档案数字化体系建设

档案数字化体系建设（共9篇）

档案数字化体系建设 篇1

信息技术的不断发展对档案数字化管理体系的建设提供了更多支持，然而在实际工作的开展过程中还存在一些问题。深度整理已成为电子档案管理工作中的重要组成部分，电子档案文件级著录工作的重要性逐渐得到提高，对整理效果以及服务效率产生了巨大影响。基于此，欲使档案管理的服务质量得到提升，需要切实落实电子档案深度整理工作和文件级著录工作，下面对相关工作进行阐述了分析。

1电子档案文件级著录难点分析

1.1著录规则具有极强的系统性

目前，我国纸质档案著录标准较为完善，电子档案著录方面有所欠缺，为了更好的应对电子档案文件级著录工作，管理人员需要对著录规则系统性方面的要求进行明确，对相应的规则体系进行建设和完善。现阶段，电子档案著录工作中存在的问题也均是由规则体系的.不完整所导致的。

1.2来源方面存在问题

对电子档案著录工作而言，文件背景信息及来源具有重要作用。来源背景、文档结构、内容格式、原文等内容均包含在电子档案的著录信息内，同时文件利用与查找的方法之间的关系也是其中的重要组成部分。如今，文档系统与背景信息一类的内容和电子档案产生较大的关联，甚至其本身也具有极其重要的地位，虽然大部分的电子文件可以简单的获取来源信息，但也存在一些电子文件的来源复杂(多个人或多个机构)，即使来源相同的文件也可能出现分散的情况。目前在电子档案著录体系中，关联信息、背景资料、生成者的著录工作还存在较高的重复性，对检索工具与著录文件进行重复操作时便会造成共享功能的浪费。

1.3在格式方面的项目设置复杂程度较高

电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。

2解决电子档案文件级问题的对策

2.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础

管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。

2.2明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展

管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确，同时制定出相应的多级著录规则，最终使规则趋于完整和完善。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。在对多级著录规范和标准进行明确时，需要对社会理论原则方面的内容进行考虑，对实际的工作情况进行考虑，最终形成特有的著录系统及结构，使其可以独立对著录问题进行处理，促进著录工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的细化分析

管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。管理人员需要对设备、资金以及人员方面进行合理调配，通过有效的管理手段对其进行管理，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。

主要参考文献：

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志,(3).

[2]闵莉.探究档案数字化管理体系建设面临的困境及应对策略[J].卷宗,(9).

[3]吴静华.浅谈我国社会保险档案的数字化管理[J].中小企业管理与科技,(9).

[4]孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].黑龙江科技信息,(17).

档案数字化体系建设 篇2

随着信息化的发展,高校越来越重视数字化档案体系的建设,但是数字化档案体系建设是一项庞大的系统工程,在建设过程中,技术问题和管理问题都是必须面对和解决的。笔者就目前存在的一些典型问题进行分析,针对高校档案管理的特殊性提出分级管理的思路,以期为高校数字化档案体系建设提供一个新的视角。

一、高校数字化档案体系建设中存在的典型问题

1.档案标准化程度低。数字化档案体系建设的重要目的是更好地提供档案信息服务和共享利用,尤其是高校档案包含了众多的情报信息和科研工作的结晶。但国家至今没有统一的发展规划和标准,档案管理的发展存在着很大的随意性,各个学校独立建设和运营档案管理系统,管理软件五花八门,管理制度杂乱无章,致使大多档案共享性差,造成大量低水平的重复建设,为档案网络化建设和资源共享造成隐患。虽然国家档案局于2010 年发布了《数字化档案馆建设指南》,但是并没有实质地解决档案标准化程度低的问题[2]105。

2. 安全性与投入之间的矛盾。数字化档案相比于传统纸质档案,具有更高的安全风险。一方面是技术上的风险,主要表现为存储安全和信息泄露的风险增加;另一方面是管理上的风险,数字化信息更容易被非法窃取、破坏和篡改。为了提高安全性,就必须增加体系建设中的硬件、软件和管理的投入,但是高校能投入档案管理的经费有限,需要在安全性和投入之间取得平衡。

3. 档案管理制度落后。目前部分高校没有统一的档案管理标准,对于档案、案卷、文件材料的归档缺乏系统性和完整性,许多文件资料杂乱地堆放在一起,管理意识淡薄,重收藏,轻管理,对于工作中出现的问题的解决缺乏时效性,并增加了档案管理的工作量,严重地影响了档案管理体系的发展。

4.人员结构不够优化。数字化档案体系对档案管理人员的素质提出了更高的要求,档案管理人员的素质不够高,可能直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决在工作中遇到的新问题;档案管理人员的意识不强,则无法形成良好的管理制度,并且无法在工作中发挥积极的主观能动性,但是由于资金投入、领导重视等方面的问题,档案管理很难招揽并留住众多的高素质专业人员,因此需要通过职责的分配,优化人员结构。

二、高校档案管理的特殊性

1.高校档案管理综合性强。高校档案管理是综合性非常强的工作,其涉及高校文件、人事、教学、科研、财务、设备等,并且包括了大量的图书文献、研究成果等。纸质档案和数字档案并存,而且规模庞大,档案管理的工作量巨大。

2.高校档案管理共享性和保密性两极化要求高。由于高校档案种类的复杂性,导致高校档案管理中必须兼顾共享性和保密性,其中图书、文献、研究成果等档案,是高校大量高素质人才智慧的结晶,有着丰厚的文化学术价值,参考、利用的价值非常高,高校的档案资源只有实现整合、共享,才能使档案资源与社会公众联系起来,最大限度地为学校、社会提供高效的技术指导;而高校的人事、科研等相关档案涉及人员的隐私或尚不能公开的科研进展等,则对档案的保密性提出很高的要求,必须严格保证不会被泄露、篡改和剽窃等。

