档案中的保密工作

档案中的保密工作（精选12篇）

档案中的保密工作 篇1

誚王英男

随着社会的发展进步, 档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知, 档案资源的利用效率和服务幅面均得以大大的提升。但在提供利用的同时, 也要做好档案保密工作, 正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务, 但保密的目的之一是为了更好地利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义、失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制地利用会给党和国家的安全和利益造成危害。因此, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

一、做好档案开放审查鉴定工作

《档案法》规定:档案自形成之日起满30年即可向社会开放, 经济、科学、技术、文化类档案可随时向社会开放, 涉及国家重大利益的档案如已形成30年仍不宜开放, 则可适当延期。另外, 部分档案是有密级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。因此, 一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

二、强化档案利用监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可以从以下两个方面实施。

1. 制度建设。

档案利用规章制度一般包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围、规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

2. 监督措施。

在利用工作中, 要根据不同的利用对象和目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。做好利用监督, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

三、做好密级调整工作

1. 要遵循档案密级的发展规律。

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。要贯彻落实《保密法》, 在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上, 重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准, 做到有法必依、执法必严、违法必纠;二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导, 齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限, 确定哪些档案能开放利用、哪些限制在一定范围内利用、哪些还不能提供利用。

2. 要建立起法制的新秩序。

对涉密档案的变化调整, 不仅要立足于当前的实际工作, 还要着眼于长远。建立划定密期制度, 以便届满自行解密;建立调密通知单制度, 对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件要下发通知单告知, 及时掌握, 适时变动;建立涉密档案接收标准制度, 加强涉密档案的规范化管理。

3. 要加强涉密档案的科学管理。

在调密工作中我们发现, 过去经常把秘密和非秘密文件混合组卷、混合保管、混合提供, 造成了扩散机密的漏洞。对此, 可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动, 但在今后一般查档中只提供所查内容, 不提供含涉密文件的原卷。对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存, 彻底解决密与非密的文件材料混卷问题。同时, 要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片, 建立涉密文件统计台账和存放地点索引, 为科学地管理、准确地掌握、有效地保密、及时地提供创造条件, 做好档案利用过程中的保密工作。

四、涉密档案人员管理

档案保密工作的好与坏, 档案管理人员的素质是关键。首先, 领导要注重涉密档案人员管理工作, 加强制度管理, 建立人员的约束机制, 使其在日常工作中, 对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理, 必须经指定领导人审批, 认真履行登记、签字手续, 任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查, 发现失密、泄密问题, 应及时查明原因进行补救, 确保绝密档案安全。其次, 档案管理人员必须具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件有头有尾, 手续清楚, 还要防止秘密的泄露, 把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。档案工作人员要从搞好档案保密工作、提高档案利用质量的角度来加强自身的业务学习, 使自身能更好地适应新时期档案工作的要求。

参考文献

[1].孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用.中国科技信息, 2007.6

[2].林敏.浅析档案管理的优化.兰台世界, 2008.7

[3].阮川民.以科技占领市场以科教创造效益.科技情报开发与经济, 2007.4

档案中的保密工作 篇2

摘要：众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具,它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”,输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术要求。

关键词：基础工作;档案管理;现代化

1 档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的`要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3 加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

参考文献

浅谈档案工作中的保密 篇3

1.1档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1.2绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

1.3做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

1.4档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

2.做好档案利用过程中的保密工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

2.1制度建设

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.2队伍建设

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

2.3监督措施

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

3.进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

3.1做好档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，進行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

3.2做好档案的解密工作

档案中的保密工作 篇4

1 加强开放档案的审查鉴定力度

根据我国相关法律的规定和要求可以得知，档案是具有一定的保密期限的。一般是在档案正式形成之后的30年内，都属于保密期限范围内，当超过30年，这些档案就可以向社会公众开放，以供大家利用参考。对于普通的经济、科学、技术、文化等方面的档案普遍适用这一规定。但是对于其中某些特殊的档案，例如涉及国家利益的相关档案，则即使已经形成30年，也不能对外完全开放，可以根据实际情况延期一段时间，直到这些档案不再对国家利益造成影响后再对外开放。除了这些规定以外，档案法还规定了需要保密的档案是有密级之分的，一般是分为绝密、机密和秘密三个密级[1]。不同密级的档案在管理中需要根据不同的要求进行管理，以最大程度地利用档案资源又不会影响其保密价值。但是需要注意的是，档案的密级并非是终身性的，有些档案在某段时期内为绝密文件，但过了这段时期可能就成为机密文件、秘密文件，甚至不再具备保密价值。因此，档案管理人员不可一味地按照档案原本的密级进行管理，以免降低档案的利用价值。也不能忽视档案的保密性，无限制地增大档案的利用范围，以免造成信息泄露。这就要求在开放利用档案时，必须要对档案的密级进行重新审查和鉴定，并重新正确划分其密级，从而合理控制档案的开放程度和利用范围。

