档案工作的变革（共8篇）
档案工作的变革 篇1
在农村社会变革的背景下, 农村社会发生了巨大的变化, 这种变化也到了一种相对比较活跃的时期。作为农村社会生活的原始记录[1]5, 农村档案工作迎来了一个关键期:一是在社会各领域的变革过程中会产生大量的档案, 即档案工作的工作量大大增加, 工作难度也有很大的提高;二是变革时期农村社会的结构处于一种比较活跃的状态、稳定性有所下降, 这给农村档案工作也带来了一定的挑战。比如农村人员的流动、土地产权变更特别是农村中行政村的合并撤销现象, 都对农村档案工作提出了新的要求。
上述这两个方面中前者所述问题得不到解决就会给农村档案工作带来负面影响, 解决后原先的档案工作水平也没有多大的提高。后者所述的情形如果置之不理, 在当前这个变动性比较大的时期内对农村档案工作带来很大的负面效应, 在有些方面也可能是灾难性的效应。当然如果我们抓住机遇, 调动相关因素, 同样也能对农村档案工作产生变革, 进一步提高农村档案管理水平、发展农村档案事业。
而我国农村地区由于自身条件特别是经济条件的限制, 档案工作的实际开展水平也是极其低下的, 对于农村档案工作的理论研究也比较欠缺。因此, 目前我国农村档案工作的不足主要体现在理论研究不足以及理论指导下的实践工作水平不够这两个方面。
一方面, 在理论上对该项工作的研究不够全面、系统。学术界的研究焦点也主要集中在新农村建设中档案的管理、利用等方面。而对于农村一系列变革中档案的保护工作研究却是几近空白。笔者于2011年10月9日利用中国知网, 采取跨库检索模式对我国截止当前农村档案工作相关的期刊文献进行检索。选取了“中国期刊全文数据库”、“中国期刊全文数据库 (世纪期刊) ”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”这四个学术性、专业性比较高的数据库。选择了题名检索, 并采用了逻辑与的检索算符。对“农村”、“档案”这组组合的关键词检索结果为1491篇, 而“农村”、“档案”、“保护”这组组合检索的结果为0篇, 对农村档案的收集情况检索结果为6篇, 其他的都是二十多篇。学术界对于农村档案工作的研究总体上比较充分, 但是对专项研究还是比较欠缺, 即研究的深度有待进一步提升, 如对农村档案保护的专项研究目前还是一个空白。
另一方面, 农村档案工作实际开展水平不高。首先, 由于农村经济发展水平限制, 档案事业缺乏资金投入, 从根本上限制了其发展。在缺乏经费的情况下, 档案室的建设、档案收集、保护等一切工作都成为空谈。其次, 农村中普遍缺乏档案工作的意识。村委会的档案一般都是由文书负责, 在没有专门的档案室的情况下, 对于档案工作一般都采用“文件中心”的方法, 即档案同当前的文件不分, 都临时放在其办公室中, 对档案的管理相当紊乱。农村中普通农民几乎没有档案意识, 对于自己手中的各种档案完全缺乏认识。再次, 处于国家政权神经末梢地位的村民自治组织———村委会, 其直接上级乡镇政府对其工作的指导中同样忽略了档案工作, 更谈不上支持其档案事业的发展了, 农村档案很少得到有效利用并发挥其价值、促进农村发展。
在当前农村社会变革的这个关键时期内, 农村档案工作必须得到应有的重视。《档案法》第四条明确规定:“各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”所以各级政府首先要在年度预算中给档案工作留出专项经费, 并且有义务指导农村档案工作的落实, 把档案工作纳入政府工作的考核中。在此前提下, 对于农村档案工作具体的开展, 根据其轻重缓急以及档案工作的层次进行针对性的探索。农村档案的收集与保护工作只体现出其作为档案本身的价值, 其他综合管理以及开发工作已经逐渐使档案发挥其价值, 而农村档案的开发和利用使其价值大大地发挥出来。因此, 以下将农村档案的收集与保护、其他综合管理与开发、共享与利用分别纳入同一范畴进行研究。
一、社会变革背景下农村档案的收集与保护
档案收集应为档案工作的起点[2], 是其他工作的基础。由于得不到妥善管理, 加之本来就有珍贵档案分散保存在民间, 农村档案流失是极其严重的。农村档案所涉及的广度比较大而各个方面的数量相对少一些。对于档案的收集应同样坚持来源原则。具体来说, 主要收集村委会中由于之前的管理不善所流失的档案、散落或保存在民间的档案以及做好当前的归档工作。对于村委会中流失的档案必须无条件地追回, 而本来保存在民间的一些档案可根据我国《档案法》的相关规定对于当事人酌情给予奖励, 要通过大力宣传树立农民的档案意识鼓励其进行捐赠, 保护他们的合法权益而不能强制性地征收。当前工作中产生的档案也要做到及时、完整的归档, 特别是目前农村变动性、流动性都比较大, 更是要及时做好档案的归档、收集工作。
农村档案的保护也是一个亟待解决的问题。农村由于经济、技术水平及档案保护意识低下、农村自然条件的限制以及档案本身面临的各方面的侵害, 使得档案的保护工作面临更大的挑战。比如农村对于档案相关材料的使用达不到标准, 因此应对“八防”的能力低下[3]215、遭受自然灾害的损害等。因此农村中首先要建设专门的档案室, 并对已经损坏的档案开展修复工作。规模比较小、没有条件的农村地区可以尝试档案由乡镇政府统一管理[4], 这样可以避免农村在相关方面变动中对档案的进一步破坏。
二、社会变革背景下农村档案的其他综合管理与开发
档案的日常管理也是必不可少的, 它是档案工作正常、有序进行的保证。所以在农村中有关人员要做好档案的整理、登记、统计等工作。而农村档案人员的意识以及业务素质也要注意提升[5], 乡镇政府可以组织相关的培训活动。同时也要积极与其他工作进行协调, 简化档案工作的手续, 创新管理方式使其朝规范化和标准化发展。
仅仅收集、保存好当前已有的档案是远远不够的, 要真正地发展农村的档案事业、做到档案事业服务于农村建设还要做好档案的开发工作。档案的开发就是要挖掘出那些潜在的、隐形的档案, 这项工作经常被各方面所忽略。农村档案的开发要结合本地区情况, 开发出具有特色的档案并将其系统化, 使之为其他工作服务。
三、社会变革背景下农村档案的共享与利用
在当前政府信息公开的环境下, 对农村村务公开的重视程度也越来越高, 因此农村的档案的公开与共享也应同样得到重视。国家档案局在2008年就推出了农村档案信息资源共享工程。国家档案局局长杨冬权在2010年末召开的全国农村档案信息资源共享工作现场会上指出, 在“十二五”期间农村档案信息共享工作作为农业农村档案工作的一个重点, “争取在全国90%左右的农村实现各种形式的档案信息共享”, “具体地说, 就是要在全国90%左右的农村实现各种形式的档案信息共享, 其中确保东部地区省份有80%左右、中部地区省份有60%左右、西部地区省份有40%左右的乡镇和村, 要实现网络形式的档案信息共享”[6]。这充分体现出国家对于农村档案共享工作的重视程度。当前, 农村经济快速发展, 信息就意味着机遇, 档案信息公开与共享既能促进农村经济发展, 也对消除争端与矛盾具有积极意义。所以各农村地区应根据当地的经济发展水平, 利用村务公开栏、宣传册、网络等多种方式灵活地为村民及相关单位服务。所共享的档案信息内容也应根据《档案法》的规定确保全面化, 应涉及与农民息息相关的教育、土地承包、计划生育等各个方面。
档案的工作的归宿在于利用, 农村档案工作特别如此。当前农村社会各方面都发生着巨大的转变与发展, 档案的价值更要被发挥出来, 而不能仅仅停留在它的第一价值上。因此, 要针对农民的需求, 主动向农民推出其最需要的经济和科技领域内相关档案信息, 即建立“档案信息援助制度”[7]。除了经济与科技方面, 还有传统农业领域内的档案, 如当地的气候变化、农业自然灾害及应对情况等。这要求农村档案机构要收集整理大量的、有用的相关档案, 档案工作人员也要通过自己的工作使得所提供的档案更能为农民所理解、掌握和利用。在社会变革的背景下, 农村发展不仅仅局限于传统的一些领域, 还要做到改革与创新。农村应根据当地的特色来全面档案的作用。比如在充分开发出当地的特色档案基础上, 可以利用其来发展旅游业[8]以及其他一些文化产业等等。
农村档案事业本来就比较落后, 在当前农村社会发生重大变革的背景下, 对农村的档案工作提出了更高的要求和全新的挑战。必须从全面出发, 对其加强研究、加强投入、加强管理, 使农村档案工作在社会主义新农村建设中发挥重大作用。
摘要：在农村社会变革的背景下, 通过对农村档案工作系统、深入的研究, 加之科学、创新、规范的工作实践, 不断提高我国农村档案工作水平、发展农村档案事业, 为农村社会的全面发展服务。
关键词：农村,社会变革,档案工作
参考文献
[1]冯慧玲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2006.
