数字化档案馆的建设论文

数字化档案馆的建设论文（精选12篇）

数字化档案馆的建设论文 篇1

摘要：数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。它突破了馆与馆之间的物理界限, 将分散在不同物理位置、不同载体上的信息连接起来, 向用户提供方便快捷的在线信息服务。

关键词：数字化,档案管理,思考

数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。数字化档案馆是运用数字设备和技术, 收集管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统。包括两部分含义:一方面, 它具备传统档案馆收集、管理、利用档案等基本功能。另一方面, 与传统档案馆又有着明显的区别, 它收集、管理和提供利用的对象不再是传统意义上的档案, 而是数字化档案信息。其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用和数字管理全过程。通过各种方便的手段迅速地检索出所需要的档案资料。以上形成的数字化档案资料可以发布到局域网、广域网, 最终实现“数字化档案馆”。

一、数字化档案馆建设的必要性和紧迫性

1. 建设数字化档案馆是时代发展的需要。

我们已经进入了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面, 改变着人们的工作方式、思维方式, 档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始, 计算机就开始用于档案管理, 但由于众多的原因, 档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面, 并没有发挥其应有的作用和价值, 更谈不上建设数字化档案。

2. 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现。

建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分, 馆藏信息的数字化和传递的网络化, 使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享, 改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化, 抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。

3. 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务。

数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织, 优化馆藏结构, 最大限度地满足用户对档案信息的需求, 为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设, 最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时, 档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括, 占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。

二、数字化档案馆建设的主要内容

根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其他相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解, 为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作, 也是数字档案馆建设的一项重要内容。

数字化档案馆的标准应该是:1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主, 能直接被计算机识别和处理, 分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息;网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆, 通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源, 资源共享, 每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点, 从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息, 不受时间和空间的限制, 提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。

三、如何才能建设高效、有序的数字化档案馆

首先, 各档案馆对馆藏档案进行数据化, 即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化, 同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息, 并实现数字化, 使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案, 一是印刷型的纸质档案, 原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案;二是视听型的录音录像档案;三是数字型的电子档案, 对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。

第二, 文书部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定, 逐步实现办公自动化和数据化;各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定, 逐步使业务工作信息也数字化, 从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室, 形成室藏档案体系并进行管理。

第三, 机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存, 档案馆要对数字化档案进行分析鉴定, 能公开的及时上网公布, 对非数字化的信息要尽可能使其数字化, 并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。

第四, 各地档案馆通过计算机网络, 既实现相互联网, 达到信息资源共享, 又能支持各档案用户下我所需要的信息, 从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看, 数字化档案馆系统又可以分为三层:单机环境下的数字档案馆;局域网下的数字档案馆;广域网下的数字档案馆。

数字化档案馆是一种实体概念, 是全方位实现信息化的新型档案馆, 它包括服务数字化和档案馆其他业务职能的信息化。实现了数字化馆藏的存储、维护、传输和提供利用, 同时实现了文档接收、征集、整理、著录、鉴定、编研、维护、保管、迁移等各项工作的信息化。数字档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成, 主体是基于网络的共享数据库系统, 它突破了馆与馆之间的物理界限, 将分散在不同物理位置、不同载体上的信息连接起来, 向用户提供方便快捷的在线信息服务。简单来说, 基于本馆信息化的数字化档案馆和基于信息共享的数字化档案馆将成为数字化档案馆的主要形式。而且实践将证明, 未来应该看到基于“信息化充分发展的档案馆”的信息共享空间。

数字化档案馆的建设论文 篇2

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

高校数字档案馆的建设 篇3

一、加强档案信息资源建设是数字档案馆建设的着力点

（一）做好传统载体档案数字化。数字化有利于传统载体档案的安全和证据保全，有利于传统载体档案进入社会信息化系统。传统载体档案数字化率是检验档案馆是否现代化的重要标志。高校档案馆要按照“存量数字化”的要求，坚持“内容为王”，加强组织领导，搞好统筹规划，实施“数字化带动”战略，发扬“钉钉子”精神，运用各种人员力量和激励手段，加快传统载体档案数字化。要强化质量意识，通过全程质量控制、全面质量检查等措施，提高档案数字化质量。

（二）加大电子文件归档力度。随着计算机、互联网和办公自动化的普及，原生电子文件归档的条件已基本成熟。国家发布的《电子文件管理办法》和《电子文件管理工作规划（2011-2015年）》，对电子文件的管理和归档做出具体规定。高校档案馆要适应信息化建设及办公自动化的需要，制定电子文件归档与管理细则，明确电子文件归档范围和保管期限，及时对电子文件进行归档，确保电子文件应收尽收。同时，建设电子文件容灾备份中心，相应进行脱机异地备份，确保电子文件的安全。

二、加强档案信息管理与利用是数字档案馆建设的切入点

（一）建立档案管理系统。档案管理系统是高校数字档案馆建设的重要载体，能够实现对档案材料的数字化管理。高校档案馆要采用先进的网络技术、数据库技术、检索技术和存储备份技术，按照文件实体归档与电子归档相结合、实体利用与网络利用相结合、实体保护与信息安全防护相结合的思路进行系统研发，找准信息技术与档案工作的最佳结合点，建立起以档案馆为中心，覆盖各院（系）、校直各部门的档案管理系统，做到功能全、运行快、安全性好。系统要覆盖档案工作的全部过程和每个环节，最大程度地优化档案工作流程，切实提高工作质量和效率。

