档案工作中的保密措施

档案工作中的保密措施（精选11篇）

档案工作中的保密措施 篇1

档案资源作为国家资源的重要组成部分, 其保密工作事关档案事业发展和国家安全。笔者仅就如何做好档案保密工作, 确保档案安全阐述几点粗浅的认识。

一、强化档案保密意识

各级档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感, 站在国家安全的高度, 切实重视和不断强化档案保密工作。要加大档案保密宣传工作的力度, 通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习, 多渠道、全方位地宣传档案保密工作, 强化保密法制观念, 牢固树立“保密工作无小事”的责任意识, 提高保密工作的自觉性和责任感, 自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度, 确保万无一失, 把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。同时, 要认真贯彻“预防为主”的方针政策, 坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作, 把档案安全工作的重要性讲清、讲明, 把泄密的危害和后果讲足、讲透, 让安全意识真正深入人心。

二、加强档案库房安全建设

档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先, 档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施, 并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次, 档案库房应指定专人负责管理, 落实双人双锁等严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。其三, 涉及国家秘密的档案应单独保管, 要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等, 从保管条件上确保档案的安全。其四, 应减少档案的破损率, 延长档案的使用寿命。如, 对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜;对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外, 要坚持日常监督与重点检查相结合, 不定期组织全面细致的安全检查, 在认真清点核对档案数目的同时, 及时发现和消除档案库房的安全隐患, 做到及时检查、及时清理, 采取切实的有效措施, 堵塞危及档案安全的漏洞。

三、完善保密档案借阅管理

加强保密档案借阅制度建设至关重要。应制定细致完善的档案借阅制度体系, 如借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善, 确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须按要求填写提取单, 由直接领导、项目负责人签字, 认真履行登记、签字手续, 填写借阅卡及借阅簿, 手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度, 严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查, 维护档案完整与安全, 不能私自撕拆、涂改, 更不得缺页少项。借阅的档案要保管好, 不能丢失, 发现失密、泄密问题, 应及时查明原因, 及时向档案部门报告, 进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年, 因项目周期长而不能及时归还的, 应办理续借手续。对长年欠档, 经追究仍不交还或造成遗失的, 必须追究其责任, 按国家规章制度严肃处理。此外, 因工作调离、离退休和长期病休的, 出国工作及出国探亲的, 都必须全部清还借阅的档案, 由档案室签字后, 方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时, 必须由项目负责人代借, 当其离院时, 由代借人还清档案。

四、加强电子档案管理

安全保密措施是衡量电子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。电子档案从保管形式上主要分为两种, 一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案, 另一种是存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案, 相对比较好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作, 必要时可以复制副本或异地保存。在借阅方面主要应做到以下几点:一是所借的电子档案项目要与正在设计的工程项目内容相同, 且要经主管领导及项目负责人批准, 方可借阅;二是要根据使用者的情况而定, 不可以无原则地向所有使用者提供全部利用方式;三是应根据电子档案内容的秘密等级进行有效管理, 对秘密等级比较高的, 不宜用拷贝的方式提供利用;四是要对重要电子档案的信息内容进行加密处理。而存储在网络数据库中的电子档案, 则应重点做好数据库的安全与保密工作。首先要加强对计算机信息系统的保密管理, 做好内外网分离工作, 并对内外网服务器部署好防火墙;涉密计算机不得与国际互联网相连。其次, 为了防止内部人员将保密资料非法外传, 需要对每个人做好权限控制, 确保保密数据只能被有权限的人使用, 且整个使用过程应被完整记录, 做好事前防御, 事后追踪。其三, 可根据权限查阅, 在权限范围内更改、编辑图纸、文本, 但是不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样, 所有的保密数据统一集中地保存在服务器上, 既有效又安全, 从根本上杜绝保密信息的泄漏。

档案工作中的保密措施 篇2

给档案管理带来了便利，保密工作是档案工作中非常重要的组成部分，在信息时代做好档案的管理工作，已经成为了档案管理者的重点研究课题。

本文通过对信息时代，档案管理遇到的新理由进行研究，提高信息时代档案管理的保密工作的成效。

一、信息时代档案管理的保密工作面对的新挑战

1.相关法律滞后

档案的保密工作在很多的国家已经通过了相关的立法进行了规范，但是我国因为相关的工作起步较晚，现行的法律法规还非常的滞后。

我国《保密法》已经实施了很多年，为我国的档案管理工作做出了非常突出的贡献，但是现行的法律法规体系已经很难满足信息时代的新要求，很多的法律存在滞后的情况，在档案的管理过程中给相关的管理者造成了很多的麻烦，不法分子利用一些法律的漏洞窃取相关部分的机密。

2.档案工作人员保密的意识不强

不管是从事什么工作，只有在意识上重视了，才能做好自己的本职工作。

一些档案的管理人员，在思想上不重视档案管理的工作，觉得单位的档案没有什么实际的价值。

还有一些工作的人员认为，信息时代档案的管理已经有很高的保密等级了，不需要进行额外的工作。

有一些档案管理者是从其他的部门抽调过来的，对相关的法律不够熟悉，对业务也不是很擅长，常常忽视了档案的保密工作。

一些档案工作的领导，不重视保密工作的开展，常常只会用铁柜把档案锁起来，并且认为这样就可以做好档案的保存工作。

这些放松警惕的情况，使相关的档案管理者对信息时代新理由、新挑战毫无准备。

3.相关的保密技术落后

科技的迅猛发展，信息的传播已经从过去的纸质传媒，转变成了通过数字化进行信息的传播，与此同时这也给档案的管理工作带来了新的困难。

现代高技术让一些不法之徒可以通过更加先进和有效的策略窃取相关的档案。

我国档案信息技术和设备技术相对落后，很多的部门和企业没有一套行之有效的保密措施，很多都是使用过去的老办法，致使信息与网络安全的防护能力较弱，面对信息化的新情况，很多档案的管理者还处于摸索和研究的阶段。

二、档案信息化时代的管理模式

1.完善电子信息管理档案保密管理制度

现在很多的企业和国家的职能部门，已经不使用纸质的档案，改用电子信息档案，做好电子信息档案的保管工作是现在工作的重中之重。

相关的企业和部门可以根据本单位的具体情况，结合国家的相关法律，建立起一套行之有效的档案管理制度，这一类的管理制度应该包括以下的几个方面：档案的登记、档案的传阅、档案的借阅和档案的销毁。

