学生档案数字化利用

学生档案数字化利用（精选9篇）

学生档案数字化利用 篇1

档案是人类文明的载体和结晶及社会活动的记录与物证。高校档案是教师在教学、科研和管理中形成的有保存价值和凭证作用的文字、图片及音像资料等历史记录, 它见证了学校的成长和发展, 也在源源不断地为学校的各种实践活动提供服务。收集档案、整理档案、保管档案和利用档案, 推动社会的进步和发展, 是我们的崇高义务和共同责任, 我们正处在向信息化迈进的时代, 各级档案机构都开始了档案数字化工作, 借助于信息技术的力量, 让馆 (室) 藏档案能够得到更好的存储和利用。

以前学院只有纳入质量管理体系的科研档案和部分教学档案, 现在由教学档案、科研档案、固定资产项目档案、文书档案、照片档案、音像档案、实物档案等组成。当时的档案管理系统是由Fox Pro开发的一个比较小的软件系统, 只能在一台微机上录入、查找, 只有纸质档案。随着学院的发展壮大, 教学评估和项目验收对档案提出了更细更高的要求, 领导对档案也越来越重视。后来, 档案室根据自身档案的特点定制了电子档案信息管理系统, 加强了档案管理软件应用系统的建设, 为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造了条件。系统分为两部分, 一个是档案管理系统, 一个是档案检索系统。配备了扫描仪, 可实现多页快速扫描、无边界扫描。新增了电脑和专用服务器, 服务器放在另一个大楼的机房, 不但运行环境好, 而且实现了异地备份, 可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。这样, 一个档案的归档、利用服务工作系统就形成了。

一、档案管理系统

档案管理系统是管理档案的信息系统, 用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。档案管理软件是一个以信息资源共享为出发点, 依据档案工作的管理模式、要求和方法进行设计开发的典型信息管理系统。涉及到档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保护、利用、鉴定、销毁和统计等全过程, 能够全方位、全过程地对数字化档案进行管理。档案管理软件系统一般分为单机版和网络版, 单机版管理系统只适合在一台计算机上录入、查阅, 而网络版的功能则强大很多, 其设计一般是浏览器/服务器 (B/S) 结构, 只要安装一台档案服务器, 其他部门和个人都可以根据权限设定浏览、著录、上传、查询档案信息。档案检索系统基于信息量巨大的档案数据库, 对特定的利用者而言, 就如同在互联网上通过搜索引擎查找信息一样, 从而实现档案信息的共享。当然, 由于档案的特殊性, 档案管理系统只能在内网上运行, 内网微机上安装了安全保密系统, 秘密级以上的档案只能授权在专用的场所查阅。

二、档案的数字化过程

目前, 因我国电子文件保管水平不高, 且在现代技术条件下仍有一些文件必须以纸质介质存在, 才能承认其凭证和法律效力, 文件的耐久性保存问题也未得到解决, 所以档案大都实行“双套制”管理, 即同一份文件同时保存纸质文件和电子文件。尽管纸质文件与电子文件在原始性与凭证性方面不完全等同, 因为是异质备份, 可靠性大为提高。

档案数字化是一个系统工程, 在软硬件兼备的情况下要严把质量关。在建数据库的过程中, 无论是案卷目录还是卷内目录, 数据著录的条目要标准化、规范化和格式化。著录质量决定着整个档案检索系统的质量。电子文件要扫描或转换为PDF格式文件, 文件名与卷内目录的档案号一致, 便于电子文件的上传和管理。

纸质档案数字化制作方式一般有两种:一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描后再由字符识别软件 (OCR) 识别, 形成文本文件;另一种是将档案原文的每一页看成一张图片, 扫描后在Adobe Acrobat中合并成PDF文件。第一种方式占据空间小, 但工作量大, 差错率高, 也容易失真, 尤其是图片、图纸, 不可能重新制图, 投入高, 收效低。第二种方式实现容易, 档案工作人员稍加培训即可以操作, 而且保持了原件的原貌。工作可以定量化, 差错率相对较低, 即便出现了错扫、漏扫, 检查时也容易发现, 扫描后插入即可。下面重点介绍一下第二种方式。

首先, 根据《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T31-2005) 、《档案整理著录规范》, 对档案数字化流程进行固定, 确定每一步该做什么和怎么做, 实现档案数字化工作的协调、规范, 避免随意和偷工减料。纸质档案数字化的基本环节包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接等。将档案室的永久保存的科研档案、部分教学档案、文书档案、获奖证书、专利证书、软件著作权证书进行扫描。对于红头文件、盖章页、签字页及各类证书, 必须进行彩色扫描。在档案数字化的过程中, 为了提高档案的扫描效率和保证扫描图像的质量, 需要把一卷卷档案内的文件拆分, 一张张扫描, 扫描完毕后重新用线绳装订, 在此过程中要做好原件的保管工作, 必须保证档案原件的完整和安全。档案原件的完整, 是指出库卷的数量、卷内文件的数量、每份文件的页数等无差错, 并且无破损、无恶意篡改。要做好对档案扫描时参数优化设置, 在确保图像能够清晰完整地反映档案原貌的前提下, 图像文件所占的存储空间也要大小适中。对于扫描时出现黑点、黑边的页面, 有专业的计算机软件可以修改。检查有无错扫、漏扫, 有无页面歪斜、字迹模糊, 发现情况要调整纸张或参数进行补扫。纸质档案目录数据库中每一份文件, 都有一个与之相对应的唯一档号, 以该档号命名扫描后的电子文件, 电子文件可以逐个挂接, 也可批量挂接。确保数字化档案的数据安全, 一方面禁止任何人私自拷贝档案信息, 另一方面要在技术层面上采取措施保证数字档案的安全, 如信息加密技术和身份认证技术等。

近年来, 学院各单位在提交纸质文件的同时, 自己产生的文件必须提交电子版文件, 这样变成PDF文件后, 只需扫描盖章页、签字页进行替换, 上传即可。

三、档案的利用服务

学院先后通过质量管理体系认证, 获得军用软件研制能力等级证书、装备承制单位注册证书。这些资质的认证和年度检查考核, 所需资料基本由档案室整理提供。科研档案的收集、归档按照学院的质量管理体系文件进行, 教学档案按照《中国人民解放军院校教学档案管理暂行规定》执行。教学评估、检查, 科研项目的审核、鉴定, 学院固定资产的验收、基建项目档案的验收等所需资料大都由档案室整理提供。从财务审计到档案验收, 再到项目总验收, 档案室全程参与并提供所需资料档案。为学科评估、教学检查、重点项目申报、创新团队评估、科研报奖、院史馆展览、项目年度检查和教师职称评定提供支撑材料。

有了数字化档案, 档案管理模式也发生了改变, 从以档案实体保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 提高了工作效率, 降低了档案利用成本。纸质文件不用被频繁借出扫描、复印, 既保护了原件, 又减少了资源的浪费。当然, 电子文件的转出也要经过领导的审批, 档案部门的内部局域网与一切外网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输的安全。近几年, 工信部项目检查、验收不再提交纸质版, 只需提交一套完整的电子版文件, 我们只扫描签字页、盖章页替换即可。多年来, 学院发展越来越快, 取得的成绩也越来越令人振奋, 在科学研究、队伍建设、人才培养、学科建设等方面均得到了很大的提升, 自主创新跃上了新台阶, “天河”计算机多次在世界TOP500排行榜中夺魁。作为科技攻关国家队, 学院为推动我国计算机事业的发展, 为国防和国民经济现代化建设, 为增强综合国力做出了重要贡献。

