档案利用工作策略

档案利用工作策略（共12篇）

档案利用工作策略 篇1

随着信息时代下资源信息大爆发的来临, 大数据是继云计算之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。面对大数据时代下海量资料、信息泛滥的档案信息资源, 如何在海量数据中实现对档案信息的有效提取并挖掘分析是档案利用工作面临的新问题。

一、大数据时代下档案资源的特点

1.大数据概述。所谓的大数据, 简而言之就是巨量资料、海量资料。根据维基百科的定义:“‘大数据’是指无法在可承受的时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理、处理的数据集合。”从产业角度, 常常把这些数据与采集它们的工具、平台、分析系统一起统称为大数据。

2.大数据时代下档案资源的特点。大数据时代下档案资源极其丰富, 载体形式也多种多样, 数据类型更是纷繁复杂。大数据下的档案资源具有以下几个特点。一是档案资源海量化。传统纸质档案以“份”、“件”、“卷”为计算单位, 在大数据时代, 档案更多以“字段”、“数据库”为管理对象。大数据时代下档案资源存储量之大, 信息资源产生速度之快, 是传统档案资料望尘莫及的。二是档案资源多样化。档案资源的多样化主要体现在档案的载体形式和档案的数据类型上。大数据时代下档案资料的载体形式不单纯是纸介质, 像图片、音频、视频等多种多样的载体形式正在不断涌现, 丰富着档案资料的介质形式。三是档案资源复杂化。由于档案信息数据类型的多样化, 使得档案资源的数据结构也很复杂, 对计算机的处理能力提出了更高的要求。

二、大数据与档案利用工作的关系

随着大数据时代的来临, 档案利用工作也随之发生了翻天覆地的变化, 大数据彻底地改变了档案利用工作的服务方式, 激励档案人员思考新的服务方式。

1.大数据改变了档案利用工作的服务方式。由于信息化建设和网络系统还不够发达, 传统的档案利用工作是被动的、单一的, 档案的利用范围也仅仅局限在某个单位或者是某个地区。随着计算机技术和网络技术的快速发展, 档案资源完全可以通过网络传播到世界的各个角落, 人们可以在网上同时利用共享资源。大数据时代的到来彻底改变了档案利用工作的方式, 大数据是对现有的档案资源进行深度挖掘、整理分析, 最后向利用者直接提供需要的信息资源, 所以说大数据改变了档案利用工作的方式。

2.大数据激励了档案管理人员的主动服务意识。大数据是在海量数据中挖掘、分析并整理出有价值的信息, 利用者可以直接利用作为解决问题的参考资料。档案利用工作是一项被动的工作, 只有利用者提出需要查阅的资料, 档案管理人员才能查找。随着大数据时代的到来, 档案管理人员可以通过利用者的搜索记录预测并分析出利用者需要查找的档案资料, 这样可以在利用者来到档案馆之前事先将所需要的档案资料准备齐全, 体现了档案管理人员的主动服务意识。

三、大数据时代下档案利用工作面临的挑战

大数据时代下档案馆的馆藏资源存储量巨大, 媒体形式多种多样, 这些特点也给档案利用工作提出了新的要求, 带来了新的挑战。

1.信息化硬件建设不能满足海量档案信息资源的检索要求。大数据时代下档案信息资源存储量之大, 是信息时代下档案检索功能所不能满足的, 数字化档案馆和数字化图书馆所提供的简单的、单一的检索条件远远不能满足大数据时代下海量档案资料的快速查找和提取。

2.显性知识碎片化、隐性知识挖掘度较低。显性知识大部分都是零散地存放在各种档案资料中, 信息资源存放分散, 可用度不高, 利用率低下, 导致不能深度挖掘档案资料中蕴含着相互关联的有价值的信息资源。

隐性知识的获取相对来说会复杂一些, 因为隐性知识大部分是技能特长、技术经验、管理思路等, 也是创新和发展不可缺少的知识和财富。由于缺少相应的制度、规定和激励引导等措施, 隐性知识挖掘度较低, 没有得到很好的开发和利用。

3.档案利用工作还是以被动提供为主。传统的档案利用工作还是以被动提供利用为主, 检索工具简单, 服务方式也比较单一, 仅仅是应对利用者的查阅需求, 查询并提供所需要的档案。这种提供利用的方式在大数据来临的今天将受到很大的冲击, 而且对大数据环境下的档案利用工作远远不能够适用。

4.档案利用的安全问题。有些档案资料由于其自己的特殊性只能局限于某一范围公开, 但是随着信息技术和网络技术的快速发展, 一些不法分子利用网络系统的漏洞窃取商业秘密, 甚至是国家秘密, 这样严重扰乱了市场秩序, 甚至危害到了国家的安全和利益。

四、大数据时代下推进档案利用工作的建议

大数据时代下, 如何有效利用大数据技术推动档案利用工作发展是我们面临的重要问题。

1.加强档案馆的信息化建设。大数据时代下的档案利用工作必须注重档案馆的信息化建设, 通过数据库建设和网络建设将区域内能共享的信息资源全部整合起来, 引进并建立能够在海量的档案资源中快速查找所需要信息的先进的检索工具, 档案馆的信息化建设和强大的检索工具能为档案利用工作奠定坚实的基础。

2.加强对档案资料显性知识的整合和隐性知识的深度挖掘。目前的档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上, 停留在档案资料的数字化加工上, 在做好档案日常基础工作的同时, 更要加强档案资料中显性知识的整合、提炼以及开发利用。将显性知识整合, 提炼出对科研生产经营有价值的信息资源, 为企业创造更多的经济效益和社会效益。采取相关制度、激励引导等手段将职工个人的技术经验、技能特长和管理思路等隐性知识进行深度挖掘, 使隐性知识显性化, 通过信息化的知识管理系统进行统一管理, 使其便于采集、整理、查询和应用, 为企业的核心竞争力提升和战略发展提供参考依据。

3.档案管理人员要从资料保管型向信息开发型转变。大数据时代到来的今天, 档案管理人员要从传统的档案资料整理、保管和提供利用这种被动的服务方式, 转变为根据利用者的需求主动提供有价值的档案信息资源的服务方式, 及时、准确地把档案信息提供给科研生产的各个环节, 协助科研人员及时地解决和处理各种疑难问题。

4.加强档案信息的网络安全建设。大数据是一把双刃剑”, 一方面, 在大数据环境下, 通过数字化档案馆和数字化图书馆的建设, 隐藏在库房深处的档案资料和图书得以重见天日, 发挥作用;另一方面, 由于网络系统功能的不完备和档案管理缺位的现象仍不同程度地存在, 难以确保以电子形式存储的档案资料的安全性。因此, 档案馆除了要从技术上实现抵御外来入侵者的威胁外, 还需要重点加强信息安全保障体系、信息资源共享制度、涉密信息保护等方面的制度建设。

五、结束语

随着大数据时代的到来, 面对档案信息资源海量化、多样化和复杂性的特点, 传统的、被动的利用方式也需要适应时代的要求进行创新和变革, 加强档案馆的信息化建设, 整合档案资料中显性知识, 深度挖掘隐性知识, 使显性知识规范化, 隐性知识显性化, 转变档案管理人员的服务意识, 主动地向利用者提供有价值的档案信息资源。在信息技术日新月异的时代, 档案利用工作可以借助大数据的平台得到进一步提高, 让大数据在档案管理事业中大放异彩。

档案利用工作策略 篇2

第一条 为了规范我市区档案馆档案利用工作，更好地为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的有关规定及相关法律、法规，制定本办法。

第二条 档案利用工作应遵循依法、便捷和规范的原则。第三条 各区档案馆对所有到开放期限的档案，应组织鉴定小组及时进行鉴定，凡按国家有关规定无需继续保密或控制使用的，均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放，必要者报本级政府审批。按国家有关规定需继续保密或控制使用的，需报北京市档案局进行审批。

第四条

各区档案馆馆藏档案必须经过系统整理，开放的档案应编有供利用者自行检索的案卷或文件级开放目录。破损或字迹褪变、扩散的档案，均应经过修复保护。

第五条 利用区档案馆馆藏档案，应优先提供档案数字化副本；古老、珍贵和重要档案应以复制件代替原件提供利用。

第六条 各区档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式，配备必要的阅览和复制设备，向社会提供已开放档案、文件查询服务。

第七条 各区档案馆应当向社会提供档案利用服务，并将档案利用服务的内容、时间、手续、方式等基本服务信息向社会公开。

第八条 除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他因涉及国家安全和利益按规定不予公开的档案外，各区档案馆应当向社会开放下列馆藏档案：

（一）中华人民共和国成立以前形成的档案；

（二）中华人民共和国成立以后形成的、时间已满30年的档案；

（三）经济、科学、技术、文化等类档案；

（四）属于已作为政府信息主动公开的档案；

各区档案馆开放个人捐赠、寄存的档案，应当征得捐赠人、寄存人同意。

第九条 公民和社会组织可以持身份证、工作证等合法证件，在区档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案、文件及其他相关信息资料。

第十条 各区档案馆开放档案的利用手续是：

（一）大陆公民持有身份证或工作证、介绍信，可直接到区档案馆利用。

（二）台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到区档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前三十天向区档案局（馆）提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

（三）外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

第十一条 各区档案馆未开放档案的利用手续是：

（一）婚姻登记类档案。1.当事人为内地居民的，持有本人居民身份证，可以查阅本人婚姻登记档案。

当事人为香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨、外国人的，持有《北京市婚姻登记工作规范》第三十四条至第三十八条规定的身份证件，可以查阅本人婚姻登记档案。

