高校毕业生档案整理论文

高校毕业生档案整理论文（精选10篇）

高校毕业生档案整理论文 篇1

1993年,国家教委颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理规范》,并于1994年1月1日开始施行,以推动高校档案管理工作步入现代化路径,走向标准化、科学化与规范化。目前,高校教学档案整理工作中还存在不少问题,例如档案管理制度不完整,档案信息资源没有得到充分的利用与开发,档案检索效率低,档案管理人员的专业水平不高,管理设备落后等。

一、高校教学档案整理的标准

《高等学校档案实体分类法》中指出要统一全国高等学校的档案实体分类,实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强高校档案的科学管理,充分发挥高校档案的作用,使高校档案能更好的为学校工作和社会主义建设服务。档案本法的编制原则包括体现思想性原则,符合科学性原则,重视适用性原则。

《高等学校档案管理规范》中指出本法由编制说明和主表两部分组成,其中,编制说明是使用本表的指南,主表由类目、标识符号、注释等组成,类目分为一级类目、二级类目和三级类目。高校在加强档案管理工作时必须遵循《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理规范》的要求。

二、高校教学档案整理工作的存在问题

(一)档案管理制度不完整。

目前,高校的档案管理制度并不完整,在档案的收集、保管、整理和归档的四个环节中,难免存在档案混合管理的混合管理的状况,档案资料缺乏完整性和信息连贯性,正文材料与附件材料的顺序混乱,档案组卷没有目录,档案信息不清晰甚至存在信息缺失现象。

(二)教学档案没有得到充分的利用与开发。

教学档案信息是一种极其有效的教育资源,理应使其发挥最大的社会价值,需要在保护档案机密的同时充分利用这种资源。每一所高校都有义务和责任保护教学档案信息的机密,与此同时要科学、合理的利用档案资源。

(三)档案检索效率低下。

档案检索的方法包括计算机检索和人工检索,计算机检索的效率远远高于人工检索的效率。现在很多高校依然使用人工检索,档案检索的效率非常低。虽然,有的学校也开始使用计算机检索,但是,由于检索工具设置的过于繁琐,导致档案检索效率低下。

(四)档案管理人员的专业水平不高,管理设备落后。

很多高校的档案管理人员专业水平不高,缺乏必要的理论知识和管理技能,他们经常把所有的教学档案混在一起,没有进行分类管理,导致档案调用困难,把机密性文件和非机密性文件混在一起,造成机密泄露。而且,很多档案信息没有根据实际变化更新档案内容,带来了许多不必要的麻烦。另一方面,档案管理设备相对落后,严重影响了档案管理工作的效率。

三、实现高校教学档案标准化的措施

(一)建立完整的管理制度。

提升高校教学档案管理工作效率,首先要建立科学、完整的管理制度,规范管理体系,做好档案管理工作的每一步流程。需要保持档案信息的完整性、连贯性和清晰度,正文材料理应放在前面,附件材料则附在后面,然后按照顺序编写目录与页码,并标识清晰的类目与档号以及相关注释。档案管理人员需要及时清理混合文件,重新进行归档,按照实际情况的变化更改档案信息。

(二)科学合理的利用档案资源。

高校在保护教学档案信息的同时,科学合理的利用档案资源,才能发挥档案资源的社会价值。因此,高校要处理好档案保密与开发利用的关系,在做好档案保密工作的基础上,有时间、地点和范围限制的利用档案资源。

(三)提高档案管理人员的专业素质,改善管理设备。

档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识和管理技能,所以,高校必须提高档案管理人员的专业素质,对他们进行定期培训。而且,现在的计算机检索工具和硬件设备技术都很落后,因此,学校要改善管理设备,将现代化技术应用于档案管理工作。

(四)档案管理工作的现代化路径。

实现高校教学档案管理工作的现代化则需要全面使用计算机技术,应用电子文档,建立规范标准的数据库;完善档案的现代化管理与调用,建立档案网络;实现档案室管理现代化和档案目录与检索现代化,提高硬件与软件技术设备以维护网络安全。这样可以有效保护档案室的温度,防火、防盗,保证了档案文件的安全,方便档案调阅与检索,维护电子档案的安全性。

结束语

综上所述,目前,高校教学档案管理工作中还存在档案管理制度不完整,档案信息资源没有得到充分的利用与开发,档案检索效率低下,档案管理人员的专业水平不高,管理设备落后等问题。要解决这些问题,学校必须优化档案管理工作的结构,建立完整的档案管理制度,在做好保密工作的同时科学、合理的利用档案资源,提高档案管理人员的专业素质,改善档案管理设备,全面使用计算机技术,应用电子文档,建立档案网络,实现档案室管理现代化、档案目录与检索现代化,提高硬件与软件技术设备。

摘要：教学档案是高校档案的重要组成部分,记录着学生的个人资料和学校的发展历史,做好高校教学档案整理工作对发展教育事业具有重大意义。国家教委会所颁布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理规范》推动了高校教学档案整理工作走向科学化,标准化与信息化。本文将依据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理规范》浅谈高校教学档案整理的标准,分析档案管理工作中的问题,并提出改善高校教学档案整理工作的建议,希望对加强与改进高校教学档案管理工作能有所帮助。

关键词：高校教学档案,整理标准,实践

参考文献

[1]林昕.档案管理的特点与管理对策[N]才智,2010(1).

[2]李融.如何做好档案利用中的保密工作[J].四川教育出版社,2012(2).

[3]彭媛媛.对档案管理人员能力培养的若干思考[N].怀化学院,2011(2).

[4]斯庆.改进高校档案管理的认识[N].鄂尔多斯职业学院,2014(4).

高校毕业生档案整理论文 篇2

一、填报学生档案去向信息

根据毕业生档案去向填报“毕业生档案交寄信息登记表”。由毕业生本人填报并签名确认，毕业生未能填报由负责老师填报，并加盖院系公章。(信息登记表内有两个表格:“档案交寄信息(电子版)”，“档案交寄信息(打印版)”，将“档案交寄信息(电子版)”表格的信息收集齐备发至就业办邮箱，将“档案交寄信息(电子版)”打印盖章交至就业办)几种情况的填写说明：

1.暂缓就业的同学：档案交寄地址为“广州市农林下路72号”，档案接收单位为“广东省高校毕业生就业指导中心”；

2.攻读华师研究生的同学：档案交寄地址为空，档案接收单位为“华南师范大学研究生处”；

3.留级等不能正常毕业的同学：档案交寄地址为空，档案接收单位为“‘留档原因’+留档”（留档原因为：留级、延迟学籍等）。其他情况按档案交寄的实际情况填写。

说明：档案交寄地址以派遣去向为依据。档案一般寄到报到证主管单位，如果报到证有备注单位，看是否要求寄到具体单位，同时要看具体单位是否有人事接收权，若具体单位无人事接收权，档案仍寄到主管单位。广东省内各地市毕业生档案工作部门的地址可参考相关文档。

