浅谈文秘工作

浅谈文秘工作（通用12篇）

浅谈文秘工作 篇1

摘要：在一个企业中, 办公室起着承上启下作用的同时, 是领导与员工之间的纽带, 还是企业协调运转的部门。所以说, 办公室并不是决策型角色而是辅助型角色, 把握分寸是最关键的。

关键词：办公室,文秘,工作

一、企业中文秘工作的职责

伴随着我国市场经济发展步伐的加快, 越来越多的企事业单位重视起对文秘人才队伍的发展, 这就促使了文秘队伍的壮大和水平的提高, 现阶段的文秘在各个层面也都发挥着十分重要的作用。新的时代社会赋予了文秘人员新的使命, 文秘人才随着社会的进步在不断的发展, 文秘的作用已经从过去的“传声筒”逐渐转变成为“参谋”。企业文秘的工作和其他工作比起来十分繁琐, 大致分为以下几项:组织和筹备各种会务会谈安排;处理领导交办的日常及临时性的各种工作。在公司内接收并且发布来往的文件, 并且还要及时的通知相关部门领导查收各类文件, 再及时的将文件及其他记录等材料备份、归档;在公司的宣传栏或者网上发布会议的重要通知、领导重要讲话、干部信息等资料;接听电话, 需要记录留言、转接电话、记录信息等;会议通知书写、会议记要保留、日常信件书写邮寄和工作报告撰写等。

二、如何做好办公室文秘工作

1. 加强工作的组织建设, 科学调整文秘职能定位

现代经济竞争日趋激烈, 企业对于文秘工作的要求也一定会越来越高, 企业的大多数员工尤其是有些领导者应该改变传统的对文秘工作的看法, 不应该认为文秘工作只是在企业办公室帮助领导处理一些简单的日常事务的工作跑跑腿打打杂而已, 应该早日把办公室文秘工作提升到一个新的高度, 充分的了解办公室文秘对于企业的发展, 企业的繁荣都有着十分重要的作用。企业的领导应该信任并且利用办公室的文秘工作人员, 不必什么事情都放心不下自己去做, 而是把一些繁琐但是具体的事务交给办公室的文秘去做, 领导自己主要抓全局管大事, 这样不仅有利于促进办公室文秘综合素质的提高, 还可以尽显领导风范, 提高自身的工作效率和质量, 统领大局。文秘的工作从属性就决定了它的被动性, 但被动性不等于就必须要被动应付, 作为一名优秀的文秘人员, 要从被动中求主动, 一方面要想领导之所想, 谋领导之所谋, 切实增强自身的主动性, 努力树立好参谋好助手的意识。另外, 要自觉的领会领导意图, 站在领导的角度全局的高度思考问题, 找好中间的度, 找准上级精神与工作的切入点, 这样才能找理性思考得到领导的肯定, 不断的提高了自己的认识水平和工作能力, 让参谋服务的定位更加准确。优秀的文秘人员当然要努力适应领导的要求, 在领导的眼中得到肯定。既要从大处着眼当好领导的智囊。又能够从小处着手当好领导的跟班和耳目, 在服务领导的同时需要学会换位思考, 这样才能理解领导的用心, 得到员工的理解, 经常性地站在领导的角度思考问题、解决问题、处理问题, 细心及时捕捉领导的重点要点, 努力跟上领导的思维思路, 这样才能扮演好领导重视的角色, 但切记要坚持适度原则, 不该做的坚决不做。

2. 努力学习各类知识, 不断提升自身素质

政治无时无刻不在身边, 所以一定要讲究政治、学习理论知识。文秘人员要认真学习“三个代表”“科学发展观”等重要思想, 深刻贯彻党和国家的路线方针、理解其中的精神实质, 这样才能不断增强政治敏锐性和鉴别力, 与党中央保持高度一致保证正确的政治大方向, 不懂政治的文秘人员一定是不合格的文秘人员。所以要努力向党靠拢, 锻炼党性、坚定理念, 牢固树立正确的世界观、人生观、价值观。心无杂念的看清方向, 认清自己, 这才是一名合格的文秘人员必备的素质。政治上坚持正确方向的同时还要给自己制定与工作有关的学习计划, 首先就要阅读书籍、咨询有经验的同事吃透相关业务知识和法律政策。一切决定都要建立在不犯法的基础上。还要学习各种知识, 对政治、数学、历史、人文、生物等知识要有所了解。向领导、同事、朋友、实践学习。只有这样为领导起草高瞻远瞩、观点鲜明、意义深刻的稿子。透过现象发现本质。为领导参谋时才能提出有价值有意义的建议。

3. 转变工作作风, 注重提高工作效率和服务质量

文秘人员工作环境很特殊, 因为经常都要陪伴在领导身边。所以要坚持将作风的建设放在首位。文秘人员必须经常接受正确的教育和锻炼, 不断增强政治上的坚定性, 努力做到创优争先、廉洁从政、务实肯干。在工作的时候要坚持以下几个方面。不让领导交代的工作有任何延误, 不让我的手中积压太多需要处理的文件, 不让我的身上发生大的差错, 不让前来办事的人员受冷, 不要因为我影响到整个办公室的形象。而且还必须细心、热心的做好联络工作, 为领导准确的提供下面的信息, 给下面传单无误的信息, 确保上下情况的顺通。为各部门工作的协调发展也提供便利, 将各方面文件材料分类汇总, 办公室文秘人员要准确的体会领导的意思, 按领导的意图处理事情, 积极认真的为领导排忧解难。切实把握好文秘人员的角色定位:到位而不越位。要杜绝敷衍了事、推诿扯皮的不良现象, 要从小处着手、大处着眼, 从日常处理每一件事情做起, 递一杯茶、交一份文件、打一个电话等等都要用心的服务。以老板和员工高兴不高兴, 满意不满意作为衡量的标准。树立正确的工作方法, 在职能允许的范围内, 为各部门及时、准确无误的提供资料问题和工作的落实。还有重要的一点就是学会调研, 及时的掌握各方面信息可以为领导决策提供科学准确的依据。具备较强的调研能力也是文秘人员的特长之一。调研结束后进行总结, 对相应的材料要进行调查。整理, 最后总结形成高质量高水平的调研报告, 为领导的准确决策提供有益的借鉴。

参考文献

[1]霍清.机关文秘人员素质和文书档案管理[J].攀登.2009 (05)

[2]杨洪山.《办公自动化与秘书工作》.上海交通大学出版社, 2012年4月版

[3]严美.高校办公室工作[J].经营管理者.2010.

浅谈文秘工作 篇2

摘 要

不论是在政府机关还是在企事业单位，秘书一职已经逐渐被重视起来。新时代的秘书已经不再是只会业务的小文员，他具有很强的职能性和艺术性。一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。本文通过大量文字资料的筛选，来探讨秘书工作的重要性、我国秘书目前的现状以及现代秘书工作应具备的条件，让我们更加了解秘书工作的特点，从而使秘书在今后工作中能够更好的发挥她的作用。

关键字：秘书工作 重要性 条件

目

录

摘要 第一章 引言

1.1 问题的提出 1.2 秘书工作的研究方法 第二章 秘书工作的理论综述

2.1 秘书的定义

2.1.1 广义秘书的概念 2.1.2 狭义秘书的概念 2.2 秘书工作的必要性 2.3 秘书工作的内容 2.4 秘书工作的发展趋势 第三章 当代秘书应具备的条件

3.1秘书人员应具备的素质 3.2 较好的社交能力 3.3较强的协调组织能力 3.4 不断创新的精神

第四章 我国秘书工作的现状

3.1 秘书制度不完善 3.2 秘书工作不规范 3.3 公文运行标准不一 3.4 工作手段不够现代化 第五章 结束语 参考文献

第一章 引言

1.1 问题的提出

随着社会经济的不断发展，国内的中小企业也在逐渐壮大起来。而现代企业的竞争，归根结底是人才的竞争。近些年来，公司将逐渐适应信息化与现代化的潮流，大力提高产品的研发能力，开展信息服务，扩大市场份额。为了适应公司发展的总体战略，必须配置高素质的人力资源。

从公司成长来看，文秘人员是公司的重要组成人员，虽然处在不同的工作层次、不同的工作部门，但都是企业运行的重要公务系统、参谋系统、决策支持系统、公关系统等等，文秘人员是公司人员系统中一支重要的组成部分。为了顺应时代的发展，公司对秘书工作提出了更高的要求，一般意义上的参谋、助理性工作已远远不能满足工作的需要，他们已被赋予了更好的角色和更大的责任。新时期的秘书工作者应成为领导者的得力助手和出色参谋，必须是高素质的复合人才。

1.2 秘书工作的研究方法

秘书工作的研究方法有很多种，而资料收集法是这篇论文主要的研究方法。本文以通过参阅财务管理的相关书籍、上网查找相关资料，分析众多学者对这一领域的研究成果和相关的政策建议，研究了当代秘书工作的内容及现状，以及给我们带来哪些启示。

第二章 秘书工作的理论综述

2.1 秘书的定义 2.1.1 广义秘书的概念

秘书是领导人的事务与信息助手。这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。2.1.2 狭义秘书的概念

秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个“助手”包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥’参谋作用”的现实。2.2 秘书工作的必要性

在我国，不论是企业形象的宣导还是公司文化的确立，都离不开文秘人员。可以说，文秘人员是公司形象的“窗口”，其工作的直接性与特殊性决定了公司对外形象的整体感觉。从文秘的工作任务来讲，文秘工作必须要符合公司成长与发展的需要。文秘工作是一项内向性与外向性结合的工作，她与公司的客户及社会公众直接和间接交流，其业务素质随着公司的成长理应得到不断的提升，否则将会成为公司发展成长的瓶颈。

