构建数字档案馆

构建数字档案馆（精选10篇）

构建数字档案馆 篇1

一、数字档案馆知识咨询

数字档案馆是指不同类型档案馆依托现代信息技术、计算机技术和通信技术三位一体构建诸多网络平台, 针对档案文献信息进行捕获、甄选、加工、存储、整合与管理, 满足人们日益增长的对档案文献信息需求的一系列档案信息集成管理系统[1]51。它能够提供一种深层次知识服务, 即知识咨询。数字档案馆知识咨询是基于用户工作、学习与生活中的信息与知识需求所提供的一种专业化知识服务[2]61。它是知识服务的延伸与拓展, 主要表现为利用数字档案馆组织整合后的知识, 或直接利用档案馆员所持有的知识, 帮助某一用户解决档案知识实际问题。同时, 其服务方式不但包含参考咨询 (传统参考咨询服务和数字参考咨询服务) , 更突出知识个性化服务、知识集成管理服务以及知识增值服务。可见, 数字档案馆知识咨询在很大程度上是对档案馆藏文献、公共知识资源和网络信息资源挖掘、搜寻、组织、分析、重组等, 结合用户咨询问题和所处环境, 遴选、提炼和重构知识, 为用户提供有效的知识支持。知识咨询强调以用户为中心, 嵌入用户的学习、生活、工作中解决用户实际问题, 为用户提供知识应用和知识创新的知识增值。经过深层次加工的知识如档案馆员隐性知识和显性知识、数字档案馆显性知识, 根据用户的知识需要, 在最快、最短、最准确的时间内满足用户解决某一咨询问题的需要。毋庸置疑, 随着社会飞速发展, 人们的知识需求呈现多元化发展, 数字档案馆不再局限于数字信息资源的整合和传统文献信息利用, 更多的是提供知识点、知识单元, 但是, 如何提供优质的服务, 其中不容忽视数字档案馆知识咨询体系的构建。

二、构建数字档案馆知识咨询体系

数字档案馆知识咨询体系涵盖了服务内容、服务方式和服务组织, 以满足用户知识需求和知识价值实现最大化为宗旨, 通过数字档案馆组建的数字化网络化与知识集成平台, 充分利用诸如语义Web、网格和本体等知识技术, 对数字档案知识挖掘、遴选、捕获、吸收、组织、整合与利用, 达到档案知识的传播与共享, 提升数字档案馆知识创新绩效的效果[3]28。数字档案馆竞争核心力在于其知识咨询体系的构建。具体包括档案知识发现与获取、知识组织与整合、知识传播与利用三个维度。知识发现与获取是数字档案馆知识咨询体系的基础与前提条件, 知识组织与整合是其主要内容, 为知识传播与利用提供有力保障, 三者彼此之间互为依存, 环环相扣, 循环不止, 共同作用于档案知识交流与共享, 形成高效的数字档案馆知识咨询体系, 满足用户深度的知识服务, 帮助用户解决实际问题。其中, 档案知识获取与获取主要包括用户需求感知、知识源的选择与控制、外部资源发现与使用、技术支持和信息安全维护;档案知识组织与整合涵盖了知识的维度、知识的深度、知识结构的表达方式、知识关联能力和知识组织的技术先进性;档案知识传播与利用包括学习能力、深度分析、创新和知识开发技术支撑;档案知识交流共享实质上是一种学习能力, 相互学习, 分享学习成果的过程, 包括档案知识公示、免费提供知识咨询等;数字档案馆知识咨询是服务提供与保障, 主要包括服务方式多样化、服务功能完备性、服务平台易用性和技术维护可靠性。该体系中, 档案馆员是数字档案馆知识咨询主体。除了档案馆员拥有的知识外, 还包括数字档案馆自身持有的知识, 如档案文献信息资源、政务信息公开、网络信息资源、特色资源等。由于档案种类繁多, 档案种类的划分标准不一, 例如从档案内容性质上可以划分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等。每一种档案以下详细地分为若干, 用户利用档案过程中通常具有专指性, 这种专指性与用户个体专业知识息息相关。因此, 档案利用服务在某种意义上就是为用户提供深度的知识服务。

三、优化数字档案馆知识咨询体系的对策

1. 以科学发展观统领数字档案馆知识咨询活动。

知识咨询的前提在于数字档案馆管理者思想观念转变, 在很大程度上, 数字档案馆管理者被认为在提升知识咨询任务绩效上最有效, 尤其是对于那些重要的知识咨询任务。利用管理者的影响力, 采取一些措施, 诸如围绕知识咨询项目开展资源采购、组织人员构成咨询团队开展政府重大决策服务等。知识咨询还需要灵活地挖掘、发现、集成、分析和利用各领域各种类型的信息资源, 需要通过对大量信息内容的深度分析发现知识的结构、趋势与演变等[4]13, 这些知识整合活动离不开有魅力的数字档案馆管理者的大力支持, 包括财力、物力和人力的协调与支持, 有利于用户获取更多的知识增值服务, 解决用户知识咨询的实践问题。因此, 数字档案馆管理者必须跨越传统的思维模式, 牢固树立以知识咨询为核心竞争力的理念, 以科学发展观统领数字档案馆知识咨询活动, 最大限度地提升其知识咨询能力。

2. 以隐性知识显性化拓展数字档案馆知识咨询。

从知识依附主体上考察, 数字档案馆隐性知识可划分为档案馆组织持有的隐性知识和档案馆员个体持有的隐性知识[5]28。档案馆员隐性知识主要包括咨询技巧、工作经验、业务能力、理论水平、情感因素、服务态度、服务质量、敬业精神、人生价值观、事业忠诚度、学习能力等。数字档案馆隐性知识通常嵌入在管理者个体、档案技术设备、制度规则和行为惯例中的知识, 这些知识需要数字档案馆不同部门之间、管理者与档案馆员之间的协同与沟通, 才能达到彼此之间的知识交互与共享。例如数字档案馆服务品牌、信誉、影响力、凝聚力、道德信仰和精神风貌等, 从整体上形成了数字档案馆拥有的隐性知识。只有数字档案馆隐性知识发生流动和转化, 才能够为用户提供深度的知识服务。这就需要拓展数字档案馆隐性知识显性化的实现路径。首先, 针对档案馆员开展知识分享与交流活动, 彼此相互学习, 取长补短, 提升个体知识显性化绩效。例如邀请档案学系统中知名专家和学者指导工作, 或举办业务理论知识讲座;鼓励档案馆员走出去, 参加高层次学术交流, 或到著名馆舍参观学习;加强档案馆员教育培训如学历教育、业务理论短期培训等。其次, 重视用户研究, 例如用户知识咨询环境、用户利用学科服务表现出的情感、用户教育培训、用户评价、用户学习能力、接受能力、反应能力、应变能力等, 获取用户需求的第一手资料, 开展针对性、个性化较强的知识咨询。最后, 针对数字档案馆的隐性知识, 更多的是从组织管理、制度、规范、程序、文化、学习等方面完善与加强, 例如学习氛围营造。只要用户利用数字档案馆知识资源, 必然与数字档案馆知识咨询的内容与方式产生联系, 而且二者是一种紧密的、针对性、嵌入式较强的关系, 知识分享与交流普遍存在, 学习的氛围需要持续保持。因此, 数字档案馆应该正确地对待用户与数字档案馆组织的学习问题, 主要表现为学习型文化观的形成, 组建基于平等、信任、尊重、团结、和谐、承诺、尊严的学习机制, 包括制度化的组织风格、融洽的学习环境、和谐的人际关系等, 在数字档案馆内部形成一种积极向上的学习型关系文化。

3. 以重构知识提升数字档案馆知识咨询绩效。

知识构建是一种对知识资源进行优化整合的结构体系, 是一种基于信息构建的主体框架, 是使知识更易于理解和吸收的工作理念、工作过程和工作方法。知识构建功能包括知识标引、知识组织、知识导航、知识检索四个核心内容。对应地采取优化数字档案资源选择、完善资源组织与检索功能与强化知识咨询绩效的效果。数字档案馆内容质量、资源时效、资源范围等方面的界定与遴选;数字档案组织准确性、可行性, 资源检索在于检索结果、检索效率和检索功能;数字档案服务质量表现为技术的先进性和服务交互性。以上诸多影响因素需要引起数字档案馆知识咨询平台建设者的足够重视。其中, 优化数字档案资源选择。例如沈阳档案信息网设置“重点建设项目档案”, 参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) , 开展了主导产业园区开发、青山工程、碧水工程、蓝天工程、第十二届全运会、锦州世界园林博览会等重点建设项目档案, 确保所有建设项目档案完整、准确、系统、安全, 使档案为项目建设和运营提供及时服务。完善资源组织与检索功能则强调技术性的运用, 如数字档案知识地图是数字档案馆知识组织和整合的主要方法, 表示档案知识的概念、语义等彼此联系的网络结构, 依照档案自身的特性自动生成个性化的档案知识地图, 揭示档案知识之间关联性, 尤其是隐性知识地图, 可以提供隐性知识的线索[6]12, 以便用户快捷方便地获取知识, 提高数字档案馆知识咨询效率。数字档案馆强化知识咨询, 应该注重以用户为中心, 嵌入用户生活、学习、科研环境的全过程, 规范知识标引、提高知识组织体系的实用性、增强知识导航功能与知识检索功能, 提供以智力、知识、专业、工具的应用为特征的深度知识服务, 最大限度地提升数字档案馆知识咨询绩效。

摘要：文章在分析数字档案馆知识咨询的内涵基础上, 构建了数字档案馆知识咨询体系, 提出了以科学发展观统领数字档案馆知识咨询活动、强化数字档案馆隐性知识显性化和以重构知识提升数字档案馆知识咨询绩效等优化对策。

关键词：数字档案馆,知识咨询,知识咨询体系

参考文献

[1]刘永.数字档案管理中的知识发现与知识服务[J].档案学研究, 2008 (5) .

[2]刘泳洁.面向用户需求的图书馆知识咨询研究[J].图书情报工作, 2011 (11) .

[3]张静.知识构建:数字图书馆知识服务能力的根本保障[J].情报理论与实践, 2010 (9) .

[4]潘教峰.发展知识服务推动全面转型[J].图书情报工作, 2012 (1) .

[5]谢翠香.档案馆知识管理中隐性知识流动与转化研究[J].档案与建设, 2012 (2) .

[6]郑晨阳.数字档案馆知识管理与知识服务研究[J].档案与建设, 2012 (7) .