2 加强档案开放利用的监督管理

对档案的开放利用进行有效监督，也是做好档案保密工作的重要举措。通过监督我们可以及时发现档案开放利用过程中存在的问题与不足，并及时予以制止和管控，使一些不利于档案保密管理的行为得到限制和约束[2]。我们需要建立一定的档案管理制度，对档案的借阅、外借、复制等行为都进行明确的规定，使档案管理人员在日常工作管理中能够有据可依、有规可守。要做好监督管理，结合不同的档案利用人员的身份与其利用档案的目的来辨别其心理动机，并对于一些可疑人员进行重点监督，仔细检查其翻阅过的档案，一旦发现有破损或其他问题时，必须及时做出正确处理，并做好记录。对于一些破坏性较大的行为，要及时报告上级，通过法律途径来挽回损失。

3 做好档案的密级调整工作

由于档案的密级并非是终身性质的，具有一定的保密期限。因此在对档案进行管理时，要在不同的时期对其做出不同的管理。随时做好档案的密级调整工作，以增大档案的利用率。为此我们可以根据法律规定设立一定的档案密集管理新秩序，使档案管理工作者能够结合实际，放眼未来，合理地制定档案的密级期限，并做好密级的升降管理，加强档案的规范管理。另外，在对涉密档案进行管理和密级调整时，要分类分段的进行，以免密级不同的档案混在一起，或涉密档案与非秘密档案混在一起，造成档案信息泄露。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理、准确的掌握、有效的保密、及时的提供创造条件，做好档案利用过程中的保密工作[3]。

4 涉密档案人员管理

档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是关键。首先，领导要注重涉密档案人员管理工作，加强制度管理，建立人员的约束机制，使其在日常工作中，对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因进行补救，确保绝密档案安全。其次，档案管理人员必须具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，还要防止秘密的泄露。另外，档案工作人员要从搞好档案保密工作、提高档案利用质量的角度来加强自身的业务学习，使自身能更好地适应新时期档案工作的要求。

摘要：目前,档案在社会发展中所起到的重要作用已经开始广泛被人们接受,公众对于档案的利用需求也越来越大。档案保密工作是档案管理工作中的一项重要内容,尤其是对于一些特殊的企业或单位来讲更为重要,如何在开放利用档案的同时做好档案的保密工作就成为了档案管理人员最为关心的问题。本研究主要探讨了几种档案开放利用中的档案保密管理措施,以供相关人士参考借鉴。

关键词：档案管理,开放利用,保密工作,审查鉴定

参考文献

^[1^]徐慧春^.档案管理中应注意做好保密工作^[J^].黑龙江档案^,2011^,(04):13—14^.

[2]赵爱民.试论如何做好档案的保密与开放[J].经济师,2012,(02):32—35.

实际工作中的档案管理浅谈 篇5

档案的含义：

1、档案是直接形成的历史纪录。

“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

2、档案的形成者。

档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3、档案来源于文件。

档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

4、档案的形式多种多样。

档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

5、档案的本质属性。

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

企业档案的定义：

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件

档案及档案管理在公司工作中发挥的主要作用：

一、档案是单位工作的查考凭据。档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

二、档案是各类活动的参考依据。档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

三、档案是单位资产组成部分。档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”—档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

四、档案是科学研究的基础和必要条件。无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

五、档案机构是单位的历史宝库。档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

六、档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。

七、档案是进行文化建设的生动素材。档案是单位发展的真实记录和见证，是单位文化的重要组成部分，通过档案我们能够了解到单位的成长历程、核心价值观、文化氛围等，那一张张照片、一段段影像、一份份文件、一件件实物，让职工产生了归属感、凝聚力和向心力，让社会更感性的了解我们。

八、档案管理标准化是精细化管理的体现。档案管理的标准化就是运用科学的先进的手段，将档案的收集、整理、立卷、编号、编目、归档等每个步骤按照统一标准运行，每一步都由规章制约，每个环节都通过制度进行规范，它符合精细化管理“精准、精确、细致、细化”的要求，是规范化管理的重要环节。档案管理的规范，可带动文书工作、运营管理、检查考核、财务管理等各项单位职能活动的规范，使精细化管理内涵逐步渗透到公司工作的各个方面，进而提高公司综合管理水平及整体形象。

试论档案管理中的保密工作 篇6

【关键词】档案；保密；利用和监督

我国的档案信息化建设始于上世纪90年代，自建设初始便将档案管理的安全工作放在了首要位置上。在实现由纸质资料向数字化资料转变的过程中，对于档案管理的模式及技术应用都随之发生了变化，新技术的加入即要求管理制度体质的转变，又要求信息化软硬件的技术更新，这也为档案信息化的保密工作提升了难度。文章立足于在档案信息化建设中遇到的实际问题与难点，详细阐述了档案信息化对保密工作影响和解决策略等问题。

