档案保密

档案保密（通用12篇）

档案保密 篇1

0 引言

军队档案保密士官在军队立档单位文书档案保密资料的收发传递、分阅处理、收集整理、保管利用等工作方面有着重要作用,是军队档案信息化建设的中坚力量。依托院校资源开展档案保密士官教育是提高人才队伍建设的一个重要途径。在基地教育实践中,我们发现由于士官学员进入学校学习,没有升学和就业的压力,没有岗位任职的挑战,思想上容易产生松懈现象,缺少自主学习的积极性。现目前,不断激发士官学员的学习动力,积极引导学员进行自主学习,已是士官教育的迫切任务。

1 热爱尊重学员,与学员建立民主关系

教员应当建立真诚、和谐的师生关系,以尊重、民主的态度对待学员。每个学员普遍的内在需要,都是希望与教员建立密切的关系并渴望得到教员的关爱,如果这种需要得到满足,就会增加师生感情,并促使学员积极主动地投入学习,增强学员对教员的信任度。

首先教员应了解学员,理解学员,尊重、信任学员,承认个性差异,挖掘个人潜能,要使每个学员都有机会表现自己。同时教员还要由过去的“主宰者”变成学员学习的引导者、激励者和点拨者,充分欣赏、激励学员,与学员朋友式相待,让学员真切感受到师生的平等。

其次教员还应做到态度亲切和蔼,以缩短师生之间的心理距离,让学员获得认知和情感上的满足;此外,教员还应具有热心、同情心以及富于激励和想象的倾向性,教学实践中,教员这两个重要的人格特征,对学员的学习积极性及学习的有效性具有十分重要的作用。

2 注重兴趣培养,唤醒学员迎接岗位挑战

兴趣是推动学员进行学习的内部动力,是影响学员学习自觉性和积极性的直接原因。“兴趣是最好的老师”,士官学员如果对专业学习产生了兴趣,就会引起学习动机,推动主动学习。

一是预设岗位,激发兴趣。士官学员在校学习一年,对于毕业后所要从事的保密档案岗位了解不多。入学之初,我们就预设保密档案岗位,就“保密档案岗位的职责是什么”、“保密档案管理员需要具备什么能力”、“在校学习期间应该学什么、怎么学”等开展研究讨论,往往能创造出浓厚的学习情境,激发学员强烈的学习兴趣和迎接岗位挑战的雄心壮志。二是不断创新,培养情趣。每一门课程都有其特点,教员只要善于挖掘,总能找到学员感兴趣的东西。要增强教学内容的新颖性和多样性,并针对学员心理,精心设计富有情趣的教学过程,不断改进教学方法,变换讲课方式,将枯燥的知识趣味化,从而培养和提高学员的学习情趣。三是迎接挑战,体验成功。“有专业才能上岗、上岗必须通过资格认证”这是我军档案保密工作岗位需要的大趋势。因此,我们以基地实施的“军队档案管理士兵职业技能鉴定”为内容,积极引导学员广泛开展技能大练兵,迎接职业资格考试,极大地激发了学员的学习积极性和紧迫性。

3 加强信心激励,激发学员自主学习的动力

根据对在校毕业学员的调查,发现士官学员存在信心不足的现象,作为院校教育工作者,我们应该从多方面对学员进行信心激励。

一是要以情带兵,及时鼓励学员。学员是学校的主体,是学校一切工作的出发点。我们应和学员建立真诚的友谊,用自己的真情关心关爱每一位学员,用真诚,无私坦荡的心怀,激起学员乐观、自信、善良和友好的品性,点燃学员积极的进取精神。在教学中,不轻易否定学员的努力,任何时候,教员都应及时鼓励学员:“你做得不错!”“你真不简单!”“你一定能行!”即使学员做得不够好,你也可以说:“你做到这一步确实不容易,你已经努力了。”自信心是需要逐步培养的,教员及时肯定鼓励学员,无疑会增强学员的自信心。

二是适当预期,激发学员的内在潜能。每一个学员都是具有独立人格的个体,他们都渴望得到别人的注意。在教学设计中要给学员创造独立的空间和展现才华的机会,精讲巧练,培养学员积极参与学习活动的意识。在教学过程中,我们让学员提一些更富批判性和创造性的问题,特别注意把提问的权力还给学员,对课堂提问要允许学员有错误,循循善诱,多关注现实和世界、社会和人生,引导学员发现错误,使学员在错误中走向成功。

三是以榜样的力量,激励学员实现自己的目标。在教学中,教员应因人而宜,为每个学员制定适合其发展的目标,平时更应多收集发生在学员们身边的无数感人的故事来教育和激励学员。榜样是无声的教育。先进的榜样对学员的激励作用不可低估。这样就会大大地激发学员的学习主动性和积极性。当然,信心激励可以是正面的激励,也可以是十分得体的反面激励,我们可以从不同角度来进行。从关心学员发展的角度出发,抓住时机、采用恰当的形式,对学员的激励是促进学员积极主动学习的强大动力。

参考文献

[1]张敏.军队档案管理专业士兵职业技能鉴定研究.保密档案局,2006重点课题.

[2]程世盛.我军档案专业士官任职教育中存在的共性问题及其因应对策.2009年中国军事教育学会.

[3]张战争.浅析军队保密档案专业士官队伍建设的现状和对策.信息管理,2008.6,21,(3).

[4]刘道玉.创造教育概论.第三版.武汉大学出版社.

[5]盛群力.教学设计.高等教育出版社.

