环保数字化档案馆（精选12篇）
环保数字化档案馆 篇1
摘要：我国环保事业在近20年中得到长足发展, 随着环保事业的发展, 环保档案信息数量越来越充实, 载体形式越来越丰富, 电子档案材料已开始成为环保档案较普遍的载体形式。笔者认为只有加快现代化管理的步伐和水平, 只有对这些在环保活动中所产生的大量的专业性强、信息量大、载体新颖的环保档案材料进行有效管理, 才能使环保档案工作跟上环保事业的发展步伐, 跟上信息管理现代化的步伐。就目前而言, 关键就是要加强对环保档案信息的数字化管理工作。
关键词：环保档案,问题与对策,数字化管理
1 环保档案管理现代化的必要性
环保档案现代化管理, 是现代经济发展的客观要求。现代化管理方法是环保档案现代化管理的构成要素, 要实现档案管理的现代化, 就必定实现管理办法的现代化。环保档案工作作为环保工作的一部分, 其管理方法的现代化也是整个环保工作管理现代化的重要内容。环保档案现代化管理是档案事业发展的必然趋势。随着市场经济的发展档案这门管理科学也得到了不断发展和完善, 环保档案职能的内涵和外延也随之不断充实。为适应环保档案事业的发展, 更好地实现环保档案的各项职能, 单凭传统的档案管理方法是远远不够的。应用现代化管理方法是适应环保档案工作转轨变型的迫切需要, 随着改革的不断深入和市场经济的建立, 环保档案工作也随之转轨变型, 主要表现在环保档案工作由过去封闭半闭型、单一性向开放型、多面性转变;从一般保管查询向信息知识再生产转变;从档案信息的分散管理向网络化管理方面转变。因此迫切地需要把现代化管理方法应用到环保档案工作中去。
2 环保档案管理现代化中存在的问题
(1) 随着环境保护事业的迅速发展和环境问题研究的不断深入, 对于环境问题研究的文献资料也在大量增加。其文献具有内容丰富、类型复杂、综合交叉、载体多样化等特点为环保管理的现代化提供了丰富的“食粮”, 同时又给广大科技人员的查阅和科技情报管理机构带来了一定的困难, 文献的增长率已超出了人们将它妥善处理的能力和条件, 大量的文献未能进人正常的渠道。
(2) 环保档案管理系统分散, 加工处理效率较低, 收集系统和使用效益较差。因没有统一要求和严格的规范管理, 有些科研人员忽视了科研文件材料的形成、积累、整理和归档是科研的一部分。科研论文, 报告出来了归档, 但其他材料及原稿却未附上。另外, 由于靠层层上报汇总, 缺乏管理, 满足于报数据, 造成信息分散, 系统不配套。没有建立有效的综合分析手段和方法, 信息资源不能共享等问题, 大大降低了档案效益发挥。
(3) 环境保护机构由于受资金、场地、人员紧张、管理制度薄弱的影响, 人们对档案管理工作的重要性和意义认识不足, 在日常工作中不注意环保档案资料的收集和整理。
3 环保档案实现现代化管理的主要措施与对策
(1) 从思想上高度重视, 提高对环保档案现代化管理的认识。首先单位主要领导要有足够的认识, 要为实现环保档案现代化管理创造条件, 配备必要的微机等现代化档案管理设备。其次要提高全体干部职工思想认识, 克服保守的传统习惯, 坚定实现环保档案工作现代化的勇气和信心。
(2) 人才的培养是实现环保档案现代化管理的前提。
现在社会上普遍缺乏复合型的现代管理人才, 档案工作更如此, 尤其是缺乏既懂微机技术又有档案专业的复合型人才。
据报道, 很多单位因人才缺乏而直接影响了档案工作现代化的顺利开展, 所以环保档案要实现现代化档案管理就是要求档案人员必须掌握现代化管理方法。为此要加强对档案专业人员的培训, 真正提高其政治业务素质, 经常组织业务培训, 提高档案工作人员业务素质, 除坚持持证上岗制度外。对专项业务培训要坚持严格考试制度, 才能真正使档案工作标准化、现代化。
(3) 环保档案工作标准化是实现环保档案现代化管理的基础。档案工作标准化, 是新形势下档案工作发展的必然趋势和档案工作现代化的客观要求, 它的制定和实施, 必将给档案工作带来长足的发展和巨大的变革, 因此, 要加速标准规范的制定, 积极组织贯彻实施。应用《环保档案分类表》 (简称) 分类类目标识, 我们必经熟悉并了解环保档案分类表分类类目标识, 所规定的内容和适用范围, 做到信息分类符合本单位环境管理职能, 保持各种信息的有机联系, 便于微机信息管理。当今时代是信息时代, 实现档案现代化管理是档案工作发展的趋势。当然应用现代化管理方法要有科学的态度, 不能一哄而起, 档案现代化管理也是一个不断学习, 不断探索的过程, 因此我们要先易后难、先简后繁、循序渐进、从实际出发逐步实现现代化管理。
(4) 环保档案计算机化是实现环保档案现代化管理的目标。运用计算机系统来管理环保档案, 不但可以提高档案检索查找速度, 还可对保存大量的数据和资料进行分析, 并将那些文献价值不高、重复或陈旧的文献加以限制或取消, 达到精收并蓄的目的。及时了解准确传递文献信息或动向。帮助管理层进行正确的决策和预测行动, 提高管理水平和工作效率, 减少盲目性, 增强工作计划性, 科学性和主动性。
4 选用软件平台是环保档案信息数字化管理关键的前期工作
大量的环保电子文件产生以后, 软件平台是首先需要解决的问题。据笔者了解, 环保档案部门对于软件平台的选用大致有几种代表性的方案:或与软件公司合作开发、或选用国家环保局推荐的文档一体化系统软件、或选用当地档案局推荐的档案管理软件。从理论上笔者认为, 最佳的办法应该是大家都采用国家统一选用的一种通用的软件系统, 这样可避免重复开发、重复建设, 对于国家资源利用总体上、标准化、自动化和网络化建设都能达到最佳的效果, 也可以克服兼容性等问题, 为今后系统内的联网和信息资源的共享创造条件。就目前的实际情况, 笔者认为, 无论选择哪一套系统, 首先必须重视对选用软件平台的通用性、标准化、安全性、支持网络环境、后续扩充、技术支持等几个方面的把握;其次要树立成本效益观念, 处理好投入与产出的关系, 讲究最佳效率, 根据本单位的专业特色、发展趋势对选用的软件平台有个理性的定位。
5 收集归档工作是环保档案信息数字化管理的基础工作
针对收集归档工作中存在的问题, 笔者认为收集工作必须解决几个问题:一是建立相应的电子文件的收集制度:如连锁责任制、三人会签制、“机读文件目录”制、移交责任制等使收集工作真正落实。二是不能忽略对电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作, 处理好利用与建库成本的关系, 剔除不应归档的电子文件, 对重要文件则应打上归档标记。三是不能忽略著录工作, 著录是对电子文件从产生至结束的整个生命周期的控制, 没有著录就不能有效地实现归档、检索、利用、统计等各方面的工作。四是收集归档工作中要预防数据丢失和泄密, 要注意对传输过程中的加密工作, 特别是要防止通讯线路上的窃听、泄漏、篡改和破坏。五是《电子签名法》的颁布实施, 使电子文件的原始凭证性得到确认, 在收集过程中注意采用签署技术、输入隐形条码等方法以与伪造或复制件相区别, 从而达到对原始性的安全保证。
6 数据库建设是环保档案信息数字化管理的核心工作
数据库建设主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。就笔者了解一般单位都比较重视档案目录数据库的建库工作, 对于全文数据库、多媒体数据库建设大都没有深入。
