高校科技档案工作论文

高校科技档案工作论文（共10篇）

高校科技档案工作论文 篇1

国家对十三五期间的档案工作提出以“创新发展、协调发展、绿色发展、开放发展、共享发展”为主要思路, 全面落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》, 各高校纷纷致力于打造特色鲜明, 与高水平研究型大学相适应的档案强校。在高校各门类档案中, 教学、科研等科技档案在高校中心工作中发挥着越来越重要的作用, 中心地位凸显。

一、高校科技档案工作的基本现状

高校档案部门对高校科技档案非常重视, 按照高校档案分类方案要求, 对基建、科研、设备等管理类档案进行了部门收集, 以年度立卷归档移交档案馆 (室) 进行管理, 但还不尽如人意。笔者通过对26家高校13门类的档案进行了调研, 只有9家高校能够把基建、设备、科研3个门类的科技档案接收进馆, 占高校接收进馆档案总数的34%;其他高校采取分散管理的方式, 基建档案保管于总务处或基建办、设备档案保管于资产处或财务处、科研档案保管于科研处或立项人手中;有2所高校对基建档案实行分库保管, 由档案部门监管, 档案室保存本校基建档案目录;有1所高校科技档案管理意识较强, 基建处设立1名专职档案人员, 不仅对高校基建项目档案进行管理, 还参与基建项目运行的全过程, 此高校馆藏现存基建档案5 700余卷;有1所高校采取租用宽幅图文扫描仪的方式完成了馆藏全部基建项目竣工图的数字化转换工作。

二、高校科技档案工作现存的问题

(一) 认识不到位。

高校普遍存在着对科技档案重要程度认识不到位的现象, 对如何加强高校科技档案工作没有明晰思路, 管理方式也不尽如人意。科技档案作为高校档案的一个门类, 多数高校存在“谁形成谁使用、谁利用谁保存”的分散保管状态, 管理者没有将科技档案管理纳入高校整体档案管理之中, 使大部分高校基建档案散存在总务处或基建处, 设备档案散存在资产处或财务处, 尤其科研档案散存在项目申报者手中, 他们个人主观认为是自己的成果材料, 理当归其个人所有, 致使大部分科研档案游离于高校档案管理之外。

(二) 规章制度不健全。

高校档案管理制度中缺少对科技档案工作的相关规定, 尤其对档案人员“三纳入”“四参加”没有提出要求;缺少科技档案基础业务工作的参照标准;缺乏对科技材料管控的措施。所检的高校基本完成8号令在省档案局审批备案工作, 按照《高等学校档案实体分类法》规定, 审批备案内容条款上涵盖13个门类文书档案归档范围, 对基建、科研、设备档案归档范围和保管期限没有作出明确的规定和细化, 二级类目设置由各高校自定, 高校各自为政, 致使这部份档案没有参照统一业务规范, 档案部门对立档单位提要求没有依据和抓手。

(三) 基础业务不到位。

科技档案显著属性是具有成套性和系统性, 需强调全过程管理, 由于高校实体分类法中只规定了文书收集范围和编号方法, JJ12、SB12、KY12类的过程管理类目内容均没有细化条目和参照标准, 基建、设备、科研过程的材料收集不到位, 只保存结论性材料, 如:基建档案只保存图纸, 其他材料一无所有。多数高校按照《归档文件整理规则》管理科技档案, 有的档案员甚至分不清“卷”与“件”的概念, 组卷过程中忽略科技档案成套性、系统性和关联性的特点, 造成科技档案分类编号设置不合理、收集不全、排架不正确、利用不方便等后果。

(四) 信息化水平滞后。

近几年高校对馆藏文书档案开展了数字化建设工作, 而且多数采用“南大之星”档案管理软件。经过多年努力, 有的高校已完成与校内其他管理模块挂接, 且已达到在线提供文书档案全文利用服务。但对科技档案只能达到馆存档案目录检索或传统手工检索, 没有全文数据库。在调研的高校中, 竣工图达到全部数字化的只有1家, 占3.8%, 比例过低。另外, 由于大多数高校信息化工作比较落后, 还没有对竣工图进行数字化, 在提供利用时仍然提供原件, 造成竣工图在提供利用时反复折叠, 极大地损害了科技档案的实体安全。总之, 高校科技档案总体上数字化水平远远低于高校档案工作整体信息化水平, 使高校科技档案信息资源无法方便快捷地为高校各项中心工作服务。

(五) 管理人员水平偏低。

被检高校档案部门人员对全校基建、设备、科研档案缺乏整体规划和认知, 以常规档案模式管理科技档案, 思路不清晰, 收集进馆时多依赖于移交单位, 被动地移交什么接收什么。移交单位则以自身需求为主, 导致应移交不移交的现象频发, 达不到规定的“应收尽收, 应管尽管”的要求, 使科技档案在馆藏档案中价值不高, 利用率偏低, 难以发挥其应有作用。

三、对高校科技档案工作的建议

(一) 转变观念, 提高全员对科技档案工作的认识。

高校已有多年固定档案管理模式, 档案基础管理工作比较扎实。但随着近年校园馆舍建设、科研课题立项增多, 电化教学的普及, 科技档案案卷数量猛增, 科技档案占的比重不断加大, 因此科技档案工作的重要性也越来越明显。高校要切实转变观念, 进一步提高对科技档案地位和作用的认识。加强《档案法》宣传, 对科技档案工作的认识应该是全员性的, 要形成科研档案是公务活动中形成的, 是国家资源的理念, 要严格按照《档案法》第十条规定:“必须按照规定, 定期向档案机构或档案工作者移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。”科技档案要从个人保存转向档案馆 (室) 集中保存, 丰富档案馆 (室) 内容。

(二) 完善各项制度, 按章规范科技档案工作。

高校科技档案部门要在已有的各项规章基础之上, 加以补充完善, 并严格执行推进, 按章规范高校科技档案工作。既要明确高校科技档案管理人员的工作职责、科技档案依法管理的责任要求, 更要把“三纳入”“四参加”纳入规定, 从根本上保证高校科技档案部门参与到基建工程验收、科研项目结题、设备开箱等重要工作节点流程之中, 做到全程介入、全程跟踪, 以便及时采取必要措施, 维护和确保科技档案的完整、准确、系统和安全, 促进高校科技档案工作合规开展、稳步推进。

(三) 统一标准, 提高综合业务水平。

各高校档案部门要利用各种信息手段, 及时跟进档案专业部门规范标准的推陈出新速度, 认真学习科技档案涉及的相关行业标准, 结合自身工作实际, 统一按照《科学技术档案案卷构成一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设工程文件归档规范》等相关规定, 做好科技档案的收集、整理、鉴定、统计、利用等工作, 以达到科技档案分类准确、收集齐全完整、组卷合理、整理规范、高效利用的标准。按照《高等学校档案管理办法》规定, 省教育厅与省档案局要联合形成我省高等学校文件材料归档范围和保管期限表, 细化13个门类文件材料的收集范围, 准确划定保管期限, 涵盖面要全, 尤其是二级类目的内容要统一标准, 明确文书档案按件管理, 科技档案按卷管理的要求。高校科技档案学会要继续发挥档案学会的桥梁和纽带作用, 经常组织开展业务交流与学术研讨活动, 不断提升档案人员综合业务能力和水平。

(四) 加快数字化进度, 充分发挥科技档案信息功能。

各高校要把科技档案数字化工作纳入到全校信息化规划中, 统筹安排, 要依据科技档案纸张保存状况、档案利用率及装订方式等实际情况, 加大投入力度, 购置或租用所需大型设备, 有选择地进行档案数字化加工工作。对于改革并校产生于多全宗中的科技档案, 要抢救性地开展数字化, 保证科技档案信息不流失、不损毁, 做到齐全完整, 充分发挥科技档案的价值和作用。

(五) 加强培训和指导, 不断提升档案人员管理能力。

一是档案行政管理部门要加大对高校科技档案工作检查指导力度, 定期开展专项执法检查, 对高校科技档案人员开展针对性的行业专题培训、以会代训、网上业务答疑等多种方式的培训, 向其宣传国家标准规范, 讲授基础整理知识, 面对面答疑解惑, 让高校科技档案人员对科技档案理论有功底、操作有经验、指导有方法。二是高校要改善优化科技档案部门干部队伍结构, 高校科技档案人员配置要多专业且搭配合理, 尽量多吸收档案专业、计算机专业、工程专业的人员充实到档案管理人员队伍中来。要鼓励和支持档案人员选修或在职学习档案知识, 利用各种培训资源, 加强校内兼职档案人员培训指导工作, 提高档案管理人员的实践能力, 以更好地适应高校科技档案工作的需要。

高校科技档案工作论文 篇2

第一步：制定科技档案归档范围和保管期限表 第二步：文件鉴定

根据归档范围，将不属于归档范围的文件材料和重复文件清出；

第三步：资料组卷

1、根据文件材料的内容、重要程度将相同或相近的文件组成案卷

针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中,按阶段或分组卷；科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷；成册、成套的科技文件宜保持其原有形态；通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷，其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号；底图以张或套为保管单位进行整理；产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。

2、对案卷内的文件按时间或相近的事由进行文件排列

科技文件按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后，译文在前，原文在后；案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列，一般印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后，复文在前，来文在后；科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列；建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列；设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

3、拟写案卷题名，确定案卷的保管期限, 编制案卷封面

案卷封面印制在卷盒正表面，包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等内容。案卷题名应简明准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等；立卷单位填写负责组卷部门或单位；起止日期填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（应填写四位数字）；保管期限填写组卷时依照

