中外档案工作（精选6篇）
中外档案工作 篇1
档案展览是档案工作面向社会提供档案利用服务的重要途径之一, 各国的档案展览工作受各方面因素影响各具特色。由于各国国情不同, 制度、经济、文化、技术等存在差异, 受多方面因素的综合作用, 各国的档案展览工作都形成了一些自身的特点, 通过比较借鉴, 对我国档案展览工作的发展有着良好的促进作用。
一、中外档案展览比较分析
1. 发展概况。
外国档案展览工作起步早, 规模大, 社会认可和接受程度高。外国档案馆规范的档案展览工作起步是较早的。早在1950年, 法国巴黎举行的第一届国际档案大会上, “档案与学校”就被定为议题之一。同年, 法国国家档案馆设立了教育处。从1952年起, 这样的部门在法国各省档案机构也相继设立, 主要向学校提供历史教学示范性服务。到1969年, 在96个省中, 已有50个建立了教育处, 每周平均为700名学生提供26个课题时, 在某些省份, 接待人数高达20 000人次。我国档案展览工作发展的阶段性较为明显。档案展览初创期是从新中国成立到20世纪60年代中期, 这一时期具有鲜明的时代特征, 政治色彩浓厚, 体现着档案工作为行政机关团体服务的特征。同时, 档案展览多为内部展览, 参观者多为国家机关工作人员。1966~1976年“文化大革命”时期是我国档案展览工作的停滞期。20世纪80~90年代, 我国档案展览工作进入发展期。以档案史料展览为主, 并开始同外国互办档案展览进行交流。20世纪90年代末至今, 档案展览在内容、形式、管理理念上都有了较大的飞跃, 进入了繁荣期。现代化信息技术被引用到展览工作中, 网上档案展览等为档案展览工作增添了生机活力;各省市级档案部门也积极参与到展览工作中, 规模和层次得以扩大和加深。
2. 档案展览的实施模式。
(1) 档案展览的展品。多数国家和地区在举办档案展览时, 比较倾向用复制件, 这有着其自身的合理性和安全性。然而一些国家的档案部门也倾向于在保护措施周密和科学的前提下, 在展览中使用档案原件, 这以加拿大、美国最具代表性。加拿大对每一件展品都设计制定了严格的保护措施, 展品不重数量而重质量, 不求多而求珍贵, 展室不大但设计典雅厚重, 每件展品都被精心放置在单独的玻璃展柜中, 灯光柔和适度, 适宜档案原件的保护。美国国家档案馆利用特制的惰性气体展柜陈列档案, 平时, 将档案连同展柜存放在地下保险库内;开展时, 使用电子升降术将展柜及展品送到展厅;闭馆时, 再送回地下保险库。开展期间, 会安排一定数量的警察在展厅维持秩序, 参观者只可观看档案文献, 不可拍照, 警察会对违规行为进行干预、制止。我国档案馆尚不具备这些条件, 为确保档案原件的安全, 陈列展览一般只用复制件。 (2) 展览地点和时长。外国档案展览地点较为开放、灵活。美国国家档案馆坐落于华盛顿市宾夕法尼亚大道, 交通便捷, 且不设围墙, 其大门可直接向大众敞开, 凡在每天的开馆时间, 许多美国人都能自由地进入展厅参观。此外, 加拿大、莫斯科的档案馆协会还在城市街头、交通要道、商贸中心举办了档案展览。近年来, 欧美许多国家一些大的档案馆还设计了一些完备的永久性展厅让来访者和利用者参观。我国的档案馆大多在党政机关大院深处或办公大楼内, 展览持续时间一般都不长, 难以收到预期效果。但近几年来, 我国档案展览也开始向更贴近群众的开放空间的探索。 (3) 展览形式。中外档案展览形式共有的类型有:临时展览、独立举办展览、联合举办展览、专题展览、综合展览、网上展览等。总体来说类型差别不大。
二、做好档案展览工作的建议
1. 加大对档案展览提供展品安全保障的力度。
利用档案复制件进行展览虽然有着自身的合理性和安全性, 但从档案原始记录性这一根本属性和价值来说, 原件在展览中对参观者带来的体验效果以及对档案展览重要性的体现是复制件无法比拟的。参考外国的经验, 我国档案工作应加大对档案保护技术的研究和创新, 制订清晰明确的展览参观者守则, 并在展览现场同有关安全部门合作, 设置警察等工作人员进行安全协助, 为原件参展打造一个安全的环境基础。
2. 结合自身特色进行对永久性档案展览的建设。
综观我国档案资源, 存在不少具有长期接待参观者、进行永久展览的档案资源, 如党史教育、我国三农档案等主题, 均可在北京、上海、广州等交通通达度高、人口密集、人口流量大的地区建设永久性的档案展厅和相关主题展览, 为相关主题进行社会教育和交流的长期性、系统性提供条件。
3. 加深对档案展览作用和意义的认识。
对档案展览的作用和意义, 相关部门和工作人员应当加深对其社会教育作用的认识并加强相关方面的践行工作。要在展览主题选定、展览讲解方式和内容、同中小学和社区的联系紧密度等方面下功夫。充分利用档案资源的真实性和历史性, 对教育往往可以起到事半功倍的辅助效果。
4. 充分借助相关法律和制度促进档案展览良好发展。
在各种保障方法和措施中, 法律和制度是最有利的途径。我国档案工作在制定相关法律法规和工作制度时, 可根据实际情况, 将档案展览工作相关内容涵盖进条例, 通过明确、详细、系统的规定, 让档案工作者充分意识到档案展览工作是自己本职工作的基本内容之一, 并适当结合奖惩制, 为我国档案展览工作良好发展提供有力的支持和保障。
参考文献
[1] .姜之茂.外国档案展览的理论和时间[J].档案学通, 2000.3
[2] .王月娥.中美档案馆社会教育活动比较研究[J].中档案, 2003.6
对中外档案工作社会化的比较分析 篇2
一、传统档案管理方式向现代档案社会化服务模式转变的先决条件是档案工作理念的转变
众所周知, 先进的文化代替落后的文化是历史发展的必然, 档案工作理念也经历了从传统保守向现代开放的转变过程。在过去相当长的时间内, 不少档案工作者认为, 做好档案工作就是要尽最大可能去保存好档案资料, 其认识停留在“收藏与保管”阶段, 这就使得档案的社会化服务似乎成了档案部门的内部事务。随着经济与社会的发展, 信息资源已经成为了一种重要的战略性资源, 社会各界对档案利用的需求大增, 迫切需要档案社会化的理念与时俱进。
