纸质档案管理（精选12篇）
纸质档案管理 篇1
档案是一个单位、一个企业甚至是一个国家的重要历史记录。我国档案形成较早,各个时期对于档案的称呼也有所不同。它是记录历史以及重要事件的具体凭证,是重要的原始文献。重要的历史记录都是以纸质档案为主的文件,因此,保护好纸质档案的管理工作具有重要的现实意义。
一、纸质档案的管理现状
纸质档案一般是指由纸张为载体的档案记录,如书籍、报纸、文献、文件等纸质物品。这些档案由于材质特殊,容易受到环境的影响和腐蚀,因此,要想良好的保护好纸质档案就必须采取有效的措施。
在信息化时代的今天,档案也逐渐由纸质档案转变成电子档案,虽然电子档案方便、简洁,但是纸质档案对于一个企业,甚至是一个国家来说都至关重要。其原始性、真实性较强,记录的是最原始的数据、最真实的历史事迹。纸质档案产生的年代久远,其具有很好的历史价值,且应用较为广泛,应得到良好的保护。但是就当前的纸质管理现状来说,很多纸质档案不但没有得到良好的保护,而且一些企业还存在乱堆乱放、无人理睬的状况。并且,在高速发展的今天,办公室的效率也在逐渐提高,人们都会采用电子档案来代替纸质档案,且纸质档案较为繁多、复杂,工作人员在有限的时间里也无暇顾及对纸质档案的整理、统计。甚至还有的个别借阅人员为了图方便、省事,竟然私自拆分原始档案[1]。以上种种现象表明,我国纸质档案的保护流于形式,没有真正做好对其的保护工作。这不但影响纸质档案的使用寿命,而且会让很多珍贵的资料“毁于一旦”,情况不同乐观。
二、影响纸质档案管理的相关因素
(一)档案工作人员的保护意识薄弱
纸质档案要想得到良好的保护,工作人员必须要有足够的保护意识,这样在保存档案时才能够做到尽职尽责。但是,当前很多档案管理人员缺少良好的工作态度,对档案的收集、整编、归档、入库各项环节没有做到严谨、细致。对档案的日常维护,如除尘、防虫等工作也是敷衍了事,没有对纸质档案进行深层次的维护管理。
由于纸质档案的材质较为特殊,容易受外部环境的影响,因此,对于纸质档案的管理工作要认真、细致。对于存放档案的库房要尽量保持一定的温度和湿度,一旦温度、湿度超过一定的标准,那么纸质档案就受收到腐蚀,一些字迹就会模糊不清,纸张也会严重受损。对此,相关的管理人员必须要保证库房的干爽,做好保护工作。但实际上,档案管理工作者很难认真做到以上几点,对库房的巡逻、温度、湿度值的掌握都没有良好的进行[2]。“温湿度管理”是工作人员对档案保护的日常工作,不仅要每天观察、测试库房的温度、湿度,还要分析一段时间内库内、库外的温度值和湿度值,一旦发现温湿度不符合纸张存放的度数,就必须要采取相关措施进行解决。对于借阅档案的人员也没有进行严格登记,只是在纸上登记借阅人的姓名和借阅日期,并没有将信息输入到计算机管理范畴。这样一来,管理人员不能很好掌握档案的利用率,不清楚哪些档案利用率较高、哪些档案利用率较低,从而就会影响对利用率较差的档案纸张变化情况的掌握以及采取相应的保护措施[3]。
(二)档案利用者的保护意识有待提高
很多档案利用者在借阅档案以后,并没有对其进行保护。在借阅档案以后,对其翻阅和复印时也不管不顾,只图自己方便省事;无论手上是否干净,桌子上是否有灰尘,都一味无视。这样一来,就会对纸质档案造成一定的损害,减少档案的使用寿命。还有很多借阅者在借阅档案后并没有及时归还,导致档案丢失的事件也屡屡频发,借阅者对于丢失档案也只是写个情况说明,并没有按照《档案法》的相关规定予以处罚。档案利用者淡薄的保护意识和规章制度的不严谨也是导致纸质档案遭受破坏的重要原因之一[4]。
(三)档案的防护措施不健全
由于纸质档案的材质特殊,容易受到外部环境的影响。如光照、温度、湿度等的影响。纸质档案的化学成分一旦受到光照的影响就会产生化学反应,容易影响纸张的原有性质。存放地点的湿度一旦超过了一定的范围,也会对纸张造成影响。不仅加速纸质档案使用寿命的耗损,极大地损害纸质档案,温度过高的话会产生各种生物的繁殖,也会对纸张造成迫害。因此,各单位、各企业要做好档案防灾措施。但是就目前现状来说,很多单位对此并没有引起足够的重视,尤其一些地理条件较为恶劣的省份来说,防护措施更应该全面、细致。有些地区较为潮湿,应该做好防潮准备。
(四)纸质档案的防灾措施不健全
防灾措施主要指当灾难来临之际,企业、单位有预防和紧急避难的相关措施。尤其对于比较偏远的山区,其恶劣的地质条件极其容易引起洪灾、山体垮塌的现象,一旦灾难来袭,企业和单位必须要有有效的应急方案,这样才能尽最大限度减少损失。但就目前的现状来说,很多企业和单位并没有合理的应急预案,即使有,也只是理论知识,缺乏实践,缺少演习。因此,一旦发生各种危险,企业很难进行合理避难,也不利于纸质档案的保护工作。
三、纸质档案管理的保护措施
(一)做好宣传工作,提高工作人员的保护意识
做好纸质档案的管理工作,首先就要提高工作人员的保护意识。管理人员是保护纸质档案的关键因素,因此,加大宣传力度,提高他们的保护意识尤为重要。各单位、各企业要做好宣传工作,定期强调保护纸质档案的重要性;潜移默化地培养员工的职业道德素养,提高他们的责任感,高效的完成本职工作。
企业单位须定期对档案管理人员进行知识培训,完善他们的理论知识,并且提高他们的技术水准。只有让工作人员自身主动学习、认真工作,才是保护纸质档案的关键因素。提高工作人员的思想意识,可以让他们增强工作的自觉性,培训他们的专业技能,可以让工作人员在处理各项难题时游刃有余。
除了要提高管理人员的保护意识,宣传力度还要扩大到整个企业,让借阅者在借阅档案的同时也要对其注重保护,降低用户对档案破坏的可能性。企业单位的管理人员可以在档案管理室粘贴告示以及借阅的详细规则和条例,借阅者不得擅自损坏档案,不得逾期不还,一旦发现档案有损坏、涂抹现象,根据相关条例予以处罚。对于借阅的纸质档案,管理人员应严格记录在案;对于遗失档案的用户,也应按照《档案法》严格给予惩治。
相关部门还应制定好各项规章制度,提高惩治力度,让档案保护工作能够有效地进行下去。一旦发现不规范操作以及乱涂乱撕现象,给予追求责任。对于档案的整理、归纳等各项环节都要严格执行。一旦强有力的规范产生,工作人员才能按照规章制度办事,做好本职工作。
(二)提高保护措施,加强防范
由于纸质档案的材质较为特殊,容易受到外部环境的影响,因此,管理人员应提高相应的保护措施,加强防范。对于纸质档案的保护管理,须从以下几个方面入手,即从库房的温度、湿度、清洁、消毒、光照等五大方面进行管理和防范。
纸质档案应单独存放在空气良好、干爽的库房。在档案入库之前,相关工作人员应对库房进行消毒、清洁工作。除尘、除虫工作要仔细、认真,将污染源隔绝在库房外。对于库房的湿度、温度以及光照因素也要严格控制,防止档案因外部环境因素而减少使用寿命。最大限度的降低纸质档案的损害率,维护纸质档案的完整和安全。
由于纸质档案的化学成分容易与光照产生一定的化学反应,因此在存放档案的库房中应采取一定的避光措施,避免阳光直射。可以通过人工照明来代替阳关的亮度。对于灰尘的处理,除了日常的清洁工作之外,还应采取相关的防护措施,如在换气窗上盖上纱网,在入室口安装过滤设备等。管理人员还应确保库房的湿度、温度在一定的标准范围内,可以安装烘干机等设备来保证室内的干爽。
除了要保证库房的温度、湿度以及光照的影响之外,还应定期对其进行清洁和消毒,避免灰尘积压损害纸质档案。同时,还要注重对纸质档案的消毒工作,以免霉菌滋生、生物繁殖。一旦发现任何情况,要及时清洁、及时处理。
(三)提高管理人员处理突发事件的能力,有效保护档案
除了上述基本保护措施之外,各单位、各部门还应根据企业的自身特点加强提高管理人员处理突发事件的能力。尤其是那些地质条件较为复杂的企业,应合理制定好防火、防洪、防地质灾害的应急措施。
目前,各个单位、企业的档案管理工作还仅仅停留在档案的收集、整编等工作内容上,而忽略了身边的环境因素,一旦发生危险,毫无应对能力。因此,企业应加强培训员工的应急能力,定期进行培训工作,同时注重实战演习。这样,在灾难来临之时,工作人员才能够有秩序地进行撤离和保护档案的工作。对于日常的管理工作,相关部门还应制定有效的管理措施。对于提前发出警报的工作人员给予奖励;对于擅自离岗或监守自盗的人予以惩罚。
结束语
综上所述,纸质档案是企业重要的历史记录,是较为全面的历史文献,因此,对于纸质档案的保护尤为重要。各单位、各企业应采取积极措施,提高管理人员的保护意识,加强保护管理工作。要“防患于未然”,制定全面的、有效的管理措施。相关技术人员也应不断学习和掌握保护纸质档案的技术和有效方法,从而降低对纸质档案的损害,提高其使用寿命。
参考文献
[1]丁勇,陶革.浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J].天然气勘探与开发,2012,(4):22-23.
