档案保密管理与利用

档案保密管理与利用（精选8篇）

档案保密管理与利用 篇1

内容摘要：档案的保密与利用两者十分重要，不可偏颇。纪检监察档案管理中更应处理好利用与保密的关系，加强制度建设，强化监督措施，做好档案的审查、解密和利用的基础工作，从而做到既能有效利用档案，又能保证档案的完整与安全。

关键词：档案保密 档案开发利用

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。

日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。当然，档案应该注意保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。特别是纪检监察工作中所形成的档案，涉及到对干部党纪政纪处分决定、案件调查处理情况、干部任用征求意见书函、信访举报等内容，其保密性要求更严格，其利用价值重大，如何在档案管理中处理好利用与保密的关系呢？这值得探讨。笔者以为可以从两个方面着手去处理。

一、做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

1、加强制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在初中中认真加以总结，不断充实和完善。

2、加强队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3、强化监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二、做好档案开放中的保密工作

为了充分利用好档案，发掘档案存在的价值，有的档案馆（室）还采取开放档案的措施，扩大档案利用面。但是，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。在审查中一定要“三审”到位：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度的提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家

档案保密管理与利用 篇2

1 档案保密管理与利用工作中的问题

1.1 档案管理工作过于混乱

很多公司的档案存放并不集中, 档案管理工作非常混乱, 没有专门的档案室。档案资料应该按照不同部门分别存放, 但是很多单位把所有的档案混在一起, 导致档案调用很不方便。而且, 许多单位的档案管理很混乱, 有的部门会把机密性文件和非机密性文件混在一起, 混合组卷保管或者混合提供信息, 造成机密泄露。

1.2 档案信息会被泄露

档案管理工作不严会导致机密性的文件泄密, 给公司带来重大损失。2008年, 北京方式科研公司因为档案管理不善, 科研配方泄露, 导致公司破产。如果是关于员工的档案资料密保工作没做好, 会泄露员工的个人信息。

1.3 档案内容没有及时更新

档案信息具有变动性, 但是很多档案内容并没有根据实际情况的变化而更新。例如, 员工的工作转换到另一部门以后, 机密文件的密保期已过, 档案信息就应该及时更新, 有时候档案管理部门并没有及时更新档案内容, 因此带来很多不必要的麻烦, 使档案不能发挥应有的作用。

1.4 档案资源没有得到科学的开发与利用

保护档案资源的机密是每个公司的责任, 但是在做好档案保密管理工作的同时需要科学的利用档案资源。很多公司的档案管理工作人员尽心尽力的对待档案保密管理工作, 但是没有开发利用档案资源, 使档案管理工作失去了意义, 也没有发挥档案资源的价值。因此, 公司在保护档案信息的同时要学会利用档案资源。

2 如何做好档案保密管理的建议

2.1 做好档案管理的每一步流程

档案管理工作分为收集、保管、整理和归档四个环节, 收集档案是档案保密管理工作的基础环节。每个单位需要建立专门的档案保管室, 不能把所有的档案混合管理。档案管理人员必须做好档案管理工作的每一步流程, 在整理档案信息的时候, 必须保持档案资料的完整和信息的连贯性, 将正文材料放在前面, 附件材料放在后面, 按照顺序编写页号, 保证档案信息清晰完整, 避免信息缺失, 确保档案管理工作的专业化、规范化和标准化。对于档案混合问题, 档案管理人员需要及时清理混定的文件, 重新归档。如果实际情况有变化, 档案管理人员一定要及时更改档案信息。

2.2 遵守《保密法》, 提高档案的保密管理技术

国家颁布了《保密法》以保护档案资源的机密, 档案保密管理工作需要按照《保密法》完善工作内容。档案资源的机密会随着时间的推移发生变化, 基本变化分为升密、降密和解密等。档案管理人员必须遵守《保密法》, 按照解密划控的时间标准, 档案信息涉密内容的标准和保密规范的标准来执行档案保密管理工作。而且, 档案管理人员必须树立责任心和事业心, 具备强烈的保密意识, 工作严谨, 一丝不苟, 把保护国家机密作为自己的职责与义务。

档案管理工作具有科学技术性, 档案管理人员必须不断地学习档案管理工作的知识和技能, 了解档案管理工作的内容, 加强档案管理工作的理论科学研究, 熟悉档案资源管理的规章制度, 做好学籍档案的收集、整理、保管、统计分析和利用工作。

作为档案管理人员, 必须提高自身的思想道德修养, 用马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表思想和科学发展观武装自己的头脑, 加强服务意识, 爱岗敬业, 依法治档。另一方面, 电子档案也在日益普及, 档案管理人员需要学习计算机编程和外语知识, 提高档案管理工作的技能, 熟悉电子档案管理的流程, 结合自己的实际经验, 研究电子档案的来源、形成、内容和形式等特征, 从而做好电子档案的保密工作。

