信访档案保密制度（通用12篇）
信访档案保密制度 篇1
信访档案保密制度
一、保密范围
㈠、所有检举、控告、申诉的信件，来访记录，举报电话纪录和有关的音像制品、物品；
㈡、“重要来信来访请示”、“来信来访处理卡”及其转办函稿等；
㈢、上级纪检监察机关、政府及本局领导的交办函和信件，包括批示、手稿和复印件等。
㈣、标定密级的文件、文稿、书刊、资料；不宜公开的各类统计报表、信访信息；来信来访登记薄、会议记录、收发文登记薄、工作记录等。㈤、立卷归档种类案卷材料； ㈥、其它需要保密的材料；
二、保密要求
㈠、信访室工作人员应严格执行国家保密法规和本局有关的保密制度，进一步强化保密意识，严禁失密、泄密现象发生。
㈡、凡列入保密范围的文件、信件、文字材料等，均由工作人员统一登记、拆封、传递和保管。文件资料等应按规定定期进行请缴、归档、销毁。机要文件的接交，应严格履行登记签字手续；
㈢、列入保密范围的文件、信件和文件材料，不得在办公桌上存放，也不得在非办公地点阅处。因工作需要携带外出的，须经分管信访工作的领导同意。㈣、制发文件、信函、信息等公文，要根据内容和工作需要注明密级； ㈤、有关单位和本局有关股室需要了解信访线索及其它相关情况，须经领导同意后方可查询，个人不得随意提供。
㈥、室内工作人员在不需要涉及信访举报问题时，应做到不问、不看、不说，严禁在家庭、外出工作、公共场所、私人通信和电话中向亲友、同事等无关人员谈论信访举报问题以及秘密事项；
㈦、对模范执行保密制度的干部，要给予表扬；对失密、泄密事件，要及时报告，并设法补救，对责任人要根据其情节和所造成的后果，给予批评教育或党、政纪律处分，直至追究法律责任。
海洲九年一贯制学校
信访档案保密制度 篇2
一、唐代文书档案保密制度的内容
(一) 专人制作——“四禁”制度
中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的, 他们在文书的制作过程中, 其禁有四:“一曰泄漏, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”即要做到保守文书秘密, 保证文书及时迅速发出, 保证遣词造句的准确无误, 保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹。对于违反以上要求的行为, 都将受到相应的处罚, 或笞或杖或徒流, 重者可至死罪。专人撰写使得文书档案的保密性和安全性进一步增强。
(二) 专人签署——签押、判署制度
唐朝规定, 文书制作完毕之后, 需要经过本部门长官的审定认可, 长官如认可, 则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样, 此称之为判署。同时, 文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕, 则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可, 此称之为联署。需要注意的是, 唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之, 不得代署, 唐代律令也对此有相关的处罚措施, “诸公文由本案事直而代官司署者, 杖八十。代判者, 徙一年。亡失案而代者, 各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文, 从而保证了文书档案的准确与安全。
(三) 专人邮传——邮传制度
文书在经过以上种种环节之后, 就可以向外发送了。文书的邮递是文书管理中致为重要和关键的一环。唐代为确保国家交通的顺畅, 建立了四通八达的驿传设施。除此之外, 唐代的有关律令也显示了政府对于文书的邮传的重视。《唐律疏议》中的有关条文规定, 唐代根据文书的缓急程度以及远近程度, 对于驿传时的总路程和每日行程, 是否派发驿马、驴和驿船以及派发的数量, 文书传递的目的地等等, 都有详尽的规定。如驿使稽程、驿使以书寄人、驿使误诣他所、乘驿枉道、乘驿马赍私物、诈乘驿马等等, 处分有笞、杖, 徒、流直至死罪。法律条文对邮传人员的路线和任务都作了详尽的规定, 保证了文书档案的全程安全。
(四) 专人勾检——勾检制度
这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓, 文书本身是否有错讹之处, 文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员, 在中央, 尚书省是最高级文书档案勾检部门, 勾检全国各级行政管理官府的官文书。在地方, 负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出, 需要勾检, 档案的收集和归档, 也需要勾检。勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等, 勾检的内容包括:文书档案是否办理完毕, 文书是否违期, 档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤, 这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”勾检人员的勾检再次保证了文书档案的准确性与安全性。
