高校档案室（精选12篇）
高校档案室 篇1
摘要：适应新时期新阶段高等教育的要求, 确保档案工作为高等教育事业服务, 并使档案工作科学健康的发展, 这是新形势下档案工作的新思考。本文分析了高校档案管理存在的不足, 提出了促进高校档案进一步发展的措施。
关键词：高校档案,评估,档案管理
2006年辽宁省教育厅及辽宁省高校档案协会为配合教育部高校教学评估在辽宁省开展了高校档案评估工作, 并确立了对高校实施四年一轮的档案评估制度, 今年面临第二轮高校档案评估, 新的评估标准已出台, 是依据2008年颁布的中华人民共和国教育部27号令《高等学校档案管理办法》制定, 在九项38条考核项目中, 对档案工作提出了更新、更高的要求。如何适应新时期新阶段高等教育的要求, 确保档案工作为高等教育事业服务, 并使档案工作科学健康的发展, 这是新形势下档案工作的新思考。
一、新形势新标准对高校档案工作的要求
随着经济社会和高等教育的快速发展, 特别是随着信息技术的迅猛发展, 高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前, 我国正由教育大国向教育强国转变, 高等教育的发展又注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设, 高校档案的传统管理模式面临着新的挑战, 同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展, 高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进, 在继承的基础上不断改革创新, 才能促进高校档案事业科学发展, 更好的服务学校和社会。这也是此次档案评估的宗旨, 这次高校档案评估标准有其新的特点。
1. 贯穿了一种“依法治档”的思想。
明确了高校档案工作的体制保障机制, 首次规定高校档案工作由高校校长领导, 并明确其主要职责范围及考评标准。这一规定, 开创了我国高等学院档案管理体制改革的新纪元。
2. 立足“以人为本”和“与时俱进”两原则。
彰显了对高校档案工作者的人文关怀。评估标准规定:“高校档案机构的专职人员, 实行专业技术职务聘任制或者职员职级制, 享受学校教学、科研和管理人员同等待遇”;“对长期接触有害物质的档案工作人员, 保障其依法享受工伤社会保险待遇以及其他待遇, 并可以按照有关规定予以补助”, 体现了国家对档案工作者的关怀、体恤, 极大地激发了他们的工作热情。
标准要求学校谋划好学校档案工作的大局, 把档案工作纳入到学校建设的整体规划中, 采取切实有效的措施, 加强档案队伍的建设、基础设施建设、制度建设, 加快档案信息化的步伐, 把握历史机遇与时俱进, 为学校档案工作发展建立起充分的条件保障机制。
3. 努力构建高校档案的组织体系、人员体系、条件体系。
组织体系规定:高校档案工作由校长领导, 成立档案工作领导小组;人员体系规定:专业人员配置比例、综合素质比例、业务技能要求都作了详细的评分条款;条件体系规定:设备与设施的建设、经费的保障等要求。三个体系的构建保证了档案事业的协调发展。
4. 突出档案资源建设、档案信息化建设、档案馆建设、档案信息资源开发利用建设。
四个建设档案资源建设是基础保证, 档案馆是基本设施保证, 信息化是管理手段保证, 档案信息开发利用是服务社会的保证, 几种建设相辅相成, 协调共建。
二、对照检查目前高校档案管理存在的不足
近20年来我国档案事业取得了长足的进步, 取得了可喜的成绩。2008年12月20日, 中共书记处书记、中央办公厅主任令计划同志在出席全国档案工作会议上充分肯定了各级档案部门取得的成绩:一是档案资源建设有新发展, 二是档案服务有新突破, 三是档案工作手段有新改进, 四是档案保护水平有新提高。近些年高校档案事业也得到了良好的发展, 档案工作管理体制逐步健全, 形成了统一领导、分级负责的管理体制。档案法规和规章制度逐步建立完善, “依法治档”, 做到有法可依, 有章可循。档案设施不断完善、更新等, 一些先进的档案管理院校建成数字档案馆, 在我国高校的发展建设中发挥了极其重要的作用。随着经济建设的不断发展, 特别是与发达国家相比, 我国的高校档案管理工作还存在着较大的差距和不足, 主要表现在以下几方面。
1. 档案意识不强, 领导重视不够。
档案意识不强具体表现在高校对档案的重要性认识不足, 和其他的科研部门、教学部门相比档案部门的社会地位相对薄弱。有些高校人士认为档案工作无非就是收集、整理、保管一些已成为历史的东西, 是简单劳动, 没有重要意义。
2. 档案工作人员素质偏低, 队伍不稳。
学校各部门, 一般都安排秘书、内勤人员担任兼职档案员。档案管理人员有些是身兼数职, 半路出家, 没有经过业务学习和培训上岗。有些高校甚至不注重学历、业务、素质, 即使学历较高, 也不是学档案专业的;有的高校档案人员是内部调剂上岗, 从未给在岗人员进行岗位培训, 更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。凡此种种, 致使档案人员业务知识缺乏, 业务不精通。
3. 经费不足、设备不全, 硬件建设参差不齐。
档案工作要有必不可少的物质基础, 必须安排一定的专项经费, 一是用于档案库房设施的不断完善, 保障档案保管的基础条件, 二是用于从事档案的科研工作, 将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设, 科研经费比重大, 对于档案事业的经费投入不足, 所占比例也很少。档案设备不配套或设备落后。
4. 管理模式呆板陈旧, 手段落后。
当今电子技术飞速发展, 特别是网络技术的发展已覆盖各行各业, 有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式, 档案管理技术跟不上时代的步伐, 很多高校档案部门硬件设备落后, 软件还使用单机版, 更新不及时。
5. 对档案工作宣传不够, 群众参与意识薄弱。
由于档案工作宣传力度不深, 广度不够, 影响不大, 知名度不高, 很多人对档案不了解。档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益, 还没有被广大群众所认识。
三、通过评估促进高校档案进一步发展
如何抓住评估给档案工作带来新机遇和新挑战, 进一步促进高校档案工作的发展, 我们应从那些方面进行更深层次的思考?档案部门借此东风又应做哪些工作呢?
1. 加强领导, 理顺体制。
把档案管理真正纳入学校各级规划和计划中, 纳入到学校各部门的工作中, 纳入到各类人员的考核指标中, 在人、财、物上得予保证。
2. 更新观念, 开拓创新。
观念的转变是一种超越自我的过程, 与时俱进体现的就是这个理念, 每一个单位的生存和发展都要与时代并进, 否则就会落伍, 档案工作也不例外。作为高校档案工作者, 必须更新思想观念, 运用档案学理论提出新观念, 探索新问题, 开拓新领域, 唯有创新才能得发展。改变过去就档案抓档案, 关起门来管档案的思维方式和工作模式, 推动传统档案观念向现代档案观念的转变。
3.“依法治档”, 规范管理。
依据《档案法》和《高等学校档案管理办法》制定高校的档案管理标准。高校应建立健全各项管理制度, 尤其是要健全岗位责任制, 把完整地、系统地收集整理档案工作纳入到各基层领导和专兼职档案员的岗位责任制中, 并与考核、奖惩、定职挂钩, 各基层领导要督促本部门档案人员定期向档案部门移交档案。这些制度的实施有利于保障高校档案的集中、完整和安全。
4. 加强档案队伍建设。
档案管理现代化不仅是设备、技术的现代化, 更重要的是人的思想观念和智力水平的现代化, 这是档案工作现代化的深层次的目标。所以要尽快在高校档案队伍中普及现代知识教育, 改善他们原有知识结构, 加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养, 尤其注重培养他们的创新意识、创新方法, 用各种适于档案工作的新知识和新技术 (特别是信息技术) 来武装高校档案工作者 (如“文档图情资一体化”思路及信息网络化的趋势) 。如果高校档案工作者不具备信息技术, 将无法参与与信息管理员、数据管理员、图书管理员及其他信息工作者的共同工作, 必将削弱档案在信息社会的活动和竞争力。加强高校档案人才意识, 建立并完善高校档案人才培养的竞争激励机制, 进行定期或脱产培训, 通过各种途径提高高校档案工作者的素质, 这是高校档案部门在激烈竞争环境下争得一席之地的必由之路。
5. 强化现代化管理手段。
以计算机技术为核心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路, 先进技术手段的引入给档案工作提供了许多新的发展契机, 面向知识经济时代的高校档案工作必须加快现代化步伐, 必须因势利导, 与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的档案工作, 实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化, 加速档案应用信息高速公路建设, 这次《辽宁省高等学校档案工作考核评估标准》中, 也加重档案信息化建设的考核比重, 信息化建设考核指标占21分, 为考核最高分值。另外, 2009年7月辽宁省教育厅也出台了《辽宁省高等学校档案信息化建设实施纲要》, 纲要中制定了2009~2012年高校档案信息化发展目标, 纲要从指导思想、基础设施建设、资源建设、应用系统建设、制度建设、人才建设、安全保障系统建设和保障措施八个方面做出规划指标, 用以保障档案信息化建设与学校数字化校园建设的同步进行。
6. 拓展服务领域, 转变服务方式。
《高等学校档案管理办法》中提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件”这是首次赋予高校档案服务的新职能, 同时还指出高校档案机构充分挖掘档案资源, “采取多种形式 (如举办档案展览、陈列、建设档案网站等) , 积极开展档案宣传, 申报创建爱国主义教育基地”, 以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。这些规定开创了高校档案工作服务的新领域, 拓宽了档案工作服务的辐射面。作为档案工作者树立适应高校教育产业化、市场化发展要求的档案利用服务机制的创新, 强化全面主动、及时准确的服务意识, 改变过去单纯为学校教学、科研、管理服务, 而是更要为社会经济服务。档案工作者要积极收集和征集档案史料丰富馆藏, 加强检索工具的建设和完善, 积极开发社会不同需求的档案信息资源, 构建档案信息平台, 铺设档案信息公路。以实现档案服务社会的目的。
高校档案室 篇2
关键词：高校档案管理;档案管理模式;转变
一、档案管理的内容和性质
(一)档案管理的内容
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。