（二）建设特色档案数据库。高校档案馆要严格按照国家标准《GB/T3792.5-85档案著录规则》和《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》的要求开展档案著录，保证进入数据库档案目录的准确、完整和规范，实现档案资料方便快速检索。挖掘学校历史留存，充分利用现有资源，建设专题档案数据库，包括珍贵档案数据库、照片档案数据库、音（视）频档案数据库、光盘档案数据库等;建立特色数据库，比如建立学籍档案数据库，有利于完善教学档案信息系统，提高学籍档案管理的自动化水平;建立专家数据库，能为高校服务区域经济社会发展提供智力支持，达到资源共享、互利合作的双赢目的;建立科技成果数据库，有利于加速科技成果转化和产业化，提高服务社会贡献度。

（三）搭建档案信息共享平台。要充分利用全国开放档案信息资源共享平台，探索建立高校档案目录中心，实现档案信息的资源共享、互联互通。为全方位构建档案资源服务体系，提升档案远程服务能力，高校档案馆要改变“看摊守业，等客上门”的被动服务模式，积极打造信息共享平台，实现师生和档案用户足不出户就可办理档案业务。根据业务流程和处理方式的不同，信息共享平台可分为六大功能区：档案查阅、档案证明、出国翻译、档案外借、学历学位认证、学生档案提取，基本涵盖档案馆的档案服务工作，六大功能区分别由六个模块自动进行处理，用户可根据需要选择业务类型。通过信息共享平台办理并出具的档案证明、出国翻译等文件都使用防伪纸张、统一版式并采用条码管理，具备唯一标识，无法模仿与造假，且复印和扫描无效，充分体现档案的严肃性、真实性和凭证性。

三、加强档案人才队伍建设是数字档案馆建设的支撑点

（一）加强档案队伍自身建设。数字档案馆建设任务艰巨繁重，涉及多门学科、多项技术、多个领域，需要高素质的档案人才队伍作支撑。档案工作者要以思想建设为根本，切实提高思想认识，增强档案数字化的责任感和紧迫感;以能力建设为重点，既要掌握图书情报、档案学等专业知识，又要掌握数字化、计算机网络等现代技术知识，不断提高应用信息技术和驾驭信息资源的能力，成为“档案信息资源的管理者和传播者”;以作风建设为抓手，严守组织纪律和工作纪律，始终保持求实创新、奋发有为的精神状态，为建设数字档案馆夯实思想能力基础。

（二）强化信息技术教育。档案管理的信息化、文档处理的一体化、档案保存的技术化，对档案工作者提出了更高的要求。高校档案部门要通过开展继续教育、专题讲座、业务研讨、学术交流等方式，以岗位培训为重点，对专兼职档案员进行不同类型和不同层次的信息技术教育。研究制定吸引、稳定信息化人才的政策、措施，在职务晋级、职称评审中关注长期在档案信息化一线工作而又肩负重要责任的人员，培养一支掌握和运用信息技术的骨干队伍。

四、加强档案信息安全建设是数字档案馆建设的关键点

（一）确保档案信息存储和传输安全。要充分利用安全防护技术，配套建设档案系统安全防范措施。加强对档案信息的安全管理，对每份电子档案的生命周期实行全程监管，采取电子、纸质两种形式并存的办法，对已经数字化的信息多重备份与异地备份。制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性。档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。档案信息网与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，避免病毒感染。

（二）确保档案信息保密安全。要牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关规定和要求，按照“谁公开，谁负责”、“上网信息不涉密，涉密信息不上网”的要求，健全信息安全和保密责任制，把责任落实到具体岗位和具体人员，对拟公开的档案信息和开放档案进行严格的保密审查，凡属国家秘密或公开后可能危及学校安全、公共安全及社会稳定的档案信息，一律不得公开。对数字化外包公司，要进行保密资质审核。对于外包的档案，要做好鉴定和解降密工作，同时加强其数字化过程的监管，保证档案信息保密安全。

（三）确保档案馆舍库房安全。强化经常性安全宣传教育，严格落实人防、物防、技防措施，定期组织开展“四防”专项检查，及时消除安全隐患。建立全自动火灾报警及气体灭火系统，温湿度自动控制系统和视频监控系统，实现馆舍重要区域的全智能控制。

数字档案馆是大数据时代档案馆的发展方向，是高校档案事业发展的战略选择。高校档案工作者要认真学习贯彻党的十八大和十八届三中全会精神，积极面对档案信息化带来的挑战，不断丰富完善数字档案资源体系，搭建档案运行管理服务平台，加快推进数字档案馆建设步伐，为建设档案强国贡献力量。

参考文献：

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报，2014-01-06.

[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）.

[3]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设[J].泸天化科技，2009（6）.