(五) 专人利用——档案的利用制度
古代历朝历代都把档案视作国之重器一般的事物, 对其严加保密, 私人不得允许是无法亲近的。各王朝能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员, 唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度, 设立史馆, 专门负责国史和前代史的修撰。此外, 唐朝还用档案编修谱牒。贞观十二年 (638) , 编成了一百卷的《氏族志》, 内容非常丰富。利用文书档案的人员和用途有限也保证了文书档案的安全。
(六) 定期销毁——鉴定销毁制度
唐代对于档案规定了鉴定制度, 即“检简”, 把档案进行分析、研究、检查, 哪些档案应该永久保存, 哪些档案保留一段时间便可以销毁, 问题处理非常慎重, 另外对档案销毁规定极为严格, “文案不须常留者, 每三年一拣除”, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案, 祥瑞、财务、婚、田、良贱、市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除。”可见, 唐朝对档案的销毁, 审查是非常严格的, 态度是非常慎重的。定期清理公务文书既是为了更好地保存处理完毕的有保留价值的公务文书, 又保证了文书档案的安全。
二、唐代文书档案保密制度的特点
(一) 法制化
唐代从更多的方面强化文书档案的保密制度, 并且以名目繁多的法律条文来防止公文泄密。主要体现在以下几方面:
泄露机密的处罚条律:凡官吏泄露国家机密, 不论有意无意, 是否造成后果, 均追究其刑事责任。泄露官府收捕谋叛者、官军奔袭“寇贼”等机密者, 处以绞刑;泄露一般机密, 如天象灾变征兆的报告等, 处以徒刑一年半, 如透露给藩国使者, 则罪加一等;凡两人以上泄露机密, 以初传者为首犯, 次传者为从犯, 按首从法定罪, 第三人以下辗转相传者, 杖八十。
私拆文书的处罚条律:凡秘书人员未经同意而私拆制书者, 杖八十;私拆官府文书者, 杖六十;如被拆阅的系密件, 则按泄密罪处治。
由此可见, 唐朝有关文书保密工作的律令细而多, 目的是使保密工作有章可循, 从而提高文书档案保密工作的水平。
(二) 程序化
文书作为政府发布命令和传递信息的重要工具, 对于维护统治秩序和国家安全意义重大。由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽, 常常出现文书失窃、国家机密被泄漏等现象, “档案的安全关系到统治者的切身利益”。因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密和安全性就显得尤为重要。在唐代, 由中书舍人负责诏敕的拟定, 关系极其敏感, 针对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节, 都要求经办人员仔细检查, 并在文书原件上署名, 这样在出现问题时能及时落实责任, 确保文书的安全。还规定:制书官文书只能由勾检官收发, 其它人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重地干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密。因此, 这类行为是要受到严厉处罚的, “诸漏泄大事应密者, 绞。非大事应秘者, 徙一年半;漏泄于藩国使者, 加一等。仍以初传者为首, 传至者为从。即转传大事者, 杖八十, 非大事者, 勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令, 强制实行, 确保了文书档案的安全保密。”
综上所述, 我们对唐代的文书档案保密制度的内容和特点作了探讨。为了文书档案保密, 唐代秘书人员做了大量的保密工作, 文书存放安全场所, 文书制发保密, 机密文书专人传送, 制定文书保密法律条文等。由此可见, 唐代文书从保存、制发、传递的保密工作不断加强至制定法律条文加强保密, 文书档案保密制度也因之变得越来越完善, 从而达到理想的保密程度。它为我们提供了宝贵的文书档案工作经验, 对今天的档案管理保密工作具有借鉴和启迪作用。进入二十一世纪, 社会主义现代化建设的步伐不断加快, 我们要注意学习、掌握现代文书档案保密工作技术, 尽快实现文书档案保密工作规范化、制度化、科学化。
参考文献
[1] (唐) 李林甫.唐六典[M].北京:中华书局, 1992.
[2] (唐) 长孙无忌.唐律疏议[M].北京:中华书局, 1983.
[3]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社, 1994.
[4][日]仁井田升著, 栗劲翻译.唐令拾遗[M].长春:长春出版社, 1989.
