政性资金收入和对绩效评价相关的重大项目的核算以及银行贷款本息以权责发生制为记账基础, 正确反映高校财务状况和业务成果, 充分揭示高校当期的负债状况, 强化负债管理, 增强防范债务风险和控制财务风险的能力, 弥补收付实现制的不足, 促进高校健康、有序和稳定发展。
(二) 建立资金使用绩效管理制度, 充分调动职能部门自主理财的积极性, 强化预算执行力度
很多高校在编制预算和分配资金时较少考虑预算绩效, 很少考虑资金使用后应该实现的结果, 缺乏一套完善的预算执行的分析考核制度和相应的奖惩措施。由于上述原因使得预算编制不科学, 执行不严谨, 造成高校普遍存在资金投入不足和使用效益不高并存的状况。建立资金使用绩效管理制度, 构建责权利相一致的责任体系, 将使财务部门和各职能部门共同关注和重视资金投向是否正确, 资金使用效益如何等等一系列问题, 提高预算的科学性, 同时对资金使用效果的考核和相关奖惩制度有助于预算责任追究机制的形成, 能鼓励职能部门创新与节约, 充分调动职能部门自主理财的积极性, 进一步加强预算执行的力度。建立资金使用绩效管理制度是提高管理效率, 实现预算目标的基础, 也是在市场经济体制下高校适应内外部环境变化, 优化资源配置, 提高自身竞争力的重要途径。
(三) 强化资产管理与预算管理相结合, 强化实物管理与价值管理的紧密统一, 促进存量资产的有效利用, 提高教育资源的使用效益与增值能力
随着高校办学条件的改善, 各高校投入固定资产的资金额也在逐年递增, 高校资产的存量达到了空前的规模。然而, 当前高校资产管理仍带有很深的计划经济痕迹。经验管理模式突出, 管理体制不完善, 管理机制不科学, 缺少资产使用效益的评估体系。重复和盲目购置以及配置不合理的现象严重, 使得高校资产综合利用率低, 普遍存在闲置浪费现象。强化资产管理和预算管理相结合, 强化实物管理和价值管理的紧密统一, 运用内部经济核算等手段, 对教学科研和公共服务资源进行成本——效益核算, 提倡校内资产有偿使用, 克服“重钱轻物、重购置轻管理”倾向。通过预算创新, 运用财务杠杆作用促进教育资源发挥更大功效, 克服长期计划经济管理体制遗留至今的资源空耗型管理积弊, 盘活存量资产、优化资产增量, 消除部门不经济的行为, 促进资产整合和共享公用。从而进一步确立资源增值与资源节约并重的学校资产及各类资源的管理运行体制, 提高教育资源的使用效益及增值能力。
三、转变预算管理理念, 提升预算管理手段, 促进高校财务预算执行结果考核的创新
转变预算管理理念, 提升预算管理手段, 具体可采取以下措施:
(一) 强化财务管理队伍建设
新时期财务管理面临着内外部环境的变化与挑战, 如何充分利用高校自身资源, 合理使用资金及提高资金使用效益, 已经成为高校财务管理的重要工作内容, 而高校预算管理本身就是一项复杂而系统的工程。这就要求高校财务人员尤其是财务管理人员突破原有的思维定式, 转变观念, 开拓思路, 更新财务管理理念。但是当前部分高校财务管理人员的配置却与财务管理要求不相适应。相当多的高校未设总会计师, 有的高校财务负责人因轮岗制不断由非专业人员担任, 财会人员学历层次相对较低, 后续教育流于形式, 管理素质不高。注重财会队伍建设, 尤其是财务管理队伍建设迫在眉睫。在现今市场经济体制下, 高校要走管理效益型的发展道路, 必须要有一批能从事预算、参与管理、实施控制监督的有经营头脑的理财专家。
(二) 定期披露预算执行信息, 对预算绩效评价结果进行公示
互联网的迅猛发展迎来了信息化时代, 高校也由会计核算电算化逐渐过渡到财务信息化。以项目管理为核心的会计核算系统解决了部分会计信息不对称的问题, 经费使用者在授权范围内可以了解相关财务信息, 一定程度上提高了财务信息透明度。然而此处的财务信息尚属于简单的未进行深加工的信息, 对预算管理意义不大。为了加强预算绩效评价, 并使之贯穿于预算资金分配、执行和评价的全过程, 就有必要将会计核算反映的财务数据进行整合, 计算生成各项财务指标, 并通过定期对这些指标进行分析、比较得出职能部门预算执行信息, 对照职能部门工作目标的完成情况以及相关考核指标作出预算绩效评价, 同时将预算绩效评价结果进行公示, 督促相关部门进一步提高预算资金使用效益。
参考文献