档案保密 篇2

一、保密范围

㈠、所有检举、控告、申诉的信件，来访记录，举报电话纪录和有关的音像制品、物品；

㈡、“重要来信来访请示”、“来信来访处理卡”及其转办函稿等；

㈢、上级纪检监察机关、政府及本局领导的交办函和信件，包括批示、手稿和复印件等。

㈣、标定密级的文件、文稿、书刊、资料；不宜公开的各类统计报表、信访信息；来信来访登记薄、会议记录、收发文登记薄、工作记录等。㈤、立卷归档种类案卷材料； ㈥、其它需要保密的材料；

二、保密要求

㈠、信访室工作人员应严格执行国家保密法规和本局有关的保密制度，进一步强化保密意识，严禁失密、泄密现象发生。

㈡、凡列入保密范围的文件、信件、文字材料等，均由工作人员统一登记、拆封、传递和保管。文件资料等应按规定定期进行请缴、归档、销毁。机要文件的接交，应严格履行登记签字手续；

㈢、列入保密范围的文件、信件和文件材料，不得在办公桌上存放，也不得在非办公地点阅处。因工作需要携带外出的，须经分管信访工作的领导同意。㈣、制发文件、信函、信息等公文，要根据内容和工作需要注明密级； ㈤、有关单位和本局有关股室需要了解信访线索及其它相关情况，须经领导同意后方可查询，个人不得随意提供。

㈥、室内工作人员在不需要涉及信访举报问题时，应做到不问、不看、不说，严禁在家庭、外出工作、公共场所、私人通信和电话中向亲友、同事等无关人员谈论信访举报问题以及秘密事项；

㈦、对模范执行保密制度的干部，要给予表扬；对失密、泄密事件，要及时报告，并设法补救，对责任人要根据其情节和所造成的后果，给予批评教育或党、政纪律处分，直至追究法律责任。

档案工作保密需求实践与探讨 篇3

【关键词】档案管理；保密需求；实践

档案管理工作对社会和个人的发展具有重要的作用，因此必须加强对档案管理工作的重视，档案的保密管理作为档案管理中一个重要的内容，需要采取有效的措施提高档案的保密管理是水平的提高，从而促进我国档案管理工作质量的提升。事实上，档案保密管理与档案管理的目标是存在很大的矛盾的，档案的管理就是方便人们的使用，但是档案的保密管理却造成了一部分档案资料的查阅受到限制，严重的影响了档案资料的利用效率。

一、做好档案保密管理工作的基础是规范文件材料归档

1、文件材料的归档部门在进行归档过程中需要将文件材料的密级标识清楚。首先，在对文件资料进行归档之前，工作人员需要清理和鉴定涉密文件，按照本单位对文件材料归档的范围和要求，将不具有查阅价值的涉密文件材料排除在文件资料的归档之外。其次，对于具有保存价值的涉密文件资料，工作人员的审查工作需要做到严格，从而使文件是否具有降解密工作得以确定；对于还存在保密期限之内的涉密文件材料，保存方式需要按照文件材料原来的密级进行，而对于保密期限已满的文件资料，按照相关部门的实际要求，对其进行解密处理，然后按照非涉密文件资料的保存方式进行管理。2、对于归档的文件资料，档案管理部门需要认真的审查，避免存在漏洞。在文件资料归档的过程中，档案管理部门需要选派专业人员的涉密文件的归档范围进行重点检查，还要审查归档文件目录上的密级标识和保密期限是否存在不规范的情况，如果一旦发现有漏标和错标现象存在，那么需要退回档案归档部门重新进行密级的编制。

二、管理好涉密档案的直接要求是严格控制档案的利用程序

1、分开管理涉密文件和普通文件。保范围是档案保密工作的核心，也就是国家密级的知悉范围不扩大的保证，一旦，涉密文件资料的知悉范围被扩大，那么国家的安全和利益就有可能会遭到破坏。为了有效的保证涉密文件的安全，需要将其与普通的文件资料分开保管，对于这项工作，所有的档案管理闭门已经达成一致意见，对于涉密文件的查阅和借用都是具有明确的规章制度的，然而需要强调的是要严格执行档案管理的规章制度。2、在开展档案信息公开的过程中，保密审查的手续需要严格的履行。现阶段的和谐社会的构建需要以人为本，公众对档案信息具有知情权，对于这项工作提出了较高要求，而社会公众对档案的利用效率在逐渐的提升。在这种情况的基础上，不同的档案服务形式被档案管理部门的提出来，随着科学技术的发展，档案服务的手段具有多样化特点。近年来逐渐盛行的档案服务形式是政府信息公开和数字化档案馆的建设。在档案服务形式开展的过程中，需要掌握好尺度，将文件保密工作和公开工作的关系处理好，做到保放有度，既能够使国家秘密安全又确保，同时还能够合理的利用档案信息资源。（1）开展档案展览、公布与开放档案、编辑出版档案文献汇编、建立爱国主义教育基地等需要面对社会公众的档案服务时，承办者、档案形成部门、保密管理部门要严格把关，要对所有涉及到的档案一一审查，禁止将涉密档案纳入利用目录。（3）要将档案信息在网站上公开，应坚持履行审查程序，先由档案形成部门提出初审意见，再经保密管理部门审核，最后由档案馆（室）主管领导审批，做到先审查登记、后公开；对不能确定的事项，由档案形成部门和保密管理部门共同讨论决定是否能公开。3、要定期的开展降解密工作。由于对文件材料进行了定密处理，但是由于一密定终身的缺陷造成档案资源的利用受到了很大的阻碍，这在一定程度上，极大的浪费的文件资源，影响档案资源作用的发挥。因此，需要将档案的降解密工作做好。为做好涉密档案降解密工作，各级档案馆（室）应做好以下几个方面工作：一是按照国家档案和保密工作的法律法规要求，建立健全本单位相应的涉密档案降解密规章制度和标准，使降解密工作有章可循。二是按照馆室藏涉密档案的实际情况，成立和完善涉密档案降解密工作领导小组和专家组，要涵盖相关业务部门、保密部门和档案管理部门的人员，能够承担降解密工作的组织、协调及定期开展涉密档案降解密具体工作。三是加强对相关人员的培训，包括对档案形成部门人员的培训和对降解密工作领导小组及专家组成员的培训。

三、做好档案销毁工作是做好档案保密管理工作的最后一关

1、要加强档案销毁的组织领导。在销毁档案前，要成立有本单位档案管理部门和档案形成部门组成的档案销毁工作领导小组，组织有关人员学习相关规章制度，开展对到期档案的鉴定销毁工作。2、要确保档案销毁的程序和场所规范。要按照本单位档案销毁方面的规章制度，严格遵守提出档案鉴定工作申请→对到期档案进行直接鉴定→编制销毁清册并报批→到指定销毁机构销毁的工作流程，并执行两人以上监销制度，确认待销毁档案、特别是其中的涉密档案当场销毁，严禁将待销毁档案当作废品出卖或转作他用。

