数字档案馆建设问题

数字档案馆建设问题（共12篇）

数字档案馆建设问题 篇1

誚晁永刚马玉妍

数字档案馆建设是一项复杂的数字化系统工程, 它以档案信息资源为处理核心, 利用数字化手段, 通过高速宽带通信网络设施的连接, 提供给档案用户利用。一般情况下, 数字档案馆建设包含三层含义:一是引入计算机技术, 建立自动化系统, 完成档案管理的数字化;二是建成完备的信息数据库, 计算机能识别和处理馆藏信息;三是构建平滑高效的传输平台, 实现档案信息数字化的统一管理和资源共享。随着计算机技术和网络技术的迅猛发展, 数字档案馆建设已成为档案馆建设的发展趋势。如何在数字档案馆建设中, 有效地对各类档案信息资源进行存储、管理和利用, 实现为档案用户快捷高效服务, 已成为档案工作者无法回避的问题。

一、数字档案馆建设的优势

1. 档案信息功能得到极大的强化。

数字档案馆改变了传统档案平面记录信息的载体形式, 将图、文、声不同载体的信息有机结合起来, 内容及形式极其丰富, 不再受传统馆藏因场地等因素影响的局限, 具有海量的信息储藏, 且馆内档案信息实现了编目、标引、检索等自动一体化。

2. 档案服务范围形式广泛扩大。

数字档案馆建设, 从根本上改变了传统档案馆那种“等人上门”和“一对一”的服务形式, 不但能为多个用户同时提供阅读、浏览、查询、检索等服务, 还能让全世界的所有信息资源存到档案馆的“虚拟档案”中来。

3. 档案资源实现便捷共享。

数字档案馆的馆藏将以数字形式存储于计算机网络这个无限的空间中, 以源源不断的形式通过网络满足用户需求, 使用户不再受时间和空间限制, 方便快捷地利用共享到馆藏信息资源。

二、数字档案馆建设的方案

1. 指导思想。

数字档案馆建设要利用数字化技术, 在统一的标准规范下, 对传统馆藏资源进行数字化处理, 建立海量的资源信息库, 使档案用户通过高速传输通道的宽带网络, 快捷方便地智能检索到所需求的档案信息, 从而实现为档案用户服务的根本宗旨。

2. 建设模式。

数字档案馆建设核心是巨大数量的数字化建设工程。档案馆应结合自身特点, 采取不同的建设模式。对建设经费相对充裕的单位, 在建设模式上采取技术优先原则, 加大技术设施基础的投入, 建设高标准要求的档案信息数字化工作, 这种模式见效快、投入高, 需很强的经济支持;对建设经费相对短缺的单位, 在建设模式上采取资源优先的原则, 先购置少量的设备, 对馆藏内重要档案资源先期进行数字化处理, 再循序渐进逐步扩大, 这种模式见效慢、投入少、技术要求不高。

3. 建设内容。

(1) 档案信息数字化处理。馆藏信息数字化制作前, 应清点核对好馆藏档案, 分清轻重缓急, 分阶段、层次、步骤进行。一是通过人工在计算机上的录入或扫描仪扫描字符识别软件识别制成;二是按档案文件每页顺序用扫描仪扫入计算机制成图形文件。同时, 在对霉变、发脆、虫蛀等自然状况破损严重的档案纸张, 要进行技术修复后再行扫描, 对折皱不平的纸质档案也需作相应处理, 以便提高档案扫描质量。 (2) 档案信息数据库建设。建设高质量的数据库, 应遵循由低到高、由单个到群体的原则, 依托计算机信息技术, 首先进行档案目录数据库建设。要依据《档案著录规则》要求, 采用人工或软件自动校对方式, 审核修订错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等, 确保档案目录内容规范、准确;选定可直接或间接通过XML文档进行数据交换的数据格式来提供网上检索途径。其次, 进行档案全文数据库建设, 须选用符合档案管理软件功能要求的专门开发系统, 确保数字档案馆的软硬件环境发生变化时, 数据保持完整且能安全迁移及有效利用。再次, 实现目录与全文数据库的挂接, 一般采用两种方式, 一种是在对数字化档案录入目录信息时, 同时将扫描完的文件上传到服务器来实现。另一种是分开进行档案目录信息录入和原文信息扫描, 批量选择图像文件上传到服务器中。 (3) 档案信息传输平台数字化。档案信息在完成数字化后, 数字网络系统成为其主要的传输平台, 提供了档案信息的快速流动, 在传递过程中可以同时进行多向传递, 形成传递网络, 且不受时间与空间的限制, 利用者也不必亲临档案馆, 在任何时间任何地点, 通过计算机网络方便地利用档案信息。

三、数字档案馆建设的注意事项

1. 档案信息资源安全问题。

安全问题是数字档案馆建设最不能忽视的重要方面。档案馆在数字化建设中, 应形成一套管理制度体系, 用相应的技术措施来实现安全管理的自动控制。如对非开放性档案, 根据不同档案的密级, 界定查阅人员范围, 设置不同的密码和访问权限;对卷内文件进行严格审查, 逐件逐页进行鉴定, 保证国家机密和重要信息的安全。

2. 数字化档案标准体系的建立问题。

现在的数字档案馆建设还未能形成统一的标准, 因此, 各单位可依据国家档案局的有关政策, 在推进数字档案馆建设中, 规范创建水平, 提高档案标准化程度, 为实现高质量的数字档案馆建设打下坚实基础。

3. 高质量档案信息数据库的建设问题。

数字档案馆建设的核心就是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。因此, 在数字档案馆建设中, 对整个档案数字化工作要全程控制, 任何环节都不能出现差错, 以确保档案信息质量。

4. 相关人才的培养和使用问题。

必须有计划、有步骤地培养数字化档案信息管理人才, 特别是加强复合型人才的培养, 可通过调研、考察、培训等途径, 拓宽档案人员的知识面和视野, 提高人才在知识经济时代的适应能力、创新能力, 培养出一批既懂计算机技术又懂档案管理知识的复合型人才。

[注:本文为2011年度黑龙江省教育厅人文社会科学研究项目《信息化背景下高校数字档案馆建设的模式研究》 (项目编号:12514123) 的阶段性研究成果之一。]

数字档案馆建设问题 篇2

来源：bet365 http://

【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

数字档案馆建设问题 篇3

当前，随着信息数字化浪潮的迅速到来，许多单位和部门，都在实施自动化办公项目。为此，一些工作人员抛弃了传统的纸和笔，而改用计算机进行网上办公，计算机和网络成了工作和生活中不可或缺的一部分。由于进行网上办公，工作方式发生了根本性的变革，使所需信息的快速收集、传递和利用成为可能。作为信息化建设中一个重要组成部分，档案信息数字化建设显得尤为突出。因为随着国民经济的快速发展，档案信息数字化也越来越快，这是每个档案管理人员需要面对的现实。然而不能忽视的是，在档案信息数字化建设中，也不同程度地出现了一些问题。为保证档案信息数字化建设又好又快地发展，当前迫切需要解决这些问题。为此，笔者提出以下几点看法，与大家一起商榷。

一、当前档案信息数字化建设过程中出现的几个问题

（一）实行档案“双轨制”中所暴露的问题

鉴于我国档案工作的现实，档案工作现行的管理体制是“双轨制”。这不仅为国家所提倡，而且还将持续很长一段时间。所谓“双轨制”，就是指档案管理人员对纸质文件和电子文件，同时收集、整理、保管和利用的两种不同的处理方式。从实践看，这两种方式各有优点。对纸质文件的收集、整理、保管和利用，已有一套完备的措施和办法，管理人员只要熟悉操作规程，就能很快掌握。同时，纸质文件还具备保管和利用方便、保密安全等优势。而电子文件，是近期才开始出现的，它涵盖面宽，且具有收集、保管、利用简单，不需要大的储藏空间，使用起来更加方便、快捷等优势。与此同时，我们还应看到实行“双轨制”暴露出来的一些问题。一是对于一种文件，却实行了两种不同的保管方式，既增加了许多人力、物力和财力，造成了不必要的浪费，又影响了电子文件的推广和应用。二是电子文件的自身局限性没有得到有效克服，其法律地位尚未得到完全确认。三是电子文件的安全问题，也未得到有效而彻底的解决，一旦遭到破坏，其损失不可估量。这与实行“双轨制”，达到档案信息收集、整理、保管、利用安全和利用方便的目的是相悖的。

