县级档案馆档案信息化

县级档案馆档案信息化（精选12篇）

县级档案馆档案信息化 篇1

摘要：医院人事档案是医院人才信息的重要载体,人事档案管理是一项重要的信息资源管理工作,人事档案管理实现信息化是医院基础管理水平的体现。实现人事档案管理信息化,能更快捷、及时、准确地在职工职称评聘、工资晋升等工作中发挥证据性作用,为组织培养、考察和选拔干部提供可靠依据,是促进医院卫生事业发展的重要举措,加快医院人事档案管理信息化建设也是档案制度改革的大势所趋。

关键词：县级医院,人事档案管理,信息化

总体而言,县级医院的人事档案制度还存在许多亟待解决的问题,人事档案制度的系统化、成熟化程度和档案制度在县级医院人力资源工作中的重要地位还极为不吻合,完善县级医院的人事档案管理制度任重而道远。因此,加强人事档案管理,充分发挥人事档案的资源优势,更好地为县级医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料,就显得更为重要。

1 县级医院人事档案管理的现状

人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的,其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

1. 1 人事档案管理及归档意识相对淡薄

医院的主要中心工作是医疗,作为公共医疗服务机构,为广大的公众提供高质量的医疗服务是整体医务人员的职责所在,据此,管理人员也应积极重视医疗服务质量的提高,为医院的事业发展而努力。后勤行政人员需要积极配合临床一线业务,忽视了后勤行政人员在积极影响医院工作发展的能动性。上述医务人员的意识也就成为制约人事档案业务发展和高效利用的主要因素。也就形成了人事档案管理普遍存在 “重管理、轻利用”的特征,普遍形成了本职工作基本完成,人事档案资料不丢失的工作意识,而缺乏积极主动构建人才信息库的意识和行为,更没有形成主动为医院发展建设提供人力资源信息的参考和建议,利用档案信息和数据,推动医院业务中的管理高效发展。也就造成当前许多医院人事档案管理职工档案管理意识淡薄,没有档案利用的认识,工作观念陈旧。

1. 2 档案管理人员业务水平需进一步提高

档案管理人员业务水平是档案管理及服务整体水平的关键所在,当前医院档案管理的人员结构中,首先,表现出知识结构不平衡的状态,学历和知识体系构成的层次较低; 其次,部分档案管理人员是调离和中途转行,对从事的档案管理工作研究和认识不深; 最后,管理人员多数安于现状,没有良好的积极心态来继续学习和努力提高,本来知识体系就存在欠缺之处,在没有主动学习提高的状况下,很难促进档案管理的水平发展。由于管理人员本身水平,严重影响了档案管理工作的提高。

1. 3 人事档案管理方式和手段相对落后

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,人事档案材料需要专人管理,单独存放。迁西县人民医院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室一直和人事办公室在一起,由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。长时间来,医院对于人事档案管理的重视程度低,也造成了在投入资金和人力的相对欠缺,表现出了基础设施差、设备更新慢、信息化程度低、管理手工作业、纸质文件材料是工作的对象的特点。因此,造成了医院人事档案管理的管理档案质量不高,利用率低,不利于档案科学化、系统化、标准化的管理。

2 县级医院人事档案管理的设想

随着县级医院规模的不断扩大,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理( 含档案) 的整体管理水平。

2. 1 增强对人事档案管理目的和意义的认识

人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。

2. 2 加强和完善人事档案管理制度

实行人事档案的社会化管理制度,制定 《医院人事档案管理条例》和 《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2. 3 加强干部人事档案管理,有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。

2. 4 提高档案管理人员的素质

新形势下要提高档案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有 “创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发计划和医院文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为医院发展目标做出最大的贡献。③引入竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2. 5 加强人事档案管理的现代化手段

增加资金投入,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

3 结论

县级医院作为公共服务机构,其服务质量是公共认同的关键,而决定服务质量的高低在于医院的人力资源的多少与利用率高低。医院人事档案管理的目的就是逐渐构建能够为医院管理层提供人力资源信息支持的服务工作,不仅仅是日常人事管理政策的制定,更多是为医院的整体发展水平提高服务,充分调动人力资源的生产力作用,培养高素质的医务人员,进一步提高医院的竞争力。

参考文献

[1]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011(7).

[2]周渝霞,董文富.新形势下医院信息化建设的几个问题[J].现代医院,2005(8).

[3]唐薇薇,李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探[J].中国医院管理,2001(4).

县级档案馆档案信息化 篇2

专业论文

县级党校档案建设的思考

县级党校档案建设的思考

摘要：本文从分析加强新时期党校学籍档案信息化建设的必要性入手，剖析当前党校学籍档案管理存在的主要问题，提出推进县级党校学籍档案信息化建设的若干对策。对县级党校从教学主导型向服务管理型转变过层中，如何管理学籍档案具有借鉴意义。关键词：党校；学籍档案；信息化建设。中图分类号：G270 文献标识码：A

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。党校是一个特殊的教育部门，随着信息技术的迅猛发展和电子计算机的普及应用，产生越来越多的电子文件，使党校学籍档案的传统管理模式也受到极大的冲击。如何利用现代信息技术改进党校学籍档案传统的管理模式，是当前党校学籍管理工作面临的一个现实课题。

一、加强党校学籍档案建设的重大意义学籍档案是学员从报名、录取、入学到修业期满毕业（结业）全过程的成绩考核、学籍变动、奖励处分、毕业（结业）鉴定、资格审核等环节的真实记录，是学员在校期间综合素质和具体表现的真实写照和重要依据。在信息化、网络化和高等教育多元化、干部培训规模化的新形势下，加强党校学籍档案信息化建设，具有重要的现实意义。

（一）加强党校学籍档案信息化建设是落实大规模培训干部任务的客观需要。党的十八大报告指出，要“坚持和发展中国特色社会主义，关键在于建设一支政治坚定、能力过硬、作风优良、奋发有为的执政骨干队伍”。为此，报告同时提出，要“加强和改进干部教育培训，提高干部素质和能力”。作为干部教育培训主渠道、主阵地的党校系统深入领会，贯彻落实，继续在新的历史起点上推动党和国家干部教育培训事业向前发展。根据党的十八大的部署精神和《干部选拔任用工作条例》的要求，县级所管领导干部每五年必须到党校等干部培训院校参加累计不少于三个月的脱产培训学习。因此，现阶段县级党校培训规模之大、培训班次之多，是

最新【精品】范文 参考文献

专业论文

前所未有的，由此必将形成大量的学籍档案信息，仅凭传统手工操作的办法难以进行有序、高效的管理，只有不断提高学籍档案管理的信息化水平，才能保证大规模培训干部学籍档案整理科学、安全保管、检索准确、利用便捷。

