档案保密与利用

档案保密与利用（精选11篇）

档案保密与利用 篇1

随着社会的发展和进步, 档案资源的巨大社会价值日益为公众认识, 这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性, 这项工作做得如何, 直接影响党和国家的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源, 对于档案信息资源, 既要重视其载体的保管和保护, 更要重视其所含信息的开发利用, 以实现信息资源共享。本文提出了具体措施和办法。

一、提高意识, 强化档案保密工作的责任感

档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感, 站在国家安全的高度, 切实重视和不断强化档案保密工作。要做好档案保密工作的宣传, 通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习, 多渠道、全方位地宣传档案保密工作, 强化保密法制观念, 牢固树立“保密工作无小事”的责任意识, 提高保密工作的责任感, 自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度, 确保保密工作做到万无一失, 把安全责任意识贯穿于整个档案工作的始终。同时, 要认真贯彻“预防为主”的方针政策, 坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作, 把档案安全工作的重要性讲清、讲明, 把泄密的危害和后果讲足、讲透, 让安全意识真正深入人心。

二、做好档案库房管理中的保密工作

做好库房管理是做好档案保密工作的基础。从总体上讲, 档案库房应按照国家有关规定来单独兴建, 但也有一些不具备条件的单位, 往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是, 不是任何一间办公室都可以用作库房的, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房安全设施建设, 落实防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫措施, 加快实现档案安全管理的可控性, 还应尽量做到库房与办公室、阅览室分开。档案库房应由指定专人负责管理, 制定严格的管理制度, 无关人员一律禁止入内。真正的做到档案的安全保密。

三、做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的保密工作, 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效发现并及时制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能做好档案的保密工作。具体说来, 档案利用监督可从以下方面实施:

1 加强制度建设。

加强档案管理制度, 规范档案管理程序, 从管理入手建章立制, 完善档案管理工作的各项制度。查阅档案需经负责人批准、按照档案管理的有关规定办理借阅手续;档案的多项内容要规定不同的使用权限, 普通档案可较大范围共享;相对机密的档案文件仅供一定需要人员使用;使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真进行总结, 不断的创新和完善。

2 加强队伍建设。

建立一支高素质的档案管理人员队伍, 不断加强管理人员的素质教育, 提高管理人员做好保密工作的责任感, 切实维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏, 就是使档案保管得完好无损, 不致因不利因素而使档案损坏。档案行政管理部门人员要定期对单位档案进行安全保密检查, 及时发现隐患, 及时督促整改。这是一项重要的基础工作, 档案保管人员要时刻警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全, 为档案工作提供物质基础。

此外, 要严格落实档案安全责任追究制, 对因行玩忽职守、违法乱纪引发档案安全事故, 造成损失的, 要严肃处理并依法追究责任。

3 加强监督措施。

在利用中, 要根据不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监督和保护。有条件的档案馆室还可安装摄像监视器。对一些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者, 要防止其毁坏或涂改档案;对一些平时有看书写标注或者是翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。做好监督利用, 还要做到三勤:一是嘴勤, 勤宣传利用档案的制度与规定, 勤与利用者交谈, 掌握其利用目的与动机;二是眼勤, 勤观察动态, 置每个利用者于视线之中;三是手勤脑勤, 勤分析利用者的情况和利用效果, 勤检查被利用的案卷, 勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

档案保密工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 我们要在工作中不断地积累经验, 根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施, 完善档案管理工作。

摘要：档案是一种重要的社会信息资源, 对于档案信息资源, 不但要重视保管和保护, 更要重视其所含信息的开发利用, 来实现信息资源共享。档案保密工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 是档案管理工作人员的神圣职责。我们要在工作中不断地积累经验, 在严格做好保密工作的同时, 更要切实完善工作职能, 使档案得到充分的利用。

关键词：档案保密,档案管理,利用

档案保密与利用 篇2

发布文号：威城档发[2009]1号

甲方：XX市城市建设档案馆 乙方：编号：

乙方因工程项目建设需要,利用甲方馆藏的地

下管线图:共幅，地下管线点成果共点。因管线成果资料涉及国家秘密，为确保国家秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、理规定》、《建设工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》的规定，甲、乙双方就涉及保守国家秘密的有关事项签订如下协议：

一、本协议所称国家秘密载体（以下简称秘密载体），是指：由甲方向乙方提供的地下管线数据（图纸和成果表）等资料。

二、甲方向乙方提供秘密载体时，双方应当履行清点、登记、编号、签收等手续，同时应标明秘密载体的密级。

三、乙方收到秘密载体后，必须由主管领导根据秘密载体的密级，确定本单位知悉该国家秘密人员的范围（以下简称相关人员），并确定秘密载体管理负责人。任何人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。

四、乙方相关人员阅读和使用秘密载体，应当在符合保密要求的办公场所进行；确需在办公场所以外阅读和使用秘密载体的，应当经乙方主管领导批准，并遵守有关保密规定。

五、乙方相关人员阅读和使用秘密载体，应当办理登记手续、签收手续，秘密载体管理负责人要随时掌握秘密载体的去向，并做好文字记载。

六、甲方有权指派代表对乙方阅读、使用秘密载体、秘密载体复制、秘密载体数据转换等涉密工作进行检查。

七、秘密载体仅限于《查询利用地下管线工程档案审批表》中规定的工程项目中使用，乙方不得在本项目以外使用，不得转让、销售、出租秘密载体，不得向任何第三方提供相关数据。

八、秘密载体使用后，乙方可将秘密载体归还甲方；若自行销毁，则必须经本单位主管领导审核批准，并履行清点、登记手续。销毁秘密载体，应当确保秘密信息无法还原。同时，在１５日内书面告知甲方备案。

九、因乙方管理疏忽所引发的泄密事件，乙方必须赔偿甲方的经济损失并承担法律责任。

十、本协议一式三份，双方各执一份，一份报市保密局备案。

甲方：XX市城市建设档案馆乙方：

责任人：责任人：

档案保密与利用 篇3

关键词：档案保密 管理与利用 措施

中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）06（a）-0182-01

档案资源中档案管理性质使得档案资源存在极强的保密性质。其中，特别是在社会发展中，档案资源管理与保密工作直接影响着本单位最根本利益和安全。档案保密贯穿档案管理全过程，在档案管理中的地位不言而喻。