公司档案保密制度 篇3
一、公司的档案管理人员为保密工作的直接责任人，应自觉对公司的档案材料进行保密。
二、在正常的工作业务中，需要提供属于公司机密事项时，必须经集团董事长同意后，方可提供。
三、对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。
四、保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。
五、绝密级文件、资料不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经集团公司主要领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
六、保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的方式。
七、涉及国家机密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
八、保密文件接收时应由公司保密人员拆封，其他人员
一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。
九、传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过集团主要领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。
十、保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。
十一、建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。
十二、如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。
十三、保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主要领导批准。
十四、保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报集团主要领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。
十五、以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节，要建立严格的登记制度，在工作过程中保密文件管理人员要注
意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。
十六、公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主要领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。
公司档案工作保密制度 篇4
第一条 设立目的
为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保密法》及有关保密规定，制定本制度。
第二条 工作原则
档案工作人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。
第三条 对档案工作人员的保密要求
一、日常工作要求
1.档案工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记、注销等手续齐全，帐目清楚。查阅密级档案，必须履行批准手续，在档案室内查阅，复印只能在档案馆复印。未经批准，不准将密级档案借出。
2.档案工作人员要严格守国家机密，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料。
3.凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。凡需复制保密档案材料，须经______批准后，方可复制。
4.档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。
5.严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密，慎之又慎”。
6.在工作形成的废纸，不得随意乱扔。
7.档案信息上网，须遵守信息保密规则，确保档案完整与安全，严防泄密。
8.防止通过电话、传真、计算机网络、笔记本电脑和移动存储设备等泄密，严禁使用涉密计算机登陆国际互联网，不私自保存、复制和销毁秘密载体。
9.每年进行_____次保密检查，并报上级______。
二、档案销毁工作要求
经过鉴定需要销毁的档案材料，要按有关规定写出鉴定报告、销毁清册，经______批准后，由_____人以上监督销毁。
三、特殊情况的处理方法
若所借档案丢失，档案工作人员须及时通知_____部门，并写明情况（丢失时间、地点、具体档案名称等）以便及时处理。
第四条 附则
本制度经_____核准后实施，增设修订亦同。
测绘档案管理保密制度 篇5
根据国家《密秘法》、《测绘成果管理规定》《关于对外提供我国测绘成果的若干规定》及《河南省测绘管理条例》有关精神条款，为进一步做好本单位对测绘成果及资料档案的管理工作，特制订以下规定：
一、档案库房属保密要害部位，非档案管理人员未经许可不得进入，更不得开启卷柜，翻阅卷宗；
二、档案库房要增加防护设备，符合防火、防盗、防光、防虫、防尘和防污染的基本要求；
三、档案资料的调阅，必须履行审批手续，完善登记制度，在指定地点阅读和规定的期限内归还；
四、档案管理人员不得在个人通信、通话、闲谈中向外泄漏管线档案内容；
五、禁止将测绘成果与档案资料携带、传递、寄运至境外
六、机关、单位应当限定一定范围的人员测绘成果与档案