3 如何科学的利用档案资源

3.1 处理好档案保密与利用的关系

保护档案机密是档案管理人员的责任与义务, 在做好档案保密管理工作的基础上, 有时间、地点和范围限制的利用档案资源, 才能发挥档案资源的社会价值。只保护档案的秘密不利用档案资源, 会让保密工作失去意义, 无限制的利用档案资源会给国家和公民的安全、利益带来重大损失。所以科学的利用档案资源, 必须处理好档案保密与利用的关系。

《保密法》将档案资源的秘密等级划分为绝密、机密和秘密三个等级, 档案管理人员需要按照秘密等级来开发利用档案资源, 严格控制利用范围。绝密、机密和秘密的档案文件应该分别密封, 避免档案混合, 应该建立档案文件统计台和档案存放地点的索引。在档案资源利用完毕以后, 档案管理人员必须及时把文件存放到原来的地方。秘密保管期也有时间限制, 一旦保管时间到期, 就不再属于秘密。档案管理人员就可以按照公开文件的规则利用档案资源。

3.2 加强档案管理的监督工作

在利用档案资源的过程中, 需要加强档案管理的监督工作, 做好重点监护。档案管理的监督工作是档案保密与合理利用的重要措施, 它可以在有效利用档案资源的同时保护好档案的机密安全。做好档案监督工作首先需要建设管理制度, 档案利用规章制度分为阅览制度、外借制度和复制制度。利用档案资源的时候要根据实际情况确定利用范围, 有的信息资源可以利用, 而有一些机密性的信息不可以利用。

档案管理人员需要认真检查并核对所利用的档案文件, 确保档案文件的完好无损, 及时纠正工作中的问题, 并做好利用登记簿。对于损毁档案或者泄露机密的违法行为, 必须报告上级, 降低损失。

3.3 加强档案的日常管理工作

合理利用档案资源, 保护档案机密, 需要从日常管理工作中做起, 任何人不得擅自查看档案。档案管理人员在调阅、移出和销毁档案的时候, 必须严格按照《档案管理法》的手续办理, 经过上级领导的审批, 仔细核查, 履行登记, 办理签字手续。在使用绝密档案以后, 档案管理人员必须及时检查、清对, 避免失密或者泄密问题发生, 确保文件安全, 如果发现秘密泄露应该及时补救, 挽回损失。

4 结语

随着社会的发展与进步, 档案资源发挥的作用越来越重要。做好档案的保密管理和利用工作, 发挥档案资源的社会价值, 必须解决档案保密管理和利用工作中的问题, 档案管理人员要做好档案管理的每一步流程, 遵守国家《保密法》, 提高档案的保密管理技术, 处理好档案保密与利用的关系, 建立档案管理监督制度, 加强档案资源的日常管理工作。

摘要：公司的档案资源包括公司的机密文件, 也包括员工的个人资料。这些文件资料是一种有效的资源, 要使其发挥最大的社会价值, 公司既要做好档案资源的保密工作, 同时要合理开发并利用这种资源。但是, 目前, 公司的档案管理和利用工作中普遍存在一些问题, 文章在分析问题的基础上提出个人见解, 希望对档案保密管理与利用有所帮助。

关键词：档案保密,档案管理,利用,措施

参考文献

[1]林昕.档案管理的特点与管理对策[J].才智, 2010 (1) .

[2]李融.如何做好档案利用中的保密工作[J].四川教育出版社, 2012 (2) .

[3]彭媛媛.对档案管理人员能力培养的若干思考[J].怀化学院, 2011 (2) .

试析如何做好档案保密管理与利用 篇3

[关键词]档案；保密管理；利用

档案在社会上所产生的价值是非常大的，它能为人们提供有用的信息资源，所以大家也就都比较重视档案，尤其在对其进行保管和利用方面上。在进入现代化社会之后，档案的载体已经不只是纸质档案，更向以电子信息技术为载体的电子档案发展，这也是未来的档案管理重要组成形式。但是现在还有很多人对档案的保密等级划分与利用方法不是很明确，容易造成档案信息遗失等情况，为档案工作带来麻烦。

一、做好档案密级调整工作

（一）保密档案的等级。根据我国的相关法律规定，档案可以分为绝密、秘密以及机密三个等级，将档案划分出明确的等级，就是让档案工作人员去做好相应的管理工作，以便于人们对档案的利用。但是在档案保管的时候，密级并不是一直都不边的，它是随着文件的贯彻情况以及时间的流逝而有所变化的，一般都是升密、解密以及降密这几种变化。档案很少有升密的情况，及时有也是暂时的，多数的档案都是降密或者是解密的变化。在实施相关法律规定的同时，相关人员还要加大档案的宣传力度，让人们了解档案，并在档案的管理工作中做好协调工作，解决好相关的档案保管问题，首先要明确掌握档案解密的时间控制表，对有关涉密的档案内容要严格执行保密管理的标准，切实落实法律规定的一切条款。其次，还要接受保密部门对档案保管工作的监督和指导工作，一同将档案中的涉密文件做好密级检定工作，并严格区分开密级档案和非密级档案的界限，明确哪些档案是不能开放利用，哪些档案是可以开放利用的，哪些档案要在一定的范围内被利用，这些都是保密档案管理工作的基本内容。