一、切实做好档案保管过程中的保密工作

1.档案库房管理中的保密工作。档案具有现实价值，档案是一种记录，记载社会的发展过程，人们根据档案中记载的内容，归纳历史的发展规律，总结经验。档案是社会财富，是国家历史文化的积累，我们一定要正确保管好档案，保存档案的完整性，使档案发挥更大的价值，而最合适保管档案的场所就是档案库房，档案库房是根据档案的而建设起来的，具有保存价值，也是按照机关单位的档案管理实际要求而设立的，具有现实作用。在保管档案的时候，首先，一定要清楚档案的内容、价值、和保存期限，我国现在存在的一些档案馆并不符合国家档案馆的标准，部分单位在保管档案的时候，随意的把档案库房设立在单位楼内，办公楼里的最底层就不应该设立档案馆，底层气候潮湿不利于保护档案；其次，还要注意档案库房合理规划，要与阅览室、办公室等非存放档案的地方分开，档案馆的建设要符合国家相关法律规定；然后，要设立防盗系统和报警机制，以防止档案被盗；最后，档案库房管理者制度要严格，各个岗位的管理人员要有一定的经验和相关知识，最好是经过具体的培训，在培训合格后才能上岗，档案管理人员更要清楚自己的工作性质以及工作的重要性，工作态度要严肃，管理档案库房的时候要科学合理，做好档案保密工作，维护档案的安全。

2.正确区分档案保密期限和档案保管期限。根据国家相关规定，档案保密和档案保管是两个不同的概念，在档案工作中，经常会遇到保管期限和保密期限相矛盾的情况，在两者相矛盾的情况下要明确区分档案保密期限和档案管理期限的原则，保密期限和保管期限的原则不同。保管期限的原则是区别档案内容的作用，档案内容是具有现实作用还是历史作用，档案是记载历史的发展进程，是国家的文化财富，具有历史作用，档案保存工作也是本单位的实际需要，具有现实意义，因此，要根据档案的内容确定档案的保存价值和保管期限。档案保密原则是国家秘密的重点，国家秘密在确定的期限内，是受国家法律保护，是具有法律效力的，国家有关规定，档案馆要按照相关规定来制定，有相应的保护技术以及保密标准，但是，在我国，在当前环境下，我国现有的法律法规有时限，产生的法律效力也有限，因此，我国会遇到档案保密日期和档案馆建设不符合的情况，所以，针对这种情况，同时具备档案文件保管与文件保密期的资质的相关单位，要对档案馆规划设计。

二、档案信息化保密工作的改进措施

档案信息化的安全保密工作是档案工作的重要内容。主要是保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免泄密问题的出现。档案信息化过程中应优先考虑保密工作的问题。

1.管理模式的变化。从传统保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性质发生了变化。档案信息化的保密工作主要将信息化数据的处理流程和读取存储权限进行严格监管，通过对电子信息设备的软硬件设置建立起安全操作流程，并对整个过程进行监管。其系统组成包括了：档案信息系统及设备使用的安全保密规章制度，数字化信息涉密人员的管理办法，數据存取的安全保密方案，信息化设备的管理方案，人员身份识别管理方案，访问控制规则方案，密码密钥的管理规定，保管维护及相关工作人员的管理职责等。

在实际工作中，对于信息化档案保密工作的规程管理要从上至下统一贯彻，依据保密管理工作中对人、物、环境因素的运动逻辑规律，找出漏洞并采取有效措施加以弥补，有效降低泄密事故的发生概率。

2.人员素质的转变。对于信息化档案保密管理人员的要求主要体现在以下几个方面：

（一）首先，作为专职的信息化档案保密管理人员必须具备较高的基础文化素质，具备计算机操作基础能力，能够独立完成作为档案信息化管理中对设备操作的基础要求，具备一定的计算机安全使用意识，能对信息化保密工作的基础常识有深入了解。

（二）在满足第一点的基础上，信息化档案保密管理人员还应具备极高的政治思想觉悟，还要具备很强的保密意识和相应的保密专业知识技能。涉密人员还应认清保密形势和敌情教育，保密工作方针、政策和法律法规教育，保密知识技能教育，岗位职责教育等。

（三）管理人员还应在实际工作中，根据接触的实际情况，提出合理化的整改意见和方案，通过查缺补漏的方式杜绝涉密问题的发生。

【参考文献】

[1]崔景婷.试论如何做好事业单位档案保密工作[J].理论观察，2013（4）

试论档案工作中的保密工作 篇7

作为档案工作的核心环节, 档案保密工作重要性毋庸置疑, 尤其是绝密档案的保密工作更加重要。

1. 档案的常规保密工作

保密是档案与其他工作最主要的特征, 而如何做好档案保密工作一直是困扰档案从业人员一个最主要的问题, 具体来说, 档案的保密工作可以分为以下几点:

1.1 库房的保密。档案的库房多事按照国家的规定单独兴建的, 但部分单位由于条件有限, 就将档案与办公室共用一幢楼。但从保密的角度来说, 即使共用一幢楼, 也必须要合理分配房间, 库房要与办公室、阅览室分开, 不能处于最底层, 同时必须要分配专业人员负责管理, 做好加固措施, 防止被盗。

1.2 绝密档案的保密。在所有档案中, 绝密档案是最为特殊的, 是关系到国家机密的重要资料, 因此, 是整个保密工作的核心。这就要求档案工作人员将绝密档案与其他档案分别保管, 同时要设置保险柜、保险锁、防盗器等多重防护, 确保档案的安全性。

1.3 区分档案保管期限与保密期限的不同。根据档案不同特征, 正确分析与鉴别档案的级别, 将其准确定位, 区分保管期限与保密期限, 如果规定保密, 则必须要做好一切保密工作, 不能擅自解密。

2. 档案利用过程中的保密工作

与上文不同, 档案利用过程中稍有不慎就会泄密, 一方面要提升档案的利用率, 一方面要保证档案的安全性, 这就要求档案从业人员做好以下几项工作:

2.1 加强监督。监督是做好档案利用保密工作的一项重要举措, 其不仅可以减少纠纷, 同时也有效降低了档案利用过程中的不良行为, 在保证档案利用的同时, 也确保了档案的安全性与完整性。而如何做好监督工作是档案工作人员目前要考虑的重要问题。这就要求完善现有的档案制度, 加强对档案利用的管理, 严格控制外借与复制制度, 根据具体情况按需管理, 使一切工作都有章可循。

2.2 加强队伍建设。档案工作队伍的素质直接决定档案的工作质量。这里所说的素质主要包括政治素质与业务素质。档案作为国家的重要资料, 从业人员必须要具备政治敏感度, 拥有一定的政治素质, 要建立为人民服务的意识。而业务素质就是指从业人员要根据工作所需不断提升自身的综合素质, 对档案工作有更高的把握。除此之外, 也要注重提升档案从业人员的文化素质, 不断提升自身的文化素养, 进而掌握好工作规律。

3. 正确处理档案的利用与保密关系

保守国家的秘密是每个公民的义务, 尤其是档案管理人员, 更要将保密最为工作的首要任务。在日常管理工作中, 档案人员必须要注意保密, 对工作负责。这使得很多档案被束之高阁, 利用率严重下降, 导致档案浪费严重, 负责人无法及时了解情况。对此, 档案部门必须要转变观念, 做好保密工作的同时更要完善现有的工作职能, 为决策奠定基础, 提升档案的利用率。对于机密档案, 则必须要以保密为前提, 但任何档案保密都是为了利用, 但必须要在合理的范围内使用, 发挥档案的利用价值。这就要求档案工作者处理好保密与利用的关系, 提升档案的价值。

4. 处理好档案开放中的保密工作

任何档案的开放性与保密性都不是一成不变的, 即使是绝密档案也是有一定时限的, 这就要求档案管理人员正确把握保密与开放的关系。

4.1 加强审查。档案存入档案馆后要经过严格的审查, 这也是档案开放前必经的一道程序。这项工作要求严格, 必须要综合分析, 通过科学准确区分, 根据需求判定其开放与保密的范围。具体来说, 要通过初审、中审与终身三个步骤, 一般第一部曲是档案管理人员根据自身的水平来审查, 初步判定, 人后将结果交由政策与业务能力都相对较高的人员进行审查, 确定取舍结果;最终将其交给领导做最后的决定, 通过步步审查, 处理好档案开放的问题。

4.2 做好档案的解密工作。档案是分为多个不同等级的, 我国是根据《保密法》来将档案分为不同等级的, 将其划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级, 档案管理人员要根据档案级别的不同, 采取不同的保密措施, 尽可能的发挥其利用作用。但等级不是一成不变的, 要根据国家的发展及社会的变化而随时调整, 档案的保密期限一到, 其保密价值也随之失去, 对于已经解密的文件则要按照公开文件处理, 将其向社会公开。但是部分档案馆对资料的管理过于混乱, 常常将需要解密的文件忽略, 导致文件没有及时的向大众开放, 影响档案的利用。

4.3 加强档案开放前的基础工作。档案的开放不是一件简单的事情, 因此, 在决定档案开放前还需要做好一些工作, 除了要根据社会需求提高档案的开放性外, 还需要在原有的基础上进行系统的完善, 将其分类, 编排, 建档, 便于后续的利用与编制。

结束语

综上所述, 我们不难看到, 档案的保密工作十分复杂, 对档案管理人员的要求也较高, 因此, 新时期的档案从业人员必须要根据社会的发展, 时代的变迁, 不断地调整管理方式, 提升自身文化素质, 加强管理, 保证档案的安全性, 进而推进我国档案事业的发展。

摘要：一直以来, 保密是档案最大的特征, 很多档案从业人员都对这一特征十分重视, 使得保密工作过头, 影响档案功能的发挥, 因此, 档案工作人员必须要合理处理保密工作, 不仅要发挥档案的功效, 同时也要减少泄密的情况, 下文就来分析档案工作中的保密工作。

关键词：档案工作,保密,职责

参考文献

[1]聂菊梅.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].城建档案, 2015 (11) .

