纸质文件（共8篇）
纸质文件 篇1
一、档案办公自动化管理现状
我国当前很多政府部门逐渐开始应用了自动化办公体系, 文件进行归档主要包括两种类型, 分别是纸质文件与电子文件。二者所记录的信息虽然是一样的, 可是载体是完全不同的, 获得与存储的信息方式也是各不相同。在自动化办公的发展中, 一部分部门已经觉得电子文件归档能够替代纸质文件归档, 一味重视无纸化办公;一些部门则是认为电子文件归档操作存在着安全威胁, 坚持采用纸质档案。因此, 有很多单位的档案管理已经开始采用“双轨制”运行模式。
二、电子文件与纸质文件具有的特征
(一) 电子文件的特征
在数字设备及环境中产生电子文件, 借助于数码形式在光盘、磁盘等载体, 通过电子计算机等数字设备实行处理与查阅, 并且传送在通信网络上。电子文件的优势包括密集存储、方面改正、快速传递、迅速查找、灵活输出等, 能够集成化利用各类媒体信息, 可以获得图文与声像, 利用网络技术能够在最短的时间范围内在任意点上实行查阅, 便于管理。可是电子文件必须依托于专业软件设备才可以识别, 电子文件依赖计算机的程度大大降低了其完整真实性, 正是因为电子文件过分依赖软件与设备, 一旦其发生故障或者遭遇病毒攻击, 系统发生瘫痪, 电子文件将会被破坏甚至丢失, 难以保证其原始性、真实性。
(二) 纸质文件的特征
记录纸质文件的载体符号是原始实物, 属于实际存在的物质, 其特点是真实和原始, 这是电子文化不能与其比较的。一旦产生纸质文件, 制作材料纸张与笔迹组合在一起, 充分满足了永久性保存与档案性的要求, 可是纸质文件也有不足, 信息流通速度较慢, 查询、堆叠纸张十分繁琐, 归档文件具有较大的工作量, 处理信息过程中出现的灵活性与时间性不能符合工作的具体要求, 处理档案信息的深度与广度不足, 共享信息程度低下, 很难为信息使用者提供方便快捷的信息, 巨大的存储空间。除此之外, 由于受到阳光、空气等方面的影响, 同时提高了保存纸质文件的环境要求。
三、电子文件和纸质文件同步归档
电子文化转变了传统意义上的归档模式, 能够使用计算机实施登记文件, 达到一次性输入、多次进行输出, 便于随时进行利用与查找的目的。在互联网上起草、修改、定稿文件, 并且提供了查询数据的服务体系。在办公室自动化条件下, 电子文件虽然在起草、审核到传递、发送文件已经完全实现了自动化, 已经出现了替代纸质文件的迹象。可是因为电子文件产生的依赖性、不识别性, 存储内容不稳定性, 其原始性和合法性不易确认等问题, 纸质文件通过长期的实践和不断总结, 已经具有了一整套日趋完整的系统, 所以, 纸质文件的存在依然具有必要性。
只要是发稿, 不管稿件是手写的还是打印的, 各种文章在起草、改正指导签发的各个环节, 都体现了具体文稿责任人的建议, 尤其是签发文稿的领导者, 在修改定稿问题上更加体现了领导者的责任心, 这也是形成正稿的重要根据, 具有极高的凭证意义。从存档文稿的角度分析, 纸质文件依然是拥有真实性与原始性的唯一材料。在电子文件中信息时能够游动的, 因为存储在计算机系统、存储介质上的电子文件, 可以不留任何痕迹地被复制、转移、删除。一份电子文件可以很方便地复制为若干个完全相同的电子文件, 所以电子文件的原始性和合法性不易确认, 而纸质文件信息与载体具有不可分离的统一“实体”的属性, 一旦形成纸质文件, 再次实行修正或者篡改, 都会留下十分明显的痕迹, 因此当前法律界认定纸质文件是最有利的证据, 具有了电子文件无法替代的法律凭证功能。所以不管电子文件怎样变化, 对应的纸质文件都要进行归档, 在彼此间构建可靠和准确的关系。同时归档纸质文件要求必须定稿二份、一份作为底稿同时归档, 一旦结束处理文书程序可以直接进行归档, 在利用过程中, 不需要借助于其他设备, 就可以直接实施调卷与查阅, 电子文件则需要通过计算机才可以实现, 同时还需要管理好对应的软件。
四、电子文件和纸质文件同步归档管理模式“双轨制”的实现
鉴于电子文件与纸质文件具有的优势, 根据当前的状况, 在未来很长的一段时间, 电子文件与纸质文件归档的现象将会持续存在, 最为安全与简便的方法就是双轨制。