[2]李丹秋.浅谈如何做好地质档案的管理工作[J].档案管理与利用,2013,(6):33-34.
[3]程巧玲.浅谈纸质档案管理的保护工作[J].科技咨询,2011,(15):44-45.
[4]贾利岩.电子档案与纸质档案管理的并存于互动[J].山西档案,2012,(22):33-35.
纸质档案管理 篇2
1、签收和启封：文件的收发由专人履行签收手续，其他人员不得随意签收和启封。如果标有具体人员亲收、亲拆的公文、信函，除本人委托外，任何人不得启封，应原封不动交给亲收人或指定人员。办公室收到的各类公文及重要资料、刊物须及时交送有关领导和相关科（室），按有关程序和规定及时处理，防止耽搁、延误。
2、登记：登记文件必须将收发文时间、来文单位（发往单位）、文件字号、密级、标题、缓急程序、份数及处理时间、处理情况逐项登记清楚。登记文件应按来文单位类型分别登记，登记簿应装订成册，易于保存、查询，妥善保存5年后销毁。
3、办理：经办人员必须根据文件的内容和阅知的范围，及时、迅速传阅、办理，不得拖延，事后必须在办文单上签字或写明办理经过及结果，需向领导反馈情况的必须及时反馈。领导批示后的文件，应按领导批示意见进行办理。
4、传阅：传阅文件应突出一个“快”，随时掌握文件的去向，避免文件漏传、误传和延误、遗失。
(1)严格登记手续。文件传阅时应做好登记手续或请传阅者做好传阅签收。
(2)文件传阅时，应设立必要的文件传阅夹和办文单，以便区别于其他材料和领导阅后签字、批示。要提醒传阅者不要随意抽取文件夹里的文件，以避免文件漏传。
(3)文件传阅应在部内的办公室进行，不得将文件带到住所或公共场所阅处。
(4)文件传阅必须根据规定的文件阅读范围进行传阅，应由专人按部领导的排序或主次先后递送。对传阅的文件应及时收回，重要文件应当天送达，当天收回。要避免文件在传阅对象之间发生相互传递的“横传”现象，以免传阅的文件失去控制，造成文件积压、丢失和下落不明等情况。要加快文件传阅的速度，要尽量减少文件传阅时的停留时间，缩短文件传阅周期。关于文件的保管
文件的保管、存放必须明确专人负责，并建立健全管理制度。
1、对传阅好的文件、办理好的文件，应及时核对清点，并分门别类保管存放。
2、文件借阅时，必须符合规定的文件阅知范围，办理借阅文件的登记手续，在规定的场所阅读。如遇特殊情况需要携带文件外出时，必须经研发中心负责人批准，并采取必要的保密措施。涉及密级的公文和内部重要资料，要注意保密。凡是有密级的文件，不得随意复印，确因工作需要必须经研发中心负责人同意才可复印，其复印件按正式文件管理。
3、文件的存放场所应安全、保密，不得将文件随意放在办公桌面上或存放在玻璃橱和敞开式的橱柜中。关于文件的清退、销毁
要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和销毁工作。清退和销毁文件，必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导人批准同意。个人不得擅自销毁文件。
(1)公司下发的文件清退单，认真核对应清退的文件，按时、如数将清退的文件送区委机要室并办理清退、注销手续。
(2)研发中心的文件根据有关归档要求，要定期清理归档，并做好归档手续。
(3)对不需要归档的其他文件、资料及内部刊物，应按区委保密办的规定进行清退、销毁。
(4)文件管理人员在工作调动、离职时，应先办理文件的移交手续，清退所持的全部文件，方可办理调动、离职手续。任何个人不得私自带走文件或私自销毁文件。关于文件管理职责
1、研发中心综合部是文件管理的职能部门，应加强对文件，特别是公司文件的管理，严格执行有关规定和保密纪律，做到既充分发挥每份文件的作用，又严防失密、泄密现象的发生。
2、综合部负责人应定期检查文件的收发、登记、传阅、保管和清退、销毁情况，加强文件管理和保密教育。
纸质档案的数字化转化 篇3
关键词：纸质档案；数字化；档案馆；
城建档案馆作为涵盖城市方方面面信息的重要基地，保证其内部信息资源存储良好是非常必要的。但纸质档案的应用，使得其在长期存储的过程中容易受潮、虫蛀、破损等，使檔案信息缺失或失真，这不利于档案信息的有效使用。而城建档案馆纸质档案的数字化建设，将实现档案数字化，可以有效的存储档案，并保证档案信息全面、真实、详细，利于档案信息有效使用。所以，城建档案馆档案数字化建设是非常有意义的。
一、纸质档案数字化的必要性
（一）有利于促进档案信息化建设
随着科学技术的发展和信息化时代的到来，数字化已逐步走进人们的生活和工作，城市也受其影响，在积极的朝着数字城市的发展方向而努力，这在一定程度上推动了城建档案馆档案数字化建设的发展。而我国住房和城乡建设部提出的《建设电子文件与电子档案管理规范》，也使得各个城市均努力构建数字化档案。在此种背景下，实现城建档案馆档案数字化已是必然趋势，这也将促进档案信息化建设。所以，对城建档案馆纸质档案进行数字化转化可以促进档案信息化建设。
（二）有利于提高档案信息的使用效率
因城建档案馆中的档案记录了城市规划、城市建设、城市管理等方面的信息，其可以作为城市规划建设的重要依据。因此，城建档案馆中档案信息具有非常重要的应用性。但因纸质档案寻找繁琐、档案资料较多，使得档案使用比较困难，这会大大降低档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中，并良好的保护档案信息。在使用者需要使用档案信息时，可以利用科学的档案检索工具来快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。
（三）有利于强化档案信息的保护
因为城建档案馆中纸质档案会被使用者经常翻阅，容易造成纸质档案破损；档案馆管理人员未能认真、合理的管理纸质档案，容易造成纸质档案丢失。这类情况的发生，将会使档案信息得不到有效的保护，促使档案信息缺失、失真。而使城建档案馆纸质档案转化为数字化档案，促使档案内容可以分类存储在数据库中，如若使用者需要使用档案信息，则需要通过网络传输的方式来进行档案信息查找与检索，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免档案信息缺失或失真的情况发生。所以，城建档案馆纸质档案数字化建设可以更好的保护档案信息[1]。
二、推进城建纸质档案数字化建设
对于推进城建纸质档案数字化建设，笔者建议通过以下措施来实现，这可以提升城建档案馆数字化档案的应用性。
（一）做好数字化档案建设的准备工作
1.精选数字化档案对象
由于城建档案馆纸质档案或多或少出现一些破损、丢失等情况，导致其利用价值大大降低。为了使收录在数据库中的档案信息具有较高的使用价值，在精选数字化档案对象的过程中，就要求工作人员对利用价值高、利用率高、易破损的档案先进行收录。在此之后，应当对已破损的纸质档案进行分析，确定其利用价值，合理收录档案信息，如若利用价值过低，将不作为数字化档案收录的对象。
2.加强新接收档案的数字化处理
因为新接收的档案包括在数字化档案工程范畴之内，因此为了保证新接收的档案进行数字化处理后可以有效使用，一定要规范的、合理的、标准的进行新接收档案的扫描、传输、整理、存储，以保证新接收档案准确录入，避免档案信息丢失或受损等情况发生[2]。
（二）选用性能良好的设备
1.计算机设备的选用
计算机作为档案数字化工作的必备设备，确保此设备有效应用显得尤为必要。因此，在进行设备选用时需要合理选择计算机设备。对于计算机设备的选择，需要重点确定计算机的主频运行速度、硬盘存储量、软件设置，进而采用符合档案馆数字化档案建设要求，高性能的应用。就以沈阳市城建档案馆档案数字化建设中所选用的计算机设备来说，其计算机主频在P4，2.4，硬盘存储量在400G以上，软件设置符合档案馆数字化档案建设要求，使得计算机设备在档案馆数字化档案建设中发挥作用。
2.扫描设备的选用
城建档案馆纸质档案数字化建设中，扫描设备的合理选用是非常必要的。选择性能佳、应用性强的扫描设备可以准确的扫描纸质档案中的内容，促使纸质档案中的内容完整的、准确的上传到计算机设备中，并存储在数据库中。所以，在进行扫描设备选用的过程中，需要重点分析扫描设备的扫描速度、扫描厚度、扫描宽度、扫描色彩、光学分辨率等，进而选择适合承建档案馆应用的扫描设备[3]。
结束语：
城建档案馆作为储藏档案信息资源的重要基地，其所采用的纸质档案存在一定弊端，容易造成档案信息失真或缺失。对此，应在我国科学技术不断发展的当下，利用先进设备或科学技术来构建数字化档案，使城建档案馆向先进化、智能化、数字化的方向发展，从而提升档案信息的利用率，为促进城市良好发展创造条件。
参考文献：
[1]纪平.沈阳市城建档案馆档案数字化建设——纸质档案的数字化转化工作[J].城建档案，2008，（9）：8-9.