主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。
(二)档案管理的性质和特点
档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。
档案管理工作是一种专门的管理活动。
作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。
与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。
二、档案管理的地位和作用
档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。
档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响;同样，国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。
从档案工作与国家各项建设的关系来说，档案工作处于服务地位，是条件性的工作，即为国家的政治、经济、科学、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。
但在一定情况下，档案工作也起决定性的作用。
三、知识经济时代档案管理工作的特点
知识经济与农业经济和工业经济相比，在下列几方面有显著不同：一是主导要素不同。
农业经济的主导要素是土地;工业经济的主导要素是资;知识经济的主导要素则是人才，人才是经济增产的决定力量，是社会财富的源泉。
二是竞争的对象不同。
农业经济条件下，竞争的对象是土地;工业经济条件下，竞争的对象是自然资源和劳动力成本;而在知识经济条件下，竞争的对象是人才、知识和信息，谁拥有了人才、知识和信息，谁就能在这场竞争中取胜。
三是投资的重点不同。
工业经济条件下，投资的重点是机器、设备、生产线等有形资产，追求规模效益;而在知识经济条件下，投资的重点是人力资源开发，提高产品的科技含量，加大人才培训力度，发展知识型企业。
四是资源形态不同。
农业经济和工业经济条件下，自然物质资源是资源的基础，它是有限的，人类对它的索取是有限度的，必须考虑自然生态与人类生态之间的平衡;而知识经济的资源是知识、智慧、发明、管理、技术之类，它是无限的，不受地域和国别的限制。
四、实现高校档案管理模式的三大转变
(一)由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变
档案管理强调以人为本，包括作为服务客体的用户和作为服务主体的档案人。
在以往的档案管理中，较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户、以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。
在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供信息，更是档案信息资源建造者和维护者，是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。
不言而喻，档案人在档案的保管和提供利用方面，扮演了越来越重要的角色。
因此，必须树立“档案人”与“用户”并重的管理理念，切不可忽视“档案人”这一关键要素。
只有实现这一转变，才能更好地发挥档案人的积极性、主动性与创造性，才能在档案的管理和各个业务环节中更充分地体现出档案人的主体作用，从而适应知识经济给整个人类社会带来的改变。
(二)由以硬性管理为主向以软性管理为主转变
要使档案信息资源在知识经济时代发挥应有的作用，我们必须强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理;变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量，提供所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况，从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求，适应广大人民群众对档案利用的需求。
显然，这种软性管理能使档案信息资源随市场经济的发展而不断加快自己的开发战略，从而增强自己的生命力。
(三)由区域性管理向全方位、网络化管理转变
档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案，是国家的重要信息资源，对其加速开发利用势在必行。
近年来，我国档案界相继建立了区域性的管理网络，使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。
在此基础上，我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。
一方面进行纵向联系，就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系，打破物理意义上的馆藏资源概念，使同行业之间利用网络分发信息，交流工作动态，进行远程存取的信息服务;另一方面进行横向联系，就是要与各行各业保持联系，实现从单一信息向综合性信息的方向拓展，把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来，形成全国性的.联机服务网络。
参考文献：
[1]宋鹏,杨帅,杨岚钦,洪怡恬.基于ABC分类法的高校档案库存管理研究[J].重庆科技学院学报(社会科学版),,(01).
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[3]罗长文.浅谈高职高专院校评估档案材料的收集与整理[J].镇江高专学报,2008,(03).
党校档案管理研究【2】
摘要：本文就党校档案管理工作中存在的问题展开探讨，并制定了科学有效的应对策略。
对提升党校档案管理水平，发挥档案资料核心应用价值，实现资源共享，有积极有效的促进作用。
关键词：党校;档案管理;问题
高校档案育人探析 篇3
关键词:高校档案;育人;探析
档案之所以需要保存,并且能够世代流传,是因为它对人类社会的发展有特殊的作用。档案是知识的一种载体,是知识的一种存在的形式。档案又是信息的一种载体,是信息储存的一种手段。档案既记录了人们物质生产发展的过程,又记录了人们精神生活的进步状况。档案的产生,就是为了利用。如果不利用,也就毫无保存价值了。而学校档案,是学校在各项工作中直接形成的归档保存的各种文件材料。作为学校档案管理,就是从整体上、微观上管理学校档案,不断调节档案管理工作系统的内部关系和外部关系,促进档案工作的发展,为教学、科研、管理等各项工作服务。它是办好学校的重要基础工作之一。
学校档案是随着学校的建立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。它形成于学校的一切实践活动之中,是学校历史的真实记录。学校档案工作是整个国家档案事业的重要组成部分,与整个档案工作的目的是一致的。学校档案工作是以学校广大师生员工为服务对象,以馆藏档案信息为服务内容,以多种的服务方式为手段,直接介绍档案内容,提供档案材料为学校各项工作服务的工作。学校档案工作的最终目的也是为了利用。
学校档案,是一种现行的机关档案。是学校在长期的教学实践活动中积累起来的重要价值的历史资料,是学校一切工作的综合反映。
学校档案,是一个学校过去工作活动的历史记录,是历史的见证材料。这种工作实践的凭据,记载着学校多年来的工作实绩,同时也记录着工作中的教训和走过的弯路;是一个学校在长期教学活动中各个方面的的实践经验的积累,又是促进学校在扬长补短中不断前进的一面镜子。
学校档案,是日后继续工作的重要条件。在学校档案中,有国家各项方针政策和上级指示的凭证材料,有记录着本校的具体情况,这对于学校在制订计划、总结工作、处理问题时,无疑是十分丰富的参考资料。
学校档案,是学校管理工作中的一个重要组成部分,是学校管理工作中的一种工具和手段。
档案资料是宝贵的财富,怎样利用,形式则是多种多样的。河南某高校在这方面做出了有益尝试。
2003年9月7日、8日两天,2003级的新生为古朴典雅的河南某高校校园注入了新鲜的血液。为了使这些新生尽快地融入大学生活,更深刻地了解具有九十多年历史的老校,校领导一改往年的作报告、办讲座为主的单一入学教育模式,组织新生参观校素质教育基地校史展、观看校史剧等生动活泼的仪式,达到使新生知校、爱校、荣校的教育效果。
新生们面对一幅幅学校91年艰苦办学历程的画面,深深地为之震撼,校史剧《九歌》更是展示了学校创建的历史背景及其艰苦岁月里百折不挠、拼搏进取的精神,那战火硝烟里的爱国激情,那艰苦岁月里百折不挠的办学精神,那催人泪下的一幕幕历史再现深深地感动着新入校的学子们。
这种新颖的入学教育形式为新生提供了一个尽快了解和适应学校的平台。无疑,校领导当初决策是正确的。档案是历史的真实记录,该校校领导们研究决定以档案资料、实物为依据,建立一个反映学校九十一年艰苦办学历程的校史展厅,为了筹建校史展厅,一幅幅珍贵照片、一章章的文字记载被找了出来,为搜集当时办学的资料,几次沿着抗战时学校迁徙的路线,寻找当事人了解情况,老校长丁德合先生批改的学生作业、河南中山大学时期创办的《文学季刊》、《河南中山大学农科季刊》、在潭头办学时期的课程表、英语讲义和考试试卷等,都被摆在了展厅内,各个时期的毕业证书、校徽都尽可能的找来了。校史展厅建好之后,观看人员络绎不绝,人们在这里看到了浓缩九十一年、历尽艰苦办学,如今已是挤身全国百强的知名学校。人们在这里受到了心灵上的洗礼。
多年来,有一些学校,按部就班、中规中矩、日复一日地在既定的轨道上运行,该学校的这一用档案实物为依据,结合校史剧对新生们进行生动活泼的素质教育,恰好说明校领导们是极富素质的智识者。
对高校档案室勤工助学的思考 篇4
一、高校学生参加档案室勤工助学的原因分析
目前档案室通常由学院办公室主管，由于种种原因，档案室的编制和人手显得非常紧张，为了缓解档案室人手不足的压力，选择让高校学生参加档案室勤工助学不失为一个较好的措施，其原因有三:
1. 大学生和高校档案室双赢。
参加档案室勤工助学不仅能缓解学生的经济压力，更重要的是，大学生通过勤工俭学，既可提高他们的综合能力，培养吃苦耐劳精神，通过一段时间的档案室工作实践，学生们增强了服务意识，增强了责任感，也培养了与档案利用者沟通、交流，与指导老师合作的能力，业务技能和管理水平不断提高。同时，这也为高校档案室更好地发挥管理育人和服务育人职能开辟了一条新途径。翻开高校档案，高校都有自己的光荣历史和辉煌历程。高校档案所记录的这一页页历史，正是生动的爱国荣校史，是对学生进行爱国主义教育的好教材。充分利用档案资源，介绍学校的悠久历史、灿烂文化和优秀人才，让其对学校、对大学生活有一种热爱和珍惜。因为从学校档案挖掘出来的信息对大学生来说，这些都是发生在自己就读学校，易懂易接受，并非假大空，尤其是校友系友的先进事迹，优秀成果更是令学生敬佩不已，他们的业绩皆为后生学子的榜样，他们的档案均是经验之谈，是宝贵的财富。他们从档案中受到的教育更为深刻。
