文秘档案工作

文秘档案工作（精选11篇）

文秘档案工作 篇1

随着现代科学管理技术和计算机网络技术的发展，办公自动化的进一步深化，电子文件大量产生，由此也带来了“文档一体化”的档案管理模式在文秘工作中的广泛应用。所谓“文档一体化”，就是从文秘和档案工作的全局出发，在文件从制发到归档管理的全过程中使用相应的计算机管理系统，做到一次输入，多次输出。这种电子文档有许多不同于传统纸质文档的特性，决定了其在管理方面有很多特殊性。从电子文件的收集，到电子文件的传输、整理与归档、鉴定，再到电子档案的保存与维护、利用与管理，都给文秘人员提出了新的课题。要做好电子档案的管理工作，文秘人员必须具有档案管理意识，全面了解、掌握电子文件的特性与电子文档管理的条件、处理程序和方法等各个方面的内容。

一、电子文档处理的程序和方法

1. 电子文件的收集与传输。

在现代文秘工作中，电子文件的收集是一项经常性的工作，它贯穿于秘书人员文书处理工作的整个过程。为确保电子文件的真实性，收集工作必须从文件形成阶段就开始，收集积累范围应按国家有关规定执行，收集时要结合电子文件的特性进行，重点注意以下内容：第一，对“无纸化”系统生成的电子文件，要在收集积累过程中进行拷贝，以免系统发生意外情况时文件丢失。第二，对不同类型的电子文件，要根据其技术特性的不同，采取不同的收集措施以保证其完整性。第三，收集的电子文件要由文书部门统一管理，以保证文件的系统性与安全性。

电子文档的传输主要有利用存储介质和计算机网络技术两种方式。其中利用磁盘、光盘、磁带等存储介质传输的方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术，传送方式与纸质档案并无本质的区别。利用计算机网络进行电子文档的传输既方便又快捷，在现代文秘工作中得到了广泛的应用，但文档传输中的安全问题不容忽视，如文档失密和感染病毒等。所以，在电子文档传输前，秘书一定要对重要的文件进行加密处理，以防止文档传输过程中数据被人窃取，同时要在传输和接收设备中采取防病毒措施，如在计算机上安装防毒软件检测文件的安全性，以保证设备和文档的安全。此外，秘书人员还要注意电子文档的合法性问题，2005年4月，《中华人民共和国电子签名法》颁布实施，“电子签名”在法律上得到认可，秘书人员在收集、整理、传输和电子档案的利用中都必须要依照相关规范进行。

2. 电子文件的整理、归档与鉴定。

电子文件的整理与归档质量直接关系到此后电子档案的管理与利用工作。因而，在整理收集积累的电子文件时，秘书人员必须要按照一定的原则和方法对文件进行清理，为归档做好准备。首先，对电子文件分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态；其次，要建立起电子文件数据库。在完成了应归档的电子文件的整理并确定了电子文件的档案属性后，秘书人员要采用不同的归档方式对不同环境条件下产生的电子文件进行归档，无论采用哪种方式，归档工作都要求确定以下内容：归档范围、归档要求、归档方法、归档时间和归档分数等。要按照国家和组织的相关规定并结合文件性质，做好归档工作。

对于归档的电子文件，秘书人员还要在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定，主要是根据文件的内容价值划分保管期限，同时应对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，提出在保管期限内配套的技术环境要求。这种归档时的鉴定是后期电子档案管理过程中鉴定工作的基础，二者是互相联系、相辅相成的。

二、电子档案的管理要求

1. 电子档案的保存与维护。

首先，要保证保存电子档案的环境条件适宜。目前，大量的电子档案是存储在磁、光介质存储载体上的，保存时要考虑温湿度、光、尘、磁、气等各方面因素对这些载体的影响，要使存储库房条件达到相关标准。其次，要确保电子档案的原始性及内容的准确性。因电子档案的内容依赖于一定的电子计算机软、硬件平台，所以在保存电子档案时，必须对其所依赖的技术、数据结构等加以保存。一些特殊的电子档案，在后期的利用显示时要求必须以原始形成的格式进行还原，为确保其原始性，在保存时一定要采取相应措施，如保存档案原始的电子图像、制作电子档案的缩微品等。第三，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。在电子档案的保管过程中，管理者必须对档案载体进行定期的检测和维护，确保载体外形不被损坏，同时要对载体信息进行检验，按国家相关规定，每四年要拷贝一次。

2. 电子档案的利用。

电子档案的利用方式与传统纸质档案的利用不同，主要是通过提供拷贝、通信传输、网络查询等方式进行。秘书人员在使用电子档案或提供档案服务时，必须要进行使用权限的审核，确定使用者身份的合法性及其使用的范围，如果直接使用或出借档案载体，必须履行规范的登记手续，对使用载体的类型、数量、使用时间、回收期限及责任人等各方面的情况进行详细记录，以此确保电子档案的安全。

三、现代文秘人员应有的档案意识

文书工作是文秘工作和档案管理工作的重要衔接点。现代文秘人员必须要树立起严谨的档案意识, 在工作中自觉地将文件工作与档案工作看作一个连续的有机整体, 按“文档一体化”的要求规范办理好每份文件, 实现现代秘书工作和档案管理工作的有机统一。“文档一体化”的实质是把现代秘书工作和档案工作从组织制度到具体程序真正交融在一起, 加强档案部门对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 同时避免无谓的重复劳动, 使文档工作流程科学化、合理化。这要求文秘人员要有较强的档案收集意识、质量意识及开发利用意识等。

就档案收集而言，掌握现代化办公中所产生的电子文件的特性及处理程序是文秘人员应具有的最基本的素质，要做好这一工作，文秘人员还要从档案查考的角度出发，能把握文件的科学研究价值，做到收集的文件完整、准确、有序。对文秘人员的档案质量意识的要求，不仅仅体现在相关的档案管理工作中，它要贯穿于从文件形成到归档保存全流程的秘书工作中。一方面，秘书文书写作水平的高低及对文件处理标准的把握程度直接影响到档案的质量；另一方面，秘书人员对档案保护基本知识与技术的掌握程度也会影响到档案的质量。至于档案信息的开发和利用意识，则是要求秘书人员要充分认识档案是一种重要的信息资源，能科学的挖掘、利用好档案信息资源，提高自己的工作效率，更好地提供服务。概括而言，现代文秘工作中档案的收集、整理、保存与利用也是一个有机统一的整体，每一环节工作质量的高低都是紧密相连的，因而，秘书人员必须把档案意识贯穿于自己工作的始终。