四、结语

综上所述，档案保密管理是管理档案过程中不能缺少的一个环节，对提高档案管理的质量和水平具有较大的促进作用。为了做好档案的保密工作，档案管理人员需要增强对档案保密工作的认识，并从不同的渠道和不同的方式增加自身档案专业素质的提升，从而做好档案的保密工作，也需要广泛的使用现代化技术进行档案的保密管理，有利于提高档案管理的现代化建设，还能够促进档案资源等的合理开发和有效利用。

参考文献

[1]严雪林.试论档案密级鉴定[J].档案学通讯，2011（05）

[2]郭偉，方昀，李德昆，张职亮.档案馆保全电子数据案例分析[J].中国档案，2015（09）

[3]郭伟，方昀.基于金字塔模型的数字档案馆顶层设计[J].档案学通讯，2015（05）.

科技档案的保密工作 篇4

一、增强科技档案的保密意识

要在思想上高度重视，不断增强科技档案的保密意识。有的同志保密观念淡薄，认为在当前高科技迅猛发展的时代有密难保，科学技术无国界，应该“造福全人类”，发表论文时，毫不保留地论述科技成果关键技术内容；接待外单位参观时，将其高新成果的技术档案资料供他人阅览。有的同志认为，科技档案已经立卷归档，进了档案室，就如同进了保险柜，可以高枕无忧；有的同志图省事，不经过机要途径办理邮寄涉密档案材料或在他人借阅时不仔细查阅相关手续、对象等。所以，我们每位同志要从思想上重视科技档案的保密工作。

二、加强科技档案保管过程中的保密工作

1. 从源头抓起，实行“超前控制”。

即对档案收集工作从一开始就予以规范，在科研计划下达的同时，下达相关的归档计划，切实履行“五落实”，即落实归档单位、项目、建档负责人、文件材料、时间。在项目完成后，档案部门应主动与科技管理部门联系，直接参加项目验收、检查归档计划落实情况。凡达不到要求的，不予验收。实行“超前控制”使科研项目的材料从开始之日起就纳入正常归档轨道，有效防止“先天不足”，保证科技档案齐全，避免了应归档材料失控而导致失、泄密的情况。

2. 档案库房管理。

科技档案库房是科技秘密的储藏重地，是保密要害部位，应设置专门库房，配备专职档案工作人员。制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，实行全方位封闭式管理。从保密的角度考虑，科技档案库房的设置不宜设在楼房底层，库房与阅览室应分开，库房的门窗配备“三铁”、闭路监控系统、防盗报警器等相应技术防范设施。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

3. 科技档案应单独编制档案目录，单

独检索，建立科技档案统计台账和存放地点索引，彻底解决密与非密科技档案混装问题。同时，还应按规定在卷内目录上登记卷内文件的密级及保密期限，并在案卷封面上注明所划定的密级，在划定密级时要本着“案卷的密级宜高不宜低”的原则，以防由于密级不明确而泄密，并能对今后的解密提供方便。

4. 对到期档案的销毁工作不能大意。

要严格审批手续，登记造册，按规定监销，避免档案在最后一个工作环节中失、泄密。

三、科技档案利用过程中的保密工作

档案工作收集是前提，整理是手段，提供利用是最终目的。然而档案的提供利用过程也正是最不容易控制，最容易发生失、泄密的过程。因此，档案保密工作的重心必须放在提供利用环节上，确保利用对象与利用范围的有效控制，不发生人为的泄密事件。

1. 正确处理科技档案保密与利用的关系。

科技档案是档案馆中核心的材料，无论是保密还是利用，都与国家利益息息相关，要高度重视。科技档案保密的目的是为了更好地利用，只有通过利用，才能体现科技成果价值；片面地强调保密，就会失去保密工作的意义，档案管理工作也就失去了生命力和活力。科技档案的利用，首先必须是保密基础上的利用，无限制的利用最终会给党和国家的利益、安全造成危害。保密与利用二者是对立统一的辩证关系，只有正确处理保守国家秘密与科技成果档案利用的关系，积极寻求两者之间的最佳结合点，才能做到既充分发挥科技档案的作用，又能做好保密工作，维护档案保密安全，确保党和国家利益不受损害，使档案随时处于受控范围内。

2. 做好科技档案利用的监督工作。

任何一项管理工作，一旦失去了有效的责任监控，就难免会出现这样那样的问题。科技档案利用过程中的监督程序，是保密工作的一项重要措施，它能有效地发现、制止并纠正档案利用过程中对档案保密不利的情形发生，以保证档案的完整与安全。档案利用监督可从以下几方面实施：

(1）制度监督。档案部门和保密部门的责任取向不一致，档案部门注重科技成果档案的利用和管理，而保密部门注重的是科技档案在保密期限内是否确保绝对安全以及不发生失、泄密。档案利用的规章制度一般包括：阅览制度、借阅审批制度、外借制度、复制制度等一系列工作规范。科技档案保密制度应依照档案工作程序来安排保密工作的程序，制定一个既能突出档案工作的特点，又能与档案管理和保密工作相衔接的档案保密制度，如在借阅审批制度中可针对不同层次的利用人员确定相应的利用范围，规定相应的审批手续等等。只有切实做到制度化规范借阅等利用行为，并努力杜绝档案保密工作中的主观随意性，利用工作才能真正走向正轨。