1 完善档案机密等级划分工作

档案管理过程中，相关资料的机密等级并非一成不变，而是随着该领域形势变化以及时间推移不断在进行优化调整。在调整时，必须严格遵守《保密法》中的各项规定，确保档案机密等级准确性，以此来为实现机密等级规范、标准化奠定坚实基础；档案等级划分是由制发机关来进行，制发机关应根据国家机密等级制度及该领域形势变化，并且保证是在行政部门指导下，对机密文件进行等级划分。最后将变更结果上报管理部门，以此来明确机密档案主体；根据《国家秘密保密期限的规定》中的要求，可以得知必须构建机密单位与资料库管理部门间的联系制度，形成强有力的机密档案管理，来实现档案管理机密等级制度化。

2 改善档案管理过程中的安全问题

2.1 档案库管理制度

档案库管理作为档案保密基础和关键。从档案管理安全及保密性出发，档案库应该根据国家与相关事业单位需求来进行管理建设。从保密性的角度来看，在对库房进行保密管理时应遵循以下几点原则：库房应该制定完善健全的管理制度；各库房应分别对相关专业人士进行管理；库房应与办公室以及阅览室隔开，同时，库房不适合设在较低楼层；库房内应放置防虫药物，避免室内温度潮湿；库房的门窗应该特别加固，安装防护装置以及全方位摄像监控，防止资料被盗，避免安全问题出现。建设完善库房制度，是实现库房安全的最根本基础。

2.2 提升管理人员素质

档案管理人员在档案资源管理进行过程中一直处身于比较特别的位置。建设完善健全的管理制度，提升相关管理人员专业素养，在一定程度上能够有效保障档案库资料的完整与绝对安全。保障档案资源的绝对安全，是从事档案管理专业人士基本工作内容，也是对资料库进行管理最基本目的。这要求管理人员对工作需要高度集中，严格遵守相关规定。他们对国家机密与事业单位内部文件保护存在相当大的责任。正因为档案管理该项工作具有绝对保密性，在对待员工要求上相对就更加严格。该领域相关文件中就有明确规定，要求相关管理者必须拥有极强的社会责任感，对事业高度集中，同时，能够将国家利益放在最前线，把个人利益归于国家利益之后。在工作过程中，不能因个人工作疏忽而丢失档案库文件，使档案库内容缺失或被不良分子剽窃。在进行档案管理时，应该有条不紊，不急不躁；档案资料排放应该整齐规范，有依可寻。档案管理人员相关工作是艰巨的，同时也是光荣伟大的，只有完善这一基础工作，才能够在最大限度上保证资料库的完整和安全。为党和国家工作奠定基础。

3 档案开放的管理和监督

首先，相关单位应制定健全的资源借阅制度，以此来加强保密档案借阅制度建设。建设完善，简明的借阅制度在管理人员进行工作时能有效利用时间，为工作带去便捷，在实践中总结经验教训，不断优化相关规章制度，确保档案安全。机密资料被借阅时，应严格遵守规定进行手续办理，确保清单的准确无误，之后再由直接领导人以及项目负责人进行签字核实，确保每一个步骤都要透明严格。同时，也要求借阅人自身素质以及约束力要好，能够严格遵守规章制度，禁止向他人泄露国家以及事业单位个人机密与技术劳动成果。不得丢失，泄密，私自复印、损毁、修改机密资料，更不能发现缺页现象。管理人员在发现问题时，应及时向相关部门报告并进行最大限度补救。机密资料借阅时长不能超过7 d，当过了约定时间却无法及时归还时，还应当办理相关续借手续。一切按国家相关规章制度严格执行。

4 明确保密管理与利用关系

保护国家机密不仅仅是每个公民的职责更是相关档案管理人员的义务。档案管理的主要职责，就是为了保护国家重要机密，不被不良分子以任何方式进行窃取。日常工作时，管理人员应准确并客观对工作智能进行转化，同时，对上级领导决策进行服务。对机密档案进行保护是为了使档案库资料能够得到更好利用。在一定程度上，资源运用在时间及地点上存在一定局限性，但对少许资源只是进行保存而不使用，时间长了该资料将会失去自身价值，那么那时候它的存在也将毫无意义。与此同时，人们对档案进行管理利用时，必须保证机密档案是在被保护状态下被使用。在使用过程中，对此进行反复，无限度使用也会给国家以及相关事业单位带去利益上的伤害。国家和事业单位对档案进行保密的目的是为了对企业和社会服务。因此，对从事档案管理工作者来说，对资源进行保密与使用都相当重要，应该正确处理好档案保密管理和档案利用两者间的关系，将档案保密和档案使用进行有效结合，才能够最大限度发挥档案使用价值。同时，这也要求管理人员自身对工作具有使命感和责任感，管理者在这过程中也扮演着重要角色，也是国家建设的推动者。

5 结语

由于当前社会处于经济全球化，各国与各企业间交流日益密切，同时，相互之间的竞争也异常激烈。为了适应现代化社会发展进程，国家与国家都拥有自己的机密档案。因此，机密档案在保管和利用过程中的安全性和保密性工作至关重要，国家和企业都必须加强对机密档案的管理，只有加强对档案管理的使用，国家与企业才能得到更好发展，才能从根本上增加经济效益。

参考文献

[1]李彦杰.如何完善档案保密管理工作[J].陕西档案，2013（3）：33.

[2]牛静平，关翠集.档案保管利用过程中的保密工作[J].陕西档案，2014（4）：55-56.

[3]王铁春.如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作[J].兰台世界，2014

如何做好档案保密管理与利用工作 篇4

1 档案保密管理与利用工作中的问题

1.1 档案管理工作过于混乱

很多公司的档案存放并不集中, 档案管理工作非常混乱, 没有专门的档案室。档案资料应该按照不同部门分别存放, 但是很多单位把所有的档案混在一起, 导致档案调用很不方便。而且, 许多单位的档案管理很混乱, 有的部门会把机密性文件和非机密性文件混在一起, 混合组卷保管或者混合提供信息, 造成机密泄露。

1.2 档案信息会被泄露

档案管理工作不严会导致机密性的文件泄密, 给公司带来重大损失。2008年, 北京方式科研公司因为档案管理不善, 科研配方泄露, 导致公司破产。如果是关于员工的档案资料密保工作没做好, 会泄露员工的个人信息。

1.3 档案内容没有及时更新

档案信息具有变动性, 但是很多档案内容并没有根据实际情况的变化而更新。例如, 员工的工作转换到另一部门以后, 机密文件的密保期已过, 档案信息就应该及时更新, 有时候档案管理部门并没有及时更新档案内容, 因此带来很多不必要的麻烦, 使档案不能发挥应有的作用。