四、现代文秘工作中电子档案的管理与规范

要确保电子档案的质量、安全及档案的有效利用, 在电子档案的管理中还要有明确的管理制度。第一, 电子文件从形成到归档, 跨越了多个部门, 但这些部门是通过电子计算机网络联成一个有机整体, 在工作互有交叉时职责权限难以区分清楚, 因而需要加强组织管理, 完善组织机构, 成立专门的部门或指定专人负责。同时, 要充分考虑这一工作对现代信息与科学技术的要求, 建立起一支过硬的、相对稳定的工作队伍。第二, 要制定严格的工作程序, 这些程序要尽可能规范, 简捷明确, 操作性强, 秘书人员要按照规范程序办理各类电子文件。以电子公文的办理为例, 首先要以《国家行政机关公文格式》、《国家行政机关公文处理办法》、《电子文件归档与管理规范》、《中华人民共和国电子签名法》、《档案法》等法规为指导, 严格执行公文行文规则, 严格审核签发制度, 禁止滥发文件和发布无效、无用的文件。电子公文输入要规范, 输出文本所用纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按照标准把握。在设备的使用中, 要注意操作的熟练性和规范化。第三, 要强化“文书立卷”工作。公文立卷、归档是文秘工作的最后环节, 却是档案工作的开始环节, 并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料, 应由相关的文秘工作人员集中统一保管, 根据立卷的原则, 及时收集、分类, 及时编写“案卷目录”, 使电子文件的立卷工作经常化, 既方便平时查阅, 又利于年终立卷。文书部门立卷是《档案法》早已明确的一个基本制度, 《国家行政机关公文处理办法》对此也做了详细规定, 因此, 在现代办公自动化环境中工作的文秘人员一定要做到熟练掌握, 规范执行。

文秘档案工作 篇2

关键词：文秘工作; 档案管理; 文档一体化

文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。

文秘档案工作 篇3

关键词　高职院校　文秘专业　档案管理课程　应用性

高职院校以培养应用型人才为主要目标，旨在培养出具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。档案管理是高职院校文秘专业的核心课程之一，主要培养文秘人员的档案管理能力。笔者根据自己在档案管理课程教学中的实践，体会到档案管理课程教学内容与从事文秘工作实际有很大的距离，教学效果不佳。那么，档案管理课程如何进行教学才能与高职院校文秘专业的培养目标相适应呢？

1　明确教学培养目标，培养专业文秘人才

档案管理是文秘工作的重要组成部分，是文秘人员必须掌握的一项基本业务能力，科学地管理好档案，用好档案，在需要时能够迅速查阅到任意一份归档文件，可以极大地提高文秘人员的工作效率。所以，文秘专业开设档案管理课程是为了培养适应社会需要、适应就业岗位需要的合格的文秘人才，而不是专门的档案人才。然而，当前很多高职院校文秘专业开设的档案管理课程与高校档案学专业开设的档案管理课程没有太大区别，没有体现出秘书专业特色，技术能力特点不突出，与文秘工作岗位实际需求的档案管理能力有很大的差距。因此，我们必须首先结合文秘岗位工作实际，明确人才培养目标，明确教学目的和重点，研究秘书岗位所需要的档案管理工作的内容和特点，使文秘专业档案管理课程具有自己独立的特色体系，而非沿袭传统的培养档案专业人才的档案管理课程体系，应使文秘人员具备应有的档案管理知识理论和技能，具有较强的档案意识，在文件处理阶段有意识地、专业地进行前段控制，在文件归档阶段，具备立卷归档的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和档案管理程序真正交融在一起，保证档案的质量，使文档工作流程科学化、合理化，使文档实体形成一体化、管理一体化、利用一体化，实现文书工作和档案工作的完美衔接，实现档案信息资源共享。

2　与时俱进，更新教学内容，适应就业岗位需求

高职院校应选择符合当前职业教育和就业形势的新教材，近年来，虽然有一些针对职业院校文秘专业的档案管理教材出版，理论性和专业性降低了一些，也加入了技能训练环节，但基本仍是按照专业档案管理的环节编排，与文秘工作实际不符。因此，在实际教学中我们应与时俱进，及时、大胆地更新教学内容，突出文秘工作岗位中档案管理的特点，贴近文秘工作实际，围绕职业能力、办公自动化、信息化等要求选择教学内容，减少与工作实际缺少联系的理论知识，跳过与高职学生专业培养无关的章节，增加具体实际应用操作内容。比如，目前文秘专业档案管理课程教学内容主要针对党政机关，而高职院校学生的就业对象多是中小企事业单位，教学内容与学生的就业岗位现状严重脱节，无法满足社会就业的需求，因此教学内容应着重基层企事业单位文秘人员文档管理的知识和技能，适当增加企业档案、人事档案、会计档案、工程档案、设备档案等管理知识，增强教学内容的适应性。又如当前信息化时代，办公自动化及网络化已广泛应用于各个领域，已严重影响到文档管理的内容和方法，文件的形成、处理、归档、管理、利用等都发生了相应的巨大变化，而目前教材大多仍是针对传统办公环境的、纸质载体进行的，这就要求我们跟上时代发展的快速步伐，与时俱进，及时更新教学内容，增加档案管理现代化教学内容。

3　改进教学方法，激发学生兴趣，强化职业技能训练

文秘档案工作 篇4

第一, 档案管理是文秘的职责范围, 是文秘工作者的必修课。档案管理说难, 也难说易也易, 关键是要学习档案管理工作的基本规则, 原理。了解档案管理的基本规则后, 加以实践, 运用, 便能熟能生巧, 做到符合企业档案管理工作的一些基本要求。文秘工作者进入公司或者一些政府部门前, 必须积累一些必要的档案管理经验, 首先要了解档案管理的运行方式等, 档案管理算是文秘工作者的一门必修课, 就算在进入工作岗位之前没有事先做好准备工作, 一旦进入到工作岗位后, 也要接触到档案管理。档案管理是每个文秘工作者的职责范围, 文秘工作避免不了要做一些档案管理, 这既符合文秘的工作性质, 也符合用人单位的工作分配规则。用人单位向来把档案管理工作分配给文秘来处理, 因此, 说档案管理是文秘工作者的一门必修课是符合理据的。档案管理工作相对来说要求相关负责人员要具备做事细心小心处事的工作态度, 文秘工作者很大一部分是女性, 女性特有的性格特点符合档案管理的处事要求, 文秘负责这项工作的合情合理的。档案管理在各大用人单位基本都有涉及到, 文秘在选择职业方向时很难避免档案管理这项工作, 档案管理如影随形, 与文秘工作分割不开。档案管理是文秘要做好本职工作的一项工作要求, 只有掌握档案管理的基本概念, 才能做好这项工作。另外, 如今社会工作难找, 职位竞争压力大, 文秘也不是随随便便就能胜任的岗位, 要投入文秘这个工作岗位必须清楚地意识到, 档案管理与文秘工作的紧密关系, 只有了解到这一点后, 将来的工作才会更加顺利进行。