[2]王宇足.浅议档案的收集工作[J].理论观察, 2010 (6) .
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[5]李晓辉.关于农村档案管理工作的几点建议[J].赤峰学院学报 (自然科学版) , 2009 (5) .
[6]李菲.十二五期间将在全国90%左右的农村实现档案信息共享[EB/OL] (.2010-10-28) [2011-10-10].http://news.xinhuanet.com/2010-10/28/c_12711959.htm.
[7]孙益龙.开发档案资源服务农村经济[J].南方论刊, 2005 (11) .
[8]蓝庆洪.开发农村档案信息资源有效服务农村建设[J].南方农村, 2008 (6) .
数字时代档案编研的变革 篇2
关键词：数字时代档案编研变革
21世纪是人类社会信息进入数字化的时代，各种社会活动的信息越来越多地以数字化形态记载、存储、传送和转换显示。档案工作作为管理社会活动信息记录的工作，在数字时代正迅速的发生着变化。档案编研是档案工作重要业务，也随之发生变革，分析研究这种变革对于档案信息开发利用有现实意义。
一、编研主体的变革
1.广义的多元化。传统编研主体以档案部门为主，这是因为档案部门保管并熟悉着大量的档案，并具有较强的专业化编研水平，而其他组织和个人对档案和编研知识则相对陌生。随着数字化技术的快速发展及信息公开化进程的推进，档案信息资源的开发和利用将逐步实现网络化和信息化，尤其是在数字档案馆普遍建立后，将会使越来越多的利用者熟悉和了解档案。每个利用者都可根据自己的目的和需求对可利用的档案进行编研，彻底改变传统只能依赖经编研的二手信息去了解原始档案信息的局面，原有档案保管机构和人员独具档案信息资源的优势将不复存在。
2.狭义的多元化。数字时代编研主体联合的多元化，是编研工作现代化的必然趋势，相比于传统联合方式，数字时代主体联合具有跨时空性和虚拟性，主要包括如下几种：
一是保存有档案信息资源的图书馆、博物馆、科研机构、高等院校以及个人。通过数字化编研整合各主体的档案信息资源，打破传统编研主体单一化局面，互利共赢的为社会提供全面准确的档案信息产品。如2010年7月，三台县档案馆与四川大学中国西南文献研究中心就历史档案资料的开发利用工作正式达成合作。双方计划用三年时间将三台县档案馆馆藏历史档案资料全部实施数字化处理，并纳入到中国西南文献研究中心数据库，为专家学者提供高质量的历史档案信息资料。
二是档案信息资源形成的政府机构、企事业单位、社会组织及个人。在数字化编研时代，通过网络与这些机构和部门建立联系，对他们形成的档案信息资源进行实时编辑和研究，及时和准确的为各部门提供档案信息产品服务。
三是实现数字化编研过程中，为精简机构和提高效率，可联合或聘请如计算机录入、电子扫描、数据处理、成果传播等方面的信息处理、网站运营、数据库系统管理等单位或技术人员。笔者在参观四川省档案馆时，了解到在抢救和数字化民国档案项目中，其数字化扫描及美工处理便是采用外包形式。
二、编研客体的变革
1.选题市场化。选题是编研工作的首要环节，好的选题方能发挥最佳效益。传统选题具有较强的政策性和指令性，也有部门联合性、用户查选性及档案部门自选题目，但这种单纯的文件汇编、大事记、组织沿革、文献目录等方式，服务目标较单一，利用范围有限，已不适应档案信息开放和信息公开的发展，不能满足数字时代社会化和大众化的需求，迫切的需要编研选题走向社会和市场。数字化技术为选题走向市场化提供了支持，数字化编研大大缩短传统编研周期，为编研主体空出较多的时间去了解社会大众的需求，使档案编研选题具有较强的针对性和目的性。编研选题的市场化，一方面可最大限度的为社会大众提供档案信息资源，促进档案信息资源的开发利用：另一方面，也是档案部门自立更生，收获经济和社会效益的可持续发展道路。央视《国宝档案》节目在国内很受欢迎，其为国家级文物解密建档的方式，是值得我们拥有众多国家级档案的机构和部门借鉴和学习的。
2.选材社会化和多样化。每个档案部门所保存的档案信息资料，都是根据特定的目的和要求保存的，传统编研选材主要是自身馆藏档案，因此面对包罗万象的社会需求具有很大的局限性。数字化编研促使着编研工作打破部门局限走向社会化，去联合不同性质、不同地域的档案部门及非档案部门进行编研。传统编研材料主要依靠纸质材料，种类单一，数字时代的编研材料不仅包括传统纸质档案，还包括电子文件、照片、图像、音频等多媒体档案，亦包括已形成的机读目录和扫描文件等。
三、编研过程的变革
1.手段数字化。传统的编研工作主要是通过手工对档案信息资源进行筛选、排列、组合、摘编和汇集等，这种加工方式往往加工速度缓慢，周期较长。针对此问题有关部门提出编研工作应追求“短、平、快”，提高加工速度和缩短编研周期以适应发展需要，但此法仅适合于单一问题和小型资料编研，对于大型的综合性的资料编研却是很难实施。数字化技术的发展，使得编研手段转向数字化，这一问题得以根本解决。档案数字化编研的本质特征是利用数字化技术将众多形式的档案信息转化、表达成数字形式，形成档案信息数据库，通过各种传播渠道在极为广泛的领域间更有效地进行档案信息资源的存储、传输和共享，大大的提高编研加工速度，缩短编研周期，促进档案信息资源的开发利用。
2.平台网络化。传统档案部门多设有档案编研科处，是编研工作的主要平台，编研人员集中在一起进行编辑和研究工作。数字时代编研平台则走向网络化，一种虚拟化的网络编研，即依靠网络实现档案信息资源的研究、编辑、传播和反馈的全过程。网络平台既可以是内部网，也可以是互联网。网络化编研可简化编研过程，缩短选材、校对、汇编及传播等周期，精简工作人员和经济开支，大大提高编研工作的效益，是数字化编研的重要组成部分。国家档案局主页的“中国共产党成立时期档案”栏目，便是一种将共产党成立时期的档案(照片、文件、漫画等)，运用数字化手段进行编研，通过网络和多媒体技术形成便于浏览和立体化的“网上展厅”，向社会大众公布重要历史档案文献，实现档案信息资源开发利用的一种有益方式。第一、第二历史档案馆主页上“精品展台”、“馆藏精品”等栏目也是一种数字化编研成果的展示，同样在各省市档案馆也不难发现有类似的编研成果。
四、编研成果的变革
1.出版和传播方式多样化。传统档案编研成果多以纸质书刊出版，形式较为单一，展示效果平面化，缺少足够的吸引力。随着数字化技术的发展，编研成果数字化出版将是一种选择和趋势。数字化的出版方式，集文、图、声、像于一体，将立体化的编研成果呈现给读者，具有强烈的感官冲击、艺术效益和感染力，可更好的吸引读者。数字化编研成果的出版方式根据不同的社会需求，可有如下方式：一是传统出版，这种方式历史悠久，具有其他方式无可比拟的优势，仍然拥有巨大的市场和传播范围。二是电子产品出版，这种方式比之于传统方式，具有信息量大，依赖于一定设备阅读，如电子书刊、音像制品和多媒体产品等。三是网络出版，这种方式传播最快最广，具有跨越时空性、开放性和虚拟化等特点。利用者可以通过网络直接获取文献或权限获取，具体产品如目录数据库、全外文数据库、编研成果数据库等。
第一历史档案馆“全文数字化清代档案文献数据库”项目是一个典型的例子，项目利用一史馆一千余万件珍贵清代档案文献和数十年已有之档案文献整理成果，依托最新信息技术和古籍数字化技术，有计划、分步骤地加以实施，建成最具规模的清代档案文献专业数据库。第一期成果为全文数字化《大清历朝实录》和《大清五部会典》，已由一史馆与北京书同文数字化技术有限公司合作完成。该数据库具有立足保真、汉字数字化标准、全文检索、汉字关联检索等强大的功能和特点。该数据库现在的出版方式主要是电子产品和网络数据库，即发行光盘和为高校及研究机构提供网络全文数据库有偿服务。
2.用户大众化和互动化。传统编研产品用户主要是政府部门、企事业单位和科研机构等，偏向与政治性和学术性。出现这种单一局面，一是编研成果多出于任务型或用户提出型，二是传播途径和范围有限。随着网络技术的不断发展和档案信息化建设的加强，特别是档案数字化的推进和数字档案馆普遍建立起来时，社会大众将更加快捷方便的获取档案信息及编研服务。这便迫切的需要编研者改变传统观念，树立大众用户观，主动发掘大众化需求，开展大众化的编研、传播和利用服务工作。
编研与用户互动化，也是数字化对传统编研的重要变革。网络为编研者和用户提供了互动化的平台，编研者通过网络在网站、论坛、博客上公布编研方案、选材目录、加工进程和编研成果等，用户通过留言板、Email及电话等提出相关建议或提供线索及材料，做到全程互动参与。比之于传统编研中用户只能接触最终成果，这种互动化的编研模式具有很大优势，其成果是社会大众智慧的结晶，也符合大众化的需求。
参考文献：
1.沈阳市档案局等.走向新世纪——沈阳档案事业发展战略思考[M].北京：中国档案出版社，1996：276.