除此之外还要针对涉密档案管理者制定相关奖罚制度。

对于不同档案的使用和存档，制定不同层次的审批手续，在利用档案为企业和国家职能部门创造潜在价值的同时，确保不失密、不泄密并且坚决的避开档案的流逝。

国内的相关工作起步较晚，应该在实践中进行创新，理论结合实际，在管理过程中发现理由，并且针对这些理由在制度上进行转变，从而确保档案管理工作真正落到实处。

2.建立并严格执行电子信息档案查询使用制度

档案是企业国家职能部门的财富，档案具有非常巨大的价值，对档案进行查阅和使用是对档案价值进行开发的重要手段，信息时代电子信息档案保密工作当中，建立查询使用制度是非常重要的一个方面。

档案保密工作应该做到有章可循。

在档案的借阅方面应该做到以下几点：①涉密的重要档案的.查阅应该得到相关的主管领导批准;②对于一些涉密等级相对较高的档案，不应该进行简单的拷贝保存，应该制定一套更加严格的保密策略;③根据不同档案查阅申请者的情况，确定查阅的方式;④对档案中的重要内容进行有效的加密。

⑤对于不同的管理人员建立不同的权限，任何管理者对档案进行的操作都应该有所记录，档案的网络系统应该和外网分开。

公司或者国家职能部门应该建立一套监督的制度，确保保密工作的顺利开展。

3.加强档案管理者得培训

档案的管理工作和过去相比已经有了很大的变化，过去的策略已经很难适用于现代的要求，提高档案管理人员的素质迫在眉睫，企业和国家的相关职能部门，应该定期的对档案保密工作人员的业务能力进行培训，首先要让这些人员了解现代国家相关法律的更新情况，做到知法守法。

其次，要让档案管理的相关人员，能熟练的运用现代档案管理中运用的新策略、新技术。

参考文献：

[1]刘正平.探究如何做好档案管理中的保密工作[J].神州，，16：279

[2]邱丽艳.如何做好档案管理中的保密工作[J].黑龙江档案，2013，04：108

[3]孟烁.论档案管理中的保密工作[J].机电兵船档案，2013，06：48-50

试论档案工作中的保密 篇3

关键词：档案管理；保密性；对策

一、档案管理工作的内容

《档案法》规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这一原则主要包含了以下三个方面的内涵：1.档案工作的组织原则和管理体制。这是档案工作原则的核心内容，其含义一是档案事业由国家统一领导，各级地方党委和人民政府应当加强对本地区档案工作的领导；二是在国家档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门的指导下和同级党委和人民政府的领导下，各级地方档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对档案工作实行监督和指导；三是按照国家统一规定，对档案实体由各级档案机构分别集中统一管理。2.档案工作的基本要求，就是要采取各种有效措施来保护档案的完整与安全。3.档案工作的根本目的，就是要充分开发利用档案信息资源，为社会各个方面提供有效的服务。

二、档案管理人员需认识到工作职责

1.正确认识档案数字化人员的职责。不坏、不丢、不散、不乱是档案保管工作的基本任务。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管人员要时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全。

2.正确认识绝密档案的管理和保密认识。绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

（1）绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。 （2）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全；（3）绝密档案具有知密早、知密多、知密深的特点。档案保密工作好与坏，数字化人员的素质是个关键。

3.正确认识档案涉密情况的变化。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。三是保密时限的变化。原馆所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

三、档案管理工作中存在的问题影响其保密性

1.部分单位与个人对档案管理工作不够重视。在很长一段时间里，有很多领导及保管员对档案的管理和归档敷衍了事，自认为档案不过是走走样子，事过境迁的手抄本而已，没有太大用处，正是这种思想使各单位的档案保密性大大降低，甚至泄密，使单位蒙受重大损失，这是对档案不够了解和思想有误区的重要表现。

2.部分单位档案室的软硬件设施不够完善。个别单位未设有档案室，档案都是零零散散的寄存于各办公室或个人手中，这就给档案的保密性高低带来巨大挑战，极容易泄密。而有的单位即使设有档案室也不被重视，把档案室置于最不好的位置，或档案室内空间过于狭窄，这种情况对于档案多的单位就会带来存储空间不足，或由于屋内潮湿，不及时打理，造成档案杂乱，甚至虫蚀鼠咬使档案破损，使档案的保密性、完整性大大降低。

3.管理档案的人员水平不高，不够专业。很多企事业单位的档案管理人员为二线退休职工或新入职员工，这些档案保管员大多没有接受过相关专业知识的培训，对档案的管理工作摸不到规律，这就使得在管理档案的流程中，如：收集、整理、归档、装订时造成收集不全面，整理不够分明，归档不够准确，装订不够细致从而使档案的保密性降低，而有的档案管理人员不够负责，甚至身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档材料还不够真实和准确，就更不用谈其保密程度了。

四、提高档案工作保密性的对策

1.提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通過自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2.采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。

4.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，使其保密性措施加以完善，档案保密性达到合理要求，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献：

[1]王欣.试析档案管理的保密性原则[J].《黑龙江科技信息》.2012年16期.

[2]庞延莉.浅谈保密在档案管理中的作用[J].《科技促进发展》.2012年8期.

高校档案保密工作的重要性及措施 篇4

关键词：高校档案,保密工作,重要性,保密措施

高校档案是衡量个人业绩的重要标志, 因此, 做好高校档案的保密工作, 是推进高校档案事业持续、健康发展的基本保障, 也是促进高校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。做好高校档案的保密工作, 不仅具有较强的战略意义, 有利于处理好保密与利用的关系, 促进人才培养, 而且有利于给人才营造公平竞争的环境, 是高校维护档案安全的基本保障。

一、高校档案保密工作的重要性

高等学校档案, 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案馆是收集和管理高校教学、科研财富, 传播档案信息, 为教学、科研提供原始凭证, 维护历史真实面貌的重要基地。近年来, 作为高校档案部门, 尤其是综合性大学的档案馆每年都收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的科研项目、学术论文和上级文件等, 其中有不少涉及国家的政治、经济、重点科研项目及军事等方面的保密内容。因此, 做好高校档案的保密工作至关重要。