当前，我国许多地方的档案管理仍是手工操作。要实行数字化办公，外部要与自动化办公网联接，内部需要购置计算机、打印机、服务器等设备。而建立内部局域网，由于受人员、经费、环境条件等因素的制约，目前很难做到。鉴于上述原因，我国档案最高主管部门，依据当前经济发展的状况和档案工作的实际，在充分征求各方意见的基础上，才确定了档案管理工作的两条腿走路方针——实行“双轨制”。

（二）档案信息数字化优势和潜能未得到有效发挥

相比一些经济发达的国家，我国的档案信息数字化建设工作起步较晚，目前只能说是处于初级阶段。一方面，经济条件相对落后的地区，档案管理工作仍是以手工操作为主；即使条件好的单位，也只是将档案目录输入了计算机而已。另一方面，经济条件相对发达地区，多数单位和部门，仍以建立档案信息检索系统和文档一体化数据库系统为主要任务，对现行文件全文录入未能实现且不说，就是对过去产生的大量的纸质档案、声像档案也未得到有效处理（数字化）。所以档案信息数字化的优势与潜能未得到有效发挥，要充分将其展示出来，仍需一定时间。

（三）电子文件的安全问题亟待解决

大家都知道，电子文件具有操作方便、传递快速、所需存储空间小等突出优点。但不可忽视的是，其自身在安全方面存在着亟待解决的问题。一是随着高科技的飞速发展，诸如多媒体技术、传真技术、信息高速公路、信息网络、光盘技术等在运用过程中，面临着一系列安全问题。二是在数字化信息的输入、存储、传输和提供利用等方面，同样也存在着信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取及病毒侵犯、人为破坏等不安全的因素。而且目前窃取机密信息的手段也越来越复杂、越来越现代化。三是由于电子文件的易改性、窃取手段的隐蔽性和电子终端的多样性，纵然设有网络监督部门，但查验起来仍十分困难，有些问题更是难以查证，使利用者对文件的真实性产生了怀疑。四是由于对网络中一些操作者的身份难以鉴别，使电子文件合法操作者的权限受到了限制，工作变得困难起来。以上问题的出现，对电子文件安全保管和长期保存带来了很大困难，成了一块阻碍档案信息数字化建设的绊脚石。

二、几点建议

（一）要建立高质量的档案信息数据库

现在，凡是在我国有条件的档案部门，都在建立档案信息数据库，虽多如雨后春笋，遍地都是，但归纳起来为两类。一是文件性数据库，二是检索性数据库。前者是我们实施档案信息数字化工作后，文件以数据形式存在并按一定程序排列的数据库。主要功能在于能完整地载入档案资料的内容，使人们通过网络获得较为完整的档案信息。有了它，就可以依赖先进智能化信息管理技术，以人工语言和自然语言进行搜索，为用户提高快捷高效的服务。后者主要是向用户提供档案的馆藏内容，介绍档案的目录、全宗内容、开放的范围及检索的途径。目前建立的检索性数据库较多，因为建起来所用经费较少，见效快。当然许多有条件的档案部门，还在为建起文件性的数据库而努力，这为今后的联网，实现资源共享创造了条件。

而一个高质量数据库中的数字信息，应具备以下几个标准：一是数据必须准确；二是数据项目、内容等必须完整无缺；三是数据必须规范；四是数据必须稳定。这既是当前档案信息数字化建设的核心工作，也是今后一个时期发展的方向。

（二）要建立统一的标准化体系

现代化生产的一项重要内容，就是标准化生产。生产的标淮化既是现代化生产的重要手段，又是进行科学管理的重要组成部分。《中华人民共和国标准化管理条例》一文对标准化作了重要论述。所以要实现最大范围内的信息资源共享，就必须建立统一的档案信息现代化管理的标准化体系。试想全国各地档案管理部门都能认真执行共同标准的话，不仅可使档案信息数字化建设的进程大大加快，还可使大家处在同一个网络平台上，真正实现了档案信息的共用共享。这为全体人民带来的方便和创造的社会经济效益将是很可观的。

（三）要规范档案图像的标准格式

声像档案是档案的一个重要组成部分。对档案信息进行数字化，采用什么样的格式和数据压缩技术，是其能否成功的一个关键性问题。这就需要我们从文件格式的开放性、扩展性、适应性等方面来规范档案图像的标准格式。现行的档案图像处理的标准格式有多种，但必须从中选出一种来处理图像。选择的标准必须是符合以下标准格式：既可以运用于广泛的应用程序，又可以处理各种图形，还可以允许使用者能针对某一个扫描器和打印机的特性而进行自由调整。采用了这种档案图像处理的标准格式后，使用者就可以得心应手地处理各种档案图像了。

（四）要重视档案信息的安全建设

在档案信息数字化建设的进程中，档案信息的安全建设显得尤为重要。各级领导与相关部门，一定要重视安全建设，并采取必要措施，来保证档案信息的安全。

确保安全的措施主要来自两方面：一是制度管理，二是技术保证。所以对此的要求是，在档案信息数字化建设过程中，要建立一套严格的管理制度；一切都要按制度办事，从而杜绝不安全问题的发生。另外，还要有与之相配套的技术措施进行控制。当然这种安全措施是形式多样的：如对机密的、不能开放的档案信息，不放在网络服务器上；放在内部局域网上的，一定要采取物理措施，与外界阻断；对不同的用户，设定不同的权限并按设定的权限向其提供档案信息；建立数据备份制度，制作只读光盘；建立网络防火墙，进行数据加密等。有了这些安全措施，才能确保档案信息的安全，杜绝失泄密事件的发生。

企业数字档案馆建设的要点问题 篇4

1、把握数字档案馆建设的核心。

我馆根据油田企业的地理分布状况、企业经营的实际需要, 以及档案工作的突出矛盾, 按照《全国档案信息化建设实施纲要》及有关规范标准的要求, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目的, 以实现档案资源数字化, 档案管理规范化和档案利用网络化为目标, 基本建立一个功能齐全的企业数字档案馆。

(1) 完善了高度统一的档案管理体系。按照“整体规划, 统一管理”的要求, 建立了全油田范围内的统一的档案管理体系。构建起包括油田总部、二级单位和三级的数字档案管理网络体系, 并适应油田下属单位的专业化要求, 达到馆室间的无缝连接。

(2) 建成了全面、及时和严谨的档案采集系统。建立健全档案采集制度, 明确档案采集单位部门、范围内容和时间要求, 确保各类档案信息的采集。采用多级审批的档案采集流程, 保障了档案采集过程的完整性、真实性和准确性。

(3) 建起实用、高效、先进的档案管理模式。通过实施数字档案馆建设, 档案管理将有效改变分类组卷、整理编目、数据统计、检索借阅等传统模式, 减少“对归档文件的具体内容进行综合分析”的工作, 解决档案整理耗时费力, 工作效率较低的问题, 提高档案管理现代化水平。

(4) 构建数字化网络化的档案信息服务体系。以实用、快捷、高效为目标, 利用信息技术手段, 对各种档案信息进行集成管理, 实现档案信息资源的存储数字化、管理自动化、利用网络化, 构建数字化网络化的档案信息资源服务体系。

2、充分调研、系统规划、循序渐进地推进数字档案馆的建设。

我馆在数字档案馆建设之初, 成立了领导小组, 列入油田信息化建设重点项目, 举行了方案论证会、招标会之后, 进入实质性研发, 2006年12月21日, 油田对该项目组织了中期验收。2007年1月11日, 试点单位上线运行。通过试点单位上线运行寻找和发现档案管理系统中不符合企业的模块, 系统功能不够完善的地方, 进行调整和修改。

3、系统构架要做到个性突出、兼容并包、结构合理、功能齐全。

设计的数字档案馆都具备开放性的特点, 除整合档案采集的数据外, 还可以根据档案保护、管理和利用工作的需求, 选择有代表性馆藏珍贵档案, 通过特殊功能信息采集和数据深度加工, 建设超大规模的档案信息资源基础体系, 向不同用户开放。