以全文数据库为例, 笔者认为, 一是全文数据库中除了包含已数字化了的电子文件材料外, 重要的纸质档案材料也应包括在其中, 因此应遵循科学性原则, 从实际出发, 确定数字化的范围, 分清轻重缓急, 优先对重要的、专业性强的、利用频率高的档案材料进行数字化, 建立数据库。二是在全文数据库建设中, 环保档案部门往往会把工作的中心放在单纯的文件全文录入、扫描工作, 接收的大多也是文件全文。但环保档案因具有专业性强的特点, 档案部门必须紧紧围绕环保工作中心, 始终以利用者所需作为数字化管理的方向, 体现出环保档案专业特色来, 不能忽略确实有实际参考价值、利用、凭证价值的专业科技文件的全文录入工作。三是全文数据库通常采用数据导入和原文扫描两种方法, 在建库时, 应遵循“能导则导, 不能导则扫”原则, 充分利用已有的电子文件材料进行数据导入, 避免重复劳动。四是重视备份且异地保存, 根据具体情况选择不同的备份方案, 并严格记录备份过程, 定期检验备份数据的有效性。以避免因系统瘫痪或硬盘、服务器等硬件系统的意外损坏而使数据库全军覆没。五是在实际工作中, 由于数据格式互不兼容而影响档案信息资源共享的例子比比皆是, 因此, 标准化的建设是前提, 数据库建设必须遵守国家、行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求。
7 开发利用工作是环保档案信息数字化管理的目的
数字化管理的出发点和最终目的是满足利用者的需要, 提高社会利用率。档案部门必须将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新, 使档案信息的潜能得到充分发挥。目前的工作应该是充分利用环保档案信息的数字化管理优势, 使档案信息与最新技术接轨, 利用计算机丰富的图表处理软件和多媒体技术等对数字化的环保档案信息进行二次、三次开发, 并通过建立科学的检索体系为用户提供高效便捷、准确系统的档案信息服务, 充分发挥其数字化管理的时效性特点, 以满足环保工作决策部门、各类专业人员以及社会各方面对环保档案信息的不同要求。在工作实际中, 笔者体会到安全、保密问题是必须解决的原则问题。数字化管理以后, 利用工作变得更开放了, 安全控制也更困难了, 这些新变化要求档案部门必须通过加强对电子档案开放的鉴定工作, 处理好利用与保密的关系, 在《档案法》允许范围内实现资源共享。笔者认为, 就目前而言设置权限是较实际、较安全的做法。
环保档案信息数字化管理对于环保档案工作者提出了更高的要求:熟悉环保档案管理业务, 精通计算机软硬件、网络等技术, 了解和把握运行过程中出现的各种技术问题, 具备较高的政治觉悟和良好的职业道德, 能对数字化档案的安全保管具有高度的责任感和保密意识等等。因此, 档案人员要以新的思维, 重新审视自己的职责和任务, 重塑自己的职业形象。随着环保档案工作领域的变化, 环保档案人员不仅是档案信息的管理者, 而且是档案信息的分析者、组织者、传播者, 更是档案信息利用的导航者。
环保数字化档案馆 篇2
一、企业简介
二、企业环保建设资料
1、环境影响报告书或报告表及批复文件
2、环境验收材料（验收报告及批复）
3、环保治理方案及环保设施设计、施工资料
4、污染物排放口建设及自动监控建设情况
5、突发环境应急预案及备案文件，环境应急设施建设情况
6、地方政府污染物排放总量控制指标下发文件
三、企业环境管理资料
1、企业环境管理机构，环保管理规章制度及环保设施操作规程等资料。
2、环保设施运行管理制度，作业技术指导。
3、突发环境应急预案及应急演练记录。
4、清洁生产审核资料及备案文件。
四、环保设施运行管理资料
1、环保治理设施日常运行记录。
2、环保治理设施维护，故障记录。
3、环保治理设备设施耗用物料记录。
4、危险废物及一般固废综合管理材料。
5、环保治理设施运行及在线监测设备数据异常情况记录。
四、环保部门及内部监管情况资料
1、环保部门现场比对检测报告及环保部门委托检测报告（合格）。
2、企业内部委托及自行检测报告记录。
3、环保设施巡查记录。
4、环保部门下发监督检查文件（限期治理整改通知等）。
5、环保设施提升改造技术资料。
五、其它资料
1、环保宣传学习培训材料。
2、污染物排放登记表及排污费缴纳数据单。
区县档案馆数字化工作思考 篇3
关键词：区县档案馆档案数字化数字化工作
随着信息技术的快速发展，档案信息化建设也进入了一个崭新的发展阶段，档案数字化工作是档案信息化建设的基础和重要组成部分。所谓档案数字化是应用计算机技术、数据库技术、扫描技术等现代技术手段，将原有的纸质文件、声像文件等传统介质文件转化为数字化的档案信息，并将其纳入到数字档案信息库的过程。根据北京市档案局提出的“十二五”期间各区县档案馆馆藏档案数字化率达到50%的目标要求，各区县档案馆馆藏档案数字化工作正在积极稳步推进中，在大规模开展馆藏档案数字化工作的同时，我们应注意思考以下问题。
一、加强馆藏档案数字化的科学规划
馆藏档案数字化是新时期各级各类档案馆的主要工作之一，是延长档案寿命，方便档案利用的重要举措，并为档案信息的深度开发、广泛利用、信息资源共享打下了坚实的基础。
杨冬权局长2012年底在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出：“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”，将大量馆藏档案进行数字化是一个复杂而浩大的系统工程。针对馆藏“浩瀚”的档案资源数字化工程，不要盲目，要合理规划，要根据馆藏档案情况科学的制定规划，确定档案数字化范围，有所选择。北京市档案局从2002年提出实施“全面数字化”战略以来，取得了显著成绩。“十二五”期间北京市档案局提出了区县档案馆馆藏档案数字化率要达到50%以上的要求，我馆在区委区政府的大力支持下，制定了“十二五”期间完成馆藏档案数字化率80%的目标，我们本着利用优先的原则，选择性地开展数字化工作，目前我馆馆藏婚姻、知青、招工及向社会开放的档案等利用率非常高的档案已经全部完成了数字化工作，为服务区域各项工作，服务民生，丰富数字档案信息资源，提高档案的利用率，有效保护档案原件起到了积极的作用。同时我们认为馆藏利用范围窄、利用对象比较单一的会计档案、审计档案等在当今档案数字化任务重、资金紧张的情况下可暂不进行数字化，这样既能合理利用数字化的有限资金，又能使利用率高的档案充分发挥作用，满足社会各界对档案利用的需求。
二、加强对数字化档案信息的安全管理
随着档案馆馆藏档案数字化工作的大规模开展，大批量的数字档案信息不断增加，应用范围不断扩大，在新的信息技术环境下，如何科学管理数字档案信息，保证其安全、完整、长期有效，是我们区县档案馆面临的新的课题。