2. 整合人力资源，有利于馆藏档案信息开发。
信息时代的档案室不仅仅是以手工操作的形式为利用者提供服务，而应更着重于网络化信息服务。而档案资源的共建与共享等现代化方式，对各类信息进行筛选、分类、整理、整合，要求档案室工作人员不仅要具备必备的专业知识，还必须拥有英语、计算机、网络、通讯等方面的知识。只有这样才能利用现代化手段更好地为读者服务。勤工助学学生专业覆盖面广，有一定的计算机知识和外语水平, 是对档案室信息技术力量的很好补充。高校需要建立档案网络服务平台，在我们档案人手紧张并且实力有限的情况下，勤工俭学学生是我们很好的力量源泉。参加档案室勤工助学的大学生来自不同系别和不同年级，他们具有较高的文化素质，在勤工助学岗位上，在教师的正确引导下，能很快熟悉档案工作的流程和基本服务项目。
3. 为档案室注入青春活力，促进档案室工作效率的提高。
档案室工作人员组成复杂，普遍年龄较大。他们的工作经验丰富，但是缺乏活力，档案室里气氛沉闷。大学生有朝气、有热情，他们的到来为档案室带来了青春的活力，在一定程度上能带动其他馆员的情绪，大多数人受到这种感染，能激发工作热情，从而提高工作效率。作为教育者，档案员在工作中要以身作则，起到模范带头作用；吸收学生参加档案室工作，对工作人员也起到了一定的督促作用。在学生无形的“监督”下，工作人员在工作态度、工作纪律等方面都加强了自我约束。
二、当前高校学生参加档案室勤工助学存在的问题
当前高校档案室勤工助学工作主要存在以下三个方面问题。
1. 对高校档案室勤工助学的认识不足。
有些老师对档案室认识有误区，认为档案室涉及机密，谈档案色变，不能让学生插手，让他们接触档案就会泄露机密，因此他们觉得档案室不适合大学生参与勤工俭学。即使有勤工俭学岗位，大家认为让大学生参加档案室勤工俭学就是让他们来帮忙, 做外围工作，没有把他们当成档案室的一员。对学生的要求不高，没有真正培养他们的档案意识和管理意识。
2. 对大学生的岗前培训不够。
由于对大学生参加勤工助学的定位不正确，认识有误区，所以对大学生没有进行必要的岗前培训。大学生对所要从事的档案工作并不熟悉，所以很难参与到管理工作中去。往往是档案室的老师忙得加班加点，学生却无从入手，出现了虽然有学生却不能有效利用的现象，同时也加深了人们认识上的误区，即只能让学生做一些简单的工作。
3. 馆员依赖性导致服务意识弱化。
一些本属于自己分内的工作，却等待学生来做，少数馆员的依赖性导致服务意识弱化。档案室安排学生主要是根据工作需要，如进行计算机录入、整理档案等工作，是老师力量的补充和工作的协助。
三、高校档案室勤工助学存在问题的对策研究
由于勤工俭学的特点，在一定时期内, 通过勤工助学来济困助学是维系校园和谐稳定的重点工作和提高学生素质的有效途径。进一步搞好高校档案室勤工助学工作，我认为应该从以下几个方面进行。
1. 提高人们对档案室勤工助学工作的认识。
我们要大力宣传，让档案室老师有正确的指导思想，认真看待此项工作。勤工助学工作意义重大，不断拓展勤工助学工作的内涵，尽快形成一套行之有效的勤工助学工作的运行机制和管理制度，从而使档案室勤工助学活动有章可循，使学生的正当权益受到保护，使档案室勤工助学管理工作走上规范化的轨道。档案室工作人员既不能将自己分内的事统统推给学生，使学生觉得自己不被尊重而产生厌烦情绪，也不能因为学生经济困难而偏袒他们工作中的失误，时刻关注他们的心理健康，为他们的成长创造良好环境。
2. 择优录用。
由于档案工作的特点，需要责任心强、认真细致、思想素质过硬的学生参与。档案室应主动与学生处、各院系联系, 在挑选时要明确提出选拔要求，一定要把思想素质放在首位，让生活困难且各方面优秀的学生参加档案室的勤工助学, 切实帮助他们解决生活上的困难，使他们能够在无后顾之忧的情况下安心学习。另外，还应对他们进行岗前培训，帮助他们解除压力, 正确看待生活中的困难，树立战胜困难的信心和勇气，增强劳动光荣的意识，树立正确的人生观和价值观。
3. 加强对勤工俭学学生的管理。
在确定勤工俭学人选后，对他们进行岗前培训，介绍档案工作的特点和流程，让他们清楚自己的职责和责任，同时对他们加强思想教育，遵守档案纪律，保证勤工俭学的顺利开展。并对他们合理安排工作，最大限度发挥学生的作用，由于受到课程的限制，所以安排工作要考虑工作能力、学习专业等因素进行人员的合理搭配, 尽量兼顾不同系和班级的同学，这样才能保证我们档案室每天都有足够人手，保证工作的顺利开展，对他们的出勤和工作能力做好详细登记，这是我们档案室规范管理，明确责任的需要，也是最大限度地调动学生的工作积极性，发挥他们的聪明才智和作用的需要。
为有效避免管理混乱，促使档案室勤工俭学工作健康发展，档案室必须加强对勤工俭学学生的管理，制定科学、规范的管理制度，以制度建设为基础，使勤工俭学管理工作科学化、规范化、制度化。制定并完善“勤工俭学工作守则”、“勤工俭学职责范围和工作要求”、“勤工俭学奖惩规则”等类似规章制度，并实行工作签到和挂牌上岗等措施，加强对勤工俭学的管理。
高校档案室开展大学生勤工俭学，不仅为大学生提供了社会实践的舞台，锻炼了大学生的综合能力，减轻了一些大学生的经济负担，更重要的是增强了大学生的责任心和荣誉感，体现了当代大学生的人生观、价值观，让他们懂得尊重他人劳动，这对丰富大学生人生阅历具有重要意义。只要加强管理和教育，勤工助学必将能促进高校档案室工作的开展。
参考文献
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高校电子档案管理论文 篇5
本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。
关键词：高校 电子档案 档案管理
1.高校电子档案管理的现状
1.1当前高校电子档案管理理念
电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。
同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。
相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。
1.2对电子档案的认识存在一定局限性
以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。
目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。
同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。
1.3电子文件档案管理面临的主要问题
首先，电子文件档案的易被破坏性。
在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。
纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。
而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。
因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。
其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。
由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。
目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。
但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。
2.推进高校档案电子档案建设任务
2.1加强电子文件的归档和管理
电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。
2.2加快馆藏档案的全文数据库建设
高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。
要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。
2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。
尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。
因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。
2.4改善检索功能
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。
网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的`查找更加准确与便捷。
(2)利用先进的检索技术。
目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
2.5重视档案信息化人才队伍建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。
首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。
3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法
3.1创造良好的载体保护环境
电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。
要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。
3.2采取切实可行的信息保护措施
电子档案是高科技的产物。
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。
这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。
3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能
高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。
参考文献：
[1] 黄静.高校电子文件档案管理刍议[J].云南档案，(3)
[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，001(1)：29-33
[3] 贾雪萍.浅析高校电子档案管理队伍的建设[J].秘书之友，(1)：46-48.