从文秘人员个人来看，从其构成分析，她们都受过比较专业的教育，然而却面临着工作多样性与复杂性的挑战，每个人都想追求一份比较充分的发展空间与发展机会，都想完善自己的职业生涯。因此不仅公司对文秘的工作越来越重视，就连文秘人员也在学习的过程中不断提升自己的能力，已达到最高的境界。2.3 秘书工作的内容

（一）常规性事务工作

所谓常规性事务工作，就是在没有上司指示、授意和监督下，秘书本人自主开展的常规性工作。

1、文学管理：包括收发、登记、拟办文件或者电子邮件，催办、督办和查办具体事项，文件的立卷归档等。

2、时间管理：登记上司预约申请表、拟定上司工作日程和会见约见时间安排表、为上司提供来访者的信息资料和洽谈事项大纲、管理上司的工作日志和单位大事记。

3、办公室管理：设计并印制上司对外沟通的名片、记录上司口述的文稿并完善修订印制成文、能够熟练操作和简单维护各种办公软件、随时做好上司办公室环境卫生、随时检查会议室和会客室的现状。

4、信访管理：接待来访人员、接受并拟办各种来信、协调相关部门落实信访事项并编写信访工作报告、接听电话并做好电话内容登记、及时向上司汇报并拟定反馈意见。

（二）指派性工作

所谓指派性工作，就是指上司临时交办的工作。这些工作大多数都是临时出现的工作，没有提前量，也就是不能按照原计划实施。这些工作时间紧、要求高，同时也没有惯例可循，综合性强。

一般来说，这种临时指派的工作，主要包括以下几个方面：

1、上司临时要求的文件、文稿、函件（包括信函、电子邮件、电报）

2、客户临时索要的相关资料，同时也要及时回答客户提出的各种询问

3、接待临时来访的客人

4、根据公司的相关规定和自己的权限，妥善处理各种突发事件

5、根据上司的要求，做好临时会议的准备工作

6、根据上司的要求，临时指定出差计划，准备出差所需的相关资料

7、根据上司的指令，组织或者参加各种社交活动。

8、帮助上司办理财务事项（包括存取款、验证到帐款项、办理汇票、纳税等）

9、准备相关资料，筹备立项报告的专家评审工作，并提前进行相关咨询，弄清楚基本程序和要求。

10、上司临时交办的其他事项

（三）自主独创性的工作

所谓自主独创性工作，就是指秘书充分发挥自己的主观能动性，采取灵活机动的工作方法，以积极的态度，在更大的程度上协助上司开展工作，达到最佳效果。

这些工作，主要包括以下几个方面：

1、各种类型的调查研究

2、各种信息的收集和分析整理

3、协调各种关系，处理工作中的各种矛盾

4、协助上司妥善处理外来的各种纠纷，让上司尽快脱身

5、加强和各部门的沟通，使上司的指令能够尽快落实并及时反馈。2.4 秘书工作的发展趋势

就世界范围而言，秘书工作的发展趋势是曰益普遍化和社会化。秘书工作不仅广泛存在于政府机关、企事业单位和社会团体而且渗透到社各个角落。由事务性向智能型发展是秘书工作的另一个趋势。这一方面表现为办公室自动化程度的提高，许多事务工作，如速记、誊写、校对、报表、档案处理普遍由手工操作转向使用电脑；另两方面表现为越来越多的秘书人员走向高级秘书阶层。他们的主要工作是综合管理、安排曰程，或是辅助决策、充当某一专业工作的顾问，即成为“外脑”型人员。

近些年来，由于秘书工作已经成了各级管理、监督曰常事务的一部分，也由于大多数秘书都是经过专业培训的人员，秘书的专业性终于得到了社会的公认。其队伍曰益壮大，其地位曰益巩固，秘书工作曰趋永业化，终身秘书逐渐增多。

第三章 当代秘书应具备的条件

秘书工作是一种很有作为，责任重大和光荣的工作。长期以来，秘书工作岗位锻炼培养出大批高素质的领导干部。在新的历史时期，经济社会发展日新月异，秘书工作者必须跟上时代步伐，适应新时期的特点，达到领导的要求，秘书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代的要求。3.1秘书人员应具备的素质：

（一）、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个 健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左 右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对 社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一 个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精 神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知 识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意 收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经 验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能 力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提 高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（三）、文化素质

1、社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定 的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清 朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了 一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一 圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？ 王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文 章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、外语：涉外秘书，经常涉及外国人员，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使

自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好 处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。3.2 较好的社交能力

秘书工作者要能说会写会办事，要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。优秀的文字写作能力。文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。特别是文秘工作者，文字写作能力是主体能力，要能起草、审核、修改文稿，归纳综合编辑各种文字材料。培养写作能力强手，要经过长期磨练，十年磨一剑。良好的口头表达能力。口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点，富于幽默感，善于与人沟通，善于交际。当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式，如交流的内容涉及到公司的机密等，秘书采取此方式既不失礼节，又能保护公司的机密。

如公司的一位员工问秘书：“听说公司下周要进行人事调整，谁有可能担任销售部经理？”“有能力的人。”秘书回答道。

古人云：“辞不可不修，说不可不善”。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的，这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养，掌握一定的修辞方法，以提高驾驭语言 的 能 力。3.3较强的协调组织能力

协调组织能力是秘书工作者的基本能力。秘书工作大部分是办事，例如，安排领导的活动，组织会务工作，交际接待，办理和接待来信来访，对外联系，处理领导交办的事，等等，都要求秘书工作者有干练的办事能力。这种能力是工作经验的积累，加上灵活性，形成工作魄力。这样，就能把复杂的问题简单化，用最简单的办法处理最复杂的问题。扎实的基础理论和基础知识。3.4不断创新的精神

秘书工作是一项规范性很强的工作，也是一项不断创新的工作。新情况、新问题层出不穷，大量的具体问题要靠在实际工作中不断创新来解决，要靠秘书工作者的智慧，靠新的思路、新的方法、新的途径去解决。

第四章 我国秘书工作的现状

由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响，我国现实的秘书工作的状况普遍不理想，而且远远落后于世界潮流。具体表现在以下几个方面： 4.1 秘书制度不完善

源于英美法的秘书制度是一项先进的制度，它规范并且促进了秘书工作的发展。相对国外先进的秘书制度来讲，我国公司里的秘书没有法律的地位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常事务，因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。4.2 秘书工作不规范

秘书的职业化是世界性的潮流，所谓“职业化”是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何一行业所必需的职业。我国已于一九九七年由国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会开始统一进行秘书职业资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性，其工作方法主要是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措，故很难适应秘书工作职业化的要求。4.3 公文运行标准不一

秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完善公文处理办法，并于2000年颁布了《国家行政机构公文格式》（GB/T9704--1999），使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。但是在实际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重要性认识不够，或业务不熟，常出现“上报公文新格式，下发公文老面孔”，或新旧公文格式混用、使用不规范的情况。严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。4.4 工作手段不够现代化

信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的出现，还促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现。由于秘书工作中产生的大量文件特别是行政公文，具有规范化、模式化的特点，因此，秘书工作中的大量文字、数据、图形、声音和影像均可在互联网上传输，“无纸办公”的物质条件已经具备。但是，多数秘书人员在工作中仍然沿用传统的工作方法，电脑仅成为打字的工具。

第五章 结束语

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。本文借鉴了一些秘书工作的理论和研究成果，对我国秘书工作的现状及当代秘书应具备的条件做了一些研究。由于时间和自身条件不足，可能存在一些不足之处。

参考文献

1、《高级秘书手册》；海天出版社，主编：廖金泽；

文秘公关教学浅谈 篇3

针对技校生的实际特点，笔者在公关课程教学中尝试着改变传统的教学方法，现结合这几年的教学体会和一些社会活动的实践经验，谈一些具体的看法，以求抛砖引玉，达到共同探讨的目的。

一、与时俱进，充实和提炼教学内容

目前，技校文秘专业开展的公关教学作为一门课程虽然有了新的成形，但实际操作起来，仍存在着不少问题。从现有的教学内容来看，较为混杂，体系不够完整。如“概论”，实际上包括了“公关原理”、“公关实务”、“公关礼仪”等几个方面，在极少时间里讲授这样多的内容，教师便面临着内容混杂、难以整合理顺这一难题，给授课和学习带来一定的困难。因此，调整、完善公共关系课的教学内容显得非常重要。

1.教材的选定和使用

丰富、精深的教学内容是提高教学质量的关键。在教材选择上，应以公关理论与公关实务并举的教材为宜，而不能纯粹以公关理论为主。技工教育应突出实用性、操作性，注重培养中、高级技能人才，因此教材的选择是否得当关系到指导方向是否正确的问题。根据课程的性质和专业的特点，我们应选择文字教材和音像教材。文字教材作为教学内容的主要载体，是进行教学的基础；音像教材可以与文字教材紧密结合，在将公关学主要内容传授给学生的同时，加深学生对理论知识的理解和记忆。

2.妥善添加与其相关学科的教学内容

公关学作为一门边缘性、交叉性很强的学科，在其学科体系中包含了社会学、管理学、广告传播学、礼仪学等相关学科的知识。这使得公关学教学过程中可能与别的学科发生冲突，导致教师在讲授时与其他学科发生“打架”现象。针对这一问题，我们应划分好不同学科各自的“势力范围”，但又不能与其他学科割裂开来，要从公关的角度对相关学科的内容进行取舍，并建立相互间的有机联系。如在教授学生特别感兴趣的礼仪与交际这部分内容时，授课教师应增加课时，但不能把公关课讲成礼仪课。仅重点讲授言谈、举止、仪表、仪容、席次排列等礼节知识即可，为公关活动中的交际、协调、沟通等工作做好准备。

二、改进和创新公关课的教学方法

有了科学合理的教学内容后，公关课程能否发挥应有的作用，就要看教师所采用的教学方法是否先进合理了。传统的讲授教学方法单调、乏味，不但不能引发学生学习的积极性和主动性，而且还影响教师的授课热情，这种现象亟待改变。改进教学方法应该从以下两个方面入手：一是注重理论教学和实践教学的互动与结合；二是要充分结合两部分的教学内容，选取合理的教学方法。