档案馆数字化建设的现状与思考 篇4

关键词：档案馆,数字化建设

1 档案数字化建设现状

1.1 数字化文件的管理不到位

目前，还不能进行自动收集、鉴定、编目、标引和检索，对业务系统(如：OA系统、财务系统、生产管理系统)生成的文件，虽然实现了馆内的信息处理与共享，档案馆建立了计算机局域网，但实际上难以实现电子文件的各项细致操作。

数字化加工多采取委托加工的方式进行，但第三方中介机构的加工系统过于简单，无法对数字化过程中产生的元数据(可简单的理解为文件著录、背景、结构等方面的信息)进行完整、全过程的记录，导致数字化文件的元数据大量缺失。无法维护档案电子文件真实性、完整性和有效性。

1.2 数字化技术标准与实践仍在交替发展中

《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施为数字化加工提供了技术层面的指导，但是具有比较大的宏观性，在实际工作中，数字化技术已有了新的发展。以图象数字扫描格式为例，《纸质档案数字化技术规范》规定图像文件扫描格式除了Tiff、JPEG以外，还可以存储为PDF或其它格式。但是随着信息技术的发展，已产生许多更加先进的图像格式。如：JPEG2000与传统JPEG格式相比，压缩率高30%左右，且向下兼容，优势明显，也可以成为数字化的标准格式。

可见，标准与实践运用仍处在相互促进，交替发展中。档案数字化应该以统一的标准为基础进行，但要制订统一的标准又需要比较成熟的数字化工作实践。其结果是数字化工作开展的越早，“学费”交得越多。如何在数字化过程中，最大程度地减少不必要的损失，仍是值得研究的课题。

1.3 数字化建设目的不明确

许多档案馆对档案数字化建设缺乏正确的认识，对各级档案馆而言，档案数字化建设仍然是一个新问题，或者是为了达标进行数字化，仅仅建立了档案机读目录，利用者并不能得到档案全文，档案原文的查询利用仍需在库房中进行。或者是为数字化而数字化，缺乏规划、忽略效益，盲目将档案全部数字化。实际上各馆中都存在许多内容陈旧、利用率低的档案，或者是虽然进行了数字化的工作，馆藏档案不愿意开放或者到开放年限还不开放，强调保密，该公布的不公布，传统“重保管轻利用”的思想依然严重，数字档案的功效很难发挥，无形中增加了工作量，同时，这部分档案数字化没有现实意义，浪费了有限资金。

2档案数字化建设的思考

2.1 做好鉴定工作，按需要进行数字化

从目前来看，数字化加工的主要目的是以利用为主，保管为辅。但是必须承认相对于图书数字化而言，档案数字化利用率依然很低，因此“以用定扫，按需扫描”是目前档案数字化可取的发展模式。长春市档案馆实施的“档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字档案利用同步”的路线，产生了很好的效果和影响，值得参考借鉴。

如何才能做好档案的鉴定、筛选、开放工作呢?以下经验可供参考：一是对需要抢救性保护的珍贵档案数字化;二是对具有经济、科技、文件价值的档案数字化;三对本馆特色的档案数字化;四是对需求大的档案数字化;五是对编研资料数字化;六是对开放的档案数字化。

2.2 有重点地建设数字档案馆

数字档案馆的建设不应该全面铺开，应该有重点地建设。以延长石油集团企业为例，首先把集团公司档案馆作为重点来建设，因为无论从档案馆基础设施、电子文件的接收管理、数字档案保存和安全、人才的培养上，集团公司档案馆都相对完善。

2.3 贯彻前端控制原则

文件的生命周期理论认为，文件的产生、处理、归档、保管、利用、鉴定、保存和销毁全过程中，文件在“归档”之前属于前端，之后属于后端。为了有效维护其真实性、完整性和有效性，必须先实行“前端控制”才可以，由于电子文件易复制、易修改、易删除的特点，前端控制是实现电子文件管理的重要保障。笔者认为应当从两个方面进行电子文件的前端控制。

2.3.1 为保证无论是原生型还是间接型的电子文件，两者都能发挥其作用，需要对“元数据”进行记录，从制度要求电子文件移交或纸质文件数字化工作，制定“数字化加工流程规范”、“电子文件管理办法”等工作制度和技术措施。

2.3.2 档案工作人员要参与业务系统的设计，配合设计人员做好“元数据”的编制工作，实现自动记录电子文件生成、处理、归档管理过程中各环节工作的背景信息。实现对电子文件的自动收集，业务系统与档案管理系统之间建立无缝链接。

参考文献

[1]张晗.对数字化档案馆的初步研究[J].价值工程, 2011 (09) .

[2]张艳.数字化档案馆的研究开发[J].价值工程, 2011 (01) .

[3]张艳, 贾应炜.高职《电子技术基础》课程改革的探索[J].杨凌职业技术学院学报, 2008 (02) .

[4]王惠娟, 王霞.企业中声像档案的数字化问题[J].河北煤炭, 2005 (05) .

[5]孟丽娟.区域性档案数字化初探[J].山西煤炭管理干部学院学报, 2007 (03) .

[6]胡珣涛.美国电子文件档案馆建设[J].北京档案, 2005 (02) .

数字化档案馆的建设论文 篇5

浅议开展档案数字化建设的意义与方法

档案工作的数字化建设是顺应潮流,适应时代发展的`新举措、新要求,档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来.