[2]黄桂林.档案保密管理存在的问题和对策[J].办公室业务, 2014 (17) .

档案中的保密工作 篇8

一、在电子档案管理的过程中, 也要关注纸质教学档案的管理

(一) 电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。

随着信息时代的到来, 在高校教学档案管理的过程中, 电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是, 单纯的电子档案具有着一定的缺憾, 如原始性真实性安全性存在争议, 电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点, 使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣, 而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张, 纸质档案的存放也受保管条件的限制, 如果时间过长, 难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放, 节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此, 要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性, 就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档, 而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份, 即可以保证文档的真实性, 又可以确保重要档案资料的储存。

(二) 加强电子档案和纸质档案的管理。

电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求;而电子档案对存储介质载体也有要求, 不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤, 甚至会造成数据丢失, 因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境, 保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制, 要在统计与检索等基础性管理上, 强化专业性的教学档案管理, 确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点, 从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性, 方便教学档案被需要调档的教职员工使用, 促进教学档案的信息利用率。当然, 电子教学文档在被教师共享的时候, 档案管理人员要设置阅读权限, 既保证电子教学文档的隐私性, 又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点, 关注电子文档的形象性和趣味性, 在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中, 教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存, 让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化

(一) 规范电子教学档案管理工作。

高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度, 不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员, 也要强化电子教学档案管理意识, 重视电子档案管理工作, 避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动, 其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大, 电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化, 从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

(二) 提高安全管理意识, 确保文档的及时准确性。

在教学档案管理工作中, 有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档, 将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失;而价值不高的教学档案不经选择地进行保存, 减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员, 要提高安全管理意识, 运用计算机档案管理软件系统, 实现档案信息网络化, 并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库, 利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求, 发动全校师生积极投入档案建设中来, 确保有价值的教学档案资料及时归档, 并根据保密性原则实现教学档案的资源共享, 让教学档案真正成为推动教师相互学习, 提高高校教学水平的重要资料。同时, 针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点, 可以建立安全防范机制, 定时更新病毒库, 平衡公开和保密两者之间的尺度, 设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式, 避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上, 档案管理人员要养成文档备份的习惯, 还可以采用云文档备份的形式, 让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平

(一) 增加经费投入, 实现电子档案的现代化管理。

在电子档案管理过程中, 最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中, 设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算, 增加经费投入, 真正实现电子档案的现代化管理。同时, 在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件, 确保教学档案的电子化, 增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享, 也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上, 要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训, 提高管理人员专业技能, 强化管理人员队伍建设。首先, 院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台, 让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次, 要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目, 确保相关管理人员必须具备必要的专业知识, 提高自身相关的素质。最后, 档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能, 以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上, 可以开展档案管理人员技能大赛, 组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作, 以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

(二) 提高档案信息化管理水平, 变被动服务为主动服务。

在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告, 每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件, 电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能, 将档案规范化、系统化, 不仅提高了工作效率, 增加了档案的可读性、可视性、可靠性, 丰富了档案的内容, 强化了归类、排序以及搜索功能, 储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档, 就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中, 要提高档案信息化管理水平, 通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用, 使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先, 高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统, 通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用, 对于具有一定学术价值的电子教学文档, 不但要满足教师员工的正常提档, 而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通, 将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用, 促使档案的再利用, 让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上, 推进现代化管理手段, 利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享, 最大限度满足利用者为教学档案的需求, 既减少了档案管理人员的工作量, 也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中, 档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中, 教学档案作为记录教学过程的客观依据, 不仅是教学过程、教学水平的历史再现, 更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展, 让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时, 教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败, 为进一步进行教学科研, 开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下, 电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度, 帮助教师加强教学管理、进行教育科研, 而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据, 是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑, 才能让教育评估顺利展开。因此, 高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路, 把握为教学这个中心工作服务的切入点, 实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索, 采取多种形式, 让“死”档案变成“活”材料, 为教学科研服务。

五、结论

总之, 在高校档案管理过程中, 电子档案的管理作为信息化时代的产物, 已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员, 要注重发挥现代化的信息技术手段, 实施档案电子信息化管理, 并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作, 还要善于创新电子档案的管理, 变被动服务为主动服务, 让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

摘要：高校档案管理工作中要加强电子档案管理, 在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化, 并加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平, 充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。

关键词：高校档案管理,电子档案,管理

参考文献

[1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息, 2012 (01) .

[2]王玲, 刘瑛.强化校园档案意识促进学校发展[J].办公室业务, 2013 (01) .