二、档案整理前的准备工作

1.准备好毕业生的各种归档材料。以下为参考目录 □ 党员档案 □ 团员档案

□ 大学生评优登记表 □ 行政处分文件 □ 大学体格检查表 □ 大学学习成绩单

□ 高等学校毕业生登记表 □ 实习鉴定表

□ 高校毕业生报到证存根 □ 授予学士学位通知书 □ 其他材料

（注：暂缓就业学生的预备党员材料不归档，党员材料由学院保管）2.领取档案交寄袋

领取信封交寄袋（机要信封），填写学生基本信息，在档案交寄袋封面填写学生档案编号、院系、专业、姓名、年级；密级为机密。交寄袋背面有档案目录，请填写基本信息，并将毕业生现有材料先入袋，并在目录处做标记。

三、档案整理过程中的工作流程 1.领取档案。

2.检查入学时、大

一、大

二、大三入档的档案材料是否齐备（根据原有《档案目录》检查）。

3.将所有材料装入学生档案袋，并在档案交寄袋背面目录相应地方画勾，若无相应内容，在“其它材料”一栏中补充）。

4.再次检查档案袋里学生档案材料是否齐全（根据《档案目录》检查）。5.再次检查无误后辅导员在 “整理人”上签名，（每份档案要求两个同学负责整理、核查）。

6.仔细将学生档案材料装入档案交寄袋（千万注意——不要张冠李戴！）。7.将条形码贴暂缓就业学生档案交寄袋横贴在左上角。注意一定要按条形码粘贴样式粘贴，否则拒不收档。粘贴样式见文后附件。

8.所有档案按编号排序，按20份一捆绑好。将特殊或情况不明档案单独捆绑，并在档案上用铅笔注明情况。

9.再次清点份数无误后，交回就业办，并做好登记。

10.同时，上交毕业生交寄地址登记表（登记表需加盖院系公章）。11.同时上交暂缓就业协议书（一式两份）。（按条形码编号排序）。

四、档案整理后的工作

1.将暂缓就业毕业生档案及其暂缓就业协议书送至省就业指导中心

2.将广州生源及到广州工作的毕业生档案（就业方案主管单位为广州市高校毕业生就业指导中心）送到广州市高校毕业生就业指导中心 3.将到正常派遣的毕业生档案通过邮政交寄

4.将直接升研到华南师范大学的毕业生档案直接送到校研究生处 5.将就业单位是华南师范大学的毕业生档案直接送到校人事处 6.将延长学籍（欠费、延长学籍一年）同学的档案暂留在学校

五、注意事项

院系在整理档案时，是以班级为单位来整理档案的，所以在档案整理完后，档案的分类通常也是以班级为单位的，因此要检查档案是否根据院系的档案编号来排序，院系最后要以院系为单位整合毕业生的档案。

试论高校基建档案的整理方法 篇3

关键词：高校基建档案整理方法

随着高校规模的不断扩展，高校进入了基建项目快速发展时期，为此高校的基建档案也越来越多，如何将这些繁多的基建档案进行系统整理，以便在使用的时候能够快速的查询是当前档案管理人员需要面临的主要问题。

1基建档案的特点

1.1专业性。高校基建档案是高校基建项目所产生的各种有价值的材料，因此基于基建活动的分工专业性，基建档案具有很强的专业性，比如在高校主体建筑中，其档案记录是关于混凝土工程、钢筋工程、砌砖工程等，由此可见基建档案具有很强的实践专业性。

1.2成套性。高校基建档案是对高校基建活动的真实再现，通过基建档案可以将基建活动从设计初级阶段到竣工的全过程真实的反映出来，虽然不同的施工工序等，将这些档案进行区别管理，但是其相对与整个基建项目而言，具有成套性。

1.3复杂性。随着高校基建项目的增多，高校的基建档案也越来越复杂，其不仅体现在内容上复杂，基建工程涵盖的知识比较多，既有地质、环保、建筑、水电等知识还具有合同管理、财务管理等，因此整体上看，基建档案的内容是非常复杂的；同时基建档案的复杂性还体现在数量的增加上，众所周知，当前高校都在积极的新建各种基础设施，这样一来高校的基建档案数量必然增多。

2高校基建档案整理过程中存在的问题

基于高校基建活动的增多，高校的基建档案数量越来越多，在高校档案管理人员与管理经费有限的情况下，经过档案管理人员的不懈努力，保证了高校基建档案的有序管理，有效的推动高校的档案管理，但是结合笔者在基建档案整理过程中的感悟，高校基建档案整理过程存在一些问题：首先档案管理人员缺乏对基建档案管理的重视意识。高校档案管理人员认为基建档案主要是对高校建筑活动实施起到质量监管作用，一旦高校的基建活动完成后，基建档案存在的意义也就不大，因此他们在管理过程中就会不重视，导致一些关键性的基建档案丢失。其次基建档案在整理的过程中存在盲目性，具体表现为档案管理人员在整理基建档案时存在一把抓的问题，他们不能按照基建档案的种类等进行细分，导致以后在查询相关信息时非常的困难。再次基建档案整理的手段过于传统。目前高校档案管理人员在整理基建档案时主要采取的就是手工整理的手段，没有将现代计算机技术引入进来，影响基建档案整理的效率，而且这种手工整理的方式也容易在整理的过程中出错。最后基建档案整理的方法比较落后，当前高校基建档案整理的方法主要是采取立卷模式，即先对基建档案进行分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内文件目录以及封皮等环节消耗大量的人力和物力。

3高校基建档案整理方法

基于基建档案对高校基础设施的重要意义，高校基建档案整理方法的选取要突破传统的千篇一律保存整理的方法，而是要根据高校的实际发展需要，有选择的对一些基建档案进行整理保存，比如属于高校重大基建项目的档案一般在城市的城建档案馆都有备份，为此高校可以就此部分档案不进行整理与保存，这样一来既可以减轻高校档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率，同时也可以为高校节省一批档案管理经费，促进高校基建档案合理利用的效率。基于当前我国高校基建档案整理过程中所出现的问题，我们应该从改革基建档案整理方法入手，构建适合高校管理的档案整理方法。

基于传统的基建整理方法的局限性，我们可以参照《归档文件整理规则》，实施以“件”归档的整理方法。

3.1改变基建档案整理的方式。改变以往的以立卷形式的档案整理形式，建立以“件”归档的模式，以“件”归档有效的避免了传统的基建档案繁琐的环节，只需要将基建档案以“件”的形式进行整理，对每“件”进行编页、盖归档章、填写页数、件数以及保管期限等信息就可以，不再需要对其进行细致的分类。

