高校数字档案馆建设

高校数字档案馆建设（精选12篇）

高校数字档案馆建设 篇1

随着高等教育信息化进程的不断加快, 高校在网络通信基础设施和信息系统服务等方面都有了较大发展, 近几年许多高校提出了建设“综合校务管理与信息服务系统”的目标, 它遵循统一规划、统一实施、统一平台、统一管理的原则, 实现应用整合、数据集中、资源共享。“综合校务管理与信息服务系统”的提出, 可以说是高校信息化建设的进步和发展, 高校数字档案馆作为其核心应用支撑系统之一, 正逐渐被提出并受到广泛的关注, 已成为各院校档案信息化建设的重点工作。所谓高校数字档案馆建设, 就是在信息化技术基础上, 利用计算机网络技术、多媒体技术、通信技术等手段, 对高校在教学、科研、管理等各个环节和工作中产生的具有档案保存价值的电子文件进行存储、管理和维护, 实现资源的共享。

一、推进高校数字档案馆建设的必然性

1.是贯彻国家对电子文件管理的战略要求。近年来, 电子文件的数量急速增长, 如何管理和利用好这些电子文件成为研究的问题。从20 世纪末开始, 国家档案局和有关部门开始研究制定与电子文件管理有关的标准, 到目前为止已经出台了一系列国家标准和档案行业标准。如:CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求、电子文件归档与管理规范、纸质档案数字化技术规范、公务电子邮件归档与管理规则、电子文件归档光盘技术要求和应用规范、文书类电子文件元数据方案等等。随着标准建设步伐的加快, 我国电子文件管理将进入一个新的发展阶段。国家档案局在2002 年提出了推进档案信息化建设的任务, 2002 年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 使数字档案馆的建设有了宏观依据。2011 年《国家电子文件管理工作规划 (2011—2015) 》中明确要求档案部门要强化管理责任, 各级档案馆做好具有永久保存价值的电子文件的接收和保管工作;要规范电子文件归档的管理系统, 强化电子文件管理系统的安全保密措施等等。这些对电子文件的归档和管理提出明确的战略要求。

2.是电子文件产生到一定阶段的必然要求。各个高校办公自动化和数字化校园的建设都取得了较大的发展, 特别是文件管理上实现了网上公文流转审批, 为数字档案馆建设奠定了基础, 但在这个过程中也出现了许多问题。一是由于当初对档案信息化建设认识程度不够, 不少高校校园信息化总体建设规划没有考虑档案信息化建设, 档案管理不能够对电子文件归档实施前端控制, 更缺乏与之相配套的档案管理系统。二是由于在早期的信息化建设中, 高校各部门往往各自为战, 缺乏统一平台, 缺乏统一整合。因各类工作业务不同, 使用的管理软件各不相同, 产生的电子文件格式也不同。各高校的教务管理、研究生管理、OA系统、财务管理、资产管理、科研管理等系统, 以及各部门、学院的门户网站等都是产生重要电子文件的源头, 但高校档案部门在对电子文件归档问题, 无从下手, 造成很多数据、电子文件游离在档案管理系统之外, 成为一个个“信息孤岛”“、应用孤岛”。

由于问题的出现, 使得高校管理者开始转变观念, 不断完善校园信息化建设, 纠正偏差, 并且认识到在校园信息化建设过程中, 需要统筹规划, 资源共享, 通过系统平台的整合, 促进信息技术在各部门各环节的深入应用。在这个过程中, 档案信息化的建设逐渐得到了重新审视, 对电子文件归档和信息资源共享利用方面有了更迫切的要求, 这就使得高校数字档案馆的建设有了现实的可能性。

3.高校“综合校务管理与信息服务系统”的建设为数字档案馆建设提供了统一平台。所谓的“综合校务管理与信息服务系统”就是以统一的数据资源平台、统一的信息服务平台、统一的运行管理与安全保障体系为基础, 以学生、教师、资产三类学校主要管理对象的全生命周期管理为三条主轴, 以教学管理、科研管理为纽带, 以信息资源共享为基础, 实现学生、人力资源、资产、教学、科研、财务、档案、图书等校务管理业务间的高效协同。由此, 可以看出“综合校务管理与信息服务系统”的建设, 使档案管理系统纳入学校信息资源综合管理系统之中, 最大限度地保障了信息的来源、信息的整合、信息的共享。建立统一身份认证系统、工作流管理系统和应用服务器中间件, 为应用系统的可靠运行提供统一支撑。目前在大连海事大学档案管理系统建设中, 通过组织机构和人员身份统一认定, 实现一次登录, 可以登录校园各个管理子系统, 待办事宜统一整合, 充分体现了统一门户统一身份、数据共享的优越性。

二、基于“综合校务管理与信息服务系统”下的高校数字档案馆建设的三个着眼点

1.高校档案管理系统的研发是数字档案馆建设的首要任务。高校档案管理系统的建设是实现数字档案馆的基本保障, 应按照电子文件的前端控制原则和全过程控制原则, 除了具有传统的档案管理八大环节之外, 还要建立预卷功能, 与“综合校务管理与信息服务系统”中OA等其他业务系统数据无缝对接, 实现跨部门的信息资源梳理、整合、共享, 保证电子文件信息资源的齐全、完整, 准确、可靠, 可以说它是一个集成平台。一个功能强大的档案管理系统, 应该能够实现高校档案管理的“四化”。一是实现档案收集的网络化。在线指导立卷、移交、审核、归档入库, 协同办公平台 (OA) 收文、发文、签报等自动网络归档, 学生、人事、财务等系统平台电子文档网络归档等;二是实现档案保管的网络化。远程库房管理, 通过网络管理库房门禁系统库房温湿度监控等, 集成校园一卡通、身份证等多种身份识别方式以及档案条码管理等;三是实现档案利用的网络化。在线检索、在线查借阅、在线申请审批等, 提供远程的、持续的档案利用服务;四是实现协同管理的网络化。协同待办事项提醒;归档、审批、利用全流程监控, 兼职档案工作人员管理、归档质量评估等。

2.资源建设是高校数字档案馆建设的核心内容。开发建立高校档案管理系统等各种信息管理和利用平台, 只是建设数字档案馆的一部分, 相当于拥有了“车”, 但还必须拥有“货物”, 就是数字档案资源, 这是数字档案馆建设的核心, 因为档案馆的基本功能就是档案的存储和利用。如果没有数字档案资源, 再好的档案管理系统也是“无源之水, 无本之木”。要保证数字档案馆“水源充足, 源源不断”, 必须抓好三个资源, 一是档案管理系统中的实时归档电子文件。通过档案管理系统与形成、处理现行电子文件信息的OA系统等业务系统的无缝链接, 真正实现对电子文件的前端控制, 实现网络实时归档;二是将原有档案电子数据迁移。在数据库建设中, 一定要尽可能利用过去已建数据库, 将其数据转入新的系统, 做到原有数据不废、不重复录入, 能够根据需要导入导出;三是现有纸质馆藏的数字化。目前许多高校都在分批地将一些常用和重要的档案进行数字化, 在资金允许下可外包给档案数字化公司, 通过扫描、处理、采集、传输等工作, 将数字化的档案与档案管理系统挂接, 方便今后数字档案的利用。

3.资源开发利用是高校数字档案馆建设的最终目的。档案管理的目的是利用, 数字档案馆的建设目的也是更方便地提供电子文件的利用和电子信息的服务。在各个高校普遍采用的数字档案资源利用载体主要有: (1) 建立高校档案馆网站门户。通过网站建立馆藏简介、通知公告、政策法规、查档指南、业务指导、展览介绍、史料研究等超链接, 为充分开发和利用档案信息资源创造了便捷的条件。 (2) 通过高校管理系统实现检索利用和在线查看。校内教职工可在线检索查看权限范围内的数字资源, 对数字档案资源的开放利用可分为两类, 一类是完全公开的档案信息;第二类是有控制查阅范围, 需授权才能利用的档案信息。 (3) 建立特色数字档案信息资源利用平台。通过利用计算机、网络、信息等现代技术建立的高校档案信息资源网络化管理平台, 不仅包括功能强大的档案管理系统, 还包括结合高校档案利用的特点, 建立的一些特色档案信息资源网络服务平台。在高校中学籍档案是特色档案, 利用率也比较高, 可以针对利用要求开发不同专题的利用平台, 如开发学生成绩翻译管理系统、研究生论文检索系统等等。这部分电子资源的利用往往需要档案馆开发相应的数据自动读取模块, 把校内教务系统、研究生系统等业务系统中产生的结构性数据根据预设的规则自动抓取过来, 转换后存入档案数据库, 便于档案馆出示毕业生学生成绩单等服务利用工作。

三、高校数字档案馆建设需要注意的问题

1.统筹规划, 顶层设计。高校数字档案馆的建设是一项复杂的系统工程, 首先需要充分的调研和论证, 科学地制定本校的建设规划和具体实施方案。制定规划要考虑分期计划, 循序渐进, 在具体实施方案中, 特别是在实施起步方案中一定把数字档案馆建设基础内容抓好。其次是统一档案信息化的技术标准, 结合本馆实际, 制定出具体的实施细则和技术规范。

