档案综合管理

档案综合管理（精选12篇）

档案综合管理 篇1

为了整合企业档案资源, 实现资源共享, 提高工作效率和服务质量, 目前各企业正在进一步实施开放搞活、自主经营的方针, 以全面提高经济效益和企业素质, 并逐步发展成为真正的相对独立的经济实体。面对新的形势, 如何更好的发挥档案信息的依据作用, 为企业发展服务, 是摆在企业档案工作者面前艰巨而又光荣的任务。

企业档案综合管理, 是指按照集中统一管理的原则将企业中各种门类的档案集中起来, 在专门设立的公司领导的直属机构——综合档案室进行归档保存、分类整理开发利用管理工作。

集中统一管理档案有利于国家, 有利于企业, 有利于档案事业的发展, 是档案工作的重要原则。

企业档案综合管理, 要求各企业成立综合档案部门它在公司领导手直接领导下, 进行收集、整理和提供利用等档案管理工作。企业档案综合管理, 较一般所指的集中管理有更为明确的内涵。综合管理不仅是企业各种门类各种载体形式档案实体的统一管理, 而且要对企业全部档案进行统一分类、系统管理和整体开发利用, 它是一种把企业全部档案作为一个整体进行管理和提供利用的组织方式, 是集中统一管理档案的具体化。一方面, 它将企业全部档案予以集中管理, 统一分类, 制订统一的分类标准, 使档案管理更加规范化、科学化;另一方面, 它强调档案信息的全面开发和综合利用, 逐步建立企业的信息网络, 实现各类信息的综合一体化管理和信息资源共享, 充分发挥企业档案的功能。

首先, 《档案法》是档案工作逐步走向法制和重要标志。它不仅增强了社会的档案意识, 也为企业档案综合管理提供了法律依据。它是我国档案管理的根本大法, 也是企业档案工作的行为规范和工作指南。广大企业档案工作者应当认真学习《档案法》, 积极宣传、贯彻《档案法》, 严格依法治档, 逐步实现档案工作的整体优化管理, 才能充分开发利用档案住处资源, 进一步增强企业档案工作的自身建设与发展。

其次, 在我国改革开放的形势下, 企业管理的体制发生了深刻变化, 正在逐步由单纯封闭性的生产型企业向综合开放性的生产经营型企业转变, 逐步成为自主经营自负盈亏的社会主义商品生产者和经营者。由于企业面临瞬息万变的市场环境, 为了求得生存与发展, 必须不断引入竞争机制, 即在不断变化的外界环境中寻求并开拓市场, 提高竞争能力, 着眼于环境, 着眼于未来, 搞活经营, 重视信息的开发工作, 将其摆在适当的位置上, 作为企业管理的一项重要基础工作来抓, 是十分必要的。因为企业档案记载了本企业生产能力、经营状况及生存环境等各方面的信息, 对它进一步综合开发和提供利用, 是企业基础管理的重要内容, 是企业发展的迫切要求。企业档案实行综合管理, 为此提供了最大限度的可能性。

最后, 企业档案的综合管理也是企业档案管理升级的客观需要。企业档案的综合管理随着经济体制暴露出愈来愈多的缺点。一方面, 由于档案管理机构各自为政, 管理方法和标准不一, 装备参差不齐, 档案工作难以实现标准化、规范化, 更不便为实现现代化管理奠定基础;另一方面, 由于不同的看法和做法, 造成有的残缺不全, 有的又重复保存, 不利于保证企业档案的完整率和准确率。由于分头归口管理的组织方式, 不同的领导人可能在档案认识上存在差异, 因而也影响了企业档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案信息的综合开发利用。鉴于上述情况, 国家档案局在企业档案管理升级的考核内容与等级标准中, 作出了实行企业档案综合管理的有关规定, 为企业档案的科学化管理开创了前提, 为实行综合的整体优化管理提供了保证。不少企业领导通过升级, 认识到企业档案为决策和管理提供宝贵的依据作用和借鉴价值, 因而对企业档案及档案工作转变了态度, 增强了档案意识, 也为档案工作的发展开拓了新的天地。总之, 实践证明, 企业档案实行综合管理是可行的。

企业档案管理是企业管理的重要基础工作之一, 它是企业信息系统的重要组成部分。不断克服局部观念、封闭观念, 建立整体观念、开放观念, 为企业整体经济效益服务, 是今后相当长的一个时期内, 企业档案工作的指导思想和工作方针。企业档案综合管理涉及面广, 内容很多, 其核心可以用四句话来概括。

(一) 全面规划, 统一领导。建立企业档案的综合管理机构是实现整体优化的关键。因为用系统论的原理指导建立企业档案的综合管理机构, 实行对企业档案的整体控制, 将企业档案机构建成为本企业各种门类、各种载体的档案的保存基地和利用中心, 才能建立良好的管理秩序, 逐步实现档案管理的科学化、规范化和现代化。实践证明大型企业建立企业档案馆或企业档案资料信息中心, 中型企业建立综合档案科 (室) , 小型企业建立综合档案室, 集中统一管理企业的全部档案, 并适时提供利用, 是一种比较好的管理体制。它不仅可以确保企业档案的集中统一管理, 而且有利于精简机构, 实行优化组合。同时, 明确主管领导责任, 企业档案馆在主管领导的直接领导下, 便于和其它职能部门密切合作, 共同做好文件的形成、收集、整理、归档工作, 有利于档案工作的顺利开展。

(二) 科学管理, 制度规范。为了使企业档案工作有章可循, 有法可依, 在企业档案馆建立以后, 必须建立统一的规章制度, 作为开展档案工作的规范和标准。各企业除了根据上级下达的各项规章制度和国家标准, 还应依据本企业的具体情况, 制订切实可行的企业标准及档案管理制度与标准。比如对企业文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、统计、鉴定、利用等作出统一的规范化要求, 作为开展工作的依据和指南, 逐步做到档案的科学管理, 充分发挥企业档案的信息资源作用, 为企业改善管理、增强活力服务。

(三) 综合分类, 集中保管。在企业档案集中管理以后, 不应再是“貌合神离”, 仍然维持原来的科技档案、文书档案、会计档案等几大块, 各自为政, 而应从整体优化的指导思想出发, 从便于利用的工作原则出发, 使企业的全部档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此, 需要采用一种既能反映企业全部活动, 又能适应各方面利用需要的综合分类法, 对企业档案予以区分类别, 使其构成相互紧密联系的有机整体。目前虽然尚无统一的分类标准, 但有关部门正在或已经制订了一此试行办法。经过一段实践以后, 相信具有理论科学性和实践可行性的企业档案综合分类法必将问世, 从而促进企业档案工作的进一步发展。

(四) 全面开发, 信息共享。档案管理的最终目的是开发利用, 企业档案的综合管理为全面开发企业的各类信息奠定物质基础。综合管理后, 一方面可以集中人力、物力, 更有效地、最大限度的开发企业的信息资源;另一方面, 要逐步建立、健全档案管理的网络体系, 并作为档案信息子系统纳入企业信息系统予以管理, 以便更好实现全企业、各专业系统, 乃至全社会的信息资源共享, 为企业发展服务。