3.2提高基建档案整理的手段。传统的以手工整理基建档案的模式，经常会出现整理错误的现象，因为人在整理基建档案时他们会受到主观意识的影响而导致工作失误，比如档案管理人员在整理基建档案文件时，他们可能会因为粗心大意，而将某一重要的基建档案归纳到别的档案袋内，这样一来在查询此信息时就会因为工作人员的失误而增加档案查询的时间，影响档案归档的实效发挥，而通过将计算机工具引入到基建档案整理过程中，就可以避免整理过程中的失误现象出现，通过计算机的辅助，可以实现基建档案信息的数字化，这对于档案信息的使用者来说，就会更加快捷。

3.3在确定好基建档案的“件”之后要确定基建档案的保管期限，随后进行装订，进行编目排序、编号、加盖归档章最后装盒。

基建档案整理是将高校基建活动相关材料转化为档案的重要步骤，是高校基建管理工作的重要依据。随着高校基建项目的增多，高校基建档案的数量也越来越多，因此作为高校档案管理工作者一定要本着认真、负责的态度，在基建项目开始阶段就要介入进去，强化基建档案整理的力度，提高基建档案管理质量。

参考文献：

[1]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].中国新技术新产品，2011（03）.

[2]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（03）.

高校毕业生档案整理论文 篇4

1《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.1 减轻了学校档案工作的压力。

高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。

1.2 节省了学校必要的财力物力。

《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

1.3 理顺了学校档案工作职能。

《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程

2.1 要确定整理单位。

《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。

2.2 归档文件的分类。

将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。

2.3 归档文件的排列。

归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

2.4 对归档件编号。

归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

2.5 归挡文件的编目。

归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

2.6 归档文件的装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:

2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;

2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案

盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。

2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。

3《规则》在实际工作中需要注意的问题

《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:

3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的

强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。

3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。

《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。

总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。

摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。

高校档案整理的质量要求 篇5

档案整理的质量要求

一、“案卷”为单位整理

组卷档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

（一）齐全完整

归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集；文电合一；底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。

（二）分类科学

全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

（三）保持文件内在联系

1、时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的。分年度时。以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及

法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。

（2）按专门年度（如教学年度）形成的文件，放在专门年度组卷。（3）没有标明落款日期的文件材料。应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少。形成的文件可以不分年度。放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

2、来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

3、内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示

与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

（四）正确划分保管期限

根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。永久保存的文件有以下八个重要方面：

一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。

二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党代会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。

三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的

文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。

四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。

五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。

六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。

八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

二、按“件”整理

以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

对归档文件要逐件装订固定，对分类后的归档文件按时间、重要程度

排列，其中对成套性文件材料相对集中；编制归档文件目录（可从档案管理系统中打印）；将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。

三、归档文件分类注意事项

根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意事项。一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么可以把这个先进事迹也做永久。统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件)，部分重要的可定为30年，其他都是10年。

四、排列编目要求

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内。根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。

（一）同一事由的归档

文件排列内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级排列。不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件排列,按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序。

（二）不同事由的归档文件排列

1、按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。

2、按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如档案局永久文件先排会议记录、工作计划、总结、全档案工作会议材料、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。

3、按事由具有的共同属性分别集中排列a、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。

关于高校毕业生档案的思考 篇6

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。其中高校毕业生的档案是个体人事档案的重要组成部分。当学生从学校毕业后，就从学生人的身份转换成社会人的身份，面临参加养老保险、转正定级、考研、出国、考公务员，甚至于工龄和退休金的计算等与自己切身利益密切相关的问题，而这些问题都直接与高校毕业生的档案记载内容挂钩。

高校毕业生的人事档案是由毕业生的学籍档案转换而来的，高校毕业生的学籍档案主要是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专学生的档案。它主要由以下几部分组成：学生的入学材料、高校毕业生登记表、综合测评表、学籍卡、组织关系及学生在校的奖惩情况等。学生在校期间的这些材料共同组成了其学籍档案，当学生毕业后，由学校就业主管部门根据学生的实际就业派遣情况在其学籍档案中放入毕业生报到证，并由学校相关部门通过专门机构———机要局转递给毕业生的就业单位的人事部门或其委托的相关的人才交流机构。这时，学生的学籍档案才正式转化成其人事档案，这个转化必须通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订相关就业协议，并履行相关毕业程序并取得报道证后，才能最终得以实现，并标志着毕业生由学生人转化为社会人。

二

当前高校在毕业生档案管理方面主要存在以下几方面的问题：

1. 毕业生档案材料内容的不完整性。

首先，毕业生档案材料的来源渠道非常广泛。除学籍卡来源于教学管理部门外，其他材料主要来自于各教学院系、相关职能部门和学生本人，这些材料主要涉及学生在德智体美劳等方面的素质材料，内容繁杂，数量庞大，在收集过程中非常容易产生片面或者重复的现象。其次，毕业生档案材料的收集时间跨度大。从学生入学之初的初高中学籍档案，到学生在高校期间各学期的学习记录、综合素质测评、直至最后的毕业生登记表和鉴定表，这个跨度至少要3到4年的时间，学校经手人可能更替，从而造成材料的缺失，不利于学生档案的完整和统一。最后，毕业生档案材料的内容完整性、延续性强。有的学生是团员，可档案中缺少了中学时期的入团志愿书;有的是学生党员，却缺少入党申请书和转正报告;有的学生在毕业生登记表奖励一栏中，写了不少荣誉，但在档案中没有这些荣誉的奖励证明材料;材料的不延续和不完整，容易给人造成材料不实的印象。

2. 档案的保管和转移过程中的不规范性。

首先根据国家相关政策，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，暂时保存在学校。这就造成每年毕业季，因为择业过程中的种种问题，很多毕业生都会要求暂时将档案保留在学校，这些学生往往对毕业生档案的重要性认识不足，很多学生并没有按要求在一到两年后转移走自己的档案，日积月累，越来越多的档案会积压在学校，使得本就有限的档案库房不能承载，档案管理人员不胜重荷，难免会造成疏漏;其次，由于学校机构调整，档案管理人员的不稳定性，难免个别档案管理人员责任心欠缺，从而在档案收集和保管过程产生失误，造成学生档案的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失;最后，由于个别档案管理人员的政策性不强，有时会为了图省事，不是通过机要局这一专门的途径流转毕业生档案，而是将档案通过快递、EMS等方式寄送学生档案，更有甚者直接将档案交给学生，从而出现学生自带档案的现象，这些不规范的档案流转，就更容易出现毕业生档案的损坏或遗失，将会给学生日后办理相关手续带来诸多麻烦。

3. 毕业生档案材料的不规范性。

首先是由于大多数学校对档案材料的用纸、书写及格式没有明确的规定，造成归档的档案材料有的用A4纸张，有的用16K纸张，造成毕业生档案装订的不齐整;其次是书写不规范，有的学生的入档材料甚至用圆珠笔书写，这些用圆珠笔书写的材料一般几年后就变得模糊，会给日后档案保存带来很大的困难;最后，学生的奖惩材料，甚至有的学生的《毕业生登记表》中都会有公章和系部意见的现象。