(1) 创新的专业档案接口。油田的勘探开发系统数据对于未来科学研究和提高勘探开发水平具有十分重要的作用。因此, 我们通过研究该系统特点, 在源头部分进行数据接收, 由基层数据录入部门将成果文档通过接口提交数字档案馆管理信息系统, 从而解决科研人员在线查阅重要成果文档的问题。通过与钻井、测井、录井、试油、采油等勘探开发专业数据库的在线归档接口与检索利用接口的建设, 实现档案系统与源头专业系统的无缝连接。

(2) 可扩展的OA归档接口。制订党办、局办OA系统接口方案, 做好OA系统中字段与档案管理信息系统字段的对应关系, 文书人员只需进行少量数据补全后即可进行数据提交审核归档, 非常方便。

(3) 系统建设平台化技术。胜利油田的下属单位的数量较多, 各个下属单位的档案采集、管理和利用的方式存在相当差异, 难以用一套模式或流程来适应各种情况。采用平台化技术, 为用户提供了构建符合自身要求的档案管理架构的工具, 允许对档案门类、归档流程、录入模板、显示风格、用户权限等多项系统关键因素进行定制。

(4) 多级的档案授权管理体系。针对下属单位的档案采集、管理和利用的方式存在差异的现实, 在系统中建立分级授权体系, 管理员给各二级单位分配管理员账户, 由各管理员进行单位内部的授权管理。

(5) 严密的档案采集审批流程。根据单位部门的不同、每类档案的特点, 制定相应的采集流程;包括录入、审核、提交、驳回、入库等环节, 专人执行, 层层把关;每一环节都有详细记录, 严格管理, 责任到人。

(6) 安全的统一身份认证接口。建立安全的LDAP统一身份认证, 使用油田统一身份认证信息 (CA) , 在新建用户和用户登录时调用, 减少用户记忆额外的用户名和密码, 方便用户访问数字档案信息。

(7) 安全的档案电子原文件访问控制。档案系统作为各类数据的归口, 其保管和利用的电子文件格式众多, 不能将保管和利用局限于某种特殊的文件格式上。对常用格式, 系统开发了嵌入IE之中的ACTIVEX控件, 并通过系统中的用户权限信息, 对ACTIVEX控件进行相应的权限设置, 以控制用户对档案电子原文件的浏览、打印和下载权限。

(8) 先进的全文检索技术。通过建立三位一体全文检索技术, 可对档案目录和档案电子原文同时进行全文检索, 并显示检索结果。

4、以标准规范和管理制度作为数字档案馆建设的保障。

标准规范和管理制度是数字档案馆建设的重要保障。在建设过程中, 我们注重数字档案管理的各种标准规范的制定和执行, 包括:《数字档案馆建设管理规范》、《电子文件归档与管理规范》、《数字档案馆数据库入库数据规范》、《目录信息采集标准》、《胜利油田档案分类规则》、《胜利油田档案归档范围及保管期限表》、《胜利油田档案数字化技术规范》、《纸质档案扫描系统操作规范》、《通用业务系统接口数据格式规范和数据传输规范》。

数字档案馆隐私权保护问题考量 篇5

李媛

2012-12-23 21:57:53 来源：《山西档案》(太原)2008年4期

【英文标题】Research on the Privacy Protection of Digital Archives

【作者简介】李媛，南昌大学人文学院研究生。（南昌 330031）

【关 键 词】数字档案馆/隐私权/保护digital archives/right to privacy/protect

隐私权是随着人类文明发展到一定阶段，公民的个人独立自由、人格尊严日益受到重视而出现的一种新型的、独立的人格权，是现代文明的标志。数字档案馆的网络环境使传统环境下不太明显的隐私权保护问题变得越来越突出，由隐私权而产生的法律纠纷将影响数字档案馆的建设和运行，因此，我们有必要加强数字档案馆中隐私权保护问题的研究。

一、隐私权与档案

(一)隐私权及其内容

隐私权一般是指“自然人享有的私人生活安宁与私人信息秘密依法受到保护，不被他人非法侵扰、知悉、收集、利用和公开的一种人格权，而且权利主体对他人在何种程度上可以介入自己的私生活，对自己是否向他人公开隐私以及公开的范围和程度等具有决定权”。

随着社会的进步，人们法律意识的提高，对隐私权的认识已经由过去的消极抵御性权利转变为一种积极的、主动性的控制权和利用权。我国学者通过对各种法律规定的归纳认为，能动的隐私权应该至少包括下面几个部分：“一是控制权，指当事人对有关本人的资料享有最终的决定权，他人收集、使用这些资料必须经本人同意，否则就构成侵权；二是获取权，指当事人获取他人拥有的有关本人资料的权利；三是知悉权，指当事人有被告知其个人资料被收集处理与资料利用者身份有关的信息的权利；四是修改权，指当事人有要求资料控制者对其个人资料中不准确、不恰当、不适时或不完整的部分进行更正的权利；五是抗辩权，指当事人有以个人隐私被侵犯提起诉讼的权利；六是安全权，指当事人可以要求资料控制者保护其个人资料不被泄露、篡改、任意传播的权利；七是利用限制权，指资料控制者在收集利用个人资料的同时，要为当事人提供相关的服务”。

(二)档案与隐私权

由于档案是承载隐私的重要载体之一，档案无可避免地成为隐私权问题的利益攸关者。与档案有关的隐私包括档案机构所保管的档案中有关个人情报资讯并与特定个人的利益或者人身发生联系，且权利人不愿为他人所知晓的私人生活以及私人信息。因隐私涉及的范围广泛，故与公民隐私权有关的档案种类也很多，主要包括两大部分：一是在公务活动中直接形成的档案。如会计档案、人事档案等。二是档案部门通过征集、购买、接收或档案所有者以寄存、捐赠等方式保存在档案部门的私人档案，它们有的所有权仍归个人，而有的所有权已为国家所取得。

二、我国《档案法》中的有关隐私权保护的立法现状

至今为止，我国尚未出台正规的隐私权法，而各种实体法也未对隐私权进行直接的规定。但是，《宪法》、《刑法》、《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》、《商业银行法》、《执业医师法》、《最高人民法院关于审理名誉权案件若干问题的解答》、《银行管理暂行条例》、《计算机网络国际联网安全保护管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》、《档案法》等法律法规都间接地对公民隐私权的保护给予了确认。

我国《档案法》中涉及隐私权的有第二十一条、二十二条。

《档案法》第二十一条规定：“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其中档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。”这一条款主要规定了档案利用方面的隐私权问题。

《档案法》第二十二条规定“集体所有的和个人所有的档案，档案所有者有权公布，但必须遵守国家的有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法利益。”这条说明档案公布时的隐私权问题。

对档案部门来说，最好能制定有关专门针对档案数据隐私权的法律法规。如果法律不设定行为边界，虽造成事实上的损害，也无法进行司法救济。

三、数字档案馆涉及的隐私权问题

(一)档案数字化中的隐私权问题

档案收集、保管的最终目的在于提供利用，在信息高度开放与共享的今天，档案信息只有通过数字化才能最大程度满足共享需求。然而，档案中涉及个人隐私的信息很容易通过数字化的渠道泄露，侵犯当事人隐私。因此，档案馆对涉及个人隐私的档案是否应该数字化成为争论的焦点。

上海档案信息网首页曾就此相关问题进行讨论，讨论内容为“婚姻档案上网是否有碍隐私权”。2006年2月，民政部发布公告称即将全国各省的结婚、离婚等婚姻信息统一登记归档，并将逐步实现全国联网查询，以有效避免异地重复登记、重婚等现象。这一消息一经公布，在社会上引来广泛争议[1]。

笔者认为，个人婚姻状况能不能上网的争议焦点在于，该行为有没有涉及公民的个人隐私。众所周知，新的《婚姻登记管理条例》取消了结婚、离婚需要单位出具证明的历史，甚至无身份证、户口簿也可登记结婚。表明了婚姻行为属于个人独立处理的民事行为，具有排他性，无疑是社会文明进步以人为本的体现。这就带来了婚姻状况是否属于保密范围，也就是是否是个人隐私的问题。