（二）建立法制秩序。在对密级档案进行调整的过程中，不应该只立足于眼前的工作，要将目光放长远一些。在以往的密级档案管理工作中，保管的制度还不是很完善，不能适应新的保密法中的规定，所以在档案保管的制度中，还要添加一些能适用于现代保密档案管理的工作内容。为了保证涉及档案管理工作的规范化和制度化，要完善相应的制度。首先，建立一套涉密档案的密级划分制度，这样能使保密期限满的档案进行自动解密；其次，建立调密通知的制度，主要应用与提前解密的档案或者是密级有升降变化的档案，并且能下发正规的通知单，方便工作的衔接，还能随时掌握档案的密级情况；最后，建立一套涉密档案的接受制度，使涉密档案的管理工作更加规范化。

（三）科学管理涉密档案。以往的档案管理工作中，管理人员总是将涉密档案和普通的档案混合管理，并且混合利用，这样加大了档案的泄密现象，所以，采取合理的涉密档案保管是很有必要的。对于以前的档案存放不去挪动，但是在以后的档案提供利用的时候，如果涉及到涉密的档案，就不能向外提供，并且对那些涉密的档案进行密封处理，保管好档案。在以后的涉密档案管理工作，就要每份档案都单独保存，不能再出现与非机密档案相混淆的现象出现，使以往工作中的管理漏洞给填补上，使涉密档案和非涉密档案都能够统一管理类，为以后的利用工作和密级调整工作带来方便。此外，还要为档案建立密级的目录或者卡片，这样便于对档案的存放和查找工作，起到了索引的作用，使档案的管理工作更加科学化。

二、档案利用监督是档案保密工作的一项重要措施

（一）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（二）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。

（三）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

（四）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密價值，为此我们不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

三、档案保密管理与利用工作中的对策与措施

（一）认识提升到位。档案保密既是档案管理的工作内容，也是整个保密工作的重要组成部分。档案保密实际上是现行文件资料保密的延伸和拓展，不能因为涉密文件资料已经立卷归档了，进了档案保管室，就如同入了保险柜，可以高枕无忧了。说到底，涉密文件资料除了被销毁的部分以外，在其保密期限内，大部分时间是依靠档案保密室来落实保密防范措施的。因此，各级档案、保密部门一定要统一思想认识，加强协作，紧密配合，严格管理，严格监督，严格责任，齐心协力抓好档案保密工作的落实。

（二）体系完善到位。抓好档案保密管理工作，必须进一步健全和完善三大体系。一是组织领导体系。各级各部门要切实加强对档案保密工作的组织领导，严格领导干部保密责任制，坚持“谁主管、谁负责、谁操作、谁负责、谁出问题、谁负责”的原则，深入实际调查研究，全面掌握第一手资料，及时分析和研究档案保密管理中的新情况、新问题。二是管理制度体系。我们要建立健全立卷归档、档案提供、档案保管等一系列工作规范，坚持把保密要素渗透到档案管理的各个环节，做到用制度管人、靠制度理事，杜绝档案保密工作中的主观随意性和自由散漫的行为，防止因工作失误而造成失泄密责任事故。

四、结束语

为了适应时代的发展和经济的需求，我国企业必须加强档案保密管理和利用工作，才能使企业更好的发展，提高经济效益。我们也相信档案保密管理和利用工作在各种技术的进步下越来越好，使我国企业在国际竞争道路上越走越远。

参考文献

[1]杨艳萍.浅谈档案管理科学化[J].科技致富向导，2010（22）

[2]韩文琳.提高档案管理工作的科学化水平[J].青年记者，2011（8）

档案保密管理制度 篇4

为加强档案及保密管理，制定制度如下：

1、档案上交制度。有关公司生产、经营及相关的文件，处理完

业务应及时将档案资料上交档案管理处。

1、借阅申请制度。有关部门借阅档案应申请经经理批准后方可

借阅，并做好借阅记录。

2、限期归还制度。有关部门借阅档案应及时归还，超过五天每天罚款50元。

3、档案保管期限。一般文件保管五年，长期文件保管十年，年

报或其他重要文件应终生永久保存。

4、档案销毁申请。超过保管期限或无保管价值的档案销毁应报

经理批准后方可销毁。

5、档案保密制度。有关公司经营和技术档案为企业机密，任何

人员不得外漏，由此给公司造成直接经济损失的追究有关人员的法律责任。

6、凡涉及公司商业机密的有关人员，应与公司签定保密协议。

7、凡与公司签定保密协议的，离开公司两年内不得参与同行业

经营，否则，公司有权追究法律责任，赔偿损失额度不低于该员工的培训费用。

8、备注：所有档案无特殊批准外，均只能借阅复印件，使用完

土地档案的管理与开发利用 篇5

摘要：土地档案是在国土资源管理工作活动中形成的一项专门档案，是国土资源管理工作的一项重要的基础工作。加强对土地档案的管理和利用，不仅可以为机关工作效率和工作质量的提高创造必要的条件，而且能够为确定土地所有权、使用权提供法律凭证和依据。土地档案管理与开发利用已成为做好国土资源管理工作亟待重视的一个课题。