2.葛荷英编著.档案编研理论与方法[M].江苏：南京大学出版社，1993年：186-190.
3.陈智为，邓绍兴，刘越男编著.档案管理学(第三版)[M].北京市：中国人民大学出版社，2008：369-376.
4.中国第一历史档案馆主页：http：//www.lsdag.com/indexc.asp
本文为“档案教育网”《档案编研》网络课程“档案数字化编研”课题阶段性成果论文。
试论信息文明下档案工作变革 篇3
一、信息文明与档案工作
人类历史大体可以分为三个阶段,采猎、农业和工业。这三个阶段可以分为三种文明,农业文明( 采猎文明)、工业文明和信息文明, 然而信息文明是在工业文明发展到一定阶段后提出的,也有人称为后工业文明。随着科学技术的发展,我们的生活离不开信息,信息文明作为现代化的标志,对我们的生活产生重要的影响,信息逐渐成为社会发展的主要推动力量。
档案作为信息家族中的一员, 其本质和特征与信息密不可分。 档案作为不同文明时期历史的真实记录,是我们回忆过去追溯历史的重要依据。 因此,档案成为回顾历史真实的可靠来源。 档案工作基本内容指“: 档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑与研究、统计和利用服务”[1]70。 简单地说,档案工作是指档案从形成到保管再到最终销毁等一系列工作。档案工作既是对档案实体的管理工作,同时也包括对档案信息的管理工作和档案管理过程中的一系列工作。因此,人们把“ 档案工作视为人类历史发展进程中的永恒事业,它的生命力深深植根于人类文明社会之中,它与社会的生产发展相伴随”[2]52。 档案是对历史不同时期生产生活的真实记载,档案中记载的政治经济文化信息对当今社会生活有重要的指导作用。因此,档案工作的重要性不言而喻,档案作为一种重要的信息资源,档案工作就是要管理好这些历史真实信息。 信息文明下依靠先进技术,对档案信息资源开发和利用有很大的帮助,所以,信息文明时期,要把高新技术手段投入到档案工作中来,不断开发和利用档案中蕴藏的宝贵信息,来指导社会实践。
二、信息文明与档案工作观念的变革
1.信息文明对档案工作开放的要求 。 信息文明时代是个高度开放的时代,人们注重社会现实的同时更加关注社会文明的发展趋势,未来的发展方向。 这时需要信息的共享和开放。 档案工作作为档案信息管理的实践活动,它的开放程度直接关系到档案信息资源的开发。 人们传递信息的方式不再仅仅停留在纸质借阅式, 而是在信息文明下依靠信息技术互联网技术在网络上共享 、传阅。 档案工作开放是实现档案信息资源开发的前提基础,要实现档案工作的现代化,为人类文明进步服务。 这要求超过保密年限的档案应积极开放,满足社会有档案利用需要的人群。 这样不仅能增强档案利用,同时还可以对后代发展起到指导作用。
2.档案工作观念变革是信息文明时代的必然要求 。 伴随着人类历史的发展,人类思维观念也随着发生变革,社会的不断进步思维观念也不断更新。 自古以来,伴随着人类思维观念从原始封建走向开放,档案工作观念也逐步从封闭走向开放。 古代,档案作为皇帝与大臣参政议政决策的真实记录, 只有皇帝一人有权查看,且不说平民百姓就连朝中大臣也没有权利查看档案,档案保管处于封闭状态。 最早提出档案工作开放的是法国,1794年,通过颁布法律国家档案馆可向社会中有需要的公民开放。 在我国,新中国成立以后,我国档案工作开始提出为社会服务理念,逐渐有了档案开放意识,对非机密档案有所开放。 所有档案工作开放都源于档案工作观念的变革,信息文明下,信息的高度发达,信息传播手段之高超,传播速度之迅速,要求档案信息共享,档案利用程度之高,所以档案开放是社会文明发展的必然结果。 这样要求档案工作者应顺应时代发展需要,打破传统观念,拓宽思维,把信息文明时代新思想、新要求、新方法融入档案工作中,结合档案工作管理实践,推动档案事业迈向新的台阶。
档案工作观念的变革,首先要创新。 创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,信息文明时代,人们利用技术的能力增强,思维观念开放,人们获取信息利用信息的能力也随之增强。 当今是经济发达、技术先进的时代,一个国家要想发展离不开创新,一个组织要想成功也离不开创新,人类历史发展本身就是不断创新的过程。 档案工作也要在不断创新中完善。 因此,档案工作观念不能再故步自封、墨守成规,应顺应信息化社会发展的趋势,不断注入创新思维,应用新技术,提出新的档案管理模式,这样才会与时俱进,不会被时代所遗弃。 不断给档案工作注入新活力,提高档案重视程度,这样档案信息的开发利用才会更加完善。 面对当今社会,值得我们思考的是如何提高档案意识,开放档案工作思维,挖掘档案工作者的潜能,让其更好地投入到档案工作中去,不断推出理论创新和实践创新。
档案工作的创新并不是完全摒弃传统的工作方法和模式,而是要在原有的基础之上不断提出档案管理的新观点和新方法,使其融入信息时代中去,满足时代之所需、利用之所求,让档案真正实现其价值,为党和国家、社会发展做贡献。 在信息文明时代,人们对档案的利用打破了传统观念,开始应用先进技术管理档案,尤其是电子档案形成以后,技术应用在档案管理中体现得更充分。
三、信息文明与档案工作实操的变革
1.信息技术的广泛应用。 信息文明下,伴随着科学技术的广泛应用, 信息技术已成为社会各个工作领域中不可缺少的工具,然而随着数字化、网络化、智能化、信息化的逐渐增强,在信息技术的广泛应用下为人类开发和利用档案节省了人力、物力、财力,很大程度提高了档案的利用效率,为人类利用档案提供了很大的便利。 信息文明下,档案载体发生变化,从较单一的载体开始向多元化载体转变,磁带、录音、硬盘、缩微胶卷等,这些载体的识别需要依靠先进的技术手段,如计算机网络化多媒体等。 这些都需要信息技术作为支撑,档案载体识别开始向机读转化。 档案工作的实际管理中,对档案信息的获取、传递、存储、利用等方面的实际管理中,也越来越多地依靠信息技术。 信息技术的广泛应用必将是未来文明发展的必然趋势。 实现档案管理工作的现代化,积极利用高新技术管理档案,为人类文明发展服务。
2.信息资源的有效开发。 档案作为一种最重要的信息资源 ,是推动社会发展的必不可少的力量。 档案工作不仅仅是保管档案中的信息同时还承担着信息资源开发的重要使命。在档案工作管理中必须高度重视对档案中记载的信息资源的开发,这样才能在总结经验的基础上做出更科学合理的决定。 然而,信息资源并不像物质资源那样可以直接对日常生产生活发挥作用。档案作为信息资源的一种,其蕴含的信息必须借助不同的载体表现出来。例如,在古代物质文明发展不完善时期, 人们主要依靠口耳相传的方式传递信息,后转换成结绳记事的方式,因此形成了口述档案和结绳档案。 后来由于文字和造纸术的发明,人类信息记载进入了一个新的阶段,开始有了纸质档案实体,档案管理工作逐步发展起来。时至今日,出现了许多档案信息资源记载的新载体,如光盘、胶片、磁带等,正是因为这些载体的记载,后世人在研究历史,展望未来时才会有据可查,有证可考。档案中记载的信息资源,是人类实践的智慧结晶,具有不可估量的价值。 无论档案载体如何发生变化,对档案中所记载的信息资源开发和利用是档案工作者的终身使命。
3.信息文明下档案安全的维护。 档案工作不但要完整安全地保管好档案,同时还要做到按国家档案法律规章办事,严格遵守规章制度。 同时信息技术高度发达,档案数字化过程中要做好防护安全措施,预防技术犯罪,窃取机密信息。 在高度警惕下维护档案的安全,同时也是在维护自身安全,不要在不经意间泄露档案信息。维护档案安全是档案工作者责任感和使命感的体现。档案作为一个国家机构社会组织实践发展的历史真实记录,关系到国家的发展,方针政策的制定,政治、经济、文化的发展与传承。因此,档案工作要秉承 “ 为党管档”的宗旨和使命,维护档案安全,维护国家利益。
当然,档案工作包含许多方面,但伴随着社会的不断发展与进步,档案工作应顺应时代发展变化,不断辞旧迎新,开拓进取。 但在资源开发利用的同时,也要高度重视档案工作安全,要做到 “ 三好 ”,管理好 、利用好 、维护好 ,这样才能做到档案的管用结合 。 在传统档案工作实践中吸取经验应用于信息文明时代,为信息文明下档案工作提出新思路、新方法,不断创新,应用实践。
论档案载体的变革及保护 篇4
一、档案载体变革的原因
