档案数字化建设问题

档案数字化建设问题（精选12篇）

档案数字化建设问题 篇1

现代高新信息技术已经融入到了社会生活的各个方面, 以数字化、网络化为特征的信息科学技术成为促进当代社会发展的强大推动力。档案工作也要适应时代发展的要求, 勇于面对信息技术的挑战, 积极开展档案数字化工作, 进而助推档案信息化工作的发展。

一

档案信息数字化, 就是以馆 (室) 藏档案资料为主要物质对象, 用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。借助于各种数字技术, 全面实现档案部门的馆 (室) 工作和档案资源的数字化, 从而最大限度地体现、发挥档案的信息资源价值属性。档案数字化建设对档案信息的广泛利用提供了强有力的管理和服务手段, 用户从浩如烟海的数字档案信息资源中, 可以比较快速和准确地得到所需要的有价值的档案信息, 解决了数字档案信息资源的海量性和用户利用档案的专题性的矛盾。但档案网络检索服务往往使人们难以辨别隐藏在其中的能对决策提供支持的信息, 用户得到的信息还存在冗余性和离散性, 数字档案信息利用结果并不能完全满足用户的最终需求。在缺乏上述服务技术支撑的情况下, 最终需求的满足需要用户自己从得到的档案信息中二次加工获得, 这不但增加了档案用户对信息理解和分析的工作量, 也拉大了数字档案管理主体与档案服务对象的距离, 降低了数字档案信息资源利用和服务的亲和力。

二

档案数字化建设包括传统档案数字化和电子文件档案化两方面。传统档案数字化是指将常用档案、珍贵档案, 以专题的形式建成专题数字档案库。数字化方式建议采用专业公司外包和自行加工两种方式。这两种方式成本低、见效快、容易接受。电子文件档案化指将大量有保存价值的电子文件, 脱机备份归档进入综合档案室或归档接收进入数字档案馆 (室) 。对这些电子数据, 要求第一步必须脱机备份归档移交给综合档案室, 归档介质为磁带和DVD光盘。具备条件的, 建议开发数据接口, 将有保存价值的数据, 通过在线归档、接收, 进入数字档案室, 永久性保存并提供利用。开发利用包括电子档案编研、档案信息发布、网上查档、信息安全四个方面:必须开展电子档案编研工作, 提供至少3种以上的电子编研成果;在局域网或互联网的档案信息网站上开设档案动态、全宗管理、达标升级、网上查档、视频档案、网上展厅、编研成果、档案咨询、档案论坛等栏目, 定期发布档案信息, 由专兼职档案员维护;还要将信息安全分解到数字档案室的全过程, 如管理制度、数字档案建设、网上查档等均作了约束。

三

随着信息社会化和社会信息化的推进, 信息空间的外延进一步拓展, 以数字化为特征的科技、军事、教育、文化、宗教、卫生等领域的信息形态, 构成了全球共享的信息空间。数字档案信息空间就是诸多信息空间子集中的一部分, 与外部的各种类型的信息空间存在着以信息为媒介的相互作用与影响。数字档案信息空间由系统管理、数字化管理和知识服务三个部分组成, 三者是相互依托和相互支撑的关系。如系统管理是系统管理员操作管理层面, 主要负责对数字化管理和知识服务所涉及的数字信息、用户、资源、反馈等信息的操作与管理, 具有控制整个系统运行的功能;而数字化管理则是知识服务系统的基础, 负责为系统管理和知识服务提供数字信息加工和处理功能, 如利用知识发现工具对数字档案信息资源优化、对用户模型改进、对数字信息关联分析等。应用平台是数字档案管理与知识服务系统的核心, 包括数字档案管理平台和知识发现支持平台, 是以用户为对象的知识服务系统的基础。数字档案管理平台包括信息采集系统、信息处理系统、信息存储系统、评价分析系统、信息发布利用系统, 还有面向授权登录人员组织和管理系统。数字化管理包括数字信息加工、数字信息转换、数字信息存取和知识发现四个组成部分。数字信息加工的主要功能是从内外部信息源当中获取知识服务系统所需要的各类数字信息并对这些数字信息按照数字档案管理的要求进行加工处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。数字信息存取的主要功能是建立数字档案信息数据库、数据仓库和相关链接, 建立档案信息资源组织体系, 实现档案信息资源的集成、组织、存储、更新与管理。

四

规范、有序的档案数据, 开放、灵活的数字档案平台, 为数字档案馆 (室) 走向更高层次, 发挥更好功效提供了良好的舞台。一是统计分析。数字档案馆 (室) 内置了强大的统计分析模块, 帮助档案人员从不同角度对档案数据进行透视和分析, 生成统计报表和图表, 如对档案馆 (室) 藏门类、结构、价值和利用效果、查档用户等进行分析, 撰写分析报告, 提出切实可行的措施等;可在基础数据库上面进行关键字、主题词和专题著录, 形成档案之间的有机联系, 提高查档用户的查全率, 方便用户进行深度检索。二是信息整合。引导数字档案馆 (室) 成为数据中心, 成为数据的超市和终结者。所有信息系统中的数据最后归宿就是数字档案馆 (室) 。按年度进行归档, 定期移交进入数字档案馆 (室) 。三是数据挖掘。数据通过挖掘成为信息, 信息通过加工成为知识, 数字档案室应具备将信息加工、积淀成为知识的功能模块, 为单位提供丰富的内部知识、经验。

档案数字化建设问题 篇2

伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本、提高效益。

一、诉讼档案数字化的含义

（一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。

（二）诉讼档案数字化的范围。由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。

二、法院诉讼档案数字化管理的现状

就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。

“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是笔者所在法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

三、法院诉讼档案实行数字化的必要性

诉讼档案是相对纸质诉讼档案而言的，从法院工作实际来看，虽然诉讼档案数字化制作是必要的，但如果不加选择地将诉讼档案全部进行数字化，势必造成资源的浪费和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的问题：

首先是利用率低。档案保管的最终目的是为了实现档案的利用价值，因此，对库藏档案进行数字化也要考虑实际利用率。从笔者多年从事档案工作的实际以及结合全省法院档案工作利用情况来看，对于库藏的大量诉讼档案，无论是本单位，还是当事人、外单位，实际借阅较多的是近两三年的，并且多是上诉案件、申诉、复查及信访案件。库藏中大量的调解、撤诉等案卷更是长年不被检索利用，还有很大一部分案卷超过了应销毁的期限，如果将这些诉讼档案也不加选择地全部进行数字化加工，被数字化了的这部分档案就只是在库房里堆放，利用的机率微乎其微。

其次是占用大量服务器空间。目前对纸质档案数字化主要采用的是图像扫描方式，即将文字、图表等资料通过扫描仪输入计算机，并采用高比率图像压缩技术将这些数据信息存储在服务器上。这种技术的优点是数字化加工速度快，能基本保持实物原貌，但缺点是占用服务器存储空间大。各地法院诉讼档案数字化处理基本上都是以此种图像形式存储，这种存储方式在服务器中所占空间远远大于电子文档所占空间。如果对库藏诉讼档案全部进行数字化加工处理，势必占用极大的服务器储量，且大大增加今后数据库检索的压力，减缓计算机运行速度。

再者是投资大、耗时长。档案数字化加工处理工作专业性较强，需要专业的人才，要添置专门的硬件设备，资金投入量较大。在不采用外包加工的情况下，仅在诉讼档案数字化加工成本投入上，每个法院资金投放量少则几十万，多者上百万，扫描工作周期较长。就当前经济条件下，如果要拿出这么大一笔经费，投入如此大的人力、物力、财力和精力，对大多法院来说都不是件易事，是件需要认真考量的大事情。

四是超出制定行业规范的精神。因此，人民法院在进行库藏诉讼档案数字化的过程中应充分考虑这些规定和要求，不盲目对库藏档案全部进行数字化。五是不被业内广泛认同。从国内信息化建设的发展态势和要求来看，并没有把馆藏、库藏档案全部数字化作为一种必须进行落实的内容予以倡导。即使是国内的专业档案馆，也没有将所有馆藏档案都进行数字化加工的。

四、法院诉讼档案数字化建设中存在的问题

（一）数字诉讼档案管理标准不能满足需求。诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求。

（二）网络安全存在问题。诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。

（三）数字档案公开与保密存在问题。随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（四）数字档案安全与真实性存在问题。随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（五）数字档案效果与利用存在问题。随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

（六）档案信息化建设管理理念落后。尽管档案工作的重要性逐渐被人们认识，现在还存在一些单位对档案工作不重视。档案工作仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。部分干警认为，信息化工作是干不了审判执行的或没有审判执行资格的人干的，是可有可无的后勤保障工作；从事信息工作的人员，感到工作不少辛苦，但工作成绩不如审判执行明显，个人进步出路窄，干时间长了，荒废了审判执行业务划不来，干好了别人顶替不了，自己走不了，干差了挨领导批评面子不好看，工作得过且过，不求进取，一有机会就想法调离档案工作岗位。随着社会不断的发展，人们维权意识的不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几何数字的增长，这样的观念已经严重不能适应时代对法院档案工作的要求。这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。再加上归档档案不规范，档案管理混乱。在实际工作中得不到很好的落实，归档卷宗项目填写不齐全，排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全，甚至部分案件质量评查表未于卷宗装订入册的现象时有发生。部分法院档案管理人员责任不清，许多法院的档案管理人员都是兼职档案员，大部分的档案员是由综合办的内勤人员担任，在年终考核时，档案工作不被列为必要的考核项目。此外档案管理员频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，这些都造成了档案管理的混乱。势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。