1. 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 具有较强的战略意义。

我国《高等学校档案管理办法》第三条规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 学校应当加强管理, 将之纳入学校整体发展规划。”可见, 高校档案管理工作至关重要, 高校档案保密工作是高等学校重要的基础性工作, 具有较强的战略意义。加强高校档案保密工作, 一方面, 有利于推动高校的教育体制改革和科学研究事业的发展, 从国家角度来看, 不少资料涉及国家的政治、经济、军事方面机密;从个人的角度来看, 这些资料都涉及知识产权问题, 因此, 对其必须重点保护。另一方面, 高等学校是知识生产、传播和应用的专门机构, 有许多重点学科、重大项目的研究与开发, 涉及国防军工、科技公关、公共安全等重点项目, 这些科学技术含量较高的档案记述和反映了科学技术研究活动的全部过程和具体成果, 一旦丢失或失密, 将会给整个科学研究造成不可低估的重大损失。保密工作关系到党和国家的安全, 关系到经济建设和社会发展的大局。保密工作做得不好, 会直接影响到改革开放和社会主义现代化建设的进程。

2. 加强高校档案保密义务, 有利于给人才提供公平竞争的环境。

高校学生档案是高校针对学生在校期间的表现, 客观、真实地记载学生学习活动的原始资料。从学生档案上可以充分了解到学生在校期间思想、政治、学习等方面的点点滴滴, 从而判断学生素质优劣的最佳凭证。因此, 高校档案是他人了解学生综合素质最直接、最客观的记载。正是基于这样的重要性, 高校档案管理工作必须要采取高度的保密措施, 确保档案安全。因为高校档案管理和保密工作一旦出现失误, 将很可能导致他人篡改学生信息, 从而不利于公平竞争。从这种意义上而言, 采取严格的保密措施, 有利于给人才提供公平的竞争环境。

3. 加强高校档案保密工作是维护档案安全的基本保障。

档案安全是高校档案管理工作的重中之重, 加强高校档案保密工作则是维护档案安全的基本保障。因为, 档案安全与否, 在管理工作中加强对档案的保密义务是关键, 档案保密工作到位, 则是对档案安全的基本保障, 反之, 就可能存在潜在的隐患, 导致档案管理工作出现疏漏, 最终影响到档案安全。

基于高校档案管理工作中保密工作的重要性, 我认为, 高校档案作为国家机密的一部分, 具有较强的政治意义, 因此, 在日常工作中, 档案管理人员应高度重视档案保密工作, 恪尽职守、尽职尽责, 采取一系列切实可行的措施予以严格保密。只有这样, 才能保证高校档案的安全和真实性。

二、加强高校档案保密工作的主要措施

档案管理是高校档案部门的一项重要基础性工作, 与保密工作有着密切的关系。因此, 要在科学管理的基础上, 切实做好保密工作, 以保证档案实体和档案信息的安全。只有管好档案, 才能用好档案。在档案开放过程中, 保密工作显得尤为突出。我认为, 加强高校档案保密工作, 需采取如下措施。

1. 加强档案库房的管理。

档案库房的管理, 是档案安全保密的重点。档案库房的建设, 从档案保密的角度来看, 按照国家的有关规定, 应单独建设, 不宜设在机关办公楼内, 或是将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃还应尽量做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。档案库房应指定负责人, 制定严格的库房管理制度, 无关人员禁止入内。

2. 提高档案管理人员的政治和业务素质。

高校档案管理关系到国家和民族的人才战略, 高校档案管理工作者对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高政治、业务和文化素质, 还要有较强的工作能力和观察能力, 善于做利用者的工作, 能独立处理利用中出现的一般问题。我国《高等学校档案管理办法》第十一条规定:“高校档案工作人员应当遵纪守法, 爱岗敬业, 忠于职守, 具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”高校档案管理工作人员必须具有较高的政治素质, 即以国家和民族高度负责的态度, 恪尽职守, 严格保密。严格遵守档案法规、保密法规是对管理人员的基本要求。档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 这是一项重要的基础工作。档案管理人员要有高度的政治责任心, 工作认真踏实;要树立严格的法律法规观念, 以维护档案的完整性与安全性, 为高校教学和科研的发展提供准确完整的信息服务为己任。为此, 要经常性对档案管理人员进行培训、学习, 不断提高其综合素质和管理水平。引导档案工作人员与全体教职员工了解相关法律法规, 明确各自权利和义务及相关法律责任, 增强他们在开发利用档案中的保密意识, 确保档案安全和完整。档案管理人员是档案开发利用的执行者和落实者, 对档案的开发利用和保密工作负有直接责任, 必须具备较高的政治觉悟和业务能力。一是要把做好档案的开发利用和保密工作上升到政治的高度, 通过组织政治学习对他们进行教育, 提高他们的政治觉悟。二是要采取派出去、请进来等方法, 请专家进行专业讲座, 送档案管理人员出去参加进修深造、培训及参观学习, 努力提高他们的业务素质, 增强他们的保密意识。三是要从档案管理人员自身发展角度出发, 替他们着想, 在职务升迁、学历提升等方面为他们开绿灯, 注重提高他们的思想素质与业务素质, 调动他们的工作积极性。

3. 完善档案管理人员的监督体系, 明确监督职责。

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既利用档案, 又保证档案的完整与安全。我国《高等学校档案管理办法》第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度, 定期布置、检查、总结、验收档案工作, 明确岗位职责, 强化责任意识, 提高学校档案管理水平。”我认为, 档案管理人员的职责, 就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务, 又是档案保管工作的目的, 更是档案保密工作的重要保证。它能及时发现并制止档案利用过程中出现的不利于档案保密的各种不良行为, 为档案的利用、档案的完整与安全打下坚实的基础。首先要加强涉密档案调阅管理, 对没有上级主管领导批示的涉密档案, 任何人都无权调阅。调阅完毕后应及时清对、检查, 发现失密、泄密问题, 应及时查找原因, 进行补救。要对查阅者明确阅览须知和有关规定, 做好监督工作, 以减少和杜绝不良习惯的查阅者对档案资料的损坏。对因渎职造成档案泄密或造成不良后果者, 追究相应的责任。其次要加大检查的力度, 可采取专项检查、综合检查、突击性检查等多种形式的检查方法, 对档案开发利用过程中的每一个步骤、每一个环节进行检查和督促, 加大监管的力度, 严格查处违法违纪行为, 督促档案管理人员和档案利用者做好保密工作, 确保保密工作在开发利用过程中落到实处。在档案利用中, 要根据不同利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护, 有条件的高校对档案馆 (室) 还可以安装摄像监视器。档案管理人员还要做到嘴勤、眼勤、手勤, 要在利用者离去之前, 仔细检查被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 以防档案的损坏和丢失。