为贯彻落实国家档案局“安全第一”战略目标，档案馆采取了多种应对措施加强对数字档案信息的安全管理。一是多套多介质备份，主要采用光盘、移动硬盘、磁盘阵列等多种介质进行备份；二是异地异质备份，开展档案异地异质备份工作是确保档案信息安全的重要手段。2009年全国档案馆工作会议上提出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本馆重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。国家档案局局长杨冬权在会议上提出，国家档案局提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。北京市档案馆和各区县档案馆于2012年完成首批重要档案数字资源在陕西省档案馆的异地备份工作。三是采取数字档案信息缩微品输出技术，对数字化档案信息提供永久保存。2009年国家档案局制定出台了《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44—2009）档案行业标准，将数字档案信息输出到缩微胶片上，是解决数字档案信息长期安全保存的一种切实可行的方法。
三、加快馆和室档案数字化工作的同步开展
近年来，档案馆馆藏档案数字化工作已经全部有序展开，并在档案提供利用、服务民生、资源共享等方面取得了显著成效，但各立档单位档案室的档案数字化工作开展的参差不齐，落后于档案信息化建设的步伐。
档案数字化工作范围应包括各级各类档案馆与机关企事业单位档案室的档案数字化。在实际工作中，档案室档案大多在进馆后由档案馆统一进行数字化，加大了档案馆数字化工作负担；部分档案室在进馆前开展了数字化工作，但由于与档案馆数字化工作标准不统一，造成档案室数字化成果难以与档案馆有效对接，使数字化工作重复进行造成资源浪费。引导和规范档案室档案数字化工作，使之科学系统、安全有效的开展，是加快馆室档案数字化工作同步开展的有效途径。
形成统一、可操作性强的业务规范，从而使档案室在数字化工作开展中有章可循；集中统一管理，确保档案室数字化工作质量及档案安全，实现馆室间数字化成果的有效衔接与共享；这是绍兴市档案局在实施“数字档案馆室一体化”建设中的成功经验。江苏省太仓市档案局形成了民生纸质档案与数字档案同步建档、同步检查、同步进馆、同步管理、同步利用的“五同步”现代化档案管理方式。在借鉴这些兄弟档案馆数字化经验基础之上，朝阳区档案局制定了“十二五”期间全面实施档案室室藏档案数字化工作的目标，要求区属各单位完成“十二五”期间形成的全部档案的原文数字化，并且在向档案馆移交档案的同时移交齐全配套的数字化副本，以解决区属各单位档案室档案数字化进程相对迟缓问题，实现全区数字化档案信息资源的有效整合。档案数字化馆室统一标准，协调一致，这样既能节约成本，又能大大提高工作效率，有利于馆室档案信息资源的有效利用。
区县档案馆在馆藏档案数字化工作中要不断探索，加强科学规划，增加安全管理意识，加强档案信息的开发和有效利用，从而提升档案馆对档案信息资源的服务能力和服务水平。
参考文献：
[1]郝晨辉.数字时代缩微技术的新发展[J].中国档案， 2013（9）
[2]梁国灿.“数字档案馆室一体化”的实践与思考[J].中国档案，2010（12）.
[3]嵇秋红.民生档案利用体系建设的探索与研究[J].中国档案，2013（1）.
[4]申玺朝，王桂云，张星连.档案信息化建设为“新四区”建设服务的几点思考[J].北京档案，2011（9）
浅谈档案馆数字化建设 篇4
一、充分认识档案馆数字化建设的必要性
1. 有利于管理和利用职能的转变。
只有实现档案馆数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。
2. 有利于满足形势发展的需要。
目前, 档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应, 仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上, 使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用, 甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这种状况与新形势发展是不相适应的, 只有加强档案馆数字化建设, 才能满足形势发展的需要。
3. 有利于社会公众及时、快捷利用档案信息。
当今, 人们的时间意识越来越强, 领导做出重大决策需要迅速准确, 各职能部门工作查考要求快速及时, 这就需要档案部门能提高工作效率, 尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的利用者。
二、档案馆数字化建设存在的问题
1. 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。
档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用计算机完成信息管理工作, 制约了档案数字化建设的进程。
2. 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次
不一, 其规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。
3. 标准化、规范化工作有待提高。
由于历史原因, 馆 (室) 藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。
机信息处理技术特点和发展考虑。越来越多的归档文件材料都是以磁盘、光盘为存储介质, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
三、档案馆数字化建设的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式如以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案数字化是档案利用工作发展的必然趋势。
四、档案馆数字化建设的步骤
1. 建立档案数据库。
第一步, 输入文件级目录。在建立数据库的过程中, 可边输入边打印, 一方面补齐卷内文件目录;另一方面检验输入的正确性, 从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步, 采用扫描仪、数码相机等设备, 实现原文件信息数字化。
2. 建立档案局 (馆) 网站。
要与政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询, 逐步实现政务公开, 营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。
3. 加强电子文件的收集和积累工作。
电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前, 进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录, 未来将要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制, 一般将电子文件拷贝两套, 异地保存, 并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的数字化进程, 又节省了档案馆建立数据库的工作量。
参考文献
[1].杨公之.档案信息化建设导论[M].中国档案出版社, 2001.