3.高校档案流动性大。高校档案中人事档案的对象主要为教师和学生,而学生相关的档案流动性大,档案随着学生的入学和毕业流动。此外,高校档案中部分研究成果(如毕业论文等)有一定的保密期,在此期间,相关的研究小组可以继续深入研究、撰写专利或期刊论文等,需要严格的保密,但是过了保证期,则需要积极的共享,这部分档案信息从保密性向共享性流动。鉴于高校档案流动性大的特点,高校档案管理体系建立时需要有全局的思维,做好相关的顶层设计。

三、高校数字化档案体系建设中的分级管理思路

针对高校档案管理存在的典型问题和高校档案管理的特殊性,笔者提出分级管理思路,分级管理思路是对档案通过共享性、保密性、价值鉴定为维度的基础上对档案进行分级,对不同层级的档案配套以相适应存储方式、人员、管理制度的一种管理思路。

1.根据分级选择合适的存储方式。分级存储是为解决大容量数据的科学管理和高效使用而提供的技术措施和有效手段。结合笔者提出的分级方式,档案分级存储的需求来源于两个方面,首先是档案自身特性,主要区分共享性和保密性,共享性的档案访问频率高,该类型的档案只有通过共享利用才能更好地体现价值,如图书、文献、学术成果等;而保密性资料重在保存的安全性,访问频率低,若全部采用同样的存储方式,运行成本高,而且效率将会变慢,并且安全性难以保障。其次是随着数字化档案的增加,储存容量变大,提高了设备扩容、备份等的成本,这就需要根据系统中档案数据的访问频度来考虑档案数据的合理组织与有序管理,采取分级存储方案来提高系统的运行效率。陈永生等提到可根据档案数据的访问频率和非修改性来区分为三个级别,如经常访问、正在被处理的数据存放于在线存储设备中,称之为一级存储,通常采用高性能的磁盘、磁盘阵列、网络存储器等设备;将固定内容的、不经常访问的数据则存放于近线存储设备中,称之为二级存储,通常采用性能相对较弱且存储容量很大的存储设备,如EMC的Centera产品就提供了很好的二级存储解决方案;将长期不使用的固定内容数据存放于离线存储设备中, 称之为三级存储, 通常采用光盘、磁盘等设备[3]33。通过分级储存的方式,共享性文件可以重点考虑标准化,提高访问的效率及不同学校及社会主体之间的共享性,而保密性档案通过分级存储则可以在不提高营运成本的基础上实现良好的保密性,同时可以根据档案的价值,在备份等方面实现存储的差异化。

2.根据分级配套适当的管理制度。学校的档案涉及正在进行的科研工作,教师和学生的一些机密资料,档案管理人员应该加强档案价值鉴定,并且应该清楚相关档案的保密级别和保密期限,防止档案信息的泄露造成学校的重大损失,根据档案的价值和保密性建立适当的管理制度,在不浪费资源的前提下,更好地做好档案的管理工作。数字化档案有其特殊性,除了做好防火墙等网络安全防护外,还需要建立和完善内部的管理制度和监督制度,预防档案被轻易地修改和剽窃。首先建立和完善档案的阅览制度、复制制度等,根据人员的不同划分不同的范围,避免保密级别高的档案被随便地阅读;其次建立完善的审查制度,对存在问题的档案要及时处理,并在登记簿上登记说明。此外还要做好档案的解密工作,对于达到保密期限的档案,如毕业论文等,要及时解密,以促进档案的共享和利用,同时促进学生档案流动的便利性[4]。

3.优化档案管理人员结构。数字化档案体系的建设对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要求有档案管理的意识和经验,还要求具有一定的经济、信息技术等知识的复合型人才,但是人才的引进和培训等需要极大的投入,可根据分级管理的思想通过优化人员结构,在管理费用相对低的前提下有序地完成数字化档案体系的建设。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。其中高级档案人员除了较强的业务水平外,还需要有较深的理论造诣,较好的现代管理理念,需要完成对档案的价值鉴定、分级和本校档案管理的规划及与其他学校的协同方案设计等。而档案管理专业人员则需要通过培训熟练掌握现代化的管理操作,以完成相应的档案管理任务为目标,档案管理辅助人员是服务于档案管理的人员,主要包括提供行政支持或监督工作的人员,可以没有很强的业务能力,但是要有良好的服务意识[2]105。通过优化人员结构,保证档案管理的顺利开展,同时还要加强继续教育,通过全方位的培训,提高档案管理人员的知识结构、管理技能、管理意识等,实现档案管理工作的可持续发展。

数字化档案体系建设是高校档案管理的必然趋势,针对高校档案管理的特殊性,希望通过分级管理思路,更好地整合现有资源,可以提高档案管理的效率,克服目前档案管理中存在的典型问题,并促进数字化档案体系建设的健康发展。

摘要：数字化档案体系建设是高校档案管理的必然趋势,本文通过对高校数字化档案体系建设中存在的一些典型问题进行分析,针对高校档案管理的特殊性提出分级管理的思路,以期为高校数字化档案体系建设提供一个新的视角。

关键词：分级管理,数字化,标准化,共享性,安全性

参考文献

[1]数字档案馆建设指南.国家档案局,2010.

[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸,2010(5).

[3]陈永生.基于分级存储的数字化档案利用模式研究[J].档案管理研究,2006(5).