第二, 档案管理工作是对文秘工作者能力的拓展。现在社会, 不同职业, 不同的工作岗位在某些特定方面都或多或少地有些交涉。文秘工作从以前的简单的处理一些事务到今天, 要去接触档案管理工作, 不仅如此, 文秘工作发展到今天它的角色在不断地拓展, 文秘的工作与助理的工作也常常有些交叉部分。工作本身就是在丰富人的价值, 在拓展人的见识面, 工作体现了一个人对社会对集体的贡献, 一个人不仅仅是为了工作而工作, 很多时候是通过工作来融入集体, 来收获一份知识与喜悦。档案管理作为文秘工作的一部分, 它给文秘工作者提供了一个提高自己处事能力的机会, 档案管理涉及的方面广泛, 透过档案管理工作, 文秘首先学会了管理技巧, 其次, 在档案管理中也能培养自己养成良好的习惯, 并且, 档案管理也是对文秘工作者工作能力的提高工作的性质如果过于简单, 就容易让人养成懒惰的习性, 档案管理正好是可以弥补这一点不足的, 档案管理工作可能是随便要更新重新处理的, 这项工作本身就是在塑造一个人的耐性, 也是在锻炼一个人的意志, 要有足够强的信念和责任感才可能处理好档案管理, 档案管理的形式很多, 要是电子档案, 那就要求文秘工作者要具备一些基本的计算机知道, 要了解基本的电脑操作技巧。从这一方面来说, 档案管理就间接起到一个促进人主动去学习知识的作用, 俗话说活到老学到老, 在工作要求面前, 文秘工作者只有不断地充实自己, 不断丰富自己的知识才能做好工作。档案管理不仅是对文秘工作者能力的拓展, 也给人提供了更多的学习机会。档案管理工作与文秘紧密联系, 二者在一定程度上是不能够孤立存在的。一个不会档案管理的文秘就注定要在竞争中灭亡档案管理这项工作又必须依靠文秘来开展。档案管理要求文秘工作者具备较高的工作能力, 需要高度负责任的素质, 档案管理对文秘工作者的高要求还体现在工作坚持规范化, 高效率化, 以及严格管理化。这些客观要求都是塑造文秘工作者精神意识的一个途径, 这些客观事实要求文秘工作者要在工作中不断地磨炼, 逐渐形成敏捷的思维和扎实的工作作风。另外, 档案管理工作还能训练文秘工作者练就成一手文笔才华, 档案管理工作实则是一份工作, 但其实也是辅助文秘工作者全面提高自身素养的手段。

第三, 文秘工作与档案管理密不可分。文秘工作与档案管理工作是紧密联系在一起的, 二者是有机结合的整体, 首先, 文秘工作首先对档案内容进行整理, 记录。文秘工作的档案记录反映了某一特定人群的社会活动实践或者其他历史档案。而档案管理也是在于要将这些记录, 档案保留下来, 他们二者的目的其实是一致的, 档案管理的前期工作是要对档案进行必要的整理, 归结这就有赖于文秘工作者的整理, 少了文秘工作, 档案管理就不能很好地进行下去。文秘工作者不仅要负责档案管理这项内容, 而且, 文秘工作者还负有一定的责任要管理好档案, 一些重要的档案在做好管理时, 还要求做好保密工作, 因此文秘工作者就必须要较高的职业道德, 要由较高的素质。文书档案的价值在于档案的质量, 档案的质量又在于文秘工作的质量, 档案价值要通过文秘工作的价值来体现, 因此, 文秘工作者的自身素质和能力相当重要, 只有提高文秘工作者的整体素质和能力, 档案管理的质量才能得到保障。文秘工作者具备一定的档案管理专业知识是实现档案质量的关键, 档案的整体工作是复杂而细致的, 它对人的要求也是比较高的, 档案管理者要求具备一定的数据整理, 综合能力, 另外, 还需要具备一定的资料收集, 分类, 管理等等的素质在复杂的工作中, 掌握档案管理技巧才能减轻工作压力, 高效地完成档案管理工作。

摘要：文秘工作与档案管理是相辅相成的, 他们二者密不可分, 文秘工作和档案管理在某个方面的功能是一致的, 都是为实现档案保存, 整理。档案管理工作是文秘工作的一部分, 也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段。而档案管理工作又离不开文秘工作, 没有文秘的前期准备工作, 档案管理工作也是无法顺利进行的。

关键词：文秘工作,档案管理,紧密联系,不可分离,相辅相成

参考文献

[1]师云龙.浅谈文秘工作与档案管理[J].中国管理信息化.2012 (14)

[2]惠芬, 王永君.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报 (社会科学版) .2006 (06)

文秘档案工作 篇5

一、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

二、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

三、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

四、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。五、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

六、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

七、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

八、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

九、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

十、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

十一、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

十二、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

十三、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

十四、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

十五、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

十六、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

十七、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

十八、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

十九、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。二十、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

浅谈企业文秘工作人员素养 篇6

【关键词】企业文秘工作；素养

引言

随着信息时代的发展，企业对文秘工作人员的要求标准也越来越高，除了传统工作模式下的听取领导会议精神进行有效的传达之外，现代企业模式下的文秘工作人员更体现为一种综合素养的养成。它不仅要求该人员具备敏锐的观察力与思考力，有着饱满的精神状态，还要具有创新力与实践力，良好的学习心态，此外对于传统企业模式下持有的良好文字功底，在当今企业发展中同样需要，与此同时，还要加上好的听说能力。也就是说，在当今企业发展中所需要的文秘工作人员更体现为一种综合素养的持有，它不仅有助于企业的发展，对于树立企业的精神形象，推进企业的细节工作都十分的有益。下面我们就此项问题展开论述。

1.良好的精神状态是根本前提

作为企业文秘工作人员，它的目的已经不仅仅局限于对领导会议精神的传达，文秘工作本身就代表着一种形象，一种精神所在。作为文秘工作人员，是距离领导人员比较近的工作者，在精神状态上要始终保持着良好的状态，因为只有具备了良好的精神状态，才能够给人以信赖感，它也是做好工作的前提条件。作为企业文秘工作人员不同于其它单位的文秘工作人员，企业更注重于实践性、团结性与精神性，它是干实事，谋实事的部门。也正由于此，才越发显现出企业文秘工作人员所面对事务的琐碎，这就更加要求该人员具备好的精神状态来面对。并且作为企业单位的文秘工作人员还要适应企业的发展特色及要求，对于必要的实践训练同样不可缺少。同时，在当今企业发展中，所参与的工作人员并非传统企业发展模式中的“大老粗”，他们同样具备自身的思想与专业素养，这对企业文秘的工作无疑是项挑战，因为他更需要企业文秘来提高自身的素养，用饱满的精神状态，具有亲和力的进行工作上的沟通，而不是机械的或是命令式的进行传达。