1.社会档案意识的高低是评价一个国家、一个地区文明程度的标志之一。档案的服务社会意识是档案价值存在和档案工作发展的基础, 档案界有学者把档案的服务社会意识归纳为四个方面:确定档案资料为重要的信息资源;将档案资源视为文化遗产之一;公民有合法利用档案的权利;公民有依法保护档案的义务[1]15。在西方国家, 政府提升公民的档案意识的一些做法是有借鉴意义的。英国原本档案工作也很传统、保守, 后在发现档案的重要价值之后, 采取了吸引赞助和基金, 成立“图书馆、博物馆、档案馆理事会”, 开展“档案意识提升运动”等多种形式, 吸引普通民众了解档案、利用档案, 取得了巨大的成功[2]66。美国全民的民主意识很强, 明白档案信息的价值, 对档案利用的意识普遍很强, “绝大多数美国人认为, 档案如果不积极地予以利用, 就失去了存在的意义与活力, 利用档案解决各自工作、学习和生活中的问题已成为众多美国公民的自觉行动”[3]18。美国国会通过的《信息自由法案》就是为了保障国民能有充分的权利利用档案信息, 在《美国公民运用<信息自由法案>指南》更是提供了非常具体的实施细则。
在我国, 仍有些地区或部门的档案人员观念比较保守, 加之法律不够完善及在区域发展上的不平衡等诸因素, 使得档案利用意识与利用水平相对较低, 造成档案利用社会化推进乏力。
2.中外档案管理机构的性质与功能定位上存在一定的差异。欧美国家普遍都把档案馆确定为重要的信息传播机构, 如美国总统图书馆就属于国家档案馆的一部分, 其职能不仅在收藏和保存档案资料, 更重要的是根据各类用户不同的需求开放和提供档案。不少国家都是首先通过立法确立档案的性质和档案管理的职能, 确保公民有利用档案的充分权利, 再通过服务方式的优化给予公民利用档案的便利和自由。美国就规定, 年满16周岁的公民, 只要持有身份证, 就可利用已开放的档案。英国、法国等欧洲国家规定凡是不涉及公民个人隐私或国家安全的档案都应开放, 尽可能向公众提供利用。
我国的档案管理实行“统一集中”的管理模式, 由国家档案局、中央档案馆负责统一领导全国的档案工作。档案馆的服务对象也主要是围绕政府及其部门的工作, 档案馆被人为地“内部化”、“仓库化”, 远离了公众的视线, 造成档案工作社会化利用水平难以提升。
二、档案工作社会化必须通过档案工作方式的创新得以实现
提升档案利用社会化水平, 离不开创新档案工作方式, 只有用更科学、便利和人性化的服务方式, 激发社会公众了解和利用档案的兴趣和热情, 推动档案社会化进程。了解国外的开放利用方式, 将有助于提供借鉴和开拓创新思路。
1. 在开发利用方式上的创新。
美国最珍贵的三份历史文献《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》是陈列在国家档案馆设立的永久性档案展厅内的, 使无数的公众在参观中, 了解历史了解美国, 具有爱国主义教育基地的性质。法国档案馆内专门设有学生教育服务处, 配合历史课教学大纲, 用档案的形式进行法国历史教育。此外, 还非常重视举办各类演讲、档案研讨会等形式向公众展示馆藏档案信息, 力求通过新颖、贴近生活的活动形式, 让公众在享受知识乐趣的同时, 领略到档案的深厚魅力, 进而从内心激起珍视档案及利用档案的兴趣。
在档案开发利用方式的探索方面, 我国也有不少自己的特色, 比如定期向社会公布馆藏、提供档案编研资料给公众利用等。但是, 在档案开发利用方式缺乏多样性, 尤其是更能贴近公众生活的方式还是很不够的, 缺乏现代元素和新鲜感、趣味性, 难以激起公众的档案利用兴趣, 如果能采用更加灵活多变的形式, 大力度地推进档案工作的社会化, 档案的价值就能更充分地被体现出来。
2. 在开放时间上提供更好服务。
根据美国《情报自由法》, 政府机构的机密档案要不断加快开放期限, 封闭期从50年降到30年后又规定期满20年的机密文件进行解密检查, 能开放的要开放;对确实不能开放的到30年就自动解密向公众开放。同时, 为了适应互联网时代人们利用档案的需求, 实行更加合理的档案馆开放时间, 主要就是实行每周开馆六天和电子档案馆“24小时不闭馆”制度。这些制度的制定和实施, 与现代社会节奏加快和信息需求的急增相适应, 也方便公众利用档案的时间特点, 使档案的利用无论在人数上还是次数上都有很大的提高, 这与推进档案利用社会化工作形成了一个良性的循环。
结合国内档案在开放时间方面的情况来看, 政府机构的机密档案解密开放有明确的规定, 然而, 即使是到期的机密档案一般档案部门也不去进行解密检查, 以避免可能的责任。而档案利用社会化程度较低, 又使档案的社会影响力微弱, 利用档案的人次和数量都处于一个较低的水平, 因此, 延长开放时间的需求并不迫切, 然而对于一些有应急利用的公众来说, 开馆的时间太短, 也会带来很大的不便, 要扩大档案在社会上的影响力, 就需要有能够提供及时服务的机制, 制定出确实有效的措施。
3. 在工作内容上的创新。
欧美国家档案馆工作重点是突出档案的利用和服务, 对于档案文献的整理没有严格的要求, 编研工作主要也是留给历史工作者及相关研究专家去做, 档案人员只是从中协助。在我国, 各类档案人员档案整理要遵守一整套严密的程序, 当然有利的方面是有助于档案的标准化管理和今后的检索利用服务, 但不利的方面是确实可能对档案产生了一定的破坏。国外的做法不仅仅是档案法律法规的规定, 其目的也是想体现了档案工作中如何体现“以人为本”和“对用户友好”的原则。从根本上讲, 如果档案的社会化利用水平不能得以提升, 而把大量的富贵时间用在档案整理、保护上, 不仅造成巨大的资源浪费, 也会违背档案工作的最终目的。
三、以新技术的合理运用为契机快速推行档案社会化
随着高新科技的快速发展, 档案部门也大量地使用缩微技术、多媒体技术、网络技术及现代通信技术, 这种新技术带来的变化为档案的社会化利用提供了一个十分难得的机会。
目前, 在美国、英国等西方发达国家, 已经普遍运用了各种新技术来管理和利用档案。比如美国档案馆向公民提供档案的缩微胶卷、电子扫描件或复印件, 从而避免了档案原件使用中可能的危险。再者, 西方国家发达的信息高速公路建设, 为实现档案的网络共享提供了现实可能。现在一般的公共档案馆以及专门档案馆都建立了自己风格各异的网站, 公众可以在其网站上进行查档、检索浏览或者是远程传送等功能, 而且, 在一些大的档案馆之间还实现了不同馆际之间的信息共享及档案互调。我国近几年数字档案馆建设也发展迅速, 国家档案局在2010年发布了《数字档案馆建设指南》, 这是对国内的数字档案馆建设的总体性的指导意见, 尽管由于技术、资金等方面的原因, 当前的档案网络化、数字化建设情况还不理想, 地区间发展水平还很不均衡, 但这个发展趋势已被大家所认同。