作为档案管理人员, 需要提高自身的业务素质, 掌握数据库管理的新技能, 加强档案业务基础知识的学习, 参加档案业务培训, 与时俱进, 积极介入到教学和科研一线, 及时收集资料归档并数字化, 为师生提供个性化服务, 提高服务价值。现在各部门来档案室借阅档案, 首先问有无电子版, 并且很愿意把资料交档案室保存, 这样, 既丰富了室藏档案, 又服务了广大师生, 作为档案管理人员, 从中感受到了幸福和欣慰, 让我们期待学院档案事业更加美好的明天。

摘要：随着社会信息化的进一步发展, 高校的档案馆 (室) 需要为广大师生提供更多、更快捷的教学、科研、管理、对外交流、人才培养等方面的档案资源。本文结合纸质档案的数字化、电子文件的归档以及服务利用, 对充分开发利用高校档案的优势资源进行了有益的探讨。

关键词：档案管理系统,纸质档案数字化,利用服务

参考文献

[1]纸质档案数字化技术规范 (DA/T 31-2005) [S].国家档案局发布.

[2]梁建梅.网络版档案管理软件运行安全策略探析[J].档案时空, 2014, (2) .

[3]张正强.电子文件管理[M].北京:解放军出版社, 2004.

[4]薛匡勇.档案利用服务[M].北京:解放军出版社, 2004.

[5]党景丽.数字化档案的管理的思考[J].甘肃科技, 2011, (11) .

学生档案数字化利用 篇2

关键词数字档案馆档案利用信息安全

中图分类号:TP393.08文献标识码:A

1 数字档案馆档案在利用的过程中出现的信息安全问题

在我国,据公安部的资料利用计算机网络进行的各类违法行为在中国以每年30%的速度递增,黑客的攻击方法近千种,公安部官员估计目前已发现的黑客攻击案约占总数的15%,多数事件由于没有造成严重危害或商家不愿透露而未被曝光。网络信息的安全问题已成为21世纪的世界性问题。因此,在档案信息数字化的今天,信息安全问题也成为了人们讨论的焦点。

2 数字档案馆档案在利用的过程中信息安全问题的根源

2.1人为因素

人为因素是指由于人的行为而导致档案信息的真实性和完整性遭到破环,从而威胁数字化档案的信息安全。分为两大类:(1)无意的破坏。档案工作人员会由于自己无意识的行为造成数字化档案信息的泄漏。(2)恶意的攻击。恶意攻击是源于各种原因蓄意利用系统的漏洞或者恶意的病毒代码来获得某些数字档案信息以达到某种利益或者目的。

2.2非人为因素

非人为因素是指非人为造成的数字档案信息的损坏或者破坏,从而使数字档案的信息安全受到威胁。比如地震等自然灾害和突如其来的设备故障等。

2.3技术方面的因素

2.3.1从操作系统发展角度看:

(1)多用户操作系统的主要目标是为用户提供基于主机的多用户分时管理、计费、资源共享,系统安全技术特别是安全内核技术并没有得到充分的考虑;(2)网络在基于团体间相互信任原则的基础上进行互联,重点在于资源共享的快速灵活,安全问题几乎没有考虑;(3)各种大型计算机和服务器是以系统管理员为核心的管理体制,形成了一个巨大的安全隐患,一旦他人窃取到系统管理员身份后,后果不堪设想;(4)单用户操作系统在设计中,重点在于个人事务处理,没有考虑任何安全性的要求。

2.3.2从网络协议设计的角度来看

利用TCP/IP技术开发的形形色色的服务软件,使得通信和信息共享极为方便。但是互联网技术最初是由美国军方在内部环境中开发出来的,在框架体系上基本未考虑网络环境的不可信任问题。

2.3.3从软件设计技术的角度来看

由于软件设计理论的发展、软件开发行业特点、软件测试技术所限,因而出现了一些重要软件厂商频频发布补丁程序来应急弥补漏洞的现象。

2.3.4信息系统规划与建设的根源

大多数信息系统在规划和建设中,对其中的安全隐患重视不够。就信息系统安全而言,缺乏整体安全的框架方面的考虑,并且对信息流的管理也缺乏正常的秩序作为基础。

2.4 管理方面的根源

信息安全有一句至理名言就是“七分管理,三分技术”,大部分原因是出在管理上。

(1)缺乏严格的管理制度

数字档案馆要建立健全管理制度和法律法规的配套制定。

(2)缺乏必要的网络安全技术

有资料报道,目前数字档案馆中很多人包括系统使用者,甚至系统管理员,安全意识薄弱。

(3)领导缺乏对网络安全的重视度

有很多数字档案馆领导对网络安全的重视度不够,简单地认为系统是一定不会出现问题的,而忽略了安全保障的投资。

3 提高数字档案馆档案在利用过程中的信息安全的对策

3.1网络技术方面

3.1.1物理隔离

网络有内网和外网之分。接入外网的计算机与单位内网要实行严格的物理隔离,外网与内网在连接和系统配置管理方面要严格按照预先制定的管理制度执行。

3.1.2数据加密技术和身份认证技术

数据加密技术是实现数字档案信息保密性的一种主动的、开放性的防范手段。身份认证是为了防止非授权用户和有权用户在调用信息资源时的违规操作,它是网络安全中最重要的一道防线。

3.1.3防火墙和入侵检测技术

档案机房计算机上一定要安装防火墙和入侵检测系统。防火墙实际上是计算机硬件和软件的组合,保护私有网络资源免遭网络使用者的擅用或者入侵。入侵检测系统就好像网络上的巡逻队,发现问题及时报警及时采取措施。

3.1.4病毒防范技术

反病毒措施包括病毒的预防、病毒的检测和病毒的清除。目前国内的反病毒软件像瑞星、江民,国外软件如卡巴斯基、诺顿等都能够很好的运用到病毒防范上。

3.1.5档案信息备份

维护数字化档案信息安全还有一项必要的措施就是建立合理可靠的备份和恢复机制。美国的911事件凸显了信息备份的重要性。此次事件之后,各行业都提高了对信息备份的制度的重视。

3.1.6系统审计

系统审计是指记录用户使用计算机网络系统进行所有活动的过程,它是提供安全性的重要工具。

3.2人员管理方面

3.2.1第三方访问

外部第三方如档案查询人员、计算机系统服务人员进入组织内部访问时必须遵守一定的规定,违反规定的人员一定要严惩。

3.2.2优化档案管理人员的结构组成

优化档案管理人员的结构也是提高数字化档案信息安全的必要措施。档案管理人员的结构组成应该老、中、青年人按比例组合,以防止队伍年龄老化而跟无法适应时代技术的进步而使档案管理队伍失去稳定性。所以,要提高数字档案馆的数字档案的信息安全性必须招贤纳士,引进一批技术知识过硬的年轻人才,同时还要加强中、老年干部的管理力度。

3.2.3提高档案管理人员整体素质,做好突发事件的防范措施

档案工作人员要结合专业技术工作需要,增强依法治档的观念,提高保密意识。同时,加强全员网络安全知识的宣传教育,做到安全教育经常化,防护知识普及化。只有管理人员自觉遵守网络安全的各项规章制度,密切配合,形成合力,网络和信息安全才能有保障。同时要做好对自然灾害、人为因素等突发事件的应急措施。