[2]姜欣.公共图书馆纸质档案信息数字化探究——以辽宁省图书馆为例[J].图书馆学刊，2010，32（8）：47-49.
信息时代的纸质档案管理 篇4
1. 原始性与真实性强。
纸质档案的原始性与真实性, 是与其它文献档案有所区别的根本所在。档案利用的价值, 恰恰在于档案原始属性的真实性。档案的原始性是档案最主要的特点之一, 而纸质档案完美的体现了档案的这一特征, 这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需求形式上。而电子档案的这种存储形式, 决定了其具有易修改、复制、删除的特点, 而且修改、复制、删除之后可以不留痕迹, 不易被发现, 导致真实性不高。总之, 这些原始的纸质资料体现了档案的唯一性和真实性, 较之于电子档案其原始性与真实性显得尤其珍贵。
2. 受环境影响小。
纸质档案受环境条件的影响比电子档案要小。比如, 灰尘的影响。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等, 即使灰尘已经对其产生实质性的损害, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息, 即有可恢复性。而灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏, 灰尘一旦对电子档案载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 使电子档案失去保存价值。再如, 光线和有害气体的影响。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应, 导致纸张强度的降低。而对电子档案的破坏力更大, 严重的可使电子档案信息丢失。
3. 安全性强。
纸质档案形成后, 原件中的内容和已形成的原始特征不会发生变化, 这种真实性是纸质档案相对于电子档案来说更安全稳定的原因。纸质档案一旦形成, 我们只要对档案的载体——纸张进行妥善的保护 (或修复) , 使用时遵守各项管理制度, 做好相关保护工作, 可以使纸质档案的寿命延长到几百年的时间, 特别是随着档案纸张研究的深入, 近年来研制出一种专门为档案用纸的耐久纸张, 为纸张存储介质的长久使用提供了更为广阔的空间。
4. 直观性好。
纸质档案是一种特殊的、历史悠久的信息载体, 人们可在广泛的环境中利用, 可以不借助任何其他载体, 可谓携带方便, 阅读自由。这种利用的直接性, 使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。而电子档案必须依赖特定的计算机设备才能识别和利用, 它不具备直观性, 必须借助一定的载体方可使用, 若干年后再去找与形成电子档案时相匹配的硬件和软件, 将是非常不容易的事情, 这就大大影响了档案的开发和利用。
5. 性价比高。
纸质档案只有在保护和修复方面会产生一定的费用, 这些费用相对来说比较固定, 成本也相对较低。而电子档案的保护费用要贯穿在其生命周期的整个过程, 在使用的过程中受环境、人为因素的影响也比较大, 另外, 由于电子档案依赖生存的计算机系统的不断换代更新, 要保证电子档案能够长久地保存并且能够正常地阅读, 其维护费用远远超过传统文件的保管费用。
要做好纸质档案管理工作, 首先要从思想上重视它。在实际工作中, 大多数档案工作人员的基本工作内容和档案管理的运行机制不会根本性改变, 所以需要各级行的档案工作者强化思想认识, 要意识到电子档案永远不可能替代传统的纸质档案, 纸质档案从长远来看还是工作的重中之重。其次, 各级行必须建立健全各项规章制度, 这包括制定归档制度、安全保管制度、档案保密制度等相关规章制度, 用制度可以起到约束行为的作用。第三, 纸质档案存档入库时严格把好质量关, 就会给电子档案的前期工作带来极大的方便。对于纸质档案的保护, 比如在防虫、防霉、防有害气体、去酸、修复等方面, 要掌握一定的技术知识与手段。此外, 电子档案和纸质档案是既相互联系又有明显差异的事物, 是档案的两种存在形式, 信息化社会决定了纸质档案与电子档案互为补充、长期并存的情况, 因此, 在信息时代要想做好纸质档案工作, 必须加强对计算机网络知识的学习, 以社会信息化为依托, 创新档案管理模式, 积极探索电子档案和纸质档案的关系和差异, 取长补短, 共同促进档案事业的发展。
参考文献
[1]常秀英.对电子档案纸质档案长期并存的思考[J].太原城市职业技术学院学报, 2004 (4) :158-159.
纸质档案辅助检查要求 篇5
新建一般居民：
《一次健康检查血糖心电图B超》
糖尿病：
《每年一次健康检查心电图B超四次空腹血糖及四次随访》
高血压：
《每年一次健康检查血糖B超及四次随访》
精神病：
《每年一次健康检查与病情评估：一般体格检查血常规血糖转氨酶心电图4次随访》
0-6岁儿童：
《新生儿健康管理至少2次，婴幼儿健康管理1岁以内至少4次，第2年和3年每年至少2次，在6-81830月龄分别进行一次血常规检测，4-7岁儿童每年提供一次健康管理服务和一次血常规检测。》
孕产妇：
《5次产前检查，包括血常规尿常规肝肾功能血型1次。血红蛋白、尿蛋白各4次，孕21周-24周1次产科B超，孕25周-36周1次血糖筛查，1次艾滋病抗体.梅毒血清学实验与乙型肝炎检测。产妇出院后1周{测一次血常规}、2次产后访视，42天健康检查。》
老年人：
《每年一次健康检查血常规尿常规肝肾功能空腹血糖血脂心电图B超 》
健康教育：
村卫生室举办健康教育讲座不少于6次《内容：活动应有照片签名册》
纸质档案修复质量评估方法的研究 篇6
关键词：档案修复质量评估
一、纸质档案修复质量评估的意义
长期以来，档案修复技术基本建立在经验操作和主观评价阶段。修复技术的实现是主观、经验、设备、环境综合作用的结果，由于历史传承、对修复技术的理解存在差异，修复经验经长期积累，因人而异，因具体情况而别，每人的发挥是有差异的，操作中的不确定性也非常突出，导致修复质量不同。另一突出问题是档案修复中有很多步骤和做法无法用语言文字准确描述，无法量化，有些是凭着个人的感觉，这样造成对修复技术评估时带有很强的主观意识，专家或师傅很容易成为评价技術实施效果主要人选，评价的方法和依据主要是每位评审员的经验和主观判断。由于上述原因，在档案修复实践活动中，省去了评价这一环节，或者是非常简单、非常形式化的表面评价，没有形成评价方法、评价程序和评价报告。
过去一直沿袭下来的修复质量的评估是靠经验。经验就是规范，技术实施的好坏与经验的多少息息相关。技术实施的结果需要有经验的师傅来评定，由此加大了修复技术的管理难度。
档案抢救修复一旦出现质量问题，将会对档案带来更大的破坏。这就要求档案修复质量得到一定的保证，容不得半点差错，否则就会导致珍贵的档案遭受不可挽回的破坏。长期以来，因为档案修复质量评价难度较大，人们一直在回避这一问题。但随着今后国家对档案抢救修复力度的加大，科学化管理水平的提高，需要提出档案修复质量要求，其目的是在统一抢救技术操作，统一修复质量要求，系统培训修复人员，确保国家档案的抢救修复工作从经验修复逐渐转变为科学修复，从技术性修复转变为技术加管理性修复，从数量考核逐渐加大质量考核的比例，由档案抢救与修复技术质量的研究和制定带动档案保护技术整体水平的提高。
档案抢救修复质量评估的研究可以促进档案修复技术规范或标准的建设。评估需要标准，标准来源于评估。标准申规定了整个修复过程中每一步具体要求和每一单独技术的要求。其中包括：接粘技术要求、黏合剂要求、修复用纸要求、托补技术要求、干燥要求、裁切要求、装订要求、修裱技术质量标准、修复后档案外观要求、修复技术质量等级、抢救修复质量检验方法等内容。档案修复质量评估可以基于标准的要求进行，可以借鉴标准中的规定进行对比检查。评估和标准的研究是促进档案修复水平最优化实现的途径。在实际工作中，因档案修复中缺少标准，造成人员操作时无章可循，发生了许多因修复质量问题而导致档案二次受损的现象。如某些档案修复后字迹洇化、扩散、生霉长虫等。只有通过修复质量的评估，找出主要原因、认清问题的根源，再次修复时才不至于出现同样的问题。
对档案修复技术进行科学评估可避免修复技术计划不周、实施不力、控制不严、监管不善、验收标准缺乏等现象。为保证在变化的条件下(如修复对象的干差万别，破损程度的严重不一)实现修复的目的，按照事先拟定的计划和标准，通过采用各种方法，利用各种设备，通过对比、检查、监督、引导和纠正，以保证修复目标得以实现。档案修复技术评估需要全方位的、多角度的，如过程评估、进度评估、质量评估、风险评估、方法评估、材料评估等，而非单一的外观评估。具体的评估可通过：会议、报告、过程检查、风险跟踪、测试和同行评审等开展。