2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人身份证件及委托书，委托书应当经公证机关公证。委托书应当写明当事人目前及办理婚姻登记时的身份信息，登记日期和登记机关。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅婚姻登记档案。

4.律师在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料、本人律师执业证书及律师事务所证明，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

其他诉讼代理人在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料及本人身份证件，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

5.监护人持本人身份证件、被监护人身份证件及监护关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅被监护人的婚姻登记档案。

6.继承人持本人身份证件、被查询人身份证明、死亡证明及继承关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅死亡当事人的婚姻登记档案。7.其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案，利用目的合理的，经区档案馆馆长批准，持相关材料可以查阅婚姻登记档案。？？？？？

（二）土地登记资料类档案（农村宅基地、宅基地上建房档案）

1.土地权利人应当提交本人的身份证明、其权利凭证查询其土地权利范围内的原始登记资料。

2.取得土地权利人同意的单位和个人应当提交土地权利人同意查询的证明文件、土地权利人的权利凭证和土地权利人的身份证明及单位的证明文件、本人的身份证明查询土地权利人土地权利范围内的原始登记资料。

3.国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询土地原始登记资料。

4.土地登记代理机构应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询与其代理业务直接相关的原始登记资料。

（三）房产类档案

1.（农村宅基地上的房产）

（1）权利人提供身份证明材料可以查询、复制其全部的农村宅基地上的房产登记资料；委托查询的，应当提交授权委托书和代理人的身份证明材料，境外委托人的授权委托书还需经公证或者认证。（2）因不动产交易、继承、诉讼等涉及的利害关系人提供身份证明材料、存在利害关系的材料可以查询、复制农村宅基地上的房产的自然状况、权利人及其不动产查封、抵押、预告登记、异议登记等状况。

（3）人民法院、人民检察院、国家安全机关、监察机关以及其他因执行公务需要的国家机关应当提供本单位出具的协助查询材料和工作人员的工作证和执行公务的证明文件可以依法查询、复制与调查和处理事项有关的农村宅基地上的房产登记资料。

2.区档案馆只对房屋管理部门办理经租房及文革产、代管产、献产等档案的查阅业务。房屋管理部门查阅区档案馆馆藏经租房及文革产、代管产、献产等档案，须出具单位介绍信及本人工作证。

（四）公证档案

1.公证业务办理机构应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件可以查询本公证处办理过的原始公证资料。

2.司法行政机关的公证管理部门因工作需要查阅公证档案的，应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

3.人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经区档案馆馆长批准后办理查阅手续。

4.律师因诉讼代理的需要，向区档案馆提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经区档案馆馆长批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。

5.凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，报区司法行政机关批准。

（五）死亡干部档案

死亡干部档案不对个人提供利用。单位因工作需要查阅，利用单位应派中共党员干部持本单位党委或党组出具的介绍信及本人工作证，并经区委组织部门批准（出具介绍信），可查阅上述档案。

（六）知青、招工、干部派遣、学籍、调转、学生派遣等种类档案。

1.当事人持有本人居民身份证，可以查阅本人的上述档案。2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人和当事人双方的身份证件可以查阅上述档案。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的人事、劳动关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

4.相涉单位为确认当事人的人事关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

第十二条 各区档案馆保存的档案，其公布权属于档案馆以及国家授权的有关单位。利用者摘抄、复制的档案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中节引档案内容，均应注明档案的收藏单位和档号。档案馆鼓励利用者向其赠送利用档案撰写的著述或其它学术成果。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。

公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时，还须经有关的档案行政管理部门审查同意。未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。

第十四条 区档案馆馆藏档案原件原则上不得外借，确需外借的，必须经馆长批准，并严格办理出库和归还入库的相关手续。

第十五条 区档案馆提供档案利用服务不得收费。利用者如需复制，必须填写复制申请单，经馆长批准，并由档案馆负责办理。可复制档案的内容、数量，由各档案馆酌情决定。

第十六条 国家档案馆应当根据社会需要，加强档案信息资源开发利用，举办档案陈列展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案信息服务。

第十七条 区档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。

第十八条 利用者到区档案馆利用档案，须服从档案馆的安排，遵守有关的各项规定，违反者档案馆可视情况给予劝告或进行其它处置。利用中如损坏档案，档案馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿，或给予其它处理。

第十九条 公民、法人或者其他组织认为区档案馆不依法履行职责的，可以向国家档案馆提出质询，也可以向上一级档案行政管理部门或者本级监察、法制等部门投诉。

浅谈档案的利用工作 篇3

【关键词】档案;利用;管理

档案工作是通过科学地管理档案，来为党和国家的各项工作服务的。

近几年来，随着党的工作重点转移，社会主义建设事业蓬勃发展，社会对档案的需求量越来越大。怎样充分发挥档案作用，满足全社会需要？这个问题已提到我们档案工作者面前，现就此谈几点不成熟看法：

1.树立服务观念，搞好档案利用工作

档案工作是服务性、政治性、科学性相统一的一项专门事业，要更好地为文明建设服务，档案工作者必须热爱本职工作，不断加强自身建设。

首先，讲究职业道德。职业道德是对各行各业的从业人员在思想品德、工作态度、文化素养等方面的特殊要求。它是由行業性质、特点、规律而决定的，是衡量工作人员在道德品质上是否符合本行业的基本标准。档案工作者的职业道德是由档案工作的性质、特点所决定。就档案工作的服务性来说，它与其它服务有着不同之处。档案工作的这种服务性既要体现保守党和国家的机密，又要满足社会的利用需要，这两者是并征统一于这个岗位上的。它要求档案工作者要有强烈的革命事业心和较高的政治责任感。这种事业心和政治责任感来源于对档案工作的深刻了解和热爱。档案工作是一个平凡而重要的岗位，做好档案利用工作，档案工作者要付出大量细致、艰苦的劳动，要有对工作高度负责的精神。

其次，为利用者做好服务工作。档案室是一个单位的窗口部门，通过档案室为查档者服务，是现阶段提供档案利用的一种主要形式。凡是到档案室查档的同志都希望能及时、准确地查到自己所需要了解的问题，并拿到可靠的依据或凭证。查阅者能否达到预期目的，主要看档案室是否有所需要的档案、接待人员是否具有有优质服务的思想与相应的业务水平等等。因此，我们在接待工作中要做到：一是环境的优雅性。档案是直接同利用者发生联系，要把环境布置得优雅、庄重、朴素，较好的工作环境使查档者心情舒畅，产生良好感；二是讲究语言的艺术性。接待人员要态度和蔼，礼貌办公，详细询问利用者查阅情况。如：利用目的、要解决什么问题以及有关情况。根据利用者提供的情况及时、准确地查调档案。接待工作要有灵活性，要正确处理利用与保密之间的关系，取得利用者的谅解。

2.加强档案工作基础建设，掌握提供利用的主动权

要把档案自身价值变成使用价值，服务于各项建设，必须做好档案基础工作。

第一，熟悉档案收藏情况，做到心中有数。

做好利用工作，要全面熟悉档案收藏情况，达到了如指掌，如数家珍。要做到利用这需要什么，就知道档案室有没有，存放在什么地方，这是提供利用的一项基本功。熟悉档案大致可通过三个环节：其一，在收集、整理档案过程中熟悉档案。通过划分全宗、分类、编目、理顺档号，熟悉档案。整理档案过程也就是熟悉档案的过程。其三，通过建立各种档案统计、各种登记帐来熟悉档案收藏情况。

第二，做好基础工作，为提供利用打基础。

开展好利用工作，必须做好基础工作。基础工作与利用工作紧密相联，相辅相成。利用工作建立在基础工作之上，同时，积极开展利用工作，又能促进基础工作不断完善和加速进行。基础工作做得越好，就越便于利用工作顺利开展。要做好基础工作必须做到：

（1）加强收集和征集工作。收集是档案工作的基础，没有收集就没有档案工作。因此必须做好文件材料的收集工作。要按照立卷、归档范围进行收集，确保立卷归档文件材料的齐全完整。通过收集和征集，丰富档案收藏内容，既为档案工作的各项建设储备资源，有为提供档案利用，发挥档案效用打下基础。

（2）做好档案的整理和保管工作。档案整理是提供利用，发挥档案作用的前提条件之一。要按照档案整理原则加以整理。整理质量直接关系到案卷质量，要充分利用原有基础，保持档案材料之间的历史联系，保证整理质量。所有档案要以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号和保管，要注意改善保管条件，保证档案的完整与安全，延长档案寿命，使其充分发挥长远的利用价值。

（3）编制适应需要的检索工具。档案检索工具是揭示档案室保存档案的内容和成分，积累档案线索，查找档案的手段，是进行档案管理和利用的一种工具。档案室是历史文化的宝库，而检索工具恰似开启宝库的钥匙。档案室保存的档案卷迭浩繁，而利用者来自四面八方，所需要利用档案内容有不同，在浩如烟海的档案中查找局部材料，若没有检索工具，真可谓大海捞针。随着社会主义现代化建设和科学理论、历史研究等各方面工作的开展，对档案利用内容的要求日趋广泛，需要量不断增加，这势必要有适应从各个不同角度查档需要的检索工具。过去的工作实践也充分地证实了这一点。我局档案室先后编制案卷目录、航道档案全引目录、干部任免索引、文件号索引及各种专业档案目录共计一百余册，极大地方便了调阅。由此可见，检查工具种类多少以及是否适用，直接影响利用工作的好坏。检索工具越齐全，查阅档案的查全率、查准率就越大。调卷迅速、准确，既节省时间，又节约人力，大大减少了大批量调卷而增加的劳动强度。同时，由于减少不必要重复提卷，降低了档案的磨损程度，从而延长了档案寿命。

