档案工作体制

档案工作体制（精选10篇）

档案工作体制 篇1

摘要：本文简要分析了机关档案管理工作存在的问题, 并针对问题提出了一些改革措施, 希望能够对机关档案管理工作有所帮助。

关键词：机关档案,工作体制,改革

近年来, 随着人们对档案管理工作的重视, 我国的档案管理水平有了很大的提高, 但是机关档案管理依然存在一些问题, 影响着档案管理水平的提高。要想充分发挥机关档案管理的重大作用, 机关需要积极找出应对问题的策略, 提高档案管理的水平。

一、机关档案管理工作存在的问题

(一) 机关档案管理意识薄弱

机关档案管理工作效果不佳很大的原因是档案管理意识薄弱, 对档案管理工作不够重视。机关的日常工作比较繁多, 很难抽出足够的时间进行档案的管理。无论是领导还是员工, 都不能充分认识到档案管理工作的重要意义, 机关也没有把档案工作纳入日常工作的重点。由于对档案管理的不够重视, 导致许多重要的档案文件整理不规范, 对档案以后的开发利用十分不利。机关部门需要提高认识, 重视档案工作。

(二) 机关档案管理人员整体素质有待提高

由于对机关档案工作的不够重视, 在机关中进行档案管理的人员素质普遍偏低, 不能适应现代机关档案管理的需要。有些机关没有专门的档案管理的干部和员工, 大多都是由身兼数职的其他管理人员兼任, 这样就会降低档案管理的效率。所以, 机关应该加强档案管理的干部队伍和员工队伍建设, 培养档案管理的人才。

(三) 机关档案管理机制不健全

现有的机关很少有一套科学完善的档案管理机制。多数机关档案管理职责不明, 如果出现工作失误, 员工就相互推诿, 导致档案管理效率低下。而且缺少机关档案管理工作相关的法律法规, 使档案管理工作没有具体的法律依据。随着现代信息化建设的发展, 档案管理也开始了信息化建设。但是我国机关档案管理的信息化建设水平还很低, 不能满足现代档案管理的需要。这些都是机关档案工作体制存在的缺陷, 需要通过改革来改善这些缺陷, 提高机关档案管理的水平。

二、改革机关档案管理工作的措施

(一) 提高认识, 增强机关对档案管理工作的重视

要想改善机关档案管理工作的现状, 必须提高机关工作人员对档案管理工作的认识, 加强对机关档案管理工作的重视力度。机关档案是机关开展各项业务活动的真实记录, 对机关以后各项活动的开展有着重要的借鉴意义。而且随着档案管理的信息化建设, 档案的开发利用也进一步加深。机关档案工作人员要充分认识档案管理工作的重要意义, 把档案管理作为一项重要的工作来对待。

提高对档案管理的认识, 首先要加强档案管理工作的宣传力度, 通过各种途径宣传有关档案管理的法律法规, 让机关全体工作人员认识到落实档案管理的重要意义。其次, 重点加强对档案管理人员的思想教育, 让档案管理人员知道做好自己分内的工作有着极其重大的意义, 提高工作人员工作的积极性。第三, 要把档案管理工作纳机关的重点工作之中, 加强对档案工作的领导管理。

(二) 提高机关档案管理人员的整体素质

1. 加强干部队伍的建设

既然机关档案工作十分重要, 那就需要专门的干部和员工来负责机关档案的管理工作。负责机关档案管理的干部既要有档案管理相关的专业知识, 也要有人员管理的相关知识。干部不仅要熟悉档案管理的业务, 还要能科学的组织人员开展档案管理业务。对干部要定期进行宣传教育, 加强他们对本职工作的认识, 促进他们更加积极的进行机关档案管理工作。

2. 加强员工队伍建设

机关档案工作的主体是档案管理的员工, 员工的素质直接影响档案管理的水平, 所以, 有了高素质的干部队伍, 还需要加强员工队伍的建设。定期组织员工进行培训学习, 使档案管理人员掌握最新的管理技术, 提高档案管理的水平。还可以制定一些激励机制, 对积极工作、业务能力强的员工给予一定的奖励, 对那些消极怠慢不认真工作的员工给予一定的处罚。在机关内部形成良性竞争, 提高整个机关档案管理的水平。

(三) 建立完善的机关档案管理机制

改革机关档案工作体制, 提高机关档案管理水平需要建立一套完善的档案管理机制。首先, 加强制度建设, 建立健全相关的法律法规, 使档案管理的工真正做到有法可依。其次, 落实责任负责制。把机关档案管理的工作细化, 使每一个员工都明确自己的责任。这样即使出现档案管理的失误, 也能及时的找到具体负责人及时改正错误。最后, 加强档案管理的信息化建设, 档案管理技术水平提高了, 档案管理的水平也会相应的得到提高。

结束语:

机关档案管理是机关工作中一项十分重要的工作, 机关工作人员应该重视这项工作。面对档案管理工作中存在的问题要积极的寻找对策, 通过对档案工作体制的改革, 提高机关档案管理工作的水平。

参考文献

[1]刘振秋.关于改进和加强机关档案管理工作的几点思考[J].才智, 2011 (23) .

[2]刘思洋.剖析档案管理中存在的一些问题和应对策略[J].延安职业技术学院学报, 2011 (02) .

[3]范启波, 李继成.浅析机关档案管理工作运行机制的创新[J].才智, 2011 (25) .

[4]喻碧红.关于机关档案管理工作的探讨[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2009 (06) .

体制外档案资源的概念界定 篇2

关键词：体制；档案管理体制；体制外档案资源

Abstract：This article firstly reviews the conceptual definition of archive resources outside the system at home and abroad.Then makes my understanding and awareness of the conception.Finally，compares the conception with other similar conception，such as folk archive resources，social archive resources，private archives.

Keywords：System；Archives management system； Archive resources outside the system

人们选择词语，然后赋予它某些意义，并通过它来推动人类认识上的进步。“体制外档案资源”这一概念，始于笔者对图书馆、博物馆等文化机构管理档案的兴趣，在档案学理论研究中，这一部分被有意无意地忽略。《中华人民共和国档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作”。这些文化事业单位不同程度地保管有档案资源，它们是国家档案资源的重要构成，属于国有档案资源，但不在档案管理体制之内。研究始于问题，档案资源管理是否也存在基于体制的内外差别？所谓“没有界定，就没有管理”，体制外档案资源这一概念该如何界定？

1 国内外关于体制外档案资源的概念界定

由于各国的政治体制和经济体制不同，档案管理体制就会存在着较大差异，档案资源分类和建设也会有概念、语义和文化上的差异。通常，国外从产权角度将档案划分为公共档案和私人档案；国内按照所有权的归属，将档案分为国有档案和非国有档案（有人也称之为“社会档案资源”）。以体制内档案资源和体制外档案资源划分档案资源范围类别，在国内外还是有人提出的。

2011年，在匈牙利首都布达佩斯召开的档案工作者欧洲委员会（EBNA）上，克罗地亚国家档案馆馆长Lemic Vlatka在其会议报告文章中提到，克罗地亚档案服务主要受四个因素影响：State archives（国家档案馆）、Archival service management（档案服务管理）、Archives “outside state archives network”（国家档案馆网之外的档案馆）和Archival records creators and owners（档案记录的形成者和所有者）……克罗地亚提供档案服务的主要有国家档案馆，其他保存有档案材料的遗产机构，如，图书馆、博物馆、文件中心，等等，这些遗产机构中保存的档案材料可以看做是“archives outside state archives system”（国家档案系统之外的档案，即体制外档案），档案记录的形成者和所有者，档案服务管理。[1]我们可以这样理解：这位克罗地亚国家档案馆馆长将图书馆、博物馆此类文化机构所保存的档案称为“体制外档案”。在2011年的这次会议上有人也提到，档案馆必须面对文化领域其他机构（如，图书馆、博物馆等）在资金和威信方面的竞争[2]，除此之外，档案馆还必须面对其他文化事业机构在档案资源方面的竞争。

