对档案管理工作的建议（精选10篇）
对档案管理工作的建议 篇1
关于档案管理工作的建议
关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:1
3为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议：
一、档案管理机构及职责
1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。
2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。
二、档案的保存
1、保存地点：办公室档案柜
2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、保存方法：
分类
汇总
（1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：
接收文件下发文件
日期:××年*月*日（编号：××*）日期:××年*月*日（编号：××*）
接收自：××*下发至：××*
主题：××*主题：××*
公司人事资料汇总形式如下：
姓名：××（个人基本资料）学历：
××所属部门及职位：××
客户资料汇总形式如下：
国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：××
工厂资料汇总形式如下：
类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：××
（2）技术性资料汇总形式如下：
日期：××年*月*日
产品名称（类别）：××××
最终报价：××××*（工厂：××××*）
（3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。
（4）国际业务资料
以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下：
合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全
××××××××××××××××××××××××××××××
××××
（5）样品资料汇总形式如下：
外来客户样品公司生产样品
样品编码：××××××××样品编码：××××××××*
样品描述：××××××××样品描述：××××××××*
（6）成员公司资料汇总形式如下：
公司名称：××*主要业务：××*
联系人及方式：××××相关资料包括：××*
三、档案的借阅
因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。
四、处理规定
公司各部门及员工有保护档案的
义务，有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案
2.擅自向外界提供、摘抄公司档案
3.涂改、伪造公司档案
4.未及时上报、归档或管理不善
5.未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚）
注：监督责任部门为公司办公室，第一责任人为指定的档案管理员，第二责任人为办公室负责人。
以上建议不妥之处，恳请批评指正。
对档案管理工作的建议 篇2
一、我国婚姻登记档案的主要特点分析
(一) 婚姻登记档案构建对象均为“一对”。婚姻登记档案的形成, 主要是在婚姻登记部门的各项工作内容与工作流程中, 比如补办婚姻登记、离婚登记、撤销婚姻、结婚登记中所构建、形成的, 其档案构建所涉及到的主要对象为具有或是曾经具有婚姻关系的人, 不论是补办、离婚、撤销还是结婚, 档案构建对象均为“一对”, 而绝不可能为一个单独的个体对象, 也不可能如同人事档案或其他档案一般, 为每一个人单独建档。
(二) 婚姻登记档案的内容具有专指性。婚姻登记档案是一种专门性的档案, 它是婚姻活动主体在补办、离婚、撤销或是结婚过程中所形成的, 而档案中所涵括的内容, 通常都是针对当事人的婚姻状况而收集、整理的各类信息、资料。这些资料的来源有可能是当事人自身所出示的材料, 也有可能是法院副本材料或是婚姻登记部门在处理当事人事宜的过程当中所累积、形成的材料。但不论如何, 这些材料内容针对的都是当事人的实际婚姻状况, 除此之外的内容都不会牵涉到, 所以具有非常强的专指性。
(三) 婚姻登记档案的形成具有动态性。婚姻登记档案与当事人的实际婚姻状况是相关联的, 如果其婚姻出现了变动, 那么婚姻登记档案的内容也就会做出相应的变动, 婚姻登记档案内容的形成具有动态性。
(四) 婚姻登记档案具有保密性与保管期限一致的特性。在婚姻登记档案的内容中, 包括了许多当事人的个人信息内容, 而这些信息内容都是当事人的隐私, 所以必须要对外进行保密。如果由于某些特殊情况, 需要对档案进行利用, 则需要完全遵守相关规章制度, 防止当事人的个人隐私受到侵犯, 确保婚姻登记档案利用的合法性。其次, 与其他的档案管理有所不同, 婚姻登记档案没有分段的“时长”或是“年限”这样的概念, 所有婚姻登记档案的保管期限都是统一的。
二、对做好婚姻登记档案管理工作的建议
(一) 增强对婚姻登记档案管理的投入力度。应当增强对婚姻登记档案管理的投入力度, 使婚姻登记档案管理能够得到充足的人力、物力、财力保障, 为实质性的管理工作开展打下基础, 这是做好婚姻登记档案管理工作的前提。
(二) 加大对《婚姻登记档案管理办法》的贯彻执行力度。为规范婚姻登记档案管理, 维护婚姻当事人的合法权益, 我国根据《中华人民共和国档案法》和《婚姻登记条例》于2006年1月23日颁布了《婚姻登记档案管理办法》。该管理办法的出现, 说明了我国对于婚姻登记档案管理工作的重视力度, 同时也使我国婚姻登记档案管理工作走上了法制化的轨道, 能够有权威的规章、制度可依, 越来越规范。所以要在实际的档案管理工作中, 加大对《婚姻登记档案管理办法》的贯彻执行力度, 同时强化广大市民依法利用婚姻登记档案的意识, 这是做好婚姻登记档案管理工作的重要途径。
