“大档案”管理体制

“大档案”管理体制（精选12篇）

“大档案”管理体制 篇1

如今, 大数据对经济、社会、文化等各个领域带来了巨大的挑战和前所未有的机遇, 档案工作不可避免地因为大数据时代的来临而发生深刻的变化和发展。大数据时代档案管理是档案工作者面临的新课题, 档案工作人员应顺势而为, 借势而上, 努力变革管理方法和创新管理理念, 重新回到正轨上来。

一、大数据时代档案工作带来的机遇

(一) 重构档案管理业务流程。我国档案界长期以来将档案管理业务分为“六个环节”或者“八个环节”, 具体为收集、整理、鉴定、保管、登记和统计、利用。因为各个环节之间涉及不同的开发利用主体, 客体的价值也在时间的演变过程中和社会不断进步中变化, 无法主动、系统、全面、综合地对档案进行有效管理, 档案本身处于相对静止、被动地位。不能对档案进行有效的管理。而且, 目前来讲电子文件已经在档案份额中占较大比重, 电子文件尤其是核心数据元数据在形成、整理、归档、移交和长期保存过程中产生的数据量接近EB级别。元数据及其结构、来源、内容描述、形式特征、权限管理、存储位置、电子属性、数字化属性、电子签名等在大数据时代下都能一一对应、一一展现、全程可追溯, 全程可管理, 全程可监控。档案全程管理才得以实现。

(二) 实现档案知识管理模式。知识管理是档案管理的发展趋势和未来走向, 随着时代的发展和社会的进步, 同时档案用户信息素质的提高, 传统意义上简单数据和文件的提供和推荐, 已经不能满足当今知识经济时代需要。档案用户对显性知识的吸收更激发了对隐性知识的渴望和追求。因此, 档案利用服务也应从提供粗浅、原始的数据或文件向提供精细、复杂的知识转变。早在1994年, 特里·库克就提出, 档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。然而, 知识不是凭空产生的, 也不是对原始数据的简单聚合, 而是对档案数据的挖掘、清洗、创新才能有效展示。才能实现“以知识管理为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”的目标。

(三) 开启智能档案服务时代。大数据和云计算的完美结合, 使档案馆 (室) 建立统一的未来语义网成为可能, 它不是一个众多网页的链接集合体, 而是一个全球性档案数据库, 全球档案数据将数数 (开放数据) 相连。这将会扩展传统档案数据的边界, 填平以往存在的数字鸿沟, 开创智能档案大服务时代。数据终极的意义在于预测未来, 现代管理学之父德鲁克认为, 预测未来最好的方法, 就是去创造未来。在大数据时代, 数据挖掘包括两个维度, 描述性分析和预测性分析。描述性分析是针对档案原始数据, 揭示普遍性的规律。这是档案服务精准化的前提和基础;预测性分析是面对用户未来需求, 预测未来的趋势。这是智能档案大服务的根本和核心。通过大数据的整合、挖掘、创新、过滤, 使档案“死”的数据变成“活”的知识;使档案馆 (室) 从纯粹获取档案信息资源的物理空间场所变成集成获得档案智能服务的知识文化中心;进而极大地满足档案用户的“档案权力”, 使档案馆 (室) 档案服务更民主、更科学、更智能。

二、大数据时代档案工作遭受的挑战

(一) 数据安全缺乏有效保障。隐私不仅仅在观念和技术层面上, 同时涉及法律问题。大数据平台的巨大开放性, 给档案数据的完整性、有用性和系统性带来了挑战, 传统的安全工具和技术不再像以前那么有用, 对现行档案信息数据的安全保护存在很大的技术难度, 档案信息安全面临着巨大威胁。在大数据时代, 数据来源范围广, 计算机内的每一个数据、每一片字节, 都构成了档案单元信息的基本要素。大量数据汇集加大了信息泄露的风险, 而且目前对敏感数据的使用权和所有权没有明确界定, 很多基于大数据的分析都未考虑到保密和隐私的问题, 档案在信息界独有的凭证价值作用, 使得其安全保密要求更高。因此, 对档案中的敏感信息进行分析时, 特别需要解决如何做到对信息保密、如何防止数据被恶意使用等问题, 但大数据环境的开放性, 使拥有海量数据与潜在价值的大数据档案更加容易吸引攻击者的攻击。

(二) 数据处理难以卓有成效。大数据时代下无论传统文献还是电子数据显著特点就是海量, 并且其数据呈几何式泛滥, 信息呈指数式增长, 知识呈爆发式增加, 因此存储数据将是数据管理的重大问题。大数据环境下, 数据类型的复杂多样给档案管理工作带来巨大的挑战, 占到数据总量80%以上的非结构化数据, 数据格式不兼容, 档案管理人员进行提取分析和应用实践等都存在困难, 其存储更是带来新的安全问题。因当前非结构化数据存储并不能够有效地沿用具有严格访问控制与隐私管理的结构化数据存储模式, 而相适应的非结构化数据存储模式在技术上还不成熟, 尽管从传统数据存储中非结构化数据软件能够获得经验, 但非结构化数据服务软件没有内置足够的安全措施, 而且使用的最新代码也不完善, 所以非结构化数据存在着多种漏洞。因此, 需要内建相关的安全因素在客户端应用程序中, 可这样又反而导致身份验证和授权过程和输入验证等各种安全问题的产生。

(三) 大数据档案人才匮乏。只有通过深度解析档案大数据, 将繁杂、海量、沉睡的档案数据序化、激活, 进而才能达到档案管理为基础的知识管理的目标。可以帮助档案馆 (室) 提供精确化服务、精准化运维, 大大降低档案馆 (室) 运营成本, 大数据的巨大作用开始凸显。现行的档案馆 (室) 的全流程的收集、整理、加工、优化、脱敏都基于大数据的精准分析, 拥有档案专业知识、互联网技术、大数据理念的复合型人才能胜任。尽管数字化、电子化档案发展势头迅猛, 但是大数据人才发展相对比较滞后。大数据档案人才是跨多个专业层次、多个学科领域的复合型跨界人才, 既要了解计算机网络通信技术, 又要掌握解构中英文的能力, 还需要拥有建立多维度模型框架的能力, 同时具有对档案数据趋势的敏感性和对用户档案需求的前瞻性。而且随着数据标准化工作日益完善, 种类众多、类型多样、载体形态复杂的档案会大幅增加, 知识型档案需求大量涌现都对档案管理人员的个人能力等提出了更高的要求。鉴于此, 大数据档案人才在某种程度出现断档和缺乏。

三、大数据时代档案工作的应对策略

(一) 多层面保证数据安全。开发利用档案资源和保守档案机密, 是党和国家赋予档案部门的两个不同方面的重要职能。

大数据技术与信息安全技术的对接。当今信息安全领域广泛应用的匿名技术。随着大数据预测技术的发展, 要不断更新维护且研究更精确的计算方法完善匿名技术, 才能解决大数据时代档案用户信息隐私问题 (大数据技术要与信息安全技术实现无缝对接, 利用大数据技术的优势发现各种信息系统中存在的信息风险与漏洞。尽早查杀恶意病毒软件, 防止档案用户隐私信息因为系统安全问题遭到泄露。最后, 政府应该加大对数字隐私权基础设施建设的投入。相应立法也应同步跟进, 这样才能形成良好的信息环境。

大数据时代档案数据资源的保护仅仅依靠单纯的技术手段是不够的, 唯有从多个层面协同起来保证数据安全, 首先, 应该发挥法律在保护档案数据和隐私的基础作用。其次, 在日常的处理大数据的操作流程中, 建立档案安全管理制度规范及安全管理培训机制。最后, 也是重中之重, 提升档案管理人员的安全意识和安全观念, 加强档案管理人员数据安全处理能力。

(二) 云计算与大数据深度融合。根据IDC (国际数据公司) 的监测统计, 2011年全球数据总量已经达到1.8ZB (1ZB等于1万亿GB, 1.8ZB也就相当于18亿个1TB的移动硬盘) , 而这个数值还在以每两年翻一番的速度增长, 预计到2020年全球将总共拥有35ZB的数据量, 增长近20倍。大数据时代已经到来, 因此未来档案信息处理技术的发展也要充分结合大数据时代发展变化, 传统文献的电子化数据及数字化档案文献必须脱离于实体存储设备, 通过云计算技术的发展, 形成云计算机网络, 使大数据的信息处理不再依赖于硬件设备, 通过上云端就可以实时处理。此外, 在大数据时代下, 计算机与网络的深度融合一体化将是一个必然的发展趋势, 当计算机和档案信息网络融合成为一个整体的大数据网络平台时, 对档案数据的处理也将不再是以零散、单个的方式进行, 而是以规模化方式进行。未来将转变为以大数据云端为中心, 这也将极大提高未来计算机信息处理技术的响应速度和处理精度, 使计算机信息处理技术变得更加高效和精准, 进而更有力地推动档案大数据的发展。

(三) 创新档案人才培养机制。以大数据时代、知识经济的社会需求为导向, 以档案工作发展为依托, 笔者认为, 大数据档案人才的要义是以档案学专业为基础, 以扩展档案人才知识结构为重点, 以良好的综合能力为标准, 构建大数据时代档案管理的复合型人才。国家应从顶层设计上把大数据档案人才培养纳入档案人力资源开发的整体规划中来, 必须在战略层面对档案专业人才的架构进行创新性变革, 在各大高校组织上统筹科学安排;高校应结合自身优势和特点来科学设定培养目标, 创新档案人才培养方案, 精选合作教育实践平台, 开创多元化、特色化教授实践新格局;档案管理人才 (高校档案专业学生和档案事业工作者) 需要积极夯实理论基础, 广泛涉猎多个学科 (管理学、社会学、计算机科学、心理学) 领域知识, 努力培养创新思维模式, 持续获取信息创新素质, 建立档案管理核心竞争力。

四、结论

大数据时代的洪流滚滚而来, 档案工作也必须与时俱进, 创变求新。大数据技术应用于档案工作, 必将唤醒、激活档案大数据价值, 实现档案管理从数据管理到知识管理的转变, 开创档案工作知识管理时代。

参考文献

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[3]李雄.新网络条件下的数据安全新问题[J].信息通信技术, 2015 (01) :39-43.