此外，对于企业文秘工作人员的精神状态要求，主要体现为三点，一是要有一颗热爱本工作的心。从各种工作发展现象来看，对于拥有热爱本工作的初衷多半会在工作中获得一个良好的效果，或是收获，也就是说，有一颗热爱本工作的心很重要。它的重要目的不再是为了赚钱、营生，当然我们并不刨除利益上的追求，但至少不是作为主要的目的或认为那是一种自我价值的最得力体现。只有拥有一颗热爱本工作的心才能忘我的投入到繁杂的文秘工作中，也才能从中找寻到其中的乐趣所在。二是要有执着的追求。虽然在企业的文秘工作中会出现的各种各样的问题，也面临着工作的繁杂，但只要具有了执着的追求，就会在每一天的工作中充满斗志，而不是如和尚撞钟般，年复一年，日复一日。有了执着的追求，就会有不断的进步，有了不断的进步，才会更有工作的热情与饱满的精神状态。它们之间是连带的关系。三是要有平衡的心理状态。作为企业文秘工作者容易被一些“外行人”所轻视。因为有些人往往将文秘工作者视为写几个字的人，并非具有多高的水平。这是一个很大的误解，尽管在当今社会发展中，关于这一点偏颇性的认识得到了一定程度的改正，但往往有些人还会用有色的眼光来看待文秘工作者。这就需要企业文秘工作者有一个平衡的心理状态，将个人的工作态度摆正，工作做扎实，将繁杂世俗观念不给予关注。将任务扛在肩上，放在心里，舍弃些个人得失，放眼于企业发展的整体利益。例如，在具体的工作实施中没有得到相应人员的理解，那么在这个时候，就更需要该文秘人员将心态调整平衡，坚持“从容淡定、宠辱不惊”，持有饱满的精神状态与工作热情，努力投入到工作中，将做好工作作为发展自我的硬道理。

2.自觉的学习习惯是内在要求

作为新型企业模式下的文秘工作人员需要不断的学习来迎合企业的发展，企业同样有企业的文化，那么作为企业的文秘人员，作为企业的形象人员，更应该具备学习的精神，养成学习的好习惯。学习是不断推进个人取得进步的重要因素，也是适应社会发展需要付出的艰辛。学习作为个人发展的手段，应该持续一生。当今信息社会下，作为文秘工作人员更应具有学习的主观能动性，积极进行自我导向的学习，根据自己所在企业的需求，选择适合自己的学习内容与学习方式。其中不仅包含专业职业知识，还应包括政治理论知识。对于专业职业知识，主要在于提高自身的业务素质，提高文秘工作水平。而对于政治理论知识的学习，主要是为了在今后的工作中能够更好的提高思想觉悟，并将这份思想觉悟融入到现代企业文化的发展中，在自己的工作岗位上做出成绩，干出特色。此外，有了学习的思想，还要有学习的精神，贵在坚持。让学习成为日常之事，每天汇总领导所做的工作，记录好，并要规划好自我的工作，多听、多看，多写、多记，不要仅仅局限在办公桌上，而要到每一个部门，每一个工作岗位中去了解，去体验，这不仅有助于更好的辅助领导的工作，还对对企业的生产工作有自己的独到见解，日日如此、周周如此，时间久了，必会受益。

3.扎实的文字能力是基本功底

作为一名企业文秘工作者，“文”是功底，也是最重要的本职工作。尽管在现代科技发展中，都是电子处理、电子传输，但不论怎样，所谓文秘工作的本职之意，还是要侧重于基本功夫，其中就包括必须具备的文字功底。文字是最能传情达意的表现手法，也是在企业文化发展中不可缺少的一项，没有扎实的笔杆子，就不能够很好的胜任文秘工作。然而，除此之外，对于除文字外的其它基本功底，主要体现在，一是要具有领悟精神。作为文秘工作者，应该头脑清醒，思维清晰，在总结领导会议精神的同时，首先要弄明白领导的意图，提高自身领悟能力。而不能词不达意，在还没有完全弄清领导意图的时候，就胡乱记录。作为文秘工作者，如果没有绝好的领悟能力，就不能够把握住领导的主方向，也因此而耽误到一些具体事宜。因此，要锻炼自身的领悟力，在平常工作中多关注领导的言行举止，揣摩领导的语言习惯，表达方式习惯，以便在今后的工作中能够达到事半功倍的效果。二是要善于提高思考力。有思考才能在挑战中寻找和掌握机遇，不会思考的人他的行为注定是迟钝的。善于思考，就是要有前瞻性意识，将自己融入到工作的角色中，对自身的工作要思考，对领导的谈话要思考，对当前的事务要思考，对长远的方向发展同样要思考，因此说，文秘工作更具有“厚重感”，因为它能影响到一些较为细节的环节，同时又有“鲜活度”，因为他不是真正的领导。因此，我们说，作为文秘工作者需要具有多种才干，拓宽思维，看阔眼界，加强锻炼，敢于实践。

4.全面的综合素质是必备条件

作为企业的文秘工作者，更具有实效性特点。因为企业就是要生产，生产就需要有较强的专业性。这就要求企业文秘工作者更要具有全面的综合素质。不仅仅要有过硬的笔杆子功夫，还要懂得业务生产中的专业知识，技能读写，又能参与生产。总之，不能让内行或外行看轻文秘的工作，要成为“双料王”，成为全面发展的综合素质型人才。不仅要掌握文秘工作的技能，又能掌握不同部门的业务技能，也就是说，不论自己身在何处，都能够随时、随地的融入到所在部门工作中。此外，还要提高自己参谋服务的能力，能为领导更多的排忧解难，辅助领导更好的进行工作。提高自己的综合协调的能力。既能取得领导的工作信任，又能取得其他生产工作者的信任，这样才能更好的沟通、联络，也能更好的服务于企业的发展。

5.结语

总之，作为一名企业的文秘工作人员，除了要具备良好的专业职业素养之外，还要具备企业生产业务素养，以及思想政治素养和学习素养等几个方面。工作的过程就是提高的过程，但前提条件是要拥有良好的精神状态，以及各种素养结合在一起所形成的综合素养。只有这样才能在工作中游刃有余，不仅能担当起领导的好助手，并且能够更好的做好融合与协作工作，更能很好地完成领导交办的各项工作任务。

参考文献：

[1] 肖蕾. 现代企业文秘工作的能力需求[J]. 统计与管理. 2015（06）.

[2] 罗源. 论文秘工作人员素质的培养[J]. 现代营销（下旬刊）. 2014（09）.

[3] 陈红，时代红，陈卫东. 浅谈如何充分发挥企业文秘人员的参谋助手作用[J]. 现代经济信息. 2013（24）.