(三) 实现档案规范化。婚姻登记档案随时归档立卷, 实行规范化管理。同时, 还要对婚姻登记处成立前的婚姻登记档案进行系统整理, 实行纸制档案和电子档案“双套制”保管, 档案管理要达到标准化、规范化水平, 并且要逐年集中保管婚姻登记档案。针对目前婚姻登记档案多处分散保管的现状, 本人认为, 为确保婚姻登记档案的安全、完整, 方便社会利用, 应将散存在各处的婚姻登记档案逐年纳入档案馆集中统一管理, 为婚姻登记档案的保管保护及利用提供良好的条件。
(四) 创新管理队伍建设。创新队伍建设首先必须要建立健全管理机制, 要认识到管理人才开发的重要性, 提升对人才的引用和开发的力度, 让婚姻登记档案管理人员能够在实际管理过程中发挥出自己最大的潜能, 能够第一时间进行理论知识的更新, 积极学习先进知识理念, 在提升自己综合能力的同时做好档案的管理工作。其次是要建立起一种优胜劣汰的竞争机制, 最大程度上提升他们的管理水平, 逐步建立一支具备较高综合能力的管理人才队伍。第三是要有一个科学合理、行之有效的管理制度, 制定健全的管理制度、科学的管理系统之后, 应该严格地将其落实到每一个责任人, 落实到工作中的方方面面, 当出现问题时能够第一时间找出责任人, 减少和避免管理人员推卸责任。最后是加强对工作人员的软素质建设, 要求所有工作人员做到佩证上岗, 实行文明用语, 微笑服务, 具体做到办事细一点, 微笑多一点, 效率快一点, 态度好一点, 力求给当事人提供热情、周到的服务。
浅谈对提高档案管理工作的建议 篇3
【关键词】档案管理 存在问题 建议 观念更新
一、当前机关档案管理中存在的问题
1.档案意识不强，档案利用率低
机关档案工作对机关的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以机关单位带来巨大的社会效益。但是许多机关长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
2.档案管理制度不健全
很多档案的收集、保管、保護、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了机关档案的真实性和利用价值。
3.档案硬件投入及经费不足
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的机关单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。
4.档案专业人员业务素质不高
目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。
二、提高机关单位档案管理的建议
1.提高机关单位档案管理的认识
要充分认识档案工作对促进机关单位发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。
2.规范档案管理机制,强化工作责任
建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。
3.实现档案管理现代化
3.1加强管理意识
档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能适应新时期档案管理工作。
3.2掌握现代化管理技能，提高综合素质
以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
3.3利用现代化技术，整理档案
档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。
三、发挥专职档案人员的创新主体作用
1.专职档案人员应当重视观念更新
专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
2.专职档案人员应当练就过硬的业务技能
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
3.专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识
当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要，专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
参考文献
人事档案管理机制的现状与建议 篇4
[摘 要]在社会主义市场经济条件下，随着政治、经济体制的改革和用人制度的变化，人事档案工作面临着新的形势和任务，既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的历史条件下正确的分析审视人事档案管理机制存在的?r值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，以适应现代社会的进步与发展，充分发挥人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。
[关键词]人事档案 管理机制 建议
中图分类号：S132 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）29-0343-01
1.人事档案管理机制的现状
我国的现行干部人事档案工作，诞生于战争时期，成长于计划经济的年代，一直沿用以“计划管理”为核心的规章制度，承袭了手工管理的方式。传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验证，已经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。
2.人事档案机制状况的分析
2.1 服务功能不健全，阻碍了人事档案工作的发展。由于人事档案工作一直从属于组织人事工作，其服务职能被管理职能所掩盖，从而造成服务方向不清晰、服务职能不明确。再者是服务手段落后。
在信息化社会里，人事档案工作的技术手段远远落后于现代社会，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质化的老路，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后，就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记录上，缺乏系统管理与操作，电子数据丢失情况极为严重。