土地档案是国土资源实践活动中直接形成的具有保存价值并归档保存的文字、图表、光盘、声像、电子文件等材料。因此，做好新形势下土地档案的开发利用工作至关重要。

关键词：土地档案，开发利用

目录

一、土地档案的含义及土地管理档案在社会工作中的作用...2 1.土地档案的含义 „„„„„„„„„„„„„„„„„2 2.土地管理档案在社会工作中的作用 „„„„„„„„„3

二、土地档案的管理 „„„„„„„„„„„„„„„„6 1.做好土地档案的收集基础业务工作 „„„„„„„„„6 1.1丰富馆（室）藏量，优化馆（室）藏结构 „„„„„6 1.2加强土地档案的管理工作 „„„„„„„„„„„„7

2、主动服务，变封闭为开放

„„„„„„„„„„„„7

3、提高土地档案管理人员的素质

„„„„„„„„„„8

三、土地档案开发利用的社会实践与思考 „„„„„„„9

1、当前土地档案开发利用的基本现状

„„„„„„„„9

2、土地档案开发利用在经济建设中的作用„„„„„„10

3、土地档案在开发利用中存在的问题„„„„„„„„11

4、土地档案开发利用的建议与思考„„„„„„„„„12

一、土地档案的含义及土地管理档案在社会工作中的作用

1.土地档案的含义

土地档案是国土资源实践活动中直接形成的具有保存价值并归档保存的文字、图表、光盘、声像、电子文件等材料。它是一种重要的具有长期查考、利用价值的信息资源。反映着城镇和农业建设生产用地发展的历史真实面貌。了解土地档案的作用，大力开发土地档案信息资源，提高土地档案的利用率，合理地利用土地档案资源，充分发挥其在国土资源管理和地方经济建设中的作用，最大限度地发挥其特有的经济效益和社会效益，有效地为社会各界提供服务，已成为档案工作者最为关注的话题。

总之，土地档案是不同历史时期土地档案制度和措施的汇集，也是各项技术成果的真实记录。它对于保护国土资源、合理开发、有效配置土地资源具有凭证、参考作用。它不仅是国土资源管理工作的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。

2.土地管理档案在社会工作中的作用

土地管理档案，作为土地管理部门维护社会稳定、开展 土地管理工作的真实、完整记录，在伴随时代的发展和社会进步，正在动态地调整其自身的结构，不断地丰富其内涵。在结构和内容上，从原本仅有综合文书档案的基础上，逐渐成为全面覆盖土地管理工作各个层面的档案体系。在载体运用和信息传递方式上，正在由单一手工整理方式与笔写盒装形式向着数字化、信息化和网络化发展，不断与国际上广泛运用的档案管理手段接轨，适应着我国加入WTO和经济全球化的要求。在档案提供利用方面，也正以规范化、社会化和产业化的方式，为政务工作和社会各界的使用提供翔实可靠的信息。勿庸置疑，土地管理档案在土地管理工作的发展过程中，正在起着越来越重要的作用。

首先，土地管理档案可以“历史的告诉未来”。常言道，读史使人理智，是说可以借鉴前人经验，少走弯路、斜路。土地管理档案涵盖了土地管理工作的方方面面，包括土地管理工作的政策、法规、典型经验、工作成就，编制机构的历史沿革等资料。从某种意义上讲，土地管理档案是土地管理工作的“史志”。随着社会的发展，土地管理工作面临着许多新的热点和难点问题，社会呼唤着符合新时期新形势新情况的新政策、新法规出台。而土地管理档案则翔实地记录了“昨日”的历史，它的内容正是当今创新工作思路和工作方式的借鉴和依据。

其次，土地管理档案是土地管理工作者宝贵的“数具 库”。档案工作的立卷之本是忠实于客观现实，在立卷归档理念上，要求在编制案卷标题时不加浮华修饰之词，作者名称、涉及事项和使用文体这三要素应准确不赘述，真实反映档案的内容。在案卷质量上要求分类准确，按时间顺序编排，内容连续，符合逻辑。从土地管理档案构成看，它覆盖了所有土地管理业务，记录了各项土地管理工作进程，是土地管理业务极为珍贵的资料来源；从检索工具看，各类专业档案均要求建立案卷索印，存放索引，尤其是目前运用了现代化科学技术，建立了档案信息系统，更为人们查找利用档案提供了便利条件。可以说，土地管理档案是土地管理工作难得的“数具库”。