1.档案载体的第一次变革是中国造纸术发明和传播的结果。东汉元兴元年(105)蔡伦改进了造纸术,他用树皮、麻头、敝布、渔网等原料,经过挫、捣、抄、烘等工艺制造出质量较高的纤维纸,是现代纸的前身。这种纸,原料容易找到,又很便宜,质量也提高了,逐渐被普遍使用。我国在纸张发明后的很长一段时间内,各种载体的档案仍同时使用。直到东晋安帝时(404),太尉桓玄下令说:“古无纸,故用简。今诸用简者,皆以页纸代之。”纸才成为国家文书的正式书写材料,纸质档案也才逐渐普及起来。它的产生及优越性,使其代替了以往的载体,使档案载体趋向统一,即纸质化。纸张的出现促使公文载体实现了根本性的变革,给文书档案工作带来了深远影响。
2. 档案载体的第二次变革,是现代技术应用于档案领域的结果。新型载体档案出现的最早标志是:1826年世界第一张照片—— 《在Le Gras的窗外景色》的出现。新型档案载体的概念很广,主要包括照相底片、照片、缩微片、磁带、软磁盘、光盘等等。档案载体的第二次变革使档案载体多元化,但并未完全取代纸质档案。
二、档案载体变革产生的影响
档案是人类历史发展的见证,从产生那天起,就与记录手段及记录载体紧密相连。档案载体经历了从甲骨、木竹、玉片、青铜、石器、缣帛、纸张等传统载体到声像、光、电、磁技术载体等新式载体的历程,档案载体的变革对档案事业有着重大的影响。
1. 对档案自身的影响档案载体的变革是由社会生产力发展所引起的,但本身也是档案载体不断完善,以适应社会发展的一个过程。在纸张出现以前,多种载体的档案交叉并存,纸张出现以后,之前的档案载体都逐步退出了档案事业的历史舞台,档案载体趋于统一,由于书写、记录、保存方便,成本低廉,特别是印刷术出现和改进后,纸质档案的数量明显增加。由于新型材料的发明和使用,使新型档案载体不断出现,打破了纸质档案一统天下的局面,突出表现是档案类型的大大丰富。但由于新型载体存储的安全性、稳定性问题, 以及纸质档案的原始记录特性决定了纸质档案不能完全被取代。
2. 对档案保管机构及其保管条件的影响档案载体的两次变革都对档案保管机构和保管条件提出了更高的要求。纸质档案的出现,使档案的数量急剧膨胀,并且推动了档案机构类型的进一步丰富。随着档案的增多,档案保管机构也相应增加。档案机构的发展不仅表现为数量的增加和类型的丰富,还表现为规模不断扩大,馆藏种类的增多。但是纸张较之原来的载体较脆弱,对保管条件的要求提高,对温度、湿度、光照等条件也有一定的要求。例如其保管温度为14℃—16℃,湿度为45%—60%,须尽量避免阳光的直射,还要注意防虫、防火、防霉、防尘等。
新型档案的出现对档案馆产生了深远的影响。一方面,档案馆的存在形式和职能受到了有力的冲击,最突出的表现是电子文件的归档,突破了纸质档案的实体归档,并产生了全新意义上的“逻辑归档”,导致了未来档案馆可能会以虚拟的方式存在;另一方面,新型档案虽然没有导致档案馆数量的增加,但对保管条件却提出了严格的要求,它们对于温度、湿度、光照、振动、磁场、尘埃等都十分敏感。
3.对档案利用的影响。在纸的产生和被普遍使用以前,人们对档案的利用可以说是微乎其微的,一般形成在统治阶级的政务文书活动中,利用它们的人可能只有当时的档案管理人员。例如孔子,他就是利用了鲁国史官所记的档案纂写了《春秋》。再如司马迁,他是汉太史令,掌天文历史,他之所以能撰写《史记》,这与他一生管理档案分不开。这种对档案利用的结果与档案载体不能普及使用有很大的关系。然而,在纸的产生与被普遍利用以后,尤其在印刷术产生和改进后,文书档案的复制容易了,很多可以被人们传阅利用了。新型档案的出现丰富了档案的利用方式,但其提供利用方式也具有特殊性,必须使用专门的设备将其还原成具有直观可读性的信息。
4.对档案工作人员及档案学理论的影响。纸质档案出现以前, 档案多是与图书和其他珍贵物品保存在一起的。纸张档案出现以后,出现了专门的档案保管机构,也有了专职的档案工作人员。新型档案的出现对档案人员的素质提出了更高的要求,他们不仅要掌握档案专业知识,而且还要掌握计算机技术、缩微技术、复印技术及现代化通讯技术等。纸质档案的出现和大幅度增长推动了档案学理论的萌芽和发展,档案机构猛增,档案人员专业化,进而促进档案理论的发展,并推动了档案学的诞生。而新型档案对现有的档案学理论提出挑战,要求档案理论进行不断变革和完善。新型档案尤其是电子文件对传统的档案学理论提出了一系列的挑战,比如档案的定义是否需要重新界定、来源是否依然用于电子文件管理、传统的档案鉴定理论能够适用于电子文件的鉴定等。
三、不同档案载体的保护
1.纸质档案的保护。此类档案应实行以防为主、防治结合的保管原则。一是在环境条件方面,对库房的温湿度进行控制,根据国家档案局颁布的《档案馆温湿度管理暂行规定》,档案库房的温湿度标准为:温度为14℃—24℃,相对湿度为45%—60%,在规定范围内温湿度昼夜波动幅度要求为:温度为±2℃,相对湿度为±5%;二是去酸与杀虫,去酸是指档案纸张在生产和保管过程中含有很多H+,用碱性化学物质去除H+,以提高纸张的PH值,减少H+ 催化纤维素水解反应的能力。在杀虫方面有物理杀虫和化学杀虫,物理杀虫主要是低温冷冻杀虫、微波杀虫、远红外线辐照杀虫、气调杀虫等,化学杀虫是使用化学药剂杀虫,主要有磷化铝、溴甲烷、环氧乙烷、硫酰氟等, 用于档案害虫防治的化学杀虫剂要求高效、广谱、低毒、 低残留、残效期长且对档案制成材料无明显不良影响。
2.照片档案的保护。照片是一种涂敷了化学感光物质的纸基材料,照片档案上的信息是由化学元素构成的,这些化学元素不稳定, 在一定的环境下容易氧化、分解,使照片褪色。因此,照片档案对保存的条件要求较高,对温度、湿度、酸度比较敏感。对照片档案的保护要注意防潮,使用防霉剂,抑制霉菌生长,调整库内环境的PH值,防止酸性过高,温度在14℃—24℃,相对湿度在40%——60%, 库房门窗应密封良好,采用机械通风时应加防尘罩,竖放保存,经常翻看,防止粘连,必要时做好翻拍和数字转换工作。
3.缩微胶片的保护。缩微技术是一种技术成熟的现代化信息处理技术,缩微胶片的使用改变了过去传统管理方法,提高了档案的管理水平,提高了经济效益。缩微胶片具有存储密度大,技术成熟, 稳定性高,记录效果好,寿命长,适用范围广,易于还原拷贝等多种优点。缩微胶片应该远离有害气体源,密闭保存,按片基的特性分类保存,银一明胶片、微泡片、重氮片等不同类型的胶片不能同室存放,彩色片和银一明胶片原则上也不能一同存放。醋酸片基胶片可以按生成年代分开保管,以避免因出现老化对新胶片造成感染。在使用中避免污染和刮伤,不要使用手直接触及药膜,只能拿胶片边缘,连续阅读不能超过规定时间,避免因过热而发脆变形。
4.磁带、录像带的保护。磁带、录像带一种用于记录声音、图像、数字或其他信号的载有磁层的带状材料,是产量最大和用途最广的一种磁记录材料。通常是在塑料薄膜带基(支持体)上涂覆一层颗粒状磁性材料(如针状 γ-Fe2O3磁粉或金属磁粉)或蒸发沉积上一层磁性氧化物或合金薄膜而成。其保存应放在原盒内,竖放保存,防止挤压造成物理损伤,远离磁场源,对于长期不使用的磁带要定期绕动,防止粘连,对利用频率较高的要进行复制或转化为DVD。
5.软磁盘的保护。软盘是PC机中最早使用的可移介质。软盘的读写是通过软盘驱动器完成的。使用时不可触摸软盘盘面,用软铅笔书写标记,不可在软盘上压重物,不能放在阳光下直接曝晒,远离有机溶剂,操作时必须保证环境清洁,保存软盘时应垂直立放在纸质盘盒或适当的盘架内,不要水平重叠放置。软盘容量小、单位容量成本高、速度慢且可靠性差。现已逐渐被淘汰。
6.光盘的保护。光盘以光信息作为存储物的载体,用来存储数据的一种物品。分不可擦写光盘和可擦写光盘。光盘放置应尽量避免落上灰尘并远离磁场。取用时以手捏光盘的边缘和中心为宜,光盘在闲置时严禁用利器接触光盘,以免划伤。光盘在存放时因厚度较薄、强度较低,在叠放时以10张之内为宜,若被弄脏可用干净棉布蘸上专用清洁剂由光盘的中心向外边缘轻揉。
由于现在科技的发展,新档案载体和技术在档案保护中不断被应用,不同的载体在保护技术上差异很大,要加强进档案保护技术的研究,最大限度地延长档案载体的寿命,促进档案事业的发展。
摘要：在档案发展史上,档案载体经历了两次大的变革,即纸张的出现和新型档案载体的出现,档案载体的变革,对档案事业有着深远的影响,同时,不同的档案载体对档案保护技术也有着重大的影响。
关键词：档案载体,变革,保护技术
参考文献
[1]王琦.魏晋南北朝时期纸张的应用及其文档工作[D].辽宁大学历史学院,2012.
[2]刘云艳.档案载体的变革对档案管理工作的影响[J]云南档案,2000(3).
试论人事档案管理模式的变革 篇5