2.2 人事档案管理方式的改变使人事档案职能弱化，难以适应实际工作的需要。档案馆代管人事档案后，档案的管理方式产生了变化。遵循党管干部原则，人事档案的具体事务由档案馆负责，但业务上要接受组织人事部门的领导。即档案馆仅负责材料的接收、整理、归档和利用等具体工作，而档案的转递、查借阅人员的确定、材料的真实性等方面由组织人事部门指导和审核确定并提供。从国家人事档案管理体制来说，国家中组部负责对地方组织部门的人事档案工作进行业务指导，组织部门领会上级精神后，传达给档案馆，最后由档案馆组织落实、具体实施。这样的管理方式存在着职能上的交叉，既不利于使上级的精神得到尽快落实，也易使组织人事部门对档案的管理职能产生弱化，令档案人员工作起来十分被动。
3.对加强现行人事档案管理机制的几点建议
3.1 明确用人单位建档和管档机制。传统的人事档案管理规定在实践中已经被突破。这其实也反映了一种需要，因为无论单位大小，都存在着利用人事档案的问题，得通过制度规定来强制要求它们把记录和反映其工作人员人事数据和信息的人事档案，集中到某一层级以上的组织人事部门集中管理，很显然会影响用人单位的查找利用和信息开发。档案应该保存在最有利于其价值实现的地方。另外，我们也可以看到，传统的人事档案管理制度规定已经暴露出其机制方面的“僵硬性”，已经不能适应现代企业，特别是民办、独资、合资等新企业人力资源管理的客观需要了。
因此，我国单位层面的人事档案管理机制应该是：谁建谁管，实现建档权、管理权和使用权三种权利的协调统一。不能人为地通过不合理、不合规律要求的制度规定，来把一部分单位的人事档案管理权和使用权剥离出去，使人事档案继续扮演“控制人”的角色。
3.2 建立体现社会公平原则的无偿管理、有偿服务机制。以往的人事档案管理改革的一个败笔之举就是实行“体制外社会流动人员”的人事档案管理收费制度，这种管理机制的实践结果，严重挑战了社会公平原则，也损害了广大“体制外”人员的利益，是传统的组织控制、单位控制型的人事档案管理体制的延续。实行这种管理制度的思想惯性可以描述为：你不是要脱离单位吗，那好你就得增加成本付出；你不服从我的制度安排，你就不能得到我所提供的人事档案信息服务。所以，就这种所谓人事档案管理改革的实质来说，依然是传统的控制人思想和做法的延续，并不符合党和国家管理人才合理流动，发挥人才社会作用的大政方针，是人事档案所有权人的一种强制性的“索取”行为。
3.3 建立相对人有效参与和监督机制。更新人事档案的管理机制，让人事档案回归其本来的人力资源管理工具意义上来，是我们必须予以正视的一个现实问题。旧的人事档案建档机制、管理机制和使用机制不改变，将会使人事档案的生存前途渺茫。因此，放开人事档案的建档权和管理权及使用权，形成一种相对人参与和监督的新的管理机制，不仅可以使相对人享有必要的民主权利、保障相对人的合法权益，而且可以使各个用人单位所建立的人事档案的质量得到有效提高。让相对人参与和监督人事档案的管理工作，必须在制度层面首先赋予相对人以知情权，建立对相对人相对公开透明的人事档案管理制度。所以，人事档案管理制度变革是基础，人事档案管理机制改变是制度得以顺利施行的必要保障。可以说，没有相对人有效参与和监督的人事档案管理制度变革，只是一种“换汤不换药”的做法，根本无法改变我国人事档案管理所面临的“危机”和挑战。
机关档案工作状况调研建议 篇5
一、机关档案工作存在的问题
（一）对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。检查发现有的单位没有将档案工作纳入目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定，不能引起领导的重视。对档案工作重视 不够的主要表现：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高；二是对档案工作人、财、物投入不够；三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。
（二）办公条件及设施不符合档案管理的要求。互查发现，一些单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有差距。如有的机关无专门的库房，有的机关没有专门的阅览室；个别单位的档案装具仍是木柜和铁柜，没有使用密集柜。
（三）档案人员不稳定，素质有待提高。主要表现是：个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的深入开展；个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性；档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。
（四）档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质量是为档案利用的高效率，但通过近年来互查发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单位归档分类不够合理，保管期限划分不够准确；有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够，个别单位存在有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，目前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。
二、对做好机关档案工作的建议
（一）加强领导，健全组织。工作好不好，关键看领导，领导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导；其次要建立档案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层单位、各科室共同参与的管理网络；第三要逐步建立健全统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。
