高校档案馆服务

高校档案馆服务（共12篇）

高校档案馆服务 篇1

网络信息时代是高校档案馆的黄金发展时期, 也是问题凸显时期。用户需求信息的多样化, 获取信息渠道的公开化, 档案存储载体的多元化, 服务模式的网络化, 导致用户对档案馆服务的期望值越来越高, 如果问题处理不当可能演化为服务危机。近年来高校档案馆服务危机发生的频率和影响有不断增加的趋势。如何在“危机”中寻找“生机”、“转机”, 这是档案馆服务危机管理所要解决的问题, 也是目前高校档案馆面临的任务之一。

一、高校档案馆服务危机管理的内涵

“危机”一词有危险和机会之意。学者巴顿认为:危机是“一个会引起潜在负面影响的具有不确定性的大事件, 这种事件及其后果可能对组织及其人员、产品、服务、资产和声誉造成巨大的损害”。当社会发展进入关键时期, 不稳定、不确定的因素容易引发各类突发事件, 社会进入危机频发的时期。随着高校档案馆服务性越来越强, 其面对的用户群越来越大、与外界的联系越来越紧密, 在其发展过程中, 自身发展的条件与用户需求之间不可避免地会遇到这样或那样的突发性事件, 产生档案馆服务危机。

高校档案馆服务危机包括高校档案馆所提供的服务与用户需求产生信息差异, 及档案馆设施、资源受到破坏给档案馆及其馆员带来不良后果, 影响服务过程的事件。服务危机降低了用户对档案馆的信誉度、满意度, 更重要的是对档案馆未来发展等产生负面的深远影响。因此高校档案馆采取有力措施实施服务危机管理是有效规避和控制服务危机、减轻危机所带来的严重损害和威胁的有效途径。

二、高校档案馆服务危机的表现和成因分析

1. 经费危机。

随着数字化档案馆建设步伐的加快, 档案馆各项软硬件设施急需得到改善, 目前档案馆配备的设施、预算经费已不能满足数字档案馆建设的需要。档案信息资源化建设、数字化建设经费难以得到切实有效的保障, 造成档案馆硬件设施相对落后, 难以进行更深层次档案信息编研和服务创新, 导致档案馆服务业务相对简单, 服务模式单一, 用户获取信息满意度下降, 服务危机频发。

2. 资源危机。

首先, 馆藏档案是开展档案利用服务的物质基础, 没有馆藏, 档案服务是无水之源、无本之木。受传统档案管理意识的影响, 档案收集的主动意识淡薄, 馆藏档案资源量不足。同时衡量馆藏建设的标准也以档案数量和排架长度来衡量, 许多档案馆重视收集的数量, 轻视收集的质量。其次, 馆藏档案结构不合理、门类单一, 缺乏特色馆藏。大多数档案馆注重党群类、行政类、教学、科研类等常规档案的收集, 而对特色档案、重点档案、具有典型性、代表性的档案收集较少。再次, 档案资源开发编研不合理, 档案信息的加工、编研缺乏统一的标准, 不能形成完善的档案信息资源体系, 有些开发编研产品不利于用户检索、利用。

3. 信息数字化危机。

随着信息技术的发展, 高校档案馆服务模式发生了根本性变化, 服务领域不断拓宽, 服务对象综合素质不断提高, 服务方式的数字化、网络化, 使各大高校相继启动馆藏档案数字化建设、数字化档案馆建设等。但是大多数高校档案馆馆藏档案数字化建设的步伐不快;档案数字化建设没有统一的时间限制和目标规划;馆藏档案扫描件没有统一的分辨率设置标准;电子文件存储还存在较大的安全隐患;有些高校档案信息网页设置花哨而不实用, 栏目设置不能完全体现用户的需求, 不合理现象仍然存在。

三、应对档案馆服务危机管理的策略

在网络化、信息化迅速发展的今天, 我们享受到了获取信息的快捷与便利, 但由此带来的各种风险、危机也接踵而至。档案馆长期发展过程中积累的各种矛盾, 使档案馆服务危机存在着由潜伏到爆发的可能。因此高校档案馆服务必须加强危机管理, 提高服务危机意识, 完善服务危机管理机制, 增强档案管理抵御风险、危机的能力。

1. 建立完善的服务危机管理法规制度。

完备的档案危机管理法规是做好档案危机管理的关键。一套完善的档案服务危机管理法规是采取有力措施减少或规避服务危机的发生的制度保障。在档案馆各项规章制度建设中应加入专门的档案服务危机管理预防制度、危机反应和弥补制度等, 使服务危机管理有制度保证, 增强服务危机管理能力。在档案馆日常工作中, 要对服务过程中存在的潜在危机因子进行分析和预测, 分析档案资料、分析馆员、装备等, 并落实到服务危机管理制度和运行机制中, 编制防范预案, 优化服务流程、有效控制, 使服务危机管理科学化、法制化, 预防危机的发生。

2. 抓好馆藏建设, 增强危机防御能力。

美国危机管理专家迈克尔·里杰斯特认为预防是解决危机的最好办法, 揭示了危机管理的最基本原则是重在预防。洞察潜在的危机并避免危机的发生是危机管理的一个重要原则, 危机管理成功与否的一个决定性因素在于事前准备功夫是否完善。就高校档案馆来说, 档案馆藏资源建设是档案事业发展的基础, 是档案工作未来发展的源泉。丰富的馆藏资源是规避档案馆服务危机的物质基础。首先, 高校档案馆普遍采取部门立卷制, 建立了一套科学、完整的档案资料归档体系。根据《高等学校档案管理办法》的规定, 结合学校发展的实际需要适当调整归档范围, 凡能反映学校工作职能和教师、学生切身利益的文件材料都纳入归档范围之内, 丰富馆藏内容。南京信息工程大学档案馆于2004年购买“南大之星”档案管理网络系统并投入使用, 一直保持着相对完整、规范、安全的档案管理网络, 这个平台规范了归档流程、细化了归档范围、丰富了归档内容, 保证了归档材料的齐全、完整。其次, 优化馆藏结构, 体现馆藏特色。一所学校在长期的发展过程中形成独特的办学、独特的文化、独特的人物, 从而形成独具特色的馆藏, 这些特色档案是馆藏档案的闪光点, 体现了馆藏档案的完整性、系统性。南京信息工程大学是一所以气象为办学特色的学校, 曾一度被称为“气象人才”的摇篮, 其教学、科研等体现了鲜明的气象特色。南京信息工程大学档案馆密切关注学校发展的动态, 多渠道、多方面接收反映气象学科特色的档案, 尤其是学校与中国气象局、地方省局密切联系形成的档案材料, 都收集进馆, 丰富了馆藏内容, 优化了馆藏结构。再次, 改善馆藏条件, 做好库房管理。定期检查档案库房设施包括馆舍修缮、除湿机、温湿度仪维护保养, 做好档案库房“八防”工作, 保证档案存放环境和馆藏档案的安全。

3. 加强档案信息网络安全建设, 提高应对危机的服务能力。

网络信息时代, 信息化是当今世界发展的必然趋势, 档案信息网络为高校档案利用提供便捷的服务平台, 但是网络发展和应用也会受到病毒、木马、物理故障、人为破坏、黑客入侵等各方面的威胁, 往往造成大量数据的丢失, 加大了档案馆服务危机的潜在性。首先, 加强档案信息网站建设, 建立科学、规范、实用的档案信息发布平台, 是有效应对服务危机发生的关键。其次, 加快档案数字化建设步伐, 扩大档案数字化建设范围, 对馆藏档案实施有计划、有步骤扫描、录入, 建立各类专题数据库, 并于校园网络实施对接, 实现档案信息服务网络化。再次, 加大经费投入, 改善软硬件设施条件, 保障档案数据安全, 降低服务危机风险。“数据是资产, 备份最重要”, 及时有效的备份是保证档案数据安全的最佳策略。目前, 高校数字化档案馆建设正在如火如荼地开展, 由档案数字化建设形成的各类专题档案数据要保存十年、数十年甚至永久保存, 且数字资源量占有的空间越来越大, 这些数据都是档案馆宝贵的资源, 也是档案馆花大力气长时间扫描、录入、编研的档案成果, 一旦保存不慎造成数据丢失将是档案馆乃至学校的重大损失, 使档案馆服务危机突发的几率大大提高。因此加大经费投入, 增加档案信息储存硬盘、光盘、磁带、服务器等设备, 保证档案信息数据库的多套备份, 能有效降低数据保存过程中可能造成的损失, 从而有效规避服务危机的发生。如南京信息工程大学档案馆于2012年年初再次进行了搬迁, 改善了学校档案工作条件, 完善了基础设施建设, 购置了多套容量较大的硬盘存储器和两台计算机服务器, 保证了档案数据的多套备份和备份后的数据远端异地存储, 提升了档案馆服务能力, 为进一步降低服务危机风险打下了良好的基础。

4. 提高馆员危机意识, 树立科学的危机观。

档案馆应把服务危机管理纳入日常化管理, 每一位馆员要具备服务危机敏感意识。档案馆馆员是提供服务的主体, 其业务素质、服务态度、服务方式直接影响服务质量优劣。首先, 档案馆馆长是档案馆建设的领军人物, 馆长应该敏锐地意识到哪些信息将是服务危机产生的征兆信息, 及时做好危机预防工作;当档案馆发生服务危机时, 馆长应果断采取措施, 尽可能将危机解决在萌芽、个例状态, 防止积累、扩大, 减少负面影响。其次, 档案馆内部要强化服务危机管理意识, 做好馆员危机教育, 提高馆员面对危机的心理承受能力、应变能力和沟通合作能力。再次, 每位档案馆馆员要具备良好的忧患意识, 对有可能发生的各种危机做好物质和精神上的准备, 积极防御, 树立科学的危机观。

摘要：高校档案馆服务危机给档案馆未来的发展带来负面深远的影响, 本文分析了高校档案馆服务危机的表现, 提出了应对档案馆服务危机管理的策略, 探索服务危机管理的有效机制, 从而提升档案馆服务危机管理能力。

关键词：高校档案馆,服务危机,危机管理,策略

参考文献

[1]宗文萍.档案危机管理[J].办公自动化, 2010 (10) 17.

[2]谢艳.基于混沌理论的现代图书馆危机管理研究[J].兰台世界, 2011 (8中) .

[3]刘影绘.档案数据的备份[J].中国档案, 2004 (10) .