七、机关、单位应对工作人员进行保密教育，定期检查保密工作；
八、测绘成果与档案信息网络必须与公共信息网实行物理隔离；
九、测绘成果与档案计算机信息的研制、数据保护和安全保密监控管理等；
十、发现秘密已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施。
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浅析油田档案保密工作 篇6
1. 油田企业方案保密工作存在不足之处
诚然, 集团档案工作立足于服务企业发展, 充分发挥监督指导职能, 落实体制机制、基础业务和信息化等方面建设, 在服务企业发展中发挥了重要作用, 档案管理水平有了较大提高, 但是, 档案保密工作仍存在一些不足之处。
1.1 对保密工作重视度不够
通过对企业档案保密工作现状研究发现, 虽然, 在资金、人力等方面加大了投入力度, 且工作也在顺利进行, 但是, 由于外部竞争压力较大, 管理者为了提高经济效益, 争取更多市场份额, 过度重视业务, 主观意识上不够重视保密工作。
1.2 基础设施设备不够完善
油田档案保密工作除了体现在思想、观念方面, 还表现在相关设施设备建设方面, 特别是在信息技术快速发展的今天, 企业如果不及时更新软件、硬件等设备, 很难确保档案安全, 目前, 企业在这方面的关注力度不够, 无法为档案保密工作提供支持。
1.3 保密范围不确定
保密范围在工作中十分重要, 在实际工作中, 基层档案工作人员对档案保密范围及级别不够明确, 致使保密工作混乱, 保密级别过高等问题比比皆是, 在很大程度上影响了档案保密工作的严谨性、科学性。由此可见, 企业档案保密工作存在的不足之处, 对企业发展十分不利, 采取有针对性的措施规范档案保密工作实在必行。
2. 落实油田档案保密工作的有效措施
在信息时代影响下, 企业档案管理逐渐由实体管理转变为现代信息化管理, 基于此, 为了有效提高档案保密工作水平, 在实际工作中, 应围绕《集团公司档案管理手册》指导工作。
2.1 转变传统观念, 增强保密意识
目前, 相对于解决业务问题、管理问题而言, 更新思想观念更为重要而迫切, 管理者要树立正确油田档案保密观念, 围绕“档案收集、整理及管理”原则开展工作, 将档案保密工作融入到日常管理中, 除此之外, 管理者还需要坚持与时俱进原则, 积极引进先进的管理方式和方法, 提高工作效率和质量。在观念引导下, 能够调整和优化保密工作, 从而确保油田档案保密工作顺利开展, 服务于企业。
2.2 重视技术防范, 确保信息安全
在档案保密工作过程中, 管理者要让员工学习《集团公司档案管理手册》, 促使其能够明确自身职责, 严格按照制度规定进行工作, 例如:涉密级别较高的档案需要上级批示后, 才能够查阅等, 避免由于工作随意性, 导致档案信息泄露, 提高保密工作严谨性;另外, 档案信息系统管理重要性不言而喻, 为了能够提高信息安全, 技术人员要对系统进行处理, 安装防火墙, 设置密码等, 防止黑客、病毒等入侵破坏信息, 完善基础设施建设, 及时更新软件、硬件设备, 在源头上消除一切安全隐患, 提高技术水平, 将预防与管理有机结合, 为档案保密工作提供全面、系统的保护, 从而促进油田档案工作进一步发展[1]。
2.3 明确档案保密范围和级别、时间
范围和级别、时间是档案保密工作的重点, 由于油田档案信息涉及商业机密、市场利润等多方面内容, 不能够盲目确定, 要参照《档案管理手册》中相关内容, 严格区分各类档案, 例如:可行性研究、任务书包括的项目建设可行性报告等内容, 要进行永久性保管等, 只有划定清晰的范围, 才能够给予工作人员更好的指导, 确保工作有章可循, 实现现代化、信息化管理目标。
2.4 加强人员培训, 加大监督力度
企业档案工作人员综合素质对档案保密工作水平具有较大影响, 为了有效提高油田档案信息安全性, 加强对基层人员的培训至关重要, 侧重对职业道德及职责方面的教育, 提高工作人员综合素质, 引导其养成良好的自我提升习惯, 建立一支高素质人员队伍, 为保密工作顺利开展提供人力资源支持;企业档案保密制度固然重要, 但是, 在实践中践行好各项制度才是最终目的。因此, 企业要加大监督和控制力度, 通过安装监控扥设备, 避免人为篡改档案行为, 确保各项工作有序进行, 落实责任制, 及时发现不足之处, 提高保密工作管理水平[2]。
3. 结语
根据上文所述, 油田档案保密工作作为一项系统、综合性工程, 在促进企业可持续发展等方面占据不可替代作用。面对信息化社会形势, 管理者要提高对档案保密工作的重视程度, 树立正确观念, 围绕《档案管理手册》开展工作, 加强人员培训, 明确保密范围等, 提高管理水平, 从而促进油田企业发展更上一层楼。
参考文献
[1]王全乐, 韩军强, 吴小兰.档案信息网络安全保密存在的问题及其对策[J].档案, 2010, 18 (03) :259-261.
测绘成果资料档案保密管理制度 篇7
一、档案理列入单位发展规划，把单位档案工作为单位管理基础工作加强建设。
二、确定一名业务负责人经营检查档案，及时解决问题。
三、对单位新购进重要设备、仪器、引进技术项目的文件材料，申档部门会同有关专业部门验收文件材料并及时归档。
四、各类成果、资料文件夹的归档，永久、长期保存的档案的准确率必须达到100％。
五、档案工作人员、不得以任何借口把档案、资料和库房钥匙到个人宿舍或公共场所。
六、档案工作人员、不得在公共场所和家属、子女、亲人面前或电话、通讯中谈到党和国家的机密。
七、档案管理人员应按档案保管理期限，对于保管过期，过时的档案资料、及时提出处理意见、经法人代表审核同意，报分管测绘工作负责人批准后，派2名以上工作人员到指定地点监督销毁。
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信访档案保密制度 篇8
