档案基础管理

档案基础管理（精选12篇）

档案基础管理 篇1

1 档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国的档案基础工作长期以来未能摆脱计划经济时代的被动烙印, 因此在档案管理工作中不可避免的存在着诸多这样或那样的问题。下面我们将常见问题做一个归纳整理:

1.1 档号不规范没有目录号, 一卷多册现象较多。

1.2 案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

1.3 大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

1.4 许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

1.5 组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

1.6 案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

总之, 综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地科学地解决这些问题。在上述问题得到彻底解决之前盲目的实行计算机管理只能使档案管理工作乱上加乱, 只能使信息的查询变得难上加难。

2 标准化、规范化是提高档案基础工作水平的必由之路

档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管过程中一定要按照统一的程序和科学的方法来进行。只有实现了标准化、规范化, 才能真正的提高档案管理水平。

2.1 全面普查案卷, 披沙淘金

定期进行全面普查的好处是可以将重复的、无查考价值的文件剔除掉并且可以将分类不正确的档案正确归档。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

案卷规范化的好处是档案因此变得可以查询得到, 档案变得有用了, 这才是档案, 否则就是废纸。在整理档案的过程中要对三无 (无页码、无卷内目录、无案卷标题) 的案卷进行重新建档, 以期提高档案的利用效率。要把相互存在关联的档案建立关联档案, 以便在查询其中的一份档案时让调阅者知道相关的档案还有几份, 是哪几份, 这样, 档案的基础工作才算基本合格。

2.3 结合本馆实际规范著录工作

著录前应该首先对照清单进入入馆验收, 验收合格的加盖馆藏章并在某一页码内嵌入磁条, 磁条应嵌的深一些, 同时在书名页的中下部贴条码。对于文献信息要科学分类、完整著录, 著录员著录时必须保持文献的原况, 以文献本身的文字进行如实著录, 载体形态也应以书封为准, 汉字录入过程中标点符号一定要用全角, 数字必须使用阿拉伯数字, 不要盲目生搬硬套CIP数据, 书籍上的CIP数据有时与专业档案馆的有很大出入, 所以著录还应自主为宜。现在越来越多的书籍的题名项使用破折号, 在著录时一定要统一以空格代替破折号的形式作为并列题名。著述方式一般分为:著、编著、编、辑、改编、缩写、编注、汇释、诠、疏、释、搜集整理、译、编译、口述、记录整理、执笔等。

2.4 统一分类号保证检索查全率

而不能放到其他的类别。另外, 做为一种容错手段, 应该在一开始的基础工作之初就对每一份档案进行多种分类。比如同一份档案, 可以按时间检出, 可以按作者检出, 可以按标题检出, 可以按分类检出, 可以按全文检索检出, 可以按出版社检出, 可以按重要程度检出等。

2.5 规范题名保证检索查准率

题名是检索查准的保证, 因此在档案基础工作中必须规范化题名。题名应简明、具体、确切。应能概括档案的特定内容, 有助于选定关键词。要符合编制题录、索引和检索的相关原则。题名是以最恰当、最简明的词语反映档案中最重要的、特定的内容的逻辑组合。题名所用每一词语必须考虑到有助于选定关键词和编制题录、索引等二次文献可以提供检索的特定实用的信息。题名一定要避免使用不常用的缩略词、首词字母缩写、字符、代号和公式等。题名一般不宜超过20字。各类报告、学术论文等用作国外交流的, 还应有外文 (通常用英文) 题名, 现代化的档案管理中有些专业化较强的图书馆已经开始实行双语题名制了, 外文题名一般不宜超过10个实词。题名的重要性在于题名是档案检索者们最先接触到的, 是留给检索者们的“第一印象”, 这个“第一印象”的好坏直接关系到档案基础管理工作的成败。一个良好的“第一印象”会让检索者感受到档案基础工作的严谨、科学、规范。

3 加快数据准备推进档案现代化管理进程

检索手段现代化、档案管理数字化是档案未来发展的必然趋势, 这就对档案管理基础管理工作提出了更高的要求, 在档案管理基础工作一丝不苟、严谨科学的原则之上, 还要配合档案数字化对档案工作进行一个数字化的疏理。当然了, 对于那些历史悠久建馆时间长的档案馆来说, 这将是一份极具挑战意义的工作, 因为需要整理的文献、资料、档案数量巨大。随着计算机时代的来临, 数字化进程已经迫在眉睫了, 我们每一位档案工作者都应该加快数据准备为推进档案现代化管理做出我们应做的一份贡献。

3.1 分清轻重缓急, 循序渐进

面对纷繁复杂的巨量档案, 任何档案工作者都会感到一时无从下手。在一个真正百花齐放、百家争鸣的时代, 档案、信息、资料的增长是呈几何级数的, 档案工作者的从业人员数量与档案的激增完全无法成比例, 因此如何从浩如烟海的各类档案中找出这个时代最需要的、最有学术价值的、最能够经得起时间考验的档案就需要档案从业者的高度智慧了。档案管理的基础工作其实主要目的就是为了让档案能够按需检索、为人所用, 为达成这一目的, 我们档案从业工作者就需要对档案进行预处理, 分门别类、分清轻重缓急, 循序渐进的对档案进行加工处理。

3.2 分级次著录, 省时省力

分轻重缓急的同时在著录工作中还要实行三层著录模式。即参考性不高的归为案卷级著录;多文件相关的归为文件组合著录;重要文件归为文件级著录。

结束语

档案基础管理工作在现代档案管理中的作用显而易见, 精准的基础工作才能更好的满足检索者的需求, 才能更好的服务社会。在此提请广大档案工作者们以更积极的热情、更严谨的态度、更科学的方法、更规范的流程做好档案基础管理工作。

摘要：高科技的飞速发展已经将机算机带入到各行各业, 现代档案管理已经离不开计算机了。计算机查询的实时化的确极为便捷, 你只需要输入你要查询的信息, 计算机便会在刹那间向你展示出你要的结果。当然这只是理想的状态。不理想的状态是, 如果录入人员当初不幸输错了你要查询的信息, 那么你得到的将会是完全错误的信息。现在, 人们应该意识到了, 档案管理基础工作非常重要的。

关键词：基础工作,档案管理,现代化,机算机辅助档案管理,档案查询

参考文献

[1]李国兰.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].科技信息, 2011 (9) .[1]李国兰.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].科技信息, 2011 (9) .

[2]王薇.基础档案工作与现代化管理[J].民营科技, 2009 (3) .[2]王薇.基础档案工作与现代化管理[J].民营科技, 2009 (3) .

档案基础管理 篇2

摘要：众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具,它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”,输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术要求。

关键词：基础工作;档案管理;现代化

1 档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的`要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3 加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

参考文献

档案基础管理 篇3

【关键词】档案管理；基础工作；作用

科学技术的不断发展，现代档案管理对计算机的应用越来越高，但档案管理的基础工作还存在着不少问题。一旦档案管理出现问题将直接影响档案的调用和查询。如何深化档案管理工作，解决档案管理难题，就要从分析现代管理基础工作的問题开始，加强对档案管理基础工作作用的研究。

一、档案管理基础工作的重要性

档案分类、订装、登记、查询、注销都是档案管理基础的工作。每一部分都有一定的要求。例如分类就要按照地点、时间、内容、形式等进行有层次的分类。档案管理基础工作每一部分都要认真负责，稍有差错就有可能使这份档案隐身在信息库里，无法查询调取。不完备或者丢失的信息会造成严重的后果。接下来本文就档案管理基础工作的重要性进行探究。

1.1促进档案管理更为规范标准 档案的规范性和标准性主要取决于档案查找的有效性和档案的完整性。档案管理基础工作主要是对档案的分类、登记，这样可以快速检索有效信息剔除无效的不完整的信息，将档案进行重新分配和归档，同时对档案的标题进行分类和标明页码，更便于增强档案管理的规范性和有效性。

1.2提高查找档案的准确率

在档案的查找中首先要进行档案的录入分类和存储。将档案录入到档案管理的信息库，便于查找时使用。随着计算机的应用使得档案的检索变得更为方便快捷，但对于信息的编辑汇总分类就变得而更加重要。在信息录入过程中档案管理人员一定要录的详细，将分类找准，设置关键词，提高档案检索的查全率和查准率。

1.3加快档案管理的现代化进程

档案管理的现代化主要体现在计算机和信息技术的应用。在计算机强大的引擎和运算率下，档案的检索和调取的查准率都得到了极大的提高。但在众多的信息里如何挑选排序也是非常重要的。一定要分清主次，重要的、加急、利用率较高的要优先处理。将重要的与次要的区分开来，这样在检索的过程中就能较快的找出。用科学的方法加快现代档案管理的科学化。