(2）人员监督。首先，运用目标管理岗位责任制形式，实行工作责任的具体细化和分解，坚持“谁主管、谁负责；谁操作、谁负责；谁出问题、谁负责”的原则，保证级级相紧扣、层层负责任、事事抓落实。笔者所在的油田企业除成立油田保密委员会外，还在党政办公室设立保密办公室，具体负责日常的保密工作。其次，提供利用首先要将利用对象与利用范围控制在一定的时间、范畴内，利用对象应该是科技项目的直接参与人员。档案管理人员应明确告知：利用者必须承担保密义务，对违反规定的利用者，依法追究其责任。在利用过程中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其思想动机，加强利用过程中的监督，在利用者离去之前，应仔细检查、翻阅被利用过的案卷及文件，发现问题必须及时查处，并在利用登记簿上备注说明。再次，企业保密委员会应定期或不定期地对科技档案利用情况进行检查，包括利用范围、目的、效果等，及时堵塞失、泄密的漏洞，防患于未然。一旦发现秘密载体丢失、被窃等情况时，应立即报告，采取相关的补救措施，努力将损失降到最低。

(3）借阅监督。首先，任何单位和个人查阅科技档案必须出具有效的行政介绍信并说明查阅理由。科技档案原则上不得借出，必须在档案室内阅览。这种方式既快捷、方便，又能提高利用率，减少繁琐的审批手续，同时也有利于保护科技档案，便于档案的周转，保证科技档案的齐全完整，又可以维护科技档案的安全。其次，做好档案利用登记工作。登记本上对借阅人、借阅目的、所查档案的卷号、借阅数量等进行详细记录；收回档案时，必须当面清点、注销。再次，对科技成果档案利用过程实行动态管理，有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。在利用者离开之前，应仔细检查被利用过的案卷内的有关材料，及时发现偷拍、涂改、撤换、抽取、损毁等违章情况。

四、做好档案开放中的保密工作

档案保密制度 篇5

一、企业档案室是企业机要部门，档案人员对企业档案的保密负有主要责任，档案人员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。

二、不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。

三、各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。

四、密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要经过主管领导和部门负责人同意批示，密级文件不准抄录、复印、转载。

五、档案室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。

六、经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。

七、保密范围

凡是形式上不能公开的，直接影响企业利益和内部团结的文件、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：

1.不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。

2.人事方面的关于个人档案及有关资料。

3.来信、来访反映有关情况记录等。

4.上级规定的密级文件。

5.财务档案中的机密事项。

6.重要的出口产品生产技术。

7.本企业创造发明的新工艺、新技术、新产品等。

8.其他应该保密的科技技术档案。

谈如何做好档案的保密工作 篇6

【关键词】档案工作；管理；保密

近年来，随着经济的发展、社会的进步和对外开放的不断深入，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。如何迎难而上，建立健全各项制度，做好档案保密工作，为经济和社会各项事业又好又快的发展提供更好的服务，已经成为档案管理工作者面临的一个重要课题。

根据《中华人民共和国档案法》第二条的规定，所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是一定时期内有关活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。因此，必须做好档案的保密工作。

1.做好档案保管过程中的保密

档案的库房管理是档案保密的重中之重。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是很多单位将库房附设在机关办公楼内。值得注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，档案库房不宜将设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固以防盗措施。档案库房应与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止人内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2.绝密档案的管理和保密

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

3.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解除保密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

4.档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

5.进一步做好档案开放中的保密工作

（1）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

（2）做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：1）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。2）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。3）编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。

（3）准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

唐代文书档案保密制度探析 篇7

一、唐代文书档案保密制度的内容

(一) 专人制作——“四禁”制度

中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的, 他们在文书的制作过程中, 其禁有四:“一曰泄漏, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”即要做到保守文书秘密, 保证文书及时迅速发出, 保证遣词造句的准确无误, 保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹。对于违反以上要求的行为, 都将受到相应的处罚, 或笞或杖或徒流, 重者可至死罪。专人撰写使得文书档案的保密性和安全性进一步增强。

(二) 专人签署——签押、判署制度

唐朝规定, 文书制作完毕之后, 需要经过本部门长官的审定认可, 长官如认可, 则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样, 此称之为判署。同时, 文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕, 则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可, 此称之为联署。需要注意的是, 唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之, 不得代署, 唐代律令也对此有相关的处罚措施, “诸公文由本案事直而代官司署者, 杖八十。代判者, 徙一年。亡失案而代者, 各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文, 从而保证了文书档案的准确与安全。

(三) 专人邮传——邮传制度

文书在经过以上种种环节之后, 就可以向外发送了。文书的邮递是文书管理中致为重要和关键的一环。唐代为确保国家交通的顺畅, 建立了四通八达的驿传设施。除此之外, 唐代的有关律令也显示了政府对于文书的邮传的重视。《唐律疏议》中的有关条文规定, 唐代根据文书的缓急程度以及远近程度, 对于驿传时的总路程和每日行程, 是否派发驿马、驴和驿船以及派发的数量, 文书传递的目的地等等, 都有详尽的规定。如驿使稽程、驿使以书寄人、驿使误诣他所、乘驿枉道、乘驿马赍私物、诈乘驿马等等, 处分有笞、杖, 徒、流直至死罪。法律条文对邮传人员的路线和任务都作了详尽的规定, 保证了文书档案的全程安全。

(四) 专人勾检——勾检制度

这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓, 文书本身是否有错讹之处, 文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员, 在中央, 尚书省是最高级文书档案勾检部门, 勾检全国各级行政管理官府的官文书。在地方, 负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出, 需要勾检, 档案的收集和归档, 也需要勾检。勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等, 勾检的内容包括:文书档案是否办理完毕, 文书是否违期, 档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤, 这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”勾检人员的勾检再次保证了文书档案的准确性与安全性。

(五) 专人利用——档案的利用制度

古代历朝历代都把档案视作国之重器一般的事物, 对其严加保密, 私人不得允许是无法亲近的。各王朝能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员, 唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度, 设立史馆, 专门负责国史和前代史的修撰。此外, 唐朝还用档案编修谱牒。贞观十二年 (638) , 编成了一百卷的《氏族志》, 内容非常丰富。利用文书档案的人员和用途有限也保证了文书档案的安全。

(六) 定期销毁——鉴定销毁制度

唐代对于档案规定了鉴定制度, 即“检简”, 把档案进行分析、研究、检查, 哪些档案应该永久保存, 哪些档案保留一段时间便可以销毁, 问题处理非常慎重, 另外对档案销毁规定极为严格, “文案不须常留者, 每三年一拣除”, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案, 祥瑞、财务、婚、田、良贱、市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除。”可见, 唐朝对档案的销毁, 审查是非常严格的, 态度是非常慎重的。定期清理公务文书既是为了更好地保存处理完毕的有保留价值的公务文书, 又保证了文书档案的安全。