民政部最终坚持了将婚姻档案上网，但随后民政部与国家档案局联合颁布施行了《婚姻登记档案管理办法》，并在答记者问中向公众说明“当事人婚姻状况信息的联网查询是指婚姻登记机关的内部工作系统，只供婚姻登记机关工作人员为了工作需要进行查询，其他人员是无法随意查询的，所以不会影响当事人的隐私权[2]”。从而有效避免了隐私权问题。

从隐私权保护角度考虑，数字档案馆对涉及个人隐私的档案进行数字化时，事先应征得当事人的同意并随后对当事人的隐私进行必要的保护措施。因此档案界可制定一个全行业统一的相关声明，各数字档案馆可在制作资源库前在各自的网站上发表声明，声明要对什么样的档案进行数字化、数字化的目的、当事人有何权利、网站有何权利与义务等等。这有利于规范各个数字档案馆网站的行为，为隐私档案提供更有力的保护。

(二)网络服务中的隐私权问题

网络时代，档案馆通过网络收集个人资料变得快捷化、自动化，同时也从某些方面造就了档案馆对用户隐私的侵权行为。数字档案馆为了记录与分析档案网站服务利用情况，服务器中的“日志程序”会自动记录用户的IP地址、访问时间、访问内容及访问结果，而且可以利用网络跟踪技术自动地掌握用户的网上行为[3]。另外，数字档案馆要求用户在接受服务之前提供若干个人信息，如姓名、年龄、性别、身份证号、职业、工作单位、联系电话、电子信箱等。数字档案馆采用先进技术手段收集个人信息并非出于恶意，但必须限于法律规定的职权范围内，无论是否经过用户本人或个人资料合法提供者的同意，也无论对当事人有否伤害的可能性，这一要求都是严格的。其次，档案网站收集个人资料应遵循“告知原则”，这一原则是由美国政府信息基础设施小组的个人隐私工作组在题为《个人隐私权和国家信息基础设施——提供与使用个人信息原则》的报告中提出，该报告指出“信息收集者应通知当事人他们正在收集何种信息并将要用于何种目的”。如果在用户毫不知情或无奈的情况下收集其个人信息，对不提供个人信息者拒绝提供服务，就会侵犯用户对其个人隐私信息的控制权与知悉权。

(三)档案信息传播中的隐私权问题

计算机网络技术增强了档案文件的可获取性，提供了更多机会来收集记载人类活动的更详尽的文献资料，但同时也牺牲了档案的部分可靠性和完整性。随着计算机信息网络的广泛应用，大量存储、快速传输、多方利用个人数据变得非常容易，也难以控制，极易构成对公民隐私权的侵害。由于技术的不完善，网络黑客等对当事人隐私权的侵犯既可以发生在档案馆与用户通过网络传送个人资料或不同的档案网站之间共享个人资料中的某个环节，也可以发生在档案网站存贮个人资料的过程中。如黑客通过病毒程序对包含个人资料的电子邮件进行跟踪拦截，获取机密信息；或者通过非法侵入档案网站的用户数据库，观看、篡改、传播个人资料，将对当事人的隐私权带来极大威胁[4]。当事人一旦隐私权受到侵犯遭受利益损失就可能根据《民法通则》等相关法律通过司法程序追究档案馆的侵权责任，使档案馆陷于诉讼纠纷。

四、加强数字档案馆隐私权保护策略

(一)提高档案人员对用户隐私权的维权意识

首先应对不同类型的个人信息的重要程度划分等级，以便采取不同的保护措施，对于敏感的个人信息，确保只有经过批准的有关人员才能收集、查阅、传播这些个人信息。此外，还应对有关人员进行隐私权保护知识的培训，使他们熟悉有关的法律法规，掌握保护隐私权的相关技能及数字档案馆为个人信息的安全采取具体的各种技术保护措施。

(二)合理划分隐私档案的开放期限

为了在档案开放利用中使公民的隐私权得到保护，必须采取相应的保护措施。可以从开放档案的期限、范围与鉴定、开放方式等具体措施入手，谨慎对待隐私档案的开放。一是通过规定档案开放的期限来保护隐私权。世界上许多国家的档案法规中都明确规定了档案的开放期限，但对于含有隐私的档案，许多国家都延长了开放期，以确保公民隐私权不被侵犯。如《俄罗斯联邦档案全宗和档案馆法》中规定档案30年的开放期限，而含有个人隐私的文件75年后开放。法国1979年1月3日颁布的档案法规定“利用公务文件自由权法律中规定的不能自由利用文件的封闭期一般为30年，凡涉及个人情况如私人生活、家庭生活、公共事业部门调查来的有关私人情况和行为等文件为100年，处理与私生活有关的诉讼文件为60年”。我国《档案法》在确定30年开放期限基础上，仅对涉及国家重大利益的档案进行期限控制，对涉及个人隐私档案的开放时间并无明确规定，只在《档案法实施办法》第2条中笼统指出“上述所有档案，如按国家有关规定需要继续保密或控制使用，档案馆应继续延期开放”。通过借鉴国外隐私档案的开放期限的规定，我国应在《档案法》中明确规定含有个人隐私档案的开放期限。

(三)加强档案行业自律管理

档案界应制定全行业的隐私权保护政策，数字档案馆也应制定本馆的隐私权保护制度，并在数字档案馆网站主页的显著位置发表声明。内容应包括：告知网站收集个人信息的目的、方式、范围；对个人信息提供保密和安全措施的承诺；告知当事人的请求阅览权、删除权、诉讼权等免责条款。

(四)加强对个人资料的技术保护

采用Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台(P3P)、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案馆为了禁止未经授权的用户截取或查阅个人资料，可以通过设置本网站运行的服务器，自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱，只供获得授权的人查阅[5]。

综上所述，网络隐私权保护是我国档案学理论和实践研究的重要问题。其主要研究内容应包括：档案隐私权的定义、内容；档案隐私权的保护范围；档案法与隐私权；数字档案馆与网络隐私权；档案馆隐私权保护技术研究；对档案人员和用户进行隐私权保护知识与技能的培训研究；档案馆保护网络隐私权的交流与合作等领域的研究。

【参考文献】

数字档案馆建设问题 篇6

【关键词】高校；教学档案；数字化

教学工作是高校的中心工作，教学档案是教学工作成果的重要载体，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。目前高校传统的教学档案工作以纸质文件材料为主要工作对象,纸质档案的管理工作已有一套比较完善的完整工作流程、管理方法和规章制度。

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求,越来越多的教学档案将以电子文件出现,但却没有对应的系统的管理制度,教学档案的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。

一、教学档案数字化建设的涵义

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作。

二、教学档案数字化管理的优点

1．便捷实现多种媒体信息存储和传递

电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存, 并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性,丰富了档案的内容。

2．信息存储容量大

电子档案体积小但存储容量大。一张CD－ROM光盘可存储650 Mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张A4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。

3．便捷实现检索浏览

电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的网状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料, 大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在教学档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料,网上下载档案信息, 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。

4．提高了教学档案的利用率

在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务,大大提高了档案的利用率。

三、教学档案数字化建设中存在的主要问题

1. 缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才

信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受高校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会,档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展,一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。

2.缺少工作标准、工作制度和工作规范

档案材料的标准化、制度化和规范化是教学档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对教学档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前高校的教务工作更多受制于购买的教学管理软件，加上很多高校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性化修改之后软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件差异，这些不足和差异都影响着电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

四、加强档案数字化建设水平的对策

1.加强人员的技能培训

教学档案管理人员是档案工作的主体,人员的专业素质直接影响教学档案信息化的进程。因此,学校要加强教学档案管理队伍建设,培养一批有丰富档案专业知识,有熟练的计算机应用能力的人来从事教学档案管理。

2.开发教务档案管理平台系统，实施教学档案管理的标准化建设工程

加强归档的标准化建设是目前高校教学档案管理最有效的方法。近年来各高校都建立了完善的校园网络，并实现了教学管理软件辅助管理，这为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台；教学软件和数据库的应用提供了大量的“标准化”电子数据和材料，这为教学档案的标准化建设打下良好的数字基础，便于实现密集存储和快速检索；以网络技术为主体的信息技术的应用又为教学档案的网内和网际共享、传递打下了良好的交流基础，这些都为教学档案的维护、网内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利条件。