档案数字化体系建设 篇3

【关键词】档案馆；数字化管理体系；建设

科学技术的快速法展，原有的档案管理体系和管理模式实现了质的飞跃与发展，与当前的档案管理工作需要难以满足。档案馆的管理工作开始由传统的档案管理发展为计算机管理，实现科学的管理模式。现代化的多媒体以及网络技术在档案管理体系中已经得到了普遍的应用，形成现代化的管理体系，也就是数字化管理体系。

一、数字化档案管理体系分析

数字化档案管理体系是将档案信息综合管理系统与网络信息系统的相结合，档案信息综合管理系统的组成部分主要有数字化的处理、档案信息管理以及信息服务和数据库管理子系统。而网络信息共享系统是信息发布和Web管理子系统构成。数字化档案管理体系是以信息技术作为前提和基础，档案信息是其核心的内容，利用高效、先进的模式，实现档案信息资源管理系统的多层次建设。

二、档案馆数字化管理体系建设的原因

科学技术的发展与进步要求档案信息数字化、网络化，建立数字化的档案管理体系能够使用户在任何时间地点都能够进入到档案管理系统，对自己需要的档案信息进行查询，不会受到时空的限制，数字化档案管理体系的建设也能够促进管理效率的提升。计算机的利用与发展使档案馆的档案管理实现了新的发展，数字化的技术手段使档案管理更加快捷、高效，保证档案的科学有效管理和运用。市场经济快速发展，档案的查询人员逐渐增多，作为档案馆，如果只是利用计算机类的储存与查找模式，与当前的管理是无法适应的，也不能满足档案利用者的实际需要。当前很多配套的设备仪器已经投入到档案馆的档案管理工作中，使工作效率得到大幅度的提升，使档案馆的负担减轻，实现数字化档案管理资源的有效共享与利用。因此应努力建设自动化的系统，实现数字化的档案管理体系建设。根据档案部门自身需要，使用计算机管理档案，形成了数字化的信息。利用计算机技术能够对数据进行科学的扫描与录入，使档案信息数据实现数字化的转变。很多档案部门已经建立了自己的网络，比将其与相同机构和网络有效连接，能够为档案管理提供良好的发展空间，人们在家里就可以了解和查询国内外的信息，实现资源有效共享。

三、档案馆数字化管理体系建设的有效策略

（一）完善领导管理，建立领导机制

数字化档案管理体系中，领导干部需要明确自身的职责，实现系統性的素质管理。对于档案管理工作需要做好规范化的管理与指导，建立完善的具有可操作性的档案管理制度，实现综合性的档案数字化管理，建立数字化的档案管理网络，形成系统，每一环都紧密相扣，使组织领导机制能够得到全面的提升与优化。

（二）对数字化档案管理人才进行培训

当前档案数字化快速发展，档案管理人员要努力强化自身的业务素质以及能力，做好教育培训工作，坚持与时俱进，对档案知识进行更新，促进档案管理数字化能力的全面提升。在教育培训方式上，档案管理指导部门需要根据不同的对象进行科学的划分，实现因材施教，满足不同对象的不同需要，形成独特的教育培训机制。定期组织档案馆的档案管理人员进行档案管理教育培训，建立数字化的档案培训班，使档案管理人员的业务素质能力得到全面提升，更好的满足档案馆档案数字化管理的实际需要。

（三）建立完善的数字化档案管理保障机制

要实现数字化档案管理体系建设，需要有完善的保障机制，努力提高数字化档案管理人员以及档案管理队伍的素质水平，加大资金投入，更好的为档案管理提供服务。各级领导应积极支持数字化档案管理工作的开展，做好宣传教育工作，使档案管理人员的知识得以更新，进一步充实档案管理服务的力量，努力实现档案馆档案管理数字化的建设。

（四）做好数字化档案的安全管理工作

在档案馆的档案管理工作中，需要注重其安全性，有效地防止病毒，避免恶意攻击，能够有效地解决信息的储存以及传输问题，保证档案系统的安全，做好数据的备份工作。在防止病毒方面，要根据档案馆的实际情况，将防毒软件安装在互联网网站、工作站上，做好多层次的防御。最主要的就是需要努力提高档案管理人员的安全防御意识。对于恶意的攻击，可以设置防火墙和安全岛。防火墙技术使用比较普遍，也不会给档案馆造成较大的经济负担。安全岛其实安全性更强，但是价格比较高，如果档案馆的资金充足可以使用这种方法。在信息传输和储存上，可以通过加密的方式进行，当前使用最好的一种加密体制就是公钥基础设施，在数字化档案馆的信息数据储存以及传输中，对于安全性问题就可以使用这种技术，保证系统的安全性，能够有效地防御问题。操作系统的安全可以通过身份的认证进行实现，能够有效的防治安全。对于数据的备份以及恢复，任何安全措施都无法保证档案馆工作万无一失，在数字化管理系统中，黑客病毒等会导致资料的丢失、被盗，数字档案管理体系的建设与恢复可以通过静态备份和同步备份的方式进行，避免出现信息丢失，影响工作的顺利开展。

四、结束语

当今社会，计算机信息技术以及网络技术快速发展，人们已经进入到了信息化的时代，数字化档案信息资源已经逐渐融入到社会生产生活的各个方面。档案馆是城市规划发展的重要依据，实现数字化的管理体系建设能够使档案信息数据的管理与使用更加便利、高效，为各项工作的开展提供科学的依据，为人们提供便利优质的服务。

参考文献

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志，2014，No.31603：121-122.