高校档案馆服务 篇2

2．教师登陆点击首页右上方“毕业生电子档案上报系统”图标进入上报系统页面，点击“学校登陆”进入教师登陆页面。输入校级管理员用户名及密码，登陆到学校（就业指导中心）管理页面。录入院系名称、院系编码、院系管理员姓名、用户名、密码及手机号码后点击“保存”则创建院系完成。

3．各院系管理员登陆方法同上第2点（系统自动区分各级管理员及权限），输入院系管理员用户名及密码，进入院系管理页面。首先创建专业，录入专业名称、代码即可；其后创建该专业下的班级，录入班级名称、编号、学生人数、班主任姓名、用户名、密码和手机号码后点击“保存”则创建班级完成。

4．各班级管理员登陆方法同上第2点（系统自动区分各级管理员及权限），输入班级管理员用户名及密码，进入班级管理页面。添加创建学生，只需要填写学生姓名、学号、手机号码即可。

5．学生登陆点击首页右上方“毕业生电子档案上报系统”图标进入上报系统页面，点击“学生登陆”进入学生登陆页面，选择该生所在学校、输入学号及密码，登陆学生信息管理页面。录入推荐表、基本情况和深入了解的信息，信息填写完之后保存和上报到班主任。

6．学生电子档案上报完成后由班主任审核学生推荐表内容是否完整，信息完整后班主任审核（打勾）并上报到院系。

7．院系审核（打勾）后把数据传送到学校就业指导中心，中心可点击院系、班级页面，查看院系及班级上报审核情况，审核（打勾）后上报到省高校毕业生就业服务网。

注：①手机号码必填。系统会自动发送一条包含教师或学生的短信息到教师或学生手机上。教师信息有：学校、学院、专业、班级、用户名、密码。学生信息有：学校、学院、专业、班级、姓名、学号、密码。教师和学生的密码可登陆后自行修改。

②各级管理员的用户名、密码长度为6—12位，数字、字母均可。

高校档案馆服务 篇3

关键词：高校档案馆（室）微信平台档案信息服务

在信息技术快速发展的时代，移动互联媒体平台异军突起，它以现代化、电子化的手段，向不特定的大多数或者特定的单个人传递规范性及非规范性信息。2016年1月22日，据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第37次《中国互联网发展状况统计报告》显示：截至2015年12月，我国手机网民规模达到6.20亿，有90.1%的网民通过手机上网。[1]另据腾讯公司2016年第一季度业绩报告显示：微信和We Chat的合并月微信活跃账户数达到7.62亿，比去年同期增长39%。[2]在微信用户逐年增长的趋势下，微信平台为企业、媒体、机构等团体用户和个人用户提供信息服务的功能正日趋多样化。作为保管高校档案的重要机构，高校档案馆（室）如何依托微信平台，更好地提供服务，促进档案馆（室）的发展成为我们需要认真思考的问题。

一、高校档案馆（室）应用微信平台开展档案信息服务的现状及问题

自微信平台推出以来，高校档案馆（室）相继开通了微信平台。笔者于2016年10月1日，以“档案馆”、“档案室”、“档案”为关键词进行检索，剔除名称包括档案馆（室）但和大学无关的微信公众号后，发现开通微信平台的高校档案馆（室）共计28个。结合本次调查的统计结果，笔者主要从整体情况、更新频次、发布内容等方面，对高校档案馆（室）微信平台进行分析。

（一）从整体来看，高校档案馆（室）微信平台开通率较低，但是认证率相对较高，且呈东部地区开通数量高于其他地区的趋势

1.高校档案馆（室）微信平台的开通率偏低。从开通情况看，全国2560所普通高等学校中仅有28所开通了档案微信平台，仅占1.09%。其中，1219所普通本科院校中27所开通了档案微信平台，仅占2.05%，1341所高职（专科）院校中仅有1所（菏泽医学专科学校综合档案室）开通了档案微信平台，仅占0.07%。[3]

2.半数以上（57.1%）的高校档案馆（室）通过了微信平台的官方认证。微信公众号通过实名认证后，其账号头像会有黄色的“V”字标识，以便用户检索。截至2016年10月1日，28个高校档案馆（室）中通过微信官方认证的有16个，认证率57.1%，分别为福州大学、东南大学、重庆大学、东北农业大学、西北工业大学、燕山大学、山东大学、同济大学、陕西师范大学、南京大学、上海工程技术大学、武汉理工大学、扬州大学、中央财经大学、北京外国语大学、兰州大学档案馆（室）。

3.从分布区域看，东部地区高校档案馆（室）微信平台的开通数量明显高于其他地区。在28个开通微信平台的高校档案馆（室）中，东部地区有18个，占已开通高校档案馆（室）的60.7%。微信平台上线时间为2012年8月23日，位于东部地区的上海交通大学档案馆于2014年4月7日开通档案微信平台，它也是本次调研首家开通微信平台的高校档案馆。自上海交通大学档案馆开通微信平台以来，东部地区相继有16个高校档案馆（室）开通微信平台，为中山大学、中国石油大学、北京外国语大学、华东师范大学、福州大学、东南大学、燕山大学、山东大学、同济大学、南京大学、上海工程技术大学、扬州大学、天津外国语大学、菏泽医学专科学校、中央财经大学、中国计量大学档案馆（室）。东北地区3个，为东北师范大学、辽宁师范大学、东北农业大学档案馆（室）；中部地区3个，为中南大学、华东交通大学、武汉理工大学档案馆（室）；西部地区5个，为西北工业大学、陕西师范大学、贵州大学、重庆大学、兰州大学档案馆（室）。

（二）从更新频次看，高校档案馆（室）微信平台的活跃度普遍不高

一是微信平台开通后，部分高校档案馆（室）的公众号停更或者低频更新，沦为“僵尸账号”。如华东师范大学、东北农业大学、武汉理工大学等3个高校档案馆开通微信平台后，发帖数量为零；中南大学档案馆、重庆大学档案馆分别于2015年11月、2015年12月发布最后一条消息后再也没有更新任何信息。中国计量大学档案馆自开通微信平台以来，仅2014年发帖1条，2015年发帖2条。二是高校档案馆（室）发帖数量相对较少。在28个高校档案馆（室）的微信平台中，发布消息数超过20条的仅10个，分别为辽师微档案（162）、西北工业大学档案馆校史馆（134）、东师档案（52）、上海交通大学档案馆（51）、北外档案馆校史馆（50）、中山大学档案馆（46）、同济大学档案馆（38）、燕山大学档案馆（31）、贵州大学档案馆校史馆（28）、东南大学档案馆（22）。

（三）从发布内容看，档案基础业务工作内容较多，特色服务工作内容较少

根据调研，28个高校档案微信平台，基本都涉及档案基础业务工作。其档案基础业务工作包括档案服务、工作动态、通知公告、档案展览等，除北京外国大学档案馆外，23个高校档案馆（室）都设有自定义菜单，14个高校档案馆（室）自定义菜单内都有档案展览栏目，分别通过“档案精粹”、“专题展览”、“巡展”栏目展示馆藏珍贵历史档案。但是在档案特色服务工作方面，仅有华东交通大学、重庆大学、西北工业大学等3个高校档案馆（室）开展了毕业生档案在线查询服务。

二、高校档案馆（室）应用微信平台加强档案信息服务的对策

高校档案馆（室）要想充分发挥微信平台的作用，提升服务质量和效能，需要做到以下几点：

（一）加强宣传，强化微信公众平台的建设工作

一是呼吁更多的人关注高校档案馆（室）微信平台，可通过学校主页、各个新闻发布栏目分享二维码、设置图标或者链接、在校园广告栏内设置醒目标志等，鼓励广大师生、校友关注微信平台，也可以通过qq群、微博、博客等对微信平台进行推广；二是可以在新生入学、毕业时，邀请新老生参观高校档案馆（室），了解学籍档案，体验高校档案馆（室）微信平台服务的便捷性；三是借助微信平台开展档案展览、校史展览、有关档案方面的投票活动，以及“关注有礼”、“档案知识调查有礼活动”等，扩大影响力。以燕山大学为例，在国际档案日燕山大学在展厅和微信平台同步展开主题宣传活动，主要包括《临近毕业季，请关注你的档案》《档案有哪些作用》《哪些单位有资格接管档案》《学校档案馆可以为您做什么》《档案与民生》五个主题，这样既普及了档案知识，又提高了用户的兴趣。最后，微信平台也可以征集广大校友对平台发展方面的意见、建议等，让更多的人参与到微信平台的建设中来。此外，中部、西部、东北部高校档案馆（室）要借鉴东部地区的经验，利用并维护好微信平台。

（二）定期更新，提高微信公众平台的更新频次

第一，设置专人负责微信平台的运营。及时发布档案工作动态、通知通告等与档案工作相关的信息。更重要的是，要定期发布高校师生关注的话题，如在学生毕业季，中山大学档案馆发布了“毕业了，档案怎么办？别着急，档案馆给您支招”，西北工业大学档案馆发布了“学生零星档案发档流程”，都在特定时间及内容上引起了高校师生的关注。第二，分析统计用户咨询的问题频率，对出现次数较多的问题建立对应的解答信息数据库，通过微信进行自动回复，以提供全天候的信息服务。

（三）挖掘高校档案特色，创新微信平台个性化服务

除了注意发布内容的表现形式，可综合运用文字、图片、视频、语音信息等功能以外，还要注意：一是挖掘特色档案，凸显高校档案存史资政，服务育人的作用。以南京大学档案馆微信平台为例，其推出的“抗战70周年专题”展览以馆藏材料为依托，宣扬爱国主义情怀。又如中山大学档案馆发布的《风雨同舟·血脉赓续——国立中山大学与私立岭南大学历史图片展》，都起到了服务育人的重要作用。二是创新服务模块，开展档案特色服务，如在自定义菜单时设置校史展览、专题展览、互动栏目、毕业生档案查询等，并开展毕业生档案在线查询服务。三是充分运用微信的自动智能应答功能，其功能包括自动欢迎语、非人工服务时间的消息回复及关键词自动回复。[4]可以通过建立“关键词自动回复+自定义菜单”设置微信查询。[5]以往届毕业生为例，学籍档案中的录取登记表、成绩单、毕业生名册是经常要查找的，但他们又常常分散于各地，查找多有不便，利用微信平台进行咨询服务十分必要。

参考文献：

[1]中国互联网络信息中心（CNNIC）第37次《中国互联网发展状况统计报告》[EB/OL].[2016-1-22].http：//cnnic.cn/gy？ wm/xwzx/rdxw/2015/201601/t20160122_53283.htm.

[2]腾讯公司2016年第一季度业绩报告[EB/OL].[2016-5-18].http：//tech.qq.com/a/20160518/067853.htm.

[3]2015年全国教育事业发展统计公报[EB/OL].[2016- 7- 6].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A03/s180/ moe_633/201607/t20160706_270976.html.

[4]贺晶晶，刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空，2014（10）：12-14.

[5]尚珊，郎惠彬.论微信在档案信息服务中的应用[J].浙江档案，2014（9）：14-17.