（二）党校学籍档案信息化建设是推进党校信息化建设的具体举措。中央印发的《中国共产党党校工作条例》（以下简称《党校工作条例》）明确规定“：党校信息化建设是实现教育现代化、提高教学科研质量的重要手段。各级党校应当大力加强和推进信息化建设。”学籍档案管理是党校工作不可缺少的部分，加强学籍档案信息化建设，是推进党校信息化建设的题中应有之义。客观地说，县级党校信息化建设起步较晚，计算机技术也已广泛运用于办公及教学等诸多领域，但利用现代信息技术管理学籍档案仍然滞后，迫切需要加大工作力度，加快学籍档案信息化建设步伐，实现党校信息化建设全面协调发展。

二、当前县级党校学籍档案管理存在的主要问题近年来，县级党校学籍档案信息化建设虽然取得了一定进展，但对照《党校工作条例》的有关规定，在实际工作中还存在一些不适应新形势新任务要求的方面，具体表现如下：一是思想理念不适应。部分相关人员对学籍档案信息化建设的重要性和紧迫性认识不足，按照信息化的要求收集、整理、保存、传递、利用学籍档案的意识不强。有的认为学籍档案象“宅男”“、宅女”一样，躲在深闺大院，少有人问津，创新不创新关系不大，对学籍档案信息化建设缺乏积极性、主动性。二是学籍档案管理人员能力素质不适应。党校档案管理普遍缺少熟练掌握现代信息技术的复合型档案管理人才，现有管理人员大多没有受过档案管理信息化的专门培训，缺少档案信息化专业知识，计算机技能水平不高，有的甚至是“机盲”，面对日新月异发展的信息技术措手不及，力不从心。同时，管理人员结构也不尽合理，普遍存在年龄偏大、高级职称比例偏小等现象，一定程度上影响和制约了学籍档案信息化建设的进程。

三、推进县级党校学籍档案信息化建设的对策针对上述存在的主要问题，当前推进党校学籍档案信息化建设必须着力抓好以下三个方面工作：

（一）提高思想认识，更新管理理念。思想是行动的先导。只有统一思想、更新理念，才能积极主动把数字化、网络化等现代管理手段和方法运用到学籍档案管理上。为此，要

最新【精品】范文 参考文献

专业论文

深入学习贯彻《档案法》等档案管理政策法规，进一步提高对学籍档案信息化建设的重要性和必要性的认识，增强依法管档意识、责任意识和现代化管理意识。要主动适应新形势要求，及时更新管理理念，善于用战略性、系统性和信息化思维来谋划和推动学籍档案管理工作。要坚持统筹兼顾、协调推进，把学籍档案信息化建设纳入学校整体发展规划，促进学籍档案信息化建设与学校其他各项工作同部署、同检查、同落实、同发展。

（二）健全管理制度，创新管理模式。制度规范是学籍档案管理的重要依据和保证。要根据党校特点，研究制定党校学籍档案电子文档管理办法，为学籍档案规范化、信息化管理提供依据。要建立健全学籍档案材料定期收集归档的各项规章制度，完善沟通协调等工作机制，按照学籍档案主管部门的统一安排，各相关部门和人员都要在规定时间、按规定要求保质保量办理或报送有关信息化档案材料。教务、教研、学员管理等涉及学籍档案管理的部门，要进一步明确各自做好学籍档案管理信息化工作职责和规范要求，在工作中加强沟通协调、密切配合，形成完整有序的信息化学籍档案链。推进党校学籍档案信息化建设，关键是要建立现代管理模式。要推进计算机技术等现代信息技术在学籍档案管理各个环节、各个方面、各个层次的普遍应用，加快开发学籍档案管理软件，逐步摆脱传统、单一的手工操作方式，提高工作效率和学籍档案管理现代化水平。1.建立学籍档案有关数据库。对涵盖招生报名、入学注册、学籍变动管理、成绩登录、毕业论文、奖励处罚等方面学籍档案的收集、积累、归档都要采取信息化的办法进行处理，实现学籍档案收集、整理、归档等基础工作的标准化、规范化和数字化，逐步建立健全有效的电子学籍档案管理运行机制。2.建立学籍档案专门网站。对学籍数据的处理采用“分布处理与集中管理”相结合的模式。学籍档案信息是学员在校学习期间逐步形成、完善的，是动态的。动态管理中的工作主要分布在教务、学员管理、教研等多个部门，班主任、课任教师、学籍管理员工作相对独立，自带数据库，平时离网工作，需要传送数据时经过上传、下载操作自动建立与前置服务器的连接并进行数据包的收发以及解包、归并。学籍档案管理中心端设置一个集中式的服务数据库，存放各种全局数据和

最新【精品】范文 参考文献

专业论文

分布于各部门的学籍数据的副本。一旦数据更新并上传到前置服务器，归并程序就自动工作，可以确保两端数据的一致性。通过建立专门网站，使学籍管理由分散变为集中，实现学籍档案信息资源网络化、集约化和共建共享。3.正确处理好档案公开与保密的关系。要通过信息加密、信息认证等技术措施，设置计算机控制修改、调阅等权限，保护学员个人隐私。同时，要加强档案信息安全规范管理，做好电子档案的异地备份，建立健全网络安全体系，注意防毒、杀毒，确保学籍档案安全和保密。

（三）加大投入力度，注重队伍建设。要根据信息化建设需要，保证正常的经费投入，加强电脑等现代基础设施的配备，为学籍档案管理信息化提供物质保障。推进党校学籍档案信息化建设，必须建设一支遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能的管理人员队伍。要加强在职教育培训，采取集中办班培训、交流研讨、实地参观考察等多种方式，有计划地组织学籍档案管理人员学习政治理论、档案管理政策法规和业务知识，特别是学籍档案信息化建设的有关知识，不断提高档案管理人员的思想政治素质、计算机技能和学籍档案信息化处理能力。要拓宽用人渠道，吸纳既懂档案业务又具备电子计算机专业知识、年纪较轻的人员充实到档案工作队伍中来，进一步优化管理人员队伍结构。要组织学籍档案管理人员参加全国计算机等级考试，纳入继续教育范畴，并把通过等级考试作为学籍档案管理人员晋升专业技术职务的必要条件，激发学习掌握信息技术的积极性和主动性。学籍档案信息化建设是一项复杂的系统工程和长期任务，不能毕其功于一役，只有持之以恒地抓、扎扎实实地抓，学籍档案信息化建设才能取得成效，更好地为新时期党校教学科研服务，为大规模培训干部工作服务。