作者简介

档案数字化体系建设 篇4

3.1完善基础设施，构建数字化管理系�y

基建档案数字化建设的推进，关键在于完善硬软件设施，这直接关系到建设的实际成效。一是要重视数字化建设工作，强化组织领导，为工作的全面开展提供有力保障。二是建立完善的数字化信息系统，为数字化建设的推进，搭建良好的系统平台。以“数据中心”为核心，建立完善的数字化管理系统，为档案查询、储存及传输，提供有效保障。这在大程度的提高了基建档案管理效率，也便于基建档案的应用。三是加大资金投入，为数字化建设提供相应的资金保障。特别是在数字化管理系统的构建中，要提供完备的网络、系统及硬件配置，以确保数字化建设的有效开展。因此，高校基建档案数字化建设的推进，应完善现有硬软件设施，为数字化管理系统的实现创造条件。

3.2构建完善的安全系统，保障基建档案安全

数字化建设所面临的突出问题之一，就是系统安全问题。对于高校基建档案管理而言，数字化的推进应解决日益严峻的网络安全问题。为此，要在数字化建设的同时，开展网络安全系统构建，为数字化管理系统的稳定运行，提供安全保障。如，建立安全防护体系，强化防火墙、身份验证等技术的应用，提高数字化的网络安全。提高管理人员的安全意识，能够规范操作，强化安全防护，定期做好系统升级及漏洞修补等工作，确保数字化的网络安全。有效解决软件不兼容、技术不统一等问题，提高系统之间的数据共享水平，为数据信息的有效传输，以及安全存储，提供良好的环境条件。要对系统进行日常维护，特别是对于重要存储空间，要设立安全密码，并不定期的进行病毒查杀，有效防治病毒的入侵，对数字化环境造成安全威胁。

3.3加快人才队伍建设，提高人员综合素质

高素质的人才队伍，是推进档案管理数字化的重要基础。因此，高校基建档案数字化建设，应着力加快人才队伍建设，不断提高人员综合素质，以更好的满足实际需求。首先，基建档案管理人员应具备良好的综合素质，能够在工作中更好地胜任工作职责，确保各项工作的有效落实。其次，提高思想认识，端正工作态度，能够在工作中规范操作，规避安全危险，提高系统运行安全保障。再次，数字化建设对网络信息科技人才有更高要求，这就强调数字化建设应着力于人才引进，为数字化建设提供有力支撑。并切实做好教育培训工作，提高网络操作、系统运行维护等工作能力，确保基建档案信息系统的稳定运行。

总而言之，面对新的管理环境，高校应扎实推进基建档案数字化建设，为基建档案管理工作优化环境，提高管理效率。高校依托数字校园建设，开展基建档案数字化工程，具有资源条件优势，但总体建设成效欠缺，其中存在诸多的不足与问题。新时期高校基建档案数字化建设，应优化建设环境、提供有力保障。尤其要完善硬软件基础设施，提高数字化水平，构建具有自身特色的数字化管理系统；建立完善的安全系统，保障基建档案安全，为数字化建设提供良好的安全环境；加快人才队伍建设，提高人员综合素质，为数字化建设提供技术支持。

参考文献：

[1]夏明辉.新时期高校档案数字化建设的探讨[J].青年时代，（2）：255-256.

[2]李佳欣.高校基建档案数字化建设探析[J].黑龙江档案，（3）：96.

[3]刘溪.数字化背景下的高校基建档案建设探析[J].商，（28）：278.

[4]孙宝辉.高校基建档案数字化建设浅谈[J].中国科技财富，（17）：336.

[5]李媛媛.新形势下高校档案数字化建设的对策研究[J].课程教育研究：学法教法研究，（27）：65.

高校数字档案馆建设探讨论文 篇5

论文关键词：数字档案馆 信息安全 档案人才 档案意识

在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利.}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。

1 数字化档案馆的概念

“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体;狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。

数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

2 数字档案馆在高校的发展现状

目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了著成效。上海交通大学存初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在数字档案馆建设和应.}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。

上海交通大学数字档案馆系统运.多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台.通过档案站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。

目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6.0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在推行办公自动化,开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。

综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法;二是介各个学校的基本状况;三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。

3 高校建设数字档案馆的必要性

(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。

(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足.很多有价值的档案不能及时归档，在个人手巾积压、滞留。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。同有的陋习只有通过一些现代化手段才有可能彻底革除，通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之巾，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

(3)人们利用信息资源的数量增加、内容广泛，需要利朋数字档案馆来满足要求。当前.存互联网被广泛利刚的情况下，人们利川档案资源需要突破时间和空间的限制，按照己的需要寻求同类信息的组合。档案现代化管理的最终目的是实现档案信息收集、整理和开发利川的数字化，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求。

4 高校数字档案馆建设面临的主要问题

数字档案馆尚属于新兴事物，存其建设过程巾面临着许多问题。目前，高校数字档案馆建设巾面临的问题可分为两大类，即非技术层面的问题和技术层面的问题。

4.1非技术层面的问题

4.1.1基础理论薄弱

现阶段高校对于新型档案的存档意识还比较溥弱，数字档案馆的理论体系还没有形成。国内学者对高校数字档案馆的研究理论空洞，大多数文章在内容上交叉重复，没有新意，具体实施方案和有实践价值的文章很少。 4.1.2专业人才缺乏

高校数字档案馆提供的是一个全新的丁作环境，要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。此，高校数字档案馆的作人员需要进行擘门的培训，他们必须能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必须掌握基本的计箅机知识和网络技能。目前，高校巾这种拿业人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设巾面临的重大问题。

4.1.3高校档案信息化中的法律问题

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作巾还存存诸多的法律问题。

4.2技术层面的问题

4.2.1多媒体问题

高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

4.2.2网络问题

通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利川不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，朋户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.2.3标准问题

标准的制定在数字梢案馆的建设过程巾至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的`著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

4.2.4安全问题

档案局惩防体系建设方案 篇6

一、明确任务，落实责任

201x年是推进惩防体系建设“五年规划”的重要之年，我单位要认真落实惩防体系建设协办职责，切实按照《县201x年度惩治和预防腐败体系建设工作任务台帐》要求的`内容，针对涉及本部门的年度具体任务，逐项逐条分别制定工作措施和任务分解详细台帐，进一步明确完成时限落实相关责任人及工作进展情况要求。落实督促检查、考核考评办法、资料归卷管理等推动工作的保障措施。