4. 确立回避制度。

以往高校档案管理工作中难免遇到工作人员同时管理自己及与自己有亲密关系的人的档案, 在此情况下, 很难保证工作人员严格遵守保密义务, 致使管理人员难以恪尽职守, 篡改、泄密事件时有发生。鉴于此, 我认为, 高校档案管理工作中应确立回避制度, 即当档案工作人员遇到自己或与自己有亲密关系人员的档案时, 要求其回避, 而将这些档案交由与本人无利害关系的其他人员或机构管理。鉴于高校档案管理工作的实际, 建议高校设立档案管理委员会, 当出现上述情况时, 将档案工作人员及与其有亲密关系人员的档案交由学校档案管理委员会管理。

5. 建立健全保密工作责任制。

在以往的档案保密工作中, 由于没有建立和健全一套切实可行的责任追究制, 在高校档案管理工作中出现了许多重大的渎职事件, 给相关工作带来了不可估量的损失。而对失职的管理人员, 由于没有建立保密工作责任制, 往往对其渎职行为视而不见, 其直接助长了档案管理人员的渎职行为。我国《高等学校档案管理办法》第四十条规定:“有下列行为之一的, 高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的, 由司法机关依法追究刑事责任。 (一) 玩忽职守, 造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的; (二) 违反保密规定, 擅自提供、抄录、公布档案的; (三) 涂改、伪造档案的; (四) 擅自出卖、赠送、交换档案的; (五) 不按规定归档, 拒绝归档或者将档案据为己有的; (六) 其他违反档案法律法规的行为。”从上述规定来看, 我国《高等学校档案管理办法》对高校档案的直接负责人和其他责任人的违法行为课以较重的责任。档案直接责任人如果违反上述规定, 将受到处分甚至依法追究刑事责任。就高校档案管理工作者来说, 其对档案的安全负有直接责任, 必须具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规, 进一步加强业务基本功训练, 包括熟悉掌握计算机应用技能, 严禁涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案。落实责任制, 科学管理, 确保档案管理万无一失。

综上, 高校档案管理工作人员的保密工作至关重要, 需采取严格有效的措施予以保障。正确处理好档案保密工作对高校教育事业的发展具有重要的意义, 应从做好档案开发利用过程中的监管和提高管理人员素质等方面入手, 加强制度建设, 完善监督体系, 明确监督职责, 制定回避制度及建立健全保密工作责任制, 正确处理好档案利用与保密之间的关系, 从而保证档案工作的顺利开展, 为高校发展和社会主义经济建设服务。

参考文献

[1]闫廷均.档案工作中的保密措施.北京档案, 2006, 9.

[2]于鲁霞, 闫莉书.对高校档案保密工作的几点思考.兰台世界, 2006, 8.

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[6]许建新, 罗胜男.高校档案开发利用中的保密工作浅议.湖南广播电视大学学报, 2008, 2.

[7]温宏.浅谈档案管理工作的保密性.科技信息, 2008, 25.

档案工作中的保密措施 篇5

【关键词】档案；保管与利用；安全与保密

档案已经越来越受到重视，很多的国家档案都在进行保密，如果档案的保密工作没有做好，对国家的发展是非常不利的，对于企业来说，档案在保管的过程中没有进行充分的保密就会导致泄密事件发生，对企业的发展是非常不利的，在经济的建设中，档案的安全工作已经被提上日程，很多的人都对档案工作有了足够的认识，在档案工作人员会有很多的工作需要做，档案在保管与利用的过程中的安全和保密工作对档案管理人员和使用人员都是非常重要的。

一、在档案保管过程中做好档案安全与保密工作

（一）将存放档案的库房建设和管理好

档案的库房是存放档案的地方，由于我国的档案很多都是纸质的档案，这与我国的历史有着很大的关系，这是历史发展的缘故，因此，我国有很多的纸质档案需要保存，在保存的过程中，要加强对档案库房的管理，将档案库房地管理工作做好，这样才能够保证档案的安全性，在档案的管理中需要对档案库房建设进行研究，在建设的过程中，要充分考虑到档案存放的安全问题，库房的门要使用质量较好的防盗门，这样可以将泄密工作在档案流通的第一环节就做好，还要将库房、管理者的办公室、阅览室分开，这样可以分门别类进行管理，因为纸质的档案非常的多，一旦发生损坏就会造成大量的损失，因此在库房一定要能放置防鼠药或者防虫药，这样可以增加安全性，将自然损坏的因素降到最低，相关的管理人员要对库房进行检查，这是工作人员的职责，还要保持库房干燥，如果库房是潮湿的，就会导致大量的档案发生潮湿的现象，前来查阅的人士就可能会对档案造成损坏，而且还会破坏人们对档案工作人员的印象，档案人员的服务是非常重要的，库房的管理人员一定要对库房的管理负责，工作人员一定要选择专业的档案人员来管理，这样对档案管理是非常有利的，不会造成一定的损失。

（二）对涉密档案要做好分类管理

有一些档案是涉及到国家的机密的，这些机密对国家的发展是非常重要的，需要档案工作人员进行保密，如果保密工作没有做好，就会对国家产生重要的影响，因此，对于国家的涉密档案要与其他的档案分开来保管，这样可以增加档案的安全性，在档案的保存上同样要设置防盗设备，这些设备对经济生活是非常重要的，还要设置存放档案的保险柜，将涉密档案保存在保险柜中，这样可以增加档案的安全性，对涉密档案管理的人员也有着严格的要求，这一类的工作人员身上背负的责任是重大的，如果涉密档案发生了问题要负有一定的责任，因此，涉密档案的管理人员要有很强的责任感，对档案事业要热爱，这样才能够将档案工作做好，档案工作人员面不只要在素质上符合要求，还要在专业上符合要求，如果档案工作人员不能够将档案工作做好就不能够胜任这项工作，作为档案工作者在平常的生活中也要时刻记住自己的使命，将档案工作做好，在平时的聊天中也不能够涉及到自己的工作，一旦发生泄密就会损坏国家的利益。除了要注意档案管理人员之外，在档案的查看、移除和销毁的时候还要经过相关领导的批准，在手续齐全的情况下才能够对档案进行查阅、移除和销毁，在在每一次进行档案调整的时候都要对档案进行重新的查看，保证每一个环节都不会出现问题，如果发现问题要及时报告，对发现问题要及时处理这样才能够保证涉密档案合理使用。

（三）明确档案管理人员的职责

档案管理人员与档案进行直接的接触，如果档案管理人员出现了问题，档案的管理工作也可能会出现问题，作为档案管理人员一定要明确自身的工作，将档案工作作为自己事业，才能将档案管理工作做好。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。