在新的时代发展背景下, 运用高新技术于档案社会化应是大势所趋。从国内档案管理的现状来看, 高、精、尖的设备及技术必然要求有大量的资金和技术人员, 考虑档案工作在地区之间发展的不平衡, 想要在短期内全面、快速推行确有一定困难, 馆际合作是一种推进档案利用在更广范围得以利用的十分有效的方式, 可以是通过同地区的多个专业档案馆联合组网, 也可以是发达地区档案馆与欠发达地区档案馆或是不同等级之间的结对组网的方式, 使有限资源能在最大范围内得以均衡利用, 发挥新技术的最大能力和档案的最大价值。
总之, 通过与国外档案利用社会化的比较, 发现不同以及差距, 包括我国的档案工作社会化的自身特点及已经取得了较快的进步, 也存在由于观念滞后、法律不健, 以及资金技术等方面的制约, 与欧美等发达国家之间还存在的差距, 更有助于我们寻找合适的路径, 恰当的方式, 加快档案利用社会化的进程, 使档案在社会化的利用中发挥其最大价值。
摘要：针对目前中国档案社会化的现状, 进行了中外档案工作社会化的对比分析, 重点论述了档案意识的转变, 工作方式的创新以及现代技术如何合理运用到档案社会化利用中, 对于推进我国档案工作社会化进程具有创新性的探索意义。
关键词：中外档案工作,比较分析,档案利用,创新方式
参考文献
[1]林真.现代档案意识的四种表现[J].兰台世界, 2001 (10) .
[2]颜川梅.英国“档案意识提升运动”的启示[J].中国档案, 2007 (10) .
中外高校档案网站的对比分析 篇3
一、研究方法
笔者于2012年7月16日至18日浏览了北京大学和哈佛大学两所高校档案网站, 对比分析两校的内容设置、检索工具和形式并根据体验结果总结该网站对我国高校档案网站建设的启示。
二、比较分析
1. 内容模块比较分析。
高校档案网站上内容的设置大体上可以分为三大类:一类侧重于宣传介绍, 用图片、文字、音频等方式向访问者展示高校的历史、现状、档案馆基本概况、馆藏珍品等等。一类侧重于交流与链接等服务, 通过留言、下载服务、友情链接等方式加强与用户互动, 方便用户使用的同时了解用户信息需求。一类侧重于满足用户档案信息查询的需求, 使用户的查询不受地域和时间的限制, 根据高校档案网站发展宗旨这部分应当是档案网站内容的主体。北京大学档案网站[1]首页主要有:专栏、档案馆概况、档案展览、历史图集、工作动态、本馆简介、工作简报、下载专区、我要留言、网站导航, 共计10个类目, 其中有70%属于宣传介绍的性质, 服务内容很少, 剩下30%属于交流服务性质且不支持互动功能, 更新速度方面也不尽如人意。哈佛大学档案网站[2]首页主要有:所拥有的档案、进入和使用、在线资源、捐赠和借阅档案、所属院系档案、在线展厅、关于我们、研究信息、特色档案, 共计9个类目, 其中约22%属于宣传介绍性质, 约67%属于查询档案服务功能, 约11%属于交流服务性质, 且77%的类目都支持互动交流功能, 更新速度也比较快。笔者继续访问各级类目的内容, 发现差别愈加明显。北京大学档案网站信息容量小、服务项目少。在上述类目中, “我要留言”栏目是不能使用的;工作简报停留在2002年, 而且其中提供的三份文件均不能打开;基本的“常见问题解答”栏目未曾在首页出现。二级类目“网上档案馆”中提供了12所高校的档案网站的简介及链接, 在笔者访问期间只有3所高校的档案网站可以正常链接, 即只有25%的高校档案网站链接成功率, 11所各省市的档案网站的简介及链接, 其中有6个省市的档案馆可以正常链接, 4个省市的档案馆网页无法打开, 1个链接错误, 链接成功率勉强过半。“国家档案局、档案专业教育及专业刊物”的栏目中, 只有国家档案局和中国人民大学档案学院两个链接, “国外部分档案机构”栏目中没有提供任何相应的链接, 最后一栏中“档案工作网站”提供3个档案工作网站的链接, 还只有两个是可以使用的。三级类目“馆藏简介”为空。作为学术交流的平台———“兰台论坛”最新更新日期停留在2005年5月份, 已基本丧失存在的价值。上述的栏目设置和实际发挥的作用相对比实有“华而不实”的嫌疑。虽然该网站以宣传介绍为重点, 但其水平也不尽如人意。网站内宣传介绍性的图片较多, 但没有提供关于图片缩放、翻转等功能, 而且缺少详细的文字说明, 使得图片仅仅是图片, 难以引人进入更深层次的思考。作为国内一流的百年名校可以作出一个充满历史特色档案栏目, 使人过目难忘, 遗憾的是该网站仅仅是简单地罗列些不同时期的档案图片, 没有进行深度加工形成自己的特色栏目。相反, 哈佛大学档案网站馆藏信息丰富充实, 服务项目多种多样。哈佛大学档案网站不但拥有丰富的学术档案信息、行政档案信息, 还特意针对历史档案形成一个类目作为自己的特色档案放在首页。该栏目收录了1905—1913年黑人学生在哈佛的档案信息、哈佛大学为“二战”复员战士提供教育和职业培训以及《退伍军人管理指导手册 (传单) 》等相关档案信息。在宣传介绍方面, 该网站用155个故事介绍了哈佛的历史, 罗列了历任校长的演讲和学术成就并附有图书馆的链接来进行更详细的说明。在服务方面, 哈佛大学档案网站以“满足用户查询档案信息的需求”为第一原则体现在各级类目之中。例如:在首页FAQ (常见问题解答) 中列出了13个常见问题, 并进行了分类。在“关于我们”的二级类目中, 直接列出了“查询档案”这一栏, 并着重标出, 避免用户初次访问网站面对众多信息不知所措的局面, 同时也方便用户迅速、准确地查找所需档案信息。用户还可以在来馆查找前的5个工作日内, 通过e-mail告知档案馆所需的档案材料, 以便档案馆提供更准确、更全面的材料。对于图片该档案网站提供了缩放、翻转尺寸和局部聚集功能。
2. 检索工具的比较分析。