（七）硬件建设不能满足档案信息化建设的需求。基层法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及购置必要的车辆装备等，由此背负了一定债务。虽然中央加强两院工作的《决定》对保障人民法院办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足。基层法院在工作站建设、网线布置、电脑购置都处于一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需求。

（八）缺乏专业的档案管理人才。档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。是专业复合型的人才。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的更是少之又少, 这是法院档案信息化建设又一瓶颈。

五、诉讼档案数字化管理的完善建议

（一）通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。同时与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（二）进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力。加快完善法院专线网和局域网建设，实现各级法院网络的互联互通和全面覆盖，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划。要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案电子化基础设施建设，完成档案电子化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。法院档案室要分阶段完成案卷级目录录入和档案文件级目录录入，尽快实现全部档案目录计算机检索。与此同时规范档案移交程序。法院各科室在向院档案室移交档案时，必须严重按照档案管理规章制度执行，第三人不得随便进出档案室和接触档案，档案管理人员做到严格保密。积极推进档案全文数据库建设。法院档案室要从重要科室档案入手，开展档案数字化工作，对照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（四）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对全院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。今后，法院各科室在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。积极采取措施，有计划、有步骤地对档案资料进行数字化技术处理。

（五）充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向法院提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。促进档案信息资源共享。以政务网站为主体，利用法院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

（六）加强培训，提高素质。要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专职档案员，按照最高人民法院《关于进一步加强和改进全国法院机关档案工作信息化建设的意见》文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《人民法院诉讼档案管理办法》，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。

（七）转变传统观念，树立正确的档案管理意识。观念的落后是最大的落后。在法院档案信息化建设中, 每个干警都面临着传统观念的转变,法院档案信息化是法院现代化建设的重要标志，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。各位档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想,不断加强相关专业知识的学习，努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。

结语

档案数字化建设问题 篇3

关键词：档案；数字化建设；问题；对策

一、档案数字化建设基本概述

所谓档案数字化建设，主要指的是运用扫描技术、电脑技术、数字化录音技术、数字化录像技术、大数据技术、云存储技术等将各种载体的档案资源向数字化信息转变的过程。它以大数据的形式存储、以互联网的形式连接，运用计算机系统统一管理，形成一个规范有序的系统档案信息库，快捷准确地给人们提供所需要的档案信息，从真正意义上实现资源共享。

二、档案数字化建设存在的问题分析

1.档案数字化管理人员素质问题。档案数字化管理不仅需要具备基本的档案管理专业知识，还涉及到相关的计算机、大数据等高新技术，例如文件扫描、视频音像转化、管理信息系统操作等等。然而，当前我国机关单位的档案管理人员整体专业技术水平低，在很多卫生局和计划生育局中，档案管理复合型人才缺乏，无法适应档案数字化建设的发展需求，也不利于后续档案数字化的有效管理，严重制约了档案数字化建设发展进程。

2.档案数字化建设的软硬件设备问题。我国很多机关单位的档案管理硬件设备过于陈旧，没有配备足够档案信息采集设备、存储设备及信息利用设备，相应的扫描仪、数据备份等基础工具缺乏，而且相应的计算机规格型号也缺乏统一性，不利于档案信息化建设统一规划管理。同时，档案软件系统的信息管理缺乏通用性，阻碍了档案数字化信息及时有效的互调，不利于档案数字化建设的整合发展。

3.数据格式标准缺乏统一性。大部分机关单位档案信息数字资源的管理格式缺乏统一标准，海量的信息资源被以各种格式存储下来，没有统一规范化的数字标准加以整合，多样化的档案信息数据格式，导致数字化信息读取不便，而且不利于相关档案信息资源的转化，即使利用转化软件，也会影响档案信息资源的质量，阻碍档案数字化建设发展。

4.档案数字化安全管理问题。尽管档案数字化管理操作便捷，信息传递速度快，但是却面临严重的安全隐患问题。例如病毒攻击、信息干扰、黑客侵袭、人为破坏等等，而且，数字资源通常以光、电、磁等作为信息载体，对存储环境要求标准很高，受高温、强磁场、潮湿等环境因素影响，档案数字化信息在储存和传输过程中很容易出现信息失控，导致档案信息丢失或损坏，进而影响到档案信息的真实完整性。此外，数字化档案信息管理操作的隐蔽性及易篡改性也给档案安全管理带来重大挑战。

5.档案数字化建设技术问题。档案数字化建设过程中，由于计算机软硬件更新换代周期短，各种信息存储设备使用年限也会越来越短，而且档案信息存储格式的多变性很可能会使得旧的档案数据资源无法被新的硬件设备及软件系统识别，即档案数字化技术的老化将直接威胁到档案信息长期存储安全，这将是档案数字化建设长期发展面临的重大挑战。

6.档案数字化加工处理问题。我国《电子文件管理系统建设规范及功能需求》文件中明确规定ERMS系统要能进行混合式档案管理。具体而言，混合式档案管理就是对原生型和間接型电子文件、实体档案等进行集中管理，然而当前我国大部分机关单位的档案数字化加工处理仍然以外包形式为主，而委托机构的档案数字化加工系统又过于简单化，很多数字化文件元数据不能被完整地记录下来。因此，很多数字化档案不具备凭证作用，因为纸质档案在数字化过程中很容易被篡改，而根本原因就在于档案资料数字化加工处理缺乏一个规范化的标准流程。

三、档案数字化建设问题的有效对策

1.提高档案数字化管理人员综合素质。一方面，强化档案数字化管理人员专业技术知识培训，尤其是机关单位档案管理人员需要积极学习计算机网络技术，熟练掌握档案信息管理系统，并巩固档案管理理论知识，在实践中不断吸取经验教学，提高档案数字化管理综合技能；另一方面，要加强档案数字化管理人员的职业道德教育，强化工作人员的服务意识，树立高度的责任心，全面配合档案数字化建设，避免敷衍了事，或者是在档案信息加工处理过程中偷工减料，威胁到档案信息的真实完整性，确保档案数字化管理质量和效率。

2.加大档案数字化建设软硬件设备投入。软硬件设备的充分投入是档案数字化建设的基本保障，尤其伴随着目前全球范围内的高新技术的飞速发展，电子设备也在日新月异，而档案的数字化建设也离不开这些高新技术的支撑，因此，对于档案管理人员来说，除了要配备必要的档案管理软件以外，应该积极配置必备的文字、音像以及图片的采集设备、以及信息储藏与利用环节的相关设备，同时注意更新换代，从而确保档案数字化不会因为硬件条件的投入不足而出现梗阻现象。

3.统一档案数字化标准。在当前的档案数字化建设中，档案数字化标准的统一直接关系到其建设的质量，是必须重点考虑的重要环节。不过，目前在该项工作中也取得一定的成效，比如，在数字化信息的存储方面已经有了很多的标准，比如对于相关的存储机构来说，制定出统一的数据保存和读取格式，将有利于数字资源机构之间数据连接移交，从而有助于维护数字信息的长期获取与保存。

4.加强档案数字化安全管理。随着计算机技术、网络技术的不断发展，各种黑客、木马、病毒等威胁网络安全的因素在层出不穷的出现，而对于档案的数字化建设过程中也应该提升对这些因素的重点关注。在这种情况下，就需要在档案的数字化建设中采用防火墙技术、数据备份技术、加密技术等来加强档案数字化的安全管理水平。同时，相关档案管理人员也应该提升自身的安全防范意识，采取有效的措施来防范风险时间的发生。

5.创新发展档案数字化建设技术。伴随着科技技术的进步和发展，总是有新的技术不断出现，作为档案数字化建设的相关人员来说，应该提升对新技术的“敏感性”，积极将其引入到档案数字化建设过程中，使其能够为档案的长期、稳定保存发挥作用。比如，可以将备份技术应用到档案的管理过程中，通过对备份相关的内容、频率、介质、软件以及策略的设置，能够有效保证档案保管的安全性与稳定性。

6.完善档案数字化加工处理流程。在建设电子文件中心时，要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时完成纸质文件的数字化工作，同时后台对元数据要进行记录。在建设档案管理的信息系统时，要考虑各类安全措施的应用，如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件，无论是原生型的，还是间接型的，在未来都能够保证电子档案的凭证作用。

四、结语

总之，伴随着信息技术的快速发展，档案管理的数字化建设是一个必然的趋势，不过，在建设过程中我们仍然需要正视我们的不足之处，同时采取有效的改进措施，从而使得档案数字化进程能够顺利展开，以不断提升我国的档案管理水平。

参考文献：

[1]庞海珍. 档案数字化建设中存在的安全问题与对策[J]. 科教文汇（上旬刊），2009，12：212-213.