档案综合管理 篇2

本标准规定了档案管理人员的职责，档案的收集、归档等一系列的档案管理制度。

一、综合档案室的职责

1、负责贯彻执行党和国家的有关档案管理的方针、政策、法规及省市档案工作有关规定。

2、负责集中公司内部档案的统一管理和全部档案的保管工作。

3、负责制订档案发展规划和工作计划及工作总结。

4、负责制订修改档案工作制度，办法和对业务部门执行情况的监督检查。

二、综合档案的任务

1、接收、整理编号、分类保管、编制检查工具、提供利用、组织鉴定、统计。

2、指导、督促和检查各部门兼职档案员的收集、整理、移交档案工作，把好入库的质量关。

3、参加公司重要设备仪器开箱工作。

4、办理档案借阅手续，主动开展档案资料的提供利用工作。

5、按保管期限和保存价值，做好档案资料的鉴定销毁工作。

如何有效做好综合档案管理工作 篇3

【关键词】如何做好；档案；管理工作

一、提高综合工作素质

在一个单位中，要做好综合档案管理工作，那么这项工作就必须引起领导的足够重视，只有这样，这项工作才能够顺利开展。领导对档案工作的认同感决定了档案工作人员的工作态度，从而也就决定了综合档案管理工作的质量。作为档案管理的工作人员，应当尽可能发挥自己的主观能动性，做好自己的工作，让档案管理工作为单位工作的顺利开展更好地服务，让领导看到这项工作的重要性和必要性，从而重视起来。就档案的管理工作而言，工作人员的工作态度是最重要的，其次，要提高工作效率和工作质量。领导的重视程度是通过工作人员的基本工作起作用的，所以档案工作者就要发挥主观能动性，争取得到领导的重视，在日常工作中注意做到以下两点：

1、端正工作态度，做好本职工作，争取得到领导对自己工作的满意。领导对档案工作的重视程度很大程度上是取决于对工作人员的工作质量和对领导的印象上。因此，作为一名档案工作者，首先就要爱岗敬业，忠于职守，给领导留下一个好的印象。

2、加强档案重要性的宣传。在单位里，有的领导对档案的重视工作不够，他们看来档案对开展其他工作是可有可无的，是不足轻重的。这是因为他们缺乏对档案管理工作的认知度。此时，最需要的的就是档案工作者的宣传工作。工作者应该经常拿一些单位里的重要的文件资料给领导看，在领导的脑海里对档案的相关工作形成深刻印象，受到深刻的启发，在实践中加以应用。找机会跟领导谈谈档案 管理工作的重要性，最大程度提高领导对档案管理工作的认同感。

二、综合各种可利用的资源，实现综合档案管理现代化

伴随着现代社会各项工作的迅速发展，档案管理工作也随之发生了巨大变化，产生了一系列亟待解决的问题。例如，档案的数量越来越多，档案的分类管理体系越来越庞杂等。因此，现在的档案管理对管理者的要求是非常高的，时下必须采用现代化管理手段方法才能有效解决新形势下档案管理中的各种问题。

1、加强职业素质，提高管理意识

档案管理工作是一项对专业素质要求很高的工作，要求工作人员必须有过硬的档案管理专业知识，高度的工作责任感，良好的职业道德，还要有乐于奉献的精神。对于管理者来说，就要经常涉猎一些相关的资料，增长自己的知识领域，提高自身的综合素质，与时俱进，做好新时代下的档案管理工作。

2、提高自身综合管理素质

传统的档案管理方式主要是依赖手工抄写，其特点是容易操作，但是工作效率低下，而且出错率较高。随着电子技术的发展，传统的手写档案工作方式几乎绝迹，现在的档案管理工作全部依賴于计算机，这种先进的科技手段和档案管理技能到需要档案管理者去掌握和熟练运用。档案管理者要注意提高自己的职业技能，在岗位上边工作边学习，及时掌握最新的管理方法和计算机使用技巧，注意关注积累信息文化，努力使自己成长为一名综合素质高的档案管理工作人才。

3、利用现有的资源做好档案管理工作

档案汇集了大量的信息，是一种丰富的信息资源。也因此档案整理工作变得繁琐，重复工作多，劳动强度大。现在借助于计算机来处理，就变得简单的多了，而且受到了事半功倍的效果。在进行人事立卷是工作人员根据自己的习惯来将资料整理分类，虽然分类都是按照统一的标准进行的，但是由于个人主观因素的差异，会出现分来不准的现象，给立卷工作带来诸多不便。因此，计算机管理的优势就凸显出来，尽可能减少手工操作的失误，提升工作的效率。

三、加强培训的工作力度，全面提升管理工作者的综合素质

档案管理工作者的业务水平直接影响了档案管理工作的质量。档案管理者为了能够更好地适应工作的需要，就要充分发挥其主观能动性和创造性，全面提升自身的知识水平和管理的能力。为了不适应档案管理工作的变化，简化工作强度，就要转变工作观念，摒弃传统的工作方式，学习新的管理方法和运用新的管理工具。

1、增强继续教育力度

发展继续教育为进一步适应新的工作环境和工作内容。首先要解决的是要充分认识到继续教育在档案管理工作中的重要性和实际意义；其次，要适应时代发展的要求，培养一批专业的档案管理工作人才。

2、加强制度建设，建立运行机制

开展档案工作的培训的关键就是要建立一个良好的运行机制。首先要建立关于实行继续教育的管理制度，并严格实行；其次，在此基础上建立继续教育的激励和约束机制，监督和保障此机制的顺利实施。

3、开展综合培训，提高业务水平

结合个人职业素养的程度，在开展培训时要分层次、按岗位、多渠道、多形式进行。按时、按需要提供给档案工作者学习机会，尽快、尽最大程度提高其职业水平。经常普及相关知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等都会涉及到。最后还要加强科学信息知识的学习，将现代化科学技术应用到档案的管理工作中，在工作方法和途径上直接提高管理工作的效率。

四、做好档案管理工作具有重要意义

一个企业要健康稳定可持续发展，档案管理工作是一项不可缺少、不可怠慢的工作，是提高企业工作效率和工作质量不可缺少的必要条件。企业的档案记载了企业的发展历程和优秀成果，对于研究该企业的经营业绩方案和科技创新有着非常重要的借鉴参考作用。做好企业档案管理工作，首先有助于企业高管人员及时快速了解企业管理方面的基本资料，及时安排、调整、该更工作进度和适当的人员调配。其次，有助于社会各界直观了解该企业的经营发展状况，奠定一定的企业合作基础。做好档案管理工作能够促进企业自身的发展，不断增强企业在市场竞争中的优势。

结语

综合高校二级学院档案的综合管理 篇4

一、提高综合高校二级学院对档案管理工作重要性的认识

高校档案材料是高校领导和上级有关部门正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料的收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。一般而言,档案工作在各个高校都是非常重视的,不仅把档案工作列入学校工作的议事日程,而且配有专门的人员和机构设置。然而,对于综合高校二级学院来讲,情况就差别很大,存在的问题也很多。因此,我们必须提高基层领导对档案管理重要性的认识,清楚二级学院的档案是学校档案工作的一部分,其工作好坏直接影响学校的整体工作。

1、加强档案意识,建立专人负责制

通过学习与广泛宣传,使教职工都增强档案意识,形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护档案。建立健全档案的管理机构和管理网络,成立以院长为组长的档案工作领导小组,并配备专兼职档案员,建立学院综合档案室,从组织上要保证档案工作的顺利开展。

2. 档案管理要服务于学院的现实工作

二级学院的档案人员不仅要有埋头苦干、默默奉献的精神,同时应当多一些敏捷和睿智。档案是承上启下的桥梁,是继往开来的纽带。服务于现实是档案的一个重要功能,切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴,为学院工作提供参考和保障。加强档案管理可以有效地促进学院工作,对日常教学工作起到检验监督作用。

二、综合高校二级学院档案管理工作中存在的问题

作者最近对部分综合高校所属二级学院进行了深入调查研究,普遍存在以下问题[3]。

1、对档案工作的重视程度不够

长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密就行了。

2、管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后

二级学院的档案人员大多没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,就是一些归档的材料也不够真实和准确。

3、档案室硬件环境设施不齐全,制度不健全

很多二级学院没有专用档案室和足够的档案柜,有的档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。

三、加强二级学院档案的综合管理,提高办学水平和工作效率

二级学院麻雀虽小,但档案工作内容却很杂,我们必须分类做好以下几方面的工作。

1、文书档案的管理

文书档案是学院党、政、工、团等日常工作中形成的,具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料,是学院领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。

由于文书档案工作比较沉闷,职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误,从而导致了以后所用信息的错误性,影响文书档案信息的质量效果。因此,文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养,应耐得住寂寞、甘于清苦,从而确保文书档案的准确性。