[4]陆天波.基于互联网的匿名技术研究[J].计算机科学与探索, 2009 (3) :1-17.

[5]2011年全球数据总量1.8ZB当"大数据"来敲门[DB/OL].http://news.xinhuanet.com/tech/2012-12/24/c_124136973.htm 2012-12.

[6]朱建邦.论高层次档案人才的培养与开发[J].北京档案, 2014 (01) :21-22.

“大档案”管理体制 篇2

摘要：文章介绍了大数据的概念及其特征，结合高校档案工作特点，分析了大数据背景下高校档案工作面临的挑战和机遇，并从完善基础设施建设、夯实工作基础、加强人才培训等方面提出了应对策略。

关键词：大数据 云计算 档案管理

随着计算机技术、互联网+技术的迅猛发展，数字化、信息化手段突飞猛进。近年来大数据、云计算的运用和飞速发展，全方位改变了人们的生产和生活方式。

一、大数据及其特点

8月，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，指出“大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合”。文件从战略全局高度，明确了顶层设计，是指导我国未来大数据发展的纲领性文件。

按照麦肯锡全球研究所的定义，大数据是在获取、存储、管理、分析等方面大大超出了传统的数据库软件工具处理能力范围的数据集合，是以体量巨大(Volume)、类型繁多(Variety)、存取速度快(Velocity)、价值密度低(Value)为基本特征的数据集。根据大数据的概念界定及其“4V”特征，大数据并不直接或者完全意味着大价值，其应用本质是披沙沥金，关键是数据的分析、挖掘过程，以求释放大数据潜在的价值。

随着近几十年来我国高等教育事业的发展，高校信息化日益完善。高校档案具有种类多样、内容广泛，存储形式多，资源体量大、数据冗余度较高，调阅频繁、综合利用率较高等特点，与大数据特征比较吻合。大数据的海量信息、多数据类型、快速存取、低价值密度特征为高校档案信息资源的数据挖掘与数据分析提供了技术支撑。

二、大数据时代档案管理面临的挑战与机遇

互联网技术、计算机技术的发展给传统档案管理工作带来了巨大的变革。特别是大数据、云计算的快速发展，档案管理工作既需要应对严峻的挑战，又面临崭新的发展机遇，有广阔的发展前景。

1、大数据时代档案管理面临的挑战

(1)网络安全、数据安全的挑战。一定程度上说，信息技术是一把双刃剑。复杂系统和海量数据的存在，网络安全、信息安全、数据安全问题也日趋紧迫。从实践看，网络入侵攻击、系统漏洞、网络瘫痪层出不穷，数据外泄、个人信息泄露、隐私非法传播等也时常发生。档案录入、存储、复制的信息化手段越高，安全风险越大，没有安全保障的信息化是没有存在价值的，档案管理工作尤其如此。

(2)档案处理技术与标准的挑战。与传统档案相比，数字化档案面临着归档难和分类存储问题，尤其是多媒体技术的发展，电子档案成为复杂的多种档案信息的混合物，很难明确归类，相关标准亟待完善。如电子文本档案可以图文批注，可以插入音频、视频、图像等，其归属较难区分。同时，电子档案信息与载体分离，既具有可控性，又有可变性特点，数据的更改、复制等很难被察觉，电子档案在复制、传播过程中，与传统档案相比，原件和复制件较难区分，给档案管理工作增加了难度。

(3)人才缺乏。大数据和云计算的快速发展和在档案管理方面的广泛应用，对从业人员提供了更高的要求，档案管理工作面临人才紧缺的挑战。特别是在高等院校中，专业档案人员本身就缺乏，从业者属于教辅人员，在岗位设置、职称评聘、个人发展、待遇薪酬等方面难以与教学一线相比，本身缺乏吸引力，难以引进高素质人才。另外，传统档案管理者往往信息技术水平不高，系统软件、工具软件不熟练;而掌握信息技术的网络、系统方面人才往往不懂档案，既懂档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才非常缺乏。随着信息化手段的日新月异，大数据的飞速发展和应用，档案管理的人才瓶颈将日益突出。

2、大数据时代档案管理面临的机遇

(1)信息化技术和大数据的发展优化提升了档案的储存保管手段。数字化、信息化的档案管理是对传统档案储存、保管方式的根本性变革，大数据、云计算的发展更是使档案管理有了质的飞跃。电子档案既能客服传统档案保管易受外界环境影响的弊端，也能减少因档案反复查询、借阅等容易造成的遗失、损坏等隐患，档案保管的时效性甚至能无限期延长，查询、借阅、复制等的成本甚至能忽略。信息化发展给档案管理带来革命性的变革。

(2)易于查询、复制，更能充分发挥档案的信息资源功能。档案是重要的信息资源，这自然已成共识。随着信息化手段的运用，档案的重要性不仅体现在提供佐证和相关资料，促进规范管理和科学决策，而且随着档案信息共享的提升，“死档案”将变成“活数据”，其重要性、使用价值将获得极大提高，档案作为宝贵的信息资源，在经济社会发展中将发挥越来越大的作用。

(3)大数据与云计算的应用将为档案管理带来革命性的飞跃。孤立的.档案价值再大，往往只是自身价值，发挥的是“点”的效应。在互联网平台上通过联网共享，“点”联接成线，“线”编织成“网”，发挥的将是“网”的巨大效应。特别是大数据、云计算技术的应用，数据挖掘与数据分析更加方便，从海量数据中去伪存真，去粗存精，发现蛛丝马迹，产生一加一大于二的效果，档案管理和档案功能将产生质的飞跃，其重要性如何评价都不为过，而且将随着信息技术、计算机技术、互联网技术的快速发展而逐步显现。

三、大数据时代高校档案管理提升策略

地方院校虽然在财力、基础设施等方面有局限，但在大数据时代，在档案管理信息化方面一样能有所作为。

1、高度重视档案信息化工作，完善基础设施建设

高度认识、加强领导是加强档案信息化工作的前提。首先从思想上重视档案信息化工作，认识到档案信息化是档案工作的必由之路和发展趋势。真正重视档案信息化工作才能舍得投入，完善档案场馆、管理系统等基础设施建设，配备必需的软硬件设备，为档案信息化提供必要条件。

2、因地制宜，从易到难，夯实信息化工作基础

结合办学基础和学校实际，首先做好纸质档案的管理工作，建章立制，完善标准，实现管理的规范化、科学化。提高信息化处理率，逐步开展纸质档案的数字化加工和信息化处理，实现纸质文件、照片图纸、音像资料的数字化存储，然后从校内查询、检索、共享到网络共享和在线利用，为档案信息化打好基础。

3、强化人才培训，建设高素质人才队伍

人才是档案信息化工作的基础。通过人才引进和继续教育、职业培训，提高从业人员信息化水平。营造从业者专业发展的良好环境，既能引进人才，又能留住人才。

参考文献：

[1]陈锋，孙淼洋。大数据在高校档案信息管理中的应用研究[J]。中国教育信息化，(7)：54—55

[2]杨丹。大数据时代档案管理提升措施研究[J]。办公室业务，(9)：49

[3]康胜利。大数据时代档案管理工作刍议[J]。档案，2015(11)：58—59

[4]汤亚男。大数据环境下档案管理的问题与对策[J]。图书档案，2015(12)：167—169

浅谈企业大项目工程档案归档管理 篇3

关键词：企业大项目工程 档案管理 企业建设

企业大项目工程的档案管理是企业建设的历史记录，也是企业大项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，近几年邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造邯钢国际品牌，不断的发展技改，增加产品品种和提高产品质量。

制定大项目档案的归档制度。大项目档案归档不及时不仅影响了重点项目工程的形象，而且对大工程项目投产运行后，维修、管理、技改扩建等工作，根据以前大工程档案的工作实践得出的经验，造成重点工程档案归档不及时的原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程进度和工程质量上，对工程档案不重视，档管整理不到位，档案资料整理工作不落实，把档案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及经济利益时才动手做档案整理工作，所以造成大项目档案归档难。由于大项目工程参建单位多，如果没有强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，大项目工程档案的归档工作无疑会出现很多复杂的问题，而且扯皮现象时有发生，最后必将影响大项目档案的归档时间和档案质量。所以河北钢铁邯钢公司为例：以制定大项目〈邯钢公司档案归档移交制度〉、为红头文件告知各个施工单位，如何进行档案归档和移交档案的程序，对参建单位的档案工作要求，归档时间归档质量，违约的处罚等，使施工单位领导真正从思想上重视大项目档案归档工作，实施〈邯钢公司档案归档案移交制度〉后，施工单位对档案归档重视了，移交及时了，完整率、准确率、归档率、合格率达到了国家要求。