构建数字档案馆 篇2

关键词：档案信息 数字化 路径

从近年来档案系统开展档案数字化管理理论研究和实践经验看，我国在档案数字化路径选择方面还存在很多问题：无论是档案数字化业务的开展,还是社会对数字档案信息的应用和筛选都存在不足,数字档案信息的种类和数量还不能充分揭示馆(室）藏档案的主体，应用的成本也很高；各个地方档案信息化机构数量、结构、规模和服务还存在较大差距，数字化档案信息共享半径存在问题，需要在不同区域范围和不同系统机构间加以整合。因此，我国档案数字化管理平台共享实现的路径有待于进一步优化。本文认为，通过确立、完善数字化档案信息筛选与共享半径的基本原则，并采取符合我国国情的适当措施，可以实现我国档案数字化管理平台路径的优化。

一、档案数字化管理路径中信息筛选与共享半径应遵循的基本原则

1.数字化档案信息筛选的充分性和必要性原则

信息的筛选需要充分体现某一行政区域或某一单位的主体内容，因此，信息筛选应该降低成本、保证效率、突出核心数据，加强现代计量、统计、计算机技术的应用，尽量以核心数据为主开发数字化模型，减少信息采集成本和数据冗余。比如国家综合档案馆可以把主要全宗和涉及民生的利用频繁的档案数字化，满足社会发展的需要。

2.信息有效共享与保密原则

信息共享要使信息得到有效的利用,但又不能被滥用。要满足社会各方面的需要，服务于政治、经济、文化建设，并逐渐扩大到基层社区，延伸服务领域，拓展系统功能。同时必须加强对个人隐私和商业秘密及档案安全的保护。征集与共享的档案信息内容应与提供单位和个人进行确认，核实利用范围和保密内容，确保档案信息采集和使用的途径、动机、过程都合规、合法。

3.数据的公开与真实性原则

档案信息化机构从数据库的建库目的、数据采集、处理、加工到对外提供利用等方面的政策、标准和程序，均应向社会公众公布，确保档案数据主体享有知情权。同时，必须保证档案信息数据的完整、准确，要明确档案信息数据提供主体、档案数据库建设主体的责任，及时删除错误或不完整的数据，进行必要的更新。档案信息利用者利用数字档案信息做出不利于数字档案信息提供者行为时，应履行对当事人的告知义务，防止数字档案信息提供者因不准确的信息而遭受损害，方便数字档案信息提供者对异议信息提出异议申请。

4.集中统一数据库与地方部门数据库相结合的原则

建立集中统一数据库有利于在最大范围内实现数字档案信息共享，使用先进技术对数据进行整理和匹配。但在目前国家和地方以及系统部门档案数字化管理平台不统一、不完善的情况下，为了逐步推进档案信息化的社会进程，应从各方面筛选重点数据，突出不同区域、系统、部门的特点，加强地方部门档案数据库的建设，从而为全面征集社会数字档案信息、区分区域部门档案信息化特点和实现各级数据交换打下基础。

二、档案数字化路径的优化模式

按照档案数字化路径优化的基本原则，可以从信息的构成、信息筛选方法、信息质量保证与更新、信息区域化特点、确定数字档案信息共享合理半径等方面构建我国数字化档案信息路径的优化模式。

1.建立完善的信息构成体系

充分学习西方发达国家在数字化档案信息筛选方面的理论和实践经验，在建立档案信息数字化构成体系方面，结合我国实际情况，对档案数据库的内容、结构等进行统一标准化的设置，既强调国家综合档案馆档案数字化的重要性，又关注各专业部门档案馆的特殊性，同时也要认识到基层单位档案室的普遍性。一方面，切实改变各方面档案信息和数据不能互通共享的“信息孤岛”局面，使各方面协调一致，避免条块分割，对信息资源进行统一规划，实现协同工作,特别是劳保、民政、计生等反映民生的档案信息资源要尽快实现共享。另一方面，切实把握档案信息筛选的必要性原则，避免档案信息的过度采集引起成本增加以及对档案安全保密方面的负面影响。

2.构建数字档案信息筛选质量保证体系

档案信息化的主要目的是实现全社会对档案信息资源的共享，满足社会发展的需要。因此，对信息的筛选必须准确、及时、完整，这是档案数字化的生命线。建立地方统一的档案数字化管理平台，形成地方综合性最高的数据库，可以收集來自各个系统单位的档案数据，为确保数字档案信息的准确性、完整性、有效性、及时性和跨系统领域的一致性提供保障。随着各地高度集中的综合数据库的逐步建立，要求在信息筛选过程中运用更先进的计算机技术进行数据更新、审核与校对，强化实体匹配、数据关联、软件同步等数据质量控制环节的操作，同时加强对基层电子档案形成、积累、归档的规范化控制以及对电子档案提供人的规范管理,确保数据的及时报送与更新。

3.充分运用数据挖掘技术

数据挖掘是通过自动或半自动的工具，对大量数据进行探索和分析的过程。按照档案信息属性的不同建立不同的类别，对新的信息进行特征描述，然后将其归入事先确定的类别中。在某一类别的信息集合中，信息按照自身特征的相似性聚集在不同的子类别中，相似的信息分成一个子类别，差距较大的信息分在不同的子类别之中。如果不同类别中的子类别信息具有相似性或核心信息一致，则可以合并为一个子类别；如果核心信息不一致，是否合并要视全部信息的相似程度而定；如果两个子类别信息完全没有相似性，则不可以合并。通过一系列的数据挖掘过程，数据库中的原始数据按照人们对信息的需求进行重新筛选、排列，把不在需求范围之内的信息清洗掉,同时将有价值的信息按照需求形成更加合理的组合，有效提高数字档案信息筛选的质量和效率。

4.科学地确定信息共享的合理半径

信息共享半径的设计目的在于既要使信息得到有效的利用，但又不能被滥用。首先，不同机构档案数字化模式决定了不同的信息共享半径。国家综合档案馆为社会各方面提供服务，满足全社会的信息需求。在信息共享方面，需要鼓励基层单位档案馆(室）积极参与，并且遵循互利原则，为国家综合档案馆提供电子档案数据的基层单位有获取数据信息的优先权。而企事业单位应充分考虑成本、效益原则，既为企事业单位内部提供档案信息咨询服务,也可以向地方档案数字化管理平台提供数据。法律规定的档案信息使用范围是基层单位最大的档案信息共享半径。此外，在档案信息共享的区域半径方面，应根据社会经济发展和政务信息公开的需要，在最大范围内共享数字档案信息，使这些信息得到最广泛有效的利用。

5.根据区域性特点进行信息筛选和共享

区域性档案信息既可以指某个地区内的档案信息，也可以指某个行业内的信息。随着各地档案数字化管理平台的建立，数字化档案馆(室）的扩大，数字化管理平台中的档案信息己经不再仅仅局限于国家综合档案馆、专业档案馆，越来越多的工商、金融、税务、劳动等机关企事业部门档案信息将纳入地方综合档案数字化管理平台。要把这些包罗万象的档案信息全面、完整地纳入一个全国统一的数据管理平台之中缺乏足够的可行性，一方面数据库的容量有限，处理如此海量的信息会严重影响系统的速度和效率；另一方面，一些档案信息的区域性特征非常明显，主要在某个地区或行业内发挥作用，盲目地全面共享会使数据库建设成本大幅上升，同时带来大量信息沉淀。因此，对于部分具有区域性需求的档案信息,可以考虑在区域内进行筛选和共享。

6.从不同的层面加快地方档案信息化机构发展

根据全国和地方经济发展的实际水平和现实需求，积极探索地方综合数字化机构的发展。一方面，推进地方档案数字化管理平台的形成，为建设全国性档案数字化管理系统打下基础，并根据地方经济状况、档案信息化基础,筛选区域性数字化档案信息,分析区域性电子档案特点，提供相应的档案信息共享服务。另一方面，积极建立具有地方特色的档案信息化服务机构，紧密结合当地市场需求，培育具有地方特色的档案信息化中介服务机构，开展纸质档案数字化、数据库建设与维护、数字档案信息专项成果等具有个性化特征的增值服务。这不仅是对建立覆盖全国的档案信息化服务体系的有益补充，而且能够更好地发挥档案信息在社会公用政务信息体系建设中的作用，是优化我国档案信息化路径的重要举措。

参考文献:

1.袁红军.数字档案馆服务模式研究[J] .档案，2007（1）.

构建数字档案馆 篇3

知识生态学这一术语是由George Pór在1991年提出的, 他运用自然界生态系统的思想, 创造出了知识生态学这一术语。George Pór (1991) 认为, 知识生态学是一门跨学科领域, 侧重于关注知识的创造利用共享以及相互间的关系, 并包括和社会各方面间联系的管理理论和实践的交叉学科, 其主要研究自我组织的知识生态系统的设计和运行, 以及知识间的流动转移和创新。

George Pór (1997) 又提出“知识生态学是一门交叉学科, 它研究能够同时创造、整合、共享和使用知识的关系、工具和方法”。George Pór (2000) 指出“知识生态学”是研究管理理论和管理实践的一个跨学科领域, 主要从关系角度和社会角度研究知识的创造与应用;它的主要研究内容是开发和培养一个自组织的知识生态系统, 为信息、思想和灵感彼此交融并相互滋养提供一个基础结构。George Pór (2001) 再一次提到“知识生态学”是研究和促进知识创造系统的部分和整体与另一个系统的方式, 它为组织提供一种从组织成员协作技术中获取最大化利益的研究框架。国内学者汪社教和沈固朝 (2007) 认为, 知识生态就是指知识在一定环境 (包括社会环境和文化环境) 下产生和发展的状态及与环境的相互作用的关系。陈建东 (2009) 则认为知识生态学研究的出发点是知识管理, 其最终目的是形成知识管理的生态效应。

总结国内外学者的研究成果, 可以得知, 知识生态学是生态学与管理学社会学等学科交叉融合产生的, 它强调知识体系的开放性、动态性、自组织性。它认为知识生态系统不是独立存在的, 其内部的人、知识组织和外部环境之间是相互联系、相互影响, 有规律地组合在一起, 并不断处于有序的变化之中, 形成一个相对的平衡态。知识生态不仅注重知识的传播和共享, “更关注知识同人与社会的相互作用和联系, 以形成促进知识生长发展的良好生态环境”。