高校档案馆公共服务探究 篇4

一、我国高校档案馆公共服务现状

目前,我国高校档案馆对于档案资源的开发利用程度不高,档案的开放程度也很有限。从大多高校档案馆工作实践情况来分析,“重保管、轻利用”的现状没有得到有效改善,高校档案馆的工作仍然以传统的档案实体保管工作为主,提供的社会化服务内容比较单一,主要包括办理查档、提供证书认证、举办展览、提供档案编纂产品,总体上资源利用率较低,服务对象仅限于校内的师生、科研人员、管理者。在很多西方国家,高校档案馆已成为中小学生乃至公众学习、休闲的重要场所,但我国高校档案馆却很少对普通公众开放,更少见高校档案馆能走出去,在社会举办展览,开展教育活动。可见,我国高校档案馆面向大众的公共服务尚未有效开展。

二、台湾大学档案馆公共服务的探索与实践

1.“请进来、走出去”的档案展览活动。台大档案馆专门成立档案展示小组、档案创意小组等学习团队从事档案展览的策划与组织。为让档案文化惠及大众,台大把公众“请进”档案馆,台大的档案展览面向社会公众免费开放,除国定假日外公众可在工作时间内到档案馆随时参观学习,在获得许可后还可拍照或录影留念。为培养孩子们对档案的兴趣,在常设展室里还专门准备了针对少年儿童的趣味档案读物。同时,台大档案展览还“走出”校园,通过各种形式的活动来吸引大众的参与。如2010 年1 月15 日至3 月14 日,台大档案馆在台北星巴克咖啡南海店举办了“当档案不再是档案...starbucks心灵花园”[1]18的主题展览,展览位于咖啡店一角,以轻松活泼的形式呈现了台大档案文化,给人以艺术的享受。这种展览形式不仅改变了人们对档案枯燥沉闷的印象,也让档案走进了百姓的日常生活。

2.儿童专属网络服务。台大档案馆特别注重网站建设,在网站封面上除中文版和英文版入口外,还特别针对儿童群体的特点设计了充满童趣的儿童版专区[2],以台大历史上三位著名校长罗宗洛、傅斯年、钱思亮为原型设计的卡通人物作为向导带领孩子们走进台大。儿童版主要栏目有动画影片、延伸阅读、档案说书和台大地图。动画影片栏目以动漫形式向小朋友们呈现台大的历史文化,将枯燥乏味的历史学习融入到动画片中,深受孩子们的欢迎;延伸阅读栏目提供了包括台大博物馆群、认识台大、台大校史馆、档案管理局、故宫e学园、国立历史博物馆儿童Fun学园六大板块的链接,为小朋友提供了更为丰富的学习资源;档案说书栏目以动态视频的形式播放了两个档案展览,目前包括“古往今来———历届策展与活动海报档案”、“台大进修部回顾展———夜读同窗共剪”;台大地图则色彩鲜明的呈现了台大的结构与布局,吸引孩子们参观校园,感受校园历史与文化。

3.面向大众的档案推广活动。台大档案馆致力于档案文化的推广与传播,不仅针对本校师生,而且还面向普通大众不定期开展相关研习活动。一方面开设专业性较强的档案修护、复制、裱褙等课程,满足有专业学习需求的公众;另一方面,不断推出一些趣味性推广活动,如应用档案元素手做橡皮章印刻、书法比赛等,让公众在休闲娱乐中学到档案知识和技能。此外,为传承相关技艺,台大档案馆还邀请传统手工艺专家指导染纸、科普特缝法手工书制作及纸雕技术等,使一些面临失传的手工技艺得以延续。档案推广活动丰富了公众的业余生活,人们可以通过传真、电子邮件、电话等多种方式免费报名参加活动。此外,台大档案馆还将各种修护技法流程工具的展示和相关培训课程成果展示在网站上,为公众进行网络自主学习提供平台。

4.档案创意商品。为推广档案文化,台大档案馆利用档案元素开发出一系列的创意商品,如撷取傅斯年校长手稿、批示用语及私章等档案元素制作的纸胶带,借此彰显其人文精神并供后世缅怀;以台大校徽中雷纹为形,由傅斯年校长手稿中粹取出“台湾大学”四字设计的笔筒,不仅实用而且具有文化艺术典藏价值;配合2008 年校庆特展,推出的“杯面故事”纪念杯、蕴含台大人文历史记忆的明信片和书法磁铁;以御首结合榜单的设计,创造“榜守”的祈福纪念品,寓意为持有“榜守”的考生带来金榜题名之祝福;运用档案中的印章图案设计的防水提袋;可作笔记本使用的台大档案迷你线装书等。目前,台大档案馆开发档案创意商品二十多种,每一个产品背后都有故事,都蕴含着台大的历史与文化。公众可在台大档案馆网站“档案创意”栏目下的“创意商品”中查看到相关商品的信息,而且还可以通过网络预购。档案创意商品充分活化档案的价值,成为传播档案文化的一种新的方式。

三、对我国高校档案馆公共服务的思考

1.“开放型”的档案展览活动。档案展览是高校档案部门宣传、挖掘档案文化价值的重要形式。通过展览形式展示高校档案能够挖掘高校档案所蕴含的深厚的历史文化内涵,营造浓厚的文化教育氛围。目前,我国高校档案展览类型包括校史馆、馆藏档案精品陈列展以及专题档案展,展览地点一般设在校内,参观人员主要为学校师生以及其他相关院校的来访人员,公众则很少有机会走进档案馆。我们可以借鉴台大档案馆“请进来、走出去”的展览模式,积极开展“开放型”展览活动,一方面丰富校内展览的内容和形式,将高校档案馆的文化休闲功能开发出来,加大宣传力度,吸引更多公众有意识地走进档案馆来学习、娱乐;另一方面可将档案展览深入到社区、商业中心等人流量大的公共场所,让校园档案文化走进公众的日常生活。

2.开展档案推广活动,延伸教育普及对象。档案推广指档案管理机构向社会大众,尤其是档案使用者宣传档案馆的服务地点、服务计划和服务精神,积极主动地为档案读者提供的一种服务[3]。目前,各省级、市级档案馆不同程度地开展了档案推广活动,调动了公众的积极参与,但高校档案馆的推广活动并未有效开展。为拓展公共服务功能,高校档案馆可结合馆藏地现有条件和馆藏资源特色,根据档案使用者的兴趣和要求,将用户群进行分类,针对不同用户群策划不同类型的档案推广活动。如针对少年儿童,可推广趣味档案活动,通过寓教于乐的方式让孩子们在游玩中学到档案知识;针对“专业”人士(对档案及其管理有深层次要求的公众),可举办档案知识学习班、培训班、研讨会等,向公众传授档案管理的专业知识和技能,如家庭档案的建立、档案的装裱及修复技术等;针对普通大众,可通过档案展览、档案读物推广、档案互动活动等形式进行。通过定期组织开展相关的档案推广活动,既提高了公众的档案意识,同时也传播了档案文化。

3.开发档案文化产品,活化档案价值。档案文化产品是指为满足公众怀旧、教育、鉴赏、收藏等特殊需求,以档案馆形象推广为目的,利用档案元素开发的通常用于定价销售的档案文化衍生商品[4]。从文化的角度开发利用档案信息资源,对于实现档案的文化价值,发挥高校档案馆的文化教育功能具有重要意义。高校档案馆可以馆藏档案为素材,注重挖掘馆藏特色资源,开发出既具有档案真实性,又同时具有艺术性、趣味性和感染力的档案文化产品。如馆藏的老照片、印章、奖杯等实物档案具有独特的鉴赏价值,公众能从这些“宝藏”中攫取相关历史记忆,档案馆可将其开发成画册、音视频制成品或是创意商品等,以满足公众的不同需求。

总之,高校档案馆应深入挖掘馆藏资源,充分利用特色资源,在服务理念、服务内容和服务方式上不断探索与突破。同时,也要借鉴和学习国内外其他高校档案馆的优秀经验,不断提升档案馆的公共服务能力,打造高校档案馆全新的公共文化形象。

参考文献

[1]朱江.谈台大档案馆的创意[J].档案与建设,2011(2).

[2]台大档案室儿童版专区http://archives.ntu.edu.tw/kids/index.asp.

[3]林巧敏.档案周与推广活动[N],2006年海峡两岸暨微缩学术交流会论文集,2009.

高校数字档案馆建设探讨论文 篇5

论文关键词：数字档案馆 信息安全 档案人才 档案意识

在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利.}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。

1 数字化档案馆的概念

“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体;狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。

数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

2 数字档案馆在高校的发展现状

目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了著成效。上海交通大学存初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在数字档案馆建设和应.}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。

上海交通大学数字档案馆系统运.多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台.通过档案站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。

目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6.0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在推行办公自动化,开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。

综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法;二是介各个学校的基本状况;三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。

3 高校建设数字档案馆的必要性

(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。

(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足.很多有价值的档案不能及时归档，在个人手巾积压、滞留。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。同有的陋习只有通过一些现代化手段才有可能彻底革除，通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之巾，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

(3)人们利用信息资源的数量增加、内容广泛，需要利朋数字档案馆来满足要求。当前.存互联网被广泛利刚的情况下，人们利川档案资源需要突破时间和空间的限制，按照己的需要寻求同类信息的组合。档案现代化管理的最终目的是实现档案信息收集、整理和开发利川的数字化，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求。

4 高校数字档案馆建设面临的主要问题

数字档案馆尚属于新兴事物，存其建设过程巾面临着许多问题。目前，高校数字档案馆建设巾面临的问题可分为两大类，即非技术层面的问题和技术层面的问题。

4.1非技术层面的问题

4.1.1基础理论薄弱

现阶段高校对于新型档案的存档意识还比较溥弱，数字档案馆的理论体系还没有形成。国内学者对高校数字档案馆的研究理论空洞，大多数文章在内容上交叉重复，没有新意，具体实施方案和有实践价值的文章很少。 4.1.2专业人才缺乏

高校数字档案馆提供的是一个全新的丁作环境，要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。此，高校数字档案馆的作人员需要进行擘门的培训，他们必须能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必须掌握基本的计箅机知识和网络技能。目前，高校巾这种拿业人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设巾面临的重大问题。

4.1.3高校档案信息化中的法律问题

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作巾还存存诸多的法律问题。

4.2技术层面的问题

4.2.1多媒体问题

高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

4.2.2网络问题

通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利川不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，朋户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.2.3标准问题

标准的制定在数字梢案馆的建设过程巾至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的`著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

4.2.4安全问题

高校档案馆服务 篇6

关键词：高校 档案信息资源 信息资源建设 服务

0 引言

近年来，我国档案信息资源建设取得了良好的进展，但相对于发达国家而言，仍然存在着诸多的问题，首先，很多地方在档案信息资源建设上存在着依靠经验在整理、依靠感觉在利用的现象，缺乏理论上的指导和创新，重复建设和无效建设等问题造成了大量的资金浪费，其次，档案信息资源建设缺乏整体的规划，其管理水平也较为低下，无法满足广大用户的需求，因此，档案信息资源的建设只有面向服务，包括行政管理、生产建设、科学研究和宣传教育等，这样才能满足更多用户的需求，从而推动社会物质文明和精神文明的进步，获得社会和人们的认可和支持，为档案事业的可持续发展创造良好的外在氛围。