1.4 档案资源没有得到科学的开发与利用

保护档案资源的机密是每个公司的责任, 但是在做好档案保密管理工作的同时需要科学的利用档案资源。很多公司的档案管理工作人员尽心尽力的对待档案保密管理工作, 但是没有开发利用档案资源, 使档案管理工作失去了意义, 也没有发挥档案资源的价值。因此, 公司在保护档案信息的同时要学会利用档案资源。

2 如何做好档案保密管理的建议

2.1 做好档案管理的每一步流程

档案管理工作分为收集、保管、整理和归档四个环节, 收集档案是档案保密管理工作的基础环节。每个单位需要建立专门的档案保管室, 不能把所有的档案混合管理。档案管理人员必须做好档案管理工作的每一步流程, 在整理档案信息的时候, 必须保持档案资料的完整和信息的连贯性, 将正文材料放在前面, 附件材料放在后面, 按照顺序编写页号, 保证档案信息清晰完整, 避免信息缺失, 确保档案管理工作的专业化、规范化和标准化。对于档案混合问题, 档案管理人员需要及时清理混定的文件, 重新归档。如果实际情况有变化, 档案管理人员一定要及时更改档案信息。

2.2 遵守《保密法》, 提高档案的保密管理技术

国家颁布了《保密法》以保护档案资源的机密, 档案保密管理工作需要按照《保密法》完善工作内容。档案资源的机密会随着时间的推移发生变化, 基本变化分为升密、降密和解密等。档案管理人员必须遵守《保密法》, 按照解密划控的时间标准, 档案信息涉密内容的标准和保密规范的标准来执行档案保密管理工作。而且, 档案管理人员必须树立责任心和事业心, 具备强烈的保密意识, 工作严谨, 一丝不苟, 把保护国家机密作为自己的职责与义务。

档案管理工作具有科学技术性, 档案管理人员必须不断地学习档案管理工作的知识和技能, 了解档案管理工作的内容, 加强档案管理工作的理论科学研究, 熟悉档案资源管理的规章制度, 做好学籍档案的收集、整理、保管、统计分析和利用工作。

作为档案管理人员, 必须提高自身的思想道德修养, 用马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表思想和科学发展观武装自己的头脑, 加强服务意识, 爱岗敬业, 依法治档。另一方面, 电子档案也在日益普及, 档案管理人员需要学习计算机编程和外语知识, 提高档案管理工作的技能, 熟悉电子档案管理的流程, 结合自己的实际经验, 研究电子档案的来源、形成、内容和形式等特征, 从而做好电子档案的保密工作。

3 如何科学的利用档案资源

3.1 处理好档案保密与利用的关系

保护档案机密是档案管理人员的责任与义务, 在做好档案保密管理工作的基础上, 有时间、地点和范围限制的利用档案资源, 才能发挥档案资源的社会价值。只保护档案的秘密不利用档案资源, 会让保密工作失去意义, 无限制的利用档案资源会给国家和公民的安全、利益带来重大损失。所以科学的利用档案资源, 必须处理好档案保密与利用的关系。

《保密法》将档案资源的秘密等级划分为绝密、机密和秘密三个等级, 档案管理人员需要按照秘密等级来开发利用档案资源, 严格控制利用范围。绝密、机密和秘密的档案文件应该分别密封, 避免档案混合, 应该建立档案文件统计台和档案存放地点的索引。在档案资源利用完毕以后, 档案管理人员必须及时把文件存放到原来的地方。秘密保管期也有时间限制, 一旦保管时间到期, 就不再属于秘密。档案管理人员就可以按照公开文件的规则利用档案资源。

3.2 加强档案管理的监督工作

在利用档案资源的过程中, 需要加强档案管理的监督工作, 做好重点监护。档案管理的监督工作是档案保密与合理利用的重要措施, 它可以在有效利用档案资源的同时保护好档案的机密安全。做好档案监督工作首先需要建设管理制度, 档案利用规章制度分为阅览制度、外借制度和复制制度。利用档案资源的时候要根据实际情况确定利用范围, 有的信息资源可以利用, 而有一些机密性的信息不可以利用。

档案管理人员需要认真检查并核对所利用的档案文件, 确保档案文件的完好无损, 及时纠正工作中的问题, 并做好利用登记簿。对于损毁档案或者泄露机密的违法行为, 必须报告上级, 降低损失。

3.3 加强档案的日常管理工作

合理利用档案资源, 保护档案机密, 需要从日常管理工作中做起, 任何人不得擅自查看档案。档案管理人员在调阅、移出和销毁档案的时候, 必须严格按照《档案管理法》的手续办理, 经过上级领导的审批, 仔细核查, 履行登记, 办理签字手续。在使用绝密档案以后, 档案管理人员必须及时检查、清对, 避免失密或者泄密问题发生, 确保文件安全, 如果发现秘密泄露应该及时补救, 挽回损失。

4 结语

随着社会的发展与进步, 档案资源发挥的作用越来越重要。做好档案的保密管理和利用工作, 发挥档案资源的社会价值, 必须解决档案保密管理和利用工作中的问题, 档案管理人员要做好档案管理的每一步流程, 遵守国家《保密法》, 提高档案的保密管理技术, 处理好档案保密与利用的关系, 建立档案管理监督制度, 加强档案资源的日常管理工作。

摘要：公司的档案资源包括公司的机密文件, 也包括员工的个人资料。这些文件资料是一种有效的资源, 要使其发挥最大的社会价值, 公司既要做好档案资源的保密工作, 同时要合理开发并利用这种资源。但是, 目前, 公司的档案管理和利用工作中普遍存在一些问题, 文章在分析问题的基础上提出个人见解, 希望对档案保密管理与利用有所帮助。

关键词：档案保密,档案管理,利用,措施

参考文献

[1]林昕.档案管理的特点与管理对策[J].才智, 2010 (1) .

[2]李融.如何做好档案利用中的保密工作[J].四川教育出版社, 2012 (2) .

[3]彭媛媛.对档案管理人员能力培养的若干思考[J].怀化学院, 2011 (2) .