二、做好档案利用过程中的安全与保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作

档案利用是档案保管的终极目的，是档案管理的最高境界，同时，档案利用过程监督是也是档案安全与保密工作的一个重要环节。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项制度的制定应从实际出发，可操作性强，制度一旦制定，档案管理人员就应不折不扣的执行。并在档案的管理与借阅工作中不断的加以完善。

（二）将档案安全、保密与利用的关系处理好

保守企业秘密是每个职工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

（三）做好档案管理的队伍建设

档案管理人员，是利用制度的直接执行者，对档案的安全负有直接责任，因此，档案员必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质一是要有高度的政治责任心和全心全意为企业服务的精神，热爱档案事业；二是要有很强的专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，掌握利用工作的规律。

三、结论

档案关系着人类的发展史和人们基本信息，一定要注意对档案在保管与利用中的安全与保密工作，这样才能够将档案的价值完全发挥，只有将档案保管好，档案才能够传承下去，让档案的安全不再成为问题，这样不论是对企业还是对国家来说都是非常有益的，档案的安全与保密工作是非常重要的。

参考文献

试论档案工作中的保密 篇6

1 做好档案保管过程中的保密工作

1.1 档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲, 档案库房应按照国家有关规定单独兴建, 但是有一些不具备条件的单位, 往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是, 不是任何一间办公室都可以用作库房的, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。

1.2 绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密, 它关系到党和国家的安全, 关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败, 关系到四化建设的进程。因此, 为确保国家核心秘密的安全, 必须管理好绝密档案。

1.2.1 绝密档案应与非绝密档案分别保管。

要设保险柜、保险锁、防盗器, 从保管条件上确保绝密档案的安全。

1.2.2 提高绝密档案管理人员的素质。

绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份, 有知密早、知密多、知密深的特点。所以档案人员无论在什么场合, 都应做到守口如瓶, 万无一失, 把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

1.2.3 加强绝密档案的日常管理。

绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须经指定领导人审批, 认真履行登记、签字手续, 任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查, 发现失密、泄密问题, 应及时查明原因, 进行补救。

1.3 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是, 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内, 如被泄露, 将对国家的安全和利益造成的危害来确定的, 它表示该国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关保密法律、法规的保护, 产生法律效力的时限。

1.4 档案涉密情况的变化

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化, 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 为此立档单位废掉了此类文件, 密级自然消除了;三是保密时限的变化。原馆 (室) 所存档案涉密文件, 只标有密级而没有保密时限, 多数都是超期服役, 因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准, 严防密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。

2 做好档案利用过程中的保密工作

2.1 做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可以从以下几个方面实施:

2.1.1 制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

2.1.2 队伍建设。

担负利用服务工作的档案管理人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高的素质。一是政治素质, 要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案和档案事业;二是业务素质, 要具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是文化素质, 要有较高的文化知识, 能总结和分析利用工作中的经验与问题, 从中掌握利用工作的规律。此外, 还要有敏锐的工作能力和观察能力, 善于做利用者的工作, 能独立处理利用中出现的一般问题。

2.1.3 监督措施。在利用中, 要根据不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。

2.2 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明, 档案部门改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

2.3 进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。

2.3.1 做好档案的审查工作。

审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审, 档案馆工作人员根据标准, 对开放期限内的档案逐件进行审查, 初步判定开放与控制使用范围。二是中审, 由具有较高政策水平和业务能力的同志, 重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案, 以确定其取舍。三是终审, 由有关领导, 根据初审和中审的情况, 权衡利弊, 进行综合分析、审查, 最终决定与批准档案的开放与否。

2.3.2 做好档案开放前的基础工作。

开放档案首先要做好档案开放的基础工作, 即:a.提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。b.建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。c.编制检索工具。一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。d.准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

上述是笔者在档案保密方面的一点粗浅认识, 作为人类社会各项实践活动的真实历史产物, 档案所具有的原始真实凭证作用及其权威性是现实客观存在的, 同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考作用。利用档案是人类社会发展的客观需要, 保守国家机密, 确保档案齐全完整安全, 是档案管理工作人员的神圣职责, 档案保管工作的任务既是光荣的, 更是艰巨的。在切实完善工作职能, 使档案得到充分合理的利用的同时, 更要严格做好保密工作, 确保国家和社会政治经济活动的稳定可持续发展。

摘要：随着社会政治、经济、文化的日益发展以及科学技术的不断进步, 档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。如何迎难而上, 建立健全各项制度, 既做好档案保密工作, 又能更好地为经济和社会的发展提供服务, 本文将对此从档案保管人员职责, 档案保管利用过程和档案开放过程三个方面予以探讨。

试论档案工作中的保密工作 篇7

作为档案工作的核心环节, 档案保密工作重要性毋庸置疑, 尤其是绝密档案的保密工作更加重要。

1. 档案的常规保密工作

保密是档案与其他工作最主要的特征, 而如何做好档案保密工作一直是困扰档案从业人员一个最主要的问题, 具体来说, 档案的保密工作可以分为以下几点:

1.1 库房的保密。档案的库房多事按照国家的规定单独兴建的, 但部分单位由于条件有限, 就将档案与办公室共用一幢楼。但从保密的角度来说, 即使共用一幢楼, 也必须要合理分配房间, 库房要与办公室、阅览室分开, 不能处于最底层, 同时必须要分配专业人员负责管理, 做好加固措施, 防止被盗。

1.2 绝密档案的保密。在所有档案中, 绝密档案是最为特殊的, 是关系到国家机密的重要资料, 因此, 是整个保密工作的核心。这就要求档案工作人员将绝密档案与其他档案分别保管, 同时要设置保险柜、保险锁、防盗器等多重防护, 确保档案的安全性。

1.3 区分档案保管期限与保密期限的不同。根据档案不同特征, 正确分析与鉴别档案的级别, 将其准确定位, 区分保管期限与保密期限, 如果规定保密, 则必须要做好一切保密工作, 不能擅自解密。

2. 档案利用过程中的保密工作

与上文不同, 档案利用过程中稍有不慎就会泄密, 一方面要提升档案的利用率, 一方面要保证档案的安全性, 这就要求档案从业人员做好以下几项工作:

2.1 加强监督。监督是做好档案利用保密工作的一项重要举措, 其不仅可以减少纠纷, 同时也有效降低了档案利用过程中的不良行为, 在保证档案利用的同时, 也确保了档案的安全性与完整性。而如何做好监督工作是档案工作人员目前要考虑的重要问题。这就要求完善现有的档案制度, 加强对档案利用的管理, 严格控制外借与复制制度, 根据具体情况按需管理, 使一切工作都有章可循。