环保数字化档案馆 篇5
为确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展，杜绝档案数字化和档案信息化过程中的失泄密隐患，加强档案整理和数字化管理工作，现结合本馆实际特制定如下制度：
第一条
标有密级且未经解密的涉密档案，不得数字化和信息化。
第二条
对聘用工作人员的家庭背景情况进行审核，工作人员户籍必须为中国大陆公民。
第三条
与数字化和信息化工作人员签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。
第四条
所有数字化和信息化工作必须在我馆自备档案数字化场地进行，所有数字化设备和软件须进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。对工作中使用到的计算机的输出接口采用物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，其他人员未经授权无权访问。
第五条
数字化场地必须安装视频监控设备，做到凡是有档案实体的地方都有视频监控。视频监控录像由专人保管，无关人员不得使用。
第六条
明确本馆负责档案数字化和信息化安全管理工作的分管领导，落实责任科室和人员，责任人员定期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测。建立安全值班制度，每天定时由责任人员对工作现场进行监督，及时解决工作中出现的问题，消除安全隐患。
第七条
禁止非本项目人员进入数字化场地，如因特殊情况需向局(馆)分管领导报告，获得批准后方能进入。
第八条
严禁在工作室进行任何形式的有线或无线互联网连接，严禁采取手抄、拍摄、复印、打印、发短信或电子邮件等手段复制或摘录档案内容外传。
第九条
不得在工作室私自使用计算机、打印机、扫描仪、复印机、通信工具、摄录器材等设备；禁止使用外来的磁盘、U盘、MP3或光盘等存储载体。
第十条
工作人员上班时按规定穿工作服，禁止携带任何食物、流质等进入工作间；禁止喧哗、聊天、随意走动等与工作无关的事情；禁止私自乱拆、乱放、乱换办公设备，禁止私自改变计算机的硬件、软件程序；禁止携带易燃、易爆、有毒、有害等物品进入工作间。
第十一条
工作人员下班后必须迅速离开，禁止将办公物品、纸张等带出工作间外。
第十二条
工作人员每天下班后做好数字化场地环境保洁，负责检查灯、电脑及空调的电源关闭情况，并将门窗关好，注意防火防盗，做好安全防范工作。
第十三条
数字化整理过程中所产生的废纸必须存放在指定地点，每星期集中清理一次。清理时需安排专人对废弃纸张进行检查，确保其中没有夹带任何档案文件方能清出工作场地。
第十四条
环保数字化档案馆 篇6
东城区档案局部署2016年测评及复查工作为使测评及复查工作取得实效，区档案局将通过对测评员和档案员进行双向培训、对接受测评和复查的单位加强监督指导、对预检中扣分项目提出整改意见并按比例抽查下属单位档案工作等手段确保各单位档案工作整改到位，达到测评标准。正式测评将由区档案局局长带队，严格按照听取汇报、审查材料、实地查看、评议打分、反馈意见五个步骤组织实施。今年将对28个测评满3年的单位进行复查，并指导两个单位接受测评。（梁晶）
房山区档案局召开2016年执法员培训会会议内容分为两部分，一是介绍2016年档案行政执法抽查安排与流程，对实地检查的程序进行梳理、对事中事后监督环节进行重点介绍并对2016年档案行政执法检查记录表、抽查记录表、业务问题移交表的填写规范进行了详细说明；二是结合《中华人民共和国行政处罚法》《北京市行政处罚案卷标准和评查评分细则》（2016），评析模拟行政处罚案卷，并对案卷进行剖析、对存在的普遍问题进行重点解释说明并解答执法员提出的问题。（郑湫璐）
怀柔区档案局积极制定“双随机”抽查工作方案为了规范行政权力运行，区档案局按照区政府的部署，结合工作实际，制定了怀柔区档案局推广随机抽查规范事中事后监管工作的实施方案。方案明确了抽查事项清单，建立了“双随机”抽查的档案行政执法检查对象和档案行政执法检查人员两个名录库，确定了行政执法检查的内容和实施方法，加强事中事后监管的力度。（胡乃琪）
朝阳区档案局举办2016年档案人员岗位培训班此次培训主要面向全区近一年内新上岗档案人员，为使他们尽快熟悉档案工作，培训安排了档案法制与职业素养、公文管理、文书、照片等门类档案的管理，档案资源开发与利用工作等课程。除此之外，学员们还要通过市档案工作者教育培训网学习相关的岗位培训网上课程。（任妍杰）
大兴区档案局三步联动积极准备新农村建设档案工作区局（馆）专门召开会议，对“北京市新农村建设档案工作测评标准”进行宣读和讲解，并对照测评标准将各项任务细化。一是保证任务落实到位，责任落实到位。二是保证我区平原造林工程档案调研到位，指导到位。三是保证新农村建设档案涉及的相关镇、村档案工作监督到位，培训到位，指导到位。通过三步联动推进区新农村建设档案工作。（孔祥威）
丰台区档案局举办社区档案知识培训讲座前不久，区档案局通过现场讲解、课堂互动、观看视频、指导实操等方式，为社区档案工作人员讲解了档案法律知识以及文书档案、科技档案、照片档案等整理办法，同时为了增强培训效果，区档案局还购置了档案装具进行现场实操培训。为期两天的培训取得了预期效果，全区180多名社区档案工作人员报名参加。（刘岳）
海淀区档案局加强机关档案管理工作为提高全区档案工作水平，区档案局重点部署了机关档案工作测评工作，并分组到各立档单位进行指导，指出各单位档案工作的问题，明确整改任务，同时，详细解释检查验收材料准备标准要求以及编研材料的编写技巧等。全区35家机关单位迅速采取措施，积极申报测评。（赵怀平）
门头沟区档案局加强政府投资建设项目档案管理工作前不久，区档案局下发了“门头沟区档案史志局关于加强区政府投资建设项目档案管理登记表”。此表的印发，对于及时掌握重大建设项目档案工作基本情况，更对加强建设项目档案工作的监督指导，依法全面推进重大建设项目档案工作有序开展，确保项目档案完整、准确、系统，保证项目档案专项验收及工程竣工验收顺利进行打下了坚实基础。下一步，区档案局将监督各相关单位按要求及时填报登记表。（崔欣）
石景山区档案馆专业档案数字化工作圆满完成目前，区档案馆馆藏专业档案数字化工作全部完成。此次，会计档案共整理扫描12700卷件，18万余页，录入条目1万余条，基建档案21件，900余页。加上第一阶段和第二阶段整理扫描的基建地契档案800余卷，7万余页，录入条目7千余条。至此，区档案馆馆藏专业档案数字化工作三个阶段的任务已圆满完成。（靳晓蕾）