澳大利亚新南威尔士州关注和收集那些政府档案馆之外的档案藏品，创立了名为“Archives Outside”的网站：一是丰富新南威尔士州的档案藏品内容；二是提供关于专题的信息和档案保存和管理的资源。[3]网站没有命名为private archives或是folk archives，而是“Archives outside”，肯定是关注到了某些档案资源。我们猜测是不是那些图书馆、博物馆保管的档案，或者是流失海外的档案，等等。通过网站这样一种新形式来建立体制外档案资源的汇集和提供利用，可以是物理汇集，也可以是逻辑汇集；可以由政府出资，或是承包给企业组织，或是民间公益建设，确实是当下有效且有优势的管理方式。

国内关于体制外档案资源的研究，能够搜索和阅读到的文章只有三篇，恰好这三篇可以反映这一概念所可能涉及的研究内容和争议内容。张亚玲2008年发表的《市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务》。作者认为，计划经济体制向市场经济体制转换过程中出现了体制外档案资源。“体制外档案资源是随着经济社会的发展变化出现的，一方面，是指非计划体制，如，党政机关、群团组织、事业单位以外的组织、单位和个人；另一方面，是指非传统管理体制，如，构成上下级或业务管理关系的部门、机构、民间协会、中介组织，等等。”[4]此文给出的体制外档案资源概念，从政治经济体制和行政管理体制的角度划分体制内外，虽然大致给出了一个体制内外的分别，但是不够准确，忽略了档案管理体制这一基本视阈。

潘玉民教授2011年发表的《论国家档案资源的内涵及其构成》。作者从法律维度对国家档案资源进行界定，是指一切公民、法人和其他组织形成的，对国家和社会有保存价值的档案的集成；其形成主体范围：“泛指在我国境内的一切国家机构、社会组织和个人，既包括国家的，也包括非国家的；既包括体制内的，也包括体制外的；既包括历史的，也包括现实的，还包括将来的。”[5]文章从形成主体将档案资源划分为“体制内和体制外”，可以说是当下对“体制内外”非常普遍的理解。从形成主体划分体制内外档案资源，不免有一种“新瓶装旧酒”的尴尬，与国有和非国有档案资源重合，是没有创新意义的。

尹雪梅2011年发表的《论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进》。作者认为，档案资源建设的“体制”主要是指我国档案资源的归档范围。对档案资源体系来说，归档范围是第一道关，它把许多文件材料排斥在机关档案资源体系之外，而进馆范围则是第二道关，它把许多机关档案排斥在档案馆之外，也就是排斥在国家永久性档案资源体系之外。因此，在档案资源建设中，我们要避免有价值的档案资源遗漏在国家档案资源体系之外，有必要关注除国家政治性记忆主体之外的社会力量形成的历史记录，尤其是社会精英们的记忆主体和来自草根社会的普通民众的记忆主体形成的历史记录。通过这种“体制内”与“体制外”档案资源的平衡，最终达到国家档案资源建设的平衡。[6]文章将归档范围作为体制内外分别的标准，排斥在国家档案馆保存范围之外的档案视为体制外档案，与本文的概念很相近。细微差别在于一个“主动与被动”的思维。以归档范围为界，是档案机构主动构建了体制外档案资源。本文强调的“不属于国家档案馆网体系之内的档案视为体制外档案”，包括一些被动行为，那些因为历史原因而保存在其他机构或国家的档案资源不是档案馆自愿的。

2 体制外档案资源的概念界定之我见

从纯粹逻辑或哲学的观点来看，两个观念之间总是存在有一种辩证式的紧张关系。例如，如果我思考“存在”这个概念，我势必需要引进“不存在”这个相反的概念。那么，我们讨论体制外档案资源，必然需要引入体制内档案资源这一相对概念。在档案学研究视阈内，体制内外是指档案管理体制内外，表现为档案管理体制在档案资源管理方面的权力运行状况，即档案馆网体系。

“统一领导、分级管理”是我国的档案管理体制，包括三个方面的内容：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案工作的统一管理。[7]体现在档案资源管理上，就是从中央到地方都建立了档案馆（室），集中统一地、分级分专业地管理全国、本地区、本系统的档案资源，形成有层次、有专业的国家档案馆网体系（也包括一些档案室，这里都包括在档案馆网体系之内）。那么，我们就可以如此界定：体制内档案资源是受我国各项档案管理制度规范和约束的、在档案行政管理部门控制下的、保存在国家档案馆网体系之内的档案资源；也可以称之为“档案馆资源”。与体制内档案资源相对应的：凡是不在国家各级各类档案保管机构管理的档案，都是体制外档案资源。体制外档案资源大体有三部分：第一是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案，即由私人保管的档案；第二是图书馆、博物馆、文化馆等非档案的文化机构保管的档案；第三是我国流失海外的档案，即其他国家保管的我国档案。

体制内档案资源和体制外档案资源，均是一种范畴概念。那些没有进入档案馆网体系之内的有价值的档案，将它们划归为体制外，视为各自独立而又统一的整体；在档案的所有权和管理权存在适当分离的情况下，从档案资源的管理权来界定体制外档案资源，一旦体制外档案通过某种途径进入档案馆管理，它们就是体制内档案，这之中管理权变了，而所有权可以变，也可以不变。由监察部、人社部、国家档案局联合制定的《档案管理违法违纪行为处分规定》（自2013年3月1日起施行的）中所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。该《规定》照顾了档案两权分离的现实状况，与本文的划分标准是一致的。我们则更多地想从文化发展的角度关注处于自在状态的有价值的体制外档案资源。

3 相近概念的界定比较

体制外档案资源是在国家档案资源理论、社会档案资源观、民间档案资源、私人档案等诸多研究的基础上加以认识和阐释的，因此，有必要对这些相近的概念的关系进行比较界定，理顺本文的核心概念。第一，体制外档案资源与体制内档案资源共同构成我国的档案资源体系，体制外档案资源是国家档案资源的重要组成部分。

第二，关于社会档案资源，赵爱国提出“由社会组织、家族家庭或公民个体形成、所有并管理，区别于国家档案资源，倾向于公民个体个性化档案服务的新型档案资源”。[8]陈辉认为“社会档案信息资源是与国家档案信息资源相对应的概念，指的是由非公部门和公民个体或家庭、家族形成并所有的档案信息资源。‘国家档案信息资源是个所有权意义上的概念，指的是归国家所有的档案信息资源”。[9]两位作者将“国家”与“社会”置于对立的范畴，即取政权意义上的“国家”（State），（现代语义学上的国家有三种指向：其一是领土意义上的“国家”（County），其二是民族意义上的“国家”（Nation），其三是政权意义上的“国家”（State）[10]），而国内讨论国家档案资源的概念时，多将其翻译为“National archives resource”，如此一看，国家和社会在此语境下不是对立的概念，社会档案资源应该是国家档案资源的一部分，事实上，这些档案资源也确实是一个民族“国家”的档案资源。而在西方政治学对“国家”与“社会”的比较分析中，通常把国家作为与社会对立的范畴，解释为：国家有主权，专指公共领域；社会没有主权，专指私人领域。[11]如此，西方档案界以公共档案和私人档案共同构成国家（民族）档案资源也就可以理解。因此，看两位作者对社会档案资源的界定，赵爱国提出的是“……形成、所有并管理”，陈辉提出的是“……形成并所有”，从两者的定义来看，社会档案资源与体制外档案资源是有交叉内容的，但不存在完全包含。

第三，关于民间档案，中共中央党校教授韩钢认为：只要没有进入官方档案系统而散存于官方档案之外的历史文献，大体都可以算作民间档案；孙秀娟将民间收藏档案定义为：民间平头百姓收藏的、对国家和社会具有一定价值、并具有档案内涵特征的各种原始记录材料；惠明对民间档案定位是：许多档案散存在人民群众手中，相对于公共档案馆保存的官方档案，散失在人民群众手中的档案；王沛郁认为：民间档案是指人民群众在其生活交往中形成的各种文件。[12]关于“民间档案”的概念大体如此。可以发现，民间档案是与国家档案馆系统管理的档案相对应的，专指人民群众形成或合法藏有的档案，属于体制外档案资源的重要内容。

第四，关于私人档案，学术上有广义和狭义之分，“从广义上说，私人档案也称为私有档案，或统称为非公有档案。它应该包括所有非公有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的或通过合法途径所获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录；从狭义上说，私人档案仅指个人在私人活动中形成的或通过合法途径获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录”。[13]私人档案的狭义定义与民间档案的范围比较相似，私人档案的广义定义与陈辉所定义的社会档案信息资源比较相似。私人保管的档案应该是体制外档案资源的主要内容。

从以上概念最有代表性的解释中，可以发现，体制外档案资源的内涵包括了民间档案和私人档案，与社会档案资源有重合内容，是国家档案资源体系的重要部分，与体制内档案资源相对应。体制外档案资源特别界定了图书馆、博物馆、文化馆等非档案机构保管的档案，是充分尊重各文化事业机构对所保管的珍贵历史档案的各项权利，体现档案事业的法律精神和人文关怀；将我国流失海外的珍贵档案划归体制外档案资源表达了因为种种原因无法使这些档案回归的无奈，以及各国必须承认这些散失海外的珍贵档案是我国档案资源体系的一部分。

*本文受上海大学图情档学科建设与培育项目资助

参考文献：

[1]Lemic Vlatka.“Building of integrated national archival network in Croatia：connecting administration，archives and public in practice”.