1 高校档案信息资源建设现状及存在的问题

就目前而言，我国高校档案信息资源建设上还不够完善，具体表现在以下方面：

1.1 在观念与认知方面，从高校管理者到普通教职工对高等院校档案信息资源建设均显得不重视

第一是高校管理者对高等院校档案信息资源构建工作缺乏应有的关注，通常认为那仅是档案管控机构的工作，体现了大学管理者对档案信息资源构建的必要性与作用认知不到位、不深入，以致大学档案管控工作通常位于高校发展的边缘位置。第二，负责大学档案信息管控工作的职工在思想上还具有很大程度的传统档案管控观念，对网络化社会的档案管控发展认知不到位，很大程度上阻碍了高等院校档案管控向现代化管理模式的转变。

1.2 高等院校档案信息资源建设资金投入较少，以致软硬件设施建设滞后

高等院校档案信息资源建设的人员配给、配套设施和维护、信息资源的补充等等均显得特别薄弱，以致高等院校档案管控信息的软硬件升级速度缓慢而落后；当前资源聚集程度不足；重复建设经常发生；当前的工作者当代技术技能掌控和应用水平低。

1.3 高校档案信息资源建设的安全保密问题与对外开放的冲突，显现了网络化的双面性

高等院校档案信息资源建设历程中，经常遇到互相冲突的事情——开放信息资源和信息保密关系到的人和物的隐私权等，妨碍着高等院校档案信息资源建设的迅速前进。此外，高等院校档案信息资源建设会导致很多信息安全事情的产生，部分时候或许触及文化、政治的私密内容等，常常出现信息被盗取、服务器被不法分子入侵等安全保密失职之类的事情。

2 高校档案信息资源建设面向服务的实施设想

2.1 改进档案馆藏架构，丰富档案内容

首先，大学档案信息资源机制中应当包含多种有储存意义的档案信息，类目应齐备，载体方式能够依据实现状况多样化。

尽管电子文件的应用范围愈来愈广，可是估计在将来一段时期内，档案实体资源依旧是高等院校档案资源的重要内容，电子文件还难以全部取代传统的档案实体资源，此是因为，其一，当前已有的高等院校档案资源大多仍旧是以传统介体方式的档案实体资源为主；其二，电子信息的凭证性与法制功能还需要进一步的探究与作证。因此，丰富与改进高等院校馆藏架构需要第一时间搜集电子信息和传统介体方式的档案信息，且集中管控，让能够摆脱实体而存在的电子文件与以传统介体形式存在的信息在高等院校档案管理中一同存在、互相补充、互相证明，各自发挥自身功能。

其次，高等院校档案信息资源机制架构的科学，表现在应当处置好综合和独特性的关系方面，一方面要储存普通类信息，另一方面还应储存彰显高等院校特色与个性的信息。

2.2 运用现代化科学技术与手段

首先，运用可以达成整个学校范围的全部档案信息资源重组和互享的系统，亦或依靠校园信息平台，统观全校，研发综合型的高等院校档案信息资源管控与运用应用软件，且为将来的校际间档案信息资源互享奠定基础；亦或在档案管控软件和学校其他各种管控软件中实现“无缝对接”。

其次，立足于深度与广度层面，全方位提升档案从业者的电脑运用水平，对其他新型技术与新措施的掌握和运用水平，及全面处置档案信息的水平；改进单单将电脑当做取代手写与人力查阅的一种载体的情况。

再次，探究和运用新技术措施，把分散在多个部门的档案信息资源集中在一起，达成高等院校档案信息资源的互享；且为顾客提供规范的访问接口，经过整合来解决客户的种种繁杂难题，依照客户需要，运用可以高速计算的高性能电脑对相关信息实施自动剖析、比较等。

2.3 共享高校档案信息资源

根據依托网络、可共享的高校档案信息资源的特征以及主要服务对象等不同，可将其分为三个基本层次：

第一个层次，对校内职能部门及其工作人员可共享高校内非涉密的档案信息资源，以权限设定的方式控制内部使用；在校园网上可以向校内师生员工开放共享可供教学、科研和学习等所用的以资料性为主的高校档案信息资源。

第二个层次，依托于中国教育和科研计算机网（CERNET）在联盟协议范围内合理、优化地配置资源。比如一些上级文件常常以电子文件的形式下发，而某些基层部门却忽视了电子文件的存档工作，致使一些文件未能及时归档，无法提供利用，兄弟院校之间的资源共享以及与上级教育管理部门档案信息资源的共享就可以解决这些问题。

第三个层次，针对有社会需求，并已具备开放共享条件的高校档案信息资源，尤其是科学、技术和文化类档案信息可以进行有效整合并向社会开放，以创造更多的社会效益和经济效益。

2.4 培养高素质专业人才

高校档案信息资源的建设，需要复合型的高素质档案工作者，他们应具备以下素质：第一，具有强烈的责任感与事业心，在工作中能够发扬求真务实和开拓创新的精神；第二，具备较高的档案专业业务素质，通过档案专业正规教育或继续教育，掌握档案管理学的相关理论知识和技能；第三，熟悉相关软件的使用和数据库技术等；第四，了解和熟悉高校教学、科研和党政管理等各项职能与业务活动，及其所形成文件材料的基本状况，并熟悉本校发展的历史过程；第五，充分熟悉馆藏并具有对信息进行搜集、理解、分析和处理等的综合能力，能够将那些深藏在档案实体中，具有现实利用价值、对经济发展和社会进步有益的档案信息资源从档案柜中发掘出来。

3 结束语

综上所述，对于高校档案信息资源的建设，应面向用户服务，满足不同用户的信息需求，提高学校的服务质量，提升档案信息管理的地位，给高校档案事业带来活力。

参考文献：

[1]周美兰.基于信息共享的高校档案信息资源建设[J].山西档案，2013（4）.

[2]胡凤华.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究，2011（1）.

[3]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报，2013（6）.

[4]孙华，宋嘉会.浅谈高校档案信息资源建设目前存在的问题及对策[J].山东档案，2013（5）.

高校档案服务利用探讨 篇7

目前, 据有关人士统计, 全国各级档案馆档案利用的数量急剧下降, 1991 年全国利用档案的总量为10090936 卷次, 1994 年下降到5847796 卷次, 三年时间, 档案利用卷次减少了42%。但是, 从高校档案利用趋势看, 普遍都有上升的趋势。我校档案利用统计有明显上升的趋势, 主要原因有以下三点。

1.从我馆利用统计情况看, 我馆从建校以来利用档案有三次高峰阶段。第一次高峰是文化大革命后, 粉碎四人帮, 利用档案为一些老同志冤假错案平反昭雪, 查阅了很多档案处理历史遗留问题;第二次高峰是我校利用档案编史修志;第三次高峰是我校建校65 周年校庆, 利用档案编写校友录。50 万字的校友录编写过程中, 我们提供了档案资料665 卷, 这是一次档案资料利用比较大的一次开发利用工作。现阶段档案利用迅速增加。如:各部门合同协议;科研项目;基建图纸;学生录取名册;成绩单;学历认证;毕业生档案查询等档案利用的都比较多。

2.档案利用不仅是到馆查档人次, 还应包括参观展览和电话咨询等方面。我校新建兵器博物馆和校史馆, 建馆以来接待各类参观人数每年有几千人, 电话咨询人数为200 多人, 还有档案馆网页点击人次也应列入档案利用人次, 每年点击人数为1 万人次。因此, 档案利用显上升的趋势。

3.档案检索也是档案利用的一个方面。我馆从2005 年更换新的档案管理软件, 档案馆对各部门兼职档案员授权, 各部门可通过兼职档案员直接进入档案管理软件查阅档案, 加大了档案利用率。同时我们档案馆组织馆内工作人员对建校以来的档案实行微机软件录入, 实现档案数字化工作, 还对档案编制了专题检索工具。如:校级、处级、科级领导干部任免、全校教职工职称聘任、学生学历认证、省市优秀学生等。这些检索工具的编制加快档案查找速度, 提高档案利用率, 这也是档案利用上升的原因之一。

二、重视档案的原始凭证作用, 提高档案利用率

我校基本建设工作中, 校门扩建项目中产生了土地纠纷, 当时土地管理部门对我校使用土地情况进行了检查, 认为我校大门有一部分土地征用农村用地, 加上阶梯教室, 三号学生宿舍需要土地使用金为56 万元。我们知道这件事后, 马上查阅有关我校土地使用情况的原始档案《双方交界处土地拆迁协议书》, 并以此为依据, 重新办理了土地使用手续, 为学校节约了50 余万元, 我们档案馆保存原始档案, 发挥了凭证作用。通过这件事, 再次证明, 档案工作的充分开发利用是很有价值的, 在某些关键时刻, 能发挥出不可替代的作用。今后我们还应继续努力做好档案保管和利用工作, 为学校各项事业做贡献。

三、结合工作实际需要, 开展档案提供利用工作

从我国档案利用的趋势上可以看出, 我国公民法律意识大大增强, 越来越多的人知道如何维护自己的权益, 从全国档案利用, 据不完全统计, 因私利用档案比率逐渐上升, 北京朝阳区档案馆近3 年接待查档人员中, 因私查档人次分别占71.6%、85.4%、87.1%。据最新报道中国第二历史档案馆从2006 年开始已初显新一轮查档高峰, 查档量比同期增加了近40%。我校档案馆档案利用在不同程度上有所增长, 特别是学生档案利用占全馆档案的60%以上。主要是毕业生的个人档案方面, 在邮寄过程中出现提供信息不完整, 邮寄地点不准确, 出现了档案查不到的现象。延期毕业学生改派、用人单位招聘等都需要提供录取名册, 每年利用查阅录取名册大约2000多人次。还有部分学生考研需要成绩单, 出国留学需要学历认证等每年大约1000 人次。因此, 学生档案利用得很频繁。除此之外, 财务凭证、科研档案、文书档案利用的也相对很多。在财务凭证利用方面, 每年干部离任, 老同志退休, 校内干部交换, 都需要离任审计, 还有每年个人利用凭证也很多。如:房子买卖需要查发票等。

在科研利用方面。我校教师职称评审, 需要提供的论文和科研成果必须加盖档案馆公章才有效。科研项目、专利结题到财务处提取科研经费, 必须加盖档案馆公章才能领取经费, 这样既保证了科研档案存档的完整性, 又能使科研档案的利用率得到提高。

为适应档案利用的新形势, 国家档案局总结推广了深圳、北京等地的经验, 至今已有2367 个档案馆设立了现形文件中心, 方便老百姓查档, 已累计接待利用者100 余万人次, 成为档案馆利用工作的新亮点。我相信, 只要各级政府机关, 各企事业单位依法行政, 从而真正重视档案的原始凭证作用, 加上公民的档案意识增强, 我国各级各类档案馆、档案室的档案利用一定能有一个很大的提高。

摘要：随着新时期的到来, 我校档案利用有明显提高, 但是还是没有达到预想目标, 档案界也经常对档案利用现象探讨, 说法不同。本文从本单位档案利用所反映情况, 进行阐述, 并探讨档案利用的新趋势。

关键词：档案利用,利用趋势

参考文献

[1]于元元.信息时代档案编研工作面临的问题与对策[J].黑龙江档案, 2005 (4) .