有关规定划定的保管期限；密级填写卷内科技文件的最高密级；档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

第四步：装订、卷内档案盖档号章、编页号

1、档号章盖在文件首页的正上方，图纸的档号章盖在反面的空白处。

2、案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页； 已有页号的文件可不再重新编写页号；卷内目录、卷内背考表不编写页号。

3、永久和长期保存的档案应采用不锈钢订书针装订。第五步：编档号

1、科技档案档号应按照分类方案进行编制，产品、基建、科研、设备类档案分别编制档号。

2、一个项目的档案案卷排列，可按照项目的形成时间分阶段排列，并编制档号。

3、档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定;分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定； 项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；

目录号：应填写目录编号；

案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。第六步：打印目录

1、序号,依次标注卷内文件排列顺序。

2、文件编号,填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

3、责任者,填写文件形成者或第一责任者。

4、文件题名,填写文件全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

5、日期,填写文件形成的时间——年、月、日。

6、页数,填写每份文件总页数。

7、备注,可根据实际填写需注明的情况。

8、在卷内目录的右上角打印档号。第七步：质检

高校科技档案工作论文 篇3

关键词：创新创业；高校科技档案；创业知识

1 面向“双创”的高校科技档案功能

“大众创业，万众创新”要引导创业者们重“质”不重“量”。这次创业热潮以第三产业，尤其是科技产业的创业为主。要想承受得住市场、消费者以及时间的考验，应当鼓励高附加值的知识密集型产业上的创业，这就要求创业者具有核心竞争力，支持高校科研人员在取得发明专利之后将成果投入到商业中，可以激发高校教师的创新能力、科研水平，推动创新、创业、创投、创意联动，提高创新创业的质量水平。目前，高等院校的大量专利被束之高阁，无效专利造成了创新资源的极大浪费，这就要求我们必须思考如何推动高校的大量专利与“双创”结合起来，提升创新创业的质量和水平。如何挖掘专利数量和专利契合度，高校科技档案承担着非常重要的功能[1]。

高校科技档案反映和记载了高校的自然科学研究、生产技术、基本建设等科技活动和各项成果，具有查考利用价值，是具有历史查考凭证作用并已归档保存的科技文件材料，是一种一次文献。高校科技档案可以按照不同领域和专业进行归类，如农业类、医药类、工业技术类等；也可以按照科技活动的方式进行归类，如自然现象观测类、设计科研类、生产技术类和管理维修类等。高校科技档案作为科技信息的载体，可以提供全面、综合和系统的科学数据和依据，有助于创业者了解国内外的技术水平和市场动态，有助于分析研究自己的技术力量、技术水平、设备条件等信息，有助于搜集科学管理、技术市场、科技交流等方面的信息，有助于进行较为科学的决策。

面向创新创业的科技档案管理需要我们对其动态的、抽象的边界进行界定。由于面向创新创业的科技档案管理是一个全新概念，任何企业、个人或机构都可以成为该体系的组成部分，研发主体、创业实施主体、创新创业知识识别与深度开发、创新创业知识学习与共享等与外部环境进行信息和能量交换的结合部就是该体系的边界。面向创新创业的科技档案管理具有柔性、动态性和模糊性的特点。

面向创新创业的高校科技档案管理任意一个“单元”都能够包含有关的全部组织信息，掌握着全套的“游戏规则”和行为准则，呈现出局部信息与整体信息的相关性。高校科技档案管理体系内各行为主体的活动是同步进行的，是一个并行结构，任何节点的任何行为均可以传递到任何地方，决定各行为主体活动的顺序不需要按照某一标准进行排队[2]。高校科技档案管理的各行为主体存在竞争与合作，通过一些简单的规则和普遍遵守的原则推动创业体系的演化。高校科技档案管理的科学化需要不断在宏观尺度上调整优化，达到一个个的次优结构，以便形成较好的结构和功能，实现高校科技档案管理体系的逐步进化。

2 面向“双创”的高校科技档案深度开发

高校科技档案的创业知识深化过程是螺旋上升的。首先完成创业知识从高地向低谷的流动，也即形成创业知识需求是创业知识深化的第一步。利用科技档案在解决创业问题的过程中会遇到新的问题，进而需要其他创业知识和己有创业知识的融合，在解决问题中又产生了新的创业知识，当这些新创业知识被记录在科技档案时，就完成了创业知识深化螺旋上升的一个循环[3]。由于在创业知识的流动和解决问题中实现科技档案管理的知识深化，科技档案管理人员需要了解创业知识在哪里、都有哪些创业知识、怎么样获取这些创业知识，这就需要加强科技档案管理人员的交流，建立高校内部的人际网络和创业知识目录，要把创新和务实有机的结合起来，要求科技档案管理人员的工作必须是以解决问题为主的，而不是日常的程序化工作。如某高校科技档案记录了该校人员运用新的理念和新的方法，开发了一套设备管理信息系统软件，由于应用部门没有掌握该软件的原理和操作知识，项目开发完成后不能直接转化应用，软件不得不束之高阁。通过培训后的公司设备管理部门向项目开发单位查阅相关档案资料，提出咨询方案，该方案在公司得到了成功的运行，高校科技档案管理人员可以进行成果转化中的创业知识开发。

面向“双创”的高校科技档案在开发创业知识要素过程中具有复杂性。高校科技档案管理的充分条件并不是是否具备某种创业知识，而是要考虑高校科技档案记录的特定科技成果是否具备特定的创业知识组合，正是基于这种复杂性才导致高校科技档案知识深度开发中的创业目标复杂性。高校科技档案深度开发创业知识和创业知识的识别是紧密相连的，必然是从创业知识广度、创业知识深度以及创业知识特质出发，确定创业知识深度开发的目标体系和树状层次结构，只有实现下一级目标，才能实现上一级目标。创业知识深度开发的目标是为了将目标变为现实，高校科技档案深度开发创业知识目标体系过程中，必须将每一个目标对应着一个实施计划，建立了由目标一一方案组成的双结构目标体系。

面向“双创”的高校科技档案管理应当以创业知识的需求为目标，以创业知识结构的合理化为目的，以确定创业知识深度开发的目标为出发点，建立知识信息化平台和创业知识结构识别模型，对创业知识需求和高校科技档案所有的创业知识进行分析，对所具有的创业知识及其结构进行识别，通过知识信息化平台的创业知识深度开发目标决策支持系统，以分析结果为依据，为创业者或者相关企业提供咨询。

3 面向“双创”的高校科技档案管理机制

高校创业的科技档案边界具有“确定”和“不确定性”的双重属性。首先高校科技档案的参与主体和行为作用对象具有较大的确定性，而面向创新创业的高校科技档案而言，创业知识的需求多种多样，所以其边界具有不确定性。高校、科研院所、各种实验室及工程研究中心与创业人员会形成互动的方式，一般包括人才流动、会展会议、学术交流以及培训学习等，相关创业知识会发生流入和流出。因此，创新创业可以看作知识流的运动，不仅包括系统化的、严谨的知识流动，而且包括各种非系统化的有用信息。面向创新创业的高校科技档案管理可以提供的包括技术信息、管理信息、竞争者的信息、服务信息、市场信息等。金支持，主要有政府拨款、政策性贷款、企业投资和私人投资等；离不开试验设备、生产设备、生产材料以及交流工具等有关的物质手段，并通过知识流、人才流、资金流以及物质流和外界产生密切的联系。

高校科技档案管理推动“双创”的深化，源于当今创业和现实生产力的紧密联系，产业技术手段、产业技术能力和产业技术知识的推动力需要产业技术的进步，需要产业技术体系的变革，市场竞争的压力要求包括高校在内的各个组织不断变革自己，当这种压力内化为高校的目标之一，就会扫除高校内部的障碍，激发老师的科技热情，引领高校未来的发展方向，固化高校内各主体的行为轨迹，科技创业行为起引导和规范作用，高校科技档案所蕴含的知识就成为主要的知识源头。

面向创新创业的高校科技档案管理应是一个科学的循环体系。教师科研成果-市场需求对接-产业技术进步-教师归纳创新-教师科研成果，各个环节不是线性的因果关系，而是周而复始循环出现，通过每个个人和组织共同完成的功能循环而连接起来每个环节，每个环节对下一个中间物提供催化支持，不断与其它环节进行信息与能量的交换，组织内部的奇思妙想和来自组织外部的刺激从中产生，这就是高校科技档案所应用的功能。高校科技档案的知识存量达到一定水平时或者说当知识的积累达到一定阈值时，可能容易激发个体灵感和火花的闪现，科技档案所储存的组织记忆不断积累刺激，加上外界环境以脉冲的形式刺激个体，就会以突变的形式不断涌现创新创业。

高校科技档案的知识扩散过程是非常复杂的，但其背后隐含着不为人知的规则，如收益规则、风险规则、人才流动规则等，这些规则都处于不断的变化之中。完善的规则有利于增加创业者行为的可预测性，从而更加自由和富于创造性。我们把高校科技档案看成是知识密集的表现形式，实现高校科技档案储存的知识由理论向现实的转变必然是各种知识相互交错的结果，组织内纷繁复杂的学习活动和知识扩散方式就是创业知识的重要来源[4]。组织结构、创业者、科研工作者、科技档案管理者、环境氛围都具有不确定性、不规则性行为，任何一个主体都可能触发知识扩散，只有充分认识科技档案管理形式背后的实质，采取措施有效的实现创业知识转化，进而提高创业的效率。