(一) 公文同步归档可分以下几种情况
1.管理发文过程中, 针对在计算机设备上进行拟稿、审稿、签发文件的部门, 应当在制发文件时制造一整套纸质文件以及处理发文凭据, 并且在处理纸质发文凭据上盖上公章, 以便成为发文的凭据, 之后和电子文件同时归档。
2.管理收文过程中有可能产生先接收到电子文件, 纸质文件之后接收的状况, 或者只是收到纸质文件, 不断是电子文件还是纸质文件各个环节的处理情况都应当全部输入计算机系统, 并且连同处理运转的电子信息及纸质文件一起归档。
3.纸质文件已经在档案部分保存的, 必须将纸质文件逐个扫描为电子文件, 并且在机读目录档案中, 构建连接纸质文件与电子文件的目录条, 以便能够在网络上进行电子文件全文检索的信息共享需求。
同步将公文实行归档能够彻底废除了档案传统管理方式, 符合办公自动化发展要求, 充分保证了信息档案的安全与准确, 在实际操作过程中能够节省大量的人力、物力, 使用十分便捷。
(二) 电子文件与纸质文件互相转化管理
在做好传统纸质文件归档的同时, 利用计算机网络将文件逐个扫描为电子形式, 将实体归档文件与电子文件互相结合, 互相补充, 既能够完整保存纸质文件的原来面貌, 又能够从多个途径完成检索, 并且实现信息共享。要结合实际情况将纸质文件成功转换为电子文件, 全面鉴定和清理库存中的纸质文件, 优化库存管理结构。除此之外, 电子文件转变为纸质文件的时候, 通过正式签署归档保存纸质文件, 对应的电子文件也必须同时保存, 并且按照计算机系统产生的顺序号, 注明与之对应的纸质文件使用的档案号, 这也是当前绝大部分机关部门在文件归档时产生的重要问题, 也就是以计算机为重点的自动化办公改革对纸质文件传统归档造成的影响。
(三) 鉴别文件归档的管理
根据我国的规定, 电子文件具有长期或者永久保存价值时, 必须制作成与之对应的纸质文件, 在归档工作中一起实施归档。假如纸质文件是正式的, 同时保管部门已经在电子计算机中进行了文件处理的转换工作, 那么与正式文件定稿内容相同的电子版应当保留。但是, 从目前情况来看, 计算机广泛的应用在办公领域产生了各种类型的电子文件, 假如归档之前不进行认真的鉴别, 同类文件依赖手工和存储设备等方式实行归档, 势必会加重工作的负担与管理工作的成本, 因此, 在归档工作上必须认真鉴别, 不管电子文件发生怎样的改变, 对应的纸质文件都要进行归档, 并且在二者之间构建可靠、准确的标识关系。
五、结束语
在办公自动化的情况下, 管理电子文件与纸质文件的归档工作需要利用双轨制的方式, 在实际工作中, 需要构建电子文件与纸质文件兼容的信息管理系统, 对二者加强同步归档管理, 并且建设与之适应的制度, 加强人才的培养, 应用适合的处理电子文件和管理档案一体化的办公综合自动化系统。
摘要：随着科技现代化的发展, 政府部门逐渐提高了自动化办公水平, 进一步提高了工作效率。自动化办公的最终结果, 就是出现了两类文件的归档, 分别是电子文件与纸质文件。电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式, 体现出了纸质文件不能比拟的优势, 可是纸质文件作为档案的原始文件, 发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。因此, 采用“双轨制”是目前比较先进的归档管理模式。本文分析了办公自动化条件下档案管理现状, 电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法, 提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式“双轨制”的实现。
关键词：电子文件,纸质文件,双轨制,同步归档
参考文献
[1]王嘉辰, 卢汉明.电子文件管理[M].北京:中国档案出版社, 2010.
[2]李超.浅谈办公自动化下纸质文件的归档[J].长春医学, 2006, 4 (2) :56-57.