[2]杨霞.综合档案馆开放利用与公布的权限[J].档案学通讯, 2009 (4) .

高校档案馆服务 篇8

一、用户需求特点分析

以用户为中心是知识服务的核心理念, 对用户显性需求的分析与隐性需求的挖掘是知识服务的起点。只有加强对用户知识信息需求的研究, 才能有针对性地、高效率地、全面地开展知识服务工作, 协助用户获取所需知识, 最终解决相应问题。

1. 知识需求的多元化。

由于学科分类的精细化, 边缘学科不断出现, 跨学科研究随之增多。许多研究人员对知识的需求已超越本学科、本专业的范围, 他们希望在充分掌握专业知识的同时, 能更多地了解相关学科的知识, 借鉴交叉学科的原理和方法解决领域问题, 形成了交叉性的知识需求。用户往往对知识的需求是多方面的, 迫切需要档案馆能够针对他们所承担的具体业务, 提供内容全面、类型完整、形式多样、来源广泛的知识保障, 满足他们多元化的知识需求。此外, 知识需求者的职业、背景不同, 受教育的程度不同, 用户个体的知识特征和知识储备不同, 决定了他们对知识需求的层次不同, 知识需求也呈现出多元化的特点。

2. 知识需求的高速化。

网络环境使得社会进入了高速度、高效率的时代, 网络信息组织、交流、传递方式的变革, 促使知识信息活动呈现高速度、大范围、高效率的特征, 知识更新与时俱进, 文献老化周期快速缩短, 信息的时效性日益增强, 人们迫切要求能快速、便捷、省力、高效地检索、传递、获得信息并实现其价值。网络信息资源的时效性优势及网络信息服务快捷、便利、高效的特点, 一方面进一步激发了用户对高效化知识服务的需求, 另一方面也为高校档案馆实现高效化知识服务提供了可靠的保证。

3. 知识需求的准确性和集成化。

随着“网络迷航”、“信息过载”等情况的出现, 用户希望高校档案馆能针对自己的专业特长、知识结构、知识能力以及行为习惯提供针对性服务, 他们“迫切需要个性化的资源揭示, 要求档案馆提供专指性的知识服务”。个性化需求既体现为知识内容的个性需求, 也体现为知识组织形式、递送载体和方式等方面的个性需求, 因而用户的知识需求更注重信息的精确度和准确性, 关注的是如何从纷繁的信息中提取到有用的知识内容和解决方案。此外, 用户希望获取某一主题的精确性和实用性的同时, 已不满足只提供原始文献信息的初级服务, 而是更需要解决问题、形成方案、注重知识内容的针对性极强的深层次集成化的服务。特别是那些从事高科技领域研究与开发的专家, 要求通过资源共享把同本领域相关的知识加以组织整理, 从中提炼出对他们的研究、管理及创新至关重要的知识, 充分利用高校档案资源。

二、基于用户需求的高校档案馆知识服务内容

1. 知识服务是面向增值的服务。

档案突出了对历史事件的动态性、过程性呈现, 其对客观世界的描述相对于其他信息形式而言更加全面、连贯, 也更具深度。在档案知识服务工作中既要体现档案信息的增值过程, 又要把握好档案所反映特定事件整体性、连续性的特色, 从而更好地满足潜在的档案需求。信息增值服务关键是发现知识。人类知识的发现, 是人们从大量现有的历史数据集合中发现并找出最初的未知, 再从中寻找他们理解相应问题的领域, 挖掘相应的数据, 建立相关的数据知识单元。高校档案馆要实现知识增值服务, 首先是要能发现知识, 其次是知识链接。档案馆在信息整合过程中, 将相关或相近的知识元链接在一起, 建立自己的特色知识库, 形成学科横向交叉和学科纵向延伸的科学知识体系, 知识单元与知识结构组成了个性知识与共性知识系统。通过知识和专业能力为用户创造价值, 通过显著提高用户知识应用和知识创新效率来实现价值, 通过直接介入用户过程的困难部分和关键部分来提高价值, 而不仅仅是基于资源占有、规模生产等来体现价值。

2. 知识服务是用户目标驱动的服务。

档案知识服务是一种档案利用者目标驱动的服务, 主要体现为: (1) 面向知识内容的服务, 根据问题和问题环境确定利用者需求, 通过信息的析取和重组以生产出满足特定利用者需要的知识产品; (2) 贯穿档案利用者解决问题过程的动态性和连续性服务; (3) 基于专业化和个人化的个性化服务; (4) 基于分布式多样化动态资源、系统的服务; (5) 利用知识、资源、人员、系统、服务来组织和提供集成性知识服务。知识服务关注的焦点和最后的评价不是是否提供了信息, 而是是否通过服务解决了用户的问题。档案具有存史、凭证等作用, 在内容上能客观、真实地反映历史事件, 因而对现实的借鉴与指导作用将更加明显。档案知识服务侧重于为档案利用者的决策提供解决方案或可行性论证, 为档案利用者直接提供其所需要的数据、事实等。

3. 知识服务是面向知识挖掘的服务。

知识挖掘主要是指根据用户具体的研究要求, 对大量已积累的信息进行分析, 通过对文献定性定量的增值处理来发现隐含在文献中的知识, 揭示其中的规律性。要为用户提供有效的知识信息服务, 就必须依托先进的信息技术, 用智能化手段挖掘隐藏于大量显性信息中的隐性知识, 从而得到与学科相关的知识、专业细化的知识、面向课题的知识以及与所需知识相关的知识等。高校档案馆在知识服务过程中应努力变被动为主动、变知识备查为知识配送, 由此可以有力地促进知识由资源向资本的转化。

4. 知识服务是面向知识内容的服务。

知识服务非常重视用户需求分析, 根据问题确定用户的需求, 通过信息的析取和重组来形成恰好符合需要的知识产品, 并能够对知识产品的质量进行评价。档案往往客观记载了某一行业或某一专业领域的历史沿革及发展变化, 因此档案知识服务往往具有较强的行业特征和专业特色。高校档案馆可以根据档案利用者的档案信息需求, 经过全面、系统的信息分析, 为其提供更加专指、更加全面、更具个性化的服务。

5. 知识服务是面向知识开发的服务。

知识开发是建立在知识组织的基础之上, 根据用户的要求, 针对其具体的用途和目标, 对系统采集所需的各种层次和范围的知识信息进行深层次加工, 寻求知识间的内在联系, 通过智力劳动形成具有独特价值的知识方案和知识产品, 如数据库、知识库、智能工具、应用软件等。另外, 知识开发还应该包括开发人们头脑中的隐性知识, 将隐性知识显性化, 并给予管理、利用。

三、基于用户需求的知识创新服务的具体措施

1. 先进的信息技术是实现知识创新服务的前提。

高校档案馆首先要大力推进档案机读目录数据库的建设。要建立多层次、多角度、覆盖馆藏各个方面的机读目录数据库体系, 实现现代化的档案信息检索, 以技术带动档案馆服务功能的改善, 促进档案馆实现知识服务。要充分利用发达的网络技术完成档案信息的交流与传递。

2. 知识服务理念是实现高校档案馆知识创新服务的思想保障。

知识创新服务的提供应以用户的需求为基础, 服务的一切内容和手段都必须以用户为目标, 其目的不是“提供了多少信息、知识”, 而是“通过服务解决了多少问题”。知识创新服务强调利用档案馆专业人员自身的知识能力, 通过对用户知识需求进行分析, 对馆藏资源进行析取、整合、集成、创新, 产生新的知识产品, 实现基于用户知识需求的知识创新服务。

3. 建立知识服务的管理机制是实现知识创新服务的组织基础。

首先, 建立动态知识服务团队。知识服务团队以特定任务为导向, 以各学科专家为成员, 并以信息技术为手段, 以知识创新为目的;它要求及时提供最新的数据挖掘和知识发现, 要求有效开发、监控和匹配知识管理与服务的市场需要, 并要求根据任务中心的转移和更替进行知识管理与服务团队成员的实时重组和调配。其次, 创建知识服务需要的组织机构。对机构进行重组, 使内部市场更加明朗, 管理层级更加扁平, 信息交流更加及时, 资源整合更有针对性, 组织内部协调更加有效, 对外界的回应更加灵敏, 管理成本更加经济, 形成一种有效发挥全体管理成员积极性和创新性的多样化组织结构模式, 并根据自身性质和任务、知识服务具体要求及管理环境的变化, 建立多样化的知识服务团队。

4. 高校档案人员是档案知识服务的主体能动力量。

高校档案馆服务 篇9

一、网络环境下档案利用者需求的变化

1. 所需的馆藏资源类型发生了变化。

在数字环境下，利用者要求档案馆提供磁盘、光盘、缩微品以及远程网络提供等多种档案载体形式。利用者使用档案信息时会更加方便和快捷，其只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，加快了档案信息的传播速度。

2. 所需的信息服务手段发生了变化。

现在，档案信息的存储、整理、检索、复制等都是借助于计算机、网络等现代化手段来完成的。因此，用户需要档案馆为其提供各种功能强大、灵活、方便、实用的检索工具。如为用户提供光盘检索、数据库检索、在网上发送和接收电子邮件等多种信息服务，利用网络检索，无论是检索手段、检索方法还是检索途径都非常便捷。

3. 档案需求的范围发生了变化。

在现代网络化、数字化环境下，信息需求主体的多元化，使档案信息需求的内容也呈现出多元化的特点。利用者信息需求的内容涉及众多领域，形式上既需要公开的档案文献，又需要内部的诸如会议记录、内部资料及电子邮件等；形态上不仅需要印刷型档案文献信息，还需要声像型、机读型、缩微型等各种载体档案信息，体现出明显的全方位和综合性特点。