大项目工程的设备开箱随机资料也是档案的重点工作，大项目工程设备开箱资料是指设备的出厂证，合格证，质保书，安装图，使用说明书、保修卡等资料。大工程设备开箱随机资料的保管对以后的设备维修、维护、以及质检是重要的参考依据，也是长期以来一直是归档管理工作难题，现在邯钢大项目设备随机资料都是建设单位技术人员或者是档案管理人员保存。较以前规范化，以前施工单位可以接这些资料，新项目筹建组也可以接这些资料，技术人员也可以接设备资料，不规范，无制度、管理混乱是造成设备开箱资料归档不完整，现在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时通知技术人员，由技术人员签字后，两天内交到档案员手里进行归档，并对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者采取了严格的处罚制度，设备动力科每两个月对大项目设备随机资料清单进行核对，对没有移交到档案员手里随机资料，或档案员没有及时归档，都要考核每月奖金的30%，这样保证了随机资料的完整性，施工单位或筹建组使用随机资料时一律使用复印件，这样使大项目设备资料原件安全性提高了，保存了原件的完整性。

提高重点工程档案的监控力度，重点工程档案是整个重点工程建设的原始记录，其重要性是不言而喻的，只有施工单位向建设单位移交了完整、准确、合格的竣工档案，大项目工程建设工作才能算完成，为提高大项目工程档案的质量，我们强化了大项目档案的监控力度，制定《大项目工程档案审验报告制度》规定所有大项目工程档案先送基建技改部审验，重点检查档案的数量是不是有出现漏归档的现象，技术参数是否准确，，所有内容检查合格开具“大项目工程项目审验合格证”，连同工程档案交综合档案室进行预验收，重点检查文字材料的整理质量，竣工图的编制质量是否真实可靠“图物一致”，合格率是否达到国家规定，避免出现发现工程档案不合格时，施工单位早已撤走无人整改的被动局面。综合档案室预验收合格后再开具“大项目工程档案移交清单”交档案馆正式验收，没有档案馆出具“大项目工程档案移清单”，这样环环相扣，层层把关，有效保证了重点工程档案的合格率，准确率，案卷质量有了明显的提高，达到了国家规定的要求。

发挥监理单位在大项目程档案审核检查中的作用，国家建设部在2001年5月发布了《关于加强工程档案管理工作的通知》其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责，“监理单位要协助建设单位监督检查各施工单位工程文件的形成，积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设，二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对大项目工程档案质量把关有限，而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节，每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因，发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行盖章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予盖章，这对提高大项目工程档案质量，确保大项目档案在工程竣工后及时移交，有着重要的作用。为使监理能够真正重视对施工单位提交的大项目工程档案进行认真、负责地审核检查、使施工单位移交的大项目工程档案符合国家档案管理规定的要求，我们与参建单位签订《邯钢大项目档案归档责任书》中明确规定，“监理单位应确保施工单位向档案部门移交的竣工档案完整、准确、系统、齐全、合格，若出现移交档案不合格现象，邯钢档案馆有权通知财务部门按照工程款的1%—10%对施工单位进行处罚，由此使施工单位在大项目档案收集、审核检查中真正重视起档案来，确保了大项目工程档案的质量和档案的及时移交。

实施大项目工程档案专项检查工作制。大项目工程的特点是任务重，工作量大，建设周期长，参建单位多，作业线长（包括调研、论证、决策、试生产、竣工、立项勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工，验收等）文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多，任何一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员或管理人员，在某一个环节，某一项具体工作、某一个工作时段没有做好重点工程档案的形成、积累、整理工作，都有可能给大项目工程档案管理工作带来困难，甚至造成损失。为使施工和监理单位能在工程竣工验收后的3个月内向综合档案室移交完整、准确、合格的竣工档案资料，我们对大项目工程档案的归档工作实施工程档案专项检查工作制，一是指定一位档案员负责工程档案的检查、指导工作、每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，通过实施大项目档案专项检查工作制后，施工单位的领导、工程技术人员开始重视工程档案的归档，一方面主动向我们通报档案收集、整理工作中出现的问题。另一方面自身也重视归档档案的质量，主要体现在邯钢归档的原件率达到100%。对专项检查中发现的问题能够及时整改，通过实施大项目工程档案专项检查工作制进一步提高竣工图的编制质量和文字材料的整理质量。

“大档案”管理体制 篇4

一、知识管理与档案管理的概述

1. 知识管理的概述。

知识管理,是网络经济时代的新兴管理理念和方法,主要以无形资产知识为管理研究对象,通过互联网等信息技术对企业各个业务环节的知识进行挖掘、分析、共享、利用和创造新的知识,如此不断循环,充分利用知识,进而提高企业的核心竞争优势,从而给企业带来效益。近些年来,国内外的许多学者对知识管理进行了广泛的研究,通过搜集相关文献,整理出一些典型的学者以及他们的主要观点,如图1所示。从图中可以看出,学者们对知识管理持有不同的看法,但是有一点已经达成共识,即知识管理的对象是组织的知识资源。

2. 档案管理的概述。

档案管理,也称档案工作,是档案馆或者档案室对档案实体和档案信息进行管理并提供相关服务的各项业务工作的总称,同时档案管理也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作,具有服务性和机要性等特点,其管理对象是档案资源,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾[8]。档案管理的内容主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动,具体可以通过以下八个步骤来实施档案管理,如图2所示。

二、知识管理与档案管理的区别和联系

1. 档案管理是知识管理的一部分。

从管理对象来看,知识管理与档案管理有交集部分。知识管理的对象是知识,一般分为显性知识和隐性知识,而档案管理的对象是显性知识的一部分,换句话说,知识管理与档案管理具有相同的管理对象,不过知识管理的范畴要远远大于档案管理的范畴。从管理目的来看,知识管理与档案管理相似。知识管理的最终目的是通过知识共享,为用户提供满意的服务,从而实现知识的价值。而档案管理的真正目的并不是“收藏保管”,而是充分挖掘并利用所藏档案资源的潜在价值,为用户提供服务,从而创造价值。二者的共同之处在于为用户提供服务,只是具体的服务有所差异罢了。从管理流程来看,知识管理与档案管理类似。知识管理的流程一般是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理的主要六个环节为档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。二者流程很相似,都是将分散的管理对象收集、整理、加工、处理分析、利用等,最终为用户提供服务,实现其价值[9]63。知识管理与档案管理具有很多相似之处,二者同属一个范畴,因为“知识”远比“档案”范围要广,所以知识管理包含档案管理,档案管理是知识管理的一部分。

2. 知识管理是档案管理的高级阶段。

从管理范围来看,知识管理的范围要远远比档案管理大,知识管理包括档案管理,因为知识的概念包含档案在内的所有信息资源。众所周知,信息资源的范围是非常广的,它不仅包括文件、书本、音频、视频、电子信息等其他载体的信息,还包括人类社会所产生的大数据以及每一个人头脑中的知识。档案资源主要是档案文件,这仅仅只是知识中小小的一部分。从管理侧重点来看,知识管理侧重于知识共享,注重知识的实用价值,即对信息资源的开发和利用,实现挖掘知识潜在的价值。而档案管理侧重于对档案实体文件进行保管,确保档案实体文件的完整性、可靠性、真实性、机密性、权威性等。从管理深度来看,知识管理注重于对知识本身的管理,而档案管理仅仅注重对档案实体的管理。毋庸置疑,知识管理是更深层次的管理,而档案管理仅仅只是表面层次的管理,对于档案实体本身的知识一般是不在其管理范畴之内的。

知识管理相对于档案管理而言是更深层次的管理,是档案管理的高级阶段。伴随着知识管理与档案管理的相互融合,档案管理将会积极向知识管理看齐,不断学习知识管理方法,逐渐拓展管理范围,深度挖掘并利用档案资源的潜在价值。

三、知识管理对档案管理的启示

1. 知识管理对档案管理的影响。

大数据时代,知识管理与档案管理:二者紧密相连,不可分割;二者相互融合,相互促进;二者共同推进档案管理走向改革创新和高效发展之路。知识管理对档案管理的影响体现在以下几个方面[10]34。

(1)档案保管便捷化。在大数据时代,知识管理与档案管理的有机结合,使得档案管理工作变得更加方便快捷。传统的档案管理都以立卷为基本保管单位,这样的保管方式不便于进行档案的查阅,而且随着时间的流逝和档案环境质量的改变,纸质档案容易遭受一定程度的损坏,档案资料也不方便更新。在引入知识管理观念之后,通过使用网络通讯和计算机等技术,把档案以电子知识信息的形式进行保存,并将档案的管理与互联网络相结合,与传统的档案保管形式相比,这种新型的档案保管方式将更加方便快捷。

(2)档案服务智能化。大数据时代,知识管理促进档案管理改革创新,使得档案服务智能化成为必然趋势。在档案管理中,应用知识管理先进的理念和技术,将档案以电子形式进行保存,并且利用数据库技术、编程技术、人工智能等信息技术建立档案管理系统对档案信息进行储存、传递和检索。用户可以通过档案管理系统,对所需档案信息进行查询检索,而这个系统可以准确迅速识别用户的检索需求,及时提供相关的档案服务,这大大地提高了档案管理的工作效率。

(3)档案利用高效化。当前人类社会,大数据时代造就了海量的数据,人们通过对这些数据进行一系列的筛选、挖掘、分析等过程提取信息,再进一步转化为知识,而这些知识的一部分是以档案的形式存在。然而传统的档案管理主要注重对档案资源进行管理,缺乏对档案资源进行进一步的开发利用,未能充分挖掘档案资源的潜在价值,从而导致档案资源的普遍浪费。知识管理拓宽了档案资源的来源,丰富了档案管理的流程,促进了更深层次地开发利用档案资源,从而实现对档案资源的高效利用。