（二）把握重点，规范管理。文件材料的归档及管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。
（三）加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对稳定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档案局可以组织专业知识培训；各单位可以采取“请进来，走出去”的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。
（四）完善设施，加大软硬件建设。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。
对档案管理工作的建议 篇6
文书档案工作是一项比较复杂的工作，涉及很多方面，在进行档案管理工作时需要考虑的因素也非常多。为了提高文书档案管理的效率需要对各种档案资料进行收集和整理，方便对档案资料的加工和利用。新时代背景下，文书档案管理工作面临着新的问题，那就是档案资料的内容在不断增加，同时又有新的科技为文书档案管理工作提供强大的技术支持。信息技术的发展和普及改变了传统文书档案管理的方法，采用了先进的科学技术，提升了文书档案管理的现代化程度，促进了我国文书档案管理工作的规范化水平，提高了档案资料再利用效率。文章在新时代的背景下对文书档案管理工作进行了深入研究。
计算机网络和信息技术的发展为文书档案管理带来了新的发展机遇。新时期的社会经濟发展对文书档案管理工作提出了新要求。要求当前的文书档案管理工作必须与时俱进，不断实现管理方式的现代化，促进管理水平的提升。因此，要积极运用先进科学技术和设备来提高文书档案管理工作的效率和质量，才能够更好地满足使用者的需求。
严格的档案管理工作需要对现代化的管理策略进行深入的了解，才能够更好地利用现代化技术为管理服务，进一步提升档案管理的水平。文书档案管理工作随着时代发展变得越来越重要，需要进一步加强管理工作，充分体现文书档案本身的价值。不同时代文书档案的管理具有不同的价值，在进行管理的时候也要跟随时代的发展特点进行。加强档案管理工作，要在实践中不断探究文档管理工作中出现的各种问题，及时找出对应的原因，寻找科学的解决策略，从而提升文书档案管理工作的质量，这就要求不断完善管理工作，通过科学合理的方式制定完善的科学管理模式，对文书档案管理工作过程进行全面监督。
一、新形势下文书档案管理工作的特点
（一）形式复杂
文书档案管理工作的内容会随着社会发展而不断增加，工作内容会更加繁杂，档案管理工作需要对文书档案进行资源的收集和整理，同时还要对这些资源信息进行深层次加工。文书档案内容通常都是对单位相关事件的记录，对工作过程中出现的各种信息进行记录，然后存档就是文书档案管理的主要工作内容。对资料进行收集整理以后还要对资料进行分类，按照不同的种类进行整理方便使用。
（二）丰富多样
社会经济的发展促进了各行业各单位业务的增多，继而导致文书档案材料的增多，不仅是数量在不断地增加，种类也在不断地增加，文书档案的载体也从原来单一的纸质化变成了现在语音以及视频等多种形式。文书档案的管理涉及行政管理等多个方面。
（三）标准化和规范化
文书档案具有非常重要的作用，之所以要进行高质量的管理就是要保证这些资料在需要的时候能够发挥重要的作用。因此，对于文书档案的管理需要规范化和标准化。管理人员需要更加仔细和耐心地开展管理工作，采用科学的管理方法进行规范化管理。文书档案往往都是非常复杂的内容，具有很多工作信息，在管理时具有一定的难度，需要对传统文书档案管理工作进行完善和改进，防止传统管理工作中存在的滞后性对档案的管理造成严重的不良影响，避免管理上的疏忽导致工作效率受到影响，影响后期工作的顺利开展。
二、文书档案管理工作中存在的问题
文书档案管理工作经历了多年的发展，在信息化时代中依然存在很多弊端，这些管理中存在的问题严重阻碍了文书档案管理工作水平的提升。
（一）对档案管理工作不够重视
很多单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，在开展管理工作时没有进行有效的宣传和引导，导致档案文书管理人员对于管理工作缺乏深刻的认识，在进行管理工作时很随意，不够科学合理，没有积极主动地投入到工作中去。在进行档案管理时缺乏合理的规章制度对管理工作进行约束和指导，也没有科学的管理手段，导致很多内容的归档信息不够完整，容易出现信息丢失等问题，对后期的管理工作造成了很多的麻烦，不利于后期档案的使用，影响了其他工作的顺利开展。
（二）档案管理工作缺乏一定的科学性
很多单位进行档案管理工作时仍然采用的是传统的管理手段，导致管理效率和质量都非常低下，没有积极地采用先进的设备投入到文书档案管理中，缺乏专业性和科学性。日常管理工作中的随意性使得档案管理工作变得很混乱，不利于后期的使用。缺乏科学的管理手段和管理方法导致文书档案资料的保管存在一定的风险，直接影响着后期工作的展开。
三、提升文书档案管理的策略
（一）提高管理人员的综合素质
文书档案管理工作开展是否顺利最主要的是取决于管理人员的管理水平，管理人员是否有较高的综合素质，在开展管理工作时是否积极地投入到管理工作中，这些对于档案管理工作的顺利开展具有重要意义。当今的文书档案管理工作应当不断朝着现代化的方向发展，档案管理的队伍也应当建设一支现代化的管理队伍，加强人才队伍的培训，提升人才队伍的专业技能，充分发挥人才队伍在档案管理中的专业性，提高档案管理的水平和质量。首先要加强对人才队伍的培训力度，进行现代化设备的使用培训，让新一代的管理人员能够充分利用现代科技带来的便利进行有效的档案管理。然后就是在进行招聘的时候需要加强对应聘人员的专业性审核，建立科学的招聘制度，严格按照制度执行招聘工作，招收一些具有高素质和高水平的工作人员进行专业的档案管理工作。为了使档案管理工作符合现代社会经济发展的需求，需要不定时地举行培训，对管理人员的综合素质进行全面的提升，在进行各种学习活动中加强管理人员对于档案管理工作重要性的认识，提升他们对文书档案管理的责任感，树立现代化的服务精神和理念。例如，在进行培训时可以开展一些职业技能应用的比赛，通过赛事活动激发管理人员参与管理的积极性，提高大家的竞争意识。通过不断地培训和竞争机制提升大家的管理水平，培养更多的技术型人才，推动档案管理工作的全面进步。