二、唐代文书档案保密制度的特点

(一) 法制化

唐代从更多的方面强化文书档案的保密制度, 并且以名目繁多的法律条文来防止公文泄密。主要体现在以下几方面:

泄露机密的处罚条律:凡官吏泄露国家机密, 不论有意无意, 是否造成后果, 均追究其刑事责任。泄露官府收捕谋叛者、官军奔袭“寇贼”等机密者, 处以绞刑;泄露一般机密, 如天象灾变征兆的报告等, 处以徒刑一年半, 如透露给藩国使者, 则罪加一等;凡两人以上泄露机密, 以初传者为首犯, 次传者为从犯, 按首从法定罪, 第三人以下辗转相传者, 杖八十。

私拆文书的处罚条律:凡秘书人员未经同意而私拆制书者, 杖八十;私拆官府文书者, 杖六十;如被拆阅的系密件, 则按泄密罪处治。

由此可见, 唐朝有关文书保密工作的律令细而多, 目的是使保密工作有章可循, 从而提高文书档案保密工作的水平。

(二) 程序化

文书作为政府发布命令和传递信息的重要工具, 对于维护统治秩序和国家安全意义重大。由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽, 常常出现文书失窃、国家机密被泄漏等现象, “档案的安全关系到统治者的切身利益”。因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密和安全性就显得尤为重要。在唐代, 由中书舍人负责诏敕的拟定, 关系极其敏感, 针对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节, 都要求经办人员仔细检查, 并在文书原件上署名, 这样在出现问题时能及时落实责任, 确保文书的安全。还规定:制书官文书只能由勾检官收发, 其它人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重地干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密。因此, 这类行为是要受到严厉处罚的, “诸漏泄大事应密者, 绞。非大事应秘者, 徙一年半;漏泄于藩国使者, 加一等。仍以初传者为首, 传至者为从。即转传大事者, 杖八十, 非大事者, 勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令, 强制实行, 确保了文书档案的安全保密。”

综上所述, 我们对唐代的文书档案保密制度的内容和特点作了探讨。为了文书档案保密, 唐代秘书人员做了大量的保密工作, 文书存放安全场所, 文书制发保密, 机密文书专人传送, 制定文书保密法律条文等。由此可见, 唐代文书从保存、制发、传递的保密工作不断加强至制定法律条文加强保密, 文书档案保密制度也因之变得越来越完善, 从而达到理想的保密程度。它为我们提供了宝贵的文书档案工作经验, 对今天的档案管理保密工作具有借鉴和启迪作用。进入二十一世纪, 社会主义现代化建设的步伐不断加快, 我们要注意学习、掌握现代文书档案保密工作技术, 尽快实现文书档案保密工作规范化、制度化、科学化。

参考文献

[1] (唐) 李林甫.唐六典[M].北京:中华书局, 1992.

[2] (唐) 长孙无忌.唐律疏议[M].北京:中华书局, 1983.

[3]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社, 1994.

[4][日]仁井田升著, 栗劲翻译.唐令拾遗[M].长春:长春出版社, 1989.

试论档案保密与利用 篇8

一、提高意识, 强化档案保密工作的责任感

档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感, 站在国家安全的高度, 切实重视和不断强化档案保密工作。要做好档案保密工作的宣传, 通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习, 多渠道、全方位地宣传档案保密工作, 强化保密法制观念, 牢固树立“保密工作无小事”的责任意识, 提高保密工作的责任感, 自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度, 确保保密工作做到万无一失, 把安全责任意识贯穿于整个档案工作的始终。同时, 要认真贯彻“预防为主”的方针政策, 坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作, 把档案安全工作的重要性讲清、讲明, 把泄密的危害和后果讲足、讲透, 让安全意识真正深入人心。

二、做好档案库房管理中的保密工作

做好库房管理是做好档案保密工作的基础。从总体上讲, 档案库房应按照国家有关规定来单独兴建, 但也有一些不具备条件的单位, 往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是, 不是任何一间办公室都可以用作库房的, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房安全设施建设, 落实防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫措施, 加快实现档案安全管理的可控性, 还应尽量做到库房与办公室、阅览室分开。档案库房应由指定专人负责管理, 制定严格的管理制度, 无关人员一律禁止入内。真正的做到档案的安全保密。

三、做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的保密工作, 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效发现并及时制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能做好档案的保密工作。具体说来, 档案利用监督可从以下方面实施:

1 加强制度建设。

加强档案管理制度, 规范档案管理程序, 从管理入手建章立制, 完善档案管理工作的各项制度。查阅档案需经负责人批准、按照档案管理的有关规定办理借阅手续;档案的多项内容要规定不同的使用权限, 普通档案可较大范围共享;相对机密的档案文件仅供一定需要人员使用;使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真进行总结, 不断的创新和完善。

2 加强队伍建设。

建立一支高素质的档案管理人员队伍, 不断加强管理人员的素质教育, 提高管理人员做好保密工作的责任感, 切实维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏, 就是使档案保管得完好无损, 不致因不利因素而使档案损坏。档案行政管理部门人员要定期对单位档案进行安全保密检查, 及时发现隐患, 及时督促整改。这是一项重要的基础工作, 档案保管人员要时刻警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全, 为档案工作提供物质基础。

此外, 要严格落实档案安全责任追究制, 对因行玩忽职守、违法乱纪引发档案安全事故, 造成损失的, 要严肃处理并依法追究责任。

3 加强监督措施。

在利用中, 要根据不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监督和保护。有条件的档案馆室还可安装摄像监视器。对一些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者, 要防止其毁坏或涂改档案;对一些平时有看书写标注或者是翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。做好监督利用, 还要做到三勤:一是嘴勤, 勤宣传利用档案的制度与规定, 勤与利用者交谈, 掌握其利用目的与动机;二是眼勤, 勤观察动态, 置每个利用者于视线之中;三是手勤脑勤, 勤分析利用者的情况和利用效果, 勤检查被利用的案卷, 勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