1.理论教学和实践教学实现互动与结合

公关课的实践性极强，所以实践教学至关重要。但同时，公关课也是一个系统性很强的理论体系，理论教学也必不可少。如何来划定理论教学与实践教学的界限，怎样才能使两者实现高效的互动与结合，这是公关课教法改革过程中必须着重考虑的问题。

（1）以“知”与“行”为标准来划定理论教学与实践教学的界限。也就是说，理论教学的目的是传授知识，让学生掌握完整的理论知识，主要体现在“公关原理”教学上，这就是“知”；而实践教学的目的是培养学生的实际工作能力，让学生掌握良好的工作方法和工作技巧，主要体现在“公关实务”和“公关礼仪”教学上，这就是“行”。简单地说，“知”是教学生“学”，“行”是教学生“做”；理论教学就是“知”，实践教学就是“行”。

（2）“知、行”统一，实现理论教学与实践教学的互动与结合。理论学习的目的是为了指导实践，而实践的结果是形成和发展一定的理论体系，所以两者的结合既是理论学习的需要，也是实践活动的需要。要想达到这一目的，就要做到理论学习密切结合实际事例开展，也就是通常所说的采取“案例教学法”，尽量避免空洞的概念解说和原理描述。此外，在实践教学过程中，也要避免一些脫离理论的盲目行为。实践教学不但要接受理论的指导，按照具体的原则和方法去进行实际操作，而且还要在实践的过程中领会理论知识，加深对理论知识的理解，同时注意总结经验，进行必要的理论提升。如果教师在教学过程中注意这种联系，就可以实现理论与实践的互动与结合，使两者紧密地结合起来。

2. 结合教学内容，选取合理的教学方法

公关是一门比较特殊的管理类课程，与其他各门课程相比，有其独特的性质和意义。对学生来说，学好它就意味着可以拓宽知识面、增强公关意识。但对教师来说，要想使教学得到良好的效果，让学生切实掌握公关技能，就不能像一般课程那样，运用传统的讲授法进行教学，而必须尽可能多地运用启发式教学方法。案例教学法是一种与传统的讲授式教学法完全不同的教学方法，它根据理论教学的目的、要求，以案例为基本教材，在教师的指导下运用多种教学方法，启发学生独立思考，对案例所提供的客观事实材料和问题进行分析研究、提出见解、作出判断和决策，以此达到提高学生分析问题和解决问题的能力的目的，这个过程注重理论联系实际、启发式、集思广益、教学相长。但如何运用这种方法搞好教学，以收到应有的效果，则仍是一个难题。笔者在公关案例教学法的具体实施中，对案例教学的组织有以下体会：

（1）坚持启发、引导学生独立思考的原则。要让学生自己去提出见解、独立分析、解决问题。老师的主要职责在于启发、引导学生进行独立思考，要做到这一点，既不能像布置作业那样把案例材料发给学生就撒手不管；也不能像平时讲课一样，分析案例时一手包办。

（2）案例教学时间的分配应该实行“二八”开。教师的教学任务布置、引导和对学生案例分析评价的时间，必须控制在案例教学总课时的20％以内，要把80％以上的时间交给学生阅读案例材料，开展个人思考、小组讨论和全班辩论。

（3）尊重学生创见。对学生在案例分析过程中所得出的结论，只要有理、有据，就应该认为是正确的、有创见的，教师应从中吸取智慧。教师在进行案例分析结果的评价时，应充分肯定各种见解的合理性，如有不足之处，可以提出问题、加以引导，让学生自己补充，切忌简单地公布“标准答案”。

三、应用多媒体课件进行教学，创设良好的公关教学情景

实验心理学家赤瑞特拉做过一个著名的试验，是关于人类获取信息的来源。他通过大量的实验证实，人类获取的信息83%来自视觉、11%来自听觉、3.5%来自嗅觉、11.5％来自触觉、1％来自味觉。这就是说，如果既能看得见，又能听得见，还能用手操作，通过这样多种感官刺激获取的信息量，比单纯听老师讲课效果好得多。公关课程的实务内容占很大比重，操作性和实践性很强，这就要求课堂教学尽可能接近真实情景，尽可能贴近实际公关的运作，要尽可能地展现、演示实际公关活动的情景。在公关课堂教学中，我们可以通过制作多媒体课件，将教学所需的各种图像、语音、音乐、影像以及文字说明进行整合，并自然、快捷、合理地展示给学生。通过刺激学生的多种感官来增强学生的感性认识，并进一步开展讨论、交流，从而实现教学活动的生动性和高效性。具体做法有：

1.制作精美、实用的多媒体课件

运用成熟的课件制作软件，制作出美观实用的公关教学课件，作为课堂教学的辅助手段。

用于制作课堂教学课件的软件有很多，如Flash可以制作动感效果强烈的课件，Authorware制作的课件功能完善、交互功能强大，就连Office自带的幻灯片制作软件Powerpoint也能制作出美观实用的公关教学课件。如在学习《危机公关》一课时，把救护车的鸣叫声、医生和护士的形象加入到幻灯片中，有助于学生理解和牢记“积极救助”这一危机处理的原则；另外，红色常用于警示危险，故用此颜色作为幻灯片的底色，使图文相得益彰。通过这种生动的、与文字内容相匹配的画面，以及具有约定俗成含义并与文字内容相协调的色彩背景来渲染教学内容，给学生的感官带来强烈的刺激，可以达到较好的教学效果。

2.搜集资料丰富课件

搜集、编辑有关的实时图片和图像资料，制作出实用的多媒体课件。结合文字说明、课堂讨论、课后查找和交流，来解读公关概念、原理和现象。

如在学习《塑造形象》一章时，可以用著名的企业标识、标志性建筑、雕像等图片作为教学素材，引导学生认识企业标识的重要作用来展开分析和讨论；用某位形象大使的宣传画来分析名人的形象、气质对其所代言的组织或产品的形象的影响；用商场的购物环境和客流量等图像资料来讨论、分析商家的知名度、美誉度。这样以丰富、真实的图像来满足学生的视觉渴望，以视觉冲击来调动和激活其他感官的接受反应，克服了学生以往在听课过程中“盲人摸象”的不足。

无疑，运用多媒体课件，创设良好的公关教学情境，能够在真正意义上发挥学生的动眼、动脑、动手的能力。

以上是笔者在文秘专业《公共关系学》课程教学过程中的体会，其中还有许多不成熟的想法，需要在实践中不断探索和完善，以促进《公共关系学》理论和实践的教学。

浅谈医院临床科室文秘工作 篇4

(一) 更新知识。

作为当代医院临床科室文秘人员, 不单要具备较高的文字功底, 先进的现代科技知识, 熟练操作现代办公设备, 还需要具备一定的外语知识和相应的医学知识, 具有积极探索、不断进取的精神, 不断补充和学习新知识、新思路、新观念, 做到及时更新、学以致用, 在学习中加强知识领域的拓展, 提升相应的医院临床科室文秘工作方面的知识水平。本人通过在本科室对典型皮肤病病患进行拍照, 以及对相关病例资料的分类归档的实践, 实际上就是一个更新知识的重要来源。通过接触这些资料对皮肤病与性病的病症有了更多的了解。

(二) 具备奉献、服务意识。

医院临床科室文秘工作人员要能够正确认识自我, 不骄不躁、善待病人, 具有爱岗敬业精神, 在工作中找到自己的定位和平衡点, 用切实行动为医院的壮大发展贡献一份自己的力量。此外, 还需具备良好的服务意识, 不断改进工作作风, 提高作为医院文秘工作人员的服务质量。尽心做好日常职责工作, 具备较高的服务意识, 保持高度负责的心态认真完成每一项工作。

(三) 焕新面貌。

医院的办公室也可称之为医院经由社会的“窗口”, 也是同外界接触更多的地方, 而医院文秘工作者的工作质量、办事效率、礼仪态度直接关系着医院在广大群众中的公众形象。而作为医院文秘工作者, 每天都应当以最佳的形象和全新的面貌来迎接病患者和同事。

二、如何做好医院临床科室文秘工作

(一) 知晓医院临床科室文秘工作的特点。

我院是一所集医疗、教学、科研、培干于一体的现代化综合性医院, 拥有众多临床医技科室及各类行政职能部门。正因为医院的较强综合性从而决定了临床科室文秘工作其沟通上下、协调左右的枢纽作用。

1. 综合性。

医院各临床科室文秘需联络上下左右, 协调四面八方, 工作范畴涉及医疗、教学、科研、行政管理、后勤保障等诸多方面。

2. 中介性。

医院临床科室文秘是作为一个上传下达的中转联络站而存在的, 上级行政职能部门传达到科室的各项通知须及时向各临床科室领导进行汇报并及时将相关实际情况反馈上去。

3. 从属性。

文秘作为临床科室领导工作的助手, 必须严格执行科主任等相关领导的指示、决策, 自觉服从领导安排, 做好协助工作。

4. 服务性。文秘工作离不开“服务”两个字, 有人把秘书工作比喻成“上管天文地理、下管鸡毛蒜皮”说的就是这个道理。

(二) 明确医院临床科室文秘的工作职责。医院临床科室文秘是以服务科室为目的而开展工作的, 作为医院临床科室文秘人员需协助科室进行文件处理、会议安排、临床医疗、后勤保障等各项事务的管理。具体职责如下:

1. 做好各类行政文件、信函等材料的收发转递工作, 同时做好反馈, 做到手续完备, 及时准确;

2. 将上级职能部门 (院办、人事处、医务处等) 下发的文件及各类纸质版材料做好复印、备份、归档工作, 以便查阅;