2. 档案管理面临的挑战。

知识管理促使档案管理改革创新,与时俱进,不断自我完善。大数据时代的突然来临,不仅加速了知识管理与档案管理的相互融合,还使得档案管理面临着前所未有的巨大挑战。

(1)档案管理观念面临的挑战。传统的档案管理观念往往都是“重藏轻用”[11]16,只注重档案资源的保管而轻视挖掘利用其潜在的价值。这种观念不太明智,并且早已不符合当前大数据时代发展的需求形势,如果再继续持有这种传统的档案管理观念,那将会阻碍档案管理事业的发展,进而也会给国家、企业、个人,乃至整个社会的发展造成一定的负面影响。因此,传统的档案管理观念必将遭受或者已经遭受大数据时代知识管理的巨大冲击和挑战。

(2)档案管理方法面临的挑战。传统的档案管理手段和方法已经不合时宜,有些方法还很复杂繁琐,并且档案管理的效率也很低。知识管理与档案管理的有机融合,必然会促使档案管理方法不断更新,与大数据时代的步伐保持一致,引进先进的机器和设备,研发超人工智能化的现代档案管理系统,使档案管理方法变得更简便、更快捷、更智能化。有了先进的档案管理方法,才能便于挖掘并利用好档案资源,提高档案管理效率,发挥其真正的优势,从而为用户提供更优质的服务。

(3)档案管理人员素质面临的挑战。档案管理观念和方法的改革创新,势必会给档案管理人员带来巨大的挑战,这些挑战主要是针对档案管理人员自身的综合素质和专业技能而言。大数据时代的来临,以及知识管理与档案管理的相互融合,在这种新的形势环境下,档案管理人员将被赋予新的使命,承担着更重要的责任和义务,扮演着一个全新的关键角色登上档案管理的舞台。档案管理人员的地位显著提高,与之相匹配的综合素质和专业技能也应该得以提升,否则将难以胜任当前形势下的案管理。

3. 档案管理应采取的对策。

大数据时代积极推进知识管理与档案管理相互融合,知识管理促进档案管理改革创新、与时俱进。在新的形势下,档案管理面临着空前的严峻挑战,应该迅速采取相关有效措施,以适应时代的需要以及自身未来的发展。

(1)树立新的档案管理观念。档案管理部门应该彻底转变传统的“重藏轻用”式档案管理观念,不断地学习并吸收国内外先进的档案管理思想,树立大数据时代以知识挖掘,知识积累,知识共享,知识利用为基本指导思想的新的档案管理观念,提倡改革创新,积极挖掘并利用档案资源,全面推进知识共享。这种新的档案管理观念,是以用户为中心的服务意识和管理思想,以档案信息资源共享为目标,大力进行档案信息资源的开发和利用,开展多种类、多形式、多方位、多途径的档案服务,发挥档案部门馆藏丰富的优势[12]37。档案管理部门应该积极推进知识共享,为用户(主要包括个人、企事业单位、国家政府机关、其他社会组织机构等)提供优质的服务,从而实现大数据时代档案管理真正的目的和价值。

(2)挖掘档案资源潜在的价值。档案馆藏资源非常丰富,对于档案管理部门而言,这是一笔巨大的财富,不挖掘利用,实在是浪费,所以档案管理部门不能再停留在单纯地保管档案资料层面,而应该充分利用这些档案资源,积极挖掘其背后潜在的价值。在当前数据大爆炸的时代,能够从海量数据中提取对自身有利的数据,通过数据挖掘与数据分析,最终转化为有价值的知识,其过程的实现并非易事,是因为这种隐性知识具有很强的隐蔽性,其潜在的价值不容易被人发现,需要用到一些先进的知识挖掘和知识分析技术。由此可见,档案资源潜在价值的挖掘需要较高的专业技能水准,这就要求档案管理部门在引进先进档案管理设备的同时,应该聘用高素质、高技能人才,这样才能保证档案管理人员能够胜任档案资源挖掘这项艰巨的任务,并且充分利用好档案馆藏资源,为用户提供更优质的服务,从而给档案管理部门创造出更大价值。

(3)创建学习型档案管理组织。大数据时代比以往任何一个时代更迫切需求同时具有知识和技能的综合型人才,而现代科技的高速发展,知识的快速更新,使每一个人不得不终身学习,继续接受教育培训,以适应时代的发展和满足社会的需要,免遭社会的淘汰,这已经成为人们生活中必不可少的一部分[13]140。对于任何一个组织而言,要想实现组织目标,都需要不断地改善自身的管理方法和技能,提升组织管理水平,积累并沉淀组织知识,逐渐形成组织文化,成为组织宝贵的财富。不仅仅是组织,对于组织中的每一为成员而言,不断的学习也是非常重要的,只有通过不断的学习,组织才能有新鲜的血液注入,才能拥有积极上进的活力和源源不断的动力,才能长期保持组织的核心竞争力和生存能力。对于档案管理组织而言,更应该对此加以重视,要加大教育培训的投入力度,不断地学习先进的档案管理理论和方法,加强组织内部的沟通交流,提倡团队协作,鼓励改革创新,积累组织知识,推进知识共享,提高档案组织管理水平和效率,创建一个学习型的档案管理组织,营造个人与组织共同发展的良好组织环境。

“大档案”管理体制 篇5

1 大数据的基本阐述

对于大数据而言，在社会数据信息增多、数据类型增长中产生的技术，其中含有庞大的数据，且数据信息的类型很多，处理速度较快，在各个行业中，工作人员可应用大数据技术对海量数据信息进行收集与整理，提升数据利用效率，并打破传统工作模式的局限性，确保工作效果。当前，我国在大数据时代的发展中，已经取得了良好的成就，可根据大数据技术形式与内容，创新工作方式，协调技术之间的关系与内容，并形成先进的数据体制。因此，在实际发展中，应关注大数据技术的应用，创建多元化的发展机制。

2 大数据技术引入档案管理的必要性

当前，我国在档案管理工作中，已经开始实现信息化建设工作，并在时代的发展与进步期间，融入云计算技术、云处理技术与计算机技术等，转变传统的档案管理模式，打破传统技术的局限性。在使用大数据技术实施档案管理工作的过程中，起到积极的作用，可促进档案管理工作的数字化与数据化的发展，整合数据资源，提升数据共享管理工作效果，并转变传统的手工操作方式，科学使用计算机技术与数字化技术针对数据信息进行整合与管理，提升管理工作水平，优化当前的工作内容。具体重要性表现为：

2.1 有利于促进智慧城市的建设

在档案管理工作中应用大数据技术，可促进智慧城市的建设与发展，充分发挥大数据技术的积极作用。在建设智慧城市的过程中，国家提倡节约能源、减少信息灾害的原则，多使用有利于群众发展的信息，并结合当前的工作情况，创建现代化信息类型的机制。而档案中记录着城市的历史信息，是凸显城市形象与发展的良好依托，使用大数据技术开展档案管理工作，可针对信息数据进行全面的整合，提升信息流的整合管理效果，科学实施决策工作，并在档案中挖掘宝贵的知识财富，创建现代化的技术体系，借助先进的大数据技术方式，创新档案数据信息的处理模式，依据当前的发展情况，提升档案数据信息的储存效果，总结丰富的经验，挖掘档案数据信息，促进档案管理工作的良好实施。

2.2 有利于实现电子文件的档案管理工作

在大数据时代背景下，电子文件的发展速度逐渐加快，能够为电子文件的管理提供机遇，但是，在实际管理期间，也面临着很多挑战。虽然在电子文件中蕴含很多有价值的数据，但是，在寻找有价值数据的过程中，会面临很多难点与困境，不能确保电子文件数据信息管理工作效果，甚至出现鉴定方面的问题。如果文件鉴定工作人员使用阅读方式鉴定，不仅无法解决问题，还会影响档案管理工作效果。然而，在应用大数据技术之后，可利用宏观鉴定方式针对电子文件内容进行严格的分析，更好地判斷电子文件价值，并合理处理数据信息，形成现代化的数据管理机制。

在非结构化电子文件处理工作中，需科学应用大数据技术，这是因为大数据的种类很多，主要为：半结构化、结构化与非结构化的数据信息，而在互联网+技术发展中，非结构化数据数量有所增加，而人们在数据管理期间，通常会使用关系型的数据库系统，与传统技术相较，无法提升档案管理工作水平，不适合应用在海量数据处理工作中。然而，在大数据的支持下，可拓宽数据规模，并容纳庞大的文件，可提升非结构化电子文件的处理效果，保证扩展性能，形成现代化的管理机制。

2.3 有利于满足档案数据储存与备份工作需求

在大数据时代的发展中，可以利用海量数据存储技术与处理系统，拓宽档案存储空间，针对数据信息进行整合，并建立档案数据库，以此提升信息的利用率，确保工作效果。随着信息技术时代的到来，档案中的数据信息量逐渐增加，经常会出现档案数据饱和的现象，严重影响着档案管理工作良好实施，不能促进档案信息的更新。然而，在使用大数据技术之后，可创建海量的数据库系统，增加数据的存储空间，并解决当前的档案数据信息处理问题，创新技术形式，优化数据库结构，节约档案管理成本，并提升工作效率。

2.4 能够满足档案馆的发展需求

在传统档案馆工作中，档案管理人员只能利用计算机系统进行处理工作，不能改革具体的工作事项与内容，难以创建沟通与协调机制，甚至出现档案数据信息分割与封闭的现象，无法创建开放式与协同性的架构机制，难以提升管理效果，导致档案馆的工作受到严重制约性影响。然而，在使用大数据技术之后，可以创建现代化与多元化的档案管理机制，提升档案馆的服务水平，优化具体的工作内容与模式，在先进管理方式的`支持下，维护档案馆的良好发展与进步，全面提升档案管理工作效果，并针对服务内容进行全面的创新与协调，在不同档案管理模式的支持下，形成不同的管理机制，满足当前的发展需求。