（一）干部人事档案由反映干部职工政治思想、品德作风、业务能力、学术水平、工作实绩等方面的材料构成。由人事处派专人集中统一保管。其工作接受人事处领导和上级有关业务部门的检查指导。
（二）厅级干部档案，正本送省委组织部保管，校人事处保管其副本。
（三）干部职工离退休以后，其档案仍由人事处保管。
（四）干部离退休后易地安置的，如工作需要，其档案可转至负责管理该干部的组织人事部门代管。
（五）干部职工死亡后，其档案由人事处保管五年后，移交院综合档案室保管。
（六）干部职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由人事处保管。另就业的，将档案转呈其有关组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。
（七）干部职工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由人事处保管。刑满释放和解除劳教养后，重新安置工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡经过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
（八）干部职工出国不归、失踪、逃亡后，其档案仍由人事处保管。
（九）干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由组织部指定专人保管。
（十）人事处应设立专用档案库房，配置铁质档案柜、去湿机、空调，保持库房清洁和适宜的温湿度，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。
（十一）人事处应设阅档室，查阅档案有监督，防止泄密。
（十二）人事档案库房和档案箱的钥匙，要严密保管，档案管理人员调动时，必须办理好交接手续。
（十三）档案管理人员下班前要将提出的档案全部入库，并检查门窗、电源关闭情况。
（十四）干部人事档案是党的重要机密，人事档案库房是机要重地，非管理人员一律不得随便进入档案库房。人事档案管理人员不准擅自向他人提供和泄露干部人事档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或稍毁。
涉密科技档案管理保密策略 篇9
关键词：涉密,科技档案,保密
涉密科技档案包括了从新的创造、发明到技术关键、工艺配方以及技术诀窍等等, 相关的保密性材料都纳入了涉密科技档案保密范围。从涉密科技档案的归档范围可以看出, 归档保存的科技档案覆盖了所有需要保密的内容, 而需要保密的科技材料是涉密科技档案归档的核心材料。随着科研合作交流日趋市场化与信息化的情况, 涉密科技档案管理保密策略更加值得我们深入研究。
1 涉密科技档案的收集工作
1.1 加强宣传
加强对保密工作的宣传力度, 档案部门要对《档案法》进行宣传, 加强涉密科技档案管理领导与科技人员的保密意识, 积极做好保密教育让相关人员能够更好的按照保密规定进行日常的管理、生产与研究工作。加强保密的宣传力度能够加强档案保密建设的客观要求, 更是依法加强保密工作的基础条件。
1.2 加强保密工作的认识
涉密科技档案工作属于一种非常重要的基础性工作。涉密科技档案保密工作, 直接关系到国家、科研单位的安全与利益, 甚至关系到国家政治与军事活动, 科技档案一旦出现泄密情况还可能影响国家的经济的发展。因此, 涉密科技档案管理要充分认识到信息时代下保密工作的重要性, 尤其是要重视对涉密科技档案文件或者相关载体的监管工作, 要最大限度保障涉密科技档案的安全。涉密科技档案管理人员要坚持以保密法为工作原则, 结合自己实际工作流程, 从而制定符合本单位涉密科技档案保密的具体制度, 从源头控制泄密事件发生。
1.3 科学制定涉密科技档案收集工作方案
善于从源头抓质量, 需要提前做好科技档案的收集工作, 能够更好的防止文件材料落入个人手中, 最大限度规避必须归档的科技文件材料出现丢失或者泄密的情况, 进而确保科技档案的安全性与完整性。涉密科技档案收集工作开展过程中应该遵循“四同步”工作法则:首先, 工作任务下达、项目计划、文件材料提出需要同步;其次, 工作检查、项目计划与文件材料积累情况检查工作必须要同步;再次, 工作验收、工作鉴定与项目成果验收、鉴定文件材料归档必须要同步;最后, 工作、项目与总结与文件材料也要必须完成同步归档。例如:国家下达的很多科研项目都是密级的, 因此, 首先必须要做好涉密科技档案的收集工作。
2 涉密科技档案管理的保密工作
2.1 涉密科技档案整理与保管
涉密科技档案整理必须根据国家相关标准来战, 涉密科技档案的案卷封面上必须要有标示 (加盖密级) , 而涉密科技档案的密级是根据卷内文件材料的最高密级进行加盖, 并且要将时间标准出来, 最大限度规避由于密级标明标明不清, 出现泄密。通常涉密科技档案一定要单独进行目录编制, 单独设置搜索功能, 建立涉密科技档案统计台账。为了最大限度保障密级的科技档案的安全性与真实性, 涉密科技档案库房必须要有单独的密码柜, 从而进行存放于保管。
2.2 涉密科技档案库房管理
涉密科技档案库房必须要有对应的严格的保密管理制度, 做好防盗、防火, 要坚持从各个全面实施全封闭式的管理。涉密科技档案库房在选址的过程中, 通常不要选择在办公大楼的最底层, 还需要注意的是涉密科技方案库房必须要与查阅室、档案管理人员的办公室分开。涉密科技档案库房必须根据相关规定安装防盗门、铁栏杆, 库房周边还需要安装视频监控系统与防盗控制报警系统。需要24小时安排值班人进行专门的管理。涉密科技库房以外的人员, 没有相关批准是不能进入库房区域的。
3 涉密科技档案利用中的保密工作
涉密科技档案管理保密工作当中, 保密与利用是非常重要的两个方面。涉密科技档案管理的目的是为了更好的进行利用, 从而更好的服务于科研工作, 服务于社会。因此, 必须要重视涉密科技档案利用过程中的保密工作。要最大限度保持涉密科技档案不仅能够更好的利用, 而且在具体利用的过程中更好的保障档案的安全性与完整性。