人事档案管理新模式的含义
这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式, 与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关, 所以它应是一种社会化、开放式管理模式。其具体含义有以下四点。
一、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。
市场经济的建立, 产生了多种经济组织形式, 这有利于人才的吸纳、流动, 但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞, 新型的人事管理制度如人事代理制应运而生。人事管理变成了一种社会化的活动, 因此, 作为人事管理重要组成部分的人事档案工作, 也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说, 不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构, 只收集管理本单位人事档案, 市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构, 如各省市人才市场建立的人事档案管理机构, 这种机构不是管理本单位人事档案的机构, 而是面向社会, 其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案, 其服务对象更具有社会性, 可以为整个社会提供人事档案管理服务。
二、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性, 决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中, 人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使, 该机构人事档案来源单一, 仅限于本机构人员, 内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构, 其来源要广泛得多, 人员构成复杂, 其档案内容也丰富多样。
三、利用者对人事档案需求的多样性。
市场经济的发展离不开人才, 无论是外资、合资、国有企业招聘管理人才、技术人才, 选拔合格或优秀人才, 还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业, 都不会忽略对人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性, 也必然导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性。
四、人事档案管理方式和服务方式的开放性。
市场经济的建立, 减弱了人事档案政治化、神秘化的程度, 与此同时, 信息技术和因特网的飞速发展, 改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案, 还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网, 采用网络化管理和服务方式, 使人事档案管理部门与外界的人才信息交流, 由单一的途径变为开放式的交流模式。
人事档案管理新模式的特点
一、人事档案社会化开放式管理模式, 是市场经济条件下的一种新模式, 是对人事档案管理模式的补充, 与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。传统模式中比较封闭的人事档案管理不应成为现代人事档案管理的唯一模式, 而应更新、改革。社会化开放式人事档案管理模式是对现代人事档案管理模式的有益补充。
这两种管理模式处于并存发展阶段, 各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护, 方便本机构使用, 不适于实行规范化、网络化管理;新的管理模式服务面广, 便于社会各种机构和人员利用, 易采用现代化、网络化管理方式, 但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势, 克服各自弊病, 使人事档案管理模式更加充实与完善。
二、人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理。流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大, 与原单位没什么联系, 他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理, 这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点。但有的人才市场还不规范, 在流动人员人事档案管理中还存在不少问题, 有待进一步改进。
三、社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。21世纪是一个更加开放的社会。知识经济的发展, 人才资源的比较优势将越来越明显, 人才流动的数量与质量会逐步增强, 在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。
今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大, 机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治, 精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用, 每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时, 政治体制改革的深化, 会使政府对人事管理逐渐淡化, 人才将成为一种没有任何政府色彩的产业, 人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。
人事档案管理新模式的意义
在中国, 人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适合于发挥自己专长特点的地方或单位工作, 原单位领导若不同意调走, 其人事档案和户口就不能转走, 那么, 即便是这个人不顾及这些仍然离开原单位, 其在工作、家庭、婚姻、住房等方面也还会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式, 每个人是社会人而不只是单位人, 每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理, 与户籍制度、人事代理制度协调运行, 那么许多问题都会迎刃而解。可见, 在社会主义市场经济条件下, 建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。
档案工作的变革 篇6
一、促使档案史料价值传播的思维转变
从某种程度上说,从各种各样类型的数据中快速获取有价值信息的能力,就是大数据技术[1]58。大数据是技术领域发展趋势的一个概括,这一趋势打开了理解世界和制定决策的新办法之门[1]58。大数据对于档案史料价值传播产生的影响,不应该只是外在传播环境的变化,更是深层次思维上的变革。大数据技术对社会生活的广泛嵌入性,以及规模化、高速化处理信息的便捷性,进一步引导当今时代档案信息传播方法与传播技术向纵深方向发展。
档案史料的价值在于历史凭证性,这本身也属于一种信息,历史信息是个人乃至民族寻根的依据,这类信息只有进行更好的传递与传播才可以为更多人所熟知,才能使这些珍贵的世界记忆和人类共同文化遗产得以延续,历史的经验与教训得以借鉴。