4 结语

“双创”的环境中，高校内的各创业主体必将以一定的秩序不断适应这一环境，并将外部变化反馈到高校内部，增强高校适应环境的能力，于是便出现了面向创新创业的高校科技档案管理模式。高校创业需要以科技档案的知识转化为导向，识别科技档案的知识结构的合理性，并按照创新创业的要求进行知识的深度开发，形成合理的、与企业知识联系越来越密切的知识学习模式，并与科技档案管理模式融合生长，使得高校科技档案管理能够形成创业知识的共享机制，形成比较明晰的体系结构和功能，不断与外界进行信息和能量的交换。高校科技档案管理受到创业过程中持续的知识创新的推动，倒逼科技档案管理必须适应复杂的环境，形成良性的动力学机制，高校科技档案管理就具备了自我进化、升级的能力。

浅谈高校科技档案管理工作 篇4

关键词：科技档案,管理

高校科技档案是高校科研人员在科学研究管理和实践活动中形成的真实记录。它反映了一个学校科研的内容和水平, 是日后备查和科技创新的重要资料, 可以说是一种重要的科研储备和信息资源。

高校的科技档案管理工作就是科学地管理科技档案, 为学校教学、科研提供服务的一项专门性工作。随着社会的发展和档案法律、法规的普及与修订, 高校的科技档案管理工作有了一定的改进, 但是普遍还存在着管理水平偏低, 队伍建设滞后等现状, 与高速发展的科研工作已不相适应。只有不断推进高校档案管理工作的现代化建设, 才能适应新形势下为科研服务的需求。

一、高校科技档案工作存在的问题

高校科技档案工作是高校档案管理工作中重要的一部分。目前, 高校科技档案在学校科研工作中发挥了积极的作用, 提高了科研的管理水平, 推动了科技管理的改革。但是仍有部分高校对科技档案建设没有引起足够的重视, 主要存在的问题有:

(一) 队伍素质不高

档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作, 不仅要求档案管理人员具有良好的道德修养, 而且要具备较强的专业素质, 但由于一些高校对档案管理工作重视程度不高以及人事编制不足等因素, 在档案管理人员的配备上较为随意, 更不要说配备专门的科技档案管理人员。目前存在比较突出的问题就是知识结构、职称结构、年龄结构不合理的现象, 使这个队伍的文化程度和专业素质不适应整个社会的发展, 导致档案管理工作人员缺乏内在动力, 工作效率和服务质量不尽如人意, 科技档案的作用得不到有效发挥, 造成资源的巨大浪费。

(二) 技术资源滞后

档案信息化建设的基础是以微机、服务器、网络设施、存储设备等为主的硬件设施建设, 而目前由于资金的缺乏、硬件设施投入不足和基础设施管理不善, 严重的阻碍了高校档案信息化的发展。虽然各高等院校已相应配备了现代办公设备, 但由于经费有限, 绝大多数高校在基础建设方面投资不到位, 设备条件较差, 不能满足科技档案管理与咨询服务的要求。

(三) 创新意识不够

随着高等教育改革不断的深入, 高校的管理模式发生了变化, 但是档案管理体制却还沿袭旧的管理模式, 虽然很多高校档案管理部门都配备了现代化的管理设备, 实现了微机化管理, 即便如此, 与现代先进技术比较, 档案管理工作还是比较滞后。相比较于档案的数据库条目式管理, 科技档案的优化管理更多的体现在数据统计和信息挖掘等需要大量人力和智慧的软件层面操作。因此, 没有较高的创新意识, 科技档案的利用价值就会大打折扣。随着高等教育规模的不断扩大, 科研项目的成倍增长, 这种之后的管理状况已经无法满足用户的多种需求, 也不能很好的适应高等教育的发展。

(四) 管理制度不健全

作为档案管理的一个组成部分, 科技档案管理并不是日常工作的重点, 不少地方高校用于科技档案开发和管理上的精力不多, 导致科技档案管理被边缘化, 存在一些漏洞。科技档案建设和管理的制度不够健全, 管理职责不够统一, 对归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确, 各单位由哪个部门负责监督文件材料的归档过程, 由哪个部门督促材料完成, 没有统一起来, 仍是各自为政, 科技档案建设和管理工作不够规范, 随意性较大。

二、高校科技档案管理工作发展对策

(一) 健全制度明确职责

科技档案管理工作的有效开展要有相应的规章制度作为保障。因此, 高校要严格按照《档案法》和其他档案管理法规, 结合学校科研部门业务工作实际, 建立健全各项规章制度, 使各级档案管理人员明确自身职责, 分工合作, 确保分散在各单位的档案文件能完整地移交到档案部门。

(二) 加强认识转变观念

从事档案管理工作的人员自身要认识到科技档案管理工作的重要性, 不能将科技档案的收集整理当作科学研究的“扫尾工程”, 只局限于档案的保管工作。首先要努力提高学校各级领导和科研人员对档案管理的认识, 争取学校各部门对科技档案管理建设工作的支持, 其次将科技档案信息化建设工作作为科技档案业务的重要工作来抓, 加大科技档案管理现代化的投入, 保证科技档案信息化的建设。在正确处理好档案保密与公开的信息控制前提下, 充分发挥科技档案信息的重要价值, 变“被动查询”为“主动服务”[1]。

(三) 强化队伍提高素质

高校科技档案管理队伍的素质成为科技档案工作现代化发展的关键因素, 科技档案的现代化要求从事档案管理工作人员要具有较强的专业知识和一定的信息技术知识。因此, 促进高校科技档案工作现代化要注重专业化人才的引进, 同时加强对科技档案工作者的继续教育, 对他们进行业务指导和培训, 提高档案管理队伍的使命感、责任感、法规意识、服务意识, 提高自身素质, 让他们不但学习业务知识, 还要努力学习现代新技术, 并不断拓展知识领域, 了解工作领域的现状及发展趋势, 才能在科技档案管理工作中融会贯通, 实现创新性发展。

(四) 创新模式提升功能

加强档案管理的技术开发, 提高科技档案的社会服务功能, 需要从事科技档案管理工作人员充分利用现代化的技术手段, 如开发相应开发软件, 建立科技档案数据库, 努力整理和挖掘出档案中蕴含的科技信息, 使科技档案能更好的为教学和改革服务。加强科研成果的转化, 提高高校核心竞争力。只有搞好科技档案的利用, 才能真正实现和提升科技档案的价值, 使科技档案工作充满生机与活力, 从而促进科技档案管理规范化及其健康发展[2]。

一种工作方式和管理体系的建立是长期而艰巨的。因此档案管理工作者既不能因困难而悲观也不能期望一蹴而就。通过自身的努力和配合学校主管部门的宏观调控, 一定会实现科技档案工作的新发展。

参考文献

[1]程铷.《高校科技档案信息资源的开发与利用》.《教育与职业》, 2009 (11) .

浅析科技时代下的文书档案工作 篇5

浅析科技时代下的文书档案工作

作者：郭邵青

来源：《海峡科学》2008年第05期

[摘要] 当我们进入科技时代，享受科技文明给我们带来便利的同时，我们也不应该忽视这其中所包含的新的挑战。文书档案工作具有十分悠久的历史，是我们日常工作中不可或缺的一个重要环节。在这一环节上，我们必须充分认清其在新形势下所面临的新问题，并采取措施进行解决，保证这一工作的顺利开展。

[关键词] 科技时代 文书档案 管理

长期以来，我国文书档案工作仍处在手工操作阶段，文书档案的收集、录入、整理、保管、检索和编研工作均由人工来完成。由于当前机关、团体、企事业单位的行政管理事务活动日益频繁，文书档案的工作量在不断增大，单靠传统的手工操作已经很难满足现在工作的需要。随着新技术的出现，网络及办工自动化技术的普及，文书档案工作获得了一个新的发展机会，但也面临着严峻的挑战。科技时代

我们所生活的当前社会，是一个科学技术飞速发展的时代。科技时代从科技方面看，主要是指各个科学技术体系的迅速发展。从社会方面看，则侧重在它与社会的关系，即它促成了社会关系的转变。不少学者认为最近30年人类积累的知识相当于过去两千年的总和，正是在这样的推动力之下，人类创造的社会财富呈几何倍数增长。以计算机应用、信息科学、能源与材料科学、生物和生命科学、空间科学技术及海洋科学技术等为标志的第三次技术革命，以其强大影响力在各方面改变人类的生产生活、行为方式与价值观念，使我们的生产和生活都发生了翻天覆地的变化，这种变革是革命性的。也正是在这样的背景之下，我们的文书档案工作也面临着新的发展机遇，但这种机遇又是伴随各种新的挑战。文书档案工作面临着新的挑战

2.1 资料整理所面临的新问题

随着计算机技术的发展，计算机已经成为我们日常工作必不可少的工具，同时伴随着它的发展，相配套的存储技术也日益成熟。这为我们的文书档案工作提供了便利，但同时也提出了新的问题。

为了提高工作效率，各单位的文书人员基本上都配套了专用电脑，这些人员可以通过电脑来方便的进行文档编辑。同时，由于网络的发达，本单位内部往往已经实现了电脑联网，文件传送很多都由网络进行传输，纸面上的文件被电脑中的文件所取代。在这种背景下，一方面，文档就由手工抄写变成了电脑输入。而电脑所产生的文件有易修改的特性，这虽然是一种人性