2、教学档案和教师业务档案的管理

教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育研究活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料。它是高校教学活动的直接的原始记录,如教师的业务材料包括学生各科成绩分析、试卷分析、科研课题、教案检查、以及其他在教学活动实践中直接形成的声像档案材料,如教学实习录像等,这些以影像为表现形式并辅以简要文字说明的历史记录,具有纪实性、直观性、典型性等特点,是教育教学活动中有力的辅助手段,在学校档案工作中占据重要的地位。因为它们是知识和信息储存的一种形式,详细、真实地反映了高校的教学历史全貌[4]。通过抽调审阅教学档案如教师教案、实验报告、科研论文、毕业设计(论文)、试卷等,能很快了解高校教育教学工作的基本情况,同时还可作为教学管理考核的基本参照依据,是衡量一个学院办学水平的标志。

教师业务档案是指教师个人在业务活动中形成的具有保存价值的历史记录,教师业务档案是学院档案的重要组成部分。把教师业务档案保存起来不仅是学院的历史财富,也是教师个人的财富。通过业务档案,教师能看到自己在从事教学与教育科研中的成绩,从而进行更高层次的探索,激发工作热情。

3、全日制学生学籍档案的管理

学生档案是学校对学生基本信息了解的基本依据,也是学生毕业后用人单位选拔使用、培养人才的重要依据。所以,我们应完善学生档案管理的相关制度,加快学生档案计算机网络化管理的建设,充分挖掘档案的利用价值,为毕业生就业服务。

学生档案管理人员要与时俱进,不断改变观念,更新管理意识,勇于实践,敢于开拓创新,充分利用新技术、新设备,有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库,管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统,加速档案管理的现代化的步伐。

4、成人学生学籍档案的管理

因为成人教育学员多为在职在岗的工作人员,学员数量多、涉及面广,层次参差不齐。并且教育层次丰富、学习方式灵活多变,有函授、夜大、专业特色自考以及脱产、半脱产、不脱产的学习方式。因此,决定了成人教育档案内容庞杂,种类繁多[5]。

文书档案包括教育行政主管部门下发的有关成人教育工作的政策、法律、法规等文件;院校下发的成人教育教学工作、专业设置、培养计划、学籍管理以及有关规章制度等方面的文件;成人教育规划、实施计划、学员管理、时间及经费安排、奖惩措施等方面的文件。也有学籍档案,包括学员入学登记、学员学籍卡片、学员成绩总册、在校学员名册、学员学籍变更等材料。

既有教学、教务档案,包括成人教育各专业教学计划、教学大纲、教学方法、课程设置要求及安排、学期教学进度表、教材选用、授课教师资历及授课情况反馈等内容。又有招生档案,包括年度招生工作所涉及的学员报名、考试、录取、收费等方面的材料、表格,招生工作总结等材料。

还包括毕业生档案,如毕业选题答辩、毕业总结、学位评定及授予情况材料、毕业证的发放、领取签字等内容,以及毕业生专业工作情况的跟踪调查和信息反馈材料等。

5、教学设备档案的管理

教学设备,是学院的重要“资产”和宝贵“财富”。其装备程度体现了学院的“经济实力”。能否科学地管理和利用教学设备,也是高校教学组织管理水平的重要标志。因此,要管好、用好教学设备,并且加强教学设备档案的管理。对教学设备的购入、维修和使用情况建立健全档案不仅是保护学校资产的需要,也是提高教学设备效率,更好完成教学任务的必须手段。

四、结束语

面对综合高校二级学院的档案工作面多而零碎的局面,我们必须要加强对二级学院档案的分类管理,实行综合管理以适应目前高等教育快速发展的需要。因此,我们要在日常教学和管理工作上认真扎实地做好二级学院档案的收集和整理工作,优化档案管理,强化服务功能,充分发挥二级学院档案的作用,以促进二级学院的档案工作与其他各项工作协调发展。

摘要：本文就综合高校二级学院的档案工作存在的问题进行深入的探讨,认为必须提高基层领导对档案工作管理重要性的认识,对高校二级学院的各类档案实行分类综合管理,建立专人负责制,以提高高校的办学和管理水平,从而实现其科学化发展。

关键词：综合高校,二级学院,档案,综合管理

参考文献

[1]冯惠玲、张辑哲主编.档案学概论.第二版[M],中国人民大学出版社,2006.6.

[2]李云峰、袁贵芬,科学分类,努力发挥学校档案的整体效应——浅谈中小学校档案分类[J],中国科技信息,2008(3).

[3]乐利珍,浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J],科技风,2008(24).

[4]黄金莲,关于提高新建本科院校评估档案质量的思考[J],档案,2006(4).

综合档案室管理制度 篇5

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》等档案工作法律法规。

二、乡镇综合档案室由本乡镇档案管理人员专管，严格执行档案保密制度。

三、根据档案分类和保管期限规定，对室藏档案进行科学分类，并按类别和编号排列入柜，案卷要符合标准要求。

四、编制档案检索工具，便于查找利用。

五、室藏档案实行计算机管理，并使用全省统一的档案管理软件，安装档案专用软件的计算机不能对外使用，并定期进行系统备份。

六、档案装具必须是符合档案管理要求的专用铁皮柜、防磁柜。

七、综合档案室要做到防高温、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防光、防火、防磁“九防”要求。

八、实行档案查借阅登记制度，确保档案实体安全与信息安全。

九、按规定向县综合档案馆移交档案。

十、档案工作人员工作调动或离开本工作岗位时，要严格办理档案移交手续。并由乡镇分管领导负责监交。

十一、销毁保管期满档案和不归档文件材料要进行鉴定，并按规定办理档案销毁手续。

十二、保持档案库房整洁。

乡镇档案管理人员岗位职责

一、主动学习档案业务知识、积极参加档案业务培训，不断更新档案业务知识，提高业务素质。

二、制订乡镇机关立卷归档制度，监督指导乡镇机关站所于每年4月底之前完成上材料的收集、整理、立卷、归档、收交管理工作。

三、监督指导辖区内各行政村、社区于每年4月份之前完成上各类材料的收集、整理、立卷、归档管理工作，对各类档案进行科学分类、系统编目、有序管理。

四、建立档案统计制度，并于每年10月底之前向档案局上述统计年报。

五、建立档案利用登记备案制度，并向档案局上报每年档案利用效益事例。

六、按照档案移交规定范围和时限要求，向档案馆移交到期档案。

七、制定村级档案移交制度，并监督村级更换档案业务人员时，做好档案完整移交工作。

八、及时培训乡镇机关各站所、行政村（社区）档案业务人员。

九、协助上级档案部门查处档案违法案件。

十、按照档案保管期限规定，适时对室藏档案提出鉴定销毁意见，并按销毁程序销毁到期档案。

社区（行政村）档案管理人员岗位职责

一、认真学习《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》，严格遵守档案工作的各项规章制度。

二、以维护村集体利益和村民个人利益为原则，档案借阅时应当履行借阅手续，借阅者不得涂改、损毁、调换、抽取档案。

三、加强档案安全防范工作，档案保管要做到防高温、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防光、防火、防磁“九防”要求，确保档案的安全。

四、遵守档案管理的相关制度，认真履行收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

五、对档案的件宗数量、利用情况以及借阅、移交进行登记，做好基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

六、严格执行档案安全保密制度，确保档案的安全。

七、注重业务建设，积极参加档案业务部门组织的各种培训，不断总结经验，改进工作方法，不断提高业务能力。

八、建制村在撤销、合并或转为社区时，应按有关规定将档案妥善移交给本乡镇，防止档案散失。

九、按照档案价值鉴定的原则，保管期限的标准以及销毁的程序和办法，定期鉴定档案。

十、销毁保管期满档案和不归档文件材料要进行鉴定，并按规定办理档案销毁手续。

社区（行政村）档案管理制度

一、根据《中华人民共和国档案法》的规定，在本区域活动中形成的各种材料(包括图表、簿册、声像材料等)均属收集归档范围，任何人不得据为己有或拒绝归档。

二、外出学习、开会、考察等活动中带回的文件资料，应及时交档案室集中统一管理。

三、录音、录像、照片、底片等档案由具体承办人员及时编写说明（时间、内容、地点、人物、摄影者、背景等）后，向档案室移交归档。

四、档案库房要做到防高温、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防光、防火、防磁“九防”要求。