3.3建立健全各种规章制度

3.3.1加强数字化档案馆的的管理制度

数字档案馆只有制定合理的管理措施和规范,才能真正的保护数字信息的安全。比如对档案管理人员的考核制度、对数字化档案的机密分类、机房的出入控制等,此外还要制定严格的操作规程,根据职责分离和多人负责的原则,各负其责,不能超越自己的管辖范围,权责明确,且要严格遵守操作的规程和程序。

3.3.2创建良好的载体保护环境

数字档案的存储载体包括磁盘、光盘、磁带等。这些载体的存储信息的能力随着时间的进展而下降。其中磁带至多20年,光盘也只有30年左右。所以在这种情况下,我们更要注重这些载体的制作材料,伪劣材料制成的信息载体对档案的传输、保存和利用的危害十分严重。因此要不断完善市场规范,严厉打击贩卖劣质光盘、软盘、磁盘的厂商,为数字化档案载体提供一个良好的市场环境。

学生档案数字化利用 篇3

一、城市建设档案数字化管理的利用

(一) 馆藏城市建设档案数字化。在城市建设档案工作中利用数字化管理, 主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用, 协调处理传统纸质介质的档案资料, 将其转化成数字信息, 从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性, 工作效率大大提升, 这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。

(二) 城市建设档案管理现代化。城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能, 还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能, 这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。

(三) 档案资源的利用共享化。当下, 城市建设的步伐越来越快, 各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式, 以实现资源共享, 数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地, 城市建设档案馆充分利用信息网络, 直接将资料信息传递给每一个用户, 从而实现城市建设档案资源的利用共享化, 完成城市建设档案为社会服务的根本目的。

二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障

(一) 建立集中的城市建设档案管理模式。我国档案管理主要有两种模式, 即分散制、集中制, 城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料, 而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理, 具体体现在两个方面:一方面, 对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面, 统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言, 城市建设档案集中管理模式的优势在于:对档案管理进行整体规划, 避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白, 能促进统一档案发展规划的形成, 同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。

城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别, 还需要数字信息技术的支持, 更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下, 城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施, 且能构建统一的档案信息资源利用平台, 以顺利开展城市建设档案服务工作。

(二) 档案馆领导要给予足够的重视, 并提供支持。城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作, 不管是部门协调、人员组织, 还是业务推广、资金保障等, 我们要想做好档案工作及档案的数字化管理, 得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看, 我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此, 档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程, 如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题, 为工作人员配备一定数量的短期外协工, 专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作, 确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。

(三) 建立健全实现数字化管理的组织网络。城市建设档案的根本目的在于提供利用, 为城市规划、建设及发展服务。在城市建设档案的数字化管理时代里, 档案的形态及管理方式均发生了重大改变, 致使档案服务方式也发生了相应变化。在这样的情况下, 城市建设档案馆有必要成立城市建设档案数字化管理的工作小组、领导小组, 以建立健全组织网络, 做到层层分工落实, 确保档案数字化管理早日实现, 为服务奠定基础。如城市建设档案馆积极建设档案数字化管理体系, 由各部门主管共同组成专门的领导小组, 负责城市建设档案数字化管理的总体协调、安排及监督等工作;由档案馆全体工作人员及每一个部门的档案兼职人员共同组成专门的工作小组, 负责将各项档案数字化管理工作落到实处, 进一步明确每一个工作人员的任务和职责。

摘要：目前, 档案管理最大的发展趋势就是数字化管理, 这为城市建设档案管理提供了全新的发展方向。本文从城市建设档案数字化管理入手, 阐述城市建设档案数字化管理的利用, 提出实现城市建设档案数字化管理的组织保障。

关键词：城市建设档案,数字化管理,利用,组织保障

参考文献

[1]郎勇, 金雪.切实解决实际问题进一步推进城建档案管理——赴杭州、宁波、厦门考察学习情况介绍[J].城建档案, 2014 (02) :10-11.

学生档案数字化利用 篇4

关键词：数字档案检索；完整率；准确率

为了适应时代的发展，人们对档案检索的准确率提出了更高要求。现阶段，我国档案管理方式逐渐趋于数字化。这一技术的应用，增加了档案检索的完整率、准确率，避免出现档案漏检的现象。

一、实现数字档案检索存在的问题

实现数字化档案检索是时代发展的必然趋势。然而，在建设数字档案过程中仍然存在着很大的问题，影响数字化档案检索中的完整率和准确率。

（一）文件标题与内容不符。档案存储过程中，文件标题涵盖范围过于广泛，且出现文章内容与文章标题不符的现象。由于存储过程中，按照文章的标题进行分类存储，导致查档者在检索文件的标题处按照内容檢索时，出现无法检索出该文件的现象。（二）档案基础建设不完善。相关部门在进行档案存储时，一般根据项目数据特征进行存储。然而，项目中包含的文件内容非常繁杂。当查档者只提供所需档案的工程名称时，会检索出大量相似的文件信息，需要通过对这些文件中逐条查找获取有效信息。这一检索方式，不但降低了检索速度，而且检索文件的完整性和准确性也得不到保障。（三）文件标题录入不完整。各部门将档案材料收集完整后，进行文件名录入过程中，仅仅重视对文件正规标题的录入，忽视了文件相关附件，导致文件录入不全。同时，在录入过程中，提取文章内容相关的主题词也不够明确，极大的影响了档案存储的完整性和准确性。（四）文件字号差异。进行档案检索时，有些查档者仅仅提供文件的字号，进行检索时会获得标题相同的多分档。此时通过计算机进行字号检索，就增加了检索难度，甚至无法检索出该文件。导致这一问题出现的原因，主要是进行档案存储时，仅仅能输入文件的字号，忽视了转发字号的输入。

二、提高档案检索利用完整率、准确率的措施

（一）完善档案基础建设。进行档案录入之前，根据档案的内容，对档案进行明确分类，完善档案分类机制。例如：在对医学档案进行存储时，可根据相关规定，将档案分为不同的存储类目。第一类目按照档案的性质进行存储。第二类目可在第一类目的基础上进行详细分类。这种分类方式具有完整性、准确性的特征，有利于提高档案检索效率。（二）注意标题录入的完整性。相关部门在进行档案检索的过程中，不仅要录入文件标题，还要注意录入内容结果。即录入文章的标题之后，还要将档案正文的部分内容输入进去。这一方法可以有效的提高档案检索过程中的准确率。同时，不能单一进行文件名录入，还要将附件标题录入其中。如文件附件标题过长，也可对这些附件标题进行分条录入，来保证文件录取的完整性，提高文章检索准确率。（三）明确文件主题词。文件录入过程中，由于一些文件的标题和字号不明确，就需要通过提取文件内容的主题词，提高文件录入的完整性。例如：在文件录入过程中，涉及人员、职务、机构等等方面的内容时，要将这些内容全部录入，从而保证档案检索的准确率。再如录入《房屋承租合同》这类不明确的题目时，可将租赁单位与承租单位的名称都录入其中。通过主题提炼的鲜明化，可以反映文档的真实内容。（四）录入档案号。检索档案号是提高档案检索准确率和完整率的有效途径。因此，档案号的录入具有重要意义。档案录入人员可通过高校档案实体分类法作为录入依据。数字化信息录入的关键就是档案号的录入，档案号录入的准确度影响着档案检索的准确性和效率。因此，档案管理人员需以认真、谨慎的态度进行档案号地输入。要求从事档案录入人员具有良好的心态和工作态度，在录入完成之后，再对录入资料进行仔细地复查，减少出错率。（五）提高工作人员的技能。文件的录入质量与档案信息库的质量息息相关。因此，档案录入工作者必须以专业化的态度进行文件录入工作。由于档案检索正在向数字化发展，档案工作者还必须掌握一定计算机知识，研究如何实现档案管理和档案资源开发的数字化，将先进的技术手段，应用到档案处理工作中。同时，工作人员还应树立创新意识，勇于探索，满足档案不同存储方式的需求，完善档案管理机制，达到提高档案检索准确性的目的。