三

为了避免以上问题的出现，高校需要从以下几个方面进行反思：

1. 高校要加强对毕业生档案工作的重视，从人财物等方面积极支持毕业生档案工作。

从院系、到学校都要配备固定的毕业生档案管理人员;配备专门的毕业生档案室或库房;做好相关工作的奖惩条例，充分调动相关工作人员的积极性。

2. 高校要加强毕业生档案管理的制度化建设工作。

明确毕业生档案管理的条例、分工及职责，并要严格按照《档案法》的要求，规范毕业生档案工作。

3. 加强档案管理人员业务素质和责任心的提升，确保档案材料的质量。

要求档案管理人员有爱岗敬业的精神，积极钻研档案管理相关业务，规范毕业生档案的流转;同时，要不断提升责任心，本着为学生服务的宗旨，确保毕业生档案材料的规范与完整。

4. 加强对毕业生的教育，让学生充分认识到毕业生档案材料的重要性。

首先，毕业生在填写相关材料时，本着对自己负责的态度认真填写，不能敷衍了事;其次，毕业生一定要关心自己的档案。如果是正常派遣的学生，学校会通过机要局寄送毕业生档案，学生可以在毕业生档案寄出两个月之后, 向相关人事部门进行查询，如果档案未收到，就要及时向学校相关部门查询，确认，以保证自己的毕业生档案不缺失;最后，如果学生在毕业后暂时未找到就业单位，而将其档案托管保存在学校的，在明确了用人单位后，就要及时到学校办理相关就业手续，以便学校正常转递档案，不要误以为既然学校能够免费保存，就不用再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，只发挥存放的作用，不能以此为依据为学生开具相关的证明材料。在社会上，真正发挥作用的是由学籍档案转成的人事档案，只有所在单位的人事部门或委托的人才交流机构才有权利开具相关证明，办理相关事项。

因此，无论是高校还是学生都要重视毕业生的档案，使毕业生的档案发挥应有的作用，更好地为学生，为社会服务。

参考文献

[1]王艳茹.加强学生档案管理, 服务高校学生就业[J]科技情报开发与经济, 2008 (18) .

高校毕业生档案管理探析 篇7

(一) 高校毕业档案在高校中的地位

大学生在其大学生活期间的所有学习以及生活和在社会中的一些实践经验的原始记录, 称之为高校毕业生的人事档案, 通过这个人事档案, 不仅能够详细的了解到大学生在校期间的所有的个人经历的过程, 也详细的记录了学生在校期间的德智体美劳等多方面的综合能力体现, 也有学生的家庭政治经济状况等个人信息。国家以及社会对大学生的选拔和仍用以及考核一个学生能否毕业的重要依据就是高校学生档案, 国家的人事档案也是建立在高校人事档案的基础上的。衡量一个大学的教学质量跟其管理水准以及学校的可持续发展有着其重要的参考标准跟作用。档案管理的健全反应了高校管理水平。2008年9月1日起实施的《高等学校档案管理办法》彰显了以人为本、构建和谐社会的理念, 这充分的反映出高校对学生以及社会尊重的表现, 通过实施《高等学校档案管理方法》不仅能够更好的促进以及开发出对学生进行考核跟评定的方法, 学生在学校注重毕业生档案管理过程中, 感受到自身被学校的重视, 促进了学生更加的积极向上, 更加的爱护学校、尊敬学校。在新形势下, 这对于高校毕业生的人事档案管理的强化以及快速教育质量以及其管理水平的快速提升, 面向社会的人才信息资源的开拓和毕业生的就业以及择业道路的扩宽有着重要的意义。

(二) 高校毕业档案在高校中的促进作用

档案在人事的调动、社会的福利以及对工作工龄的计算、退休金的计算或是出国深造考研等情况中占有着重要的决定作用, 学校在大学生毕业后所转出的档案属于学生档案, 如果说在没有人事代理权限机构或是一直放在学生自己的手中, 就永远都会属于学生档案, 在日后工作过程中的工龄计算以及办理转正定级或是工作岗位职称的评定等手续都不够资格办理, 工作的正常调动在档案材料的不够完整进入新单位进行就职过程中会受到影响。因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查, 如果档案材料不全, 政审机构就会拒绝审查。

二、高校毕业生档案管理中存在的一些问题

(一) 对高校毕业生档案管理没有起到重要的认识

首先, 不少高校对档案管理工作认识有偏差, 没有给予足够的重视, 学校对毕业生就业指导不到位, 尤其是没有落实工作单位的毕业生, 其档案转到哪里去没有交代清楚;其次, 毕业生自己本身也没有充分的意识到人事档案的重要性, 有部分的毕业生认为人事档案根本就没有什么用, 在日后进入到一些私营企业或是民营企业中, 自己的档案更是被遗忘了。

(二) 档案管理人员整体素质亟待提高

人才安排不合理, 缺少专职档案人员, 多数高校领导总认为档案管理老弱无能者都会干;人才结构不合理, 缺乏复合型人才。

(三) 档案内容陈旧, 不能满足社会选材的需要

高校学生档案中的信息一般有学生被高校招生时的一些录取资料, 学生在开学时的入学登记表、平时的考试成绩以及学籍奖惩证明、党团资料、毕业生登记表、体检表等。但在新的形势下, 其所承载的信息量是远远不够的, 用人单位更多的是希望从中了解学生的个人素质、业绩、能力、诚信、团队精神等信息, 然而在学生的档案中很难找到这些记载信息, 即使有也仅仅只是流于表面形式, 缺乏一些实质的内容, 有着公式化口语的特征, 对于用人单位所希望了解到的信息存在着很大的差距。

(四) 毕业生档案信息中存在着很多的水分, 可信度不高

最近一些高校为了博取“高就业率”的社会声誉, 促进本校学生的顺利毕业, 将一些不真实的信息资料填写在学生的档案材料中, 这样, 导致了学生档案信息资料的真实性缺乏, 在毕业生就业市场的公平竞争环境下损害了优秀诚实的毕业生的感情跟利益, 干扰了市场公平竞争的环境秩序, 给社会组织选用优秀合适的人才带来了麻烦。

(五) 毕业档案没有进行及时的归档工作

档案材料有着其一定的原生性, 因此要对档案资料进行及时的归档, 然而大部分的高校都只是在学生临近毕业要离开学校的时候才进行档案的整理工作, 对于学生在校期间所产生出来的一些档案资料一般都是在各系的辅导员或是学生自己的手中, 等到学生毕业离校的时候再进行集中整理归档, 这给毕业生的就业活动带来了一定的负面影响。