文秘档案工作 篇7

1 高校档案管理是文秘工作的重要工具

高校文秘工作离不开档案工作, 档案工作越来越具有服务高校教学管理的功能。档案室 (馆) 档案材料质量如何, 直接关系到学校文秘工作能否顺利开展。具体说来高校档案工作在文秘工作中具有以下几个方面的重要作用。

1.1 高校档案工作为文秘工作提供便利快捷的信息查询服务

提供信息查询是高校档案工作的主要任务之一, 也是对档案工作质量的有效检验, 档案工作的服务功能是始终存在的。而对文秘工作来说, 在办文办事、制定起草文件讲话、为领导提供有效信息等各工作环节中, 经常要对对学校已有文件档案进行查询、再学习、再研究。档案室 (馆) 保存了大量的纸质档案、磁性材料档案和实物声像档案等, 通过档案检索目录、档案管理系统数据库等检索工具, 为文秘工作提供了方便灵活地全息查询和检素档案。

1.2 高校档案工作为文秘工作全面反映学校的总体情况

高校档案室 (馆) 会对学校发展沿革、学校概况等客观情况作出准确描述, 真实、全面地反映客观情况, 这是高校档案工作描述职能、反映能力的具体体现。秘书人员在制发公文、发挥参谋助手作用时, 要做到科学、周全, 必须对学校的发展历程和全貌有准确而全面的了解。档案室 (馆) 利用其室藏档案资源, 编写的学校年度大事纪、学校全宗介绍、机构组织沿革、校史简编、各种数字汇编和各种文件材料汇编等编研材料和成果, 为文秘工作提供了对学校教学、管理、历史沿革、发展概况等的全面描述。

1.3 高校档案工作为文秘工作提供准确可靠的分析资料

高校的档案部门不仅具有保存档案和提供信息查询的作用, 科学的高校档案工作还具有一定的分析功能。当存储了大量的档案信息后, 档案部门会对档案信息加以整理、辨析, 从而发现问题、揭露矛盾, 并提出解决问题的措施。这些经过纵向、横向的对比分析后得出的评估材料因为其可靠的文件数据来源而极具权威性, 不仅缩短了秘书人员调阅、查看、汇总、分析档案材料的时间, 方便了使用者;而且为起草、制定学校文件制度、提供参谋建议等工作提供了准确可靠的材料依据, 成为文秘工作的好助手。

1.4 高校档案工作为文秘工作提供了科学合理的预测

高校档案室 (馆) 保存了学校规章制度、发展活动的大量记录, 这为研究学校的发展规律, 预测学校未来的发展趋势提供了坚实的基础。这种预测, 不是拍拍脑袋作出的简单的预测, 而是在科学预测的基础上, 综合考虑学校历史的和现实的各种影响因素, 结合学校目前的运行状况所作的科学预见。高校档案室 (馆) 利用定期或不定期地向学校决策者和管理者提供的具有历史深度的报告, 不仅充分发挥高校档案室 (馆) 在存储、分析和评估方面的优势, 还为文秘工作更好的开展参谋建议、办文办事等工作提供了科学可靠的预测材料。

2 高校文秘工作是档案采集的源头和基础

文秘工作是档案工作的前期工作, 馆藏档案中的大部门信息不仅来源于文秘工作, 其质量和水平也取决于文秘工作。

文秘工作担负着接收、制定各类各级公文的任务。不管是接收的外来公文, 还是学校制发的内部公文, 它们一方面是学校教学管理中的指导规范, 另一方面又是学校档案收集的重要存储对象。也就是说, 公文是档案的前身。秘书人员对公文处理是否规范、保存是否完整、分类是否明确, 直接关系到后续档案工作的质量, 高水平的档案工作是建立在规范、科学处理公文的基础上的。

除此之外, 秘书人员作为领导的参谋和助手, 还担负着起草文稿、记录、抄写等工作任务。记录包括领导的口述记录、接待来访记录、会议记录等, 抄写是对字迹潦草或经反复修改的文稿进行重新抄写或重新打印, 以便继续修改或印发。起草文稿是秘书人员根据领导意图或会议要求, 经过反复修改审定后形成的正式的文字材料。在文秘工作中所形成的这些文字材料, 都是归挡材料, 属于档案材料的重要组成部分。只有秘书人员提供、移交合格的、规范的文字材料, 才能形成合格、规范的档案资料。

3 加强高校档案工作和文秘工作的互动关系

档案工作和文秘工作虽然相辅相成, 互为表里, 但在高校管理的实际工作中, 两者的互动却存在一些问题。一方面, 秘书人员档案管理能力有所欠缺, 档案意识薄弱;另一方面, 档案工作在主动为文秘工作提供服务上的努力也有限, 两者在工作中存在缺乏合作, 互动不畅的沟通壁垒。要密切文秘工作和档案管理工作的关系, 需要加强以下三个方面的工作。

3.1 要强化“文档一体化”管理

“文书、档案一体化”要求把“文件处理”和“档案管理”整合为一个既统一又分工的管理整体, 加强对文挡的超前控制, 保证档案的完整和质量。文秘工作是“文档一体化”的基础和前提。秘书人员在工作中要强化档案意识, 充分认识档案工作的重要性, 严格按照“文档一体化”的要求规范处理公文、记录、讲话等文件资料, 确保文档资料的真实可靠性、完整性和安全利用。

3.2 要加强知识业务交流

秘书和档案人员应进一步拓宽知识面, 相互学习对方的业务技能和相关知识, 了解对方的工作特性, 把握对方的业务要点。高校秘书人员要熟悉《档案法》、学校档案规定等各级档案政策法规, 了解高校档案工作的专业知识;档案人员要加强学习文秘专业知识, 了解公文处理程序, 熟悉公文接收、制发规定。两者在互通有无、互相补位的过程中, 提高各自的业务水平和文档管理质量。

3.3 要立足全局, 主动沟通

秘书人员应把文件归档作为一项重要工作认真对待, 自觉把档案工作纳入文秘工作范畴, 积极支持档案工作, 建立完善的文件资料归档制度, 确保文件及时、完整归档;档案部门在收集档案材料过程中要多与相关部门联系沟通, 变被动为主动, 整理、立卷、编目要科学合理, 要积极配合秘书人员参与学校各类年鉴、史志等的编写工作。在工作交流沟通中, 实现你中有我, 我中有你的良性互动。

摘要：高校的档案和文秘工作联系紧密, 档案管理是文秘工作的重要工具, 为文秘工作提供信息查询、全局描述、分析评价、预测未来等服务;文秘工作是档案采集的源头和基础, 档案资料不仅来源于文秘工作, 其质量和水平也取决于文秘工作。我们要通过强化“文档一体化”管理, 加强知识业务交流, 立足全局、主动沟通等途径加强高校档案和文秘工作的互动关系。

关键词：档案,文秘,互动关系

参考文献

[1]毕木兰.高校档案管理现代化问题与对策[J].湖北档案, 1997 (4) .

文秘档案工作 篇8

文秘工作在现如今的社会发展中充当着一个举足轻重的作用, 无论是领导的最终决策, 还是行政单位的办事效率, 都是受着文秘工作的质量所影响的, 而在文秘工作与档案工作中, 其起到决定作用的主体, 就是公文。作为档案形成之前的主要参考, 公文本身的质量决定着整个档案的质量, 只有公文的质量上去了, 整个档案的整体质量才能得到一个提升, 可以说, 文书是档案管理的基础, 文秘工作是整个档案管理得以正常运转的基石。

随着电子科技的不断发展, 文秘和档案工作从传统的纸质转变成电子, 传统的工作模式已经适应不了时代的发展和实际工作的需要。进入网络时代以来, 新时期也对文秘和档案管理工作提出了新的要求, 基于网络为各行各业提供了更多的便利, 在档案界, 也有着相应的创新和改革, 尤其是“文档一体化”的新买咯是更是值得新时期的档案工作者不断的研究和学习。