化的设计，但对我们的文书工作而言，却是不便的。首先，由于文档的易修改性，文档容易被他人所篡改，文档的严密性受到影响；其次，由于修改的便捷，很多工作人员可能对同一文稿进行反复修改，在电脑上形成很多版本的同一文件，这样容易混淆而产生不该发生的意外情况；最后，一般我们文档在领导进行签发后才能真正定稿，但是由于电脑技术的发展，很多单位为了追求文档的美观，对领导确定后文档进行重新录入或修改，在经过多位领导的修改意见后，文档依然整齐如新，这不便于日后工作的调用与研究。另一方面，由于存储技术的发展，在文件的保存上，很多单位都将文件单一保存在存储设备上，并没有进行实物文件的存档，这样不易于长久保存。在电脑发生故障的时候，很容易造成文件的遗失，不利于我们的文档保管工作。

2.2 对文书档案管理人员提出了新的要求

文字秘书是协助单位领导处理日常工作并掌管文书的人员，也是党政部门和企业、事业单位机关必设的工作人员。这一岗位的工作特殊性，要求从业人员必须具备较高的综合素质。由于从事文书档案的工作人员，其从事的主要是一种服务性的工作。一方面，他们要协助领导进行文件的起草修订、收发传阅、批示承办以及其它一些日常工作工作，为领导出谋划策，分担繁重的重复性工作。另一方面，他们还要进行文档的保管工作，保证文件的长久保存。而这些工作都必须建立在这些工作人员的基本业务素质之上。因此，对于一名从事文书档案管理工作的人员而言，其不仅应当具备与岗位工作相适应的知识修养、技能修养，同时也应该具备一定的品德修养和作风修养。只有这样才能保证工作的顺利开展。当前，随着科技的进步，对这些工作人员又面临着新的挑战，这就是如何很好的驾驭科技“马车”，熟练应用当前的自动化办公设备，同时结合原有的办工方式，使自己的工作效果得以提高。其中特别需要掌握的是电脑技术和网络技术等。由此可以看出，具有较高保管和使用价值的文字资料是文书档案源头，而文字秘书较好的素质修养则是形成高水平文书档案的重要基础条件之一。

2.3 文书档案的安全问题有待解决

由于文书档案很多都涉及到机关单位或企业的机密，其安全问题便成了管理工作的重心。由于我们越来越依赖于科技，这使我们的安全工作面临着新的挑战。

随着科技的发展，使企业暴露在网络黑客及其他形式的不法份子眼前，他们极有可能利用高科技手段对我们的重要信息进行监控和窃取。安全形势的严峻性主要体现在安全工作的对象、领域、手段都发生了深刻变化，主体呈现出多元性和流动性，载体呈现出多样性和复杂性，可能被侵入的渠道不断增加，入侵手段和科技含量越来越高，隐蔽性越来越强，防范的难度越来越大。因此，做好文书档案保管的安全工作是适应新形势的必然要求，也是应对严峻形势下我们必须做好的一项大事。关于科技时代下文书档案工作的几点思考

3.1 做好原始资料的保管保存工作

首先，由于工作手段上的变化，很多文档都经由电脑完成，这样使大量的原始资料丢失，特别是经领导批注过的资料，很多都转化为正式文件造成了遗失现象，这是违反我们文书档案管理工作的基本原则的。因此，我们要做好文件，特别是重要文件的保管工作。对正稿、定稿的归档工作中出现同一份文件形成多次底稿，特别是重要的、需长久保存的文件出现多次底稿情况时，我们应当对正稿、定稿和有原则性改动的底稿留存，而对一般性文件这一要求可以适当放宽，甚至只存定稿，不再存正稿、修改稿。

其次，做好文件载体的保管工作。随着存储技术的发展，我们现在很多文档都存储在电子载体之中，对于这种类型的文档的保管，我们应当分成两个方面保管。一方面，我们要将这些文件打印出一份文字性材料归档；另一方面，对于需长期保管的文件，电子存储设备较之纸张等传统的存储方式，具有不易变质的特性，因此也应该进行保管。实现两种载体的材料一起保存，互为补充，这样一方面保证了原始文件长期保存不丢失，另一方面便于我们日后的查询。

3.2 加强文书档案工作人员的培养

改革开放以来，随着经济社会的发展和科技的进步，以及办公自动化的普及。各单位对文书档案工作人员的要求越来越高，为了使这些人员能够符合时代的要求，各单位都投入了大量的人力、物力和财力，从招聘到培训到激励都进行了大量的工作。因此我国的从业人员队伍建设有了较大的发展。但我们也应该看到这样一个现实，就广大基层单位而言，从业人员队伍建设仍然与时代要求还有许多不相适应的地方。能真正胜任文书档案工作的复合型人才数量少，无法满足市场上的需求。

针对这一问题，我们应当意识到，高校的培养工作需要一定的周期，无法在短时间内满足需求，因此我们只能从自身已有的条件出发，做好以下几个方面的工作，来加强队伍建设：第一，在配备人员时，应采取严格的标准，通过竞争上岗，尽量选拔那些既与所学专业对口，又能胜任本职工作的人员当任。第二，对在岗的文秘和文档人员应定期进行培训，如送有关院校或各级档案部门举办的短训班学习，使他们在品德、知识、业务、技能等方面不断提高，以适应新形势的要求。第三，鼓励从业人员搞好在职自学，对参加有关专业自学考试，提升学历水平和业务技能水平的人员进行适当的奖励。第四，积极改善工作和学习条件，使他们及时获得与本职工作有关的前沿信息、知识、技能和经验，开阔思想和眼界。第五，定期对其进行考核，从而鞭策其不断进取，实行奖罚分明的制度。对考核合格者发给相应的资格证书，并给予工资津贴等待遇。对不合格者，采取通报批评、扣发工资津贴等方式进行适当的惩罚。

3.3 加强安全工作

文书档案工作主要是负责单位内及单位间的来文、通知、信函、传真、电报及内部资料的撰写、收集、整理、存查利用和保密工作，并负责办理各种文件、函件及机要参考资料的收

发、登记、送批、传阅、归档、销毁工作。由于其中包含了很多机密，因此各单位制定的工作标准化程序和保密管理制度，是各项工作和管理合理化、科学化和规范化的准则。

在新的科技时代背景下，我们应当对这一准则进行进一步的完善。一方面，应就资料制定详细的、具有本单位特点的和操作性的工作标准和工作规范，供相关人员认真学习和实践，以便严格按照标准化管理的要求，结合工作实际，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，使各项目标任务进一步细化、量化、实化，实现各个工作环节的科学化、规范化。另一方面，应当杜绝网络安全的隐患，做好网络隔离工作。对重要的工作环节，进行内部网络与外部网络的隔离，使不法分子无法通过网络进行入侵。而对这些环节所用的所有电子设备进行加密，并进行不定期的检查，对使用这些设备的工作人员进行限制，对每次使用情况进行登记和备份。只有这样才可以在采用新技术提高生产力的同时，也做好安全保密工作。参考文献

高校科技档案工作论文 篇6

一、高校科技档案与科技协同创新的关系

所谓科技协同创新,是指不同创新主体(产、学、研、金、政、用)基于目标利益,通过创新要素的有机配合与相互作用,在创新互动机制的约束和协调下,通过复杂的非线性相互作用,提高资源利用效率,从而产生单要素无法实现的整体效应的过程,在形式上属于横向协同创新,即指不同产业主体间的协同[1]38。高校在推进科技协同创新过程中,迫切需要利用承载丰富科技信息的科技档案,同时将形成大量的科技档案。科技档案是档案中的一大门类,是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的,对国家和社会具有保存价值的,应当归档保存的科技文件材料[2]11。高校科技档案分为科技成果档案、科技项目档案、科技奖励档案、学术交流档案、科研基建档案和科研设备档案。高校科技档案能加强和完善高校、科研院所、企业、中介机构和政府部门等的科技合作机制,实现科技信息社会化,进而真正融入创新体系的科技活动中具有知识储备、依据凭证、情报价值和桥梁功能。开发高校科技档案资源,能使高校与合作单位科研人员从事科技协同创新活动中摄取大量科技文献、科技数据、科研设备、研发实验基地等各类科技资源,避免重复研究、提高研究效率,进一步提高协同创新能力,从而推动经济社会的科学发展,最终达到1+1>2的突变[3]32。

二、开发高校科技档案对于科技协同创新的作用

1.开发高校科技档案对科技协同创新具有主观能动作用。高校科技档案是高校科研人员在科技活动中逐步形成和积累起来的科技文化财富,它的价值和作用是客观存在的。要使它的价值作用最大限度发挥出来,就迫切需要高校档案工作者的主观能动作用,即要建立健全高校科技档案工作。在整个高校科技档案工作中,开发利用是发挥高校科技档案作用的直接手段。只有主动充分开发利用高校科技档案才能把档案中的资源优势变为社会化的科技信息优势,服务科技协同创新,服务整个社会的经济建设。

2.开发高校科技档案对科技协同创新具有提升效力作用。高校科技档案存在的最终目的就是为高校科研人员进行服务,是整个高校科技信息的源头。由此可见,深化高校科技档案开发利用程度,协助一线高校科研工作者有针对性的借鉴、参考和利用科技档案信息资源促进科技协同创新具有重要作用。为促进科技协同创新,有效利用高校科技档案资源,应当先对其进行细致的研究与分类。只有通过对高校科技档案内容的熟悉、掌握,对高校科技档案所处领域的类别进行正确的处理“,去粗取精,去伪存真”,认真进行鉴别,以不同的主题进行分类,将原来分散、零乱、无序的科技档案材料进行系统化整合,优化科技档案资源,进行深层次加工,才能提升其对科技协同创新的效力,尽可能发挥科技档案在提高社会生产力和综合国力建设中的核心作用。