二、档案管理基础工作中存在的问题

档案管理基础工作是档案管理工作的重要组成部分，它在档案的规范程度和查找的准确度上都是不可或缺的，但在一些企业里档案管理系统还存在一些问题。

2.1档案管理人员对基础工作不重视

档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。

2.2档案的分类不合理

很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。

2.3档案的编号缺失或不准确

档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。

2.4档案管理缺少高素质的档案管理人员

在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。

三、如何加强档案管理基础工作的有效性

档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。

3.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识

在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。

3.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化

档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。

3.3强化档案管理信息系统

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

3.5加大档案管理的安全性

档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。

四、结语

档案管理的基础工作就是整个档案管理的基础，没有这一步骤其余的现代化都是没有意义的，前期的分类装订登记都是为了方便后期的查找和调取，所以这一步骤至关重要。只有将档案管理的基础工作做好了，档案管理工作就变得简单了。档案管理基础工作的重要性不容忽视。

参考文献

档案基础管理 篇4

档案是企业重要的资料, 在社会发展, 网络信息技术高度普及的形势下, 档案管理也逐步实现了现代化, 网络技术的引入大幅度的提高了档案管理的工作效率, 但是与此同时, 企业管理部门以及工作人员, 对于档案管理的基础性工作也不能忽视, 做好基础工作, 才能够更好的促进现代化的实现, 将现代化建设与基础工作相结合进行, 才是目前企业现代化管理的正确途径。

一、档案管理基础工作现状分析

1. 目前很多单位中, 有一部分领导对于档案管理工作不够重视, 并且根本没有意识到档案资料对于单位发展的重要性, 可以说档案资料是单位信息资料的重要来源, 对于单位的文化的发展与继承都有着非常积极的意义。但是单位档案部门与其他部门相比来说, 往往得不到足够的重视, 因此常常会其他部门兼并, 甚至还有可能被撤销, 即便是有负责档案管理的人员, 数量上也往往不够, 并且流动性很大, 对于档案管理方面的专业知识也不够丰富, 待遇也不高, 工作人员的工作积极性不高, 综上所述内容就是导致我国机关单位中档案工作开展效果一直不理想的主要因素。

2. 档案的管理模式落后。目前的很多机关单位中, 通常档案部门都是先对封闭的, 并且工作状态都会是处于中无序的状态, 另外, 还有一部分的管理人员管理知识并不丰富, 也没有经过正规的训练, 因此在管理工作中, 一旦遇到问题, 处理起来也会比较苦难, 档案管理通常采用的就是信贷式, 这样的管理模式非常不利于其他工作人员的对于资料信息的查阅和使用。

3. 档案管理科学化水平低下。在各个领域都相继进入信息化的趋势下, 档案管理也需要实现办公自动化, 这样才能够顺应时代的发展以及要求, 而目前从我国档案管理的状况来看, 其科学化, 自动化的程度还不高, 很多工作依旧是人工进行, 因此工作效率与质量都无法得到有效的保障, 信息丢失的问题也时有发生。因此, 构建信息化的档案管理系统已经成为目前档案管理工作者所面临的重要课题。

二、档案管理基础工作完善措施

1. 提高档案管理工作人员素质

档案管理基础工作质量与工作人员专业性有着直接联系, 所以提高工作人员的整体素质是必要的。首先从管理人员队伍的年龄结构调整入手, 积极接纳年轻力量, 注入活力, 年轻人干劲足, 精力充沛, 最为主要的是年轻人基本是大学毕业, 掌握着现今的管理思想以及管理技能, 因此会给档案管理质量提供更大的可能性。同时也不能忽视队伍中老员工的力量, 要鼓励这些老员工积极参加培训活动, 主动学习现今的管理经验, 并且要发挥其带头作用, 在行动上给予年强人示范以及引导。另外, 还要组织员工进行管理知识以及信息技术的学习活动, 以科技促发展。

2. 加强档案管理工作

首先, 强化档案管理, 是促进档案基础工作质量得以的有效手段, 管理的目的在于规范, 规范员工行为, 同时也明确了领导的责任, 确保将监督工作落到实处。企业内部必须构建专业化的管理体系以及管理机构。然后, 需要从实际情况出发, 具体问题, 具体分析, 将档案管理的各项环节和内容进行明确, 进而达到强化管理的目的。

3. 加快档案基础工作的现代化步伐

计算机信息技术在档案基础管理工作中, 具有重要的作用。尤其是在档案检索中, 极大地提升了档案基础工作的效率, 可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合, 通过目录、索引、关键词检索等方式, 进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐, 首先, 应该将数字网络技术引入档案管理中, 提高工作质量和效率, 然后是不断引入多元化的计算机信息技术, 实现不同案卷的分类和储存, 建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

4. 重新组合案卷, 实现案卷规范化

重新将所有的档案整理和分类, 进行组卷, 进行的原则就是将有联系的档案规范在一起, 将缺少目录, 标题或者标题不清楚重新填写, 整理, 规范。确保管藏的规范性, 完整性。在利用的时候, 能够顺利找到。借助信息化的手段, 建立信息化档案, 构建电子文档和目录, 做好备份, 确保档案管理安全性。

结束语

提高企业档案管理的效果和力度, 首先就应该从基础性工作入手, 以基础促发展, 企业内部管理部门以及管理人员不断提高自身的综合组织, 借助信息化的手段, 全面提高档案管理工作的质量, 才能够有效推动企业现代化档案管理工作的发展与进步。

摘要：档案管理作为现代化管理中的重要组成部分, 是企业发展的基础和依据, 同时也是企业实现核心凝聚力, 进行精神文明教育的重要资料。为了能够保障现代化档案管理工作的质量, 首先就应该从基础性档案管理入手, 做好基础工作, 才能够保障档案工作的质量。文章针对档案管理基础性工作进行几点分析。

关键词：档案管理,基础工作,现代档案管理

参考文献

[1]黄仕平.谈谈现代档案管理的工作素养[J].改革与开放, 2012 (10) .

[2]姜静, 常鹏, 司晓琨, 尹志杰.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].职业时空, 2012 (06) .

[3]许荣杰.简述现代档案管理的发展趋势[J].商场现代化, 2013 (17) .

企事业单位档案管理基础 篇5

试卷提交时间:2014-04-07 20:23:17.55 试卷得分：62.0

1、题型：判断题 分值：2 文件材料转化为档案的发展过程是现行使用完毕。

错误

2、题型：判断题 分值：2 图样材料是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形文件材料。

正确

3、题型：判断题 分值：2 文字材料是以文字为主体，配合数字、图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。

正确

4、题型：判断题 分值：2 文件材料转化为档案的前提条件是具有保存价值。

正确

5、题型：判断题 分值：2 档案登记就是以簿、册、表、单等形式，记载企事业单位档案的有关事项，以揭示其过程、现状和变化的档案统计调查方法。

正确

6、题型：判断题 分值：2 重点保管的档案要单独排放，并采取相应的重点保护措施。

正确

7、题型：判断题 分值：2 首次鉴定是归档后对文件材料进行初步的筛选，区分其不同的价值，为档案的整理、保管、利用打下了基础。

错误

8、题型：判断题 分值：2 文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，被称为现行作用。

正确

9、题型：判断题 分值：2 发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种档案编研成果。

正确

10、题型：判断题 分值：2 全引目录是集案卷目录和分类目录为一体的揭示和介绍档案案卷、文件内容和形式特征的检索工具。

错误

11、题型：判断题 分值：2 文件材料的整理是指依照一定原则和方法，对现行使用完毕后集中保存起来的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理过程。

正确

12、题型：判断题 分值：2 档案统计工作的及时性要求客观地反映特定时间条件下档案和档案工作的实际状况。

正确

13、题型：判断题 分值：2 档案阅览适用于不适宜借出或复制机密性材料。正确

14、题型：判断题 分值：2 三次加工编研成果是依据档案，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。