档案保密工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 我们要在工作中不断地积累经验, 根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施, 完善档案管理工作。

摘要：档案是一种重要的社会信息资源, 对于档案信息资源, 不但要重视保管和保护, 更要重视其所含信息的开发利用, 来实现信息资源共享。档案保密工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 是档案管理工作人员的神圣职责。我们要在工作中不断地积累经验, 在严格做好保密工作的同时, 更要切实完善工作职能, 使档案得到充分的利用。

浅析档案保密工作保障措施 篇9

一、强化档案保密意识

各级档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感, 站在国家安全的高度, 切实重视和不断强化档案保密工作。要加大档案保密宣传工作的力度, 通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习, 多渠道、全方位地宣传档案保密工作, 强化保密法制观念, 牢固树立“保密工作无小事”的责任意识, 提高保密工作的自觉性和责任感, 自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度, 确保万无一失, 把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。同时, 要认真贯彻“预防为主”的方针政策, 坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作, 把档案安全工作的重要性讲清、讲明, 把泄密的危害和后果讲足、讲透, 让安全意识真正深入人心。

二、加强档案库房安全建设

档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先, 档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施, 并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次, 档案库房应指定专人负责管理, 落实双人双锁等严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。其三, 涉及国家秘密的档案应单独保管, 要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等, 从保管条件上确保档案的安全。其四, 应减少档案的破损率, 延长档案的使用寿命。如, 对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜;对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外, 要坚持日常监督与重点检查相结合, 不定期组织全面细致的安全检查, 在认真清点核对档案数目的同时, 及时发现和消除档案库房的安全隐患, 做到及时检查、及时清理, 采取切实的有效措施, 堵塞危及档案安全的漏洞。

三、完善保密档案借阅管理

加强保密档案借阅制度建设至关重要。应制定细致完善的档案借阅制度体系, 如借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善, 确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须按要求填写提取单, 由直接领导、项目负责人签字, 认真履行登记、签字手续, 填写借阅卡及借阅簿, 手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度, 严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查, 维护档案完整与安全, 不能私自撕拆、涂改, 更不得缺页少项。借阅的档案要保管好, 不能丢失, 发现失密、泄密问题, 应及时查明原因, 及时向档案部门报告, 进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年, 因项目周期长而不能及时归还的, 应办理续借手续。对长年欠档, 经追究仍不交还或造成遗失的, 必须追究其责任, 按国家规章制度严肃处理。此外, 因工作调离、离退休和长期病休的, 出国工作及出国探亲的, 都必须全部清还借阅的档案, 由档案室签字后, 方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时, 必须由项目负责人代借, 当其离院时, 由代借人还清档案。

四、加强电子档案管理

浅谈企业档案保密工作 篇10

1 推行企业档案工作规范化、标准化

企业档案工作规范化、标准化是实现企业档案和做好档案保密工作的基础。要推进企业档案工作规范化、标准化必须做好公文制发、立卷归档和提高案卷质量等方面的工作。

(1) 公文制发是推进企业档案工作规范化、标准化的前提。公文是企业档案的前身, 企业档案由公文转化而来。公文制发得怎样, 不仅决定公文本身的质量, 也影响企业档案的质量, 决定档案工作规范化、标准化的质量。因此, 在公文制发中必须要解决好规范化、标准化问题, 以提高企业档案质量, 为企业档案工作实施规范化、标准化管理打下坚实的基础。公文制发要注意以下几个问题: (1) 公文纸质量要好, 排版形式为横写横排, 左侧装订, 规格要统一、标准, 符合国家有关规定。 (2) 注意检查公文制发是否符合审批权限, 是否履行了签发手续, 公文标题、主送和抄送单位是否准确, 有无日期, 落款是否与公文一致等。 (3) 公文字迹要清晰。不论是公文, 还是做出的各种报表、签字、记录、批注等, 都不应用易褪色的墨水和纸张, 以保证字迹清晰, 有利于长久保管利用。 (4) 使用文种要合理, 公文格式要规范, 行文不要滥用简称和不规范的字, 要符合现代化检索标准。

(2) 实施以我为主的立卷归档原则是推进企业档案工作规范化、标准化的关键环节。实现企业档案工作规范化、标准化的目标就是要做好企业档案保密工作和实现企业档案保管利用价值的最大化、检索利用便捷化和案卷完整化。以我为主的立卷归档则是解决问题、实现目标关键性的工作。以我为主的立卷归档原则就是归档文件以本单位形成的文件为主的原则, 不仅是在我国企业档案文书立卷归档实践中形成的一条原则, 而且还是推进企业档案工作规范化、标准化的一个重要原则。

(3) 提高案卷质量是推进企业档案工作规范化、标准化的可靠保证。企业档案案卷材料收集是否完整是影响和决定企业档案价值的因素, 案卷装订质量问题与立卷方法问题则是决定和影响企业档案工作规范化、标准化的操作性因素。因此, 在推进企业档案工作规范化、标准化的过程中, 必须要解决好立卷方法问题, 方便企业档案标准化管理中的分类与检索, 同时, 还要解决好案卷装订质量问题, 有利于企业档案规范化管理。

2 提高企业档案管理人员自身素质

提高企业档案管理人员自身素质是做好企业档案保密工作的保证。企业档案管理人员的素质是指企业档案管理工作者在其岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养的总和, 如政治素质、专业素质、知识素质和信息安全素质等。

(1) 企业档案管理人员的政治素质。企业档案管理人员必须具备基本政治素质, 即政治上始终与党中央保持一致, 坚持四项基本原则, 热爱党, 热爱祖国, 热爱社会主义, 热爱人民, 坚决执行党和国家的各项方针和政策, 不计较个人利益, 讲道德, 守纪律, 有献身精神。由于企业档案具有一定的秘密性和较强的政治性, 因此, 企业档案管理人员应具备严守国家和企业秘密的政治素质。另外, 档案工作的服务特点还要求档案管理人员应具有为人民服务和为企业服务的精神。