县级档案馆档案信息化 篇3

县级供电企业档案管理存在的问题

档案管理工作欠缺规范性。在国家电力体制不断改革的形势下，县级供电企业档案在其形成、管理、利用等方面也日益复杂。其特点是牵涉面广、专业性强，而实际工作中存在的很多不合理的地方，直接或间接地导致电力工程档案的管理混乱，使档案收集常常缺乏完整性和准确性。从县级供电企业档案管理的现状来看，大部分企业都是缺乏相应的约束制度，导致管理没能更好地集中于一身，进而带来的问题是，在档案部门内，档案管理人员常常出现职责分工不明确，若在企业档案管理上出现问题时，就难以将责任落实到承担人中，造成档案管理的工作效率下降。除此之外，在对企业档案管理的保密问题上也存在不合理的现象，有些是企业内部的机密文件，没有引起管理人员的足够重视，容易导致企业的经济利益流失。

档案管理方式跟不上时代的进步。目前县级供电企业档案管理部门所采用的工作方法，仍然使用传统的管理理念和管理方法，传统的档案管理模式不能满足现代经济和社会的发展需求，使档案管理工作和企业实际发展趋势相脱节的。结合当前的经济发展状况，现代信息技术的发展，使得计算机在档案管理方面已經得到了大大的改善，也逐渐为许多企业所采用，但在仍然有相当的一部分企业因为缺乏信息技术应用而导致文件管理工作效率很低。另外，县级供电企业内部的管理者也缺乏认识档案管理工作的重要性，没有意识到档案管理对企业生存和发展的推动作用，不利于加强档案有序工作的管理。

缺乏专业性强的企业档案管理人员。从目前县级供电企业档案管理部门的人员安排看来，有不少管理人员缺乏相关的专业技能，有的档案管理人员自身的受教育程度就比较低，缺少图书、情报、计算机等专业知识的运用能力；也有的档案管理人员是从其他部门调动过来，或者在同一个企业内，承担起两份或更多的工作，加上缺乏相应的业务处理能力，这些因素都严重制约了现代企业档案管理的健康发展。目前大部分现代企业只是专注于加强生产管理，没有专门对档案管理人员进行定期的培训，另外在企业的评价体系中，缺乏有效的管理评价体系，档案管理人员无法获得更加专业化的学习和培训。

实现档案管理模式创新的建议

针对县级供电企业在档案管理中所存在的问题，如何将项目档案管理工作纳入到工程建设管理流程中去，及时完整地收集归档各门类文件材料以及严格控制档案的齐全完整性和提高系统的准确性，成为了我们电力企业档案管理部门工作的重中之重。因此，要做到档案管理工作的全面性和完整性，必须做好以下几点：

对企业档案管理模式工作机制进行创新。建章立制保证档案工作规范化。由于电力档案管理工作面广量大，电力建设项目的参建单位多，各参建单位归档工作的要求和做法不尽相同，而规范化是档案管理的本质要求。因此，要使档案工作有序地进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度。例如，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档等都提出具体要求，向各部门分发了《目文件归档要求与档案管理规范》、《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》以及《工程项目档案管理实施细则》等，让各单位在收集和编制竣工资料时做到了有章可循、有据可依、标准明确、职责分明，从而使后续的档案资料管理工作在原有基础上能迅速达到规范管理和科学利用的要求。

加强县级供电企业档案的基础建设。加强我国企业的基础建设，对于原有的落后设施要加以改进，并结合电子化的技术来提高工作效率。在信息技术日益发展的今天，将档案管理进行信息化、数字化的处理，已成为一种必然，是适应当今国际竞争的趋势。电子文件的大量产生和应用，使得档案实体的表现形式迅速向数字化方面发展和积累。数字化技术的应用和普及，有力地推动了档案室的数字化建设，为档案管理信息管理注入了新的活力，保存的档案资料中的文字、图片、音像等众多元素能更加直接形象地展现出来，因而对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。没有电子文本的文档严格按照规定进行数字化，统一载体、统一格式，数字化建设大大提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在企业各部门之间的资源共享，有效提高了档案编研工作效率。

提升现代企业的服务水平。笔者认为通过提升企业的服务水平来加强对其档案管理模式的创新也不失为一个良好的对策。因为档案管理的创新关系到企业的管理体系是否完善的问题，档案管理模式的创新应该凭借信息技术的帮助，并以当前巨大的网络为平台，构建以数据信息为重要的管理内容，可以设置内部的局域网络，通过便捷的网络平台为社会提供信息和数据，方便向社会的有需要使用相关信息的用户提供资源。另外，在企业的内部，还应该把各类相关联而且重要的信息进行整合和归类，并及时反馈到相关的部门，在电子档案中做好备案，实现数据的信息化处理。可见，信息工具可以实现现代企业档案管理模式的创新，并为企业提供更好的服务。

加强档案管理人员的职业素养

经济社会发展的迫切要求，社会各项事业都必须迎接新的发展机遇和挑战，同样，企业档案管理工作也随之发生了显著变化，档案工作的领域不断拓宽，档案服务的范围不断扩大，档案工作的手段更加趋于现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的要求。为适应新的形势，档案人员应自觉学习工程建设管理环节的相关知识、积极组织专（兼）职档案人员的专业培训，理解工程档案相关的业务规范和工作流程，一方面要善于与单位进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，做到提前介入各项活动，对归档资料过程中所形成的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动，有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展，档案人员的素质才能得到全面的提高。

县级档案馆档案信息化 篇4

一、县级城建档案信息化建设的现状

(一) 思想认识不到位, 影响了城建档案的信息化进程。思想认识不到位体现在三个层面, 一是现有档案管理人员的认识不到位。随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》的宣传贯彻执行不断深入, 目前城建档案管理人员的档案意识和法制观念有了一定程度的提高, 但从对城市的建设、规划、管理负责, 对历史负责的角度来看还缺乏一定的深度, 与城市的发展和社会的进步还有一定的距离。现有档案管理人员受传统档案管理方式及管理思维的禁锢, 在新知识新技能掌握上不够积极。二是由于档案管理人员的认识不到位, 对城建档案信息化建设的宣传力度不够, 没有得到当地城建档案行政主管部门领导的重视。领导认识不到位, 对城建档案信息化重视不够, 在资金投入和人员配置等方面自然就不能给予大力支持。三是由于宣传力度不够, 社会各界, 特别是建设单位在提供档案时, 基本上没有数字化、信息化的档案资料。因此, 加强城建档案信息化工作的宣传, 向公众展示城建档案信息化成果, 强化档案信息化、数字化意识, 是目前急需解决的问题之一。

(二) 软、硬件配置不到位, 制约了县级城建档案信息化进程。经费不足, 财政只保证人头费, 计算机及相关应用管理软件的购置, 都需要城建档案馆自行筹集, 情况好的县级城建档案馆只实现了目录级的计算机管理, 只能进行馆内目录查询, 没有档案网站, 只能由工作人员手工存取实体档案文件提供复印服务。情况差一些的目录级的计算机管理档案都没有实现。基础设施不完善。县级城建档案馆大多库房面积小, 计算机、扫描仪、打印机等现代化信息设备配置不足, 信息化工作无法开展。