纸质文件 篇2
口蔡和平
根据《电子文件归档与管理规范》的规定，“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件有两个基本特征：其一，电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此又称为“数字文件”。其二，电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，同样有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别。从逻辑上讲，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，即它既是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
随着办公自动化的运用，工作中产生了两类需要归档的文件：电子文件和纸质文件。电子文件在存储、输出、处理等方面具有纸质文件无法比拟的优越性，并日益为人们所瞩目；纸质文件作为档案的传统载体，发挥着电子文件不可替代的法律凭证作用。现笔者就电子文件和纸质文件归档的“两套制”谈几点粗浅的看法。
一、定稿应当归档
凡是发文，不论是手写稿还是打印稿，各类文稿从起草、修改、审核直至签发，每一个环节都贯穿、渗透着责任人的具体意见，特别是作为签发人的各级领导同志，在文稿上修改、签发意见，体现了领导者的责任，也是定稿得以成型的唯一依据，具有很高的存档价值。因此，从存档的角度来看，定稿应当存档。
二、定稿和部分存本不能只存电子件
在实际工作中，许多单位常常将计算机输出的稿件作为定稿并存档。以往文稿的底稿大多为碳素墨水书写，字迹耐久，利于保存；而圆珠笔、蓝色钢笔、铅笔等书写的文稿则不能归档。随着计算机的普及，电子文稿最终将彻底取代手写稿。那么电子文稿的定稿如何存档呢？这就要求有关主管部门针对电子文稿的特性制定相关规定，以适应时代对文书处理和归档工作的要求，使有关人员在具体操作上有所遵循。在实践中，可以把带有归档标识的电子文件集中起来制成归档数据集，拷贝至可靠的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用；必要时，可复制第三套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后进行上述操作。
三、电子文件与纸质文件应一并归档
鉴于目前纸质文件和电子文件并存，相关技术环节、管理方法和手段尚不成熟的实际情况，今后一段时间内，电子文件不可能完全取代纸质文件。电子文件存在着自身无法克服的局限性：
1．依赖性与不可识别性。电子文件是伴随着电子信息技术的发展而产生的，相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离、不能直观阅读等特点，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用。
2．存储内容不稳定。相对于纸质文件而言，电子文件对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等特殊条件要求很高，稍不注意就会被损坏。比如，存贮在磁盘、磁带或光盘等载体上的电子文件，在保管时一旦受到外界强磁的干扰，或因存贮环境温湿度不宜，就会导致文件内容的损坏。另外，电子文件在利用中若受到计算机病毒的侵袭或因设备故障等原因受到电磁脉冲的干扰，也可能导致存贮的内容损坏，造成严重后果。
3．原始性与合法性不易确认。众所周知，电子文件容易被修改、复制、拷贝，而且修改以后几乎不留痕迹，人们难以区分新旧文件。而在纸质文件上进行任何修正或篡改都会留下蛛丝马迹，因而也就容易被察觉。纸质文件因其原始性、合法性与凭证性和完整性，在法律上的效力无可质疑，得到国内人士和法律界认可。
4．保密性强。电子文件的共享性，使电子文件在保密方面存在缺陷，即容易泄密。一些机密文件，尤其是关系到国家、社会安全的重要文件如若泄密，将会带来不可估量的损失。
5．对操作人员要求高。加工处理电子文件需要一定的操作技术，这也成为一些“机盲”管理利用电子文件的障碍。目前，有的单位计算机设备没有完全普及，懂计算机、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，技术环境一旦发生变化，就难以适应和掌握。
综上所述，不能因为有了电子文件就抛弃纸质文件，更不能将纸质文件输入计算机后销毁纸质文件。
四、发挥电子文件和纸质文件优势，实行“两套制”归档
就目前情况来看，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件一并归档的现象将长期存在。在工作条件还不十分完善的情况下，实行“两套制”归档不失为一种比较保险的办法。现在大部分机关和部门的文件是在计算机环境下形成的，在这种情况下，可以将电子文件拷贝和纸质文件双重归档。这样做的好处有二：一是利用纸质文件将电子文件的内容固定下来，可解决电子文件易变动、易被修改的问题，确保其法律效力。二是发挥电子文件在检索、传输、存储方面的优势，可高效、方便地满足社会对电子文件的利用需求。比如，2006年第1号强台风“珍珠”5月18日2时15分在广东登陆，我县普降大暴雨，县城花山溪最高洪水位达33.93米，超警戒水位1.93米，超保证水位0.13米，给我县工农业生产造成极大损失。在抗洪救灾过程中，县防汛指挥部共发出了内部明电12份、文件8份、汛情快报10期，刻录制作了反映全县人民抗洪救灾全过程的《平和县防御2006年第1号强台风“珍珠”专题》影像光盘1盘，这些资料都实行电子文件和纸质文件“两套制”归档，现在查阅起来很方便，可极大地满足人们了解当时情况的需求。
纸质文件 篇3
关键词:电子文件;纸质文件;同步归档;管理模式
中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)29—0119—02
在充满希望和挑战的21世纪,随着经济、科技、社会条件和外部环境的深刻变化,档案工作遇到了许多新情况、新问题,档案工作要如何应对新形势的挑战,是摆在档案工作者面前的一个严竣课题。信息技术和通信技术的飞速发展,各种信息处理新技术、新设备的大量应用,正悄悄改变人们的思维方式和工作方式。它的影响也渗透到档案工作中,使现阶段的档案工作发生了深刻变化。采用高新技术不仅是提高档案工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势,自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。
一、电子档案、纸质档案长期并存
目前,在各机关企事业单位中形成了电子和纸质两种文件,其中有些文件只有纸质形式,它是传统文件——档案管理模式的产物;有些文件只有电子形式,如各种类型的数据库文件等;也有些文件同时以两种形式存在,在同时保留两种文件的单位中,将两种文件双双归档形成了两种介质的两套档案。对两种不同介质的档案采取不同的管理方法:对于纸质文件按照传统的做法将其归档案保存,使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份;对于各种电子文件则用新的理论、新的方法进行管理,通过实践积累经验,为档案机构规范化管理电子文件—电子档案奠定理论和实践基础。这种纸质文件、电子文件同时归档、同时进行管理的模式,我们称它为档案管理的“双轨制”。