作 者：蔺芳 葛龙英  作者单位：蔺芳(哈尔滨投资集团有限责任公司,黑龙江,哈尔滨,150000)

葛龙英(哈尔滨太平供热有限责任公司,黑龙江,哈尔滨,150000)

刊 名：黑龙江史志 英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(7) 分类号：G27 关键词： 

关于高校档案数字化建设的思考 篇6

高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的工作趋势,是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。如何加强高校档案的管理是摆在每一个高校档案工作者面前的新问题。

一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而是大大增加了额外手工劳动的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作,大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路,各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,基本上都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺乏全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆数字化建设的经费非常有限,无法购置好的软硬件,建立高起点的档案馆数字化模式,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题,如何顺利推进高校档案数字化建设,高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前,应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握,有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中,必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑,才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提,加强各类标准的制定工作,在遵循国家专业标准的前提下,根据自身特点,制定更为具体和切实可行的部门标准,才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力,注意适用、节约,不能盲目地追求“高、精、尖”,需与本单位的具体情况相结合,追求经济投入的最小化,实现效益的最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富,在进行数字化建设时,如果要把全部馆藏都转化为数字化信息,不但任务繁重,耗费大,且毫无必要,应选择利用率高的档案优先实施数字化,在计划上重点筹划,在人力、技术以及经费上保证重点,突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,因此,档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的,要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代,高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战,适应档案数字化管理的迫切需要,着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础,以复合型人才为重点的指导思想,要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作,应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理,然后再考虑学校特色档案,利用率高的档案等情况由点到面,分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用,将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查,改变过去坐等上门的被动服务方式,通过走访调查,了解用户需求,宣传介绍档案馆馆藏档案的信息,主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点,制定一套特定的规章制度,如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献:

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》,2003年5月16日。

2、张照余:《档案信息网络化建设研究》,中国档案出版社,2001年。

3、向立文:《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》,《档案学通讯》,2004年第1期。

4、杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001年。

数字化档案馆的建设论文 篇7

一、档案数字化建设工作存在的问题

(一) 档案数字化宏观管理不到位。就档案馆 (室) 数字化建设而言, 从国家层面上讲, 相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后, 档案数字化标准体系不健全;领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解, 存在认识上的偏差, 参与程度不够, 把关不严, 质量差;资金使用不合理, 缺乏管理经验等, 致使档案数字化宏观管理不到位。

(二) 档案数字化统筹发展不到位。档案馆 (室) 数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求, 管理体制过于单一, 各地区建设水平参差不齐;数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化, 不能做到档案增量电子化, 综合数据接收体系不健全;业务基础建设不完善等, 致使档案数字化统筹发展不到位。

(三) 档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全, 不能实现资源共享;设备较为简单、落后, 多数档案馆 (室) 使用的是单机版管理软件, 甚至有的还不兼容, 不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

(四) 档案数字化建设存在安全隐患。档案馆 (室) 开展数字化工作存在着严重的安全隐患, 多数档案部门将涉密和非涉密的档案集中管理, 在档案数字化过程中, 将档案发包给软件公司或临时聘用人员, 进行档案数字化录入、扫描与整理, 缺乏有效监管机制, 档案实体安全和数据安全存在隐患;档案利用制度不健全, 监管不到位, 存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

(五) 档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范, 又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来, 受“看摊守业”的理念影响, 档案管理人员队伍建设落后, 人员编制少, 年龄偏高, 观念陈旧, 对设备操作较为生疏, 缺乏相应的专业技术培训, 有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞, 致使有些档案管理人员不懂档案, 新技术、新设备不能够很好使用, 严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

(一) 加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高, 要有效利用网络平台, 通过公开档案信息、网络查询等方式, 向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务, 充分发挥档案馆 (室) 保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署, 加大对档案数字化建设的宣传指导力度, 提高对档案数字化建设的认识;领导者要对档案馆 (室) 现状进行认真了解、分析、研究, 制定切实可行的规范、标准, 建立严格的档案数字化管理制度, 加强领导并参与其中, 为加强数字化建设提供各种保障和支持, 以实现档案数字化的宏观管理。

(二) 加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统, 做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平, 通过网络连结, 发挥整体优势, 以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先, 要着力开展对传统载体档案的数字化工作, 将馆 (室) 藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化, 以实现存量数字化的要求, 加快档案管理方式的转型升级。其次, 要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作, 以满足增量电子化的要求, 从而提高档案数字化的整体管理水平。再次, 要加强档案业务基础建设, 一是做好新形成档案的整理归档工作;二是做好存量档案的规范化整理工作;三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

(三) 加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提, 所以, 要加大资金投入, 购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施;要加强档案数字化管理软件的研发利用工作, 不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设, 以适应档案数字化建设的要求。

(四) 加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展, 档案信息安全问题日益凸显, 档案数据安全问题应引起高度重视, 档案馆 (室) 开展数字化工作, 要严格按照国家的规范标准, 制定相应的安全保障制度和措施, 通过各种手段和技术, 提高抗风险能力, 建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系, 从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

(五) 加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆 (室) 数字化过程中人员素质起着相当重要的作用, 现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才, 进行档案数据管理和系统维护, 确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员, 利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作, 能够提高工作效率, 少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训, 不断提高他们业务素养, 以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之, 档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义, 它是建设以数字信息资源为基础, 安全管理为保障, 远程利用档案信息为目标的数字档案馆 (室) 体系的基础。

参考文献

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策[J].档案学研究, 2010 (4) .

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理, 2013 (1) .