北京大学档案馆的检索工具主要集中在“网络导航”这个栏目中, 可以为用户提供站内检索 (即本校内各部门的网站链接) 如:教务处、研究生院、北大论坛等。站外检索如:百度、谷歌、新浪等搜索引擎。以及常见站点的链接, 如:中国教育科研网、中国国家图书馆、新华网。总体来说链接的站点数目较多且速度较快, 为用户提供多渠道的检索方式, 但没有涉及使用频率较高的学术性档案信息查询和学生档案去向查询。哈佛大学的检索工具十分丰富, 网站提供了站内检索、站外检索、复合式检索 (是站内检索的延伸, 可以提供本专业领域内其他档案网站后台数据库的信息查询) 、寻找图像档案信息的VIA (Visual Information Access) 可视信息通道检索系统和关于检索工具介绍的OASIS (Online Archives Search Information System) 在线档案检索信息系统以及全文检索EAD系统等多种检索工具。在这里需要着重介绍档案信息全文检索系统———EAD (Encoded Archival Description) , 相对于全文检索来说, 目前普遍使用的目录检索, 只能检索到文件的提名、档号和起止时间, 告诉用户全宗、案卷在哪个库房, 最终仍需用户亲自来馆查阅而全文检索则不同, 通过实施EAD可对档案文献进行从全宗到类别、再由类别到案卷、再由案卷到文件从总到分的检索, 使用户足不出户地查询到全宗完整的信息, 不再是充当利用中介, 具有质的改变[3]28, 这是我国高校档案网站建设亟待学习的技术。检索工具的主要作用在于帮助用户找出所需要的档案。相比较之下, 北京大学档案网站的检索工具侧重的是链接, 偏离了检索工具的主要用途, 而哈佛大学档案网站的检索系统才真正体现了检索工具的作用。
3. 网站形式的比较分析:
(1) 域名比较。北京大学档案网站使用的是独立的域名, 在百度、谷歌等专业搜索引擎上可以直接搜到, 有利于用户使用和扩大该网站的知名度。哈佛大学档案网站使用的是依附于哈佛图书馆的二级域名, 也就是说在专业搜索引擎中是难以直接搜到的, 必须打开图书馆网站的网页从中才能链接到档案馆网页。虽然这样更有利于档案网站和图书馆网站的链接, 但是, 给用户查找该网址带来了颇多的不便, 也不利于扩大网站的知名度。 (2) 整体结构的比较。北京大学档案网站整体结构清晰合理, 一级类目数量适宜, 视觉上色彩和图片的选用凸显了历史的厚重感和较强的知识氛围和文化气息。这也是该网站做得最好的一部分。哈佛大学档案网站首页布局合理, 层次清楚, 结构清晰, 左边是整个网站的基本结构, 右边是有关展览和开放时间的提示。颜色和图片的选用带有强烈的历史色彩, 彰显了档案网站的特色, 在整体结构方面与北京大学档案网站不相上下。
三、哈佛大学档案网站对我国高校档案网站建设的启示
1. 树立正确的高校档案网站功能定位。
高校档案网站的定位决定网站内容、结构、形式构建的方向, 它是高校档案网站发展的灵魂。档案网站存在的根本价值在于通过网络档案满足用户的档案信息需求, 如果高校档案网站建设伊始就将其定位为“宣传—展示型”, 其内容必多为法规宣传、馆藏珍品、校园风采等展示性信息, 用户只能被动地接受有限的单向信息, 粗略地了解档案馆和该校的相关内容, 根本起不到详细查询档案, 解决具体问题的作用。将高校档案网站的定位从“宣传—展示型”转变为“互动—服务型”, 将满足用户档案信息查询需求作为主要任务才是高校档案网站发展的正确定位。
2. 丰富高校档案网站信息容量。
如果说定位是高校档案网站发展的灵魂, 那么内容就是它发展的基础。只有内容丰富充实才能谈得上优化检索工具, 提高服务水平, 满足用户档案信息需求。因此应当将丰富档案网站数据库作为发展高校档案网站的重点。丰富档案信息容量包括数量和种类两方面。数量上, 要大力开展馆藏数字化建设, 加快档案全文信息上网工作的步伐, 并将已经数字化的档案馆藏资源及时上传更新, 充实在线的档案数据库。作为高校档案网站, 种类上不仅限于学术档案信息, 还应当包括行政性档案信息、历史档案信息, 以满足用户多角度的档案信息需求。
3. 优化高校档案网站检索工具。
档案检索工具是高校档案网站发展的关键。内容充实重在“有”用户需要的档案, 检索工具的任务则重在“找”出该档案。根据调查显示, 当用户登录一个新的网站时, 如果在一开始不能很快地寻找到他所需要的信息, 则50%的用户将会立刻离开网站, 其中, 60%将不再光顾这个网站。因此, 为用户提供一个“快速、准确、全面”的档案信息检索服务对于完善高校档案网站建设而言至关重要。鉴于用户不同的档案信息查找需求, 还应当提供多种类的检索工具, 网站检索工具种类的多少也代表了该网站所能提供的检索能力的大小。同时还要注意检索结果输出的方式, 尽量采取用户熟悉的方式如:PDF、Word等形式方便用户下载。针对第一次使用检索工具的用户, 网站还应当提供检索实例进行引导, 避免用户因为不熟悉检索工具而不能满足档案信息需求。
4. 增强高校档案网站与用户的交流功能。
满足用户档案信息需求是高校档案网站发展的目标, 与用户交流互动则是了解用户需求的主要途径。而我国高校档案网站大都侧重宣传介绍, 很少主动去了解用户真正需要什么, 使用户与高校档案网站的距离越来越远。因此, 增强与用户交流功能是完善高校档案网站建设的重要组成部分。为此, 在最基本的“联系我们”、“常见问题”解答之外, 高校档案网站可以提高服务的专指性, 加强与用户的交流。例如:提供毕业生电子照、毕业生档案去向查询、针对出国留学学生的中英文成绩单、人才交流中心的联系电话和地址等等。
综上, 高校档案网站的发展, 正确的定位是灵魂, 充实的档案信息量为基础, 丰富的检索工具是关键, 加强与用户交流则是了解用户需求的主要途径, 四者相互配合, 才能切实履行好高校档案网站的职能。
摘要：本文通过哈佛大学档案网站与北京大学档案网站对比, 总结哈佛大学档案网站的优势, 归纳其对我国高校档案网站建设的几点启示, 以期完善我国高校档案网站建设。
关键词：北京大学档案网站,哈佛大学档案网站,对比分析
参考文献
[1]北京大学档案网站的网址:http://www.dag.pku.edu.cn/
[2]哈佛大学档案网站的网址:http://hul.harvard.edu/huarc/
[3]陈勇, 龚艳萍.中美档案网站建设比较研究[J].档案与建设, 2009 (10) .