“双轨制”形成的原因大体有两种情况:一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本,其主要目的在于改进利用和改善保护。在档案利用方面数字化文件给利用者带来的方便是十分明显的,它使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面数字化文件也有很大的优越性,根据目前的技术水平,为原件制作的模拟副本的质量总是低于原件,而且复制一次,质量就下降一次。而在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本,甚至获得比原件更好的质量。专家们认为,“对于许多正日益腐朽的信息载体来说,唯有数字储存才能够做到信息保存数千年而不失真。”在客观上就形成同一档案以不同介质保存,以两种不同的方法管理的“双轨制”管理模式。另一种情况是将计算机生成的电子文件转换成纸质文件,用以“生效”,履行文件功能或仅仅是用以保存。这种“慎重”是完全必要的,档案工作者必须对历史负责,尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在证实电子文件的证据性、长久性之前,不能轻易放弃传统的文件形式,这种“固执”所表现的正是一种职业精神。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的“能力”,以此构建一个新的信息系统,可以更加高效、方便地满足利用者的信息要求。于是就又形成了电子文件——纸质文件的双轨制。
双轨制带来的直接影响是需要分别建立两套管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系,在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。但要特别注意在两个系统之间建立必要的通道,使人们可以容易地从一种文件找到相同内容的另一种文件,以便在有关业务处理上协调一致,并方便利用。
双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象,可以预见,这种模式将持续相当一个时期,原因之一:电子文件——电子档案管理规范的建立还需要广大档案工作者进一步探索、总结、建立,这需要一个过程。这个过程长短,不但取决于档案人员的不懈努力,而且取决于国家以至企事业单位对人力、设备的投入能力,取决于整体发展的水平。原因之二:由于电子文件的易更改性,电子文件——电子档案的真实性、凭证作用从技术上还需要进一步完善。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案,但硬拷贝仍将是一个安全的备份形式。纸质档案的数字化则为档案的利用、档案保护开拓了更广阔的天地。多种介质档案并存的状况将长期存在。
二、纸质、电子档案同步并行管理
“双轨制” 同步并行管理的确切含意是:在继续坚持纸质档案管理的操作流程的前题下,积极地开拓、建立电子文件——电子档案的管理流程。为此,我们制定了《电子文件的收集、归档的有关规定》,对电子文件管理、利用作了相应的要求。
1.归档范围。对于电子文件归档范围的规定,是电子文件归档以至于今后电子档案管理的关键环节。这是由于电子文件——电子档案有着与纸质文件——纸质档案截然不同的特点和属性。纸质档案的直接性,决定它不用任何中介物。人们可以在书写载体上直接输入信息,也可以直接读出信息,并理解它的意思。
电子文件是人们操作计算机过程中生产的,它是若干数字化码(01码)的组合,烦琐的编码、解码过程全部在计算机里完成,离开计算机人们将无法读取所需的信息。因此在电子文件归档时,对产生电子文件的硬件平台的说明是必不可少的。
电子文件的产生,不但要靠硬件平台支持,还要靠软件平台支持。所谓软件平台包括操作系统和生产电子文件的应用系统。档案室对本地区、本单位普遍应用的操作系统软件、应用系统软件应留有备份。同时对于特殊的应用系统生产电子文件在电子文件归档时应一并归档保存。
2.归档。电子文件的归档基本上有两种方式,一种是介质移交,另一种是网络移交,介质移交方式是指机关各部门将本部门工作中形成的电子文件转存在某种存储介质上,上交档案室保管。网络移交则是各部门通过网络传输文件向档案室移交。为了慎重起见,目前我们采取的方式是软盘归档。每年按纸质档案归档时间,各部门同时向档案室移交归档电子文件软盘。在电子文件归档过程中,各部门要按电子文件移交目录及有关说明归档,主要内容有:盘号、电子文件题名(实际文件名)、电子文件机读名、发文号或图纸号、计算机型号、操作系统名称及版本号、应用软件名称及版本号。
3.电子档案管理与利用。在电子文件归档后由档案室写入硬盘,在局域网中进行整理后写入光盘进行保存。在双轨制的情况下,要在电子档案与纸质档案之间建立必要关联,使纸质档案与电子档案既处于不同模式的管理下,又存在着一条联系纽带。
加强电子档案的转换工作,如果说档案馆(室)对不同时期、不同版本的操作系统应用系统软件还有可能保存,但对不同硬件平台即不同型号的计算机都进行保管,则是不可能的,否则档案馆(室)将会成为计算机博物馆。因此,对于档案工作人员,在电子档案管理工作中,大量的、经常性的工作是数据的转换工作。这种转换工作主要体现在把数据从低平台(硬件平台)向高平台转换,不同版本间文件格式(软件平台)向统一文件格式的转换。
三、在“双轨制”时期档案工作的任务
纸质文件——纸质档案、电子文件——电子档案同时并存的机制将存在相当一段时间,但这个时期延续的时间长短,不完全取决于档案工作者的主观因素,还要受信息技术、计算机技术、网络技术发展的影响,受本单位、本地区办公自动化发展水平的制约。因此,这段时间对档案工作者而言,不是宽松而是紧张。档案工作者要抓住这个契机,完成大量的工作。
进一步明确档案馆(室)在电子文件管理中的地位,从法律上赋予档案馆(室)转化电子文件为电子档案的职能。当前,国际、国内档案界对电子文件——电子档案收集、管理、利用的重视程度越来越高,业内人士在理论上、实践上也总结出一套电子文件——电子档案收集、管理、利用的理论和方法。但是,档案机构利用计算机管理档案和档案机构管理电子文件——电子档案这是两个不同的概念。前者在档案系统内部即可完成,后者则涉及到信息产业、专业技术机构,它需要国家立法机关在档案和信息的法律中作出相应的规定。
在“双轨制”时期要加快电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度的制定和完善工作。1998年初,我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准,在征求意见的同时,先后在上海市政府、杭州市政府、云南省政府、国务院秘书局等单位办公自动化系统中进行试点工作。这些标准草案的出台,对档案界管理电子档案无疑是个极大的促进。但是,各地区、各企事业单位如何根据“标准”的原则、思路,建立完善本地区、本单位的实施办法和制度,对于广大的电子档案的具体管理者又是刻不容缓的。