3. 尽快完善规章制度和工作标准，加强档案安全管理

在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务处等职能部门，要结合《档案法》、《高等学校档案管理办法》规定，尽快出台数字化背景下教学档案管理的各项工作标准和规章，特别是网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。

数字化档案给教学档案的安全管理提出了更高要求，除了要补充相关的安全保密制度、建立严格的监控机制、强化从业人员的安全保密意识外，还要加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极对“病毒”和“黑客”等行为，确保档案的保密和安全。实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性,以及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性、可靠性

4．加强数字化档案的工作质量检查

《高等学校档案管理办法》的第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。 并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。

五、结语

教学档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技术力量，数字化教学档案建立起来以后，可以通过对立档单位工作流程在线监督进一步提高原始数据归档质量，便捷实现档案资源在网上的发布、传递、检索和信息资源共享，从而更好的服务和保障教学工作。

参考文献：

[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001: 94-99

档案数字化建设若干问题分析 篇7

一

档案信息数字化, 就是以馆 (室) 藏档案资料为主要物质对象, 用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。借助于各种数字技术, 全面实现档案部门的馆 (室) 工作和档案资源的数字化, 从而最大限度地体现、发挥档案的信息资源价值属性。档案数字化建设对档案信息的广泛利用提供了强有力的管理和服务手段, 用户从浩如烟海的数字档案信息资源中, 可以比较快速和准确地得到所需要的有价值的档案信息, 解决了数字档案信息资源的海量性和用户利用档案的专题性的矛盾。但档案网络检索服务往往使人们难以辨别隐藏在其中的能对决策提供支持的信息, 用户得到的信息还存在冗余性和离散性, 数字档案信息利用结果并不能完全满足用户的最终需求。在缺乏上述服务技术支撑的情况下, 最终需求的满足需要用户自己从得到的档案信息中二次加工获得, 这不但增加了档案用户对信息理解和分析的工作量, 也拉大了数字档案管理主体与档案服务对象的距离, 降低了数字档案信息资源利用和服务的亲和力。

二

档案数字化建设包括传统档案数字化和电子文件档案化两方面。传统档案数字化是指将常用档案、珍贵档案, 以专题的形式建成专题数字档案库。数字化方式建议采用专业公司外包和自行加工两种方式。这两种方式成本低、见效快、容易接受。电子文件档案化指将大量有保存价值的电子文件, 脱机备份归档进入综合档案室或归档接收进入数字档案馆 (室) 。对这些电子数据, 要求第一步必须脱机备份归档移交给综合档案室, 归档介质为磁带和DVD光盘。具备条件的, 建议开发数据接口, 将有保存价值的数据, 通过在线归档、接收, 进入数字档案室, 永久性保存并提供利用。开发利用包括电子档案编研、档案信息发布、网上查档、信息安全四个方面:必须开展电子档案编研工作, 提供至少3种以上的电子编研成果;在局域网或互联网的档案信息网站上开设档案动态、全宗管理、达标升级、网上查档、视频档案、网上展厅、编研成果、档案咨询、档案论坛等栏目, 定期发布档案信息, 由专兼职档案员维护;还要将信息安全分解到数字档案室的全过程, 如管理制度、数字档案建设、网上查档等均作了约束。

三

随着信息社会化和社会信息化的推进, 信息空间的外延进一步拓展, 以数字化为特征的科技、军事、教育、文化、宗教、卫生等领域的信息形态, 构成了全球共享的信息空间。数字档案信息空间就是诸多信息空间子集中的一部分, 与外部的各种类型的信息空间存在着以信息为媒介的相互作用与影响。数字档案信息空间由系统管理、数字化管理和知识服务三个部分组成, 三者是相互依托和相互支撑的关系。如系统管理是系统管理员操作管理层面, 主要负责对数字化管理和知识服务所涉及的数字信息、用户、资源、反馈等信息的操作与管理, 具有控制整个系统运行的功能;而数字化管理则是知识服务系统的基础, 负责为系统管理和知识服务提供数字信息加工和处理功能, 如利用知识发现工具对数字档案信息资源优化、对用户模型改进、对数字信息关联分析等。应用平台是数字档案管理与知识服务系统的核心, 包括数字档案管理平台和知识发现支持平台, 是以用户为对象的知识服务系统的基础。数字档案管理平台包括信息采集系统、信息处理系统、信息存储系统、评价分析系统、信息发布利用系统, 还有面向授权登录人员组织和管理系统。数字化管理包括数字信息加工、数字信息转换、数字信息存取和知识发现四个组成部分。数字信息加工的主要功能是从内外部信息源当中获取知识服务系统所需要的各类数字信息并对这些数字信息按照数字档案管理的要求进行加工处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。数字信息存取的主要功能是建立数字档案信息数据库、数据仓库和相关链接, 建立档案信息资源组织体系, 实现档案信息资源的集成、组织、存储、更新与管理。

四

数字档案馆建设问题 篇8

一、数字档案馆的建设

数字档案馆是在分布式计算机网络环境中, 利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、交换与发布数字档案信息的档案信息管理与服务机构, 是各级政府和各单位信息化建设的有机组成部分, 具有管理高度自动化、信息资源数字化、信息标准化、信息传输网络化等特征。其意义主要体现在以下三个方面:一是揭示了数字档案馆的本质属性是数字档案信息的管理与服务机构, 即生成、发送、接收、储存、处理、交换与发布数字档案和电子文件的人与机构。二是明确了数字档案馆在国家信息化建设中的重要地位, 即数字档案馆是各级政府和各单位信息化建设的有机组成部分。三是确定了数字档案馆的主要任务是在分布式计算机网络环境中, 利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、交换与发布数字档案信息。

二、数字档案馆涉及的隐私权问题

借助网络技术, 个人资料可以在大范围内迅速传播, 其影响绝非传统传播方式可比, 但这些资料可以被不断地转载、复制、修改, 隐私权受到侵犯的可能性大大提高。在对个人数据信息进行收集的过程中, 不仅数字档案馆网站服务器中的日志程序会自动记录用户的IP地址、访问时间、访问内容及访问结果, 还可以利用Cookies技术和其他类型的网络跟踪技术自动持续地掌握用户的网上行为。另外, 数字档案馆在接受服务之前时常要求用户提供若干个人信息, 如姓名、职业、身份证号、电子邮箱等。数字档案馆收集个人数据信息应遵循告知原则, 即信息收集者应告知当事人正在收集何种信息并将要用于何种目的。如果在用户毫不知情的情况下进行个人信息的收集, 就会侵犯用户对其个人信息的知悉权与支配权。网络的不稳定性也是产生隐私权问题的一大原因。如果技术水平不完善, 他人就会通过非法手段入侵网络, 这既可以发生在数字档案馆通过网络传输用户信息的过程中, 也可以发生在数字档案馆贮存个人信息的过程中。因此, 数字档案馆作为用户个人信息的收集、保存、利用机构, 应为用户个人信息的安全提供技术与非技术的支持, 保证信息的真实、完整和安全。

三、加强数字档案馆隐私权保护的策略

在传统环境下, 由于技术有限, 数字档案馆对个人网络环境下, 个人资料的表现形式、保护模式发生了变化, 使得数字档案馆在对个人数据的管理和利用中容易产生隐私权问题。从数字档案馆的角度看, 保护隐私权不仅要保护当事人的合法权益, 更要树立档案馆知法、守法的良好社会形象, 为数字档案馆的建设赢得更加稳固的社会基础和法律基础。

1. 建立健全数字档案馆规章制度, 为隐私权保护提供制度保障。

健全的规章制度是数字档案馆信息安全管理的保障。数字档案馆应制定本馆的隐私权保护制度, 并将网络隐私权保护声明在其网站主页的显著位置上公布, 声明至少应包括以下内容:告知网站收集个人信息的目的、方式、范围;对个人资料信息提供保密和安全措施的承诺;告知当事人的请求阅览权、删除权、诉讼权等免责条款。此外, 数字档案馆要建立个人隐私保护管理机制, 负责网络隐私权保护的发展规划工作, 制定出网络隐私权保护的具体政策、原则和行为规范, 并促进从事在线活动的商业机构自我规范。