企业地质档案的利用及保密工作 篇5

勘探开发档案是指石油企业在油气勘探开发过程中形成的一系列记录、数据、分析结果以及科研成果等，具有取得成本昂贵、数量大、类型复杂、经济和社会效益潜力巨大等特性。勘探开发档案中的地形图，测绘成果、GPS三维空间大地控制网等关系到国家的安全和利益,属战略性地质资料，又称作涉密地质档案。这类地质档案在一定时间内只限一定范围的人员知悉,它们从形式到内容均涉及国家战略决策的科学性、可靠性,是地质档案资料保护的重点。

存放管理做到涉密地质档案库房、业务技术用房、阅览室三分开

设置专门的涉密地质档案库房，配备防盗门、防盗窗、红外线电子监控设备，档案柜上锁，定制涉密地质档案岗，专人（人员须参加过省级以上保密培训，并具备相应管理资质）管理涉密地质档案。查阅涉密地质档案时安排在专用的阅览室，并由专人监护，其他人不得随意进出涉密地质档案库房。

前端控制—档案利用的审批印签备案制度

（一）油田有关单位实行涉密地质档案利用的审批印签备案制度。有关单位根据油田《档案借阅制度》的要求，同所在区域档案室协商确定实行利用审批制度的档案门类、审批部门和审批负责人，然后交到档案室备案。一般每类档案的审批负责人应确定2人，以便第一审批负责人出差不能履行审批责任时，不影响正常的借阅审批。附表“利用审批负责人签名”一栏，应由利用审批负责人本人亲笔签名，不能使用个人印章代替。各单位档案利用审批负责人签名、审批责任部门公章印模须报油田档案部门备案。

（二）严格履行审批手续。油田内部利用涉密档案必须填写《档案资料利用审批表》，由利用单位的业务主管部门、保密管理部门和业务主管领导审批。审批责任部门在审批意见中须注明批准利用的范围、是否同意复制、借出及借阅天数,并由负责人签名，加盖审批责任部门公章。

（三）对油田外单位人员利用档案的审批。本国利用时，由油田主管领导审批，加盖勘探管理部或开发管理部印章。对外合作需提供测绘成果时，按照《关于对外提供我国测绘资料的若干规定》（国发[1983]192号）办理。

“事前、事后保密承诺书”――保密承诺双保险严把利用关

（一）涉密地质档案原则上不外借，利用者只可查看批准内容，不得将涉密档案带出阅览室。利用测绘成果须填写《中原油田测绘成果借阅登记表》，标明借阅人姓名、所在单位、借阅目的及利用范围、期限、数量等内容，并且签署测绘成果保密安全责任承诺书。

（二）涉密地质档案在特殊情况下借出时，档案人员要严格按照档案借阅制度，按照审批后确定的内容提供涉密地质档案。测绘成果借出期间，利用人应按照保密安全承诺要求，妥善管理测绘成果；不得擅自复制、扫描存储、转让或转借测绘成果；履行好保管责任，防止丢失和失泄密事件发生，确保测绘成果实体与信息的安全。借出的测绘成果限1个月内归还，因工作需要不能按时归还的，要办理续借手续。

（三）严把入库前检查关。成果资料使用完毕后，双方应对所借资料当场逐一清点，检查无误后，在借阅登记表上注销，归还经办人和归还人签字确认。同时借阅人还必须签署《中原油田测绘成果利用保密承诺书》，与所借档案一并交至档案管理部门。

加强保密检查和宣传的力度，进一步完善涉密测绘成果保密管理制度。

加大保密检查力度，将保密检查制度化，每年开展保密自查、检查和重点抽查；开展测绘成果保密宣传教育，增强用户的保密意识，提高公众对测绘成果保密工作重要性的认识。进一步完善涉密地质档案利用保密制度。

（作者单位：中原油田档案管理处）

档案保密与利用 篇6

关键词：档案保密,档案利用,存在问题

对于档案信息资源既要重视档案的保管保护, 又要注重其所含信息的开发利用, 以共享其资源。我们经过自己多年的实践工作和深入细致的思考和交流, 梳理了档案保密及利用中的问题, 提出了相应的建议。

一、存在的问题

在以前的档案保密及利用工作中, 由于重视不够, 条件不足, 制度措施不健全, 档案管理人员素质参差不齐等因素, 造成了诸多问题。

(一) 档案的存放地——库房管理中安全性问题。

按照国家规定, 档案库房应该单独兴建, 即使在目前情况下, 一些不具备条件的单位, 也不能将档案库房建在一些阁楼、储藏室, 地下室等地方。这些环境既不方便对档案的查阅、利用, 又容易造成档案的损坏、流失、泄密等现象, 不能保证档案的安全性。

(二) 档案工作普遍存在着重保轻用的现象。

重保轻用的管理模式所产生的弊端主要有:档案得不到充分利用, 有些档案被长期搁置, 造成档案资源的严重浪费;不能正确处理档案资料的保和用的关系, 使档案资料不能合理利用。

(三) 档案管理人员的素质有待进一步提高。

目前, 在我国基层单位, 仍存在着档案管理人员队伍的文化程度、专业素质、理论水平、思想观念的方面的参差不齐。究其根源, 首先, 有的单位领导档案意识薄弱, 只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训, 对档案管理工作没能给予足够的支持。其次, 部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。以上所述严重制约着档案管理工作的发展。

(四) 档案管理制度不健全, 监督机制不完善。

档案管理制度不健全, 宣传和利用力度不足;制度与监督流于形式, 不规范, 职责不明确;档案人员和借阅人员不遵守制度, 借阅档案不能及时归还档案室;单位内部没有建立有效的监督机制, 有的规章制度浅尝辄止, 疏于对档案工作的管理等。

二、解决的办法

(一) 要加强档案库房的管理。

档案放置的库房建设和选择, 这是最基础的工作。按照国家规定应该单独兴建。没有单独修建档案库房条件的单位也应该注意档案库房的设置。从档案保密保管的角度来看, 档案库房不能设在地下室、储藏室、阁楼等易发生虫蛀、霉烂、火灾的处所。严格意义上讲, 档案库房门窗要加固, 防止盗窃, 同时应该做到档案库房与办公室、阅览室分开。档案库房应安排专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 控制档案库房的人员流动, 非档案管理人员禁止入内。因此, 只有科学的、合理的设置和管理档案库房, 才是做好档案保密、维护档案安全的最基本保障。

(二) 要解决档案工作中的重保轻用的现象。

在档案管理实际工作中普遍存在“重保轻用, 利用不足”的弊端。档案工作者害怕失密或者心存顾虑, 不敢大胆利用, 使很多有利用价值的档案被束之高阁, 造成档案资源的浪费。这就要求档案工作者解放思想、端正态度, 与时俱进, 改变松进严用的传统观念。使档案得到充分的利用, 不淹没在尘埃之中, 也使得需要信息的人员和部门能够及时、有效、准确的利用和了解, 档案管理人员的管理价值也在利用档案的效果中得以体现。