(六) 学生缺乏保密意识, 档案保管存在安全隐患

学生档案的收集, 整理, 审查, 移交等工作量非常大, 各系各部门在收集整理档案材料时都安排部分学生协助参与, 特别是每年毕业生材料归档时, 更会让学生参与, 然而学生保密意识差, 容易泄漏档案内容, 修改信息, 有的学生甚至可以私自抽调同学的处分材料。

三、促进高校毕业生档案管理发展的措施

(一) 完善学生档案管理的制度

学生档案在其产生的过程中有着一定的连续性以及周期性, 为了保证学生档案的成套性以及完整, 就需要建立出一套比较完善的学生档案管理制度, 并对学生的档案实行规划性管理, 对于学生在校期间所发生的一些事情要做到有章可循, 以此来保证学生档案的真实可靠以及全面性。

(二) 加强建设档案管理的队伍

对高校毕业生人事档案信息进行充分的开发以及利用的重要保证就是建立一个对档案管理理论有着充分的认识以及高专业水准素质以及现代信息技术的档案管理队伍。要不断的调整以及配备相应的专业层次的档案人才队伍, 充实现有的档案管理人员的专业素质水准, 对其业务能力的培养要起到重要的关注, 特别是在信息技术方面的培养, 定期举办一些各种岗位的培训班, 邀请一些专家学者在校进行讲学座谈, 让大家能够及时的了解跟掌握住现代科学跟档案学领域发展的一些新成果跟动态技术, 不断的更新档案管理人员的知识结构, 提升档案管理工作人员的管理技能, 促进加强档案人员的服务意识。

(三) 加强学生档案管理的信息化建设

在新形势背景下通过实现学生档案的数字化管理以及档案查询的网络管理来加强学生档案管理的信息化建设。根据学生在校时候的特点, 把学生可以规范化的档案资料记录到计算机中, 建立好基本信息后, 根据学生在校的最新信息, 要及时的进行信息录入以及维护更新, 以此来确保学生档案信息数据的完整及其真实准确性。

四、总结

学生在校期间的生活以及学习情况都应该在学生的档案中得到详细的体现, 通过学生档案能够客观的反映出学生的能力以及水平, 是在他们进入社会工作的一个能够充分证明自己能力水平的重要凭证, 毕业生是高校的一个重要的群体, 对于毕业生档案的管理, 不仅关系到学生能否得到顺利的毕业以及日后在工作单位中的升职加薪以及一些相关的人事调动等情况, 还能够充分的体现出一个高校的整体发展水平, 因此加强高校的毕业生档案管理对于学校的可持续发展有着重要的意义。

摘要：经济社会的快速发展, 促进了对人才资源的渴求, 而高校毕业生档案是人才信息的重要载体, 加强高校毕业生档案管理, 开发优质服务, 为用人单位提供信息, 为毕业生人才发展提供机遇, 提高档案资源效率, 是高校毕业生工作值得关注的重点问题, 如何做好毕业生档案管理工作已成为当前高校有关部门的一项重要的考题。

关键词：高校毕业生档案,发展现状,解决措施

参考文献

[1]孙敏论高校人事档案管理工作的创新思路[J].湖北教育学院学报.2005 (4) .

高校毕业生人事档案管理探析 篇8

建立在高校学生学籍基础上的高校毕业生人事档案记录着学生在校期间的表现与经历, 同时记录着他们在工作之后的职称评定、工资待遇、社会福利与保险缴纳等情况。这种档案材料对高校毕业生在今后的自我提升与工作发展方面发挥着证明作用, 对于国家、社会用人单位以及毕业生而言具有重要意义。

(一) 高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。

国家竞争的本质在于人才的竞争, 高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分, 对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用, 在此过程中, 高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应, 因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容, 因此, 做好高校毕业生人事档案管理工作, 无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外, 高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解, 这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

(二) 高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面:一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配, 并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案, 社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历, 同时能够了解学生的思想状况与道德素质, 这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用;二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态, 从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案, 社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位, 并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时, 根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息, 社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训, 从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

(三) 高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息, 并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中, 毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容, 在此过程中, 毕业生人事档案发挥着依据作用;二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中, 仍是档案都发挥着凭证作用;三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况, 所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证;四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据, 以此为依据, 毕业生可以更好的认识到自身的不足, 并对自身素质做出有针对性的提升, 从而推动自身事业的发展。

二、高校毕业生人事档案管理对策

(一) 对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。

在高校毕业生人事档案管理工作中, 重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础, 因此, 无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身, 都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中, 高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言, 不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义, 同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件, 并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看, 高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识, 同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持, 有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善, 从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障;社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知, 虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题, 但是这并非普遍的现象, 因此, 用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解, 对人才进行选拔与分配的必要途径, 从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识;作为高校毕业生, 应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关, 其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用, 所以, 高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视, 并了解人事档案管理流程与转递流程, 从而避免自身人事档案的丢失。

(二) 对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。

在高校毕业生人事档案管理工作中, 对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中, 首先, 高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善, 并构建补充制度, 从而推动毕业生人事档案的充实, 确保体现出毕业生的各类信息。在此方面, 高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度, 确保人事档案信息的准确与及时收集, 从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点, 并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果, 高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定, 同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通, 在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺;其次, 高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面, 高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定, 对超出利用与借阅范围的档案或者对象, 应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面, 人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明, 并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上, 高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制, 通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象, 从而避免档案的丢失。对于违规现象, 应当明确规定处罚措施, 从而对档案管理工作者行为做出制约。

(三) 推动档案管理队伍专业素养的提高。

无论是在传统的高校毕业生人事档案管理工作, 还是在高校毕业生人事档案管理信息化建设工作中, 高校毕业生人事档案管理工作队伍的专业素质都在很大程度上影响着高校毕业生人事档案管理工作的可持续发展。因此, 构建一支具有较高专业素养的高校毕业生人事档案管理队伍对于提高高校毕业生人事档案管理工作成效与质量而言具有重要意义。在此过程中, 首先要对档案管理队伍建设给予高度重视。通过在经费与编制等方面给予支持以及确保档案管理工作者招聘、任用制度的合理化来提高档案管理人员的工作积极性。特别是在招聘方面, 应当构建严格的招聘指标, 从而从招聘关来确保档案管理工作队伍整体素质的提升;其次, 档案管理工作人员要对毕业生人事档案管理工作所具有的重要性做出认知, 通过强化自身的责任心、学习意识来确保高校毕业生人事档案管理工作成效的提升。尤其是在档案管理信息化建设过程中, 档案管理工作人员要重视自身现代管理理论以及信息化技术能力的提升, 从而推动毕业生人事档案管理工作的可持续发展;三是高校毕业生人事档案管理单位有必要强化档案管理人员培训, 并对档案管理队伍的构成做出合理配置, 从而构建具有较高业务水平、综合能力强、掌握一定信息技术能力的现代档案管理工作队伍, 以适应高校毕业生人事档案管理工作的发展。

参考文献

[1]高芳.浅议高等学校毕业生档案管理工作[J].档案天地, 2011.2.