3.掌握利用信息，主动提供利用

信息、能源、材料是当今社会发展的三大支柱，而信息工作显得更为重要。档案是一种信息资源，档案利用工作的好坏很大程度依赖于信息预测和信息的开发。

一方面要搞好档案信息反馈，促进利用工作。收藏档案的目的是为了利用，而利用效果实际就是档案利用情况的反馈信息。只有对反馈信息加强收集，认真分析研究，才能发现档案作为信息资源所发出的能量大小以及客观对这种信息的需求程度，进而促进利用工作。在信息反馈过程中，要注意档案利用率和拒用率的统计，它是开展档案利用工作一个问题的两个方面，二者缺一不可。作为一名档案管理工作者要经常学习党的方针、政策，了解党的中心工作和机要活动，搞好利用预测，以便及时准确地位利用者提供服务。

另一方面要开辟利用途径。编研工作是开辟利用工作的重要途径。把“死”档案变成“活”财富，通过主动提供档案编研成果直接为各项工作服务，是利用工作发展的必然产物。

4.提高档案工作者的素质，做好档案利用工作

档案队伍的素质高低，是档案学科水平及档案事业成就的关键因素，没有一个具有较高的文化水平、严谨的治学态度、崇高的理想和甘于奉献精神的档案管理队伍，就不可能提高档案科学管理水平，档案事业的发展也就无从谈起。档案管理人员应具备如下条件：

（1）对档案管理工作的热爱和甘于吃苦的奉献精神。

（2）具备丰富的档案管理业务知识和广博的科学文化知识。做好档案利用工作，档案工作者不仅要掌握丰富的档案专业知识，把握档案管理的发展规律，还要掌握一些与本专业有关的其它学科知识，做到一专多能，以博济专。

（3）较高的理论素养和思维能力。档案学是一门综合性的边缘学科，这就要求档案管理者有一定的档案学基础理论修养，这是其做学问题的基础。另外还应当有较强的思维能力。这是因为档案学不同于一般自然科学研究，可以通过实验设备和手段得出成果，在许多情况下，要从大量的材料中，利用分析、比较、综合、归纳演绎等方法，对材料去粗取经，去伪存真地整理编撰，由此进行推导、加工，读出正确结论。这就要求档案管理人员要有清醒的头脑和较强的逻辑思维能力。

档案利用工作策略 篇4

一、开发利用档案信息资源, 必须夯实基础业务建设的根基

一是宣传利用档案的意义和档案的利用价值。利用报纸、电台、电视台等新闻媒介, 向社会宣传档案工作和档案利用工作, 特别是通过档案利用所产生的社会效益和经济效益的实例, 让更多的人了解档案、熟悉档案、利用档案。二是拓宽档案的收集范围和收集渠道, 丰富馆藏内容。档案部门要适应形势, 转变思想, 打破常规, 改变作风, 采取多种形式, 通过各种途径, 千方百计将各种档案信息及时、完整、全面地汇集到一起, 形成门类齐全、结构合理、全面完整的馆藏档案信息库, 以满足社会各方面利用的需要。三是以便于开发利用为准绳, 开展标准化达标工作。要提高档案的完整率、准确率和案卷的合格率, 完善配套设施, 改善馆藏条件, 形成规范化、科学化的完整服务系统。四是向档案现代化管理要效益。随着科学技术的迅速发展和改革开放大气候的影响, 各种信息以前所未有的速度出现和更新, 并且在经济生活等领域起着越来越重要的作用。作为信息载体之一的档案, 其数量的增加, 使档案工作传统的手工管理方式越来越不适应档案事业发展的需要, 应用现代化技术和设备管理和贮存档案已势在必行。五是提高档案工作人员的素质。通过有计划的培训、进修、参观、考察、个人自学以及岗位业务练兵等形式提高档案工作人员的理论水平和操作技能。

二、开发利用档案信息资源, 必须注意研究和探索开发利用的有效方法

一是大力加强编研工作。编研工作是对档案资料的一种提炼和升华, 是提高档案利用层次和水平的一条有效途径。虽然说编研工作作为档案工作的一项基础工作我们已经搞过多年, 也曾在档案的开发利用中发挥了一定的作用, 但是还远远满足不了实际工作对档案的需要, 编研工作还有很大的潜力可挖。因此, 我们要把编研工作当作档案开发利用工作的一件大事真正下功夫抓起来。平时应注意将档案中分散的、零乱的资料进行归纳、综合、整理, 使之系统化, 特别是对馆藏中有突出特色的、重要的史料, 应根据实际需要进行筛选和编辑, 内部发行或对外出版, 从而提高馆藏档案信息对外辐射的密度、数量和覆盖面, 增加需求者与馆藏信息的接触机会, 使利用者可从不同角度、不同方面、不同层次得到所需的档案资料。二是开设陈列展览和开展咨询服务。可设立档案陈列室或举办专场档案展览会, 在不影响档案保密的情况下, 将馆内档案分门别类、分批对外展出, 也可以目录和提要的形式展示给广大查阅者, 还可编辑、印制全部馆藏的目录索引, 并向查阅者提供咨询和介绍, 使馆藏档案能更直观、更方便地为查阅者所利用。三是注意档案需求信息的反馈。可采取对查阅的人员和所查档案进行登记和征询意见的办法, 与日常查阅者保持联系, 动态了解查阅者的利用需求走向, 随时征求查阅者的意见。通过对查阅人员成分、比例及所查资料性质和种类的研究和分析有针对性地进一步改进档案查阅服务工作, 提高档案信息服务的质量和水平。档案人员要主动深入到基层单位或利用群体之中, 倾听他们的意见和建议, 收集对档案服务的要求, 以便有针对性地提供服务。四是不断拓宽服务范围。档案部门应在《档案法》允许的范围内, 按市场经济的要求打破部门、行业、区域的界限, 主动向社会各层次提供跨部门、跨行业、跨地区的服务, 提供全方位服务, 以促进档案开发利用工作上档次、上台阶。总之, 要注意从利用角度出发, 大胆地探索适应市场经济发展的档案利用方法, 建立信息反馈系统, 广泛征求用户意见, 以改进服务工作, 提高服务质量, 更好地满足社会需要, 逐步实现档案信息服务的社会化, 创造性地做好档案利用工作。

三、开发利用档案信息资源, 必须在为各项事业服务的基础上突出为经济建设服务的重点

档案利用工作策略 篇5

一、工作流程图

二、流程说明

1、接待受理。档案利用者凭合法证件（身份证、工作证、单位介绍信等）到档案馆查阅档案资料，档案利用者向工作人员说明查阅目的。

2、查阅利用。工作人员根据利用者查阅目的，提供相应的检索工具，利用者从检索工具中查找所需要的档案资料，工作人员根据利用者从检索工具中查找的档号，到库房提取相关的档案资料。

3、出具证明。利用者确认自己所需要的档案资料后，交工

作人员进行复制、扫描、刻录等。工作人员在复制好的档案资料上加盖档案利用专用章，并依据有关规定收取相关费用。

三、工作依据

根据«中华人民共和国档案法»和物价部门的有关规定。

四、利用登记

工作人员对档案资料利用情况进行登记，并编写典型利用实例。

许昌市档案馆接收档案资料工作流程图

一、工作流程图

二、流程说明

1、准备阶段。根据档案法规定，由市档案馆向应该移

交本级档案馆的基层单位下达档案资料移交通知单，移交单位接到通知单后，积极准备档案资料移交有关事项。

2、验收阶段。市档案馆组织有关人员对其需要移交进

馆的档案资料进行案卷质量抽查，并检查其立卷归档合格证。

3、移交整理阶段。经检查合格的档案资料、组织沿革、全宗介绍及检索工具一并移交进馆，由市档案馆组织人员对其移交档案资料进行编目、整理、消毒、入库，并编制馆藏档案资料检索工具。