(三) 要进一步提升档案管理人员的素质。

档案管理人员是档案管理制度的最直接的贯彻者和执行者, 对档案的安全负有最直接的责任, 因此档案管理人员必须进一步提升相应的素质:档案专业工作人员必须热爱档案事业, 有较强的事业心和责任感, 并具备一定的文书学、档案史、档案管理学、档案文献编纂学等专业基本知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规。作为档案管理人员, 要注重自身专业水平的提高, 通过自学、参加培训等方式来提升自己, 熟悉档案工作的各个环节并按其基本要求努力掌握科学管理的原则和方法, 提高工作效率、提高档案质量, 使档案管理工作更科学、更实用, 为不断发展进步的社会提供有力的资源。

(四) 要加强制度建设, 完善监督机制。

档案的开放利用是一个很严肃和谨慎的问题, 需要健全的监督机制, 而且此利用是一个双向保护工作, 仅一方的努力是无法完成的。所以在档案管理利用过程中, 有效、良好的监督工作是使档案在利用过程中能够顺利、安全、完整的有力保障。

规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以适应单位档案管理的需要, 档案规章制度一般有阅览制度、外借制度, 复制制度等, 根据不同层次的利用人员制定不同的利用范围和审批手续, 使提供利用工作有章可依, 确保档案在有效利用的同时不损坏、不泄密。同时还需完善监督机制。

三、正确处理档案利用与保密的关系

对我校档案保密工作与利用的思考 篇7

一、强化档案保密意识

我校十分重视和不断强化档案保密工作, 利用每周五的政治学习时间组织全校教职工认真学习《档案法》、《云南省档案条例》、新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家有关档案法规、标准规范, 通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性, 举办档案法规和制度的讲座, 多渠道地宣传档案的保密工作, 强化保密法制的观念, 自觉履行保守国家秘密的义务。档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯, 在工作中要严于律己, 随时做到警钟长鸣。

二、加强档案库房的安全建设

我校专门设立综合档案室, 做到了库房与办公室分开, 库房与查阅室分开。阅览室靠近库房, 这样既方便及时调卷, 以确保档案材料的保护。档案室按照档案管理的相关要求进行装修, 配备了密集柜、计算机、打印机、数码相机等设, 购置了档案管理软件, 实现了电子文件归档功能和档案管理功能, 建成了全部档案的文件级目录数据库, 并根据《档案法》《中华人民共和国消防法》及国家有关规定, 做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施, 严格执行安全用电制度, 确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范, 并随时做好各项设施设备的维护工作。其次, 综合档案室指定专人负责管理, 制定有严格的档案室管理制度, 无关人员一律禁止入内。其三, 坚持日常监督与重点检查相结合, 不定期进行全面细致的安全检查, 认真清点核对档案数目, 每日认真填写《温湿度观测登记表》, 及时发现和消除档案库房的安全隐患, 做到及时检查、及时清理, 采取切实的有效的防范措施。实践证明, 档案库房的科学管理, 是做好档案的保密工作、维护档案安全的基本保障。

三、提高档案管理人员的素质

档案保密工作的好与坏, 与档案管理人员的素质有重要关系。档案管理人员需要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。在工作中既要主动热情, 急利用者之所需, 帮利用者之所需, 又要熟悉政策和档案法律法规, 同时还要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 要有严谨的工作作风和高度的保密意识, 经手的事情件件有头有尾, 手续清楚, 严防秘密的泄露。档案管理人员无论在什么场合, 都应该做到守口如瓶, 万无一失, 把保守国家的秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

其次, 档案工作是一项知识性、专业性、科学性很强的工作, 加强档案人员的业务能力培养, 提高档案工作者素质, 是加速档案科技进步, 推动档案事业发展的关键。我校积极选派档案管理人员参加档案业务工作培训, 学习档案的专业知识理论。我校于2010年4月选派档案管理人员到云南省档案局参加了对《档案法律知识》《国家档案局八号令》《归档文件整理规则》《会计档案管理》《文档一体化管理》《档案信息开发利用》等专业知识的学习;于2012年5月选派档案管理人员到云南省档案局参加了全省档案专业技术人员继续教育培训班, 学习了《档案资源建设》、《档案管理安全因素与措施》、《档案利用与档案文化产品的开发》及《电子文件安全管理》等专业知识, 使我校的档案管理工作人员通过省档案局系统的培训, 不断提高业务水平, 为做好档案工作打下坚实基础。

四、完善保密档案借阅及销毁管理

我校制定有完善的档案查借阅制度、复制制度等。对于学校档案信息资源开发与利用, 我们坚持按规章制度办事, 档案员在利用档案为我校工作提供服务时, 能迅速准确调出相关文件, 建有《档案查借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》, 《收进移出登记表》, 各项内容填写齐全。档案的借阅、移出、销毁等严格按规定手续办理, 认真履行登记、签字手续, 认真如实填写《档案查借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》。借阅人手续齐全后方可借阅, 且要遵守保密制度。查借阅档案使用完毕后要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被查阅的文件, 不能私自涂改, 更不得缺页少项, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明, 及时向分管领导及档案部门报告, 进行补救, 挽回损失。其次, 我校对档案的外借使用, 也建有严格的外借制度。如有学校教师因工作的特殊需要, 需将档案暂时借出时, 须经分管领导签字, 并经过审批后方能外借。借出时间、数量也有严格限制, 借用人须负责档案的安全, 不能将档案转借和私自翻印, 更不能遗失、拆散、调换和污染档案材料, 并保证按期归还。销毁方面, 每年档案归档结束后, 认真履行清点、登记手续, 经单位主管领导审核批准后, 送至市交销毁中心销毁。

五、完善档案保密工作制度

档案管理人员应该根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度要在实践中认真总结, 不断完善, 有效地规范和约束档案建设及档案使用管理中的工作行为, 使档案管理及利用始终沿着健康的轨道发展。

摘要：档案保密管理工作做得好坏与否, 直接影响单位的安全和利益, 因此在档案的利用过程中, 应该做到既能利用档案又能保证档案的安全与完整。

关键词：档案保密,利用,思考

参考文献

[1]中华人民共和国保守国家秘密法释义[M].金城出版社, 2010, 5 (第1版) .