五、全部使用统一标准要求的专用铁皮柜、防磁柜。

六、每年4月份之前完成上各类材料的收集、整理、立卷、归档管理工作，对各类档案进行科学分类、系统编目、有序管理，所用档案用品要符合档案管理要求。

七、实行档案利用登记备案制，查借阅档案必须由利用者填写登记表，严格履行借出手续、按时归还。

八、利用者不得转借、涂改、拆散、损毁和遗失档案。

九、档案利用者要遵守档案安全保管制度。

档案综合管理 篇6

关键词：病理档案；教学型医院；科研信息化

随着我国医疗卫生事业的全面发展，病理科在医院工作中的重要性日益凸现，病理档案资料的规范管理已成为衡量医院管理水平的重要标尺之一。教学科研型综合性医院的研究成果与产出和转换密切相关，病理档案作为医院病案系统的重要组成部分，在医学诊断和科研工作中的地位已不可替代。因此，建立完善的病理档案管理体系可对医学诊断和科研工作产生很大的帮助，且可作为处理医疗纠纷的重要依据，维护医患双方的合法权益。

1 病理档案资料管理的重要性

病理档案资料见证了病理学科的发展，作为医院各项经营管理工作的桥梁和纽带，为医疗过程提供全面的参考并且为患者提供良好的服务。教学科研型综合性医院将教学、医疗、科研融为一体，创新性思维作为科研工作的核心尤其重视科研信息的时效性。在种类繁多的病理档案资料中，如何快速收集信息、准确分析并加以有效利用，与科研成果的产出密切相关。同时，合理整合资源，完善病理档案资料管理，减少检索时间和人力支出，也能够最大限度地发挥社会效益及经济效益，从而实现教学水平先进化、医疗服务最优化、科研速度最大化三大目标。

2 病理档案资料管理的特点

病理档案资料作为一种特殊的医院档案有其专属的特征。首先，病理档案资料管理专业性强。在大型综合性医院，每天都会产生大量的病理资料，主要包括：（1）文字资料，如病理检查申请单、报告单等；（2）组织蜡块；（3）病理切片，如常规切片、冰冻切片、免疫组化切片等；（4）病理标本，如大体标本及法医尸体解剖标本等。基于病理工作具有较强的专业技术性，其涉及到的多种档案资料亦要求有相关专业知识的人员进行指导性管理。其次，病理档案资料管理具有保密性。病理档案的收集整理过程需要严格遵守档案信息的保密法，这不仅仅是维护患者的隐私，更重要的是作为维护知识产权的一种有效的手段，提高病理档案资料的社会价值。最后，病理档案资料具有一定的时效性质量管理记录保存期限至少为2年。病理科应当加强对病理档案的保存和管理，其中病理切片、蜡块和阳性涂片保存期限为15年，阴性涂片保存期限为1年，组织标本保存期限为报告发出后2周[1]。因此，对于部分达到规定时间的资料需要及时清理并做好记录。具有教学和科研价值的特殊病理资料做好长期保存的措施，标本的制作尽量保持原状，归档完整的病理信息，提高科研与教学效率，发挥病理档案资料的社会效益。

3 病理档案资料管理常见问题

3.1 病理申请单常见问题。病理申请单作为医疗文书具有重要的法律效力，且其填写的完整性准确性直接影响病理诊断的结果继而决定患者治疗方案的制定。然而，部分临床医师认真程度不够或者缺乏专业基础理论，造成申请单中出现内容不合格现象：填写不完整、患者年龄未填写、字迹潦草难以辨认、手术记录不全、诊断术语不规范等。因此，病理技师在接标本时要认真审核申请单，并且及时与临床医师沟通，对不合要求的申请单退回修改，保证病理医师做出正确的诊断。

3.2 病理切片和蜡块常见问题。病理切片和组织蜡块是病理诊断最直接的依据，同时用于病理诊断、科研、教学及会诊等。对于有争议的病理报告或者疑难病例，需要调出切片或组织蜡块进行科内讨论、外院会诊或者远程网络会诊。因此病理切片和蜡块的制作质量与保存完整程度直接影响着病理工作的进程。然而，在临床工作中依然存在一些问题。大多数塑料包埋盒的序号码模糊不清、蜡块干裂、蜡块丢失，尤其是包埋组织塌陷情况普遍存在；载玻片上序号大多采用手写，操作中辨认不清，部分切片存在粘连、污染、破损等问题；封片时间过长导致组织收缩甚至出现裂痕或者部分细胞核吸收空气中的水分导致透明不良出现“黑核”。由于管理中出现的疏漏亦有快速玻片丢失、借出玻片过期未还等现象。

3.3 病理报告单中常见问题。病理学检查的结果最终要体现在病理诊断报告书中。因而，病理诊断报告书是一份具有法律效应的重要医疗文件。病理报告单存在的主要问题有：病理医师字迹潦草、医用术语不规范、格式不统一、语言组织能力差；光镜下组织学或细胞学改变的描述过于简单；重点不突出，没有将肉眼检查所见与镜下表现相结合；文字报告单存放不当，造成字迹模糊和回潮等现象。近年来，随着档案资料向数字化信息化方向发展，运用切片扫描仪和计算机软件将切片图像信息扫描入电脑，在带来方便的同时出现图片采集不清晰、采集病变部位有误等现象。

4 优化病理档案资料管理的建议

4.1 加强病理档案资料管理意识。国家和卫生部明确规定档案管理的要求，病理科必须建立档案管理库房，适应医院开展医疗科研活动的需求[2]。目前，国内各大医院在病理档案资料管理过程中只是作为资料文档记录，重心放在临床病理诊断上面，对档案的管理工作重视程度不足。另外，大多数医院还未将病理档案管理纳入医院考核与责任管理中。作为教学科研型医院要从思想上加强对病理档案资料管理工作的内涵与重要性的认识，引起对病理档案管理的高度重视。做好病理档案的信息化建设，不能只处于资料的简单录入、查询等阶段，要为科研、教学、临床及患者提供重要参考，临床科研分流管理，合理开展档案借阅查询制度。必要时对病理档案资料管理人员进行专业的培训，提高管理人员的专业能力，熟练使用各种现代信息工具，为专业、系统做好病理档案资料管理打下坚实的基础。

4.2 规范病理档案资料管理制度。规范的管理制度是做好病理档案管理工作的保障，在病理档案管理的各个环节都应有科学统一的规章制度保证操作的规范性。（1）病理档案资料种类繁多且不易保存，对保存档案的室内环境要求较高。保持干净整洁，做好防火、防虫、防霉等措施，温湿度保持适中，确保档案的长期保存和有效管理。（2）制定严格的归档移交制度。申请单、报告单等文字资料统一记录格式方便查阅，组织蜡块及玻片的接收移交归档都应做好相关记录，有专人负责，责任到人。（3）完善借阅使用管理制度。近年来对教学及科研的重视程度不断增加，在不影响临床工作的同时满足教学科研的需求成为亟待解决的问题。建立严格的借阅制度和方法，提出书面申请并携带有效证件才可以借阅；定期对收录数据进行安全备份，优化病理档案利用率。由此一来，临床医生可以对近期的病人信息进行查询，而需要借阅更早时期或者大量标本的科研人员则可通过获取访问权限定位所需内容，信息分流，最大程度地优化病理档案利用率。（4）制定合理的档案保存制度。使用后的组织、蜡块、玻片要合理保存便于日后查阅。病理诊断发出一个月后不存在争议的组织标本由专人处理，做好相关记录。对于比较罕见或特殊的病例可制成标本长期保存，供教学和科研使用；已判阅过的切片进行低温烘烤后排列在玻片柜中保存，免疫组化切片与常规切片放在一起，其他切片（科研、会诊、读片、骨髓、细穿刺切片等）单独保存，便于查阅和使用；用石蜡封存使用之后的组织蜡块，切忌暴露在空气中，排列在蜡块柜中保存便于索引。（5）制定档案保密制度。相关档案管理人员要具备良好的职业素养，做好病理资料的保密工作，保护患者的隐私同时加强知识产权的保护。病理医师签名之后的报告单不可随意改动，同时要保证电子档案的信息、图像采集的安全性，不可随意篡改。