（二）加大资金投入
加强文书管理工作的现代化建设离不开大量资金的支持，资金的投入也是保障档案管理工作顺利开展的重要物质保障。现代化的管理中应当积极地发挥现代化设备的重要作用，合理利用先进的仪器设备进行文书档案的管理，促进管理工作朝着多元化、层次化以及多功能化的方向发展，更好地满足人们对于档案的使用需求。加大网络建设方面的资金投入，建设完善的网络管理体系，通过使用合理的档案管理软件提升管理的信息化程度，有利于促进我国档案管理水平的提升。管理工作效率离不开先进设备的使用，有助于提升档案资料的利用率。计算机网络技术具有一定的安全防范措施，通过网络进行资料的借阅能够保证资料不会丢失或者损坏，提升了档案管理的质量。常见的网络安全管理措施有设置合理的登录权限以及系统保护密码。对于电子档的文档具有独特的保护方式，能够防止信息在浏览和传输的过程中出现损坏。现在一些管理水平较高的文书档案管理工作中常用设备有文字录入设备以及扫描设备。这两样设备能够将纸质版的资料直接转录成为电子版资料存放在电脑上，大大提升了资料的安全性，使得我国的文书档案管理更加规范化和信息化，提升了文书档案管理工作的利用价值。
四、结语
对中国当代档案学研究的建议 篇7
一、培养创新精神, 维护专业使命
面对信息化挑战, 档案研究人员应该肩负使命感, 积极迎接信息革命, 挖掘档案信息资源, 充分发挥档案价值。科学的认识档案学在信息时代的发展目标, 同时克服对电子文件的恐惧感、不信任感, 研究电子文件的存毁规律和管理方法, 保证电子文件的真实性、完整性、可读性。培养创新精神, 加强原创理论的研究, 深入研究学科前沿课题, 以档案学基础理论研究为重点, 同时拓展研究范围, 增大档案学的学术影响力, 推动档案学在新时代健康、快速的发展, 使档案工作适应信息时代、知识经济的要求。
二、拓展研究内容, 优化研究方法
首先, 注重研究的系统性。目前对于电子文件、数字档案馆等新生事物的概念、特点和发展策略等, 学术界尚无统一定论, 学者们各抒己见, 应分析各学派观点的优势与不足, 提炼其精华部分, 对基本概念和核心观点达成共识, 加强研究的系统性。其次, 加强原创理论的研究。目前我国档案学核心理论大多借鉴国外理论, 如来源原则、全宗理论等, 要想在信息时代加强档案学的话语权, 建设领先世界的档案事业, 必须加强本土化的理论研究, 创建中国特色的档案学理论。应以传统档案学的理论为基础, 围绕信息时代国家的战略计划, 拓展档案学的研究领域, 研究信息技术、信息管理对档案学理论和实践工作的影响。再次, 在研究深度上, 虽然电子文件、数字档案馆已经不是新名词, 学术界从1999年就兴起对电子文件的研究, 提出了许多有建设性的意见, 但是理论研究还略显薄弱, 仍待加强。最后, 新时期的档案学研究由于其复杂性、综合性而成为一项系统工程, 单一的方法已无法完成研究任务, 需综合使用定性与定量、思辨和实证的研究方法, 并积极借鉴相关学科的研究方法, 使档案学研究更加科学、客观。
三、借鉴与吸收
一方面, 加强跨学科交流。档案学一直与历史学、文献学、图书馆学、情报学等学科联系紧密, 信息时代改变了档案学传统研究格局, 产生了许多跨学科研究领域, 与信息学、电子政务、管理学、信息科学、社会学、心理学、公共关系学等学科的关系也日益紧密。档案学研究应注重与相关学科之间互相交流、加强学习、借鉴相关经验, 拓展档案学研究视野, 同时结合档案学自身的特点与规律, 进行改造, 使之适合本学科的发展。另一方面, 加强国际交流。目前, 档案学理论研究和工作实践正面临着许多世界范围内需共同解决的问题, 如电子文件的鉴定与保管、数字档案馆的建设、档案法律规范等问题。应该提高我国学者的跨国研究能力, 积极与国际档案学术界对话, 打造良好的国际学术交流平台, 关注档案学发展潮流, 吸收其先进的技术和科学的方法, 从各国的实践、理论中总结经验, 并结合我国实际, 创建具有中国特色的档案学理论体系。
四、理论联系实际
国外档案学研究的主干力量是档案从业工作者, 而我国的研究队伍一直以高校教师为主, 这就决定了我国的档案学研究容易犯重理论、轻实践的错误。档案学作为一门应用性学科, 应该切实联系档案工作实际, 加强方法论的探索, 反映新时代档案工作的发展, 解释档案工作中出现的新情况新现象, 解决档案工作中的问题, 指导档案工作。应该鼓励档案实践工作者加大对档案学基础理论的研究, 从实践角度出发研究档案学理论, 学术界和实践部门相互探讨、相互交流, 以理论研究指导实践工作, 以实践工作推动理论发展。
五、加快人才培养
首先, 应建立富有核心竞争力的档案学研究团队, 加强研究特色, 发挥各地区各高校的优势, 确定具有本学派特色的研究主题和研究方向。在国家级的重大课题上, 需集中力量, 组建高水平的学术人才团队, 取长补短, 发挥集体优势, 攻坚克难。其次, 应提高档案工作者的理论素养, 档案工作者不仅要掌握传统的档案收集、整理、鉴定、保管、利用理论, 还应该学习信息管理、网络技术、计算机技术等方面的知识, 掌握电子计算机、扫描仪、传真机、缩微设备等先进技术设备的使用方法, 培养创新意识、责任意识, 了解现代管理理论, 适应新时代的工作方式, 及时更新自己的知识储备, 在做好本职工作的同时积极进行档案学理论研究。最后, 发展档案学教育, 调整课程设置, 优化教师结构, 培养能够适应信息社会、知识社会时期档案工作转型的高水平、复合型、应用型人才。
总之, 面对当代档案学研究中出现的新背景、新气象和新问题, 档案工作者应该从多角度出发, 在继续巩固档案学基础理论研究的同时, 积极探索电子文件的管理, 把档案工作置于整个信息时代的背景下观察, 推动档案学研究向纵深发展, 抓住机遇, 迎接挑战, 增强档案学科的话语权。
摘要：信息化社会的到来给当代档案学研究带来新的思考。文章从培养创新精神、拓展研究内容、优化研究方法、借鉴与吸收、理论联系实际和加快人才培养五个方面出发, 提出了对目前我国档案学研究的一些建议。