顺义区档案局开展2016年档案安全检查在各立档单位自查的基础上，区档案局组织执法人员，采取查阅文件材料、现场检查的方式，对各立档单位的组织领导与制度落实、档案室的安全情况、档案保管保护设施设备配套情况、档案实体和档案信息及档案网络的安全等情况进行抽查，并将检查结果在全区范围内通报。（乔砚潮）
通州区加强对潞城镇棚改村档案管理工作监督和指导区档案局和潞城镇联合对潞城棚改一期拆迁的六个村的档案工作进行检查。检查中，对存在安全隐患的村提出整改意见和整改期限；对即将更换办公地点的村，提出关于档案转移和新办公地点档案保管条件的具体要求。另外，为了促进棚改第二阶段的十个村的档案工作，潞城镇结合区档案局对棚改档案工作的整体意见，提出了五项具体要求。（杨润东）
密云区档案局组织开展“档案法制宣传月”活动前不久，区档案局下发了“关于开展2016年‘档案法制宣传月活动的通知”，通过组织干部职工集中学习《档案法》、张贴档案法制宣传挂图、制作档案法制宣传标语、征集档案收集保管利用实例等多种形式，在全区各立档单位集中、广泛、深入开展系列法制宣传活动，为档案工作顺利开展营造良好法治环境。（曹金波）
平谷区档案局召开“两学一做”学习教育动员部署会会上，张志梅同志对“北京市平谷区档案局关于开展‘两学一做学习教育实施方案”、档案局“两学一做”专题教育活动计划等进行了详细解读。党组书记赵丽军同志要求每名党员干部要准确把握开展“两学一做”学习教育的内容精髓，并就如何知行合一，力求“两学一做”学习教育取得实效提出三点要求。（贾伊花）
延庆区档案局开办微信“档案记忆”栏目区档案局与区委宣传部合作，利用“北京延庆”公众微信平台创办了“档案记忆”专栏，讲述档案背后的故事。目前，该平台已发布了两期档案微信宣传信息，点击阅读量就超过5000人次。（孟安生）
环保数字化档案馆 篇7
(一) 档案馆 (室) 的档案数量越来越多, 保管出现了问题。就祥云县档案馆而言, 县档案馆内现存档案143个全宗共计58371卷122294件。全县各机关单位综合档案室大约还有十万多卷 (件) 档案待移交进县档案馆, 日益增多的档案材料将会给保管及查阅利用带来一系列问题。
(二) 档案工作人员的服务工作量大, 查找档案困难。近几年来, 祥云县档案馆接待利用者数量呈逐年上升趋势。面对烟海的档案材料, 仅靠传统的手工目录检索, 要及时查找出利用者所需的档案资料, 感到十分困难。查阅档案耗费了利用者与档案工作人员的大量时间, 即难及时准确的找到, 又难查得全面, 即无法满足利用者的要求, 也给档案工作人员的工作时间带来损失。
(三) 设备简陋, 档案管理方法和手段落后, 档案资源不能充分开发。首先, 有部分档案馆 (室) 库房不符合标准, 温湿度不能自动控制, 对档案室的保护技术方面的问题未能解决, 档案装具不合要求, 致使档案产生纸张霉烂、字迹退变等情况;其次, 随着逐年查阅量加大, 特别是土地证、婚姻、民事诉讼等民生档案因经常查找原件已出现破损;再次, 由于检索工具只是手工目录, 显得单一, 档案信息的加工、存贮、传递缓慢, 使许多档案长时间埋没在库房中, 没有得到最大限度地开发利用, 作用未能发挥出来。
建立数字化档案馆, 实现档案工作现代化具体内容包含以下三个方面:
(一) 档案管理思想现代化。管理思想现代化, 是管理现代化的灵魂, 在管理现代化中处于主导地位, 也是管理现代化的首要标志。实现管理现代化, 就是要树立先进的管理思想, 深刻地认识到它是管理思想上的一场深刻革命。管理思想现代化就要把我们的管理思想从传统、僵化的观念、落后的管理方式和手段下解脱出来。认真学习科学的管理理论, 用来指导档案管理和利用工作, 探索一些先进的管理利用手段, 改变那些不适应的管理方式和方法, 达到遵循档案和档案工作的客观规律进行科学管理的目的。
(二) 档案工作技术现代化。档案工作技术现代化是指用先进的技术来实现档案管理和利用工作的现代化。他的具体内容包括使用电子计算机开展档案数字化, 建立目录检索和全文查询系统, 形成档案信息传递网络;复印、声像及其他技术应用在档案工作中等方面。其中档案工作数字化, 是档案工作技术现代化的核心。一方面, 在档案工作中要利用计算机建立档案馆 (室) 的档案检索、编目、统计、借阅、库房管理, 对馆 (室) 所存档案材料进行收集、登记等。另一方面, 开展档案数字化的工作, 具体做法是利用计算机扫描技术, 对馆 (室) 内库存档案材料做数字化处理, 制作好数字化副本, 依托现有的档案信息网络, 建成各级综合档案馆查阅利用平台, 以档案馆为基地, 建设链接各机关、团体、企事业单位具有电子文件在线接收和自动归档功能的电子文件中心, 使其成为全县电子政务数据流转的归宿地, 即方便查阅利用, 提高了工作的效率, 又使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制。
浅谈档案馆数字化的意义 篇8
档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录, 它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等方面的历史发展过程。传统的档案管理, 都以纸质为载体, 而档案数字化管理是随着现代计算机技术、扫描技术以及存储技术等现代信息技术的发展而产生的, 它是通过计算机技术将模拟信号转换为数字信号, 具体操作是利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工, 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程, 然后利用计算机系统对其进行管理, 进而形成一个有序结构的数字化档案信息库, 最终准确方便快捷地提供利用, 以满足社会对档案利用的需求。
一、促进现代管理技术应用
一是档案信息资源丰富, 它记载着社会各个历史时期发展的全过程, 这就使得档案的整理工作变得繁琐, 且劳动强度大。随着计算机的介入, 档案收集的同时可把源数据接收回来, 这样整理档案的话, 则可收到事半功倍的效果。