3.开发高校科技档案对科技协同创新具有强力支撑作用。科技信息流动与共享对于科技协同创新而言具有强力支撑作用。开发高校科技档案,加强科技档案信息多渠道传播,尤其建设科技档案网络服务平台,使服务平台在档案科技信息交流上起到其他媒体不可替代的作用。通过高校科技档案网络服务平台,档案信息由学校研究人员层面扩散到社会大众层面。社会相关行业成员可以通过检索和档案信息的持续流动,获取有价值的高校档案信息,促进隐性信息的传递、吸收与利用,直接铺垫科技协同创新的基础。

4.开发高校科技档案对科技协同创新具有巩固保障作用。高校科技档案由于其原始记录性特点,使其成为提供科技协同创新信息具有保障性的参考资料。在进行科研活动过程中,任何一项创新研究都离不开前人的研究基础,科技档案正是已有科研成果的真实记录,才具有科技协同创新所需科技信息的消息性、客观性和逻辑性。高校科技档案包括数据、图纸、调查统计报告、技术规定、说明书、工艺流程指示、观察记录、实验室条件、实验设备信息等,甚至是失败记录,不论形式和程度如何,都可以为科技协同创新研究工作和开发设计工作提供可靠的文献资料,提供有价值的科技信息,保障性促进科技信息向成果转化的作用,构成高校科技档案的巨大科技价值。

三、开发高校科技档案资源服务科技协同创新

高校科技档案是高校科研人员的智慧成果,是珍贵的科学技术资源,是国家宝贵的历史文化财富。档案的生命力在于不断地开发和利用,才能为社会提供重要的创新知识源泉。据统计,企业部门科技档案被很好地归类,并及时提供知识从而发挥作用的只有12%[4]19。要想高校科技档案为科技协同创新提供更好的服务,只有进一步规范、完善、优化、创新其管理工作,以求大力开发利用其资源,才能适应新时期市场经济的发展要求创造更大的经济效益和社会效益。

1.规范高校科技档案管理,夯实开发科技档案资源的基础。开发高校科技档案资源,服务科技协同创新必须做好高校科技档案管理的规范化基础性工作。首先加强高校科技档案管理工作的领导是开发科技档案资源的基础。高校科技档案的管理工作,不仅仅是档案管理部门一个部门的工作,更取决于高校领导对档案工作的重视程度和各相关业务部门的协调配合默契度。作为高校领导,须在思想上和行动上重视科技档案工作,将科技档案工作纳入高校议事日程、配套相关制度、配备相关软硬件和专职或兼职科技档案管理人员。其次规范高校科技档案收集制度是开发科技档案资源的基础。高校科技档案开发利用的前提和基础在于储备丰富的馆藏资源,在丰富科技档案内容的同时又得确保科技档案资源信息的质量。规范高校科技档案收集制度,明确划分范围与内容,优化科技档案信息,改变少收、多收、乱收的现象,要求做到收集完整、归档及时,保证科技档案开发利用过程中提供者存档时放心,用档者用得方便。最后规范高校科技档案知识产权保护制度是开发科技档案资源的基础。在高校科技档案信息开发和利用的过程中,知识产权保护制度涉及到科技档案形成者、科技档案工作者和科技档案利用者。知识产权保护制度从法律层面正确界定科技成果的知识产权归属对象,能统一协调好高校科技档案信息开发利用与科技档案信息保密二者之间的关系,确保有效开发利用高校科技档案信息。

2.创新管理机制,优化科技档案管理队伍的人才结构。开发高校科技档案资源,服务科技协同创新需要通晓科研管理和科研档案的特殊型双向性人才。高校科技档案管理人员工作涉及面广、科技含量高,科技档案管理人员思想素质、业务素质的高低是决定科技档案开发工作能否发挥作用的重要因素。首先制度化优化高校科技档案管理人员日常服务工作。通过制度建设,要求高校档案科技管理人员树立兢兢业业、无私奉献的敬业精神,引导其充分利用现有科技档案资源,全天候及时提供现场查阅、借阅、电话咨询等服务工作。其次有计划教育培训优化高校科技档案管理人员综合素质。培训学习档案与知识产权法律、法规,使高校科技档案管理工作符合国家的大政方针,确保其不偏离正确方向;培训学习科技档案管理知识、科技管理知识与网络信息技术知识,不断更新高校科技档案管理人员知识结构,优化其综合素质。

3.改变服务方式,促进社会生产力的协同发展。高校科技档案就是高校的科技信息,应当实行被动服务为主动服务的质变,积极开发科技档案信息资源,及时全面地服务于高校与整个社会的科技协同创新活动,把高校科技档案工作与社会发展紧密联系在一起,把高校科技档案资源转化为现实生产力。首先高校科技档案工作人员须明确以经济建设为中心的服务导向,研究市场经济环境与用户需求,即不同单位、不同部门、不同科研人员个体对科技档案的利用层次不同,做好高校科技档案的服务工作。同时,高校科技档案工作人员须从实际出发,研究、熟悉、掌握本校科技档案的时间、数量、种类、载体、机密等级和编目排架状况,以及科技档案的信息内容、利用价值与完整准确程度,有计划、有目的地运用现代化管理设备与计算机检索手段开展编研服务、专题服务、咨询服务等科技档案服务方式。其次积极主动开展形式多样的科技档案宣传服务方式。高校科技档案工作的基本属性就是服务,只有培养主动服务观念,才能形成协同创新理念。高校科技档案工作人员可以积极主动采取印发宣传册等服务方式,定期向社会发布高校科技档案信息,使档案信息传播常态化,提高信息传播速度,进而通过科技协同创新,使高校科技档案资源发挥其应有的价值,服务于社会大众。

伴随国家“科技协同创新计划”的推进,高校之间、高校与科研院所之间以及高校与行业之间的科技合作愈来愈密切,开发高校科技档案资源,使其插上科技的翅膀飞向广阔的世界,让沉寂的科技档案为高校科研实力的增强和社会的经济发展发挥应有的作用。

摘要：论文分析了高校科技档案与科技协同创新的关系,阐述了开发高校科技档案对科技协同创新具有主观能动、提升效力、强力支撑、巩固保障等作用,提出了规范高校科技档案基础工作等措施,努力开发高校科技档案资源,服务科技协同创新。

高校科技档案工作论文 篇7

一、图书、情报资料和档案管理一体化的理论依据

图书、情报资料、档案本属同根所生。在古代、图书、情报资料、档案融为一体, 图书馆与档案馆同居一室。随着纸张的问世和社会生产和科技的发展, 档案、图书和情报资料才分别独立出来。图书主要以文字图像、公式、声频、代码等手段将信息知识记录或描述在一定的物质载体上。情报资料则是人类社会的一种信息现象, 其特征是较图书的传播更快捷。档案则是专指机关、社会组织和个人在社会活动中形成的, 作为原始记录保存备查的文字、图表、声像及其他形式的文件材料。就其本质而言, 三者都是人类记录、传播知识文化和信息的途径和手段, 它们在利用客体 (文献) , 加工处理内容 (知识、文化、信息) , 目的作用 (存贮、交流、传递) , 任务和服务对象 (管理和开发信息, 为用户服务) , 工作的方法及利用现代化手段进行管理诸多方面存在着共性和联系。图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科, 它们之间有着几乎共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需要, 对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。

随着人类社会的继续发展, 特别是信息时代的到来, 图书、情报资料和档案“各自为政”的局面很难适应新形势的要求。从理论上讲, 三者分离缺乏横向联系, 局限性大, 割裂了三者之间合乎自然规律的、不可避免的必然联系, 从各自的局部限制了三者整体效应的发挥。从实践上讲, 三者分离不仅不能更好地为用户服务, 而且会造成三者资源和人财物力的巨大浪费。因此, 三者的一体化是未来发展的必然结果, 它符合人们对三者的客观需求。但就象它们所经历的分离过程一样, 其一体化也将经历一定的时间和阶段, 而且今后的一体化将是经过螺旋式上升的, 三者之间联系更加密切, 服务更加完善, 管理更加科学的高层次的“联合”。信息和传媒的迅猛发展, 迫使这些学科向融合方向发展, 作为一种信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限已逐渐被打破。20世纪80年代末以后, 随着档案工作现代化的进程, 尤其是科技信息时代, 利用现代信息技术实现数字化与网络化、海量化、缩微化、高速化、高智化、渗透化为主要特征的一体化管理是一个方向, 因此档案界提出档案与图书, 情报三者一体管理的可行性讨论。“图书、情报、档案一体化”可以理解为“使图书馆、情报机构和档案馆成为一体”。其中包含的意思就是联盟、组合、做同样的工作, 为同样的对象服务。当然, 这个整体的各种活动和目标应保持一致。经过这种联合, 不仅能够更好地发挥各自应有的功能, 而且将获得更高的综合效益。

二、图书、情报资料与档案管理一体化的实践意义

基于上述的理论依据和社会客观实际的需要, 图书、情报资料和档案管理一体化的进程已经在国内部分高校和社会有关部门悄然兴起。笔者拙见, 这种一体化在实践中的可行性能够看得见, 摸得着, 意义将是十分深刻的。