3. 及时、准确地向科主任、护士长等领导及科室相关人员传达上级职能部门各项通知及各类会议学习讲座等事宜;

4. 代表科室参加重要会议时, 积极做好会议记录, 并能及时有效地向本科室传达会议精神及相关情况说明;

5. 负责起草各类文书初稿, 辅助教授做好授课幻灯片, 在实际工作中发现自身问题从而使自己不断得以提升;

6. 做好日常科室临床典型病例照片的拍摄, 并及时结合相关病例资料进行分类归档;

7. 负责科内报销事宜, 各类用品采购领用发放工作, 积极做好后勤保障工作。

(三) 加强医院临床科室文秘工作质量的重点。

重点在于对文秘人员业务素质的强化上。目前我国在医院文秘教育工作上已比较重视, 但与社会需求相比仍旧跟不上社会发展节奏, 医院文秘工作所需要的工作人员不仅需要具备基本文秘专业知识, 还需具备比较扎实的医疗相关专业知识。文秘工作其本质是为领导层以及领导个人进行综合性的辅助管理服务活动, 对于国家机关和事业单位来讲是领导决策同执行间的枢纽环节, 而对于医院临床科室来讲, 文秘工作就是医院同科室, 科室同科室间的纽带, 是科室的重要环节, 保证了科室更为有效的运转。但就目前大多医疗机构在文秘招聘时多以“医疗相关专业, 能熟练操作电脑者优先”为招聘要求, 这也导致了医疗机构的文秘人员在秘书专业技能上不足, 因此, 医院需将提升科室文秘专业业务素质和管理作为重点。

三、提高医院临床科室文秘人员业务素质的探讨

在提高医院临床科室文秘工作人员业务素质方法上, 可归纳为以下几个方面:

(一) 加强医院临床科室文秘人员职业道德修养。

将重点放在政治素质的强化上, 做人需具备的基本品质, 没有良好的品德修养, 即便能力再强也不会受到同事的推崇与信赖。要想成为医院临床科室文秘的合格人才, 首先就必须具备一定的思想道德修养, 思想端正, 这是做人做事的根本。其次, 要具有爱岗敬业、勤于奉献、实事求是的精神, 忠于自己的职责, 服从医院及科室领导的安排, 具备坚定的政治思想立场, 敢于接受新事物、新观念, 不断提高自身的思想理论水平。最后要能够经受得住诱惑、耐得住时间的考验, 不以名利得失为主要目标, 不骄不躁, 不狐假虎威, 误将文秘当作是领导人的代名词, 不能借用领导权利和影响力做违法乱纪的事, 以及处理个人私事。正确的对文秘工作进行定位, 清楚文秘工作的职责和责任。

(二) 加强医院临床科室文秘工作人员的基本训练。

提升医院临床科室文秘工作人员在公文处理方面的综合能力和办公水平。要想成为一名合格的医院临床科室文秘工作人员, 就必须具备扎实的文字功底。最行之有效的方法就是参与实践, 在实战中积累经验, 一步一个脚印练好基本功。此外, 医院文秘工作者需加强在科室中的工作计划、总结、申请报告、应用文书以及新闻稿撰写等方面的写作技巧, 能够全面掌握并熟练运用。这些文体通常都有固定格式, 但也要注意不能有因为马虎而导致的遗漏错误问题的出现。与此同时, 还应全面掌握并能熟练运用办公自动化技术、办公软件、现代化设备等。当代是信息技术日益更新、科技技术迅猛发展的时期, 只有与社会发展共同进步, 才能不被时代所淘汰, 更好地胜任医院临床科室文秘工作。

(三) 实施目标考核制度。年初可制定目标责任书, 责任书具体内容可概括为三类:

一是明确分内和分外两个目标。分内目标是根据医院科室文秘人员的职责来定, 文秘人员需担负的责任和目标任务需在工作日内完成。分外目标则是医院科室文秘人员运用自身业余时间进行报刊投稿。

二是切实达到两个保证, 做到不影响主要工作的前提下, 分内分外同时兼顾。

三是落实惩罚制度。根据责任书相关规定, 把全年的任务具体分派并落实到每月、每季中, 并统一由科室领导进行检查、督促。对于一次考核不过关的需提出一定批评, 科室要采取切实的赶超措施;而对于两次考核都不过关的, 科室可给予黄牌警告, 并由科室领导制定出相应激励措施。

(四) 做好医院临床科室各专科间内部的结合。

医院临床科室各专科需进行内部互帮互助, 即形成老带新、新促老, 新老文秘在工作中共同进步的良好氛围。让文秘老同志所具有丰富经验的优势得到更大化的发挥, 从多方面对新文秘人员进行指导, 从而让新员工成长地更快。同时老同志也可借助新员工活跃的思维, 创新想法, 在一定程度上有助于老同志融合新观念、新思想, 实现文秘队伍整体的年轻化, 这样也更利于形成良性人才发展梯队。

四、小结

医院临床科室文秘工作本身是一项综合性比较强的工作, 因此对文秘工作者要求也会相应较高。良好的专业素养、职业道德、相关医疗知识、扎实的文字功底都是不可缺少的, 此外要具有服务精神、奉献精神, 较强的沟通协调能力, 才能在新时期更好地胜任医院临床科室的文秘工作。

参考文献

[1]王映璇, 申玫鑫.浅析医院办公室文秘人员的信息素养[J].中国继续医学教育, 2014 (02) :118-120.

[2]刘玉芹.谈医院办公室秘书工作的特点及素养[J].中华现代临床医学杂志, 2005 (01) :95-96.

浅谈对办公室文秘工作内容的认识 篇5

我在企业从事办公室秘书工作已有数载，多年来的办公室工作使我深深认识到，办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集行政、文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。就我个人而言，起草各种文字材料是我工作中的一项重要内容，下面，我想就这方面的工作谈几点自己的浅显认识。

一、起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动

起草材料之前，首先需要弄清领导的意图，然后精心构思，认真思考，阅读大量的相关资料，才能投入写作，一份文字材料，往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动，有时材料要得急，为了赶写材料，经常需要加班加点，打通宵、“连轴转”都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。而且，这种超负荷的劳动不分“淡旺季”，是常年不断的疲劳战。因此，如果没有吃大苦、耐大劳的精神，是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦，但苦中也有甜。每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时，每当自己的思路和观点被领导所采纳，都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。其实只要自己的劳动被组织、被领导、被同事所认可，对企业的发展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。

二、做好服务是文秘工作者的一项基本工作

文秘工作是一项辛苦又光荣的工作，为领导、为基层、为职工服务，是企业文秘人员的天职。不管是起草文件、撰写讲话稿，还是搞行政服务工作，它的成绩和效益都不会非常明显。因此，文秘人员必须要提高自己的思想境界，树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的精神，甘当“无名英雄”。这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。众所周知，对于企业来说，大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开文字工作。文字秘书所写的文字材料首先必须充分体现领导的意图，这是由办公部门的性质所决定的，但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。在不背离领导意图的前提下，文字秘书完全可以把自己经过学习思考、调查研究形成的思想观点融入到材料之中，提供给领导做决策参考。因此，从事文字秘书工作的同志，要正确地看待自己的工作岗位，立足于本职工作，自觉为领导和其他职能部门做好服务。

三、做好保密工作是对文秘人员的一项基本要求

一个文秘工作者，经常会接触到本单位的机密。因此，文秘人员必须时刻保持清醒的头脑，做到不该说的“守口如瓶”，不该做的“纹丝不动”。在工作中，还要防止计算机、传真机等办公设备的泄密，决不能把领导讨论未决的事情泄露出来，给单位工作造成被动。

因此，一个文字秘书工作者，作为领导与职工、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。文秘工作的这种特殊性，要求每一个文秘工作者应当认真学习，自觉加强思想、作风修养。

同时，还必须具备以下素质：

一是牢固树立忠诚的思想。要忠实于企业，诚实做人。文秘人员的品德优劣直接关系到工作大局和领导在职工中的形象。因而具备忠诚的品德尤为重要。文秘工作者在任何时候都要作风正派、光明磊落，做老实人，办老实事，说老实话

二是牢固树立敬业的思想。要热爱本职工作，忠于职守。文秘工作岗位重要，责任重大。只要每位文秘工作者树立了正确的人生观、价值观和从业观，不断增强做好文秘工作的责任感和光荣感，把做好自己的本职工作作为崇高的职责，尽心尽力，爱岗敬业，就一定能够在平凡岗位上做出成绩来。

三是牢固树立奉献的思想。要不计较个人得失，具有任劳任怨的工作精神。文秘工作繁杂，辛苦，应当甘于吃苦，乐于奉献，埋头苦干，坚持做到以事业为重，工作为重。

四是养成踏实的作风。要坚持实事求是的工作态度。不论办文、办事，还是进行信息调研、督促检查，都要从客观实际出发，反映的问题，都应是真实可靠的，决不能道听途说，凭主观臆断。

浅谈案例教学在文秘专业中的应用 篇6

一、案例教学是培养专业能力的最佳途径

秘书学是一门实践应用性很强的学科，虽然理论学习可以帮助学生提高认识，但是工作能力不是靠听老师讲和看书就能得以提高的，必须通过不断的实践操作总结，从而不断地积累提升。案例教学法就是探索一种理论与实践、知识与能力、态度与习惯恰当结合的有效教学方式，是文秘教材与秘书实际经验相互联系的纽带。通过运用案例研究方法，能培养学生独立思考、辩证分析问题的能力，并能提高他们在未来的职业生涯中的灵活应变能力。