二、完善措施，着力推进惩防体系建设工作机制建设

我局、办要积极配合并与惩防体系建设各牵头单位的密切联系，加强沟通与合作联系，自觉承担惩防体系建设工作职责和任务。切实把推进惩防体系建设工作纳入单位党风廉政建设责任制的重要内容，单位“一把手”自觉履行党风廉政建设“一岗双责”，把惩防体系建设工作与业务工作同安排、同部署、同落实、同检查、同考核。

三、不断深化惩防体系建设工作成效，巩固工作成果

浅谈数字化档案管理体系建立 篇7

一、数字化档案管理体系概述

数字化档案管理体系是由档案信息综合管理系统和网络信息共享系统两大部分组成。其中档案信息综合管理系统是由数字化处理子系统、档案信息管理子系统、信息服务子系统以及数据库管理子系统组成;网络信息共享系统则是由信息发布子系统和Web管理子系统组成。整体来说, 数字化档案管理体系是由现代信息技术为基础, 以档案信息为核心内容, 依靠先进, 高效, 便捷的开发模式, 面向多层次, 多用户的标准、安全、有序的分布式档案信息资源管理系统。

二、建立数字化档案管理体系的动因

(一) 是顺应电子管理现代化和档案管理信息化的需要。

档案信息数字化, 网络化是科技时代的要求。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间, 任何地点进入档案管理系统, 查询自己需要的档案信息, 不受时间和空间的限制。数字化档案管理体系可以提高档案的注意力和管理效率。计算机的利用可以使档案管理工作进入一个崭新的管理环境, 处于良性循环体系之中。并且数字化管理的运用还可以使档案管理业务更加方便高效快捷, 档案能够及时地归档, 迅速地得到整理, 更快地提供运用, 还能够准确地反映档案当前的情况。

(二) 是实现资源共享和改进档案工作的途径。

近些年来, 随着经济市场的不断发展, 查询档案的人越来越多, 对于档案馆来说, 单凭计算机类的存储和查找的原始管理模式, 已不适应现代化管理的步伐, 更不能满足档案利用者的需求。据了解, 交通部门的一些直属机构已经将各种配套的设备仪器投入使用, 将各种资料广泛地进行扫描录入, 大大地提高了工作的效率, 减少了档案馆工作的负担, 也更好地为利用者提供了方便。数字化档案管理体系可以使资源得到充分的共享。因此, 各单位建立办公自动化系统, 建立信息一体化的数字化档案信息管理体系是当务之急。

(三) 计算机的普遍应用是实现数字化档案管理的必然结果。

档案部门出于自身管理的需要而大量地使用计算机管理档案, 形成了一系列的数字化信息。计算机管理可以将大量的数据进行扫描录入, 将其他形式向数字化形式转变。许多档案部门建立起自己的网络, 并将其与同机构其他网络和国际互联网相联接, 为档案管理体系提供了更为广阔的空间, 人们可以不出门就查询国内的或国际的信息, 进行交流等, 充分地实现了资源的充分共享。

三、数字化档案管理体系建设的若干问题及建议

我国由于起步较晚, 数字化档案管理体系仍然处于初级阶段, 在利用的过程中出现了这样那样的一些问题, 而发现问题和解决问题是我们当下努力的重点所在。

(一) 数字化档案管理体系建设的若干问题。

1.缺乏有效的领导。在科技飞速发展的今天, 虽然数字化档案管理体系的重要性已经为我们所认可, 但是我们在数字化管理方面仍然处于起步阶段, 大部分内容仍然处于摸索之中。我们虽然对数字化档案管理体系已经普遍地认可, 但是对于其中的专业性知识并没有完全地认知。对于数字化档案管理体系缺乏系统的领导, 没有建立起科学规范的数字化档案管理工作系统。2.数字化人才的缺失。数字化档案管理体系的建立需要大量的数字化管理专业人才, 而在起步阶段的数字化档案管理体系的数字化专门人才更是少之又少。现阶段, 在数字化档案管理工作中, 人才总量不足, 结构不合理的现象比较突出, 特别是高层次, 高领域, 高技能的创新复合型人才比较短缺, 培养和吸纳数字化管理人才的能力又比较薄弱, 这些都成为制约现代数字化档案管理体系有效性的关键因素。3.数字化硬件设备投入较少, 软件功能混乱。在科技飞速发展的今天, 计算机的更新换代是频繁的。而档案馆的计算机往往跟不上时代的步伐和现代档案形势的发展变化, 不能适应数字化档案管理体系的需求。影响了档案管理工作的全面开展。再加上有些档案管理软件功能单一, 参差不齐, 跟不上时代发展的需求, 自动化水平低下一直困扰着数字化档案馆的进一步拓展。4.数字化网络安全性能低。计算机网络应用是数字化档案管理体系不可或缺的一项主题, 有网络的地方, 就存在网络安全这一不可回避的问题。现在的网络中存在较多的安全隐患, 易导致档案管理体系不能正常运行, 甚至网络瘫痪。随着科技的不断发展, 各种病毒等也变得高级和复杂, 类型多样, 层出不穷, 对网络安全的威胁很大, 很多网络系统都受到了攻击, 造成了损失。因此, 数字化网络安全问题是需要解决的一项重要难题。数字化网络安全应该从网络安全, 信息安全以及管理安全三方面来考虑。