第三，土地管理档案在保护环境、社会可持续发展中具有重要作用。档案与信息是一个有机结合的整体。其内容和载体本身富含知识的高新科技成份，可当之无愧地充当第一生产力的角色，在知识经济时代，尤其应该这样认识和定位档案信息工作。因此，加强档案工作，与时俱进地革新档案管理手段，努力提高档案的信息化、网络化和社会利用水平，就是大力发展生产力的一个重要方面。我们应该以创新的思维方式认识该项工作，摒弃原先那种认为档案是纯消耗、可有可无的偏见，大力发展土地管理档案事业，提高做好档案管理工作的质量和水平。

第四，土地管理档案岗位可以锻炼培养人才、万事人为 本。由档案工作的性质所决定，这是一个以服务中心、服务全局为要务的岗位，其宗旨是为全局服务。因而要求档案工作者必须树立全局意识，奉献意识和服务意识，具有实事求是、一丝不苟的科学态度，具备分析判断资料成果的文化涵养和恪尽职守的职业道德。只有德、才兼备素质高的人，才能担负起这项编建土地管理工作“数据库”的重任。实践证明，在档案工作岗位上，可以使人的德才素质得到升华，可以培养出深受各界欢迎的有用人才。

二、土地档案的管理

近年来，在转变国土资源利用方式和深化国土资源管理改革的新形势下，在转变政府职能，加快政府提速的过程中，土地档案信息化建设的地位和作用愈显重要。主要表现在：

一、土地档案是确定土地权属，是采用法律、经济、行政等手段科学管理土地的基本依据。

二、土地档案是征用土地和处理土地纠纷、查处违法占地凭证。

三、土地档案是重要的技术资源，是研究如何管好、用好土地资源的基础，它不仅用之于现在，还要服务于未来。

1.做好土地档案的收集基础业务工作

1.1丰富馆（室）藏量，优化馆（室）藏结构。

从社会需求的角度来看，馆（室）藏与档案利用的效果是成正比的。馆（室）藏越齐全、丰富，为社会提供服务的机会就越多。俗话说：“巧妇难为无米之炊”。要扩大收集范 围，丰富馆（室）藏内容。首先，按照制度、规范要求收集整理好机关文书、人事、会计、基建、实物等档案。其次，着重抓好土地占用、土地审批、建设用地补偿使用费征收及使用、“招拍挂”运行等土地资源使用与管理工作中形成的土地档案。最大限度地增加馆（室）藏量，努力创造一个门类齐全，分类编目正确合理的综合管理体系。另外，还应加强档案鉴定工作，及时将已失去保存价值的档案进行鉴定销毁，这样既可以降低保管成本，又可以提高档案的利用率。

1.2加强土地档案的管理工作

（1）重视土地档案的收集、整理工作。确保档案信息量充足、完整、真实、系统，更好地为社会服务。

（2）加强土地档案的标准化文件的制定工作。使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。论文检测。

（3）建立、健全科学的、实用的土地档案检索体系。提高向社会各界提供利用土地档案信息的工作效率。

（4）注重做好土地档案的编研工作，以便有针对性的搞好服务。

2、主动服务，变封闭为开放

由于档案本身具有的潜在价值不能自发地实现，必须借助人们的开发利用活动，才能使其充分地表现出来。因此，新形势下，土地档案管理人员要树立为经济建设和各项国土资源工作服务的思想，改变过去那种看门守摊、坐等上门的 被动服务状态，变封闭为开放，变被动服务为主动服务。一方面，紧紧围绕社会的需求，找准社会普遍关注的热点、焦点问题，把握时机，主动配合社会活动和政府的中心工作，充分发挥档案部门的主观能动性。同时，凭借计算机、网络等先进技术，利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其他档案机构联网，实现档案信息资源共享。使“死档案”变成“活信息”，充分发挥档案的作用。另一方面，利用报纸、电视等新闻媒介增强全社会的档案信息意识，宣传土地档案效益实例，扩大档案的知名度，使人们了解土地档案的价值和作用，提高土地档案的社会地位与影响，便于今后的利用。

3、提高土地档案管理人员的素质

档案管理人员是档案管理的实施者，其素质高低直接影响档案业务工作的效率、质量和服务水平。因此，必须重视提高档案人员的素质。论文检测。

一、树立正确的人生观、价值观，树立坚定的事业心和兢兢业业的工作作风；

二、努力优化自己的知识结构。不但要加强学习档案专业知识，还要学习和拥有现代化的知识及其他社会、科技知识，不断充实完善自我；

三、具备良好的综合素质。档案工作是一项科学性、业务性很强的重要工作，要做到档案材料的科学管理和有效地开发利用，档案管理人员必须具有较全面的文化知识及熟练的专业技能；

四、树立与时俱进的思想作风，更新服务观念，强化创新意识，创新精神及创新能力，以适应档 案事业发展的新要求；

五、具有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神，以及保守机密、自我牺牲的品质和综合协调能力。另外，建立合理的档案利用制度，也是提高土地档案利用率的又一有效途径。