三、提高数字档案检索利用完整率和准确率的体会

第一，不同的单位在进行档案管理时存在着很大差异，需采用不同的方式将对档案进行分类管理。然而，一些档案管理软件不能满足档案管理的需要，阻碍了档案现代化进程。因此，不同单位的归档人员要根据档案具体分类，选择适合本单位实际发展所需要的计算机软件功能，实现档案的数字化管理。第二，传统档案存储的准确性是实现数字化存档的前提，为现代化档案建设奠定了基础。若以往进行档案存储存在着严重的问题，导致现代化档案建设机制造成严重的困扰。因此，专职档案员以专业的态度进行档案归类、录入，并对已录入的档案进行严格的查对，保持档案检索的准确性，实现档案管理方式由传统方式向现代化方式的顺利转型。第三，档案具有私密性的特征，必须通过设置档案检索权限，达到保证档案保密性的目的。档案的安全问题是进行档案管理的重要条件之一，相关部门必须严格设置，来保证档案使用过程中的安全。数字化技术运用于档案管理后，提高的档案完整率、准确率，提高了档案检索的效率。第四，由专人负责档案信息安全，保护其数据免受病毒侵害，降低档案信息泄露的机率。通过设置档案检索密码，进行权限设置，仅限于单位人员可进行检索，保证档案安全。

四、结束语

随着数字化技术在档案检索中的应用，不仅完善了档案信息录入机制，还提高了档案检索的完整性、准确性。然而，由于数字化检索扩大档案的检索范围，导致档案的安全问题也面临着严峻考验。因此，相关部门在完善档案信息管理机制时，应注意采取不同手段，对档案进行管理，达到档案检索中保护信息安全的目的。

参考文献：

[1]王进庆.徐静.提高数字档案检索利用完整率和准确率的几点体会[J].山东档案，2011（5）.

[2]徐静.提高数字档案检索利用完整率和准确率的实践与体会[J].山东档案，2011（3）.

学生档案数字化利用 篇5

一、档案数字化建设的内容与特点

1. 档案数字化的基本内容。

档案数字化的内容可以分为两个不同的层次:目录数字化和全文数字化, 目录数字化就是通过规范档案的著录标引, 科学制定目录数据库结构。而全文数字化则是把档案全文储为图像文件或者是经OCR (光学字符技术) 识别后来存储。档案数字化工作的基本内容包括以下几个环节: (1) 档案资源数字化整理。就是通过数字技术把纸质的档案信息以数字化方式存储, 形成较为规范的电子文件, 进而实现办公的自动化; (2) 构建档案数字化信息资源数据库。这一工作就是对档案数据进行存储和处理, 建立文件管理系统, 其中也包括档案信息软件的维护与升级; (3) 建设数字化档案信息网络。这一过程是把档案信息上传到互联网络, 实现档案信息的网络资源共享, 用户可以在一个较为开放的网络当中对国内外的档案资源进行检索。

2. 档案数字化建设的特点。

档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录, 其特点主要表现在以下几个方面: (1) 信息的非人工识读性。也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录, 并通过计算机软件的程序解码, 并回复到初始状态, 才能识读; (2) 系统依赖性。档案数字化管理需要借助计算机软件系统, 在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下, 则需要进行系统调配, 这样才能保证档案信息的可读性; (3) 信息的易变性。当新的计算机系统和程序不能解开代码, 则原有的信息容易被删除, 这也是档案信息管理过程中不可避免的; (4) 档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性。

二、档案数字化建设存在的问题

1. 档案数字化建设的法律问题。

(1) 法律效力问题。

电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件, 而电子文件本身具有可分离性和易变性, 特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等, 这些不安全因素往往会造成档案失真。所以, 电子档案就难免会出现“信任危机”, 这样档案本身也就失去了数字化的真实意义, 制定相应的法律条款, 以保障档案数字化的可操作性。

(2) 档案数字化权问题。

档案数字化是借助现代信息技术手段, 将纸质文件和声像文件转换为电子档案, 并通过网络传输以达到档案信息资源共享。但是, 在档案数字化建设的过程中难免会忽视数字化权问题, 也就是说档案数字化权归谁所有。因为在档案数字化建设的过程中, 既要接受电子文件归档, 还要实现传统档案介质的数字化, 这难免会出现档案数字化的“权利许可问题”, 也就是说, 档案数字化本身要获得作者的同意, 保障作者的著作权不被侵犯。

(3) 档案数字化网络传输权问题。

档案数字化是指将文字、图像等数字化以后, 通过网络或者局域网的形式传递给观众, 这样他们可以在自选的时间和空间范围内接触数字化作品, 它在一定程度上超越了时空的限制, 这样传输权的归属问题也是档案数字化建设不可或缺的重要组成部分。随着数字化技术的不断发展, 在网络中的档案数字化信息可以自由地传递给观众, 也可以自由地对档案数字化信息进行复制、上传和下载, 这也是造成网上侵权问题的主要原因, 因此, 对档案数字化信息的保护问题就变得更加复杂和尖锐。这就需要借助法律的途径对档案数字化信息著作权的所有权进行明晰的划分, 没有经过著作人的同意不能随意地在网络当中进行传输, 否则, 将会造成网络档案数字化信息的“爆炸”。

(4) 档案数字化建设的保密与隐私权问题。

由于档案数字化信息在网络当中的透明化, 个人的数字化资料也是公开的, 这样对个人档案数字化信息的保密与隐私权问题便日益凸显出来。档案数字化信息的内容主要包括:个人的音像材料、照片、信函、出生年月、籍贯、健康状况、经济状况、活动状况、诉讼材料、调查统计材料等。档案本身不同于其他数字化文献资料, 要根据不同密级的数字化档案信息材料合理地来加以公开, 如果没有经过所有权人的同意, 则档案信息是要进行保密的。另外, 由于档案数字化信息在网络传输的过程中也常常会受到病毒的侵染, 黑客攻击等等问题, 侵犯隐私权问题通过相关的立法来加以解决也是档案数字化建设必须思考的重大问题。

2. 档案数字化信息的安全问题。

档案数字化建设过程中信息安全问题不容回避, 这一问题在发展的过程中也变得日益突出, 由于网络中充满了不安全因素, 这样档案信息的真实和完整性就将受到严重威胁。另外, 随着现代信息技术的快速发展, 对于网络中读出的数字化档案信息就受到较大程度的威胁和挑战, 这也是档案数字化信息在网络长期存储的关键。威胁档案数字化信息安全的因素主要包括以下几个方面。

(1) 技术因素。

技术因素对档案信息化安全的影响主要是由于数字化技术本身的局限性, 造成档案数字信息的真实性受到影响。当前档案数字化信息技术主要是通过图像保存———光学识别———文本存储的方式。但是, 如今对于档案文本信息录入方式效率低、成本高, 文本的识别率低, 有时会出现数据丢失。由于计算机技术尚处于不断发展和完善的过程中, 网络安全技术尚未成熟, 加之数字化信息资源的共享性, 很多信息被盗用和篡改, 电磁泄漏尚难避免也是计算机系统的一大隐患。另外, 网络软件本身就存在漏洞, 这些漏洞也成为黑客攻击的目标之一, 从而为网络非法入侵提供了通道。