[2]赵秀艳. 档案数字化建设中存在的安全问题与对策分析[J]. 黑龙江科技信息，2011，36：172.

[3]陈晓玲. 略论档案数字化建设过程中面临的若干问题[J]. 档案天地，2011，12：52-53.

[4]李继红. 我国档案信息系统建设的若干问题及其对策[J]. 档案学通讯，1997，01：48-49.

[5]罗顺明. 档案数字化建设中存在的问题及利用措施[J]. 兰台世界，2012，23：38-39.

档案数字化建设问题 篇4

一、目前档案数字化建设存在的问题

1. 档案数字化建设硬件设备不足。

档案数字化主要需要三类设备:一类是信息采集设备;二类是信息存储设备;三类是信息利用设备。由于基层档案管理单位财力紧张, 这些设备严重不足, 有的只有少数使用价值不高的简易设备, 很难满足档案数字化建设的需要。

2. 档案数字化建设缺乏统一的数据格式标准。

目前以各种格式保存的海量数字资源, 普遍缺乏统一的数据格式标准。多种多样的数据格式, 在保存和读取的时候都会造成不便, 即使有相应的转换软件, 但由于缺少相应的信息, 也会影响了档案数字化建设的质量。

3. 数字化档案载体使用寿命短。

载体脆弱是数字化档案信息长期存储和信息安全的最大问题。数字资源的载体一般以光、电、磁为介质。与传统纸张相比, 他们对存储的环境要求较高, 一旦受到高温、潮湿、空气污染、强磁场等条件影响, 这些材料就会迅速退化, 造成存储信息衰减或丢失。

4. 档案数字化软件存在技术过时隐患。

由于计算机软硬件不断更新, 存储信息资源的设备、手段更新换代的年限越来越短, 信息存储格式的多样性和变化性使旧的数字资源不能被新的硬件设备和软件系统所识别。因此, 档案数字化技术老化是对数字档案信息长期存储的主要威胁。

5. 档案数字化加工管理不严。

在ICA发布的《电子文件管理系统建设规范及功能需求》中, 明确提出了ERMS系统要能够进行混合式档案管理。所谓混合式档案管理, 就是指能够对原生型电子文件、间接型电子文件以及实体档案进行统一的管理。而目前由于档案数字化加工采用外包形式, 第三方中介机构的加工系统过于简单, 无法对数字化过程产生的元数据进行完整地、全过程地记录, 导致了数字化文件的元数据大量缺失。而且在各个机关, 文书人员在收发纸质文件时, 很少会及时将纸质文件数字化而是统一交到档案室由档案室工作人员来完成或者由第三方中介服务机构来完成, 同样造成了数字化文件的元数据大量缺失。所以现阶段数字化文件不具有凭证作用, 不仅仅因为它是纸质档案的数字化图像容易遭到篡改, 更重要的因素在于当前还没有制定一个规范性的数字化加工的流程规范。

二、加强档案数字化建设的对策

1. 加大档案数字化硬件投入力度。

档案数字化首先是档案硬件现代化。目前, 在全球范围高新技术飞速发展, 电子通迅设备日新月异, 档案数字化离不开高技术来支撑, 本着“硬件求实”原则, 购置必备的文字采集、图片采集、音像采集, 以及信息储藏、信息利用环节的相关设备, 并注意更新换代, 从而确保档案数字化不因硬件条件不够出现梗阻。

2. 统一规范档案数字化标准。

统一规范的档案数字化标准是提高档案数字化建设质量的重要环节。目前在数字化信息的存储方面已经有了许多标准, 如, 对于存储机构来说, 制定统一的数据保存和读取格式, 将有利于数字资源存储机构之间数据链接移交, 从而有助于维护数字信息的长期获取和保存。

3. 努力延长数字化档案载体使用寿命。

主要从以下两个方面确保数字化档案的长期保存。一是从管理系统的层面, 要建立能够承担长期可信的数字档案维护仓储TDR系统。传统的档案管理系统显然已经无法满足这样的需求, 而OAIS参考模型是数字仓储和数字保存领域重要的国际标准, 为数字资源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循这一模型, 有利于在一个统一的概念、术语和模型框架下, 进行TDR的规划建设, 易于开展分布式TDR之间数字资源的共享, 以及规范化的管理和发展。二是从文件格式的层面, 国家档案局颁布的《电子文件长期保存版式文件技术规范》是一个非常好的起点, 它从标准的角度明确了电子文件的长期保存格式, 为未来统一归档格式打下了一个良好的基础。

4. 利用新的技术手段及时进行数据更新。

数据更新是指将数据资源拷贝到新的媒体上, 保护数据本身不受存储介质质量恶化的影响, 这是目前开展得较为普遍的数字信息的保存工作。但由于它仅是对原始数据的拷贝, 使得更新技术存在不足, 因此, 拷贝过程中往往需要周密计划, 包括:备份内容、备份频率、备份介质、备份策略、备份软件等, 同时, 也必须结合现有的软硬件环境定期更新数据资源。

5. 加强对档案数字化加工工作的管理。

在建设电子文件中心时, 要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时完成纸质文件的数字化工作, 同时后台对元数据要进行记录。在建设ERMS系统时, 要考虑各类安全措施的应用, 如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件, 无论是原生型的, 还是间接型的, 在未来都能够保证电子档案的凭证作用。

参考文献

[1] .陈梅.关于构建“数字化”档案的几点思考[J].无线互联科技, 2011.2

[2] .李秀玲.数字档案馆建设模式之比较研究[J].黑龙江档案, 2011.3

档案数字化建设问题 篇5

3.1完善基础设施，构建数字化管理系�y

基建档案数字化建设的推进，关键在于完善硬软件设施，这直接关系到建设的实际成效。一是要重视数字化建设工作，强化组织领导，为工作的全面开展提供有力保障。二是建立完善的数字化信息系统，为数字化建设的推进，搭建良好的系统平台。以“数据中心”为核心，建立完善的数字化管理系统，为档案查询、储存及传输，提供有效保障。这在大程度的提高了基建档案管理效率，也便于基建档案的应用。三是加大资金投入，为数字化建设提供相应的资金保障。特别是在数字化管理系统的构建中，要提供完备的网络、系统及硬件配置，以确保数字化建设的有效开展。因此，高校基建档案数字化建设的推进，应完善现有硬软件设施，为数字化管理系统的实现创造条件。

3.2构建完善的安全系统，保障基建档案安全

数字化建设所面临的突出问题之一，就是系统安全问题。对于高校基建档案管理而言，数字化的推进应解决日益严峻的网络安全问题。为此，要在数字化建设的同时，开展网络安全系统构建，为数字化管理系统的稳定运行，提供安全保障。如，建立安全防护体系，强化防火墙、身份验证等技术的应用，提高数字化的网络安全。提高管理人员的安全意识，能够规范操作，强化安全防护，定期做好系统升级及漏洞修补等工作，确保数字化的网络安全。有效解决软件不兼容、技术不统一等问题，提高系统之间的数据共享水平，为数据信息的有效传输，以及安全存储，提供良好的环境条件。要对系统进行日常维护，特别是对于重要存储空间，要设立安全密码，并不定期的进行病毒查杀，有效防治病毒的入侵，对数字化环境造成安全威胁。

3.3加快人才队伍建设，提高人员综合素质

高素质的人才队伍，是推进档案管理数字化的重要基础。因此，高校基建档案数字化建设，应着力加快人才队伍建设，不断提高人员综合素质，以更好的满足实际需求。首先，基建档案管理人员应具备良好的综合素质，能够在工作中更好地胜任工作职责，确保各项工作的有效落实。其次，提高思想认识，端正工作态度，能够在工作中规范操作，规避安全危险，提高系统运行安全保障。再次，数字化建设对网络信息科技人才有更高要求，这就强调数字化建设应着力于人才引进，为数字化建设提供有力支撑。并切实做好教育培训工作，提高网络操作、系统运行维护等工作能力，确保基建档案信息系统的稳定运行。

总而言之，面对新的管理环境，高校应扎实推进基建档案数字化建设，为基建档案管理工作优化环境，提高管理效率。高校依托数字校园建设，开展基建档案数字化工程，具有资源条件优势，但总体建设成效欠缺，其中存在诸多的不足与问题。新时期高校基建档案数字化建设，应优化建设环境、提供有力保障。尤其要完善硬软件基础设施，提高数字化水平，构建具有自身特色的数字化管理系统；建立完善的安全系统，保障基建档案安全，为数字化建设提供良好的安全环境；加快人才队伍建设，提高人员综合素质，为数字化建设提供技术支持。

参考文献：

[1]夏明辉.新时期高校档案数字化建设的探讨[J].青年时代，（2）：255-256.

[2]李佳欣.高校基建档案数字化建设探析[J].黑龙江档案，（3）：96.

[3]刘溪.数字化背景下的高校基建档案建设探析[J].商，（28）：278.

[4]孙宝辉.高校基建档案数字化建设浅谈[J].中国科技财富，（17）：336.