(2) 企业档案管理人员的专业素质。企业档案管理人员应该安心本职工作, 努力学习业务, 有较强的事业心, 热爱档案事业, 熟练掌握档案保密、文书、档案文献编纂、档案管理、档案保护技术、中外档案史等档案专业基本知识, 熟悉党和国家有关企业档案工作的法规、方针和政策, 熟悉上级档案行政管理部门以及本企业的各种业务规定和自己所从事的业务工作, 熟悉档案专业法规、政策和档案专业知识以及其它专业知识, 灵活把所学专业知识运用到自己的实际工作中, 努力完成好各项工作任务。

(3) 企业档案管理人员的知识素质。企业档案管理人员除了掌握档案学基本知识以外, 还要熟悉和掌握与自己从事的专业工作相近的其它专业知识, 包括一定的历史知识、古汉语知识、领导学、管理学、计算机科学, 图书馆学、情报学以及与企业档案内容相关的其他专业知识或与本职工作相关的知识, 只有熟练掌握相关的专业知识, 才能更好地做好档案管理工作。

(4) 企业档案管理人员的信息安全素质。企业档案管理人员的信息安全素质是指企业档案管理人员的在信息安全领域所具备的基本信息素质。对于信息社会环境中的企业档案管理人员, 信息安全素质更是集中于在网络环境下管理电子信息文件的信息安全的意识和能力。

3 把握企业档案保密与利用的关系

把握企业档案保密与利用的关系能充分发挥企业档案的作用, 为企业的发展提供有用资源。有些企业档案信息涉及到国家的安全和利益, 涉及到企业经济技术秘密, 涉及到社会秩序以及个人隐私等内容, 而要充分发挥企业档案的作用, 就必须充分地利用档案信息资源, 因此, 在必须把握企业档案保密与利用的关系, 使企业档案更好地为企业服务。

(1) 企业档案的保密与利用。在企业的各类档案中, 可能有一部分是涉密档案。根据《保密法》规定, 这部分档案可划分为秘密、机密和绝密三级。做好涉密档案的保密工作, 是档案管理人员应尽的职责。涉密档案应该保密, 但是保密是为了更好地利用, 是有范围限制的利用, 如果为了保密而不利用, 只会失去档案的价值, 保密也就没有任何意义。当然, 企业档案的利用必须是在保密基础上的, 否则, 无限制的利用会给国家和企业的安全和利益造成危害。企业档案的保密与利用两者都很重要, 档案管理人员在思想认识和实际工作中, 要把握好两者的关系, 要在严格做好保密工作的基础上, 为档案利用者提供方便, 这样, 才能充分发挥企业档案的价值, 避免造成企业档案资源的浪费。

(2) 制度与措施。制度与措施是充分发挥企业档案价值的重要保障。企业档案有一部分既要保密, 又要充分利用, 必须要有一整套严格的制度和与措施作为保障。根据《保密法》对涉密档案分为秘密、机密和绝密三级的规定, 档案管理人员根据不同密级采取不同的管理措施, 这样, 可以最大限度地利用档案。《保密法》规定涉密档案的保管期限, 除有特殊规定外, 绝密级档案期限30年, 机密级档案期限20年, 秘密级档案期限10年, 档案在其确定的期限内, 受国家保护。因此, 企业档案管理要建立档案外借制度、阅览制度、复印制度等, 规定不同的审批手续, 做到档案利用有章可循。同时, 按照《保密法》相关法律法规, 对收发、分送、借阅、传递、移交、销毁等各个环节, 建立相关工作措施。为保证各项制度和措施的落实, 要建立由主要领导任组长的保密工作领导小组, 定期监督检查。这样, 制度和措施可保证企业档案保密与利用有章可循, 充分发挥企业档案的作用。

4 做好企业档案信息安全保障

随着信息时代的到来, 计算机被广泛地应用到社会各个领域, 企业档案信息化成为信息化时代企业档案管理的发展趋势。企业档案信息化是将企业档案资源和档案各项管理过程数字化, 以通信技术、计算机技术, 完成信息传输, 实现企业档案资源的利用和开发, 最终实现企业档案信息资源的共享。因此, 档案信息安全尤为重要, 必须做好企业档案信息安全管理工作。信息安全管理的最终目的就是保障系统中存储的、网络上传输的、用户使用的档案数据是真实、完整和有效的, 同时, 禁止非法用户访问。做好企业档案信息安全保障工作包括管理与技术两个方面。在管理方面, 要推行企业档案工作规范化、标准化, 提高企业档案管理人员自身素质, 加强制度建设和档案工作人员对信息安全和保密的认识。在技术方面, 要防止病毒对信息系统的破坏, 通过管理平台监控网络上的计算机, 充分利用定时查毒功能, 对计算机进行扫描, 检查发现病毒, 保障档案信息安全;档案信息化系统要充分利用防火墙所提供的功能去自行设定符合系统要求的安全策略, 只允许有效的信息类型通过防火墙, 对内部网络与外部网络之间数据流动进行检查, 防火墙技术可以最大限度地保护档案信息不被非法更改、破坏、拷贝;密码是解决信息安全最有效的手段, 密码技术是信息安全的核心技术。为防止核心档案数据发生泄漏, 用户密码强度必须符合一定的安全等级, 采用定期更换核心密码策略。

5 结语

随着社会的发展和信息化的来临, 企业档案资源的巨大社会价值日益为人们所认知, 档案保密工作具有重要意义, 它将直接影响国家及企业的安全和利益。企业档案是一种重要的社会信息资源, 要充分发挥企业档案的作用, 就必须充分地利用档案信息资源, 把握企业档案保密与利用的关系, 使企业档案更好地为企业和社会服务。

摘要：企业档案保密与档案信息安全是企业档案管理中的一项重要环节。文章从推行企业档案工作规范化与标准化、提高企业档案管理人员自身素质、把握企业档案保密与利用的关系和做好企业档案信息安全保障几个方面提出了做好档案保密工作的具体措施。