2.2 加强队伍建设。档案工作队伍的素质直接决定档案的工作质量。这里所说的素质主要包括政治素质与业务素质。档案作为国家的重要资料, 从业人员必须要具备政治敏感度, 拥有一定的政治素质, 要建立为人民服务的意识。而业务素质就是指从业人员要根据工作所需不断提升自身的综合素质, 对档案工作有更高的把握。除此之外, 也要注重提升档案从业人员的文化素质, 不断提升自身的文化素养, 进而掌握好工作规律。

3. 正确处理档案的利用与保密关系

保守国家的秘密是每个公民的义务, 尤其是档案管理人员, 更要将保密最为工作的首要任务。在日常管理工作中, 档案人员必须要注意保密, 对工作负责。这使得很多档案被束之高阁, 利用率严重下降, 导致档案浪费严重, 负责人无法及时了解情况。对此, 档案部门必须要转变观念, 做好保密工作的同时更要完善现有的工作职能, 为决策奠定基础, 提升档案的利用率。对于机密档案, 则必须要以保密为前提, 但任何档案保密都是为了利用, 但必须要在合理的范围内使用, 发挥档案的利用价值。这就要求档案工作者处理好保密与利用的关系, 提升档案的价值。

4. 处理好档案开放中的保密工作

任何档案的开放性与保密性都不是一成不变的, 即使是绝密档案也是有一定时限的, 这就要求档案管理人员正确把握保密与开放的关系。

4.1 加强审查。档案存入档案馆后要经过严格的审查, 这也是档案开放前必经的一道程序。这项工作要求严格, 必须要综合分析, 通过科学准确区分, 根据需求判定其开放与保密的范围。具体来说, 要通过初审、中审与终身三个步骤, 一般第一部曲是档案管理人员根据自身的水平来审查, 初步判定, 人后将结果交由政策与业务能力都相对较高的人员进行审查, 确定取舍结果;最终将其交给领导做最后的决定, 通过步步审查, 处理好档案开放的问题。

4.2 做好档案的解密工作。档案是分为多个不同等级的, 我国是根据《保密法》来将档案分为不同等级的, 将其划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级, 档案管理人员要根据档案级别的不同, 采取不同的保密措施, 尽可能的发挥其利用作用。但等级不是一成不变的, 要根据国家的发展及社会的变化而随时调整, 档案的保密期限一到, 其保密价值也随之失去, 对于已经解密的文件则要按照公开文件处理, 将其向社会公开。但是部分档案馆对资料的管理过于混乱, 常常将需要解密的文件忽略, 导致文件没有及时的向大众开放, 影响档案的利用。

4.3 加强档案开放前的基础工作。档案的开放不是一件简单的事情, 因此, 在决定档案开放前还需要做好一些工作, 除了要根据社会需求提高档案的开放性外, 还需要在原有的基础上进行系统的完善, 将其分类, 编排, 建档, 便于后续的利用与编制。

结束语

综上所述, 我们不难看到, 档案的保密工作十分复杂, 对档案管理人员的要求也较高, 因此, 新时期的档案从业人员必须要根据社会的发展, 时代的变迁, 不断地调整管理方式, 提升自身文化素质, 加强管理, 保证档案的安全性, 进而推进我国档案事业的发展。

摘要：一直以来, 保密是档案最大的特征, 很多档案从业人员都对这一特征十分重视, 使得保密工作过头, 影响档案功能的发挥, 因此, 档案工作人员必须要合理处理保密工作, 不仅要发挥档案的功效, 同时也要减少泄密的情况, 下文就来分析档案工作中的保密工作。

关键词：档案工作,保密,职责

参考文献

[1]聂菊梅.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].城建档案, 2015 (11) .

[2]黄桂林.档案保密管理存在的问题和对策[J].办公室业务, 2014 (17) .

档案工作中的保密措施 篇8

1 加强开放档案的审查鉴定力度

根据我国相关法律的规定和要求可以得知，档案是具有一定的保密期限的。一般是在档案正式形成之后的30年内，都属于保密期限范围内，当超过30年，这些档案就可以向社会公众开放，以供大家利用参考。对于普通的经济、科学、技术、文化等方面的档案普遍适用这一规定。但是对于其中某些特殊的档案，例如涉及国家利益的相关档案，则即使已经形成30年，也不能对外完全开放，可以根据实际情况延期一段时间，直到这些档案不再对国家利益造成影响后再对外开放。除了这些规定以外，档案法还规定了需要保密的档案是有密级之分的，一般是分为绝密、机密和秘密三个密级[1]。不同密级的档案在管理中需要根据不同的要求进行管理，以最大程度地利用档案资源又不会影响其保密价值。但是需要注意的是，档案的密级并非是终身性的，有些档案在某段时期内为绝密文件，但过了这段时期可能就成为机密文件、秘密文件，甚至不再具备保密价值。因此，档案管理人员不可一味地按照档案原本的密级进行管理，以免降低档案的利用价值。也不能忽视档案的保密性，无限制地增大档案的利用范围，以免造成信息泄露。这就要求在开放利用档案时，必须要对档案的密级进行重新审查和鉴定，并重新正确划分其密级，从而合理控制档案的开放程度和利用范围。

2 加强档案开放利用的监督管理

对档案的开放利用进行有效监督，也是做好档案保密工作的重要举措。通过监督我们可以及时发现档案开放利用过程中存在的问题与不足，并及时予以制止和管控，使一些不利于档案保密管理的行为得到限制和约束[2]。我们需要建立一定的档案管理制度，对档案的借阅、外借、复制等行为都进行明确的规定，使档案管理人员在日常工作管理中能够有据可依、有规可守。要做好监督管理，结合不同的档案利用人员的身份与其利用档案的目的来辨别其心理动机，并对于一些可疑人员进行重点监督，仔细检查其翻阅过的档案，一旦发现有破损或其他问题时，必须及时做出正确处理，并做好记录。对于一些破坏性较大的行为，要及时报告上级，通过法律途径来挽回损失。