高校学籍档案建设探讨 篇6
关键词：学籍档案；管理；要求；建设
一、高校学籍档案建设中存在的主要问题
1.高校对数字化档案馆建设意识不够
多数高校制定了各种档案规章制度，也有专门的档案机构，可执行力不足。部分领导缺乏对档案工作的重要性的认识，疏于管理本部门档案。且档案部门工作人员对依法治档认识淡薄，档案立卷归档的业务督办、监察不力，指导不够。建设数字档案馆，一是可提高文件领导者、形成者的档案质量认识；二是融档案管理制度于规范管理系统中，使高校档案管理质量得以提高。
2.学生学籍档案管理重视不够，制度不健全
高校学生学籍档案是学校档案的一个分支，但是各高校往往对教学档案工作比较重视，但对学生档案工作的重要性却没有足够的认识。存在着“只要不出错就算管好了”或者“只要学生档案送走了就算管好了”这样落后的管理理念，很少将学生档案管理工作、论文联盟整理提到学校议事日程，更不用说将学生档案管理开展得好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善，更有甚者没有专职的学籍档案管理人员。
3.学生学籍档案传递方式原始，管理落后
随着高校毕业生就业制度改革，毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内整理由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。给学生的就业带来了不良的影响。
二、如何提高学籍管理现代化水平
1.规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
2.开发学籍档案信息资源，提高服务利用价值
学生学籍档案信息资源的开发与利用，我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、论文联盟整理保管等方面下工夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。
3.提高对档案材料重要性的认识
一是加大宣传力度，提高对档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道宣传有关档案的管理知识，使其认识到，档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
4.正确处理好档案保密与利用的关系
日常工作中，档案管理工作人员，不仅要做好档案的利用与开发，还要做好档案的保密工作，转化档案由过去的以藏为主为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，标准化档案工作、科学化管理方法、高效化管理机构，使档案室的综合服务功能不断增强，更好地让档案信息资源为教育教学服务。但受传统的保密观念影响，普遍档案工作存在着利用不足、重保轻用现象。由此产生一些弊端：大批档案不能充分利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，造成档案浪费，变成不值一文的废纸；领导不能有效地利用档案，全面及时地了解情况；也难以使档案管理人员的管理价值在利用档案的效果中体现出来。档案部门需改变传统的观念，切实完善工作职能，严格做好保密工作，为领导决策服务。
参考文献：
1.彭鹏，《高校学籍档案管理存在的问题及解决办法》
2.马跃，《更新档案管理理念实现档案管理科学化》
3.修芹梅，《试论高校教学档案数字化建设中存在的问题及对策》
4.《浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨》
5.《高校档案管理的探讨与研究》
6.张晗，《对数字化档案馆的初步研究》
7.《档案数字化方案研究》
8.张华，《关于档案数字化的实践与思考》
高校档案室 篇7
一、高校科研档案归档存在的问题
科研档案作为高校档案的重要门类,其单独设类有着重要的意义:首先,它完全改变了将各类文书文件以及科研文件共同收集和处理的方式,针对科研工作的各个阶段对档案收集的各项工作提出了具体的要求,但与此同时,根据对一些高校档案馆的调查,仅有少量的上级传达的科研工作方面的文件进行了归档处理,而在科研工作中形成的管理性文件却很少进行归档,如科研成果文件、研究经费文件等。这对科研档案的完整性、准确性和系统性构成了很大的威胁,更难以对科研档案进行详细的开发和利用。而具体来说,科研档案的安全隐患集中在以下方面:首先,许多档案部门的兼职档案员工作过于繁忙,不能严格按照相关标准进行归档工作,档案工作的进行缺乏规范化。第二,由于工作人员的调动,科研档案有随意销毁的可能性,这在很大程度上会影响档案工作的质量。第三,科研部门未设置足够的安全设施对相关档案进行保护。在档案管理过程当中,所收集的档案质量参差不齐,甚至残缺不全的现象时有发生,比如说,许多科研项目材料不齐,如只有立项批文,缺少立项合同,这与许多科研人员故意隐藏科研档案的行为有着直接关系,这种低质量的科研档案会严重影响科研档案的真实性和准确性,也对高校科研项目的发展产生巨大的负面影响。
二、高校科研档案归档存在问题的原因
在档案管理工作当中,各级领导未能足够重视科研档案的集中管理问题,只是在工作当中希望方便自己部门的工作,没有考虑到科研档案的利用问题,更未能及时将科研档案集中统一到学校档案馆当中进行合理管理,造成科研档案归档工作进行得不够顺利,且档案利用效率低,未能起到为高校科研工作服务的作用。
1.科研人员未能恰当认识知识产权问题。科研人员没有正确的知识产权意识,对自身档案的保护意识较强,绝大多数科研人员不愿意将自身科研项目的核心档案资料交给相关管理部门。他们将这些资料看做自身的财产,需要保护其私有性,甚至怕学校档案馆泄露其资料,影响科研成果的竞争力,尤其是在职称、奖励等因素的驱动下,更加不愿泄露自己的核心研究材料。但我们应该看出,在现今的科研体制下,高校的研究经费来源于国家的拨款,因此,任何高校都没有能力来承担某一创新性科研项目;而与此同时,在从事任何科研项目时,学校科研人员不得以个人名义必须以单位名义进行科研,因此,科研的技术核心资料不属于项目的主持人科研人员,不是科研人员的私人财产,它同时属于学校和国家的。因此,这些科研成果档案需要根据要求归入学校档案馆。
2. 学校综合档案馆没有实行正确有效的科研档案归档问题宣传策略。面对科研档案呈现空白的现状,高校的档案管理部门,尤其是学校综合档案馆未能针对问题深入基层进行相应的调查工作,找出事情发生的原因并提出相应的解决措施,尤其是未能针对学校科研工作的特点,进行科研档案问题的宣传工作,更没有深入到科研工作一线,对建档工作进行指导,尤其由于档案员自身的素质问题, 他们在工作中往往缺乏积极性和主动性,未能认识到科研档案集中管理的重要性,缺乏相应的理论知识和实践知识,对科研档案不归档的现状不予理睬,没有采取有效措施。
3.档案管理工作人员素质有待提高。根据《档案馆(室)业务文件汇编》的规定:科研管理部门负责管理文件归档,各课题组直接向档案部门归档。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。虽然许多制度都明确对科研档案管理工作提出了要求,但大量档案员对这些规定置若罔闻,甚至在工作中,未能明确科研工作和建档工作的四同步管理模式,这使档案管理工作很难开展下去。
4.发包单位的问题及其他因素。科研项目的发包单位对项目成果有兴趣,忽略了对项目完成后科研档案的收集工作,造成科研人员可以以各种理由(如涉及机密等)拒绝上交科研档案;而与此同时,另一个客观原因,是科研档案材料的性质所造成的,由于科研项目一般持续时间教材,所以,整理科研档案需要一定的时间跨度,尤其许多科研材料,需要跨年度才能完成,呈现出了明显的衔接性特点,就容易造成科研档案材料割裂的现象。
三、高校科研档案归档的相关对策
对于高校的档案管理工作来说,档案集中管理模式是高校档案工作发展的根本趋势和基本要求,因此,针对这一特征,高校科研档案归档工作应依照以下模式进行。
第一,工作人员的档案意识问题,直接影响着档案工作的进行和开展。因此,转变专职档案管理人员的工作态度,帮其树立正确的档案效益意识和价值意识,这是首要进行的。第二,需要专职档案人员扩大档案的宣传力度,向有关部门领导宣传《档案法》,帮助领导和个人树立正确的档案意识,使其在工作当中认识到科研档案在高校发展当中的重要性,引起他们对科研档案集中归档的高度重视。 第三,提高学校科研档案管理人员及科研人员的档案意识,使他们认识到科研档案和相关科研资料不是他们的私有财产,同时也是属于国家和集体的财产。在进行科研工作的过程当中,科研人员需要认真收集相关资料,配合档案管理部门工作,不以任何理由拒绝交出科研档案和相关资料。在对科研档案进行归档的过程当中,需要建立健全各项制度办法,如“集中统一管理制度”“归档制度”“归档分工制度”、“课题负责人立卷归档责任制”等制度,做到有法可依、 有章可循。而与此同时,在工作当中,相关的科研管理部门和高校档案馆需要对科研档案归档问题进行定时检查,针对所出现的问题提出一定的解决方法。对科研档案的归档问题,档案馆可以以年为单位进行检查,如果科研项目未经档案部分验收,科研管理部门可以不予承认,从而保证科研档案的完整性。在《高校档案实体分类法》 中,归档范围相对单一,并且严重偏向于自然科学。笔者根据多年的工作经验认为,归档范围应该在包含科研管理综合材料和科研项目材料的基础上,涵盖以下几个方面的材料:(1)科研成果材料:如教师公开出版的学术著作、公开发表的科研论文、科研获奖证书等。 (2)学术交流材料:学术报告、学术会议、专题讲座和访学经历等等。 (3)大学生科技活动材料:大学生科技活动材料也属于科研档案的范畴当中,包含大学生参加科研活动的材料,科技比赛的获奖项目,档案管理部门许多根据课题门类,对这些资料设置归档计划,针对周期短课题,研究任务结束后,就要及时一次性归档处理,而周期长的课题,要根据阶段进行归档。
一般情况下,结束科研项目后,项目负责人就需要整理好相关材料并进行归档,尤其是在上报成果、申报奖励时,科技成果专家审核委员需要对项目成果的真实性和创新性进行考证。而在这一步骤当中,档案管理部门相关人员也应该参与到评价当中,对相关材料的完整性和准确性进行考核。申报项目获奖后,其相关的获奖材料也应及时归档。高校对达到规定的获奖项目进行表彰奖励时,需要结合高校档案管理部门所提供的相关材料才能进行。首先,不管是专职档案管理人员,还是兼职管理人员都需要有一定的爱岗敬业精神和创新精神,在树立责任心和工作进取心的基础上,更要具备一定的专业知识和现代化办公技能,从而提高自身的职业素养。其次, 档案人员要积极进行工作,主动深入到各个部门,而在科研档案进入档案部门后,要及时查看档案的完整性和准确性,若发现残缺档案,要及时反馈,要以严谨的工作作风认真地收集国家科技资料,禁止任何单位或个人非法据为己有,要运用科研档案归档一定的规章制度。第三,科研档案人员要树立好服务意识,热情为高校提供优质服务,从而为提高高校的学术能力做出一定的贡献。
参考文献
[1]周莉.高校科研档案收集工作之我见[J].档案时空,2008(2).