2. 完善数字档案馆隐私信息管理的相关法律, 为隐私权保护提供法律保障。

法律措施是数字档案馆信息安全传播的有力支持。对档案部门来说, 对网络隐私权提供强有力的法律保护, 积极开展网络隐私权保护的单独立法, 是非常必要的。

3. 立足数字档案馆的技术创新, 为隐私权保护提供必要的技术保障。

对个人信息的收集、利用, 数字档案馆应采用可靠的、安全性高的保护用户网络隐私权的技术手段及管理软件。一是数据加密技术。保护网络中传送的档案信息不被非法窃取, 从而保证含有隐私的档案信息的安全。二是身份识别技术。申请者向系统出示自己身份证明的过程, 通常是获得系统服务所必需的第一道关卡, 以防止未获授权的人截取或查阅含有个人隐私的档案资料。三是信息确认技术。通过严格限定信息的共享范围来达到防止档案信息被非法伪造、篡改的目的。四是访问控制技术。允许用户对其常用的档案信息库进行适当的访问, 限制他人随意删除、修改或拷贝档案文件。

4. 加强对数字档案馆服务人员和用户的宣传培训,

数字档案馆建设问题 篇9

一、目前档案数字化建设存在的问题

1. 档案数字化建设硬件设备不足。

档案数字化主要需要三类设备:一类是信息采集设备;二类是信息存储设备;三类是信息利用设备。由于基层档案管理单位财力紧张, 这些设备严重不足, 有的只有少数使用价值不高的简易设备, 很难满足档案数字化建设的需要。

2. 档案数字化建设缺乏统一的数据格式标准。

目前以各种格式保存的海量数字资源, 普遍缺乏统一的数据格式标准。多种多样的数据格式, 在保存和读取的时候都会造成不便, 即使有相应的转换软件, 但由于缺少相应的信息, 也会影响了档案数字化建设的质量。

3. 数字化档案载体使用寿命短。

载体脆弱是数字化档案信息长期存储和信息安全的最大问题。数字资源的载体一般以光、电、磁为介质。与传统纸张相比, 他们对存储的环境要求较高, 一旦受到高温、潮湿、空气污染、强磁场等条件影响, 这些材料就会迅速退化, 造成存储信息衰减或丢失。

4. 档案数字化软件存在技术过时隐患。

由于计算机软硬件不断更新, 存储信息资源的设备、手段更新换代的年限越来越短, 信息存储格式的多样性和变化性使旧的数字资源不能被新的硬件设备和软件系统所识别。因此, 档案数字化技术老化是对数字档案信息长期存储的主要威胁。

5. 档案数字化加工管理不严。

在ICA发布的《电子文件管理系统建设规范及功能需求》中, 明确提出了ERMS系统要能够进行混合式档案管理。所谓混合式档案管理, 就是指能够对原生型电子文件、间接型电子文件以及实体档案进行统一的管理。而目前由于档案数字化加工采用外包形式, 第三方中介机构的加工系统过于简单, 无法对数字化过程产生的元数据进行完整地、全过程地记录, 导致了数字化文件的元数据大量缺失。而且在各个机关, 文书人员在收发纸质文件时, 很少会及时将纸质文件数字化而是统一交到档案室由档案室工作人员来完成或者由第三方中介服务机构来完成, 同样造成了数字化文件的元数据大量缺失。所以现阶段数字化文件不具有凭证作用, 不仅仅因为它是纸质档案的数字化图像容易遭到篡改, 更重要的因素在于当前还没有制定一个规范性的数字化加工的流程规范。

二、加强档案数字化建设的对策

1. 加大档案数字化硬件投入力度。

档案数字化首先是档案硬件现代化。目前, 在全球范围高新技术飞速发展, 电子通迅设备日新月异, 档案数字化离不开高技术来支撑, 本着“硬件求实”原则, 购置必备的文字采集、图片采集、音像采集, 以及信息储藏、信息利用环节的相关设备, 并注意更新换代, 从而确保档案数字化不因硬件条件不够出现梗阻。

2. 统一规范档案数字化标准。

统一规范的档案数字化标准是提高档案数字化建设质量的重要环节。目前在数字化信息的存储方面已经有了许多标准, 如, 对于存储机构来说, 制定统一的数据保存和读取格式, 将有利于数字资源存储机构之间数据链接移交, 从而有助于维护数字信息的长期获取和保存。

3. 努力延长数字化档案载体使用寿命。

主要从以下两个方面确保数字化档案的长期保存。一是从管理系统的层面, 要建立能够承担长期可信的数字档案维护仓储TDR系统。传统的档案管理系统显然已经无法满足这样的需求, 而OAIS参考模型是数字仓储和数字保存领域重要的国际标准, 为数字资源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循这一模型, 有利于在一个统一的概念、术语和模型框架下, 进行TDR的规划建设, 易于开展分布式TDR之间数字资源的共享, 以及规范化的管理和发展。二是从文件格式的层面, 国家档案局颁布的《电子文件长期保存版式文件技术规范》是一个非常好的起点, 它从标准的角度明确了电子文件的长期保存格式, 为未来统一归档格式打下了一个良好的基础。

4. 利用新的技术手段及时进行数据更新。

数据更新是指将数据资源拷贝到新的媒体上, 保护数据本身不受存储介质质量恶化的影响, 这是目前开展得较为普遍的数字信息的保存工作。但由于它仅是对原始数据的拷贝, 使得更新技术存在不足, 因此, 拷贝过程中往往需要周密计划, 包括:备份内容、备份频率、备份介质、备份策略、备份软件等, 同时, 也必须结合现有的软硬件环境定期更新数据资源。

5. 加强对档案数字化加工工作的管理。

在建设电子文件中心时, 要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时完成纸质文件的数字化工作, 同时后台对元数据要进行记录。在建设ERMS系统时, 要考虑各类安全措施的应用, 如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件, 无论是原生型的, 还是间接型的, 在未来都能够保证电子档案的凭证作用。

参考文献

[1] .陈梅.关于构建“数字化”档案的几点思考[J].无线互联科技, 2011.2

[2] .李秀玲.数字档案馆建设模式之比较研究[J].黑龙江档案, 2011.3

档案数字化建设中应注意的问题 篇10

纸质档案数字化, 是指利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可以阅读使用的数字信息的过程。档案数字化工作是档案馆实现档案信息化的基础性工作, 其内容包括馆藏档案目录及档案全文数字化。传统的纸质档案保管利用, 有纸张对保存环境要求高、易受到人为损毁、不能实现资源共享、占用大量存储空间等缺点, 不能适应档案现代化的管理要求。实现档案数字化可以减轻库房的压力;打破传统的利用及查阅以电子方式提供服务利用, 提高服务质量和工作效率;有利于档案原件的保护。

黑龙江省电力有限公司档案馆成立于1990年, 保存有1950年至今的省公司机关历年形成的文书档案、科技档案、财务档案、声像档案以及各基层单位进馆的档案资料, 馆藏近8万卷, 档案以纸质状态保管、目录级 (件、案卷) 数据库管理, 并用双轨制查阅服务利用。由于馆藏档案数字化是一项工作量庞大的工程, 若对上述档案全部进行数字化, 任务十分艰巨, 而且受经费条件、人员投入等各方面所限制, 无法一次性对馆藏全部档案进行纸质档案数字化。因此, 我馆从综合考虑馆藏档案内容、结构、价值、利用需求等因素出发, 确定了馆藏档案数字化策略, 明确了馆藏档案数字化工作的原则及分阶段实施的计划。根据省公司档案数字化工作的要求, 我馆从2010年年初开始, 先后对省公司部分机关文书档案、科技档案进行了数字化加工, 主要包括扫描、修图、PDF合成、目录、服务器上传挂接等方面。经过1年多的努力, 目前此项工作已接近尾声。通过参与馆藏档案数字化加工的有关过程, 笔者发现有几个问题应值得注意和引起重视。

一、馆藏档案目录数据库实际需求应及时反馈

馆藏档案目录数据库是档案数字化工作的基础, 建立档案目录数据库是对大量馆藏档案进行文件级和案卷级的著录, 最终形成机读目录。由于软件开发商不一定对档案管理很专业, 或对各个档案部门的实际情况详细了解, 目录数据库软件的编制可能比较单一, 某些方面的制定可能与实际不相符或不全面。因此, 档案人员应在建立档案目录数据库时, 或在档案数字化工作开展之前, 认真检查核对, 及时将实际需求向软件开发商反馈, 以设置多选择条目来解决各自的实际问题, 使目录数据库的建立真正切合实际。