错误

15、题型：判断题 分值：2 利用者通过电话查阅档案内容的利用服务方式。

正确

16、题型：判断题 分值：2 在企业事业单位资产与产权变动中，既要防止档案实体散失，也要防止档案内容泄密。

正确

17、题型：判断题 分值：2 文件材料是企业事业单位在生产经营、技术开发等各项工作和活动中间接产生和形成的各种信息记录材料。

错误

18、题型：判断题 分值：2 数据式编研成果以数据结合文字等形式，多角度反映档案信息的编研成果。

错误

19、题型：判断题 分值：2 企事业单位档案行政管理工作是按照有关政策、法规和制度要求，对企事业单位档案业务管理工作进行相应的管理和控制。

正确

20、题型：判断题 分值：2 企事业单位档案编研工作的成果形式是汇编档案文集和编写档案参考资料。

正确

21、题型：多选题 分值：2 三次加工编研成果的加工方式包括（）和编写。

选项1: 分析

选项2: 研究

选项3: 注释

选项4: 归纳 1234 答案错误

22、题型：多选题 分值：2 档案阅览条件包括（）等条件。

选项1: 硬件条件

选项2: 检索工具

选项3: 规章制度

选项4: 服务人员 124 答案错误

23、题型：多选题 分值：2 档号编制要求具有（123）。

选项1: 唯一性

选项2: 合理性

选项3: 稳定性 选项4: 正确性

答案正确

24、题型：多选题 分值：2 经营管理文件材料的来源主要为经营决策、计划统计、财务管理、（1234）工作。

选项1: 物资管理

选项2: 产品销售

选项3: 资产管理

选项4: 对外贸易

答案正确

25、题型：多选题 分值：2 企事业单位档案工作机构设置应遵循(12)等原则。

选项1: 自主原则

选项2: 配套原则

选项3: 效能原则

选项4: 效益原则

答案错误

26、题型：多选题 分值：2 文件材料归档制度的内容包括归档范围、（134）、手续

选项1: 时间

选项2: 份数

选项3: 方式

选项4: 要求

答案错误

27、题型：多选题 分值：2 产品详图主要有（123）安装图、零件图。

选项1: 总 图

选项2: 外形图

选项3: 装配图

选项4: 系统图

答案正确

28、题型：多选题 分值：2 组织机构沿革是记载一个单位（1234）等方面情况的编研果。

选项1: 机构设置

选项2: 职能配置

选项3: 人员编制

选项4: 体制变更

答案正确

29、题型：多选题 分值：2 基建文字材料包括（123）、开工报告、概（预、决）算、试验分析材料、验收报告。

选项1: 协议书

选项2: 任务书

选项3: 计算书

选项4: 建议书

答案错误

30、题型：多选题 分值：2 文件与档案的基本类型包括123 选项1: 文字材料

选项2: 图样材料

选项3: 表式材料 选项4: 特种材料

答案错误

31、题型：多选题 分值：2 施工图样主要有总平面图、（123）、施工平面图、施工详图。

选项1:平面图

选项2: 立体图

选项3: 剖面图

选项4: 透视图

答案错误

32、题型：多选题 分值：2 企事业单位档案综合管理有利于档案工作（234）。

选项1: 机构稳定

选项2: 职能发挥

选项3: 要素落实

选项4: 业务开展

答案错误

33、题型：多选题 分值：2 档案行政管理工作主要包括方面（1234）和实施监督。

选项1: 统筹规划

选项2: 组织协调

选项3: 统一制度

选项4: 业务指导

答案正确

34、题型：多选题 分值：2 档案检索工具具有（124）等功能。

选项1: 存储功能

选项2: 交流功能

选项3: 介绍功能

选项4: 查检功能

答案正确

35、题型：多选题 分值：2 企事业单位（134）档案中记录和保存着工业产权等无形资产的权属依据。

选项1: 科研

选项2: 产品

选项3: 经营管理

选项4: 生产技术

答案错误

36、题型：多选题 分值：2 生产技术管理文件材料的来源主要为（12）、科技管理和基础管理工作。

选项1: 生产管理

选项2: 质量管理

选项3: 能源管理

选项4: 环境保护

答案错误

37、题型：多选题 分值：2 科技文字材料包括（1234）等文字材料。

选项1: 产品

选项2: 科研

选项3: 基建

选项4: 设备 答案正确

38、题型：多选题 分值：2 档案统计的基本要求包括（124）。

选项1: 真实性

选项2: 准确性

选项3: 及时性

选项4: 科学性

答案错误

39、题型：多选题 分值：2 档案业务管理工作的主要方面有收集、整理、（123）、编研、利用和统计。

选项1: 保管

选项2: 鉴定

选项3: 检索

选项4: 开发

答案正确

40、题型：多选题 分值：2 产品文字材料包括任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、（124）、审查报告、运行报告和总结。

选项1: 试验大纲

选项2: 试验报告

选项3: 调查报告

选项4: 分析报告

答案正确

28、题型：多选题 分值：2 对象分类法适用于（1234）的二级以下类目设置。

选项1: 产品档案

选项2: 科研档案

选项3: 基建档案

选项4: 设备档案

答案正确

41、题型：单选题 分值：1 案卷分类目录即以为（1）基本单元，依据大类内案卷排列顺序进行的流水登记。

选项1: 大类

选项2: 小类

选项3: 分类

选项4: 属类

答案正确

42、题型：单选题 分值：1 网络查阅是指利用者通过计算机（14）查阅档案信息的利用服务方式。

选项1: 局域网

选项2: 互联网

选项3: 系统网

选项4: 专 网

答案错误

43、题型：单选题 分值：1（34）分类法主要用于适用于综合管理性档案中的党群工作档案、行政管理档案、生产技术管理档案、经营管理档案以及业务档案二级及以下类目设置 选项1: 型号

选项2: 问题

选项3: 对象

选项4: 专业

答案错误

44、题型：单选题 分值：1 档案倒架是指由于档案数量（2）而对库房内原有的排列位置进行的调整。

选项1: 销毁

选项2: 变化

选项3: 减少

选项4: 增加

答案正确

45、题型：单选题 分值：1 专题汇编是将集中反映同一（4）的一组文件汇集而成的一种档案编研成果。

选项1: 专题

选项2: 专业

选项3: 课题

选项4: 问题

答案正确

46、题型：单选题 分值：1 档案利用工作就是是企事业单位档案工作的（3）任务。

选项1: 重点

选项2: 基本

选项3: 主要

选项4: 中心

答案错误

47、题型：单选题 分值：1 企业事业单位档案不仅是企业事业单位的（4）财富，同时也是整个社会的共同财富。

选项1: 专门

选项2: 专有

选项3: 专利

选项4: 专业

答案错误

48、题型：单选题 分值：1 档案业务管理工作是档案工作的（3）部分。

选项1: 整体

选项2: 总体

选项3: 主体

选项4: 实体

答案正确

49、题型：单选题 分值：1 归档范围是指应归入有关（1）档案中保存的各种文件材料的条目总汇

选项1: 门类

选项2: 属类

选项3: 种类

选项4: 大类

答案正确

50、题型：单选题 分值：1 设备仪器档案和基建档案质量状况直接影响到设备仪器、建筑和基础设施等有形资产（3）量的大小。

选项1: 价格

选项2: 价位

选项3: 价值

选项4: 价额

答案正确

51、题型：单选题 分值：1 检索是指对档案进行著录与（4），建立档案检索体系。

选项1: 标注

选项2: 标点

选项3: 标识

选项4: 标引

答案正确

52、题型：单选题 分值：1 分类类目标识就是指给档案分类体系各个类目的（1）。

选项1: 编号

选项2: 型号

选项3: 代号

选项4: 符号

答案错误

53、题型：单选题 分值：1 企事业单位档案鉴定全面性原则要求全面地把握被鉴定档案与其他档案的（2），全面判定档案的价值。

选项1: 关系

选项2: 联系

选项3: 关联

选项4: 联络

答案正确

54、题型：单选题 分值：1 文字式编研成果是以（4）叙述为主要表达方式，详尽地叙述反映档案信息的编研成果。

选项1: 图样

选项2: 声像

选项3: 图表

选项4: 文字

答案正确

55、题型：单选题 分值：1 网络查阅是指利用者通过计算机网络（1）档案信息的利用服务方式。

选项1: 查阅

选项2: 复制

选项3: 摘录

选项4: 下载

答案正确

56、题型：单选题 分值：1 企事业单位档案工作规章制度是国家档案工作法规的（1）。

选项1: 具体化

选项2: 专门化

选项3: 应用化

选项4: 抽象化

答案正确

57、题型：单选题 分值：1 问题分类法即按工作中的（4）设置类别，对档案进行分类。

选项1: 不同问题

选项2: 专业问题

选项3: 相关问题

选项4: 具体问题

答案正确

58、题型：单选题 分值：1 咨询服务是以档案信息为（4），以口头或书面形式，解答利用者提出问题的一种服务方式。

选项1: 参考

选项2: 参照

选项3: 素材

选项4: 依据

答案正确

59、题型：单选题 分值：1 统一领导、分级管理是企事业单位档案工作的组织(1)。

选项1: 原则

选项2: 要求

选项3: 形式

选项4: 标准

答案错误

60、题型：单选题 分值：1 便于企事业单位和社会对企事业单位档案的有效利用是企事业单位档案工作的根本（1）。

选项1: 目的选项2: 要求

选项3: 标准

选项4: 原则

答案正确

42、题型：单选题 分值：1 档案借阅情况登记是对利用者到档案馆（室）指定（4）利用档案的情况进行的登记

选项1: 保管场所

选项2: 展览场所

选项3: 陈列场所

选项4: 阅览场所

43、题型：单选题 分值：1 档案鉴定工作由首次鉴定和（4）鉴定构成。

选项1: 定期

选项2: 定时

选项3: 定点

选项4: 定向

答案正确

44库房内档案柜架的排列方向应与有窗户的墙面相（3）。

选项1:平行

选项2: 贴近

选项3: 垂直

选项4: 隔离

答案正确

48、题型：单选题 分值：1（1）分类法适用于产品档案、科研档案、教学档案、病历档案等业务档案二级以下类目设置

选项1: 专业

选项2: 职能

选项3:

选项4: 问题

答案正确

49、题型：单选题 分值：1 二次加工编研成果是通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理，形成的（2）、介绍性材料。

选项1: 概念性

选项2: 概要性

选项3: 概算性

选项4: 概率性

50、题型：单选题 分值：1 档案检索工具是揭示档案内容与形式特征，查检和报道、交流档案信息的（1）。

选项1: 工具

选项2: 手段

选项3: 途径

选项4: 线束

答案正确

51、题型：单选题 分值：1 图样汇编按专业将各种有关的（1）汇集成册的一种档案编研成果。

选项1: 图样

选项2: 图形

选项3: 图表

选项4: 图案

答案正确

52、题型：单选题 分值：1 一个立档单位档案全宗的代号叫（4）。

选项1: 案卷号

选项2: 分类号

选项3: 目录号

选项4: 全宗号

答案正确

54、题型：单选题 分值：1 根据资产与产权变动的不同流向，明确与之相关的各类档案的归属，依法合理处置档案，维护资产与产权（4）资产所有者的合法权益。

选项1: 变动前

选项2: 变动后

选项3: 变动中

选项4: 变动前后

答案正确

56、题型：单选题 分值：1 年鉴具有性、资料性、权威性和（2）性。

选项1: 应用

选项2: 实用

选项3: 使用

档案基础管理 篇6

【关键词】基础教育 学校档案 管理 素质 规范 措施

随着教育改革的不断深入，基础教育学校档案管理工作取得了前所未有的进步，但是我们也要看到，现阶段学校档案管理工作还有许多需要完善的地方，因此，对基础教育学校档案管理工作进行探析是极有必要的。

一、基础教育学校档案管理工作人员应该具有的素质

长期以来，基础教育学校档案管理人员的素质都存在着一些相应的问题，集中体现在学校档案管理人员普遍的意识较为淡泊，尤其在具体的工作开展中一些档案人员有为难情绪，对一些工作的开展时常有应付的心理，档案工作的效率不高，从事档案工作的热情欠缺，档案工作实施缺乏积极性与主动性，并且现实当中的档案人员的素质存在着参差不齐的差异，这些现象严重地影响了档案管理工作的有效开展，对档案工作的有效实施是极其不利的。随着基础教育改革的不断推进，学校的各项工作都取得了良好的进展，档案管理工作也有了新的气象，对档案管理人员的素质的要求也在不断地提升，在这样大的背景下，档案管理人员对于档案工作的思想也要有一个大的转变，这就要求我们档案人员在具体的档案实践中，要充分发挥自己的积极性与主动性，认真地落实档案管理工作的每一个环节，将档案管理工作做好，以高质量的档案工作来交一份满意的工作答卷。这就要求学校档案人员要具备良好的档案管理人员的素质，这些素质包括要具有初步的档案管理知识，要有档案管理的基本技能，要充分地了解档案工作的特点，熟悉档案工作的各个环节，高效完成档案工作的具体的工作内容，其次，现代的档案管理工作运用信息化的管理方式越来越普遍，这就要求学校的档案管理人员要掌握信息化的档案管理手段，并能在具体的档案管理的工作实践中运用信息化的档案管理手段展开工作，这些都是一名优秀的学校档案管理人员应该具有的基本素质。

二、基础教育学校档案管理工作的规范

要确保学校档案管理工作的实效开展，就要下大力气做好学校档案管理工作的规范，要在学校的内部建立起高效的档案管理工作的组织机构，精心挑选适应相关管理工作的档案管理人员，要做到在具体的档案管理工作的实施中，使每一项任务都能够有明确的分工，规范具体的初中档案管理工作的细则，这些措施可以有效地促进档案工作的开展的同时，又能够在制度规范上，避免档案工作的盲目性与随意性，在良好的档案管理工作组织机构的监督下，档案管理工作的质量也能够从根本上得到有效的保障，不仅如此，在严格的制度规范下，档案管理工作也会逐渐的趋于规范，管理的效率因此大幅度提升，管理人员的业务素质与思想素质在严格的规范管理中也能得到更好的提升。在具体的规范初中档案管理工作中，一定要处理好档案工作的管理者与档案工作的实施者之间的关系，让彼此在工作中互相帮助、团结协作、彼此沟通，共同促进初中档案工作的有效开展。在初中档案管理工作信息化的发展中，也要注意信息化的档案管理的规范化建设，让现代的网络技术能够在规范的管理中发挥更大的效能，促进档案工作的有效实施。

三、基础教育学校档案管理工作高效开展的措施

在思想上要高度的重视学校档案的管理工作，从目前的情况看，一些学校的领导对档案管理工作缺乏应有的重视，究其原因主要是因为教学这个指挥棒的作用，因为，受现阶段应试教育的影响，学校对教学工作非常的重视，相反，对于一些非教学的工作则觉得可有可无，这样的思想认知在客观上，决定了学校对档案管理工作缺乏应有的重视，这样直接的造成了学校档案管理工作出现许多的问题，因为缺乏重视，相关的档案管理的制度也就缺乏实效，制度不够完善，存在管理上的漏洞，管理的效率低下，甚至在一些学校存在着得过且过的心理，更有甚者连基本的档案管理人员都不设置，档案工作处在无人问津的混乱的工作状态中，相关的教学档案不够完整，与教学管理严重脱节。面对这样的初中档案的管理现实，学校要从思想深处高度重视学校档案的管理工作，要深切地认识到搞好档案工作的重要性，要加强档案管理人员的素质培训，提升档案管理人员的专业素质与业务素质，选择那些热爱档案管理事业，档案管理的责任意识、主人翁意识较强的工作人员作为档案管理员，要让档案管理工作与时俱进，充分地运用先进档案管理的手段和设备，不断地优化档案管理的方法和方式，创新档案管理的措施，促进学校档案管理工作的高效实施。

四、结论

基础教育学校档案管理工作的开展，对促进学校教学工作的有效开展具有积极意义，但是，现阶段参加教育学校档案管理工作还有许多需要完善的地方，尤其是加强档案管理人员的素质提升，做好档案管理工作的规范实施，提出学校档案管理工作的实效性措施，对基础教育学校档案管理工作的开展具有重要的作用。

【参考文献】

档案基础管理 篇7

一、档案管理基础工作面临的挑战

档案管理基础工作是现代档案管理的重要组成部分, 有利于提高档案的管理水平以及检索效率, 因此, 增强档案管理显得尤为重要。当前, 很多单位的档案管理基础工作还不完善, 阻碍了整体档案管理水平的进步与发展。在此, 本文将对档案管理基础工作面临的挑战作进一步的分析。

(一) 档案管理基础工作的重视程度不够

档案管理基础工作在很多单位都没有得到应有的重视, 甚至, 有些单位因为档案管理存在问题, 导致档案的遗失, 影响了单位及员工今后的工作。档案管理基础工作的规范化也能反映出单位管理的规范, 影响单位的日常工作。但是, 很多单位都认识不到档案信息对单位发展产生的重要作用, 不能及时安排相关人员作出正确管理, 影响管理工作, 造成信息丢失。

(二) 档案管理的不合理分类

在档案管理基础工作中, 档案的分类整理和存档是最重要的一点。档案分类不合理可能会影响日后的档案查找, 为工作带来不便。当前, 很多单位的档案管理不完善, 档案信息分类不明确, 影响档案的检索。另外, 由于档案管理的不合理分类, 大量紧急信息的获取也需要相当长的时间才能找出, 费时费力, 降低工作效率。

(三) 档案编号不规范

档案编号是档案管理工作中的重中之重, 但是档案编号标准不唯一, 存在档案编号不规范的现象。有些档案信息时间长, 内容多, 并且信息有时没有记录, 再加上档案编号不规范就更加深了检索档案信息的难度。因此, 单位有关负责人应该及时找到档案中的内容, 并加以区分。加快档案信息的检索速度。