三、土地档案开发利用的社会实践与思考

随着改革开放的深入，我国国民经济飞速发展，城市建设项目不断增多，土地档案的业务管理工作已经由整理、保管、利用逐步转移到档案的开发利用上。这不仅是土地档案工作的基本任务，也是整个土地档案工作的目的所在。加强对土地档案的管理利用，不仅可以为机关工作效率和工作质量的提高创造必要的条件，而且能够为确定土地所有权、使用权提供法律凭证和依据。只有搞好档案的利用，充分发挥档案的作用，不断提高其社会效益和经济效益，更好地为国民经济和社会发展服务，才能使人们重视土地档案工作，才能提高土地档案工作的社会地位。因此，依法合理地利用好土地档案，充分发挥其在社会经济发展中的作用，是提高档案利用率的重要途径。

1、当前土地档案开发利用的基本现状

第一，土地档案的特点。与其他门类的档案相比具有库藏量大、面广、种类多的特点，不仅涉及到机关、事业单位，而且涉及到每家每户。特别是随着土地价值的日益突显，土 地价格的不断攀升，土地档案作为有效的法律凭证，其利用率也在不断提长。

第二，土地档案利用的数量和频率增多加快。据我们各年度档案利用统计数字表明，前来利用土地档案的人次、卷次、复制档案资料、出具证明在逐年增加，这是随着社会经济建设加快呈快出的发展趋势。

第三，土地档案利用的覆盖面扩大。从本单位土地档案利用的统计分析来看，较前几年土地档案利用重点是服务于本单位各项工作查考、法规监察、经济建设，以及为机关、企事业单位提供服务等。而近年来，土地档案利用不仅为本单位、机关、企事业单位服务，更多地为社会各界、民间所充分利用。如：土地开发整理、土地权属纠纷、房屋拆迁、买卖、赠与等一系列土地活动无一不需要土地档案的查阅，覆盖面日益广泛。

2、土地档案开发利用在经济建设中的作用

第一，为土地产权的变更及换发证书提供重要凭证作用。近年来，土地市场十分活跃，土地用途变更、使用权转让时常发生，土地档案为土地的产权登记、变更提供了大量的档案资料，极大地提高了工作效率，节约了大量的人力、物力。

第二，为旧城改造和房屋拆迁提供依据作用。随着城镇建设步伐的加快，旧城旧村改造工作日益繁重，尤其是农村 的房屋拆迁工作，有不少农户没有办理土地登记手续，甚至有的土地证已经丢失，给房屋拆迁工作带来很大的困难，土地档案就成了确权的重要依据，发挥了重要作用。

第三，为农村社会稳定起凭证作用。随着城市建设的迅速发展，大量的农村土地被征用，土地补偿已成为征地工作中的一个焦点，通过利用土地档案为土地补偿工作提供了有力的法律依据，有效地保证了农村社会的稳定。

第四，为解决土地产权纠纷提供有力凭证作用。土地使用权变更和房屋买卖、拆迁、继承的发生有时不可避免地会引起纠纷、上访，给领导和有关部门带来不便和工作被动，土地档案便成为司法以及房地产部门解决纠纷的根据。

3、土地档案在开发利用中存在的问题

首先，土地档案开发利用的深度还不够。特别是县、乡（镇）两极国土资源档案建立归档后，储藏起来就万事大吉了，实际工作中不注重档案的深层开发利用，“死档案”变“活档案”的意识不强，档案服务于经济建设的作用发挥得不够。

其次，土地档案服务的市场化程度低。档案作为一种重要的信息资源，应该走市场化经营的路子，实行有偿服务，互惠互利。充分体现出信息既是资源又是资产的重要性。

第三，土地档案管理干部和专业技术人员的素质有待提高。受各种因素的影响，土地档案专业人才离国土档案事业飞速发展形势的需要尚有一定程度的距离，特别是档案专业 知识和现代化技术知识的缺乏，这些都影响阻碍了档案工作的开展和档案事业的发展。

第四，大量的档案需要进行信息化处理。离档案管理的信息化、网络化有一定距离。

4、土地档案开发利用的建议与思考

第一，加强国土资源档案队伍建设。随着档案管理数字化进程的不断扩展，对档案管理人员的专业技能要求越来越高。因此要做好几点工作：（1）提高档案人员的素质。档案人员应具备较高政治素质、良好的职业道德，而且要肯有较高的档案理论水平和较强的业务水平，还要积极参加业务培训，具备掌握和应用新技术、新设备、新方法的能力。（2）掌握不断发展需要的计算机信息技术。电子文件的归档工作，可通过网络使公文的流转更简便、更规范。（3）加强局与乡镇间的沟通合作。档案室与各乡镇兼职档案工作者密切协作，通过资源整合，及时增加档案信息量，丰富室藏。乡镇国土资源所也应该从兼职档案管理人员过渡到专职。

第二，加快档案信息化建设。充分运用电子计算机等高科技技术，把国土资源档案室建设成为收集、储存、利用土地档案的信息“基地”和开发利用生产力信息的中心。通过数字化、信息化、网络化管理来提高土地档案开发利用的服务效能。