[5]李媛媛.新形势下高校档案数字化建设的对策研究[J].课程教育研究：学法教法研究，（27）：65.

档案数字化建设问题 篇6

【关键词】医院；数字档案馆；建设

医院数字档案馆既有一般数字档案馆的共性，也有自己独特的行业特征。医院数字档案馆建设是医院信息化建设的重要组成部分。对于正在迈向现代化的医院而言，信息化建设至关重要。医院数字档案馆的建设必须加快医院信息资源建设的速度，提高档案信息的利用率，更好地发挥档案信息的价值，为医院科研提供智能化服务，营造良好的科研和教学环境，为医院决策、管理提供信息依据。

一、医院数字档案馆建设中存在的问题

医院在各项业务活动中产生了大量有价值的档案信息。但是以往这些大量不同载体的档案，利用者只能到档案部门去借阅，不仅影响了档案的利用率，对利用者的检索利用也不方便，因而不能充分发挥档案信息的实际价值。医院传统的档案管理模式给档案的利用带来了如下的问题：（1）各类档案分散于各个部门中间，形成了档案的信息孤岛，不利于资源共享；（2）缺乏统一的调度管理，造成信息重复采集和浪费；（3）不能同时对不同类别的档案信息进行比较分析，形成具有权威的参考信息；（4）不利于挖掘档案信息资源的内部规律，不能充分发挥档案信息的利用价值：（5）一些重要的电子档案文件，分别存于各部门单独的终端机中，存在安全隐患，不利于档案信息的保管和利用。因此，现行传统的档案管理模式已不能适应目前医院发展的需要，在医院档案信息条件下建设数字档案馆是信息时代的必然要求。

二、医院数字档案馆建设的意义

数字档案馆的建立将为医院提供全方位的档案信息服务，它通过对医院各种类型的档案信息进行开发、利用，提高医院的管理和决策水平、医疗质量和技术水平，对促进医院结构优化、降低医疗成本、激发医院的活力、增强医院竞争力、建立现代医院管理体制等有着积极意义。

1、建设数字档案馆是有效提供医院决策参考的需要

科学的决策必须以全面反映客观过程的信息为依据。档案作为历史活动的真实记录，增强了决策者的信息处理能力和方案评价选择能力，能最大限度地减少决策过程中的不确定性、随意性和主观性，提高决策的效益和效率。

2、建设数字档案馆是提高医院医疗、科研水平的需要

档案在医院开展医疗、科研中扮演着非常重要的角色，随着医学科技的不断发展，档案内容日趋丰富，其信息量也不断增多，更是开展科研工作不可缺少的宝贵资料，临床医生既可根据这些资料对疾病的诊断进行回顾性分析，促进临床工作，又可以进行一些具有前瞻性的科学研究。

3、建设数字档案馆是进行档案信息编研的需要

随着办公的网络化、自动化，将产生大量的电子文件，如果不能及时收集、归档这些电子文件，可能产生数据遗失、毁损并影响利用，为此建设数字档案馆系统，正是众多技术手段中保存医院历史、维护医院历史真实面貌的行之有效的措施。

4、建设数字档案馆是医院档案信息资源共享的需要

建立数字档案馆，通过与医院办公自动化系统无缝衔接，对该系统中已有的文件资料信息资源进行整合，统一管理、利用，能实现医院职能处室间各种电子文件资料信息资源共享。

三、医院数字档案馆建设的主要措施

（一）数字档案馆应用系统建设

1、数字档案馆门户网站。门户网站是数字档案馆向用户提供服务的窗口，主要反映用户的具体信息需求，如各种各样的与医院工作相关的学术、科研、专门数据库等。

2、综合档案管理系统。建立包括档案收集、管理和利用等涵盖整个档案生命周期的全程管理系统。

3、教字档案信息资源建设。为保证数字档案馆应用系统顺利运行，要考虑有关档案收集、管理、利用及安全等方面的各种标准规范的建设，还要实现数字档案馆应用系统与其他系统集成的建设，保证进行良好的数据交换。

（二）数字档案馆人才队伍建设

医院数字档案馆的运作、使用和管理是一项科技含量很高的系统工程，对人才队伍要求较高，需要一支高素质的、有着合理结构、合理人右类型的团队即县有档案专业知识、掌握计算机、电子信息采集、分类、组织开发及电子信息管理等类型与技能的专业人才。因此，医院数字档案馆建设，要以人才队伍建设为主体。

1、数字档案馆人才队伍建设要求

医院数字档案馆的发展需要其管理者具有较强的现代化管理理念，包括系统理念、人本理念、形象理念、创新理念等。其管理理念决定着数字档案馆的发展策略和战略。

在医院数字档案馆的发展中要设立信息主管，构建医院档案信息基础设施，负责档案信息系统的建设与管理，档案信息资源的科学管理、开发与利用，提供有效的档案信息技术支持，制定相关的信息活动规划，并协调档案信息的沟通，确保实现医院档案信息资源的共享。

医院数字档案馆需要涵盖许多学科、许多类型、多层次的复合型人才，在有条件时，积极引进必要的专业技术人员，尤其是既懂档案管理、信息管理等知识，又具有计算机、网络技能，既能踏实肯干，又富有创新精神的人才。同时针对现有人员层次结构、知识能力与目前档案信息化服务上存在的差距，注重内部挖潜，抓好现有人才队伍的继续教育、能力培训，采取走出去、请进来的方式，开阔眼界、拓展思路，不断深化对数字档案馆的理解，为“一专多能”开展档案信息服务打下基础，不断提高工作效率和服务水平。

2、数字档案馆人才业务素质要求

在医院数字档案馆的建设与运行中，要注重数字档案馆员的培养，使其成为档案信息用户的导航员。要求其不断进行知识更新，履行好网络环境下数字档案馆员的新职责，适应档案信息资源的多样化。

在医院数字档案馆的建设与运行中，要注重现有人员全面技术能力的培养，根据数字化档案资源的特点、管理以及存取的工具，要有技术密集的知识与操作能力，來不断满足未来数字档案行业发展及医院自身发展的需要。

在医院数字档案馆的建设与运行中，要注重现有人员档案信息素养能力的培养，关注档案资源本身，学会正确地评价数字化档案信息的价值。

（三）数字化档案的关键技术

数字化处理技术是数字化档案的关键技术。数字化处理技术包括信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、音频转换技术等，他们为档案管理过程中海量的原始资料数据进行数字化提供了重要途径，使人们能够方便、快捷地把各种模拟信息转换为数字信息，为后面的档案数据加工、处理及应用准备数据基础，同时也影响着日后档案信息的开发与应用水平。人们既可以通过扫描技术把档案资料快速输入计算机，获得档案的图像信息，也可通过各种图像处理技术对档案的图像数据进行加工、处理，如把某些部分应用识别技术进行文字识别以获得文本信息。人们还可以应用音频转换技术将传统记录的模拟声音信息转换成数字化的音频信息，便于计算机的处理和长久保存。

参考文献

[1]王栋.美术院校图书馆图片文献数字化刍议.图书馆工作与研究，2009.10

[2]初彦.网络环境下的信息资源建设原则.东京文学，2010.5

[3]王雅萍.数字时代的照片档案管理.机电兵船档案，2012.8

档案数字化建设问题 篇7

1 城建档案管理数字化建设的意义

传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案, 存储时占据很大的面积, 而且大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗目录, 调阅时必须依靠人工查找, 致使调阅的速度较慢, 效率也不高。另外, 由于档案存放的分散性, 使得信息资源只能借助人工进行查找和整合;并且传统的纸质档案很容易在掉调阅时损坏, 特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大;一旦有火灾或者水灾发生, 这些档案就会受到灭顶之灾;城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性, 在深度、广度上也存在着局限性;城建档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管, 无法进行远程调阅, 因此不能实现资源共享, 无法达到信息的交换。由于以上问题的存在, 使得城建档案的应用有了很大障碍, 而且一些资源需要重复保存, 这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题, 它是在数字技术的基础上, 根据计算机网络及存储技术, 能够实现资源共享, 使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

对于城建档案来说, 最重要的问题就是长期存取。随着我国科学技术的不断进步, 计算机的软件、硬件技术不断的更新, 直接影响城建档案信息的长期存取。数字城建档案信息的需要在物质载体上进行记录, 物质载体的性能越好, 存储的时间越长, 反之, 物质载体的性能越差, 存储的时间越短。所以档案信息存储物质载体能够直接决定数字信息的存取期限, 在进行存储载体的选择时要注意载体的稳定性和使用寿命。

基于城建档案的特殊性质, 使得城建档案信息具有一定的法律价值。在传统的非信息化的档案, 即纸质档案中, 档案信息存储的载体是纸张, 不容易被改变, 所以能够保证信息的完好, 其在法律上小的效力也很强。但是在电子档案中, 一些档案信息很容易被更改, 不能完好的保存原始档案信息, 其法律价值也需要一定的时间才能得到认可。