档案保密与利用 篇8

确定保管期限的原则是, 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内, 如被泄露, 将对国家的安全和利益造成的危害来确定的, 它表示该国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关保密法律、法规的保护, 产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外, 绝密级事项不超过30年, 机密级事项不超过20年, 秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计, 在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项, 在授权机关做出解密前, 其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施, 不得擅自决定解密和随意对外提供。

2 档案管理人员的职责

档案管理人员的职责, 就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 这是一项重要的基础工作, 档案保管人员要持之以恒, 时刻警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全, 为档案工作提供物质基础。

3 做好档案保管过程中的保密工作

3.1 档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲, 档案库房应按照国家有关规定单独兴建, 但是有一些不具备条件的单位, 往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是, 不是任何一间办公室都可以用作库房的, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。实践证明, 档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

3.2 绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密, 它关系到党和国家的安全, 关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败, 关系到四化建设的进程。因此, 为确保国家核心秘密的安全, 必须管理好绝密档案。一是绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器, 从保管条件上确保绝密档案的安全。二是提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份, 他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任, 因此, 档案保密工作好与坏, 档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件有头有尾, 手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。三是加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须经指定领导人审批, 认真履行登记、签字手续, 任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查, 发现失密、泄密问题, 应及时查明原因, 进行补救。

3.3 做好档案密级的调整工作

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。

4 做好档案利用过程中的保密工作

4.1 做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。

4.2 正确处理好档案利用和保密工作的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

5 做好档案开放中的保密工作

档案工作应该按其秘密性的时效和范围, 在开放档案为社会所利用的同时, 做好相应的保密工作。

5.1 要做好档案开放前的基础工作

开放档案首先要做好档案开放的基础工作, 一是要提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。要适应开放后检索和管理的要求。三是要编制检索工具。使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。四是要预备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 制作好档案副本。

5.2 要做好档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。一是初审, 档案馆工作人员根据标准, 对开放期限内的档案逐件进行审查, 初步判定开放和控制使用范围。二是中审, 由具有较高政策水平和业务能力的同志, 重点审查初审中没能判定开放和控制使用的部分档案, 以确定其取舍。三是终审, 由有关领导, 根据初审和中审的情况, 权衡利弊, 进行综合分析、审查, 最终决定和批准档案的开放与否。

5.3 要做好档案的解密工作

谈地质档案资料的保密与开发利用 篇9

地质档案资料作为一种特殊商品,所蕴涵的商业机密绝不亚于一般企业的商业机密,其潜在的价值更是不可估量,甚至涉及国家战略决策的科学性、可靠性。因此,做好地质档案资料的保密与利用工作是十分重要的。

1 地质档案资料可供利用的价值

地质档案资料是地质工作成果的重要体现,服务社会是地质工作成果价值的体现。地质档案资料的价值体现在开发利用、服务于社会、形成于各项地质工作中,是一种无形的资产。种无形的资产具有专业性、管理性、服务性和机密性。一个矿区所形成的地质成果资料要经过踏勘、普查、详查、勘探等多个技术环节,每一个环节都具有不同的使用价值。因此,地质档案资料这种产品,是一种特殊的物质产品,具有重要的价值和使用价值。重要的是其潜在的开发、利用价值。各地勘单位充分挖掘地质馆藏档案的潜力,利用这些丰富宝贵馆藏地质成果资料,对编制矿产资源勘查规划、确定新的勘查工作靶区、发现新的矿产地都有重大意义。而且以地质成果资料积极参与大量的矿权交易和利益分配,所产生的社会经济效益是巨大的。所以,地质档案资料的商业和社会价值的意义是显而易见的。

2 地质档案资料的涉密重点

地质档案资料是地质成果的集中体现,包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、水文地质档案、工程地质档案、环境地质档案、物探档案、化探档案、地质测绘档案、地质科研档案等。地质档案资料涉密的重点主要涉及国土资源、测绘、海洋、环境保护、核工业工作等地质工作中,形成各种不同比例尺的图件。

3 地质档案资料利用中存在的问题

(1)地质档案资料持有者缺乏保密意识,为己谋私利,造成地质档案资料泄密。随着信息化的发展,地质工作中形成的地质档案资料的存储、整理和利用方式发生了根本变化。载体多样化,使得管理复杂化,地质档案资料由以纸介质为主,转向声、光、电、磁等现代化载体形式并存,使许多信息隐于无形之中。其具有传递快捷、复制方便、可控性减弱等特点,泄密渠道也随之增多。在计划经济时期,地质档案资料服务对象单一,出问题的可能性较小;而在市场经济日益发达的今天,地质档案资料不仅服务于国家,还要服务于社会,地质档案资料特别是商业性地质资料作为科学技术的组成部分,能为权利人带来巨大经济利益,成为走向市场、占有市场的重要砝码。由于利益驱使,一些单位和个人为了在竞争中占有优势,千方百计地窃取有关地质档案资料。随着对外开放程度的加大及对外合作的增多,境内外人员流动频繁,各种领域对外接触更为广泛,形成“你中有我,我中有你”的局面。一些敌对势力必然会利用这些条件,采取各种方式渗透到希望进入的行业,通过各种渠道和手段找向那些保密意识淡薄的档案管理者,从中获取涉密地质档案资料,因此泄密事件随时都有可能发生。

(2)地质档案资料管理者自身素质问题。一是少数基层单位档案管理人员知识老化,知识面单一,不能很好地掌握档案管理的新技术、新方法和相关的专业技术知识。二是地质档案管理人员经常更换,导致许多人对馆藏资料不熟悉,定密范围不清楚。三是可能会为一点小利接受贿赂,使单位蒙受重大经济技术损失。四是地质档案资料管理人员在对资料档案进行信息化管理中,由于网络的普及和USB接口的大量使用,为单位或个人获取和交换信息带来方便的同时,也给计算机带来了病毒等恶意程序,威胁地质档案网络的安全。

(3)地质档案资料的管理制度不尽完善。我国关于地质资料保密方面的法律法规体系还不是很完善,重点还不够明确。尽管国家颁布了一系列有关地质档案资料方面的管理制度,但是大部分都很笼统,细化不够。还缺乏地质档案资料收集、整理、保管、检索、统计、借阅、利用等的统一规定及制度。

(4)地质档案资料保密的技术手段较落后。当前高科技的发展在窃密方面的应用,使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂,日益凸现出高科技抗衡的特点,特别是通信和计算机网络的泄密隐患更多。一是信息与网络安全的防护能力很弱,许多档案应用系统处于不设防状态,具有极大的风险性和危险性;二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造;三是我国网络管理滞后,制度不健全,责任不到位,保密技术防范装备的研制、开发和应用工作进展迟缓,信息网络安全这个“瓶颈”更加突出,由此导致我国科技信息安全面临更加严峻的局面。

4 地质档案资料保密与利用管理对策

(1)进一步加强地质档案资料保密管理的组织领导。各涉及地质档案管理单位要增强忧患意识,深刻认识档案安全工作的重要性,认真贯彻“安全第一、预防为主”的方针,坚决防止和克服麻痹思想和侥幸心理,防微杜渐,不断增强做好地质档案资料安全工作的责任感和使命感。要实行“一把手”负责制,按照“谁主管、谁负责”的原则,明确主要负责人和工作人员的岗位责任,把安全责任意识贯穿于档案接收、保管、存储、利用、销毁、编研等工作的始终。要坚持日常监管与重点检查相结合,不定期开展保密检查,尤其是针对重点地质项目和档案安全保管的薄弱环节,要进行重点检查;堵塞危及档案安全的漏洞,坚决防止泄密事件的发生。