2.5 能够协调知识与实体管理关系

在档案管理工作中，管理人员应用大数据技术，有利于协调知识与实体管理之间的关系，转变传统的实体管理模式，提升数据与文件的利用效果，并挖掘数据背后有价值的信息。在档案利用服务工作中，工作人员应用先进的大数据技术，可将知识服务作为核心内容，创建新型的知识服务引擎，主要为：学术类型、资源类型与服务类型的引擎系统，可针对知识服务模式进行全面的分析与整合，提升档案数据信息管理与协调水平，在多维度获取档案资源的情况下，增强组织引擎的应用力度，充分使用大数据技术提升档案管理工作水平，满足当前的发展需求。

“大档案”管理体制 篇6

【关键词】大数据时代；档案管理模式；转换；创新

一、大数据的兴起

1.大数据带来的挑战。2012年以来，“大数据”一词越来越多地被提及，人们通常用它来命名与之相关的技术发展与创新，并定义和描述信息爆炸时代产生的海量数据。档案本

身是一种具有原始性物证的载体，更是一种特殊的信息资源，在大数据时代被赋予了新的内涵，是大数据极为重要的组成部分。如何抓住大数据初现的历史机遇，实现档案管理方法、理念及模式的转换与创新，以适应新时代信息收集、传播、利用的新趋势是档案部门面临的一项新课题。与此同时，传统档案管理利用模式也受到大数据高度关注可用性特点的挑战。

2.大数据的基本特征。一般认为，大数据（bigdata，mega data），或称巨量信息、巨量资料，是收集和分析大量信息的能力，目的在于从复杂的数据里找到过去不容易昭示的规律。通常认为，大数据具有4个“V”字开头的特征，即体量大、多样性、价值密度低、速度快。相比“数据”而言，“大数据”的显著特征是：第一，数据的属性是包括结构化、非结构化和半结构化数据。第二，数据之间频繁产生交互，大规模进行数据分析，并实时与业务结合进行数据挖掘。

二、档案管理工作大数据特征

大数据是继云计算、云存储、移动互联网和物联网等新技术新应用之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。它影响着科技、商业、企业、政府和个人等各个领域，整个世界步入了大数据时代。档案界也不例外，滚滚来袭的大数据浪潮也必将使传统的档案工作发生变革。档案管理的思维，档案资源的组织、收集、存储、利用方式都在发生新的改变，呈现新的特点。

1.档案数据资源种类繁多。目前，档案数据主要来源于两个方面：1.各业务部门通过业务系统产生的业务数据转为档案数据。2.档案部门通过人工填写、录入、搜集归类后转为档案数据。前者具有及时、广泛、数据量大、内容繁杂的特点；后者最常见的是将馆藏的实体档案通过数字化技术转为档案数据，如扫描、拍照等。可见，随着全面开展按照“存量数字化”和“增量电子化”要求，档案数据资源的数量必将呈几何级增长，形成真正意义上的档案大数据。档案管理的信息资源呈现多元化：有档案内容、档案管理、档案实体、档案应用和档案馆楼宇管理信息资源。

2.档案数据资源价值密度低。在传统档案管理工作中，一直存在“重藏轻用、重资源轻管理”的现象，人们既要尽力避免档案实体涨库，避免档案信息存储空间限制，又要防止有效档案资源被淹没海量档案中间降低利用价值；而在利用环节，人们追求档案如何在需要时应有尽有，同时要能被快速、准确地检索出来。因此，从这个意义上来说，档案价值的实现更多地体现在“用”上，而档案的“用”要做到全智能服务。应用大数据技术，可以通过主动调查业务部门的需求，建立各种数据模型，对海量数据进行聚类、分类、数据挖掘与分析，实现有针对性、个体化的服务，将数据进行系统地收集、分析、发现和预测，从而建立起更切合用户需求的档案信息服务模式。

三、大数据时代下档案管理面临的挑战

1.技术瓶颈有待解决。在实际档案管理工作中，大数据技术的应用将面临新的挑战。譬如：库房资源成为档案管理存储的瓶颈；如何将大数据解决方案与传统的档案信息资源、数据存储和应用技术进行融合衔接？可见，设计最合理的分层、分级存储架构已成为数据管理及服务的关键技术，当然还要有稳定的信息整合、迁移和归档技术。

2.档案部门的职能义务。如今的档案部门不但要承担。收集和保存好档案资料的社会责任，还要承担档案信息资源有效利用和产出良好社会效益的重任。结合大数据带来的挑战和机遇，档案部门已经开始朝着知识管理、信息服务的方向发展，运用大数据理念，在保障国家安全、商业秘密、知识产权、个人隐私的前提下，全面整合开放并管理公共数据信息资源，以满足全社会对信息资源的利用需求，发挥档案部门的数据主体地位和职能作用，是值得深入思考的问题。

3.法律规范需完备。在新形势下，各个加入大数据应用的档案馆可以通过有关的协议共享彼此的信息资源，这样数据的处理和传输将会在一个虚拟的空间内进行。同时也会带来访问和隐私的安全性、稳定性和可靠性等一系列问题。

四、大数据时代档案管理变革策略分析

加强科技档案管理的几大对策 篇7

一、加强科技档案管理的必要性

科技档案管理是一个系统、严密的工作, 在档案管理中占据举足轻重的地位。由于科技档案具有高技术、高质量、高保存价值的特征与优势, 在我国科技发展与生产发展过程中发挥着重要的价值与意义。科技档案记录着重要的科技活动与科技成果, 凝聚着科技工作人员的才智, 是国家科技实力与综合实力的象征, 因此其作用不容忽视。在当代社会, 随着科学技术日新月异的发展, 在生产领域涌现出越来越多的科学技术成果, 我们应当加大档案管理力度, 将科技档案管理纳入正轨。科学合理的科技档案管理有助于我们充分开发与利用科技资源, 在已有的科学技术成果的基础之上研究新科技, 提升科技水平, 以促进我国生产力的发展与国家综合实力的提升。

二、加强科技档案管理的有效对策

(一) 转变思想观念, 解决思想问题, 树立服务意识

要加强科技档案管理工作, 首先要在思想上更新认识, 摒弃传统的旧观念, 以适应市场经济发展的需要。首先科技档案管理部门要加强对科技档案管理的重视程度, 重视科技档案管理的价值与意义。第二, 档案管理部门要加强服务意识, 变被动工作为主动工作, 以提供及时有效的信息与资料。为此, 科技档案管理人员要打破旧习惯, 深化服务意识, 树立开放式服务理念, 并且在服务手段方面, 做到灵活利用计算机等先进设备进行档案管理, 以提高科技档案管理工作的效率, 使科技档案管理紧随现代化步伐, 最终优化服务的质量。

(二) 依法管理档案, 保证科技档案管理的规范化与体制化

在科技档案管理方面, 我国有明确的《档案法》等相关法律法规, 这是任何国家机构、企业、社会组织开展科技档案管理工作的依据。除此之外, 企业也要根据自身的实际情况, 在不违反国家《档案法》的前提下, 制定出更加具体有效的规章制度。科技档案管理是一个系统、严密的工作, 因此要大力促进科技档案管理的体制化, 使科技档案管理工作有法可依, 使相关管理人员权责分明, 为科技档案管理提供坚实的制度保障。只有这样, 才能促进管理人员明确职权, 实现收集档案、归档处理、保管档案各个环节有条不紊地进行, 保证科技档案管理的准确性与高效率。

(三) 利用先进科技, 促进科技档案管理的电子信息化

在科学技术日新月异的当代社会, 科技档案管理要顺应时代潮流, 利用网络等实现档案管理的电子信息化。传统的科技档案管理工作中, 档案管理部门或人员通常是采用手工管理的措施与手段, 这样造成了档案管理工作效率低下, 不能很好地适应现代化发展进程。因此, 我国应当积极利用网络平台, 在网络上建立数据库, 对各类资源如音像制品、文本资料进行分门别类, 这样一方面可以大大减少储存档案的空间;另一方面可以充分利用网络档案数据库储存量大、方便快捷的优点, 使科技档案管理更加有效, 更加有保证。

(四) 合理开发档案资源, 促进科技档案资源的有效利用

科技档案管理的最终目的在于有效地利用科技档案, 发挥科技档案的价值与潜力, 促进社会科技与生产的发展;而并不是将科技档案尘封保管, 变为死档案。为此, 要保证可以档案的有效开发与利用, 首先要对档案材料进行分门别类地整理, 使档案利用落在实处;第二要健全检索工具, 保证档案检索的高效性与快捷性;最后要对档案利用与开发进行反馈, 以促进档案管理工作的顺利开展。

(五) 加大培训力度, 提升科技档案管理人员的专业素质与责任意识

科技档案管理工作离不开管理人员, 档案管理人员专业素质与责任意识的高低直接影响着科技档案管理工作的效果。科技档案管理具有高技术性、系统性、严密性等特征, 因此要选用与配备高质量的管理人员。为此, 要加大培训力度, 保证档案管理人员具备基础知识, 如档案专业知识、计算机相关知识等。除此之外, 要加强培养档案管理人员的实践能力, 扩宽档案管理的经验与阅历, 在实践中掌握专业技能, 以提高科技档案管理工作的效率与准确度。最后, 档案管理人员也需具备较高的责任意识与保密意识。科技档案具有较高的价值, 为了国家机构、企业或个人的利益, 档案管理人员务必树立保密意识, 做好档案保护工作, 避免档案信息与资料泄密, 以保证科技档案发挥其最大的潜力与价值。

三、结语

科技档案管理在当代社会具有重要的价值与意义, 因此我们要对科技档案管理予以高度重视, 积极发挥其潜在价值, 提高我国的综合实力。为此, 要加强科技档案管理, 要做到:转变思想观念, 树立服务意识;依法管理档案, 保证科技档案管理的法制化与规范化;利用先进科技, 保证档案管理的电子信息化;合理开发利用科技档案, 提高利用率;最后加大对档案管理人员的培训力度, 提升工作人员的专业素质与责任意识。只有从以上五方面入手, 将科技档案管理落于实处, 才能保证科技档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1]史媛.加强科技档案资源的开发及利用探讨[J].现代经济信息, 2013.