[2]EBNA.Proceedings of the XXXIII EBNA conference.[CP/DK].Budapest，2011.

[3]http：//archivesoutside.records.nsw.gov.au/

[4]张亚玲.市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务[J]. 行政与法，2008（9）：71～72.

[5]潘玉民.论国家档案资源的内涵及其构成[J]. 北京档案， 2011（1）：17～20.

[6]尹雪梅，丁华东.论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进[J].浙江档案，2011（3）：16.

[7]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988：130～131.

[8]赵爱国，任文娜.现代化进程中的社会档案资源的结构与服务体系初探[J].档案学通讯，2011（6）：74.

[9]陈辉.基于市民社会视角的社会档案信息资源建设对策思考[J].档案学研究，2010（5）：37～40.

[10][11]梁丽萍.政治社会学[M].北京：中央编译出版社，2009：22.

[12]袁玮.关于民间档案研究的国内外文献综述[J].山西档案，2011（1）：26～28.

[13]马从敏.私有档案的概念界定[J].档案管理，2006（2）：37～39.

档案工作体制文献计量统计分析 篇3

一、文献年度发表情况

从样本的发表年度分布看,210篇样本文献分布在自1981年以来的34年间。最高为年23篇,最低为年1篇,平均每年发表文献7篇。34年间有4年没有文献发表,这4年将整个档案工作体制研究分割为三个阶段,见图1。第一阶段只有一年,甚至不能够算做一个阶段。第二阶段从1985年到1999年,这15年间文献发表数量均在平均值下,年发表文献的数量在2~6区间波动,基本上属于低位运行。第三阶段从2001年起到2014年,14年间大总分年度发表的文献数量在平均值以上。2003年至2010年区间文献量较第二阶段有明显增加,研究活跃度明显提高,整个研究上了一个台阶。2011年后,文献量激增,研究活跃程度达到了顶峰。从文献的年度趋势上看,文献量增加较快的年份,大都与国家行政管理体制改革相关,也与国家档案工作体制改革与调整相关。

二、文献研究层次情况

从样本的研究层次分布看,210篇样本文献来自社会科学、自然科学、文化及其他4大类9个不同层次。按大类分社会 科学180篇、占85.7% ; 自然科学11篇、占5.2%;文化1篇、占0.5%;其他18篇、占8.6%。档案工作体制研究属于社会科学研究的范畴,但也涉及到其他学科的内容。

从文献的具体研究层次看,略为偏重于理论性研究。实践性的研究占比数量与理论性研究相差无几。

三、文献的作者情况

从样本的作者分布看,210篇样本文献仅以第一作者计,涉及193位作者。其中发表2篇文献以上的作者有8人,占作者数的4.15%;发表文献17篇,占全部文献的8.1%。这8位作者中魏震声3篇,郭子岩、肖文建、刘亚静、窦晓光、方新德、李兆明、罗军各2篇。发表1篇文献的作者有:隋智芹、吴双英、王徐球、张旭霞、王岳岚等。总比超过95%。与洛特卡定律写一篇论文作者的数量约占所有作者数量的60%相差甚远。研究缺少有组织性与系统性。研究还没有核心作者,更没有核心作者群出现。在210篇文献中,2人以上合著的文献32篇,占全部文献的15.24%,合著率相对比较高。其中3人合著的8篇,2人合著的24篇。

四、文献的机构情况

从样本的机构分布看,210篇样本文献仅以第一机构计,涉及186个机构。其中发表2篇文献以上的机构有14个,占机构数的7.53%;发表文献38篇,占全部文献的18.1%。这14个机构中中国人民大学6篇,安徽大学4篇,安徽交通职业技术学院、杭州大学、武汉大学、黑龙江省林业设计研究院各3篇,中国铁路物资总公司、上海市档案局、黑龙江省大庆市人事局、上海大学、中国土木工程集团公司、商洛学院、北京大学、湘潭大学各2篇。其中大学占比数量最高。

发表1篇文献的有:海南大学、上海市仪表电讯工业管理局、黑龙江省哈伊高速公路管理处等。在全部机构中高校所占比例最高,其次是各级档案行政管理机构。

五、文献的关键词使用情况

从样本的关键词情况看,210篇样本文献中使用2次以上的高频关键词有31个。其中使用频率最高的是档案管理(38次),其次是改 革、管理体 制(21次),随后是体 制(16)、档案管理体制(15),体制改革(13),档案(9),企业档案、人事档案(7),企业(6),企业档案管理、模式(5),管理、思考、建议(2)问题、创新、管理模式、管理体制改革、发展、分析、管理方法、信息化、新时期、市场经济、特点、机构改革、高校、方向、制度改革、方法与对策(2)。除了上述热词之外,文献还使用了:网络化、影响及对策、托管方案、文化事业机构、发展演变、体制调整、实践、转型期、城建联合档案管理模式等词。

六、结论

综上所述,1981年以来“档案工作体制”或者“档案管理体制”文献从量上反映出如下特点:

1、研究前中期活跃度较低,后期活跃度高,与国家行政管理体制改革正相关

1999年前年发表文献的数量多 在2~6篇区间小幅 波动,2003年至2010年区间文献量较1999年前有明显增加,研究活跃度明显提高。2011年后,文献量激增,研究活跃程度达到了顶峰。从文献的年度趋势上看,文献量增加较快的年份,大都与国家行政管理体制改革相关,也与国家档案工作体制改革与调整相关。

2、理论性研究与实践性研究大体相当

从文献的具体研究层次看,理论性研究文献只略多于实践性研究文献,二者占比数量相差无几。表明“档案工作体制”或者“档案管理体制”研究既是理论问题,也是实践问题。这一点从文献作者及机构中高校作者与档案行政管理机构作者人数大体相当也能够得到印证。

3、研究主题集中,高质量成果较少

新时期档案管理体制建设的思考 篇4

关键词：档案管理；体制改革；对策

abstract ： the formation of archives is often by state organs， social activities and social groups， such as the way， as the original records to save， to facilitate later search to provide the reference. Usually in the form of chart， text， audio and video recording file existence and development is based on the social functions and social mission， in the unit and the social development view， file management plays a very important role. According to the archives management work of the problems facing in our country， combining the reality of social development， the current situation of the archives management system put forward some thinking.

Keywords： file management system reform measures

进入二十一世纪以来，我国步入了信息化的发展社会，信息技术在这一过程中得到了长足的进步。信息化技术的广泛应用，促使档案管理工作的管理形式也发生了巨大的变化，直接促使档案管理工作在这一过程中发生了巨大的变革。但 是，在现代化信息技术发展的过程中，档案管理工作对于信息技术所呈现 出的依赖性在不断的增大，在这样的情况下，极易出现某些方面的工作困境，这也就 要求档案管理工作务必要加以创新和完善。

一、事业单位档案管理的特征

（一）具备保密性

事业单位是我国为社会公共服务 的机构，通常情况下都是国家来执行建立，虽然说这类机构并没有和政府之间有着直接的联系，但是其中所存放的大量档案信息为各个机关部门提供了良好的档案管理依据。事业单位在进行档案管理工作的过程中，涉及到了多个方面，并且还包含了国家的机密文件，在这样的情况下，确保事业单位的档案管理机密性较高，最大限度的避免机密文件泄露 的可能性。

（二）具有公共服务的特性

事业单位是由国家进行建设的组织机构，通过这部分组织机构能够起到对各类型文件档案进行保存的作用，同时，也是对于社会上各种信息进行收集的一种感觉方式。当大量的信息存在于社会市场的过程中，其本身并不会直接参与到资源的调配工作中，这也就直接使得档案管理机构的存在，能够帮助相应的资源进行调配。