(二) 数字化档案管理体系建设的几点建议。

档案数字化体系建设 篇8

关键词：数字档案馆；档案信息服务质量；层次分析法

中图分类号：G275文献标志码：A 文章编号：1002—2589（2009）07—0120—03

一、层次分析法及其步骤简介

层次分析法（AnalyticHierarchyProcess,简称AHP），是美国匹兹堡大学教授T．L.Satty于20世纪70年代中期提出的。它是系统工程中对非定量的事件作定量分析的一种简便方法，是对人们的主观判断作客观描述的一种有效办法。

应用层次分析法确定事物评价指标权重的一般步骤为：首先建立递阶层次结构；然后构造判断矩阵；再计算矩阵的特征向量以确定各要素的相对重要性即层次单排序并进行一致性检验；最后计算各层次元素相对总目标的权重即层次总排序并进行一致性检验。

二、层次分析法在数字档案馆档案信息服务质量评价体系建构中的应用

（一）建立递阶层次结构。递阶层次结构是将一个复杂问题分解为目标、准则、方案等元素，按照属性不同将这些元素分组形成互不相交的层次，上一层次的元素对下一层次的全部或某些元素起支配作用（或包含关系），层次自上而下具有逐层支配关系的一种层次结构。其中，最高层表示所要解决的问题；中间层一般是准则层和子准则层；最低层为方案层。

数字档案馆的档案信息服务属于社会服务的范畴。国际标准化组织ISO1994年版的ISO9004-2《质量管理与质量体系要素》中总结了影响服务质量的六个方面：功能性、经济性、安全性、时间性、舒适性、文明性。结合数字档案馆工作的实际，选取数字档案馆档案信息服务基础条件、数字档案馆档案信息资源建设情况、数字档案馆档案信息服务过程、数字档案馆档案信息服务效果作为准则层构建递阶层次结构。

（二）构造判断矩阵并确定层次单排序

1.构造判断矩阵。判断矩阵表示针对上一层某因素而言，本层次与之相关的各因素之间的相对重要性。若A层中的因素Ak与下一层中的因素U1,U2,…,Un有联系，则通过两两比较构造的判断矩阵如下：

表中，Uij表示相对于Ak而言Ui对Uj的相对重要性数值，（j=1，2，3...,N）,Uij的取值依表2进行。

2.层次单排序及其一致性检验。层次单排序即根据判断矩阵计算某层次因素相对于上一层次某一因素的相对重要性权值。层次单排序实际上是计算该层次因素对应的判断矩阵的特征根和特征向量的问题，即对判断矩阵A计算 AW=λmaxW的特征根和特征向量。λmax为A的最大特征根，W为对于应于λmax的正规化特征向量，W的分向量Wi即为相应因素单排序的权值。

对于判断矩阵而言，当判断偏离一致性过大时，排序权向计算结果作为评价依据将有失偏颇，因此需进行一致性检验，即计算一致性比率CR。

CR=

其中：CR为判断矩阵的随机一致性比率；

CI为判断矩阵的一致性指标，且：

CI=

RI为判断矩阵的平均随机一致性指标，其取值见表3。

当CR=0时，判断矩阵具有完全一致性，当CR＜0.1时，判断矩阵具有满意一致性，当CR≥0.1时，判断矩阵具有非满意一致性，应予以调整，直到具有满意的一致性为止。

对于具体指标间的两两比较，一般可以通过调查访谈法，专家咨询法等进行。根据各因素的重要性比较构造矩阵并经过计算，得如下结果：

判断矩阵A-B（相对于数字档案馆档案信息服务质量而言各准则层的重要性比较）

λmax=4.1892 CI=0.0631 RI=0.9 CR=0.0701<0.1

判断矩阵B1-C1（相对于数字档案馆档案信息服务基础条件而言各指标的重要性比较）

λmax=3.0537 CI=0.0269 RI=0.58 CR=0.0463<0.1

判断矩阵B2-C2（相对于数字档案馆档案信息资源建设情况而言各指标的重要性比较）

λmax=3.0093 CI=0.0046 RI=0.58 CR=0.0080<0.1

判断矩阵B3-C3（相对于数字档案馆档案信息服务过程而言各指标的重要性比较）

λmax=4.1714 CI=0.0571 RI=0.9 CR=0.0635<0.1

判断矩阵B4-C4（相对于数字档案馆档案信息服务效果而言各指标的重要性比较）

λmax=3.0182 CI=0.0091 RI=0.58 CR=0.0156<0.1

以上结果均通过一致性检验。

(三)层次总排序及其一致性检验。层次总排序可归结为计算各层次元素对总目标的合成权重的问题。合成权重的计算要自上而下，将单准则下的权重进行合成运算并进行总的判断一致性检验。其具体过程为：若上一层次A包含的n个元素A1，A2，...，An其层次总排序（第二层其层次总排序权值就是总目标下的层次单排序）权值分别为a1，a2，...，an；下一层次B包含m个元素：B1，B2，...，Bm，它们相对于元素Aj的层次排序权值分别为b1j，b2j，...，bmj（当Bk与Aj无联系时，bkj=0），则元素bi相对于总目标的合成权重为aj·bmj。

一致性检验公式为：CR==

当CR＜0.1时，层次总排序具有满意的一致性。

根据该原理，计算得数字档案馆档案信息服务质量体系层次总排序结果如下：

一致性检验：

CI==aj·CIj=0.0667×0.0269+0.1242×0.0046+0.5465×

0.0571+0.2626×0.0091=0.0360

RI==aj·RIj=0.0667×0.58+0.1242×0.58+0.5465×0.9+

0.2626×0.58=0.7549

CR==0.0514<0.1,具有满意的一致性。

三、结论

传统的评价多采用定性的方法，难免产生主观性过大的弊端。运用层次分析法确定数字档案馆档案信息服务评价体系，将主观判断与客观数学运算巧妙的融合，实现定性评价与定量评价的良好结合，是确定数字档案馆档案信息服务质量评价体系的科学方法。

注释：

①荩垆.实用模糊数学[M].北京：科学技术文献出版社,1989.