中外电子档案管理理念述略 篇4
一、电子文件“生命周期理论”以及“前端控制理念”
电子文件“生命周期理论”, 是指从文件产生或形成, 经过作为履行组织职能的工具进行工作和活动的阶段, 直到“现实效用”消失, 或者使用目的已达到, 将其销毁, 或者因其具有长久保存的价值, 而把它们划归档案, 赋予新使命的整个周期。主要分为形成、利用与维护、处置和档案管理四个阶段。
面对电子档案的特殊性, 档案学界在“文件生命周期理论”的基础上提出了“电子文件生命周期理论”。诺加雷在论及信息技术对档案工作的冲击时提出:“档案工作者需要重新思考文件生命周期中进行干预的时机, 甚至重新思量这种生命周期本身”。诺加雷之问, 也就是“在电子文件生命周期中, 档案工作应该何时介入?”成为档案学界亟待解决的问题。
上世纪80年代初期, 不少研究者认为, 档案工作应该更加侧重于信息的转移、传播和开发, 而不仅仅局限于信息的储存, 这就要求在电子文件形成时就得第一时间介入。后来, 这种控制信息生成源头的思想获得了很多研究者的支持。实践也表明, 为确保电子文件持久性和对电子文件生成环境的必要了解, 在电子文件生成之前就对其进行管理是非常有必要的。《电子文件管理指南》将“介入时机”选择在档案的设计阶段, 主张“在档案形成前采取行动”, 坚持“提早干预”理念。这种控制信息生成源头的思想也就是“前端控制”理念, 具体来说, 就是“档案管理工作要提前介入档案的生成、运行和归档管理, 建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式, 进而形成一个严密完整的电子档案原始性真实性保障体系。”它强调从信息系统源头着手, 在档案的设计阶段就考虑保存的要求, 并把可能预先设定的功能纳入系统之内。
二、文件连续体理论和全程管理理念
信息技术革命对档案管理工作产生了巨大影响, 在文件生命周期理论的基础上, 文件连续体理论应运而生, 它是社会学和档案学两大学科相结合的产物。其思想萌芽于澳大利亚学者麦克莱恩;加拿大学者阿瑟顿在1985年明确提出“连续体”概念, 他认为, 档案文件的各个阶段是有机关联而不是相互割裂的;后来, 澳大利亚学者厄普沃德将Dimension (维度) 引入文件连续体理论, 从而使理论逐渐成熟, 厄普沃德认为, 档案文件的运动是多维度的, 我们可以从“文件的形成”、“文件的捕获”、“文件组织”和“社会集体记忆的聚合”等四个维度来理解文件的生命周期。依据“文件连续体理论”, 文件生成之初就同时具有多重价值且处于不同的价值实现时空, 其生命周期中, 档案与文件是连续运动的整体, 没有明显的界线。
全程管理, 是指“电子文件从生成到保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理”, 即从文件生成之初就介入控制, 将“形成”、“收集”和“保管”等环节有机链接, 依据统一标准进行业务流程重组, 进而做到“文件流程”和“业务流程”的有机融合。进而, 将电子档案及时安全地移交到数字档案馆。全程管理也是全面管理、过程管理与系统管理的有机融合。全面管理, 是指“电子档案管理的流程、体制、目标形成一个完整的体系”;系统管理, 是指“电子档案生命周期各阶段的管理活动和管理要素整合, 充分利用各种资源, 追求系统软硬件资源和信息资源的最大共享和最佳效益”;过程管理, 是指“对电子档案生命周期的运转过程监管和控制”。
三、我国电子档案管理理念
基于档案管理实际, 我国档案管理实践中更多地奉行“纸质档案与电子档案的整合管理理念”, 也就是, 针对“电子档案”与“纸质档案”的不同特点, 在管理中实现“电子档案”与“纸质档案”一一对应。该理念要求对纸质档案和电子档案实行统一管理, 将电子档案和纸质档案纳入统一的管理流程、同一的档案管理系统由专职人员进行统一管理, 并对纸质档案和电子档案资源进行综合开发利用。这种理念认为, 电子档案与纸质档案各有优缺点, 两者之间可以取长补短。
四、国外电子档案管理理念对我国的借鉴意义
1. 前端控制和全程管理有利于电子档案的真实性。
从电子档案运转的全程进行设计, 在“形成”和“维护阶段”开始实施监控、鉴定价值, 因而需要对电子档案加注归档标识, 从而避免文件被修改或删除。从而减少文件损坏、泄密等事件的发生概率, 提高档案管理效率。
2. 前端控制和全程管理有利于电子档案的安全性。
电子档案的形成经过多个环节, 随时都可能被更改或删除, 但是前端控制和全程管理理念要求, 在电子档案处于“形成阶段”或“设计阶段”时就应该明确其“采集时间和方式”、“保存价值”和“归档范围”等事项, 这极大提高了电子档案的安全性。
3. 前端控制和全程管理有利于电子档案利用时的安全和便利。
国外先进理念认为, 在电子档案“形成阶段”或“设计阶段”时就应该设计好相关技术指标, 例如密级、记录方式、记录载体和使用权限等, 这些措施利于电子档案利用时的安全和便利。
参考文献
[1] .李铭.档案化管理前端控制和全程管理的核心[J].浙江档案, 2005.11
中外档案事业管理体制比较与研究 篇5
关键词：集中式,分散式
档案事业管理体制是指一个国家管理本国全部档案和档案工作的方式和组织制度, 包括各类档案机构的设置、隶属管理、权限划分等。管理体制在中央集权制国家中体现着国家档案事业行政管理机关与各级档案机构间的关系, 而在联邦制国家中则体现各类档案机构间的关系。目前, 各国间的档案事业管理体制主要存在着两种形式:一是集中式;二是分散式。集中式主要指地方档案机构受中央档案机构的领导或监督, 其各级档案机构是由国家通过行政手段或法律手段设立的;档案事业行政管理机构是全国档案工作的业务指导中心, 按法定的权利对档案机构的工作进行指导和监督。集中式主要有俄罗斯型、法国型、北欧型和中国型。分散式主要是指国家不设立档案事业行政管理机关, 对档案和档案工作实行中央和地方分权管理原则。中央级的国家档案馆只负责管理中央或联邦政府机关的档案及历史档案, 无权过问地方档案事务。用于分散式管理的国家主要有美国、英国、前南斯拉夫和瑞士。