(三) 人员配置不足, 缺少信息化管理专业人员。档案管理现代化的前提是人才现代化, 实现档案管理现代化, 要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识, 能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新, 同时要具有先进的管理技能、较高的文化素养。县级城建档案馆管理人员, 大多数还停留在收发、查找的阶段, 缺少现代化管理的基本知识, 没有掌握现代化设备的操作技能。对所涉及的专业知识业务规范不熟悉, 完全靠自己摸索和后期培训。人员混岗流动性大, 有限地培训学习收效甚微, 业务工作开展有心无力。

二、推进县级城建档案信息化建设的对策

(一) 加强领导, 依法履行职责。依法治档是城建档案工作的基础。县市城建档案行政主管部门和城建档案馆要进一步加强档案法制宣传, 认真贯彻落实国家有关城建档案工作的法律法规, 把城建档案工作落实到实处。把建设单位、施工单位的工程档案资料工作纳入建设工程竣工备案程序。积极开展城建档案执法工作, 依法查处违反城建档案管理规定的责任单位, 做到档案应收尽收, 齐全完整。

(二) 加大投入, 建立城建档案数据库。县市城建档案信息化建设受机构、人员、资金等各方面因素影响, 起步较晚。在完善机构、配置人员的基础上加大资金力度, 添置软硬件设备。采用扫描仪、数码相机、录入等方式, 将传统城建档案馆纸张档案和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据。逐步实现馆藏纸质档案的数字化, 建立数字资源库加强电子文件的收集和积累。要保证在接收纸质城建档案的同时接收一套电子档案包括图纸、施工内业的电子版。同时要统一标准格式来进行数字化, 这样才能更有利于信息资源的共享, 才能加快城建档案信息化的进程。

(三) 合理配备人员, 提高工作人员专业技能。合理配置档案管理人员, 要选用一些专业水平高、工作能力强的同志到档案管理岗位上来或经常性地通过各种途径加强对管理人员的专业技能培训、提升其服务意识和工作水平。针对目前普遍急需的计算机管理等专业技术人员, 可通过公开招录、人才引进、内部培养等方式来逐步充实, 从而形成促进城建档案工作良性发展的环境和基础。

城建档案信息化建设是一项长期而复杂的系统工程, 建立现代化的城建档案管理方式和信息服务利用体系, 是我们每个城建档案管理人员的责任和义务。推进城建档案信息化需要长期细致的工作, 在开发和应用过程中应该坚持统筹规划、量力而行、循序渐进的原则, 用信息化建设思想统揽全局, 努力实现档案管理历史性的跨越。

摘要：本文从档案管理信息化的重要性入手, 分析了当地及周边县市城建档案信息化的现状, 结合工作实践, 论述了县级城建档案馆推进城建档案信息化建设必须解决的几个实际问题。

县级档案馆档案信息化 篇5

各省、自治区、直辖市档案局（馆），各计划单列市档案局（馆）、新疆生产建设兵团档案局（馆）：

现将《市、县级国家综合档案馆测评办法》印发给你们，请按要求组织本地区市、县级国家综合档案馆开展测评工作，为本地区文明城市创建活动服务。

全国市、县级档案馆数量较大，为使测评工作有序开展，请将你地区2008年参加文明城市测评的档案馆名单及“十一五”期间拟参加测评的档案馆名单于3月底前报国家档案局档案馆（室）司。

国家档案局办公室 二○○八年二月二十一日

市、县级国家综合档案馆测评办法

第一条 为提高市、县级国家综合档案馆(以下简称市、县级档案馆)的整体工作水平，更好地为创建文明城市（区）活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国文明城市测评体系》及国家有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于参加全国文明城市创建活动的市、县级档案馆综合发展水平的测评。

城区国家综合档案馆依行政级别测评。

第三条 市、县级档案馆测评依据《市、县级国家综合档案馆测

评细则》（见附件1，以下简称《测评细则》）进行。

测评采用百分制，结果分三个等级，测评结果为90分以上者为国家一级档案馆，测评结果为80-90分（不含）者为国家二级档案馆，测评结果为70-80分（不含）者为国家三级档案馆。

第四条 测评组织：测评工作由3-5名测评员组成的测评小组负责进行。

国家一级档案馆由国家档案局组织测评。国家二级、三级档案馆由国家档案局委托省级档案行政管理部门组织测评，国家档案局进行不定期抽查。

第五条 国家档案局负责国家一级、二级、三级档案馆测评结果的最终审定。日常工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司负责。

第六条 测评原则：测评采取逐级晋升的原则。

经测评为国家二级、三级档案馆的，一般应在取得相应级别档案馆资格一年以上才能申请上一级别档案馆的测评。具备国家一级档案馆条件的，可直接申请国家一级档案馆的测评。

第七条 测评员:国家一级档案馆的测评员由各省（自治区、直辖市）、计划单列市和副省级市档案行政管理部门各推荐2名，国家档案局聘任。国家二级、三级档案馆的测评员由省级档案行政管理部门选定，报国家档案局备案。

因工作变动等原因不宜继续担任测评员的，由推荐单位提出，经批准后予以替换。

测评员不参加本地区国家一级档案馆的测评。

第八条 测评申报：参加测评的档案馆应根据《测评细则》进行自评，并准备相关证明材料。自评符合国家二级、三级档案馆条件的，向省级档案行政管理部门提出测评申请；自评符合国家一级档案馆条件的，由省级档案行政管理部门审核确认后统一向国家档案局提出测评申请。

申报材料包括申请报告、自查报告（档案馆历史沿革、隶属关系、馆藏简介、条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设）、测评申请表（见附件2）、测评打分表（见附件3）等。

近三年档案馆发生重大安全责任事故（如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏或被盗等），不得申请测评。

第九条 测评方式：包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项审核自评分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后，形成测评结论和等级意见，填写《市、县级国家综合档案馆测评审批表》（见附件4）。

第十条 测评审批：测评结束后，达到国家一级档案馆的测评材料由测评小组报送国家档案局；达到国家二级、三级档案馆的测评材料由省级档案行政管理部门报送国家档案局。经国家档案局审查批准后，颁发测评等级标牌和证书。

国家档案局每年定期公布国家一级、二级、三级档案馆名单。第十一条 市、县级档案馆测评等级证书有效期为五年，到期后国家档案局组织复查。对复查不符合标准者，限期整改，整改后仍不合格者，取消其相应等级资格并予以公布。