第三，档案利用服务走向社会。树立大档案、大服务意识，使土地开发档案不仅为国土资源管理事业搞好服务，而且为社会经济发展、安全稳定搞好服务。要充分利用土地档案储存的长效性，帮助群众解决一些历史遗留问题，扩大档案的利用范围，挖掘开发潜力，除一些需要保密的档案外，凡能向社会开放的全部开放，实行有偿使用，通过有效的为社会提供档案利用服务，满足社会各界的信息需求，真正实现土地档案的自身价值。

第四，建立健全各项规章制度，为新时期土地档案利用工作提供制度保障。土地开发利用档案信息、档案工作与市场经济愈来愈紧密地联系在一起。但社会主义市场经济是法制经济，要做好新时期土地档案工作，必须建立健全各项规章制度，以规范约束各项工作的顺利开展。《中华人民共和国档案法》、《土地管理法》是做好土地档案工作的基本法律，它与《实施办法》《土地管理档案工作暂行规定》一起成为了新时期开展档案工作的基本依据。我们必须依据这些法律规章开展工作，走依法治档的路子，只有这样才能在市场经济大潮中坚持正确的方向。

总之，土地档案开发利用，为构建和谐社会服务。为民服务，特别是保护弱势群体和困难群众的合法权益，营造团结友爱，和睦相处的社会氛围，是政府工作关注的重点和构建和谐社会的重中之重。近年来，各地土地档案部门纷纷成 立本部门的综合档案机构，开展档案利用服务，打破了现行文件与专业业务档案的界限，很大程度上扩展了土地档案的内涵和外延，为土地档案开发利用工作拓展了一片新的视野。

档案保密管理与利用 篇6

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响国家及单位的安全和利益。本文就档案在保管和利用时如何做好保密工作浅谈几点看法。

档案 保管利用 保密

保密工作是档案管理工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。怎么做好档案的保密与管理工作，很多学者与专家也从不同的角度给出了不同的观点。多年的实践证明，历史发展到今天，没有那一种观念可以长期的适用于不同时期，只有不断的创新与改变才能顺应发展的步伐。当今社会，档案资源被广泛认知与挖掘，做好档案保密工作，才能凸显这个行业的重要价值，从而更好的利用它转变为有意义的社会价值。以下结合自身的工作体会，对档案管理的保密工作进行分析。

一、档案在保管时如何做好保密工作

在做好档案保管的同时做好保密工作，就需要我们在平时的工作中有严格的管理制度，这也大大的提高了我们档案工作人员的自身责任。

（一）加强档案的日常管理

档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

（二）做好档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（三）提高档案管理人员的素质

档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

（四）做好档案密级的调整工作

1、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一要建立划定密期制度，以便届满自行解密；二要建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三要建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

2、要贯彻落实《保密法》以及《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠；二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

二、档案在利用时如何做好保密工作

如何使档案技能合理利用，又能保证档案的安全和完整，我们就要在档案利用时做到合理的监督，在做好档案利用工作的同时，更要确保档案的安全和秘密性。

（一）正确处理好档案保密与利用的关系

要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（二）做好档案利用中的监督工作

1、建立健全各项制度。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、进一步完善监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、做好电子档案文件管理中的保密工作

随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手工管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段。管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革。

（一）构建档案管理网络安全体系。保障企业网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁来实现。目前流行的隔离方式主要有两种：（1）企业设置防火墙安全系统，企业内网与外网之间通过中间服务器进行物理隔离。（2）档案数据存储服务器与外网之间纯粹的物理隔离。第一种物理隔离方式，即是采用防火墙安全系统，为档案数据服务器和关联计算机配置防病毒软件，设置人侵检测系统，对外网进行逻辑隔离，以阻断外网的人侵行为。同时在外网与企业内网之间设置中间服务器，进行物理隔离。第二种物理隔离方式，即纯粹的物理隔离，外网与企业内网没有使用任何实现连接的软硬件设备，数据交换全部通过移动介质在内、外网之间进行数据交换，如使用移动硬盘。

（二）系统用户查阅电子文件管理。访问本企业档案系统的用户只能是本单位的职工。在档案系统正式启用前，系统管理员应根据本单位职下的职责范围和职级设置其相应的访问权限。档案系统应能记录并能提供访间用户的信息，包括用户身份、职属信息、授权信息、用户请求信息、用户操作信息等，从访问权限方面做好电子档案保密工作。企业信息部门还应配合好档案部门做好系统用户的正确使用档案系统的工作，以防止系统用户的不当操作造成不必要的损失。

（三）保证电子档案存储系统运行环境的安全。与纸质档案管理制度一样，健全电子档案管理制度，包括档案机房管理制度等。

结语：随着时间的推移，档案的保管和利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案保管和利用工作，为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责，为现实服务，替未来着想。