(2)建立健全地质档案资料保密和利用制度,防患于未然。

地质档案资料利用监督是做好地质档案资料利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止利用过程中不利于保密的各种不良行为,从而做到既能利用地质档案资料,又能保证地质档案资料的完整与安全。一是要建立严格的借阅审批登记制度、复制制度,使提供利用工作有章可循,在开展地质档案资料利用工作中,确保不失密、不泄密及档案资料的完好无损。二是要建立监督管理制度。对损坏档案资料者要及时报告,最大限度地挽回损失。三是建立电子档案管理制度,要做到所借的电子档案项目与正在设计的地质项目内容相同,对电子档案内容的秘密等级进行有效管理,加强对计算机信息系统的保密管理,涉密计算机不得与国际互联网相连,从根本上杜绝保密信息的泄漏。

(3)强化人员职责,提高素质,做好保密与利用工作。

做好地质档案资料的保密与利用工作,地质档案管理人员除应具有政治素质,还应具有业务素质和文化素质。各基层单位要采取各种方式对地质档案管理人员进行职业道德培训,增强管理人员的责任心。开展各种业务培训,使地质档案管理人员具备一般性的地质专业技术知识和档案管理知识,熟悉所保管的地质资料内容,熟悉档案法规、地质资料管理条例等相关的法律法规。既要掌握理论知识,又要掌握实际操作技能;既要掌握纸质文件管理,又要掌握电子文件管理,成为高素质的复合型管理人才,确保地质档案资料保密与利用工作中的安全使用。

5 地质档案资料的开发利用

地质档案资料的价值在于开发利用,强调保密控制不利于发挥其内在的价值。2002年3月国务院颁布的《地质资料管理条例》明确规定了地质资料的统一汇交制度,确定了地质资料汇交人的权利和义务,明确地质资料为社会提供公益性服务。但是由于公益性与商业性地质工作在机制上还没有完全分开,真正实现公益性地质工作成果共享存在很大的障碍。目前,地质经济已经从单一的计划经济体制转变成计划经济与市场经济相结合的格局,地质勘探管理体制也在不断改革,已融入了社会主义市场经济的大潮中。为社会、为民众提供便捷的地质档案资料信息,已成为地质档案资料管理服务职能的重要任务。所以,地质档案部门要完善利用制度,简化利用手续,积极向利用者提供档案资料;加大档案鉴定力度,尽快做到应开放的档案资料全部开放,要保密的严格执行各项规章制度不提供利用。同时要对电子档案进行鉴定,划分开放和控制利用两部分,对开放部分要利用党政网、互联网平台及时向社会提供,实现地质档案资源的社会共享。

总之,地质资料档案的保密管理与利用问题是一个现实工作中经常遇到的实际问题。解决这个问题,既需要我们档案工作人员熟悉有关规定,进一步加强地质资料档案的科学管理,维护档案资料所有者的合法权益,同时,也需要有效开发利用馆藏地质资料,实现其应有的价值,为国民经济发展服务,这是我们地质资料档案管理工作者的光荣使命。

参考文献

[1]地质资料管理条例[Z].国务院令第349号.

[2]国务院关于加强地质工作的决定[Z].国发[2006]4号.

档案保密与利用 篇10

关键词：档案保密 档案利用 存在问题 解决办法

随着信息化社会的到来，档案作为一种重要的社会信息资源，越发显得重要。作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证作用及其权威性是现实客观存在的，且它的作用是其他信息资源无法替代的。对于档案信息资源，既要重视其正确的保管与保密，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享，为社会发展做出应有贡献。

一、当前档案保密及利用工作中存在的问题

1、档案库房管理中的问题。

档案库房应该按照国家有关规定单独兴建的。但目前情况下，一些不具备条件的单位，往往将档案库房附设在机关办公楼内，比如一些顶层阁楼，储藏室，地下室等等，这些环境下，即不能保证档案的安全性，也不方便正常取阅利用，容易造成档案损坏、流失、泄露等等现象。

2、档案管理人员的素质。

档案管理人员的工作往往是单调的，容易滋生散漫情绪，形成拖沓，马虎的工作状态，保管工作不到位，造成档案的遗失，损坏现象时有发生。加之又经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，在不知不觉中就造成不可挽回的重大损失。这仍然是当前档案泄密的一个主要源头。所以要求档案管理人员要有较高的职业素质，并且时刻保持较强的责任心和高度的保密意识。

3、档案工作普遍存在重保轻用的现象。

大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，使之变成一文不值的废纸，造成档案浪费，这已不是个别现象，应引起重视与反思。我们需要改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为决策服务科学得处理好保密与利用的关系，使档案管理工作体现出最大的社会价值。

二、解决办法

1、加强档案库房管理。

有条件的单位，档案库房应按照国家有关规定单独兴建。不具备单独修建条件的单位，也应注意档案库房的设置，如在办公楼内，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的阁楼，储物间和最底层，同时注意防水防火等等，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止出入。避免客观条件为档案保密增加的风险。只有档案库房的科学设置与管理，才是做好档案保密、维护档案安全的最基本保障。

2、 加强队伍建设。

加强档案管理人员的职责，切实维护档案的完整与安全。一方面，担负档案保管利用工作的管理人员，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有較高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。另一方面，还要有敏锐的观察能力，善于工作，能独立处理日常工作中出现的一般问题。这既是档案保管人员的基本任务，也是档案保管人员的较高的职业素质的体现。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，加强自身修养，防止档案的损坏泄密，确保档案的安全，为档案工作提供坚实的基础。

三、 加强制度建设，完善监督机制

完美监督机制是做好档案保密利用过程中的一项重要措施，能有效地发现并制止纠正档案利用过程中的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。1、加强制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。2、加强归档力度。凡归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档，以保证档案收集的齐全和完整。3、大力宣传《档案法》和《保密法》。对档案提供者和档案利用者加强教育，提高他们的档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。4、监督措施。在档案利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以利用现代化手段，安装摄像头。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改，盗窃档案；对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处。对于发现有违反档案、保密等法律法规的要坚决依法处理，即时维护国家、集体、个人的合法权益不受侵害。

四、正确处理好档案利用与保密的关系

我们保存档案的根本目的在于利用。要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密及开放利用的关系，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。对档案工作来说，保密与利用两者都相互制约，同样重要。