积极培养复合型人才,建立电子档案管理队伍是“双轨制”管理过程中刻不容缓的任务。在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机以及现代化通讯设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理,否则就根本无法介入文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划、设计,当然也谈不上充当电子文件的合格管理者。
总之,纸质、电子档案同时并存将是长期的,但在这个时期内档案工作者的任务也是繁重的。“双轨制”管理不是目的,只是一种方法,我们的最终目的是接受时代的挑战,建立具有现代化水平的电子档案馆(室)。
纸质文件 篇4
文件是普遍使用的一种信息资源。随着信息技术的迅猛发展, 计算机和打印机设备在各行各业的应用大大方便了文件的编辑和复制, 但也带来了文件容易扩散的问题。这使得很多重要文件或者机密文件通过打印、复印等以纸质文件为传播途径而泄漏出去。因此有必要对打印后的纸质文件进行追踪 (如纸质文件什么时间由谁在什么设备上打印) 。
版式文件是版面呈现效果固定的电子文件, 版式文件的呈现与设备无关, 在各种设备上阅读、打印或印刷时, 其版面的呈现结果都是一致的, 即所见即所得。这使得电子文件在使用过程中, 呈现效果不因软硬件环境、操作者的变化而变化, 在版式、版面、字体、字号等方面与纸质文件保持完全一致。版式文件由于该特点, 具有非常广阔的应用前景。国家档案局于2009年发布了DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》, 另外, 我国还自主研制并即将发布国家标准《电子文件存储与交换格式文书类版式文件》 (即OFD版式文件格式) , 这些标准的发布以及国家相关的产业政策, 为发展自主知识产权的版式文件技术和产业, 促进我国版式文件格式广泛应用, 奠定了基础。
本文基于纸质文件来源追踪以及版式文件格式应用的两种需求, 探讨分析基于版式文件信息特点的信息编码方法, 从而在文件打印时嵌入文件追踪信息。必要时, 可将追踪的编码信息进行提取和解码, 将文件进行比对, 从而实现对重要文件或机密文件的来源追溯、文件保管责任追踪等。
2 现有文件追踪技术
2.1 现有文件追踪技术方案
现有的文件追踪信息嵌入方式主要有以下两种:
第一种方式是在电子文件打印时, 在电子文件原有内容基础上, 将欲嵌入的追踪信息编码作为条码, 添加到电子文件的纸边空白区域。识别时, 通过扫描纸质文件的条码即可快速获取嵌入信息。
第二种方式是在电子文件打印时, 通过改变文字的输出位置, 主要是通过文字位置的偏移或者字体的切变来实现文件追踪信息的编码。编码方法是将嵌入的文件追踪信息编码为二进制数据, 数据的每一位顺序对应页面中的一个字符或文字, 当字符或文字的基线与原始基线位置不一致时, 表示该位为1, 否则为0。例如, 一份原始文件中的“一种信息编码的方法”, 打印时, 通过改变文字和基线的位置偏移, “种”、“息”等字和基线相对位置发生偏移, 则产生文件追踪信息的二进制数据编码010110110, 如图1所示。
2.2 现有文件追踪技术方案的不足
第一种嵌入条码作为文件追踪的技术方式比较容易被察觉, 可以通过遮盖纸质文件空白区域的条码再进行复印的方式将嵌入的文件追踪信息“擦除”, 这样导致文件难以比对和追踪。
第二种调整文字和基线位置偏移的方式会影响阅读效果, 人眼对文字和基线相对位置变化比较敏感, 文字和基线之间的位置偏移调整值如果设置太小, 则扫描识别程序又不太容易识别, 达不到文件比对识别和追踪的效果;如文字和基线之间的位置偏移调整值较大, 又容易引发人眼睛阅读时的不适感。
3 本文研究的文件追踪技术方案
3.1 本文研究的文件追踪技术拟解决的问题
本文研究的文件追踪技术是为了从根本上改进现有的纸质文件追踪技术方案中操作复杂、嵌入信息与内容分离, 隐蔽性不强、阅读效果差等问题。
本文研究的文件追踪技术是在版式文件中, 通过字体的同体替换的方式实现信息编码, 这样嵌入的文件追踪信息便于识别, 错误率很低。通过该方法所生成的纸质文件阅读效果基本等同于未进行过信息编码的纸质文件的打印输出。
3.2 本文研究的文件追踪技术的原理
针对现有文件追踪技术的不足, 以及对重要文件的来源追溯、文件保管责任追踪等应用需求, 本文研究的文件追踪技术采用了字体的同体替换方式进行信息编码。所谓同体, 是指用于替换的字体与被替换的字体在字形风格上完全一致, 同体替换方式虽然本质上也是改变文字的输出位置, 但同体替换用的字体和原字体在绝大多数矢量轮廓信息上都保持一致, 只在输出打印时在文字不易识别之处做出某些修改 (例如, 文字笔画的联通性替换等) 。这样的文件追踪信息编码方法在隐蔽性和人眼阅读舒适性等方面的效果更佳。替换字体可以生成一份永久性的, 也可以在嵌入信息时根据配置信息临时生成出来。字体同体替换的主要原理如图2所示。
本文研究的文件追踪技术在文件打印时, 主动进行文字字体的替换来实现文件追踪信息的二进制数据的编码嵌入。如在图2中所示, “才”在原字体中整个轮廓是由一条曲线, 而字体同体替换后则变为两条曲线, 这种字体同体替换对人眼的阅读几乎不产生影响。而在文件追踪信息解码程序识别时, 通过对比两个文件字体的连通性的编码信息, 能轻易识别出来两者的区别, 从而实现纸质文件的追踪。
3.3 本文研究的文件追踪的技术方案实现
本文研究的文件追踪技术方案实现所需的主要软硬件包括:
●OFD虚拟打印程序;
●文件追踪信息编码程序;
●符合OFD国家标准的阅读器软件;
●普通打印机 (硬件) ;
●扫描仪 (硬件) ;
●文件追踪信息解码程序。
嵌入文件追踪信息的编码和解码的主要步骤如下, 其流程图如图3所示。
(1) 通过OFD虚拟打印程序将任何可打印电子文件转换为OFD版式文件;
(2) 文件打印时, 使用编码程序对文件进行处理, 对特定序列的字符字形进行拆分和同体替换, 嵌入文件追踪的编码信息;
(3) 采用符合OFD国家标准的阅读程序软件, 通过普通打印机输出为纸质文件;
(4) 打印输出的纸质文件进行业务流转使用 (此过程有可能出现造假、泄密等) ;
(5) 将待比对和核查的纸质文件扫描为OFD版式文件;
(6) 将上述扫描的OFD版式文件与步骤1中未处理的OFD版式文件一齐输入编码解码程序, 通过提取其中的编码信息进行对比, 以验证纸质文件来源。
4 本文研究的文件追踪技术方案的优势
本文研究的文件追踪技术采用了我国自主研制的OFD版式文件格式作为文件比对的格式, 该格式支持的文字信息丰富, 判断和纠错的条件丰富, 识别效率高。同时, 在支持OFD版式文件格式的实现过程中, 通过适当扩展, 还可以改变文件比对的格式, 文件比对除支持国家标准的OFD版式文件格式外, 还支持PDF、XPS和SVG等版式文件格式。
对比现有的其他两种技术处理方案, 本文研究的文件追踪技术所嵌入的文件追踪编码信息与文件内容结合更为紧密, 嵌入的文件编码信息人眼不容易识别和“擦除”, 而且更为隐蔽。
纸质文件 篇5
纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件下 (如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等) , 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用, 它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素, 它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的, 它呈圆盘状, 由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5~15年。
2 环境条件影响的差异
2.1 温湿度影响的差异。
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言, 高温高湿, 可促进纸张发生水解-氧化反应, 加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响, 也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 保存纸质档案的标准温度为14℃~24℃, 相对湿度为45%~60%, 而保存电子文件的理想温度为16℃~20℃, 相对湿度为40%±5%, 可见, 温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2 灰尘影响的差异。
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面, 造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏, 造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者, 也是霉菌的培养基、繁殖地, 霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘, 使数据丢失。综上所述, 灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言, 即使灰尘已经对其产生实质性的损害, 如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 在计算机系统上便无法读出原始信息, 使电子文件失去保存价值。因此, 防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义, 在电子文件形成和使用过程中, 要采取严密的防灰尘措施。
2.3 外来磁场和机械震动影响的差异。
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响, 而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。
2.4 光线和有害气体影响的差异。
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解, 氧化反应, 导致纸张强度的降低。而有害气体和光线, 特别是紫外线, 对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等, 具有酸性和氧化性, 在一定条件下, 腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基, 带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基、带基老化, 强度下降。同时, 紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。
3 技术寿命的差异
纸质文件一旦形成, 其制成材料———纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面, 一是技术革新, 使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因, 使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限, 也就是说, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时, 欧美国家在理论上提出三种解决办法:将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中;在纸与缩微胶片上制作拷贝;将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法, 因为随着需要保存的电子文件数量的增大, 这三种方法都将花费大量的人力物力。
4 信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”, 因为载体和记录的信息是结为一体的, 保住了纸质文件的形体, 以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手———电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据;数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志, 如印签、花纹等, 隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
摘要：针对电子文件与纸质档案在保护技术上的差异进行了详细的论述。
纸质文件 篇6
纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件, 如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用, 它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素, 它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的, 它呈圆盘状, 由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5~15年。
2 环境条件影响的差异
2.1 温湿度影响的差异。
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言, 高温高湿, 可促进纸张发生水解-氧化反应, 加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响, 也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 保存纸质档案的标准温度为14℃~24℃, 相对湿度为45%~60%, 而保存电子文件的理想温度为16℃~20℃, 相对湿度为40%±5%, 可见, 温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2 灰尘影响的差异。