数字档案需要进行资源共享, 信息资源共享的前提就是数字档案应具有一个统一标准, 标准的格式和规范, 以实现各档案馆的档案信息共享。但是当前, 档案馆中对于数字档案的相关规范和建设缺乏统一, 一定程度上影响日后的资源共享, 更不能实现信息资源的交换。

传统的纸质档案的存储稳定性和保存的时间期限都比较好, 所以传统的纸质档案具有一定的可靠性。而信息数字化的档案的存储载体主要靠技术设备, 又比较高的环境条件限制, 缺乏稳定性, 如果技术设备或者存储载体出现问题, 数字档案就无法使用。

3 对做好城建档案数字化建设的基点思考

3.1 前期的全面规划

对于城建档案数字化建设来说, 前期的规划是一个至关重要的环节, 需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档, 工作量非常巨大。在进行数字化工作时, 应对本档案馆的馆藏有一定的了解, 通过对馆藏的彻底调查, 根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中, 工作人员应认真谨慎, 按照一定的程序, 突出工作的重点, 严格按照相关规定做好规划, 为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

3.2 加强标准规范建设

数字文档的资源共享, 需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化, 所以建设档城建档案管理的数字化, 需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理、档案信息的安全保障、数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设, 为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

3.3 加强信息系统建设

城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络, 创建出一个档案信息系统, 不仅需要一定的设备, 还要有相应的软件, 建立一个独立的网络平台, 配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性, 使用者或者管理者在访问网站时, 要进行安全认证和身份认证, 以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生, 保障信息系统和档案信息的安全。

3.4 完善资源库的建设

城建档案需要进行基本信息资源库的建设, 这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设。为了提高数字档案的专业性, 可以将工作的重点放在特色资源库的建设上, 将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库, 使数据库变得更加条理清晰, 一目了然, 提高数字档案的实用性, 有利于档案管理工作的顺利进行。

3.5 提高档案的使用效益

城建档案作为相关城市资料的提供者, 除了凭证需要, 还有应起到其应有的查询、使用功能, 为社会带来一定的价值。城建档案数字化, 应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求, 并为其提供查询和使用的服务, 以实现档案的最佳使用效益。

4 结束语

城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用, 档案工作人员应予以高度的重视, 应在城建档案数字化建设的发展阶段, 避免和解决发展道路中一些障碍和问题。在进行档案数字化管理的过程中, 重视档案信息的安全问题以及其系统的稳定性, 完善数据库的建设, 提高数字档案的使用效益, 促进档案管理工作的发展, 为社会提供更好的信息服务。

摘要：随着我国经济社会的发展, 信息技术水平的不断提高, 传统的档案管理需要进行一定的更新和优化, 以满足社会对于档案信息越来越高的需求。城建档案管理数字化建设对于当前信息化社会的档案管理发展有着重要的意义, 所以做好城建档案管理数字化是当前城建档案管理工作重点, 提高城建档案的使用效益, 档案的数字化建设问题不容忽视。本文阐述城建档案管理数字化建设的重要意义, 针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行分析, 并对做好城建档案管理数字化建设提出几点思考。

关键词：城建档案,管理,数字化建设,问题,思考

参考文献

[1]刘亚萍.浅谈城市建设档案馆的发展与建设[J].兰台世界, 2010 (S2) .

[2]张小平, 晏永为.关于对城建档案信息的开发和利用的思考[J].陕西档案, 2005 (05) .

[3]丁敬达, 杨佳怿.促进城建档案信息利用的途径和方法[J].兰台世界, 1007 (01) .

数字档案馆建设问题探讨 篇8

数字档案馆建设是一项复杂的数字化系统工程, 它以档案信息资源为处理核心, 利用数字化手段, 通过高速宽带通信网络设施的连接, 提供给档案用户利用。一般情况下, 数字档案馆建设包含三层含义:一是引入计算机技术, 建立自动化系统, 完成档案管理的数字化;二是建成完备的信息数据库, 计算机能识别和处理馆藏信息;三是构建平滑高效的传输平台, 实现档案信息数字化的统一管理和资源共享。随着计算机技术和网络技术的迅猛发展, 数字档案馆建设已成为档案馆建设的发展趋势。如何在数字档案馆建设中, 有效地对各类档案信息资源进行存储、管理和利用, 实现为档案用户快捷高效服务, 已成为档案工作者无法回避的问题。

一、数字档案馆建设的优势

1. 档案信息功能得到极大的强化。

数字档案馆改变了传统档案平面记录信息的载体形式, 将图、文、声不同载体的信息有机结合起来, 内容及形式极其丰富, 不再受传统馆藏因场地等因素影响的局限, 具有海量的信息储藏, 且馆内档案信息实现了编目、标引、检索等自动一体化。

2. 档案服务范围形式广泛扩大。

数字档案馆建设, 从根本上改变了传统档案馆那种“等人上门”和“一对一”的服务形式, 不但能为多个用户同时提供阅读、浏览、查询、检索等服务, 还能让全世界的所有信息资源存到档案馆的“虚拟档案”中来。

3. 档案资源实现便捷共享。

数字档案馆的馆藏将以数字形式存储于计算机网络这个无限的空间中, 以源源不断的形式通过网络满足用户需求, 使用户不再受时间和空间限制, 方便快捷地利用共享到馆藏信息资源。

二、数字档案馆建设的方案

1. 指导思想。

数字档案馆建设要利用数字化技术, 在统一的标准规范下, 对传统馆藏资源进行数字化处理, 建立海量的资源信息库, 使档案用户通过高速传输通道的宽带网络, 快捷方便地智能检索到所需求的档案信息, 从而实现为档案用户服务的根本宗旨。

2. 建设模式。

数字档案馆建设核心是巨大数量的数字化建设工程。档案馆应结合自身特点, 采取不同的建设模式。对建设经费相对充裕的单位, 在建设模式上采取技术优先原则, 加大技术设施基础的投入, 建设高标准要求的档案信息数字化工作, 这种模式见效快、投入高, 需很强的经济支持;对建设经费相对短缺的单位, 在建设模式上采取资源优先的原则, 先购置少量的设备, 对馆藏内重要档案资源先期进行数字化处理, 再循序渐进逐步扩大, 这种模式见效慢、投入少、技术要求不高。

3. 建设内容。

(1) 档案信息数字化处理。馆藏信息数字化制作前, 应清点核对好馆藏档案, 分清轻重缓急, 分阶段、层次、步骤进行。一是通过人工在计算机上的录入或扫描仪扫描字符识别软件识别制成;二是按档案文件每页顺序用扫描仪扫入计算机制成图形文件。同时, 在对霉变、发脆、虫蛀等自然状况破损严重的档案纸张, 要进行技术修复后再行扫描, 对折皱不平的纸质档案也需作相应处理, 以便提高档案扫描质量。 (2) 档案信息数据库建设。建设高质量的数据库, 应遵循由低到高、由单个到群体的原则, 依托计算机信息技术, 首先进行档案目录数据库建设。要依据《档案著录规则》要求, 采用人工或软件自动校对方式, 审核修订错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等, 确保档案目录内容规范、准确;选定可直接或间接通过XML文档进行数据交换的数据格式来提供网上检索途径。其次, 进行档案全文数据库建设, 须选用符合档案管理软件功能要求的专门开发系统, 确保数字档案馆的软硬件环境发生变化时, 数据保持完整且能安全迁移及有效利用。再次, 实现目录与全文数据库的挂接, 一般采用两种方式, 一种是在对数字化档案录入目录信息时, 同时将扫描完的文件上传到服务器来实现。另一种是分开进行档案目录信息录入和原文信息扫描, 批量选择图像文件上传到服务器中。 (3) 档案信息传输平台数字化。档案信息在完成数字化后, 数字网络系统成为其主要的传输平台, 提供了档案信息的快速流动, 在传递过程中可以同时进行多向传递, 形成传递网络, 且不受时间与空间的限制, 利用者也不必亲临档案馆, 在任何时间任何地点, 通过计算机网络方便地利用档案信息。

三、数字档案馆建设的注意事项

1. 档案信息资源安全问题。

安全问题是数字档案馆建设最不能忽视的重要方面。档案馆在数字化建设中, 应形成一套管理制度体系, 用相应的技术措施来实现安全管理的自动控制。如对非开放性档案, 根据不同档案的密级, 界定查阅人员范围, 设置不同的密码和访问权限;对卷内文件进行严格审查, 逐件逐页进行鉴定, 保证国家机密和重要信息的安全。

2. 数字化档案标准体系的建立问题。

现在的数字档案馆建设还未能形成统一的标准, 因此, 各单位可依据国家档案局的有关政策, 在推进数字档案馆建设中, 规范创建水平, 提高档案标准化程度, 为实现高质量的数字档案馆建设打下坚实基础。

3. 高质量档案信息数据库的建设问题。

数字档案馆建设的核心就是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。因此, 在数字档案馆建设中, 对整个档案数字化工作要全程控制, 任何环节都不能出现差错, 以确保档案信息质量。

4. 相关人才的培养和使用问题。

必须有计划、有步骤地培养数字化档案信息管理人才, 特别是加强复合型人才的培养, 可通过调研、考察、培训等途径, 拓宽档案人员的知识面和视野, 提高人才在知识经济时代的适应能力、创新能力, 培养出一批既懂计算机技术又懂档案管理知识的复合型人才。