(四) 档案管理人员素质不高

当今社会, 单位的档案管理人员大多年龄偏大, 人员结构不合理, 阻碍了档案管理水平的发展进程。首先, 年龄大的管理人员不熟悉新的档案管理知识和档案管理系统, 管理人员在学习新知识时也会比较吃力, 影响档案管理水平。其次, 档案管理人员缺乏先进管理知识与管理理念。随着信息时代的到来, 档案管理也在追求信息化, 规模化管理, 借助信息系统, 管理人员通过掌握信息系统来进行档案的存档和检索工作, 有助于提高档案管理信息化技术水平。

二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

在现代档案管理中, 提高档案管理水平的基础就是把档案管理基础工作做好, 它直接影响到现代档案管理的规范与标准。所以, 必须进一步完善档案基础管理工作, 提高档案管理水平。

(一) 促进档案管理的标准化和规范化

现代档案管理是衡量档案管理水平的一项指标, 档案管理基础工作要把档案进行分类整理, 包括分卷和归档。有些部门对档案管理不够重视, 存在无用档案, 档案管理工作时就该清理这些旧时档案, 并重新组合现有档案, 提高档案管理水平和工作效率。档案管理的标准化和规范化与档案检索的效率有关, 对档案进行分类管理有利于加快实现现代档案管理水平的标准化与规范化。

(二) 保证档案信息检索的真实性, 有效性

档案管理基础工作中对档案的分类是档案管理基础工作中的重要环节, 为档案的管理与查找提供了便利。认真做好档案管理基础工作, 使用信息技术来管理档案, 有助于档案的检索与运用。想要准确及时地寻找档案信息必须先将档案作分类管理, 输入正确的档案信息, 要是某个环节出现故障, 都能够得到及时, 有效的解决。

(三) 增强档案的使用效率

档案管理基础工作提供基础水平有利于提升档案的利用率, 对档案的内容进行准确分类, 能增加档案管理基础工作的管理水平, 优先处理重要信息, 次要信息可以稍微延迟, 容易筛选出价值高的档案信息, 增强档案的使用效率。还有, 档案信息存入信息库时, 能完善档案的检索, 提高效率, 准确找到档案信息。

三、结束语

档案信息作为社会活动的记录载体, 档案的存储应用对社会活动各个方面都有着重要的作用。因此我们应该做好档案管理基础工作, 完善档案管理工作的相关标准, 提高管理人员基本素质, 改善管理工作方法, 努力促进加快现代档案管理水平的提高, 实现档案管理的科学性和规范性, 更好的为社会经济发展服务。

摘要：档案管理基础工作作为一门系统的综合体系, 受到多种因素的影响, 如档案工作辐射面广, 种类多样, 内容繁杂等因素。因此, 只有准确充分认识档案管理基础工作的特点, 才能发挥对现代档案管理的促进作用。本文在阐述档案基础管理工作中的不足之处后, 同时简要探讨了应对措施, 并结合实践, 对档案管理工作展开研究, 以期提高档案管理工作水平。

关键词：档案管理,基础工作,现代档案管理

参考文献

[1]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务, 2013, 11:83.

[2]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学, 2011, S1:77-79.

档案基础管理 篇8

但信息化档案管理工作尚处于摸索阶段, 在处理一些基础工作时, 仍存在很多障碍。本文介绍了影响档案管理现代化进程的重要因素, 并提出相应的解决措施。

一、高校档案管理基础工作中主要问题

目前, 我国高校档案管理部门大都采用计算机进行档案管理, 但面对海量数据的管理工作, 效率却不令人满意。其原因在于信息处理过程中, 对于数据的输入格式以及准确性要求严格, 任何一点误差, 都会造成信息无法识别或无法处理, 甚至常常会出现错误的处理结果。因此做无用功, 降低了工作效率。此外, 信息收集工作要严格认真, 若出现不匹配, 则必须重新收集。这样的信息处理系统, 过于机械化, 令工作人员身心疲惫。

目前国内很多高校保存的档案十分复杂, 材料种类繁多, 很多更是时间久远。然而, 进行管理工作的部门人员很少, 很难对如此庞大的档案库进行详细分类管理。所以往往只是简单的保存, 同时为防止档案丢失, 会选择封存的方式。这使得档案现代化管理的实现存在难度。具体问题有以下几个方面:1.建国以来, 我国的档案管理标准每个时期都有所不同, 使得档案的管理工作更加复杂。很多档案都是一卷多册, 或缺少一些重要的标题, 增加了查找难度。此外很多档案的内容与标注并不一致, 参杂了其他人的基本信息。2.档案在编制的过程中, 工作人员经常会遗漏页码编写工作, 或按照不同的标准进行编写。这些档案即使缺损也很难被发现。除此之外, 标准的不统一, 也会造成混乱。3.很多档案采用的外观标准不同, 有的案宗内容过于冗杂, 而有些档案, 页数有少的可怜。这些档案都存在着问题, 前者内容复杂, 工作人员需花费大量的时间提炼出有价值的部分, 工作量大;后者有用的内容太少, 需要与当事人沟通, 添加新的相关资料, 这一过程需要花费很长时间。

二、建立标准化的工作程序, 提升档案基础工作管理

通过对建国以来档案管理工作的调查分析, 我们认识到, 只有实施标准化与规范化管理, 才能真正实现档案管理工作的现代化。因此在档案收集过程中, 必须严格执行统一的标准, 从而做到规范化与标准化, 在根本上提高高校档案管理的工作水平。

(一) 彻底核查过往档案, 精简档案信息

要想做到高校档案的现代化管理, 不仅需要对新增档案执行统一的标准, 还要全面核查过往档案, 将其中繁杂而无用的部分剔除, 并及时补充缺失的内容, 确保档案的简洁、标准。对于历史久远、甚至参杂了不少已过世人员档案的资料, 工作人员应将超出保管期限的档案及时清理掉, 为计算机管理工作减轻工作负担。

(二) 对档案实行规范化分类

工作人员需对卷宗冗杂的档案进行精简, 使其具有规范性。重新排序是要将相关内容归为一类, 标注统一的页码, 并重新制定目录, 以便于日后查找。

(三) 结合档案管理部门实际, 规范著录工作

计算机管理工作中, 档案电子目录是查找的重要依据之一。因此, 目录的制作是现代化档案管理工作的重要前提, 其直接关系到档案的查找效率。早在八六年的时候, 我国政府就已经颁布了《档案著录规则》, 这是著录工作最重要的依据。但由于各个高校的档案管理工作存在局限性, 为了更好的满足计算机管理技术的需求, 各个高校应在自身特点基础上, 制定出符合实际情况的著录细则。

(四) 档案题名规范化, 确保检索的准确性

建立档案的分类号查找只能查处档案的所在范围, 而不能做到精准查找。只有通过题名查找, 才能保证档案的查准率。因此在著录过程中, 要做到题名统一规范, 需遵循的原则是:机构要用统一的简称, 避免出现多个机构简称混淆, 以及统一题名中应具备的要素。结合计算机检索, 需要将题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素, 都填写完整。若给出的题名要素部分缺失, 要进行补齐, 冗长部分要及时删减。

三、加快数据准备, 推进档案现代化管理进程

高校档案管理基础工作中的每个环节, 都需为计算机数据统计收集大量信息, 由于档案馆里保存的档案数量相当庞大, 其著录工作十分繁重, 情况十分复杂。若工作流程不具有科学性与规范性, 最终会导致计算机统计工作因缺乏充足的数据而失败, 而之前的大量工作将毫无价值, 直接影响到现代化档案管理工作的进程。在著录工作中, 应注意以下几点, 以确保著录工作高效快捷的完成。

(一) 分清轻重缓急, 循序渐进

档案管理的一个重要目的, 是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的, 是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低, 和是否开放等情况, 对所有卷宗进行排队, 将可开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这将加快档案管理计算机化的进程, 提高社会利用的效率。

(二) 分级次著录, 省时省力

在著录过程中, 可以将案卷分为三个层次进行著录, 即对反映问题单一或查考价值低的档案进行案卷分级著录;对文件涉及内容重复, 且排在一起的档案进行文件组合级著录;而对重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征, 还可以减少著录条目和录入条目, 节约了人力、财力又提高了效率。

(三) 分门别类, 充分利用档案原基础

对于案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 可以直接在全引目录上分类标引, 而对于特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间, 用案卷目录直接录入, 然后统一给出分类号。这样的分门别类可以减少著录环节, 提高著录速度。

四、小结

高校档案管理工作的现代化管理, 大大提高了我国高校档案管理工作的效率, 从而降低了管理的成本。信息化的档案管理工作尚处于摸索阶段, 在实施中面对着很多困难。我们要不断加快制度改革, 促进现代化管理目标的实现。

参考文献

[1]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务, 2012, 03.