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面, 造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏, 造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者, 也是霉菌的培养基、繁殖地, 霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘, 使数据丢失。综上所述, 灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言, 即使灰尘已经对其产生实质性的损害, 如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 在计算机系统上便无法读出原始信息, 使电子文件失去保存价值。因此, 防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义, 在电子文件形成和使用过程中, 要采取严密的防灰尘措施。
2.3 外来磁场和机械震动影响的差异。
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响, 而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。
2.4 光线和有害气体影响的差异。
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应, 导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性, 在一定条件下, 腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基带基老化, 强度下降。同时, 紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。
3 技术寿命的差异
纸质文件一旦形成, 其制成材料———纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面, 一是技术革新, 使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因, 使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限, 也就是说, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时, 欧美国家在理论上提出三种解决办法:将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中;在纸与缩微胶片上制作拷贝;将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法, 因为随着需要保存的电子文件数量的增大, 这三种方法都将花费大量的人力物力。
4 信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体———纸张“延年益寿”, 因为载体和记录的信息是结为一体的, 保住了纸质文件的形体, 以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手———电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据;数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志, 如印签、花纹等, 隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
摘要：纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中方法得当就可以保证档案的使用期限。针对电子文件与纸质档案在保护技术上的差异进行了分析。
纸质文件 篇7
1. 纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理要求
纸质、电子文件共存在我国的基层档案管理中还会持续很长的时间, 从某种角度来说, 即使电子档案已经十分普及, 但是依然会需要纸质档案, 这主要是因为电子档案还不能完全的取代纸质档案, 尤其是电子文件档案依然存在着很多难以解决的问题, 所以未来很长一段时间, 纸质与电子文化将一直处于共存的状态。在这种情况下, 有关部门对基层档案管理提出了新的要求:
1.1 注重观念的转变
现阶段, 我国主要是利用双轨制来解决电子文件以及纸质文件划归档案的问题, 而两种文件形式的归档内容则需要使用两套制, 也可以将其称之为双套归档, 也就是利用两种介质进行归档, 纸质文件就是利用纸张, 而电子文化则利用磁与光介质, 这样就出现了内容完全一致, 但是确是两种不同形式的档案。传统的档案管理都是选择使用纸质方式, 而现代档案管理则通常选择使用电子形式。尽管电子档案便于管理与检索, 但是安全性以及真实性却无法保证, 因此有些重要的文件, 还需要进行备份, 或者将其打印出来利用纸张形式将其储存起来。而本文所提及的转变观念, 既是指传统的档案管理员要转变档案管理观念, 同时也指现代的档案管理人员, 这主要是因为, 有很多传统的档案管理人员一直采用纸张的形式归档以及整理整理等, 但是引进先进的信息技术之后, 就需要融入信息技术, 这些人难以适应, 尤其是在观念上, 并不认可, 而对于那些接受能力比较强的人员来说, 盲目的崇拜电子档案方式, 而忽视了其潜在的隐患。
1.2 有关人员注重学习, 提高自身的管理水平
传统的纸质档案文件管理历史悠久, 在长期的工作时间中, 我国已经培养出了一大批骨干队伍, 其工作能力非常强, 尽管是电子档案工作, 也需要这些骨干人才。因为电子文件可以从从多方面获取, 因此这就要求档案管理人员对其形成的过程进行全面的监控, 这就要求每位档案管理人员都应该具备一定的计算机知识, 否则难以看出其中的问题。现如今, 有很多的单位档案管理人员因为长期在纸质档案管理模式下, 对计算机知识屋不够了解, 往往出现了十分档案整理等方面的问题, 这就需要有关人员必须注重学习, 不能被动的等待着培训, 而是应该进行主动的学习, 掌握电子档案的整理以及收集的方法等。
2. 纸质文件与电子文件共存状态下电子档案的收集与整理
在电子文件长期保存的技术未解决前, 应采取电子文件与纸质文件同步归档保存方式, 我们采取将电子档案刻成光盘的办法来长期保存, 刻制的光盘应一式三份, 存放在不同地点。电子文件的归档基本属于无纸形式, 是在特定的技术环境下进行的, 因此造成其收集、积累的方法和要求也不同于纸质文件。现在对纸质文件的收集、整理已形成了一套成熟有效的方法, 作为一名基层档案工作者, 在要做好传统纸质档案的收集整理工作同时, 还要注意及时收集大量的且随时可能产生的电子文件