4.3 提高病理档案资料管理信息化水平。随着计算机软件的大量运用，建立规范的电子病理档案管理模式在档案管理工作中扮演重要的角色[3]。病理信息系统的建立极大地方便了临床医师与病理医师之间、病理医师与患者之间的沟通与交流。日常工作中应严格按照数据库工作流程将各种信息资料输入电脑。就目前而言，信息化尚不能完全代替传统蜡块、玻片的存在，在实现电子病理信息资源在计算机网络环境下运转的同时，继续保存传统的纸质档案和玻璃切片、蜡块档案这样既可以解决电子病理档案的提供利用和资源共享问题，又解决了归档病理档案的凭证问题[4]。

5 结语

病理学是一门形态学科，其档案资料保存是一项日积月累的系统工程，需要病理档案管理人员较高的专业素养和耐心细致的工作态度。目前，大多数医院在病理档案资料的交接、制备及保存过程中存在一些问题。传统的病理档案资料管理模式已不能适应教学科研型医院的发展。为提高病理档案管理的质量，应加强档案管理人员的档案管理意识，规范病理科档案管理相关制度，同时将传统管理方法与信息化资料管理相结合，进行结构优化和有效的资源整合，使病理档案资料最大限度地为临床、教学、科研服务，发挥科研型综合性医院的最大优势，为社会及患者做出最优的服务。

参考文献：

[1]张丽荣，闻春艳，杨华.病理档案管理中的问题及其对策[J].诊断病理学杂志，2011，18（4）：275+292.

[2]任兵.加强病理档案管理提高病例工作质量[J].兰台世界，2012（12）：47.

[3]毕琨艳.浅谈医院档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2015，18（21）：206～207.

[4]丽君，赵杰.浅谈电子病历档案管理[J].档案与建设，2009（6）：54.

浅谈企业档案的综合管理 篇7

一、档案管理工作存在的问题

1、企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在公司领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动, 一次考试在进行, 整个过程加班加点, 在短时间内取得了一定的效果, 但达标以后, 就出现后力不足, 没有长期性和连续性, 再由于部分人对档案综合管理的参与程度不够, 对档案在企业中的重要作用的认识不足, 造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

2、档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范, 在收集过程中, 制度形同虚设, 档案收集考核不明确;二是档案整理不规范, 随着房地产业近几年飞速发展, 新档案人员不断进入, 档案人员的专业素质参差不齐, 在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷, 卷内目录与实际整理文件不相符, 卷内资料漏失现象比较普遍。此外, 在立卷时间上, 有时会累积起来一次立卷, 既不符合事毕立卷要求, 又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在, 在行政上无法对各大部进行管理, 在进行这项工作时, 须向主管领导汇报, 但主管领导一般都是兼任, 本身的各项工作时间都较紧张, 档案人员要想向领导说明一项工作较为困难, 各项工作开展起来也较为困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧, 借出的档案没有按期归还。

3、缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前, 一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法, 档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后, 给档案工作带来消极后果, 主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识, 财力投入少;二是一些企业虽然购买了不少先进的档案管理设备, 但由于档案管理人员操作不熟练, 导致先进设备没有起到先进作用。三是, 领导重视不够, 虽有微机和档案网络, 但档案并没有录入电脑, 还按手工在进行工作。

二、档案工作存在问题的解决对策

1、档案工作要有计划和目标。

档案工作要想取得长远的发展, 必须增强档案工作的主动性、前瞻性, 制定出有指导性的档案发展规则。为此, 领导干部要意识到档案工作的重要性, 把档案工作提上工作日程, 研究及过问档案的具体工作, 要结合当今数码技术及网络发展的新趋势, 加大技术投入, 制定出既符合档案管理要求, 又有合乎实际的工作计划。

2、加强档案基础工作, 按时完成上级部门的档案工作。

在档案基础管理中, 要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作, 从领导机制到管理体系, 从规章制度到档案管理, 在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法, 为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。

3、加强培训力度, 努力提高档案管理人员的素质, 建立健全相关管理制度。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量, 提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。管理制度方面, 笔者认为:一是要明确档案管理负责人, 专职、兼职档案员的岗位职责, 形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度, 按照《企业档案管理标准》的要求, 依据《档案法》有关规定, 结合本企业实际编制各种规章制度, 并在实际工作中不断进行完善, 对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求, 加强对各个环节工作程序要做出明确规定。

4、搞好档案的信息化建设, 促进档案资源的充分利用。

运用高新科技对档案工作进行创新、改造, 适应档案信息化建设的新要求, 是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势, 应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新:一要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理, 提高档案工作效率;二要借助系统本身的局域网络, 开发网上档案业务, 实现档案信息资源共享。

5、增大档案宣传力度, 增强全员档案意识。

一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;二是在本单位的半年、年终工作会议上, 由办公室提供材料, 将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;三是档案室要办好自己的宣传栏, 大力宣传档案的作用及重要性。四是增加《档案法》的宣传力度, 要全员懂法。

三、结语

对企业档案综合管理的探讨 篇8

1 目前企业档案存在的问题

1.1 企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动, 一次考试在进行, 整个过程加班加点, 在短时间内取得了一定的效果, 但达标以后, 就出现后力不足, 没有长期性和连续性, 再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够, 对档案在企业中的重要作用的认识不足, 甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方, 档案室在某些人眼中成了废纸仓库, 造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

1.2 档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在:a.档案收集不规范。在收集过程中, 制度形同虚设, 想交就交, 不想交就不交, 档案收集考核不明确;b.档案整理不规范。企业近几年发展较快, 新档案人员不断进入, 档案人员的专业素质参差不齐, 在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷, 卷内目录与实际整理文件不相符, 卷内资料漏失现象比较普遍。此外, 在立卷时间上, 有时会累积起来一次立卷, 既不符合事毕立卷要求, 又不利于查找利用;c.档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在, 在行政上无法对各大部进行管理, 在进行这项工作时, 须向主管领导汇报, 但主管领导一般都是兼任, 本身的各项工作时间都较紧张, 档案人员要想向领导说明一项工作较为困难, 各项工作开展起来也较为困难, 现在某些部门自设资料库, 给档案的综合管理也造成困难;d.档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧, 借出的档案没有按期归还。

1.3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

档案管理手段的落后, 给档案工作带来消极后果, 主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点:a.部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识, 财力投入少;b.一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备, 但由于档案管理人员操作不熟练, 导致先进设备没有起到先进作用。c.领导重视不够, 虽有微机和档案网络, 但档案并没有录入电脑, 还按手工在进行工作。

2 档案工作存在问题的解决对策

档案虽然是一个庞大的信息库, 但它是一种原生的信息资源, 各种信息零散地储存在众多的单堆资料中, 只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用, 实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作, 为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用, 才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

2.1 抓好组织建设, 完善管理制度, 做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。a.成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组, 协调各部门间的档案工作, 为档案工作的综合管理提供组织保障;b.把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程, 年初有部署, 年底有总结, 平时有检查指导, 并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导;c.完善档案管理制度, 确保档案管理工作协调发展, 档案部门做到统一领导、统一制度, 统一规划计划, 统一检查指导和统一培训交流。