[2]陈玉英.高校科研档案管理工作新探[J].湘潭师范学院学报,2008,30(3).
[3]赵凤月.高校科研档案管理的主要环节探析[J].通化师范学院学报.2008(12).
论高校档案理念与档案工作之关系 篇8
一、档案理念与档案工作的区别
档案理念, 是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象, 也就是人们对档案的性质和价值的认识, 对档案工作的性质、地位和作用的认识, 既包括社会上人们对档案和档案工作的认识, 也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。
档案工作, 是指管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统, 是档案室和档案馆对档案信息资源的管理与开发工作, 也就是通常所说的档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、提供利用和统计等项工作。
二、档案理念与档案工作相互影响、相互制约, 有着不可分割的密切关系
首先, 强化档案理念对档案工作有着巨大的推动作用。有档案理念, 才能以档案的眼光去看待、对待文件材料, 在工作中注意收集、整理文件材料, 起草文件时注意符合档案要求, 方便存档立卷等。也就是说, 档案理念越强, 越有利于档案材料的有效收集, 越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点, 从而最大限度地满足利用者的需求。其次, 档案工作又反作用于档案理念。做好档案服务工作, 搞好档案各方面事业建设, 是增强人们档案理念的关键。如:高校档案, 是指高等院校在从事教学、科研及管理活动中直接形成的, 具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录, 包括学生档案、学籍档案、教学档案等。高校档案工作是高校各项工作中不可缺少的基础环节, 也是衡量教学、科研、管理和其他各项工作水平的重要标志之一。做好档案管理工作, 对于总结、探索和改革学校教学、科研及管理工作的规律, 提高教学质量、科研能力和管理水平, 具有十分重要的意义。诚如有些论者所言:“可以毫不夸张地说, 一所学校的档案文化就是这所学校整体文化的基石。”因而, 要做好高校的档案管理工作就必须加强教职员工和档案管理工作者的档案理念。
三、档案理念与档案工作应协调发展
由于多种原因, 目前高校档案理念较为淡薄的现象仍然存在, 特别是院 (系) 二级档案保管单位在档案管理方面还存在着许多问题:第一, 一些院 (系) 领导档案理念薄弱以致没有完整的行文制度, 没有档案文件的传阅制度, 看完文件后就放到自己手里, 不能及时归档, 有时随手乱放, 造成文件的丢失。第二, 档案管理人员基本是兼职, 由院 (系) 办公室人员负责。由于办公室工作头绪多、繁杂, 不可能进行系统的管理, 而这些人员往往又未受过档案管理工作培训, 档案理念又较为薄弱, 不够注重档案的及时收集、整理、归档, 特别是科研档案和教学档案更是如此。第三, 整理不力。在档案分类上, 采用实用性存放, 没有根据档案的性质进行规范分类整理, 而是自己觉得有用就留下来, 无用的就丢掉, 造成档案材料收集不齐全。第四, 不注意档案及时移交, 致使某些档案材料缺乏连续性。由于人事的变动, 造成档案的缺档现象严重。第五, 不注意对档案材料的妥善保存, 致使原始的纪录在一段时间之后纸质变黄发脆, 字迹模糊无法辨认, 变成一堆废纸。特别是五年一次的本科教学评估更需要档案的完整性、规范性。针对这些问题, 要想尽快改变现状, 笔者认为应从以下几个方面着手:
1. 加强宣传力度
档案的宣传介绍是社会公民认识档案的基础, 因此高校应增强院 (系) 教职员工和档案管理人员的档案理念, 特别是加强领导对档案管理工作的重视。高校还应组织档案管理人员学习国家有关法令, 学习《档案法》、《保密法》, 认识到档案工作的重要性, 把档案工作纳入日常的工作中。
2. 完善制度
改变过去那种没有行政管理制度和传阅制度的状况, 完善制度, 使档案管理工作有据可查、有法可依, 有规范的指导, 从而使档案文件及时、完整、有序地归档。
3. 加强培训
档案工作者是档案专业人员, 也是档案管理的主体。增强档案工作者的档案理念是强化全社会档案理念的核心, 也是搞好档案工作的保证。因此, 必须对档案工作人员加强培训、以提高素质。
(1) 甘于奉献。档案部门特别是院 (系) 档案管理人员, 人员少, 任务繁重, 工作琐碎, 又有很多是兼职, 如果不具备奉献精神, 是不能搞好档案工作的。所以, 一个档案工作者, 首先要树立全心全意为人民服务的思想, 热爱本职工作, 具有奉献精神。
(2) 具有高度的责任感、业务能力和计算机能力。文件转化为档案是一个专业性极强, 而且程序极为复杂的过程, 它直接影响档案工作的质量。每一卷档案的收集、分类、装订、编目、管理都有非常严格的要求, 这就要求档案工作者不仅要熟悉案卷的整理流程, 还要掌握一定的档案管理和保护技术。过去院 (系) 档案工作紊乱很大程度上是由于档案管理人员档案理念淡薄, 对档案工作不甚了解, 不知如何进行收集、整理、分类、归档, 对于档案的检索与服务更是不甚了解, 因而我们必须对他们进行业务培训。如:《档案学概论》、《科技档案》、《档案管理学》、《保护技术学》、《文书学》等进行系统的培训。随着新型存储介质的不断出现和现代信息技术的更加广泛的应用, 许多新型载体的档案出现了, 也正如钱学森同志指出的:“现在图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师, 是信息系统的建设者, 也是信息使用的向导者和顾问。” (1) 这正是强调了档案管理工作者应加强学习, 提升业务水平, 成为适应新形势下合适的档案工作者的重要性。
4. 利用现代化手段管理档案
早已有论者指出:“随着档案管理现代化的发展, 档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。” (2) 利用现代化手段管理档案, 既是档案工作发展的必然, 又是提高档案管理水平和工作效率的一项重要措施, 院 (系) 领导应积极为档案管理工作创造条件, 购置先进设备, 使档案管理工作的现代化水平和效率提高到一个新层次。
5. 搞好档案的开发利用
搞好档案资料的开发利用, 使其为学校各项工作的改革发展服务, 是档案管理工作的中心任务和最终目的, 是档案工作诸环节的出发点和落脚点, 决定着档案工作的发展方向, 也是衡量档案工作质量的标准。因此, 档案管理人员要做好档案的开发利用工作。首先要明确指导思想和要求, 其次要认真做好档案的利用开发服务工作, 及时、准确、有效地为教学管理和教育改革服务, 在服务中体现档案利用工作的价值。
总之, 档案理念与档案工作密不可分, 在提高强化档案理念的同时, 我们应努力改善自身的服务质量和水平, 最终实现二者的协调发展, 实现“档案为人人, 人人重档案”的美好目标, 为高校教学工作的规范化管理、科学发展、质量提高提供好服务。
摘要：由于多种原因, 目前档案理念仍然较为淡薄的现象在高校依旧存在, 档案理念与档案工作协调发展才是搞好高校档案管理工作的关键, 本文对此作一论述。
关键词：档案理念,档案工作,关系
注释
1 转引自乔晓秋.谈知识经济条件下档案人的定位.松辽学刊, 2000.6.