档案数字化建设问题 篇9

一、城建档案管理数字化建设的作用

城建档案管理的数字化建设具有一定的经济和社会效益, 主要表现在三个方面, 首先是办公自动化, 数字化管理使得网上电子办公成为可能, 过去的烦琐步骤“去档案馆取表、回去盖章、送回档案馆”被彻底改变, 数字化档案管理尤其是设计电子档案软件不仅涵盖单位广泛, 而且涉及业务也广泛, 包括电子签章申领、网上工程报建等, 档案馆借助先进信息技术及时在网上公布审核结果等, 改变了过去建设单位需要多次咨询审核进度、更正补交材料等, 很大程度上节省了其的人力、物力以及时间成本。其次是审核自动化, 利用计算机辅助审核, 城建档案软件能集成国家规范并随时监测填报数据, 对不符合标准的数据和工序等及时报错, 并能使用云数据对比来判断送审档案的归档资格, 这种“机审”环节既能保证档案的完整性和真实性, 又能确保档案质量。再次是空间占用小, 城建档案的专业分类繁多且子类复杂, 传统的纸质管理需要的空间大, 对环境的温度、湿度要求高, 所以其管理成本居高不下, 而电子档案只需要储存于硬盘和服务器中, 对实体空间和环境的要求较低, 很大程度压缩了档案管理的成本。

二、城建档案管理的数字化建设面临的困难

(一) 来自电子文件和电子档案管理方面的困难。

经过多年的探索和实践, 我国在城建的电子文件、档案、资料等管理上日益完善, 与之相关的制表、分类基本完整, 但是随着经济的飞速发展, 城建的资料、工程文件等档案管理方面的工作量也增加了很多, 城建档案原来的“手工管理”模式已经出现明显的弊端, 不适应现在的管理需求了。来自电子文件和电子档案管理方面的困难主要有以下四点, 一是分类、编制规范不统一, 这点主要表现在现场文件资料和竣工文件资料上, 同类型文件在不同时间的编制和分类上有出入, 导致档案的检索和利用十分不便, 而且采用传统的手工管理, 甚至出现档案丢失的现象。二是档案编制时间长, 效率低, 费用高。三是收集上的问题, 由于系统的不完善性, 信息收集的时效性很低。四是文件、资料的检查手段落后, 信息化管理水平不高, 效率低下。

(二) 来自数字化管理的困难。

城建档案在数字化管理的困难主要是自于来人力保障。在人才保障方面, 要保证各电子信息设施的正常运行, 必须要具有专业技术知识的人才进行操作和维护, 而且电子信息行业更新换代快, 数字化建设的各类软件需要不断地进行更新和升级, 更不离开专业的技术人才, 但实际上在城建档案的数字化建设过程中存在着人力保障不足的问题, 管理人员的知识结构需要进一步的调整, 除了档案管理知识之外, 要加强计算机、数据库管理等电子技术相关方面的知识, 提高技能以促进城建档案管理的数字化进程。

三、加强对城建档案管理的数字化建设

(一) 规范软件的标准。

目前我国城建档案管理单位很多都已经购买或者自行开发了软件系统来代替手工方式处理档案信息, 但是这些软件系统没有形成统一的规范标准, 技术对口、衔接上存在很多问题, 所以要加强城建档案的数字化建设, 必须要统一软件标准, 提升信息化管理要求, 加强横向联系, 形成网络化的大气候。

(二) 加强数字化建设、专业人才培养。

上级要予以重视, 完善软、硬件方面上的配套设施, 提高对城建档案管理的认知, 将其数字化建设加入到行政主管重要工作议事日程当中, 加强对城建档案管理工作的宣传, 保障数字建设的物质基础。同时, 还要加强对专业人才的培养, 调整档案管理人员的知识结构, 除了档案管理知识之外, 还要加强计算机、数据库管理等电子技术相关方面的知识, 若引进技术相关人才要加以档案管理知识的细化培养, 如档案的采集、资源处理、数据库加工、审核加工等, 从而保证各电子信息设施的正常运行和系统的升级更新, 提升城建档案管理的工作效率和质量。

四、总结语

数字化城建档案管理是一种新型的档案管理模式, 实现了建筑信息资源的综合整合, 极大地提高档案信息的收集、加工以及利用水平, 并具有一定的经济和社会效益。目前我国的城建档案管理数字化建设过程中存在着电子文件、档案管理方面以及人力上保障不足的困难, 因此要进一步加强城建档案管理的数字化建设, 首先要规范软件标准, 其次要加强专业人才培养, 提升数字化管理要求。

摘要：城建档案是城市建设档案的简称, 其信息核心主要是城建工程文件、资料、竣工档案等, 数字化建设就是利用现代信息技术手段如通信技术、网络技术等解决信息的采集、加工、利用等问题, 城建档案的数字化建设可以极大提高档案信息的收集、加工以及利用水平。本文首先阐述了城建档案管理数字化建设的意义和作用, 其次分析了目前我国城建档案管理数字化建设所面临的问题和困难, 最后就加强城建档案管理的数字化建设提出了一定的意见和建议。

关键词：城市建设,城建档案管理,数字化

参考文献

[1]曾云云.对城建档案管理的数字化建设的思考[J].管理观察, 2015 (13) :39-40.

[2]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].企业改革与管理, 2015 (20) :39.

档案数字化建设问题 篇10

一、档案数字化建设的内容与特点

1. 档案数字化的基本内容。

档案数字化的内容可以分为两个不同的层次:目录数字化和全文数字化, 目录数字化就是通过规范档案的著录标引, 科学制定目录数据库结构。而全文数字化则是把档案全文储为图像文件或者是经OCR (光学字符技术) 识别后来存储。档案数字化工作的基本内容包括以下几个环节: (1) 档案资源数字化整理。就是通过数字技术把纸质的档案信息以数字化方式存储, 形成较为规范的电子文件, 进而实现办公的自动化; (2) 构建档案数字化信息资源数据库。这一工作就是对档案数据进行存储和处理, 建立文件管理系统, 其中也包括档案信息软件的维护与升级; (3) 建设数字化档案信息网络。这一过程是把档案信息上传到互联网络, 实现档案信息的网络资源共享, 用户可以在一个较为开放的网络当中对国内外的档案资源进行检索。

2. 档案数字化建设的特点。

档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录, 其特点主要表现在以下几个方面: (1) 信息的非人工识读性。也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录, 并通过计算机软件的程序解码, 并回复到初始状态, 才能识读; (2) 系统依赖性。档案数字化管理需要借助计算机软件系统, 在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下, 则需要进行系统调配, 这样才能保证档案信息的可读性; (3) 信息的易变性。当新的计算机系统和程序不能解开代码, 则原有的信息容易被删除, 这也是档案信息管理过程中不可避免的; (4) 档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性。

二、档案数字化建设存在的问题

1. 档案数字化建设的法律问题。

(1) 法律效力问题。

电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件, 而电子文件本身具有可分离性和易变性, 特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等, 这些不安全因素往往会造成档案失真。所以, 电子档案就难免会出现“信任危机”, 这样档案本身也就失去了数字化的真实意义, 制定相应的法律条款, 以保障档案数字化的可操作性。

(2) 档案数字化权问题。

档案数字化是借助现代信息技术手段, 将纸质文件和声像文件转换为电子档案, 并通过网络传输以达到档案信息资源共享。但是, 在档案数字化建设的过程中难免会忽视数字化权问题, 也就是说档案数字化权归谁所有。因为在档案数字化建设的过程中, 既要接受电子文件归档, 还要实现传统档案介质的数字化, 这难免会出现档案数字化的“权利许可问题”, 也就是说, 档案数字化本身要获得作者的同意, 保障作者的著作权不被侵犯。

(3) 档案数字化网络传输权问题。

档案数字化是指将文字、图像等数字化以后, 通过网络或者局域网的形式传递给观众, 这样他们可以在自选的时间和空间范围内接触数字化作品, 它在一定程度上超越了时空的限制, 这样传输权的归属问题也是档案数字化建设不可或缺的重要组成部分。随着数字化技术的不断发展, 在网络中的档案数字化信息可以自由地传递给观众, 也可以自由地对档案数字化信息进行复制、上传和下载, 这也是造成网上侵权问题的主要原因, 因此, 对档案数字化信息的保护问题就变得更加复杂和尖锐。这就需要借助法律的途径对档案数字化信息著作权的所有权进行明晰的划分, 没有经过著作人的同意不能随意地在网络当中进行传输, 否则, 将会造成网络档案数字化信息的“爆炸”。