一、集中式模式下中国与外国档案事业管理体制比较
集中式档案管理体制中, 中国和俄罗斯均是层次型管理体制, 法国是单一型管理体制, 所以本文主要拿中国同俄罗斯和法国作比较来说明同是集中式管理体制, 不同国家之间仍然各不相同。
1. 中国与俄罗斯的比较。
我国实行党政档案统一领导, 分级、分专业管理原则指导下的集中式档案管理体制。国家用法律手段在中央和地方各级政府下设档案事业行政管理部门, 形成一个完整的有层次结构的档案事业行政管理系统, 负责统领党和国家的档案事业建设, 分级管理和指导各级各类档案馆的工作以及档案教育和档案科研, 在全国范围内形成一个实行党政档案和档案工作集中、统一管理的档案专业系统。我国下设的档案机构主要有:国家档案局;各级档案行政管理机关。
俄罗斯的档案管理体制基本沿袭了前苏联的模式, 即实行党政工作分开的集中统一管理原则, 对档案文件实行由各级档案馆集中管理的体制。其档案机构有: (1) 俄罗斯国家档案局, 负责掌管俄罗斯联邦档案全宗, 制订档案法规及发展规划。 (2) 各共和国、边组区、州、自治州、自治区、市和区的档案事业行政管理机关。它们是二级档案事业行政管理机关, 业务上受国家档案局领导。 (3) 各级国家档案馆和文件中心, 它们是俄罗斯联邦档案事业的主体。 (4) 档案科研机关, 它们是从事档案学理论与技术研究的机构。
通过对上述两国档案管理体制的比较, 我们不难看出, 中国和俄罗斯都是在中央和地方各级政府下设立等级制档案行政管理机关, 即都是在统一领导、分级管理的原则下形成有层次的行政管理体系, 分级管理掌管中央和地方的档案事业建设, 使得档案管理结构更加组织化、有序化。同时, 两国的下设档案机构也大致相同, 都是在中央设立国家档案局, 统领全国档案事务, 在地方设立档案行政管理机关, 对各省、市等进行档案行政管理并受上级档案局的领导。俄罗斯和中国虽都属于层次型管理体制, 但最大的差异就是俄罗斯是党政工作分开管理, 而中国是党政合一、统一领导。因此在档案的集中程度上我国高于俄罗斯。其次, 俄罗斯建有文件中心, 并且数量和质量上也都达到了一定规模, 而中国则不存在这种说法。
2. 中国与法国的比较。
法国的集中式档案管理体制是于1794年6月25日颁布的《档案法》即著名的樯月7日《档案法》确立的。1884年法国政府颁布了一项法令, 决定在教育部成立档案管理局, 统一管理全国的档案工作, 而法国国家档案馆则成为法国档案局的直属机构。法国档案管理局的隶属类系也几经变化, 现为文化部直属局。法国的档案管理体制是只在中央设立一个档案事业行政管理中心, 即档案局, 统一掌管全国的公共档案, 规划国家档案事业建设, 领导和监督中央和地方国家档案馆工作。通过对法国档案管理体制的简单描述, 我们可以得出, 中国和法国的档案管理体制的相同点主要在于他们同是集中式, 他们在中央都设有国家级档案行政管理机关, 并且都是通过行政手段和法律手段对下设的各级档案部门进行指导和监督。两者的不同点主要有以下两点。 (1) 中国属于层次型管理体制, 在中央设立国家档案局, 在地方设立各级档案行政管理机关。法国属于单一型管理体制, 只在首都设立国家档案局, 在地方不设立档案行政管理机关。 (2) 我国档案局隶属国务院, 是政府和党委的直属机关。法国档案局则隶属于文化部, 是部级直属机关。因此, 中国和法国档案局相比, 具有更高的地位, 更大的行使权限。
二、中国与分散式模式各国间的比较
分散式下国家主要有美国, 英国, 前南斯拉夫和瑞士, 其中最为典型的要数美国和英国。前南斯拉夫主要是靠档案法规来制约各个档案机构的活动, 瑞士是靠档案工作者协会来协调联邦和各个州档案馆间的关系。因此, 本文主要以美国和英国为例与中国进行比较。
1. 中国同美国的比较。
美国的档案管理体制是同他的国情和社会制度息息相关的。美国是以资本主义私有制为基础的国家, 实行联邦、州和地方政府各司其职, 分权管理的国家体制。美国实行分散式档案管理体制, 主要是在首都设立联邦政府的业务管理机关———国家档案与文件署, 通过其管辖的国家档案馆对联邦政府内各个机构的档案实行集中统一管理, 但包括各州市在内的其他拥有者的档案由其自行管理。因此我们可以说, 美国是将集中和分散完美融合的最佳例证。在联邦级, 美国实行高度集中, 统一管理的管理原则, 由国家档案与文件署对国家档案馆和联邦政府内各个机构的文件和档案实行一体化管理。而在各个州和各特区建立州级档案馆和档案与文件局, 自行管理各自的档案和文件, 不受联邦级的国家档案与文件署的管理和制约。从中、美两国档案管理体制的比较中可以看出, 美国对我们的借鉴之处在于:一是美国档案机构的布局具有一定的科学性。以美国15个联邦文件中心为例, 其中包括2个全国性文件中心, 13个地区文件中心, 这样的布局不仅便于联邦政府机关移交文件, 而且可以大大节省费用和提高档案工作效率。二是美国的“文件管理”在理论与实践的结合上比较紧密。他们以档案馆为作为界定档案与文件, 档案管理与文件管理的标志, 并用文件生命周期理论解释这种管理模式。目前, 美国的文件管理体制是很有效果的, 一方面可以使机关不专设机构管理文件;另一方面在档案机构和档案人员参与下, 可以对文件的整个生命周期进行有效的控制, 从而确保文件管理的质量, 为档案管理奠定良好的基础。
2. 中国与英国的比较。