二、知识生态系统的概念及内涵

知识生态的主要研究领域和实践领域就是设计和支持自组织知识生态系统。知识生态系统把知识放在类似自然生态系统中来考虑, 人和知识、文化等形成一个生态系统。在这个系统中, 知识作为一种资源, 一种能源, 其中包括知识本身的进化, 复杂的知识运动过程。George Pór认为, 知识生态系统是“由信息、灵感和洞察力、人与组织能力构成的自组织系统;彼此相互作用, 相互滋养, 从而获得提高”。John Seely Brown (1999) 指出:“一个组织就是一个知识生态系统, 它在根本上是动态的并且通过多样性获得健全的发展”。Thomson (2007) 认为, “知识生态系统是由人、制度、组织、技术以及知识创造、解释、分布、吸收和利用等知识流程组成的复杂的多面系统”。David Bray (2008) 将知识生态系统定义为:“纳入一种自下而上的方法, 在知识技术、动机先例、知识转移与行为结果之间寻找其适当的‘位置’”。国内学者田庆锋和常镇宇 (2006) 借鉴组织信息生态模式, 将组织视为一个知识的生态系统, 组织中不同的知识资产则是生态系统内不同的知识种群, 这些知识种群在组织内形成一个稳定的分布, 彼此具有互动竞争的关系, 并且受环境的影响而不断演化。叶培华和徐宝祥 (2008) 认为知识主体与其外部环境通过物质、能量和信息的交换构成一个相互作用、相互依赖、共同发展的整体, 把知识主体与知识环境形成的相互作用相互影响的系统叫做知识生态系统。梁晓莲等 (2010) 将知识工作者视为有机体, 将各有机体彼此间相互作用, 并与知识系统的组织环境相互影响的功能系统定义为知识生态系统。程利敏 (2013) 认为知识生态系统是在知识管理的有效实施中, 人、知识和基础设施之间在创建、利用、传播知识的过程中的相互作用。“创建和发展知识生态系统的目的是创造和传播知识, 并鼓励生态系统间各实体的学习”。

综上所述, 知识生态系统是一个综合概念, 既包括知识管理的各要素, 也包含这些要素的相互作用机制。它是一个动态的、开放的系统, 各要素之间相互联系和相互影响, 随着知识环境的改变而不断进行演化。同时, 知识生态系统具有适应性、系统性、开放性和动态性的特征。

三、数字档案馆的知识生态学表现

数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化, 并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源, 通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统;该系统以数字档案信息资源为基础, 以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台, 以用户需求为根本, 提供各种信息服务。事实上, 数字档案馆本身已经具备了知识生态系统的基本特点, 具体表现在以下几个方面:

(一) 数字档案馆是一个动态的知识体系。

数字档案馆是传播知识、传承文化的重要知识服务平台。因此, 数字档案馆需要构建动态有序的知识组织结构, 促进知识流动更加灵活和便捷。而知识生态学为数字档案馆的发展提供了一种新的思路, 以知识作为流动的基础, 通过知识的转移共享创新, 创造出新的知识和价值。在知识生态模式里, 每个知识主体因子 (用户或数字档案馆) 都是各自独立存在的, 但是相互之间又有联系, 通过相互间动态的操作和访问, 使知识有效地流动起来, 不仅可以共享信息, 还可以共享相关服务。知识生态学实际上是以知识的流动为核心, 将数字档案馆作为传播工具手段和平台, 构成了一个以人为节点, 以知识为物质能量的社会网络。从而使数字档案馆由静态的档案信息资源提供转向动态的知识服务, 形成一个高效的知识交流体系。

(二) 数字档案馆是一个复杂的多维体系。

数字档案馆是一个多因子体系, 包含诸多的因素:档案馆工作人员、普通用户、学者、大量异构的数字信息资源、技术支撑、组织管理……这是由数字档案馆的主体、客体和相关环境的相互渗透融合, 形成的一个统一的有机体。在数字档案馆中, 主体是多样化的人, 他们具有不同的行为背景和知识文化, 并具有主观能动性;客体是各类数字信息资源中所包含的知识, 各种知识相互关联, 并伴随着更新、发展和创新;相关环境, 如国家政策、社会生活、文化背景等, 也是多元化和不断变化的。这些都会直接或间接影响到数字档案馆的发展。数字档案馆及其诸因素的多样性和复杂性, 正体现了知识生态系统的复杂特征。

(三) 数字档案馆是一个有序的自适应体系。

知识生态系统是一个典型的开放自适应系统, 不断地与外界进行着物质、信息和能量的交换。在这个过程中, 信息和能量不断被耗散, 同时又不断补充进新的信息和能量, 以维持整个知识生态系统的平衡状态。这种系统自身的调节能力, 使得系统按照一定的方向生长进化。数字档案馆也是一个开放有序的自适应系统, 不同的知识主体、知识主体与知识、知识与知识环境、知识主体与知识环境等都存在知识的流动和交换, 各要素间实质上是依靠知识来维系最本质的运转。而在外界环境不断变化的情况下, 知识体系的构架又会通过反馈调节使知识组织重新获得稳定。因此, 数字档案馆知识生态的自适应机制, 实际上是一个新知识代替老化知识, 各要素间为避免知识生态失衡重新调整演化的自我恢复功能。

四、数字档案馆知识生态系统的内涵与构成

我们可以通过知识生态学的性质和学科和新概念来阐释数字档案馆知识生态系统的研究方向、对象及研究特点。一般而言, 我们可以简单认为, 数字档案馆知识生态系统就是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作。它依托数字档案馆的软硬件环境建立起来的致力于为更广大用户提供更加完善、更人性化、更有针对性服务的生态化的数字档案馆系统。它可以利用自身运行机制影响数字档案馆的内部环境与外部环境, 协调数字档案馆内部各要素, 使其以更优化的方式存在, 同时作用于知识、知识人以及知识环境, 进而促进数字档案馆的发展, 推动馆内知识资源的利用更趋于生态化、有序化和高效化, 在一定程度上赋予数字档案馆的知识以生命体的特征, 即形成有机知识体、自组织知识体和进化知识体。

根据知识生态理论, 结合数字档案馆的实际情况和特点, 数字档案馆知识生态体系应由知识主体、知识客体和知识环境三个主要因子构成, 计算机技术、软硬件平台等作为辅助因子嵌入其中, 有机结合起来形成的一个以知识客体为基础, 知识主体为中心环节, 与知识环境不断交流和共享的知识交流和人际交往网络。

(一) 数字档案馆知识生态系统的知识主体。

根据数字档案馆生态系统中知识主体承担和扮演角色的不同, 可以将其分为三大类生态因子:知识形成者、知识管理者和知识利用者。知识形成者、知识管理者和知识利用者控制着数字档案馆的一切活动, 直接决定着数字档案馆的生存与发展。其中, 知识形成者是数字档案馆知识生态系统的基础, 是不可或缺的生态因子。虽然知识形成者不直接参与数字档案馆的管理和运作, 但是他们直接影响着整个数字档案馆生态系统的建设, 决定着数字档案馆生态系统中档案信息资源的质量。当然这里的知识形成者已经不仅仅指传统意义上的档案形成者, 而是包含了数字档案馆中一切数字资源的最初形成者, 甚至包含图书、音频、视频等。知识管理者通过计划、组织、管理、领导和控制等方式来确保数字档案馆正常运行。知识管理者需要通过科学地管理、有效地组织, 充分挖掘和发挥各个生态因子的功能, 使数字档案馆的资源配置最优化, 从而使数字档案馆在激烈的社会竞争中取得优势。知识管理者直接参与数字档案馆的管理和运行, 促进信息资源向知识的转化, 是数字档案馆知识生态系统中最为重要的生态因子之一, 是数字档案馆知识生态系统知识主体的核心。知识利用者是数字档案馆存在和发展的根本所在, 是数字档案馆服务的对象, 是指在政治、经济、科技、文化、管理及其他各种活动中, 需要利用数字档案馆信息资源的个人和团体。

需要说明的, 以上各类知识主体一般可以集聚为不同类型的集合。具有相似存在目标、特定知识能力的个体的集合就是知识种群。不同的知识种群之间相互作用、相互影响就构成了知识群落。例如, 数字档案馆的教师用户可以集聚为教师种群, 数字档案馆的学生用户可以集聚为学生种群, 教师种群和学生种群的相互作用就组成了数字档案馆知识生态系统的教育群落。

(二) 数字档案馆知识生态系统的知识客体。

在数字档案馆中, 知识作为生态体系的客体, 尽管是由人所建构的, 但它有自己相对独立的实体存在, 不同于建构知识客体的人类主体。数字档案馆中的知识资源是不断发展变化的, 从产生、发展、利用、到重构、创新等。数字档案馆中的知识是组织有序的, 是从海量信息中重新鉴定筛选、构建、加工、创新的, 是适应不同层次的信息需求的。它是动态的知识流, 通过整合、共享而形成知识网络, 并带来实际效益, 产生新思想和新的价值。

这就要求数字档案馆知识生态系统中的知识客体包含的数字信息资源来源广、种类多、数量大。这需要通过整合传统档案信息资源与数字信息资源, 整合不同类型的数字信息资源, 结合技术优势, 建立数字信息知识资源库, 提高知识资源的质量。

(三) 数字档案馆知识生态系统的知识环境。

生态学中的环境是指影响人类与生物生存和发展的一切外界条件的总和。因此数字档案馆知识生态系统中的环境是指围绕数字档案馆发展而变化, 影响知识主体与知识客体生存和发展的一切外界条件的总和。数字档案馆知识生态系统的知识环境可以分为宏观环境、中观环境和微观环境三个层次。宏观环境是指那些为数字档案馆建设和发展带来机会或造成威胁的主要力量, 它从大的范围着眼, 处于数字档案馆所面临环境的最外围。主要包括社会环境 (社会政治环境、经济环境、法律环境、文化教育环境和科技环境等) 和自然环境两大生态因子。中观环境对数字档案馆生态系统的影响不像宏观环境那么全面和广泛, 但却更加直接迅速, 对数字档案馆建设和发展影响巨大, 主要包括档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆和其他信息机构等生态因子。微观环境是指数字档案馆的内部环境。它是保证数字档案馆正常运行, 并实现为社会提供档案信息服务目标的内部条件和内部氛围的总和, 主要包括数字档案馆的运行机制、档案信息资源和基础设施建设、组织文化等生态因子。

数字档案馆生态系统的知识环境一方面为知识主体和知识客体提供了良好的进化土壤, 另一方面又不断受到知识主体和知识客体的反作用进而实行自身改造。数字档案馆生态系统的知识主体、知识客体和知识环境三者相互联系、相互影响, 也使得数字档案馆必须依赖知识生态体系而存在。

五、基于知识生态系统的数字档案馆建设策略

根据知识生态学的基本原则要求, 将知识生态学的概念应用于数字档案馆的建设和管理过程, 即可构建知识生态化的数字档案馆, 但仍需要重点强化以下几方面的工作:

(一) 优化数字档案馆档案信息资源建设。

目前, 数字档案馆数字档案信息少, 民生档案信息少, 特色档案信息少, 档案信息利用率不高。作为生态系统中的知识客体, 数字档案馆建设需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设, 建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系, 实现档案信息资源多样化、特色化、民族化, 满足知识主体对档案信息资源的多样化需求。同时, 数字档案馆信息系统设计各异, 数字档案信息资源来源广泛, 数字档案信息异构现象严重, 难以实现资源共享, 需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设, 提高数字档案馆建设效率, 避免数字档案馆重复开发, 实现数字档案信息资源共享, 保持信息生态平衡。

(二) “以人为本”, 凸显知识主体的重要地位。

一方面, 在数字档案馆知识生态系统的构建过程中, 真正起主导作用的是“人”而不是技术。人的信息意识的强弱、信息素质的高低影响着整个知识生态系统的好坏。为此, 有关数字档案馆管理部门应该牢固树立“以人为本”理念, 首先应该加大对档案工作人员教育与培训力度, 努力提高其信息素养, 增强其信息服务意识, 规范其信息行为, 提高其信息能力, 充分发挥其在档案信息服务过程中的主动性、创造性。同时, 要努力形成在数字档案馆知识生态环境作用下, 档案工作人员与所属部门、档案工作人员之间、档案工作人员与用户之间要保持信息流转及时、高效和顺畅。

另一方面, 数字档案馆的知识生态系统的核心目的是知识服务和利用, 因此要建立专业性的知识种群, 也就是说, 要构建同一专业学科背景下人与人之间互动交流的知识分享、传播以及获取的“非正式团体”, 形成数字档案馆人际交往的知识网络。在这样知识种群中的每个知识个体都具有共同的愿景, 彼此间共享知识, 形成知识积累, 并创造出新的知识和价值, 带来整个领域的发展改变。与此同时, 不同专业学科的知识群落之间也相互交流互动, 引起知识交叉, 从而扩大了自身专业学科的研究范围和内容。

(三) 转变管理模式, 延伸管理目标。

档案管理工作从传统档案馆不断演变为数字档案馆, 档案馆的管理模式也在发生变革, 由最初的实体管理、内容管理向知识管理迈进。作为知识管理的高级阶段, 数字档案馆知识生态系统的管理模式和现有的知识管理模式也有显著的不同, 它突出整体和系统的特点, 强调生命周期特征, 具有输入、输出、内化、外生、学习、认知等动态的交换关系, 因此数字档案馆知识生态系统应以知识生态作为其主导管理模式, 通过对生态系统的要素进行管理, 从而实现有机体、知识资源和环境的健康可持续发展。

目前的数字档案馆管理主要目标仍然集中在数字档案信息资源的建设, 即使已经有少数数字档案馆尝试进行知识管理, 也是更多地关注知识组织和开发。知识生态下的数字档案馆除了对知识进行管理研究以外, 还特别注重知识个体的发展, 知识种群的演化以及知识网络的形成。数字档案馆知识生态系统要求我们直接审视自身所处的环境, 对知识的积累、传播、利用和转化等环节的相互关系的表现形式和平衡协调状态进行控制。通过与知识环境保持的开放性的交换关系, 做到数字档案馆管理与环境相互依存协调发展, 动态地实现数字档案馆的知识资源积累、知识资源服务和知识资源创新。

(四) 促进知识资源流动, 建立知识共享机制。

一个静止的数字档案馆知识生态系统, 必然是一个不断老化走向死亡的系统。在动态的知识系统中, 各种知识要素处于不断的变化之中, 数字档案馆只有在与其内外部环境的知识互动过程中才能获得高效、动态、创新发展。信息技术的发展, 使得数字档案馆知识生态系统与其内外部各要素的知识交流活动成为可能, 有效地促进了知识的创新。当数字档案馆知识生态系统逐渐吸收更多的知识资源, 变得越来越大、越来越复杂的时候, 它就会通过知识资源的整合和创造进行持续不断的知识创新活动。

数字档案馆知识生态系统的知识流动, 必然要求建立完备的知识共享机制。知识生态共享机制是对现有知识进行收集、分类和存储的知识发现过程;是通过知识传播交流从而扩展知识量的知识分享过程;是对分享过程中得到的知识单元集中进行处理的知识重组过程。数字档案馆要建立起完善的知识交流网络系统, 将显性知识和隐性分散的知识进行有效的捕获、交流和共享, 形成知识创新、知识进化和知识整合为核心的数字档案馆知识生态共享平台。

(五) 加快文化生态建设, 构建良好的数字档案馆生态环境。

高校数字档案馆的建设 篇4

一、加强档案信息资源建设是数字档案馆建设的着力点

（一）做好传统载体档案数字化。数字化有利于传统载体档案的安全和证据保全，有利于传统载体档案进入社会信息化系统。传统载体档案数字化率是检验档案馆是否现代化的重要标志。高校档案馆要按照“存量数字化”的要求，坚持“内容为王”，加强组织领导，搞好统筹规划，实施“数字化带动”战略，发扬“钉钉子”精神，运用各种人员力量和激励手段，加快传统载体档案数字化。要强化质量意识，通过全程质量控制、全面质量检查等措施，提高档案数字化质量。

（二）加大电子文件归档力度。随着计算机、互联网和办公自动化的普及，原生电子文件归档的条件已基本成熟。国家发布的《电子文件管理办法》和《电子文件管理工作规划（2011-2015年）》，对电子文件的管理和归档做出具体规定。高校档案馆要适应信息化建设及办公自动化的需要，制定电子文件归档与管理细则，明确电子文件归档范围和保管期限，及时对电子文件进行归档，确保电子文件应收尽收。同时，建设电子文件容灾备份中心，相应进行脱机异地备份，确保电子文件的安全。

二、加强档案信息管理与利用是数字档案馆建设的切入点

（一）建立档案管理系统。档案管理系统是高校数字档案馆建设的重要载体，能够实现对档案材料的数字化管理。高校档案馆要采用先进的网络技术、数据库技术、检索技术和存储备份技术，按照文件实体归档与电子归档相结合、实体利用与网络利用相结合、实体保护与信息安全防护相结合的思路进行系统研发，找准信息技术与档案工作的最佳结合点，建立起以档案馆为中心，覆盖各院（系）、校直各部门的档案管理系统，做到功能全、运行快、安全性好。系统要覆盖档案工作的全部过程和每个环节，最大程度地优化档案工作流程，切实提高工作质量和效率。

（二）建设特色档案数据库。高校档案馆要严格按照国家标准《GB/T3792.5-85档案著录规则》和《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》的要求开展档案著录，保证进入数据库档案目录的准确、完整和规范，实现档案资料方便快速检索。挖掘学校历史留存，充分利用现有资源，建设专题档案数据库，包括珍贵档案数据库、照片档案数据库、音（视）频档案数据库、光盘档案数据库等;建立特色数据库，比如建立学籍档案数据库，有利于完善教学档案信息系统，提高学籍档案管理的自动化水平;建立专家数据库，能为高校服务区域经济社会发展提供智力支持，达到资源共享、互利合作的双赢目的;建立科技成果数据库，有利于加速科技成果转化和产业化，提高服务社会贡献度。

（三）搭建档案信息共享平台。要充分利用全国开放档案信息资源共享平台，探索建立高校档案目录中心，实现档案信息的资源共享、互联互通。为全方位构建档案资源服务体系，提升档案远程服务能力，高校档案馆要改变“看摊守业，等客上门”的被动服务模式，积极打造信息共享平台，实现师生和档案用户足不出户就可办理档案业务。根据业务流程和处理方式的不同，信息共享平台可分为六大功能区：档案查阅、档案证明、出国翻译、档案外借、学历学位认证、学生档案提取，基本涵盖档案馆的档案服务工作，六大功能区分别由六个模块自动进行处理，用户可根据需要选择业务类型。通过信息共享平台办理并出具的档案证明、出国翻译等文件都使用防伪纸张、统一版式并采用条码管理，具备唯一标识，无法模仿与造假，且复印和扫描无效，充分体现档案的严肃性、真实性和凭证性。

三、加强档案人才队伍建设是数字档案馆建设的支撑点

（一）加强档案队伍自身建设。数字档案馆建设任务艰巨繁重，涉及多门学科、多项技术、多个领域，需要高素质的档案人才队伍作支撑。档案工作者要以思想建设为根本，切实提高思想认识，增强档案数字化的责任感和紧迫感;以能力建设为重点，既要掌握图书情报、档案学等专业知识，又要掌握数字化、计算机网络等现代技术知识，不断提高应用信息技术和驾驭信息资源的能力，成为“档案信息资源的管理者和传播者”;以作风建设为抓手，严守组织纪律和工作纪律，始终保持求实创新、奋发有为的精神状态，为建设数字档案馆夯实思想能力基础。

（二）强化信息技术教育。档案管理的信息化、文档处理的一体化、档案保存的技术化，对档案工作者提出了更高的要求。高校档案部门要通过开展继续教育、专题讲座、业务研讨、学术交流等方式，以岗位培训为重点，对专兼职档案员进行不同类型和不同层次的信息技术教育。研究制定吸引、稳定信息化人才的政策、措施，在职务晋级、职称评审中关注长期在档案信息化一线工作而又肩负重要责任的人员，培养一支掌握和运用信息技术的骨干队伍。

四、加强档案信息安全建设是数字档案馆建设的关键点

（一）确保档案信息存储和传输安全。要充分利用安全防护技术，配套建设档案系统安全防范措施。加强对档案信息的安全管理，对每份电子档案的生命周期实行全程监管，采取电子、纸质两种形式并存的办法，对已经数字化的信息多重备份与异地备份。制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性。档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。档案信息网与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，避免病毒感染。

（二）确保档案信息保密安全。要牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关规定和要求，按照“谁公开，谁负责”、“上网信息不涉密，涉密信息不上网”的要求，健全信息安全和保密责任制，把责任落实到具体岗位和具体人员，对拟公开的档案信息和开放档案进行严格的保密审查，凡属国家秘密或公开后可能危及学校安全、公共安全及社会稳定的档案信息，一律不得公开。对数字化外包公司，要进行保密资质审核。对于外包的档案，要做好鉴定和解降密工作，同时加强其数字化过程的监管，保证档案信息保密安全。

（三）确保档案馆舍库房安全。强化经常性安全宣传教育，严格落实人防、物防、技防措施，定期组织开展“四防”专项检查，及时消除安全隐患。建立全自动火灾报警及气体灭火系统，温湿度自动控制系统和视频监控系统，实现馆舍重要区域的全智能控制。

数字档案馆是大数据时代档案馆的发展方向，是高校档案事业发展的战略选择。高校档案工作者要认真学习贯彻党的十八大和十八届三中全会精神，积极面对档案信息化带来的挑战，不断丰富完善数字档案资源体系，搭建档案运行管理服务平台，加快推进数字档案馆建设步伐，为建设档案强国贡献力量。

参考文献：

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报，2014-01-06.