(4) 档案数字化建设的保密与隐私权问题。

由于档案数字化信息在网络当中的透明化, 个人的数字化资料也是公开的, 这样对个人档案数字化信息的保密与隐私权问题便日益凸显出来。档案数字化信息的内容主要包括:个人的音像材料、照片、信函、出生年月、籍贯、健康状况、经济状况、活动状况、诉讼材料、调查统计材料等。档案本身不同于其他数字化文献资料, 要根据不同密级的数字化档案信息材料合理地来加以公开, 如果没有经过所有权人的同意, 则档案信息是要进行保密的。另外, 由于档案数字化信息在网络传输的过程中也常常会受到病毒的侵染, 黑客攻击等等问题, 侵犯隐私权问题通过相关的立法来加以解决也是档案数字化建设必须思考的重大问题。

2. 档案数字化信息的安全问题。

档案数字化建设过程中信息安全问题不容回避, 这一问题在发展的过程中也变得日益突出, 由于网络中充满了不安全因素, 这样档案信息的真实和完整性就将受到严重威胁。另外, 随着现代信息技术的快速发展, 对于网络中读出的数字化档案信息就受到较大程度的威胁和挑战, 这也是档案数字化信息在网络长期存储的关键。威胁档案数字化信息安全的因素主要包括以下几个方面。

(1) 技术因素。

技术因素对档案信息化安全的影响主要是由于数字化技术本身的局限性, 造成档案数字信息的真实性受到影响。当前档案数字化信息技术主要是通过图像保存———光学识别———文本存储的方式。但是, 如今对于档案文本信息录入方式效率低、成本高, 文本的识别率低, 有时会出现数据丢失。由于计算机技术尚处于不断发展和完善的过程中, 网络安全技术尚未成熟, 加之数字化信息资源的共享性, 很多信息被盗用和篡改, 电磁泄漏尚难避免也是计算机系统的一大隐患。另外, 网络软件本身就存在漏洞, 这些漏洞也成为黑客攻击的目标之一, 从而为网络非法入侵提供了通道。

(2) 人为因素。

人为因素对档案数字化信息安全的影响主要表现为档案信息被增删或更改, 结果造成档案信息的失真。其中人为因素造成档案数字化信息失真的原因主要有两个方面:蓄意破坏和个人疏忽。破坏的目的在于通过改变档案数字化信息, 或者是覆盖他人或自己的文件, 以达到某种利益的要求;由于现代计算机病毒的多样性、潜在性和破坏性, 任何档案数字化建设的工作环节或层次上都可能会被攻击。

(3) 管理因素。

档案数字化管理是保障档案信息安全的主要手段, 而任何一个工作环节出现问题, 都可能会引发管理风险。比如:管理人员泄漏内部档案数字化网络结构, 有意透露其用户及口令, 盗取他人涉密信息, 这些都是档案数字化信息安全的不安全因素。

三、档案数字化建设的发展对策

1. 加强管理, 保障电子档案的真实与完整。

针对档案数字化建设中的问题, 需要从管理的角度出发, 保障电子档案元数据的真实与完整至关重要, 这也是维持法律效力的根本。因为, 档案数字化以后可能会被随时改变载体, 可以通过电子签名的方式来签发处理, 也可以对每个电子档案信息实时登记, 以密码形式存储, 以印证该电子档案的法律效力。

2. 加强立法, 确认电子档案的法律效力。

针对档案数字化建设过程中的法律风险, 最直接的解决办法就是档案数字化法律风险问题, 制定相关的法律、法规, 以确保档案数字化建设的法律效率, 这也是档案数字化建设的必然趋势, 除了运用严格技术管理以外, 还有合理运用国家法律法规, 从而为档案数字化发展提供生存空间。

3. 做好档案所有权和档案著作权的确认工作。

在档案数字化建设过程中, 既要考虑档案的所有权, 还要认清档案的著作权。因为, 所有权与著作权是两个不同的概念, 拥有著作权而不一定具有所有权, 档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。因为, 档案馆通过购买个人或集体的作品档案, 成为所有权方, 并对这类档案进行数字化, 这一过程往往是通过支付一定的报酬或奖励证书等方式, 这样档案作品才不至于被侵权。另外, 档案所有权的转让也可以通过捐赠、寄存的形式来把所有权转让给档案馆, 否则, 也造成侵权行为。

档案数字化建设作为一项复杂的系统工程, 需要结合当前档案数字化建设中存在的诸多问题, 本文认为档案数字化建设还需要从以下几个角度来展开:首先, 要处理好数字化档案信息的利用与保密的关系, 要加强技术防范和法律保护;其次, 采用信息加密技术, 数字签名技术, 防火墙技术, 操作系统安全内核技术, 入侵检测技术和长期可存取技术等, 不断提供档案数字化建设的安全性技术保障;第三, 加强数字化档案的宏观管理, 从人员安全管理制度, 文档管理制度, 系统运行环境安全管理制度, 不断建立健全管理制度体系, 进而推进档案数字化建设不断趋于完善。

摘要：通过文献资料法、逻辑分析法、专家访谈法阐述了档案数字化建设的内容与特点, 并从法律、信息安全两个维度对我国当前档案数字化建设中存在的问题进行较为细致的论证。

关键词：档案,数字化,法律,信息安全

参考文献

[1]吴绪成.馆藏档案数字化实践中的几个问题[J].湖北档案, 2007 (8) .

[2]李福君.档案数字化扫描中的问题与对策[J].北京档案, 2007 (2) .

[3]鄢淇.馆藏档案数字化建设的思考[J].机电兵船档案, 2008 (2) .

古籍档案的数字化建设分析 篇11

关键词：古籍档案；古籍档案整理；古籍档案数字化：档囊管理者

我国历史源远流长。古代文献档案浩如烟海。古籍档案作为民族历史文化的象征，是先人留给我们的历史文化瑰宝和宝贵财富。是今人研究历代社会政治经济、科技文化等方面的重要原始材料，整理保存和研究利用古籍档案是一项长期而艰巨的任务。随着文献信息载体向数字化、网络化发展的趋势，古籍档案整理已经走出传统观念，正在朝着数字化存储和网络化服务的方向发展。

1古籍档案数字化建设的意义

古籍文献对于人类文明与社会发展有重要的史料作用，同时也是我国档案文献遗产中重要的一部分。据有关专家估计保存至今的古籍约23万卷，全国古籍藏量应在5000万册左右，可谓卷帙浩繁。这些宝贵的文化遗产，蕴藏着丰富的信息资源，为学者进行学术研究提供了取之不尽、用之不竭的资料，古籍档案作为纸质文献，随着时间的推移，它越“古老”，其珍贵价值就越高；同时纸张的老化也在加剧，且不易修复；再加上反复借阅使用，必将加速纸张的磨损，这些都造成对古籍文献或多或少的损坏，随着计算机应用、数据库技术、网络多媒体技术的普遍实施，科技的发展迫使古籍档案的整理也应与之相适应，然而实际情况是古籍档案整理工作的科技应用和其他领域相比显得要落后许多，开拓古籍档案整理与研究的现代化领地，是摆在我们面前的严峻课题。

古籍档案数字化就是从利用和保护古籍档案的目的出发，采用计算机技术，将常见的语言文字或图形符号转化为能被计算机识别的数字符号，从而制成古籍档案书目数据库和古籍档案全文数据库，用以揭示古籍档案信息资源的一项系统工作。古籍档案数字化以后，读者可以通过光盘或者网络浏览阅读电子读物，可以任意跳跃查找或局部放大，避免了直接翻阅古籍档案的诸多不便，给古籍档案的使用带来革命性的变化，数字化后的古籍档案不仅可提供屏幕阅读、内容检索，还可以提供下载打印、远程全文传送、专题展览。以及制作多媒体电子媒介等多种全方位的服务。事实证明，古籍档案数字化不但有效地保护了古籍档案，而且方便了读者的阅读使用，大大提高了古籍档案的利用价值。

2 古籍档案数字化建设的方式

我国从上世纪80年代中期就开始古籍档案数字化的尝试，从单纯的全文扫描图像，到制作书目数据库、开发研制各种检索工具，再到现在的对古籍档案全文数字化，经过这么长期的探索，已取得不少成就，也积累了丰富的经验。目前古籍档案数字化一般来说有以下四种方式：

完全图像方式。这是最简单的一种数字化的方，法。只需将古籍档案扫描成图像，存储在存储介质上即可，文字是以图像方式如BMP、JI G、TAG、GIF等格式存储，通过这种方式得到的古籍档案数字化版本被称为“全图像版”，全图像版直观真实、快捷实用，但文字与图像之间没有索引关系，无法直接检索到古籍档案内容。不便查找。

目录文本、正文图像方式。这是在“全图像版”基础上的一种改进。目录全部用文本方式存储，而正文部分采用图像方式存储，并建立目录与正文之间的索引关系。读者可以在目录级进行检索和查找，并可根据目录与正文之间的索引关系，找到所需的正文图像。这里的目录可以认为是广义的目录，除了包括卷名、书名、大小标题外。还可以包括图名和表名等，这种方式的古籍档案数字化版本可称为“标题检索版”。

全文本方式。“标题检索版”只实现了目录级的检索与查找问题。全文本方式是将书中所有文字全部采用文本方式存储，属于真正意义下的数字化图书，可以实现全文检索和查找。这种古籍档案数字化版本我们称为“全文本版”。