②杨嫚.利用层次分析法建构档案信息服务质量评价体系[J].情报杂志,2005（11）.

参考文献:

[1]孙建军，成颖，邵佳宏，徐美凤.定量分析的方法[M].南京：南京大学出版社，2002.

[2]许树柏.层次分析法原理:使用决策法[M].天津:天津大学出版社,1988.

[3]潘连根.数字档案馆的定义与特征---数字档案馆研究之三[J].浙江档案,2004，（4）.

Construction of the file information service quality evaluation system of the

digital archives according to the layer analytical method

HU Xiao-qing

(zhongshan profession technology college,Guangdong Zhongshan 528404)

Abstract: The scientific evaluation system is the premise of the digital archives fileinformation servicequality evaluation carrys outsmoothly.Layer analytical method hashed up to provide for accurate certain evaluation index sign and powers valid tool.The article usagelayer analysis method made sure the evaluation index sign system of the digital archives fileinformation service quality, lay the foundation for the file information the service quality that the reasonable evaluates the digital archives.

档案数字化体系建设 篇9

［ 作者：丁转贴自：本站原创点击数：235文章录入：admin ］

为适应网络、通讯和多媒体技术迅猛发展的新世纪信息化建设需要，目前各地档案馆都在积极引用计算机技术和网络技术开发档案信息资源，进行档案信息化建设。档案信息化和网络化已成为档案工作必然的发展方向。

而档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

一、档案数字信息资源建设的主要内容及信息获取方式：

档案数字信息资源建设主要指馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，它的主要形式有馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。其信息资源的获取渠道与方式主要有：

1、现有馆藏各种传统介质档案的数字化。主要是通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将馆藏纸质、声像、缩微胶片等各种传统介质档案通过计算机著录、扫描仪扫描或数码相机拍摄等方式进行数字化处理，并将数字信息整合到相应的档案信息数据库中，实现数字化档案资源在网上的发布和传递。

2、收集和接收应归档的各种形式的电子文件及其元数据。主要有两种移交接收形式，一种是网络在线移交接收，即将需移交的电子文件通过网络直接传输到档案馆，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆；另一种是介质移交接收，即将电子文件存储在一定的介质上，再移交给档案馆。

3、采集有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容，它可以通过网络在线采集网上现有的各种信息资源库，也可以根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。

4、下载互联网上其他具有档案价值的信息。互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是档案馆数字信息资源建设采集的对象。例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等，将有档案价值的网络信息下载到本地，经过整理、组织、加工可成为本地的现实资源。

二、档案数字信息资源建设应注意的几个问题

1、档案数字信息资源建设应切合实际，科学规划

近年来随着国民经济的发展进步，档案部门也正逐步改变过去那种封闭、落后的状态，然而，地区差别、行业差别乃至上级领导重视程度的差异，使得不同档案馆在资源、条件与基础等方面仍然存在着较大差异。而档案数字信息资源建设又是一项需要运用各种先进技术、投资多、开发周期长的系统工程。如果脱离实际盲目跟风、追多求全，不仅容易造成极大的浪费，还有可能产生事倍功半的效果。因此，在规划档案数字信息资源的建设时应首先进行全面的调研，如：档案馆和文件生成部门的现代化管理水平、计算机及网络普及程度、办公自动化状况、资金与设备条件，归档人员及档案工作者的业务素质与技术水准，新进档案及馆藏档案概况、特点等等。在广泛调查、系统分析、深入研究的基础上，结合自身实际、社会需求、本地区或本单位的需要，按“统筹规划、分步实施、突出重点、资源共享”的原则进行档案信息资源建设的规划和部署，并注意将分步实施和远期规划有机地结合起来。有条件的，可将重点放在中、长远规划上，以尽量减少重复投资所造成的浪费；而条件差点的档案馆，可按轻重缓急采取分步进行、逐步完善的办法，并按规划有计划有步骤的实施和检查各阶段的建设目标，争取以最小投入获得最大收益。

2、馆藏档案数字化要注重实效，要在鉴定的基础上优化选择

馆藏档案数字化是档案数字信息资源建设的一个重要组成部分，也是影响档案资源信息化和档案信息开发、利用的重要因素。仅就信息资源建设来讲，将馆藏档案全部进行数字化，对馆藏信息资源的丰富性和完整性无疑是有益的，但对目前大多数在资金、人力、技术、设备等资源都还相对薄弱、匮乏的档案部门来说，这将会大大增加档案馆的经济负担。因此，馆藏档案数字化要注重实效，要在鉴定的基础上优化选择。

一是分析馆藏，根据本馆实际馆藏情况确定数字化目标，鉴定出需要优先数字化的档案。如：以提高利用效率为目的，应以利用者需求为中心，总结、分析和研究信息时代个人、本单位及社会各界不同利用者利用档案的心理和需求，预测利用重点，从而选择出利用频率较高、用户需求量较大的档案优先数字化。这样不仅能提高利用效率，同时也可减少或避免对档案原件利用频繁所造成的磨损和破坏。如果以保护档案原件为主要目的，应首先保证那些存储载体易损或不稳定的档案原件以及稀有、珍贵的历史档案原件优先进行数字化，使其成为数字化的多媒体文件，以实现在计算机上检索、浏览和利用档案。这样就可以避免或大大减少对档案原件的使用，从而达到减少磨损、保护档案原件以及抢救档案信息内容、避免信息进一步丢失的目的。