档案修复质量评估主要依据：使用的抢救修复方法是否有利于档案的长久保存与保护；使用的方法是否科学合理；抢救修复的过程是否严格按相关的标准进行；修复材料是否合格；修复技术与质量是否达到要求等。经检验有质量问题按事先制订的制度处理；无质量问题在工作流程单签字接收，记录相关修复信息，经核对整理无误后归档入库。
二、纸质档案修复质量评估的内容
档案修复及实施过程中涉及到操作技术人员和技术实施环境，二者是影响技术实施效果的重要因素。质量检查过程中要了解修复技术的方案，观察操作人员全过程的操作，注意细节的变化，考虑环境因素的影响，考虑设备的影响因素和费用投入等，由此得出评价的结果。如果操作人员的操作水平和技术环境远离了操作规范，质量检查工作就一定要指出问题的关键所在，及时采取纠正措施。为了有效地制定及执行纠偏方案，准确地发现问题十分关键。检查人员需要发现技术实施后是否存在潜在的隐患，这种隐患大多从表面上观察不到，但仔细分析会发现一些问题。如破损档案修裱后如感染霉菌，短时间不会出现霉菌滋生的现象，等到环境条件有利于霉菌生长时，霉菌会在档案上滋生。
从宏观的角度上而言，档案修复后应尽量保持档案原貌，修裱过程中不得造成档案原件再次损坏；修复后的档案经过处理还能恢复到原始状态。从微观具体考虑，修复后档案光洁齐正、质地柔软、不崩裂、拼对裂缝准确无误。具体检查和评估内容如下：
1.碎片拼对准确无误，字迹拼对端正，不得刷花、刷坏、出现皱褶。档案修裱后尽量保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得因修裱再次造成文字、图迹、印章、标识的洇化、扩散及脱落损伤；
2.托件在干燥过程中无崩、拔、走、裂、壳、霉等现象发生，修裱成品不变形走样，托纸与档案之间不得出现脱浆空壳现象；
3.修裱成品要达到“薄、光、平、软、长”；
4.修补部位与档案颜色协调，厚薄一致，整齐平整，干燥柔软；
5.对页拼对无歪斜错位，中缝对接紧凑，不离不叠；
6.装订尽量保持原有风格，牢固平整，保持原有卷内文件顺序；
7.溜口纸条宽窄适当，以略宽于破损处为宜，纸条上不能有任何纸病；
8.卷轴装档案修复后纸张平整，镶缝一般小于2mm。补纸、镶料色调协调，浓淡适宜，天地比例为3：2。天、地两端加装的轴、杆粗细适当，轻圆、平直。卷轴装档案柔软，展阅时平整，不卷不翘，卷收后天、地两端平齐；
9.经折装档案修复后纸叶折叠整齐，不歪不斜。书皮软硬适中，面积大小合适。折口部分不高、不翘；
10.蝴蝶装档案修复后纸芯平整，压实。折口平直，每张折口处都要粘有浆糊。纸张外皮包裹严紧；
11.档案纸张四边整齐，纸张无前后、上下颠倒，页码顺序保持正确；
12.卷皮平整，无皱折，无浆糊痕，无指甲划痕。面积大小合适，把档案四周盖严，不露白边；
13.档案装订线位置、距离适当，订线后各线段连在一起成为一条直线，不歪斜，误差±1mm，两股线互不缠绕，不露线头；
14.工作间检验。室温14℃—24℃，相对湿度55％—60％，自然光或灯光。大墙或壁子平整、无霉菌等污染物。
国家重点档案抢救修裱质量检验主要内容见表1。
三、纸质档案修复质量评估的方法
修裱后质量检验可随机抽查，也可以逐卷、逐件或逐页检查，检查样品量的抽取主要依据档案的重要程度和检查的组织形式而定。检验方法如下：
(1)目测法。通过直接观察，确认国家重点档案经过修复后各方面符合修复质量标准。
(2)触摸法。用手触摸，感觉修复的档案纸张是否达到平、光、薄、滑、软。
(3)比较法。选定符合质量要求的为样本，在每次修复工作完成后，与样本对比，评价其是否达到要求。
档案修复质量评估的方法可以采用定量和定性两种方法进行。
(1)定量方法
修复技术实施中有些技术指标可以量化评定，比如修裱环境温度、湿度、托裱搭接处不能超过2mm等。这些具体指标可以借鉴DA／T25-2000档案修裱技术规范；DA／T37—2008历史图牒档案修裱技术规范；WH／T 14—2001古籍修复技术规范与质量标准；BS4971—2002文献保护用修复和有关处理方法，推荐方法；2005国际图联图书馆资料的保护与处理原则；2008美国弗罗里达州档案馆文件与文献修复技术。这些标准从不同的方面对档案修裱技术、过程、方法进行了规定，有一些技术参数和质量要求可以参考。
(2)定性赋值的方法
在档案修复技术评估中，定性描述是一种常用的方法。除了定性描述，还可以采用定性赋值的方法进行较为客观的评定。定性赋值即是将目标值的检测分解为单项目标的完成情况和组合目标的完成情况，也就是将修复技术分解为几个步骤或程序，考察每一步完成的情况和总体情况。由于目标值并不是都可以进行定量化描述的，所以宜采用定性调查，然后赋值评估。如先设计好修复技术实施每一步和总体效果等级表，等级划分可以用几组形容词表示。通过修复技术专家和管理者的观察，通过全方位的了解，给修复技术打分，最后综合评定。评估的范围不可能是总体范围，可以从总体中抽取典型性个体，用典型性个体代表整体水平。样本数量越多，准确程度则会越高。
结果组合评估方法可将档案保护技术评估体系进行加权处理。首先将整个过程分解为6个因子，如方案、技术人员的技能、工作态度、设备与环境、操作过程等六个级别，根据不同的情况赋予不同的权重系数。如果评估指标设为五级，每一级指标可采用100分为满分值，用每一级所得的分值，在乘以权重系数得到各级所得值，各级值的总和既是总效果的评估值。
修复质量检验评估可以按下列方式组织进行：
(1)自检
在每件档案修复完成后，单位组织多年从事档案保护和修复的技术人员或专家依据修复质量要求进行检查，并填写修裱后质量检验表。
(2)委托第三方检查评估
将修复后的档案委托与本单位无关的第三方进行检查评估，第三方具备一定的技術力量，多年从事档案修复，具有丰富的修复经验。要求第三方出具检查报告。第三方检查时，样本的选取可采用随机抽查与重点检查相结合的方法。
(3)专家鉴定法
对于一批重要档案，在集中完成修复任务后，可组织专家进行现场鉴定验收。若修复质量经上述检查存在一定问题，其质量的认定须经修复经验丰富的专业人员鉴定。
电子档案与纸质档案的比较分析 篇7
随着计算机技术在各个领域的广泛应用, 各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案, 同时, 电子档案以其载体和载体技术信息结合方式的特殊性对传统档案管理理论造成很大的冲击。进一步研究电子档案以及电子档案与传统纸质档案的差异, 对进一步完善电子档案的管理, 实现纸质档案与电子档案优势互补、并行管理具有积极的促进作用。
一、电子档案与纸质档案的需求共性
1. 档案利用需求的社会性与层次性。
一是档案利用需求的社会性。档案利用需求的社会性体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值在于档案利用信息资源的原始记录性都为将来的工作提供了借鉴;二是档案利用需求的层次性。从利用档案信息的形式来看, 档案利用者的需求具有层次性。档案利用者所从事的职业不同, 需求的档案信息内容也不相同, 有的档案利用者需求的是一次档案文献信息, 有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。
2. 档案利用需求的多样性与动态性。
一是档案利用需求的多样性。档案利用者对电子档案利用与纸质档案利用的需求, 受其自身的职业、素质和爱好等的不同而千差万别。档案利用者需求可以划分为许多种类, 如:根据需求表达与否, 可分为表达的和未表达的需求;根据需求和客观要求是否一致, 可分为实际和非实际需求;根据需求表达方式, 可分为主题和指名需求;根据档案利用者的不同类型, 还可分为管理人员、科研人员和公民个人需求等。档案利用者需求的多样性与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展, 社会所拥有的职业越多, 生活文明程度越高, 人们的爱好越多, 爱好的层次越高, 也就更加多样化。二是需求的动态性。档案利用者需求的满足方式和水平, 是由其所处的历史条件所决定的。会随着时间、地点、条件的变化而变化, 随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性。
3. 档案利用需求的重复性与可诱导性。