二、现如今档案工作中存在的问题

1.用纸方面

在公文用纸方面, 其实是有明确的规格规定的, 但是, 在实际工作中, 很少有人真的注意按照规定进行用纸, 经常看着差不多就进行使用, 导致印刷出来的公文纸大小不一, 看起来十分草率。并且, 纸张的质量也不是十分考究, 纸张质量不好, 保存时间不久就开始泛黄、酥脆、易碎的现象时有发生, 这些用纸方面的问题严重影响着公文本身的保存度和严肃度。同时纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则, 如文件的立卷归档制度。然而纸质档案在查阅过程中必须要翻阅, 特别是涉及到内容检索时就存在极大的不便性。

2.装订方面

在公文印刷结束进行装订的时候, 经常会出现, 掉页漏页, 甚至错订漏订的现象, 这样的错误严重影响着公文发挥其本身表情达意的作用, 对接下来的档案工作造成严重影响。

3.版记不全

版记作为文书的一个重要的标志在文书和档案管理进行对接的时候起着十分重要的作用, 而现如今的很多文秘在进行文书传达时经常忽视版记, 将单位、时间通通漏掉, 让接下来的档案工作难以进行。

4.附件混乱

虽然相关规定中对于附件的要求十分明确, 但是, 依然有很多单位在公文中将附近进行了错误的处理, 或是无法将正文中的序号与附件一一对上, 或是根本不将附件文件作出表示, 这就使档案工作的难度上了一个台阶。

5.文种混淆

实际上来说, 公文可以分为十三类, 但在实际应用中, 很多单位却将其中的很多概念进行了人为的混淆, 因此方便了自己, 却相对的削弱了文书本身的作用。比如说“请示”和“报告”就经常在各类文书中出现混淆的情况, 因为“请示”和“报告”不分的文书, 受理机关也承受着更大的工作难度和工作压力。

6.态度缺失

在文书工作中, 工作人员的工作态度缺失也是文秘工作中一个十分重要的问题, 很多工作人员在工作中不遵守相关规定, 不按照正常的公文办理程序工作, 而是私自的越级或是省略一些工作步骤, 形成工作损失。

7.底稿缺失

在公文中, 实际上最有存档价值的, 是最初编写的公文底稿, 而在实际工作中, 公文底稿恰恰十分不受重视, 经常被人无视, 最终进行存档的往往是定稿, 更有甚者将传真过来的稿件不经复印就进行存档, 不过多久字迹就和难分辨, 这严重影响着整个公文的存档工作的质量。

8.用笔不当

为了保证档案的保存时间能够尽量延长, 在进行公文的书写式, 应该使用不易变色变形的碳素笔或者蓝墨墨水笔, 这样才能够得到长久的保存。而现如今的很多单位都随意用圆珠笔、铅笔等进行书写或者签字, 经过时间的侵蚀自己很容易变模糊、变形, 影响档案真实程度。

三、文秘工作与档案管理工作衔接措施

1.树立起文档一体化的工作意识

在工作中, 一定要潜移默化的让文秘工作人员和文档工作人员树立起一体化的工作意识, 杜绝“事不关己, 高高挂起”的工作态度发生, 要在工作上互相考虑, 互相帮助, 把两个程序真正的做到有机的融合。只有真正的做到“文档一体化”, 才能更好的沙县档案工作的规范化和标准化, 也能最大限度的提升档案质量, 减少不必要的劳动量和工作失误的发生。

文秘人员一定要坚持认真负责, 一丝不苟的工作原则, 旨在记录最真实的历史, 保存最原始的底稿, 让每一个文件都成为记录历史的羊皮卷, 让文书发回到它应有的价值。

2.建立起规范的管理流程

第一, 要明确好各个工作环节中相应工作人员的工作任务, 确保每一名工作人员都能够有着正确的工作目标。

第二, 要坚定不移的按照相关的法律规定, 一丝不苟的进行工作细节上的处理, 无论是纸张的选用、公文的装订还是附件的格式, 都要严格按照规定进行书写, 确保公文的严肃性。

第三, 要保证工作人员本身的专业性, 相关单位要积极选用认真负责的专业型人才, 杜绝滥竽充数的人员出现, 拉低整个档案队伍的工作实力。

第四, 防止越级现象发生, 严格按照规定的顺序进行公文的上报工作, 不出现任何纰漏。

最后, 要合理的利用科技社会带给我们的优势, 将更加优良的设备引进到档案管理的工作中来, 得到更加突出的工作成果。

3.做好文书和档案的衔接

作为文书工作和档案工作的衔接点, 文书部门的立卷工作, 在整个档案工作中起到了一个基础的作用。所以说, 做好立卷工作是文书部门的重要责任。文书部门要及时将各类文件进行收集和整理, 更要积极的进行分类以便检查和查阅。做好立卷工作, 是实现“文档一体化”的前提, 更是档案工作整体实现大发展的重要基石。

四、结语

随着时代的不断发展, 关于文秘与档案工作的要求也会不断的变化, 我们工作人员一定要不断的总结过往的经验教训, 展望未来的发展形势, 勤勤恳恳地提高自身的工作能力, 强化自身的责任感和服务意识, 还要根据时代的发展不断地进行学习, 更新自己的知识库, 这样才能更好地面对困难, 迎接挑战, 将文秘和档案工作做好、做精、做强。

参考文献

[1]梁洁宜, 施建辉.如何有效的衔接文秘工作与档案管理[J].民营科技, 2008, (9) :129.

文秘档案工作 篇9

一、文秘工作与档案管理工作的规范化

(1) 公文格式的规范化

文秘工作者在公文的书写过程中要注意规范化, 公文用纸遵照标准, 《国家行政机关公文格式》虽然对与文件的纸张大小, 排版, 装订方式都做出了细致的标准和规范, 但是由于一些企业的遗留习惯和传统, 依然使用非标准的纸张大小和装订格式, 有的同一个部门的文件在书写的时候纸张格式也不尽相同, 这就给文件管理工作带来了不便, 在装订中由于漏页, 重页, 针脚不一的问题影响文件的整齐性, 美观性, 严肃性。也不利于文件的立卷和归档。

版记是文书部门和档案管理部门衔接的表示, 在文件的一体化进程中具有非常重要的作用, 在日常的文秘工作中应该对版记部分加以重视, 文件的印发部门和时间要标示清楚, 题词和抄送单位要明确记录, 这样当文件流通结束以后归档时, 信息比较完整, 能够很快的立卷归档, 也利于以后工作中对于文件的查询。

另外在附件部分, 要注意格式, 标准化备注, 避免出现附件标示不当, 字体和格式不正确, 正文中的附件序号与附件不符, 附件的标注为止不正确, 单独印发附件时候, 没有标明正文的出处, 序号, 字号等, 为附件归档时造成很多没有必要的问题, 使附件归档不准确, 查询时不便。

在手写公文的部分, 要按照规范标准, 使用蓝黑墨水或者碳素笔进行书写, 不能使用圆珠笔或者千米进行书写和涂改, 由其是在有签字要求或者是盖章要求的地方, 应该格外注意这些细节所在, 在文件的实际中书写和流通中, 需要盖章或签字的时候也要注意, 正时这些规范化的细节和流程, 才能保证文件的真实性和有效性。