第十二条 经测评审定的国家一级、二级、三级档案馆，国家档案局将给予通报表扬，同时建议地方政府按照《中华人民共和国档案法》予以一定的奖励。

第十三条 本办法及所有附件由国家档案局解释。第十四条 本办法自发布之日施行。附件：1.市、县级国家综合档案馆测评细则.doc

2.市、县级国家综合档案馆测评申请表.doc

3.市、县级国家综合档案馆测评打分表.doc

4.市、县级国家综合档案馆测评审批表.doc

县级档案馆档案信息化 篇6

目前，县级医院人事档案管理仍基本上沿用十几年前的管理模式，医院人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。

1.1 人事档案管理制度不健全。近几年，我院自主引进数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理人事代理，但同样因缺少原始的人事资料，无法核定工资标准。还有的因原单位不同意放人，致使他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，“有档无人”、“有人无档”的现象比比皆是，给新录用单位在人员管理、人事审核、审批工作中带来不便。

1.2 人事档案管理不集中、模式单一。县级医院档案管理模式采用“封闭式管理”，过于强调保密性原则。人事档案调遣、查询“门槛”太高，一般需领导审批和专门介绍信，甚至是多个或多级领导同意。人事档案利用范围小，只用于政审、调资、年终考核、办理退休。人事档案管理通常分四个部门，历年由人社局统一招聘分配的，有编制的正规高校毕业生，档案由人社局档案室保管；我院自主聘用的高层次专业技术人才、正规高校毕业生转正定级前、部分合同制员工，档案由人才交流中心保管；其他在编员工，但非人社局招考分配的，档案由主管部门卫生局保管；另部分合同制员工，档案由我院人力资源科保管。

1.3 人事档案管理手段滞后。第一，资料收集不及时。如医护人员的外出进修、科研论文、职称晋升、各级表彰等档案多保管在医院的医务科、护理部，遇到归档或查询时，档案员要经常往返于各科室之间进行搜集、整理、复印。第二，档案信息资源利用率不高。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、工资调整、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。第四，工作量大。现人事档案是以纸质、照片等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，工作量巨大，步骤也繁琐。

1.4 人事档案管理人员业务不精。在我院从事档案管理的大多是一些即将退休的老护士长。由于年龄大，从事临床护理工作吃力，便照顾到行政后勤管理档案。专业知识不足、档案业务不熟、变动频繁，势必影响档案管理工作的质量和利用。

2 人事档案管理工作措施

2.1 重视医院档案管理人员的培养。可通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来，并且保持档案管理人员的相对稳定。同时，医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划。不但要进行档案管理现代化的知识培养，而且要提高法制观念，自觉参与档案的管理与利用。

2.2 建立统一的开放式档案管理模式。由于我院员工原始人事档案分四个部门管理，导致医院为员工建立的临时性档案材料不全，使医院在员工职称晋升、学习培养、干部选拔方面获取信息量不足。补充完善人事档案材料，建立统一的开放式档案管理模式势在必行。第一，完善基本档案材料。包括个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及学习进修证明、证书；年度考核表。第二，收集卫生专业技术人员开展工作档案资料。包括开展的新技术新项目；参加援川、强基工程、义诊等活动；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同；发表著作、论文、科研成果鉴定书；典型病历、抢救成功的病案、手术分析；“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议证书等。第三，开放式档案管理模式。人事档案管理必须走向开放性，才能适应经济发展和人事变革新形势。把人事档案作为记录员工综合素质的信息储存和保管，促进人才合理流动和人才市场主体到位。

2.3 加强人事档案的现代化管理手段。提高人事档案的效用，就必须加强人事档案的现代化管理手段，建立以人力资源信息为基础的医院信息管理。硬件方面：增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑，设置防火、防盗的自动监控系统。软件方面：引进计算机管理软件，建立人事档案管理信息系统，信息数据库包括员工基本信息、员工工资信息、档案查询目录、档案材料目录等，真正实现个人基本信息的微机检索，不断扩大人事档案信息的内涵，实现人事档案资源的合理配置和利用。“人尽其才，才尽其用”，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

谈县级档案馆档案资源的开发利用 篇7

一、县级档案馆档案资源开发利用存在的问题

1. 馆藏结构不合理、内容不丰富。

长期以来, 县级档案馆一直把各级党政机关的文书档案作为接收保管的重点, 忽略了对本县发展具有影响作用的科技档案、专门档案、人物档案及新型载体档案的收集, 造成馆藏结构及载体单一、馆藏档案总体质量不高、馆藏档案信息资源无法真实全面地反映出区域发展的整体进程和地方特色。

2. 管理手段落后, 服务效能不高。

目前, 尚有相当部分县级档案馆仍延续着传统的档案实体管理模式, 档案检索仍处于手工调阅阶段, 且档案检索工具单一, 仅具备案卷目录、全引目录、专题卡片等检索工具, 严重影响了档案的开放和利用, 更无法满足当前档案信息利用日益多元化的需求。

3. 编研工作滞后, 编研成果产出不足。

目前, 县级档案馆编研产品大部分仅限于各种汇编和统计, 对馆藏档案信息资源未能进行深入挖掘, 缺乏大众所需求的、针对性及实用性较强的编研成果。此外, 由于经费困难, 编研成果产出不足, 大部分没有出版发行, 加之宣传力度不够, 使得编研成果的社会效益和经济效益未能有效实现。

4. 档案队伍素质不高, 主动服务观念不强。

人才问题已成为影响县级档案馆档案资源开发利用的关键因素。目前, 县级档案馆普遍缺少专业知识扎实、精通业务又掌握计算机现代化技术的高素质复合型档案管理人才。同时, 由于档案管理人员信息处理分析能力不足, 主动服务意识较差, 缺乏对档案利用需求状况的了解分析, 在一定程度上制约了县级档案馆在举办档案专题展览、开展档案咨询服务、宣传报道馆藏特色档案等主动服务工作的开展。

二、县级档案馆档案资源开发利用的对策

1. 丰富馆藏, 优化馆藏结构体系。

丰富优化馆藏是提高县级档案馆档案利用水平的重要方面。首先, 应积极向上级有关部门争取必要的资金支持, 加强档案馆基础设施建设, 配置必要的现代化设备。其次, 档案工作人员必须树立丰富优化馆藏的意识, 严把质量关, 加强档案收集和鉴定工作, 逐步建立起质量优化、数量充足、内容丰富的合理馆藏结构体系。同时, 为满足社会各方面利用档案信息资源的需要, 档案工作人员除按规定接收移交单位的档案外, 还应根据当前社会利用需求的特点及县委、县政府的工作重点收集相关的档案资料, 使县级档案馆成为全面汇集和反映全县政治、经济、科学、文化等各方面活动的历史记录。