4. 档案需求的时空性发生了变化。

在网络环境下，信息技术的发展为档案用户扩大了信息查询、信息发布和信息通讯的范围，为准确、快捷地获取最新的档案信息提供了可靠的保证。

面对以上档案利用者需求的变化，对于高校档案工作者来说，只有着眼于现实，不断分析新环境下需求的变化状况，才能以智能的服务方式为利用者提供良好的档案信息服务。

二、高校档案馆提供智能服务的基础条件

1. 数字化校园的建设为档案馆智能服务奠定了良好的网络基础。

目前，以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础的校园网络建设为高校档案管理系统带来了新的发展机遇。高校普遍都采用了档案管理软件用于日常档案管理，能够实现不同部门之间档案信息的共享和上下级档案管理部门之间档案信息的接收和移交功能，文件、档案、资料可实现分散录入，自动集中管理，各种灵活、快速、组合条件查询，能够编制、打印档案管理中所要求的各种目录，并有在线帮助功能。这些都为智能服务提供了良好的软、硬件环境。实现档案信息资源的有效利用和共享，使档案信息沿着数字化方向发展，从而为全校师生提供智能服务将是今后高校档案馆的服务方式和发展方向。

2. 数字档案信息资源建设为智能服务提供了资源基础。

在全国各地进行数字化档案馆建设的时候，高校在这方面也走在了前列，数字档案信息资源的建设是高校数字化档案馆建设的重中之重。数字档案信息资源建设包括两个方面：一方面是对目前高校馆藏的档案信息进行数字化加工。在对馆藏的印刷型纸质文档及其他各类载体的档案进行数字化处理后，还要根据需要建立不同类型的数据库。另一方面是加强电子文件的收集。各高校应根据本校的特点，结合本馆的馆藏特色和资源优势，针对利用者的信息需求，通过对网络档案信息资源的调研、搜集、整理、分析、重组和集成等方式，形成独具特色的数据库，从而为对外服务提供有效的、可持续发展的信息源。建设资源配置合理、利用方便的档案信息数据库，既是对档案实物载体和各种形式的信息载体有序的整理，也为高校档案馆提供智能服务奠定了资源基础。

3. 高校档案网站的建立是智能服务的窗口。

高校档案网站是为用户服务和展示高校档案室自身形象的平台，是传统档案馆功能的延伸。随着信息技术、网络技术和数字技术的飞速发展，高校档案馆越来越重视自己网站主页的开发和设计。高校档案馆网站主页既是档案信息服务的指南，也是对外服务的另一个窗口。这个对外服务的窗口，一方面对网上用户利用档案信息资源起着重要的引导作用，另一方面为用户查阅、检索各种有用的档案信息提供优质的服务。人们可以通过网站实现诸如自动分类、自动标引、自动编目及自动搜索网上信息资源等档案信息组织与检索的自动化，还可以实现全文检索、在线咨询服务、文件传输等。

三、高校档案馆提供智能服务的具体措施

1. 丰富网站内容，建立多种档案信息咨询服务方式。

高校档案馆网站除了要介绍档案馆概况、馆藏资源、服务项目、网上资源等基本信息，还要提供各种资源的使用方法和网络导航等服务，并针对高校档案馆的重点专业系统建立学科导航，帮助利用者方便地利用网上丰富的信息资源。在网站中，可以提供诸如学生学籍档案查询、毕业生认证、现行文件在线阅览和在线目录检索等服务。高校档案馆应设立专职主页制作和维护人员，按专题进行信息的加工和创新，在主页上设置多级链接，将档案信息由浅入深，逐一展示。

2. 加强对档案信息资源的组织与整合，建立智能检索系统。

首先，要对网络档案信息资源进行有效的组织。对网络档案信息资源进行有效的整合，使大量随机、无序的信息转化为有序的、可利用的信息资源，可以准确、全面、迅速地掌握网络档案信息的检索途径，更好地为咨询服务提供坚实的信息资源基础。其次，建立档案信息智能检索系统是高校实现智能服务的重中之重。因为高校档案信息检索系统不仅能直接列出案卷目录、文件目录，而且还能提供用户输入检索要素的搜索引擎；不仅可以按分类号查询，还可以提供关键词、作者、标题、日期等检索方式。只有建立了高校档案信息检索系统，在高校档案网站上开辟档案信息检索系统客户端使用说明栏目，将档案信息数据库的资料范围、检索途径、索取方式加以介绍，并通过电话联系、网络信息反馈等方式与用户进行交流与沟通，及时解答用户对检索系统所提出的各种问题，才能保证用户顺利地使用档案信息检索系统。

建立档案信息检索系统需要很多信息技术作为支撑。高校档案部门的工作人员可以与本校的信息技术人员合作开发搜索引擎、网络档案计算机检索系统、智能化检索系统等各种检索工具。我们可以把信息检索扩展为光盘、联机检索，利用Int ernet上的各种查询工具上网检索；检索方式应从过去单一检索点的线性检索发展到可进行多元、多检索点的布尔逻辑组配检索，从文本检索发展到超文本检索；提供的信息不仅应包括目录、索引、全文等文字信息，还应包括声音、图像等多媒体信息，让用户充分享受网络环境下档案馆提供的各种服务。

摘要：本文通过对网络环境下档案利用者需求变化的分析, 指出目前高校档案馆具备提供智能服务的基础条件, 并且针对这些有利条件, 提出了智能服务的具体措施。

关键词：网络环境,高校档案馆,智能服务

参考文献

[1]吴菁.网络数字环境下的档案馆信息服务[J].档案与建设, 2004 (11)

[2]张永浩.数字档案馆环境下档案服务方式分析[J].档案天地, 2002 (5)

[3]吴春燕.网络环境下档案利用模式的思考[J].湖北档案, 2004 (11)

高校档案馆服务 篇10

一、财经类高校档案馆为地方经济发展服务的可行性

1. 财经类高校档案馆收藏的科研档案, 均来自于本校教师和科研人员对社会经济发展的调查和研究, 许多科研项目的研究成果对地方区域经济发展有指导作用。近些年来, 高校科研工作与现实经济与社会的关系越来越密切, 财经类院校的科研立项、运作和结题评奖往往更与地方经济的现实状况和未来走向密切相关。财经类高校档案馆收藏的科研档案, 是学校的专家、学者、教师在进行实际调查和科学研究中所产生的, 它们来自于对当地社会经济的调查和研究, 反过来对当地社会经济发展也具有指导作用。如西南财经大学西部经济研究中心副主任赵曦教授主持的科研项目:“中国西部扶贫开发对策研究”, 在青藏高原行程数十万公里, 对西藏拉萨、山南、林芝、日喀则、昌都和那曲等地区进行了实地考察和入户调查, 收集了大量第一手资料, 取得了一系列对藏区地方经济发展有重大价值和重大影响的成果。其中, 内参报告《西藏稳定和国家安全亟待解决的一个重要问题———关于西藏边境县的极度贫困情况及其对策建议》得到中央高层领导的高度重视和批示。该项目成果对于推进中国西部扶贫开发对策研究、确立西藏农牧区新的发展战略和发展方针、进一步推动西藏地区经济发展、维护国家统一和民族团结具有重要的理论意义和实践价值。类似这样的大大小小科研项目的调研报告、原始档案材料及科研成果在各个财经类院校档案馆中还存有很多。

2. 财经类院校档案馆收藏的本校博士研究生毕业论文、硕士研究生毕业论文及本科生优秀毕业论文中不乏对地方经济发展有精辟分析的精彩内容。近年来, 我国研究生及本科生培养规模不断扩大。仅以研究生为例, 2006年全国经济类博士研究生招生规模达到2525人, 经济类硕士研究生招生规模达到17115人, 这些研究生的毕业论文中多有结合地方经济发展的调查与分析。在毕业答辩之后, 研究生和本科生所有的论文都将由学校档案馆存档, 而按照规定, 这些论文的学术成果均归学校所有, 这为学校档案馆代表学校整理论文为地方经济服务提供了良好的基础。

3. 财经类院校档案馆收藏的学术活动档案中存在许多能为地方经济提供借鉴的内容。如今, 在财经院校中举办的实用性经济类学术活动越来越频繁, 既有学校组织的与地方经济发展相联系的学术会议、论坛, 也有地方政府出面组织由学校承办的研究会。其中一些院校的学术活动已形成规模化系列活动, 如中央财经大学的《经济与金融学名家论坛》、西南财经大学的《光华讲坛》、东北财经大学的《学术论坛》等, 对这些学术活动的有关材料进行系统整理加工, 可以提炼出对地方经济具有参考作用的良好思路与意见。

4. 档案馆收藏的财经类院校主办的学术杂志中也含有可资地方经济参考的内容。高校主办的学术刊物往往具有较高的学术水平, 如中央财经大学的《中央财经大学学报》、西南财大的《经济学家》、《财经科学》、上海财经大学的《财经研究》、《上海财经大学学报》都已跻身一流学术刊物之列, 刊登了一大批国内优秀学者和有关部门领导者的理论与实践相结合的学术论文, 对理论和实践工作都具有非常重要的意义。有的地方经济部门不一定重视高等院校的理论性学术刊物, 其实在经济研究为现实服务的今天, 学术刊物上许多论文都与地方经济密切联系, 对这些论文的整理编目摘取也是学校档案工作为现实经济服务的一种方式。

二、整合和优化财经类高校档案资源, 为地方经济发展服务

按照一般档案收藏分类规则, 高校档案馆的馆藏档案中有可能对地方经济发展有用的内容分散在各个门类, 要提炼出对地方经济可持续发展有用的因素, 必须对其进行整合与优化, 再分主题整理, 提供利用。

1. 建立科研成果数据库。

对学校现有科研档案材料进行二次加工, 将其中与地方发展有关的内容编辑电子目录、摘要、全文上载等, 提供地方政府经济部门参考利用。 (1) 对教师的调研报告和科研成果, 进行分类整理, 编制目录, 进入数据库, 以便提供检索和利用。 (2) 对研究生毕业论文和优秀本科生毕业论文进行科学整理, 提炼或做摘要, 制作电子文档目录。对归档收藏的博士、硕士研究生学位论文和优秀本科生毕业论文中与地方经济相关的论文编制目录, 对质量较高的与地方经济发展联系紧密的论文编制摘要进入数据库;也可将重要论文进行编目、摘要或全文录入编辑成册, 提供有关部门利用。 (3) 对学校出版的学术刊物的目录进行整理, 将与地方经济联系紧密的论文题目编制成目录, 并建立相关论文全文数据库, 提供利用。