浅谈档案开发利用中的保密工作 篇9

一、正确处理档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。往往造成大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此,改变传统观念,在严格做好保密工作的同时,切实重视档案信息资源的开发与利用势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

二、做好档案开放过程中的保密工作

在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。

一是注意做好审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:1.初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。2.中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。3.终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。

二是注意做好解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

三是注意做好相关基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作,即:一要提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三要编制检索工具。一是基础性检索工具,如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具,如《开放档案全宗介绍》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化。四要准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。

三、加强档案利用中的监督工作

要做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。加强档案利用过程中的监督工作必不可少。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:

一是加强队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的政治素质、业务素质、文化素质等。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

二是加强制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

谈档案管理工作中的保密问题 篇10

1 保密工作中存在的问题

(1) 保密意识淡薄。随着民主与法制建设进程的不断推进, 保密的范围和事项逐步减少, 但并不意味着无密可保, 档案的保密形势更加严峻, 保密任务更加艰巨[3]。

(2) 涉密载体管理混乱。随意复制涉密文件资料, 涉密U盘、移动硬盘也没有建立严格的管理制度。涉密文件资料乱存乱放, 有的甚至将涉密文件卖给废品收购人员, 存在严重的失泄密隐患。

(3) 要害部门管理不严。对涉密人员管理不严, 没有按要求落实保密责任制。由于责任不明确, 导致对有些重要部门的管理失控[4]。

2 加强对保密工作的舆论宣传

保守国家秘密是《宪法》规定的每一个公民应尽的义务, 是国家法律法规规定的涉密人员必须承担的责任, 保密工作在维护国家安全和利益中起着十分重要的作用[5]。抓住机遇, 开展多层次、多形式的宣传教育, 增强档案人员的保密意识。应加强对档案法制的深入学习与舆论宣传, 强化全员的保密意识, 增强保密法制观念, 做到依法治密[6]。

3 提高档案管理人员的素质

(1) 勤奋工作, 爱岗敬业。敬业是公民基本的道德规范, 专心致志以事其业, 即要有一种恭敬严肃的态度。要真正做到敬业, 首先必须从爱岗开始做起。树立为人民服务的思想, 要不断学习党的政策, 学习理论及相关知识。应在工作实践中, 体现敬业精神, 并不断发扬光大, 为发展档案这一宝贵的财富, 做出自己应有的贡献。档案工作要坚持正确的政治方向, 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论等一系列重要思想;努力实践“三个代表”的重要思想, 在政治上与党中央保持高度一致;用马克思主义的立场、观点和方法, 分析事物, 解决问题;立场坚定, 旗帜鲜明, 必要时宁愿牺牲个人利益, 也要保护好历史财富[7]。档案工作的机要性, 决定档案人员必须遵守《保密法》。加强保密观念, 提高保密意识。提供利用时, 要处理好保密与利用的关系, 严格执行保密制度。对于保密级较高的档案, 要严格按照审批权限进行, 做到国家机密不从自己岗位上泄漏。

(2) 塑造良好的形象。要求档案人员必须有较高的服务意识和良好的职业道德, 做到抛弃名利、甘为人梯、热诚服务。档案工作的职业活动、工作对象、社会职务和工作手段, 决定它本身的出发点就是为社会主义现代化建设服务, 为物质文明和精神文明建设服务的, 这一点绝对不能动摇。

(3) 无私奉献, 恪尽职守。档案是国家的宝贵财富, 档案工作人员肩负着社会经济各方面发展的资料调查、资料分析、资料整理上报和资料信息保存职责, 档案人员的工作质量和工作效率直接关系到单位资料的完整、齐全、安全和利用效果[8]。

(4) 具有良好的心理素质。档案工作是一项艰苦清贫的职业。随着商品经济的飞速发展, 金钱观念、名利思想等一些负面影响冲击着各个领域, 有些人认为档案只有投入, 没有产出, 没有认识到档案的真正价值, 对“无私奉献”的价值产生怀疑, 对“默默无闻”也渐生不满, 由此档案人员更换频繁, 档案干部队伍出现不稳定现象, 在某种程度上影响了档案事业的发展。

(5) 工作人员要更新观念。要提高档案的查考利用价值, 将“死”资料变成“活”资源, 就需要告别坐等上门借阅提供利用的旧观念, 应积极主动配合有关部门的各项工作, 变被动服务为主动服务, 为各项工作的顺利开展提供详实的档案资料, 做到档案服务于工作。

4 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是档案管理工作人员的神圣职责。档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分利用, 变成一文不值的废纸。领导不能及时了解情况, 有效地利用档案。档案部门在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害[9]。所以, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

5 建立完善的档案保密制度

目前, 档案保密的制度不健全, 适应不了《保密法》的要求, 需要完善和增加新的内容。一是严守党和国家有关保密工作的规定, 杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。二是各类档案材料必须指定政治上可靠、工作责任心强