一是档案利用需求的重复性。档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次, 其需求满足只是相对的、暂时的, 原有的需求满足了, 又会产生新的利用需求。只要具备一定的条件, 档案利用需求就会多次重复出现。二是需求的可诱导性。档案利用需求的可诱导性, 主要是指对档案利用者的需求可以进行引导和调节。档案利用者需求的可诱导性, 是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力既表现为档案信息资源具有巨大的潜力, 又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。
二、电子档案和纸质档案在保存方法上的利与弊
1. 二者易受环境影响, 不适宜温湿度和光线、有害
气体、磁场、灰尘、外力等都会对二者造成不同程度的损坏。高温、高湿、强光和有害气体会使纸张发生养化反应, 降低纸张强度, 缩短纸张寿命, 同时字迹发生扩散、洇化现象。湿度过高或过低会使电子载体发生变形, 影响数据的读写, 而强光和有害气体对电子载体的破坏力更大, 使电子文件载体材料发生化学反应, 破坏磁性载体的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。磁场对纸质档案没有任何影响, 但对电子档案的影响显著, 如果保存不利, 会使电子文档消磁或磁化, 影响电子档案的记录效果, 引起信息的丢失, 或无法读出。灰尘和外力使纸质档案破损, 纸张发生粘结、给纸张带来霉菌等;使电子载体记录信息的损坏, 数据的丢失。可见, 控制好温湿度, 远离磁场、保持库房清洁、提高档案材料的寿命, 同时研究新的措施或新的材料, 适应温湿度的变化, 提高抵抗强光和有害气体的能力, 是我们需要解决的课题。
2. 现代网络技术对纸质档案和电子档案的影响利弊明显。
现代的网络技术对纸质档案和电子档案的影响差别很大。纸质档案的内容与载体是不可分的, 只要纸质材料的完整, 纸质档案信息就能完整, 因此, 现代的网络和通信技术对纸质档案没有影响。电子档案的文件与载体的可分性, 尤其是网络的共享, 使电子档案内容极易更改、删除、增加、盗窃等, 给电子档案的保管带来许多新的问题, 处理不好, 会直接影响其真实性和完整性。此外, 电脑病毒可严重影响电子档案的使用。它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其他程序的传染。因此, 如何解决电脑防毒抗病能力, 加强电子档案的保密性, 使电子档案与电脑之间形成一种识别能力是目前亟待解决的问题。
3. 在存储空间上的利弊明显。
纸质档案需要集中汇集在库房内进行存储保管, 在较大的档案馆, 房间内排满了档案柜, 纸质档案占据大量空间, 档案管理者在管理、保存和应用中需要耗费许多体力和精力。电子档案是利用软盘和光盘进行保存, 因此不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可管护, 而且查阅方便, 存储量大, 节约空间, 节省体力和精力。
三、电子档案与纸质档案双轨管理
1. 建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。
由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案, 在纸质档案与电子档案并存期, 应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统, 分别操作、分别保管、分别利用, 并在两个系统之间建立必要的通道, 使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件, 以便在有关业务处理上协调一致, 方便利用, 即在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案, 及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存, 继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性;或是把一些利用频繁, 需要传输、联网的已开放的纸质档案进行数字化转换, 形成电子档案, 以满足档案信息资源共享的需要。
2. 档案部门集中管理电子档案。
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化。由档案部门统一管理电子档案, 不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行, 有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏, 还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系, 并对电子档案进行专业性开发, 使之发挥最大的作用。因此, 档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。
3. 建立一套科学合理的管理制度。
要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度, 以保障电子文件的及时收集, 防止在分散状态下发生信息丢失。同时, 电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式, 如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化, 便难以确认它的原始性和完整性。因此, 应为每一份电子文件建立必要的记录制度, 从收集开始就进行记录, 记录电子文件的管理和提供利用情况。
纸质档案管理 篇8
关键词：电子档案,纸质档案,光盘
2003年, 国家档案局出台了《电子公文归档管理暂行办法》, 本办法通过档案工作人员多年的摸索与实践, 人们对电子档案也有比较深刻的认知, 对电子档案管理中的顾虑也有所改善, 并且总结摸索出了一些行之有效的管理办法。但目前对纸质档案与电子档案并存的管理模式仍然存在着一些误区和工作盲点, 现就如何提高档案管理质量谈几点粗浅看法。
1 纸质档案与电子档案相互依存
人类最初原始记事方法就形成了档案的雏形。如结绳、刻契、编贝、结珠等, 随着文字的发明与应用, 逐渐演变发展为当今纸质和电子档案两大类, 这是人类文明的一大进步。纸质档案历经数百年的实践证明, 它是过去唯一保存记录历史的凭证。如今社会技术进步和历史的变迁, 记载社会、历史方式也随之改变。从单一的纸质、手工, 转向网络、电子的多元发展。从而形成大量的电子文本材料, 暨纸质档案之后诞生了的电子档案。
在电子归档整理中, 《暂行办法》明确规定:电子公文是参照国家有关纸质文件的归档范围, 进行归档并划定保管期限。电子公文形成单位将具有永久和长期保存价值的电子公文, 必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。
从表面上看, 纸质档案与电子档案只是载存放形式不同, 但实际上内容是一致, 它们是相互依存、相互关联、相辅相成。随着计算机和网络科学技术的发展, 无纸化办公的推行, 大多数高校也逐渐利用档案软件, 将传统的纸质档案转化为数字化电子归档, 也就是通常所说的“双套制”。
2 纸质档案与电子档案管理的区别
在档案管理过程中, 纸质档案与电子档案是相互并存、相互关联, 缺一不可, 但也有区别。主要表现在以下几个方面:
2.1 原始性认定的差异。
纸质档案立卷归档环节是传统文书工作和档案工作的结点。文书处理部门立卷, 档案管理部门接收, 一年归档一次, 这已成为传统档案工作固定模式。从分类整理环节, 它一直是传统档案工作的重点, 纸质文件归档只能逐份整理, 分类明确, 归入适当的类目, 组成合适的案卷, 档案工作人员耗费大量的时间和精力。也造就了纸质档案可靠性强、不易修改、并具有较强的原始凭证。总之, 纸质文件内容是通过其形式表达它原始性, 人们也可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。与纸质文件相比, 电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。电子文件形成、办理、收集和归档等各工作环节中要求较高。首先具有稳定可靠的网络环境、其次对载体有严密安全管理措施, 确保内容不被改动, 保证内容的原始性。
2.2 载体存放条件与质量的差异。