二、档案管理面临的问题

（一）档案管理基础工作落后

我国档案管理工作的基础条件落后，没有引进新的基础设施，无法保证档案 管理的整体规范性和合理性，导致一些档案管理工作无法真正落实；在工作的相关环节上存在着基础工作不合理的问题，由于缺少经费的支持，有很多的档案资料没有进行及时系统科学的分类整理，也存在一些档案管理工作人员自身的问题，如能力跟不上经济社会的发展、素质偏低等，导致档案资料一直处于一种混乱的状态。

（二）档案管理制度不健全

完善的档案管理制度体系之中，包含了档案的保管、利用、保密、人员职责、鉴定、监督、消防、安全等多个方面的制度内容，并且在档案管理的各个下属制度之中，依然还要进行更加细化的规定，才能够使得使得其中所有责任以及探索工作都能够得以落实。

（三）档案管理缺乏足够的重视 。

由于我国的档案管理工作起步较晚，再加上在档案管理发展过程中没有受到相应领导人员的重视，从而导致我国的档案管理工作面临诸多困难。其主要原因包括以下两个方面：一方面我国的经济体系在发展过程中，各机构档案管理在经济建设中所起到的重要作用还没有经过严格的体系论证，导致相当一部分事业单位管理人员没有对档案管理引起重视。第二，我国当前社会经济体系在构建的过程中呈现出了较大的压力，再加上与国际经济体系的接洽，导致我国的经济环境越发复杂，这也促使领导人员在进行经营的过程中更多的注重经济发展，而忽视了档案管理工作的重要性。

三、完善现行档案管理体制的建议

（一）管理体制多样化

市场化带来了档案所有权的多元化，档案所有权的多元化带来档案管理体制的多样化。档案管理体制在过去单一的国家所有权和计划经济体制下，对党政机关档案和国有企业、事业单位档案实行集中统一管理，档案集中统一管理体制符合当时的档案所有权状况，也切实保障了国家档案的齐全完整。

（二）集中统一管理、整合档案资源，建设“大档案”

集中统一管理是我国档案工作指导思想。实践证明集中统一管理的指导思想克服了我国特定历史条件下档案分散保管和档案工作各自为政的弊端，对推动我国国家规模档案事业的建设有着积极的意义。我们将坚持继续集中统一管理的指导思想，继续加强我国档案事业的统一领导、统一规划和统一制度；继续加强党和政府对档案事业的领导，保证党和国家档案的完整与安全；继续加强对档案信息资源的管理和开发利用，维护党政档案的历史的有机联系。集中统一的档案管理体制是同我国经济基础相适应的，符合我国现行国家制度、传统文化观念，符合宏观管理原则。在坚持统一领导的基础上，有效整合档案资源，建设“大档案”就是要打破档案接收和利用中的时间、区域、全宗界限，广泛整合全部档案资源。在区、县级甚至市（地）级，科学整合档案资源，建设“大档案”，体现规模效益，构建真正意义上的综合档案馆。通过科学整合档案资源，一方面实现机构设置上的“精简、统一、效能”的目标，从根本上打破机构设置上“上下一般粗”的状况，打破了“小而全”。建设“大档案”可以有效实现国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。管理体制多样化。

（三）政事分开，局馆分立

政企分开、政事分开是我国机构改革的方向。根据机构改革“政、事分开”的要求，档案行政管理部门和档案馆要从职能上将二者分开，通过借鉴其他国家档案管理机构设置的做法，将档案行政管理部门与档案馆在机构、人事、财务上要彻底分开，档案行政管理部门实行“条条管理”，而档案馆则作为文化事业单位实行“块块管理”，按照社会分工的原则，充分发挥各自的职能特点，各归其位，各司其责。

（四）文档管理一体化

文档管理一体化既是业务问题，也是体制上的问题。文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，从发展的观点看，我们有必要把文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续、衔接的工作程序。这样不仅可以加强档案部门对文件管理的超前控制，保证进馆档案的质量，还能够减少档案部门的工作程度，避免重复劳动。因此，一方面在单位内部建立起文件实时归档制度，将文书部门和档案部门合二为一，在单位内部构筑文档案管理一体化平台。另一方面是结合各地实际情况建立文件中心、档案管理中心，发挥集约优势，降低运行成本，同时也为档案管理机构的设置提供了新的思路。

四、结语

我国现行档案管理体制“使档案事业行政管理和档案保管利用工作都得到了实实在在的加强，促进了档案工作的全面发展”，这一点是毋庸置疑的。同时，在新形势、新情况、新问题不断出现情况下，我们必须清醒地认识到，任何一种体制，都要与它所处的时代、所面临的形势相适应，才能保持旺盛的生机和活力。我国档案管理体制改革要从现代公共行政改革的要求出发，适应政府职能和角色的变化、适应现代公共行政运作方式的转变、适应政府观念的变化，用科学发展观指导档案公共服务创新，建立与社会主义市场经济体制相适应的具有中国特色的档案管理体制。

参考文献：

[1]白锦玲.浅谈如何提高档案信息自动化系统管理[J].科技创新与应用.2012.

[2]蔡登峰.浅谈如何推行档案工作规范化标准化[J].成都教育学院学报，2012，（10）

档案工作体制 篇5

尽管美国国家档案工作属于分散式管理, 但联邦政府内部档案工作却实行集中式管理。作为联邦政府的一部分, 美军采用了集中式档案工作管理体制, 而且集中程度更高。

1. 军队档案工作与联邦政府档案工作的集中。

联邦政府所属各机构形成的档案, 不论来自国防部、司法部还是财政部, 不论属于军队档案还是非军队档案, 均由美国国家档案与文件署统一管理。而美军负责档案工作的高级代表需从政府各部部长、参众两院图书委员会代表、国会图书馆馆长、国家档案馆馆长等成员中产生并组成档案委员会, 协助国家档案与文件署署长领导和管理联邦政府的档案工作[1]366。

2. 文件管理职能与档案管理职能的集中。

由国家档案与文件署履行联邦政府文件管理与档案管理的双重职能;由国防部及各军种部所属的档案行政管理机构履行各自管辖范围内的文件管理与档案管理的双重职能。双重职能机构的职责通过法规形式确立, 确保了档案工作与文书工作的权威性、计划性、有效性、统一性和协作性。

3. 档案保管机构的集中。

所有美军生成的具有档案价值的永久性文件 (档案) 均保存在国家档案与文件署所属的国家档案馆及其12个地区分馆中, 与联邦政府其他机构形成的永久档案保存在一起。除了少量高度机密的军事情报文件需移交到指定的存贮地点以外, 其余所有美军文件均需移交和保存在国家档案与文件署所属的15个联邦文件中心或海外美军基地的临时性文件暂存中心。

4. 档案管理门类的集中。

与我军档案分为文书、科技、专门三大门类分别进行管理不同的是, 美军档案管理不分门类, 不设专业档案馆, 对所有专业的档案进行统一管理。通过文件创建命名规则区分不同专业的档案, 如在美国陆军文件代码中, 数字“25”代表信息管理类文件, 数字“600”代表人事类文件[2]等。文件创建后再按照国家档案与文件署制订的文件保管期限表进行统一鉴定, 以此判断文件保管类型和保管期限, 具体判断是保留型 (Keep) 文件还是移交型 (Transfer) 文件;是暂时性文件还是永久性文件;保存时间多长等等。

二、属地或区域管理

美军档案工作还按照属地或区域划分进行档案管理。在属地或就近地区开展档案的基础性工作和具体业务, 其目的是降低档案移交、保存和利用的成本, 提高档案资源的整合与共享。主要做法是:

1. 按区域设立联邦文件中心。

历史上, 美国联邦总务署曾把全国划分成十个档案工作区, 每区都建有一个或两个文件中心, 专为该区的联邦工作机构提供文件保存服务, 以减少跨区域保管和利用的成本。此举使得驻扎在本土的美军各部队可以按照区域划分就近移交和保存不经常使用的文件, 减少保管场地的占用、保管费用的支出和保管人员的压力。这些文件中心多数又与国家档案馆的分馆建在一起, 便于统一管理和业务交流, 并就近利用国家档案馆分馆的资源, 把需永久保存的档案直接移交和保存到其专业库房中。