一是对收进和发出的电子文件建立登记簿, 加强对电子文件的前期控制, 保证从网络渠道传输的电子文件不散失。现在我们办公室接收的各类考务工作文件以及我们向县区招生办公室和各中学下发的文件, 都是先通过网络下发一份电子文件, 然后再按有关程序下发正式纸质文件。这类在网上传送的电子文件如不及时收集很容易失散。二是定期或不定期的对各部门产生的电子文件进行收集、登记、备份。这些电子文件的时间性很强, 错过时机电子文件就有失散、损毁的可能性。在我们办公室组织的各类全国统一考试期间, 都要通过网络向省招生办公室及时报告考试情况, 省招生办公室也在网上实时指导各市招生办公室妥善处理突发情况。在考试期间产生的这一类电子文件如不及时收集, 则考试结束就失散。三是会计、人事和各类业务方面的电子文件定期收集。对于会计、人事等方面的电子文件, 可视单位具体情况定期向有关部门收集;对于各类业务方面的电子文件, 可按项目或工作阶段进行收集。对于我们办公室的各类考试所产生的电子文件和数据文件, 我们分别在每项考试完成一个阶段性任务后, 及时收集该阶段的电子文件和数据文件, 从而保证了各项考务工作电子文件的完整性。四是在收集电子文件时, 要注意将产生该电子文件的专用软件一并收集保存, 保证电子文件正常读取。在电子文件收集过程中, 应采取广征博收的办法, 广泛收集各类电子文件, 坚持先收集后整理、边收集边整理的原则。然后才对收集到的电子文件进行鉴定, 对那些没有保存价值的电子文件直接删除;对那些有保存价值、应归档的电子文件进行整理归档。
结语
综上所述, 可知对纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理进行研究十分必要, 因为这就是我国基层档案管理面临的状态, 因此对其研究具有很大的价值, 为了我国全面的渐入到电子化时代提供了条件。就目前来说, 纸质档案管理模式更加成熟, 所以有关人员在这状态下, 要进行电子档案的管理的学习, 积极的开展各项活动, 为档案数字化的实现奠定良好的基础。
参考文献
[1]汤卫新.谈电子文件的收集、积累、鉴定与归档[J].浙江教育学院学报, 2004 (06) .
[2]许亚琴.电子文件的归档与管理[J].安徽冶金科技职业学院学报, 2007 (04) .
[3]刘玉香.档案与文件、资料的区别和联系[J].统计与管理, 2011 (01) .
[4]薛峰.电子文件实行档案化管理的策略[J].中国成人教育, 2010 (10) .
纸质文件 篇8
一、载体寿命的差异
纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件, 如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘、聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲, 易于磁粉脱离, 伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用, 它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素, 它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的, 它呈圆盘状, 由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定, 易氧化, 易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5~15年。
二、环境条件影响的差异
(一) 温湿度影响的差异。
对纸张而言, 高温高湿, 可促进纸张发生水解一氧化反应, 加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响, 也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料, 铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。
(二) 灰尘影响的差异。
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张, 使纸张发生粘结而形成“档案砖”, 给纸张带来霉菌等, 而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体, 只是对纸张而言, 即使灰尘已经对其产生实质性的损坏, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 在计算机系统上便无法读出原始信息, 使电子文件失去保存价值。
(三) 外来磁场和机械震动影响的差异。
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响, 而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。
(四) 光线和有害气体影响的差异。
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解, 氧化反应, 导致纸张强度的降低。而有害气体和光线, 特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体, 主要是二氧化碳、硫化氢、二氧化氮和氯气等, 具有酸性和氧化性, 在一定条件下, 腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基、带基、老化变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基、带基、老化、强度下降。同时, 紫外线的能量是可以破坏磁性载体的剩磁的稳定性, 导致信息衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。
三、技术寿命的差异
纸质文件一旦形成, 其制成材料———纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面:一是技术革新, 使旧的存贮技术消失;二是由于商业性的原因, 使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品, 一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限。也就是说, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此对电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时, 欧美国家在理论上提出三种解决办法:将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中, 在纸与缩微胶片上制作拷贝;将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其他更好措施的情况下的暂时性办法, 因为随着需要保存的电子文件数量的增大, 这三种方法都将花费大量的人力物力。最近, 信息专家提出了用标准化的方法, 可使不同系统和不同软件的数据可以进行互换, 这种方法不失为解决技术过时的新途径。
四、信息保护的差异