档案史料价值的传播,首先需要保证档案史料资源的开放获取,其次就是利用有效的传播途径。而在传统传播思维的指导下,档案史料价值的传播本身要受到诸多限制。如,在以往的传播中特别珍贵档案的开放获取就受到限制,甚至有的连复制品也极少向社会传播。而在大数据时代群众的信息需求更加凸显,要适应公众对档案史料信息获取需求就应该尽快转变传播理念,做到电子版与复制件的开放获取。再如,传统思维指导下,档案史料价值的传播存在一定的无序性和盲目性的问题,为某专题节日而短暂性进行档案史料宣传的方式居多,忽略公众需求信息,档案史料价值传播的形式也不够丰富,致使档案史料价值传播缺乏与公众的双向互动,同时也缺少趣味性与吸引力。而在大数据时代公众需求信息可以通过大数据技术获取,信息传播形式和途径也大大丰富,这些促使档案史料价值传播者根据公众需求,增强档案史料价值传播活动的趣味性与吸引力,丰富档案史料价值传播形式与途径。从根本上讲,这些变革的发生需要档案史料价值传播思维的转变。
大数据时代为档案管理模式带来了转变,也为档案价值传播带来了转变。因此,在进行档案史料价值的传播时,需要借鉴传播学方面的知识,毫无疑问,传媒界的传播思维在大数据时代也在发生着变化。从根本上讲,要抓住大数据时代带来的机遇,就必须变革档案价值传播的思维,从而推进档案史料传播深化与发展。
二、推动用户信息需求有效获取
大数据时代,无论是政府、社会团体或个人,无论是业务活动交往还是个人信息交流,都开始在全球范围内实现数字化基础上的网络化和智能化,其目的是为了保证更加快速、方便和准确的信息生产、传递、储存和利用[2]159。大数据处理技术又使得信息的获取与传递更加便捷化、实用化。任何信息的传播都是需要首先了解受众需求的,否则信息传播就失去了功效。
大数据时代,在网络浏览界面、媒体平台上累积了大量用户在互联网上的行为日志、关系数据、UGC(用户产生的内容)等大量有价值的信息,通过这些数据可以知道用户在什么地方、做了什么、买了什么,这些信息都成为大数据的来源。将这些数据来源收集起来、用大数据技术予以加工就可以获取比非大数据时代更加有效的受众需求信息。而这些需求信息正是价值传播的依据,就档案史料价值传播来说,档案史料对于大众来说本身不具备较高的吸引力与趣味性,需求信息此时就显得更为重要。因此,对随大数据时代诞生的更加实用的受众需求信息的获取与分析,无疑成为档案史料价值传播的颇有价值的机遇。为此,档案部门应该在大数据时代注重学科交叉研究,有效利用大数据带来的社会变革。在对受众需求信息的获取与分析基础上,开发档案史料传播的用户服务平台,主动推送有价值有趣味的档案史料信息。变被动传播为主动传播,对档案史料价值传播来说这应该是一种变革。只有这样,才可以最大程度上促进档案史料价值的传播与实现。
三、促进档案史料价值传播技术的发展
档案史料于个人是找寻先祖轨迹的凭证,于科研团体是推动研究成果发展的基础,于国家是承载民族记忆发扬历史精神的载体。档案史料价值传播的意义在于可以让人类了解历史、铭记历史、以史为鉴。现今,国内外都在积极推进城市记忆、国家记忆、民族记忆的建设。档案史料价值的传播就是其中非常重要的一个组成部分。大数据时代不仅是产生了数以亿计的大量数据与数据流,同时也产生着无数的大数据处理技术,这些技术在对大量数据进行加工后,使数据蕴含了巨大的财富与价值。当然,大数据时代产生的思维、技术也使诸多领域产生变革,就档案界而言,试图将大数据思维、大数据技术融入档案传播中去,以期最大程度发挥档案史料的价值。
大数据技术在档案资料的收集、存储、检索与利用中均有研究:大数据时代是旧媒介、新媒介和新新媒介融合并存的时代[2]159。其实,所谓“新”与“旧”都是相比较而言的,随着信息技术的发展,每一个时代有每一个时代的新媒介,媒介形态的不断发展变化导致媒介种类日益丰富[2]159。大数据时代,各种各样的信息通过互联网数据化的形式进行传递导致了数据信息的融合,这极大地改变了人们的信息传播方式,使得人们利用、接受与评价信息行为均发生了变化,进而改变了人们的思维方式、工作方式、生活方式和消费方式。大数据不仅促进了档案管理技术的变革,也推动了大众传媒的技术的发展。对档案史料价值传播的研究需要融合档案学知识与传媒学知识,研究大数据时代的档案史料价值传播也当然要融入大数据处理技术在传媒界、档案界的应用,才可以更好地把握大数据的脉搏,应用大数据技术推动档案史料价值的传播。
四、促使档案史料价值的传播方式科学化
随着社会的进步,人类素质的提高,人类的知识获取方式也趋向多元化、个性化、精准化与便捷化。就档案史料知识的获取方式来讲,也同样趋向多元与个性、精准与便捷。因此,在当今社会,档案史料价值的传播方式也应该适时地调整,才能够保证传播的有效性。
大数据时代,信息爆炸性增长推动了信息挖掘技术的产生,进而产生了一系列数据挖掘工具与数据挖掘方法,如:火车头网页文本采集器、ROST系列文本挖掘、内容挖掘软件、Web日志分析方法、购物篮分析方法等。对档案史料信息传播者来说,这些工具与方法使信息传递更具针对性,进而使传播更加有效;对档案史料信息受众来说,所获取的信息将更加准确、获取方式也更加便捷。这些技术变革符合了当今社会人类便捷精准的获取有效信息的需求,也符合了信息传播者科学、精准、个性化传递信息的要求。在大数据时代,信息挖掘技术使档案史料信息传播方式科学化得以实现。就档案史料价值的传播来讲,这些大数据信息挖掘技术与在传播方式的改进中均可以加以利用,用科学化的传播方式确保传播的有效性,进而促进档案史料价值的传播与实现。因此,用因大数据而生的数据挖掘技术促使档案史料价值的传播方式的科学化,这将是大数据时代档案史料价值传播的又一变革。
五、促使档案史料价值传播策略的调整
档案史料价值的传播在大数据时代之前,一直缺少对受众需求的挖掘,传播的基本方式主要集中在档案馆传播、历史档案展览传播、纪录片传播,缺少趣味性与主动性,使得档案史料价值在传播的过程中难以为大众留下深刻的印象,从而使传递出的档案史料价值比其实际价值大打折扣。基于受众需求挖掘的档案史料价值传播,可以变被动传播为主动传播,增加受众的范围;在需求分析的基础上,适当地应用新技术增加档案史料传播内容的趣味性,增加档案史料价值传播形式的丰富性,可以大大增加档案史料价值传播的影响力,从而提升档案史料价值传播的意义。
大数据时代确实为档案史料价值传播的策略调整提供了契机。原来,受众信息很少或者很难获取,而今,大数据时代无时无刻不产生着大量的受众信息,虽然这些信息起初庞杂而巨大,但是经过大数据处理技术的处理之后,将会变成受众需求信息的宝库;大数据时代之前,档案价值的传播缺乏科学的数据支撑,而今应大数据产生而发展的数据挖掘技术就为档案史料价值传播提供了理性依据。
如果在档案史料价值传播的过程中,能够借用数据挖掘技术,使受众信息得以有效地收集与利用,将促进档案史料价值的传播策略变革。而传播一定要有有效的传播手段和优秀的传播策略,大数据正是推动有效传播手段和优秀传播策略的产生:一是个性化传播策略。即人们在消费信息时,更加注重获得个性的满足、精神的愉悦、舒适及优越感,能够更具个人心理意愿和兴趣爱好来选择信息或服务,大数据用户需求挖掘技术给了我们机会落实个性化传播策略。二是多样化传播策略。一方面传统的档案馆展览、档案编研的方式不可放弃,应该在大数据时代为传统模式注入新的活力;另一方面开发新的传播模式,如社交媒体平台传播、开发智能手机或平板电脑档案史料查询APP等,均是丰富档案史料传播的新方式。三是全方位传播策略。即大数据时代信息来源多样,信息传播渠道大大丰富,档案史料价值的传播也可以利用这个条件,使其传播不局限于某一特定时间、地点或领域,尽量将档案史料价值传播穿插于教育、科普、公共知识服务等文化活动的各个环节中。这些对于档案史料价值在大数据时代的传播来说无疑是值得期待的变革。
大数据时代的信息传播具有了智能化、个性化、精准化等一系列新特点,这些信息传播的新特点为档案价值的传播与提升带来了机遇,同时也带来了挑战,要想把握机遇、应对挑战就必须尊重事物发展的客观规律,顺应历史潮流,利用大数据技术努力提升档案资源的社会价值。档案价值的提升也不仅仅在于档案的收集、编研与管理,同时也在于档案的利用,只有做好档案价值的传播工作才可以使档案资源更好地为社会所利用,才能够使档案资源的价值在传播中得以普及并且深入人心。在大数据已经成为社会不可逆转的趋势下,如何认识机遇、把握机遇,是所有领域值得深入研究的问题,档案界也应该活跃起来,多做创新,积极融合多学科知识,把握机遇,促成变革,迎接挑战。
摘要：大数据时代推动着世界的巨变,将大数据思维以及传媒学知识引入档案史料价值的传播实践,阐述了大数据时代为档案史料价值传播带来的促使思维转变、受众需求有效获取、传播技术专业化、传播方式科学化以及促使传播策略调整的五方面变革。
关键词：大数据,档案史料,传播
参考文献
[1]林璐茜.大数据时代的社会主义核心价值观传播研究[J].知识经济,2014(15).