二是提高经济效益。经费短缺是档案机构普遍存在的问题, 很长一段时间以来, 档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体进行保管, 且解决这一难题的唯一办法似乎就是不断增加办公人员及管理经费, 致使档案管理成效不尽人意且管理成本长期居高不下。近年来, 随着档案数字化管理的推广应用, 传统的以实物为载体的档案信息被转换为机读虚拟信息, 既节约了存储空间, 又极大地缩减了保管费用。
二、增强档案原件保护, 提高利用效率
一是我国历史渊源悠久, 所以存储档案的材料、书刊种类繁多, 必须妥善保管, 想方设法延长其寿命。过去档案的材质都是纸质的, 难以达到这一要求, 如果利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理, 制作数字化副本, 提供利用, 把原件妥善保存起来, 便可有效地延长原件的保存时间, 达到保护作用。
二是数字化的档案, 同传统纸质档案相比, 具有一些特殊的优势。首先是将大量庞杂的纸质档案, 转化为相应的数据, 这样可以大大节约纸质档案的使用空间, 还可以提高档案信息资源的共享性, 实现不同类型档案信息资源的互通, 提高档案资源的使用效率;其次便于档案管理人员进行管理, 同时还可以提升档案资源的使用效率。
三是档案管理的数字化, 使得档案利用不再受时间和空间的限制。档案利用者只需要通过一台联网的计算机就可以查阅到自己所需要的信息, 实现了档案的异地调阅和利用, 大大提高了档案利用率。
三、促进档案队伍的优化
在数字化的管理模式下, 档案管理从业人员不仅要有基本的档案管理知识, 还需要熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能, 具备较强的信息处理能力, 档案人员只有不断更新自身知识, 不断强化自身技能, 才能应对工作中的变化。从这些方面看, 档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化, 而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。
随着计算机技术和网络技术的快速发展, 我国档案管理数字化的优势不断发挥出来, 并在实际工作中取得了较好的成效, 但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方, 所以需要我们充分地认识到档案管理数字化的重要意义, 在日常工作中不断加强档案数字化建设, 在工作中不断创新, 从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展, 为档案数字化建设奠定良好的基础。
参考文献
[1]李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].湖北函授大学学报, 2013 (03) :98-99.
[2]李芳.信息网络环境下档案管理工作初探[J].办公室业务, 2013 (21) :130+133.
数字化档案馆的研究开发 篇9
进入21世纪，高校档案管理从传统的管理模式过渡到数字化管理已呈必然趋势。要建立数字化档案馆,就要从档案馆结构、馆藏、现行文件数字化及数据库、档案编目检索统计利用、档案信息发布与实时采集等方面着手进行建设。因此，研究与开发数字化档案馆管理系统就成为推进高校档案馆向数字化方向转变的重要一环。现阶段人类正处在一个前所未有的数字化时代，数字符号越来越成为人类信息传播与交流通用符号，数字化风潮正席卷全球。知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论是从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大的社会效益和经济效益，我们既应该认识到建设数字化档案馆是一项高投入、高回报、高收益的高科技工程，同时更应认识到建设数字化档案馆也是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，是时代使然，大势所趋，势在必行。
1 数字化档案馆研究开发的目标与内容
数字化档案馆研究开发的目标是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的、多样化的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。
主要研究内容如下：
1.1 数字档案馆应具有传统档案辅助管理功能。
数字档案馆是从传统档案馆发展而来，因此，数字档案馆必须具有辅助管理传统档案的功能，而且这些管理功能在数字档案馆中应得到极大的优化，使管理更为科学、有效。
1.2 集成管理分布式存储的、具有多样性和异构性的电子文件。
集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。对数字档案馆而言，集成可以分为三个层面，即系统集成、数据集成和服务集成。“系统集成”指的是形成、运行、管理、储存和输出电子文件的系统平台相互之间的集成；“数据集成”指的是多样性的电子文件（包括源数据）以及其他信息资源在内的集成。
1.3 通过集成管理和建立电子文件实时捕获和共享机制，消除
信息孤岛现象，根据特定权限和保密规定有效实现为整个社会提供现行文件服务以及档案信息资源的共享，并能够为不同类型的用户群体提供有效的档案信息资源服务。
2 数字化档案馆的研究方法
数字化档案馆是立足高校档案的数字化建设，应用最新的数字档案管理理念。但在信息技术的掌握和应用等两方面都存在着不少待解决的关键问题，主要体现在以下两个方面：
2.1复杂的信息环境
这种信息环境的复杂性集中体现在电子文件系统的分布式和异构性。需要调研和周密的分析,工作量很大。
2.2 多样化的管理对象数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；
它实质上是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的、多样化的电子文件、档案以及其他信息。
针对需要解决的关键问题，拟采取的研究方法是基于现有成熟技术，借鉴以往项目开发经验，总结、优化并升华开发体系。灵活运用项目管理知识，裁减合适的质量管理方针。技术路线和实验方案如下：第一，采用B/S的开发模式。加强对网上档案的身份认证服务、科技论案查询服务、高校人事查询服务、实例的开发。第二，通过项目管理和质量管理来控制体系的系统开发。综合使用UML建模技术、XML技术、PDF等等技术。