4、入库保管。把整理好的档案资料分门别类入库，并

进行科学安全管理。

三、工作依据

根据《中华人民共和国档案法》和《档案馆工作通则》的有关规定。

四、移交备案

市档案馆根据移交单位档案资料整理情况，办理移交手

续，并进行登记备案。

许昌市档案馆档案鉴定工作流程图

一、工作流程图

档案处置

二、流程说明

1、成立机构。局领导牵头，由经验丰富的档案专业人

员组成档案鉴定小组。

2、价值鉴定。鉴定小组根据国家制定的保管期限表和

有关规定，结合立档单位及其档案的具体情况编制出详细鉴定方案，对需要鉴定的档案材料进行具体鉴定，确定文件的存毁及保管期限的长短，填写档案价值鉴定表。

3、档案处置。根据档案价值鉴定结果，撰写档案价值

鉴定报告，报请档案行政领导审批，对鉴定的档案资料进行销毁或变更其档案保管期限。

三、工作依据

根据《中华人民共和国档案法》和《档案保管期限表》的有关规定。

四、工作备考

把档案鉴定结果、档案价值鉴定报告、处置情况等，造册登记，以备查考。

许昌市档案馆开放档案工作流程图

一、工作流程图

二、流程说明

1、确定档案开放范围。根据普查馆藏档案资料情况（档案的质量、数量、、结构构成），确定档案开放范围。

2、进行档案开放鉴定。对列入开放范围的档案资料进行鉴

定，区分开放档案和控制使用的范围，对需要开放档案还需通过鉴定进行必要的解密或降密工作，对不易公开使用的档案资料应做必要的技术处理。

3、编制档案开放目录。为了使开放档案能及时准确地发挥

其作用，对应开放的档案编制档案开放目录，向社会公布开放内容。如利用原有的档案目录要在案卷标题目录中加盖控制使用印章。

三、工作依据

根据《中华人民共和国档案法》和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的有关规定。

许昌市档案馆现行文件接收利用工作流程图

一、工作流程图

二、流程说明

1、现行文件接收。根据许昌市档案局、许昌市行政服务中

心《关于向市行政服务中心档案窗口报送现行文件（资料）的通知》（许档［2007］26号）要求，市直各有关单位对本单位所产生和制发的需要基层单位执行和市民知晓的、公开的、非保密性的现行文件，如政策规定、办事程序、服务承诺、制度、决定及上级有关部门印发的政策性、法规性文件汇编等，于每月5日前按要求报送到市行政服务中心档案窗口，并办理移交手续。

2、接待受理。利用者凭合法证件（身份证、工作证、单位

介绍信等）到市行政服务中心档案窗口利用现行文件。

3、查阅利用。工作人员根据利用者查阅目的，提供相应的检索工具，利用者从检索工具中查找所需要的现行文件。

4、出具证明。有用做凭证者，经工作人员核对无误后，证

明出处，加盖现行文件利用专用章，并收取工本费。

三、工作依据

根据«中华人民共和国档案法»有关规定。

四、利用登记

地方特色档案宣传利用工作探析 篇6

关键词：地方特色档案宣传利用档案资源

地方特色档案是一定区域内的国家机构、社会组织及个人从事经济、科学、文化等活动直接形成的、记录本区域特色活动的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。宣传利用地方特色档案是传递档案信息、实现档案价值的重要渠道。本文以地方特色档案宣传利用工作为研究对象，着力探讨发展地方特色档案宣传利用工作的新途径、新方法。

一、宣传利用地方特色档案的意义

（一）有助于推动地方经济发展

地方特色档案记录了本区域的特色活动，是一代人或几代人智慧的结晶，浓厚的地域特色容易使人们产生共鸣，对其进行宣传利用有助于推动地方经济发展。比如浙江方言档案的宣传利用就较好地服务了“浙商回归”战略。2013年9月，浙江省档案局利用“浙江方言语音库”建设成果，为献礼第二届浙商大会制作了《“乡音的呼唤”——浙江方言语音典藏（光盘）》，赠送与会浙商代表留念，光盘在宣传浙江、宣传浙江历史文化的同时，宣传了浙江经济社会发展的良好环境，进一步激发了浙商回归家乡、反哺家乡的热情，在浙商群体中营造出“回家创业”的良好氛围，在促进浙江经济发展方面发挥了独特的作用。

（二）有助于档案的活态保护

地方特色档案记载了大量的地方传统工艺技法，对其进行宣传利用有助于将传统工艺转化为现代生产力，使档案焕发新的活力，得到传承与保护。比如苏州宋锦档案的宣传利用就较好地进行了档案的活态保护。宋锦由于受传统织造技术、品种开发及生产成本等因素限制，一度面临着在市场上消失的危险。为了振兴宋锦，近年来苏州市工商档案管理中心与鼎盛丝绸有限公司合作，对部分馆藏宋锦实物进行联合开发，筛选并确认了多个典型传统“宋锦”品种并对其进行改良，使宋锦产品有了新的突破。2014年11月，北京APEC晚宴上，参会领导人及配偶身着苏州宋锦面料制成的“新中装”夺目亮相，苏州宋锦凝聚了全球目光，而这就是对苏州宋锦档案的活态保护。

（三）有助于提升文化传承度

地方特色档案是一笔文化财富、文化遗产，借助平台有效宣传利用地方特色档案对于增强社会关注度、扩大档案知名度、提升文化传承度具有积极意义。比如侨批档案的宣传利用就较好地提升了档案的世界知名度。福建省档案局、广东省档案局自2008年启动侨批档案申请《世界记忆遗产名录》工作以来，通过举办展览、编辑出版书籍画册、创办学术刊物、制作电视片等途径，利用档案资源大力宣传侨批档案，营造申遗氛围。2013年，“侨批档案”顺利通过联合国教科文组织世界记忆国际咨询委员会评审，正式被联合国教科文组织列入《世界记忆遗产名录》。

二、宣传利用地方特色档案的作用

（一）开拓档案领域，提升档案价值

地方特色档案的宣传利用可谓是档案工作的全新领域，围绕其内容的广泛性，载体的多样性，价值的独特性，权属的探讨性进行宣传利用，将有利于提升档案价值，为档案工作提供新思路。

（二）整合档案资源，定位征集工作

地方特色档案的宣传与利用将有助于档案部门“走出去”，立足于整个区域，放眼多个部门整合地方特色档案资源，从而明确档案征集工作的定位，有计划、有针对性地接收和征集地方特色档案。

（三）传承特色文化，保护特色活动

宣传利用地方特色档案资源，加强档案所反映的地方特色文化、特色活动的挖掘、营销与推广，打造文化精品，使之融入百姓生活，唤起社会各界对地方特色文化的兴趣、对特色活动的关注，对于地方特色文化的传承与发扬、地方特色活动的保护与抢救具有重要作用。

三、宣传利用地方特色档案存在的问题

（一）概念模糊，宣传利用基础薄弱

对于地方特色档案的概念，国家档案局没有明确的定义，对建立地方特色档案没有具体要求、缺乏评定标准，这使得全国各地、各级档案部门对地方特色档案概念的理解存在多样性，对其建立存在较大随意性。目前，已建立的地方特色档案存在界定不准、内容不实、数量虚高等问题。地方特色档案在收集、整理、统计等环节出现的诸多问题，是影响档案宣传利用的根本因素，无疑为档案的宣传、利用工作埋下了隐患，导致其在宣传、利用地方特色档案工作中常因素材不足而无法开展后续工作。

（二）动力不足，宣传利用手段单一

目前，全国各地地方特色档案的宣传与利用工作主要围绕举办展览、制作宣传光盘、开设博物馆、纪念馆进行，无论是宣传载体还是利用形式均存在手段单一、因循守旧、缺乏新意等问题。究其原因主要是从事地方特色档案宣传与利用的工作人员行业背景知识匮乏，导致其内在动力不足，对地方特色档案的宣传与利用流于表面，无法完成深层次的挖掘。

（三）资源分散，宣传利用整合不力

地方特色档案的来源具有多样性，往往保存于档案馆、机关企事业单位档案室、特色活动主办方及民间收藏家等互不隶属的机构、部门及个人手中。对地方特色档案进行宣传与利用是一项系统性工程，只有将分散保管的档案进行统筹、科学规划才能充分利用档案资源、实现档案价值。目前，由于各部门彼此间对地方特色档案的宣传与利用缺乏沟通、协调，各自为政，导致宣传利用工作不具全面性、缺少说服力。

四、宣传利用地方特色档案的对策

（一）建立地方特色档案评定体系，并做好相关服务工作，提升地方特色档案质量

1.对地方特色档案进行宣传与利用，首先应明确地方特色档案的定义、内容，从根源上将地方特色档案与其他档案划分清楚。为了打牢地方特色档案的根基，建立社会认可度高的地方特色档案，需要充分发挥地方特色档案在促进区域经济社会发展中的价值和作用，提升地方特色档案的含金量，档案部门可以从制定规范、组织实施、政策扶持三个阶段着手建立地方特色档案评定体系，设置地方特色档案建设门槛，从而规范地方特色档案内容，提升地方特色档案质量。

2.做好服务，提升地方特色档案质量。档案部门对各门类、各载体的档案具有监督指导职能，应将地方特色档案的形成者、所有者纳入到档案监督指导范围，并根据档案的内容、性质与载体为其量身定制档案管理方法，主动上门提供档案咨询、建档服务，帮助档案所有者逐步建立起内容齐全、整理规范的地方特色档案。

（二）多举措拓展档案宣传服务途径

1.推进专业人才队伍建设，增强档案宣传利用意识。地方特色档案宣传与利用工作具有多学科、综合性、协作性等特点，建设一支专业人才队伍对于拓展工作思路、激发创新意识、打造文化精品等方面具有重要意义，是提升地方特色档案宣传与利用工作质量的核心。一是强化内在学习，提升综合素质。建设专业人才队伍，档案部门应从培养高素质的从业者入手，按照“请进来、走出去”的工作思路，以档案知识、特色档案背景知识、行业发展规划为重点，通过集中学习、分组讨论、名家讲坛、实地考察、研讨座谈等形式，使从业者加强对地方特色档案实体的感性认识、增强对地方特色档案宣传利用手段的了解。二是聘请行业顾问，彰显专业优势。档案部门应及时聘请地方特色档案行业顾问，将地方特色档案所有者悉数吸纳其中，组建顾问团，在档案宣传利用中充分发挥顾问团的专业优势，更好地展现地方特色文化风采。