加强人事档案管理工作的几点建议 篇8
[关键词]人事档案；管理；措施
人事档案是为人事工作服务的，作为人事工作的中心环节，在人事工作的生存和发展中是不可替代的，它全面地、历史地记载着个人身份、学历、资历等方面的人生轨迹， 对于个人工资待遇、劳动保障、组织关系等有着重要的影响。随着近年来社会经济的发展，人事档案管理工作的适应力差、跟不上时代步伐等问题显现，因此对于加强人事档案管理的工作迫在眉睫。而一个好的人事档案管理，确保着单位的正确人事调用，俗话说好钢要用到刀刃上，正确的人事调用决定着单位的发展快慢甚至是发展方向的正确性。
1.人事档案管理的现存问题
1.1人事档案认识欠缺
针对人事档案管理工作来说，很多人觉得简单，枯燥，没有想其它管理单位一样或多或少带来一定的利益，其实人事档案为单位带来着巨大的利益，只是它不是明面上的利益，因此，领导者们大多都对此不是很重视，对于人事档案认识欠缺。人事档案管理在各个单位中都是一项非常基础性的工作，但也是不可缺失的，很多单位领导对于这基础的人事档案的重要性认识不到位，所以存在应付了事，落实不到位、督导不及时、检查走过场的现象。而有的单位在实际工作中对档案的保管甚至都没有专门针对的办公地点与存放地方，没有专门的保管人员，整理人员，有的也只是在别的工作岗位上的兼职做人事档案管理工作。保管档案的地方甚至没有防盗、防潮等安全保护措施，而档案一般存放的时间都是比较长的，纸张的存放非常随便，导致纸张变变质，甚至出现褪色、字迹模糊的现象，这对于纸张档案来说是非常危险的，使信息的查询有着很大的困难，更使人事档案显得不重要。
1.2档案材料不足
就现在各个单位的人事档案来说，在内容上简单，甚至档案知识一个过场，材料不够健全，案卷不够规范，档案的信息质量不高，甚至是千篇一律。有的管理人员对于管理档案不伤心，缺乏责任心，对档案资料的采集和整理懒散，不及时，致使人事档案的材料严重不全，此外干部职工对人事档案的重要性认识不全，觉得没有什么作用，填写中不认真，弄虚作假，这在管理人员中也不查询，人们都效仿，使其重要性下降。在档案内容中并没有针对于个人的德行、爱好、素质等很多重要的信息，或者是根本就没有这些内容，只在乎学历，成就等内容，由于不重视档案，档案中空话、套话、也就越来越多，显得档案是敷衍了事，完全不能反映一个人的综合素质
1.3管理人员的配置不合理
人事档案管理人员在大多数单位都是其它岗位人员进行兼职管理的，单位里并没有配备专业的管理人员，因此这些人员多数都是对人事档案管理工作是做完表面工作后，对之置之不理。没有专业的培训，对档案管理工作不熟悉，不能够尽到工作职责，在工作中对其重视度不够可能导致档案参差不齐，内容真实度降低，同时对于工作操作章程不熟练，工作效率低下，档案管理敷衍了事等现象。单位管理人员的配置很多時候都是经常更换，而且只是简单的保管工作，对于人事档案管理上没有投入过多的精力，本来人事档案管理很严密，很重要的一项工作变成了简单的保管，档案管理水平的提升更无从谈起。
2.加强人事档案管理工作的意见
2.1正确认识人事档案管理的价值
人事档案在人事管理制度中是一项非常中的工作，它所存在的社会价值，是由其自身的社会属性所决定的。个人身份、学历、资历等方面信息全集中人事档案中，因此对于个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等都是非常有利的证据，它可以很有利的展示员工能力，学识，让领导人快速了解自己的员工，对于员工的工作能力，社交能力快速认识，从而决定适合员工的承担工作，对于单位的快速发展有着很大的促进作用。因此单位应该加强领导，提高对档案工作重要性的认识，单位应该把档案管理纳入到日常工作的考核范围，严格监督档案管理工作的规范性，进一步推进档案管理工作向着科学化、制度化、规范化的方向发展，加强对档案管理的检查、指导、督促工作，在行动上加大对档案管理的重视程度。
2.2细化档案内容
在信息化时代，为了适应社会发展，跟上时代步伐，人事档案管理工作的现代化和信息化是必不可少的，而且迫在眉睫。注重人事档案的服务和利用功能，才能更好的服务于人事的需求、提高管理工作效率。针对于人事档案工作的细化转变，除了针对个人学识，能力之外，还需要着重德、能、勤、绩等方面的信息。而对与技术骨干干部更要侧重业务能力、科技创造、专业论著和职称评定等方面材料的搜集，这样才能使领导人事各个干部的着重能力点，方便领导对于各个干部的人事调动。同时必须加强资金投入，收集方面的投入，增添资料保管保密性，争取人事档案具体化，确保人事档案真实度。保证为干部选拔任用提供坚强的信息保证，为单位的发展提供可靠，有效的人事信息。
2.3提高管理人综合素质
管理人员的管理素质对于人事档案管理工作有着非常大的影响，因此对管理人员的培训必不可少，必须加强其自身的综合素质，另外单位应引进具有高专业技术水平，具有创新，社会协调等多能力的人才。而由于人事档案管理工作的性质，档案管理人员必须具有敬业、求真务实、搜索的精神，针对人事信息查询，搜集方面有着卓越能力。设立专门的人事档案管理部门，吸收具有搜索，查询高科技能力，并具备一定社会协调能力的管理档案人才。同时要及时了解信息档案学发展的新方向，及时更新人事档案管理方式，制度，提高人事档案信息资源的有效利用，针对多方位的需求服务，让人事档案管理工作彻底的发挥其作用，为单位提供可靠人事信息后盾。
结语
单位人事档案管理对于单位的人事安排有着很大的影响，而一个单位的人事安排关系着单位的发展。而人事档案信息化管理牵涉到规章制度、管理与信息技术等多个方面，因此人事档案管理工作的改进是一个长期渐进的过程，需要在实践中不断规范和完善。人事档案能够使领导充分认识到员工的价值。所谓良好的员工关系管理是实现人与事的最佳配合的重要手段，是促进企业优秀文化形成的重要手段。而增强员工内部的凝聚力，发挥员工的积极性和创造性都在领导充分认识到员工价值所做出的人事调动的基础上，能使领导充分认识员工能力的就在人事档案上，因此使人事档案焕发出新的活力与生机，提高人事档案利用率尤为重要。
参考文献
[1]富铎.浅析如何提升人事档案管理效能[J].现代营销，2013（12）.