数字化档案馆的建设论文 篇8

一、从传统服务向网络服务转变，提高了服务效率

传统的档案服务主要依靠手工检索、手工调阅、手工传递，在同一时间段一般只能服务某一特定用户，明显存在档案利用周期长、效率低的问题，而数字化档案则可以运用网络技术实现远程传递，可以同时满足大批用户的同一调阅需求，这就大大提高了档案利用效率。如在教学科研档案利用过程中，可以通过让用户自行下载或通过网络分别发送到用户邮箱的方式，使档案资源成为公共资源。主要有三种途径：一是建立数字档案馆主页，设立相应的栏目，如下载专区等，将公共档案资源公之于众，供需要的用户下载。这类档案资源以校史档案、教学档案为主，不涉及保密问题，用户群体巨大，采取网上下载的方式可以极大地扩大档案资源的影响力，方便用户随时、随地调阅；二是针对特定用户群和特定资源，特别是一些涉及保密信息、仅供一部分用户使用的科研资料、人事资料，可以通过身份认证的方式或者采取加密方式实现网上传输，快捷方便地把档案资源传送到用户手上，供特定用户使用；三是依托档案馆主页，开设BBS互动版块，宣传档案工作法律法规和重大意义，组织大家讨论档案建设有关问题，调查了解用户档案利用需求，实现档案管理人员与用户之间的沟通和互动。针对同一类用户群体，还可以利用QQ等即时通讯软件建立网上社区，实时交流和探讨档案利用问题，以便档案管理人员及时了解用户需求，提供针对性更强的服务。特别是网络技术拉近了人与人之间的距离，作为高校档案管理人员，要善于通过网络这个平台加强与档案管理同行、用户之间的联系，不断提高数字档案管理水平，积极探索新的服务方式，既最大限度地满足用户需求，又有效保障档案信息的安全利用，这也是对高校档案管理人员的一大考验。

二、从被动服务向主动服务转变，提高了服务质量

传统的档案服务以被动服务为主，一般都是根据提前确定的服务内容、服务时间，向用户提供相应的档案资料，明显具有滞后性的特点。尤其是档案检索、制作、传递需要大量的时间，往往是用户提出档案利用要求之后，档案管理人员忙得不亦乐乎，也难以在较短的时间内完成。实现档案数字化之后，档案管理人员就可以有足够的时间和精力及早了解用户需求，提前进行准备，并结合用户档案需求更多地提供相关背景档案资料，变被动服务为主动服务。一是利用信息技术，实现计算机辅助立卷、档案自动编目和检索、档案自动标引等，建立起庞大的档案数据库，通过向用户提供编目信息等方式，积极推介档案资源，方便用户查找和利用。如用户可以通过检索相关类别档案资料的目录，确定需要借阅的档案资料，然后再向档案馆提出借阅申请，由档案管理人员根据档案性质采取不同的方式将相应的数字档案提供给用户，服务用户需要。二是档案管理人员根据不同阶段档案工作的需要，发挥数字档案易存储、易管理的优势，提前做好档案利用准备工作，可以提高档案利用的时效性。一般来说，高校档案包含党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、财会类、音像类等十几种不同类型的档案，很大一部分档案资料的使用对象和使用时间都能够提前预测，可以借助信息技术对不同类型的档案资料进行编研，结合不同时期学校教学、管理、科研、建设等工作需求，对现有档案资料进行综合编研之后，及时将资料传递到相关部门和人员，增强档案资料利用的针对性。三是发挥高校档案信息传播功能，服务高校建设。除了传统的档案保管收藏功能之外，高校档案馆还承担着传播信息的功能，特别是在社会信息化高度发达的今天，理所当然地要在宣传学校等方面有所作为。运用信息技术，对高校历史、人物、科研成果等方面的档案资料进行开发，主动投放到学校网站、校刊以及其他媒体，广泛宣传学校发展成就，以其资料的翔实性、生动性扩大学校社会影响。

三、从简单服务向综合服务转变，丰富了服务内容

一般而言，传统的档案服务更多地采取简单的、应对式的服务方式，即根据用户需要提供相应的档案资料，再及时回收，以确保档案资料的安全和再利用。档案数字化则拓宽了档案服务的内容，并且轻而易举地实现了档案资料的复制和异地保存，更加有利于用户使用。首先，提供给用户的档案资料更加丰富和全面，既可以有针对性地把用户需要的档案资料提供给用户，又可以适当拓宽档案资源，把相关的背景资料提供给用户，为用户提供更多的选择；其次，把数字档案馆海量信息与数字校园、OA办公自动化系统有机结合起来，方便信息采集，实现信息共享，为广大师生提供内容丰富、全面、生动的档案信息服务，满足大家的需求；第三，运用信息技术，可以更多地把图像、声音等动态档案转化为数字档案，使档案内容更加生动，可以从根本上改变音像档案利用成本高的局面，更加方便地供用户查阅使用。可以说，信息技术是档案管理发展史上的一次根本性突破，打破了时间和空间的限制，使得档案服务能力大大提升。

四、从单向服务向双向服务转变，形成了服务互动

数字化档案和现代信息技术为档案管理者与档案使用者之间的沟通变得更加简便和有效，档案馆从传统意义上的档案收集、档案保管、档案提供转变为一个档案管理数字化平台，涵盖了档案收集、整理、编研、利用各个方面，实现了与档案提供者、利用者和上级主管部门、兄弟档案馆之间的实时互动，可以及时获取反馈信息，便于档案管理者不断改进工作，提高服务质量。依托网络技术建立信息反馈系统主要有三个方面的好处：一是搭建起档案管理者与利用者之间的桥梁，可以及时得到利用者对档案信息的意见和建议，有利于进一步改进各项工作，使档案管理水平不断得到提高。二是可以通过加强与兄弟院校档案馆、社会档案馆之间的合作，建立更为广阔的数字档案平台，从而拓展为档案利用者服务的广度和深度，更好地满足档案利用需求。随着学科建设步伐的加快，学校在教育科研方面亟需借鉴兄弟院校，甚至国际院校的经验，如果仅仅局限于本校的档案资源，难免会“一叶障目，不见泰山”，而档案数字化平台则可以通过互联网将与其他院校的档案资源提供给用户，同时又可以把本校的档案资源提供给校外用户，达到资源共享的目的。三是有利于加强与上级业务主管部门之间的联系，及时取得业务指导，提高档案馆规范化管理水平。