二、案例分析在课堂教学中的运用

案例分析的最大优势在于它的现实性，加强分析案例能力和丰富处理案例经验是教学的关键环节。这一过程包括以下步骤：一是要了解和懂得案例的内容和所提供的情况，明确案例展示出的问题，找出主要矛盾冲突所在，从冲突的双方角度较为清晰地总结出各自的表现或事实。二是分析案例，把观点和事实分开，仔细考查因果关系的合理性，一方面要从当事人角度出发，“纯客观”学究式地去分析和评价，另一方面要从主管者的角度出发，更好地把握全局，更全面地分析问题和解决问题。三是在分析的基础上，提出解决问题的建议，了解现代秘书理念，以减少或避免今后在实际工作中出现失误。

三、课堂讨论是案例教学的中心环节

有效地进行案例分析是课堂教学中一件棘手之事，适合文秘专业教育特点的案例教学模式，应体现以学生为中心、在做中学、合作互动等现代教育理念，最好以班组为单位进行讨论，可按以下步骤完成：一是先介绍基本理论，然后借助多媒体设备展示，让学生仔细阅读，提出有针对性的问题。二是分组讨论，进行整体评价，概括总结，引出结论。三是各组汇报，利用表演、多媒体课件等呈现相关内容，接受质询，师生分享各组的学习实践成果，相互间进行评价打分，老师最后作点评，这样不仅加深了学生对理论知识的理解和对学习研究方法的掌握，也加强了师生间和同学间的互动沟通，在实践中提高了交流合作能力。

四、组织编写案例分析教材是当务之急

文秘专业采用案例教学法可以取得良好的教学效果。然而，当前最困难的是缺乏好案例分析教材。但由于经验、观念和条件的限制，相关的教材建设还处于比较薄弱的初级阶段，虽然己有案例分析的教材出版，但效果不尽如人意，亟须从事专業教学的相关教师编写一部具有真实性、典型性、目的性、故事性和适合讨论的秘书教学案例，以满足教学需要。

文秘专业推行案例教学法是大势所趋，因此，应加强协调，集中各方资源进行重点突破，在加快教材编写的同时，也要注重相应的师资培训，以满足教学需要。

浅谈文秘工作 篇7

第一, 档案管理是文秘的职责范围, 是文秘工作者的必修课。档案管理说难, 也难说易也易, 关键是要学习档案管理工作的基本规则, 原理。了解档案管理的基本规则后, 加以实践, 运用, 便能熟能生巧, 做到符合企业档案管理工作的一些基本要求。文秘工作者进入公司或者一些政府部门前, 必须积累一些必要的档案管理经验, 首先要了解档案管理的运行方式等, 档案管理算是文秘工作者的一门必修课, 就算在进入工作岗位之前没有事先做好准备工作, 一旦进入到工作岗位后, 也要接触到档案管理。档案管理是每个文秘工作者的职责范围, 文秘工作避免不了要做一些档案管理, 这既符合文秘的工作性质, 也符合用人单位的工作分配规则。用人单位向来把档案管理工作分配给文秘来处理, 因此, 说档案管理是文秘工作者的一门必修课是符合理据的。档案管理工作相对来说要求相关负责人员要具备做事细心小心处事的工作态度, 文秘工作者很大一部分是女性, 女性特有的性格特点符合档案管理的处事要求, 文秘负责这项工作的合情合理的。档案管理在各大用人单位基本都有涉及到, 文秘在选择职业方向时很难避免档案管理这项工作, 档案管理如影随形, 与文秘工作分割不开。档案管理是文秘要做好本职工作的一项工作要求, 只有掌握档案管理的基本概念, 才能做好这项工作。另外, 如今社会工作难找, 职位竞争压力大, 文秘也不是随随便便就能胜任的岗位, 要投入文秘这个工作岗位必须清楚地意识到, 档案管理与文秘工作的紧密关系, 只有了解到这一点后, 将来的工作才会更加顺利进行。

第二, 档案管理工作是对文秘工作者能力的拓展。现在社会, 不同职业, 不同的工作岗位在某些特定方面都或多或少地有些交涉。文秘工作从以前的简单的处理一些事务到今天, 要去接触档案管理工作, 不仅如此, 文秘工作发展到今天它的角色在不断地拓展, 文秘的工作与助理的工作也常常有些交叉部分。工作本身就是在丰富人的价值, 在拓展人的见识面, 工作体现了一个人对社会对集体的贡献, 一个人不仅仅是为了工作而工作, 很多时候是通过工作来融入集体, 来收获一份知识与喜悦。档案管理作为文秘工作的一部分, 它给文秘工作者提供了一个提高自己处事能力的机会, 档案管理涉及的方面广泛, 透过档案管理工作, 文秘首先学会了管理技巧, 其次, 在档案管理中也能培养自己养成良好的习惯, 并且, 档案管理也是对文秘工作者工作能力的提高工作的性质如果过于简单, 就容易让人养成懒惰的习性, 档案管理正好是可以弥补这一点不足的, 档案管理工作可能是随便要更新重新处理的, 这项工作本身就是在塑造一个人的耐性, 也是在锻炼一个人的意志, 要有足够强的信念和责任感才可能处理好档案管理, 档案管理的形式很多, 要是电子档案, 那就要求文秘工作者要具备一些基本的计算机知道, 要了解基本的电脑操作技巧。从这一方面来说, 档案管理就间接起到一个促进人主动去学习知识的作用, 俗话说活到老学到老, 在工作要求面前, 文秘工作者只有不断地充实自己, 不断丰富自己的知识才能做好工作。档案管理不仅是对文秘工作者能力的拓展, 也给人提供了更多的学习机会。档案管理工作与文秘紧密联系, 二者在一定程度上是不能够孤立存在的。一个不会档案管理的文秘就注定要在竞争中灭亡档案管理这项工作又必须依靠文秘来开展。档案管理要求文秘工作者具备较高的工作能力, 需要高度负责任的素质, 档案管理对文秘工作者的高要求还体现在工作坚持规范化, 高效率化, 以及严格管理化。这些客观要求都是塑造文秘工作者精神意识的一个途径, 这些客观事实要求文秘工作者要在工作中不断地磨炼, 逐渐形成敏捷的思维和扎实的工作作风。另外, 档案管理工作还能训练文秘工作者练就成一手文笔才华, 档案管理工作实则是一份工作, 但其实也是辅助文秘工作者全面提高自身素养的手段。

第三, 文秘工作与档案管理密不可分。文秘工作与档案管理工作是紧密联系在一起的, 二者是有机结合的整体, 首先, 文秘工作首先对档案内容进行整理, 记录。文秘工作的档案记录反映了某一特定人群的社会活动实践或者其他历史档案。而档案管理也是在于要将这些记录, 档案保留下来, 他们二者的目的其实是一致的, 档案管理的前期工作是要对档案进行必要的整理, 归结这就有赖于文秘工作者的整理, 少了文秘工作, 档案管理就不能很好地进行下去。文秘工作者不仅要负责档案管理这项内容, 而且, 文秘工作者还负有一定的责任要管理好档案, 一些重要的档案在做好管理时, 还要求做好保密工作, 因此文秘工作者就必须要较高的职业道德, 要由较高的素质。文书档案的价值在于档案的质量, 档案的质量又在于文秘工作的质量, 档案价值要通过文秘工作的价值来体现, 因此, 文秘工作者的自身素质和能力相当重要, 只有提高文秘工作者的整体素质和能力, 档案管理的质量才能得到保障。文秘工作者具备一定的档案管理专业知识是实现档案质量的关键, 档案的整体工作是复杂而细致的, 它对人的要求也是比较高的, 档案管理者要求具备一定的数据整理, 综合能力, 另外, 还需要具备一定的资料收集, 分类, 管理等等的素质在复杂的工作中, 掌握档案管理技巧才能减轻工作压力, 高效地完成档案管理工作。

摘要：文秘工作与档案管理是相辅相成的, 他们二者密不可分, 文秘工作和档案管理在某个方面的功能是一致的, 都是为实现档案保存, 整理。档案管理工作是文秘工作的一部分, 也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段。而档案管理工作又离不开文秘工作, 没有文秘的前期准备工作, 档案管理工作也是无法顺利进行的。

关键词：文秘工作,档案管理,紧密联系,不可分离,相辅相成

参考文献

[1]师云龙.浅谈文秘工作与档案管理[J].中国管理信息化.2012 (14)

[2]惠芬, 王永君.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报 (社会科学版) .2006 (06)

浅谈如何做好办公室文秘工作 篇8

“三勤”是做好文秘工作的前提。“刀不磨要生锈, 人不学会落后”。作为一名文秘人员, 要做到勤奋、勤快、勤俭。一是学习上要“勤奋”。文秘工作繁杂, 经常加班加点, 成天忙于公务、事务, 基本没有节假日。要妥善处理好工学矛盾, 时刻把学习当成一种责任、一种习惯和一种修养, 挤出时间多学一点、多钻一点、多积一点。要勤于用党的政治理论“洗脑子”, 永远站在时代的前列, 与前沿思想无缝对接。要甘当小学生, 虚心向领导、同事和人民群众学习。要坚持理论联系实际, 坚持在学中干、干中学, 把学习内化为人生态度、生活方式和毕生追求, 把学习的成果转化到出好主意、写好文章、办好事情上来, 使自己成为文秘工作的行家能手。二是工作上要“勤快”。“手勤”, 要多动手, 多做事, 会做事, 善成事, 以一丝不苟、心细如发的工作态度, 主动拾遗补缺, 做到不误事、不出事、不乱事。“腿勤”, 要多深入基层调查研究, 抓督查落实, 掌握第一手资料, 为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据。“脑勤”, 要勤于思考, 善于思索, 锤炼思维, 想领导之所想, 想领导之未想, 为领导决策服好务、参好谋、成好事。三是生活上要“勤俭”。文秘工作辛苦、清苦、艰苦, 要时常保持一种平和的心理和平衡的心态, 正确认识自己的工作和价值, 正确处理苦与乐、得与失、个人和集体利益的关系, 不搞攀比, 不尚奢华, 不慕名利, 甘居幕后, 用自己诚实的劳动去获取丰收的喜悦。