2.部门协调, 加强沟通。高校数字档案馆的建设只靠学校档案馆一个部门难以推动和实施, 它的建设不仅涉及档案馆工作的各个方面, 也与学校各个业务部门的工作密切相关, 需要协调整合各部门的数据。因此, 有了问题和困难, 协调和组织就显得尤为重要。目前, 在各个高校都设立了信息处或者信息中心, 负责全校的信息化建设工作, 档案馆要充分依靠信息处的统筹协调作用, 推动工作。

3.资金到位, 分期投入。高校数字档案馆的建设要分阶段、分步骤进行。在建设初期投入较大, 需要开发软件、配置设备等, 一定做好实施计划, 分好轻重缓急, 首要保证档案管理系统中基本功能模块的开发, 在后续建设中再进行系统功能扩展及其他特色平台建设、馆藏数字化等。所以把数字档案馆的建设列入高校信息化建设规划之中, 由学校统筹安排资金, 这样才能保证前期投入到位, 后续运行保障。

4.技术支持, 人员保障。高校数字档案馆的建设需要有能够承担档案信息化建设的专门技术人才。有的高校的档案管理系统是招标软件公司专业人员开发的, 有的是高校自行研发的, 但无论哪一种, 对于高校档案馆来说必须配备既懂得计算机技术, 又懂得档案业务的人员, 并且参与系统开发和建设, 保障建设中业务要求和技术相吻合, 负责系统的日常维护, 保障数字档案馆的持久建设和运行。

摘要：高校数字档案馆的建设和发展离不开学校整体信息化建设, 文章探讨依托于“综合校务管理与信息服务系统”建设背景下的高校数字档案馆建设的必然性, 提出了建设高校数字档案馆的三个着眼点, 分析在建设中应该注意的问题。

关键词：综合校务管理与信息服务系统,高校数字档案馆,必然性,建设

参考文献

[1]谢军.数字化校园环境下的高校数字档案馆建设[J].办公室业务, 2011 (S1) .

[2]岑琳焕.档案信息化建设的问题及对策探析[J].办公室业务, 2012 (3) .

[3]单士艳.档案信息化建设问题之管窥[J].黑龙江档案, 2012 (1) .

高校数字档案馆建设 篇2

论高校数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究

档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径.我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展,还要应对档案数字化建设中出现的.新的问题给我们带来的挑战,创新管理和服务理念,促进数字档案馆建设的健康发展.

作 者：苏梅 作者单位：河南大学,艺术学院,河南,开封,475001刊 名：文教资料英文刊名：DATA OF CULTURE AND EDUCATION年，卷(期)：2009“”(15)分类号：G47关键词：高校数字档案馆建设 现状 发展趋势 对策研究

关于高校档案数字化建设的思考 篇3

高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的工作趋势,是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。如何加强高校档案的管理是摆在每一个高校档案工作者面前的新问题。

一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而是大大增加了额外手工劳动的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作,大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路,各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,基本上都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺乏全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆数字化建设的经费非常有限,无法购置好的软硬件,建立高起点的档案馆数字化模式,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题,如何顺利推进高校档案数字化建设,高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前,应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握,有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中,必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑,才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提,加强各类标准的制定工作,在遵循国家专业标准的前提下,根据自身特点,制定更为具体和切实可行的部门标准,才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力,注意适用、节约,不能盲目地追求“高、精、尖”,需与本单位的具体情况相结合,追求经济投入的最小化,实现效益的最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富,在进行数字化建设时,如果要把全部馆藏都转化为数字化信息,不但任务繁重,耗费大,且毫无必要,应选择利用率高的档案优先实施数字化,在计划上重点筹划,在人力、技术以及经费上保证重点,突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,因此,档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的,要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代,高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战,适应档案数字化管理的迫切需要,着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础,以复合型人才为重点的指导思想,要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作,应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理,然后再考虑学校特色档案,利用率高的档案等情况由点到面,分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用,将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查,改变过去坐等上门的被动服务方式,通过走访调查,了解用户需求,宣传介绍档案馆馆藏档案的信息,主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点,制定一套特定的规章制度,如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献:

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》,2003年5月16日。

2、张照余:《档案信息网络化建设研究》,中国档案出版社,2001年。

3、向立文:《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》,《档案学通讯》,2004年第1期。

4、杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001年。

浅谈高校数字档案馆建设 篇4

一、数字化管理对高校档案工作的深远影响

1. 对档案利用工作服务职能的影响。

数字化档案管理可以冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为档案利用者提供高效、优质的服务。随着档案数字化的逐步发展, 档案利用者只需借助联网计算机, 即可不受任何时间、空间的限制, 在任何地点和任何时间进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息, 实现网上查询和网上阅览, 工作效率得到极大提高。

2. 对高校档案馆业务工作的影响。

高校档案馆为各级部门设置相应权限后, 各部门可根据自己的权限范围通过互联网查阅与自己相关的文件, 并注上处理意见, 年终归档时, 只需向档案馆移交一份分类组卷清单, 把数据按档案数据格式通过网络传输到档案管理系统数据库中即可。

3. 对高校档案馆职能的影响。

随着计算机技术应用领域的深入拓展, 数字化档案已成为“无墙界档案”, 档案馆正逐步由档案实体的保管基地向档案信息控制中心转变, 档案的鉴定、整理和编目工作的中心不再是文件实体, 而是文件的活动意图。这就要求高校档案馆要更好地了解文件形成的整个过程, 通过鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值, 重视信息系统与文件形成者的相关文献之间的有机联系。

二、加强高校数字档案馆建设的有效措施

1. 实现档案管理自动化。

建立高校档案馆工作的自动化系统, 由计算机代替手工完成各项业务工作, 将计算机技术普遍应用于档案编目、检索、统计、鉴定等档案管理的各个环节。

2. 加强馆藏档案数字化建设。

通过手工著录、扫描等形式, 将档案信息全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机和各类存储器中, 完成现有高校档案馆的各种物理载体形式的馆藏档案信息向数字化转化, 这是数字化资源建设的重要基础工作。如纸质档案数字化, 照片、底片档案数字化, 录音、录像档案数字化等。

3. 加强数据库建设。

高校数字档案馆建设涉及到档案工作的各项业务活动, 需要在各个环节建立相应的数据库, 其中包括档案全宗目录库、案卷目录库和卷内文件目录数据库、重要电子文件全文数据库、多媒体档案数据库、库房管理数据库、档案借阅利用数据库和各种档案编研信息数据库等。此外, 高校档案部门可根据高校档案工作的实际情况进行专门档案的数据库建设。如科研项目档案的科学管理, 是高校科学技术研究工作中的重要组成部分, 是维护高校经济利益和知识产权的一项重要内容。通过建立重大科研成果数据库, 可促进高校科研成果档案信息的推广应用, 促进档案信息价值的实现。

4. 加强文档一体化建设。

文档一体化管理方式是数字化档案归档管理的根本方式, 它可以保证归档数字文件的内容、背景、元数据等信息的完整性, 避免文件形成背景、运行环境等信息的丢失或损坏。目前, 高校的行政管理工作日益趋向办公自动化, 校园网建设已达到成熟阶段, 数字化文件归档将是一种很便捷的方式。首先, 文书处理人员通过计算机直接拟稿、核对、定稿, 直至形成电子文件, 形成文件只要被确认有保存价值, 系统就会对其自动归档并给予档号, 已归档的电子文件通过网络在档案部门的监控之下, 完成逻辑归档。档案部门将逻辑归档的电子文件集中下载并脱机保存到存储介质上, 就实现了物理归档。然后, 分类、立卷、编目等档案实体的整理工作将被多途径的电子检索系统所代替, 所有的档案信息线索可以借助计算机的逻辑判断功能, 多途径、多角度的组配, 组成各种虚拟卷。最后, 为了保证电子文件的原始性和具有保存价值, 数字化档案的价值鉴定工作被提前到文件管理系统的设计阶段, 要求电子文件一经产生或形成, 系统就通过设计好的程序对其进行自动鉴定, 判定有保存价值则给予档号自动归档, 并进入档案管理监控网络中。

5. 加强档案馆网络化建设。

目前, 许多高校已建立了局域网, 实现了信息的区域性传输、交流和共享, 这为数字档案馆提供了良好的网络环境, 也为档案信息服务工作提供了较好的物质基础和技术支持。高校档案馆应建立自己的主页和服务器, 以便远距离、快速度、高质量地传递档案信息。主页设计可包括学校概况、档案馆全宗介绍、档案馆服务功能和范围、档案管理工作制度及档案馆编研信息等。档案馆主页可链接到校园网, 供广大师生和科研人员查阅利用, 为学校教学、科研、党政管理工作服务。

三、高校数字档案馆建设应注意的几个问题

1. 制度体系建设问题。

高校数字档案馆要根据数字档案的特点, 建立健全档案数字化管理制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等。要明确档案馆的监督指导职能及权限, 处理好档案馆与馆藏档案的所有权、使用权、监督权的关系, 保障档案形成者的合法权益。

2. 网络环境下档案信息的安全保密问题。

为保证档案信息的安全保密, 要采取技术措施对其进行安全控制。对于涉密档案应根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围, 设置不同的密码和访问权限。普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员;高密级的档案信息禁上互联网, 只可在本单位内部的局域网上按查询权限访问。

3. 数字档案馆建设的人才问题。

数字档案馆建设的难题 篇5

数字档案馆建设的难题

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生,数字档案馆的`研究和建设成为我国档案界关注的热点.数字档案馆与传统档案馆相比,有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点,使传统的档案馆望尘莫及.