基本的设计流程框架如图1所示。
3 存在的技术难点和拟采用的解决途径
3.1 技术难点
3.1.1 由于档案信息本身具有其特殊性，需要正确处理好档案开放与保密关系，在不违反《档案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定的前提下，保证有关档案信息能及时上网,供网上用户查询将是一项艰巨的任务。
3.1.2 由于档案管理人员本身对项目开发不是很了解，所以他们在需求分析阶段对信息的描述可能有所出入。
3.2 拟采用的解决途径
3.2.1 学习了解《档案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定。
3.2.2 通过提供详细的《项目》信息，帮助档案管理人员更加准确描述《项目》所需信息。
县(市)级档案馆数字化管理研究 篇10
一、按照流水线细分业务流程
从工作流程看, 档案的数字化分为以下几个步骤:档案出库、案卷整理、批量扫描、图像处理、建立索引、数据审核、刻录光盘、挂接入库、重新装订、档案归库、数据储存, 这几个步骤构成一个完整的流水线加工流程, 各道工序流程通过网络有机地结合在一起, 组成一个闭环的质量监控系统。而且, 档案数字化工作中, 无论是建立档案目录数据库、进行档案原文扫描, 还是数据检索、保管利用、信息共享, 都离不开分类、整理、著录、鉴定等各项数字化前期的基础工作。数字化工作流程复杂, 任何一个环节出现差错, 都将影响整个数字化工作的质量。因此, 要做好档案数字化的全程控制, 注意全面的质量检查, 加强数据的全方位质量控制, 对全过程进行管理, 以保证档案数字化的质量。
二、建立规范的标准化体系
各部门档案数字化建设的环境和目的不同, 采用的方式也不尽相同, 形成的电子版档案数据类型格式各异, 不利于数据的使用和整合, 影响档案信息资源的利用和共享。探求一套标准化、规范化管理模式, 严格执行相关业务规范和标准, 是提高档案数字化质量的保证。因此, 在县 (市) 级档案馆数字化初期, 需要在省、市档案局的统一指导和培训下, 依据国家档案数字化技术标准开展各门类档案的存储格式、存储标准、访问模式、管理规范等标准制定, 作为档案馆数字化工作的规范指导。
三、选择适合的数字化模式
当前, 我国存在两种档案数字化建设的基本模式:一是单一型运行模式。就是在单个档案馆内部开展馆藏数字化加工、接收电子文件归档、整合馆内档案资源、建设档案馆的门户网站等工作, 通过网站提供本馆的开放档案信息服务和现行文件的查阅服务。二是区域型数字档案馆。它是以一个地区或市为整体, 以档案馆的业务为中心, 除了开展档案馆内部的各种信息化、数字化建设、实施和系统应用外, 还通过网络为相关档同时, 将纸质文件归到档案室, 将电子文件通过网络、载体或接口系统传递到数字档案馆系统中, 从而实现一个区域内部数字化档案信息的集中存储。
以上两种模式建设的一个共同特点是依托于基层档案馆在数字化工作中的资金投入和人才、技术的支持。对于我省经济、技术薄弱地区的档案馆, 自身专业技术人员缺少、短时期也无法补充这种能力, 因此, 应选择借助高校科研力量辐射周边地区, 利用高校的设备和技术力量完成档案馆必要的各种数字化服务。这样档案馆数字化的投入经费将比县 (市) 级档案馆自行购买档案系统管理软件、设备及建设各类应用系统并自行运行维护的费用要低很多, 这是因为规范化、集成化的档案软硬件平台、服务器与存储设备、应用软件系统等都是一次开发, 多次共享使用, 而且还将在后续使用中得到不断的完善和发展, 保障其先进性、适应性和发展性。
另外, 通过科研合作探求第三种运行模式才是档案数字化管理可持续发展的根本保证。我省档案馆信息化建设落后于国内发达地区, 在各方面还存在一定距离, 外省、市科研技术和科技公司提供的服务也是远水不解近渴, 无法保证长期、近距离的技术支持和服务。我们只能借鉴其他省、市先进管理理念和实际经验, 取长补短, 优势互用, 建立开放、动态、灵活的数字化建设模式, 既服务当前功能需求, 又符合档案发展变化的趋势。这就需要我们在档案数字化整体建设中探求一种行之有效的解决方案, 建立一种符合县 (市) 级档案馆自身条件, 适应节约型、发展型、资源广泛利用型信息社会的发展模式。一是先期进行数字化加工:工作中重组业务流程, 建立档案数字化工作小组, 实行专人负责制, 对案卷鉴定、整理、原件扫描、数据录入、审核校对、集中负责, 形成高成熟度、高速度、高产出、高质量的集成化流水线, 这样既解决了数字化工作中人才不足、业务不熟练、计算机水平不高的难题, 有效控制了档案的安全性, 也提高了档案数字化工作效率和准确率, 降低了后期维护的时间和成本。二是与数字化加工并进, 建立门户网站实现远程电子档案接收系统, 本地区内利用“三网”并存系统, 实现馆际信息交流共享, 建立区域型数字档案馆。
四、提高保密意识
数字环保实验室 篇11
根据国家对“数字环保”的重大需求和企业自身的优势，北京宇图天下科技有限公司与中科院遥感应用研究所、北京师范大学环境学院联合成立了国内第一家“数字环保实验室”。
实验室本着“信息科研成果产业化和实用化”的宗旨，利用中科院遥感应用研究所空间信息高端的技术支撑、北京师范大学环境科学雄厚的专业基础及北京宇图天下科技有限公司技术集成优势和成果转化优势，形成“产-学-研”一体化的成果和技术转化与推广基地。实验室通过开展环境信息化的基础理论和实际应用研究，不断提高数字环保基础理论研究水平，推广并改进环境信息化产品，实现数字环保产品的专业化、实用化和产业化，增强环境信息化对环境保护工作的科技支撑能力，为科学地进行环境保护工作提供环境管理与决策支持。
实验室自主研发生产了一整套数字环保产品，其核心技术是地球空间信息科学技术（遥感、地理信息系统、全球定位系统，简称“3S”技术），主要有：环境综合集成平台、环境事故应急处置系统、环境在线监测监控系统、放射源监控管理系统、环境数据中心系统、环境三维地理信息系统、车辆监控管理系统、环境质量地理信息系统、环境统计地理信息系统、排污申报地理信息系统、建设项目管理系统、12369监控管理系统等。
高校档案馆数字化管理模式研究 篇12
1 高校档案数字化的现状