2. 在美军海外基地设立文件暂存中心。

由于美军执行全球性战略任务, 其海外基地遍布世界各地, 多数都远离美国本土, 且驻扎在基地内的美军各部队调动频繁, 建制错综复杂, 带来了文件如何保管和存贮的一系列问题。针对这一情况, 美军采取的有效办法是:在有条件的海外基地, 按照建设联邦文件中心的相关标准, 设立临时性文件暂存中心, 负责收集和管理基地内或邻近区域内所有美军部队的文件, 进行统一保管, 并在保管一定期限 (一般为7年) 后移交给国内的联邦文件中心。

三、文档一体管理

早在1940年, 美国档案学者布鲁克斯就提出了“文件生命周期”的理论与概念。文件生命周期理论是指导文件到档案全过程管理的基本理论, 是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理论为实现文档一体管理和对文件进行前端控制提供了理论依据。这一理论有力地指导了美军档案工作文档一体管理的实践。美军文档一体管理具体表现在三个方面。

1. 文档一体的领导机构。

美国国家档案与文件署 (NARA) 不仅是联邦政府档案工作的领导机构, 还负有为各联邦机构制订文书工作计划与标准, 并督促各机构组织实施的职责。这一职责通过《联邦文件管理法》等法规予以确认。国防部及各军种部所属的档案行政管理机构承担着各自管辖范围内文书与档案工作的指导与监督职责, 也以颁布相关条令条例的方式予以确认。

2. 文档一体的标准规范。

文档一体化的关键在于要从档案的前端———文件产生开始就制订统一的标准规范, 以保证整个文件管理过程的有效性和连续性。涉及文档一体管理的标准规范非常多, 比如文件的创建、收集、鉴定、移交、保管、利用、处置等标准, 其中美国国防部颁布的有关电子文件管理的DOD5015.2-STD标准《电子文件管理应用系统设计标准》最具代表性。该标准由美国国家档案与文件署牵头开发设计, 对美军电子文件从创建到进馆的整个过程作了详尽的规定。

3. 文档一体的操作流程。

为实现文档一体管理的目的, 美军对文档一体的操作流程进行了规范。如规定了在形成机关创建文件时, 必须按照档案部门设计的文件分类编码表进行文件的命名, 并建立起相应的《文件调查统计表》 (SF3119) , 以记录文件承办和流转过程中的各种重要信息, 使文件在办结以后能够被准确判断出所蕴含的价值。此外, 还规定了负责文书工作的行动军官 (Action Office) 必须在每年年末制作本单位的公文目录表 (ORL) , 详细列出本单位一年中所有承办和处理的公文, 并将该表保存在档案管理信息系统中。对于电子文件, 规定了必须在创建后立即发送到档案管理系统 (如陆军电子档案馆AEA等) 中贮存。

四、融入信息资源管理

产生于美国的信息资源管理理论认为, 档案属于信息资源, 档案可采用信息资源管理的方法和手段。先进的信息技术和信息系统可以辅助档案开展业务工作、提高档案管理的效率、实现档案资源的共享、扩大档案的服务和利用等。基于这一理论, 美军档案工作正逐渐融入信息资源管理工作中。

1. 档案行政管理机构逐渐融入首席信息官管理体系。

自美军设立首席信息官职位以来, 档案工作便纳入首席信息官管理工作范畴, 早期的首席信息官对档案工作只是指导、监督, 不负责具体项目的组织实施, 没有行政管辖权。但随着美军对首席信息官制度的逐步重视, 经历了多次机构调整改革后, 现今一些档案行政管理机构也逐渐融入首席信息官行政管理体系, 如空军首席信息官办公室档案处 (SAF/XCPPA) 就隶属于该首席信息官办公室 (SAF/XC) 。这样便于推进信息资源管理政策包括档案工作政策的落实和执行。

2. 档案管理工作流程逐渐融入信息管理系统。

随着信息技术的发展, 美军开发了多个信息管理系统用于辅助档案管理工作, 如陆军档案信息管理系统 (ARIMS) 、空军档案信息管理系统 (AFRIMS) 等。这些系统功能强大, 操作便捷, 基于Web设计开发, 在档案工作中发挥了重要的作用。以陆军档案信息管理系统 (ARIMS) 为例, 该系统建立了鉴定、保管、处置和销毁不同载体 (纸质、缩微、电子等) 的陆军档案文件信息的方法和过程, 同时还负责捕获和保管超过6年的长期电子文件。这种功能强大、易于操作的档案信息管理系统的应用使得美军档案管理工作流程更加规范和畅通。

摘要：本文对美军档案工作的表现形式、档案管理的主要做法、文档一体管理以及如何融入信息资源管理作了探究, 以揭示该体制中蕴含的一些特点与规律。

关键词：美军档案,档案管理,文档一体,信息资源

参考文献

[1]吴剑梅、陈琼.比较档案学[M].北京:解放军出版社, 2004.

档案工作体制 篇6

目前, 关于城建档案工作管理体制的争议比较大, 从上到下议论纷纷, 人心不稳, 直接影响到了城建档案日常工作开展和长远发展规划。而且个别省市还从争议发展到了行政操作层面, 暴露出一系列现实问题。档案行政部门提出城建档案工作应该整体划归档案行政部门管理, 其理由为:目前城建档案工作体制是长期计划经济形成的产物, 不利于市场经济管理和依法行政, 城建档案工作始终属于档案工作, 只能有一个行政执法主体, 那就是档案行政部门, 不能将执法主体分割, 从而使城建档案工作的执法主体为建设行政部门, 而且将城建档案工作整体划归档案行政部门管理有利于整合档案资源, 实行大部门的管理体制。

应该承认, 这种观点是有道理的, 而且符合依法治国的基本方略和党的十七大关于机构改革的精神。问题是我国正处于社会转型时期, 这个转型的过程是相当长的, 不是一蹴而就的;我国城建档案工作由建设、规划行政部门管理已经有半个多世纪的历史渊源, 不能说存在就合理, 但存在自然有其存在的原因和道理, 变革则需要变革的准备和环境。无数历史事实和教训告诫我们, 条件不成熟, 变革不仅会事与愿违、适得其反, 甚至会造成严重的后果, 带来巨大的损失。我们从历史、现实和未来发展三个角度对城建档案工作进行研究和论述, 有助于我们看清问题的实质, 有助于我们判断和决策。

2 历史:

我国城建档案工作管理体制形成和发展的历程证明其是适合我国国情的, 是有生命力的, 是能够持续发展的

2.1 我国城建档案工作管理体制是几代党和国家领导人以及国家档案局领导高度重视、亲切关怀、正确领导和大力倡导、积极推进的结果, 是在总结城乡规划、建设和管理经验教训的基础上得出的共识。

国家档案局原局长冯子直同志指出:城市建设档案工作, 在六十年代是在曾三同志的提议下, 得到了周总理、李富春、万里等老一辈革命家的重视和支持, 逐步引起人们的重视。党的十一届三中全会以后, 随着城市建设的发展, 城市建设档案工作有了很大的发展。这对城市的规划、管理、建设起到了积极的作用。建设部为此做了大量工作。

由此可见, 对城建档案按专业统一管理, 各城市建立城建档案馆, 由建设、规划行政部门管理, 全国由建设部统一管理是历史发展和积累的结果, 创业之初和发展的相当长一段时期, 不仅没有管理体制之争, 而且正是因为国家档案工作主要领导和档案行政部门的促进, 才逐步建立起各地城建档案工作管理机构和工作网络, 开展城建档案业务工作, 并不断发展壮大。

2.2 多年来, 全国人大、国务院、建设部、国家档案局出台了一系列与城建档案工作相关的法律法规和政策文件, 对目前我国城建档案工作管理体制进行了明确要求和具体规定。

3 现实:

我国城建档案工作在建设事业现实土壤中的“三大创新”注定目前我国城建档案工作与建设事业管理体制无法剥离

3.1 业务工作创新。

我国城建档案工作是档案实体管理与业务工作管理并举, 而以业务工作管理为重, 已与建设行政程序融合在一起, 创新形成了诸如建设工程档案编制报送“一书两证”制度、与工程质量和安全监督工作融合的工程档案备案制度、工程档案编制现场业务检查和监督制度等工作制度, 通过抓建设工程档案的真实性、系统性、完整性, 保证了“高水平、可操作”的建设行政管理, 促进了建设工程质量, 促进了建设工程规范管理, 促进了建设领域反腐败工作。如建设工程档案编制报送“一书两证”制度就完全改变了综合档案事后管理的工作模式, 突出的是“服务前移, 职能前置”:在建设工程报建之初, 建设单位要签订《报送建设工程档案责任书》后才可以办理规划报建和施工报建手续, 明确建设单位主要领导、主要技术负责人、专职档案资料人员对建设工程档案负终身责任, 不仅要严格按照工程进度和业务标准规范如实编制工程档案, 还要经常性接受检查督促, 按时报送移交, 工程竣工移交使用后, 发现档案有问题, 还要追究责任;在工程竣工验收前, 一定要将工程档案报城建档案馆初步验收, 验收合格取得《初验认可证》后才可以召开竣工验收会;验收备案后, 要向城建档案馆完整移交建设工程竣工档案, 取得《报送建设工程竣工档案合格证》后才可以办理物业产权产籍手续。“一书两证”制度把城建档案工作与建设工程管理程序融合在一起, 是一种程序性管理, 是档案工作的业务创新, 管住了档案的源头, 从真实、系统、完整编制工程档案的角度出发, 促进建设工程管理, 实际上行使的是一种建设行政职能。长沙市城建档案馆最近几年通过城建档案业务工作创新, 做到了建设工程档案业务指导率、档案收集率和档案合格率都达到100%, 每年接收档案30000多卷, 长沙市建设工程质量也显著提升。如果由档案行政部门来管理城建档案工作, 不仅无法融入建设行政程序, 而且根本无法收到建设工程档案。

3.2 专业领域创新。

作为建设事业内在机构, 随着各地城市建设迅猛发展, 各市城建档案工作内涵不断发掘、外延不断拓展, 城建档案馆的专业领域已大大超越静态纸质档案库房管理和查阅利用, 已涵盖地下管线GIS、建设信息中心、声像多媒体管理、数字城建档案馆、数字城市基础平台、建设信息发布和建设成就宣传展示等, 这其中许多都是投资上百万元、甚至是数千万元的信息化工程, 不仅成功解决了城建档案信息资源整合和共享的问题, 而且把城建档案的现势利用信息充分发掘和提取, 极大地服务了城市规划、建设和管理等工作, 使城建档案工作具有了异地备份、防灾救灾减灾和反恐应急等战略性作用和地位, 远远地超越了一般意义综合档案的查考研究、修史编志的作用。如长沙市城建档案馆由财政投资3370多万元, 全面开展了数字城建档案馆的建设工作, 已完成了地下管线GIS的建设, 成为了全市建设信息中心和全市城市应急管理决策平台, 从城市建设和管理的角度, 根本离不开这一机构和队伍。

3.3 法制建设创新。

除国家法律、法规外, 全国各地还出台了一系列地方性法律、法规, 从机构、职能、执法主体、法律责任等方面都对城建档案工作作为建设事业的重要组成部分进行了规范。其中, 不仅有城建档案工作管理立法, 还有城建档案专门工作如地下管线工程档案工作管理立法, 还有大量政府规范。如西安市通过市人大出台了《西安市城市建设档案管理条例》, 长沙市通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》、怀化市通过市政府令出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》、益阳市通过市政府令出台了《益阳市城镇建设档案管理办法》等。立法是现实需要的产物, 是长期工作经验的总结, 是庞大公共资源和智慧的积累, 更是对行业和社会未来发展的规范和指引。法不变, 体制亦不可能变, 变则势必引起执法和行政的混乱。而要变体制, 势必变法, 更弦易辙, 人为切断城建档案工作与建设事业管理体制的经脉血肉。生剥硬夺, 皮之不存, 毛将焉附?

4 未来:我国住房和城乡建设工作自身发展离不开城建档案工作

4.1 我国是最大的发展中国家, 城市化正处于起飞阶段, 我国住房和城乡建设工作相当长时期仍将保持大规模高速发展, 这种发展规模和速度将比城建档案工作创业初期和发展早期还要显著。城建档案产生量、建设工作对城建档案利用的需求依赖都只会是有增无减。从湖南省来讲, 以长株潭一体化“两型”社会建设为龙头, 湖南“3+5”城市群正在崛起, 今后5年城市建设投资将超过改革开放30年的总和。单单从长沙来讲, 2008年起就全面启动了“大河西”先导区建设, 将在河西1200km2的区域再造“4个长沙”。在城建档案工作异常繁重之际, 体制争议实在不是什么锦上添花的事。

4.2 离开城建档案工作, 建设工作跨行业协调的行政成本将显著增加, 工作效能将显著下降, 建设工作将打乱仗。特别是基层建设管理工作如建设工程质量和安全监督、区县建设管理等工作将无法落实, 出了质量和安全问题将无据可查。长沙市对建设工程的管理, 包括工程质量、安全检查, 包括对区县 (市) 建设局的目标管理考核, 都必须有城建档案馆参加, 离开了城建档案工作, 建设工作精细化管理就是一句空话, 目标管理也无从落实。

4.3 目前我国建设事业不能承受分割城建档案工作之痛。我国综合档案工作体系模型从人才、档案实体来讲, 是上大下小, 研究和管理力量及档案实体价值主要集中在上层, 特别是中央一级;而我国城建档案工作体系模型从人才和档案实体来讲是上小下大, 业务工作人才和档案实体重点在基层。如果骤然将城建档案合并到综合档案管理, 因为专业隔阂和人才短缺等方面的原因, 城建档案工作从工作队伍到工作能力、到档案收集、到开发利用等方面肯定都会大滑坡, 这对建设事业中长期以来形成的城建档案工作和谐发展局面不啻是灾难性的后果。

5 结论

新形势下档案事业体制发展研究 篇7

当代高校档案的管理工作较过去而言,确实有了较为明显的进步,但在新形势的不断冲击下,显示出了许多疏漏和问题。

1.1 教师与学生对于档案的认识均不够深刻

通常情况下,无论是在职教师还是在校学生,都把视线和精力放到了教育和学习上,从而忽视了对个人档案的重视。教师没有接受过专业的档案管理培训,对档案管理的基本要求和基础知识都知之甚少,档案意识十分的浅薄。而学生往往因为没有人就档案意识对其加以指导,从而对个人档案不够重视,在填写档案时草草了事,大大降低了个人档案的质量,这对学生而言是极为不利的。

1.2 档案内容不够完善

由于高校师生的档案意识较为淡薄,直接导致了高校档案整理的不全面。高校在归整学生档案时没有拟出明确的存档范围,档案收集工作体现出了较大的随意性,一般档案的记录内容都十分的简单粗略,远远不能满足新形势下素质教育的要求,例如:许多能够证明学生技能的证书复印件没能及时进行归档等。这些内容欠缺的档案很难直接明了地反应学生在校期间的综合能力和素质,对学生的成功就业起到了一定的阻碍作用。

1.3 档案管理人员的专业水平不高,档案体制较为滞后

由于高校对档案管理的不重视,以至于在选用档案管理人员时没能严格把控好进门关,对人员的专业技能没有做出过多的要求,因此,高校负责档案管理的人员大多都不曾受过专业的训练,不具备较高的档案管理能力,造成了高校档案管理的混乱和缺失。因此,良好的体制对于做好档案管理工作而言是非常重要的,但在实际的操作过程中,高校档案管理体制的革新相对滞后,没能迅速地跟上新形势的发展步伐,有关的规章和制度没能做到及时更新,从而导致高校档案管理工作无法有序开展。

2 改革和健全高校档案事业体制的具体措施

2.1 提高高校师生的档案意识

高校教师和学生是高校档案的重要主体,只有有效提高普遍师生的档案意识,高校档案事业才能顺利进行。因此,高校领导人及档案管理人员可以进行适当的档案宣传活动,从档案的基础知识做起,让校内师生逐渐提高对档案的认识并充分了解其重要性,尤其是对学生进行引导和培训,促使学生在填写个人档案时能秉持对自己认真负责的态度去完成,以便档案在将来的就业过程中起到凭证和参考作用,并充分发挥其社会价值。