[2]兰琴.浅议信息化时代高校档案管理的一些问题和对策[J].商业文化 (下半月) , 2012, 04.

[3]李小平.对加强高校档案管理现代化建设的思考[J].行政事业资产与财务, 2012, 04.

[4]吴热.论提高高校档案管理人员的素质[J].内蒙古财经学院学报 (综合版) , 2009, 01.

[5]许月英.探析《高等学校档案管理办法》对成人高校档案管理的影响[J].中国电力教育, 2010, 24.

[6]金江梅.浅谈信息化背景下高校档案管理工作现存问题及改善措施[J].黑龙江档案, 2012, 01.

[7]潘君.浅析成人高校档案管理的问题与创新[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2010, 07.

档案基础管理 篇9

会计基础工作主要指会计核算和会计监督等工作, 具体体现在从填制会计凭证、登记会计账簿, 到编制会计报表的一整套会计日常核算工作中。它连续、系统、综合地反映着和监督着企业、事业、机关及其他经济活动过程的资金运动及其成果。如何使会计基础工作规范化, 应注意以下几方面。

一、健全和完善会计记账规则。这是规范会计行为, 提升会计档案价值的前提保证。《会计法》对会计核算、会计监督、会计人员、会计管理工作等都提出了要求, 体现了会计基础工作规范化的主要内容。各单位要依据《会计法》与国家相关法规, 制定适合本单位实际情况的实施细则, 从而使会计基础工作做到原则性和操作性相统一。

二、依法填制和审核会计凭证。必须根据各单位实际发生的业务事项, 填制和审核会计凭证, 对不真实、不合法的原始凭证有权下子接受, 并向单位负责人报告, 对记载不明确、不完整的原始凭证予以退回。

三、如实登记会计账簿。做到会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对, 保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符, 会计记录与会计凭证的有关内容相符, 会计账簿之间相对应的记录相符。

四、严谨编制财务会计报告。必须根据经过审核的会计账簿记录和有关资料, 向不同的会计资料使用者提供其编制依据相一致的真实、完整的财务会计报告, 并根据核算资料进行分析和检查, 为经济管理层提供价值信息和经济信息。

五、重视会计档案价值要求。在开展会计业务的过程中, 就要注意程序、手续、报表、资料的合法性、整体性、真实性和原始性, 不能带主观性、武断性和随意性, 更不能随意更改、撤换。

六、提高会计人员的素质。首先, 会计人员必须牢固树立法制观念, 懂得市场经济是法制经济, 必须遵纪守法;第二, 会计人员必须要有一流的专业技能, 还要有一定的经济管理知识, 同时以与时俱进的精神, 学习新知识新技能, 跟上形势发展;第三, 会计人员应具有一流的职业道德, 具备公私分明、清正廉洁、顾全大局、恪尽职守的品格。真正做到:政治上求高、思想上求新、理论上求明、业务上求精、工作上求实、作风上求正、生活上求廉。

加强会计档案管理对于一个单位乃至整个社会来说都是非常重要的。强化会计档案管理制度, 有效杜绝管理漏洞和违法行为, 规范会计材料的立档与保管, 针对会计实务中的各个环节, 着手于基础, 着力于规范, 从以下几方面夯实会计档案管理基础工作。

一、规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮, 封粘装订线, 并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案 (凭证) 盒中, 必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须进行封账, 活页账簿必须将空白账页取出, 已设置会计科目但无业务发生的账页应该保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”, 与账簿一并装订。装订后需将装订线封粘, 由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号, 分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。因会计月报表与会计决算表的保管期限不同, 必须分别装订成册。

二、规范会计档案保管。建立综合档案室的单位, 财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续, 将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位, 会计档案暂由财会部门妥善保管, 要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的财会人员, 其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管, 不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门, 其会计档案应交局档案室保管。凡未移交的单位或个人, 应立即办理移交手续。

三、规范会计档案保管期限和销毁。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满, 需要销毁时, 由本单位会计档案管理部门提出销毁意见, 会同财务会计部门共同鉴定, 严格审查后, 编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查, 报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证, 应单独抽出, 另行立卷, 由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。各单位按规定销毁会计档案时, 应由会计档案保管部门和财务会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案以前, 应当认真清点核对, 销毁后, 在销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告单位领导。会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节, 往往容易被忽视, 形成财务管理工作的一个薄弱环节, 直接影响整个财务管理工作的质量和水平;加强会计档案管理可以促进会计人员素质的提高。档案管理是一门学问, 里面有很多新的东西需要会计人员去学习、去探索。而这个学习和探索的过程, 自觉不自觉地就提高了会计人员的业务技能和自身素质。加强会计档案管理可以推动档案管理工作的发展, 只有会计档案管理工作做好了, 整个档案管理工作才有可能做好;加强会计档案管理可以促进一个单位财务管理工作的提高, 使会计档案的管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

档案基础管理 篇10

只有做好档案管理基础工作,才能为档案管理后续工作的开展打好基础,在整体上提高档案管理水平,满足现代社会对档案管理工作的要求,促进我国档案管理工作向着科学化的方向发展。

一、现代档案管理中档案管理基础工作的作用

(一)档案管理基础工作的内容

档案管理基础工作涉及到档案管理工作的多方面内容,其中档案的分类、档案的装订、档案的登记、档案的查询和档案的注销都是基础工作的内容。基础工作的每一个内容都是档案管理工作的一个方面。

档案的分类就是根据档案管理的准则,将不同的档案根据出处、内容和时间等方面存在的差异进行归类处理。

档案的装订就是根据档案管理的装订要求,将不同装订风格的档案进行统一风格装订。

档案的登记采用一定的登记方式对档案的进出、整理、保存、借用等情况进行详细的记录。档案的查询就是对档案的内容进行查看。

档案的注销就是消除不再属于管理范围内的档案的存在记录。

(二)档案管理基础工作的作用

档案管理基础工作的科学进行能够为档案管理的后续工作打下基础,使档案的使用更加方便。在档案的后续管理和使用中,由于基础工作已经对档案进行过初步的整理,所以不必再为档案的初步整理上浪费时间,节约了大量的时间和人力资源。

在我国大多数档案的内容都是企业或单位活动的当时记录,具有时效性、独特性和重要性的特点。档案管理基础工作能够及时的对档案做出整理,发挥出档案本身具有的时效作用。而且档案管理工作的有效开展也是评价现代化档案管理水平的重要因素之一。

在信息化的时代,把计算机网络技术运用到档案管理工作中很大程度方便了档案的检索,减少了档案检索时出现的问题,提升了档案检索的效率,实现了档案管理的现代化。

二、提高现代化档案管理中档案管理基础工作的作用的对策分析

(一)重视档案管理基础工作,优化管理人员结构

在现代化的档案管理当中做好档案管理基础工作,发挥其在档案管理当中的作用,要求档案管理人员提高对档案管理基础工作的重视程度,让档案管理人员充分认识到档案管理基础工作在档案管理工作中的作用。

只有这样档案管理人员在工作中才能提高档案管理意识,做好档案管理基础工作。优化管理人员结构主要是指优化管理人员的年龄结构,在人们的传统认识中档案管理工作是一份轻松的工作,每天花大量的时间坐在办公室就可以完成档案管理工作,这种认识直接导致档案管理人员年龄结构偏大。

优化管理人员结构就是在档案管理工作中增加年轻的管理人员,提高工作人员的工作活力。另外年轻的管理人员在接受新知识上具有很大的优势,能够很快的接受档案管理的新型方式,和提高关于档案管理的知识,提高自身的档案管理水平。

(二)对档案进行全面普查,去除杂劣

档案管理是一个具有很长时间性的工作,在长时间的档案收集和管理中,管理档案的数量不断增加,时间的分类跨度逐渐变大。在档案管理的过程中经常会导致档案资料杂乱,某一类档案组卷过厚和忘记给编辑页面等问题。

提高现代档案的管理水平就要对档案进行全面的普查,对于未编写页码、案卷号、类别号、项目号、件号、目录、标题或者标题不明的档案,进行从新的整理,把确实的编辑内容补充完整。对于某些时间跨度过大已经失去管理意义的档案要及时进行销毁或进行其他处理,保证档案管理的现实意义。

这样,通过档案管理基础工作对管理的档案进行过普查管理,能够使得档案的管理更加科学和规范。

(三)规范档案的著录和提名,保证检索准确性

现代的档案查找方式已经不再是传统的通过对一一对应的翻找,计算机网络技术应用到档案管理工作中之后,档案就能通过网络检索快速的被找到。

在档案的管理管理中不仅要保证档案能够通过检索被找到,还要保证档案能够被准确的找到。这就要求在档案管理基础工作中,做到档案的著录要与档案的提名的统一信息记录,保证计算机网络系统能够准确的记录档案的著录和提名信息。避免在检索档案时出现检索到错误的档案和出现无法识别的现象。

三、结语

档案管理的基础工作是档案管理和使用的基础,基础工作的高效完成为档案的后续管理和档案的使用提供了很大的方便。在现代社会我们如果想要提高档案管理工作效率和提高档案管理水平,就要做好档案管理的基础工作。

摘要：当今的社会是信息化的社会,计算机网络技术运用到社会发展的各个方面。信息网络中的数据处理技术具有效率高和速度快的优势,运用到管理工作中能够提高管理工作的准确性和科学性。现代信息网络技术运用到档案管理工作中,改变了档案管理的管理方式,提高了档案管理水平。在现代档案管理基础工作的我们要重视计算机网络技术的运用,发挥计算机网络技术在档案管理基础工作中的优势,通过计算机网络技术的管理方式提高档案管理基础工作的工作水平,为档案管理的后续工作的开展打好基础。

关键词：档案管理,基础工作,人员结构,全面普查

参考文献

[1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场,2014(9):101-102.