2. 建立专家、学者数据库。

体现学校专家、学者的科研成果, 方便地方政府有针对性地查阅材料, 与相关专家进一步交流、探讨。此数据库旨在建立校内专家科研教学工作与地方经济的交流平台和校地联动咨询中心, 专家的研究可为地方经济发展提供指导和参考, 地方经济活动也可为学校专家的研究与教学提供鲜活的素材。 (1) 内容:学校的专家、学者, 都有自己主要的研究领域和专业, 此数据库收集的材料应包括专家学者的姓名、职称、研究方向及专业、科研材料、教学材料、交流材料、下一步拟开展的重点研究课题等。科研材料包括主要科研项目的立项、结题和科研成果 (专著、论文及调研报告) 、获奖情况。主要科研成果可以以表格的形式表述, 如科研项目一览表、科研论文论著一览表等, 并建立相应的全文数据库。教学材料包括编写的教材、教学资料及教学改革等。交流材料包括参加国际、国内会议等。 (2) 形式:以目录和全文数据为主, 也可有图片、声像资料。

3. 建立学术会议与学术活动档案数据库。

对学校举办的与地方经济社会发展有关的学术会议材料进行整理, 进而提炼与地方经济发展有益的意见与建议。内容应包括会议主办单位、参加人员、会议主题内容、交流材料、主要观点及论文集。另外由学校组织的重大学术讲座也应收集, 如, 西南财经大学组织的光华讲坛, 由社会名流与企业家论坛、教授论坛、博士论坛、光华讲坛在线四大系列组成, 其中, 社会名流与企业家论坛面向全校师生不定期进行, 通过问题讨论、案例研究, 使学校与现实经济生活保持密切联系和互动。其中不少内容紧跟经济现实, 关注经济热点, 值得收集提炼。

三、打破传统的服务方式, 树立资源共享的观念, 努力把财经类高校档案馆建设成为为地方经济发展服务的科研资料中心

1. 扩大档案馆的收集范围, 收集与地方经济相关的资料和信息, 与学校图书馆合作建立为地方经济发展服务的科研资料中心, 为地方经济发展提供更全面、周到的服务。

2. 建立为地方服务的专题网络平台。利用学校自身网站制作专题网页, 将科研成果数据库、专家学者数据库、学术会议与学术活动档案数据库在网上发布, 争取链接地方政府经济部门的网站, 为本地地方经济发展提供快速便捷的服务。

3. 建立区域性的服务网络。以自然、经济环境相近和互补的范围建立经济片区大区域服务概念, 提供中等规模的服务。为了节约资源和利用方便, 可采取以一个地区以一所财经类高校 (部属财经类高校或地方重点高校的财经类院校) 档案馆作为主体, 其他财经类高校及时提供学校的相关科研成果, 进行资源收集和整合, 在网上统一发布。

4. 在各财经类院校档案馆普遍建立数据库, 各经济片区相继开展中等规模服务的基础上, 可依托中国档案学会、中国教育学会档案分会、或教育部高校档案协会, 建立全国性的服务平台, 提供相关信息和咨询, 在更大范围内为国家经济社会发展服务。

高校档案馆服务 篇11

关键词：高校档案；远程服务；运行模式

远程服务的必要性、便捷性在档案服务领域的讨论已经很多，档案界从业人员早已形成共识，主观上愿意提供更加开放的远程服务。然而在高校档案系统中，已经实践开展该项服务的单位是极少数。具体的办理中，也存在各种困难。本文力图研究现状形成的原因和破解之道。

1 学籍档案和远程服务的意义

成千上万的青年学子在大学里度过了最宝贵的青春年华，也留下数量庞大的档案。根据我馆数据统计，利用服务中需求量最大的是学籍档案，其中包括中英文成绩单、学历学位查证。查阅数量最少的是校内文书档案。传统的档案利用模式是利用者现场到档案馆提出查档申请，依照登记、检索、调档、缴费、阅档或者出具证明的流程办理。办理过程一般比较耗时，多数需要排队等待。档案远程服务则利用计算机网络，任何时间和地点都可以登录档案馆服务平台，提出查档申请并通过网络获取服务。国家档案局提出各级国家档案馆要以服务民生为重点，加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便。目前上海市档案局在市和区县国家综合档案馆推动并开展“就地查询，跨馆出证”远程协同服务机制，就采用了远程服务，受到广大人民群众的欢迎。[1]然而在高校档案服务系统中，采用远程技术服务的单位往往停留在理论阶段。[2]依据我们对来馆提出档案利用要求服务对象的调查，他们对远程服务显示出迫切渴求。情况如下表：

档案远程服务对象特征分析表

如上表所示，高校服务对象遍布国内国外。最远的是已经留学或者移民国外的毕业生。对他们来说，亲自到母校办理学籍档案证明，需要请长假，花费高昂机票。办理学籍档案可能仅需一天，但是往返的时间成本和经济成本则太高。总的说来，路途越遥远，亲自来馆办理的成本高、难度大，对远程服务的需求越迫切，而且期望值和人数成反比。由该表也可以看出，远程服务涉及的地域广泛，系统设计时需要考虑得更加周到，也更加复杂。

2 远程服务的流程模式探讨及分析

开展远程服务是广大利用者的心声，然而在其具体实践设计中，依据服务涉及的递进性、扩展性，可分为远程预约登记服务模式（图1）、远程办理服务模式（图2）和全程远程服务模式（图3）。

图1中远程服务涉及的是预约登记环节，服务对象远程提交申请，档案馆检索发现没有相应库藏，则反馈不受理通知，如果能受理，则反馈预约时间来馆办理。图1的办法可以避免无档可查的人员空跑，也能合理安排服务对象有序来馆办理业务。[3]

图1 远程预约登记服务流程图

图2中远程服务涉及的是登记、受理、办理环节。服务对象远程提交申请后，档案馆根据申请，直接查档或者出具证明，计算费用后，通知申请者来馆缴费。图2的办法与图1相比，更加方便了服务对象，首先远程预约，档案馆即可开始办理业务，业务办理结束后反馈通知申请者来馆时间。这样服务对象只需来馆一次，缴费，当场核对取件。无需等待办理的时间。需要指出的是，当场核对环节既包括档案馆人员检查核对办理者的身份证件，也包括办理者亲自核对档案馆开具各类证明的正确性。

图2 远程办理服务流程图

图3中远程服务涉及的是全程远程服务，是远程服务的最高阶段。所有的环节，包括登记、办理、缴费、核对、传递文件全程都是远程服务。这也是服务对象最希望达到的程度，特别是国外的毕业生尤其盼望能实现这种模式下的远程服务。

图3 全程远程服务流程图

3 远程服务流程中风险分析

由图1到图3，对服务对象来讲，越来越便捷。然而远程服务的实现也需要档案馆具备对应的客观条件和能力。远程服务开放的程度越高，涉及的环节越多，档案馆承担的责任和风险也就越大。

在图1的模式下，服务对象预约成功后，就必须亲自来馆办理。如果申请者放弃来馆，档案馆即作为空号处理。该预约号被取消。

在图2的模式下，远程业务办理完成后，服务对象亲自到馆缴费。如果申请者放弃并且拒绝缴费，那么档案馆制作的所有文件废弃处理，档案馆承担了无效工作，浪费资源。

在图3的模式下，服务对象和档案馆的沟通全部是远程实现。档案馆承担了全部的风险，包括申请者预约后放弃、办理后放弃、通知缴费后放弃、核对时放弃的情况。任何一种情况发生，都对档案馆的工作造成扰乱，结果是无效工作、资源浪费和经济损失。特别需要指出的是在图3模式下，档案馆服务人员和申请人无法当面确认身份，核对证件，因此还承担了身份核实失误造成个人信息泄露的风险。

4 远程服务流程的难点及解决方案

4.1 付费问题。远程业务申请提交成功、办理、费用计算完成，通知服务对象远程付费。国内用户可以采用邮局汇款等传统方法，也可以采用网上银行付费、支付宝等更加电子化的方式。跨国申请者可以采用Paypal账户、西联汇款等方式。虽然付费的方式多种多样并且很便捷，但是目前该方法的主要障碍来自高校内部。档案馆属于高校内部的下属机构，财务依赖于学校财务部。如果要实现上述种种远程付费接受，也需要对应开设账户，是个需要高校内部统一规划协调并进行监管的财务问题。如果高校内部思想开放并且能开通各类对应账户的话，接受远程付费并不困难。

4.2 证明等文书的核对和传递问题。各类业务办理结束后，服务对象的成绩单、各类证明需要提交给申请者。传统的现场办理业务中，常常会有现场核对出内容的差错，例如身份证号错漏、毕业证号错漏或者学号差错等问题。远程服务中，无法现场纠错，如果直接快递出证明文书后再发现错谬，则对双方都造成事情延误和经济损失。解决办法是档案馆服务人员扫描全部预备提交的证明文书，远程传送给申请者，对方审核确认无误后，再快递至国内或者国外地址。

4.3 身份验证问题。远程服务的优点是远距离沟通，远距离传输信息，便捷的同时带来的问题是如何防范个人隐私泄露，如何防范身份伪造。解决办法也是依靠远程技术。档案馆开通QQ在线客服系统。申请者需要通过QQ传递身份证、毕业证、学位证。通过比对档案材料中的照片和申请者本人QQ视频，核实过后才能通过申请。

4.4 远程网络服务平台的建立问题。以上3个问题的解决都需要统一嵌合在远程网络服务平台中综合解决。因此软件的设计和硬件的配套必不可少。远程网络服务平台中首先是服务优先，然后依照不同的远程服务模式设计网络页面。图1模式下需要网络预约系统和反馈通知系统。图3模式下需要网络预约、远程支付和反馈通知系统。所有的三种模式下都需要设立在线QQ客服。

4.5 网络安全问题。由于档案具有无可替代的凭证作用，具有高校签章的档案证明材料是很多用人单位或者海外高校审核申请者是否足够优秀的重要依据。因此防伪和避免个人隐私的泄露非常重要，特别是网络环境下信息的窃取和泄露变得更加隐蔽和不易察觉。因此要倍加重视和防范。当前主要采用VPN技术进行档案内部系统登录和管理。同时档案利用的申请者既需要进行身份照片比对，同时也需要设计问题验证。通过对其学籍档案信息内容的多条验证来进行核实；而且缴费和文件传递环节还必须通过电话核实，以避免档案信息传递路途的泄露和损失。

5 远程服务的运行对档案工作方式的影响

远程服务运行改变了档案服务工作方式和内容，也必然影响到档案从业人员的思路和心态。档案馆内部的人员也要不断学习，变更传统工作习惯，采用新的方法、新的工具来面对新形势下的变化。

5.1 文本内容设计的改变。在传统现场接待模式下，服务对象进入档案场馆，首先要自己阅读档案馆的相关规定。有关规定的文本设计是面对所有类型的服务对象，因此文本的内容严谨，细密，翔实，条目非常之多。很多读者甚至没有耐心全部阅读。而在远程环境下，沟通模式改成远程自主阅读网页。网页中各类文本的设计可以改成点击下拉式，分类介绍信息，读者仅需要看到与自己相关的信息。例如，服务对象区分为在校学生、毕业学生和校内教工等。对于在校学生可能需要在本校其他部门提前开具证明，而毕业学生则完全不需要阅读相关内容；开具证明的服务对象则完全不需要浏览现场阅档的注意事项。根据这个原理设计，申请者先进行身份分类，再依据办事内容分类，阅读流程应当简洁，阅读内容少而精。