2.建立微信公众号，打造线上交流平台。建立以“地方特色档案”命名的微信公众号，以丰富的地方特色档案内容为支撑，通过特色档案概览、特色档案征集、特色档案故事三个栏目为主干，通过“转发朋友圈有礼”“扫码送礼品”等线上线下活动进行推广，通过图文并茂的内容、有奖答题的形式增强地方特色档案宣传的知识性、趣味性与互动性。

3.拍摄微电影，宣传档案潜在价值。由地方政府出资，档案部门与特色档案所有者合作，运用网络平台将内容各异的地方特色档案分门别类地拍摄成微电影，每部微电影通过文字、图片、影像、口述等形式讲述一种地方特色档案的由来与内在精神，力求达到“讲文化、述历史、诉传承”的目的。

（三）营造合作共赢的良好局面，打造区域特色文化名片

1.摸清家底，建立地方特色档案数据库。地方特色档案是一个庞大的档案群体。明确区域特色活动内容、梳理特色活动档案脉络、建立地方特色档案数据库是宣传利用地方特色档案信息资源的有效途径。为确保数据库内容的真实性、准确性及时效性，数据库的建立应采取“三步走”的方法，即走访调查、签订协议、数据汇总。档案部门要通过建立地方特色档案数据库，全面掌握区域内特色档案情况，为其宣传利用工作的开展奠定坚实的基础。

2.开发衍生品，提升社会关注程度。开发地方特色档案衍生品是指以地方特色档案的文字、照片及实物为原型，经过专业设计师精心设计开发出一系列可供百姓日常使用的扑克牌、明信片、书签、杯子、餐巾纸、钥匙链等产品。地方特色档案多以图片的形式出现在衍生品中，比如以景泰蓝产品照片为素材制作扑克牌，以龙潭庙会照片为素材制作明信片，以模范人物立志语句为素材制作书签等等，档案部门可与产品制造商合作，定制相关产品，并通过档案法宣传月、档案馆日、知识讲座等活动面向机关、企事业单位工作人员、社区居民免费发放，来达到宣传地方特色档案的目的。

参考文献：

[1]刘国能.关于地方特色档案[J].档案工作，1992（12）：24.

[2]李宝玲.地方特色档案建设的主题选向与建设原则[J].湖北档案，2006（11）：23.

档案信息资源开发利用保障策略 篇7

1. 组织保障:

领导重视。档案馆 (室) 的领导层应真正树立以档案信息开发利用为先的指导思想, 从机构设置、人员配备等方面向利用工作倾斜, 对内部机构进行合理调整。在相关的部门中增加开发工作内容或协同开发工作职责, 充实开发利用人员数量, 引进高层次人才, 形成集中优势的格局, 增强档案信息开发工作力量。

2. 物质保障:

加大投入。档案馆要加大档案信息开发利用投入, 以保证开发利用工作有坚实的物质基础。资金的利用应灵活多样, 可以有部分资金用于招聘开发某一特定专题急需的高级研究人员, 也可拨出部分资金用于档案信息开发项目的招标工作, 充分调动社会上有关力量与人才进行协调开发, 以解决现有人员数量较少、人员素质不高的问题;在档案科研成果奖励中扩大开发利用成果奖励的比例, 以利于调动整个行业的工作积极性。

3. 资源保障:

丰富馆藏。档案信息资源的开发对象是馆 (室) 藏档案, 没有数量丰富的档案, 档案信息资源开发的实践就成了无源之水, 无本之木;没有高质量的、有重要价值的档案, 开发工作就失去了动力和目标。因此, 必须从数量和质量上加强档案资源建设, 做好档案接收和征集工作。其中, 接收是基础, 是量的扩张, 征集是亮点, 是馆藏的补充。因此, 要做好档案信息资源的开发利用工作, 必须抓住档案收集工作的两个环节, 始终保持档案工作的良性循环, 确保及时、准确、完整地提供档案资源。要千方百计地收集散存在社会各个领域和私人手中那些反映一定历史时期中心工作的历史档案、科学技术档案等资料, 并且在“专”、“特”档案上实现新突破。同时, 要做好档案的鉴定工作, 提高档案信息的质量。从档案收进时就把好质量关, 进行系统的整理、科学的鉴定, 提高档案反映某一具体问题的准确性和完整性。

4. 方法保障:

丰富手段。首先, 开展档案无偿服务与有偿服务相结合的方式, 缓解档案开发利用资金不足的问题。具体情况要以是否以赢利为目的来区别收费高低, 对于从事社会历史研究的利用者个人利用者, 一般性的以增长工作经验为主的工作查考等利用者, 应免除档案保管费、保护费、调卷费等, 对促进技术开发技术应用的研究利用者, 应减免收费, 对于以赢利为主要目的的利用部门或个人应收全费等。其次, 拓展档案编研渠道。要有序地开展档案编研工作, 系统采用真实性与科学性、实用性相结合方法, 改变以往编研方法单一的方式, 把档案的社会价值与档案的编研紧密联系在一起, 有效地进行历史、文化财富的积累、研究, 挖掘有关历史记录, 服务社会、服务经济建设, 使档案编研工作最大限度体现档案价值, 展现它的社会有用性。要充分利用档案材料, 通过编研工作对档案信息进行分析、归纳、加工, 将历史性、原始性、分散性的信息转变成专指性高、现实性强的信息, 有针对性地提供给利用者, 并结合现实, 有针对性地挖掘相关信息, 组织专题信息汇编, 使现有档案信息由潜在变为现实, 由分散变为集中, 使档案信息资源开发利用方式由现在的封闭式、半封闭式向开放式过度, 供人们最大限度地利用, 实现其使用价值, 产生社会效益和经济效益。在档案编纂的方法和手段上有所创新, 改变那种自立门户、自我封闭的传统方式, 进一步拓宽编研视野, 根据社会各界的需求, 有针对性地开展专题服务、决策服务、情报服务等编研课题研究, 并逐步全面实现运用计算机等现代化技术进行存储、编研、检索档案信息, 提高信息查询的快捷性、准确性。如可跳出史料汇编的套路, 关注当地政治、经济、文化等各项工作的进程, 围绕当地、政府的中心工作和社会关注的焦点问题, 编辑社会需要的“时代快餐”、“时代精品”, 更好地为社会服务。再次, 健全完备的检索工具体系。检索工具编制得越科学, 对档案的揭示就越全面, 档案信息就开发得越迅速。根据目前状况, 除了建立一个科学的、更加完善的手工检索系统外, 还要逐步适应信息社会的需要, 积极应用计算机技术建立自动化的检索系统。克服原文件目录利用面狭窄的弊病, 提高档案利用率。

5. 人才保障:

档案利用尴尬应对技巧策略研究 篇8

关键词：档案利用,尴尬,应对策略,和谐档案

0 引言

在开展档案利用工作过程中,我们都会遇到一些尴尬场景,比如,查不到自己所需的档案信息,档案信息服务人员提供服务不到位,服务方式不合时宜等,这些都会影响我们档案工作的正常发展。然而现实工作过程中,这些并没有引起我们的重视。如何正确面对和处理这些尴尬场景,极大地关系着我们档案事业的健康发展,笔者立足实际,践行科学发展观,充分体现以人为本,建立和谐社会,提出自己的一些应对策略,以此抛砖引玉,引起大家的共同关注。

1 尴尬的含义

对于尴尬一词的解释有多种主要如下:左右为难,不好处理;神太不自然(1)。处境困难或事情棘手,不好处理;神色态度不自然(2)。

尴尬在其它学科领域里也有不同的解释,如幸福学领域解释如下:“是人不满足本性的一种自发流露,是人们自以为丑陋东西被意外暴露或揭露而表现出来的无所适从,难堪,想找地缝钻进去的,不如人的感觉”。

综合上述的不同解释,本人综合哲学等相关学科,结合档案学及档案工作的实践,对档案利用尴尬定义如下:以人为主体,档案工作为桥梁,以利益、情、理、法律、法规、制度为准绳,以一种不自然、无所适从为外在表现形式的一种心理感觉与状态。它的主要特征就是暴发性与短暂性,遇有不适,马上表现,如果双方处理及时与得当,它会向好的方面转化,营造更加和谐的档案工作环境;如果处理不当与不及时,这会给我们的档案工作造成很大负面影响,甚至阻碍档案工作的正常开展。

2 档案利用过程的尴尬情状及产生缘由

档案利用是一项社会性的行为,它虽然只牵涉到的是档案信息需求者与档案信息提供服务者,但由于它产生缘由的特殊性,社会生活中的方方面面都会导致这种尴尬情景的出现。档案利用工作过程中的尴尬情状归纳起来有以下几种:

2.1 用户急需,而档案记录没有

就是指档案信息需求者参加了社会实践,却找不到相关档案记录,但用户就是急需该信息,如果继续查,仍然找不到,工作非常被动,甚至会影响单位的管理形象;如果不查,就会激发信息需求者与档案提供利用者之间的矛盾。造成该种尴尬情状的原因较为复杂。

2.2 制作假证明

是指档案信息需求者所需的信息与档案记录的信息有偏差,或者根本没有,但其所需的信息对其本人就业、职务与职称晋升等非常急需,希望档案提供利用人员出具相关的假证明。从情理方面考虑,为了档案信息需求者本人的发展,档案提供利用人员该为其做假证明,但从档案法律,法规和社会公平竞争原则方面考虑,档案提供利用人员是绝对不能为其做假证明。