[2]李唯.建立和完善科技档案管理工作的对策[J].黑龙江档案, 2013.

浅议大医疗设备的档案管理 篇8

1 提高认识, 创造建档条件

近年来, 我院正以前所未有的速度更新和引进现代化设备, 目的是为了增加医院的综合实力, 创造良好的就医条件和医疗市场的竞争力。建立大型设备档案, 加强维护已是设备使用管理的迫切要求。过去, 因管理上的问题我院设备科和维修科经历了多次的分分合合, 造成了设备资料严重丢失, 影响了维护等工作的开展。随着等级医院评审及档案室升级达标工作的开展, 院领导逐步认识到加强设备档案管理的重要性。于是把档案管理工作作为重点工作来抓, 进行了必要的人财物投入, 为规范化管理奠定了基础。

2 强化管理, 完善设备档案资料

大型医疗设备档案是是贯穿于大型设备的采购、使用、维修保养过程的全部历史记录材料。为了切实做好设备建档管理工作, 我们主要在以下几个方面做了努力:

2.1 设备配置论证资料

申购大型设备坚持由使用科室和设备科根据市场调查, 阐明设备购置依据、相关技术、费用预测、效益分析等设备购置申请论证报告。项目论证根据医院级别, 申购理由充分, 并提交医院设备管理委员会讨论。2009年我院引进一台全自动生化分析仪时, 检验科与设备科实地考察了北京、长春等地三甲医院。在综合分析设备的技术性能、运行效果、成本效益、设备配套与配件、维修服务能力以及价格比较, 最后选定了雅培C8000全自动生化分析仪。

2.2 设备档案基本资料

设备安装结束后, 及时收集购置设备立项开始, 招标、采购、到货、验收过程中形成的文件以及大型医疗设备合格证、说明书、线路图、监测记录、维修记录等等资料一并入档;资料齐全编号、编目录整理入档。建立设备档案, 管理人员必须以高度的责任感严格把关, 使档案分类清楚、内容详实、规范有序。

2.3 设备登记、建册

建立了大型设备档案后, 为了便于检索和管理, 必须使档案资料分类、分价、分科登记、建册。建档后要将有关内容输入微机的医疗设备管理子系统中, 实现自动化管理, 方便查阅。

2.4 收集整理设备运行资料

(1) 开展效益分析:绩效考核部门经常对大型设备进行全成本分析, 即对某一设备全年业务收入中扣除耗材费、维修费、人员费、折旧费等相关费用后的节余净值计算出成本效益率, 再对照评估标准评价设备的使用状况等级, 向领导和有关科室提出使用建议和意见。 (2) 设备维修资料:重点培训指导使用设备的医生独立和自觉完成保养。设备科定期做好设备运行过程中形成的保养记录, 并收集入档。设备维修后及时做好记录, 包括故障现象、保养维修、更换零部件情况等, 此档案随着设备运行的延续不断追加内容, 直至报废为止。 (3) 设备报废资料:已达到或超过使用年限、故障率高、不能修复或无使用价值的设备进行报废时, 将有关资料整理入档。

3 用管结合, 提高档案效益

设备档案的管理与使用是相辅相成的。仪器、设备的档案管理是利用设备档案, 采用一系列特殊措施, 使仪器设备达到技术指标, 正常运行, 获取最高效益。因此建立了档案后要注意设备动态资料的管理。

3.1 效益指标追踪

主要是对医院大型设备进行收入支出的分析, 根据统计及时地调整核算指标。对使用率不高, 多余的设备进行调整, 从而为医院的决策提供支持。

3.2 维修保养追踪

我院地处吉林省东部, 设备出现故障后经常遇到因厂家在远地, 维修人员来得不及时, 影响机器的正常运转和治疗病人。对此, 我们专设维修科培训了专职维修人员, 依据档案中有关说明书, 线路图和技术参数等, 定期保养设备, 及时分析排除设备故障, 提高了运转效益。设备维修完后, 要做好维修记录, 以便下次维修, 还有利于发现设备的多发性故障, 从而进行设备的改进、根除多发性故障。对于保修期内的故障或自身力量不能维修的问题, 仔细记录故障现象, 以备修理时查询。注意和厂家公司的联系, 一有问题虚心求教或及时送修。

3.3 质量考核追踪

设备从安装到报废, 根据档案运行资料, 及时地跟踪其使用和维修情况。通过质量跟踪对性能差且故障率高的设备, 及时地加强维护、保养, 充分挖掘其使用价值, 对已超期使用, 没有实用和维修价值的设备, 通过调查论证实行报废淘汰。

4 加强培训, 提高业务素质

设备档案建设的首要任务是培养合格的档案管理人员。对此, 我们选择了有事业心有责任心的设备科人员兼任此项工作。在不断强化责任心教育的同时一起探讨档案管理经验, 提高他们的设备档案管理技术水平。

“大档案”管理体制 篇9

一、提高管理人员素质

在大数据时代, 人事档案利用的拓展与创新需要大量的信息处理人员、信息分析人员以及信息研究人员, 还需要专业的数据库更新人员、计算机设施维护人员等等, 这些对新时期人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。为此, 要不断更新观念, 加强档案人员队伍建设, 坚持“走出去, 引进来”的原则, 吸引优秀人才, 培养和留住现有优秀人才。工作人员除具备基本的人事档案管理知识, 还应具备应用信息技术知识。人事档案管理工作与职工切身利益息息相关, 是保密性极强的工作, 要重视建立档案的文件密级数字化编制目录或者相应的卡片, 建立文件统计的数字化台账等。

二、建好档案数据库

做好人事档案管理工作, 不但可以让领导能够及时了解每位员工在工作中的情况, 为员工的发展提供有效参考, 也为个人的选拔和任用提供了良好的依据。在大数据时代, 人事档案信息的开发和利用需要建好档案数据库, 这是进行数字化档案信息开发与利用的关键所在。人事档案数据与信息要坚持统一录用的原则, 具有相对统一的项目格式, 规范人事档案信息管理模式以及工作程序, 实现规范化和标准化管理。使用先进的计算机检索工具, 建立相应的档案收藏目录, 对内部影像资料、文字资料进行分类, 编排目录索引, 节省数据查找时间, 提高人事档案的利用价值。

三、加强技术支持

目前, 人事档案数据量快速增长, 需要在设计档案管理系统时, 能够考虑到快速扩充的数据增长态势, 减少IT系统的投资以及后期的维护成本。制定系统安全保护制度, 建立档案防病毒系统和漏洞检测系统, 采用专业工具对档案系统进行漏洞检测, 及时安装补丁程序, 还可建立防火墙技术, 阻挡外部不安全因素影响内部网络, 把系统中的安全隐患降低到最低, 以确保档案数据的安全。

四、创建“大档案”体系, 掌握全方位、多维度大数据型

为了单位的发展, 结合自身实际情况来组建“大档案”体系是非常有必要的。“大档案”体系指得就是“能够快速、全面、准确地通过端口来检索以及统计个体的全部档案信息资料”, 主要包含个人基本信息、服务社会项目、科研成果、工作情况等多元素的、多方面的信息资料。“大档案”体系最主要的意义体现在有利于提高单位的统筹规划、组建科研团队、人才评估、提高各部门办事效率等。在给单位带来便利的同时, “大档案”体系也伴随着一定的风险, 主要体现在信息安全、用户权限设定、密码等级标注、访问权限限制以及下载资料收费环境的安全, 确保“大档案”体系下作者的知识产权不受侵害、个人信息不被盗取。

五、组建“大档案团队”, 数据化人事档案信息, 让人事数据“发声”

“大档案”体系是一个信息量庞大、具有一定规模的数字化档案系统, 它并不是大数据时代环境下的关于人事档案数据的最终要求。预测、发现信息和信息之间的关系及内容是大数据的核心所在。因此我们要的不仅仅是把人事档案信息数字化而是数据化。数据化与数字化之间存在明显的差别。数据化是指将事件转化成可以分析、量化的形式的过程。而数字化指得是将事件模拟成0和1表示的二维码。纸质书籍经过扫描变成图片格式, 可以在网络、计算机中浏览, 这个过程就是数字化;而利用数字图像光学识别技术继续加工电子书中的字、词、句、段这个过程就是数据化。因此要想将人事档案系统中的信息检索、统计、比较、重组, 就需要将信息进行数据化处理, 从而真正地发挥数据的价值。

参考文献

[1]樊伟红, 李晨晖, 张兴旺, 秦晓珠, 郭自宽.图书馆需要怎样的“大数据”[J].图书馆杂志, 2012 (11) .

[2]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商, 2012 (11) .