高校档案鉴定工作 篇9
关键词：高校,档案,鉴定
目前, 大多数高校没有正常开展档案鉴定工作, 只是把日常工作中形成的文件材料不加任何甄别就统统归档, 形成了“有文必档”的现象。由于一些无保存价值的文件被收集归档, 使得馆 (室) 藏档案数量越来越庞大, 档案管理的工作量成倍增加, 档案管理员的负担日益加重, 严重浪费了档案管理资源, 阻碍了高校档案工作的正常发展。加强高校的档案鉴定, 去其糟粕, 取其精华已经是高校档案管理部门迫在眉睫的工作。
一、高校档案鉴定工作没有正常开展的原因
(一) 对档案鉴定工作缺乏认识。不少档案管理员认为, 只要档案室资料齐全, 学校检查档案收集工作的时候有据可查, 鉴不鉴定都无关紧要。很多学校在进行档案评估时, 对档案是否经过鉴定不作要求, 只要需要检查的材料都有就行。许多高校的档案管理人员配备不足, 也没有正规的经过培训的鉴定人员进行档案鉴定工作, 使得档案鉴定工作迟迟不能开展。
(二) 归档的档案质量低, 数量庞大。部分高校档案管理员没有受过正规的档案学教育, 业务生疏, 档案鉴定知识缺乏, 对收藏的档案藏而不鉴、只进不出, 使归档的档案质量偏低。档案鉴定的程序复杂, 要剔除没有价值的档案, 重新编排文件目录, 重新填写案卷目录和专题目录, 工作量很大。若进行一次全面的档案鉴定, 需要耗费很多的人力、物力和财力。
(三) 档案价值鉴定难度大, 无固定的标准。鉴定是档案管理中最具决定性意愿 (决定档案存毁) 且难度最大的工作, 要
求档案鉴定人员具有档案鉴定方面的知识和能力, 还牵涉到鉴定人员应负的责任。学校、社会及学生对档案材料的利用需求成了高校档案鉴定的重要依据, 而这种依据随着时间的推移会发生变化, 它具有短期性和局限性, 导致认定的档案价值等级变得不稳定, 所以判定者在做鉴定时存在较大的难度, 承担较大的风险。这个原因是困扰高校档案鉴定的一个至关重要的因素。
(四) 高校盲目追求馆藏数量。不少高校受到本科评估标准的影响, 盲目认为馆室) 藏档案越大越好, 单纯追求档案的数量而忽视了档案的质量。
二、高校开展档案鉴定工作的好处
(一) 有利于提高档案的质量。原来的档案由于保存期限、保存价值划分不清, 经常会出现档案重复和有些档案无人问津的现象, 既增加了查找的难度, 也使得馆 (室) 藏档案得不到有效利用。经过鉴定后的档案, 由于经过了档案价值的判定, 去除了失去保存价值的部分, 大大提高了档案的质量, 同时优化了室藏结构, 提高了档案箱柜的使用效率。
(二) 有利于提升档案管理工作的整体水平。通过对档案的鉴定, 可以发现档案收集、整理、编目等工作环节中的不足, 从而采取有效的措施, 大大提高档案管理工作的整体水平。
(三) 有利于决定档案保存的方法。价值大的档案比价值相对小的档案利用的机会要大得多, 这些重要档案的破损率也相对较高。通过档案鉴定, 把档案按照其利用价值的大小区分开来, 然后将价值大的、利用率高的档案材料进行复制, 把复制的材料作为平时利用的档案, 既不影响利用效果, 又有效保护了重要档案的安全与完整。
三、高校开展档案鉴定的措施
(一) 加强组织领导, 把档案鉴定工作纳入工作计划。首先, 档案馆 (室) 要成立档案鉴定领导小组, 其成员应是部门领导和档案管理员代表, 定期对馆室档案进行统计, 并制定切实可行的制度和鉴定计划, 对已到期或未到期但已无利用价值的档案进行分析, 各自提出鉴定意见, 保证档案鉴定的准确性和实用性。其次, 把档案鉴定工作纳入本部门的工作计划, 归档材料要从“入口”抓起, 选择本部门形成的材料作为归档重点, 尽量不重复归档, 保证所藏档案的质量。
(二) 制定档案鉴定标准。对馆室档案保管期限的鉴定, 应依据国家有关保管期限的规定, 并且以档案存在的价值为鉴定依据。在档案的鉴定工作中, 要注重考虑档案的价值, 要在特定的历史背景和社会背景下考量档案的价值, 要考虑鉴定的档案对学校和社会各个领域的研究和参考价值, 要明确鉴定工作的依据、程序和步骤, 从而使鉴定工作能有条不紊地开展。
高校档案利用浅析 篇10
档案的价值和意义通过为社会服务而实现的性质, 决定了档案管理工作的最终目的是最大限度的开发利用档案信息资源, 为人类社会活动和社会实践服务。高等学校档案管理工作, 就是要最大限度地开发利用档案信息资源, 充分挖掘和利用档案的潜在价值, 使其创造性地为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作提供时效、便捷的服务。但由于长期以来高校档案以纸质档案为主, 档案利用对象以校内各部门为主, 使得高校档案利用不像各国家档案馆一样社会利用者较多, 现就以下几方面来谈谈高校档案利用现象。
1 现阶段高校档案利用工作特点
1.1 学校档案利用类目比较单一。高校档案利用较多的是教学、财会、行政、党群档案。
为各行政职能部门服务中, 教学档案的利用频率是最高的, 这与学校以教学工作为中心相一致。许多教学活动, 如新专业申报与验收、教学评估、硕士、博士点申报等, 均需要档案部门提供有关资料。这也是高校档案利用的一大亮点。其次是财会档案和党群、行政档案。财会档案的利用单位一般是财务、审计、纪委和监察等有关部门。在学校党委、行政作重要决策、各类规章制度的修改和出台以及人事、后勤改革时需要查阅党群、行政档案。
历届毕业生由于考研、求职、出国留学等情况需要查阅招生录取名单、学习成绩、在校期间的奖惩等教学方面的档案资料, 并要求学校档案部门为其提供有关相应的证明材料。
1.2 档案利用主体以校内各行政职能部门及教职工利用为主, 社会利用主体较少。
学校各行政部门由于需要修改规章制度、各项具有联系性工作的开展, 经常会到档案部门查阅档案;各教职工由于职称评审等需要查阅科研档案及个人获奖资料。相对来说, 各高校档案的社会价值较小, 目前较多的是全国学位与研究生教育发展中心认证咨询部会以邮寄的方式查阅历届毕业生学位、成绩等方面的档案资料。
1.3 由于技术的限制, 各高校档案利用方
式还以纸质档案利用为主, 利用手段也以阅览、抄写、复印为主, 电话、传真、网络等现代技术手段获取远程档案信息服务较少。
我国高校档案利用工作现代化现在仍处于试点和探索阶段。虽然各高校基本上都有自己的内部局域网, 但由于档案部门人才、技术的缺少, 使得目前大多数档案馆 (室) 都不能很好的利用起学校的网络资源来加强利用手段。再者是国家宏观管理和指导不够, 全国还没有形成一个统一的国家或行业标准、数据交换格式, 往往是各高校各自为政, 没有形成合力。可以预测, 在当前及今后相当长的一段时间内, 高校的档案利用仍将以手工操作为主, 期望在短期内完全实现档案利用工作现代化是不现实的。
2 高校档案利用发展趋势
即使现阶段高校档案利用仍以手工为主, 但随着网络和现代技术手段的发展, 认为高校档案利用将沿以下发展趋势发展。
2.1 用户类型多样化, 信息服务社会化。
高校档案一直以校内各级党政部门及教职员工为主要用户, 但随着经济科技的高速发展, 高校为了发展不断宣传自身, 与外界联系日益增多, 使得档案的神秘面纱逐步揭开, 从而逐步形成了有需求的校外用户群体, 包括历届毕业生、外调人员、兄弟院校等等。用户范围的扩展打破了以往高校档案基本上只为校内用户服务的局面, 呈现社会化服务格局。
2.2 利用目的多元化, 信息需求深层化。
随着高校档案用户群体的扩展、信息服务的社会化, 高校档案在利用目的上呈现出多元化的趋势, 不仅体现在工作查考性方面, 即校内外有关工作单位为了解决工作问题而利用档案;同时, 在生活服务性方面的需求呈现较快增长趋势, 越来越多的个人在解决生活中遇到的实际问题时也将目光投向了利用档案, 如个人学历学位证书、在校学习成绩等的遗失。
2.3 利用方式多样化, 利用手段现代化。
传统的档案利用基本模式是用户亲自到档案馆 (室) , 利用较多的是纸质档案原件, 利用手段也比较有限, 通常只是阅览、抄写或复印。现今随着网络、传真机等档案利用硬软件环境的不断提升, 用户可以选择使用电话、传真或网络等现代技术手段获取远程档案信息服务。
2.4 用户逐年增多, 利用率节节攀升。