作 者：赵晓东 作者单位：黑龙江省妇女干部学院刊 名：中国科技财富英文刊名：FORTUNE WORLD年，卷(期)：“”(8)分类号：G27关键词：

高校数字档案馆建设 篇6

【关键词】高校独立学院 档案管理 数字化建设

一、前言

信息时代的发展改变了生活的方方面面，同时也推动了包括档案管理数字化建设在内的高校数字化建设。档案作为一种原生信息资源，对独立学院的运营有着重要作用。

二、独立学院档案管理数字化建设意义

（一）以个体带动整体，推动高校数字化校园的建设

独立学院是我国高等教育办学模式的一种创新，它更新了教学运行机制，推动了我国高等教育的可持续发展。在独立学院办学规模逐步扩大的背景下，档案管理工作也更显重要，加强独立学院档案管理信息化建设刻不容缓。建立独立学院档案管理数字化，不仅为独立学院档案管理过程中遇到的问题提供了有效的解决方法，还为高校数字化校园建设提供了可借鉴的先例和经验。

（二）贯彻以学生为本的管理理念

学生檔案对学生而言是非常重要的材料性文件，是记录学生在校期间学习生活的文件。独立学院作为高校的独立分支，档案资料多，在尚未完全实现数字化管理的前提下，管理档案有一定的难度。开展学生档案数字化管理后，能大大缓解管理困难的局面，简化管理流程和削减档案管理人员，贯彻以学生为本的管理理念，更好地服务于学生，也能让学生们对校园档案管理更放心。

（三）搭建现代化办公平台

数字化管理学生档案有利于学生掌握自己的档案资料，同时，学生在校时的各种档案也能及时有效地被收集起来。在将学生档案由纸质版转换为电子版后，利用信息网络技术，搭建现代化办公平台，使档案的收集、查询、共享一体化，方便了学生及用人单位自动查询信息。

三、独立学院档案管理数字化建设不足之处

（一）缺乏数字化管理意识

在信息化时代，高校档案管理工作对信息网络技术的依赖日益加深，学生档案管理工作必须要有效利用计算机。但是许多独立学院管理学生档案依然采用传统纸质化管理模式，没有意识到数字化管理的巨大优势和重要意义，数字化管理意识薄弱，阻碍了独立学院档案管理数字化建设。

（二）缺乏数字化管理人才力量

独立学院学生数量多，各种档案资料多，档案管理工作复杂，任务重，很少有人愿意从事学生档案管理的工作。独立学院档案管理数字化建设需要很多优秀的计算机人才和档案专业管理人才，而这些都是独立学院所缺少的人才。

（三）缺乏数字化管理物质力量

独立学院学生档案管理数字化是一项非常复杂的工程，除了需要优秀的计算机人才和档案管理人才外，还需要档案管理设备和应用软件。但是许多独立学院不肯或不能在学生档案管理上投入资金购买设备或聘请专业档案管理人才，影响了学生档案管理的数字化进程。

四、独立学院档案管理数字化建设提升的措施

（一）培养并积蓄人才

学生档案管理的前提是需要管理者。为推动学生档案数字化建设，独立学院首先应大力培养专业的、经验丰富的档案管理人才。如果没有这样的人才，可以先从现有人才抓起。提升本院原有人才的业务技能，对他们进行集中的计算机技术培训，增强档案管理人员的安全保密意识，对档案管理人员的信息登记入册，加强管理，对他们进行定期的国家相关管理规定政策的培训，储备本院学生档案数字化的管理人才。

（二）大力投入物质力量

独立学院若真想推动学生档案数字化建设进程，就必须在培养、积蓄人才的基础上，加大投入，购买专业档案管理设备，更新学生档案管理系统的办公设备，购置丰富的影音视频资料和计算机硬件设备，同时加强网络覆盖，提升网络速度，满足管理需要。

（三）贯彻以学生为本的理念，增强数字化管理意识

增强学生档案管理数字化意识对于提升独立学院档案管理水平具有重要意义。独立学院管理人员应及早摒弃传统纸质版的管理模式，积极学习计算机网络技术。学院应建立完备的电子政务系统和智能化的档案管理系统，强化学院管理者的数字化档案管理意识。同时，贯彻以学生为本的理念，档案管理员应强化为学生服务的意识，简化学生查询、打印档案资料的流程，注重解决学生档案管理的实际问题。

五、结束语

在社会信息化程度不断提高和数字化校园建设不断加快的今天，传统档案管理模式的弊端日益显现出来，高校档案管理数字化已成历史必然。独立学院档案管理事业起步晚，因此更要加快建设的速度。实现独立学院档案管理数字化建设，不仅可以为独立学院本身的发展服务，还可为高校数字化校园建设提供借鉴。

【参考文献】

[1]毕伟大.浅谈独立学院档案数字化建设[J].兰台世界，2014（20）：35-36.

[2]赖凡.论高校档案管理的数字化建设[J].济南职业学院学报，2015（06）：119-120.

[3]黄元旦.论高校档案管理数字化建设[J].黑龙江档案，2013（06）：21.

高校数字档案馆建设 篇7

一、数字档案馆的优势

1. 便捷的传递和存储。

数字档案馆可集成和保存影像、声音和文字等各类内容, 并利用计算机任意编辑和组合, 在使档案内容丰富的同时, 增加了档案的可视性、可读性和编辑性。

2. 信息存储容量大。

一个ROM光盘和一张CD, 有着650Mb的存储, 和10万张的图形信息及1000册30万汉字的图书, 有着相同的存储量。

3. 浏览和检索便捷。

因为数字图书馆按照自身的逻辑关系组成网状结构, 彼此间相互联系, 同时具有全文数据库的结构。所以借助关键词, 并通过检索软件和数据库, 将用户所需要的资料, 迅速而便捷的查找。这样在使检索效率提升的同时, 也大大地方便了用户的检索。档案管理人员在网络平台上, 还可进行档案的归档、整理和收集, 最终实现资源信息的共享。电子档案在网络环境下, 可同时被多人在不同的地域内进行下载、浏览和访问, 同一份电子档案可在同一时间内服务于不同的用户, 这样会使档案的利用率大大提升[2]I0321。

二、高校建设数字档案馆的意义

1. 解决了“信息孤岛”问题。

对于高校档案建设而言, 信息孤岛是一个普遍的问题, 由于各个高校有着不同的应用平台结构, 不仅数据有着较低的关联度, 而且比较冗长, 这样就出现了大量的信息孤岛。在利用数字信息资源时, 需要在平台系统逐个进行检索。对所需信息进行读取, 不仅耗力耗时, 还与信息化建设的初衷相违背。而数字化档案馆的建设, 有效地解决了信息孤岛问题。

2. 实现了信息的高效检索。

目前, 处理海量信息的瓶颈, 是如何实现数字图书馆中, 信息的检索、管理和组织, 它已经成为国内外研究的热点问题。传统的信息检索方法主要是基于文本描述和外部特征的检索, 无法对信息的实质内容和语义的关系进行表达和解释。而作为一项关键性的技术, 基于内容的检索技术, 有效地解决了这一问题[3]56。这是一种基于内容特征的检索, 通过检索上下文语义环境和媒体对象内容, 实现一种快速的检索。基于内容的检索, 将传统的基于文本检索的局限性进行了突破, 通过直接分析音频、视频和图像的内容, 抽取语义和特征, 实现高效的检索。

3. 档案管理信息化的要求。

将现代信息技术应用于档案管理活动中, 管理和处置信息资源, 为社会提供更好的服务, 实现档案的重心由档案实体转变为档案信息, 加速档案管理的信息化进程, 是高校档案工作的发展趋势。随着现代科学技术的普及, 在高校管理中, 开始广泛应用各种程序、管理系统和信息传输, 这样传统的档案管理工作已经无法与新形势的需求相适应。高校档案工作发展的必然需求, 就是建设以信息化和现代化管理为标志的数字档案[4]174。

4. 档案管理规范化的要求。

随着与日俱增的高校档案馆藏数量, 现行的存储往往具有非常有限的空间, 而数字图书馆的建设, 恰恰能够缓解以上问题。在档案管理中, 正逐步引入档案数字化, 其关键技术是网络技术, 档案的利用、整理、鉴定和形成, 所受到的影响都非常深刻。而电子档案的重要性, 主要体现在档案一体化的信息资源开发和规范化及科学化的管理流程。