[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）.

[3]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设[J].泸天化科技，2009（6）.

构建数字档案馆 篇5

一、构建数字档案馆网络信息安全体系的必要性

数字档案馆是以网络技术为基础而建立的信息系统, 网络中所面临的安全问题, 威胁着数字档案馆。尽管现在是信息共享的时代, 但档案的特殊性, 并不能同其他信息一样完全实现共享, 很多档案属于机密, 不能公开, 一旦发生档案数据的损毁、丢失和篡改, 所造成的损失将是无法估量的。

网络安全从整体上可以分为两大部分:网络本身的安全和网络中的信息安全, 其中保护网络的信息安全是最终目的。数字档案馆网络信息系统是一个服务开放、信息共享的系统, 而正是由于网络的开放性和互通性, 使系统安全问题日益突出和严重, 层出不穷的网络安全漏洞和黑客攻击手法, 人为的恶意攻击、管理人员的工作疏忽等给服务器的安全、稳定运行带来了极大的威胁, 影响了信息系统功能的发挥。因此, 为了保证数字档案馆网络化进程中网络设备、系统、数据的安全, 以确保基于网络的数字档案馆各项工作的正常运行, 构建稳固可靠的网络信息安全体系, 已经成为现代档案馆管理中的一个重要任务。

二、影响数字档案馆信息安全的因素

1. 信息系统本身的缺陷。

计算机软硬件的“先天不足”, 使得系统存在着安全隐患。硬件在设计制造时留有后门, 可能造成保密信息的泄露。而随着信息技术的日新月异, 原本看起来颇为可靠的系统软件和应用软件的缺陷也不断暴露出来。其中, 最为核心的软件和操作系统以及数据库系统的缺陷不断增加。如我们目前普遍使用的操作系统无论是windows或者linux都存在很多安全漏洞, 导致病毒或者黑客很容易通过这些漏洞获得信息系统的控制权, 造成系统不稳定, 甚至机密数据的丢失和泄漏。

2. 计算机病毒的肆虐和黑客的攻击。

计算机病毒是数字档案馆的隐形杀手, 它能通过自我复制感染其他程序, 并随着感染程序的运行进入内存窃取系统的控制权, 从而破坏计算机程序和数据, 甚至可以破坏计算机硬件设备。一旦侵入档案馆的计算机中, 尤其是侵入网络服务器中, 将对档案馆造成致命的威胁和破坏。而黑客能够破译计算机信息系统的口令, 突破系统的安全防护, 黑客攻击比病毒更具目的性, 因而也更具危险性, 甚至使整个数字档案馆系统瘫痪, 后果不堪设想。

3. 自然因素和人为因素的破坏。

自然因素主要是指由于自然原因造成的对网络设备硬件的损坏和网络运行的影响, 主要包括自然灾害和设备运行环境。人为因素包括故意人为和无意人为。而人为的恶意攻击是档案馆计算机网络所面临的最大威胁, 它以各种方式有选择地破坏信息的有效性和完整性或在不影响网络正常工作的情况下, 进行截获、窃取、破译以获得重要机密信息, 这些意外和疏忽对网络信息安全造成重大的损失。

三、数字档案馆网络信息安全体系的构建

1. 网络信息安全体系的总体目标。

构建档案馆网络信息安全体系的总体目标是:建立具有信息安全防护能力、隐患发现能力、网络应急反应能力和信息对抗能力的信息安全保障体系, 提高整体信息安全管理水平, 切实保障网络安全和信息安全。它侧重于保护信息的保密性、真实性和完整性, 保证网络系统服务的连续性;保证攻击、破坏的可追查性;保证安全管理的可实施性。充分利用认证、访问控制、加密、入侵检测等安全技术, 按需求提供多层次的安全保密和防范功能, 逐步建立应急处理和数据灾难备份系统, 并完善安全管理体系。

2. 技术层面安全体系。

(1) 身份认证技术和用户权限。身份认证技术是指计算机及网络系统确认操作者身份的过程所应用的技术手段, 是应用系统安全的第一道关口, 是所有安全的基础, 是信息安全中的一个重要内容。数字档案馆可以根据系统的不同平台和不同安全性要求来设计身份认证方案, 然后按用户身份来限制用户可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源, 可以指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作。同时, 通过配置用户权限, 黑客即使得到了某个用户的口令, 也只能行使该用户被系统授权的操作, 不会对系统造成太大的损害。 (2) 防火墙技术和入侵检测系统。防火墙是数字档案馆网络常用的安全防范手段。来自外部网络的访问请求都要通过防火墙的检查, 内部网络的安全性就有了很大的提高。同时, 防火墙能够屏蔽来自网络内部的不良行为, 让其不能把某些保密的信息散播到外部的公共网络上去。由于防火墙本身的不足, 通常不能提供实时的入侵检测能力。有条件的档案馆可以安装入侵检测系统, 实时监视各种对主机的访问请求, 及时将信息反馈给控制台, 档案馆网络上任何一台主机受到攻击时系统都可以及时发现。 (3) 病毒防范和漏洞修复。计算机病毒和应用系统漏洞是网络系统中最常见、威胁最大的安全隐患, 建立一个全方位的病毒防范和漏洞修复系统是数字档案馆网络信息安全体系建设的重要任务。除了有防火墙、入侵检测系统, 每个网络中的客户端还应该安装网络版杀毒软件及补丁修复软件, 构成较为完整的病毒防护体系, 定时定期对客户端进行病毒监控、查杀, 进行系统防护、修复系统漏洞, 有效地控制病毒的传播, 保证网络的安全稳定。 (4) 数据加密。数据加密技术是信息安全防护的主要手段, 是保护数字档案馆馆藏安全和信息产品传输安全的常用措施。所谓加密就是数据经过一种特殊处理, 使处理后的结果看起来杂乱无序, 但是经过解密又能恢复到原来的数据, 这个过程被称为加解密过程。通过加密, 将数据转换为不可阅读的形式, 以防止非法用户对数据的篡改和窃取, 保证数据在存储和传输过程中的安全。 (5) 数据与系统备份技术。任何硬件及软件的防范都仅能提高系统可靠性, 而不能杜绝系统灾难, 数据备份是一切灾难发生后恢复系统的最后保障。数字档案馆要合理地制定系统数据保护策略, 建立数据备份中心, 做好数据备份与系统灾难的恢复预案。对数据库数据和文件的数据进行定期备份, 按其重要程度确定数据备份等级。除计算机系统自带的备份程序外, 还应选择专门的备份软件和硬件设备进行异地备份, 确保在数据损坏或系统崩溃的情况下能快速恢复数据与系统, 从而保证信息系统的可用性和可靠性。

3. 管理层面安全体系。

(1) 安全策略与制度。安全策略是管理体系的灵魂。档案馆应该在对信息系统进行全面细致的调查、评估之后, 结合档案馆的业务流程, 制定出符合实际情况的安全策略体系。同时成立信息系统安全管理领导小组, 按照多人负责、任期有限、职责分离等实施原则, 建立健全各种信息系统安全管理制度。制订切实可行的日常安全保密制度、审计制度、机房管理、操作规程管理、系统维护管理等, 安全策略和制度管理是法律管理的形式化、具体化, 是法规与管理的接口和信息安全得以实现的重要保证。 (2) 安全意识和安全技能。网络信息安全意识的模糊是目前档案馆开展网络信息安全管理工作的一大难点。必须加强网络信息安全教育, 普及安全防护知识, 提高档案馆网络安全管理人员和用户的信息安全意识以及遵守安全管理制度的自觉性。必须加强对网络信息安全管理人员的培训, 培养全面掌握档案馆网络信息安全技能的骨干力量, 增强管理信息化网络整体安全防范能力。 (3) 应急预案。信息系统的安全性仅凭单纯的安全产品和简单的防御技术是无法抵挡攻击的, 必须依靠应急响应等一套完整的服务管理机制, 建立其相应的流程。要根据档案馆的信息化工作实际, 从工作原则、组织结构及职责、事件等级划分、处置流程、应急保障、应急的组织协调等因素进行全面考虑, 科学有效地划分事件等级, 全面分析各种应急过程, 制定出规范、全面的综合应急预案。要树立常备不懈的观念, 定期进行预案演练, 确保应急预案切实可行, 以防问题发生时能最大程度地减少危害和影响。

档案馆网络信息安全体系的构建是一项系统工程, 必须认清网络信息安全问题的特殊性与复杂性, 根据情况的变化和现有体系中暴露出的一些问题, 不断对体系进行及时的维护和更新。通过技术防治和管理防范相结合, 建立一个全方位、多层次、系统的网络信息安全体系, 才能最终达到为网络信息提供安全保障的目的。

摘要：文章阐述了构建数字档案馆网络信息安全体系的必要性, 分析了影响数字档案馆网络信息安全的因素, 并从技术实施、制度建设层面对数字档案馆的网络信息安全体系进行构建。

关键词：数字档案馆,信息安全,体系,构建

参考文献

[1]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案, 2010 (6) .

[2]陈丹.构建企业网络信息安全体系[J].计算机光盘软件与应用, 2010 (6) .