本次社会调查主要是针对高校档案馆数字化的情况进行调查研究。本次调查的内容共分以下几个方面:基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设五个方面。
2 存在的问题
2.1 对数字化的认识不够深刻, 定位不准确。
数字化是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的, 是利用计算机技术, 把档案信息中的文字、声音和图像转化为数字形式存储在数据库中, 再以数字方式提供给用户利用。数字化不等同于数字档案馆, 它是数字档案馆建设的初级阶段, 没有档案信息资源的数字化就没有数字档案馆, 数字档案馆不仅仅是档案信息资源的数字化, 数字档案馆必须以档案信息资源的数字化为基础。
2.2 数字化档案信息资源的范围不明确。
高校在进行档案信息资源数字化的过程中, 只是按部就班的把各类已公开向社会开放的档案通过扫描、缩微等方式录入数据库, 把保管档案的库房纹丝不动的转变成存储档案信息的数据库。实际上并不是所有档案信息资源都有必要以数字形式存储在数据库中。数据库所要保存的应该是利用率高的档案信息, 如果把所有的档案都输入到数据库中, 一是会造成人力和物力资源浪费;二是会加重数据库的负荷, 影响数据库的正常运转。
在接受调查的高校中, 把信息资源按照档案整理的标准分类, 分为文书档案数据库, 科技档案数据库、基建档案数据库、设备档案数据库、会计档案数据库。根据现有的档案信息资源整合之后的二次档案信息数据库却是十分的少, 这就束缚了档案信息数字化功能的发挥, 歪曲了档案信息数字化的本来意图, 缩小了数字化发挥作用的空间。
2.3 数字化设备严重短缺。数字化的存储系统
具有海量存储、多方查询、利用方便等特点, 需要稳定可靠的、可扩展的运行系统, 必须配置高性能的软、硬件基础设施给予保障。基础设施主要包括网络环境建设、硬件环境建设、软件环境建设等。
数字化信息的系统依赖性对基础设施的标准要求很严格, 考虑到数字化档案信息的可靠性、易更改性与长远利用之间的矛盾, 数字化的设备一定要符合国家标准。但是许多档案馆在学校运作过程中没有起到应有的作用, 不受到校领导部门的重视, 经费不足。资金的约束导致了数字化设备的种类是有限的, 只能购买平板A3扫描仪、缩微胶片扫描仪、数码相机等简单的设备。相当一部分档案信息由于设备的短缺不能够转化为数字信息, 例如图纸档案由于大幅面扫描仪价格昂贵, 许多档案馆承担不起这项费用, 堆积如山的图纸档案只能在密集架中默默无闻的等待机遇了。也因此导致了数字化进程的缓慢, 不能够保证档案的实体安全。
2.4 专业人员匮乏, 攻关能力薄弱。
数字化需要信息、人才、设备三者和谐运作才能顺利完成, 如果把信息资源比作是帆船的船身, 把设备比作是帆船的帆, 那么专业人才就是让帆船扬帆远航的风。人才是数字化的保证, 技术在先进, 也必须靠人才掌握和运用。档案馆是一个清水衙门, 人才招聘相对于其它地方来说比较困难, 导致人员在知识结构方面存在以下问题: (1) 人员的背景专业和业务水平是单一的, 各方面的人员比例不合理。 (2) 信息意识薄弱, 不具备有针对性的快速挖掘信息的能力和对潜在的信息的超前遇见能力。
3 解决的对策和建议
3.1 人才队伍建设。
从数字化业务工作来划分, 其所需业务人才包括以下几类:档案信息采集、处理与数据库加工人才, 信息技术及计算机系统和网络的设计与开发人才, 档案信息分析、研究与咨询人才, 档案数字化理论研究与管理人才。
信息技术、数字技术的发展要求档案馆的人才队伍是一个多系列和多层次的动态综合体, 其人才构成应符合人才结构的四个最优化原则:
一是多样化原则。即人才的背景专业和业务水平是多样化和多层次的, 要使各方面的人员有一合适的比例。二是精干原则。数字化档案馆是多种高新技术的应用部门, 人员队伍应少而精, 尽量提高工作效率。三是协调原则。档案馆的内部关系应该是和谐的, 能做到知识互用、能力互补、职能协调。四是动态原则。人才结构不是一成不变的, 必须根据技术的发展需要及档案信息需求的变化, 随时调整或调节, 使机构内的构成关系经常处于最佳状态。
与传统档案馆相比, 对人员素质的要求显然也会更高。首先, 要求档案人员要具有较全面的知识结构, 包括档案学知识、文件学知识、计算机应用知识、英语知识等等。其次, 要求具有较高水平的信息素质, 包括敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力。
档案信息的数字化要坚持以人为本, 始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位, 培养一支政治坚定、技术过硬、专业协调、结构合理的专业技术队伍, 充分发挥人的积极性和创造性, 人才队伍建设必须贯彻:以管理型人才为基础, 以复合型人才为重点, 加快档案信息资源管理专门人才队伍建设的指导思想。
3.2 数字化资源的范围。
高校档案馆主要是为学校的运营决策和广大师生服务的。首先, 对馆藏档案数字化要保证重点、突出特色。在高校档案馆收藏的十大门类档案中, 教学类、科研类档案是高校档案馆的特色馆藏, 它反映了高校的人才培养目标、学科建设、专业设置、学术水平及科学研究状况, 这些档案信息应成为数字化的重点, 尽可能齐全、系统地将这些档案数字化。其次, 要将高校档案馆中有长远利用价值的档案信息数字化, 例如学籍档案、奖惩档案、师资档案、基建档案、设备档案、外事档案等。这些档案在高校的运营过程中起到了不可估量的作用, 学生就业、职称评定过程中利用率十分高。应把数字化的重心放在这些档案上面, 不仅可以提高档案利用的效率, 方便查询, 而且还有助于保护档案原件。
为了便于广大师生的利用, 高校档案信息资源建设应加大力度, 积极构建具有高校馆藏特色的数据库。比如学生学籍档案数据库、优秀毕业论文数据库、教师科研成果数据库、教授专家数据库等。构建若干个高校档案专题数据库, 通过对高校档案信息内容的提炼、加工、整理及有序化重组, 编制专题数据库。比如编制历年来高校机构设置状况数据库、干部职务任免数据库、教师职称晋升数据库等。高校档案信息的数字化工作应做好利用者的需求调研和分析工作, 根据需求对数字化的信息进行有效的组织, 使之有序化, 按照不同的专题进行分类、整合。通过检索系统引导利用者快速查到所需的信息。
3.3 开放的服务方式。