5. 档案充分开发利用的要求。

在高校信息化工作中, 和现代化管理技术有机结合, 将档案信息资源充分的挖掘出来, 以实现数据的共享和档案信息数据最大化的聚集。将档案信息的社会价值和经济价值充分的彰显, 改革传统的档案工作, 积极建设数字档案馆建设。

三、数字检索技术的特点和在高校数字档案馆建设中运用

1. 基于内容的数字检索的特点。

作为一种基于文本的检索方法, 传统的信息检索主要是通过多媒体文件, 包括视频、音频和图像, 建立关键词, 或者索引信息为附加描述信息及文本标题, 建立关键词和存储路径之间的联系, 数字文件的检索通过传统的关系数据库技术来实现。有以下的局限性存在于这种基于文本的检索方法中:由人工主题标引这种多媒体文件, 有着烦琐的工作, 无法与大量实时出现的新资料适应, 内容描述的主观性也不能通过人工注释来解决, 无法对在多媒体中蕴含的丰富内容进行描述。为了解决以上弊端, 改变和突破传统基于文本的检索方法的缺陷, 产生了一种新的数字检索方法[5]18。其核心思想是根据多媒体的特征和内容, 建立一种计算机的自动检索, 对目标对象和查询对象之间的相似距离进行计算, 检索条件是依据相似度匹配结果进行。它扩展了传统的关系数据库, 并具有以下几个显著特点:不必进行人工标引, 规避了烦琐的工作, 通过自动提取和识别视频、音频和图像等内容, 将相似匹配作为查询目标, 进一步提高了检索结果的检全率。

2. 数字检索技术在高校数字档案馆建设中运用。

随着不断深入的数字档案馆的建设, 随之日益增加了各种数字化的多媒体档案。在数字档案馆环境下, 档案馆的服务方式和管理对象也发生了根本性的改变, 各种录像档案也变成了视频档案。传统档案馆的基本功能也被数字档案馆所继承。所以, 数字化档案馆建设需要解决的重点问题, 是录像视频的利用与管理。而其中一个非常重要的环节, 就是视频和图像的检索。在数字档案检索系统的开发中, 多媒体档案检索技术因为具有模糊化和自动化的特征, 而发挥着得天独厚的优势, 具体有以下几个方面的体现。

1.基于内容的图像信息检索系统。它是由三大模块组成, 即检索、查询和索引, 系统在索引模块中, 借助于基于内容的图像索引技术, 将图像中的特征和内容, 进行自动提取, 针对同一张图像的内容, 用户不同, 认识也就会有所不同。由于世界各地已经遍及数字档案馆用户。所以对同一份图像资料, 索引模块往往会将多种特征提取出来, 然后在建立基于图像特征的索引, 实现快速访问数据库的功能。同时, 还需要组合多种图像特征, 支持系统的查询服务[6]58。

查询模块是一个重要的接口, 可实现人机交互。一个良好的查询接口可将各种信息毫无阻碍的提供给用户。基于内容的图像检索系统结构, 往往提供示例查询和图像查询两种服务。由用户直接提供具体的特征, 是特征查询的特点。它在专业领域的查询系统中, 有着比较广泛的应用。因为数字档案馆面向全球用户, 是一种超大规模的知识中心, 无法做到让每一个客户都能给出待查图像的特征。所以在数字图书馆环境下, 一般都是采用示例查询的形式的图像信息检索系统[7]19。

2.基于内容的视频档案检索系统。它也是由三大模块组成, 既检索、查询和索引这和基于内容的图像信息检索系统有着相同的流程。但模块之间却不一样, 具体表现在以下几个方面的差异。

索引模块。由于视频内容包括动态和静态两种特征, 所以, 索引模块所提取的视频档案特征, 包括动态特征和静态特征两个方面。

查询模块。和其他静态档案及照片和图片有所区别的重要特征, 就是动态特征。它是用户对视频档案进行检索的主要内容, 它同时提供动态特征和静态特征的查询。查询模块也提供两种接口, 既示例查询和特征查询。由于视频档案流序列是二位图像, 所以关键图像帧被检索之后, 用户还可通过播放来快速存取或浏览视频片段[8]22。

总之, 在高校建设工作中, 数字档案馆建设是一项重要的工程, 它对高校在各个领域的发展, 起到了直接的影响, 并提供了可靠的信息服务, 促进了现代社会教育的发展。高校数字档案化建设还处于起步状态, 应充分借鉴国内外的先进经验, 不断加大人、财、物的投入, 以推动和促进高校信息化和数字化建设。而数字检索技术作为一个新兴的研究领域, 目前还存在着许多需要完善的地方, 还需要进一步的研究和发现问题。它所具有的模糊化和自动化的特征, 给人们带来了一个全新的视角, 促进了多媒体检索技术的日臻成熟和完善。随着不断深入的高校数字档案馆建设, 基于内容的多媒体检索技术结合传统的文本检索的方法, 一定会为数字档案馆的利用和管理作出贡献。

摘要：随着档案管理中广泛应用的网络技术和计算机技术, 高校档案管理的必然趋势就是档案的数字化。数字化档案建设可有效整合档案信息资源, 同时对数字档案信息资源予以丰富, 旨在实现资源的共享。

关键词：数字档案馆,检索技术,意义,运用

参考文献

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[2]李萍, 汤红.浅谈加快高校档案工作信息化建设[J].科技信息, 2010 (10) .

[3]田滨海, 韩虹.档案信息数字化建设是提高高校档案信息服务水平的必由之路[J].哈尔滨职业技术学院学报.2010 (4) .

[4]蔡丽萍.高校档案数字化建设实践与思考[J].档案管理.2011 (2) .

[5]史忠植.多媒体信息检索研究动态[J].计算机世界报, 1998 (3) .

[6]蔡巍, 刘玉照.基于内容检索多媒体数据库的构建[J].中国图书馆学报, 2000 (3) .

[7]赵一丹.数字图书馆中基于内容的多媒体数据查询和检索技术[J].图书馆学刊, 2001 (4) .

高校数字档案馆建设 篇8

1 数字化教育的档案馆建设的设计特点

数字化档案馆建设与以往的档案管理系统相比, 除了具有计算机化的档案管理以外, 更强调档案作为信息资源的理念, 更注重信息的共享和利用。为了最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享, 发挥档案信息的增值作用, 建设数字化档案馆一方面促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用, 从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革。另一方面, 也将促进档案部门在工作方式上的创新, 将使档案馆业务从单纯保管型向服务驱动型方向发展, 进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位, 促进高校档案馆的跨越发展。

数字化档案馆建设不能只认为是增加一些数字化设备、开发一些应用, 而首先要重在管理理念和系统设计上的创新。把数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设中, 通过分析数字化大学的建设对校园教学、科研、管理等方面产生的影响, 在设计数字化档案馆时, 考虑如下几点:

1.1 校园内计算机高度普及, 校园网覆盖了全校各个区域。

学生、教师可方便快捷地上网学习、办公和查询。基本实现信息传输网络化、用户端计算机化。

1.2 人们已习惯于通过网络传递信息。

部门间的信息传递, 通过网络进行文件的提交、传送和回复。传统的各种通知、消息被基于网络的信息发布系统和办公邮件所取代。

1.3 学校各类应用系统的建立和投入使用对学校档案管理理念产生新的影响:

应用系统一方面在给业务部门提供业务管理和事务处理的同时, 自动地产生了各个门类的档案实体凭证, 另一方面建立了与档案实体有千丝万屡关系的各类信息资源库。

1.4 资源共享呼声日甚。

除了信息设施的共享以外, 各部门更迫切的要求是对信息的共享。希望将各类应用的信息集成起来, 大家能够通过单一的访问点, 访问跨门类、跨系统的信息, 并获得多元化的信息服务。建立学校中心数据库或者说学校数据中心, 已引起了学校和有关部门的高度重视。

1.5 数字化大学将推进公共服务体系从其服务内容到服务形式都在更大程度上实现计算机化、网络化和智能化。

公共服务体系是为学校教学科研提供的支撑性服务体系, 包括网络服务、信息服务、教育技术服务、图书馆服务、博物馆服务、艺术馆服务等。

2 高校档案馆数字化建设中存在的问题

2.1 观念问题

高校档案管理意识薄弱, 对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构, 也制定了各种档案规章制度, 但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识, 对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄, 对档案立卷归档的业务指导不够, 监察、督办不力。通过数字档案馆的建设, 一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中, 使之成为高校档案管理的自觉行为, 从而提高高校档案管理质量。

2.2 技术层面的问题

2.2.1 高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息, 但是传

统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求, 需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

2.2.2 通信网络是传递数字化档案信息的基础, 远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。

目前, 我国互联网的传输速度较慢, 网络安全问题尚未解决, 这些都阻碍了数字档案馆的发展。

2.2.3 标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要, 但是

目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

2.2.4 高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的

共享, 将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输, 安全问题变得尤为重要。

3 相关策略建议

3.1 加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设, 标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究, 借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范, 通过这些档案标准化和制度的贯彻, 规范高校档案信息化工作。

3.2 重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上, 应依照国家标准并结合高校实际, 统一规划, 创新机制, 采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作, 最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

3.3 安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强, 加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站 (页) 建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 提高信息安全意识, 防止失密、泄密的发生, 确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库, 开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间, 对电子档案和音像档案实行专库管理。

3.4 重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目, 要根据建设需要, 培养和引进一批人才, 构建一支知识结构合理的档案工作队伍, 确保档案馆建设正常运行。

4 结论

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展, 为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步, 仍需依靠政府部门大力支持, 同时借鉴国内外先进经验, 不断推进档案数字化、信息化建设。社会信息化是21世纪的主题, 数字化档案馆已成为高校档案馆发展的趋势, 面对新的机遇, 我们应该牢牢把握, 以改革和创新的精神, 将高校档案馆现代化建设推进到新的水平。

参考文献

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.