2. 以服务社会为方向, 提高档案利用水平。

一是完善检索工具体系。县级档案馆应有计划地对馆藏档案资料进行科学系统的整理、鉴定, 有针对性地编制专题目录、档案馆指南、全宗指南、专题指南等检索工具。同时, 下大力气搞好馆藏档案的计算机著录工作, 建立现代化的管理模式, 通过计算机网络为利用者开辟多元的检索途径, 改变档案检索工具单一、检索手段落后的局面, 促进档案利用工作的发展。二是拓展档案利用服务方式。县级档案馆应强化主动服务社会的意识, 积极根据国家政策调整变化可能带来的利用需求趋势, 主动开展阅览服务、档案展览服务、咨询服务、宣传报道服务等体现馆藏优势的档案利用服务工作。同时, 档案馆要处处为利用者着想, 创新档案利用服务方式, 提高利用水平。

3. 加大编研工作力度, 提高编研成果质量。

县级档案馆如何利用馆藏优势, 编研出适应社会需求的编研成果, 加强对馆藏档案内容及成份的揭示报道, 是县级档案馆开发利用档案信息资源的重要途径。县级档案馆在编研选题上应根据当前档案利用需求的特点, 结合当前县委、县政府的工作重点, 选择利用面广、适合大众需求的编研项目;在编研选材上应主要采用体现本馆馆藏特色的档案材料, 加大挖掘馆藏档案资源的深度, 使编研成果具有特色性和实用性。同时, 县级档案馆还应通过多种途径, 扩大宣传力度, 如通过编辑出版或公布《档案馆指南》、《全宗介绍》、《民族档案介绍》、《档案开放目录》等编研产品, 让社会各界尽可能多地了解本馆馆藏档案, 促进县级档案馆档案利用工作的开展。

4. 加强队伍建设, 提高档案人员的素质。

县级综合档案馆馆藏问题探讨 篇8

一、适时扩大接收征集范围

公共档案馆建设是一项庞大的、系统的工程, 其中, 公共档案馆的馆藏结构是否合理直接影响着整个公共档案馆建设的成败。因此, 对公共档案馆的馆藏结构进行研究是必要而且必须的。县级综合档案馆要在综合上下功夫, 根据自身的职能特点和社会各方面的要求, 不断调整进馆档案的范围。首先, 要扩充接收渠道。除按《档案法》的有关规定, 适时接收属本馆接收范围的档案进馆之外, 还要根据实际情况, 建立接收的多种渠道, 不仅要接收 (县) 一级立档单位的档案, 还要有重点、有选择地把反映本地区特色的二、三级单位 (包括地方骨干、乡镇企业、村办企业、私营企业、三资企业等) 具有保存价值的档案划入接收范围。其次, 对同一种职能的可选其重点单位和具代表性单位档案进馆, 如中学、小学、医院、农村的村委会和城市街道办事处等。特别要重点接收具有地方特色、反映地方经济、政治、文化、宗教等方面的档案。对族谱、家谱、名人等档案, 有必要在扩大征集工作上下功夫, 即建立健全相应的征集制度和规定, 并采取收购、捐献、复制副本或者寄存、代管等多种方式, 将这些散失民间、个人手中的档案征集进馆。

二、加强价值鉴定工作

我国的档案鉴定理论在新中国成立以后, 得到了一定程度的发展, 主要是在学习原苏联档案学理论的基础上结合我国档案工作实践, 并且吸收了民国时期档案学有关档案鉴定理论而逐步形成的。民国时期的档案界提出的鉴定标准均重视档案的历史价值和行政价值, 但它存在缺陷, 即仅仅停留在机关范围内的一般的行政价值和历史价值的认识上, 且当时没有得到有效实行。这些鉴定理论在相当长的一段时间内, 确实对我国的档案工作起到了一定指导作用, 在很大程度上保护了档案的安全, 防止了任意销毁档案文件事件的发生, 有效地保证了我国档案管理工作的有序性。

目前, 县级综合档案馆除保存永久档案之外都不同程度地保存一定数量的长期和短期档案, 由于没有进行定期的鉴定工作, 使馆藏中部分长期和短期档案超过了保管期限, 影响了重点档案的保护。首先, 档案部门应成立档案价值鉴定工作专门机构, 并且建立一支素质高、经验丰富、责任心强的人员队伍。同时还要加强鉴定人员的培训工作, 不断提高鉴定人员的整体素质, 为今后的鉴定工作积累优秀人才, 确保鉴定工作的持续发展。其次, 档案价值鉴定是一项科学性很强的工作, 进行档案价值鉴定, 首要的工作就是确立档案的价值鉴定标准, 使档案价值鉴定者“有标可依”。与此同时, 还要遵循主体原则、历史原则、全面原则、发展原则, 并借鉴中外档案界长期形成的具有理论意义的档案价值鉴定准则和依据, 对每一份文件从内容、形式、来源、外部特征、数量等方面进行研究, 全面正确地分析评估档案的价值。再次, 要求鉴定工作人员在进行鉴定工作时, 要遵循鉴定准则和原则, 并以《关于机关文书档案保管期限的规定》为依据, 严格把好接收、定期审查鉴定关。要定期做好馆藏保存的长期和短期档案鉴定工作。及时剔除超过保管期限、已经失去保存价值的档案;也要做好永久档案的分级管理工作, 即对馆藏档案中具有较高保存价值的档案再次进行价值评估、划分等级, 这是实现馆藏重点档案重点保护, 优化馆藏的重要手段。

三、建立档案目录中心

我国县级档案馆网站建设分析 篇9

1. 网站更新不及时, 版面落后, 信息老化。

不断更新的信息是一个网站能够生存下去的根本动力, 我们建立档案馆网站就是要通过网络化使档案信息活起来, 让档案信息这一巨大的财富得到全社会的共享。档案信息老化, 利用价值减少, 那么通过网络实现档案信息的共享就是一句空话, 档案信息化建设也变得毫无意义。通过调查, 我们发现有些县级档案馆网站的信息长时间不更新, 有的甚至是几年前的信息还放在主页上, 有的版面设计非常落后, 既不丰富, 也不吸引人。

2. 网站布局不合理, 栏目单调, 页面枯燥。

(1) 整体布局不合理, 专业性不突出。一种表现是栏目比较单调, 除了首页、老照片、查档案指南、大事记、工作动态、目录查询之外, 没有更多吸引用户的栏目;另一种表现是栏目多, 但与档案工作有直接联系的较少, 部分档案馆网站为了吸引网民的注意力, 将招商引资、政务信息、服务信息等囊括在内, 而这些内容多数在政府的政务信息网站或者招商网站上已经能充分体现, 网民在查询此类信息时很少会想到来档案馆网站搜寻, 所以这种做法只能是重复建设, 浪费资源。 (2) 栏目空洞, 虚有其表, 没有实质内容。有些县级档案馆因为信息化基础工作做得不到位, 但因工作需要必须建立网站, 只好硬着头皮上马, 结果尽管设置了一些栏目, 但不能提供实际利用。例如现行文件检索、开放档案全文检索等栏目, 应该是档案馆网站利用率最高的栏目, 但实际情况却往往是形同虚设, 只有个空架子。 (3) 制作水平不高, 页面没有吸引力。有些档案馆网站页面基本是静态的文字, 图形、图像较少, 音频视频等多媒体内容更是难得一见, 呆板、枯燥、可读性差是这类网站给人的基本印象。