构建数字档案馆 篇6

1数字档案馆提供的服务平台—网站

现在世界的网络都很发达, 档案馆服务平台也要依靠网络, 这就出现了档案网站。 档案网站是向整个网络世界提供服务, 也是一个网络展现平台, 因此网站具有基本两个功能, 一个是服务功能, 另外一个就是展示功能。 数字档案馆在发展中出现了一些问题, 管理有漏洞, 收藏的档案少、馆内的档案没有得到很好地保存等等, 档案馆出现的问题, 使得各国开始为档案馆建立网站, 希望通过网站能使档案馆继续服务。

1.1数字档案馆网站的门户建设策略。 部分发达的国家很早的就在网上建立门户网站, 而我国门户网站建立的时间比较晚, 受到其他国家门户网站的影响, 我国在2002年才开始规划网站建设。 门户网站的按照网站的内容可以将其分为两个部分。 一个是水平网站;另一个就是垂直网站。两个网站服务的内容完全不同。水平网站的信息比较广, 新闻多, 从政治到经济, 从娱乐到科技, 从国家到社会, 根据使用者的要求, 为其提供相关的信息, 是大多数人都会使用的网站。 而垂直的网站, 就比较特殊, 主要是一些特定的信息, 例如: 文献、科学数据等等, 比较具体, 针对特定人使用的网站, 使用的人少, 但是垂直网站的作用确实水平网站不能替代的, 而且地位显著。 水平网站比较大而且内容全面, 但是垂直网站只是局限于固定的区域, 只负责这个领域内的信息, 除此之外的领域, 完全不涉及而且也不提供任何的服务。 垂直网站将用户与其他网站的用户完全区分, 而且凭借着自身特有的优势吸引一部分用户。 由此可见, 我国的数字档案网站的形式也应该与垂直网站的形式相同。

1.2数字档案馆门户网站建设的思路和技巧。 用户在使用网站中, 感觉使用方便, 网站提供的信息能够满足自身的需要, 而且网站可以吸引用户长期的使用, 用户对网站的满意度与认可度都极其的高, 这样的网站才能算是成功的。 因此, 我国的数字档案网站建设也应该以使用者为中心, 为用户提供人性化的服务, 将网站的信息整合方便用户阅读, 清除网站中的垃圾信息, 使用户在使用中节省时间。 为档案用户提供优质的服务。 数字档案馆的网站主要包括几个内容:a.数据库。 在数据库中有一个目录, 可以大范围的显示档案馆中所有的档案信息, 使用中想要哪种档案在目录中搜索就可以。 b. 服务系统。 服务系统主要是咨询信息、查阅档案以及各个档案馆的互借等。 c.使用方法。 很多人可能是初次使用数字档案网站, 对于使用的流程不了解, 因此的档案馆在建设的时候, 要设有一个栏目, 讲解有关档案馆的信息, 以及查询信息的方法。 d.技术。 一个网站的建立需要使用多种技术, 在建立网站的时候, 要根据档案馆的情况, 选择合适的技术。 e.网站结构。 好的网站结构一定要清晰, 不能让用户多次搜索都找不到想要的档案。 一般网站结构是三层, 可以让使用者快速的找到信息, 如果搜索的过程过长会让使用者有负面情绪。 f. 色彩。 数字档案馆网站的颜色不能太多阴暗, 色彩要明亮, 更也不能使用多种多彩, 以免用户眼花缭乱。

2数字档案馆提供的资源平台—档案数据库

数字档案馆中的档案信息比较多, 要想为用户提供服务的时候便利, 就要建立一个数据库。

2.1单个数字档案馆独自建立网络档案数据库。 我国的数字档案以单个的档案为主, 而且都是“ 单打独斗”的模式, 服务平台中的数据库, 是在实际档案馆的具体资源基础上建立的。 数据库的建立可以有两种方法。 第一种方法是自己建立;第二种方法是将建立工作承包给外部公司。 数据库的建立首要的工作就是为档案的目录建立数据库, 明确分出等级, 并且清楚等级之间的关系。 其次建立全文数据库, 这个数据库应该与档案馆信息保持一致, 并且可以分出几种类型, 例如可以将信息分为文本型或者图文型。 目录以及全文的数据库最好能实现交接, 且没有多余的信息。

2.2多个数字档案馆联合共建网络档案数据库。 数字档案馆有狭义和广义之分, 狭义数字档案馆是指作为个体的数字档案馆, 广义数字档案馆是指作为社会整体性的数字档案馆, 由狭义的数字档案馆而至广义的数字档案馆, 这是数字档案馆建设的规律。 广义数字档案馆的实现需要多个个体数字档案馆的共同经营, 其核心部分主要是数据库建设。

3数字档案馆提供服务的工作平台—信息服务系统

数字档案馆档案信息服务系统是数字档案馆在先进的信息组织、交流理论指导下, 运用适当的方式与策略, 采用现代化的计算机网络和通讯技术, 有效地搜集、整理、存贮数字环境下的档案信息资源并及时、高效地提供满足档案信息用户的系统。

3.1数字档案馆档案信息服务系统的集成化。 随着数字档案馆建设进程和档案信息全球化走势的加速, 数字档案馆的发展形成了两种主流模式:特种馆藏型模式和服务主导型模式。 特种馆藏型模式是将档案馆或相关机构的珍藏或特种馆藏的档案资料进行数字化, 提供网上共享。

3.2建立集成化档案信息服务系统应注意的问题。 数字档案馆档案信息服务系统的集成是一个非常广泛而复杂的课题, 就个体数字档案馆而言, 要求建立面向开放和分布数字信息环境的集成信息服务系统, 包括上述所描述的功能;就各个数字档案馆的关系而言, 还包括开放元数据转换、开放链接服务、开放用户认证控制系统等, 从而灵活配置所需档案信息服务流程, 无缝地集成所需资源和服务。

结束语

综上所述, 数字档案馆服务平台建设符合发展趋势, 通过平台使档案馆能为人们提供便捷的服务, 在构建服务平台的时候要注意几个方面, 档案馆是在网络的基础上建立的, 要有自己的网站, 而网站的层次, 色彩、结构都影响用户的使用。 同时也要简化馆内的档案信息, 方便用户使用。 平台以服务为主, 在提供服务的时候, 要用科学的策略, 提高服务效率, 使服务效果达到最好。

摘要：我国档案的发展进程已经走向数字化, 用数字化的方式管理档案是科技以及档案事业发展的必然要求。在数字化的管理下, 为了使档案能够能更好为使用者提供服务, 就要建立一个品台, 在这个品台上, 档案更加透明, 也能发挥服务的价值。本篇文章主要讲述了档案平台的构成, 对构成要素进行阐述。

关键词：数字档案馆,档案信息,服务平台,构成,要素

参考文献

[1]彭清清, 理文.数字档案馆柔性服务体系建设研究[J].档案与建设, 2013 (9) .

[2]苏君华.数字档案馆建设中技术化与人文化的融合研究[J].档案学通讯, 2011 (6) .

构建数字档案馆 篇7

1. 古村落的概述

古村落承载着中华民族五千年的历史,当地人祖辈父辈生活在此、在漫长的生活中形成特有的风俗习惯,古村落有我们民族之本、文化之根。数据显示,从2000年至2010年,我国自然村从363万个锐减至271万个,10年弹指间,90多万个自然村消失,村庄已经消失了,村落里的历史文明也随之灰飞烟灭了。

古村落是我们祖先留下的承载了五千年文明史的美好精神家园,是中国文化的补给和根,如果古村落文化消失灭绝,将是人类文明史中无法估量的损失。我们要尊重自己的历史,要保护古老的村落,保护我们精神家园。

2. 数字3D古村落档案馆的意义

正如李政道曾说过,技术和艺术就像一枚硬币的两面不可分割,古村落档案馆是基于数字技术的介绍中国古村落的平台,它以数据形式展现了古村落的生态原貌,目的是更好的推进对古村落的宣传和保护。

(1)传统档案馆在查阅浏览时必须在工作时间、到工作地点办理手续,而在数字档案馆,用户可以在任何时间任何地点查阅资料,不再受到地域空间的限制,档案馆在大家电脑上、在IPAD上、在手机上,用户可以在万里之外了解古村落。

(2)传统档案馆文献资料采用借阅的办法,借出去的资料破损或难以追回。

数字档案馆以数据流通的形式取代传统的档案本身的流通,避免实体档案丢失破损,有利于实体档案的保存。

(3)非物质文化遗产由于其不可陈列的性质,使之不能在传统档案馆进行保存展示,导致很多非物质文化遗产面临消亡的命运。

古村落档案馆的数字化形式使得非物质文化遗产可以通过数字信息进行展示收藏,有大量的视频影像和图片对非物质遗产起到保护和发扬的作用。

(4)传统档案馆的信息传播是单向流动的过程,档案馆与受众的交流非常有限,但数字档案馆在网络平台上具有开放性,用户一改以往被动的接受信息,他可以自主选择甚至点播,实现用户与档案馆、用户与专家实时沟通交流,在这个过程中,档案馆与用户之间的互动性大大增强,提高了信息传播质量和效率。

3.3D数字化档案馆的特点与创新

通过3D数字档案馆平台的建设,可以使用户在互联网上用鼠标和键盘控制观看全景,3D实景的效果,犹如身临其境;三维全景的漫游方式,使用户可以控制进出,把远景拉近,近距离观看,可以选择游览的方向,并查阅建筑内部结构;

良好的兼容性和交互,使用户可以随时随地查看游览,不受到传统游览的时间和空间束缚;

合理的游览模式,是用户快速找到感兴趣的内容、系统会通过记录浏览轨迹,推荐浏览者相关的内容,并记录信息,使用户在浩如烟海的数据中不会迷路;

通过数字化档案馆可以使浏览者足不出户的在线了解如手艺、祭祀习俗等非物质文化遗产,了解一个不同的民族独特的理念和文化,而这些在传统的博物馆或档案馆无法保存,在数字化3D档案馆平台则可以采用动态图像、数字照片和视频进行生动全面的体验。

二、数字化档案馆虚拟平台的建设方法

1. 前期对类似网站的调研及定位

了解相关相类似的博物馆和档案馆网站的资源内容、设计形式、展示方法,对古村落数字化旅游平台进行定位。通过调研,现有的博物馆和档案馆网站平台在展示方式上以图像文字占绝大部分,一小部分有视频和声音,仅仅几个有3D全景,在资源上更是以综合类的科普知识为主,古村落数字3D档案馆平台填补了这方面的空白。古村落数字档案馆平台的定位:丰富数字资源、迅捷互动模式、打造国际平台、传扬瑰丽文明。

古村落地图的构建需要充分考虑到不同古村落之间的相关性,按照不同层次结构来组织内容,这样的浏览模式不仅能帮助用户快速的找到内容,直观的呈现框架和村落间的层级结构,而且对古村落的内容进行相应的资源关联,构造浏览者个性化网络信息,提取用户的个性化特征,推送适应性的游览内容,系统自动生成个人动态的游览地图,对游览的村落情况有一个可视化的清晰了解。

百科全书模式就像查阅百科全书一样,了解不同村落的不同面貌、风俗、不同地域的地域特征,在平台首页上会有不同村落的轮播,有不同村落的名称和概括的特点,使用户方便查阅。在这个开放性的古村落百科全书结构中,各类内容都能找到相应的接口对接内容,已有的内容也能迅速的得到更新和补充。

一本书式的浏览是针对某一个村落,用户可以像翻书一样从第一页通览村落特点,了解某一个村落的选址规划、物质遗产和非物质遗产,周边景点和路线等。可以在二级页面地图里点击省份、再选择具体的村落,一个村落翻看过后是下一个村落信息。

定点浏览是提供有意向的用户,用户可以通过搜索关键词快速找到内容,如通过搜索祠堂,平台会通过运算在全国范围内进行搜索,给出所有有相关信息的推介,根据优先度、热度和符合特征层级,使用户迅速了解具有搜索特点的古村落信息。更有“专题区域”模块,在这里,用户可以迅速的找到感兴趣的专题的集合,对于用户浏览过的信息能够进行记录,形成个性化动态游览地图。