[2]宋筠.高职院校电子化档案应用初探[J].考试周刊.

高校数字档案馆建设 篇9

一、高校网上档案展览的多元探索

本文中,笔者主要以我国第一批本科院校中115所高校档案馆的网上展览为调查对象(其中,39所高校档案馆网站无法链接或是无相关网站。其余76所网上展厅栏目名称不一,主要体现出26种,如网上展厅、馆藏展示、网上展馆、精品档案等),分别从20个省份,3个自治区,4个直辖市中的高校进行抽查。时间段选择的是2013年9月至2014年1月。笔者就网上档案展览调查的主题、内容、展览文字信息说明的详备、访问人数统计等展开量化分析。

1.展览主题。通过对各高校档案馆网站主题数量、相关内容调查及归纳,展览主题一级标题从数量上1—4个不等,从主题层次设置上看,一级标题直接显示的二级标题内容有若干个。如中国农业大学馆藏展示专栏中,一级标题下面直接显示了馆藏介绍、百年名人展、百年校庆礼品展等5个二级主题。从主题内容看,80%高校档案馆展览主题以名人风采(历任校长、名人名家)、校园风貌、校史展、纪念展、专题展、学术成果、毕业合影等,所占比例如表所示。

2.展览形式。网上展览主要是人们运用计算机技术、信息技术等将档案馆的馆藏文件、珍品等以图、文、声、像结合方式展示给观众。此次网上展览调查中,75%的仅有图片展,其中99%的图片不能自由缩放浏览;20%的有视频、音频技术展示,而采用动态虚拟场景技术的只有中国地质大学、南京大学校史馆网上展厅,占2%,如图所示。

3.浏览便捷度。浏览网上档案展览是否便捷,取决于网上展厅的档案信息资料的整体布局、设置搜索、查询是否合理。它直接影响用户对该网站、展览的第一印象及使用情况。据调查体验,除个别如清华大学、北京师范大学等几所档案馆网站中的展览栏目无相关内容链接外,92%能以正常的网速打开浏览,相关主题与内容描述基本一致,并有文字辅助说明。

4.展览信息更新。各馆网展信息是通过网络宣传,用户可以通过档案网络了解、把握到最新动态的展览信息。但从本次调查中发现,仅有6%的展览信息更新至2012年,其余的普遍在2006至2011年之间。总体上,展览信息更新速度缓慢,不利于网展信息的快捷、有效传播及利用。

5.与用户互动情况。通过走访体验,我国高校档案馆的网上展厅与用户互动甚少,基本处于初期探索阶段。当前,与用户互动主要体现在联系电话、电子邮箱、在线咨询方面,唯有四川大学档案馆网上有服务测评表。92%的有联系电话,33%的有电子邮箱,在线咨询22.6%,服务测评表使用仅有1%。

6.访问人数统计。经统计,约36.5%档案馆网站设有访问量统计,大部分档案馆并没有引起重视。档案馆访问人数总量平均在5—6万之间,日均访问量平均13—25人;其中,上海交通大学、中国地质大学、同济大学等几所高校访问量较高,达到12万以上,南京大学访问量达到600万左右,日均访问量2000人。网站设置访问人数的统计,有利于对用户使用档案信息、关注档案信息情况有一定的了解及把握。

经过统计和分析,我们仍然能够看到种种弊端。(1)展览主题单调,信息内容少。从调查的115所高校档案馆网站,90%的展览主题主要以名人风采(历任校长、名人名家)、校园风貌、馆藏珍品、校史展为主。少部分的纪念展、专题展、成果展是为了配合学校宣传需要而进行的主题展。其中大部分展览内容是对传统展览的“复制”,未经处理就以照片形式原样上传及发布,大部分图片只配有简单的名称介绍,缺少文字深入的诠释,用户无法深入了解相关内容。(2)展览信息更新速度慢,宣传力度弱。经统计,6%的展览信息更新至2012年,其余的普遍在2006至2011年之间,大部分网站一或两年更新一次,有些甚至近几年并未进行更新,许多档案馆对展览信息维护、更新缺乏持续性。通过部分网站访问量统计发现,每日人数总量均在10—12人之间,访问人数少。(3)展览技术水平不一、整体网页设计美观不够。从展览的实现形式看,75%的网展是照搬传统展览图片的形式展出,20%的将声、像相结合,进行了视频、音频技术展示。在许多网站中,更新的展览消息没在主页中得以体现,新消息的发布往往是最吸引用户眼球、提高公众访问量,网站设计的同时应考虑与用户双向互动的功能。

二、高校档案馆数字化建设的路径反思

1.顶层设计:以重点馆突破实现平衡发展。当下本科院校网上档案展览建设水平不平衡,究其原因,主要在于各地区、各馆的重视程度不一。同一省市的档案馆网展在展览主题、内容、形式和更新速度等方面都存在较大差别;总体上,北京、上海、广东、江苏、湖北地区网展建设水平较高。针对档案展览建设存在发展水平不平衡问题,一方面,各馆应重视网上展厅的建设,只有档案馆人员认识到网上展览的重要性后才能花精力和时间去办好展览,吸引更多领导、学生及社会群体的关注,赢得公众的认可,增进学校、社会各界的重视和支持[1]43。另一方面,要加强档案网上展览建设,需要档案数字化、多媒体等先进技术的支撑,因此,从宏观思路设计上,要重视各地区域平衡,以重点城市改革实现全面繁荣发展。

2.服务意识:保障有效展览信息的更新。从档案馆网站的访问量统计及在线互动情况调查发现,大部分档案馆网上展览与公众互动不够。有效的信息传递是指在展览之前、展览之中、展览之后各个环节中,使用户充分掌握与展览有关的各种信息[2]31。对于展前信息,大部分网站并未提前公开,因此会导致访问人数及利用率的减少。国外、港澳地区部分高校档案馆网上展览在展前就在网站主页宣传相关信息,并及时上传展览图片、视频等内容,让公众第一时间了解展览进行的情况。展后,要对公众关注度及反馈的信息进行整理分析,发现问题、解决问题,为今后的展览提供依据。及时更新档案网站开放档案信息,这是档案机构向社会公众延伸服务,也是保持较高查阅利用率的重要方面[3]。

3.内容建设:打造稀缺的内容产品。从上文可知,大部分网上档案展厅主要是为配合学校宣传需要进行的主题展,展览主题少、缺少特色。可从如下两方面丰富展览内容:一是档案部门应结合本馆、本校特色明确办展指导思想及方向,充分挖掘、利用馆藏档案资源,根据学生、社会群体的需求,采用不同展览形式,打造新颖、特色的展览。二是把握社会的发展方向,抓住时机,从展现国家新方针、新方向与推动社会文明发展为主题思想,拓展办展思维。因此,办展选材应以学生、社会群体的需求为主,集中各种力量做到最好,才能彰显展览的价值,增强展览在学生、社会群体中的认同感、归属感。

4.人性化设计:优化档案网上展厅的网页营销。简洁大方、布局合理的网页也是影响用户的因素之一。好的网站设计主要体现在色彩搭配、导航体系科学合理、浏览速度快等方面,另外,为使网站更加生动、丰富,设计时可以将背景、音乐、视频等融入进去。色彩搭配方面,各校、各馆可根据自身馆藏、人文历史特色运用,有助于色彩的识别性。整体版块设计,建议设置成主、副版形式[4]48。主版以图片为主,副版则链接信息、内容介绍,版块清晰、信息容量大,有利于公众在观展时对相关展览背景、内容有详尽了解。在线留言、反馈版块可与网站结合起来设计,另外增加意见建议交流互动版块、利用满意度调查表等,在设计过程中,我们应充分考虑公众互动的需求。构思精妙的网上展览,能充分体现学校教育、文化、历史信息,除了向区域内的学生、教师提供相关的档案知识、档案展览信息外,又向公众宣传了校史情况,增强公众的档案意识,加深对馆藏档案的了解。

摘要：本文对我国第一批本科院校档案馆的网上展览进行了走访,并展开调查分析,发现存在的问题,最后提出从顶层设计、服务意识、内容生产和人性化设计等路径,实现高校档案馆数字化建设的可持续性发展。