[2]吕清.探析现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].经营管理者,2016(3):288.

档案基础管理 篇11

【关键词】档案管理；基础工作；重要性；问题；措施

档案管理的基础工作，顾名思义，从基础两个字我们就可以看出其对于整个档案管理工作的重要意义，可以说直接决定着档案管理的成败，但是就当前的档案管理基础工作现状来看，因为档案信息的多样化和数量的繁杂，导致基础工作的难度也随之提高，进而造成了很多问题的存在，而这些档案管理基础问题的存在也必然会影响着档案管理的效果，因此，今后，针对档案管理基础工作中的一些问题来说，必须加强管理和控制，尽可能的减少问题和影响因素的存在，确保档案管理基础工作的质量，最终保障档案管理的效果。

1.档案管理基础工作的重要性

档案管理基础工作对于整个档案管理来说，最为主要的特点就是基础性，而这一特性也就决定着其对于档案管理的重要价值，可以说，档案管理基础工作对于档案管理具有决定性的意义，具体来说，档案管理基础工作的重要性主要体现在以下三点：

1.1规范档案管理工作

对于档案管理这一工作来说，其最为主要的一个要求就是规范化要求，这主要是相对于档案管理工作的主要工作性质而言的，因为档案管理的主要工作内容就是针对一些档案信息进行归纳整理、储存、查阅和传递，而这些过程都对于规范性提出了较高的要求，只有达到了较高的规范化程度才能够保障这些流程的顺利进行，保障高效率的实现，而对于档案管理的规范性要求来说，档案管理的基础工作意义重大，做好了档案管理的基础工作才能够保障档案管理的规范化，具体来说，首先，档案管理的基础工作能够针对较为繁杂的档案信息进行系统的分类归纳，进而就能够避免档案信息的混乱，这其实就是规范化管理的一个本质要求，也是档案管理基础工作重要性的一个重要体现；另外，档案管理基础工作还存在一个重要的操作内容就是把档案信息中的一些无用信息或者说是过期的信息进行清除，这样就能够在较大程度上减少档案管理的工作内容，提高档案管理的效率，也就能够有效的促进档案管理工作的规范化过程。

1.2保障档案管理的准确性

因为档案管理的内容较为繁杂，管理的难度比较大，所以很容易出現各种错误而影响档案管理的准确性，但是档案的重要性又是不可忽视的，因此，提高档案管理的准确性就成了我们必须关注的一个重要问题，在这一点上，档案管理的基础工作具有作为基本的重要价值。档案管理的精确性其实也就是主要针对档案信息而言的，而这些档案信息又是整个档案基础的组成部分，可见，档案管理的基础工作也就决定着档案管理的精确性，并且这种精确性的保障是贯穿于整个的档案管理过程中的，首先，在最初的档案信息收集和处理阶段，档案基础的有效管理能够保障这些最为基本的档案信息的准确性，并且对于最初的归纳分类也能够做出最为明确的划分，避免了归类的错误；另外，档案管理中对于档案信息的查询和调取是最为关键的一步，也是档案管理重要性的基本体现，在此过程中，准确性也是一个基本要求，而要想做好查询和调取的准确性就必须要首先保障计算机内部存在的所有档案信息的准确性，这是一个基本要求，而这也恰恰是档案管理基础工作的内容，可见，档案管理基础工作对于档案管理的准确性来说意义重大。

1.3促进档案管理的现代化

随着社会的发展，当前各行各业都在实现自身的现代化发展，对于档案管理工作来说也不例外，这也是当前我国档案管理的一个现状，在档案管理过程中充分的引入计算机技术、信息技术和网络技术等技术手段来提高档案管理的现代化进程，可能很多人都觉得这种现代化的进程无非是相关技术和设备的引入和使用，和档案管理的基础应该不存在密切关系，这种看法明显存在较大的偏颇，现代化进程的发展也必须要以档案管理的基础工作为基本前提，只有确保了档案管理基础工作的准确性才能够在利用新技术设备的过程中保障档案管理的效果，相反，如果档案管理的基础工作存在问题的话，那么随着这些技术设备的逐渐更新，甚至会造成更大的档案管理错误；从另外一方面看，档案管理基础工作的进展也必须依靠于这些新的技术手段来提高其自身的工作效率，两者之间是相互促进相互影响的关系。

2.档案管理基础工作中存在的问题

虽然档案管理基础工作的重要性极为关键，但是问题也是依然存在的，并且现状并不良好，具体来看，其中存在的主要问题有以下几点：（1）首先，对于档案管理的基础工作来说，其最为基本的处理目标就是档案信息，以传统的管理手段为例就是档案案卷，在这一点上存在的主要问题就是档案案卷的内容丰富程度不一样，存在一定的倾斜度，没有做到尽可能的完善和全面；（2）其次，对于档案基础工作的主要内容，档案案卷的整理存在明显的问题，尤其是需要做好的相应标注存在标注不清现象，比如对于相应档案内容的页码标注存在明显的错误或者是疏漏等问题；（3）再次，档案基础工作中还表现出较为明显的混乱问题，尤其是对于具体的相关联的档案基础内容来说，并没有进行相应的管理处理，随意安置导致后期的使用困难；（4）最后，规范程度较低问题也是一个重要的威胁，尤其是对于当前的档案管理工作而言，其对于规范化的要求越来越严格，而基础工作中的不规范现象直接导致了档案管理的不规范表现。

3.加强档案管理基础工作的措施

针对档案管理基础工作的重要性以及其当前的现状和面临的问题来说，我们必须采取相应的措施来加强档案管理基础工作的效果，具体来说：（1）首先，必须加强对于档案管理基础工作的重视程度，只有重视程度得到了相应的提高才能够保障相关管理人员能够把注意力放在档案管理的基础工作上，进而才能够有利于基础工作效果的提升，当然这种重视程度必须是自上而下的，从最高层的管理人员到最低级的执行人员都应该意识到基础工作的重要性；（2）其次，加强档案管理基础工作的规范性，这也是最为基本的一个要求，上文已经进行了详细的阐述，在此就不进行重复赘述了；（3）最后，加强现代化发展进程的发展速度也是一个有效的措施，这也是档案管理的一个基本要求，即合理的引入一些高科技含量的技术和设备来为档案管理的基础工作服务。

结束语

综上所述，在当前我国的档案管理过程中，其基础工作的重要价值不容忽视，并且理应引起足够的重视，只有做好了档案管理的基础工作才能够保障档案管理朝着规范化、准确性和现代化方向发展，这对于今后档案管理工作的重要启示就是必须加强对于基础工作的重视，以档案管理的基础工作为最根本的着眼点，切实加强档案管理的工作效果。

参考文献

[1]李娜.关于档案管理创新与现代信息技术融合的研究[J].黑龙江科技信息，2011（11）.

[2]王春艳.提高档案管理现代化水平强化档案管理工作能力[J].兰台内外，2009（03）.