2. 对档案馆技术及视觉效果定位

在数字化3D档案馆平台建设采用了多种媒介和较为先进的制作技术,如虚拟现实。基于全景图像的真实场景,经过数字计算及模型投影后,在计算机中全方位、互动式观看真实场景还原,同时符合W3C标准的html5中,运用CSS与DIV进行布局定位,技术先进的同时具有较强的表现力。

在视觉流程方面,创造视觉层次、合理排布元素,引导用户浏览流程。在颜色搭配方面,背景颜色雅致、富有古意,含蓄而厚重,适合长时间观看;页面主体为暖色调,点缀以小面积的、饱和度高的红色和蓝色,使整体效果鲜明而不失协调、统一感。在图形图像运用方面采用首页轮播大图,一系列能够明确反映古村落主题的图片,图片整体形式和色调统一,构图平稳大方、整齐有序、统一和谐。在制作中,适当的采用修图软件对图片进行曲线调整、锐化、色调色阶调整。在交互视觉元素的运用方面,通过导航设计整合各个栏目,实现自由跳转,合理设计空间层次、主从关系、视觉秩序及彼此之间的逻辑的运用,清晰的导航路线能够带领浏览者直观、方便地进行浏览。

综上所述,古村落数字档案馆基于信息及多媒体技术、通信及网络技术,具有个性化、操控性、体验性和娱乐性,时效性、灵活性以及功能性的需求,承载了中华文明、有效的弘扬了古村落文化,推动了传统文化的继承和发扬。

摘要：随着信息技术的发展,人类的观念和行为发生了深刻的动荡和裂变,弘扬和发展古村落借助信息技术,为用户和古村落之间搭建桥梁,本文将以数字化构建的古村落档案馆平台为切入点阐述数字技术在古村落的重要作用。

构建数字档案馆 篇8

一、数字化档案馆档案的著录

在档案馆的工作结构构成中, 档案的著录是一项重要的工作, 属于是基础性工程。它是针对于档案的目录级、案卷级、文件级以及电子文件等实行的著录操作。档案的主要功能就是对过去重要的事件、活动等进行详细的记录, 随着时间的增长它的数量和种类也就不断增多, 这就需要保证档案著录工作开展的完整性, 从档案入档就要开始。从现代档案馆的档案著录工作开展形式来看, 档案的著录工作开展并不是单独进行的, 它需要兼顾技术和文件两方面, 增加档案著录的综合性, 调动档案部门、信息部门以及技术部门之间的合作协调性, 基于这一方面来讲, 现有的数字化档案馆档案著录系统就会涉及到诸多的方面, 需要有完善的信息技术作支持。

档案的储存方式由纸质档案和电子档案两种, 前者的保管完整性和真实性不高, 还容易出现遗失, 因此, 在现代档案管理中明显不如电子化档案的发展, 电子档案在信息的储存方面, 由于其数量的不断增加, 这就需要对其检索和利用方式进行不断的改进优化, 降低难度, 考虑到后期档案的综合查询利用。档案著录子系统从其工作的模块组成以及开展流程来看, 可以划分为五个不同功能的模块, 即档案著录、档案审核、基础数据的维护、工作量统计以及档案查询。

(一) 档案著录。这一功能模块属于是管理员提供的一种功能, 结构上分为三种, 包括案卷级著录、文件级著录以及电子文件著录, 三者各有各自的作用。案卷级著录是双向选择的, 逻辑页面添加逻辑卷, 传统卷页面添加案卷;文件著录的关键是对于不同类型文件的选择, 不仅可以增加新的文件, 还可以对原有文件进行著录;电子文件著录的对象是电子文件, 那么首先就要对文件进行定位检查, 选择批量管理传统卷和逻辑卷进行相应的操作。

(二) 档案的审核。这一模块包括四个部分, 即审核的案卷一审、二审, 文件审核的一审、二审。案卷一审对审核人员的技能水平要求较高, 审核的对象主要包括定位符、属类、全宗号、目录号、案卷题名以及保管期限等等信息;二审是对一审信息的再次确认, 和一审的审核对象差不多;文件的一审可以对审核文件进行快速地定位, 审核主要由工作人员的看和读完成, 审核的内容主要是定位符、文件题名、逻辑卷名称以及著录者的信息等;二审同样是对一审的确认, 是对上一审核内容的二次确认, 如果审核不合格还要重新一审。

(三) 基础数据的维护。基础数据模块主要涉及到三个子模块, 也就是目录数据维护、属类和全宗维护以及著录档案销毁。目录数据维护开展要先确定属类, 然后再进行相应的增删操作;属类以及全宗维护设计可以进一步丰富档案馆的档案种类;著录档案的销毁需要管理员先确定出所销毁档案的位置, 然后确认后销毁。

(四) 工作量统计。它可以帮助管理员更为快捷方便地统计和查看所有工作人员的工作量, 并结合档案的定位符提高统计的准确合理性。

(五) 档案查询页面。这一模块顾名思义, 就是发挥查询作用的, 可以划分为分类查询、简单查询以及定位符查询三个部分, 各个部分各有不同的功能。首先, 分类查询。它可以给管理员多个类别的查询选择, 根据所需选择, 工作人员先确定档案的属类, 在属类级中选择全宗, 进而再细化到目录, 最终得到查询信息。其次, 简单查询。它可以通过查询的关键字来获得档案的属类信息、目录信息、文件信息等。第三, 定位符查询。它是在属类确定后在全宗级别之下依据目录的不同结合定位符来完成查找的。

二、质量管理系统的构建

数字化档案馆档案的质量管理是一个综合管理的过程, 并且这种管理贯穿于整个档案馆管理过程中, 对于工作人员来说, 要在新形势下积极提高自身素质, 发挥工作的积极性, 对档案管理工作的所有过程都有明确的认知, 正确运用信息技术。首先, 保证档案馆的信息收集方式规范, 确保收集的资料信息是真实完整的;其次, 强化档案管理的管理技能, 认真学习相关规范, 并且有足够的耐心和细心, 积极推动数字化档案馆的建设, 促进档案馆管理水平的提升, 形成一个健全完整、科学的质量管理系统。

三、总结

在新形势下, 档案馆的档案呈现出数字化管理的趋势, 它可以有效地促进档案馆的管理效率提升, 保证档案著录工作的顺利进行, 并且在信息技术的应用支持下还有利于其质量管理系统的建立, 从而推动了数字化管理水平的提高, 对于档案馆管理来说, 可以实现档案资源的共享和利用, 使自身功能更为健全完善。

参考文献

[1]卢光明.数字档案馆档案著录和质量管理系统的构建[D].陕西师范大学, 2014.

浅议企业数字档案馆建设 篇9

关键词：数字档案馆；意义；构建；注意问题

中图分类号： G270 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）34-33-2

0 引言

随着信息技术的高速发展，企业办公模式发生了巨大变化，计算机信息系统已经成为企业运营的重要工具，企业生产活动的许多档案文件都以电子版的形式存在，一些企业已经实现了无纸化办公。企业信息载体呈多元化发展，不再局限于纸质资料，图像、视频以及声音等多媒体技术的应用，给企业的档案管理工作提出了新的要求。目前企业档案管理工作机遇与发展并存，深入利用信息技术，构建数字档案馆符合企业档案管理要求，对提升档案管理水平具有重要作用。

1 企业数字档案馆建设的必须性以及意义

数字档案馆从本质上来讲属于档案信息管理平台，包含档案资源库、档案信息资源处理中心、用户管理平台等。数字档案馆具有馆藏资源数字化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多优势。数字档案馆是信息技术在档案管理工作中的进一步发展，具有较大的应用价值。

对于企业而言，档案资料是其发展的历史记录，包含重要的技术以及商业资料等，具有独特性、独有性，在企业的发展过程中具有重要作用。企业数字档案馆建设集成了传统档案馆的各种职能，如档案保管、档案查询、市场服务等，利用先进的信息技术，整合企业的档案资源，使企业档案服务模式和体系能够得到优化。数字档案馆利用集成系统，将企业档案信息资源系统与档案馆的服务体系相连接，提高了企业档案馆的服务水平，使企业档案管理工作更加高效、便捷。

企业数字档案馆与企业的局域网平台相链接，构建只针对企业内部的档案资源库，并且依据局域网上的各类资源，形成数字档案馆的整个数据库，企业员工可以在局域网下查找自己局限内的资料，不受时间和空间的限制，最大限度地提升了企业档案资源的利用率，使其更好地为企业服务。数字档案馆实现了企业档案资料数字化、信息资源共享化以及数据传输网络化，提高了企业档案资料的利用率，充分发挥了档案资料的经济价值和社会价值。因此，构建企业数字化档案管理，符合档案管理发展趋势，为我国档案管理工作注入新的活力。

2 企业数字档案馆系统分析

2.1 企业数字档案馆总体构架

数字档案馆管理系统集成了传统档案馆的全部职能，利用先进的信息技术、智能技术、数据库等形成完整性的管理平台。企业数字档案馆依据企业资料的特殊性要求，合理设计其总体框架，应用较为普遍的如图1所示。

2.2 企业数字档案馆功能模块

依据数字档案系统的主要职能，可以将企业数字档案管理体系划分为两大子系统，即档案后台管理以及档案知识门户。档案后台管理主要指的是档案管理员以及系统维护人员对数字档案馆的日常管理和维护；档案门户是企业员工检索与借阅资料的窗口。企业数字档案馆包含的职能依据企业特色而决定，本文对列举的数字档案馆功能模块都是较为普遍的，企业数字档案馆的一般功能模块如图2所示。

2.3 企业数字档案馆系统性能需求

企业数字档案馆系统的构建是根据企业档案管理的具体需求所决定的，实用性是企业数字档案馆系统建设必须要遵循的原则。同时数字档案馆从本质上来讲属于信息化管理平台，其系统必须易于维护、操作简单，并且反应速度快，以便更好地服务于企业发展。根据以上系统要求，数字档案馆系统必须具备以下性能：

一是安全性能。企业的档案资料与社会公共档案资料相比具有明显的差异，其管理内容中涉及一些商业机密或是核心技术，因此数字档案馆系统必须具有较高的安全性，以满足档案资料保密性要求。系统的运行必须安全稳定，防止出现数据丢失或损害的情况。并且在系统中还要构架完善安全体系，依据身份认证和有限授权技术，实现数据传输、存储分析过程中的安全性。

二是数据完整性。为防止数据丢失及破坏应用软件与相关数据分离或共享，系统通过分配权限、设置权限级别、区别对待相关用户，保证数据库管理系统自身提供的安全性。系统平台的安全性主要是操作系统、计算机和网络体系的安全性等。