高校数字档案馆建设 篇10

一、我国高校数字档案馆建设现状

在我国高校数字档案馆建设中,南京大学数字档案馆建设走在了全国高校的前列,在学校的教学、科研、管理中发挥了重要的作用。南京大学档案馆自1983年就开始在全国高校档案界首次采用计算机管理科技档案信息,先后开发了七套档案管理软件,现已实现了部分馆藏多媒体档案数字化、档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化,并搭建起了数字档案馆档案信息管理平台,实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学档案管理现代化的工作起步于1989年,自2003年推行办公自动化,2004年开始电子公文网上归档,初步实现了文档一体化管理,到目前为止文档一体化管理已比较成熟。《档案学通讯》2009年第一期专稿《我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势》对东南大学的评价为“东南大学已初步形成了具有自己特色的文书档案管理模式。成为高校电子校务环境下电子文件前端控制与全程管理的示范”。上海交通大学档案馆自2003年起,实行纸质文件与电子文件对应配套归档,现已实现了纸质文件与电子文件的100%的配套归档管理。馆藏数字化率达到80%以上。运用多种先进技术建立了集成式的数字档案业务工作平台,结合档案门户网站和数字校史博物馆向校内外用户提供全方位的数字档案信息服务。2006年开始,重庆大学正式把数字档案馆建设列入《重庆大学“十一五”规划》,并载入2006年重庆大学党政工作要点进行全面推进。2007年实现档案基本业务从传统手工方式向依托计算机管理信息系统的网络化、自动化方式转变。2008年构建档案信息发布利用平台,实现日常档案服务利用的流程化管理,实现数字档案资源的网上授权查阅利用。档案查全率、查准率提高,档案服务质量和水平明显提高。迄今为止,重庆大学数字档案馆已经建立起由基于门户网站的档案服务利用、基于档案信息发布利用平台的自助式方式、基于现代通讯手段的档案咨询服务、基于电子阅览士和传统阅览室的基地服务构成的多途径、多元化的档案服务利用模式。复旦大学档案馆将档案管理系统与办公自动化系统结合起来,在全校各部门之间实现了数据共享。复旦大学档案馆已实现档案库房环境的全自动智能控制,并辟有特藏库房以保管珍贵档案,并在全国高校中率先实现了电子校务环境中的档案信息资源综合管理。综上可知,我国高校在数字档案馆建设方面取得了一定的发展,主要成就表现为:面向服务的档案管理软件的设计与开发、馆藏档案的数字化、文档一体化和办公自动化的实现。

二、我国高校数字档案馆建设存在的问题

随着世界范围内数字档案馆的广泛建立,我国高校数字档案馆的建设工作也在逐步发展,但由于正处于起步阶段做法还不够成熟,在取得一定成功经验的同时,也出现了诸多问题。

1、数字档案馆建设相关的法律法规不够完善

虽然针对档案我国制定了一系列的法律法规,例如:《档案法》,《普通高等学校档案管理办法》,《保守国家秘密法》。但现有的法律法规中的内容并不能完全适用于数字档案馆建设的需求。数字档案馆有其特殊性,在数字档案馆的建设过程中为了构建数据库,必须要收集、整理、录入档案数据,这些数据存在个人隐私和知识产权方面的问题。此外,在数字档案馆的环境下,数字信息可以通过网络方便的传播,这也不可避免的会触犯个人的隐私权和知识产权。因此在数字档案馆建设过程中,我们需要制定相关法律以保护个人的隐私权和知识产权。除此之外,数字档案馆建设还存在数字档案的法律效用、档案信息采集的合法性、相关软件的所有权等问题,只有及时地对相关法律进行补充和完善,才能更好地保障数字档案馆建设的良性发展。

2、数字档案馆建设的基础理论研究相对薄弱

目前高校数字档案馆建设的研究,基本上是借鉴数字图书馆建设的研究成果,但这些规律和方法并不一定符合高校数字档案馆建设的实际情况。现阶段高校数字档案馆建设还处于起步阶段,人们对新型档案的认识还不够清晰,存档意识相对薄弱,并没有形成统一、有效的档案收集、整理、存储和提供利用的理论体系。

3、高校档案馆网站的制作不尽如人意

高校档案馆网站是高校档案馆面向大众的窗口,具有宣传、交流和服务的功能,在档案信息资源网络化建设中发挥着重要作用。但通过对全国多所高校的档案馆网站进行统计分析后发现,我国高校档案馆网站建设存在诸多问题,如:网页设计简单粗糙,可视性差;信息资源缺乏,可用性差;检索功能落后,服务性差;缺乏有效的沟通交流机制,互动性差;信息更新速度缓慢,时效性差。这对高校数字档案馆建设与发展非常不利。

4、缺乏专业人才

数字档案馆提供的是一个全新的工作环境,它要求档案工作者能够提供积极主动的、多种类型的服务。高校档案工作者需要从高校科研或者公共服务产生的海量的数据中有效的筛选、鉴别出有保存价值的档案数据,要完成这项工作必须要掌握一定的计算机和网络知识。现阶段,各高校档案馆工作人员中档案学专业的人士居多,对计算机和网络方面的知识掌握不足,这使得在数字档案馆的建设过程中存在一定的限制。

三、我国高校数字档案馆建设的几点思考

基于以上高校数字档案馆建设现状分析以及存在的问题,笔者认为高校数字档案馆建设应从以下几个方面考虑。

1、高校应转变观念,加大投入力度

数字档案馆是档案馆发展的必然趋势,建设数字档案馆是大学档案馆建设的必经之路。随着我国信息化资源建设的不断推进,各高校档案馆已充分认识到数字档案馆建设的重要性。从文档一体化、办公自动化、馆藏数字化等多个方面入手,加速数字化进程。数字档案馆建设是一个庞大的系统工程,需要巨大的资金支持进行网络平台建设、档案资源开发、管理系统开发、专业人才引进和培养等。目前,虽然我国各高校已加大了对数字档案馆建设工程的投资力度,但与其他西方国家相比,我国高校数字档案馆建设的投入还非常有限,这在某种程度上制约了我国高校数字档案馆建设的发展。从长远来看,数字档案馆具有广阔的发展前景和潜在的社会价值,而充足的资金投入是高度网络化、自动化的数字档案馆建设顺利开展和正常运作的最根本保障。除了国家应加大对数字档案馆建设资金投入外,各高校本身也要积极想办法利用社会资金进行数字档案馆建设。

2、高校应积极培养和引进复合型人才

复合型人才缺乏是高校数字档案馆建设所面临的共同难题。数字档案馆建设是个复杂的工程,它要求数字档案馆的管理人员不仅要精通档案学的专业知识,还要对计算机、网络等方面的技术有一定的了解。现阶段复合式人才极度缺乏,因此对复合式人才的引进和培养讲关系到数字档案馆建设能否正常推进,各种资源能否合理分配并发挥应有的效益,服务水平能否持续发展和提高的一个大问题。

在传统档案馆工作中,档案馆工作人员主要承担的工作是提供档案相关信息,然而在数字档案馆工作中,档案馆工作人员不仅要能对档案资源进行搜索、整理、编排,还要能够对档案管理系统进行设计和开发、安装和调试、操作和维护,并且要确保网络和系统能够正常运行。因此,在新的形势下高校数字档案馆对档案工作者有了更高、更全面的要求。然而,现阶段,我国高校数字档案工作人员的基本情况是:知识结构和年龄结构相对老化、计算机和网络知识严重缺乏、网络意识薄弱,难以适应高校数字档案馆建设和发展的要求。针对以上的矛盾,各高校一方面应对现有的档案馆工作人员进行培训,使其除了档案馆专业知识外,还能够相对熟练地掌握计算机和网络技术。另一方面,高校档案馆应发挥自身优势,创造更高的社会和经济价值,以吸引更多高素质人才的加入。在人才引进时,要从档案馆整体高度,考虑到档案馆总体的学科互补结构、年龄搭配结构等多方面的因素,建立合理的人才群体结构。

3、加强同专业法律机构的合作

目前我国数字档案馆建设的相关法律法规还不够完善,在数字档案馆建设过程中不可避免的涉及到知识产权、著作权、隐私权以及电子档案的法律效力等法律方面的问题。因此,各高校档案馆在数字档案馆建设的过程中要加强与专业法律机构的合作,在遇到相关法律问题时能够提供必要的法律咨询和专业的法律保障。

4、加强与同行之间的交流合作

数字档案馆建设是一个庞大的系统工程,任何一个高校档案馆都不可能独立完成数字档案馆系统的所有职能,各高校在数字档案馆建设过程中必须要联合起来,协调合作。高校档案馆馆藏丰富,档案类型复杂多样,档案数字化工作不是某一个高校就可以完成的。因此,在数字档案馆建设过程中必须要在全国范围内综合调研,根据各档案馆的实际情况,做出合理的分工,并制定统一的标准共同推进数字档案馆工作。