档案工作的变革 篇7
尽管托夫勒早在20世纪80年度就在其著作《第三次浪潮》中提出了“大数据”一词[1],但随着计算机技术、网联网技术、通信技术,尤其是物联网技术的进步,大数据作为一种新的改变生活方式、思维方式和工作方式的推动力量,以崭新的面貌登上了历史舞台。诸多专家学者和媒体更是将2013年称为“大数据元年”。[2]大数据就是指“无法在一定时间内用通常的软件工具进行捕获、管理的数据集合”。实际上,大数据就是那种量很大、呈现形式多元化及多样化的非结构化数据。它具有海量性、多样性、实时性、价值性等特性。[3]而高校档案本质上也是大数据的一种。大数据的兴起也导致了高校档案收集管理的演变和变革。
二、大数据的特性及其对高校档案收集管理的影响
(一)大数据的实时性促进高校档案内涵发生了改变。人类的实践活动无时无刻不产生着数据,过去由于技术和存储介质的限制,对于这些活动所产生的数据不能及时记录和保存。现如今,物联网技术的发展,存储技术的进步以及存储容量的无限制扩大,使得人类活动甚至于其他诸如机械的活动也能实时记录和保存。从这个意义上说,有关高校档案的内涵也要发生相应的变化。20世纪80年代末,我国国家教育委员会颁布第6号令,将高校档案定义为,“高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。[4]到了20世纪初,教育部又颁布了第27号令,将高校档案重新定义为,“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。[5]然而,大数据的兴起,高校档案概念的如此界定就显得不符合实际情况了,在技术上,目前高校档案的实时记录已经成为现实。因而,高校档案可以界定为“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的实时记录”。
(二)大数据的海量性使得高校档案收集的内容范围不断扩大。高校档案的收集最终目的是为了有效利用。大数据的兴起导致当前数据利用的思路发生了根本性的改变。一是高校档案利用不再是过去的少量的数据样本,而是利用所有相关的档案数据;二是大数据时代档案数据的利用不再追求精确性,而是利用相关数据分析技术来分析所有的数据,乐于接受数据的纷繁复杂。从这个意义上说,高校档案价值的鉴定要发生改变,以放宽高校一系列活动中所产生的数据收集标准,以便更好地利用高校档案数据。
(三)大数据的多样性使得高校档案收集更趋多元化。在大数据及互联网思维没有兴起之前,档案数据一般要求每一条数据都是结构化并完整的。而大数据时代,数据的产生如“井喷”般迸发,由于人的信息加工资源和能力是有限的,因而数据的呈现更趋碎片化,以便用户有限的信息加工能力处理更多的信息资源。大数据时代,档案信息已不再局限于文字、图表、声像等表现形式,甚至于人们的位置信息、信息检索记录都可作为档案信息资源存在。
(四)大数据的价值性使得高校档案收集评价标准发生了改变。高校档案的收集是为了更有效的利用。那么如何判断档案信息的价值性和有效性呢?大数据强调样本就是全体数据,这是建立在大数据分析能力大大提高的基础上的。随着社会的变迁,技术的进步,当前高校的运行和运转都基本实现电子化、信息化,而很多档案信息是高校正常运转的数据支撑。很多过去看起来不起眼、没有价值的数据信息可能蕴含着重要的潜在价值。如,随着移动互联网络的兴起,智能手机的很多软件都附有收集位置信息的功能。为什么要收集这些看似无用的信息呢?又如,网络约车软件获众多风险投资的青睐和关注,就是觉得客户约车记录和位置信息具有重要的价值。在某种程度上,档案数据的真实价值就像漂浮在海洋中的冰山,第一眼只能看到冰山一角,而绝大部分则隐藏在表面之下。存在即是合理,高校一切运转活动的痕迹都有其潜在价值,区别在于如何收集和分析而已。
三、大数据视野下高校档案收集管理的变革
(一)高校档案收集由集中与分散相结合的方式向实时收集转变。传统的高校档案收集采用的集中收集和分散收集相结合的方式。一是详细规定高校档案的收集范围,教育部27号令中就规定了高校档案收集的内容包括“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类”。二是鉴定每种高校档案的应用价值和保存价值,确定它们的收集时间和收集频率,并确定它们的保存年限,是一定年限保存还是永久保存。三是将这些收集规定传达至产生上述档案的相关部门,并由专人负责或工作人员兼职负责具体档案内容的收集。然而,随着大数据的兴起,互联网办公和无纸化办公在各高等院校的普及,各高校纷纷构建各自的数字化校园,并根据高等院校运行划分为不同模块,这些模块系统的运行基础是高等院校各部门的档案信息,同时这些模块系统运行的结果也是高校档案应收集的内容。因而,高等院校数字化校园的正常运行为高校档案实时收集的实现提供了技术支持和系统保障。
(二)高校档案收集由数字化向数据化转变。数字化指的是把模拟数据转换成用0和1表示的二进制编码。高校档案收集的数字化一般是通过计算机设备、图像扫描设备、利用图文识别软件和技术,将高等院校运转过程中所产生的档案信息转变为二进制码的过程。高校档案数字化转变了高校档案收集的工作方式,更加有利于高校档案的保存和利用。但是,数字化的高校档案不可分割,不可重组,大大降低了高校档案的潜在价值。大数据时代,强调数据的可量化、可计量,这就需要档案数据的数据化。所谓数据化指的是一种把现象转变为可制表分析的量化形式的过程。为了得到可量化的档案信息,工作人员需要知道如何计量;为了数据化量化了的档案信息,工作人员也要知道怎么记录计量的结果。这就需要档案工作人员拥有正确的工具。这对高等院校档案工作人员的专业技能提出了更高的要求。第一,高校档案工作人员要具备档案管理方面的专业素养和技能,要精通和掌握高校档案鉴定、收集、归档、整理、存储、利用等各个环节的档案处理技能;第二,高校档案收集和管理的数据化是大势所趋,因而,高等院校档案工作人员要了解和熟悉专业化的档案管理系统的使用和维护,具备相应的计算机设备操作技能、数据化识别软件和设备的使用技巧;第三,档案的收集归根结底是为了更好的利用,而利用的基础是档案信息的可量化、可计量。因而高等院校档案工作人员要掌握数据的分割和重组。最为重要的是高等院校工作人员要掌握相关的档案数据分析和统计技术;第四,高校档案人员要掌握一定的档案信息检索技能。
(三)高校档案收集理念发生了根本性的变革。大数据时代,档案信息的价值实现和价值增值关键在于信息数据的可重复利用和数据重组。传统的高校档案收集是为了保存和利用,保存和利用并重。而网络互连时代,大数据的兴起,高校档案的收集是为了分析和利用。正如维克托·迈尔-舍恩伯格所言,“数据价值的关键是看似无限的再利用,即它的潜在价值。收集信息固然至关重要,但还远远不够,因为大部分的数据价值在它的使用,而不是占有本身。”总的来说,高校档案收集理念发生了根本性的变革。
高校档案理念的这一变革离不开高校活动档案信息的支持,这就需要构建标准化的档案信息记录标准,这也是高等院校正常运转的基础。例如,高校的学生档案,其档案信息不仅是考核学生学习情况的依据,学生顺利毕业的保障。这些信息也是后勤管理部门,保障校园一卡通正常运转的基石。同时,这些档案信息也可应用于图书馆读者信息的登录,保障学生可以更好地利用图书馆,提高学习效果。这些职能和功能的实现离不开学生档案信息的共享,而档案信息的共享离不开学生档案信息的标准化和通用性。从宏观角度来说,校际之间档案信息共享和利用,高校档案与社会档案的共享和利用,这些也离不开标准化的档案信息记录。从这个意义上说,高校档案的收集和记录要遵循数据的DWA技术,统合高校档案的文本、声像、媒体等非结构化数据的呈现格式,建立起海量的数据仓库设备,实时、真实地收集和记录高等院校运转过程中产生的一切记录。