对于纸质档案来说, 只要是酸性纸, 文本存放就不会低于50年, 千年前的手工纸, 仍然时有所见。那么影响纸质档案的质量原因是什么呢?主要是来自于受光线和有害气体。光线和有害气体会使纸张发生水解、氧化反应, 从而导致纸张强度的降低。因此在存放环境上只要做到“七防”:即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防有害生物和污染物, 最后进铁皮柜、密集架即可。而对电子档案来说, 它是以数码形式存储, 存放条件要求高。如:磁带怕潮、怕高温、怕磁、怕摔、长时间不转也不行。硬盘它是一种采用磁介质的数据存储设备, 数据存储在密封于洁净的硬盘驱动器内腔的若干个磁盘片上。盘片一般是在以铝为主要成分的片基表面涂上磁性介质所形成, 数据就按扇区存放在硬盘上, 硬盘的主引导区常常成为病毒攻击的对象, 从而被篡改甚至被破坏, 导致电子档案的信息丢失。光盘主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生性质变化的材料, 这些材料易氧化、易与碱溶液发生反应, 同时光盘上有划痕也会影响数据的识读。因此, 综合上述要求电子档案比纸质档案载体材料存放质量要求高寿命要短。
2.3 保密、利用的差异
文档的保密和利用一直是归档工作的重要课题。档案从历史发展至今, 无论是按“卷”、“件”、“电子归档”或多或少存在着它优越性和不足之处。纸质档案在组卷时为了考虑每一组文件的完整性, 通常会把有联系若干文件组在一卷内, 在查阅、复印时, 无法拆卷, 只能整卷提供, 这会造成对文件的保密性不够。在“卷”改“件”后, 每份文件可以独立提取, 文件调阅、复印及对文件起着很好保护性, 保证文件的保密性, 从而解决纸质档案的弊端。电子文档的信息存储密度高, 可远距离传输, 信息可操作性强等特点。但电子文件可随意易修改, 并且在改动后可以不留任何痕迹, 这就无法确保档案内容的真实性和原始性。尽管目前已经出现了一些防止伪造电子文件的电子技术, 但由于电子文件内容发生变化的可能性仍然比纸质文件要大, 导致人们很难确认电子文档的原有内容, 可信度也随之降低。
2.4 技术支撑的差异。
纸质文件是, 纸张、字迹材料、字迹这三大元素构成, 一旦形成就永远结合在一起, 可见, 它的寿命主要与自身内部诸因素以及保护环境有关。而电子文件的寿命长短, 不仅取决与其内部诸因素和保护环境, 更与技术革新紧密相连。据美国国家媒体实验室等权威机构对CD的研究结果表明, 光盘的寿命不超过50年。光盘的数据非常脆弱, 而光盘数据的存取依赖计算机, 根据摩尔定理告诉我们, 计算机电子元器件每18个月要翻番一次, 计算机不仅在硬件上风险, 而在系统、软件、病毒、及人为因素都也会造成数据的丢失。有些数据可以被恢复, 有些则是永远无法恢复。这就意味着对于电子档案长期存取, 存在着技术与载体上改革创新。
3 纸质档案与电子档案并存管理策略
在计算机网络飞速的年代, 对于长期从事纸质档案的工作人员, 在思想上和心理上做好调整, 深刻剖析《暂行办法》, 打破传统的思维模式。
3.1 档案管理制度更新与完善
第一, 做好电子档案基本概念的界定和解释。如:收集、整理、归档、保管、利用等定位及相关处理程序。
第二, 建立电子档案的相关法规和制度。针对电子档案自身存在固有缺陷, 目前存在无法完全克服的弊病。这就需要建立完善的法律法规体系, 同时制定相应电子档案管理的规章制度, 并依此实行科学有效的管理。
第三, 重新制定电子档案管理的内容。电子档案和纸质档案在文字、图表、声像等记录内容完全相符, 只是其形成过程、存储方式、使用方法等方面与纸质档案有着区别明显, 这种区别主要体现在管理方法上, 即应当建立一整套电子档案管理方法、技术和标准, 而不能按照纸质档案的管理方式, 创造出更好有利于电子档案的储存环境。
3.2 增强档案管理人员素质更新与提升
档案工作相对于其他职业来说, 工作环节、操作程序化多受条例、规则的限制, 长期跟文件、资料、档案、电脑打交道, 工作琐碎、单调、枯燥, 重复性较强, 缺乏新鲜感, 缺少机遇、缺乏挑战性。一元化的制度、一元化的管理、一元化的工作程序, 从而使档案工作员容易产生心理厌倦。随着办公自动化的推行, 电子档案归档的实施, 档案工作向多元化发展, 通过举办各种讲座更新知识、更新观念、调整知识结构, 加强计算机和网络的学习, 掌握现代信息管理知识。同时档案人员要具备对设备维护更新保的养能力, 为档案信息提供优质服务。
3.3 档案设备更新与改进
过去纸质档案在设备上要求并不高, 只要配备必要的设备如:酸性纸的卷皮、卷盒、铁皮柜、缝纫机、照相机、复印机、扫描仪、除湿机、空调、库房以及档案保管的技术设备构成, 随着档案数量的增多, 库房压力也会增加。而电子档案采用的存储介质, 主要是磁盘、磁带和光盘, 它所需的设备不仅在纸质档案基础, 必备计算机, 刻入机、防磁柜等等。
目前主要以光盘为主, 光盘信息存储量大, 存放空间小, 不仅减轻了库房压力, 而且节省了大量档案管理成本。无论是纸质档案还是电子档案, 都需要具备相应的保管条件和设施来维护其完整与安全性。因此, 如何改进和调整档案保管设备, 本人认为第一, 每天要对计算机数据进行备份;第二, 定期对数据脱机储存;第三, 在规定年限内对光盘进行翻刻;第四, 定期对磁盘、磁带和光盘, 进行消磁、清洁等保护, 确保电子档案的完整性和有效性。
3.4 档案管理目录更新与分解
纸质档案的管理方法与模式, 是经过档案工作者长期实践证明, 从而形成它自己独套管理模式。然而, 这些管理方法和标准对于电子档案来说就存在着较大的差异。我院在电子档案分类法中, 将电子档案设为DZ。类别按原纸质档案分9大类, 保管期限分为永久、长期、短期。案卷号是根据组织机构编制相应二级目录。分类代号行政 (XZDZ) 、党政 (DQDZ) 、教学 (JXDZ) 、资产设备 (SBDZ) 、宣传 (XCDZ) 、科技 (KJDZ) 、团委学生会 (XSCDZ) 、后勤保卫 (HQDZ) 、声像 (SXDZ) 。档案档号编制示意:XXXX-XXDZ-n (XXXX为年度号, XXDZ为电子档案号代号, n为案卷顺序号) 。电子档案一式两套, 一套存档, 一套利用。尽管目前电子档案的管理体制正在逐步理顺, 配套法律法规机制有待建全, 环节上还存在衔接问题。因此在电子档案管理上要采取专人管理, 专人对数据的读取, 以确保文本在馆内的真实性。
参考文献
电子档案与纸质档案的利弊分析 篇9
1 纸质档案和电子档案在保存方法上的利与弊
1.1 二者易受环境影响, 湿度、温度、强光、有害气体、磁场、外力等都会对二者造成不同程度的损坏。
高温、高湿、强光和有害气体会使纸张发生养化反应, 降低纸张强度, 缩短纸张寿命, 同时字迹发生扩散、洇化现象。湿度过高或过低会使电子载体发生变形, 影响数据的读写, 而强光和有害气体对电子载体的破坏力更大, 使电子档案信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 破坏磁性载体的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。
可见, 不适宜的温湿度、光和气体对二者均有影响, 控制好温湿度, 提高档案材料的寿命, 同时研究新的措施或新的材料, 适应温湿度的变化, 提高抗光和抵抗有害气体的能力, 是我们需要解决的课题。
1.2 磁场、灰尘、外力和现代的网络技术对纸质档案和电子档案的影响利弊明显
磁场对纸质档案没有任何影响, 但对电子档案的影响显著, 如果保存不利, 会使电子文档消磁或磁化, 影响电子档案的记录效果, 引起信息的丢失, 或无法读出。
灰尘和外力使纸质档案破损, 纸张发生粘结、给纸张带来霉菌等。而灰尘和外力对电子档案的损坏, 会使电子载体记录信息的损坏, 数据的丢失。所以灰尘和外力均可以对纸张和电子档案造成损坏。
现代的网络技术对纸质档案和电子档案的影响差别很大。纸质档案的内容与载体是不可分的, 只要纸质材料的完整, 纸质档案就能完整, 因此, 现代的网络和通信技术对纸质档案没有影响。电子档案的文件与载体的可分性, 尤其是网络的共享, 使电子档案内容极易更改、删除、增加、盗窃等, 给电子档案的保管带来许多新的问题, 处理不好, 会直接影响其真实性和完整性。此外, 电子档案保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此, 如何解决电脑防毒抗病能力, 加强电子档案的保密性, 使电子档案与电脑之间形成一种识别能力是目前极待解决的问题。