3.1 涉密科技档案的保密与利用
涉密科技档案保密与利用之间的关系必须要正确认识与处理。涉密科技档案毕竟涉及到国家的科研机密、企业的科研机密等等, 这些研究成果与技术是不可估量的宝贵财富, 因此, 涉密档案工作人员必须要重视, 要不断加强自身的保密与防范意识。涉密科技档案保密工作的目的是为了更好的应用, 保密工作固然重要, 但是利用价值更具有现实意义。因此, 涉密科技档案保密与利用, 两者是对立统一的辩证关系。
3.2 涉密科技档案的利用与监督
涉密科技档案在使用的过程中必须要实时有效的监督, 这是涉密科技档案保密工作必须重视的一个内容。对整个利用过程的监督, 能够更好的、及时的发现一些泄密问题从而及时制定方案进行制止, 最大限度防止不利因素的发生, 从而保护涉密科技档案的完整性与安全性。
第一, 制度的监督。涉密科技档案使用过程中若要使监督能够更加规划化与标准化, 必须严格根据档案利用的相关制度, 规范涉密科技档案的利用行为。涉密科技档案利用的相关制度主要有《涉密档案借阅审批制度》、《涉密档案复印制度》等等, 涉密科技档案管理保密工作人员在工作开展的过程中要将这些保密制度严格落实, 并且结合实际的情况, 以及现实的需要加强对这些利用制度的完善, 最大限度规避泄密事件的发生, 进一步保障涉密科技档案的保密与安全。
3.3 借阅极端
科技人员在查阅涉密科技档案的过程中, 必须严格填写《查阅涉密档案审批单》, 科研人员必须要将查阅涉密科技档案的理由阐述清楚, 还必须经过相关部门的领导层层审批一直同意之后才能进行查阅。涉密科技档案原则上是不允许借出去的, 必须要在规定的查阅室进行浏览, 基于某些特殊情况有借出的需要, 必须要填写涉密档案相关资料, 才能借出。从各方面细节入手, 不能马虎才能真正做好涉密科技档案的保密工作。
综上所述, 涉密科技档案管理保密工作, 档案管理人员必须要强化自身的保密意识, 要充分认识到涉密科技管理保密工作的重要性, 基于涉密科技档案管理的现实意义, 积极探索与解决涉密科技档案的存在中的问题, 从而更好的处理涉密科技档案利用与保密的关系, 促进涉密科技档案管理保密工作更好的发展。
参考文献
[1]张建铭, 徐敏, 董慧, 李锦.浅谈涉密科技档案管理保密对策[J].办公室业务, 2014 (17) :102+106.
档案保密案例 篇10
档案安全体系建设包括档案馆库安全、档案实体安全和档案信息安全三个方面。
一、档案馆库安全
这是保证档案实体安全的前提和保证。档案库房建设有着严格的规定，必须达到防光、防火、防尘、防有害生物等八防标准。国家档案局与建设部共同颁布有档案馆建筑规范。
防火。这是档案馆的首要任务。档案库房内绝对禁止吸烟。不过，但有时候可能只是不经意间的疏忽，都会酿成大祸。我们办公室的一位同事在办公桌上放了一个鱼缸，结果夏季的某天，她正在办公桌前整理资料，就闻到明显的烟味，四处察看，发现墙边的一把布艺椅子出现了一个烧过的洞，而且正冒烟。原来就是球形的鱼缸产生的透镜作用，将灸烈的阳光折射到椅背上，引起包装布的燃烧。幸好当时她在室内，及时发现，如果时间长了，可能会引发火灾。所以档案库房中严禁摆放与档案保管无关的杂物，而且应当采取防爆灯、烟感报警等措施来杜绝发生火灾的隐患。
防水及防潮。防水主要是防止采暖管及供水管的爆裂。这方面也有惨痛的教训。某公司下属某二级分厂准备庆祝建厂**周年，特地从档案室中调出当年建厂时一些文件原件、领导批示和一些珍贵的老照片，放在陈列室中布展。结果当晚暖气爆裂，将展品淹没大半。很多珍贵的档案原件被毁，无可补救。
还有一些档案是放在形成部门保管不善，受潮霉变，移交归档时已经形成“档案砖”，如当年的调转介绍信，很多卷已经粘连在一起，根本没法逐张揭开。结果在**年开始的人事档案检查工作中，很多查找当年调入调出依据的利用者都失望而回。所以，档案库房要禁止设置水龙头，防潮防霉都是非常重要的。
二、档案实体安全。也称档案载体安全。
是指档案案卷，包括电子档案的光盘等磁性载体的安全。字迹的褐色、纸张的老化、反复利用的磨损、还有丢失、被盗等事故，都会危害档案的实体安全。
在档案界有个全国学习的模范――刘义权，他在整理或者看档案时，是从来不在桌上放水杯的，防止一时不慎，碰倒水杯，损坏档案。所以，现在档案界都在提倡数字化，不只是网络利用方便一个目的，同时也有减少档案磨损，有效保护档案实体安全的更深层原因。
说到档案实体安全，就不得不提档案史上最有名的“八千麻袋事件”了。1921年前后，北洋政府财政艰窘，政府各部门自筹款维持。已有几年支不出薪水的教育部就把所存的清代大内档案作为废纸，以银洋4000元拍卖给了西单同懋增纸店，用这些钱来维持教育部运营。这些档案重约15万斤，装满八千麻袋。纸店搜拣了一部分档案出售，大部分渍水后用芦席捆扎，准备运到唐山、定兴去作“还魂纸”――即再生纸。清朝遗老罗振玉得知这一消息，以12000大洋购回这些档案，并对其中部分档案进行整理，但已损失两万斤约数十万件。1924年，因财力不支，罗氏将档案以16000大洋转卖给前清驻日公使李盛铎，1929年李盛铎又将这部分档案以18000大洋转卖给中央研究院历史语言研究所，始得归公。几经周折，剩下的大约5万斤，约1700麻袋，为中国第一历史档案馆财产。1958年3月12日，国家档案局开始清理这批档案。发现了不少有价值的东西，如明崇祯年间的科抄、行稿，清太祖努尔哈赤实录的修改稿残档。1958年9月25日，国家档案局给国务院写了清查报告。至此，这经历了半个世纪的“八千麻袋大内档案事件”终于完结了。这批整理成卷的档案，存放在中国第一历史档案馆里。
三、档案信息安全
目前，这是档案安全的重中之重。不只是要杜绝失密泄密事故，同时还涉及到知识产权的保护。
有个现实的例子：追缴一吨半涉密地图