(2) 人为因素。

人为因素对档案数字化信息安全的影响主要表现为档案信息被增删或更改, 结果造成档案信息的失真。其中人为因素造成档案数字化信息失真的原因主要有两个方面:蓄意破坏和个人疏忽。破坏的目的在于通过改变档案数字化信息, 或者是覆盖他人或自己的文件, 以达到某种利益的要求;由于现代计算机病毒的多样性、潜在性和破坏性, 任何档案数字化建设的工作环节或层次上都可能会被攻击。

(3) 管理因素。

档案数字化管理是保障档案信息安全的主要手段, 而任何一个工作环节出现问题, 都可能会引发管理风险。比如:管理人员泄漏内部档案数字化网络结构, 有意透露其用户及口令, 盗取他人涉密信息, 这些都是档案数字化信息安全的不安全因素。

三、档案数字化建设的发展对策

1. 加强管理, 保障电子档案的真实与完整。

针对档案数字化建设中的问题, 需要从管理的角度出发, 保障电子档案元数据的真实与完整至关重要, 这也是维持法律效力的根本。因为, 档案数字化以后可能会被随时改变载体, 可以通过电子签名的方式来签发处理, 也可以对每个电子档案信息实时登记, 以密码形式存储, 以印证该电子档案的法律效力。

2. 加强立法, 确认电子档案的法律效力。

针对档案数字化建设过程中的法律风险, 最直接的解决办法就是档案数字化法律风险问题, 制定相关的法律、法规, 以确保档案数字化建设的法律效率, 这也是档案数字化建设的必然趋势, 除了运用严格技术管理以外, 还有合理运用国家法律法规, 从而为档案数字化发展提供生存空间。

3. 做好档案所有权和档案著作权的确认工作。

在档案数字化建设过程中, 既要考虑档案的所有权, 还要认清档案的著作权。因为, 所有权与著作权是两个不同的概念, 拥有著作权而不一定具有所有权, 档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。因为, 档案馆通过购买个人或集体的作品档案, 成为所有权方, 并对这类档案进行数字化, 这一过程往往是通过支付一定的报酬或奖励证书等方式, 这样档案作品才不至于被侵权。另外, 档案所有权的转让也可以通过捐赠、寄存的形式来把所有权转让给档案馆, 否则, 也造成侵权行为。

档案数字化建设作为一项复杂的系统工程, 需要结合当前档案数字化建设中存在的诸多问题, 本文认为档案数字化建设还需要从以下几个角度来展开:首先, 要处理好数字化档案信息的利用与保密的关系, 要加强技术防范和法律保护;其次, 采用信息加密技术, 数字签名技术, 防火墙技术, 操作系统安全内核技术, 入侵检测技术和长期可存取技术等, 不断提供档案数字化建设的安全性技术保障;第三, 加强数字化档案的宏观管理, 从人员安全管理制度, 文档管理制度, 系统运行环境安全管理制度, 不断建立健全管理制度体系, 进而推进档案数字化建设不断趋于完善。

摘要：通过文献资料法、逻辑分析法、专家访谈法阐述了档案数字化建设的内容与特点, 并从法律、信息安全两个维度对我国当前档案数字化建设中存在的问题进行较为细致的论证。

关键词：档案,数字化,法律,信息安全

参考文献

[1]吴绪成.馆藏档案数字化实践中的几个问题[J].湖北档案, 2007 (8) .

[2]李福君.档案数字化扫描中的问题与对策[J].北京档案, 2007 (2) .

[3]鄢淇.馆藏档案数字化建设的思考[J].机电兵船档案, 2008 (2) .

数字档案信息资源的开发利用 篇6

一、数字档案信息资源开发利用的内涵

数字档案信息资源的开发利用是在对数字档案信息研究的基础上,按一定的需求或主题将数字档案承载的相关信息集中、加工成各种形式的数字档案信息产品,有效地向社会各方面提供优化、系统的数字档案信息的一项档案业务环节。

一是信息的线索与途径,形成数字档案信息检索体系,尽快引导利用者对馆(室)藏数字档案信息认识、了解、熟悉,使数字档案信息迅速而广泛地得到利用。二是以协助利用者利用数字档案信息为目的的开发利用工作,即由数字档案存贮部门根据对社会需求的预测,对数字档案信息通过筛选、综合、归纳和提炼,进行若干次加工,加工成文化产品、科技产品,包括政治的、法律的、经济的等方面的知识信息产品,为社会各方面的利用个体或群体提供系统、优质的数字档案信息产品,以节省利用者查找、鉴别,数字档案信息的时间,最大限度地提高数字档案信息的利用效益。三是以参与利用者的信息研究为目的的数字档案信息的开发利用工作,即针对利用需求,同利用者根据共同研究开发利用数字档案信息,分析加工数字档案信息,提供数字档案信息的综合研究成果,为利用者的决策、科技攻关、市场谋划、经济统筹、指导生产提供第一信息支持、服务于利用对象,使数字档案信息的持有者既是提供者同时又是利用者。这三层的第一层是不可或缺的基础性开发利用工作要求,有很强的导向性,后两层是“活化”数字档案信息,向社会各方面提供实用而系统的信息产品,使数字档案信息由静态转变为动态信息,将电子档案信息潜在价值变为直接和现实的、社会的、经济的、生态的和技术的等效益。是档案开发利用由低到高渐进发展的过程,也是实现数字档案工作目标推动数字档案工作深入发展的动力,具有广阔的前景和拓展挖掘的潜力。

二、数字档案信息资源开发利用的现状

数字档案信息资源的开发利用从总体上看还处于刚刚起步阶段,尽管有纸质档案信息开发利用的理论与实践可以借鉴,但直接用于数字档案信息资源的开发利用的理论尚未形成。在有关数字档案的规章制度中,虽然也规定了要开发利用数字档案信息,但多为原则要求,对开发利用的形式、方法、成品的具体规定很少。有些数字档案管理者借鉴纸质档案信息开发利用中的经验,将纸质的文件目录等线索性检索工具存入计算机,并将数字档案信息按利用者所需,下载至光盘,提供给用户使用,虽不失为简单开发,但实为原件提供。要说钻研与数字档案信息开发利用相适应的业务,扩展计算机软件的开发利用功能,加工研制创新数字档案信息产品,系统规模而有针对性的地提供数字档案信息则处于摸索阶段。数字档案信息开发利用理论的滞后,规范制度的欠缺,形式途径的匮乏,方式方法的呆板,与目前先进的电子信息技术矛盾突出,如何改变这种状态,有效发挥数字档案信息功能,是我们面临的挑战。

三、实现数字档案信息资源开发利用的前提

既要方便查阅利用,又要保证安全,是数字档案信息资源开发利用的基本原则,要做到这一点,必须从两方面入手:

(一)建立数字档案数据库和数字档案管理系统。与传统纸质档案相比,数字档案的优势在于快速便捷地检索和利用。这靠人工是无法实现的,只有借助计算机等现代化设备和科学设计的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现。数据库至少应建立两个:档案目录数据库和档案文献数据库。这两个数据库相互联系互为一体,数字档案数据库其实只是档案的数据仓库,其管理调用离不开目录数据库。计算机系统通过检索目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码后,再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的档案文献原文。要实现数字档案管理现代化,这两个数据库应统筹规划、同时建设。