5.2 远程沟通方式的改变。传统现场接待中，服务对象和接待馆员是一对一现场交流，沟通时双方受到场地、环境的限制。同时彼此双方的衣着、语气、态度、情绪都存在互相影响。长相好看、脾气温柔的容易沟通友好，如果遇到脾气急躁、态度恶劣的，沟通效果就容易不佳。远程服务中，档案馆开通在线QQ客服，一个客服号下，可能是不同的馆员在处理接待，也可以一个馆员同时接待多个远程咨询服务对象。可以提前进行问题归类和保存规范化礼貌解答。在收到询问时，迅速粘贴出标准答案，既方便服务对象，提高工作效率，也将个人负面情绪对工作的不良影响降至最低。

5.3 新型的通知方式应用。远程模式下，需要通知服务对象预约号码、通知缴费、通知核对等事项。传统的通知模式是现场告知或者电话通知。在远程模式下，可以采用更加灵活迅捷的方式。例如，每个服务对象填写服务申请时，都留下了电子邮箱地址，电话、QQ号码。对申请者的通知，可以采用电子邮件、电话短信、QQ留言等模式。而且这些远程交流工具都可以采用群发的模式。群发电子邮件、自动群发短信平台、QQ群发功能使用都将提高工作效率。同时这些信息具有可保存性，不论服务对象是否在线，都可以收到通知，突破了传统通知方式受到的时间限制。

5.4 档案馆内部业务组织模式的改变。传统的办理模式下，服务对象在档案馆内，由一个窗口到另外一个窗口流动，服务接待人员或者原地等待，或者互相之间传递档案实体。在远程服务模式下，大部分的工作是电子文件流转。文件通过内部工作QQ群互相传递。全馆有多少业务等待办理、正在办理和已经办理完毕都实时显示在网络工作平台上。馆员之间互相的联系交接通过鼠标点击即可完成电子文件传递、审阅等工作。

6 对将来工作的建议

本文中讨论的是对已经形成的历史成绩单的利用，在本系统中，最困难的是已经毕业的学生散布世界各地，身份验证困难。如果要解决这个问题，最好的办法是学生从入学开始就拥有自己的账号和密码，当学生毕业离开后，该账号自动转入校友系统，成为校友账号。即使时间流逝，学生和母校始终保持着不可分割的联系，以后一旦申请出具成绩单或者其他档案证明，母校都可以很方便地给予支持。

可以看出，远程服务的实行既方便了广大档案利用者，同时也必将引起档案服务部门的内部变革。从图1到图3，是一个服务不断提升的过程，是一个应用远程工具更加广泛的过程，是一个对档案服务提出更高要求的过程，也是促进档案服务部门管理更加精细的过程。对于我们处于不同基础的高校档案馆，需要依据自己所处的实际水平，逐步提高远程服务的范围，最终实现全程远程服务的目标。

参考文献：

[1]邹伟农.上海建设馆际、馆室、馆社“三联动”的档案远程利用服务体系.上海档案信息网，2011年8月8日

[2]何瑞金.高校档案远程服务的保障措施[J].兰台世界，2012（4）.

[3]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界，2013（4）.

高校档案馆服务 篇12

越来越多的高校开始建设信息数字化校园, 师生们享受信息化校园带来的各种便利服务, 这也主要得益于高校行政各部门的管理和运作方式发生变化, 及时、效率、便捷、师生满意度将会成为衡量高校行政绩效考核的重要指标。与此同时, 档案信息资源服务作为向师生提供普遍信息凭证与传递的服务性工作也自然受到信息化的影响, 工作内容和性质也将受到挑战。因此, 高校档案馆工作出现了服务理念、服务方式是否应该转型的问题。作为档案管理工作者, 如何正确认识信息化给档案信息服务工作带来的机遇与挑战, 成为我们完善改革档案信息服务模式的主要基础性工作。

二、信息化对高校档案馆服务模式的影响

信息化指现代社会信息技术及信息产业的高速发展, 信息技术的应用深刻地影响着档案管理工作的理论、原则、模式和方法, 这样的改变给档案服务工作模式带来挑战。

(一) 档案信息资源范围扩大化。

档案信息资源是指“高校在科研、教学、行政、外事和其他一切高校活动中所产生的成果和各种原始记录, 以及对这些成果和原始记录加工整理所得的成品。”传统档案信息资源范围局限于档案馆馆藏, 如实物档案和纸质档案。随着信息化的发展, 信息资源和手段扩大了传统的馆藏内容, 从传统的馆藏目录、档案文献资源、实物档案等, 到利用信息化设备增加的多种档案资源载体, 如光盘、录像和电子文件 (其信息的存储方式是电子、数字形式, 即档案信息数字化) 等。档案馆的信息化建设将档案信息资源的范围扩大化, 增加档案存储种类, 缩小存储空间, 将档案资源有效整合在一起, 利用计算机等信息化设备来方便师生更快捷更有效地查找所需档案。

(二) 档案信息服务对象广泛化。

信息化背景下, 高校档案馆就是高校所有资源共享体系的部门之一, 档案馆所服务的对象将是全校师生以及与高校有关联的一切社会团体, 如校友会。档案信息资源的利用者广泛, 信息化发展背景下借阅使用档案资源的人员就不再仅仅局限于校内师生, 有了信息化网络, 可对外公开的档案资源几乎覆盖了校内外的各个领域和各个阶层。档案信息资源的查阅利用者不再受限于空间和时间的约束, 表现出广泛性特点。信息化的发展提供了一种崭新的服务方式, 要求档案馆积极适应并采取应对措施, 利用有效的信息化技术, 通过网络 (如档案馆网站、校园办公网等) 向查询利用者提供便捷服务, 同时档案馆需要通过检查、核实、甄别后回复给利用者如何查阅或借阅程序, 方便利用者通过网络获得电子档案或者及时来档案馆调阅纸质档案查找相应的有效档案信息资源。

(三) 档案信息服务内容多样化。

传统档案馆仅仅是为高校师生提供实体性档案信息服务 (档案原件、复制品及档案文献汇编) 。随着高校信息化建设的进程, 新技术、新材料使档案信息的存在方式发生变化, 传统的档案信息的借阅、复印等服务内容就不能很好地适应现阶段的利用要求。因此, 档案信息服务内容及方式要求多样化, 根据师生需求拓展自己的服务内容, 提高服务效率。如利用档案馆的网站提供可以下载使用的可对外的电子文件、置办可以快捷打印常用档案的服务器终端、声像光盘档案等上传档案系统, 随时便于校内相关部门使用等等。

三、信息化背景下档案馆服务模式转变的对策

借助现代社会信息化发展的大趋势, 随着高校行政职能的转变, 提高职能部门服务效率及质量理念的确立, 高校档案馆也应该积极转变陈旧的服务模式, 充分利用信息化技术手段, 创新开展便捷有效的服务, 改变以往呆板的“收、管、用”工作模式, 充分挖掘档案信息资源的内涵, 向师生快速提供便于利用的、可以帮助大家解决问题的档案信息资源, 实现档案信息资源利用价值最大化。

(一) 重新定位, 增强档案资源整合意识。

信息化背景下, 高校档案馆应以其独具的工作性质及服务特色烘托出高校数字化校园建设的整体效应, 并积极促成可对外公开的档案信息资源共享。为了应对信息化技术的快速发展, 档案馆要重新定位, 及时加快内部机构设置和人员调整力度, 突出档案业务工作创新点, 在坚持自身工作原则指导下, 找准档案馆的特色定位及如何分工的融合点, 重点抓好档案资源整合, 建设网络信息资源等具体工作。根据高校数字化校园建设需求, 为高校各个行政管理部门、教学单位及师生个人提供全方位的档案信息资源查询借阅服务。档案馆及时进行馆内档案资源整合工作, 找准馆藏经典资源的特色定位, 有计划有步骤地进行特色资源的规划与开发, 提高馆藏资源利用率, 充分利用自身优势来创新改善自己的服务模式。

(二) 提高认识, 树立档案馆整体服务理念。

信息化技术强化了档案信息资源共享的概念和增强了档案整体资源开发的规模效果。档案馆要呈现一种崭新的工作管理模式, 而且运用新的管理理念为高校师生服务。在档案信息化建设过程中, 档案馆的工作管理人员要树立全局服务理念, 要求做到熟悉档案各个门类及相关信息, 要有信息资源共享的大局意识与合作精神, 打破档案门类利用和机构借阅的限制, 强化分工与合作精神。在信息化环境下, 档案馆信息资源共享就有了可实现的前提, 因此, 可以有效整合电子文档资源, 录入档案信息库, 提高档案信息的利用效率, 满足师生的利用查阅要求。

(三) 统筹规划, 实现档案多元化服务目标。

信息化背景下, 高校档案信息资源的使用价值需要在广泛的共享与利用的过程中得以实现, 因此, 这就要求档案馆工作人员统筹规划, 开展多元化服务。一是要突出档案网站的作用, 创新档案提供利用服务方式。依靠档案的网站积极开展宣传作用, 提高存档档案利用率, 丰富档案信息资源, 开展电话及网络咨询业务, 如公开档案可在线浏览其电子版、及时回复留言板等服务方式加强和利用者的沟通交流。二是扩大高校档案信息资源的接收归档范围。除了接收《高等学校档案管理办法》中规定的必须归档档案门类, 还要积极继续增加档案的存档种类, 尤其是体现各高校自身发展特色的优势档案资源, 如征集校友手中存有和学校历史相关的珍贵实物档案等。三是搭建高校与各校友会互动平台, 主动发布可公开的档案信息资源, 及时回复校友对于所需档案的查询和利用请求。同时, 高校档案馆要加强和联合高校其他职能部门的沟通交流, 发挥自身的档案信息资源存储优势, 以档案网站为基础, 开设档案馆与校内机构、公共机构的信息互动平台, 主动地根据各方校友的需要推广馆藏可公开利用的档案信息。

四、结语

高校档案馆作为记载高校发展的信息资料库, 理应承担面向广大师生, 甚至面向社会全方位服务的责任。在信息化飞速发展的现代社会, 高校档案馆应当积极适应信息化环境, 确定可以公开对外的档案种类, 对馆藏信息资源进行整合, 加快档案信息化建设进程, 树立全局服务理念, 拓展档案馆的业务服务功能, 创新服务模式, 实现档案多元化服务目标, 以便更好地为高校师生服务, 为高校的数字化校园建设发展出力。

参考文献

[1]张东华.网络环境下档案信息资源整合探讨[J].档案学通讯, 2005, 3:74~77

[2]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯, 2011, 2:91~94