数字档案馆的最终目的是实现数据资源的共享,协作是实现资源共享的基础。数字档案馆的建设不仅需要政府经费和政策的支持,也需要全国档案学、计算机科学以及其他相关学科专家共同参与。

四、总结

高校数字档案馆建设 篇11

关键词：安全视角；高校档案馆；数字档案；档案保护；档案安全

中图分类号：F49 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.06.034

继此前火车票购票网站被曝有信息漏洞、社会保障系统曝出个人信息泄露的问题，信息安全的重要性已经提升到国家层面，十二届全国人大常委会第十四次会议进行二次审议的国家安全法草案，也在网络与信息安全方面提出了要求。高校档案馆作为对内提供历史记忆、资政资治、服务教学科研，对外体现凭证依据和高校档案信息开发服务的机构，其数字档案信息安全应受到极大重视。

数字档案馆是运用数字技术和设备，收集、管理并提供利用数字档案信息的系统。在信息化快速发展的今天，高校档案馆的数字档案保护面临着不断变化的状况，因此高校档案馆应当对症下药，制定相关机制、采取多种措施，开创高校档案馆数字档案保护新局面。

郑州大学档案馆内馆藏本校党政文书大事记、教学科研成果、专题人物、学生成绩等十几大类档案，年查询量达7000人次以上，本文以郑州大学档案馆对于数字档案保护相关工作为切入点，探讨当前高校数字档案馆数字档案保护的不足，以找到高校数字档案保护新方法。

1郑州大学档案馆数字档案保护机制

高校档案馆数字档案的开放和档案信息的保护始终是数字档案的内在矛盾。为了更好地实现数字档案信息的价值，在安全视角下，高校档案馆对于数字档案信息的保护可采取多种机制，但由于其开放性不如省市级档案馆，所以数字档案建设的相关配套设施还正处于趋于完善的状态，因此，明确当前高校档案馆数字档案保护状况对于高校数字档案信息的开发利用具有重要意义。现以郑州大学档案馆为案例，阐述其当前状况以期提供借鉴：

1.1建立局域网络，明确用户权限

郑州大学档案馆无论是纸质档案，还是数字档案，自建馆以来，没有发生过任何档案信息盗取、非法利用的现象。在数字档案保护方面，建立了具有用户权限的局域网。

建立内、外两个网络管理系统，内部局域网负责本校办公自动化和馆藏档案数据库管理，外部互联网用于信息发布和开放档案信息检索等功能的网站平台（目前正在建设中，还未对社会开放），外网服务器只存放开放的档案信息数据库，保证已经数字化的档案在安全的前提下对用户提供查询利用。对于内部工作人员，有权限对办公自动化和馆藏档案数据库进行管理，而外部人员没有权限进入内网，这样就从权限上保障了高校数字档案的安全。

同时，明确用户权限，根据用户权限的不同分别提供不同的档案信息查询范围。值得一提的是，郑州大学档案馆数字档案各项工作均由馆内馆员负责，不进行外包。对于原始档案，在对其进行数字化过程中，确保涉密档案不被未授权者浏览，在郑州大学档案馆档案的数字化过程中，除了计算机安全技术如防火墙、电子身份识别、数据加密、实时杀毒和存储之外，对于工作人员也进行隔离，对于档案数字化的职工，具有郑州大学数字档案馆管理平台权限，其他人员不允许利用内部权限，最大程度地保证数字档案的安全性。

1.2明确工作制度，设定工作规则

用户在利用相关数字档案时，需要向负责档案数字化的工作人员提交申请，工作人员在数字档案管理平台进行查阅和利用，在数据库中调取用户所需要的数字档案，方便用户的使用。郑州大学档案馆数字档案不仅是在数字档案的形成还是保存和利用阶段，都制定了较为严密的工作制度，保证数字档案信息的完整性、安全性。

对于数字档案，实行硬件保护和软件管理相结合的办法。一方面，在硬件保护方面设立了相关工作规则。为了全方位、多方面保护数字档案信息，对于数字档案，在将其输入至数据库的同时，将数字档案存入光盘、硬盘等移动介质。另一方面，对于软件管理，郑州大学档案馆配套有相应的OA办公自动化系统和档案信息管理系统，通过联网的方式进行收取档案，这样可以达到档案管理、档案目录创建和录入、数字档案上传、移交和接受数字档案、检索和统计数字档案等功能，有助于提高数字档案的安全性和使用效率。

2郑州大学档案馆数字档案保护瓶颈分析

数字档案建设虽然在我国已经接近成熟，但是由于高校档案馆面临着资金、技术、人才队伍不足等多种因素，高校数字档案信息面临着一些安全威胁，在高校档案馆数字档案保护方面仍普遍处于瓶颈阶段。

2.1数字档案安全意识差，人才队伍不足

随着当前信息化水平的不断提高，数字档案信息安全问题已然提到了各高校档案馆的日程中来。然而，由于思想观念以及经验主义的影响，郑州大学档案馆等高校档案部门对数字档案保护的意识并没有像对实体档案的保护意识强烈，对数字档案保护的重要性和紧迫性意识较弱。

除了数字档案馆管理人员的安全意识淡薄、重视程度不够之外，还存在人才队伍建设不足等问题。在信息安全日益受到重视的今天，由于以郑州大学档案馆为例的高校档案馆干部队伍逐步老化，档案信息数字化专业人才比较匮乏，缺少档案数字化方面的科研团队，而数字档案信息保护又急切需要一支具有较高安全意识、较高信息素养能力，能够有效在网络环境下，熟练运用新技术、新设备、新方法的新型高效数字档案保护人才队伍，以满足高效数字档案保护的需要。

2.2资金投入小、安全设施不完善

由于高校档案馆大多会面临经费紧缺、财力不足的问题，资金投入并不能及时得到保障，郑州大学档案馆虽受到了学校的高度重视，但资金投入不能及时跟上网络资源建设、信息保护建设的需要，使得无法及时购买一些重要的信息安全设备和硬件软件，从而导致一些数字档案无法得到有效的安全保障。

现在各种计算机病毒、木马、网络蠕虫等恶意代码的层出不穷，对高校数字档案信息保护也是另一方面的威胁，虽然大部分计算机中都采取了一定的杀毒软件等防护机制，但这并不能阻止硬件故障的出现。比如，计算机硬盘磁道损坏，则会导致高校数字档案信息不完整。数字档案信息系统对计算机系统或其他软件的要求也越来越高，以保障计算机软件功能满足数字化信息系统的不断更新换代，保持信息安全的稳定性。此外，郑州大学档案馆在服务器、存储设备上，也未能够与数字化的快速发展相一致。

2.3缺少安全标准，数字档案保护制度不完善

我国当前已经制定的《中华人民共和国档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，对于高校数字档案的信息安全能够起到一定积极作用，但是郑州大学档案馆仍然缺少一个清晰完善的高校数字档案管理安全标准。像郑州大学档案馆一样，很多高校档案馆并没有统一的数字档案保护标准规范，只是通过不断地实践以及互相借鉴参考，找到适合自己的数字档案保护方法。

同时，郑州大学档案馆档案信息从未被盗取、泄露，一个明显的原因却是一部分密级程度较高的档案还没有完全进行数字化。但是信息化不断发展的今天，我们应当制定相关安全标准，完善高校数字档案保护制度，逐步将更多甚至所有档案进行数字化，以更好地方便用户查询、利用。

3高校档案馆数字档案保护策略探究

3.1增强安全观念，完善队伍建设

高校数字档案的保护需要一支具有思想素质坚定、安全观念很强、综合素质优秀的人才队伍，以实现档案管理向更好的数字化水平发展，这同时也对高校数字档案管理人员提出了新的要求。一方面，要求高校档案馆树立现代化管理服务意识，提高高校电子文件安全管理意识，相关部门要加强对档案管理人员的专业化培训，提高数字化档案管理能力，努力提高高校数字化档案保护的水平；另一方面，要求档案管理者具有较强的数字化信息处理能力以及较强的分析能力，精确把握一些专业性较强的档案信息，确保特定数字档案信息的安全，最大程度地保证高效数字档案信息安全。

3.2增加硬件投入，完善信息管理系统

基础设施建设是实现高校数字档案安全的前提条件，实现数字档案的有效保护，必须加大硬件设施的投入，逐步完善数字档案信息系统。针对目前我国信息化水平状况，高校档案馆应完善计算机网络设备、数字化安全设备等有关数字档案保护的硬件设施。另外，建立一个满足数字档案安全、适应时代发展的综合管理信息系统。着重加强在双服务、高速扫描仪集中扫描和光盘磁带双备份等方面的建设，建立完整安全的档案信息查询系统，通过计算机终端以及信息的网络传输，真正实现档案资源的共享。对于网络信息平台，一定符合国际和国家标准，综合各类档案信息资源，加大高校数字档案保护措施，完善好高校数字档案信息管理系统，从技术上保障高校数字档案信息保护。