2.2 完善档案内容和归档制度

只有档案内容足够的全面和具体,档案的凭证和参考作用才能得以最为有效的发挥,因此,进一步完善档案内容是当前高校档案事业的首要工作。首先,全面规范档案内容,让学生在填写时能有一个较为明确的方向;其次,扩大档案材料的收集范围,尽可能地将所有足以体现学生综合能力的资料都复印整理为档案的一部分。制定良好的归档制度可以帮助档案管理人员提高管理效率,档案管理者也可以通过制定科学合理的归档制度来对学生档案加以归类和保管,例如:将学生档案按年级、班级、性别等条件进行分类管理,以便在必要时能够快速准确地找出所需档案,在档案有所损毁或丢失时也能及时地予以补救,以此来确保档案归档和保管的有效性和有序性。

2.3 提高档案管理人员的专业能力,建立档案管理新格局

要想做好高校档案工作,促进档案体制发展,就必须严格把控档案管理者的进门关,对备选人的档案管理知识和技能进行专门的检验和考核,确保最终的档案管理人选是真正了解档案知识且具备过硬的档案管理专业技能的,以此来保证档案管理工作的有效性。除此之外,基于新形势下的迫切需求,高校还必须顺应新的发展趋势,为档案管理者提供更多的学习和培训机会,以便其档案管理工作能够更好地适应新形势的发展。体制建设始终是做好各项工作的首要条件,只有及时对高校档案体制进行相应的改革和完善,档案管理才能顺利进行。因此,高校应当严格制定一系列的规章和制度来对档案管理人员进行控制和监管,促使他们尽心尽责地完成档案管理工作。此外,还应当顺应时代的发展潮流,将高校档案逐步推向信息化和法制化,利用数字技术来对档案进行存档和保管,并予以法律保护。

3 结语

新形势下的高校档案事业在不断发展和变化中,许多问题和不足也不断地涌现出来,急需档案工作者来解决。高校科研通过采取一系列的改革和建设措施,让档案事业体制在新形势的推动下不断发展,完成新任务,满足新要求,更好地为学生服务。

参考文献

[1]明同辉.浅析信息化时代的高校档案管理改革[J].中国管理信息化,2016(2).

企业档案管理体制改革分析 篇8

一、档案管理体制改革必要性

企业在档案管理上开展体制改革,是适应时代发展有效手段,是企业谋求长远发展切实需求。现阶段,档案管理体制仍面临以下问题,迫切需要体制改革。

(一)管理效率低。

企业规模不断扩大,就业岗位增多,员工人数不断增长,档案管理作为无形资产,渐渐受到关注。但很多企业并没有做好体制改革准备,在档案管理中存在工作效率低这一严重问题,影响竞争力提高,阻碍企业发展。

(二)人员素质不高。

管理人员是档案管理主力军,需承担起改革重任,有效提高工作效率,提高企业竞争力。但很多管理人员素质呈良莠不齐状态,缺乏先进理念及专业技能,无法满足改革需要;部分企业为节约资金,未设置专人负责工作,或由非专业人员负责管理,由于人员缺乏管理能力和经验,无法从根本上保证管理质量及效率,故企业无法实现资源合理配置及优化。

(三)管理环境差。

与其他部门一样,只有保证管理环境有序、和谐,才能真正发挥管理的作用及效果。当前,很多企业在档案管理上环境较差,档案混杂、遗失或残缺等现象时有发生,直接加大管理难度,引起企业无形资产损失,影响企业员工福利保障,同时对企业未来发展有很大影响。

(四)体制不完善。

很多企业决策者没有认识到档案管理必要性及重要性,思想观念尚未转变,导致体制不健全、不完善,疏于日常档案维护、整合及分类等工作,或者继续沿用传统的管理体制,影响工作开展。

二、如何加强档案管理体制改革

(一)依法治档。

管理部门应从各个角度出发,不断健全管理体制,实现依法治档。管理部门应将执法作用和指导作用之间关系明朗化,促使服务、法律和管理三元素有效统一,促进档案管理有序、稳定进行。需注意的是,在私营企业中,档案管理富有鲜明私有性,此时政府应有效起到执法管理和监督的作用,改变其无人管理状态,促使私企档案管理更加科学化和规范化。

(二)优化利用新技术。

社会不断发展与进步,企业也应加强社会市场导向,按时代发展客观规律,紧跟其步伐,进行自身转型,在激烈市场竞争中更好谋生存,促发展。在体制改革中,应不断优化利用新技术,充分运用各种先进技术的优势,引入计算机技术、互联网技术等,实现信息联网和资源共享,促进科学决策。对管理流程及程序进行简化,减少工作量,提高信息整理及存档的效率和质量,以此保证人力资源得到合理利用,降低档案信息丢失率及不全率,避免无形资产损失,保证内部工作有序顺利进行。

(三)信息化管理。

企业在未来生存发展中,应按实际运营情况,建立起科学化信息化管理体系,制定信息一体化模式,对内部信息资源进行有效筛选与整合,从而建立一体化信息中心,统一集中进行信息接收和应用等,促使管理工作更规范、更合理。对各项资源进行优化配置,提高无形资产的利用率,增强企业竞争力,提高企业形象,从而提高企业在行业中的影响力,创造经济效益最大化。

(四)加强信息开发与利用。

企业在档案管理中,应加强信息收集和归类,并注重综合利用信息数据,从而开发信息。根据当前企业运营现状,收集各种与企业运营有关的信息数据等,保证各项活动顺利有序开展。运用网络技术,建立电子档案库,在规定范围内为各部门提供优质服务,使其能随时随地检索到信息,以此提高信息数据使用价值。此外,还可以建立同行网络信息数据库,通过与其他企业对比,不断对自身结构进行优化,提高市场竞争力。

此外,也应加强人员培训,提高档案管理者的综合素质,提高管理能力及水平,继而提高管理效率与质量。定期开展理论知识及实践能力培训,使其充分认识到档案管理重要性及必要性,全面掌握工作内容及方式,提高现代化管理技术的应用。在企业内部定期展开学术讨论会,邀请工作优秀个人现场介绍经验,提高全体人员水平。作为档案管理者,应时刻掌握企业经营内容、状态及发展方向,围绕企业科研活动及生产经营等,主动提供咨询服务,大大提高档案信息利用价值。

三、结束语

在企业生产经营中,档案信息起到重要作用,只有适应时代发展,加强档案管理体制改革,依法治档,推进信息化管理,加强信息开发与利用,才能使档案管理在企业运行中发挥有效作用,促进企业长久、稳定、可持续发展。

摘要：档案管理是企业管理重要部分,直接决定着经营者的科学决策及发展战略制定,对于各项资源的优化配置有重要意义。在企业不断发展中,档案管理体制改革是其生存和发展的关键,为必然趋势。此文简单对企业档案管理体制改革做出分析。

关键词：档案管理,体制,改革

参考文献

[1]陈惠,吴珊珊.现代企业档案管理体制改革之探讨与思考[J].办公室业务,2012(03):13-14.

[2]索建东.企业档案管理体制改革分析[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2014(06):8-9.

档案工作体制 篇9

一、我国现有档案管理体制所存在的问题

我国现有的档案管理体制主要借鉴与苏联，同时照顾到我国特殊的国情而建立起来的，当前，我国档案管理体制主要是以“集中统一”为指导建立的“统一领导、分级管理”的管理体制，国家档案局统一领导全国范围内的档案事物，对全国范围内的档案事物进行统一领导、管理和宏观指导，同时负责国家级的档案管理工作；地方档案管理机关主要负责地方行政区域内的档案管理事务，接受本地方行政区域党和政府的领导并接受上级档案行政机关的监督和指导。可以说，我国现有档案管理体制的形成和发展对于我国经济社会发展的重要意义是不容忽视的，但是随着经济社会的转型发展以及市场经济的深入发展，我国现行的档案管理体制中仍然存在着一定的问题，如“局馆合一”的档案管理体制，使得档案管理机构需要同时负责本地区档案行政管理和档案保管利用两项职能，容易导致档案行政管理和档案文化事业机构的定位认同模糊，也易于形成档案管理局和档案管理管法律责任不清，档案管理机构行政化色彩过于浓厚，影响了档案管理文化事业的发展；对于非国有单位档案及私人档案的管理是否仍旧采用传统的集中统一管理体制仍存在争议，需要从体制上予以确定和解决；文件管理及档案管理被人为割裂，给档案管理的工作带来一定的负面影响，如档案质量的参差不齐、档案管理的科学化水平不高等，这些都是当前我国档案管理体制中存在的突出性的问题。