在英国, 英国中央政府的档案与各地区的档案是分权管理的。英国的历史档案以及政府各机构的档案, 除了有些部单独设置档案馆保管以外, 均交由英国公共档案馆集中管理。各地区设档案馆管理本地区的档案, 各类档案馆之间无隶属关系。英国既没有全国性档案事业行政管理中心, 也没有美国那样的联邦档案事业行政管理中心。和英国的档案管理体制相比, 我国的档案管理应该说是有一定优势的。英国可以说是彻底的分散式管理, 不设立任何档案事业行政管理机关, 并且各档案馆间还无隶属关系, 这种管理体制容易形成各个档案馆间各自为政的状态, 相关的档案不能有效的整合和得到优化, 容易造成档案财富的流失和浪费一些档案信息资源。而我国是实行党政档案统一领导、分级管理, 设立国家档案局, 在一定程度上加强了对档案的集中管理, 更加具有权威性。其次, 我国在纵向上设有国家档案局和各个地方档案局, 横向上有各专业档案馆和地方档案馆, 形成了一个档案馆网, 使我国的档案事业横纵交织, 条块分明, 更加具有系统性。
通过对分散式的比较说明, 我们看出, 我国档案管理在一些方面还是具有比分散式更多的优势, 能够保障档案法规在全国范围内贯彻执行, 有益于各个档案机构间建立横向业务联系和协助关系, 更有利于领导和有计划地充分实现档案的现代化管理。
三、中国具有特色的档案管理体制
通过与集中式和分散式的不同国家的档案管理体制的比较, 我们可以得出, 中国由于自己特殊的国情和体制, 拥有具有特色的档案管理体制。新中国建立后, 作为社会主义国家, 我国的管理体制是按“计划一切, 管理一切”的模式建立起来的, 推行计划经济体制、削弱大区权利之后, 中央与地方的关系进一步向中央集权方向发展。发展的结果就是以“统一领导, 分级管理”取代了“统一领导, 因地制宜”, 并成为我国行政体制纵向运行的基本关系。在横向上, 各级政府都设置了上下大体对口的职能部门, 这些职能部门上下贯通, 既接受本级政府领导, 又接受上级对口部门领导或指导, 并领导或指导下级对口部门。也就是所谓的“条条专政”。与纵向的“块块”成为我国政府行政体制中的基本机制结构。我国档案管理体制作为我国政府管理体制的一部分, 也采取了这种体制, 即党政统一领导, 分级管理。因此, 我国档案管理体制为迎合国家政府的管理体制, 也采取了党政档案统一管理, 并且档案机构也具有条块结合的特色。
这种体制对维护中央集权, 强化计划体制, 维护科层制非常有利。条条有利于强化中央通过所属职能部门对地方的领导, 块块有利于建立各级地方的档案行政机关间的有效联系, 形成档案馆网。然而, 这种特色体制也体现着我国档案管理体制的不足, 如集中统一原则和条条间的冲突。集中统一与条条是我国的档案管理体制的组成部分, 集中统一、分级管理原则意味着各级档案管理机构分布对各级形成的档案进行集中管理, 条条则是按专业对档案进行管理, 这意味着专业档案从综合档案中分离出来, 单独进行集中管理, 形成了集中大背景下的分散状况。
通过中外档案管理体制的比较, 我们可以看出我国的档案管理体制不论是在集中式中还是在分散式中都具有一定的优势, 并且具有自己的特色:党政档案统一管理, 实行集中领导、分级管理的原则以及条块结合, 形成了我国档案管理的高度集中和网络系统化。当然我们在保持优势的同时, 还要积极地向他国学习, 补充自己的不足, 使我国的档案管理体制更加完善。
参考文献
[1]黄宵羽.外国档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.
[2]罗军.我国档案管理体制改革研究[J].档案学通讯, 2009 (5) .
[3]杨肖春.中法档案事业管理体制比较[J].云南档案, 2008 (4) .
中外档案工作 篇6
关键词：中外合资合作经营企业,档案管理
改革开放二十几年来, 作为改革开放基本国策的重要组成部分, 吸收外资工作取得了巨大的成绩。中外合资、合作经营企业, 由于他们的经营活动通常要与国内外各方发生经济联系, 档案的形成背景复杂, 环节繁多, 从其内容和形式到组织管理都有一些明显的共同点。
一、档案形成者的特点
从内容上看, 外商投资企业的档案包括企业创建阶段形成的文件, 董事会活动中形成的文件, 经营管理和生产技术活动形成的文件, 工会活动, 员工管理及社会活动中形成的文件等。其中, 由于外商投资企业多属跨国公司, 因而其转让技术材料的具体形成者也往往具有多元性特点。合资企业档案的形式多样化并呈现出复杂化的特点。第一, 外方提供的文件材料形式多样。外国公司提供的图样主要为缩微胶片, 但同时也有底图 (二底图) 、复印图, 文字材料有印刷件和复印件等, 此外, 还有各种系统软件 (如磁盘、磁带等) 。这些文件材料的材质和规格有很大差别。第二, 文件材料来源多样化。首先, 国别多, 由于合作商遍布世界各地, 因此形成的文件材料涉及的国家多, 使用的文种多, 其次版本多。
二、档案管理和组织特点
1. 收集难。
外商投资企业档案材料的形成和来源渠道复杂, 收集范围及对象涉及国内外, 增加了收集工作的难度。尤其是境外投资者的档案管理与我国的档案管理规范有矛盾。例如, 在我国, 大多数企业科技文件材料特别是产品技术材料的形成及其归档保存形式具有成套性的特点, 然而, 受外国合营者技术文献管理方法的影响, 合资企业引进技术档案材料的管理方式与上述成套管理的原则大相径庭, 文件材料的排列、编号互不联系, 不以项目为单位, 具有很大随意性, 表现出非成套性管理的特点。
2. 管理者要求高。
档案内容和形式的繁杂对外商投资企业档案的整理、保管及提供利用等提出了更高的要求。档案内容涉及的行业、专业类别因外商投资企业具体经营范围的多样化而具有了复杂性, 并且使档案管理和分类难以按照现成的统一规范来进行;书写材料、规格尺寸的不规范性给档案的日常保管和保护带来不便;外文材料的比例增大, 要求管理人员具备相应的语言能力。
3. 管理灵活性。
外商投资企业管理体制形式多样, 档案管理体制亦呈现多样化的特点, 不可能完全套用国有企业档案管理模式。总的来说, 外商投资企业对高额利润的追求目标使其组织结构的设置和人员配合力求高效、精简, 同时十分重视投入和产出的比率。反映在档案的组织管理方面, 通常只设数量极少的档案人员, 其中相当一部分还是兼职。
三、中外合资、合作企业文件档案管理的特点
1. 坚持以《中华人民共和国档案法》为准则来开展档案管理工作。