参考文献
[1]著青梅.基于大数据时代的科技档案开发要素研究[J].陕西档案,2014,1:30~31
[2]冯海超.大数据时代正式到来[J].互联网周刊,2012,24:36~38
[3]王涛.大数据时代背景下的高校档案资源共享研究[J].兰台世界,2016,4:75~76
[4]中华人民共和国国家教育委员会.普通高等学校档案管理办法[S].1988-10-10
档案工作的变革 篇8
档案工作的发展先后经历了目录管理、数字化管理、信息化管理等阶段, 档案信息化是21世纪现代档案管理区别于传统档案管理模式的重要特征, 也是信息社会档案管理业务发展的必然趋势。
2004年我国通过了《中华人民共和国电子签名法》, 自此电子签名与传统手写签名和盖章具有同等的法律效力。2009年底中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁发了《电子文件管理暂行办法》, 从信息化、档案、保密等多个业务角度对电子文件管理过程予以规范。电子档案逐步获得认可, 电子文件的规范更加的具体, 结合电子档案独特的安全性、开放性、标准化、合法性等优势, 电子档案必然逐步取代传统纸质档案, 开创档案管理的新领域。
为保证电子商务业务的顺利发展, 更好地支撑市场需求, 我公司建设了公共认证鉴权服务平台, 使客户的网上签约具备与营业厅业务办理相同的法律效力, 保证签约业务的有效性、合法性、抗抵赖性, 推动网上签约业务的推广, 为客户提供便利的网上签约服务, 降低营业厅业务办理压力, 提高业务办理的效率, 实现了客户信息资料的信息化管理。
2011年, 为支撑与加强全面会计信息管理, 实现会计信息全流程、电子化、全生命周期管理, 公司全面启动电子凭证管理平台项目, 进一步提升公司财务集中效率, 实现信息高效采集与传递, 直接依据电子凭证审批, 节省纸质单据传递时间, 提高审批效率, 直接依据电子凭证信息进行审核与付款, 有效缩短付款周期, 提高付款效率。实现了会计档案的全程监控与信息共享。
2013年, 为进一步支撑公司移动互联网等新型业务发展, 提高签约效率, 降低签约成本, 江苏移动游戏基地正式商用CA电子签约业务, 通过数字签名技术, 为移动游戏基地网上签约业务提供具备法律效力的数字签名, 实现了合同档案的电子签名管理。
2016年, 我们将电子签名应用于工程档案, 完成了设计、施工、监理及建设单位相关工程资料的在线审批、在线签约、实时归档, 电子文件的完整程度将直接决定项目是否可以验收, 极大的提高了工程档案归档的完整率与及时率。
二、信息化系统集成, 体现了由分散管理向集成管理转变的趋势
企业档案管理领域的集成包括资源集成、系统集成、流程集成、标准集成四个方面, 而资源、流程、标准的集成都可以通过系统集成的方式进行体现。我们在各类办公系统建设过程中一直以企业整体效益提高为根本目标, 在顶层设计上统筹规划。数字档案管理经历了起步阶段的“基于机读目录的档案辅助管理系统”, 到成长阶段的“兼顾电子和纸质文件的一体化管理软件”, 到提升阶段的“网络环境下档案信息资源整体处理模式的数字档案馆系统”。在制度规范上, 也陆续制定了工程、合同、会计、电子文件、法律案件、审计等各项档案管理办法, 与系统集成进行有机融合。
2000年, 随着全公司文档及工程档案量的激增, 为了适应档案资料管理的需要, 实现全省档案资料的现代化管理, 保证档案完整准确, 提供利用迅速, 公司探索和开展了档案信息化的初期建设, 引入了档案管理应用软件, 实现了简单的案卷目录计算机化管理和查询利用, 强化文件的日常管理、文档数据导入等功能, 建立了全省各分公司完整的档案条目管理库。
2003年, 全省“OA档案管理子系统”模块启用。实现了电子文件在办公自动化系统上归档的流程化管理, 为公司档案管理提供了一个功能齐全的档案信息管理平台。在电子文件实现实时归档处理后, 又开发了工程、合同、会计档案以及其他档案、资料管理的功能模块, 使各种类别、载体的档案信息全部实现网络化管理。实现了公司档案室对公司各部门和市县分公司的实时监控管理, 大大缓解了因档案人员配备少带来的难题。
2008年, 公司“数字档案馆系统”项目正式启动, 开启了档案数字化管理新的征程。“数字档案馆系统”以“支撑”取代“尾随”:主动捕获档案而不是被动等待接受归档;以“分层纳入”取代“独自开展”:纳入信息系统、纳入业务流程、纳入发展规划;以“集中”取代“分散”:各级各类档案数据存储的大集中;以“全程控制”取代“分段管理”。以文档价值为核心, 以信息资源整合和共享为基础, 将有重要价值的文档信息资源进行数字化收集、整理和提供利用, 实现企业档案管理模式的创新, 使文档信息资源成为企业重要资产。
“数字档案馆系统”体现了三个“一”集成管理思想。一个环境:形成一个支持企业发展需要的环境, 通过对档案文件的有效利用, 带来运营管理效率的提升;一个机制:形成一个保障档案收集、整理、保管、利用的机制, 包括制度建设、设施配备、系统设计、标准制定、人员培养等;一个系统:公司流程的全面贯通;信息资源的深度整合;应用系统的大集成化。
2013年完成了属地档案系统与集团统一数字档案系统的云端对接。集团统一数字档案管理系统作为IT管理信息系统的重要组成部分, 实现对公司各种介质、各种类型的档案全流程管理, 支撑档案收集、档案保存、档案管理、档案利用、档案销毁的档案全生命周期管理, 实现全集团档案数据共享, 提高了档案数据利用率, 有效地为企业生产经营提供了有力支撑。
三、档案利用体系, 体现了企业档案工作与时俱进、价值提升的趋势
在整个社会现代化和信息化发展进程中, 档案收集、整理、保管、利用的理念、体制和工作方式都在经历重大变革。提供利用是档案工作永恒的主题, 档案提供利用是档案部门、档案工作者与社会联系的桥梁和纽带。档案部门应当顺应现代社会的需要, 在档案利用服务机制和服务观念方面有所创新, 进一步拓展利用服务范围、领域和内容, 营造服务环境, 创造服务条件, 改进服务态度, 提高服务能力和水平, 提供全方位、多层次、高水平的档案利用服务。
过去, 我们档案的利用主要是以工作查考为主, 而随着企业的发展步伐大大加快和市场竞争的日益激烈, 企业的各项工作运作都提出了更高的要求, 任何一个工作环节出了问题, 都会影响企业生存、发展的大局。因此, 公司无论是决策层还是各个部门, 都更加重视利用档案提高决策的科学性和工作效率, 提升企业的诚信度和企业形象, 档案利用价值更加凸现出来。为工作查考利用文书档案的愈来愈多;适应企业发展的需要, 工程档案、合同档案、设备档案的利用频度愈来愈高;为宣传企业, 提高企业的知名度和推进企业的精神文明建设、企业文化建设利用档案编写的各种宣传材料与日俱增;利用档案保障企业自身的利益, 维护企业的合法权益也日益受到重视, 并在处理纠纷、投诉中发挥了重要作用。档案价值的体现对档案利用的管理提出了更高的要求。
1. 档案利用网络化。
将档案电子化检索功能延伸到各个地市、各个部门, 借助档案的分类检索和全文检索等功能, 实现档案的在线查询、网上审批、利用效果反馈的全流程管理。
2. 搭平台促进资源共享。开辟快速通道、荣耀历程、图片专题、视频资料等模块, 制定完善的权限体系, 实现编研材料的信息共享, 确保文档安全。
3. 加大开发力度、强化服务功能。
编制《大事记》、《志书》、《创新汇编》、《制度汇编》、《传媒发布》等内容。在服务对象上, 既为领导决策参考服务, 又为广大员工工作开展服务;在服务内容上, 既支撑公司日常运行管理工作, 又为公司规避了运营风险。
参考文献
[1]徐拥军, 牛力.企业档案管理的十大发展趋势.中国档案, 2014 (05) :31-33.