对于文件的在流通中要注意文件的完整性和有效性, 完整性指避免文件归档时的缺页, 破损, 或者无效修改, 签字, 盖章等问题。另外在归档过程中原稿件的保留和收集也是正常重要的, 有的时候文件归档时发现只能收集到修改稿或者是定稿, 而原稿件遗失, 破损, 缺页或是格式有误, 附件不规范, 标注出现错误等。因此要在文件的修改过程中养成规范化备案的好习惯。

因此在文件的写作, 印发, 流通以至于立卷归档的整个过程中, 要充分的规范化, 要考虑到文件在流通中的下一环节, 不能仅凭直观感受凭空捏造, 不拘小节, 而是要注意到文件的多方面的规范, 这样更加利于文件管理的一体化。

(2) 文件归档的规范化

国家行政机关公文处理《办法》规定公文种类主要有十三种。种类的繁多, 往往让应用人员难以分清, 在实际应用时, 也会出现文种“决定”和“意见”不分, “通知”和“通告”混用等问题, 文件的归档和实际效用都会因此而出现问题。文件归档是非常重要的一个环节, 在日常工作中, 越级行文, 签发, 有校对无复核, 不统计就复印发放等问题非常严重, 也给文件归档造成了非常重要的麻烦。因此, 文件归档的规范化的前提就是文种使用, 办理程序的规范化, 只有在这些文件使用规范化的前提下, 文件归档才能规范化。同时, 文件归档时, 原稿、定稿、修改稿都要进行整理和归档。他们都是非常重要的, 缺一不可, 有的原稿和修改稿中领导的批改和意见看法等是非常重要的信息和依据。同时, 在得到传真文件之后要立刻复印登记, 否则时间一长秘书可能会因为其他原因而漏记、忘记、记混等, 传真文件也会因为时间长而出现字迹模糊, 对以后的再次使用出现严重的问题。因此, 文件归档需要秘书做到及时细心, 这样才能起到规范化的效果。

二、文秘工作与档案管理工作的网络化

网络的出现帮助文秘减轻了很多工作负担, 即节约了时间, 也方便了文秘的整理管理和以后的再次使用。但是因为网络也有很多的弊病, 所以文秘在使用网络进行档案管理时要注意网络的一些危害。及时存档, 以免因电路或病毒等原因造成刚整理的文档没有保存需要重新再整理一遍;定期进行硬盘存储, 防止因电脑出现异常而造成文件丢失。文秘也要为文件做好加密工作, 防止其他人通过网络等其他途径偷窃文件而造成损失。网络的出现使文秘的工作变得轻松便利, 但因此带来的弊病也是很多的, 在应用的过程中要格外注意。

总结:归档工作时文秘的工作中一个非常重要的一个环节, 在归档时, 只有规范化的操作才能使文档文件更好的被整理, 在以后再次使用时才能更及时便利的为领导提供帮助。为了达到规范化的整理, 在文档的建立时就要规范, 而且文秘也要及时的进行归纳, 以防因其他工作而错漏误漏;用网络等现代手段进行管理时也要注意及时的存档加密, 提供最优秀规最范的档案管理。

参考文献

[1]周巧君.浅论文秘工作与档案管理工作的衔接[J].恩施职业技术学院学报 (综合版) , 2002, (3)

[2]马兰.浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合[J].甘肃科技纵横, 2012, (2)

文秘档案工作 篇10

关键词：办公自动化,文秘档案工作,应用

办公自动化的应用与文秘人员的工作日趋紧密结合, 因此了解和把握办公自动化应用的意义, 熟练操作各类办公自动化软硬件, 充实和加强对办公自动化的学习, 将会对岗位工作大有裨益。

1 办公自动化的意义

办公自动化 (Office Automation, 简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。在办公中采用的计算机技术、信息技术、通信技术等手段, 均可归于办公自动化的领域。在行政机关中, 办公自动化又称为电子政务, 企业一般称为OA。通过实现办公自动化, 或者办公数字化, 可以优化现有的办公组织结构, 调整管理机制, 解放人力, 实现人与计算机的合作办公模式, 并增加协同办公能力, 最后实现提高决策效果和提高工作质量的目的。

办公自动化是一种综合性、实用性的技术, 它出现在20世纪70年代中期的发达国家。它主要以信息处理技术为主, 利用计算机对办公数据进行迅速的处理和储存, 再通过网络或者通信技术实现各类办公资料的传输和发布, 以达到快速处理数据和共享办公资料的目的。

2 秘书办公自动化应用

秘书工作是对知识体系、信息体系要求较高的领域, 传统秘书工作正在融入新的时代发展变化中, 向以计算机技术为核心的信息技术靠拢, 向办公自动化应用靠拢, 对秘书人员知识结构、能力水平和工作模式上都提出了新的要求, 如以信息处理、电子化办公设备的使用为基础的现代办公自动化操作。

第一, 对于秘书人员来说, 需要不断学习和培养自己对计算机的文字、图片、邮件、视频会议、投影设备、音视频设备等基本计算机软件和会议设备的熟练掌握和使用能力, 工作中需要进行处理的数据种类繁多, 传统的处理方式费时费力, 并且不能保证准确率, 掌握和运用办公自动化系统进行数据处理和整理, 不仅能够保证所进行工作的高效, 更能保证准确性, 以适应工作岗位的需要。

第二, 在信息时代甚至是工业4.0时代的背景下, 还要对信息获取、网络媒体、网络资源、时势动态等方面要保持敏感性, 办公自动化不可避免地要接触网络, 但在借助网络和信息的同时, 要认识到它的双面性, 提高警惕性, 对所处理信息和数据要注意辨别和保护。

第三, 在具备基本业务素质的基础上, 要不断加强自身的创造力。信息和知识的更新速度越来越快, 各类电子产品、软硬件的更新速度更是十分惊人, 培养获取新知识和新技术的能力和主动意识, 不断扩充信息资源和创新思维, 才不会被时代和社会所淘汰。

3 文书档案办公自动化应用

随着办公自动化的不断发展, 办公自动化的应用逐渐深入到文书档案领域, 并不断方便和促进档案工作的发展。对提高文书档案管理水平, 及时、准确、系统、完整地提供档案信息, 满足档案工作的要求起到了巨大的推动作用。

第一, 提高档案管理安全性。传统纸质档案管理存在许多无法避免的缺陷, 对存储空间、存储条件的要求较高, 而且移动搬运、整理和查阅都会对传统纸质档案产生伤害, 有些甚至是无法弥补的。而办公自动化则在档案管理的安全性上提供了更为合理和可靠的保障, 把传统纸质档案转变为电子数据存储, 作为对纸质档案的补充, 对存储空间和存储条件的要求不高, 安全性反之提高。