近年来, 高校档案工作人员理论学习较多, 素质有了很大提高, 特别是现代科学技术的运用使档案工作效率有了显著提高。另一方面, 人们的档案意识日益增强, 能主动地利用高校档案服务于自己的工作、学习和生活。这两个方面有力促进了高校档案利用工作的发展, 使得高校档案用户逐年增多, 利用率也有了较大提高。
3 高校档案部门适应发展趋势采取的改善措施
3.1高校领导要重视档案在学校发展中的重要作用, 加大对档案部门的人力、物力投入, 不仅为高校档案工作的快速发展提供条件, 也为高校档案利用的社会化发展及利用技术的更新创造条件。高校要舍得花资金添置扫描仪、数码相机、传真机等现代技术, 要不断资助档案工作人员参加业务培训, 不断提高档案工作人员的档案理论知识, 为高校档案满足社会各方面需求奠定物质基础和理论基础。
3.2档案部门要根据档案利用者的需求, 进行深层次的编研, 主动为档案利用者服务。档案部门要建立档案利用计算机登记管理系统, 对现有的档案利用者的需求状况进行综合分析, 档案工作者在全面熟悉档案馆 (室) 库藏及利用者需求的情况下, 对库藏档案进行深层次编研, 以迎合不同用户对档案信息的不同需求。
3.3利用学校档案馆 (室) 现有的档案, 尤其是声像档案对学校库房现有各种类档案进行宣传, 可以利用橱窗或学校网络等方式进行。一方面可以增加全校师生员工及社会群体对学校历史和现状的了解, 另一方面可以提高广大群众的档案意识, 从而为广大潜在用户的开发埋下伏笔。
高校档案较之国家档案馆的馆藏档案有其自己独特的地方, 首先高校档案种类较多, 有党群、行政、教学、科研、出版、设备、外事、财会、基建、产品共十大类;其次高校各职能部门归档材料一般在办理完毕的第二年就向学校档案部门移交, 与政府机关三十年以后向档案馆移交相比, 实时性更强。高校档案的独特性决定了如果高校档案部门能充分认识到档案的种类全、实效性强等特点, 从不同的角度开发档案资源, 编研不同的汇编资料, 利用现代技术手段主动提供各潜在用户正需或可能需要的档案, 则既实现了档案的经济效益, 也满足了社会各方面的需求, 从而也真正实现了档案的价值。
参考文献
[1]贾玲, 高颖.高校档案利用工作的发展趋势[J].兰台世界, 2006 (1) .
[2]曹书芝.高校档案开发利用的制约因素及对策[J].兰台世界, 2006 (2) .
论高校电子档案管理 篇11
【关键词】高校 电子档案 档案管理
中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案（ 简称高校档案） 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。
很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。
一、电子档案的概念和特点
所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要使用磁带和光盘。
与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。②信息存储的高密度性。③载体与信息之间的可分离性。④多种信息媒体的集成性。⑤系统依赖性。电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。
随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。
二、高校电子档案管理的重要作用
许多高校扩招学生，导致学生人数激增，迫切需要改进高校的教育教学改革，特别是档案管理。高校的电子档案管理工作作为教育教学改革的基础记录着高校的发展历程，教学科研活动和教学管理工作的过程，为高校的发展和建设提供有力的依据，促进了高校现代化建设的进程。科学规范的档案管理对于教学质量和教学水平的提高、科研工作的开发和利用、高校的建设和发展有着非常重要的意义。
但是从目前来看高校在建立电子档案管理方面仍存在诸多问题。
三、高校电子档案管理现存的问题
1、电子档案普及率不足。由于个别单位或者部门尚未意识到电子档案管理的重要性，不能及时投入资金和人力建设和管理电子档案，高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能，信息技术作为一种高效的信息处理手段并未完全发挥其优势。有些高校虽然采用了计算机辅助管理档案，但由于没有实现信息网络化，使档案信息资源难以共享，档案利用效率不高。
2、对电子档案管理人员提出了新挑战。由于电子档案具有系统依赖性，因此需要大批既熟悉本单位业务和档案管理专业，又能熟练使用各种管理软件和办公系统的档案管理人员。但目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。
3、电子档案自身缺陷仍需克服。电子档案目前主要面临三大问题：电子档案存储的安全性、数据的完整性和长期可读性，这三个问题将是高校电子档案管理建设面临的重要挑战。
（1）电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。
（2）电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
（3）电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。
搞好高校电子档案管理的对策
1、提高电子档案普及率，实现信息网络化。
提高相关单位或部门的意识，使其重视电子档案管理的重要性，促使各高校投入相应的资金和人力建设和管理电子档案，不断完善电子档案的软硬件建设，同时为了实现档案信息资源的共享，各高校可以打破地域界限，国家教育部为龙头，将反映同一职能活动的电子档案集中起来， 形成全国高校电子档案集中管理和服务体系，从而极大地提高档案的利用效率。
2、提高档案管理工作人员的整体素质，建设适应现代化需要的档案管理人员队伍。为了适应电子档案的相关特点，实现档案管理的现代化，档案管理工作人员一方面需要加强计算机及网络通讯方面的知识， 具备如网络基础知识及基本应用、档案信息资源分布、信息检索方法、档案信息的发布等相关知识； 另一方面还要树立超前的意识， 包括良好的服务意识、责任意识和创新意识。只有塑造一支专业过硬、知识面广、创新意识强的档案管理工作人员， 才能将高校电子档案工作做得更好。
3、克服电子档案自身缺陷，充分发挥电子档案的优势。针对电子档案的三大缺陷我们可以采取以下措施加以克服
（1）增强电子档案的安全管理和保护，提升电子档案存储的安全性。
一是建立档案数据备份和恢复机制； 二是采用档案内部局域网与外网连接； 三是对单位档案资源的访问， 采用身份验证技术；四是采用发方和收方使用成对的密钥即“双密钥”的方式传输重要文件； 五是在单位的内网和外网之间， 设置访问控制层，包括防火墙、网络地址转换、代理服务器、入侵检测等，保护内网安全的；六是采用数字签名技术， 并配以责任制以确保电子档案的真实性。
（2）采取“双轨制”归档法，确保电子档案数据的完整性。
在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全和准确性。
（3）加强电子档案的保管，减少因介质损伤而导致的信息丢失。
电子档案的存贮内容具有不稳定性，必须要建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。保持良好的温度和湿度，并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。同时需要不断适应新的形式需要，自觉增加现代化设备的投入。
参考文献：
[1]孙学勤，探析高校电子档案管理的问题与对策[J]，科技信息：2010（36）.
[2]李燕萍，电子文件的特点及电子档案的管理[J]，山西档案：2010（S1）.
[3]黄静，高校电子档案管理的几点思考[J]，云南档案：2009（03）.
[4]刁文涛，李玉珍，高校电子档案管理问题探讨[J]，黑龙江档案：2009（02）.