2.3 信息提供服务不及时

档案利用者需求档案信息时,一般情况下都是其它渠道无法获得,只有从档案这个唯一渠道才能获得的情况下来查找的,要求档案信息提供又快又准。然而这种档案信息通常情况下非常难查找,并且需要一定的时间,耐心地查找,方可找到所需的档案信息。

2.4 档案有偿服务

按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的规定:档案信息可以实行有偿服务,于是,在提供档案利用工作中开展的是有偿服务。档案利用者由于不了解档案工作的相关规定,不愿为档案信息付费。造成此尴尬情状主要是由于档案宣传工作没有得到应有的重视,社会对档案收费缺乏了解。

2.5 远程利用信息而无相关手续办理

我们在档案利用过程中,经常会接听到一些电话,需求查证什么相关信息等。但根据档案利用的相关规定,为了确保档案信息的安全,档案信息利用者必须履行登记,出示相关证件,否则会出现泄密和档案丢失等引起社会不和谐的事端出现。从规范管理角度而言,此利用方式应该受限,从档案信息需求的及时性考虑,电话与网络利用又是最值得提倡的。即时告之满足了需求者,但容易犯错,不及时告之,又影响单位的对外形象。

3 策略研究

根据以上列出的档案提供利用工作过程中的种种尴尬情状及理由,我们不难看出造成这种情状的主要是“人”。如何做好“人”的工作,办好“人”的事,真正做到惠及“人”,这才是解决问题的关键。

3.1 贯彻落实科学发展观,坚持以人为本

科学发展观是党中央在新的历史时期提出的全新的发展方针与政策,尤其是把以人为本作为科学发展的核心,充分体现我们党和国家重视人,把人放在了各项事业的首位。档案事业作为党和国家社会主义建设事业的主要内容之一,我们必须贯彻科学发展观,坚持以人本。在工作中做到尊重人、满足人、优化人、惠及人、真正地做到“两个转变”,建立起档案工作的“两个体系”。

3.2 充分地调动档案收集人员的工作积极性与主动性

面对所需,然而档案信息收集不齐的这种尴尬情状的解决必须从档案收集环节做好,做扎实,尤其要重视涉及人的所有相关信息。只有我们档案收集人员做到:立足事件前端,放眼事件全程,定期与不定期的收集、征集相结合,才能把各项社会实践活动的记录收集与收全,建设成真正的档案信息资源库,尽最大化地满足各类民生工程需要,尽可能地杜绝出现需要的信息找不到的尴尬情状出现。

3.3 提高档案利用人员的业务素质与能力

档案利用是档案工作系统的一个窗口环节,它关系着档案工作是否能被社会认可和让社会得到实惠的关键,档案提供利用人员作为该环节的行为主体,他的言行举止代表着整个档案工作形象,要解决档案利用工作中的尴尬情状,关键在于档案提供利用工作人员。故我们必须重视档案提供利用人员,加强培训,提高他们的业务水平与能力。

3.3.1 加强档案业务培训,提高业务技能

培训内容:档案收集、档案鉴定、计算机辅助档案管理、档案现代化管理、档案库房管理、档案安全管理、档案文献检索、公关礼仪等。培训方式:内培与外培相结合,一方面给予档案提供利用人员有机会参加外面举行的各种行业培训,让其充分了解行业动态,加强与外单位的联系。另一方面加强单位内部培训,让其更加熟悉档案工作,充分了解单位内部门的档案工作动态。通过培训,提高档案人员的收集水平、鉴定水平与利用水平,避免出现档案收集不全,档案价值被误鉴,库藏档案久找不到等尴尬情状出现。

3.3.2 摸清家底,熟悉库藏

创造机会,让档案提供利用人员熟悉库藏的档案结构与成分,熟悉库藏档案的具体存放位置,让档案提供利用人员变成活档案,以便快捷、灵敏地找到用户所需的档案信息,杜绝因为查找不及时引来的档案提供利用人员与档案信息需求人员的尴尬情状出现。

3.3.3 加强协调与沟通能力的培训

档案提供利用工作具有一定的公关性,做到好与坏直接影响到用户对档案工作及单位形象好坏的评价。为了档案工作和单位的发展,对档案提供利用人员的沟通与协调能力的培训显得尤其重要了,尤其是矛盾的应急处理方式与方法,做到处事与处人的有理,有利,有节,避免因为言语与行为不当引起档案提供利用人员与用户之间的尴尬情状出现。

3.4 加强档案工作宣传

让社会更多的行业,更多的人了解档案与档案工作。档案工作作为一项记录历史,传承未来的社会性工作,它不应该是一项默默无闻的工作。现今的默默无闻更多的是由于宣传太少造成,故为了档案工作的健康发展,我们应该通过广播、电视、报纸、报刊、杂志、电话、网络等手段宣传档案工作,宣传档案工作的法律与法规,制度等,让更多的人了解档案工作,熟悉档案工作的法律与法规,遵循档案工作规律办事,做到“人人献爱,人人受惠”,尽量避免因为用户不了解档案工作的相关法律、法规与工作制度而要求档案人员做违规之事的尴尬情状出现。如制作假证明、档案服务不收费等。

3.5 加强档案行业效能建设,提高服务水平与层次

档案行业作为一项社会服务性行业,服务性行业看重的是服务态度与服务水平。

3.5.1 服务态度

要求档案提供利用人员力戒“门难进,脸难看”的官僚主义作风,做到笑脸相迎。同时提供给信息用户一个相对宽松的利用环境,让用户感觉心情宽松,力争让档案信息用户感觉到宽松办事,收获满意而归。

3.5.2 服务水平

服务水平包括信息服务的层次与服务时效。要求档案信息服务人员在信息方面尽量提供全面的,精确的信息,尽量不让用户作选择的信息。同时做到在最短的时间内提供最全面的,也是最所需的档案信息。

3.6 加强制度建设,实现档案工作制度化

以制度管人和事,是一对多的管理;以人管人和事,是多对一的管理。以人管人和事的管理方式是一种“人治”的体现,主观性强,难免有失偏颇;以制度管人和事的方式是一种“法治”的体现,显得客观与公正。我们的档案利用工作是一种以少对多的事务性管理工作,为了公平与公正,使我们的档案工作获得健康、持续地发展。我们必须做到“法治式”管理,即加强规章制度建设,完善各级各类的规章与制度。只有这样才能理直气状地,正确地面对各级各类的档案信息需求者。避免出现因为情与理而使档案提供利用者出现的尴尬情状。

当然解决档案利用过程中的各种尴尬,要因人而异,因事而异,不能一概而论,同时要在遵守国家、地方、行业和单位的法律、法规和制度的前提下,排解各种尴尬,为档案工作的健康持续发展注入新的活力。

参考文献

[1]邱平,范志兵.简析毕业生人事档案的尴尬与对策.江苏人事网,东海县人事局.

[2]周荣,杨靖.档案学的尴尬—昆明理工大学档案馆[J].云南档案,2003,(02).

档案利用工作策略 篇9

一、健全法规、完善体系

一要不断完善网络环境下档案信息资源开发利用的法律体系。要确保网络环境下档案信息资源开发利用工作的正常运行, 就必须遵循有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的原则, 拥有一套全面的、权威的、有效的、严谨的档案信息资源开发利用法律体系作为保障, 并明确制定法律法规的实施细则, 严厉打击不法分子利用网络之便盗取档案信息资源和进行其他违法活动的行为, 为网络环境下档案信息资源开发利用提供有效的法律保障。二要处理好档案信息资源开发利用与知识产权保护之间的关系。首先, 档案行政管理部门须在借鉴《版权法》和《著作权法》等知识产权法律法规基础上, 完善保护档案信息资源知识产权的法律法规, 对非法链接、批量恶意下载、故意篡改、网络攻击等非法行为进行严厉惩治。其次, 档案工作者要增强保护档案信息资源知识产权的意识。对已开发出档案信息资源要声明知识产权的所有权, 加大档案信息资源监督、检查和维护力度, 确保档案信息资源的知识产权不受侵害。确保档案信息资源在网络环境下健康、安全地提供给利用者, 最大化地实现档案信息资源的社会效益和经济效益。

二、统一规划、制定政策

网络环境下档案信息资源的开发利用是一个复杂的系统工程, 防止重复建设非常必要, 国家有关部门要制定出统一的规划和政策来规范网络环境下档案信息资源开发利用与资源共享。如在政务信息公开中, 加强政府与档案机构之间的协调联系, 政府各部门的信息网或数据库建立与档案馆的数据对接联系, 将最新的政务公开信息通过网络进行传输, 发送到各级档案网站信息公开数据库中, 通过各级网站上建立的政府信息公开查询系统, 直接就可以公开利用, 既方便又快捷, 及时、有效地为利用者提供最新最快的信息公开资源, 并且使各种电子文件通过网上传输直接归档, 省时、省力, 但对于保密性文件不易网上传输, 可采取其他方式及时归档。