凡在中国境内的一切外资企业都要遵守中国的法律法规。在外资企业中开展档案管理工作, 首先必须要遵守和贯彻《中华人民共和国档案法》和《外商投资企业档案管理暂行规定》等相关法律法规。这是开展档案工作的准则和依据, 外资企业必须进行《中华人民共和国档案法》的学习、宣传与培训。提高公司全体员工的档案意识和对档案工作的了解, 增强对保护和利用档案重要性的认识。同时, 各级档案行政管理部门必须加强与外资企业的联系, 要求有关外企主动接受当地档案行政管理部门的监督和检查。
2. 外资企业必须建立和健全档案管理机构与管理制度。
《外商投资企业档案管理暂行规定》第五条规定:“投资企业应当加强对其档案工作的领导, 企业档案工作列入企业管理计划, 并确定管理档案的部门和人员负责本企业的档案工作。”因此, 外资企业不能随意和无序地进行档案管理, 必须按照档案工作的原则建立和健全档案管理机构与管理制度。由于外资企业的所有制、管理体制、经营管理方式都与内资企业有所不同。因此建立档案管理机构不能照搬国内企业的模式, 应该参照国内企业档案工作机构的设置方法, 进行相对灵活的设置, 使其逐步适应企业整体管理的需要。例如四川某制药公司考虑到外资企业的机构大多从简, 所以没有专门设立档案部或者档案处等二级机构, 只建立了公司的档案室, 作为全公司档案管理的机构, 统一负责全公司的档案管理工作。同时明确了公司和各部门及专、兼职档案人员的档案管理工作职责, 制定了较完备的档案管理制度, 以保证档案工作的顺利开展。
3. 须统一档案管理的标准。
中外合资、合作经营企业的形式多样, 档案管理形式亦呈多样化。以外方为主的企业和以中方为主的企业, 由于其档案工作所受影响不同, 表现也各不相同;而有母体的中外合资、合作经营企业受到母公司的制约, 档案工作应纳入母公司的整体管理范围。《外商投资企业档案管理暂行规定》第八条规定:“外商投资企业所形成的档案参照国家标准、规范和国际先进方法, 进行科学分类和整理。”所以在我国境内的外资企业应该按照国家档案局颁布的档案管理标准。如:《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《归档文件整理规则》等来进行档案的分类整理, 以避免因标准不同而带来的混乱。
4. 检索工具多样化。
为方便技术人员的查找使用, 根据中外合资、合作企业工程档案的整理分类, 有四种检索工具:第一种, 按国内系统分类大纲编制的检索工具, 采取卡片式, 卡片上注明国内分类号。第二种, 按国家来源分别编制了不同国别的系统检索工具, 采用流水账式。第三种, 以产品设备号为特征的检索工具, 采用了专题卡片式。第四种:利用先进手段, 计算机管理, 编制了以上三种分类号相对应识别的检索工具。
5. 必须配备高素质的外资企业档案管理人员。
根据外资企业对人员素质要求较高的特点, 在档案管理人员的配备上一定要安排懂外语、懂档案、懂计算机、热爱档案事业、有责任心的人来担任档案管理人员。这是做好外资企业档案管理工作的基本要求。
四、中外合资、合作企业档案工作的发展思路
改革开放的深入使外商投资企业这种经营形式在我国得到持续发展, 其规模和所涉及的经营区域可能还会扩大, 因此, 如何使外商投资企业的档案工作走上一条健康的发展之路, 已经成为现代企业档案管理的一个迫切需求解决的问题。根据外商投资企业档案工作的特点和实践情况, 我们可以对其今后的发展思路作一个综合分析。
1. 扬长避短。
外商投资企业自身的优点与缺陷, 需要正确地认识和对待。例如, 外商投资企业注重效益, 讲求效率, 这无疑有利于档案工作效率观念的树立, 但同时也容易造成境外投资者急功近利, 牺牲长远利益来获得眼前利益的短期行为;外方人员的档案管理思想与我国习惯存在差异, 但他们在档案管理上积累的一些先进经验仍然需要借鉴。外商投资企业的起点一般较高, 按照生产国际化的要求来组织生产, 采用比较先进的以标准化、程序化、系统化为基础的企业现代化管理手段。这实际上给档案工作的建立和完善提供了软、硬件, 全面质量管理、ISO9000质量认证等现代管理措施的实施是使档案工作逐步规范, 形成一套系统完整的档案管理程序的良机。
2. 多方面、多手段约束。
第一, 档案行政管理机关依法约束。外商投资企业作为在中国登记的企业, 必须遵守我国的一切法律法规, 档案行政管理部门应当敢于监督、善于监督, 理直气壮地执行国家赋予的历史责任。在这一过程中为了达到更有效的监督效果, 应当注意抓住重点, 把握机会。所谓抓住重点, 就是指区分外商投资企业的不同类型, 以点带面, 进行有重点地监督指导;对于档案的具体业务管理, 不是事无巨细地全部插手, 而是抓住重点环节和重要业务, 如把收集工作作为切入点, 强化规章制度, 明确有关人员的权利、责任和义务。所谓把握机会, 就是指将档案工作与企业各项管理紧密结合, 利用企业现代化管理的迫切要求, 联合其他主管部门共同实现监督。例如, 某合资酒店正在争取上等级, 而有关管理部门规定饭店、酒家上等级必须有完整的台账记录, 因此, 档案行政管理机关可以抓住这个机会联合有关主管部门敦促该企业建立起系统的档案工作。第二, 对于企业集团内的外商投资企业, 集团公司可以利用建立在股权优势上的行政权利, 通过集团内部的档案规范和制度、档案人员培训等对其档案工作实现有效控制, 进行档案业务的监督、检查和指导。
3. 发展档案社会服务。
根据外国企业档案管理模式的显示, 相当一部分企业将档案管理业务委托于社会上的相关机构办理。我国长期以来实行“大而全”、“小而全”的档案管理方式, 不能提供有关的社会化服务。某些外商投资企业认为自己管理档案成本太高, 不愿投入资本设置档案机构和人员, 因而造成档案管理的混乱。目前, 我国档案社会化服务已初见端倪, 档案寄存中心的成立适应了很多外商投资企业档案机构精简的要求。通过档案管理机关对档案寄存中心的监督可以使外商投资企业档案管理更容易纳入我国企业档案管理体系, 使其得到良好的控制[1]。
参考文献