第二, 方便文书档案管理。传统档案工作以纸质档案为主, 因此在管理和使用中较为不便, 一些年代久远的档案资料管理起来更为困难, 在传统纸质档案借阅中, 需要对目录进行人工查找, 时间和准确度都不能保证。办公自动化能够在文件印制过程中实现电子存储, 为之后的加工、整理、检索、查阅、销毁等系列程序提供了方便, 极大方便了档案管理。

第三, 促进文书人员结构的变化。传统档案管理工作程序多, 需要手工操作, 对文书的要求高, 而文书人员一般较少, 因此工作较为繁重。实现档案办公自动化后, 对人员数量要求相对降低, 但对文书人员办公自动化的学习和应用技能的要求在不断提高, 从手工操作到办公自动化的操作, 要求档案管理人员由数量型向质量型转变。

第四, 促进档案管理水平的提升。数字化档案管理系统的广泛应用减少了文书对纸质档案的依赖程度, 在档案的存储、查找、调阅、资料交流、数据分析、责任划分、科学研究等方面提供了更广阔的可能。文书面对的不再是陈旧的纸质载体, 在摆脱复杂低效的同时, 会不断改进工作中遇到的问题, 发现问题, 解决问题, 这将对档案管理水平的提升起到巨大的推动作用。

总之, 办公自动化在文秘档案工作中已经成为不可或缺的工具和手段, 并以自身的特点和优势为文秘档案工作提供有效的辅助, 提供便捷和高效。随着发展, 相信办公自动化与文秘档案工作的不断融合将会促进二者的共同进步。

参考文献

[1]郑德庆.办公自动化技术[M].广州:暨南大学出版社, 2003.

[2]曾和.办公自动化综合应用[M].北京:北京邮电大学出版社, 2004.

[3]何青.秘书学理论实践与方法[M].北京:中国文史出版社, 2004.

机关文秘人员素质与文书档案管理 篇11

关键词：机关,文秘,素质,档案

引言

一般来说,机关单位与机关部门中的文秘人员,主要是协助部门领导开展工作。具体来说,包括处理日常事务,以及编写文书材料、汇总文书档案等。可以说,文秘人员在常态性工作中所撰写的文书材料是进行文书档案整理与汇总的基本来源,文书材料编写的质量如何,将直接影响着档案材料的质量。另外,文书材料的题目明确、内容简明、逻辑清楚,将有利于具体档案管理的工作。而作为文书材料的主要撰写者——文秘人员来说,就需要加强对于自身基本业务素质的提高,这样才能提高文书材料的质量,进而使得文书档案管理工作顺利进行。

一、文秘人员的基本业务素质是档案管理的重要基础

第一,文书档案管理来源于基本的文书材料,而文书材料的撰写大多来自于文秘人员之手。所以,只有文秘人员基本业务素质能力的加强与提高,才是做好文书档案管理工作的基础。

第二,各级机关单位和机关部门的文秘人员和档案管理人员的工作有着密切的联系。通常来说,机关单位的档案室只负责档案材料的整理、立卷、保管、利用、信息统计等,而档案材料的收集、筛选、归档等基础工作都是由文秘人员来完成的。可见,机关单位的文秘人员与档案人员在工作上有着很大的交集,文秘人员的基本业务素质是档案管理的重要基础。

第三,办公自动化对文秘人员也提出了新的要求,要求文秘人员既要掌握自动化办公的基本技术,又要熟悉电子档案的管理办法。

二、加强文秘人员业务素质能力提高的有效对策

通常来看,机关单位与机关部门的文秘人员所从事的文书档案管理工作发挥着重要的作用。因此,无论是从机关单位和部门角度来讲,还是从文秘人员的个人角度来讲,都应该加强文秘人员的基本的业务素质能力提高。

1.加强相关理论知识的学习

众所周知,有效的管理方法对于提高工作效率有着重要的作用。这对于机关单位和机关部门的文书档案管理工作来说,也更是如此,需要现代化的管理手段和方法作为具体的指导。同时,也只有把先进的管理方法进行广泛应用,才能使得机关单位的文档管理工作顺利进行。值得注意的是,在改变管理方法的同时,还应该加强文秘人员基本业务素质能力的提高。这就要求相关的文秘人员,不仅要在日常的生活中,加强自身在相关理论知识上的学习,包括文书学、秘书学的专业知识等,而且还要学习现代化管理的理论与方法,进而才能不断提高文秘人员基本的业务素质能力。

2.提升文秘人员的思想意识

普遍来看,当前机关单位和机关部门有一些文秘人员存在着归档意识不强的现象,甚至还有个别人员对于档案管理的基本常识并不了解。鉴于此,从机关单位和机关部门角度来讲,就应该加强对于文秘人员思想意识的提高,增强从事具体档案管理工作人员的归档意识。

3.着重钻研文书档案管理的知识

机关文秘人员在日常的工作中,不仅要进行着基本文书材料的撰写,而且也要担负着文书档案的管理工作。可以说,基本文书材料是文书档案管理的重要基础,两者有着密切的关系。这样来看,就需要加强文秘人员在各方面业务素质能力的提高。机关文秘人员在具体撰写文书材料素质能力的基础上,还应着重加强学习与钻研文书档案管理的相关知识,不断强化档案意识。值得一提的是,相关的机关单位和机关部门还应定期为文秘人员举办学习档案管理专业知识的培训班,以培养出专业化的文书档案的管理人员。

4.完善业务指导与考核机制

众所周知,考核机制在机关单位和机关部门的运行中发挥着重要的作用。因此,机关单位也应制定出健全的文秘人员文书档案管理的考核机制。对于文秘人员已经整理、汇总完毕的文书档案材料,专门部门应该定期做以检查,并按照相关的考核机制进行评价与考核。若是在工作中出现业务专业能力较差的文秘人员,机关单位应该做出及时的调整。另外,机关单位还应该加大引进相关档案学专业的人才来从事专门化的文书档案管理工作,以提高整体化的队伍建设。同时,机关单位还应该聘请专家定期对文秘人员进行相关业务知识与技能的指导,使得文秘人员具有过硬的业务素质能力。

三、结语

文秘人员在机关单位和机关部门发挥着重要的作用,是文书材料撰写与文书档案管理的主要工作人员。各级单位要想做好相关的文书档案管理工作,必须要加强对于相关文秘人员的业务培训工作。其中,不仅要提高文秘人员的思想认识,而且还要提高文秘人员的基本业务能力,也就是撰写文书材料以及整理、汇总文书档案的能力。值得一提的是,文秘人员在日常的工作中,还要注意工作方式与方法,讲求工作的艺术性。只有文秘人员加强了在这几个方面素质能力的培养与提高,才能顺利完成相关的文书档案管理工作。值得注意的是,文秘人员在进行具体的档案管理工作时,还应具备较强的存档意识,在做好文书档案管理工作的同时,充分利用好这些归档的文书材料,进而做好一名优秀的文秘工作者。

参考文献

[1]廖志川.浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理[J].企业技术开发,2015(04).

[2]折艳玲,高慧英.刍议机关文秘人员素质与文档管理工作质量[J].产业与科技论坛,2012(09).