2.2 档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展, 必须增强档案工作的主动性、前瞻性, 制定出有指导性的档案发展规则。为此, 领导干部要意识到档案工作的重要性, 把档案工作提上工作日程, 研究及过问档案的具体工作, 要结合当今数码技术及网络发展的新趋势, 加大技术投入, 制定出既符合档案管理要求, 又有合乎实际的工作计划。

2.3 加强档案基础工作, 按时完成上级部门的档案工作

在档案基础管理中, 要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作, 从领导机制到管理体系, 从规章制度到档案管理, 在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法, 为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用, 重在管理, 对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行, 按时完成。

2.4 加强培训力度

努力提高档案管理人员的素质, 建立健全相关管理制度, a.要明确档案管理负责人, 专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员, 负责本部门档案的收集、整理归档工作, 形成覆盖企业的档案管理机制。b.建立健全档案管理制度, 按照《企业档案管理标准》的要求, 依据《档案法》有关规定, 结合本企业实际编制各种规章制度, 并在实际工作中不断进行完善, 对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求, 加强对归档范围、保存期限, 保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事, 以确保档案的安全, 档案管理工作中的各项规章制度要上墙, 保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量, 提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能, 提高业务素质和工作能力, 加大档案业务培训工作开展的力度, a.要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班, 举办档案管理培训班, 新人进入要进行岗位培训。b.要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习, 使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训, 档案信息化是档案现代化的必经之路, 要想指导档案管理充分发挥好, 首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识, 达到灵活运用, 并掌握所应用的系统软件的功能。c.加大档案工作规范化管理力度, 把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核, 档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩, 能够有效地促进档案工作管理水平。

2.5 搞好档案的信息化建设, 促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造, 适应档案信息化建设的新要求, 是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势, 应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新:a.要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理, 提高档案工作效率;b.借助系统本身的局域网络, 开发网上档案业务, 实现档案信息资源共享。

2.6 增大档案宣传力度, 增强全员档案意识

a.积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;b.在本单位的半年、年终工作会议上, 由办公室提供材料, 将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;c.档案室要办好自己的宣传栏, 大力宣传档案的作用及重要性;d.四是增加《档案法》的宣传力度, 要全员懂法。

档案管理的目的, 在于服务和利用, 因此要增强档案工作与生产发展的贴近度, 根据发展需要, 可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等资料, 更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能, 为生产部门提供更好的服务。

结束语

企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证, 在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用, 我们应重视这项工作, 使档案工作再上新台阶。

摘要：企业档案是企业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。通过对企业档案管理中存在问题的分析, 提出了相应的解决对策。

谈对学校档案综合管理的认识 篇9

1. 对学校档案进行综合管理

第一, 要建立综合档案室, 将文书档案、教学档案、政教档案、科技档案、会计档案、声响档案、基建档案、荣誉档案等进行统一管理, 让学校档案与学校发展同步进行。

第二, 要用活档案, 服务学校, 注重档案的开发利用工作, 边整理边开展服务, 而学校档案实行综合管理又有利于全面, 系统地提供利用, 能起到省时省力的效果。

第三, 要在各项工作中充分利用档案资料集中后的丰富档案信息资源, 体现档案信息的整体优势和潜在价值。

第四, 要确保年度归档文件按时归档, 做到收集齐全完整, 分类明确, 排列科学合理, 编目清晰, 实现学校档案管理的系统化和规范化。

加强学校档案综合管理, 首先要在思想上重视。领导要把档案工作摆到议事日程上, 做到思想发动, 组织落实和目标管理“三到位”。思想到位是指, 针对有些教职员工对档案意识不强, 轻视档案管理的倾向, 加强对学校档案管理人员的爱岗敬业教育, 帮助解决实际问题和困难。组织到位是指, 要通过各项组织落实措施, 使学校档案工作有人管, 有人抓, 每个科室部门, 要有明确分管领导, 确定学校档案管理人员, 逐步形成比较健全的档案管理网络。

目标到位是指, 要通过目标责任制考核, 将档案工作纳入学校的发展规划和年度工作目标以及有关人员的岗位职责, 使学校档案管理工作做到有布置, 有检查, 有总结, 有表彰。

2. 要提高教职工的素质。

要加强学校档案综合管理, 适应新时期教育事业发展需要, 必须采取各种切实可行的措施, 大力提高学校档案人员的队伍素质, 总的要求是:政治强、业务精, 作风好, 重学习, 顾大局。学校管理的目的在于保证提高教学水平, 教书育, 更好地为国家培养合格人才。

档案专业人员必须有高度的政治责任感, 不论遇到什么困难, 指导思想不变, 为教育教学服务的宗旨不变。

3. 档案人员要更新观念, 解放思想, 大胆实践, 勇于创新, 是

学校档案目前要解决的问题。要改进学校档案管理手段, 特别是随着科技的发展, 解决好, 由纸质档案向电子档案的转化。我们不能安于现状, 墨守成规, 因为这是不符合时代发展的要求, 也不符合学校档案工作的实际。

因此, 我们要与时俱进, 站在时代的前列, 认清学校档案管理发展方向;掌握和了解学校档案工作现状, 确定发展的路子;大力倡导和鼓励爱岗敬业, 勤奋钻研的精神, 立志岗位成才, 立足岗位出成果;积极培养和发掘既懂政治又懂业务, 一专多能的档案管理人才。

4. 要热爱档案事业。

档案事业是造福子孙后代的大事业, 为了能给后代留下一份宝贵的文化遗产, 档案工作者应该有一种历史责任感。踏踏实实工作, 甘于清贫, 淡泊名利, 献身学校档案事业。学校档案是学校发展轨迹的载体, 是学校管理的依据手段和基础, 抓好学校档案管理工作是提高学校管理工作, 提高办学效益的重要措施。因此, 我们一定要做好一下几个方面的工作:

(1) 提高教职工的整体认识, 切实把学校档案管理工作作为一项重要工作来抓。

(2) 明确学校档案管理的重点, 不断促进学校档案管理的规范化、制度化、科学化。

(3) 全面推行电子档案, 尽快实现学校档案管理信息化, 现代化。档案之所以珍贵, 是因为档案真实、可靠, 是因为档案是最原始的历史记录。因此, 坚决维护档案的真实性, 维护历史真迹也是我们档案工作者义不容辞的职责。

5. 要建立学校综合档案室, 这是档案事业发展的必然产物。

推行学校全部档案综合管理, 既体现了集中统一管理原则, 又有利于学校统筹安排人、财、物, 完善学校档案管理体制, 改善学校档案管理条件, 更有利于学校作用的发挥, 便于学校档案信息资源的综合开发利用, 为学校各项工作服务提供便利。

总之, 开发档案信息资源, 提高档案利用效率, 充分发挥档案管理在学校中的价值是一项长期而持久的工作, 需要我们档案工作者多角度、多方位、多渠道的持之以恒的努力工作, 才能真正为学校快速发展提供优质服务。

参考文献

[1]周静.试论新时期的档案信息资源的管理与开发.2007 (8)

监狱综合档案管理现状分析与思考 篇10

一、监狱档案的内涵外延

监狱综合档案是指在监狱机关执法活动中, 在监管改造、生产经营、队伍建设、布局调整、综合保障等工作中形成的应当归档保存的文件、押犯分析报表、基建图纸、财务账目、报告材料、影像资料等综合性内容。根据监狱工作特点, 监狱其他档案包括科技档案、干部人事档案、职工档案、押犯档案、设备档案等外延内容。

根据监狱档案分类内容来看, 综合档案主要应包括文书档案、基建档案、影像档案、财务档案等。其中:文书档案是监狱在执法活动中形成的文件、制度、信息、其他资料等内容, 并此次延伸出的机构设置、组织沿革、大事记等案卷。基建档案是监狱在布局调整过程中形成的以施工图为核心, 狱墙、监舍、厂房、职工宿舍等建设、维修案卷。影像档案是监狱形成和发展历史过程中, 拍摄、录制的关于领导关怀、罪犯改造、项目竣工、警察职工文体活动等案卷。财务档案是监狱在财政拨款和罪犯劳动改造中形成资金预算、使用、财务往来等形成的凭证案卷。