档案基础管理 篇12

一、医院档案管理工作概述

医疗改革的完善和现代医院建设的不断发展对传统医院档案管理工作提出了新挑战, 医院档案作为衡量医院医疗技术、管理水平的重要标尺, 档案管理工作是医院工作的一项重要任务。

1. 医院档案涵义解析。

准确把握医院档案的涵义是做好医院档案工作的前提。卫生部1991年颁布的《医药卫生档案管理暂行办法》中指出:医药卫生档案是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。此后, 学术论文中关于医院档案的表述大多引申于此。笔者认为:医院档案就是医院在从事医疗、科研、教学、基建、财会等各项活动中形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。

2. 医院档案管理机构。

科学设置档案管理机构不仅是医院开展档案管理工作的前提, 也是实现档案管理专业化、规范化、信息化的重要保证。目前, 医院档案管理机构主要有两类:其一是依附于医院行政办公室设置综合档案室;其二是未单独设置档案室, 医院档案由医院行政办公室监管。前者虽为独立的档案管理机构, 但并没有独立行使职权的权力, 一般只管理文书档案、科技档案、财会档案和部分实物档案、音像档案等, 而医疗文书、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影响图文档案等分属各个业务部门管理, 形成一个单位内由多个部门管理档案, 相互不隶属、相互不衔接、归档职责不明、责任不清的局面;后者在管理方式、档案业务水平、档案安全、对档案工作的精力和资金投入等方面, 弊端明显。

3. 现代医院档案管理工作。

现代医院的档案管理工作要以档案管理机构为中心, 在统一领导、集中管理的原则下, 在管理思想、管理手段、制度建设、服务方式和内容上与医院的现代化建设同步, 保证医院档案的安全、完整、规范有序, 最大限度地发挥医院档案信息资源的价值。

二、现代医院档案管理工作的保障基础

所谓现代医院是指以“管理人员职业化、管理决策科学化、医院管理法制化、医院管理信息化、医院建筑现代化、医院服务人性化、医疗服务品牌化、岗位职责明确化、医院服务主动化”为基本特征和趋势的现代化医院。在信息社会, 医院档案管理机构应不断学习新的档案管理技术, 在做好档案收集齐全、规范整理、安全保管等基础性工作的同时, 勇于创新、敢于尝试, 实现医院从档案实体管理向档案信息资源建设的转变。医院档案管理工作的基础与创新是相互依存的, 二者缺一不可。

1. 现代医院档案管理工作的思想基础。

档案意识是医院档案管理工作兴衰的关键所在。一方面, 必须要增强领导层的档案意识。领导的支持是做好档案管理工作的前提, 领导的重视是发展档案管理工作的保障;另一方面, 要增强医院职工的档案意识, 使其充分认识档案工作的重要性。只有提高医院的整体档案意识, 档案工作才能在思想上得到保障。

2. 现代医院档案管理工作的制度基础。

建立科学的档案管理体制, 健全档案管理的规章制度, 是医院档案管理的关键, 应设置科学的管理体制, 完善档案管理工作制度。

第一, 医院必须根据自身实际情况, 建立与医院规模相匹配的档案工作机构, 并建立科学合理的档案管理体制, 不断完善档案管理制度。⑴从档案的收集和整理入手, 根据医院的实际情况, 制定详细的归档材料收集范围和保管期限, 从源头上保证医院档案的齐全完整和标准统一;⑵配备专 (兼) 职档案工作人员并明确岗位职责, 从制度上保证档案工作人员各司其职;⑶制定科学合理的档案工作考评制度, 奖惩分明, 充分调动医院档案工作人员的积极性, 强化责任感;⑷制定医院档案统计制度, 准确掌握医院档案资源的类别和总量;⑸制定严格的档案销毁、鉴定工作制度, 保证医院档案资源建设的科学性和可持续性;⑹制定符合用户需求的档案利用服务制度, 促进服务方式的转变和服务内容的拓展;⑺制定档案库房安全管理制度及医院档案网站维护的安全制度与标准, 切实保证档案信息的完整与安全。

第二, 医院的档案管理机构负责统一管理本单位形成的全部档案。这一点需要特别说明的是:尽管《医药卫生档案管理暂行办法》中明确规定病历档案不在医院统一管理的档案范围之内, 但实践证明, 病历档案在处理医患纠纷, 维护医院良好信誉和形象等方面的作用已经越来越重要, 分散保管在各个科室的管理体制不仅造成了资源和人员的浪费, 而且不利于档案的完整、安全和利用, 不符合现代化医院档案管理的发展要求。从大部分相关文章的论述来看, 将病历档案集中到档案室保管已得到广泛呼吁, 并有望逐渐形成一种管理趋势。

第三, 应建立医院档案工作管理网络。可以建立由院长或副院长直接分管, 形成一个以分管院长全面领导, 办公室主任负责, 各科室负责人和专兼职档案员为主要成员的医院档案三级网络管理模式。

3. 现代医院档案管理工作的人力基础。

医院是否能够根据档案机构设置和档案管理实际需要, 配置足够数量的档案工作人员以及保证医院档案管理队伍的业务能力是直接影响医院档案管理工作水平的重要因素。医院必须保证开展档案工作正常所需的人员数量, 加大人才引进力度。将档案人员培养纳入整体人才培养计划, 通过专业培训、知识更新、业务进修等方法提高档案工作人员的业务素质。

4. 现代医院档案管理工作的设备基础。

随着计算机技术的不断成熟和网络通讯技术的普遍应用, 档案管理工作已逐步走向电子化、数字化、信息化的发展道路。医院要保障档案现代化管理所需经费, 修建符合档案保管要求的专用库房, 确保库房、阅览室和办公室的三分开, 配备与社会和医院发展相适应的现代化档案管理软、硬件设备以及现代化的档案保护设备。

三、现代医院档案管理工作的创新

创新已成为发展的代名词, 医院档案工作的创新将影响和推动医院各项工作的发展, 同时也是医院档案管理工作保持蓬勃生机和持久生命力的力量所在。

1. 管理理念创新。

管理理念的创新直接影响实际工作的创新。作为医院档案管理部门, 要与时俱进, 正确面对电子档案的出现、信息技术的应用、新型载体档案的保管等新挑战。努力解放思想, 改变旧的管理模式, 树立新的管理理念。不断拓展档案的工作领域, 延伸档案工作的触角, 建立适应医疗改革需求的档案管理新模式, 改革阻碍档案工作发展的旧制度, 加快新技术在医院档案管理中的应用, 全面提高档案工作效率和效益。

2. 管理手段创新。

为了适应社会发展对档案信息的需求, 医院档案管理部门应在继承传统档案管理方式科学成分的同时, 积极采纳和吸收国内外医院先进的管理手段和方法, 不断强化现代信息管理技术的运用。首先, 在传统纸质档案管理的基础上, 通过纸质档案数字化过程, 实现医院档案的信息化管理;其次, 要充分利用计算机和网络, 加强电子文件的统一管理, 使档案管理手段与现代技术同步发展;再次, 要通过建立档案目录查询系统和网上服务平台, 为更多用户提供档案信息服务。最后, 要积极开发医院档案信息资源, 建立各类全文数据库、多媒体数据库, 在保证档案数据安全的前提下, 实现医院档案信息资源共享, 提高档案管理的现代化水平。

3. 服务方式与服务内容创新。

在服务方式上, 首先, 要改变以往重管理轻服务的做法, 坚持档案管理与档案服务并重, 充分利用档案资源, 拓展服务领域, 多角度、多层次地为医院职工、患者及社会公众服务;其次, 医院档案工作者要在实际工作中寻求机遇, 在服务上变被动服务为主动服务, 促进档案由静态的实体管理向动态的档案信息管理转变。通过深入调查研究, 了解需求方向, 搭建以人为本、优质高效的档案服务平台, 充分发挥医院档案信息资源的作用;最后, 要逐步完成目录数据库、全文数据库、专题数据库等各种类型数据库的建设, 以现代化的服务方式提供档案信息资源利用。在服务内容上, 要根据医院档案工作的性质、任务和服务对象, 加强档案的征集工作和档案信息资源建设。通过建立医院档案信息网站等现代化信息利用平台, 为利用者提供快捷、高效的网上档案信息检索服务、互动式的网络在线档案信息咨询服务, 甚至是以满足档案用户各种个性化需求为主的个性化档案信息服务。

总之, 医院的档案管理工作是医院各项工作的基础和纽带, 充分认识医院档案工作的重要性是医院可持续发展和促进医院内涵建设的基础之一。医院档案管理部门必须准确把握医院档案工作的内涵, 采用新的管理技术和方法, 勇于在医院档案管理的各个环节大胆创新、积极尝试, 切实保障现代医院档案管理工作的全面发展。

参考文献

①黄蔷薇.医院档案管理怎样适应现代医院的发展[J].医学信息, 2011, 09.

②赵美玉, 王春红.医院档案管理的现状及解决措施[J].黑龙江档案, 2007, 03.

③栾学莉, 刘莉.做好医院档案管理工作的有效措施[J].黑龙江档案, 2010, 03.

④李继红.医院档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案, 2007, 06.

⑤陈艳杰.创建医院档案管理服务新模式的思考[J].兰台世界, 2007, 04.