1.3 在存储空间上的利弊明显
纸质档案需要集中汇集在一间库房内进行存储保管, 在较大的档案馆, 房间内排满了档案柜, 纸质档案占据大量空间, 档案管理者在管理、保存和应用中需要耗费许多体力和精力。电子档案是利用软盘和光盘进行保存, 因此不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可管护, 而且查阅方便, 存储量大, 节约空间, 节省体力和精力。
综上所述, 不适宜的温湿度、光、有害气体等对纸质档案和电子档案均有损坏作用, 但对纸质档案而言, 只要上述因素对纸质材料没有形成毁灭性的损坏, 那我们可以通过细心的修复, 即使不能完全修复如初, 也能修复绝大部分或大部分, 从而识别纸质档案所记录的信息, 恢复档案的功能。比如有很多古书, 历经几百上千年岁月的风霜雨雪, 破损严重, 字迹模糊, 形成色斑发霉, 通过现代的科技手段修复, 恢复所记录的信息, 几百上千年后的我们才知道春秋战国的历史, 才知道孔子、孟子、老子、庄子等学术思想, 才知道我们几千年文明古国的发展……相反, 上述原因一旦对电子载体造成损坏, 电子载体上的数据信息一旦丢失, 将是无法恢复的, 在计算机上无法识别, 那么电子档案就失去价值。避免这个后果的办法就是要有一个以上的拷贝, 并存放在不同的地方, 以防止自然灾害和保存环境的变化带来的损毁。同时也可防止电脑病毒和网络共享给电子档案带来的不安全因素。另外为维护电子档案的原始性和真实性, 建立并执行一整套的科学、合理、严密的管理制度, 如何从每一个环节堵塞信息丢失或更改的隐患是需要我们深入研究和探讨的。
2 纸质档案和电子档案在应用上的利与弊
2.1 纸质档案直观, 只要纸张没有损坏, 字迹清楚, 我们就可以直观地看到档案中的信息。
非直读性是电子档案的典型特征之一, 需要借助一定的手段和电子数据的基础准备才能读出电子档案的信息。一旦有这种基础工作的保障, 档案的利用率将及大的提高。同纸质档案相比, 将会更快捷、方便。
2.2 纸质档案可以借阅, 少量的也可以携带, 如果大量的就不方便了。
电子档案少量的, 一个小小的软盘通过拷贝就可提供;若是大批量的电子档案, 则可用光盘进行提供。另外, 现代的通信与电子计算机技术的结合, 为人类提供了广阔的网络环境, 用网络传递电子档案, 成为一种越来越简便的方法。使用通信网络传递电子档案更为快捷、方便、可靠。
由上可见, 纸质档案和电子档案在管护和应用过程中各有利弊, 各有所长, 很难说保留谁, 取消谁, 而且随着档案利用者对档案信息资源的利用涉及内容越来越广, 为了更好地向利用者提供服务, 这就要求档案形势的多元化发展。目前二者的发展相互依存, 电子档案是在纸质档案的基础上发展壮大, 纸质档案又保证电子档案的准确性和可靠性,
随着电子技术、计算机技术和网络技术的发展和大量电子文件的涌现, 档案信息的开发利用必将向电子化、网络化发展, 实现档案信息资源共享和网上查询服务已成为一种新的发展趋势。处理好纸质档案和电子档案的关系, 及电子技术对档案所产生的影响, 解决纸质档案和电子档案的弊端, 扬长避短是我们要深入研究的。
摘要：从纸质档案和电子档案在保存方法上及其应用上的异同, 阐述其两者的利与弊。
古代纸质档案的保护概览 篇10
1. 魏晋南北朝。
这时期出现了以纸质为主要载体的档案, 为了防止虫害的侵蚀, 人们在实践的基础上, 总结了防止虫害的保护措施。比较著名的有黄檗染纸法、雌黄染纸法、香气驱避法等。一是黄檗染纸法。黄檗是一种开黄绿色小花的落叶乔木, 其树皮具有杀虫的作用。此做法是将纸张浸渍在黄色的黄檗溶液中, 然后晾干而成。这与竹简的“杀青”处理一样, 用经过“渍檗”的纸张书写文书, 可达到避蠹的效果。二是雌黄染纸法。雌黄是一种含砷的有毒矿物, 为柠檬黄色, 有较好的杀虫效果。将雌黄加水研磨晒干, 然后加入胶清融和, 倒入臼中用铁杵捣成墨丸状, 阴干即成。染纸时, 加水研开即可使用。此法是对黄檗染纸法的一种补充。尤其是经过檗渍染的纸张若有不均匀及漏染处, 则可用雌黄和胶清再染，予以补救。三是香气驱避法。即在存放档案典籍的柜架里放置对蠹虫有驱避作用的中草药，如“麝香、木瓜”，以防止档案被虫蛀蚀。
2. 隋唐五代时期。
这一时期仍沿用黄檗染纸法进行防蠹。在唐代，传统的染纸便成了造纸过程中的一道工序。此外，隋唐时期对蠹虫的防治，不单靠染纸之法，还采用放置芸香等能散发强烈香气的中草药方法。芸香为芸香科多年生草本植物，其枝叶含有强烈芳香气味的芳香油，对蠹虫有较好的驱避作用。此法与南北朝时放置麝香、木瓜等方法类似，简便易行，又行之有效，且来源比麝香、木瓜等更为广泛和廉价易得，故备受古人青睐，运用和流传也最久。
3. 宋元时期。
黄檗染纸法此时仍被广泛使用。在南宋时还出现过一种“以椒染纸”的防蠹法，即将纸张浸渍在花椒溶液中，晒干后使用。由于花椒中所含的化学成分以及花椒中散发出来的强烈辛辣气味都对蠹虫有驱避作用，使得椒纸具有较好的防蛀避蠹效果。在药物驱避法方面，宋代还用放置芸香、角蒿、鱼石子等方法避蠹。角蒿是黄河流域一带所常用的，西北一带则常用鱼石子。此外，这时期仍然保持了汉唐时定期于仲夏时节晾晒档案典籍的习惯，底，能够长期预防蠹虫的危害。“万年红”防蠹纸的原纸是以竹为原料的毛边纸或连史纸，它本身并没有防蠹作用。其具体做法是将红丹、碱性硫酸铅、一氧化铅等药物研细，加入添加剂和桃胶溶液，用水调匀，制成橘红色涂料，刷在纸上，阴干就成为效果显著的防蠹纸，同时，红丹在空气中相当稳定，不易分解，所以这红丹防蠹纸经过几百年仍然保持鲜艳的红色，具有防蠹能力。“万年红”防蠹纸是明清时期档案保护技术中的一项重大突破。二是药物驱避法。明清时期除继续放置芸香防蛀外，还放置麝香、樟脑、皂角等避蠹。三是晾晒法。明清时期立有定期晾晒制度。明代每年六月初六日，清代每年夏秋两季，并设有专职官员负责掌管。其做法一般是“将书脑（即线装书订线右侧的空白处）上面，两面翻晒”，以保证晾晒效果。晾晒完毕后，须稍加放置，待其自然冷却后，再收藏入库。四是鼠害、白蚁的防治。防鼠：据孙从添《藏书经要·收藏》记载，将皂角炒后，研成细末，撒在书柜顶上，可免鼠患。防蚁：用炭屑、石灰、锅锈配成三合土，在库房地面铺上一层，以此防止白蚁为患。
浅议纸质档案数字化与“大数据” 篇11
第一，从大数据的类型来看。数据类型繁多是大数据的基本特征之一。它“包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据等”，“有图像、声音、视频、社交网络、博客甚至应用的使用习惯等”；纸质档案数字化后的图像型电子档案只是大数据中多种数据类型中的一种类型。而且是相对容易控制的那一部分。真正大量的、复杂的、不易控制的是新增档案的电子件。以政府财政系统为例，一个市级财政管理部门使用的系统就达20多个，这些系统有的是国家财政管理部门统一配发使用的，有的是省级财政管理部门统一配发使用的，有些是单位自行开发的，还有的是从市场上购买的商品化软件。这些系统出自不同的开发单位，使用不同的开发和运行平台，后台数据库及数据结构也不相同，产生的电子文件格式各种各样，这使得归档后的电子档案格式也各式各样。加上各种数据库中产生的动态数据，仅数据类型就是十分繁杂的。一个单位尚且如此，一个行政区域内众多单位所产生的电子档案数据格式就更加繁杂。这样多的档案数据格式，与全部系统中的数据格式来比，还算是简单的。纸质档案数字化后的图像型电子档案只是电子档案一种类型，只算是“大数据”的九牛一毛。
第二，从大数据的数量上看。“庞大的数据量，能达到PB甚至EB级别”是大数据的另一基本特征。依全部档案的类型划分，我们现在处理的纸质档案多数是所谓的文书档案，而更多的含有表格、图纸、账册、录音、录像、影像的科技档案、财会档案、人事档案、基建档案、录音档案、录像档案、影像档案等各种类型的专业档案还没有进入我们数字化的视线。这种相对狭隘档案观，仅仅从数量上看，不仅算不上“大数据”，就连“大档案”都算不上。要实现融入“大数据”的环境，首先要取消文书档案的称谓，从“大档案”的角度来看待、对待档案数字化。就目前情况看，一个使用多个业务系统的单位，一年产生的数据量少则几个G，多则几十G上百G，甚至几个T。如果将这些数据全部作为档案归档管理，将是一个非常庞大的数量。依此类推，一个单位尚且如此，一个行政区域内众多单位所产生的电子档案将是一个令我们档案管理者从来没有面对过的巨大数量级。如果不能有效地管控这一巨大数量级的电子档案，那就不能算做是“大数据”。客观地说，即便是实现了对这一巨大数量级的电子档案的有效管控，也只是“大数据”中的沧海一粟。对这些原生电子文件信息，“要按照‘增量电子化的思路，积极进行原生电子文件的归档接收工作。现在，绝大多数新形成的文件都有电子版，及时把电子文件归档接收并纳入档案部门管理、纳入档案信息资源体系，不仅关系当前，而且涉及长远，必须高度重视，立即抓起，抓得越早越好”。