“三诚”是做好文秘工作的基础。诚是一种美德, 更是文秘工作者的一种境界。一是对领导要“赤诚”。为领导服务, 是为发展大局和为人民群众服务的具体体现。在工作中, 要坚持以发展为重, 以民生为本, 自觉维护领导的形象和权威, 主动服从领导的指挥和调度。坚持摸实情, 说实话, 敢于直言, 善于谏言, 让领导决策更加科学和完善, 更加贴近实际, 切实可行。二是对同事要“真诚”。办公室是一个大家庭、大集体, 大家一起共事, 是一种难得的缘份。要以诚待人, 与人为善, 做到政治上关心, 业务上帮助, 工作上支持, 生活上体贴。同事之间要表里如一, 言行一致, 摒弃一切自私的观念, 杜绝一切自利的行为, 工作上有不同意见应当当面提出, 工作中有成效应当共同分享, 工作时有失误应当集体反思, 切实做到分工不分家, 合心不分心, 补台不拆台, 负责不卸责, 一切朝着共同的目标奋勇前行。三是对群众要“实诚”。要靠行动取信于民, 把权力当成负担, 经常带着感情, 扑倒身子去贴近群众, 当好贴心人。要真心实意为群众办实事好事, 把百姓满意当成第一标准, 切实做到“民有所求、我有所应、事有所成”。

“三善”是做好文秘工作的关键。为人秘书者, 智不可少, 特别要善于预见、运作和总结。一是善于预见。要坚持用战略思维思考事物, 用动态标准考量事物, 按照发展规律, 捕捉发展趋势, 掌握领导思路, 领悟领导意图, 见微知著, 未雨绸缪, 主动为领导提供信息、反映情况, 出谋划策、拾遗补缺, 促进工作、狠抓落实, 真正做到领导未闻有所知、领导未思有所谋、领导未示有所为。二是要善于运作。要牢固树立一丝不苟、精益求精的意识, 主动沟通上下, 联络左右, 协调八方, 服务全局, 确保机关日常运转严谨细致, 优质高效。参政设谋要紧扣发展主题, 紧贴决策思路, 围绕重点难点问题, 多提建议, 多搞调研, 多出成果;综合调研要善于用发展、辩证、联系的观点分析、思考和解决问题, 提出多种意见供领导决策参考;督查落实要紧贴领导思路, 敢督敢查, 选准切入点, 抓住关键点, 做到事事有着落, 件件有回声, 确保政令畅通;协调服务要坚持原则性、把握灵活性、突出创造性, 善于协调领导与领导、部门与部门、上级与下级之间的关系, 切实减少不必要的碰撞和摩擦, 确保各项工作运转正常、规范有序;事务服务要尊重办事规律, 在“便捷、高效、规范、节俭”上做文章, 不断提高办文、办会、办事的效率和水平。三是要善于总结。办公室是联系上下的桥梁, 沟通左右的纽带, 工作很多, 事情很杂。文秘人员要善于从偶然事件中发现一般规律, 从一般现象中认清事物本质, 准确把握工作规律, 及时总结成功经验, 不断改进服务方法。

参考文献

浅谈文秘工作 篇9

1 高校档案管理是文秘工作的重要工具

高校文秘工作离不开档案工作, 档案工作越来越具有服务高校教学管理的功能。档案室 (馆) 档案材料质量如何, 直接关系到学校文秘工作能否顺利开展。具体说来高校档案工作在文秘工作中具有以下几个方面的重要作用。

1.1 高校档案工作为文秘工作提供便利快捷的信息查询服务

提供信息查询是高校档案工作的主要任务之一, 也是对档案工作质量的有效检验, 档案工作的服务功能是始终存在的。而对文秘工作来说, 在办文办事、制定起草文件讲话、为领导提供有效信息等各工作环节中, 经常要对对学校已有文件档案进行查询、再学习、再研究。档案室 (馆) 保存了大量的纸质档案、磁性材料档案和实物声像档案等, 通过档案检索目录、档案管理系统数据库等检索工具, 为文秘工作提供了方便灵活地全息查询和检素档案。

1.2 高校档案工作为文秘工作全面反映学校的总体情况

高校档案室 (馆) 会对学校发展沿革、学校概况等客观情况作出准确描述, 真实、全面地反映客观情况, 这是高校档案工作描述职能、反映能力的具体体现。秘书人员在制发公文、发挥参谋助手作用时, 要做到科学、周全, 必须对学校的发展历程和全貌有准确而全面的了解。档案室 (馆) 利用其室藏档案资源, 编写的学校年度大事纪、学校全宗介绍、机构组织沿革、校史简编、各种数字汇编和各种文件材料汇编等编研材料和成果, 为文秘工作提供了对学校教学、管理、历史沿革、发展概况等的全面描述。

1.3 高校档案工作为文秘工作提供准确可靠的分析资料

高校的档案部门不仅具有保存档案和提供信息查询的作用, 科学的高校档案工作还具有一定的分析功能。当存储了大量的档案信息后, 档案部门会对档案信息加以整理、辨析, 从而发现问题、揭露矛盾, 并提出解决问题的措施。这些经过纵向、横向的对比分析后得出的评估材料因为其可靠的文件数据来源而极具权威性, 不仅缩短了秘书人员调阅、查看、汇总、分析档案材料的时间, 方便了使用者;而且为起草、制定学校文件制度、提供参谋建议等工作提供了准确可靠的材料依据, 成为文秘工作的好助手。

1.4 高校档案工作为文秘工作提供了科学合理的预测

高校档案室 (馆) 保存了学校规章制度、发展活动的大量记录, 这为研究学校的发展规律, 预测学校未来的发展趋势提供了坚实的基础。这种预测, 不是拍拍脑袋作出的简单的预测, 而是在科学预测的基础上, 综合考虑学校历史的和现实的各种影响因素, 结合学校目前的运行状况所作的科学预见。高校档案室 (馆) 利用定期或不定期地向学校决策者和管理者提供的具有历史深度的报告, 不仅充分发挥高校档案室 (馆) 在存储、分析和评估方面的优势, 还为文秘工作更好的开展参谋建议、办文办事等工作提供了科学可靠的预测材料。

2 高校文秘工作是档案采集的源头和基础

文秘工作是档案工作的前期工作, 馆藏档案中的大部门信息不仅来源于文秘工作, 其质量和水平也取决于文秘工作。

文秘工作担负着接收、制定各类各级公文的任务。不管是接收的外来公文, 还是学校制发的内部公文, 它们一方面是学校教学管理中的指导规范, 另一方面又是学校档案收集的重要存储对象。也就是说, 公文是档案的前身。秘书人员对公文处理是否规范、保存是否完整、分类是否明确, 直接关系到后续档案工作的质量, 高水平的档案工作是建立在规范、科学处理公文的基础上的。

除此之外, 秘书人员作为领导的参谋和助手, 还担负着起草文稿、记录、抄写等工作任务。记录包括领导的口述记录、接待来访记录、会议记录等, 抄写是对字迹潦草或经反复修改的文稿进行重新抄写或重新打印, 以便继续修改或印发。起草文稿是秘书人员根据领导意图或会议要求, 经过反复修改审定后形成的正式的文字材料。在文秘工作中所形成的这些文字材料, 都是归挡材料, 属于档案材料的重要组成部分。只有秘书人员提供、移交合格的、规范的文字材料, 才能形成合格、规范的档案资料。

3 加强高校档案工作和文秘工作的互动关系

档案工作和文秘工作虽然相辅相成, 互为表里, 但在高校管理的实际工作中, 两者的互动却存在一些问题。一方面, 秘书人员档案管理能力有所欠缺, 档案意识薄弱;另一方面, 档案工作在主动为文秘工作提供服务上的努力也有限, 两者在工作中存在缺乏合作, 互动不畅的沟通壁垒。要密切文秘工作和档案管理工作的关系, 需要加强以下三个方面的工作。

3.1 要强化“文档一体化”管理

“文书、档案一体化”要求把“文件处理”和“档案管理”整合为一个既统一又分工的管理整体, 加强对文挡的超前控制, 保证档案的完整和质量。文秘工作是“文档一体化”的基础和前提。秘书人员在工作中要强化档案意识, 充分认识档案工作的重要性, 严格按照“文档一体化”的要求规范处理公文、记录、讲话等文件资料, 确保文档资料的真实可靠性、完整性和安全利用。

3.2 要加强知识业务交流

秘书和档案人员应进一步拓宽知识面, 相互学习对方的业务技能和相关知识, 了解对方的工作特性, 把握对方的业务要点。高校秘书人员要熟悉《档案法》、学校档案规定等各级档案政策法规, 了解高校档案工作的专业知识;档案人员要加强学习文秘专业知识, 了解公文处理程序, 熟悉公文接收、制发规定。两者在互通有无、互相补位的过程中, 提高各自的业务水平和文档管理质量。

3.3 要立足全局, 主动沟通

秘书人员应把文件归档作为一项重要工作认真对待, 自觉把档案工作纳入文秘工作范畴, 积极支持档案工作, 建立完善的文件资料归档制度, 确保文件及时、完整归档;档案部门在收集档案材料过程中要多与相关部门联系沟通, 变被动为主动, 整理、立卷、编目要科学合理, 要积极配合秘书人员参与学校各类年鉴、史志等的编写工作。在工作交流沟通中, 实现你中有我, 我中有你的良性互动。

摘要：高校的档案和文秘工作联系紧密, 档案管理是文秘工作的重要工具, 为文秘工作提供信息查询、全局描述、分析评价、预测未来等服务;文秘工作是档案采集的源头和基础, 档案资料不仅来源于文秘工作, 其质量和水平也取决于文秘工作。我们要通过强化“文档一体化”管理, 加强知识业务交流, 立足全局、主动沟通等途径加强高校档案和文秘工作的互动关系。

关键词：档案,文秘,互动关系

参考文献

[1]毕木兰.高校档案管理现代化问题与对策[J].湖北档案, 1997 (4) .