三是系统可扩充可维护性。体系结构设计、软硬件平台的确定需要考虑可扩充、可维护性来满足系统维护所占的比重大的特点。应用系统的设计及开发考虑标准化、模块化及灵活性和可扩充性，达到程序复用的目的，根据需要修改某个模块、增加新的功能以及重组系统的结构对数据库表的修改维护可以在很短时间内完成。

3 企业数字档案馆建设过程中注意问题的分析

企业数字档案馆的构建，有助于提高企业档案资料的利用率，使其更好地服务于企业发展。但是在企业数字档案馆建设的过程中，一定要遵循企业的实际需求以及企业的信息化水平，严禁盲目复制其他成功案例。企业在数字档案馆建设过程中一定要注意以下问题：

3.1 依据企业实际，科学建设

数字档案馆的构建是一项系统工程，包含的工作种类较多，其影响因素也较为广泛。当前数字档案馆系统主要受到企业资料种类、范围，企业信息化水平以及企业档案馆经济投入的制约，系统的构架不是想当然的，必须具有相当的技术条件、经济条件以及组织条件。因此在建设数字档案馆时一定要依据企业的发展实际，循序渐进地开展。企业必须做好数字档案管理系统建设规划，只有在保证规划的科学性、可行性以及可靠性的基础上才能正式开展建设工作。企业数字档案系统的实现不是一蹴而就的，需要在实际的管理中不断磨合和完善。

3.2 注重档案管理工作的实际需要

企业数字档案管理系统构建的根本目的就是要满足档案管理工作以及职能的要求，提高企业档案资料的利用率，使其更好地为企业发展提供服务。因此数字档案馆必须具有档案馆馆的基本职能，这也是数字档案系统构建的主要着手点，实现企业档案资源数据库与应用服务体系的完美结合。换言之，企业数字档案管理系统必须具备较高的实用性，这也是数字档案馆建设的根本原因。

4 结语

随着信息技术的不断发展，数字档案馆是档案管理信息化发展的必然结果。企业数字档案馆的构建，有助于提高企业档案管理水平，为企业发展提供更加完善、便捷的档案服务。企业在构建数字档案馆时应该根据自身发展水平以及行业特点，构建具有实用性的信息系统。

参 考 文 献

构建数字档案馆 篇10

关键词：层次分析法,综合评价,指标

0 引言

伴随着我国《档案信息化建设实施纲要》(2002年)、《数字档案馆建设指南》(2009年)等宏观性、纲领性文件的发布,我国档案事业数字化发展的态势已日益明确,步骤及时间表也日益清晰。在这类文件的指引和各级档案行政管理机构的有力支撑下,关于数字档案馆的研究及实践日益增多,并且已成功建成一批数字档案馆。从表面上看,我国数字档案馆发展态势良好,但不能忽视的是我国数字档案馆建设理论滞后于实践的客观事实。这也是为什么直至现在,我国虽有数字档案馆/室建设指导文件,却仍未有一套系统、完整的数字档案馆建设综合检验体系供我们使用,以明确数字档案馆的现实生命力和市场满意度。这套体系,本文中称作数字档案馆生命力综合评价体系,它所包含的指标对于促进数字档案馆建设、强化外部激励力、提升档案工作者业务素质、增进利用者与管理者与信息互动有着非常显著的作用。这是一个包含信息生成环境、数字管理环境、网络利用环境等综合因素的客观评价指标。

从现有数字档案馆综合评价指标理论研究情况来看,论文论著较少。根据中国学术期刊检索,以数字档案馆和评价作联词检索,共检出相关文章11篇,且近2/3的成果只停留在宏观分析上,即只对评价因素及指标作罗列与解释,并未涉及权重计算、综合排序和一致性检验等问题,更少有实证性研究。这表明,在数字档案馆综合体系的量化研究问题上,方法、技术仍存在着欠缺。

我们研究的最终目的,是构建一套相对完整和客观的综合评价体系,并希望借此反哺和验证我们的数字档案馆建设,使我们正视来自馆藏、技术、服务、管理等方面的评价因素,最大限度的满足信息管理者和信息利用者的需求。本文以年初进行的《数字档案馆生命力评价专题调卷》的调查数据为基础,通过层次分析法对指标、权重、验证等进行科学分析和精确计算,实现了主观判断与客观数学运算巧妙的融合。

1 层次分析法在评价体系构建中的应用

在这场研究中,我们采用层次分析法进行建模和计算。层次分析法是一种定性和定量相结合、系统化、层次化的分析方法,简称AHP,这种方法适用于结构复杂、决策准则较多且不易量化的决策问题[1]。它的主要特点是思路简单明了,兼顾了决策者的主观判断和推理的量化描述,可以避免决策者在逻辑推理上出现失误,是一种较为科学的度量方法。本文进行层次分析计算过程中,主要数据来源于《数字档案馆生命力综合评价专题问卷调查》,调查中所列出的三级指标是在现有评价研究成果的基础上,参考部分专家意见后得出的。所列因素包括馆藏、技术、服务、管理等四个方面[2],兼顾了档案管理者及利用者两方的评价,既可用于专业机构评判,也可用于普通用户评价。

AHP分析主要有四个基本步骤,即建立递阶层次结构模型、构造出判断矩阵、层次单排序和一致性检验、层次总排序及一致性检验。

1.1 建立递阶层次结构

数字档案馆生命力总体评价是整个体系的目标,该层次目标对下层次元素起支配作用,下层次指标又体现于更低层次的方案或子准则、指标等。按照这种递阶关系,我们将整个数字档案馆目标分解为目标、准则和指标三个层次,这些分解后的元素不交叉、不包含。根据《数字档案馆(室)建设指南》的要求,综合部分当前相关研究成果及部分专家意见,笔者在问卷中共设计了三层指标,共计4个一级指标(准则),14个二级指标(指标),51个三级指标(子指标)。在实际应用过程中,可根据需要将某一层次进一步划分若干层次。如表一所示。

1.2 构建判断矩阵

判断矩阵是层次分析法的计算方法,标度是将人们的定性分析转化为定量分析的桥梁,不同的标度系统所构造的判断矩阵不仅一致性不同,而且由判断矩阵所得出的排序值及顺序也不相同。在构建判断矩阵过程中,本文采用了an(n=0-8,a=1.316)指数标度法,该标度法具有更好的数学结构,克服了常用的1-9标度法矩阵与思维不一致、一致性矩阵构造能力差、可能会产生逆序等弱点,更加准确、客观和定量,因为采用该标度法,也使得我们进行的问卷结构更加简单,减少了问卷者的填写负担。其重要程度等级认定说明如表二所示。

计算中,我们参考了朱庆华、杜佳[3]等人的观点,通过满分频度来确认该指标的重要程度。满分频度,即对某个对象打满分(5分)的人数与对该对象作出评价的总人数之比,其值在0~1之间,满分频度是构造判断矩阵的依据,也是计算权重的基础。

在指数标度中,我们将总量定为100,按0-8指数标度将100分为八等分,每一等分为12.5,就建立起了一个0~8与0~100的对应关系,然后任意两个满分频度(取值0~100)的差与12.5相比较而得出的数据,就作为指数标度系统中的n,公式如下,通过该公式计算出的数值就作为矩阵的元素值。

此次问卷共发出问卷200份,收回有效问卷146份。借助EXCEL公式及函数,我们统计出各级指标的满分频度,并构造出相应三个层次的判断矩阵。如表三所示。基于精确计算的需要,本文保留了4位小数。

相对于数字档案馆评价目标,馆藏、技术、管理及服务四个准则的相对重要性,可构造出A-S判断矩阵,其中S为目标。

同理,我们在各层级之下可分别构造出判断矩阵A1-B,A2-B、A3-B、A4-B,B1-C、B2-C、B3-C…B14-C,共计二级矩阵4个,三级矩阵14个。限于篇幅,本文不一一列出。

1.3 单排序及一致性检验

这是计算本层各因素对上层某一因素的重要性排序,它由判断矩阵的特征向量(W)表示。例如,判断矩阵A的特征问题AW=nλmaxW的解W,经归一化后即为同一层次相应因素对于上一层某因素相对重要性的排序权值,这一过程就称为层次单排序。本文采用方根法进行计算,计算步骤如下:

(1)计算矩阵每一行元素乘积,;;

(2)计算Mi的n次方根,,i=1,2,…n;

(3)对向量进行归一化处理,得到特征向量:

(4)计算比较判断矩阵的最大特征根:

经计算,求得准则层A、指标层B各指标的特征向量W、最大特征根、一致性指标等如下,限于篇幅,本文并未将C层子指标计算结果一一列出。

1.4 层次总排序及一致性检验

本步骤旨在计算同一层次所有因素对于最上层相对重要性的排序权值,这一过程是由最高层次到最低层次逐层进行的,当两层次元素无相互联系时,该取值为零。若准则层A对于目标层S的W权重为a1、a2、a3…am,指标层B对于准则层A的W权重为b1j、b2j、b3j、…bnj(j=1、2、3…m),其B对于S层的总排序计算公式为:

本文仅列出指标层B对于目标层S的总排序结果,对于最终子指标层C对于目标S的总排序,本文不一一列出。

经过一致性公式的检验,得出CR<0.1,我们则认为该体系的排序结果是可信的。在实际应用该体系时,我们可设定Ci指标的评分标准为10分,用户给出的实际评分Xi乘以该指标的合成权重Wi(总排序权重)则为综合评分,其各指标综合评分之和即为该数字档案馆的总评得分Y。因本体系C层指标共计51个,所以,其量化计算公式为:

3 结束语

层次分析是一种将主观判断与客观定量分析有机综合在一起的科学判断法,它与专家调查法、问卷法相结合,机动灵活。本文正是基于此构建了数字档案馆的生命力综合评价体系并对各层次影响因子的权重进行了测算和排序,并希望籍此推动数字档案馆规划、实施、评价等活动。尽管我们在研究中采用了诸多研究方法,测度上更严谨,排序更客观,但依然存在一定问题,如问卷样本过少、指标上有缺漏、经验性评价或反馈较少,一定程度上影响了指标测评的准确性。但是本文的测评方法可以为类似的评价研究提供一定的借鉴,相信随着数字档案馆理论与实践的不断发展,评价体系的内涵也会不断丰富,它将为我们的数字档案馆建设提供更加具体和全面的规划、建设、实施、测评和监控指标,使理论建设、实践及服务评价进一步整合,并进一步反作用于档案数字化事业。

参考文献

[1]孙建军,成颖,邵佳宏,等.定量分析方法[M].南京:南京大学出版社,2002.

[2]周林兴.论数字档案馆评价指标体系的构建[J].湖北档案,2005,(04):8-10.