(二)建立新的“利用规则”。与纸质文件档案相比,数字档案利用中最突出的问题是信息安全。一方面,数字信息的易变性使利用活动中潜藏着对信息原始性的威胁;另一方面,随着网络的普及,电子文件的利用窗口将从档案阅览室分散到四面八方的计算机屏幕上,使以往许多行之有效的控制手段变得无能为力,所以必须重新思考,建立专门的数字档案利用制度。

1.建立多套备份制度。电子档案应制作三套,一套封存,一套提供利用,一套异地保存。封存的那套一般只用于与拷贝件的对照校验,不能对外提供利用,以保证电子文件的原始性。对外提供利用的电子文件应为只读件文件。

2.对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证技术等方法进行加密管理。档案工作人员无法面对身在各处的利用者,对其利用权限的管理只能靠计算机系统鉴别和控制。我们的计算机系统应尽可能地使用先进的技术加强对用户权限的管理,确保档案信息的安全。

3.采取相应的措施,保证提供利用时光盘不受损坏。提供利用时数字档案不可随意复制和传播,要规定严格的查阅程序,不得超越权限利用。注意保密档案不得上互联网络,只可在内部使用。

四、数字档案信息资源开发利用的要求

第一,数字档案信息资源开发利用工作,应以数字档案信息为开发主体,但同时也应吸收相关图书、资料、情报等方面的信息,及时补充有关信息,以保证数字档案信息产品的实用性、延续性和动态性。

第二,数字档案信息资源开发利用,应以加工、研究为基本手段,由现代化技术进行智能控制,加工与研究要互为作用、互为基础、相互促进。

第三,数字档案信息资源开发利用应主动满足社会各方面的需要,面向社会,服务领导决策,贴近群众生活,应用现代通信网络技术,向个体或群体提供信息支持。

第四,数字档案信息资源开发利用应以加工研制创新科技含量高的知识型电子档案信息产品为标志,通过智力生产,将电子档案信息加工研制为不同载体形式的档案信息成品。

第五,数字档案信息资源开发利用要坚持开放并兼顾保守国家机密和保护知识产权和个人隐私,加工研制的电子档案信息产品时,应将有关国家机密、知识产权或隐私部分的内容分离出去、避开或隐去,把可开放的数字档案信息资源加工成新的产品及时输向社会,发挥应有的作用。

五、数字档案信息资源开发利用方法

(一)汇编。根据选定的主题,直接对馆(室)藏范围的数字档案信息进行鉴定、筛选、组织,在忠于事实、保持原文原貌的前提下制成产品,如《劳动保障文件汇编》《职务任免文件汇编》。

(二)浓缩辑录。按某一需求选题,定向“浓缩”过滤相关的数字档案信息,组成的产品,是只针对某一定向选题的需要的辑录,择要下载,忠于原文中某个方面的本意。

(三)撰述。对数字档案信息研究的基础上,由数字档案信息开发人员根据选题需要,运用不同的表述形式重新撰写的具有一定创新性价值的产品。它脱离原文,忠于事实,但高于原文。如专题研究报告、学术评述、专业史料等。

(四)转化。一种是将不同载体的档案信息有选择地运用现代化技术设备转化为数字档案信息产品;一种是将研制的电子档案信息产品转化为其他载体;一种是对图书、史料等动态的信息收集,录入至数字档案信息产品,为我所用。

六、数字档案信息资源开发利用应注意的问题

第一,数字档案未经批准任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

第二,数字档案可在办公自动化系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限之内的数字档案,如需查阅超越权限的数字档案,需经有关部门同意,并遵守保密规定。

第三,已批准为“使用权限保护的”数字档案,要在目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。

第四,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。如上网传送,只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后,方能提供利用。

学生档案数字化利用 篇7

关键词：数字化,档案,非物质文化遗产

非物质文化遗产是人类在长期历史社会中形成的具有相对稳定形态的精神文化与技艺传统。近年来,在经济全球化的影响下,传统文化生态普遍恶化、民间艺术传承脉络脆弱、民间文化资源严重流失,非物质化遗产赖以生存的土壤正遭受越来越大的破坏,一些依靠口授心授传承的文化遗产正在逐渐消失,大量传统文化艺术已经消亡或濒临困境。在新的历史环境中我们必须运用新型的手段和方式来保护非物质文化遗产并使其传承下去,现代数字化档案管理中就有很多可以借鉴之处,本人结合自己的档案管理和非遗工作经验,谈谈如何利用数字化档案保护非物质文化遗产。

数字化档案以下现代的记录技术与新型载体,使其具有了特有的功能与特点,与传统保护非物质文化遗产的方法相比它能为我们提供很多方便。

1.直观性。非物质文化遗产与物质文化遗产最大的区别在于它要保护的是一件事物或事件形成的过程而不是具体物体。比如一个传统手工技艺项目是要将一件艺术品的制作过程进行保护传承;再如,一个宗教信仰类项目是要将整个宗教仪式的过程保留下来。传统的保护方式只有通过文字记录并不能直观地反映整个过程,而运用现代技术可以用数字声像设备将整个过程完整的记录下来,为后人的学习传承提供更直观的资料,可以使其更好的传承下去。

2.易保管。传统的档案是以纸质材料为主,辅助一些声像档案,如照片、磁带等。但是这些材料的保管条件比较苛刻,许多珍贵的非遗档案由于缺乏技术设备和合格的保管条件,正面临着日渐损毁的严峻局面。一些地方保存的珍稀剧种录像资料,已经成为无法播放的黑带,许多老艺人过世,多数剧目无法重新录制,如不尽快开展数字化抢救工作,过去花费巨资收集的珍贵档案资料将会消失。而数字化档案大大减轻了保管工作,以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲可以长期保存,因为他的信息是无触式的,不存在磨损,不会受到空气中的灰尘、水分及有害气体的影响。我们可以将过去的纸质材料、胶卷、磁带所记录的内容全部转换成电子文件保存于电脑硬盘或者光盘等存储介质中。这样可以把这些珍贵的材料以最保真的方法长期完整的保存下来。例如:早在1958年中国艺术研究院音乐研究所的研究员专程到无锡用钢丝录音机采录了华彦钧(瞎子阿炳)演奏的二胡曲目,但是阿炳于当年12月去世,当时采录的曲子就成为了千古绝音,如果对当时的录音保管不周,那么伟大艺术家的经典音乐就将失传,然而现在我们通过电脑录音技术将当年的磁带转换成数字化信息变成电子文件,大家只要买一张CD,甚至从互联网上就可以下载到艺术家当年的经典音乐。由此我们可以看到数字化信息可以比传统方式更为安全和长久的保护非物质文化遗产。

3.易查询。电子档案与传统纸质档案相比,易查询的特点可谓特别突出。如果我们要查询一个内容用纸质档案去查如果对这些内容一点不了解,那就必须一点一点、一本一本的档案去查找,而运用数字技术,只需要在电脑上输入需要查找的名称,点两下鼠标就可以很方便、快捷地找到你所需要的东西。我们可以将收集到得非物质文化遗产资源信息分类输入电脑,建成较为完整的非物质文化遗产数据库,这样不论是对我们还是对我们的后代进行非物质文化遗产的保护都是一件功德无量的好事。