基于图书、情报资料和档案三者的载体、内容目的作用、任务和服务对象的相近或相同, 为它们的一体化提供了现实的可能条件。无论是读书、看情报、或是查档案, 人们的根本目的在于学习和利用。随着社会文明程度和科学技术的飞速发展, 人们特别是高校师生和管理者们对综合性知识和信息的需求越来越高, 这在客观上就要求三者的统一或一体化。否则, 人们将在利用这些知识和信息的过程中花费更多的时间和精力。有时甚至难以获得综合性的、正确的结果。如果图书、情报资料、档案形成了一个完整的和有机的整体, 这些现实的困难和问题不就迎刃而解了吗?这三者之间的密切联系和优势互补, 必将为利用者提供极大的便利。

档案、图书和情报资料在管理方法上的相同性为三者的一体化提供了现实的可能条件。众所周知, “档案”的形成在我国有着悠久的历史。“档案”一词我国最初源于清代, 当时将保存起来的文书叫做“档子”, 把处理一桩事件的有关文书叫做一“案”, 把放置档案的架子称作“档架”, 把每一格称作“档”。在图书和情报资料的管理中, 至今还在沿用“档架”, 即现今的书架、书柜等, 而且图书和情报资料管理工作中, 也和档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及提供利用八大环节的内容基本相同。因此, 把图书、情报资料和档案管理形成一体化, 不仅不会给管理上造成麻烦, 相反还会给三者的科学、统一和管理提供良好的互补条件, 并可为开展这方面的研究工作创造更好的环境。

图书、情报资料和档案的一体化管理将避免人财物方面的浪费。就全国大多数高校而言, 目前三者的管理还在沿用各自的独立管理模式, 这样不仅在馆、室建设及管理设备方面耗费大量资金, 而且人员队伍逐渐庞大。一个院系、甚至一个部处都要搞一个文献资料室或档案室, 既要不断增加投入, 管理上又不能实现系统化和科学化。根据目前高校普遍存在的资金、人员、房屋和设备条件诸多方面的困难, 我们理所应当采取切实可行的措施和办法, 改变目前的不合理状态, 加快推进三者一体化的进程。谁在这个问题上认识得早、解决得好, 谁就会取得更多的主动权, 获得实际的经济效益和社会效益。

三、图书、情报资料和档案一体化的科学管理手段

根据国内外实践经验及发展趋势来看, 图书、情报资料、档案的一体化不仅是三者的简单归并或联合, 而是要求按系统工程的原理, 将三者有机地组成一个综合体, 建立整体的文献情报服务系统, 实现最优化管理, 获得最有效利用和最佳的社会经济技术效益。这就要求三者在一体化的过程中, 求大同, 存小异, 首先考虑全系统的科学化和一致性管理, 还要考虑到各自特定的管理要求, 例如图书、情报资料的开放程度较之档案要高, 因而在管理中应当有所区别。但就总体而言, 在管理手段上的科学化和现代化要求都是一致的, 比如用电脑自动控制整理编目和检索利用系统, 现代化、标准化的通讯网络系统等等。考虑到图书、情报和档案系统毕竟是三个庞大而复杂的系统, 信息技术条件下“一体化”提倡的不是一般意义上的简单融合, 而是一种数字化的网络环境下的融合, 即所谓虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆的融合。虚拟融合的可行性主要是因为随着科技的发展, 原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化。信息作为文献的本质属性和真正内涵, 已经摆脱了对载体的专一性的依赖关系, 开始实现信息自身的独立与自由。“现在重要的不是仓库和容器 (所谓图书馆、情报所、档案馆) , 重要的是装在仓库和容器中的物体, 仓库和容器是辅助性的工具, 而不是和物品统一为一体的不可分割的整体”。这种变化可以使信息从固定的“仓库”解放出来, 变成可以电脑和网络之间自由往来的精灵。这些精灵存在于新的馆库中, 利用网络技术, 将分布于不同地点的数字化图书、情报、档案信息资源以网络化方式加以互相连接, 提供及时利用, 实现资源共享。高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制, 使得全方位的信息共享在技术上成为可能。网络型信息共享是资源共享的最理想模式。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化, 存取异地信息的便利是虚拟馆库建立的立足点, 也为信息概念下的图书、情报、档案脱离其载体进行统一管理创造了便利。三者的一体化更有利于实现管理和利用过程的现代化, 从资金和人力各方面, 更有利于克服目前管理手段落后, 管理水平不高的局面。

协调和逐步统一图书、情报、档案机构在管理、检索方面不一致的地方, 组织编制和采用适合各系统使用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法, 争取达到规范化、标准化、以利于资源共享和现代化手段的管理, 加强网络和数据库的统一管理和建设。通过现有的网络平台, 建立图书、情报、档案的统一网站, 在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接, 使其进一步公开化、社会化。

从具体的数字馆藏建设来说, 必须以统一的标准和规范为基础, 以数字化的信息为底层, 以分布式海量资源库群为支撑, 以智能检索技术为手段, 以宽带高速网为传输通道, 将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。除了包括将馆藏数字化的工作外, 还涉及到馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程。

综上所述, 图书、情报资料、档案的一体化管理在理论和实践上都有着深远的意义, 它代表了三者发展的必然趋势。有一位著名的社会预测学家告诫人们:“趋势就是奔腾的马, 顺着它奔跑的方向来驾驭就比较容易”。面对这个趋势, 我们必须抓住机遇, 因势利导, 加快推进图书、情报资料、档案一体化的进程。并希望通过这一进程为高校三种资源的科学管理和充分开发利用起到更加积极的作用, 产生更好的社会经济效益。

参考文献

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[2]申琰, 李春霞.档案信息流动的能源站——浅析数字档案馆[J].档案学通讯, 2001, (5) .

[3]陈祖芬.档案、图书、情报一体化系统建设问题的探讨[J].档案时空, 2003, (02) .

[4]许萍.关于档案、图书、情报一体化的研究及实施现状[J].山东档案, 2000, (04) .

高校科技档案工作论文 篇8

1957年国务院颁发了《关于改进档案、资料工作的方案》, 为建立和加强科技档案管理提供了第一份标准和指导文件, 其中表述了科技档案是指在科学研究开发中产生的文件材料。1987年国家制发了《国营企业档案管理暂行规定》, 也第一次提出了企业档案的概念。规定指出:企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其中构成主体是科技档案。该规定为我国企业档案的发展提供了参考依据和理论支持。

时代的发展, 经济的转型, 国家的法律政策也在随时代的变化而调整。从科技档案概念的产生到企业档案概念的产生;从孤立的谈科技档案, 到科技档案成为了企业档案的主体, 国家的政策正清晰地告诉我们, 科技档案必将过渡到企业档案中来。

一、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理的范围正在逐步扩大

科技档案是科研生产 (发生-发展-终结) 过程中, 记录和反映具有保存价值的各种形式载体的文件材料。原来它是独立的档案类别, 直接受国家的统一掌控。随着社会经济的发展, 国家放宽对企业的管理权。企业可以自由处理内部事务, 包括企业自身的档案管理。科技档案自然也收归企业, 作为企业档案由企业自我管理。所以说, 在新时期企业档案的范围正在逐步扩大和复杂化。

二、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理基本原则得到落实

档案的来源原则和全宗原则是档案管理理论的两大基石。档案的来源原则决定了“企业档案”的产生, 因为档案材料来源于企业内部, 所以产生于企业内部的各种档案均归为“企业档案”;“科技档案”的定义则依据于档案材料的内部性质。在计划经济时代, 这种划分有助于国家根据不同的系统特点进行分别指导监督。在社会主义市场经济下, 国家放开了对企业的管理, 企业有了相对自由的决定权, 这就为以来源为原则的档案门类提供了极大的可能性, 同时也符合档案来源原则以及由此形成的档案全宗原则。

随着时代的发展, 对科技档案的研究逐渐深化为对企业档案的理解, 我们应该更加深入地开展理论和实践工作, 使企业档案能够具有更加丰富的涵义, 从而为企业提高管理水平, 实现经济效益产生积极作用。

首先, 企业档案应该为企业发展提供更加有力的信息和凭证支持。1986年全国科技档案工作会议提出了——企业为提高决策水平和经营管理能力, 可建立综合性的档案管理机构, 将科技档案、文书档案等各类型档案统一保管, 为企业生产服务。企业档案是企业在生产建设, 科研活动中形成的第一手材料, 具有真实性、准确性和可依据性, 应该是企业在生产活动中正确决策的主要依据。

其次, 企业档案应该成为企业资产的重要组成部分。企业档案是企业知识的积累。在企业自然科学研究、生产技术和基本建设中所产生的图纸、文件、照片等各类型材料, 都是企业的宝贵财富, 在企业运转中发挥着重要的作用。所以应该按照企业资产管理的要求, 建立完善的企业档案管理系统, 充分发挥企业档案的价值。

最后, 企业档案应进行集中统一管理。具体操作为:1.企业应设立专门档案工作机构和档案工作人员, 将企业内部所产生的各种类型的档案材料统一由档案机构整理保管和提供利用;2.企业档案机构要将各类型档案作为一个整体来管理, 建立统一的档案规章制度和工作规范;3.档案机构要积极开发企业档案的价值, 针对利用率高的档案要及时梳理编研, 全面地为企业各部门各活动所用;四、档案机构要定期举行档案交流活动, 通过知识竞赛, 媒体宣传等方式传播档案的价值, 增强企业员工档案意识, 从而提高档案管理和利用水平。

从“科技档案”到“企业档案”, 我们不仅仅看到名称定义的变化, 更应该看到名称背后社会的发展, 历史的变迁。不断发展的理论研究和实践总结必将不断完善这两个名称的定义。时代促进了两个名称的演变和发展, 也必将促进企业档案工作不断进步, 更好地为企业服务。

摘要：科技档案是在科研生产、基建和经济管理等社会实践中产生的各种材料的总体记录。企业档案是企业在各项活动中形成的有保存查考价值的档案记录。分析“科技档案”和“企业档案”两者关系的演变, 可以帮助我们更好地理解企业档案工作的发展。

关键词：科技档案,企业档案

参考文献

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[7]王传宇.科技档案管理学[M].中国人民大学出版社, 1998, 4.