二是分析数字化技术的难易程度，遵循先易后难的原则。由于馆藏数字化技术对不同物理形式的档案原件，其信息转换技术的要求和支持程度有所不同。因此，有些档案可能会因目前技术条件的制约难以进行数字化，或虽可进行数字化但无法达到满意的数字化效果。因此，数字化时应分析其数字化技术的难易程度，对那些目前技术上较难处理或处理效果达不到要求，或虽能达到要求，但相应付出的成本太高的档案，可暂缓进行数字化，因为数字技术的发展很快，待技术的发展能较容易的解决问题时，那时再做数字化可能较之现在会收到事半功倍的效果。

第三、由于档案绝大多数都是“孤本”，因此应分析馆藏资源，挖掘本馆精华，选择本馆独有的、具有资源优势的专题和项目，打造品牌特色，开发、建设特色数字化档案信息资源系统，实现网上各档案馆档案信息资源优势互补和馆际资源共享，从而避免重复建设，保证馆藏数字化建设的效益。

第四，档案作为原始的历史记录，是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的各种原始记录，记载着许多重要的秘密。档案信息数字化后，一般都会在网上传播利用，因此，涉密档案信息的安全与保密问题也是档案信息数字化时应重视和关注的问题。

3、电子文件的收集刻不容缓

办公自动化的开展，产生了大量的电子文件，电子文件是档案数字资源的重要来源和组成部分，然而目前电子文件的收集归档仍是制约档案数字信息资源建设的瓶颈，各单位的电子文件大部分还处于无序状态，而电子文件信息与载体的可分离性、信息易更改、安全性差的特点，决定了电子文件如果不及时做好收集、积累和归档工作，随着时间的推移，将会有越来越多的电子文件散落、丢失，同时文件的原始性、真实性和完整性也难以保证。因此，电子文件的收集与归档刻不容缓。

首先充分研究电子文件的形成规律，加快制订电子文件的管理标准。由于电子文件在记录方式、载体形式等方面与纸质文件不同，使得电子档案在管理内容、管理方式和方法上也与传统档案有所区别。因此，必须根据电子文件的特点和特性，加快制定相应的收集、鉴定、登记、归档、安全等管理标准，为电子文件的标准化、规范化管理提供依据和保障。

其次、努力争取领导支持，主动介入本系统、本单位办公自动化建设，争取把电子文件归档与管理功能设置作为单位审批办公自动化项目的内容之一，通过技术支持与制度建设，建立起完善的电子文件归档机制。积极研究开发并推广应用文档一体化的电子档案管理系统，做好与本单位办公自动化及各类数据库系统的有效衔接。依托数据交换平台，多层面、多门类采集需要长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子信息。

第三、做好各类现行电子文件的收集积累工作。对于必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种现行电子文件，无论是文本、图形、表格文件，还是影像、声音、多媒体等文件；也无论是草稿性或辅助性文件，还是在网上呈批后成为定稿的或正式的电子文件，只要有保存价值，就应及时归档。避免一方面是已生成的电子文件无法归档而流失，另一方面日后档案馆再花费大量的人力物力去重新扫描、著录等重复劳动，更重要的是防止有些信息（如有重要修改过程的草稿性文件等）一旦被覆盖就难以再恢复，从而造成不可挽回的损失。同时还应注意电子文件的相关背景信息及动态电子文件信息的收集积累，以保证电子文件的真实性、完整性和有效性。

4、做好网络信息的采集积累

因特网是一个包含众多信息格式、众多信息内容的信息混合体，是一个极具价值的信息源。与有着信息质量控制机制的传统信息发布和传播模式相比，自由、开放的因特网为用户提供了更为方便、更加快捷和更为广泛的信息获取渠道。因此，下载网络上有价值的信息也是获取数字信息资源的重要渠道。但是网站成千上万，网络信息浩如烟海，不可能也做不到全部都进行搜索和采集。而且，网络的自由与自发特性，使得网络信息的发布缺乏质量控制机制，虽有一些单位、机构落实专人进行控制，但大多数信息发布随意，从而导致网上信息来源复杂，信息资源良莠不齐，信息的真实性、可靠性得不到完全保证。

因此，网络信息的搜索和采集必须注意要有所选择，一是要把关注的重点放在那些能长期提供信息、而信息内容范围又较为稳定并能经常进行更新、维护的固定性网站，如政府机构、企事业单位、学术团体、网络公司等机构网站。相对于那些提供信息内容范围经常会发生变化或产生信息的随意性很大或随时都可能会消失的网站，如一些个人网站或正在试运行的网站等非固定性网站。这些出自机构的固定信息源，其信息的真实性与可靠性相对较高，信息的内容范围也比较稳定，因此更符合信息资源建设的标准和要求。

为了保证网络系统检索的速度与稳定性，网络系统中的信息需要定期删除，一般来说，因特网上网页的平均寿命只有几十天，一旦网页更新，以前的资料将逐次消失，失去的信息将难以恢复。网上信息这种易逝性的特点，大大增加了网络信息资源收集、积累的难度。因此，为了确保有保存价值的信息资源的安全，应有目的、有计划地进行搜集和保存相关的信息资料，如新闻报道、行业信息、统计数据等，及时将其中有档案价值的信息下载到本地，经过整理、组织，收入馆藏，从而确保信息资源的安全。

另外，网络信息资源的使用权与所有权问题也是网络信息资源采集时应特别注意的。关于如何利用网上数字信息资源方面，当前法律方面还无明确规定，所以对本单位以外的网站信息进行下载、归档时，有可能涉及到版权问题时，应尽量与网站所有单位协商，从而避免可能产生的侵权和纠纷。

参考文献：

[1]、《档案信息化建设讲座》深圳档案局网站

[2]、刘 轩：《 档案数字化的策略分析及系统构建》《 北京档案》2004年第 12期

[3]、徐义全 电子文件系列讲座《电子文件的收集积累》《北京档案》2001年第1.期

[4]、夏晓慧/窦红梅《关于数字信息资源的另一面》