3. 网站信息量小, 点击率低。

点击过档案馆网站的人往往会有这样一种感受, 想查的资料查不到, 查到的资料不可读, 久而久之对档案馆网站会失去兴趣。信息量小是很多档案馆网站的通病, 这也是导致网站点击率低的一个重要原因, 其实档案信息应该是一笔很大的财富, 是可以不断发掘的、不断出新的。造成网上档案信息量少的原因很多。首先, 《档案法》规定满30年以上的档案才能对外开放, 限制了可供上网的档案信息。其次, 县级档案馆的档案信息数字化工作起步较晚, 发展水平低, 大多数档案还只能停留在提标引深度的限制又给目录查询大打折扣;再次, 有些珍贵档案、照片档案等涉及版权问题, 档案馆也不能毫无保留地无偿利用, 因此我们才会看到很多经过处理的小的看不清的照片。另外, 档案信息的编研、二次文献信息的开发利用水平也制约了信息量。

二、对策与建议

1. 加大档案信息数字化工作力度, 从源头确保网站信息能够得到丰富和及时更新。

档案信息数字化是个巨大的工程, 无论是已建成的网站, 还是正在建设的档案馆, 都应该把档案信息数字化作为工作的一个重心。对于现有的纸质档案, 要通过扫描、翻拍等技术将档案信息数字化;对未来进馆的档案, 要加强其电子文档的收集管理, 力争早日实现档案信息数字化。

2. 加强档案信息编研工作, 提高档案信息

开发利用水平, 为网站提供更丰富的档案信息。档案信息浩如烟海, 纷繁复杂, 直接利用起来往往比较困难, 对利用者也会造成诸多不便, 如果有针对性地对原始档案信息进行专题编研, 形成内容精练、主题鲜明的二次文献, 既完成了档案馆每年业务工作中的编研任务, 更为网站提供了富有趣味的文章。例如青岛档案馆设立了的“专题荟萃”、“资政新编”等栏目就很好地利用并开发了档案信息成果, 为网站充实了内容, 增强了吸引力。

3. 丰富网站的栏目类型, 增强网站的专业特色和地区风格。

能采用多种形式将档案资源在网上共享, 更好地为利用者提供档案信息服务, 是市县级档案馆网站建设的宗旨。档案馆网站是专业网站, 大可不必像政府网站或者商业网站那样设计太多太杂的内容, 凡是和档案工作扯不上关系的一律可以不要。栏目好坏是决定网站水平高低的重要因素, 许多水平较高的档案馆网站, 设立的栏目也很有特色, 例如青岛档案信息网的“展览厅”, 把展览厅搬上网络, 使更多的人足不出户就可参观展览;上海档案信息网的“申城变迁”, 以历史变迁为主线, 以旧影新貌的对比为主要手段, 讲述上海的发展史。同是提供照片档同, 可以说各有千秋。

4. 注重档案馆网站界面的人性化设计。

要想提高档案网站的点击率, 除了网站有丰富的栏目和内容外, 新颖的界面, 人性化的设计也是必不可少的。目前网上的档案信息绝大多数还是比较单纯的文字、图像信息, 而这种精致的信息已经无法吸引网民的注意。多媒体技术可以帮助我们使这些静态的信息动起来, 比如滚动的新闻标题、幻灯片式的照片展览、带背景音乐的档案简介等等, 还有音频、视频档案信息也可以在网上发布, 增强网站的吸引力。如果能在界面上点缀些动感设计, 给人以视觉冲击, 就更容易吊起利用者的胃口了。

5. 建立电子信箱、网上论坛, 加强与利用者之间的交流。

过去, 档案部门长期处在一种被动的工作状态, 即使是在开展网上查阅等工作以后, 也通常是与利用脱节。档案馆不知道利用者需要什么, 利用者也不知道档案馆有什么。在这种情况下, 我们的网站如何才能为读者提供优质服务呢?就像商品要找市场, 档案信息也要找利用者, 必须在网站与利用者之间架起沟通的桥梁。电子信箱和网上论坛是各类网站常用的与网民沟通与交流的手段, 一些优秀的档案馆网站在这方面也作出了努力, 例如设立留言信箱、档案论坛等。档案馆一定要改变过去的“我让你看什么就看什么”的态度, 树立客户满意的服务导向, 实现“你需要什么我就尽可能提供什么”。

6. 加强网站的宣传与推广。

县级档案馆档案信息化 篇10

一、西南地区县级综合档案馆档案异质异地备份工作现状

为掌握西南地区县级综合档案馆档案异质异地备份工作的具体情况,课题组于2014年4—6月间对四川、云南、贵州三省每省15县、共45个县级综合档案馆的档案异质异地备份工作情况进行了调研。这45个县中,四川和贵州两省各选取4个县、云南选取5个县进行实地调研,其余32个县采用函调或电邮方式进行调研。课题组通过调查总结和对比分析,得出西南地区县级综合档案馆在档案异质异地备份工作方面的如下现状。

1.已基本签署了备份协议,但多数尚未实施备份工作。从层面上来看,截至2012年底,云南省有97个县级综合档案馆签署了异质异地备份协议,占全省县级综合档案馆总数的69%;近两年来,在上级档案行政部门的要求下,四川和贵州两省多数县级综合档案馆也签署了异质异地备份协议。在课题组调研的45个县级综合档案馆中,84%已经签署了档案异质异地备份协议。在课题组进行的调研中,仅有26.7%的县级综合档案馆实际开展了档案异地备份工作,其余73.3%的县级综合档案馆没有开展该项工作,也即并没有把本馆重要档案和电子文件备份到签署了协议的对方档案馆。

2.备份方式各不相同。(1)馆际相互备份。目前,西南地区已经进行备份的县级综合档案馆中,多数都采取了本省跨州(市)进行馆际异地备份的方式,个别档案馆选择了与本州(市)内的其他县、区级档案馆互为异地备份基地,个别档案馆选择了与外省县(市)档案馆相互结对、互为异地备份基地。(2)建设统一的档案备份中心。这样的备份中心可分为国家级、省级和州市级,备份中心为辖区内档案部门统一提供电子档案备份介质、复制件及缩微件等的存放场所,进行统一管理。(3)备份到发达县(市)档案馆或上级的州(市)综合档案馆, 而对方档案馆不把档案备份到该县档案馆。比如,2014年5月,四川省双流县档案馆把档案数据异地备份到江苏太仓市档案馆[3],6月,理县档案馆把档案数据异地备份在阿坝州档案馆[4]。(4)前馆后库的备份形式。即在档案馆后面另外建一个库房,将重要电子档案、复制件和缩微件等定期备份到后库。这种备份方式对于防御自然灾害来说意义不大,因为后库与档案馆之间相距不远,在发生突发性重大自然灾害时,它还是会和同一地域的档案馆一样遭受损失。