[2]谭燕萍.从档案安全体系建设看库房安全隐患[J].四川档案, 2010.5.

[3]彭珊琳.高校毕业生材料归档及其档案转递[J].上海档案, 2010.9.

论高校学生档案与毕业生就业 篇9

一、学生档案在毕业生就业中的作用

1. 高校学生档案是向用人单位介绍毕业生素质状况的权威材料。

毕业生档案材料全面反映毕业生个人综合素质, 目前学生档案材料包含的内容主要有:招生登记表、毕业生登记表、入团入党材料等。加强高校学生档案的建立和管理工作, 必须要做的工作之一, 是要充实学生档案的内容, 多角度、全方位地展示学生的个人素质。这就要求对学生档案的建档方法进行改进, 以便更全面、更准确地反映毕业生的综合素质, 更好地发挥学生档案所应有的作用。

2. 高校学生档案是用人单位制定新聘员工职业计划的重要参考。

为新聘员工制定职业计划, 现已成为我国各类企业人事部门普遍接受的观念, 有些企业已付诸行动。职业计划有利于促进员工的成长和发展, 有助于企业了解员工本人对工作的满意度和意见要求, 以便合理地指导他们的兴趣, 开发他们的潜能。这些都需建立在对员工个人能力、兴趣的分析与评估基础上, 最简捷的分析评估方法就是利用学生档案, 学生档案是对学生在校几年活动痕迹的真实记录, 这种记录真实客观地反映出学生的兴趣所在。同时根据其在各种竞赛活动中取得的成绩来分析其各种能力的大小, 根据新聘员工的实际, 有针对性地制定职业培训计划。

二、高校学生档案在毕业生就业中存在的问题

1. 高校学生档案内容不全, 不能如实反映学生在校全貌。

随着教育体制的改革, 高校在专业课程设置、教师配备、学生素质教育、心理素质训练等方面都做了调整, 有的还进行了大胆的尝试。与之相适应, 也出现了一些新的档案材料。如学生心理测试成绩, 学生英语四、六级证书, 计算机等级证书, 学生能力、技能竞赛证书, 社会实践活动材料等等。然而, 不足的是高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔, 高校招生录取材料, 既不能涵盖学生素质全貌, 也不能满足用人单位对毕业生的考察要求, 使不少学生错失就业良机, 实在令人惋惜。

2. 高校学生档案利用滞后, 不能为毕业生就业及时提供依据。

近年来, 高校毕业生就业已从计划经济体制下的统包统配过渡到毕业生“在一定范围内通过供需见面, 双向选择落实就业去向或自主择业”。在大学毕业生与用人单位双向选择的过程中, 档案材料利用的滞后性已显示不出它的生命力, 于是充当媒介与介绍证明作用的大学毕业生档案替代品——《毕业生推荐表》就成了用人单位“要”与“不要”毕业生的重要依据。由于受长期以来旧的归档范围及《推荐表》篇幅的局限, 这张《推荐表》囊括的项目不尽如人意。

3. 高校学生档案中的造假现象, 严重干扰了毕业生就业中的公平竞争机制。

当今的毕业生就业人才市场是一个强劲的买方市场, 高校毕业生就业形势十分严峻。有的毕业生为在激烈的竞争中取胜, 不惜采取涂改成绩、开具假证明等不正当手段;也有个别高校为使自己学校的毕业生能顺利就业, 窃取“生源素质好, 就业率高”的社会效应与名声, 以普遍提高毕业生成绩、扩学生干部覆盖面及获奖比例、降低考评标准、撤销学生处分材料等手段, 获取短期效益。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平性, 也给在校学生带来了消极影响。在现实生活中, 由于《推荐表》与档案事实不符, 使毕业生在报到后被辞退的现象已不鲜见。那些即便造假成功, 顺利就业的毕业生, 因其素质低下、基本功不扎实, 持续发展的后劲必然不足, 加之侥幸心理难以自察, 最终难免被“大浪淘沙”。这样的经验教训告诉我们, 高校的学生档案管理必须准确规范, 才能经得起社会和实践的检验。

4. 高校学生档案管理方式落后, 影响甚至阻碍了学生就业。

近年来, 不少用人单位陆续走进高校, 举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头, 先介绍毕业生情况, 而后由用人单位通过看档案材料, 再确定面试人选。因此, 我们的媒介是否能提供翔实、全面的学生档案就显得至关重要。由于我们不少高校仍沿袭旧的运作方式, 学生进校后其档案就束之高阁, 在校期间产生的档案材料散放在各系 (科) 办公室乃至个人手中, 毕业生离校时再集中归档。这样杂乱无序的管理难免出现差错。待到用人单位上门查阅参考时, 却到处难觅“芳踪”, 甚至时过境迁, 回忆不出材料哪里去了。在关键时刻不能提供学生档案材料, 严重影响了毕业生就业。再加上高校学生档案材料数量大、存放时间短、流动快、投寄单位多等特点, 现有的管理方式和手段与快速发展的高等教育相比, 已经越来越不相适应, 因此急需改进和完善高校学生档案工作的管理方式和运作节奏。

三、改革高校学生档案管理方式, 适应学生就业

1. 完善高校学生档案信息的收集管理制度, 实现学生档案管理的全面化。

高校学生档案信息除了收集学籍管理方面的材料外, 还应该着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等方面的材料。要采取积极主动的收集方式。学生档案管理部门, 应全面掌握形成学生人事档案材料信息的程序, 积极收集完整的档案信息材料, 主动与相关处 (室) 进行沟通、宣传, 使相关人员清楚归档的材料必须是办理完毕的正式材料, 材料应完整、真实, 确保学生档案材料规范优质。学校的档案管理部门应建立定期档案检查制度, 规范档案材料的收集内容, 及时研究解决收集、归档中出现的问题, 按照学期前集中安排部署, 学期中定期督促落实, 学期末分部门检查, 充分利用假期进行集中归档, 将监督检查工作贯穿始终, 落到实处。

2. 加强对高校学生档案信息资源的开发利用, 实现学生档案管理的信息化。

高校学生档案管理信息化, 是学生档案管理的紧迫任务, 这对学生培养、提高教学质量、提高学生管理工作的效率能起到更大的推动作用。加强高校学生档案的信息化建设, 科学系统地分析、研究和利用学生档案资源, 可以更好地发挥档案作用, 为用人单位提供最便捷、最准确的毕业生档案信息。