大数据时代背景下的档案管理探讨 篇10

一、大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战

大数据是指数据规模非常大, 达到无法用一般的软件进行统计, 且数据类型多样, 需要用超出传统软件的数据分析新软件进行获取、储存、管理等的数据集合;大数据具有规模大、数据运转快、数据形式多样、数据价值高密度低的特点。针对大数据的这些特点, 可以看出其给当前档案管理带来的挑战是多方面的。

(一) 大数据给传统的档案管理理念和流程提出了极大的挑战。 传统的档案管理模式是通过档案管理员把档案资料分门别类地进行归类, 做好标记, 以方便档案查询;但在当前大数据时代下, 档案信息量大, 且很多档案信息是交叉的, 如果用传统的档案处理方法进行保存管理, 可能无法把这些大量的数据分类归纳好, 且一些档案信息是无法用传统的方法对档案进行保存的。

(二) 大数据时代给档案保存形式提出了新的要求。当前的一些数据信息是通过电子文档、电子图片、音频等信息方式进行记录和存储的, 这些数据要归档进行保存是无法通过传统的纸质材料档案进行保存的。因此, 这就要求新的档案保存形式多样化, 且能够分门别类对这些信息进行整理, 找出关键词, 方便以后进行档案查找。

(三) 大数据时代给档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。大数据时代的一个重要特点就是信息的多样化和处理信息方式的复杂性;传统档案管理的工作人员只需要懂得档案管理的基本理念和基本操作就可以。当前, 在新时代下, 档案管理人员要掌握多种技术, 包括档案资料分类、查询、相关软件的运用、数据的阅读等。因此, 这些在大数据时代下出现的档案管理新要求使得档案管理工作人员的业务素质需要大力培养和提高。

二、大数据时代带给当前档案管理工作的优势

(一) 大数据能够提高档案管理效率, 降低管理成本。大数据能够快速处理大量数据, 提高数据处理能力, 在处理档案工作中具有较大的优势, 不仅提高档案管理效率, 也能够明显降低运作成本。当前, 社会上各行业、各单位的档案数量越来越大, 传统的使用纸质材料保存档案所需的保存空间和纸质成本较高;而运用大数据进行保存和处理档案工作, 能够把大量的数据保存在信息库中, 节省时间成本和降低材料成本。

(二) 大数据能够提高档案保存质量。传统的纸质档案抗风险能力较差, 一旦保存档案的地方出现水灾、火灾, 纸质档案将难于保存, 且纸质档案在保存时间较久后, 容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在大数据时代下完全可以避免, 运用大数据保存大量的档案数据, 只需很少量的数据储存空间就可以做到。

三、大数据时代背景下提高档案管理工作的有效对策

大数据是当前信息时代的重要特点, 如何应对大数据给档案工作带来的挑战和机遇, 是当前我国档案工作面临的主要任务。为了提高我国档案工作在大数据时代背景下的工作效率, 现提出如下对策:

(一) 大力培养能够运用大数据进行档案管理的高端人才。人才是一切工作的生命线, 大数据时代背景下的档案管理工作更是如此。传统的档案管理人才在大数据方面专业知识和业务能力都比较欠缺, 如果只是更新管理设备和系统, 没有足够多的人才去运用和管理大数据下的档案管理系统, 这只会导致档案管理工作的低效率。因此, 大力培养档案管理的高端人才相当关键。

培养档案管理的现代化人才, 应该从以下几个方面着手:一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业, 如信息化和档案管理的交叉学科专业。二是引进国外高端档案管理人才, 利用高端人才去指导我国档案管理人才适应新时期下的档案工作。三是大力投入资金开展人才培养工作, 人才的培养不仅需要时间, 还需要足够的资金作为保障。

(二) 优化档案管理人才结构, 注入新鲜血液。我国档案管理的人员结构基本上处于“老龄化多、中年人少、年轻人无”的状况, 这是由于长时间以来我国档案管理工作人员处于弱势, 比较少的人才投入到档案管理工作来, 几乎没有年轻人去从事档案管理工作。大数据时代下对人才的要求比任何时期都要高, 没有人才参与, 信息化无从谈起, 因此, 大数据时代下开展档案管理工作的一个重要前提就是优化档案管理工作人员结构, 改变现在“老龄化多、中年人少、年轻人无”为“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构特点。

(三) 大力加强档案数据的安全性。大数据下的档案管理虽然有很多优势, 能够明显提高工作效率, 降低工作成本, 但是, 鉴于档案的重要性和大数据下数据丢失的高风险性, 加强档案工作的档案数据安全性显得尤为重要。信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存, 有便利的优势, 但存在数据丢失的风险, 诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此, 大数据背景下的档案管理工作要重视其保存的安全性。

档案工作人员要提高档案数据保存的安全意识, 避免把电脑病毒带入到保存档案数据的电脑中;政府要出台一些档案管理工作细则, 避免一些操作不当引起档案数据丢失。

总之, 大数据时代对档案管理来说, 不仅是机遇, 更是挑战。因此, 档案管理一定要抓住这一机遇, 不断对档案管理进行完善和突破, 把它融入大数据潮流中去, 做到尽善尽美。

摘要：档案管理是关系到国民根本的重要事情, 如何做好档案储存和有效管理是发挥档案指导我国现代化建设的重要基础保障。如何在大数据时代背景下做好档案管理, 是当前档案管理相关人员应该思考和探索的问题;本文就大数据时代背景下如何开展高效的档案管理工作进行探讨, 为指导我国新时期档案管理提供参考。

关键词：大数据,档案管理,探讨

参考文献

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案, 2013 (6) :48-50.

“大档案”管理体制 篇11

[关键词]大数据；招投标；档案；数字化管理

1.引言

随着时代的发展，科學技术在不断的革新，档案工作也发生了很大的变化。各类档案的数量随着时间的推移大大增加，各种新型的档案记录方法以及信息介质大量出现，同时，由于档案保管条件不理想、设备设施不完善以及管理方式不到位等因素影响，使得档案时有受损。此外，随着社会信息化进程的不断加快，人们对信息的要求越来越高，档案利用的传统方法不能满足人们的需求。信息获取的深度与广度、范围与时效性需要进一步的提高，传统的档案管理方法受到了强烈的冲击，因此，必须改善档案管理的技术和物质条件，提高档案管理的质量及效率，数字化档案管理亟待研究。

2.档案数字化概述

现如今，档案的价值越来越高，社会对档案管理的要求也越来越高了。传统的档案管理模式，归档资料多为纸质材料，立卷工作既繁琐、量又大，随着时间的推移，已经不能适应高速发展的社会。随着计算机技术的引进，不仅减少了档案工作人员的工作量，而且大幅度提高了档案工作的效率，使档案管理工作取得了较大进展。档案管理工作要做到用好、管好，需将档案管理工作与公文管理融合，做好各类信息资源的采集、整理、发放及归档工作，务必要想方设法使自身的管理水平提高，做好从传统手工管理档案的方式向现代管理方式的转变。因此，加强档案信息化建设，加快推进档案管理现代化进程，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择，档案管理数字化为档案信息资源的合理配置、科学管理，提供强有力的帮助。档案数字化是一种新型档案信息形态，它利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、云计算技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

3.大数据时代招投标档案数字化管理面临的问题

在大数据时代这一新形势下，招投标档案数字化过程面临着各种问题和压力，如何开展此项工作成为我们亟待解决的问题。一是素质需要提高。在信息化逐步加深的今天，传统档案已经无法与数字化档案相比较，在传统档案管理中，档案工作人员只要具备可胜任档案管理工作的技能即可，但在大数据时代，档案工作人员不能局限于档案的收集、管理、利用，除了需要具备专业的档案管理知识，还要掌握网络信息技术的技能，保障电子档案的可读性、完整性以及安全性。有的档案工作人员因一岗兼多职，没有足够的时间和精力从事档案管理工作，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。二是设备需要升级。在大数据时代，档案信息泛滥，档案信息资源呈指数型增长，招投标档案的数字化，在管理、收集、利用方式上发生很大的变化，具有较高的科学性及先进性。开展招投标档案信息资源数字化管理，实现海量数据中对招投标信息进行分析、挖掘，离不开软、硬件设备的支撑，但是部分单位的档案管理配套设施不足、软件开发思虑不足、性能不完善等问题，造成了招投标档案数字化管理的信息系统不规范，无法建立多层次的档案信息资源数据库，使得档案信息达不到共享性的相关要求，档案数字化管理进程推进迟缓，阻碍了档案数字化的发展。三是标准需要规范。随着信息技术的不断发展和办公自动化的普及，招投标工作产生了大量的电子文件，但在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》以及《电子招标投标办法》等法律法规，对招投标档案工作无明显规定。虽然招投标事业发展迅速，但还处于不断摸索、完善和提高的阶段，法律法规没有详细对招投标档案管理进行规定，使得各地招投标档案管理方法不一，缺乏统一的规范和标准，使之不能与当前大数据环境下对档案管理的新要求相适应，这在很大程度上抑制了档案数字化的发展。

4.大数据时代招投标档案数字化管理思考

大数据时代，我们需要用发展的眼光去认识了解招投标档案，对招投标档案数字化管理提出专业的要求和精深的标准。一是培养招投标档案数字化管理人才。在大数据时代背景下，要加快招投标档案数字化管理，根据本单位自身实际情况制定管理规范，加强组织内部的档案数字化管理，使之科学化、规范化。档案工作人员也要迅速反应，积极应对，不仅要有过硬的档案专业知识，还要提高计算机操作技术能力和信息化管理素养，只有掌握招投标业务、精通计算机操作、熟悉档案知识的档案人员，培养一批既懂业务，又懂信息技术的复合型人才，才能够应对大数据时代对招投标档案数字化管理的挑战。二是夯实招投标档案数字化管理基础。开展招投标档案数字化管理工作，是以计算机等硬件基础设施为依托，以档案软件综合管理为手段进行全面控制。大数据时代下，信息安全至关重要，招投标档案数字化管理存在两方面的隐患，即档案质量控制和档案安全控制，需要重点加强各种网络服务器设施的配置，切实解决档案网络化推广中存在的实际困难和问题，通过监控技术、网络安全技术等手段，保留检索利用日志，加强保密管理，避免信息泄漏。档案工作者需要与时俱进，熟练使用专门的操作系统软件要求，掌握网络信息技术等技能，努力成为专业的复合型人才，与此同时，档案工作者还须强化安全意识，加强权限管理，增强防御能力，为深入开展招投标档案资源数字化建设创造良好条件。三是拓展招投标档案数字化管理形式。结合招投标工作和档案管理工作以及数字化技术，积极改变传统工作模式， 采用设置专业档案管理部门，充分考虑各机构、各部门档案数据的统一性，利用CA认证技术，将CA认证应用于电子招标前期资料、电子招标文件、电子投标文件、电子招标后期资料等备案确认，解决了实名认证和行为防抵赖问题，并且根据《中华人民共和国电子签名法》的有关规定，使得这些电子资料都具备法律效力，维护了相关各方的合法权益，解决合同纠纷。同时，按照招投标档案数字化管理标准化流程，设置相应程序，轻点鼠标就可将信息统一录入，形成招投标档案数据库，实现电子文件的网上实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

5.结束语

随着社会信息化的不断加速，采用数字化管理方式已经成为招投标档案信息管理必然趋势。然而，由于多种原因，造成招投标档案信息数字化管理还存在一些问题，如何在大数据背景下，做好招投标档案管理数字化工作是我们面临的课题，将信息管理系统运用到招投标案数字化管理中，对招投标档案更好的服务社会经济发展大有裨益。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].档案信息化建设，2011（12）.