浅谈文秘工作 篇10

(一) 基层文秘工作

秘书职业古来有之, 随着社会的快速发展, 秘书这一职业已成为现代社会中各行各业中, 不可或缺的重要岗位。所谓基层文秘主要是指在工作在基层一线的文秘工作人员, 其主要的工作职能大致可以分为服务、文书、管理和参谋等。

(二) 信息化建设

随着我国社会的快速发展, 尤其是在改革开放后, 我国与世界接轨程度的逐步加深, 加上互联网络的广泛运用, 如今的社会可谓处处都是信息的包围之中, 人们离不开信息, 没有信息, 往往就会形成“井底之蛙”、“夜郎自大”的局面。所谓信息化建设具体而言, 就是利用信息化手段, 如:电话通讯、网站、办公自动化、0A等为基础, 不断促进自我的建设和发展的加快。信息化建设的两大最主要的特点, 一是适时快速, 二是便捷高效。在快速方面, 信息化建设能够依托强大的信息化基础工具, 实现信息的适时传输, 它解决了传统工作模式中地域、时间等限制, 在高效方面, 信息化建设可以使信息能够得到及时准确便捷的保存和运用, 极大的改变传统工作模式中工作效能低下的局面, 因此, 加快信息化建设对于企事业单位而言具有积极的现实价值和作用。

(三) 提高基层文秘工作信息化技术运用的意义

随着社会的快速发展, 基层文秘工作也发生着巨大的变化, 尤其是在信息化时代下, 基层文秘工作的职能和内容正在潜移默化的发生着改变, 基层文秘工作的变化是与时代发展的需求相互适应, 具体而言主要表现为以下几个方面:

1. 信息化时代对文秘的工作的新要求。

信息化时代对文秘工作提出了更高的要求, 那就是作为文秘工作人员不仅仅要掌握基础的文秘工作技能, 还要掌握一定的信息化的技术, 能够较为熟练的运用信息化的手段辅助文秘工作的开展, 这是社会发展的要求。

2. 文秘工作人员自我职业发展的新要求。

随着社会的快速发展, 现代文秘工作已经不在是原来简单的服务、文书等工作中, 文秘工作者在实际工作中, 往往扮演着诸多不同的角色, 其所发挥的作用也越来越大, 如何在新的社会时代环境要求, 充分的发挥文秘工作的这些作用, 就必须要不断提高自我的综合内涵和职业技能, 掌握信息化的技术是其重要的内容, 因此, 在新形式下加快文秘工作的信息化技术是文秘工作不断发展的重要保障。

3. 掌握信息化技术可以有效的提高工作效能。

在现代社会中, 快节奏是最主要特点之一。如何使得工作更加快捷, 效率更高, 传统的工作方式已经很难满足这种需求, 加快信息化技术的建设, 利用信息化工作的方式, 来提高工作效率和质量实在必行, 具有积极的作用和价值。

二、基层文秘人员在信息化建设方面存在的问题

基层文秘人员在实践工作中对于信息化建设及信息化工作存在问题主要有以下几个方面。

(一) 思想认识不到位

在实践工作中, 基层文秘工作者往往对于信息化建设的思想存在着一定的误区, 主要表现为思想认识方面不到位, 很多基层文秘工作认为信息化建设离自己十分遥远, 和自己的关联性不强, 尤其是县级以下基层文秘工作者存在这种思想误区者较多, 究其主要原因, 作者认为主要是由于以下两个方面所造成的, 一是对于信息化建设的理念没有一个完整详细全面的认知, 这造成了思想认识方面存在着一定片面性, 因此, 思想认识不到位。二是由于基层工作文秘工作者在实践工作中, 往往存在着任务量大, 任务杂, 与信息化建设接触不多, 接触不深, 整日忙碌于各种繁杂的琐事之中, 因此, 对信息化建设存在着这样或那样的思想认知错误。三是基层部门对于信息化建设的重视程度不高, 因此, 在整体环境和氛围之中没有形成良好的社会氛围, 因此, 也影响了基层文秘工作中思想方面的误区。

(二) 信息化手段运用的欠缺

信息化手段的运用水平是信息化建设的重要表现形式, 直接体现出信息化建设的水平, 在基层文秘工作中, 很多基层秘书对于信息化手段和技术的运用存在着很大欠缺, 具体表现为对于信息化工具的认识不足, 一些秘书们简单的认为掌握信息化技术, 仅仅认为要掌握了WORD、PPT等, 就是掌握信息化技术, 这种思想意识本身就存在着很大的缺陷, 此外, 一些文秘工作者对于信息化工具掌握的程度不高, 这些都是信息化手段运用欠缺的具体表现。

(三) 基层文秘工作自我综合素质有待于提高

在实际生活中, 部分基层文秘工作者自我综合素质不高, 也影响了信息化建设的进度, 如:部分基层文秘工作者专业素养不高, 缺乏学习的精神, 心理抗压能力不足等等, 这些对于信息化建设都将造成一些消极的影响。

三、提高基层文秘人员信息化建设意识, 服务基层实践工作

(一) 提高关于信息化建设的全面认知

信息化建设对于促进基层文秘工作已越来越发挥着重要的作用, 如何更好的发挥信息化建设所具有的优势服务基层工作, 作者认为关键首先在于要提高基层文秘工作者对于信息化建设的全面认识, 信息化建设简单的理解是指利用现代信息化手段来服务本职工作, 它是一个系统性, 全面性的工程, 在信息化网络化时代下, 信息化建设不仅仅只包含简单的办公软件的运用, 还包含信息数据库、网络平台等等, 因此, 对于这个庞大的系统, 尤其是其建设的重要性和作用意义, 基层文秘工作者要有个客观感性的认识, 只有这样才能避免出现一些错误的思想。

(二) 强化信息化工具运用的技能

强化信息化工具运用的技能, 才能更好的运用信息化工具服务实际工作。作者认为关键可以从以下两个方面入手:一是外部力量, 即是基层单位要加强各种培训工作, 强化关于信息化手段运用的专业技术培训, 不断提供各种培训机会, 二是内部力量, 即是作为文秘工作者自我要加强关于信息化技术的学习力度, 这样才能更好的提高信息化工具运用的水平。

(三) 积极发挥信息化工具的效能

信息化建设的最终目的是要服务实际工作, 提高工作的效能。因此, 作者认为作为基层单位要积极发挥信息化工具的效能, 一是要加强信息化的建设, 开拓信息化建设的渠道和载体, 如:建设单位0A等。二是要发挥信息化工具的效能, 如:利用网站进行适时宣传, 利用微博进行信息的发布等等, 最大限度的发挥这些工具的作用, 这样才能不断的在实践运用中获得新的启发和灵感。

(四) 努力提高基层秘书从业人员的职业素养

秘书的职业素养不仅代表着秘书自我的形象和素质, 也是代表着单位的整体形象, 同时, 也是基层文秘工作者更好掌握信息化技术的基础。因此, 基层文秘从业人员要积极提高自我的职业素养, 一是加强自我的专业技术素养, 努力提高自我的写作水平, 公文处理水平等, 二是要提高自我的实践应对能力, 秘书工作除去文字性的工作外, 往往还要处理很多琐碎、细小的事务, 因此, 秘书工作人员的实践协调能力和应对能力十分重要, 要加强自我的实战能力的提升, 三是扩大视野, 丰富业余生活;只有努力学习, 扩大视野, 秘书人员的知识储备, 对待事情的认识水平才能提高, 同时, 秘书工作往往面对着巨大的压力, 因此, 通过丰富的业余文化生活, 可以有效的提高自我的缓压, 此外在工作中要敢于不断的对自我进行总结, 这样才能更好的提高自我的职业素养, 更好的适应信息化建设的各种要求。

摘要：本文对信息化建设对基层文秘工作的影响进行简单探讨, 对信息化建设下基层文秘工作存在的问题进行归纳, 并提出相应的建议, 对于促进基层文秘工作具有积极的实践作用和价值。

关键词：信息化建设,基层文秘,影响

参考文献

[1]张凝.浅谈信息化建设存在的困境与对策[J].信息技术, 2010.3.

浅谈文秘工作 篇11

关键词　高职院校　文秘专业　档案管理课程　应用性

高职院校以培养应用型人才为主要目标，旨在培养出具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。档案管理是高职院校文秘专业的核心课程之一，主要培养文秘人员的档案管理能力。笔者根据自己在档案管理课程教学中的实践，体会到档案管理课程教学内容与从事文秘工作实际有很大的距离，教学效果不佳。那么，档案管理课程如何进行教学才能与高职院校文秘专业的培养目标相适应呢？

1　明确教学培养目标，培养专业文秘人才

档案管理是文秘工作的重要组成部分，是文秘人员必须掌握的一项基本业务能力，科学地管理好档案，用好档案，在需要时能够迅速查阅到任意一份归档文件，可以极大地提高文秘人员的工作效率。所以，文秘专业开设档案管理课程是为了培养适应社会需要、适应就业岗位需要的合格的文秘人才，而不是专门的档案人才。然而，当前很多高职院校文秘专业开设的档案管理课程与高校档案学专业开设的档案管理课程没有太大区别，没有体现出秘书专业特色，技术能力特点不突出，与文秘工作岗位实际需求的档案管理能力有很大的差距。因此，我们必须首先结合文秘岗位工作实际，明确人才培养目标，明确教学目的和重点，研究秘书岗位所需要的档案管理工作的内容和特点，使文秘专业档案管理课程具有自己独立的特色体系，而非沿袭传统的培养档案专业人才的档案管理课程体系，应使文秘人员具备应有的档案管理知识理论和技能，具有较强的档案意识，在文件处理阶段有意识地、专业地进行前段控制，在文件归档阶段，具备立卷归档的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和档案管理程序真正交融在一起，保证档案的质量，使文档工作流程科学化、合理化，使文档实体形成一体化、管理一体化、利用一体化，实现文书工作和档案工作的完美衔接，实现档案信息资源共享。