3. 加强毕业生档案管理的教育和指导, 实现学生档案意识的普及化。

高校必须以求真务实的态度, 积极开展毕业生档案工作。目前我国人事档案与户籍制度、福利制度相关联, 一旦失去人事档案, 整个生活便受其影响和制约。特别是未落实工作单位的大学毕业生, 如果两年之内不为自己的人事档案进行代理, 不但少算工龄, 而且将来要面对工作流动、升学深造以及出国、结婚、生育等利用档案的尴尬。虽然从2001年9月开始, 全国高校毕业生的学历证书、学位证书与国家英语四、六级证书等信息网上注册, 实现了部分人事档案的电子化, 但是作为反映一个人成长历程的人事档案不可能退出历史的舞台, 毕竟在国有企业、事业单位, 人事档案仍然发挥着不可替代的作用。高校要教育学生以发展的眼光正确对待个人档案的问题。

4. 加强毕业生档案管理的规范性建设, 确保高校学生档案的诚信化。

法制健全的社会中, 诚信是一种无形资产, 诚信是脸面, 更是脊梁。学生档案是靠当事人的言行建立起来的, 其中有些档案材料学生本人必须实事求是提供, 使其更具真实性, 更具说服力。一份完整的学生档案不单纯是学生受教育的情况, 还应包括学生个人的信贷消费、有无犯罪记录和参加社会公益活动的记录等内容, 是对学生成长历史真实完整的记录。原始的学生档案材料是具有法律效力的, 可以为当事人出具合法的第三方证明。

5. 建立毕业生信息反馈档案, 实现毕业生就业的档案信息科学化。

建立毕业生信息反馈档案, 可以为在校学生提供相关的就业信息。一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈中反映了当前社会对学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求, 在校生可以依据这些信息, 主动地、有意识地设计自己, 以适应社会。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求, 高校可以直接提供给有关专业的在校生。更重要的是学校可以根据这些信息反映出的市场对人才的需求状况, 在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个环节进行调整, 主动适应人才市场, 培养学生综合素质和基本技能。

摘要：本文从高校学生档案是向用人单位推荐毕业生的权威材料和用人单位制定新聘员工职业计划的重要参考两个方面阐述了高校毕业生档案与毕业生就业的关系。

关键词：高校,学生档案,就业

参考文献

[1]郭素芳.档案管理与大学生就业[J].山西广播电视大学学报, 2006 (6) .

[2]张家英.大学生档案与就业[J].档案时空, 2005 (8) .

高校毕业生档案转递工作问题研究 篇10

一、毕业生档案材料的真实完整

高校毕业生档案材料的真实完整,既是高校学生档案工作的基本要求,也是各地毕业生档案接收部门审查接收档案的前提。保证高校毕业生档案材料的真实完整,是毕业生档案转递工作的前提和基础。

当前高校学生档案仍以纸质档案材料为主,学生档案材料名称多样,档案材料的构成也不统一。例如辽宁省的高中档案材料为高中毕业生登记表和普通高校考生报名登记表,而山东省高中学生档案材料由学生素质手册或学生普通高中学生档案一本构成;江苏、浙江等实行高考档案电子化的省份,学生高中档案袋中甚至仅有学生的团关系材料。一些高校在学生入学时不形成入学登记表,学生毕业时不将毕业体检表、学位授予证明等材料纳入装档范围。高校学生档案工作人员如果对这些情况没有深入了解,将很难鉴定毕业生档案材料是否齐全完整;部分高校不具备接收管理电子学籍档案的条件,使得入馆管理的学生档案材料技术性缺失,造成学生档案的转递断档。

学生档案材料形成存在随意和不规范问题。由学生个人填写形成的入学登记表和毕业生登记表等材料,经常出现填写随意,勾画涂抹,熟人代笔,信息造假问题。由于学校对学生档案材料缺乏重视,疏于监管,学生档案材料重复形成和不加盖公章的情况也时有发生。这些现象严重影响了学生档案的真实性,造成高校毕业生档案的人事凭证功能丧失,参考作用淡化[1]19-20。

1. 完善高校档案管理办法是当前高校学生档案工作的迫切需要。

高校沿用至今的2008年版《高校档案管理办法》,难以应对现今学生档案的材料构成多样化和地域差异性问题,对保证档案材料的真实性也缺乏工作指导意义,不利于高校毕业生档案转递工作的正常运转。结合时下的档案发展趋势,迎合现代档案转递的切实需要,推出较为统一的学生档案材料构成新标准;看到电子学生档案的推广与发展,出台切实可行的电子学生档案审查和转递、接收规范。这样的高校档案管理办法,才能真正指导高校学生档案工作,保证学生档案材料的真实完整。

2. 做好学生档案的接收管理工作和毕业生材料装档工作,是保证学生档案材料真实完整的关键。

高校各二级学院辅导员和学生档案兼职人员将新生档案收齐后,要对学生档案材料进行初步审查,按学号将档案排序,制作统一的档案移交目录,向档案馆移交归档。档案馆的学生档案专职人员应当严格按照移交流程,对照移交名单,检查学生的档案材料,如出现缺档和材料不规范问题,要及时和学院负责人取得联系,并让学生知情,尽快查明原因并解决问题。毕业生档案材料也要由二级学院分类排序后,制作详细的移交目录,与档案馆专职人员当面交接、装档,并在装档过程中仔细检查,避免材料错装、漏装以及材料未盖公章等问题出现。

3. 做好日常档案监管工作,防患未然。

高校学生档案工作人员在平时要对日常学生档案利用和学生学籍变动等情况做好登记并定期检查,严防借档不还、有档不送、档案散装等情况。在学生毕业前一定要对应届的毕业生档案进行检查,以确保学生档案在学生毕业前都在库保管,材料齐全,无漏盖公章,无纸张损坏污染,无在档案袋外散落材料。对在高校形成的档案材料,尤其是学生本人填写的材料,学生档案工作人员与二级学院负责人要强调要求,加强监督,确保档案材料真实规范,无涂抹污损,信息真实,签字和公章有效。

二、高校学生档案弃档、“死档”问题

弃档、“死档”现象在我国普遍存在,也是高校学生档案工作的难题。高校毕业生档案弃档、“死档”问题的产生,一方面是毕业学生普遍缺乏档案意识,不清楚档案的重要性,看不到档案对自己的长远影响。认为档案转递工作事不关己,任何问题都是学校和校档案管理部门的责任,对自己的档案不管不问,出现问题也往往不愿花时间和精力了解处理;另一方面是高校档案馆有责无权[2]107,对毕业生档案的材料缺失和档案退回等情况往往只能沟通协调,难以有效地解决问题。当前我国各地的人才中心和档案管理部门对毕业生档案的接收管理标准不一,手续繁杂,这些客观因素也影响了毕业生档案的正常转交,造成高校档案馆积压的遗留档案逐年增多,甚至形成了恶性循环。虽然我国自2015年起取消人才市场档案保管费用的政策使形势稍微缓解,但并未触动根本,高校档案馆的库房压力不断增大,学生档案工作人员工作任务增重,严重阻碍了高校档案馆的正常运作。