4.便于交流推广。我们在进行非物质文化遗产信息数字化的同时,可以利用数据库技术和虚拟现实技术将非物质文化遗产资源整合到网络这个虚拟但无比广阔的平台,这将对非物质文化遗产的保护起到重要而巨大的作用,人们可以通过网络欣赏到各种独具特色和风采的非物质文化遗产,同时能感受到本土文化、传统文化的精神气韵。早在1996年,美国加州大学伯克利建筑学院和VSMM国际学术机构联合建立了虚拟遗产网络(VHN),它在文化遗产数字化领域的贡献得到联合国教科文组织认可,承担了该组织多个重大项目。2006年6月9日,中国非物质文化遗产保护首个国家级门户网站“中国非物质文化遗产网”正式开通。作为我国首个非物质文化遗产领域的国家级专业网站,其较全面地涵盖了非物质文化领域的各个方面,全面展示了我国丰富的非物质文化遗产的档案资料,满足关注非物质文化遗产的不同人群。随着网站建设的不断深入,内容的不断丰富,我们也将逐渐建成展示我国丰富非物质文化遗产档案的网上数字博物馆。

利用数字化档案保护非物质文化遗产有许多优点,但是也有一定得局限性,下面提出几点需要注意的问题。

1.真实完整性。非物质文化遗产的保护最重要的是保证它的真实性。数字化档案却有易复制和易删改性的缺点,在电脑已经普及的今天,人们只要点一下鼠标就有可能改变一个非物质文化遗产的信息资料。当然对于非物质文化遗产保护的真实完整性除了在后期保管中要求工作人员有高度的敬业精神,防止篡改资料外,更重要的是采集建档时的真实性,不仅仅是保证对资料进行完整真实的记录,而且对于记录资料的环境也不能擅自更改。比如:有很多传统音乐是在特定场合特定地点来演奏(唱)的,它的音律只有在当时那种环境下才是完美的,如果我们把它搬进录音棚进行录音并加以后期制作,那样可能音乐会更好听了,但已经改变了它的真实性。这就要求我们要对采集到的资料真实、完整、全面的记录。

2.长期存取的问题。由于现代信息技术迅猛发展,数字档案的存储寿命大大超过了读写它的计算机软硬件的生命周期,若干年后,我们现在使用的设备可能已经完全被更新淘汰了,为了解决这些因硬件、软件过时导致的问题,我们必须对数字化档案长期存取所依赖的技术环境进行保护,这就需要建立一个庞大的软、硬件档案库。当然,市场化经济的今天,要求电脑开发商将过时的技术保存下来是不太可能实现的。所以我们必须建立统一的数字格式,这样,即便是设备更新后,我们也只需要保存一种技术,便可以查询。现在全国各地都在向非物质文化遗产的数字化保护方向发展,但是总体来说大多是零敲碎打,各自为政,不成气候,对本身工作的帮助也不大。这就需要我们通盘合作、整体规划、齐心协力。通过国家、政府的力量建立统一的数字格式,建立各级别的非物质文化遗产数字博物馆,以便于后人查询。日本最著名的数字博物馆计划就是由IBM东京研究所与一日本民族学博物馆合作的“全球数字博物馆计划”,主要是支持网络环境中数字典藏资料的检索。这使各个博物馆成为日本有形文化财产和无形文化财产保护、研究和教育的基地。

我国的非物质文化遗产数字化管理虽然起步较晚,与国外相比有一定的差距,但是我国地大物博,蕴藏着丰富的非物质文化遗产资源,并且已得到政府的大力重视,2005年国务院办公厅发布《关于加强我国非物质文化遗产保护工作的意见》中已经指出“要运用文字、录音、录像、数字化多媒体等手段,对保护对象进行真实、全面、系统的记录,建立档案和数据库。”只要我们共同协作,一起努力,并且不断地运用先进的数字化技术将非物质文化遗产进行保护、传承下去,我们的传统民族瑰宝一定会不断地发扬光大,跟上并超越世界潮流,傲立于世界民族之林。

参考文献

[1]赵春晖《浅谈当今档案数字化建设》黑龙江科技信息2007,⒇

[2]赵德美、吴兴菊《数字档案长期存取面临的问题及解决措施》机电兵船档案2009,[1]

学生档案数字化利用 篇8

一、数字档案数据的采集

(一) 宣传新闻类数据。宣传部设专人负责将网络、微博、微信公众平台等网络媒体中有关学院报道的数据下载到本地存档, 要求做到平时随时采集, 并于每年年终对本年数据文件以时间为单位进行统一整理, 通过硬盘存储的方式统一归档。

(二) 业务系统数据。学院综合档案室要求各单位兼职档案员, 在每年年终对所在单位的业务管理系统数据进行一次完整性采集备份, 包括依赖系统环境、软件平台版本等支持信息的元数据, 并通过刻录蓝光盘和硬盘拷贝的方式进行双套式归档保存。

(三) 视频监控系统数据。该系统数据由于实行24小时实时摄录, 容量巨大, 我们由学院保卫部门兼职档案员在日常工作中, 将涉及案件部分的数字数据信息与案件其他文件材料一起进行随时收集, 每年年终进行归档, 其余不作为归档数据。

(四) 学术报告厅视频摄录数据。学术报告厅是学院主要学术活动、重大会议等进行的主要场所, 配备有专用视频摄录设备系统, 为保证日后使用的质量, 各项活动均要求采用高码流、全高清的格式进行多角度全程摄录。为此, 学院综合档案室专门在学术报告厅配置高性能抗震型大容量移动硬盘, 由摄录人员将录制视频存入移动硬盘, 并对各视频数据的“时间-地点-人物-事件”等信息逐一进行详细记录, 并以“时间” (20160101) 为单位对摄录视频进行分类整理, 于每年年终进行归档。

(五) 学院重大活动的数字多媒体数据。随着学院的发展, 各种重大活动越来越多, 仅产生的多媒体数据量就以“T”的单位量逐年增长, 已非CD及DVD光盘等传统载体可以承载。我们通过统一采购大容量抗震型硬盘, 根据归档部门实际需求有针对性地进行配置, 并要求兼职档案人员对本单位重大活动数字多媒体数据进行及时采集和整理, 详细著录时间、地点、人物、事件等基本要素, 于每年年终将数据硬盘归档。

(六) 学院传统载体档案数字化数据。随着全省档案数字化的不断推进, 我们通过招投标的形式进行外包, 对传统载体档案进行集中式的数字化转化采集, 目前已完成80%的数字化档案数据的采集工作。

二、数字档案数据的存储

在当前全媒体时代, 随着数字化校园建设的推动, 学院每年所产生的数字信息的种类、数量以及容量与日俱增, 给产生的数字档案信息量带来了几何倍数的增长。如学院每年产生的各种重大活动的数字媒体数据 (包括视频、声音与图片等) , 还有不断建立和完善的各级网站、微博及微信平台等新媒体数据信息, 同时各职能部门为完善服务、拓展功能而建立的业务系统也产生很多数据。因此, 为应对迅猛增加的数据库容量的现实情况, 近年来, 学院综合档案室一方面通过配置具有RAID结构和容灾能力的磁盘阵列存储系统来实现高速稳定的在线存储。另一方面, 通过配置容量大、可靠性强、安全性高的移动硬盘存储设备和档案级蓝光光盘, 解决数字档案信息数据的脱机存储与备份问题, 较好地保证了档案信息的安全性、可靠性。