参考文献：

档案保密管理与利用 篇7

一、档案涉密情况的变化

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 也是暂时的, 大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化, 原来的密级文件与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 为此立档单位废掉了此类文件, 密级自然消除了。三是保密时限的变化。因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准, 严防密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。加强涉密档案的规范化建设。为档案的科学的管理, 准确的掌握, 有效的保密, 及时的提供假造条件。

二、认真做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可以从以下几个方面实施:

(一) 制度建设

档案利用规章制度一般阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, , 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

(二) 队伍建设

担负利用服务工作的档案管理人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高的素质。一是政治素质, 要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案事业;二是业务素质, 要具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是文化素质, 要有较高的文化知识, 能总结和分析利用工作中的经验与问题, 从中掌握利用工作的规律。此外, 还要有敏税的工作能力和观察能力, 善于做利用者的工作, 能独立处理利用中出现的一般问题。

(三) 监督措施

在利用中, 要根据不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者, 要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。做好利用监督, 还要做到三勤:一是嘴勤, 勤宣传利用档案的制度与规定, 勤与利用者交谈, 掌握其利用目的与动机;二是眼勤, 勤观察动态, 置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤, 勤分析利用的情况和利用效果。勤检查被利用的案卷, 勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

三、正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普通存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成档案浪费;领导不能及时全国地了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全的利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

四、做好档案的保密工作

近几年来, 学校领导对保密工作高度重视, 先后采取了一系列有效措施加强保密管理。全局工作人员, 特别是领导班干部必须模范地遵守《保密法》, 遵守党和国家的各项保密规定和机关保密制度, 增强保密观念, 保守党和国家秘密;机要保密人员要坚持制度, 尽职尽责, 认真做好机要广电的管理和保密工作, 下班时要文件入柜, 关窗锁门。确保密码电报的安全, 坚持在机要室阅读制度, 不得复印;不准擅自翻印、复印机密广电材料。复印秘密文件及党和国家领导人主要讲话必须履行审批手续, 复印件要同原件一样登记、保管, 用后及时交回局机要室;同时认真进行保密检查。销毁秘密以上文件、资料必须按规定办理登记、审批, 送保密车间销毁, 严禁向废品收购部门出售内部文件、资料、刊物及涉密笔记本;不得将秘密文件、资料带回家中或医院;严格遵守涉外宣传工作中的保密制度, 凡属秘密以上范围的文件、资料及其内容, 末经批准, 不得以任何借口对外泄露或报道;密码和密码设备应由专人保管、使用, 做到机、卡分离, 严禁密码计算机上外网和互联网;发现失泄密, 应立即报告保密委员会检查处理。

为了进一步加强保密工作, 今年根据市保密局的要求, 市局党组成员、各科室负责人、机要员、文印室工作人员等分别签订了《保密承诺书》并交市保密局备案。向机关工作人员发放了《党政机关工作人员保密须知》、《保密学习材料》等书籍。同时组织保密人员参加了市保密局的保密培训班并取得了资格证书。为机要室配备了碎纸机, 电脑安装了市保密局提供的保密软件。计算机系统安装了市公安局提供的防病毒软件等, 这些措施有力地推动了我们学校保密工作的管理, 为我们这里的档案事业又好又快发展提供了坚强有力的保障。

摘要：档案在保管、利用、借阅等过程中, 涉密渠道不断增多, 研究档案利用过程中的保密工作, 对涉密人员的保密教育, 建立档案利用中的监督机制, 处理好档案的利用, 开放中的保密工作, 是社会进步的体现, 也给保密工作带来了新的挑战。

试论如何做好档案保密与利用工作 篇8

关键词 档案 保密 利用 探讨

随着社会的不断发展，档案资源巨大的社会价值逐渐为公众所认知，这就涉及档案的保密和利用工作。这项工作做得好坏，会直接影响到党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源，我们不但要重视其载体的保管和保护，更要重视其所含信息的开发利用，来实现信息资源共享。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务，也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时，更要切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

一、做好档案保管过程中的保密工作

1、提高绝密档案管理人员的素质。档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质极为关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

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2、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按照规定手续办理，必须经指定领导人审批，認真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

3、档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房按国家有关规定应单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房设在办公楼内。应注重的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，尽量做到库房和办公室分开，库房和阅览室分开，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证实，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。

二、做好档案利用过程中的保密工作

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须

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具备较高的素质。此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。

三、做好档案开放中的保密工作

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便

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失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。

3、人事档案的部分信息向个人开放。目前，我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的，大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊，要求查阅自己档案的事例，但按照人事档案的利用制度是绝对不允许的。然而，这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放，对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用，而且可以增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案工作的监督，使人事档案更好地为公众服务。

4、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，一是要提高开放档案案卷的内在质

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量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三是要编制检索工具。四是要准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，制作好档案副本。

档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

参考文献

[1]杨艳萍.浅谈档案管理科学化[J].科技致富向导.2010（22）

[2]韩文琳.提高档案管理工作的科学化水平[J].青年记者.2011（8）