二、馆藏档案的全文数字化范围应有选择确定

馆藏档案全文数字化, 就是利用频率高和具有一定参考凭证价值的档案优先进行全文数字化, 从而方便馆藏档案信息资源的企业利用和保护档案原件。因此, 在对馆藏档案进行全文数字化之前, 首先应对将要进行全文数字化的馆藏档案进行价值鉴定, 从而进一步确定馆藏档案全文数字化的范围, 在确定馆藏档案全文数字化范围时, 应注意考虑以下几个因素: (1) 档案的价值因素。将具有较高价值的档案首先进行数字化。较高价值, 一是指具有长远使用价值的档案信息, 如期限为永久、长期的文书档案, 但长期档案应根据实际注意筛选;二是指具有存史价值的珍贵材料、决议性文件;三是指具有较高的历史和科研价值的档案。如科研成果等。 (2) 档案的利用因素。应选择省公司及本系统利用面广、使用频率高的档案进行全文数字化。因为这些档案全文数字化后, 不仅有利于对原件的保护, 还能尽快满足利用者对档案信息的需求, 充分发挥馆藏档案的企业效益和经济效益。 (3) 档案的保密因素。为了保护企业的机密, 文书档案在数字化时排除了党委会、党政联席会记录、审计报告等涉密文件。但鉴于早期档案保管期限界定等原因, 个别有保存利用价值档案归入短期内, 也列入扫描范围。

三、馆藏档案数字化工作的全过程应有序进行

馆藏档案数字化工作的全过程有序进行, 即相关档案人员要做到心中有数, 按照制定的方法步骤, 分步有序实施进行。首先, 严格馆藏档案出入库手续, 包括取还时间、档案内容、案卷数量、取还人员、用户确认登记, 保证馆藏档案不遗漏丢失。其次, 完善馆藏档案符合扫描要求。扫描中发现, 传统的纸质立卷存在许多弊端。主要表现在卷内目录与档案内容不吻合、档案页号编制不连续、卷内目录内容填写不完整等。为此, 档案人员应及时进行补救或重新著录, 对无法解决的问题应在卷内备考表中注明。第三, 严把馆藏档案数字化验收关。档案人员要树立严谨的工作作风, 严把质量关。采取反复审核、定期与随机抽查并举的方式, 对数字化后的档案扫描、图像处理、档案挂接、加工数量等各个环节的工作进行质量抽检, 即抽取5%~10%的案卷进行审查, 对发现的诸如缺卷漏录文件未挂接上、挂接文件或其具体内容不清晰、数据库内容导入不全、图像未去污处理等问题及时反馈并要求限期予以整改, 直至完全符合要求标准。

总之, 档案数字化建设是一项重要的系统工程, 需要我们在原有档案现代化管理的基础上, 不断提高业务水平, 确保今后归档档案的数字化工作有序实施及档案资源和档案业务基础建设更加规范, 使档案的服务利用提高一个层次。

馆藏优化与数字档案馆建设 篇11

摘要：笔者透过时下兴起的数字档案馆建设，从中探索出进行馆藏优化的联系与契机，并在对馆藏优化与数字档案馆的概念做出解析的基础上，联系数字档案馆与馆藏优化，提出了馆藏优化建设的途径。

关键词：馆藏优化 数字档案馆

回首刚刚过去的“十一五”，我国档案事业在法制建设、资源开发、服务利用、理论研究等领域均取得了显著的进步，档案工作的内外部环境得到了空前的改善与提升，但值得关注的是，在档案事业取得快速发展的同时，依然暴露出了诸多不容忽视的问题，现代式发展难掩档案管理精细化的缺失，因此馆藏优化工作已被各界档案机构提到办事日程中。数字档案馆是信息时代的产物，数字档案馆的建设能够有效提升档案管理能力、资源开发能力与信息服务能力等，对馆藏优化也能够起到积极的推动作用。

一、馆藏优化与数字档案馆概念解析

顾名思义，馆藏是指档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。我国档案事业的发展历史源远流长，而随着时代的推进，现代信息技术广泛应用于档案工作中后，信息爆炸导致了档案数量的急剧膨胀，传统的档案馆藏管理方式遭遇巨大冲击，因此，对馆藏进行优化处理，保证馆藏档案的系统、完整、精致，是今后档案工作中追求效益、效率最大化的必由之路。

“數字档案馆”是指存储和利用档案信息资源的信息空间，它是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。我国现有数字档案馆的建设，一般是以传统实体档案馆为依托，通过信息技术的加工处理，影响并改变原有管理方式，提升档案工作的内涵。通过数字档案馆的建设，能够为档案馆藏的优化工作提供契机，为档案工作精细化管理打开局面。

二、馆藏管理过程中凸显的问题

在传统的档案工作中，人们普遍将更多的注意力集中到安全保管上，近年来逐渐注重加强档案信息资源的开发与利用，档案工作的重心由保管向利用倾斜。馆藏管理工作紧密结合档案的内容与实体，对内容与实体的管理是现今档案工作的薄弱环节，馆藏管理过程中凸显了以下几点问题：

1.档案收集难以达到完整、系统、精致

众所周知，档案能否收集完整、系统，事关整个档案工作体系能否实现科学管理、方便利用，然而在实际工作中，档案的收集成效往往难以达到预期目标，症结大多出在归档制度落实难、监管乏力、档案人员业务能力有限等管理层面。站在企业档案收集工作的角度上看，《档案法》、《国有企业文件材料归档办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等，均对档案的收集工作做出了详细规定与要求，能够满足收集工作的法律制度需求，但在制度的落实与执行过程中遇到了阻力。

我国档案事业近年来取得了令人欣喜的进步，但不可否认的是，档案工作在社会事业中的地位仍然偏低，社会档案意识依旧薄弱，因此在实际档案工作过程中，即便相关法律法规足够健全，而没有产生对档案工作的足够重视与一套完善的落实措施，档案事业短时间内难以取得跨越式的突破。如在企业档案收集过程中，档案移交方往往做不到完全按照移交要求进行归档，即便能够通过制度、商业合同等手段加以约束，移交方对档案工作的被动配合不可避免地将收集工作质量打上折扣，倘若档案接收方监管力度不够、档案人员业务素质达不到要求的话，收集工作更是难上加难。所以在收集工作中，需要档案移交方尊重归档制度，主动按照规定办事；档案接收方应提高业务素养，加强监管力度、检查准度，细心、耐心对待收集工作中的每一个细节，努力做到：“该归档的一个不少，不该归档的一个不多；归档入库系统、完整，科学管理精致、优化。”

2.档案鉴定工作迟缓与馆藏压力的矛盾

鉴定工作的内容有两方面：一是甄别档案的真假，二是判断档案的价值大小。

笔者在对日常档案工作和社会档案事业的观察中发现，无论是国家各级综合档案馆，还是企业档案部门，对待鉴定工作大多是持过分谨慎、保守的态度。也就是说，档案部门在档案入库后，通常将其视为“不动产”，不愿轻易剔除、销毁已经丧失价值的档案，要么对其视而不见，要么一而再地推迟销毁计划，而最终导致的结果是日益增长的馆藏档案数量与有限的馆藏空间产生不可调和的矛盾。

3.分级与精细化管理缺失

档案数量日益增多、结构日渐多元，从而要求针对档案的管理能够“因材施教”，实行分级管理，进而逐步实现精细化管理。分级管理，是指按照档案的价值大小、实体保管状况、载体类型等，分别采取适当的管理措施，最终达到投入产出比的最大化、珍贵档案得到妥善保管的目的。在社会档案工作中，快速发展容易忽视基础工作中的细节，过分追求信息化、知识化等时髦标签往往适得其反，只有踏实下来做精、做细，才能为日后的快速、稳步发展打下坚实基础。