全文图文对照方式。该方式是上述方式的综合体，也是目前古籍档案整理工作者普遍运用的方法。它分别以图像和文本方式存储古籍，还对古籍档案中的每一个汉字与它在原书中的图像之间建立索引关系，用户既可以在“全文本版”中检索、查找和阅读古籍档案，又可以迅速方便地“翻阅”到当前文字在“全图像版”中对应的位置。这种方式得到的古籍档案数字化版本我们称为“图文检索版”。“图文检索版”是目前最为理想化的数字化方式，既可以读文、检索，又可以观察原文图像，观看古籍档案中字体的写法、排版特点等情况。

3 古籍档案数字化中存在的问题及对策

古籍档案的数字化极大提高了古籍档案的利用价值，解决了古籍档案“藏”与“用”之间的矛盾，但是在利用过程中我们也看到古籍档案数字化还存在不少的问题。

3．1 古籍档案数字化申存在的问题

目前古籍档案数字化建设和利用中存在着许多值得重视的问题，主要是：偏重于硬件建设，软件开发和信息服务明显滞后：核心技术开发能力薄弱，关键硬件和软件依赖进口；信息资源开发严重不足，而网络和数据库又存在大量低水平的重复建设，且难以实现互联共享；信息安全存在隐患。

现行通用的标准是1996年10月由中国文献编目规则编撰小组编撰、全国情报文献工作标准化技术委员会及中国图书馆学会推荐使用的《中国文献编目规则·古籍著录规则》。随着时代的进步和科学技术的日新月异，原有标准已经无法完全适用。因此，我们有必要根据这个著录规则编目或对已有的目录加以修订补充，统一著录标准，以保证数据库的质量和查询服务效果。不仅要有规范的著录条例、数据库格式、编目软件使用字库，还要有统一的古籍分类法，这些标准的制定不仅要有图书馆界、档案界、信息产业界和软件开发商共同参与，而且要有从事古籍档案整理的专业人员参与，这样才能为读者提供一个数字化古籍档案的统一平台。

古籍档案数字化建设和利用工作是需要学术界和软件厂商的共同参与，因而有产业化的趋势。由于前期参与的机构众多，造成数据文件格式繁多。一般不能通用，需要单独的阅读器才能使用，这样的局面极不利于读者阅读、使用。另外，在古籍档案数字化产品中，选题和内容重复也是一个不争的事实。例如《四库全书》原文电子版、《四库全书》全文检索版、《四部丛刊》全文检索版等。重复的选题，造成了人力、物力、财力等资源的巨大浪费。

还有，当今在学术界愿意从事古籍档案整理工作的年轻人才已经非常少，特别是那种既具备古籍档案整理知识又能熟练掌握应用现代化信息技术的较高层次的复合型人才更为匮乏。随着从事古籍档案整理的老一辈工作人员的陆续退休，古籍档案数字化建设工作的人才“断层”问题，显得尤为突出。

3．2 对古籍档案数字化建设的思考

我国的古籍档案浩繁，且分布地域广泛，为了避免造成重复建设的资源浪费，全面了解全国古籍档案数字化建设和应用情况，促进古籍档案数字化建设和利用的健康发展，我们呼吁成立全国古籍档案数字化建设领导小组和古籍档案数字化建设专家组，由各相关专业、各相关领域的学者专家组成，加强统筹协调，坚持面向市场，统一规划，统一领导，相互协调，相互配合，相互支持，在古籍档案数字化建设中实现资源共享，扎扎实实推进我国古籍档案数字化的建设和应用。

要进行广泛调研和深入分析，吸取经验教训，避免走弯路；在技术上要高起点，实行整体规划，业务系统建设与整合分步实施：在建设中要充分考虑对已有系统整合与无缝连接，共同协商制定古籍档案数字化的内容、标引的深度、相关检索工具的配置等，不能为了数字化而搞数字化，要用市场的办法发展数字化；不能搞没有效益的数字化，更不能搞“花架子”。同时各个相关业务单位应该树立大局意识，舍弃小我利益，既要培育竞争机制，又要加强统筹协调，努力为古籍档案数字化发展创造良好的环境：要按照互联互通、资源共享的原则，杜绝各种网络和系统的重复建设，防止一哄而起；既要重视对外开放与合作，又要加强自主科研开发。

古籍档案的数字化建设对研究人员提出了更高的标准，它不仅要求研究人员要掌握古籍档案的分类、版本鉴定、编目，还要会编制数据库，懂得计算机网络、多媒体等现代技术，并能辅导读者利用现代化的科技手段来阅读、使用和研究古籍档案。因此尽快培养一批学有专长、信息素养较高、技术熟练、善于合作的复合型人才显得极为重要而又迫切。

总之，古籍档案数字化整理工作是随着科技的进步而进步的，它需要档案工作者和研究者、古汉语学者和数字信息专家们的通力合作。相信只要我们进行不懈的努力，最终定能实现数字化的古籍档案真正意义上的资源共享。

参考文献：

[1]覃燕梅，我国高校图书馆古籍文献保护工作研究[J].图书馆论坛，2007(4).

[2]朱小健，古籍整理通用系统及其中字典的编纂[J].语言文字应用，2000(3).

[3]余述淳，古籍资源数字化建设的一些探讨[J].大学图书情报学刊，2003(2).

[4]潘德利，中国古籍数字化进程和展望[J].图书情报工作，2002(7).

[5]王发杜，古籍数字化的几点思考[J].图书馆论坛，2006(3).

[6]厉莉，古籍数字化的现状及对策[J].江西图书馆学刊，2002(1).

[7]郑幸飞，从书院文化数据库建设看古籍文献数字化[J].图书馆，2006(6).

档案数字化建设问题 篇12

一、档案数字化建设工作存在的问题

(一) 档案数字化宏观管理不到位。就档案馆 (室) 数字化建设而言, 从国家层面上讲, 相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后, 档案数字化标准体系不健全;领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解, 存在认识上的偏差, 参与程度不够, 把关不严, 质量差;资金使用不合理, 缺乏管理经验等, 致使档案数字化宏观管理不到位。

(二) 档案数字化统筹发展不到位。档案馆 (室) 数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求, 管理体制过于单一, 各地区建设水平参差不齐;数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化, 不能做到档案增量电子化, 综合数据接收体系不健全;业务基础建设不完善等, 致使档案数字化统筹发展不到位。

(三) 档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全, 不能实现资源共享;设备较为简单、落后, 多数档案馆 (室) 使用的是单机版管理软件, 甚至有的还不兼容, 不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

(四) 档案数字化建设存在安全隐患。档案馆 (室) 开展数字化工作存在着严重的安全隐患, 多数档案部门将涉密和非涉密的档案集中管理, 在档案数字化过程中, 将档案发包给软件公司或临时聘用人员, 进行档案数字化录入、扫描与整理, 缺乏有效监管机制, 档案实体安全和数据安全存在隐患;档案利用制度不健全, 监管不到位, 存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

(五) 档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范, 又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来, 受“看摊守业”的理念影响, 档案管理人员队伍建设落后, 人员编制少, 年龄偏高, 观念陈旧, 对设备操作较为生疏, 缺乏相应的专业技术培训, 有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞, 致使有些档案管理人员不懂档案, 新技术、新设备不能够很好使用, 严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

(一) 加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高, 要有效利用网络平台, 通过公开档案信息、网络查询等方式, 向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务, 充分发挥档案馆 (室) 保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署, 加大对档案数字化建设的宣传指导力度, 提高对档案数字化建设的认识;领导者要对档案馆 (室) 现状进行认真了解、分析、研究, 制定切实可行的规范、标准, 建立严格的档案数字化管理制度, 加强领导并参与其中, 为加强数字化建设提供各种保障和支持, 以实现档案数字化的宏观管理。

(二) 加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统, 做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平, 通过网络连结, 发挥整体优势, 以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先, 要着力开展对传统载体档案的数字化工作, 将馆 (室) 藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化, 以实现存量数字化的要求, 加快档案管理方式的转型升级。其次, 要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作, 以满足增量电子化的要求, 从而提高档案数字化的整体管理水平。再次, 要加强档案业务基础建设, 一是做好新形成档案的整理归档工作;二是做好存量档案的规范化整理工作;三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

(三) 加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提, 所以, 要加大资金投入, 购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施;要加强档案数字化管理软件的研发利用工作, 不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设, 以适应档案数字化建设的要求。

(四) 加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展, 档案信息安全问题日益凸显, 档案数据安全问题应引起高度重视, 档案馆 (室) 开展数字化工作, 要严格按照国家的规范标准, 制定相应的安全保障制度和措施, 通过各种手段和技术, 提高抗风险能力, 建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系, 从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

(五) 加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆 (室) 数字化过程中人员素质起着相当重要的作用, 现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才, 进行档案数据管理和系统维护, 确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员, 利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作, 能够提高工作效率, 少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训, 不断提高他们业务素养, 以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之, 档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义, 它是建设以数字信息资源为基础, 安全管理为保障, 远程利用档案信息为目标的数字档案馆 (室) 体系的基础。

参考文献

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策[J].档案学研究, 2010 (4) .

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理, 2013 (1) .