[2]张珠云.浅谈加强人事档案管理的对策[J].科技创新与应用，2012（27）.
[3]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊，2010（08）.
对档案管理工作的建议 篇9
随着经济社会发展和财政改革不断深入，干部人事档案管理工作出现了不少新情况、新问题，面临着机遇与挑战。如何提高新形势下干部人事档案管理水平，充分发挥财政职能效用，更好地为经济社会发展服务，笔者从事干部人事档案管理工作近5年来，对如何做好当前形势下干部人事档案管理工作，更好的为领导决策和干部服务，深有体会，现结合工作实际，提出几点建议：
一、完善自身建设
人事档案管理工作是细致入微的工作，档案管理人员应杜绝粗心大意，在档案鉴别过程中，更要认真负责，确保档案材料真实、完整。人事档案管理人员要多注重业务学习，不断提高鉴别能力，辨明是非，要善于通过对比、分析、校对、核实等方法去伪存真、去粗取精，坚决把虚假材料拒之门外，努力维护干部人事档案的真实性和可靠性。
二、强化管理意识
领导重视是做好干部人事档案工作的保证。首先要从经费上保障投入，凡是工作需要的经费，都应给予支持，保证硬件设施符合达标要求，其次要定期或不定期的过问和研究干部人事档案工作，切实帮助解决实际工作中遇到的困难和问题，为干部人事档案管理工作的顺利开展提供了有力保证。同时，人事部门要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造关心、支持干部人事档案管理工作的良好氛围，提高广大干部职工对人事档案管理工作的认知度，有效避免人事档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。干部人事档案管理人员则要“守得住岗位，耐得住寂寞”，切实提高责任意识，本着高度的职业操守，用心开展日常工作。
三、充实档案内容
新形势下，要紧紧围绕干部管理工作大局，充分提高干部人事档案的利用价值。一是在收集干部基本情况的基础上，积极建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况归入档案，为干部考核提供必要的依据。二是重点收集干部个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，并通过这些内容，把干部人事档案变成反映干部真实面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作服务。有条件的还应主动向上级部门推荐优秀人才，把人事档案库变成人才信息库，把沉默的“死”档案变成有价值的“活”档案。
四、规范管理机制
一是高标准完善基础设施，规范硬件管理。投入专项经费，系统建立干部人事档案专用库房，做到档案、阅档、办公“三室”分开，防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备，提升办公硬件需要和管档环境。二是加强制度建设，规范管理程序。建立健全干部档案查阅借阅、收集鉴别、检查核对、归档整理、保管保密、人员职责、接收转递等制度，做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等基本管理程序，坚决做到“五不查”、“四不借”“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，无调动通知不转，不明接收单位不转。
五、加快信息化建设
档案信息化管理问题及建议论文 篇10
大数据统计分析应用技术是对量级数据流进行集中的统计分析处理，特别是针对多元化的数据源，非结构化数据越来越多，通过清洗，整理，筛选转化为结构数据。当数据流量达到规模，可以通过更多的数据达到更加真实、全面的反馈。大数据信息技术的应用，改变了档案管理的传统管理理念，同时也促进高校后勤工作者对信息数据资源的利用方式和加强后勤档案管理信息化建设的认识观念得以增强。对后勤档案管理的数字技术手段应用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推动信息化建设的过程中，高校后勤各个业务服务保障部门都开发了相应的业务系统，这些业务数据产生的终端数据量和类型发生了变化，也使得高校后勤档案管理工作呈现了新的特点
(一)形成电子档案的数据量逐渐增大
高校后勤档案由后勤保障部门在各项服务保障工作中的原始信息数据形成。后勤各个部门都依据本部门的业务内容建立相应的业务系统，如节能维修系统、库房管理系统、安防管理系统等。按照大数据技术应用的标准，这些业务系统产生数据文件、流媒体文件、图片文件都属于后勤档案收集范围，具有很高的保存、利用价值。目前，各类服务保障项目的增加、验收流程的严谨，使得数据保存的作用和价值愈发凸显，加强“痕迹管理”直接导致了巨大的数据量。不仅如此，电子档案数据还包括文件本身的数字转化，通过人工方式生成新的数据类型也成为主要的数据增长来源。
(二)后勤档案数据类型多源异构