第三，从“大数据”的处理方式上来看，“大数据”的核心是对庞大数据进行检索与运算。“档案大数据”的关键信息需通过一定的技术方法进行提取，并针对提取出的有效信息根据一定的规律进行挖掘。要实现这一点，智能化的检索分析软件与经过统一标引的基础数据至关重要。智能化的检索分析软件，我们可以通过购买解决（暂不考虑我们是否有能力选择购买到性价比高的检索分析软件），而经过统一标引的基础数据只能由档案馆工作人员自行完成。问题是许多基层档案工作者包括领导者并不清楚这一点，以为只要将纸质档案一扫描，图像文件就可通过计算机和网络检索到了；档案中任何内容都可随意检索和查找到。殊不知，如果没有智能化的检索分析软件和对纸质档案扫描件的细致标引或全文识别，所有通过扫描产生的电子档案只是些没有用处的电子图像文件。问题是没有多少基层档案馆知道并在下大气力做纸质档案扫描后形成的电子档案的标引或全文识别工作。未经处理的纸质档案扫描件，不仅不是“大数据”，甚至都算不上有用的数据。扫描得越多，浪费就越大。
综上所述，纸质档案数字化是档案数字化组成部分，但不是档案数字化全部。纸质档案数字化与“大数据”密切相关，但完全不能等同于“大数据”。在“大数据”环境下，我们不仅要做好纸质档案数字化——存量数字化，也要做好原生电子文件接收管理——增量电子化，还要将各业务部门通过业务系统产生的业务数据转为档案数据，这样才能在数量上向“大数据”靠拢。要适应“大数据”环境的要求，并有所作为，我们还有许多的工作需要做，还有许多的东西需要学习，千万不可只满足于馆藏档案的数字化。
纸质档案管理 篇12
关键词：纸质档案管理,电子档案管理,融合,探讨
一、电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点
1. 电子档案管理的产生
随着信息技术与计算机的快速结合, 电子信息运用量逐渐增加, 比如电子邮件、电子文件等, 这直接使纸质文件退出了人们的视线。所以, 电子档案也应运而生, 取代了纸质档案, 成为档案管理的主要形式。电子档案的载体具有多种多样的形式主要包括:磁盘、光盘、磁带等, 它是通过计算机把具体的信息翻译成固定的代码然后存取在载体上。
2. 电子档案管理的优缺点
电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点:电子档案可以把文件的多媒体性体现出来, 可以更加形象地展现文件所要表达的内容, 方便读者可以更好的理解文件内容, 而且电子档案的储存空间小但是信息量大, 还能够长期保存, 便于复制、传送;电子档案可以使读者阅读更加方面, 便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点:电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带, 这些载体具有不稳定性, 寿命较短, 容易被氧化, 或者背化学试剂破坏;电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机, 没有计算机不能够建立与阅读电子档案;电子档案容易遭到更改, 或者遭到电脑病毒入侵, 所以电子档案的安全性不高;电子档案的保存比较困难, 容易受到灰尘、磁场、温度等的破坏。
二、纸质档案管理的独特价值及弊端
1. 纸质档案管理的独特价值
纸质档案作为传统的档案记录形式有其独特的优点:纸质档案在保存良好的情况下可以给人们更加真实直观的感觉, 读者可以便捷快速地找到自己想要的信息;纸质档案相比于电子档案其可信度更高, 纸质档案建立完成之后一旦修改难以不出现修改痕迹, 这使人们更加容易辨别出纸质档案的真伪, 所以纸质档案的真实、安全的特性也更加明显;纸质档案与电子档案在保存上相比也有很大的优点, 它不会受到电磁的干扰而发生破坏, 所以电子档案的寿命非常长;纸质档案由于其真实性、可信度比较高往往具有很高的凭证作用, 供人们论证。
2. 纸质档案管理的弊端
虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏有一些缺点:第一, 纸质档案的保存条件要求比较严格, 纸质档案的载体是纸张, 纸张的主要成分是纤维素, 在酸碱的化学试剂的作用下容易遭到破坏。第二, 纸质档案在储存上占用空间大, 存储的设备需要购买, 费用较大, 加大了存储成本。
电子档案的优点虽然明显, 但是也有很多缺点, 而纸质档案在某些方面的优点正好可以弥补电子档案的不足, 这一点使二者的结合更好的发挥了档案存储的功能, 也决定了二者在短期内是难以被其他的档案存储形式所取代。
三、电子档案管理与纸质档案管理的融合
1. 电子档案管理与纸质档案管理的共存
电子档案与纸质档案在很长一段时间里需要一起为档案管理服务, 二者共存的原因很多主要包括以下几种:
首先, 电子档案是在纸质档案的基础上形成的, 电子档案是纸质档案的数值化表现形式, 根据不同的需要把纸质的档案用电子档案表现出来。电子档案的形成主要在以下两种情况下:当档案管理部门刚收到时就要求改成电子档案, 这时有两证形式的档案, 纸质与电子共存;还有就是对以前形成的纸质档案进行数字化, 这就形成了两种档案的共存。
其次是先形成电子档案, 后改成文字档案。随着当今社会的快速发展, 人们的工作、生活节奏也加快, 由于纸质档案记录比较慢, 而电子档案可以快速准确的记录一些活动、工作的主要内容, 但是电子档案在长久保留中可能被损坏, 考虑到这一点, 人们通常把重要的电子档案改写成纸质档案。这种档案的形成也有两种主要的形式:一种是电子档案制作完成后作为信息传输的形式传送, 然后通过纸质把电子档案纸质化, 这时就有两种版本的档案共存;还有一种是对于已经归档的电子档案根据需要, 要求转换为纸质档案, 这时也有两证档案共存的情况。
2. 电子档案管理与纸质档案管理的互动
电子档案管理与纸质档案管理的互动是由于二者的共存后对其的管理后形成的, 这两种档案管理的形式了两种管理系统。在每个档案管理系统中的内部要各自独立的积极发展, 但是在两个档案管理系统之间又要相互磨合、相互依赖。二者既要完成各自管理系统内部的职责, 又有依据各自的特点相互配合, 完成需要共同承担的责任。在电子档案管理和纸质档案管理的两个系统之间二者相互影响可以促进两种档案管理系统各自的改进从而完善自身功能, 使各自系统工作的效率大大提高, 这对档案管理来说具有积极的意义。电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面:
第一, 电子档案管理对纸质档案管理的影响, 前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案些影响, 这直接加速了档案管理流程, 对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有就是电子档案管理的实体管理的模式促进了纸质档案管理, 实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础, 有了二者建立好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能, 加以互联网的应用, 读者能够更加方便地浏览到自己需要的信息, 而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系, 纸质档案借助电子档案的实体管理的简化可以通过软检索而更加快速地找到所需纸质档案。
第二, 在纸质档案管理的影响下, 电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短, 然后进一步发展, 形成一种综合管理系统。
四、结语
综上所述, 在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中, 纸质档案管理的规模慢慢减小, 电子档案管理的规模则随着信息技术的发展日趋变得壮大。当今档案管理工作中仍存在不少问题, 档案管理人员既要利用科学的方法加强对电子档案管理安全的保护, 促进电子档案管理发展, 同时又要对纸质档案进行必要的保留, 通过二者完美的结合互相补充, 做好档案管理工作。
参考文献