二、监狱档案的主要特性

监狱机关工作性质的特殊性决定了它与其他机关档案工作的不同。这一特殊性影响到监狱各类文件的归档时间与归档范围的确定与选择, 影响到档案的收集与质量、更影响到档案价值的开发与利用。

(一) 及时性

监狱档案的归档时间的选择十分重要, 不宜过早和过迟。归档时间过早, 各项工作还未完全结束, 无法保证归档文件的完整性和系统性;归档过迟, 会造成部分文件的丢失, 载体损坏, 严重的情况下还会导致失密、泄密的事件发生。

(二) 关联性

监狱档案的形成不是一般文书的简单集合, 而是通过分口、流程、时间关系形成的有机整体。同时再按照组织结构将一个分口工作划分成更细致的程序和环节, 再将这些程序和环节组成一个或多个案卷。

(三) 完整性

监狱档案是否完整, 直接影响和制约着档案工作水平的高低。完整性不仅仅体现在归档文件和资料的无一缺失, 更重要的是体现在文件资料的准确和系统。准确性是监狱档案的命脉, 系统性是对监狱档案工作的本质要求。

(四) 服务性

档案工作的根本任务是实现有效利用。监狱档案是记录监狱执法过程中, 教育改造罪犯而形成的罪犯管理、劳动生产、队伍建设等活动的文件集合, 必然要为监狱的执法工作和文明进程服务。

三、监狱档案管理的现状分析

现阶段, 档案硬件水平的提高并不代表整体工作的提升, 根据对本狱和系统内兄弟监狱档案工作的了解与考察, 认为监狱档案管理在形成、积累、收集、整理等方面仍存在不可忽视的不足。

(一) 管理条件滞后

表现在软件上, 一是个别档案工作者思想方面有差距, 对监狱档案工作的认识不足, 仅限于完成工作, 不顾工作质量, 更不用提开拓创新;二是制度建设方面也不够健全, 缺乏相应的管理措施和管理办法;三是在人员配备上, 监狱在警力配备、待遇分配上, 注重倾斜执法一线警察, 档案管理人员的编制不足, 心理失衡;四是档案专兼职人员缺少培训, 缺乏一些必要的业务知识和基本业务常识, 导致工作效率不高。表现在硬件上, 对现代化的档案管理设备投入较少, 空缺大, 或者设备落后, 难以开展档案信息化建设, 影响监狱档案的开发和利用。

(二) 归档时间随意

特别是一些上级下发的文件资料由于在各部门传阅过程中, 经过的人手多, 部门多, 在收集归档时导致文件资料长时间不具备档案条件而分散保存, 进而导致部分文件丢失, 载体损坏。另外, 一些图片视频资料也分散在各个部门, 因没有相应的制度进行约束, 工作人员忙于其他工作, 来不及整理、核对, 使归档时间不统一, 造成了不可复制影像资料丢失较多, 留下遗憾。

(三) 分类管理模糊

受执法分口影响, 分类中经常会遇到些条目交叉, 内容模棱两可的问题, 另外随着科技管理手段的增加, 监狱档案将纸制文件转成电子文档, 也应分门别类地刻录成光盘保存, 但由于档案管理人员或受文化、知识水平限制, 或认识不到位, 难以辨析厘清分类, 不能很好提供检索功能, 给查询带来不便。

(四) 资源难以共享

归档资料的服务性是监狱档案的生命和价值所在, 确保档案资源共享是实现档案功能利用的有效途径, 但这种价值需要通过应用开发才能实现。受监狱工作条件限制, 目前大多数单位都未能实现档案资料网络化查询, 部门之间查询资料凭证或具体数据, 利用图片视频开展宣传, 仍停留在原始的入库查档水平, 难以实现资源共享。

四、提高监狱档案工作的几点思考

监狱是关押罪犯重要场所, 主要承担罪犯的教育改造任务。监狱档案的形成、积累、收集、整理、利用工作至关重要。如何对监狱档案中存在问题有的放矢地进行纠正, 进一步提高监狱档案管理水平, 发挥出更大利用价值呢?

(一) 加强观念更新, 树立学习意识

档案管理人员必须首先树立强烈的敬业意识和大局意识, 应具有正确的价值观, 良好的职业道德, 积极主动开展工作。树立终身学习态度, 用现代管理学方面的知识武装自己, 不断优化自身的知识结构和能力结构, 提高业务素质和管理水平。同时不断学习现代办公技术, 努力驾驭信息时代档案工作的电子化、网络化管理, 以适应信息化社会对档案管理人员的要求。

(二) 强化制度建设, 完善管理手段

要应对监狱档案归档移交和接收、管理、利用等存在的管理漏洞, 健全制度, 明确规定, 做到归档有时间、立卷有标准、借阅有规定、库房管理有措施。同时, 不断加强档案管理的软硬件建设, 一方面重视档案管理人员队伍建设, 通过多种渠道和途径对他们进行培训和指导, 不断提高其业务水平, 一方面加大投入, 配足配齐档案管理设施, 特别是在软件开发和利用上下功夫, 增强档案管理的时代感。

(三) 填补管理空白, 增强利用实效

监狱档案具有深厚的历史底蕴, 有着丰富的文化内涵, 是建设和推进国家法治建设的实证记载。因此, 监狱机关要认真梳理入档内容, 按照监狱工作特点和分口职能, 厘清分类, 特别是要注重实用性和前瞻性, 进一步建立完善检索目录体系, 实现从档案收集到知识积累的创新与拓展, 通过简捷清晰的分类, 快速查找所需内容, 增强利用实效, 提高工作效率。

(四) 树立大档案意识, 实现资源共享

随着网络信息化建设的发展, 监狱机关应树立“大档案”意识, 将监狱档案信息系统列入监狱信息化建设的整体规划, 研究提出系统建设指导方针、中长期目标、阶段任务、标准规范、实施方案等;建立档案信息化交流平台, 一方面按执法体系扩大档案内涵收集范围, 另一方面拓展档案外延联网对象, 设计专门的档案共享软件提供支持, 将没有密级的文件和资料纳入系统, 充分发挥档案的实用性和服务性, 形成监狱“大档案体系”和“一站式查询”, 最大限度地挖掘出档案利用潜力, 用现代化的科技手段提高监狱档案管理水平, 发挥监狱档案工作的更大作用。

摘要：本文通过对监狱综合档案的内涵外延和特性分析, 结合档案管理工作中存在的一些问题, 力求摸索出监狱档案工作的普遍性规律, 为监狱档案管理工作上新台阶出谋划策。

档案综合管理 篇11

关键词：教学档案管理 灰色聚类挖掘 综合评价

在挖掘数据过程中主要是从大型的数据库以及数据仓库中不断的发现，同时将其潜在信息或者知识提取出来，它的基本目的是对分析人员提供一定的帮助，探索各个数据间存在的关联性，发现被人们所忽略掉的要素，上述所述的信息对于趋势与决策行为的预测是非常有利的。数据实际挖掘过程中经常采用的方法是从数据库事务中查找出关联性原则。而聚类分析方式又是数据库挖掘中运用最为广泛的一项重要的技术手段，同时还是数据挖掘技术的一个分支。本文首先分析了灰色聚类挖掘算法，其次采用实例对高校院系级教学档案管理综合评价进行了论述，以供参考。

1、灰色聚类挖掘算法

这里所说的综合评价，实质上指的是对诸多属性体系结构所描述的对象系统进行全方位的评价。综合评价的方法非常多，不过由于它们的实际出发点都不相同，并且处理问题的思路也不尽相同，相互之间都存在着优点与缺点，因此，当发生综合评价问题时，人们经常不知道选择哪一种方法比较好，对于评价结果的可靠性也不清楚。一般情况下，在高校院系级教学档案管理的综合评价中，人们比较重视的是教学档案管理具有的综合评价等级，所以，笔者认为，采用灰色聚类挖掘算法较为合适。