1. 完善法制,建立高校毕业生档案管理专门法律法规和实施细则[3]45。

弃档、“死档”问题关系到档案所有人的利益,仅靠高校的沟通协调是解决不了的。高校毕业生档案相关法律法规的制定要根据当前高校档案工作实际,考虑到不同时期下的人事档案管理政策与工作差异,对高校档案馆在学生档案工作中的职责做准确的定位,对学生档案工作的奖惩规定加以量化和标准化,对学生档案问题的责任人认定以及如何负责作清晰的界定,对出现的档案问题如何解决作切实可行的规定。有法可依,依法办事,赏罚分明,才能从根本上解决弃档、“死档”。

2. 提高高校师生的档案意识,鼓励师生的档案工作参与。

做好档案宣传工作,让师生了解档案与自身的密切关系了解当前高校学生档案工作现状。宣传手段应当不局限于公开课和书面宣传等传统方式。现在网络化盛行,QQ、微信和微博等网络平台已经是青年人群交流分享信息的主流方式,灵活利用现代化信息技术,既能吸引学生的注意,又能增进档案工作人员与学生的交流,并在交流中发现学生的需求,关注点,及时调整调节工作方法,解决学生的切实问题。随着师生档案意识的提高和档案知识的丰富,可以鼓励其参与毕业生档案转递工作,提供核实档案邮寄地址,关注档案去向,监督档案转递环节,有利于缓解学生档案专职工作人员的工作压力,克服人手不足问题,提高工作效率,有效地减少弃档和“死档”。

3. 积极处理高校档案馆内遗留档案。

高校学生档案工作相关人员对馆内遗留的学生档案做好登记,标明遗留原因或存在问题,将遗留档案分类整理,妥善保管;校友会与各二级学院加强配合,联系学生本人,督促学生尽快处理个人档案问题并予以协助;对于志愿者、退伍士兵、升学转学以及工作所在城市有特殊档案政策等情况产生的遗留档案,高校档案馆应主动与相关单位、人才机构沟通联系,补充所缺材料或开具相关证明,将档案转交;在校档案馆官网和专业平台推出“寻人启事”,公布学生姓名、专业、学号、入学年份等可公开信息,努力寻找“失主”。

三、高校毕业生档案转递工作的规范、安全

2016年开始,机要局停止学生档案寄递服务,高校毕业生档案转递方式转为“EMS高校学生档案专用”全球邮政特快专递。较之机要通信,邮政特快有其优势:快递便于封装,有利于大批量档案的邮寄,方便快捷;档案邮寄流程可以凭EMS号在邮政网站追踪,便于毕业生监控自己的档案去向;点对点的派送转递,具有很高的灵活性,对地址、电话有误等情况可以第一时间通知高校学生档案工作人员,有利于短时间内修正信息,提高了容错率,减少了不必要的档案退回;高校档案部门向邮局提供毕业生档案邮寄信息和档案转递完成后邮局返回的签收回执均为电子版,方便进行信息加工处理,节省手工劳动,提高了工作效率,也方便档案馆保管、查询。

但是EMS转递方式也存在一些问题:一是快递单手写字体容易模糊难以辨认,纸质的签收存根数量众多,难以清点,不利于查询和长时间保存;二是档案转递地址由机要局根据机要寄递关系自动分配变为高校向邮局提供派遣地址信息,毕业生档案有可能会按学生提供的地址转递到无档案接收权限的部门或个人手中,甚至出现错派;三是没有专门的学生档案转递管理办法,档案转递过程中出现问题,邮政方面目前只能按照《邮政法》以普通快件标准赔偿,而档案的价值却难以用金钱衡量,难以从根本上进行补救,解决问题。加之当前档案转递方式转变突然,缺乏过渡,很多高校缺乏相关工作经验,邮政方面也没有明文的学生档案邮寄流程和工作办法,如何保障毕业生档案转递工作的安全、规范,值得探讨研究。

1. 提高高校学生档案工作人员的信息处理能力,加快高校学生档案工作信息化进度。

传统的人工检查和手工劳动已经满足不了现在的学生档案工作需求,如何在最短的时间里高效率、高质量地处理毕业学生信息,筛除、修改错误,完善、补充疏漏,这对高校学生档案工作人员提出了更高的要求。档案信息化是档案工作的大势所趋,也是使档案工作适应当前档案需求的重要推动力量,尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节[4]116,推动高校学生档案工作的发展。

2. 加强高校学生档案工作交流,经验互传,信息共享。

因为高校毕业生档案转递方式的变化,档案转递工作中必然会出现从未处理过的新问题。加强高校间的工作交流,向工作先进单位虚心学习,集思广益,积累经验,应对出现的工作难题;加强与各地人力资源和社会保障局,企事业单位人事档案部门的联系,了解各地的人事档案管理特点与毕业生档案政策,以便在工作中做到具体情况具体分析,避免一刀切的教条主义工作方式。建立学生档案工作交流群,配合整理制作毕业生档案邮寄地址明细,有利于往后毕业生档案转递工作的顺利开展,有利于推动高校档案工作共同进步。

3. 完善高校毕业生档案查询工作。

将毕业生档案邮寄出去并不是高校毕业生档案工作的结束,做好档案去向的查询工作也是其中重要的一环。当前各高校的档案查询工作水平差距较大,一些高校查询方式还是人工手动查询;部分有档案系统的高校,档案查询也只是简单的Excel表格信息,没有充分利用自身的便利条件。高校要结合自身特点,制定查询方案,准确是前提,便捷是目标,认真做好档案查询服务工作。档案转递签收存根与档案转递回执要妥善保管,有条件的高校可以做缩微技术处理;签收信息要及时进行信息化处理,通过校园网等渠道,将毕业生档案转递状况、转递时间、档案接收情况、档案转递的EMS单号等信息及时公布,提供毕业生档案直接查询的平台[5]69。毕业人数较多的高校,也可以将档案转递信息整理分类后,分享给各二级学院,点面结合。保持查询服务多样化,人工查询、电话查询、网络查询多种手段并举,满足毕业学生的需求,维护学生的切身利益。

信息化快速发展对档案工作的高需求与高要求,对高校毕业生的转递工作来说既是巨大的挑战,也是规范工作程序,创新工作方法的绝好机会。保证高校学生档案材料真实完整的基础上,推动档案信息化建设,着力解决遗留档案问题和转递方式变化出现的新问题,完善档案查询,使高校毕业生档案转递工作走上正轨。

参考文献

[1]郑典宜.对高校毕业生弃档现象的理性反思[J].兰台世界,2013(2).

[2]彭荟吉.高校学生档案材料缺失的现状与解决方法[J].兰台世界,2015(12).

[3]韩嫣.高校毕业生档案转交和查询问题研究[J].兰台世界,2011(7).

[4]王建军.浅论高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题[J].新课程学习,2009(9).