三、强化意识、保障安全

档案信息网络化建设是时代对档案事业发展提出的新的要求, 是档案工作在信息时代生存和发展的必经之路。网络化的根本目的在于拓宽信息渠道, 优化资源配置, 提高档案工作现代化水平和竞争能力。针对目前对档案信息网络化建设意识不强的现状, 档案工作人员要不断增强网络维护意识和技术水平, 将网络信息新技术及时应用到维护档案信息资源安全技术中去, 如采用建立相关防火墙技术、加密技术、数据传输技术、档案信息网络控制技术、访问权限设置以及其他防御和控制技术来保护网络环境下的档案信息资源安全。要对计算机操作系统、服务器、档案信息数据库等进行定期更新、升级、杀毒, 以免出现系统漏洞, 导致病毒侵入。一要开发电子文件的归档管理程序, 使上网信息及时、完整、安全地保存下来, 防止因网络本身故障或损毁可能造成的相关信息丢失;二要建立有纸化和无纸化结合的信息库, 解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭;三要在档案信息网络中建立加密网和开放网, 对于涉及国家机密的档案信息资源不要进行网上传输和保存, 严禁上开放网, 以免被不法分子通过技术手段劫取。

四、采集数据、丰富馆藏

档案利用工作策略 篇10

如今高职学院的发展越来越快, 需要档案信息资源为其提供支持。而在以往的档案工作中, 其流程为收集、整理、保管与借阅, 档案信息资源要促进高职学院的发展, 则必须通过现代化管理手段对其进行创新。

在精神文明建设中, 档案是一项非常重要的内容, 也是比较生动的教材。因此, 对档案中的生动教材进行充分利用, 从而为精神文明建设服务, 可以获得较佳效果。高职学院可以利用档案通过各种手段向学生们宣传社会主义建设事业的伟大成就、党的光辉历史以及英雄人物的光荣事迹, 从而可以通过鲜活生动的例子对学生们进行价值观与人生观等方面的教育, 可以获得较佳效果。

二、高职学院档案信息资源开发与利用的问题分析

(一) 档案意识淡薄

信息虽然作为三大资源之一, 却依然有不少高职学院没有对其进行深入的了解, 没有认识到档案的重要作用, 对其信息资源的开发与利用造成了一定影响。目前, 档案系统没有与时俱进, 一些档案的管理人员思想认识比较落后, 工作态度比较随意, 精神也没有达到较佳的状态。同时, 档案工作者注重档案的管理工作, 但是却忽略了档案的利用, 对档案信息的开发与利用造成了一定不利影响。

(二) 馆藏不够丰富

馆藏档案是档案信息资源开发的对象, 其开发离不开数量丰富的馆藏。但是实际上, 大部分档案部门的馆藏量有限。而在一些档案馆中, 馆藏文书档案偏多, 而声像档案和科技档案等数量非常少, 甚至几乎没有名人档案、特色档案或者实物档案等等。馆藏数量有限, 比例失衡, 导致档案信息资源的开发利用面比较窄, 而且内容也不多, 为档案信息资源的开发与利用带来了一定的制约作用。

(三) 服务方式落后

档案部门通常都是等待档案利用者自己上门进行档案的查阅, 而没有对其进行关于馆藏内容与检索方法的介绍, 没有引导人们对档案进行了解、认识与利用。而且在各级档案部门中, 档案的检索工具种类不多, 标引质量不高, 综述完整性较低, 档案成分优化不足等等, 使得档案的利用不够快速与充分。而国内档案信息资源数字化建设与发达国家相比, 差距比较大。档案信息资源在未来会朝着信息化的方向发展, 而高职学院并没有做好相关工作, 没有建立起比较健全的档案信息资源网络。

(四) 人员素质较低

在高职学院中, 其档案管理人员文化素质比较低, 专业人员不多, 大部分都没有参加过在职培训教育, 导致档案信息资源的开发利用受到一定影响。档案部门在调配档案工作者时, 偏重其政治素质, 没有给予综合素质足够的重视。另外, 档案管理队伍知识结构缺乏合理性, 年龄偏大, 而且业务素质也比较低, 对档案信息资源的开发与利用造成了直接影响。除此之外, 档案部门的资金不足, 设备没有得到及时更新, 缺乏人才。

三、档案信息资源开发与利用有效对策分析

(一) 实现档案意识的转变

档案部门的工作人员应该坚定服务思想, 增强宣传意识、奉献意识以及高度责任感, 并且发挥主人翁精神为档案信息资源的利用者提供服务。另外, 档案部门应该通过各种手段对档案信息资源进行公布, 对信息开发管道进行拓宽, 主动提供服务。档案部门还应该对档案信息资源开发利用的重要性进行大力宣传, 增强人们的档案意识, 改变档案信息资源开发与利用比较落后的现状, 激发人们对档案进行利用的积极性, 提高档案利用率。

(二) 对馆藏资料进行丰富

馆藏档案信息资源的门类应该比较齐全, 而且具有比较合理的结构, 从而满足档案利用者的不同信息需求。因此, 档案部门应该通过多种途径来进行档案资料的征集。珍贵档案史料或者一些有特色、有长期保存价值的档案材料通常都会比较分散地在个人或者组织的手中, 档案部门应该对其进行广泛征集。档案部门还应该加强馆际间的交流与合作, 从而实现档案信息资源共享。除此之外, 应该重点收集比较珍贵的档案资料, 避免其流失。

档案部门还应该拓展档案收藏的种类以及形式, 实现馆藏结构的优化。总的来说, 档案部门应该使得档案信息资源库具有比较齐全的门类, 而且数量比较充足, 在配置方面要有一定的合理性, 并且突出其特色, 从而满足社会对档案信息资源的需要, 并且为其提供优质的服务。

(三) 实现服务质量的提高

高职学院的档案部门应该建立比较健全的为档案提供服务的组织机构, 主动为档案信息资源利用者提供服务。档案部门还应该建立一个检索工具体系, 对档案进行科学整理、鉴定以及编目, 从而有利于档案更加系统化与有序化。在这个过程中, 应该实现其功能多样化, 可以让档案利用者从不同角度、方位以及层次对档案进行检索, 不断提高档案的查全率、查准率以及查阅率等等。除此之外, 还应该充分利用现代信息技术, 建立一个档案信息资源网络, 适应信息时代的新要求。

(四) 实现人员素质的提升

高职学院应该不断提高档案工作人员的综合素质, 促进档案信息资源开发利用工作更进一步发展。工作人员应该具有较强的责任感以及使命感, 要发挥创新精神, 开拓进取, 整理出进步有益的档案信息, 充分发挥档案信息资源在现实工作中的作用。另外, 工作人员应该对现代信息技术进行熟练的掌握, 并且提高对档案信息资源开发与利用的认识, 组织档案员工的后续教育。除此之外, 政府部门应该加大其投入力度, 出台优惠政策以吸引优秀的人才参与档案信息资源开发与利用工作。

四、结束语

在高职学院档案信息资源开发与利用的过程中, 应该开拓其研究新领域, 并且对档案管理的内容进行丰富, 做好档案馆藏建设, 促进国内社会的发展。

摘要：在高职院校中, 档案信息资源在其学院资源中占据着重要地位, 很多高职院校开始对其重要性给予越来越高的关注。本文主要对高职学院的档案信息资源进行相关阐述, 并且对其开发与利用的有效策略进行相关分析。

关键词：高职学院,档案,信息资源,开发,利用

参考文献

[1]周宗相.谈高职院校档案文献资源的管理与利用[J].四川职业技术学院学报, 2011 (8) :25~26.

[2]成亚梦.论高职图书馆期刊信息资源的开发与利用[J].中国科技创新导向, 2009 (1) :37~38.

档案利用工作策略 篇11

关键词：档案信息反馈开发利用催化剂

档案利用中的信息反馈工作是档案业务工作报告中的一个重要环节。它在沟通档案馆和社会之间信息传递，调整档案服务与社会利用之间的双向需求，以及研究深化档案信息开发利用方面起着十分重要的作用。

目前有的档案部门的信息反馈工作开展得不十分理想，发挥的作用不是很大。其主要原因有四：一是收集意识不强。档案工作人员没有把信息反馈工作作为主要业务工作来完成，只是把它作为档案接待利用中的一个辅助性工作。二是主动收集不够。一些档案部门虽然也制定了一些收集反馈信息的计划。伹无专人负责，不能做到主动跟踪追访。三是宣传不够。不善于作宣传解释、指导、说服工作。四是对反馈信息没有作详尽的分析、研究。一些正确信息没有给予采纳，打击了利用者的积极性。

要想做好档案利用信息反馈工作、提高档案开发利用率，笔者认为，要做好以下几项工作。

1加强信息意识，提高对档案利用信息反馈工作重要性的认识

在注重如何提供档案为社会服务的同时，注重了解社会利用档案以后的各种反映、动态和效益。要在档案馆(室)接待人员中提高对信息反馈工作重要性的认识，在思想上树立起信息反馈工作不可忽视的观念。在年终总结评比中，要把信息反馈工作作为完成业务工作的实绩加以考核。

2利用多种渠道，主动收集反馈信息

很多档案馆(室)信息反馈工作收效不大，主动收集不够是其中一个重要原因。我们在抓这项工作时不能坐等上门，要想办法主动收集，具体可采用：

2．1现场收集。利用者在档案馆(室)查阅档案的过程中，接待人员要做有心人，做到勤问、勤登记。特别是对那些有可能产生经济和社会效益的典型查档对象，更要做到细心询问，弄清底细。这样基本上能把握好现场收集这个关。

2．2寄发信息反馈卡。对于一些不能当场反映出利用效果的利用情况，可以通过寄发“档案利用情况信息反馈卡”来进行跟踪调查，获取反馈信息。信息反馈卡的内容应该包括：档案信息反馈单位，借阅时间，借阅者姓名，借阅目的或动因，查阅档案的数量、人次、内容，查档后获得的效益，解决的问题及对档案馆(室)的看法、意见、建议等。信息反馈卡寄发后还应采取主动上门、定期催交等方式来进行收集。