高校后勤档案涉及后勤行政管理、财务管理、工程管理等多项服务保障项目，档案数据囊括办公文件、项目合同、宣传资料等，各个业务管理系统也产生不同类型的数据档案，形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在、交叉联系的现象，造成了档案数据多源异构的新特点。
(三)后勤档案的利用需求更加多样化
大数据的应用背景下，高校后勤各个部门的业务系统不仅是是数据的产生者，同时也是数据的利用者。在利用档案数据方面涉及后勤制度建设、文化建设等方面的工作。后勤利用统计后的大数据进行分析学校师生对后勤服务保障的需求、满意度，作为不断改善、提升后勤服务保障工作的依据;同时高校后勤的功能较传统后勤有了更加丰富的内容，后勤社会化程度不断提高对后勤文化建设也提出了更高的要求，后勤内涵建设、文化宣传活动产生的流媒体资料、图片资料、特色资料档案也在不断增多。因此，后勤档案的利用手段、方式也随着需求的丰富变得更加多样化。
(四)大数据分析提升后勤档案利用价值
高校后勤档案是后勤一线服务保障工作最直接、最真实的信息记录，并且在推动后勤档案信息化管理向大数据技术应用过渡的进程中，各个服务保障业务产生的各种中间数据、重点数据均有其利用价值。因此，利用大数据统计分析功能对不同业务系统、工作过程产生的大量初级的、多样的、碎片化的数据进行深入地分析挖掘，才能真正激发后勤档案的宝贵利用价值。
二、大数据背景下高校后勤档案信息化管理面临的问题
随着大数据、云计算技术的应用，特别是后勤社会化改革的需要，也对高校档案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到档案收集、整理、归纳的传统方式影响和缺乏信息化技术应用的限制，后勤档案管理仍停留在对纸质档案的初级管理层次，尚存在以下几个问题:
(一)后勤档案管理方式传统粗放，档案信息决策功能受到限制
目前，后勤档案管理缺乏对档案中记录的各类数据进行深层次地统计、分析，忽视对各类分散信息的整理，缺乏对大数据环境下动态数据流的前端控制和全程管理的能力，使档案管理整体结构不合理，容易导致重要信息资料的价值被忽视，无法充分发挥后勤档案在服务保障项目推进过程中的指导作用，制约了利用档案中的信息资料开展推动服务保障工作的决策作用。
(二)档案信息化管理机制建设不健全，缺乏制度依据
高校后勤档案管理主要依靠兼职人员进行管理，缺乏相应的统一管理机制，后勤档案管理的制度建设还需完善。由于后勤档案管理组织的缺失和机制建设不完善，直接造成后勤各类档案管理工作相对滞后，档案的保管、保密等工作都没有相关的制度参照执行，容易造成资料流失，严重影响档案应用效率。
(三)后勤档案信息管理风险增加，存在安全漏洞
信息技术的推广和应用，增加了后勤档案信息化管理工作的风险，直接给信息安全带来隐患。目前后勤档案管理主要人员属于兼职，由于工作量大，工作内容繁琐，因此容易忽略档案信息安全管理。同时由于管理人员信息化技术水平的限制，对信息安全的管理存在不足，易造成档案信息的丢失或泄露。
(四)后勤信息档案信息化技术应用率低，容易形成“信息孤岛”
在大数据信息技术应用背景下时代下，复杂多样的数据类型和存储格式使电子档案文件的统一收集难度增加，同时对档案利用的方式过于传统，缺乏多元化的利用手段，容易使各类档案形成“信息孤岛”，难以发挥其真正的信息支持功能。
三、大数据背景下高校后勤档案信息化管理的工作思路
针对目前高校后勤档案信息化管理存在的问题，在大数据背景下，尚无法完全体现后勤档案的利用价值，实现档案的有效管理。因此，高校后勤需要通过设计建设档案信息化管理平台，并推动应用大数据统计分析技术与档案信息化管理工作相结合，实现数字化管理方式，进一步推进高校后勤档案信息化管理工作改革。
(一)树立后勤档案大数据信息化管理工作理念，为数字化管理奠定管理基础
要利用大数据信息化技术充分实现高校后勤档案利用价值，必须转变高校后勤“重藏轻用”的管理观念。明确建立档案数字化管理是必要手段，实现数据决策支持才是档案管理工作的最终目的。通过创新建立相应的信息化管理机制，才能更好地发挥大数据技术在档案信息化管理中的作用。
(二)建立高校后勤档案大数据信息化管理工作机制，确保管理工作规范、安全、高效
伴随高校后勤大数据信息管理工作的推进，应及时建立配套的管理制度，明确档案收集、处理、使用的工作标准和管理责任，通过制度建设规范后勤档案管理工作。在建立完善制度的同时，明确细化档案管理工作的具体要求，配合档案大数据管理建设需求，确保后勤档案数字化管理工作实现精细化、规范化。并通过制度规范做好档案使用要求和保密制度，保证后勤档案安全管理，实现数据高效利用。
(三)建立高质量的档案管理人才队伍，提高档案数字化管理工作效率
目前高校后勤档案管理工作主要由后勤内部的非专业或兼职人员进行管理。这些人员缺乏专业的档案管理知识，数字化、信息化管理技术的掌握和使用也受到学历、年龄的限制，极大地影响了档案管理工作效率。因此，在大数据技术背景下，要建立专业的档案信息化管理队伍。通过引进专业人员或加强本单位专业人才培养，培养和提高管理人员的专业技术能力和综合管理水平。同时，还要全面加强档案管理人员的职业素养，从安全意识、信息风险意识以及保密意识等，提高档案管理工作人员的责任感，优化管理人员内部结构，有效提高后勤档案管理工作效率。