（作者单位：唐山市血站唐山市路北区康庄道1号）
高校档案室 篇12
档案利用价值的评估必然要涉及到两个概念, 即成本与效益, 且评估的结果展现为效率和效果。通常效果是效益与成本之差, 效率为效益与成本之比, 效率与效果是评价档案利用价值的两个重要量化指标。在高校档案管理的档案利用价值研究中, 成本是档案利用中所承担代价或产生副作用的外在表征, 是档案利用效益评估的重要考量因素。
从档案管理的本质来看, 高校投资并设立档案部门的初衷是保存和开发利用有价值的信息, 并非企业性质的赢利目的, 并且档案管理的广泛社会性也决定了档案来源于社会并服务于社会, 是社会资源的再分配。档案不是现实财务, 其所创造的价值和档案利用效益是一种潜在的价值形式。尤其对于高校的档案利用来看, 高校本身所具有的的社会性和教育性, 使得档案利用所产生的价值是为高校发展、教育发展、人才培养服务的, 因此其价值展现是隐性的、长期的。
按通常的效益分类来定义高校档案利用效益并不合适, 结合高校特点, 以货币效益与非货币效益来描述高校档案利用效益似乎更为现实。比如档案利用所带来的文化发展、教育进步、人才素质培养的提升等均可作为非货币效益来评价。
二、档案利用工作创造价值的理论
就本文所研究的高校档案利用价值而言, 其管理及利用范围多以学校为单位, 结果展现呈长期性、隐蔽性特点, 但按照劳动价值理论, 档案利用工作也是置身于生产性劳动的部门, 同样也创造价值。
首先, 档案利用工作作为服务劳动创造价值。传统经济理论认为商品价值产生于劳动过程中, 档案利用是社会资产的再分配形式, 这个角度看, 档案利用不创造价值, 也没有效益。但从现代经济学理论看, 随着经济发展和社会进步, 人们对商品的需求更加多元化, 服务作为无形商品展现了劳动和交换的过程, 因此从这一角度看, 档案利用创造了价值。档案利用本质是一种服务劳动, 服务作为一种独立的商品是有价值和使用价值的, 因此可以说档案利用是服务性劳动, 能够满足人们的需求, 是可以创造价值的。
其次, 高校档案是以信息形式存在的, 档案信息的收集、整理、编目、加工、维护、利用等都是建立在劳动之上的, 同时档案所存储的信息能够满足人们的需要, 也有自己的使用价值, 因此档案利用在信息劳动中是可以创造价值的。
再次, 档案利用作为知识劳动创造价值。从知识劳动理论看, 高校档案利用处于知识的转移者角色, 档案作为知识的载体在提供者和需求者之间进行交换, 说明其具有作为商品交换的价值, 这也从侧面印证了知识也是商品的理论。
三、档案利用经济效益评价
(一) 对经济效益各评价指标的确定
根据国家档案局的相关规定文件, 档案利用效益的计算基本公式为:
其中:J-档案利用经济效益量;α-档案利用效益系数;S-档案利用后增加的经济效益;C-档案利用成本。
由公式1可知, 档案利用效益进行量化的主要指标是α, α是用来表示档案利用中产生经济效益程度的, 档案性质属性不同、利用方式和条件不同都会影响到α值, 因此在高校档案利用劳动中, α值一般可通过专家调查法结合平均数法、专家调查法结合加权平均数法两种方式。两种方法公式分别为:
其中:n-评估专家数量;Di-结合专家地位给出的加权值。
专家的选取结合档案利用的情况来定, 一般涉及利用部门、形成部门、和管理部门的专家, 人数10人左右为宜, α值的计算可采用模糊数学中关于隶属度的取值方法。
高校档案利用类型一般可分为三类, 一类是起凭证、复用或套用作用的, 一类是起提高劳动者综合素质的, 最后一类是提升高校综合教学素质及人才培养质量作用的。确定高校档案利用后增加的经济效益S, 第一类较为直接, 带来的经济效益是显而易见的。第二类和第三类的确定较为复杂, 档案利用后产生的经济效益是隐性的、长期的, 因此对于S的确定也应进行加权计算, 以长久影响为评价基础。
(二) 档案利用创造经济价值的几种不同情况
a.档案利用于凭证或避免损失、增加收入时的经济效益为:J1=α·B-C, 其中B为避免损失或增加的收入值;
b.档案利用于科研开发、成果转让、成果推广时, 档案利用的经济效益为:J2=α·Z-C, 其中Z为档案利用后所获得的经济效益;
c.档案利用于设计工作时, 档案利用效益为:J3=α·E-C, 其中E为档案利用后, 某项设计所带来的经济收入值;
d.某项经济活动中档案利用带来材料或能源的节省, 这种情况下档案利用创造的价值为:J4=α·M·D-C, 其中M为节约材料或能源数量单位, D为单位价格;
e.档案利用于某项经济活动时, 项目提前完成, 此种情况档案利用的价值为:J5=α·T·S-C, 其中, T为提前的时间量, S为单位时间的经济效益;
f.高校档案利用于某项活动, 提高该活动目标的质量, 比如教学质量、科研质量等, 此种情况档案利用效益为:J6=α·Q· (D2-D1) -C, 其中Q为提高量, D2-D1为档案利用前后的效益或经济量差额;
g.开发利用档案所创经济效益的总和为: , 其中为各分项目利用档案后所创造的经济效益之和;
四、提高高校档案利用效益价值策略
(一) 加强档案利用者需求与行为心理研究
档案利用的需求者存在个体差异, 高校档案统一的管理方式并没有将潜在利用转变为现实利用, 因此需要足够的反馈信息来高效地开展档案利用工作, 其中需求者行为心理研究成为主要课题。通常对需求者的心理研究集中在利用者的查档经验、自我形象维护心理、个性差异等方面进行。
从需求者行为心理方面完善高校档案利用工作的方法主要有以下几种:第一, 充分发挥需求者心理调研分析结果的作用, 有针对性地完善档案利用工作的服务方式, 以满足不同需求者对档案利用的要求。比如延长开馆时间、简化查档手续、提供平等公平服务等方式, 提高利用者的满意度;通过情绪调节, 减轻利用者心理压力等。第二, 将档案利用的宣传工作放在重要位置, 提高宣传的力度, 使潜在需求者能够顺利转变为现实需求者和档案利用者。第三, 发挥需求者行为心理分析的作用, 根据利用者的心理需求差异性, 有针对性地搞好档案编研工作。
(二) 通过改善馆藏结构提高档案利用效益
在高校的实际档案管理工作中, 档案室保存的档案一般不会直接提供给需求者, 档案馆才是档案利用的主要场所, 因此改善档案馆藏结构有助于提高高校档案利用效益。档案馆藏结构与档案利用的时代差、供求差、科技差等是其主要影响因素。
(三) 建立信息反馈机制提高档案利用效益
随着经济的发展和科技的进步, 在日新月异的社会面前, 社会信息化已经成为社会发展的大趋势, 档案管理同样紧随信息发展的脚步, 这些都使得档案利用日趋复杂化、社会化和多元化, 这也重新定义了档案利用的社会价值和经济价值。档案价值的展现要求档案管理适应社会变化和需求的不断变化, 建立信息反馈机制, 及时获取社会需求信息, 有针对性地建设档案事业, 才能最大限度的发挥档案利用的价值。
高校档案管理信息反馈具有三个方面的含义, 其一, 档案管理部门对整个档案工作的反馈;其二, 档案利用者对整个档案利用工作的反馈;其三, 高校及社会对档案利用工作的反馈。
针对高校档案管理, 建立高校档案利用信息反馈机制的方法有: (1) 结合档案利用者的信息登记情况, 有目的地进行随访, 获取有效反馈信息; (2) 对每位档案利用者进行信息登记, 登记的内容要有目的性, 比如利用目的、方式、期望值、效果、要求、评价等; (3) 结合宣传工作, 对档案利用者进行信息反馈的对接; (4) 跟踪式的档案利用, 针对目的性强的利用者, 进行后续档案利用推荐, 并追踪询问反馈信息。
结语
档案利用是档案管理工作的核心环节, 是实现档案效益和体现档案价值的关键所在, 因此对档案利用所产生的社会价值和经济价值评价需更为客观和详细, 对高校档案利用价值进行更为深层的研究, 将有利于高校建设的顺利进行, 有利于高校教育事业的蓬勃发展, 有利于高校专业高素质人才培养模式的完善。档案利用价值的研究是一个漫长的道路, 需要多方关注和投入更大精力, 才能推进高校档案管理工作的进一步发展, 为高校建设和社会建设贡献应有的力量。
摘要：档案是专门挑选出来的、经过长期积累的、有特定价值的资料文件, 并且在后续利用上具有经济和社会价值。档案提供利用与利用档案是两个不同的概念, 文章所涉及的档案利用价值是指档案提供利用所产生的社会经济效益研究方向, 结合现代经济学和档案的社会性, 引入数学方法和管理学方法对档案利用的价值效益进行评价。
关键词：高校档案管理,档案利用价值,经济效益
参考文献
[1]刘玲.从档案的利用价值来看高校档案管理工作——以高校评估中的档案利用为例[J].云南档案.2008.3
[2]阎明.基于知识管理的高校档案管理研究[J].中国管理信息化.2011.6
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