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的专 (兼) 职人员进行集中管理。三是经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料, 应指定专人进行销毁, 不得当废纸处理。四是档案工作人员要严守工作岗位。坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。五是档案库房必须安装安全设施。六是档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时, 要及时向有关领导和部门报告, 采取措施进行查找, 并追究责任。七是利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料, 须严格履行审批手续, 未经批准的, 严禁提供利用。八是发现有关泄密事件, 应立即报告, 及时追查。九是不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。十是不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友, 出入公共场所。

在新形势下, 档案保密工作要适应经济、科技发展的需要, 在维护国家重大经济、安全利益的同时, 要积极促进国家科技秘密技术的应用、转化和推广, 增强我国科技产品在国际市场上的竞争力。各级档案主管部门应解放思想、转变观念, 按照科研档案保密的方针, 依靠和发挥广大人员的力量, 使档案保密工作更好地为我国经济、社会、科技的发展服务, 为提高我国的综合国力和在世界上的竞争能力发挥更大的作用。

摘要：分析了档案保密工作中存在的问题, 指出应加强对保密工作的舆论宣传, 提高档案管理人员的素质, 正确处理好档案保密与利用的关系, 建立完善的档案保密制度, 推动档案保密工作更好地为我国经济、社会、科技的发展服务。

关键词：档案,管理,保密

参考文献

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[2]吴建美.高校人事档案管理浅议[J].江苏广播电视大学学报, 2006 (6) :90-91.

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档案中的保密工作 篇11

关键词：档案管理；基础工作；作用

一、引言

档案是在工作中较为常见的信息记录方式，其对工作方向的制定以及工作的正常开展都是非常关键的。档案管理的基础工作是其管理过程中必不可少的重要组成部分，也是管理工作能够得以科学发展的关键性影响因素。但是从现阶段我国档案管理基础工作开展的情况来看，其中还存在着一些问题，尤其是在信息技术不断发展的情况之下，存在的问题更加明显和突出，这对于档案管理工作的正常开展产生了极为巨大的阻碍。因此，明确档案管理基础工作的重要作用，针对现代档案管理基础工作的发展现状，对其进行合理地创新和改进是非常必要的，这也是保证档案管理工作得以快速发展的必要措施。

二、性质和作用

档案管理具有明显的服务性质，在实际的工作中并不能够直接产生物质回报，但是从社会发展的全局角度来看，档案管理工作是必不可少的，其提供的是对工作的支持和推动力量。档案管理基础工作是一项系统性较强的工作内容，它与其它管理工作之间是存在密切联系的。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

三、提升我国目前档案管理基础工作的措施研究

我国目前在档案管理基础工作方面还需要作出进一步的提升，以确保其工作方式和工作内容能够满足现代档案管理工作的需求。针对在档案基础管理工作中存在的一些问题，本文提出了以下几方面的应对措施。

（一）加强档案管理工作

1、从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。

2、健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。

（二）提升档案基础工作的专业性

1、针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。

2、进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。

3、极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

（三）加快档案基础工作的现代化步伐

计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

结束语：档案管理是一项专业性较强且对于社会发展非常重要的工作内容，同时，它也是需要工作人员能够为之付出巨大努力的工作。档案管理基础工作对于档案管理来说是非常必要的，是保证档案管理工作得以正常发展的重要因素。我国在档案管理基础工作方面还有所欠缺，着严重影响到了我国档案管理的整体发展水平。在现代社会快速发展的情况之下，针对珍贵的档案信息，必须坚强对其的科学管理，才能够真正实现为社会发展和进步做出积极贡献的理想和目标。

参考文献：

档案中的保密工作 篇12

我国的档案基础工作长期以来未能摆脱计划经济时代的被动烙印, 因此在档案管理工作中不可避免的存在着诸多这样或那样的问题。下面我们将常见问题做一个归纳整理:

1.1 档号不规范没有目录号, 一卷多册现象较多。

1.2 案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

1.3 大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

1.4 许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

1.5 组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

1.6 案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

总之, 综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地科学地解决这些问题。在上述问题得到彻底解决之前盲目的实行计算机管理只能使档案管理工作乱上加乱, 只能使信息的查询变得难上加难。

2 标准化、规范化是提高档案基础工作水平的必由之路

档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管过程中一定要按照统一的程序和科学的方法来进行。只有实现了标准化、规范化, 才能真正的提高档案管理水平。

2.1 全面普查案卷, 披沙淘金

定期进行全面普查的好处是可以将重复的、无查考价值的文件剔除掉并且可以将分类不正确的档案正确归档。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

案卷规范化的好处是档案因此变得可以查询得到, 档案变得有用了, 这才是档案, 否则就是废纸。在整理档案的过程中要对三无 (无页码、无卷内目录、无案卷标题) 的案卷进行重新建档, 以期提高档案的利用效率。要把相互存在关联的档案建立关联档案, 以便在查询其中的一份档案时让调阅者知道相关的档案还有几份, 是哪几份, 这样, 档案的基础工作才算基本合格。