高校科技档案工作论文 篇9

科技档案编研是通过对科技档案的分析、研究、选择,按照一定的题目来进行加工、编排、组合、汇集的工作,编制出各种参考资料或专题著述。科技档案编研是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节。依法做好科技档案编研工作是科技档案部门的一项法定义务,也是科技档案管理部门义不容辞的责任。随着我国现代化建设和科学技术的发展,科技档案文献以前所未有的速度大量产生,如何做好科技档案编研工作,提高科技管理水平,不仅是档案管理人员的责任,也是科研管理人员面临的课题。本文以1989年—2011年科技档案编研产出为基础,就科技情报机构科技档案编研现状进行分析研究,找出问题,提出建议。

1 科技档案编研的意义

(1)科技档案编研是开发科技档案信息资源的一种重要手段。

档案工作的最终目的是提供利用,科技档案编研工作是档案部门提供科技档案利用服务的有效方式,也是提高科技档案利用的一个重要途径,是科技档案管理工作从档案实体管理向档案信息管理的转变。

(2)科技档案编研是促进科技档案发展的有效途径。

开展科技档案编研工作是加强档案业务建设的重要一环。积极开展科技档案编研工作,根据科研院所工作需要,将各类无序零散的科技档案信息进行有序、系统提炼整合,创作出具有针对性、完整的专题编研作品,方便利用者查询,是完善档案自身建设的重要环节。

(3)科技档案编研是为科研管理提供及时、准确信息服务的重要方式。

科技档案编研工作在科研管理工作中起着重要的参考和借鉴作用,不仅为领导决策、为科研管理提供借鉴,而且为科研人员提供服务。随着科研人员及管理人员档案意识的增强,他们在工作中查找档案信息的意愿不断增强,这就对档案编研工作者提出了更高的要求。敏锐捕捉本单位工作重点,及时编研出为科研及科研管理服务的科技档案编研材料,将有助于提升科研院所科研管理水平。

2 科技档案编研工作现状

2.1 科技档案编研法规体系初步建立

经过多年的努力,我国科技档案法规体系业已基本形成,它是以《档案法》和《档案实施办法》为核心,以科技档案行政法规和行政规章为主体,包括其他有关科技档案法律规范的一个有机整体。我国的档案法律法规历来重视档案开发利用的制度规范,对档案利用、编研工作做了明确的规定,为档案编研提供了法律保障。《中华人民共和国档案法》第二十三条规定,“各级各类档案馆应配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。”《科学技术档案工作条例》中第十三条规定,“科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务,并编制必要的检索工具及参考资料。”《科学技术研究档案管理暂行规定》中提出,“各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。”《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》中第五条提出了开发利用科技档案信息资源的不同情况、条件以及采取的不同形式,就科技档案的开发利用在开架阅览、信息加工提供做了具体的规定。由此可见,我国科技档案编研法规体系已经建立,凸显了科技档案编研在档案资源开发利用中的重要地位。

2.2 科技档案编研的研究工作相对活跃

(1)专著。

科技档案编研学是档案文献编纂学的一个分支科目,同属应用学科。这一分支科目的研究虽起步较晚,但科技档案编研学著作异军突起。1988—2000年期间,科技档案编研著作陆续出版,为科技档案编研工作的开展提供了理论基础。1988年4月,由航空工业部温学志、潘齐靖编著的《科技档案编研学基础》问世,它是为适应科技档案编研工作的需要而编著出版的第一部科技档案编研学著作。1991年8月,由杭州大学徐绍敏编著的《科技档案编篆工作》出版,它是我国第一部由地方高校编著出版的科技档案编篆学著作。1993年3月,由北京联合大学贺真、沈永年、宫晓东等主编的《科技档案编研的原理与方法》出版,它总结了科技档案编研工作的实践经验,揭示了科技档案编研工作的规律,系统阐述了一系列反映我国科技档案编研工作特点的理论与方法。2000年由中国人民大学宫晓东、贺真、张越主编的《科技档案编研》出版,成为全国高等教育自学考试指定教材。

(2)学术论文。

笔者以“科技档案编研”为主题检索万方数据知识服务平台、维普信息资源系统在1989—2011年间发表的相关论文共80篇。如图1所示,发文数量呈震荡上升趋势,2011年达到峰值,但从发文的绝对数量来看,平均每年发文不到4篇。如图2所示,核心期刊发文16篇,占总发文量的20%。如图3所示,1989—1999年间发文量为24篇,核心期刊发文9篇,占总发文量的38%;2000—2011年间发文量56篇,核心期刊发文量为7篇,占总发文量的13%。从发文主题来看,1989—1999年为起步期,发文数量虽少但质量相对较高,同期出版科技档案编研学著作的作者如沈永年、贺真、徐绍敏分别撰文,发文主题大体有以下几类:论述科技档案编研工作的有沈永年的《科技档案编研管窥》;论述科技档案编研合法性、科学性的有贺真的《科技档案编研工作的合法性原则》、《运用现代管理技术和方法提高科技档案编研的科学性》;论述科技档案编研成果的有徐绍敏的《科技档案编研工作层次及其成果类型》。这一时期的论文涉及的理论性较强,编研实践活动欠缺。2000—2011年为发展期,发文数量呈逐年上升趋势,从发文主题上大体有以下几类:论述科技档案如何进行联合编研的有王润莉的《联合编研室科技档案编研工作的发展之路》;论述科技档案编研选题的有陈娴的《略论科技档案编研选题》;论述档案编撰学著作述评的有张关雄的《档案文献编篆学著作(1981—1999)述评》;论述如何提高科技档案编研质量的有慕翠峰的《如何提高基层档案室科技档案编研质量》;论述如何做好科技档案编研工作的有王林的《试论高校科技档案编研工作的发展趋势》。这一时期的论文涉及的范围更加广泛了,但深度不够,总体看,谈科研档案编研理论多,谈编研实践少;重复研究居多,创新研究偏少。

如图4论文作者分布情况所示,企业占38%、科研院所占31%、大学占23%、档案馆占8%。这表明科研院所对科技档案编研研究落后于企业,在科研院所中,未出现以科技情报机构为第一作者身份发表科技档案编研方面的相关论文,这说明科技情报机构在科技档案编研研究方面处于落后状态。

(3)国家社会科学基金资助项目。

笔者从10多年来国家社会科学基金对档案研究资助项目分析得出:1993—2011年期间,国家社会科学基金资助的与档案研究相关项目共计38项,其中涉及档案开发利用方面的项目10项,占总项目的26%,但从研究内容来看,未涉及科技档案编研研究,且从历年指南发布情况来看,均未涉及到科技档案编研。由此可见,科技档案编研研究尚属空白状态,无论是国家级基金立项还是相关人员的研究方向都忽略了这方面的研究。

从以上分析得出,近几年科技档案编研学著作出版缓慢,相关学术论文在质量上略显不足,国家级基金项目缺乏对科技档案编研立项。科技档案编研是图书情报专业的一部分,它的发展离更不开编研实践,那么科技情报机构科技档案编研工作开展得如何呢?

2.3 科技情报机构科技档案编研现状不尽人意

科技档案编研工作是档案全过程管理中的重要环节,目前在科技情报机构内科技档案编研与科技档案管理工作相脱节现象十分普遍,人们对科技档案编研的认识还只停留在每逢本行业本单位重大纪念活动时编辑一些纪念文集或历史资料,如中国科学技术信息研究所在成立40周年之际编辑出版了《中国科学技术信息研究所大事记》,在科技信息事业及建所55周年之际编辑出版了中国科技信息事业55周年(综合卷、行业卷与地方卷)以及中国科技信息事业55周年纪念画册;在建所50周年之际安徽科技情报研究所出版了《祝贺安徽省科技情报所建所50周年》宣传画册。这些编研材料多以时间为主线,记述了我国科技情报机构历史沿革、重要事件以及所取得的成就,从某种意义上说是一种编研成果,但还很局限,且时间跨度较长,不能满足科研管理工作的需要。目前科技情报机构内科技档案编研工作存在问题如下:

(1)科技档案编研未纳入科技档案管理工作职责。科技档案编研是科技档案管理中一项专门的业务工作,长期以来被边缘化。高校档案编研已纳入了科技档案管理职能,2003年高校档案信息化建设高层论坛暨第五次学术研讨会上提出建设服务主导型的数字档案馆,即馆藏数字化、传播档案信息网络化、在线编研系统化等新理念。2008年8月,教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条明确规定高校档案机构管理职责之一:“编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。”这一规定成为高等院校落实国家档案编研工作法律法规的具体措施。上海交通大学于1994年率先成立档案编研室,其他高校也纷纷建立了档案编研机构,高校档案编研地位得到不断提升,编研作品层出不穷,档案编研也成为评价高校档案工作优劣的重要指标。相比之下,在科技情报系统,2001年8月,中国科学院国家科学图书馆才开始负责档案馆藏的提供利用工作,建立了档案信息管理系统、检索系统和服务网站,实现了归档管理、综合利用、统计编研、信息发布。而其他的科技情报机构未设立专门的档案编研部门,科技档案编研工作也未纳入科技档案管理职能,无论在法规建设还是在编研成果方面均落后于高等院校。