关键词：信息化,保密,档案管理

参考文献

[1]王平, 宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京:清华大学出版社, 2006, 2

[2]何欢欢.政府信息公开与档案开放—兼论档案开放制度改革[J].档案管理, 2009, (4)

谈科技档案的利用与保密的关系 篇11

一、正确认识保密与利用的关系

借阅利用与保密从根本上说，既对立又统一，二者之间是矛盾统一的辩证关系。科技档案的信息内容属于内部信息，在一定时间和区域范围都带有一定的技术性和保密性，某些档案还会涉及到国家科技机密和企业专利等，正确划定知密范围、密级，以减少繁锁的审批手续，制定严格的借阅制度，即能使利用者全面、完整地利用所需的科技档案，又能使不宜为服务用户提供的信息内容得到应有的控制。

二、切实做好科技档案保密与利用工作

1.在保密的前提下开展档案利用

借阅利用是发挥科技档案利用的主要方式，但并不是说可以无条件地借阅利用，而是在保护档案所有者权益的基础上进行的。有时间、地点、范围限制的利用，才能科学发挥科技档案的技术效益、经济效益和社会效益，把科技档案这一信息资源转化为直接生产力。

做好科技档案的利用服务工作，应从三个方面着手。一是要提高服务意识、拓宽服务领域，在服务中求发展、求生存。二是丰富馆藏，打好基础工作。档案管理人员要做好科技档案材料的收集工作，不断丰富馆藏档案内容。就科技档案业务工作各环节来讲，档案的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管等工作，都是为科技档案的开发利用打基础。三是加强科技档案编研工作。要以现有的科技档案为对象，经过加工，提供简明扼要、便于查询的内容体系，包括编制科技档案目录、编写科技成果简介、专题汇编等科技档案编研资料，使科技档案利用人员及时了解和掌握科技档案的线索，随时可以利用所需的档案资料。

2.在利用的基础上加以保密

科技档案的保密工作，实质上就是为了维护成果单位乃至国家的利益。保密制度是涉密人员做好保密工作的依据，在档案利用过程中，要建立建全保密制度。档案部门对原有的科技档案保密制度要进行完善，制定系统的科技档案收集、整理、编目、编研、鉴定和利用制度，堵塞一切窃密和泄密的漏洞，充分发挥保密工作在科技生产活动中的保障作用。各业务部门的工作人员既是科技档案的形成者，又是科技档案的利用者。因此，在制定科技档案的保密制度时，业务部门的涉密人员在科技档案的形成和利用过程中，能自觉履行保密义务，使各职能部门在实施管理中有章可循。要明确规定在提供利用科技档案过程中，利用者应在规定的地点查阅档案，不得随意带走、复印或转借，借阅的档案要及时归还，对于借阅他人研究的科研课题档案，要有课题组、本部门、科研处及相关的负责人签字，档案管理部门必须严格保证档案的保密性。在人员调离、出国、离退休时，须由档案部门签字确认其是否还清所借档案，然后再办理有关调出、离退休手续。这样做就可以有效地控制因人员流动而带来的科技档案的流失，避免给单位造成损失。

档案保密管理问题的若干思考 篇12

1 档案库房的管理

档案库房应按照国家有关规定单独兴建, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层和最顶层, 库房门窗等应设置防盗网专门加固, 以防盗窃;还应尽量做到库房、办公室、阅文室分开;档案库房要按照档案管理工作制度严格管理, 并指定专人负责, 无关人员禁止入内。实践证明, 档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2 档案密级的调整

2.1 加强涉密档案的科学管理。

在调密工作中我们发现, 过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供, 造成了扩散机密的漏洞。对此, 可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件涉密档案解密划控工作为界, 对以前大量混订于卷内的密级文件可以原封不动, 但在今后一般查档中只提供所查内容, 不提供含涉密文件的原卷;外供卷时, 可采取与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当采取单盒装保存, 彻底解决密与非密的文件材料混卷问题, 堵塞过去那种因混卷而在提供利用中造成机密扩散、涉密档案文件分散不集中、日后调密不便的弊端。同时, 要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片, 建立涉密文件统计台帐和存放地点索引, 为科学的管理, 准确的掌握, 有效的保密, 及时的提供创造条件。

2.2 建立起法制的新秩序。

对涉密档案的变化调整, 不仅要立足于当前的实际工作, 还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们, 以往关于档案保密的制度还不健全, 适应不了《保密法》的要求, 需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要, 应建立以下制度: (1) 建立划定密期制度, 以便届满自行解密; (2) 建立调密通知单制度, 对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件下发通知单告知档馆 (室) , 以便衔接工作, 及时掌握, 适时变动; (3) 建立涉密档案接收标准制度, 加强涉密档案的规范化建设。

2.3 贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、档案局联合制

发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》精神, 在提高认识、广泛宣传、大力协调的基础上, 重点解决好两个问题。一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准, 做到有法必依, 执法必严, 违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导, 齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限, 确定哪些档案能开放利用, 哪些限制在一定范围内利用, 哪些不能提供利用, 为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

3 档案涉密情况的变化

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化包括:升密、降密、解密。其中升密是少数的, 是暂时的;大多数是降密, 直至解密。变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 为此立档单位应废掉此类文件, 自然消除密级;三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件, 多数是超期, 只标有密级而没有保密时限。

4 进一步做好档案开放中的保密工作

4.1 做好档案的审查工作。

审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审, 档案馆工作人员根据标准, 对开放期限内的档案逐件进行审查, 初步判定开放与控制使用范围。二是中审, 由具有较高政策水平和业务能力的同志, 重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案, 以确定其取舍。三是终审, 由有关领导, 根据初审和中审的情况, 权衡利弊, 进行综合分析、审查, 最终决定与批准档案的开放与否。

4.2 做好档案的解密工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案, 必须是到了一定时限的档案, 要开放, 必须先进行划密解密, 把未解密的列入控制使用的范围。过去, 许多档案馆 (室) , 对其所保管的注有密级的档案, 没有定期解密, 影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作, 应当遵循保密法的有关规定, 即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的, 原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。” (《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条) 这也就是说, 解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。

4.3 做好档案开放前的基础工作。