2．3定期召开利用者座谈会。每年定期邀请一些利用者来档案馆(室)征求他们对档案工作特别是档案利用工作的看法、建议，了解他们下一步对档案的需求。邀请的人员可以常来档案馆的老利用者：某一专题或新的利用动向的代表人物：对档案事业关心，有建设性意见的人等等。这样就可以从座谈会上直接获得很多宝贵的反馈信息，便于档案馆(室)制订档案利用工作计划，及时调整利用工作的方向。

2．4建立档案信息反馈抵押金制度。对一些利用档案后可能产生效益的单位和个人，收取一定的信息反馈抵押金，并限定反馈信息的时间，收到反馈信息后，抵押金如数退还。这样对档案利用者形成一定的经济制约，使之能主动配合档案部门做好信息反馈工作。

3加强档案馆的形象建设，提高全社会的档案意识

档案利用工作策略 篇12

一、开展民生档案远程利用服务是高校档案事业发展的必然趋势

1.档案事业服务民生的必然要求。党的十七大以来,国家一直在持续推进以改善民生为重点的社会建设。2007年12月,国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》(档发[2007]12号),明确要求在全国建立覆盖人民群众的档案资源体系,建立方便人民群众的档案利用体系。国家档案局杨冬权局长指出“,服务民生成为档案工作服务大局的一个新亮点,也成为档案工作出现重大变化的一个新拐点”,“各级档案部门要以服务民生为重点”,“创造性地开展民生档案工作”“,民生所想,就是档案工作之所向;民生所需,就是档案工作之所趋”[1]。在2009年全国档案局(馆)馆长会议上,他又强调指出“:进一步提高档案部门远程服务的能力……各级档案部门要以服务民生为重点,加快探索和推进区域内档案信息远程共享工程”。档案部门开展民生档案工作涉及方方面面,其中也有高校档案部门的责任。高校档案馆保存的教职工教学科研、学生学籍等档案,如教职工的人事任命、职称评聘、工资福利、科研合同、科研成果、获奖情况、教学成果、出版的论著、学生的招生录取、学习成绩、奖惩材料、毕业学位材料等,都是事关广大师生员工工作、教育、就业、个人发展等切身利益的重要原始凭证,其管理和利用是民生档案工作与民生服务的现实落脚点。

2.高校档案信息化发展的必然结果。在运用现代信息技术,推进档案信息化建设的进程中,高校凭借其技术优势和智力优势,始终走在全国档案信息化前列,从计算机辅助档案管理,到档案管理信息系统的研发和使用,再到档案网站建设、数字档案馆建设,高校档案信息化的步伐正在逐步加快,信息化程度不断提升。如上海交通大学档案馆、南京大学档案馆,都已建设覆盖全校的电子文件归档平台、档案管理工作平台、网上相关信息自动搜集平台、档案利用服务平台等,在体现档案馆自动化、信息化、科技化水平程度的同时,也成倍提高了档案馆的业务水平。南京大学档案馆研发的“南大之星”软件被全国200多家高校采用[2]。进入新世纪后,仅就网络搜索可知,上海交通大学、浙江大学、上海大学、华东师范大学、吉林大学、重庆大学、陕西师范大学、中南大学、北京师范大学、河北大学、江南大学、昆明理工大学等诸多高校纷纷建设数字档案馆,加强电子文件接收、加大存量档案数字化,将利用率高的学生历年高考录取名单、成绩总表、毕业生名册、学位授予名册等民生档案数字化,并逐步实现馆藏档案全部数字化。高校档案信息化发展的结果必然是要求实现档案信息的远程利用服务,这也是高校数字档案馆建设的目的所在。

3.高校师生档案利用方式转变的基本诉求。一方面,随着高校合并重组和办学规模的不断扩大,一校多区的格局日益突出。如上海大学1994由上海工业大学、上海科学技术大学、原上海大学、上海科技高等专科学校合并成立,合并后学校形成了以校本部(宝山校区)为“一体”、延长校区和嘉定校区为“两翼”的“一体两翼”校园格局。校区分布较分散,不仅给学校各部门利用档案带来不便,也给广大师生的查档用档带来不便,必然要求通过校园网平台,实现档案利用的信息化、网络化;另一方面,随着人们社会活动空间的扩展,国际交流的日趋频繁,高校师生、毕业校友查询学籍档案,出具学历学位证明、中英文成绩证明等利用需求逐年上升,上门查阅利用的传统方式不仅让档案馆难以应对,而且往返奔波,费时费力(请假或者委托他人办理)费财,特别是受档案馆开放时间的制约,有些利用难以及时满足,容易导致用户的不满、急愤情绪。因此,无论从高校自身管理效率的提高,还是从高校师生利用的现实诉求,都需要高校档案部门转变利用服务方式,提供便捷服务。

二、高校档案馆开展民生档案远程利用服务实践探索与不足

在高校信息化建设和服务民生理念的推动下,我国一些高校档案馆已率先开展民生档案远程利用服务的实践探索。如2012年4月,南昌大学档案馆为深入开展“创先争优活动”,切实为民办实事,进一步方便广大校友和有关人士便捷利用学校档案资源,推出了档案远程服务项目,服务范围包括:为毕业生本人复制在南昌大学学习期间的学习成绩单;为毕业生本人出具出国成绩、毕业证、学位证中外文证明;为社会各界提供南昌大学及前身(含江西大学、江西工学院、江西工业大学、江西医学院等时期)颁发的学历学位证的相关档案证明;为社会各界提供其他可开放档案利用服务[3]。

不过就目前总体而言,高校档案馆开展的民生档案远程利用服务尚处于起步、探索阶段。虽然大多数高校都建成档案信息网站,但主动开展民生档案远程服务的高校还不多,大部分高校档案馆传统的提供利用方式仍占主导地位,这与我国当前高校规模和高等教育发展不相称,难以跟上当前社会信息化发展的进程。在开展民生档案远程利用服务的高校档案馆中,一方面,档案馆可利用的档案信息量还不够丰富,档案远程利用服务范围还比较狭窄,还有许多问题有待进一步破解。如同济大学在研制、开通“档案网上服务利用系统”的过程中,就感觉到虽在试运行之前档案馆已进行了上百次的模拟测试,但因档案的查证和档案证明的开具具有一般资料无可比拟的严肃性和严谨性,在服务操作流程上比普通网购要复杂得多[4];另一方面,各高校在开展民生档案远程利用服务方面还是各自为阵,缺乏交流与协作,难以构建和形成如上海市档案局在市、区、县国家综合档案馆范围内开展的“就地查询,跨馆出证”模式的远程协同服务机制。

部分高校档案馆民生档案远程利用服务的率先尝试与上海地区国家综合档案馆远程协同服务模式的创新经验,说明高校档案馆开展民生档案远程利用服务,其难点和关键点不是技术问题,而是管理思维、服务理念、管理方式与管理体制问题,需要我们进一步转变管理观念,创新服务方式和服务机制,探索推进高校档案馆民生档案利用服务深入全面地开展,惠及广大师生。

三、高校民生档案远程利用服务推进策略的思考

1.完善网络系统建设,搭建畅通的远程利用服务平台。目前,我国绝大多数高校馆都依托校园网建设了自己的网站,但其功能主要是作为档案馆对外宣传、展示档案工作成果的窗口,利用服务功能不强,需要在此基础上完善提升,研发增加能够与高校民生档案利用内容、利用需求相匹配的远程利用服务系统。同济大学上线的“档案网上服务利用系统”和南昌大学开启的远程服务系统,都是在档案馆网站上增加的新的服务功能。另据介绍:南京信息工程大学档案信息网具有两大功能:一是为学校档案工作提供了一个对外宣传、交流的窗口;二是通过网络,为学校教学和科研,为全校广大师生提供多层次、多渠道、多种形式的电子档案查询等档案利用服务。为了更好地向师生和社会提供档案信息服务,进一步提炼馆藏信息,南京信息工程大学档案馆对档案信息网的信息查询平台进行了整合,整合后的信息查询平台信息量更大,具有较高的利用率和较强的参考价值[5]45。这些经验富有启发,值得借鉴。当然,在档案远程利用服务系统研发中,我们还需要注重人性化设计,以使系统畅通快捷,更便于操作。

2.开展档案利用需求分析,不断丰富远程服务内涵。根据我们的统计,上海大学2012年共接待档案利用者7215人次(学生档案利用除外),其中接待中英文成绩证明(出国用)4891人次,接待中文成绩、学历、学位证明(国内用)等1289人次,接待学历学位查证780人次,接待综合档案利用255人次。民生档案的利用人数占利用总人数的96%。其中在校生、历届生因出国、就业、继续深造等需要办理中英文成绩证明、学历学位证明的人数,占利用人数之首,在档案利用总人数中,所占比例为86%,是高校档案利用服务的主要对象。这些数据既反映出当前高校档案馆档案利用服务并非如一些人所说的“档案馆门可罗雀”,而是接待量剧增,工作压力大;同时更反映出高校开展远程利用服务的现实必要性及其服务重点。在工作中我们也发现,其实还有许多工作有待开展。如网上归档提交毕业论文材料等,在许多高校已经开始运作,受到学生欢迎。只要我们认真梳理学生需求,把握学校师生利用规律,就能不断丰富档案馆远程利用服务内涵,增强远程利用服务的贡献力和影响力。