(2)科技档案编研环节的缺失阻碍了科研管理工作的发展。科技情报机构在运行中从事着大量的科学研究活动,在面向领导的战略性、前瞻性、预测性的信息分析研究过程中承担着国家级、省部级、横向等研究项目,所产生的大量科研文件及科研成果为科技档案的开发利用提供了强大的物质基础。然而这些科研档案分散保存在档案室中,未著有系统性的科技档案编研材料,在科研管理中特别是在组织对外宣传资料为领导提供决策时缺乏准确的依据,常常凭印象去查找松散的科研档案信息,给科研管理造成诸多不便,增加了许多重复劳动,科研管理效率大大受到影响。定期将松散的科研项目档案信息编研成有利用价值的材料,是目前科技情报机构科研管理部门应当亟待解决的问题。

3 加强科技情报机构科技档案编研工作的建议

我国的档案编研工作有着悠久的历史,科技档案编研也有着20多年的发展史,然而科技情报机构的科技档案编研工作还处于分散的、自发的无计划的状态,为此建议:

(1) 完善基层科研档案管理办法。科技档案编研是档案法律规定的基本要求,作为开发利用档案资源的重要形式,科技档案编研工作一直是国家档案法律法规中的重要组成部分,国家行业法规对此作了明确的规定,建立健全机构一级的科技档案编研管理制度,是落实科技档案编研法规具体化的体现。各级科技情报机构应根据国家科研档案开发利用条例,结合自身情况制定修订科技档案管理办法,将科技档案编研的职责以制度的形式确定下来,并制定科技档案编研工作守则及工作程序,使科技档案编研的法规精神体现在各项管理工作之中,形成国家、行业及机构三级科研档案编研工作体系,进一步保证科技档案编研法规化实施。

(2)加强对科技档案编研工作的监督。1980年,国务院批准的《科学技术档案工作条例》再次重申了“科技档案工作必须按专业实行统一管理”。科技界管理层应加强对所属单位科技档案编研工作的监督指导,并纳入档案工作考核体系中,有计划、有组织地开展科技档案编研培训,推动科技情报机构科技档案编研工作的开展。

(3)科技档案编研应纳入科研管理当中。加强科研管理必然要求强化科技档案的管理。科研管理是对科学技术和生产的人、财、物、事进行计划、组织、指挥、控制和协调,科技档案伴随着科技活动产生的一系列信息资源是继续进行科技、生产活动的必要条件,科技档案编研则是以科技档案为主要研究对象,按照客观需要加工整理成的各种编研成品,为领导、科研管理及科研活动服务。因此,科技档案编研是科研管理的重要环节,这一环节必须放在突出位置。科技档案编研应适应信息时代的客观要求,真正满足科研和其他各项管理工作需要。科技情报机构科技档案具有综合性、专业性和成套性及现实性特点,对这些带有自身特色的档案与科学研究和科研管理工作联系紧密,这就需要我们根据科研管理工作需要捕捉热点、切入学术前沿,编研出如本单位承担的《各类国家级科技计划项目研究成果》汇编等材料,及时为科学研究及科研管理提供服务,发挥科技档案信息条件作用。

(4) 加强科技档案编研理论研究。科技档案编研是一门实践性很强的学科,从诞生之日起它的发展更多地体现在其编研作品中,因而我们习惯于从档案编研作品的角度审视科技档案编研的实践活动,但是,如果档案编研工作要想升华,还需理论指导。国家社会科学基金在每年发布立项指南时应考虑增加科技档案编研方面的内容,引导相关人员重视这一学科的研究。科技情报机构研究人员应加强对科技档案编研学这一分支学科的研究,为科技档案编研工作实践提供更多的理论指导。

摘要：阐述科技档案编研的意义,以1989—2011年间科技档案编研产出为基础,就科技情报机构科技档案编研现状进行分析,研究得出:近来科技档案编研学著作出版缓慢;学术论文的质量略显不足;国家级基金项目缺乏对科技档案编研立项的关注及研究;科技情报机构科技档案编研现状不尽人意。针对完善基层科技档案管理办法、加强科技档案编研工作监督及加强科技档案编研实践和理论研究方面提出了积极的建议。

关键词：科技情报,科技档案,编研,现状

参考文献

[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1999

[2]孙大东.我国高校档案利用问题研究综述[J].档案管理,2011(3):46-48

[3]徐建龙.浅谈科技档案编研工作[J].档案时空,2003(6):29-30

[4]张关雄.档案文献编纂学著作(1981—1999)述评[J].档案学通讯,2001(2)):20-23

[5]孙晓燕.科技档案信息资源开发与利用[J].科技管理研究,1997(6):27

科技档案管理工作浅议 篇10

一、科技档案的概念

科技档案是记述和反映本单位科学研究、技术开发、生产技术等活动的, 具有保存价值并按照一定的归档制度作为真实的历史记录, 集中保管起来的原始科技信息资料。科技档案有多种信息载体, 包括文字、数字、图纸、胶片、照片、录音带、录像带、缩微等。科技档案随着科学的产生和发展而出现, 它是对科学研究、生产技术、基本建设等一系列生产劳动和活动的记载和归纳, 也是科学技术的浓缩和总结。科技档案作为科技情报、科技信息、科技图书和科技资料的重要来源, 是国家档案的重要组成部分, 是党和国家宝贵的文化财富。

二、科技档案的重要性

(一) 科技档案是科技活动的重要依据。

科技档案是进行科研、技术开发和生产的重要依据;是成果鉴定、新项目审批、申请专利、技术转让的可靠保障;是科技成果转化为生产力的重要手段;是处理科技纠纷维护著作权方面的重要法律凭证;是进行科技交流、信息咨询、技术服务的重要工具。

(二) 科技档案是构成生产力的重要因素。

科学技术是生产力, 而科技档案是科学技术成果的载体, 因而作为科学技术的真实记录和存在的表现形式与储备形式, 以及反映科学技术、科技思想发展水平的科技档案也是生产力之一。当然, 科技档案不是直接生产力, 它是通过人们的积极利用, 合理应用到生产、建设和科研的实践中去, 是以间接的、潜在的方式转化为生产力的。因此, 科技档案作为科学技术的真实历史记录, 从它的自身作用分析, 它是构成生产力的一个重要因素。

(三) 科技档案是提高经济效益的重要手段。

科技档案要取得预期的经济效益, 关键在于能否降低或节省实际生产活动中的劳动消耗量。在科技、生产活动中, 利用科技档案可以降低或节约劳动消耗和物化劳动消耗, 从而提高经济效益。

三、做好科技档案管理工作的具体举措

(一) 完善科技档案管理制度。

一是科技单位应该根据《档案法》、《保密法》、《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规, 制定相关的规章制度, 如《科技档案管理制度》、《科技档案借阅制度》、《科技档案保密制度》、《科技档案鉴定销毁制度》、《科技档案人员岗位责任制》等, 对科技档案资料的收集、归档、管理、利用、安全保密等方面作出严格的规定, 明确科技档案工作的权利和义务, 并严格遵照执行。二是建立科技档案统计台账, 做到账实相符;建立查阅、借阅档案利用效果登记表, 做到查阅、借阅有登记, 利用效果有记载。三是规范档案业务管理, 制定切实可行的科技档案分类大纲、整编规范、保管期限, 使科技档案管理工作井然有序开展。

(二) 加强科技档案基础业务管理。

科技档案基础业务管理包括科技档案的收集、整理、鉴定、保管等具体的工作环节和内容, 而每一项内容都有一套紧密相连的工作流程, 每一个程序都有很强的科学性、技术性。在科技档案业务管理的各个环节, 都应不断改进工作手段, 简化业务流程, 提高工作效率。如从科技档案的收集考虑, 日常工作怎样收集比较快捷、齐全和完整;从科技档案的分类考虑, 怎么分类比较科学、合理;从组卷的形式上到装订的手段上考虑, 怎样做到既不影响日后调档利用, 又能简化一些繁琐的不必要的组卷过程, 尽量缩短立卷归档的周期。

(三) 加快科技档案信息化管理进程。

一是建立电子档案及查询系统。将全部案卷目录输入电脑, 档案的案卷目录全部录入电脑, 建立电子档案查询系统, 有条件的最好建立局域网, 使档案管理实现自动化、现代化。二是积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设, 通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作, 提高科技档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性, 实现科技档案信息数字化、存储海量化。三是严格按照《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》要求, 全面收集、安全管理、有效利用科技档案, 使科技档案管理向信息化方向发展。

(四) 提高科技档案服务水平。

对于科技档案管理工作而言, 服务是立业之本, 是发展之源。没有良好的服务, 就失去了科技档案管理工作的价值和作用。而提升科技档案服务水平, 才能更好地为科技活动的中心任务服务, 最大限度发挥其应有的作用, 使科技档案事业充满生机与活力, 走上可持续发展的道路。一是更新服务观念, 树立“用户至上”的观念, 不断提高科技档案查全率、查准率, 创造良好的环境, 为利用者提供优质服务。二是更新服务手段, 改变传统的科技档案利用服务模式, 逐步建立新的服务方式, 如上门服务、电话服务、网络服务等多途径、多渠道、全方位的服务模式。

(五) 强化科技档案工作者的素质。