3 做好档案的密级调整工作

由于档案的密级并非是终身性质的，具有一定的保密期限。因此在对档案进行管理时，要在不同的时期对其做出不同的管理。随时做好档案的密级调整工作，以增大档案的利用率。为此我们可以根据法律规定设立一定的档案密集管理新秩序，使档案管理工作者能够结合实际，放眼未来，合理地制定档案的密级期限，并做好密级的升降管理，加强档案的规范管理。另外，在对涉密档案进行管理和密级调整时，要分类分段的进行，以免密级不同的档案混在一起，或涉密档案与非秘密档案混在一起，造成档案信息泄露。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理、准确的掌握、有效的保密、及时的提供创造条件，做好档案利用过程中的保密工作[3]。

4 涉密档案人员管理

档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是关键。首先，领导要注重涉密档案人员管理工作，加强制度管理，建立人员的约束机制，使其在日常工作中，对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因进行补救，确保绝密档案安全。其次，档案管理人员必须具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，还要防止秘密的泄露。另外，档案工作人员要从搞好档案保密工作、提高档案利用质量的角度来加强自身的业务学习，使自身能更好地适应新时期档案工作的要求。

摘要：目前,档案在社会发展中所起到的重要作用已经开始广泛被人们接受,公众对于档案的利用需求也越来越大。档案保密工作是档案管理工作中的一项重要内容,尤其是对于一些特殊的企业或单位来讲更为重要,如何在开放利用档案的同时做好档案的保密工作就成为了档案管理人员最为关心的问题。本研究主要探讨了几种档案开放利用中的档案保密管理措施,以供相关人士参考借鉴。

关键词：档案管理,开放利用,保密工作,审查鉴定

参考文献

^[1^]徐慧春^.档案管理中应注意做好保密工作^[J^].黑龙江档案^,2011^,(04):13—14^.

[2]赵爱民.试论如何做好档案的保密与开放[J].经济师,2012,(02):32—35.

谈档案管理工作中的保密问题 篇9

1 保密工作中存在的问题

(1) 保密意识淡薄。随着民主与法制建设进程的不断推进, 保密的范围和事项逐步减少, 但并不意味着无密可保, 档案的保密形势更加严峻, 保密任务更加艰巨[3]。

(2) 涉密载体管理混乱。随意复制涉密文件资料, 涉密U盘、移动硬盘也没有建立严格的管理制度。涉密文件资料乱存乱放, 有的甚至将涉密文件卖给废品收购人员, 存在严重的失泄密隐患。

(3) 要害部门管理不严。对涉密人员管理不严, 没有按要求落实保密责任制。由于责任不明确, 导致对有些重要部门的管理失控[4]。

2 加强对保密工作的舆论宣传

保守国家秘密是《宪法》规定的每一个公民应尽的义务, 是国家法律法规规定的涉密人员必须承担的责任, 保密工作在维护国家安全和利益中起着十分重要的作用[5]。抓住机遇, 开展多层次、多形式的宣传教育, 增强档案人员的保密意识。应加强对档案法制的深入学习与舆论宣传, 强化全员的保密意识, 增强保密法制观念, 做到依法治密[6]。

3 提高档案管理人员的素质

(1) 勤奋工作, 爱岗敬业。敬业是公民基本的道德规范, 专心致志以事其业, 即要有一种恭敬严肃的态度。要真正做到敬业, 首先必须从爱岗开始做起。树立为人民服务的思想, 要不断学习党的政策, 学习理论及相关知识。应在工作实践中, 体现敬业精神, 并不断发扬光大, 为发展档案这一宝贵的财富, 做出自己应有的贡献。档案工作要坚持正确的政治方向, 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论等一系列重要思想;努力实践“三个代表”的重要思想, 在政治上与党中央保持高度一致;用马克思主义的立场、观点和方法, 分析事物, 解决问题;立场坚定, 旗帜鲜明, 必要时宁愿牺牲个人利益, 也要保护好历史财富[7]。档案工作的机要性, 决定档案人员必须遵守《保密法》。加强保密观念, 提高保密意识。提供利用时, 要处理好保密与利用的关系, 严格执行保密制度。对于保密级较高的档案, 要严格按照审批权限进行, 做到国家机密不从自己岗位上泄漏。

(2) 塑造良好的形象。要求档案人员必须有较高的服务意识和良好的职业道德, 做到抛弃名利、甘为人梯、热诚服务。档案工作的职业活动、工作对象、社会职务和工作手段, 决定它本身的出发点就是为社会主义现代化建设服务, 为物质文明和精神文明建设服务的, 这一点绝对不能动摇。

(3) 无私奉献, 恪尽职守。档案是国家的宝贵财富, 档案工作人员肩负着社会经济各方面发展的资料调查、资料分析、资料整理上报和资料信息保存职责, 档案人员的工作质量和工作效率直接关系到单位资料的完整、齐全、安全和利用效果[8]。

(4) 具有良好的心理素质。档案工作是一项艰苦清贫的职业。随着商品经济的飞速发展, 金钱观念、名利思想等一些负面影响冲击着各个领域, 有些人认为档案只有投入, 没有产出, 没有认识到档案的真正价值, 对“无私奉献”的价值产生怀疑, 对“默默无闻”也渐生不满, 由此档案人员更换频繁, 档案干部队伍出现不稳定现象, 在某种程度上影响了档案事业的发展。

(5) 工作人员要更新观念。要提高档案的查考利用价值, 将“死”资料变成“活”资源, 就需要告别坐等上门借阅提供利用的旧观念, 应积极主动配合有关部门的各项工作, 变被动服务为主动服务, 为各项工作的顺利开展提供详实的档案资料, 做到档案服务于工作。

4 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是档案管理工作人员的神圣职责。档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分利用, 变成一文不值的废纸。领导不能及时了解情况, 有效地利用档案。档案部门在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害[9]。所以, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

5 建立完善的档案保密制度

目前, 档案保密的制度不健全, 适应不了《保密法》的要求, 需要完善和增加新的内容。一是严守党和国家有关保密工作的规定, 杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。二是各类档案材料必须指定政治上可靠、工作责任心强

(下转第375页) (上接第371页)

的专 (兼) 职人员进行集中管理。三是经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料, 应指定专人进行销毁, 不得当废纸处理。四是档案工作人员要严守工作岗位。坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。五是档案库房必须安装安全设施。六是档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时, 要及时向有关领导和部门报告, 采取措施进行查找, 并追究责任。七是利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料, 须严格履行审批手续, 未经批准的, 严禁提供利用。八是发现有关泄密事件, 应立即报告, 及时追查。九是不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。十是不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友, 出入公共场所。

在新形势下, 档案保密工作要适应经济、科技发展的需要, 在维护国家重大经济、安全利益的同时, 要积极促进国家科技秘密技术的应用、转化和推广, 增强我国科技产品在国际市场上的竞争力。各级档案主管部门应解放思想、转变观念, 按照科研档案保密的方针, 依靠和发挥广大人员的力量, 使档案保密工作更好地为我国经济、社会、科技的发展服务, 为提高我国的综合国力和在世界上的竞争能力发挥更大的作用。

摘要：分析了档案保密工作中存在的问题, 指出应加强对保密工作的舆论宣传, 提高档案管理人员的素质, 正确处理好档案保密与利用的关系, 建立完善的档案保密制度, 推动档案保密工作更好地为我国经济、社会、科技的发展服务。

关键词：档案,管理,保密

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[8]王传宇.科学技术档案管理教程[M].北京:中国档案出版社, 1997.