档案馆作为高校档案信息资源的枢纽，数字化建设为其更好更快发展提供了难得的机遇。只要我们积极适应数字化发展趋势，充分运用现代信息技术转变服务方式，优化服务内容，拓宽服务范围，就能够开创出一片新的天地。当然，档案馆数字化建设也对档案信息的安全性提出了更高的要求。在积极探索更具人性化、更加方便快捷服务方式的过程中，一定要更加注重安全防范措施的运用，尽最大限度地避免档案安全事件的发生，在保障安全的前提下促进高校档案事业的健康发展。

摘要：高校档案馆数字化建设正在深入开展, 随之而来的档案信息服务模式也在悄然地发生着变化, 主要体现在从传统向网络化的转变、从被动服务向主动服务转变、从单一服务向综合服务转变、从单向服务向双向服务转变四个方面。

关键词：高校档案馆,数字化建设,服务模式转变

参考文献

[1]张清莲.论高校数字化档案馆建设[J].太原师范学院学报 (社科) , 2009 (8-1) .

[2]朱毅凯.论数字化校园建设背景下档案馆角色转变[J].档案学通讯, 2009 (6)

[3]黄晓沙.建设高校数字化档案馆[J].湘潭师范学院学报 (社科) , 2006 (28-1) .

数字化档案馆的建设论文 篇9

应该说, 以档案用户需求为原则, 为档案用户服务, 是档案馆工作的根本宗旨。为此, 档案馆数字化资源建设应做到:

个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通, 讲究品位与格调, 形成独立的风格。

不张扬, 不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性, 而不是艺术性与技巧性。

受众面广还是受众准确一分众化, 成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势, 我认为受众面准确更易讨好用户。

1 以满足用户需求为原则。

要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力, 以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划, 满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体, 有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户, 因思想文化素质不同, 又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的, 设计选题、进行选题策划时, 要根据具体的档案用户的实际情况, 研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。

现代档案馆馆藏建设与传统档案馆馆藏建设的最大区别在于:传统是“从头做起”, 是从浩瀚的档案中撷取符合本馆需要的档案, 经加工编写给予档案用户参考利用;现代是“从尾做起”, 掉过来操作, “整合”是其要义。

2 注重发挥档案的特殊功能。

与其他网站不同, 档案网站不仅要传播档案信息, 还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后, 便能成为人类共同的精神财富, 可以超越时代、民族、地域的界限, 长期流传, 造福后代, 这是档案的特殊功能。档案数字化的选题, 要注意发挥档案的这种特殊功能, 多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题, 即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显, 也要从社会文化建设的长远需要出发, 在财力允许的条件下尽量保证。数字档案馆能及时、准确、系统提供科技知识, 它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然, 也就更贴近用户。

3 品牌原则

档案馆的品牌原则更多地体现在重要档案主题的专藏上。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就, 反映档案馆的馆藏宗旨和风格特色, 对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。因此, 设计重点档案的数字化选题是选题策划工作的首要任务。对于小馆而言, 应把力量集中在强势项目上, 实施优势定位, 依据档案馆优势资源, 全力形成自身的优势形象。

4 个性化、系列化原则

个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思, 形成鲜明的个性特色, 避免和已经成型的网站重复雷同。一个档案馆的数字化选题策划也应该有自己的个性, 有自己的编辑思路、数字化文献的风格, 不能一味模仿别人。系列化也是选题工作的重要要求。由许多单个选题构成的选题计划应该向系列化的方向发展, 使原来零散的选题逐步配套, 构成一个统一的整体。

5 市场原则

在社会主义市场经济条件下, 市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用, 档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此, 选题要充分重视市场作用。所谓市场原则, 就是让网站建设驶入个性化服务的轨道。对于网络, 不仅要把它当作一种新媒体来看, 要时刻周密考虑市场的需求, 在每一个环节上谨小慎微, 从小处着眼, 从质量着眼。市场是复杂的, 利用需求也是千差万别的, 不考虑数字化产品的利用定位, 不对市场信息做具体的分析, 盲目的追求市场潮流进行数字化, 就可能被市场所“误导”, 导致产品背离利用者的需求。

6 稳定、可行性原则

选题策划要有相对的稳定性和可行性。列入数字化计划的选题要力争能够成功并上网发布, 否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的、需要注意两个方面的问题:一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件, 如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等, 都是完成策划方案应该具备的条件;二是充分估计客观情况可能发生的变化, 如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化, 都会影响计划的稳定性和可行性, 在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备, 在策划指标、完成时间等方面注意留有余地, 同时保留, 部分机动力量, 以便根据新的情况提出新的选题, 完成新的任务。

成功的数字档案馆与网站建设需要有四个要素:

(1) 深厚的行业背景。基于档案馆有文化行政系列的有力支持与对各门类档案、多信息与形式有序的行业技能为基础, 它一直都有对利用需求研究满足的传统, 且已初步配备现代化、自动化的装备。

(2) 充分的档案背景。它不仅对档案信息资源的系统性、现实性、独特性提出了要求, 而且还对进行数字化的人才能力提出了更高的要求, 即对文献信息的整序能力、数据库尤其是全文数据库的认知能力、计算机应用与外语能力以及对新的知识的学习与转化能力等等。

(3) 资金支持。能否保证档案经费中有固定的比例来购买现成的数字化产品和将要被数字化的档案信息;能否从Ic P的角度从电信部门那里得到设备与技术方面的支持;能否通过承担地方政府网站建设中获得项目与资金支持, 都是必须解决的问题。

(4) 协作与协调。数字档案馆的建设如果没有协作的精神, 没有标准化与规范化的多方合作的话, 那么这种数字档案馆具有的分布式的跨库检索方式就难以体现。

总之, 档案信息要保存很长的历史时期, 纸质的档案已经经历了上千年的考验, 而目前数字化的档案保存媒介还没有经历百年以上的考验。数字化档案的安全性问题还没有经过时间的验证。数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合, 才能使档案事业更好地服务于社会。

摘要：本文主要从满足用户需求、发挥档案的特殊功能、品牌、个性化与系列化、市场原则等多个方面, 对档案信息数字化建设做一阐述。

数字化档案馆的建设论文 篇10

一、制定标准化的档案信息数字化规范体系

《中华人民共和国标准化管理条例》指出:“标准化是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分, 在社会主义建设中推行标准化, 是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段, 采用的方式方法也不尽相同, 因此在档案馆数字化建设中, 标准化的档案信息数字化规范体系的确立就显得尤为重要, 它是确保档案馆档案信息数字化建设工作高质量的坚实基础。制定标准化的档案信息数字化规范体系应遵循两个原则:第一, 标准化管理为主原则。以标准化管理为主, 制度管理为辅原则。标准化适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 而且与管理体制的关系较为超脱, 因此在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现, 其约束力强, 但管理范围有限, 所以在标准化管理的基础上, 配合制度可以形成档案馆档案信息数字化建设工作所需的严密的规范化管理体系。第二, 国际标准优先原则。首先考虑采用国际标准, 其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中, 因此即使在档案馆档案信息数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是:面向计算机和网络及信息平台的处理, 直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充, 由此形成标准化的规范体系。

二、建设高质量的档案信息数据库

早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库, 这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见, 检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库, 主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库, 档案信息组织形式就发生了本质上的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式, 索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化信息管理技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准:第一, 数据的准确性;第二, 数据项目和内容的完整性;第三, 数据的规范性;第四, 数据的稳定性。

三、建立档案信息数字化安全体系

安全是档案馆档案信息数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众, 而档案信息则对安全保密有严格的要求, 有相当一部分档案信息是需要控制使用的, 所以档案馆档案信息数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类, 档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系, 此外还需要有相应的技术措施进行自动控制, 才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设工作中就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下, 为了确保档案信息的保密和安全, 可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化, 对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息, 使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时, 除尽最大可能保证网络安全外, 将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下, 为了解决档案信息的安全问题, 也可以使用Intranet技术, 提供授权的档案信息服务。

四、加快档案信息数字化方面人才的培养和使用

关于对高校档案数字化建设的思考 篇11

【关键词】高校；档案数字化；电子档案

【中图分类号】G250.76 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0341—02

1、前言

随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。

2、高校档案数字化的意义

纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。

3、高校档案数字化现状

3.1 档案实体保存不完善

由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。

3.2 档案管理人员素质较低

一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。

3.3 电子文件管理缺失

目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。

3.4 基础设施落后

档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。

4、促进高校档案数字化建设措施

4.1 提高重视

加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。

4.2 完善基础设施

基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。

4.3 加强档案管理队伍培养

档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。

4.4 确立明确的工作目标

高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。

4.5 建立严格的规范制度

无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。

4.6 注意数字化档案备份

虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。

4.7 电子档案与纸质档案共同保存

纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。

4.8 制定合理的数字化策略

高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。

5、结束语

档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。

参考文献

[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）

[2]王榕英.浅议高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作[J].兰台世界，2009（12）

[3]梁秀瑜.建立科学管理体系促进高校档案数字化[J].兰台世界，2007（14）

数字档案馆建设的窘境分析 篇12

一、数字化档案馆管理理念的落后

数字档案馆是用数字技术处理和存储各种图文并茂文献的图书馆, 实质上是一种多媒体制作的分布式信息系统。它把各种不同载体、不同地理位置的信息资源用数字技术存贮, 以便于跨越区域、面向对象的网络查询和传播。面对新的技术化的革命, 特别是老一代的档案管理人员对档案数字化的认识有待提高, 传统的档案管理要求它的保密性和历史性上有很大的要求, 数字化档案馆更大的将信息内容推向了一个广阔的平台, 更多的人可以接触到, 所以很多档案馆不愿意将其进行数字化改革。