1、做好档案的审查工作。

对外公布开放档案，是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措。一定要按照国家有关法律法规执行，开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。同时不应忽视档案的安全保密，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。对一些掌握不准的，应报请上级定夺或请有关专家鉴定审查之后再定。

2、做好档案的解密工作。

档案保密与利用 篇11

关键词：档案保管及利用,保密工作,现状,对策

在档案的保管及利用环节中, 保密工作是其中最重要的环节, 也是保证档案安全的最基本要求。随着中国市场经济体制的不断发展, 人员的变动往来也越来越频繁, 在这种情况下, 档案保管和利用工作也出现了一些新特点, 那么, 在新形势下要想做好档案保管及利用环节中的保密工作, 首先必须认真分析档案保管和利用过程中保密工作的现状, 查找其中存在的问题, 然后针对存在的问题寻找对策, 只有这样, 才能做好档案保管及利用环节中的保密工作, 才能保证档案工作的安全。

一、档案保管及利用环节中保密工作的现状

(一) 档案管理人员普遍缺乏专业素质和能力。

当前, 在我国档案保管和利用过程中, 相当多的管理人员普遍缺乏专业素质和能力。由于档案管理工作是一件相当繁琐且枯燥的事情, 这就导致选择这项专业的人员过少, 有的年轻人即使选择了这项专业, 但是大学毕业后又常常不愿从事这项工作, 从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。目前, 从事档案管理工作的绝大多数都是年龄偏大的管理人员, 这些人员普遍缺乏档案管理的专业知识, 他们从事档案管理只是凭借自己的经验, 从事传统的手工操作, 对于现代化的管理手段和技术, 他们不但不懂, 而且还不愿进行学习, 因此无法适应现代化档案馆的建设, 无法适应现代档案管理。当今的时代已经是信息技术时代, 而档案管理工作也正在向着信息化发展, 在这样的情况下, 如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理, 必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题, 从而严重影响档案的安全。

(二) 立件 (卷) 归档问题过程的保密工作问题。

个别单位及人员在档案管理过程中, 在立件 (卷) 归档的处理方法上经常采用的是“四分法”, 这样就会导致保密工作在环节上不够完整, 在技术操作过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别对待, 在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中, 在查阅档案的过程中, 查阅人员就会从普通档案资料中查阅到涉密文件资料, 从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。在案卷标示过程中, 个别管理人员常常不按保密要求对文件的最高密级进行标示, 表面上无法看出涉密文件的标志, 因此使使用人员无法了解所使用的档案的密级, 使档案在保管和利用过程中出现保密和安全问题。虽然在档案的管理工作中已经开始使用最新的档案分档办法, 将单份文件资料当作一份卷宗标一个卷号, 但是这种方法并没有真正解决存在于档案管理和使用中的涉密文件资料和普通非涉密文件资料之间的问题, 也会给档案的管理及利用环节中带来泄密和安全问题。

(三) 档案利用过程中的保密工作问题。

在档案利用过程中, 档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高, 达到服务经济建设的目的, 在提供档案资料的过程中, 常常采取一些相对积极的措施和方法, 使档案资料利用上比较方便和实际, 也能够较好地发挥档案资料的作用。但是, 管理人员在提供档案的过程中, 为了档案使用的方便, 往往不注意档案资料的保密性, 这样就会会使档案资料出现泄密问题, 从而影响档案资料的安全性。

(四) 档案管理过程中的保密工作问题。

在日常档案管理过程中, 常常存在下面一系列问题:涉密文件资料存放条件欠缺, 保险库房、保险柜、防盗器等设施使用不当或者不健全, 非档案管理人员也可以随便进出;涉密文件资料和普通非涉密文件资料混放, 使档案资料没有秘密可谈;涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理, 不能严格按照规定的手续进行处理, 涉密文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进;没有按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行严格区分, 导致涉密文件资料被擅自解密并对外提供。

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

(一) 大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。

大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养, 首先必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养, 要加大教育力度, 从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育, 不但培养他们严谨的工作作风, 而且还要培养他们严守秘密, 将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。其次要大力加强档案管理人员对现代化的管理手段和技术的学习, 从而保证档案管理人员能够从容应对档案管理工作的信息化管理, 确保在档案管理的现代化管理过程中既能够保证档案的利用, 又能够保证档案的安全。另外, 还要努力改善工作条件, 吸引有知识有文化有技术的年轻一代, 这样不但加强了档案的保管和利用, 而且还为档案管理和利用过程中的保密工作创造了条件。

(二) 认真做好立件 (卷) 归档过程中的保密工作。

在立件 (卷) 归档过程中, 档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征, 争取将档案资料进行细化, 分门别类进行编号管理。在这个过程中, 档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理, 不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示, 特别是在表面对涉密文件进行清晰的标示, 保证档案管理以及使用过程中档案管理人员能够清晰准确地了解档案的密集情况, 避免因此而出现的档案保密问题。

(三) 认真做好档案使用前的审查工作。

在档案使用前, 管理人员一定要对档案进行认真审查, 确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。在这个过程中, 审查工作主要包括下面两项内容:⑴、对档案进行审查。首先要认真审查档案的密级, 明确档案的使用和开放的范围, 也就是那些人和部门可以使用这些档案。⑵、对档案使用人员的资质进行审查。首先要认真审查档案使用人员是不是具备国家规定的档案使用人员资质, 然后对档案使用人员的个人素质进行审查, 确保档案使用人员的素质完全符合国家规定的标准。

(四) 认真做好档案管理过程中的保密工作。

在日常档案管理过程中, 要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理, 努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进涉密文件资料存放条件, 保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量, 坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房;严格区别涉密文件资料和普通非涉密文件资料, 并将涉密文件资料和普通非涉密文件资料分开放置, 并且对涉密文件资料进行严格管理;认真对待涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等过程中的保密工作, 严格按照国家规定的要求进行处理, 涉密文件资料在使用完毕后必须严格按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后要及时追查泄密原因并进行补救和改进;严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分, 不但擅自解密或者对外提供涉密文件资料。

三、小结

档案文件的保密工作关系着国家的安全, 在保管和利用过程中, 档案管理人员必须严格按照国家相关规定进行, 从而确保档案保管和利用过程中的保密和安全, 保证党和国家的利益不受侵犯。

参考文献

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[2]孟静.认真做好档案工作中的保密[J].兰台世界, 2010.z1.

[3]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.31.

[4]刘碧璞.简论档案保管与保密工作[J].西部大开发 (中旬刊) , 2011.07.