2002年9 月1 日（星期天），东北N 市的古玩市场很热闹。N 市保密局的邢军对古玩市场很感兴趣，经常来这里转转。
邢军一边走一边欣赏。当走到一个卖旧书的地摊前，无意中发现几叠地图，与旧书刊放在一起显得特别打眼。邢军蹲下身去细看，这一看着实让他心中一惊：这是一批涉密的地图。图的右上角边缘处“机密”二字赫然在他眼前，再仔细看，图的四月几乎都有标注与说明，出版时间都是六七十年代，右下角处清清楚楚地印着保密说明：“本图为国家机密资料，使用单位应按保密规定编号登记、严密保管、控制使用、妥善运转。不得复制，不得遗失。如发生失密泄密事故，应即查明责任，严肃处理。使用完毕后，视情况分别归档保存，监督销毁，妥善保管或退回发图单位。”当时邢军未带执法证，就问了问情况，买了几张地图走了。月2 日一上班，邢军将所买标有“机密”、“秘密”字样的地图拿给局里同志看，并讲述了买图的经过。如果此机密级、秘密级地图没有解密，就可认定是一重大泄密事件。
根据买图时所了解的情况，保密局决定请市安全局协助调查。
月7 日（星期六），保密与安全联合调查组开始追踪图纸来源。
据商贩交待说，地图是从废金属购销站买来的。
在购销站，其法人代表陈某找出了购销经营中的账目记录。陈某回忆说，地图是2002年1 月11日由某造纸厂送来的。
根据造纸厂主管业务的厂长韩某回忆，这一吨半地图是2001年底，由4 个人用卡车送来销毁的。韩某虽记得一些细节，可就是没问他们是哪个单位的。
经调查组分析认定，这些地图肯定是某上级测绘部门发给所管辖单位的，况且每张图的背面都有统一的一组号码，上级主管部门不可能没有记载。所以，应到印发地图的上级主管部门进行鉴定。同时，鉴定这些图是否还在保密期限内。于是，保密局局长带人持图去A 市的测绘主管部门进行鉴定，在主管部门的配合下，很快就得出结论：此图是发给驻N 市某中直测绘单位的，且未解密。
泄密事件至此已经很清楚了。早在2001年11月4 日，驻N 市某测绘单位气象室图库搞维修，负责人陈某未经请示、登记、审批，擅自带领手下3 人将2 吨多的涉密地图运到N 市某造纸广销毁。由于地图材质特殊，打成纸浆有困难，所以造纸厂将其卖给了某废金属购销站。2002年3月至8 月间，购销站先后多次将涉密地图以每市斤1 元的价格分别卖给田某等3 名以卖旧书为业的商贩200 多公斤。
这起泄密事件查清后，驻N 市某测绘单位党委对此事件的主要责任者和有关人员做出了严肃处理。给事件的主要责任者图库负责人陈某行政撤销职务处分；给负有领导责任的、图库负责全面工作的副主任王某行政严重警告处分；给图库工作人员刘某行政严重警告处分；对图库以安全保密为专题，进行一次集中整顿；单位领导在本单位党委会议上做出深刻检查。
根据有关法规，有关部门做出处理决定：对N 市某造纸厂进行通报批评，给予主管业务厂长韩某撤销厂长职务、调离岗位的处分，给予该厂法人代表鞠某行政警告处分；对某废金属购销站通报批评，给予购销站法人代表陈某以警告处分：对上述相关单位；人员在营销涉密地图过程中的非法所得予以没收。
值得深思
当看到涉密地图以吨为单位堆在眼前时，带给人的震惊是可想而知的；当其堂而皇之地游走于众人之中时，竟没有一个人意识到它们是不该出现在这些地方的。倒卖涉密地图的购销站和摊贩固然有错，但这种错误怎及得上某测绘单位对涉密资料的不负责任来的大而可怕呢？
这起泄密事件的主要责任则在驻N 市某测绘单位。一是当事人缺乏保密意识和责任意识，只图省事方便，不认真执行测绘监销的保密规定，从而造成了秘密地图大量流向社会。二是内部管理疏漏，销毁涉密地图不履行请示、登记、审批手续，擅自做主，为一些贪图小利的人转买转卖创造了条件。试想，如果该单位把好最后销毁这一关，还会发生泄密事件吗？
档案保密工作心得体会 篇11
档案的保密工作要处理好五方面的关系
吕春野
一、要把握和处理好保密与利用工作的关系
在浩如烟海的各类档案中，有相当一部分是涉密档案。根据《保密法》规定，这部分档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。做好涉密档案的保密工作，是
档案工作者的神圣职责。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用两者都十分重要，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两者的关系，不可偏废。
利用档案为实践活动服务，具有极为重要的现实意义。然而，在实际工作中普遍存在着重保轻用，利用不足的弊端。档案工作者害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪费。笔者认为，两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工作者一定要解放思想，端正认识，与时俱进，改变传统观念，在严格做好保密工作的基础上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。
二、要把握和处理好制度与措施的关系
俗话说，没有规矩，不成方圆。既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施，执行起来就会落不到实处。有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为例，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时，按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。
三、要把握和处理好“死”与“活”的转化关系