谈如何做好档案的保密工作 篇10

【关键词】档案工作；管理；保密

近年来，随着经济的发展、社会的进步和对外开放的不断深入，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。如何迎难而上，建立健全各项制度，做好档案保密工作，为经济和社会各项事业又好又快的发展提供更好的服务，已经成为档案管理工作者面临的一个重要课题。

根据《中华人民共和国档案法》第二条的规定，所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是一定时期内有关活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。因此，必须做好档案的保密工作。

1.做好档案保管过程中的保密

档案的库房管理是档案保密的重中之重。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是很多单位将库房附设在机关办公楼内。值得注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，档案库房不宜将设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固以防盗措施。档案库房应与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止人内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2.绝密档案的管理和保密

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

3.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解除保密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

4.档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

5.进一步做好档案开放中的保密工作

（1）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

（2）做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：1）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。2）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。3）编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。

（3）准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

档案资料管理中的保密工作浅析 篇11

一、完善制度建设, 做好档案资料利用的监督工作

制度是保密工作之本。为使监督工作和提供利用工作有章可循, 我们可以通过建立健全档案资料的登记制度、传阅制度、借阅制度、复制制度、销毁制度以及涉密人员管理制度等, 根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使得在开展档案资料利用工作的同时, 确保不失密、不泄密以及档案资料的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

在提供利用服务时, 我们还可以根据不同利用者的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护:对某些为获取凭证而来馆 (室) 查阅档案资料的利用者, 要防止偷撕或涂改档案资料;通过宣传利用档案的制度规定、与利用者交谈等手段, 掌握其利用目的与动机, 分析利用者的情况和利用效果;检查被利用的案卷;督促利用登记制度的落实;实行全过程、全方位监控, 及时查处损毁档案资料的行为, 及时挽回损失。

二、加强科学管理, 做好档案资料的定密、调密、解密工作

为杜绝因密与非密界限不清的混卷管理所造成的秘密扩散的可能, 日常的档案资料管理工作应在贯彻落实《保密法》的基础上, 根据保密范围的变化、密级档案资料作用的变化及保密时限的变化化, , 积积极极采采取取措措施施, , 最最大大限限度度地地提提供供利利用, 确保档案资料保密的时效性。

要严格划清密与非密的界限, 限制密级文件资料的下发范围和知悉范围。首先在起草的文稿上先拟定密级, 防止在起草过程中造成泄密;其次在文件的修改、制作、发送、传阅、使用、销毁等各个环节上按要求进行登记、管理、监控, 并确定哪些档案资料能开放利用, 哪些应限制在一定范围内利用, 哪些还不能提供利用, 严格执行保密期限、解密时间或者解密条件的规范标准。

要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导, 进一步做好涉密档案资料管理规范化、标准化工作, 做到科学的管理, 准确的掌握, 有效的保密, 及时的提供利用。

三、强化目标管理, 应用保密技术促进档案资料管理

随着秘密信息载体形式的多样化, 办公自动化的应用, 以及网络技术的不断发展, 现代企业步入了以电子信息交流为标志的信息化时代, 其各项业务由点发展到面, 几乎覆盖了办公业务的全部流程, 造成了大量数字化信息的不断涌现。我们已逐步认识到, 电子文件的传递速度、检索途径等相对于传统的纸质文件来说有着极大的优越性, 但在信息采集、处理、存储和交换方式等方面又有其致命的弱点, 如:易被窃取、篡改、删除、伪造, 如果使用和管理不当, 将会给国家和企业带来严重的后果。因此, 确保资料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵赖性是现代企业档案资料管理工作中信息安全保密的目标。

在严峻的保密形势下, 企业应与时俱进, 积极地将保密防范技术和保密检查技术引入档案资料管理工作中。在保证环境、设备、设施安全的前提下, 通过备份与恢复、病毒检测与消除、电磁兼容等措施, 保证信息系统的运行安全;在进行计算机标引、数据库建设、以及为用户提提供供网网上上信信息息服服务务时时, , 采采取取物物理理隔隔离离、、身身份鉴别、访问控制、传输加密、存储加密、完整性校验、防电磁泄漏发射、安全审计跟踪等积极主动的防范措施, 尽量减少信息利用者的安全风险。

四、明确职责, 提高档案资料管理人员素质

责任是保密工作之魂。档案资料管理是现代企业建设的基础工程之一, 其工作的特殊性使档案资料的管理人员始终处于知密时间早、知密范围广、知密事项多、知密程度深的位置, 他们对国家、企业的秘密比一般工作人员负有更为重大的责任, 因此要求其具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 时刻警惕秘密的泄露。担负着信息服务工作的档案资料管理人员, 是档案资料管理制度的直接贯彻者, 因此维护档案资料的完整与安全, 是档案管理资料人员的职责之一, 也是档案资料管理工作的基本任务, 它要求档案资料管理人员要持之以恒, 时刻警惕和防止档案资料的损坏, 确保安全, 为利用工作提供物质基础。

首先, 要牢固树立“保密为本”的思想意识, 具备遵纪守法、责任心强的内在素质;其次, 要具备一定的专业知识, 熟悉所保管的档案资料的内容, 熟悉相关档案法规和信息安全保密法规;第三, 要具备较高的文化素质, 不仅能总结和分析档案资料管理工作中的经验与问题, 掌握利用规律, 以更好地提供服务, 还应掌握一定的安全保密技术, 杜绝泄密隐患。

摘要：本文通过分析档案资料管理与保密工作的关系, 提出了“利用先行, 保密为本”的观点。阐述了新时期档案资料管理工作应以信息安全为重点, 完善制度建设, 加强科学管理和目标管理, 明确岗位职责, 提高保密意识, 为现代企业建设的顺利进行提供有力保障。