二、我国档案管理体制改革的措施建议

我国档案管理体制改革的现实目标是有效应对当前我国档案管理体制中存在的突出性的问题，尽快建立起符合我国市场经济发展需要的现代档案管理体制，因此，今后我国档案管理1.实现档案管理体制的多元发展

我国现阶段的档案管理体制主要是依照计划经济时代特点而形成，对国有企事业单位的档案实行统一管理，但是随着我国市场经济的不断发展，我国档案管理的对象已经从单一化走向多元，各种非国有单位及私人企业、外资企业的出现使得我国现有的档案管理体制必须做出积极回应，因此对于这些非国有单位的档案管理问题，必须具体问题具体分析，可以鼓励这些企业在不违反相关法律的情况下，赋予企业一定的档案管理自主权，地方档案行政部门及档案馆则负责对企业的档案管理进行直接或间接监督、指导，保证企业在法律法规的框架内合理管理、使用档案。

2.整合档案管理资源

我国档案管理体制改革并不是对我国现行档案管理体制的彻底否定和推倒重建，而是在现有档案体制范围内进行一定的改进使之更加顺应和符合新时期我国档案事业发展的需要，因此应继续坚持我国档案管理体制的“集中统一”管理体制，其已经被证明是符合当期我国档案事业发展的管理原则，在此基础上，统一整合当前地方档案馆档案资源，建立省（市）一级的统一的综合性的档案馆，打破以往档案管理在时间、空间等方面的限制，真正实现地方档案资源的统一管理、使用，提升规模效益，提高地方档案管理的效率。

3.变革“局馆合一”的管理体制，实行“局馆分离”

实行档案管理“局馆分离”是按照当前我国政企分开，转变政府职能的要求，同时也是基于当前我国档案管理现存问题而做出的，档案管理行政部门和档案馆要进行分离，明确各自职能，各归其位。档案行政管理机构和档案馆要在机构、人事、管理等方面实行彻底分离，分离后，档案管理行政部门将集中负责档案管理的统一领导、规划协调、监督指导等，而档案馆将承担其作为文化事业管理的基本职能，将承担相关档案的收集、管理、利用等事宜，实行“局馆分离”后档案馆将逐步摆脱原有的行政化运作模式，真正发挥其专职负责档案管理工作的文化单位职能，真正走向民众，走向社会。

三、总结

档案工作体制 篇10

1 数字档案馆概述

所谓的数字档案是指用数字化的方式存储和处理档案信息, 它是一种可以提供电子网络检索和服务的网络信息系统, 以计算机和多媒体技术为依托, 是一个能够存储各种信息的仓储设置, 数字化的管理可以方便使用者的访问和检索[1]。并且这样的管理模式突破了时间和地域的限制, 人们可以随时随地根据自己的需求进行自己所需档案信息的检索。数字档案馆的建设就是依据这种数字档案技术设置的一个虚拟的档案馆, 它的建设内容广, 比传统档案管理更加全面, 而且方便查询。

在数字档案馆的建设中, 需要考虑方方面面的问题, 其包含的内容非常广泛。首先要有建设数字化档案馆的架构和相关的软硬件设施配置, 更重要的是要有重要的技术服务作为依托, 数字档案馆的基础数据库必须要集成管理, 并且要能满足后期大规模数据的增加和管理。其次要有一个确保档案管理的数字系统, 这个系统要集存储、管理和利用为一体, 实现档案各种需求的网络化和自动化, 并且系统中要先将基础数据库设置好, 优先考虑档案的文件目录数据, 进而进行各类数字资源的整合。再次, 在这个数字档案馆的建设中要加强先进技术的应用, 保证数字档案信息的可靠和长期使用, 并且加强管理手段的科学化和先进化, 减少对相关设备的依赖性。在整个档案数字系统中要做好保障体系建设, 加强各种先进技术的运用, 使得用户在使用和管理者在管理时更加方便有效和安全可靠。

2 数字档案馆建设对现档案管理体制的影响

首先, 传统的档案管理体制, 都是以档案的保管为主要内容, 体制的核心是如何防止档案信息泄露, 并且在整体的档案上有所提高, 这样一种管理体制的弊端是体现不出档案本身的实际价值。我们对于档案信息的管理是为了在保证机密不被泄露的同时可以充分得到利用, 提升使用价值, 因此需要转变为档案服务管理。数字化档案馆的建设就是在于借助网络的力量提升档案利用效率, 并且活化档案使用方式。数字化档案馆的建设就是对传统档案管理体制控制方式的一种冲击和完善。

其次, 对于档案管理体制在运行上的影响就是改变行程层级的管理体系, 当然对于这种行政层级的管理体制在对于档案的监控和规范上是有着积极作用的, 但是这种传统的模式容易阻碍档案管理工作的进步与档案使用价值的地位。数字档案馆的建设影响了这种传统模式在对档案利用上的限制, 真正以服务者的姿态借助数字档案馆建设成果为利用者服务[2]。数字档案馆作为一个虚拟的场馆系统, 可以加强与相关行业和部门的交流沟通, 而不再是一种仅仅是收集规范的老传统。

再次, 是对于档案管理工作中的相关职能分配的影响。传统的档案管理体制都是统一由档案局作为管理部门的, 不管是哪个档案管理部门都是从属于这个系统。数字档案馆的建设和发展是档案局各个部门都需要参与的。数字档案馆的建设不是单纯的技术问题, 它是以技术为依托进行整个档案行业管理理念和体制变革的重大课题。目前的档案管理体制必然会受到数字化档案建设发展的影响并在这种冲击中不断完善和发展。

3 在数字档案馆建设背景下, 改革完善档案管理体制的应对措施

一是加强对数字档案馆建设重要性的认识, 从思想上实现转变。现如今, 人们对于档案的利用越来越频繁, 对于这种需求的增加必须要加强相关的技术服务设施, 从传统比较复杂的查询中找到一种方便有效的途径[3]。并且档案管理部门的工作效率也需要技术方面的革新才能得以提高, 而这些都可以在数字档案馆得到有效的解决, 所以必须要搞好数字档案馆的建设工作。

二是在进行档案数字化建设的同时要加强资源的共享性, 充分发挥档案资源的价值。在进行这些档案资源共享的时候还要保持档案的保密特性和分级制度, 共享指的是资源的利用不是无所顾忌的无限制敞开。因此必须要做好系统中档案数据库之间的设置, 确保资源在被有效利用的同时做好安全保障。

三是数字档案馆的建设需要加强人才的培养和储备, 这对于档案管理体制的改革和完善非常重要。因为数字化的建设是信息高度集成的过程, 需要高度专业的技术人员进行建设, 因此必须要做好人才的引进和储备。并且在对使用中的管理人员加强数字化的培训和支持。

四是档案管理工作的中心一定是安全储存。对于数字化的建设, 档案资源处在了一种极度开放的环境中, 如何做好安全保障是摆在档案管理者面前的问题。因此在进行档案数字化建设的时候, 一定要加强安全设置, 对于查阅的权限问题一定要分级设置。并且作为一个数字系统, 要加强系统的防护工作, 确保不能受到恶意软件的侵袭。

结束语

对于档案管理体制的一种完善和改革, 数字档案馆的建设影响意义是深远的, 它对现代化建设中资源的需求利用必然会起到积极的作用。我们在进行数字档案馆建设的同时要加强各个方面的分析和研究, 找到正确的对策, 为我国档案管理工作的健康、稳定、有序、安全地发展做出贡献。

摘要：本文对数字档案馆作了概述, 分析了数字档案馆建设对现档案管理体制的影响, 提出了完善档案管理体制的应对措施。要加强对数字档案馆建设重要性的认识;在档案数字化建设的同时加强资源共享性, 充分发挥档案资源的价值;重视档案人才的培养和储备;确保数字档案的安全储存。

关键词：数字档案馆,传统档案管理,影响,对策

参考文献

[1]赵同瑛.数字档案馆建设对档案管理体制的影响[J].档案天地, 2014 (6) .

[2]蒋国勇.从数字档案馆建设看我国档案管理体制[J].档案行政管理, 2010 (4) .

[3]唐艳芳.数字档案馆档案信息服务平台的构建[J].档案学研究, 2006 (05) .