数字档案馆涉及信息资源加工、存储、检索、传输和利用的全过程。通俗地说, 数字图书馆就是虚拟的、没有围墙的图书馆, 是基于网络环境下共建共享的可扩展的知识网络系统, 是超大规模的、分布式的、便于使用的、没有时空限制的、可以实现跨库无缝链接与智能检索的知识中心。在数字技术与档案管理相结合的过程中, 这个虚拟的空间让更多的人担心它的安全效能与实际操作空间。首先, 储存空间如何有序有效的进入管理员的操作有待强大的计算机技术支撑, 信息查阅者对数字化平台的便捷性也有很高要求, 如此简单的将档案信息录入上的片面认识就有待提高。

相对于传统的档案馆, 数字档案馆在项目立项与开发时, 容易走向两种极端。一方面一味的追求向电子技术靠拢, 片面的寄托于电子信息技术与网络数字化媒体带来的便捷之处而忘记了档案管理的基本要素, 如何运用数字化技术来兼容档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研还有待进一步思考解决。另一方面, 数字档案馆在设计技术革新时, 又片面的照搬传统档案管理的步骤, 寄希望于在网络上开辟一个类似于实体的档案馆, 档案管理员就坐在这个虚拟的管理系统里进行幕后操作, 需要找寻档案资料的人照原始的档案搜寻一般进入系统。如此又忽略了数字网络的优越性, 数字化的优点在于其在时空上的不受限, 在机密性系统的维护下, 数字档案馆可以做到异地查询, 跨界查询等基本因素。

二、档案馆数字化技术革新面临的阻碍

数字档案馆是指各级各类档案馆适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求, 运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理, 并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。数字档案馆能将有限的馆藏能量提升至无限的数字储存空间, 同时提升信息的检索与传输能力, 在大众服务提供快捷与便利的人性化方式。然而, 数字化技术革新的过程既受限于数字技术的开发与应用, 同时在人员的管理与操作上又与档案管理员的档案基础知识和计算机应用技术的双重要求挂钩。

一方面, 数字化技术在档案馆建设过程中面临这计算机技术与档案储存结合需要集中开发。既需要懂数字开发的计算机专业人才, 同时又需要这方面的人才兼懂档案管理的基本素能。在经济全球化、社会信息化的浪潮下, 人们工作、生活和思维的方式都受到很大冲击, 在档案建设的过程中, 信息资源的整合是基础, 如何开发符合档案储存管理及便捷的查找搜索是数字化技术革新的一大难题。数字化档案馆既不同于以往的论文搜集也不同于一般的信息堆码, 各类档案的分工与保密都是数字化技术开发所要解决的问题。

另一方面, 数字档案馆管理员也同样面临着一大难题, 在原本的纸质管理上如何应对数字化的管理系统, 面对计算机技术, 通信技术以及网络等多媒体技术上, 档案管理员如何既能有效的做好档案管理与规范工作, 同时又能应对数字化技术所带来的负面影响又是一大难题。特别在数字化技术的普及后, 档案管理的保密技术与保密意识便提到了更高的层面。面对这种严峻的挑战, 数字档案管理如何做到兼备技术与人力的双重要素是建设与服务的关键因素。

三、数字化建设中档案管理员遇到的阻碍

档案馆数字化包括目录数据的录入、档案编研、网站后台管理平台等一系列的数字操作, 面对档案数字化的技术性难题以及操作上的创新, 原始的档案管理员面临着很大的挑战。在目前的档案馆建设中, 存在着很大的困难, 包括档案数字化程度低, 原本的数字化只是简单的将原有的档案资料拍成照片上传到档案管理系统, 查阅检索是在在电脑上查阅有限的图片信息, 相片会造成一定的信息阅读阻碍。其次, 档案馆在电子文档的档案建设上缺失意识来组件。当下, 诸多部门都实现了无纸化办公, 而这些电子文档的存档与分类缺少有效的整理与归档, 甚至一些部门完全没有对电子文档进行入档的意识。

面对数字化档案馆的新技能, 档案管理员还存在这心理上的退缩与慵懒思想, 原本的档案工作已经入手并且已经形成规模, 查阅和检索以及归档等只要在现有的基础上稍加功夫即可完成工作, 而数字化档案馆需要从头开始探索, 如何进行数据库建设, 用户权限管理, 扫描控制等检测功能都需要从最细小的起点开始学习, 档案管理员需要克服自我的档案管理慵懒情节。

另一方面, 面对以往大量的纸质的有价值的档案信息, 特别是某些重要的深藏在库房, 还有待开发的档案, 将其数字化藏入数字档案馆是件非常琐碎庞大的事。档案管理员将原始的特别是有历史意义的信息文件如何归入数字化档案馆, 如何将其过滤掉相片储存方式以文字等形式重新保存也是一大难题。数字管理员在面对新的技术有着更大的阻碍和难题, 如何克服以往对档案文件管理和规范态度, 学习新技术, 以饱满的创新的态度应对数字化档案馆的建设是建设数字档案馆的关键人为因素。

数字化档案馆建设是社会发展的总体趋势, 如何应对从改革理念到实际技术运用的过程是档案馆立项的前提。与此同时, 数字化建设即便不需要实际的庞大的实物空间, 但是在技术的研发上需要大量的人力物力, 前期的资金投入与后期的回报会有强大的反差, 在原有档案馆中建立有效的数字图书馆, 要有长期的计划和统筹的安排, 面对数字化建设的各种困难需要有更大的解决问题的意识去应对。

参考文献

[1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯, 2011 (6) .