根据《保密法》对涉密档案分为三级的规定，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，根据国家还规定了涉密档案的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年，保密事项在其确定的期限内，受国家保护。但是涉密事项不是一成不变的，保密期届满，就失去了它的保密价值，这部分档案便死而复活。在思想认识上，一成不变地看待档案的涉密性，无视涉密性的时效和范围是不对的。而缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。档案工作者必须对涉密档案进行科学管理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用。使死档案复活，最大限度地开放利用。
四、要把握和处理软件与硬件的关系
试论档案工作中的保密 篇12
一 档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点。
从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。论文格式档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的 科学 管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
二 绝密档案的管理和保密
绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的 政治 活动、军事活动和 经济 发展 的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中 秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的 社会 活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密 问题，应及时查明原因，进行补救。
三 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确 分析 和鉴别档案 内容 的现实作用和 历史 作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密 法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
四 档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。五 档案涉密情况的变化
档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级 自然 消除了。；三是保密时限的变化。原馆室 所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，论文格式例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了 历史 上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密 内容 的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
六 做好档案密级的调整工作
１、要贯彻落实《保密法》以及１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个 问题 ：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：１ 建立划定密期制度，以便届满自行解密；２ 建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；３ 建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
３、要加强涉密档案的 科学 管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件实施馆室 藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。
二、做好档案利用过程中的保密工作一 做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具逅道矗蛋咐眉喽娇梢源右韵录父龇矫媸凳?BR> １、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以 总结，不断充实和完善。２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是 政治 素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案 内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能 总结 和 分析 利用工作中的经验与 问题，从中掌握利用工作的 规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
二 正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念 影响 下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
三 进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为 社会 各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是 科学 而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。