[2]王颖.信息化环境下招投标档案数字化管理的创新.黑龙江史志[J].2015（02）.

“大档案”管理体制 篇12

一、大数据时代档案管理模式已经来临

(一) 大数据已经不是趋势, 而是现实。大数据数据挖掘技术可以为实现网络信息服务的智能化、个性化与精品化提供支持工具。利用大数据信息处理技术, 可以全方位实现档案信息智能检索服务、档案信息定制与定题服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务。通过技术手段将彻底颠覆传统纸质档案在档案管理工作中所存在的诸多弊端, 从而将档案管理事业推向又一个全新的发展高峰。

(二) 任何新技术的产生都预示着新时代的来临。当海量的资料规模巨大到无法通过目前的主流软件工具在合理时间内达到撷取、管理、处理并整理效果, 就需要应用基于云计算的数据模式处理与相关的模式应用。通过数据的整合共享, 交叉复用形成的智力资源和知识服务能力实现企业与组织间的数据传输。

(三) 伴随着国家信息化建设的不断深入, 由云计算与云存储等新型的IT服务模式所直接催生的数字信息正在爆炸式增长。管理者不光需要整理巨大的、异构的文字信息, 同时还要满足现代人类对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求。所以, 传统的档案信息服务显然已经不能满足时代发展的要求。

(四) 基于大数据来临的契机和趋势, 大数据平台即可依托“政务网”、“行业专网”, 构建海量存储、分布计算、集中管理、自动调度的大型数据智能平台, 服务于各级政府、国家部委、综合性档案馆、中央企业等总部级单位。同时又能依托“公网”, 构建多样性、可定制、可扩展、经济性配置的基于公有云的数据智能平台, 服务于中小企业档案管理工作;还可依托“公网”, 构建灵活、方便、大容量的个人数据智能平台, 服务于个人、家庭。

二、大数据时代给档案管理的挑战

(一) 隐私与安全。

隐私与安全是大数据时代档案工作面临的严峻挑战, 它不仅仅是理念和技术层面, 同时也涉及法律问题.大数据时代的档案开放标准必须要严格定义.大数据系统在方便人们获得相关档案资料的同时由于大数据系统的一些特殊性使得任何档案被轻易获得成为可能.从国家层面讲, 一些国家机密档案被泄漏, 会造成国家财产重大损失, 严重的甚至可能危及国家安全.就个人而言, 一些本该属于隐私的个人信息被他人轻易得到, 会对个人及其家庭带来灾难性后果.

(二) 存储与处理。

面对呈指数增长的档案数据, 档案管理机构现有的存储设备不足以有效和完整地存储整个档案数据。即使使用云盘也无法解决这个难题。因为大数据系统需要分析所有的相关数据, 然后根据相应的算法提取出重要的信息。把TB级的数据上传到云盘需要大量的时间, 而且这些数据又是在快速的变化, 因此无法保证上传到云盘数据的实时性.同时, 云计算的分布式性质对于大数据的分析也存在问题。大数据在处理数据时需要把数据从存储点传输到处理点, 如果数据流量大会造成数据堵塞影响处理速度。一种解决方式是不需要把数据从存储点传输到处理点处理, 而是直接在存储点处理, 仅仅只是把处理的结果传输出去.但是这种处理方法需要保持数据的完整性和来源。大数据的处理需要大量的时间。为了找到适合的档案, 需要对整个数据集进行扫描, 这显然是不可能的。因此在获取和存储数据之初就建立索引可以有效地减少处理时间。

(三) 技术挑战。

①容错率:由于大数据的容错计算相当困难, 涉及复杂的算法.而且根本不可能设计出绝对安全、100%可靠的容错设备或者软件.因此, 系统主要的任务是减少失败的概率为“可接受”的水平。不幸的是, 越是努力降低这个概率, 系统的成本较高。目前, 档案系统中使用最为广泛的增加容错率的方法是将整个计算任务分配到不同的节点进行计算.其中一个节点作为观察节点, 用于监测其他节点是否正常工作.如果有错误发生, 也只有特定的节点才会从零开始。②可扩展性:在一个传统的档案系统中, 平行运算是通过昂贵的硬件来实现, 如大规模并行处理系统或对称多处理系统。而目前使用的基于大数据分析的档案管理系统是通过通用的硬件和新一代的分析软件来实现平行运算。大数据背景下的档案系统采用的是云计算, 因为云计算可以把各种不相同的工作负载聚集起来。这就要求更高层次的资源共享, 必然导致系统成本增加, 而且在大数据模式下系统出现故障的频率也会更加频繁。

(四) 大数据时代人才挑战。

移动互联网、云计算、大数据的发展, 对档案管理工作既是挑战, 更是机遇。大数据是档案人员无法回避的一道课题, 档案人员只有努力跨越这道坎, 才能进一步突显档案人员的工作价值。大数据背景下档案管理部门不仅需要掌握传统档案管理方式的人才, 也需要掌握各种技术专门人才。例如, 现代档案管理需要能够对大数据进行深度分析的高级数据分析工程师;需要精通如何申请、使用大数据分析的高级管理人才;需要大数据获取与实现的软、硬件工程师。此外, 由于现代档案的类型涵盖非常广泛, 我们生活、生产、学习的方方面面都可以是现代档案的信息来源, 那么现代档案管理工作所需的高端专业人才不能仅仅只包括软硬件工程师、数据库工程师和档案服务等人才, 同时数学家、物理学家、生物学家、医疗工作者、病例学家、社会学家等等几乎所有的与人们生活、工作、学习息息相关的各方面的优秀人才都应该是现代档案工作所需要的。随着我国信息化、网络化的加速发展, 大数据背景下的档案工作具有广阔的商业前景。

三、大数据时代给档案管理工作带来挑战的同时也带来了新的机遇

(一) 大数据的理念给海量档案信息资源管理带来了机遇。

传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位, 在大数据时代, 档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面, 从原来的以“页”“米”为统计单位改为以“GB” (千兆字节) 为统计单位。档案人员不能局限于电子档案的收、管、用, 要将更多的时间去监控电子档案的生成及保障电子档案的可读、安全性。快速增长的海量档案数据必须基于云计算平台上建设云档案系统, 实现计算资源、存储资源的动态扩展。

(二) 大数据的应用给档案数据挖掘带来了机遇。

传统的档案管理以文档管理为主, 档案基本处于被动利用, 沉淀的档案没有人去分析利用, 也没有技术工具去支撑挖掘、分析。在大数据时代, 档案系统中除了大量的文档之外, 还有海量结构化数据, 并且数据利用的效果要大于文档利用效果。档案部门在收集大数据之后, 通过主动调查利用者的需求, 建立各种数据模型, 对海量数据进行聚类、分类、相关性分析, 找到数据之间的关系, 提高档案价值, 将原来的“死档案”变成“活信息”, 为高层决策提供参考。

(三) 大数据的技术给档案管理系统可扩展性带来了机遇。

随着档案数据的不断增多, 传统的档案管理系统由于无法动态扩展, 会出现“小牛拉大车”的情况, 越来越吃力。大数据时代催生了云计算技术, 云计算可以对计算资源、存储资源进行动态扩展、按需分配。这给档案管理系统可扩展性带来了机遇, 档案管理系统只要基于云计算的技术架构进行设计, 就可以动态增加计算资源、存储资源, 满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长, 同时大幅降低IT系统投资及维护成本。

四、结论

现在的世界是一个“数据”的世界, 我们处于一个由各种数据类型组成的大数据包围之中。就信息获取而言, 大数据的兴起使我们获取信息的途径变得简单, 通过网络可以轻松得到几乎任何想得到的资料与信息。大数据是一种新的技术与新的概念, 深刻地改变着我们的思维、工作和生活方式。档案信息资源是社会信息资源体系中的重要组成部分, 其未来的发展必然要面对大数据的挑战, 也必然会改变档案事业的方方面面。

摘要：大数据是继云计算、物联网之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。随着云计算、移动互联网等新技术和新应用的不断涌现, 社会、企业每天产生大量的数据, 整个世界步入了大数据时代。大数据不同于现有的档案信息化工作, 大数据档案的管理是档案工作者面临的新课题。档案人员应认清大数据时代给档案管理带来的挑战与机遇, 主动分析, 为民服务。

关键词：大数据时代,档案管理,挑战

参考文献

[1]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商, 2012 (11) :145