3.3制定相关法规，完善对应机制

高校档案馆中数字档案涉及到的知识产权保护、隐私权保护和版权保护与传统档案安全的保护不一样，需要相关法规的维护。随着当前信息社会的不断发展，应针对不断出现的新问题进行相关法规的跟进，在《档案法》等相关法律法规的指导下，完善高校数字档案保护的相关法规。同时，根据不同高校档案馆实际，建立健全符合自身实际的服务制度。由于在网络环境下，高校数字档案馆具有馆藏资源的多媒体化和服务方式的多样化等特点，应制定符合各高校档案馆自身的相关制度，如在对用户提供相关服务时，完善保障好用户对档案信息的知情权、参与权、监督权，以及用户利用档案信息所涉及个人隐私权等权力。

浅谈高校数字档案建设与管理 篇12

目前, 高校数字档案的建设主要围绕对原有档案的数字化处理和对现行电子文件的鉴定归档两大内容, 对数字档案的管理则应在充分考虑信息检索和档案利用方便性的基础上设计档案数据库的存储结构, 以服务为导向, 从利用者的角度考虑如何强化档案的管理效能和提高档案的利用效率。

一、充分利用现有电子文件建设完善数字档案

高校在教学、科研和其他各项工作的信息化管理中所形成的电子文件是高校数字档案信息资源的重要来源, 是数字档案馆管理的主要对象, 这些涵盖图表、文档、音像的电子文件记录了教学、科研和各项事业管理的经验、方法、成果、轨迹, 经鉴定具有长期或永久保存价值并归档之后即成为重要的数字档案。

现行的电子文件多来源于各单位、各部门的业务信息系统中, 会出现大量的历史记录消耗了很多的系统资源但使用频率可能已较低的情况。为解决这一问题, 一方面可以考虑建备份系统或者导出信息刻录光盘;另一方面从长远角度来讲, 更需要将体现保存需要和价值的电子信息归档到档案馆, 以便长远地、系统地保存和提供利用, 同时也可以减少以后已有档案数字化的工作量。因此, 需要对各业务部门对现行业务系统中的数据进行调研、鉴定和整合, 或删除或短期保存或长期、永久保存。

电子文件的鉴定与归档在很大程度上关系着数字档案的保存价值与数字档案馆的管理质量。各业务部门要严谨对待归档文件的筛选鉴定, 不能漏掉有保存和利用价值的电子文件, 也要避免把无保存价值的临时文件进行归档以增加管理成本。对于有价值的、需要永久保存的电子文件应实施物理归档, 在院系部门没有条件的情况下, 学校应建立专门的档案数据库, 按照档案管理方法对归档电子文件进行统一的整理、保存, 并实行集中管理, 由档案馆来提供利用服务。

二、借助信息技术做好数字档案安全保障, 开展远程归档和利用

电子文件的归档范围需根据文件的保存和利用价值来确定, 归档流程与纸质档案归档基本一致, 归档方法可以考虑网络归档, 也可以考虑介质移交归档。归档电子文件格式应统一, 以便高效装载到学校档案馆的系统, 档案馆则可以为允许开放的信息建立开放档案网络查询系统。

从管理的角度来看, 采用网络、计算机和软件系统实现电子文件的自动归档, 是能够增加归档过程的规范性和安全性的。但是由于网络和信息系统本身具有安全风险, 就需要通过规范管理和采取各种现代技术手段来控制。需要档案业务人员与信息技术服务部门共同参与保障, 从存储介质、管理策略、利用方案等方面协同探索, 特别要注重做好网络存储管理和备份管理。数字档案信息系统的档案工作者特别要具备严谨全面的安全意识, 主动保障桌面、服务器、网关、资源存储等各个网络节点的安全性。可以“采用身份认证、数据加密、电子签名等技术确保档案的真实、完整、有效和凭证性作用”, 并对档案信息实行“授权访问制度, 定义开放档案、控制使用档案、涉密档案的分类存储、授权管理与访问制度”。

目前, 浙江大学也已实行纸质档案和电子文件同步归档的运行模式, 电子文件可以通过远程归档, 多媒体资源还可以上传到“多媒体管理系统”, 通过网络化电子档案接收系统, 支持双轨制模式下的档案接收, 把档案馆当前接收到的数字化档案资源用信息化方式进行组织和存储, 并与其对应的纸质档案建立关联, 以后可以通过计算机提供数字化档案资源的检索、浏览和利用, 减少实体档案的库房调卷次数。

三、探索数字档案长期保存模式, 优化档案利用效率

数字档案资源一方面需要提供利用, 一方面要做永久保存。永久保存的数字档案资源需要以介质形式保存起来, 而提供利用的数字档案资源可以采取分布式存储方案保存于网络上的不同存储空间中。

对大部分高校院系来说, 虽然也早有将电子文件归档的意识, 但保存和提供利用的方式依然比较简单, 多数是把电子文件刻录成光盘, 再把光盘存放库房, 光盘的管理方式与纸质档案管理一样进行分类、整理、编目, 建立光盘目录和盘内电子文件目录数据库。这不失为一个权宜的保管方法, 但是这样刻录光盘的工作量也会很大, 另由于光盘的保存寿命在10~20年, 还需要定期检查和做载体迁移以便及时发现问题和确保电子文件的延续性, 管理成本就越来越大, 而信息技术日新月异的发展也会使这些文件的可读性受到威胁, 从长远来看仍不是解决长期保存问题的最佳方法。另一方面, 如果只将电子文件刻录于光盘然后像纸质档案一样摆放库房, 在增加了管理成本的同时, 并未将电子档案“方便检索”的这一优势最大化。

因此, 数字化档案资源的长期保存需要从存储介质、文件格式、管理制度、保存计划等多个方面来综合考虑和研究。目前, 部分档案馆采用的做法是, 将查询频率不高的电子文件作为固定内容存储在网络存储设备CAS中, 将查询频率相对较高的电子档案数据拷贝到系统运行性能较高的存储网络区域SAN中, 同时将所有的电子档案数据刻录成光盘保存在档案库房中, 由技术服务单位保障电子档案数据随着软硬件设备的升级换代实现迁移。另外, 部分研究机构有研究采用对象封装的长期保存方法, 即将电子文件及其保存格式的技术规范等作为一个对象进行封装, 以保障其未来可读取性。

数字档案资源的长期保存是当前档案事业的一项艰巨任务, 档案工作者需要跟踪新技术及其应用方法积极进行思考, 不断探索和研究数字档案资源的长期保存格式、方法与技术, 保障数字档案的有效性、稳定性和持久性。

四、重视原始信息积累, 从理念开始主动开展档案数字化工作

档案数字化工作要主动开展, 需要从档案收集整理过程就开始重视信息的积累。高校各院系部门在尚未建设和进入数字档案信息管理系统的情况下, 完全可以先采用通常的办公软件比如Excel和Word将档案数据库先建起来, 为档案利用者提供类似于“单机版”的检索服务, 这是开展档案信息化最基础的工作。例如, 浙江大学近年大力推动校友工作, 各院系也逐步在收集校友信息, 从个人信息、通讯方式, 到文章、著作、照片、影像、获奖成果等, 在学校建设成熟的信息系统数据库以及将这些信息完整收录前, 各单位完全可以先通过Excel和Word等通常的办公软件, 先将信息资源积累和梳理起来, 至少可以先建立目录数据库, 逐步完善详细内容信息, 等到时机成熟录入专门的档案信息系统管理就是水到渠成的事了。

数字档案的计算机检查和浏览的方便性, 决定了它以“用”为主要目的和优势, 一是能提高工作人员的工作效率, 二是能为档案利用者提供网络服务, 三是能为编研人员提供方便, 四是能起到数字化拷贝与备份的“保护”作用。为了更好地实现这些目的和优势, 档案工作者在积累和整理信息资源的时候应认识到:1.对档案内容信息描述得越详细、越全面, 就越能减少实体档案的调卷次数, 带来更高的利用效率。2.在选择存储设备上要充分考虑安全稳定性和容量的可扩充性, 并且要注重开展容灾备份与灾难恢复等安全管理工作。

五、结语

数字档案建设与管理是高校档案信息化建设的发展趋势, 一方面能减轻院系各现行业务系统的运行负荷以及做好信息备份, 另一方面能够不断地积累和丰富档案馆的电子信息资源, 为全面提升档案馆的信息化服务奠定数字资源基础, 为维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业添砖加瓦。对于如何进行资源鉴定和筛选, 如何选择数字化的目标和技术路线, 如何解决数字档案长期保存和安全管理的问题, 这些还需要大家在工作中不断地探索新思路和新方法, 为充分整合档案资源, 提升对档案的现代化管理水平和信息服务水平作进一步的实践和创新。

摘要：本文结合新时期高校在档案保存和管理方面信息化的应用需求, 分析了数字档案在形成、处理、归档、保管、利用等过程中面临的问题以及管理和应用方案, 思考了信息技术和“以服务为导向”的现代档案管理理念在高校档案管理中的有效利用模式, 总结了规范数字档案的管理和利用对于高校档案信息化建设的意义。

关键词：信息化,数字档案,管理

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