三、数字档案数据的利用工作

传统载体档案由于具有利用时空、利用主体的单一性局限, 给档案信息的利用工作带来了很大的不便。随着数字化校园的到来和数字媒体技术的引入, 我们依托局域网络平台, 通过网络管理数字档案信息, 搭建了用户与档案数据的沟通交互的桥梁;针对直接产生的及通过数字化技术转化而成的数字档案数据, 一方面通过著录目录形成详细检索信息, 以对应挂接的形式加载到网络化的档案管理系统中, 并赋予与各单位相匹配的有限访问权, 突破了档案利用时空和利用者数量的限制, 在保证信息安全的前提下, 实现了数字档案信息的有效、有限网络共享。另一方面, 我们对数字化档案信息进行二次识别, 将数字化图像转化为计算机可处理和分析的数据化信息, 依托多元化的检索信息, 极大地提高了检索、利用效率。通过对海量数字档案信息数据进行二次分析, 从中挖掘出对学院的建设与发展具有高贯穿性、高价值性和高利用率的信息, 实现数据利用从低层次的简单查询向从数据中挖掘知识转变, 可以为学院的发展、领导决策以及日常教学、科研及管理工作提供翔实且有价值的数据。

综上所述, 数字化校园建设开启了高校档案管理的一次重大转型, 成为数字档案管理工作创新的动力和源泉, 改变着人们对现代档案管理的理解, 同时档案数据也为我们提供了一种新的工作思维方式以及宏观、系统、跨界的工作视角。档案数据的核心价值, 从根本上来说, 还是基于数据本身, 数据的价值并不局限于特定用途, 更在于其价值体现的多元化。因此, 如何加强高校数字档案信息的采集、存储、利用等工作的创新, 实现档案数据的未来潜在价值显得尤为重要。

摘要：目前, 数字化校园建设是高校教学、管理、科研等工作信息化的最主要途径。在建设过程中, 以计算机、互联网等信息技术为核心的建设载体必然会产生大量类型丰富的数字档案信息数据。在此背景下, 作为高校档案管理部门, 如何转变观念, 运用信息技术, 实现档案信息数据的有效采集、存储和利用显得非常重要。

学生档案数字化利用 篇9

数字化档案开放利用过程中的个人信息权就是指信息主体对数字化形式存在于网络档案管理部门的信息具有支配、控制以及免受他人侵害的基本权利。个人信息权具有人身与财产的双重属性, 在实现主体信息的社会价值以及经济价值的过程中具有如下的权利:1.个体信息管理权利, 该权利是指信息主体能够对他人及其行为进行管理, 以确保个人信息得到控制。这种权利具体针对他人的行为, 主要表现为对信息要求告知、查询、更正、删除以及封锁等管理行为;2.个体信息的许可权利, 就是指信息主体可以许可或者直接授权给他人在对应的范围内采取一定的方式使用其个人信息的权利, 这是个体信息处理权的重要体现;3.个体信息的禁止权利, 该项权利的个体对他人在信息方面的行为进行禁止的权利, 主要是给他人的行为划定一个行为边界, 保证个体信息的安全。

二、数字化档案开放利用中涉及的个人信息权利法律保护问题

(一) 数字化档案开放利用中的主体识别问题

数字化档案与其他传统类型档案的一个重要区别在于其档案信息以及其所依赖的载体工具存在可分离性, 即数字化的档案信息相关内容能够采用数字处理方法从最初的载体中分离开来, 并通过后续的复制、修改、处理等方式载入到新的载体中。而在整个分离的过程中, 会有各种类型的档案管理者以及档案信息的利用者参与到其中来, 这些个体或者组织为了不同的目的对数字化的档案信息进行修改、整理、传播等, 使得档案信息被转载、复制、流转, 对其中涉及的个人信息权造成了危害。但是, 因为网络的开放性特点, 导致参与整个过程的主体数量多、权责不清晰, 难以对侵权主体进行识别。

(二) 数字化档案开放利用中的侵权行为隐蔽性

因为数字化档案的载体属于一种虚拟文件, 能够根据用户的实际需要进行自主定义、修改和传递, 同时在网络环境中可以实现自主的交换、传播。而在整个过程中都是信息设备通过对应的存储和表达形式, 采用信号转换等方式自动实现的, 操作人员并不能见到整个过程。所以, 数字化档案中的信息管理人员或者信息利用者对于其他个体、组织的非法收集、利用、传播和修改等行为往往难以进行防范。侵权行为的隐蔽性特点是导致信息主体不能知道自己何时被侵害、受到哪些类型的侵害, 更加不知道侵害的程度, 这对于数字化档案信息的管理极为不利。

(三) 数字化档案开放利用中侵权行为的责任认定复杂

网络使档案信息在搜集、整理、处理和传播过程中的速度得到了迅速提高, 但是因为网络环境存在着开放性大、自由度高的特点, 使得其运行环境较为脆弱、技术环节存在不稳定和不安全的问题, 导致数字化档案信息的利用过程中经常出现一些问题:因为档案管理人员的操作失误、病毒侵入、系统自身缺陷而导致档案信息被修改、丢失等;网站通过插件嵌入的方式搜集个人信息, 并用于非法传播和利用, 这些都造成了个人信息权利的侵犯。但是, 在侵犯责任认定过程中, 因为涉及到诸多的网络技术问题, 加之法律体系不够健全, 导致侵权责任的认定程序复杂。

三、数字化档案开放利用中个人信息权的法律保护机制

(一) 形成数字化档案开放利用中个人信息权利保护的基本原则

档案管理部门首先要制定一个适应当前数字化档案公开利用以及满足个体知情权的档案公开利用原则;其次, 还要制定档案开放利用过程中最大程度保护个体信息安全, 防止个人信息遭到非法侵害的信息安全保护机制。

在数字化档案的开放利用过程中, 最大的争议问题在于对个体信息权利的保护原则方面。在具体的设置过程中, 可以参考国外相关经验, 并结合我国互联网信息环境进行参考, 在数字化档案开放利用的个人信息权利保护原则中, 应该遵循如下基本要点:知情性原则、限制性原则、信息质量原则、信息安全原则、信息公开原则、信息保存时间原则等。

(二) 对数字化档案开放利用中信息侵权法律责任的认定

在数字化档案的开发利用过程中, 针对个人信息权利的侵害行为主要是档案的管理者或者是档案利用者采用了非法的手段进行信息档案的搜集、披露、传播以及利用等, 对信息的主体造成了一定的损害, 并导致了严重的后果的。

对于这些侵权行为, 应该承担相应的法律责任, 在责任形式方面, 通过刑事责任、行政责任和民事责任予以对应的衡量。在责任的归因方面, 应该对不同的侵权主体进行对应的区分。当前, 主要采用国家机关 (公权力组织) 、非国家机关 (非公权力组织) 来进行区分。对于国家机关的侵权行为, 可以采用非过错责任原则;对于非国家机关的侵权行为, 则采用过错责任原则。

(三) 完善数字化档案信息开放利用中信息权利保护的配套制度

数字化档案信息开放利用中信息权利保护的配套制度的完善主要集中在这样三个方面:其一, 形成行业自律基本制度, 通过对档案管理人员进行必要的道德教育, 通过道德自律的方式提高档案管理机制的完善程度, 对档案管理人员进行职业道德约束;其二, 加强政府监督管理机制, 政府通过设立对应的个人信息权利管理及保护机构, 做好针对数字化档案的相关信息收集、保管以及开放利用工作的流程规范。同时结合网络监管的方式, 做好信息档案利用者的监督工作;其三, 完善信息保护机制, 通过提高信息档案数据的加密水平、身份识别技术以及访问权限控制技术等建立完善的信息安全制度, 保证个人信息安全。

参考文献

[1]李志荣.保护职工隐私权耐心解释拒查档[J].云南档案, 2011 (3) .