数据挖掘处理过程中，最为重要的一个环节就是数据挖掘算法，其主要是通过灰色聚类挖掘算法及在数据仓库中所提取的数据进行的，我们能够明显的看出该组织中存在的个体类型，同时它还能准确的判断出一个个体在这些类型中属于哪一类。灰色聚类实质上就是把聚类对象对于各项聚类指标，根据几种灰类进行分类，从而准确的判断出这一聚类对象具体属于哪一类。应将各种需要进行综合评价的个体作为聚类对象，将各项评价指标作为聚类指标，及时有效的处理好各个个体指标的原始数据，然后对各个灰类区间进一步确定，并且提出白化权函数以及白化权系数，最后一步是将个体属于某一灰类的灰色聚类系数矩阵全面的计算，以此得出这一个体属于的灰类，从而获取到不同样本的实际灰类和评价等级结果。将需要预测的样本和数据仓库中已经分类的模式间进行全面的比较，得出这两者间的实际距离，这样就能够获悉到此样本与哪种模式相近，然后根据该模式的整体情况对其结果进行预测，进而获取到待识别样本的分类等级。

2、高校院系级教学档案管理综合评价实例

结合评价的实际目的，将教学档案的收集、整理、鉴定、利用、保管以及統计这六方面的要素作为评价指标体系。为了使得讨论更加的方便，本文主要通过七个教学单位的教学档案管理情况，有机的结合了专家评分及自我评分，计算出平均分数，获取到的评分结果原始数据。

有效的处理原始数据矩阵，使其趋于标准化，然后通过灰色聚类算法，结合Matlab程序将最后的结果计算出来，具有较好综合评价结果的是院系1、院系4以及院系5；中等水平的是院系2和院系3；综合评价结果最差的是院系6与院系7。从最后计算出的结果中可以明显的看出，院系1、院系4、院系5的教学档案管理水平较好；院系2和院系3的教学档案管理水平一般；而院系6与院系7的教学档案管理水平是最差的。通过这样的一种方式，能够得出好、中、差的聚类中心，数据仓库的分类模式就此形成。从待评价样本的预测方面考虑，带预测样本应与数据仓库中已经分类的模式进行全面的比较，得出它们之间的距离，以判断出此样本与哪种模式更相近，最终获取到待识别样本的分类等级。本文主要对灰色聚类数据挖掘在高校院系级教学档案管理综合评价中的应用情况进行了一番论述，可以明显的看出，其可以采取聚类的方式对高校教学档案管理进行全面的分析，从中发现教学档案管理的类型，其对于高校档案管理具有重要的理论与指导意义。作为高校系级教学档案管理人员，应围绕着科学评估与分析，结合实际情况，确保教学档案管理工作具有较高的水平。

3、结论

综上所述可知，通过对教学档案管理各项程序进行加工后的教学档案，不仅使其呈现出了清楚的编目、使用简便以及内容丰富等优势特点，而且还将该系教学工作实际情况全面的反映了出来，我们应全面的利用其具有的优势，以提高教学工作水平。只有通过这样的方式，教学档案的功能作用才会进一步提高，教学档案建设的最终目的才会得以实现。不过，在应用灰色聚类挖掘评价方式时应对三方面的事项加以考虑，一方面，评价的因素不能过多，不然，评价者难以对全部评价因素进行全面的理解，最终使得所获取的数据不具备高质量；另一方面，参加评价的对象不能过多，不然重复的操作以及繁重的负担将使得评价者反感行为的发生；此外，评价先导工作必须完善。由于笔者能力有限，本文的论述还不是很全面，希望同行们提出宝贵的意见或建议。

参考文献：

[1]吴正霞,周怡.教学评估与高校教学档案管理[J].西北医学教育,2007年02期

[2]彭韶霜.高校教学档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界,2007年14期

[3]底红艳.对高校教学档案管理的几点认识[J].晋图学刊

浅谈医院综合档案管理现状与对策 篇12

1. 医院综合档案管理工作存在的问题。

(1) 在实际调查中发现, 医院综合档案室管理人员多是兼职的, 隶属办公室管理, 常因兼职过多而无法将全部精力放在档案业务工作上, 更无法按计划进行日常档案管理工作, 使医院综合档案管理工作常处于应急、应付和被动工作的状态。 (2) 医院重病历档案, 轻综合档案。病历档案对医院有着特殊意义, 它是医院医疗工作的重要依据, 又是科研的好材料、教学的好教材、职称晋升的好素材。因此, 医院在病历管理方面从人力、物力、财力上都投入很大, 有足够的专业人员管理, 能及时对病历档案进行收集、整理、分类、编码、归档、保管。对于综合档案中的文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案等档案的重视程度, 则远不如病历档案。 (3) 档案管理制度不够健全, 执行力度不够强。有的科室为了自己方便任意扣压或丢弃使用完毕的文件材料, 使重要文件材料不能及时收集、整理、归档保存, 造成文件材料难收集, 难以达到齐全完整。 (4) 档案管理办公室、阅档室、库房和装具严重不足, 造成该归档的无法接收归档, 同时造成文件材料不能及时收集、整理, 随意乱堆乱放, 有些文件材料出现损毁、丢失现象。

2. 对策。

(1) 加强宣传, 提高全员档案意识。宣传档案要抓住一切可以利用的机会, 不断更新宣传手段、内容、形式, 增强宣传吸引力。在充分利用院刊、《医院志》、医院内外网和多媒体技术等先进的科技手段, 将医院档案信息在网上发布的同时, 宣传《档案法》和《医药卫生档案管理暂行办法》等法律法规, 加强全员法制观念, 提高全员档案意识, 尤其是提高领导的档案意识, 使他们认识到综合档案的重要性和潜在价值, 意识到档案是医院管理工作的重要依据, 是重要的信息资源, 档案管理的好坏是一个单位管理水平的体现, 领导重视是搞好档案管理工作的有力保证。 (2) 加强学习, 培养高素质档案管理人员。医院专业档案管理人员十分匮乏, 要想管理好医院综合档案, 医院领导应重视档案人员的素质培养, 将档案管理工作纳入议事日程。要全员动员, 加强《档案法》等有关档案法律、法规知识的学习。同时, 医院应采取多种途径相结合的培养方法, 一是派新来的档案管理人员参加“档案员岗位培训班”学习;二是积极创造条件批准档案管理人员参加国家、省、市档案系统举办的档案干部继续教育学习班, 参加各种档案学术交流会;三是在时间、人力、物力上给予一定的投入;四是鼓励档案管理人员自学成才。经过多年培养, 一方面, 可以提高档案管理人员自身素质、业务知识水平, 并及时掌握国内外档案学术、技术的最新发展动态。另一方面, 通过不断总结探索档案管理经验, 可以使档案管理人员转变观念, 主动学习, 不断更新知识, 改善知识结构, 开阔视野, 增强创新意识, 提高创造能力, 成为高素质的复合型档案管理人才, 为医院的发展作出贡献。 (3) 完善规章制度, 使各项工作有章可循。第一, 建立由一把手院长分管, 院办公室主任兼任档案室负责人, 综合档案室管理人员负责, 各职能科室负责人和兼职档案员为成员的三级网络档案管理模式。第二, 要依法治档, 完善各项规章制度。依据《档案法》等一系列有关档案工作的法律法规, 结合医院自身特点, 完善档案收集制度、整理制度、立卷归档制度、保密制度、统计制度、借阅登记制度、鉴定销毁制度和开发利用制度, 进行综合管理。第三, 明确档案管理人员工作职责, 推行岗位责任制。第四, 注意结合工作中的新情况、新特点及时对各项规章制度进行修改、补充与完善, 使档案管理工作走上正轨, 从而使档案管理工作有章可循。