2.3 结合本馆实际规范著录工作

著录前应该首先对照清单进入入馆验收, 验收合格的加盖馆藏章并在某一页码内嵌入磁条, 磁条应嵌的深一些, 同时在书名页的中下部贴条码。对于文献信息要科学分类、完整著录, 著录员著录时必须保持文献的原况, 以文献本身的文字进行如实著录, 载体形态也应以书封为准, 汉字录入过程中标点符号一定要用全角, 数字必须使用阿拉伯数字, 不要盲目生搬硬套CIP数据, 书籍上的CIP数据有时与专业档案馆的有很大出入, 所以著录还应自主为宜。现在越来越多的书籍的题名项使用破折号, 在著录时一定要统一以空格代替破折号的形式作为并列题名。著述方式一般分为:著、编著、编、辑、改编、缩写、编注、汇释、诠、疏、释、搜集整理、译、编译、口述、记录整理、执笔等。

2.4 统一分类号保证检索查全率

而不能放到其他的类别。另外, 做为一种容错手段, 应该在一开始的基础工作之初就对每一份档案进行多种分类。比如同一份档案, 可以按时间检出, 可以按作者检出, 可以按标题检出, 可以按分类检出, 可以按全文检索检出, 可以按出版社检出, 可以按重要程度检出等。

2.5 规范题名保证检索查准率

题名是检索查准的保证, 因此在档案基础工作中必须规范化题名。题名应简明、具体、确切。应能概括档案的特定内容, 有助于选定关键词。要符合编制题录、索引和检索的相关原则。题名是以最恰当、最简明的词语反映档案中最重要的、特定的内容的逻辑组合。题名所用每一词语必须考虑到有助于选定关键词和编制题录、索引等二次文献可以提供检索的特定实用的信息。题名一定要避免使用不常用的缩略词、首词字母缩写、字符、代号和公式等。题名一般不宜超过20字。各类报告、学术论文等用作国外交流的, 还应有外文 (通常用英文) 题名, 现代化的档案管理中有些专业化较强的图书馆已经开始实行双语题名制了, 外文题名一般不宜超过10个实词。题名的重要性在于题名是档案检索者们最先接触到的, 是留给检索者们的“第一印象”, 这个“第一印象”的好坏直接关系到档案基础管理工作的成败。一个良好的“第一印象”会让检索者感受到档案基础工作的严谨、科学、规范。

3 加快数据准备推进档案现代化管理进程

检索手段现代化、档案管理数字化是档案未来发展的必然趋势, 这就对档案管理基础管理工作提出了更高的要求, 在档案管理基础工作一丝不苟、严谨科学的原则之上, 还要配合档案数字化对档案工作进行一个数字化的疏理。当然了, 对于那些历史悠久建馆时间长的档案馆来说, 这将是一份极具挑战意义的工作, 因为需要整理的文献、资料、档案数量巨大。随着计算机时代的来临, 数字化进程已经迫在眉睫了, 我们每一位档案工作者都应该加快数据准备为推进档案现代化管理做出我们应做的一份贡献。

3.1 分清轻重缓急, 循序渐进

面对纷繁复杂的巨量档案, 任何档案工作者都会感到一时无从下手。在一个真正百花齐放、百家争鸣的时代, 档案、信息、资料的增长是呈几何级数的, 档案工作者的从业人员数量与档案的激增完全无法成比例, 因此如何从浩如烟海的各类档案中找出这个时代最需要的、最有学术价值的、最能够经得起时间考验的档案就需要档案从业者的高度智慧了。档案管理的基础工作其实主要目的就是为了让档案能够按需检索、为人所用, 为达成这一目的, 我们档案从业工作者就需要对档案进行预处理, 分门别类、分清轻重缓急, 循序渐进的对档案进行加工处理。

3.2 分级次著录, 省时省力

分轻重缓急的同时在著录工作中还要实行三层著录模式。即参考性不高的归为案卷级著录;多文件相关的归为文件组合著录;重要文件归为文件级著录。

结束语

档案基础管理工作在现代档案管理中的作用显而易见, 精准的基础工作才能更好的满足检索者的需求, 才能更好的服务社会。在此提请广大档案工作者们以更积极的热情、更严谨的态度、更科学的方法、更规范的流程做好档案基础管理工作。

摘要：高科技的飞速发展已经将机算机带入到各行各业, 现代档案管理已经离不开计算机了。计算机查询的实时化的确极为便捷, 你只需要输入你要查询的信息, 计算机便会在刹那间向你展示出你要的结果。当然这只是理想的状态。不理想的状态是, 如果录入人员当初不幸输错了你要查询的信息, 那么你得到的将会是完全错误的信息。现在, 人们应该意识到了, 档案管理基础工作非常重要的。

关键词：基础工作,档案管理,现代化,机算机辅助档案管理,档案查询

参考文献

[1]李国兰.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].科技信息, 2011 (9) .[1]李国兰.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].科技信息, 2011 (9) .