2　与时俱进，更新教学内容，适应就业岗位需求

高职院校应选择符合当前职业教育和就业形势的新教材，近年来，虽然有一些针对职业院校文秘专业的档案管理教材出版，理论性和专业性降低了一些，也加入了技能训练环节，但基本仍是按照专业档案管理的环节编排，与文秘工作实际不符。因此，在实际教学中我们应与时俱进，及时、大胆地更新教学内容，突出文秘工作岗位中档案管理的特点，贴近文秘工作实际，围绕职业能力、办公自动化、信息化等要求选择教学内容，减少与工作实际缺少联系的理论知识，跳过与高职学生专业培养无关的章节，增加具体实际应用操作内容。比如，目前文秘专业档案管理课程教学内容主要针对党政机关，而高职院校学生的就业对象多是中小企事业单位，教学内容与学生的就业岗位现状严重脱节，无法满足社会就业的需求，因此教学内容应着重基层企事业单位文秘人员文档管理的知识和技能，适当增加企业档案、人事档案、会计档案、工程档案、设备档案等管理知识，增强教学内容的适应性。又如当前信息化时代，办公自动化及网络化已广泛应用于各个领域，已严重影响到文档管理的内容和方法，文件的形成、处理、归档、管理、利用等都发生了相应的巨大变化，而目前教材大多仍是针对传统办公环境的、纸质载体进行的，这就要求我们跟上时代发展的快速步伐，与时俱进，及时更新教学内容，增加档案管理现代化教学内容。

3　改进教学方法，激发学生兴趣，强化职业技能训练

浅谈文秘工作 篇12

一、新时代背景下高校文秘工作的解读

(一) 新时代背景下高校文秘工作的内涵。

随着社会的不断发展, 高校管理体制的不断改革, 高校各项事务之间的联系越来越紧密。最为各类事务的运转的枢纽, 高校办公室在高校的管理中发挥着至关重要的作用。高校文秘作为高校办公室的重要组成部分之一, 影响着高校的管理效率。高校办公室文秘的日常工作一般是进行文件的整理、分类以及部分文件的打印等, 但是新时代背景以及高校改革对高校文秘的工作提出了新的发展要求。要求更高的效率, 更快捷的方式以及更强的专业性。高校文秘作为高校管理层的连接枢纽, 起到越来越重要的协调作用。

(二) 新时代背景下高校文秘工作的特性。

新时代背景下的高校文秘工作应该适应新时代的发展要求、高校改革要求以及高校现代化的要求。在承袭传统文秘工作内容的同时, 高校办公室文秘工作应该具备以下几种特性:

1. 综合性。

由于高校办公室是高校管理运作的枢纽, 各个院系都要与办公室进行工作的对接, 上层领导也要通过办公室进行思想和任务的传达, 因此各类事务都与办公室息息相关。因此, 高校文秘的工作具有一定的综合性, 涉及高校管理工作的方方面面。

2. 协调性。

由于高校具有很多的专业、学院和部门, 这些管理系统都要通过办公室来进行任务和动态的传达。同时, 上层的领导部门、教育部门、党组织的各项通知和文件也是通过高校办公室来进行传达的。因此, 从高校管理系统的办公流程上可以看出, 办公室起到一个非常重要的协调作用, 来保证日常管理工作的顺利进行。所以, 高校文秘工作具有一定的协调性。

3. 服务性。

文秘工作自身就是具有服务性质的工作, 在高校办公室中, 这种性质更加被体现出来。由于高校文秘在管理工作中起到一个协调的作用, 因此可以说是要为各个院系等职能部门进行服务, 同时高校文秘还要为上级的部门和领导进行服务。所以, 高校文秘具有一定的服务性。

二、高校文秘工作的创新

(一) 提升高校文秘的素质和创新意识。

为了实现高校管理改革和高校管理现代化, 以及实现高校文秘工作的创新。提升高校办公室文秘的自身素质是十分必要的。由于高校文秘工作具有综合性、协调性和服务性, 新时代背景下的文秘工作对文秘自身的素质有着较高的要求。所以, 要提升高校文秘的自身素质。提升高校文秘的协调能力和管理能力, 树立服务意识。

可以通过定期的职业技能培训等来提升高校文秘的职业素养和专业能力, 让高校文秘在专业知识上更扎实, 补充理论知识;同时还可以邀请优秀的高校文秘来分享自己的工作经验和工作办法, 来给其他的高校文秘以启示;还要进行定期的讨论会, 来针对一些工作中遇到的较为困难的问题, 进行集中讨论和解决, 通过集思广益来总结出有效可行的方案。通过这些办法来提升高校文秘的专业素养, 帮助文秘更好的应对高校日常管理工作。

与此同时, 还要培养办公室文秘的创新意识, 培养高校文秘的创新思维。这就要求高校文秘在工作中, 时刻关注与工作相关的新动态和新的思想, 不断地挖掘和探索工作中的创新点。积极的思考和探索可以提升工作效率和高校管理效率的办法, 来实现高校文秘工作的创新。同时, 还可以通过学习一些新的知识和管理手段来培养高校文秘的创新能力。

(二) 实现文件管理电子化。

传统的高校文秘工作离不开文件的整理和管理, 繁冗复杂的纸质文件和档案不仅仅占用大量的存放空间和不易于保管, 还不方便数据、档案和文件的选取和翻阅。传统的档案管理和文件管理需要消耗一定量的人力和物力, 纯人工对应的工作模式使得这类工作的工作效率较低, 也给高校文秘带来了一定的工作负担。因此, 在新的时代背景下, 高校文秘的工作应该结合计算机技术和网络技术, 来使文件的管理和整理工作更加的便捷, 实现高校管理工作的现代化。

在进行文件的整理和管理时, 要运用计算机的数据库技术。高校文秘可以根据文件的类型和内容进行合理的分类, 记录到数据库中, 用容易存储的电子数据文件来替代纸质文档。这样既能够节省存放的空间, 查阅和查找一些需要的信息也变得更加方便, 能够避免大量文件地翻阅。通过将数据录入到数据库中, 能够更加方便地实现文件、资料、数据的内部交流与传阅, 能够有效地提升高校办公室文秘的办事效率, 减轻工作负担。

同时, 高校文秘还应该充分利用数据库、Excel等办公软件, 来对文件信息进行分类整理。根据不同年份、月份、日别来对文件和数据进行分别整理, 更加有条理的进行分类;通过院系代码, 例如经济学院的编码是00001, 来将经济学院的文件归纳到一个文件夹中, 在文件的分类中, 加入编码的分类;还可以请IT或是相关计算机工作人员, 在现有的办公软件的基础之上, 进行改进和革新, 提升资料管理系统的便捷度。这样能够形成若干个小的数据库, 再经过整理和串联形成一个完整的资料库, 通过更加详细的分类管理能够使高校的管理工作条理更加清晰, 降低了复杂度, 帮助高校文秘减轻工作负担, 减少资料混乱或是用资料无处可寻的问题。与此同时, 针对那些必须留存纸质文档的重要文件和重要通知, 应该借鉴图书馆的图书管理经验, 进行合理的摆放和整理。来加强文件讯寻找的便利度, 通过查询Excel表等, 来找到对应文件的存放位置, 提升纸质文档查找的效率。

(三) 充分利用现代信息技术。

在进行文秘工作时, 要充分地利用现代的信息技术。在进行重要信息和公告的分享时, 高校文秘应该通过运用现代通信工具, 如群发邮件、发布群公告等来进行信息的传递, 减少了信息传递的困难, 减少了人工传递信息的步骤。高校文秘不再需要每个办公室发放相应的网纸质公告, 减少了工作量, 提升了工作效率。利用聊天工具和邮箱等辅助文秘的工作还能够进一步的实现高校管理工作的现代化, 使整个管理工作变得更有条理, 简化程序。

在进行内部资料和文件的共享时, 高校文秘还可以利用现代的云技术, 实现云共享, 将文件和数据进行云共享能够进一步的提升文件的隐秘性, 保证文件的安全性, 还能进一步提升重要信息和文件的内部传递效率。这样还能够进一步的提升整个高校管理机制的办事效率, 有需要的人可以通过云盘等数据信息存储工具来自行查阅相关的资料和文件, 不需要再次咨询办公室文秘, 简化了固有的办事程序, 提升了办公室的办事效率。

同时, 在进行工作汇报的时候, 也可以借用现代的信息技术来提升工作成果的汇报效率。可以使用PPT等办公软件对工作汇报的内容进行整理和展示, 让领导更加清楚和明白的了解高校近期的动态等。在汇报完毕之后还可以通过云等共享工具将文件进行共享, 方便其他同事的查阅。在进行宣传和通知工作时也可以通过数字渠道来提升工作效率, 可以建立高效办公室的微信公众号以及微博号等, 对最近的信息和动态进行推送, 实现宣传工作和通知工作的数字化。

三、总结

文章简要介绍和分析了高校办公室文秘工作的内涵和工作的特性, 并解释了新时代背景和高校改革对文秘工作新的发展要求。结合新要求和新发展, 文章分析并提出了新时代背景下高校文秘工作的创新办法, 来帮助高校文秘实现创新, 提升自身素质和工作效率, 进而加快高校管理的现代化建设。

参考文献

[1]李虹燕, 周晓辉.浅谈新形势下高校文秘工作的坚守与创新[J].文教资料, 2015 (27) :102-103.

[2]李虹燕, 王博.微时代高校文秘工作的嬗变[J].高教学刊, 2016 (02) :134-135.

[3]林燕婷.办公自动化在高校文秘工作中的应用[J].科技展望, 2016 (23) :344.