三、数字档案馆建设与馆藏优化

数字档案馆的建设伴随着现代信息技术的产生与发展应运而生。数字档案馆通过信息技术改变传统档案管理模式，创新档案信息服务方式，对馆藏优化提出了新的要求。

1.收集渠道拓宽、关口把严，档案收集工作得到加强

近年来随着办公自动化的广泛普及，电子文件海量产生，电子文件作为档案的一种类型出现，直接推动了数字档案馆的发展，反过来数字档案馆的建设也为电子文件的科学管理探索创造了条件。数字档案馆可以实现在线接口批量实时归档、移交与接收方在线互动式归档以及传统线下交接归档，档案的收集渠道拓宽，同时在收集程序中，通过数字档案馆设置多层关口，严格把关收集环节，定期审校已接收档案并督察未移交档案，通过数字档案馆的建设，让收集工作真正做到标准化、程序化，将档案人员逐渐从基础性工作中解放出来。

2.虚拟化存储拓展馆藏能力

馆藏空间是稀缺资源，如果不能用发展的思想指导建设档案馆，很容易在不远的将来陷入馆藏压力的困局。传统纸质档案占用空间大，加之近年来档案部门逐渐增强了对档案的集中保管，大量档案移交到档案部门，馆藏压力陡增。数字档案馆建立以后，电子文件取代纸质档案成为馆藏主体是未来的发展趋势，而电子文件的一大优势便是海量化存储。通过建立电子文件存储中心、电子文件异地异质备份中心，可以有效缓解馆藏压力，为档案的安全保管开拓了新思路。

3.数字档案馆通过线上与线下流程化操作推动鉴定工作

一般数字档案馆会在线操作各项档案工作，鉴定工作告别以往书面申报审批的途径，采取了在线提交鉴定请求、在线审批，同时结合线下鉴定小组会商的方式，高效高质地定期、不定期开展档案鉴定工作。应用鉴定工作在线程序的好处在于，通过预先设置既定程序，保障鉴定工作的合理性，责任明确，同时有利于档案人员及时上报鉴定请求，做到“早发现，早处理”，激活馆藏管理工作。

4.精细化管理是数字档案馆推动馆藏优化的最终目标之一

馆藏优化是数字档案馆建设的过程性目的，最终使各项环节做到精细化处理才是其最终目标之一。反思为什么档案事业在社会各项工作中没有得到应有的地位和重视，在笔者看来，最主要的原因不是出于档案工作是非主流、支柱性产业，而在于现有档案工作的水准很难实在地为社会创造令人瞩目的直接或间接经济、社会效益。但笔者同样相信，通过建设数字档案馆，做到精细化管理，将档案人员从繁琐的基础工作中解放出来，投入到创新信息服务、打造知识宝库、建设文化殿堂中去，档案事业的春天就不会远。

作者单位：燕山石化档案管理中心

数字档案馆建设问题 篇12

关键词：市县,数字档案馆,建设

一、数字档案馆的含义与我国数字档案馆建设现状

1、数字档案馆的含义

“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。

狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆,其含义除了馆藏档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程,代表的是一种信息环境和基础设施的构建(包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。本文讨论是狭义的数字档案馆。

2、建设数字档案馆的意义

数字档案馆是继“数字图书馆”之后,将在互联网上扮演重要角色的又一种知识网络,属于国家数字信息基础工程。建设数字档案馆是知识经济时代发展的需要,是加快国家信息化步伐的需要,也是我国档案事业发展的需要。建设数字档案馆工程具有十分深远的意义。其主要意义在于以下五个方面:

(1)数字档案馆是知识经济时代基础信息资源不可替代的重要组成部分;

(2)数字档案馆将用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境中的中、西文化比例失调问题;

(3)数字档案馆将用完整、翔实的信息支持政府宏观决策与各项政治、经济、社会管理;

(4)数字档案馆为整个社会的科学研究、知识普及等提供全方位的智能化服务;

(5)数字档案馆有助于改善档案管理工作,提高档案工作的社会地位。数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而将会促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革;实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位。

3、我国数字档案馆建设概况

在新的形势下,国家档案局于2002年11月颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》。《实施纲要》指出全国档案信息化建设的目标和主要任务是:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数据库建设,在部分中心城市建设示范性数字档案馆,开展公众网上查询档案信息服务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。《实施纲要》中明确提到:“十五”末,各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网,基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托当地应用系统建设工程,建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心,为逐步构建中国档案文献数据库创造条件;依托公众信息网,建立面向社会、服务公众的档案网站,逐步构建全国档案工作信息网。

根据《实施纲要》的要求,在“十五”、“十一五”期间,各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府电子政务建设的总体规划,同时陆续启动了大规模的档案信息化建设,例如上海、广东、山东、北京、福建等省市在目录中心建设、电子文件中心建设、“数字档案馆”建设等方面都做出了突出成绩,取得了良好的效果。青岛市档案馆于2005年在全国首先开通了数字档案馆。

但就全国的情况看,受地域经济发展不均衡与省、市、县财政支付能力不同的影响,数字档案馆的建设水平差距很大,省及财政支付能力较好的市(地)县(市)已经开始这项工作,并收到一定的效果,但大多数市(地)县(市)两级数字档案馆建设相当滞后,并没有达到《实施纲要》预期的要求,基层档案数字化工作还停留在简单的计算机录入水平上,与数字档案馆建设标准还有很长一段距离。

二、市(地)县(市)数字档案馆建设面临的主要问题分析

市(地)县(市)数字档案馆建设是我国信息化建设的重要组成部分,为什么大多数市(地)县(市)两级的数字档案馆建设没有达到《实施纲要》预期的要求呢?

首先,数字化档案馆建设是一个繁杂的系统工程,整个建设需要一个过程,不可能一朝一夕即可完成。

其次数字化档案馆建设客观上受诸多因素制约,关键是以下3点:

1、资金

数字档案馆建设是一个投资巨大的工程,不是增加几台电脑,增加几个人就能解决问题的。从基础设施,硬件配置、配套软件到网络运转和后期的维护,都需要巨大的资金支持。而市(地)县(市)档案馆大多是发展资金短缺,尤其是经济欠发达地区档案建设资金投入严重不足,成为阻碍数字化档案馆建设的首要问题。

2、技术

数字档案馆是一种在传统档案馆的数字化基础上建立分布式海量数字信息资源管理系统的新型档案馆,它利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,通过高速宽带通信网络设施连接并提供社会利用,用户进入门户就能对众多信息资源进行访问,获取自己所需的信息。目前国内许多软件公司都能生产档案管理软件,但技术水平却千差万别,有的仅仅能实现档案管理的自动化和信息的数字化。真正能实现运作数字档案馆的公司屈指可数。

3、应用

是档案馆要实现社会效益。数字档案馆建设的目的就是为社会公众提供数字化的档案信息资源,成为社会公众实现多元化信息需求的重要渠道。但如何真正实现档案馆社会服务的功能,从根本上实现数字化档案馆建设的初衷呢?还需要档案工作者积极探讨。

三、推动市(地)县(市)两级数字档案馆建设的对策

我们应该看到,我国目前的数字档案馆建设还处于低层次、低水平阶段,特别是市(地)县(市)两级的数字档案馆建设,由于受上述多种因素的制约,发展缓慢。建设具有实际应用意义上的数字档案馆,还需做大量基础性的工作。

1、有组织、有领导地做好研究、计划工作

在国家档案行政管理部门的领导下,对市(地)县(市)两级档案部门进行认真调研,制定一个切实可行的、长期的建立市(地)县(市)两级电子档案馆的计划,这个计划应包括建立一个电子档案馆所涉及的所有方面,比如人力、物力和财力等。

2、加强与国家有关技术部门的合作,力求使应用的技术处于先进水平,避免低水平的重复、浪费

我国的“信息高速公路”建设为建立“数字档案馆”提供了物质保证,我们档案人要做好与档案信息化相关的如下工作:加快档案目录数据库建设、档案全文数据库、多媒体数据库建设;建立数字档案信息传输、档案信息存储管理、数字档案信息应用、政府网络信息服务平台建设。

3、制订统一的标准

从数字档案馆建设的初始直到结束,有一套行之有效的标准贯穿数字档案馆建设工作的始终和方方面面。

4、加强基础设施建设,包括人才基础建设、技术基础建设和资源基础建设

培养和形成一批有专业知识、创新能力、实际操作能力并掌握外语的技术人员并加快网络化建设。