3.备份介质多为移动硬盘,多数采用人工定期备份的方法。首先,在备份介质方面。目前,可用于数字档案异质备份的存储介质主要有硬盘、磁带和光盘等。课题组在调研中发现,县级综合档案馆目前采取较多的存储介质是移动硬盘和光盘,磁带使用较少。其次,在备份方法方面。目前使用的备份方法主要有完全备份、增量备份和差异备份三种。课题组在调研中发现,西南地区县级综合档案馆由于受限于档案数字化的进度,一般是将已经数字化的目录数据和全文数据存储在移动硬盘或光盘上,以人工方式送交到对方档案馆,并在以后的每年将更新后的档案数据送交到对方档案馆中。

4.备份选址比较灵活。《档案馆防治灾害工作指南》规定:“异地备份,省以上档案馆以选择相距300公里以上,不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。地级、县级档案馆的异地备份工作由省级档案行政管理部门确定。”[2]在西南地区,由于多数县级综合档案馆都采取了本省跨州(市)馆际异地备份的方式,因而备份选址多数处在同一江河流域,有的处在同一地震带上。云南省档案行政部门规定,在本省内进行馆际相互备份时,航空距离须相距300公里的档案馆才能结为重要档案异地备份基地,但在实际工作中,许多县级档案馆的备份选址相距不到300公里,个别甚至相距不到100公里。

5.备份工作资金投入不足。在课题组进行的问卷调查中,67.3% 的县级综合档案馆认为档案异地备份的主要困难在于经费投入不足,81.3%的县级综合档案馆希望当地政府帮助解决资金短缺难题。而对于经济欠发达的西南地区地方政府来说,他们为地方档案馆的新馆建设已经或将要投入高达数百万的配套资金,因而在档案异质异地备份工作方面,西南地区县级档案馆难以争取到地方政府的资金支持。

6.备份工作缺乏统一设计和规划。对于省内各级综合档案馆的异质异地备份工作,省级档案行政部门提出了州市级综合档案馆互相备份并鼓励与外省综合档案馆相互备份的要求,并要求各州市对本辖区内的县(市、区)级综合档案馆的异质异地备份情况进行统计, 督促县(市、区)级综合档案馆签订备份协议。但是对于备份地点的选择、实际备份工作的开展没有统一设计规程,也未进行时间限定,只是提议“有多少数据就备份多少数据”,因而导致多数县级综合档案馆的异质异地备份工作没有实际开展,已经开始实施的档案馆则没有实现这项工作的常态化。

二、促进西南地区县级综合档案馆档案异质异地备份工作的建议

1.档案行政部门制定县级综合档案馆异质异地备份规程。西南地区多数县级综合档案馆的档案异质异地备份工作没有实际开展,已经开展的档案馆则未实现该项工作的常态化,课题组认为导致这种现象的原因:一是由于多数县级档案馆未实现档案全文数字化而导致没有档案数据可以备份,二是由于档案行政部门缺乏专门针对县级档案馆异质异地备份工作的统一设计和规划。我们建议省级档案行政部门制定专门的县级综合档案馆异质异地备份规程,或者在全省各级综合档案馆档案异质异地备份工作规程中对县级综合档案馆作出相应的具体要求,并在规程中对档案异质异地备份的具体实施步骤和时间规划等方面进行统一规定, 以促进县级综合档案馆档案异质异地备份工作的切实开展并实现该项工作的常态化。

2.地方政府对档案异质异地备份工作给予资金支持。课题组在实地调研中发现,许多新建的县级档案馆中安装了火灾报警控制器和实时监控系统,这种系统可以实现与全州消防部门的实时联动。为使用这种监控系统,县级档案馆需要从县消防大队聘请人员进行24小时轮流值班,而这些外聘人员的工资,一些县级档案馆都无力支付。因此,对于“只需购买一些移动硬盘等存储载体、数据压缩软件系统、存放载体的防磁柜”以及“支付长途交通费用”的档案异地备份工作,看似所需资金不多,但对于经济欠发达地区的县级综合档案馆来说,也是一笔需要慎重考虑的不小支出。将来等数字档案馆建成后,档案异质异地备份肯定会发展到档案信息管理系统容灾备份的现代化模式,对相关的硬件平台、系统软件以及备份技术的建设投入会更高。我们建议地方政府对档案部门的异质异地备份工作给予资金支持,而地方政府通过为异质异地备份工作提供基础设施、软硬件平台建设,为县级综合档案馆开展档案异质异地备份工作提供长效保障。

3.档案行政部门鼓励县级综合档案馆选择适合自身实际的备份策略。鉴于每种备份方式、存储介质在安全程度、恢复速度以及经济性方面都具有自己的特点,但每一种备份方式也都具有自身的缺陷,如:从存取速度来看,硬盘最快,光盘次之,磁带最慢;从保存时间、备份成本来看,磁带最低,光盘次之,硬盘最高[2]。因此, 档案行政部门应鼓励县级综合档案馆根据不同档案介质、不同环境、不同库房设备状况以及不同的需求,科学选择一种或多种备份方式结合,建立适合本地区、本库房的备份方案进行备份,以保证档案在突发性自然灾害发生情况下的安全。

4.档案行政部门对县级综合档案馆的异质异地备份选址作出统一规定。课题组认为,档案行政部门应对县级综合档案馆异质异地备份选址作出专门的统一规定,比如:考虑到有的馆相距太近可能会同时遭受自然灾害的袭击,可以要求省内互为备份基地的双方档案馆的航空距离必须相距300公里以上;考虑到相邻两省边境地区发生的自然灾害会相互影响,可以规定跨省互为异地备份基地的双方档案馆必须不属于同一地震带或同一江河流域;等等。

摘要：档案异质异地备份是加强档案安全体系建设、防范和化解档案安全隐患的有效手段,在自然灾害频繁发生的西南地区,档案异质异地备份更是成为抵御自然灾害、保障档案安全的一项重要措施。

县级档案馆档案信息化 篇11

【关键词】档案；作用；问题；策略

基础建设是医疗机构为了未来全面发展和医疗业务的开展而从事的基本需要的设施建设。随着县级医疗机构改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基础建设档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视县级医疗机构基础建设档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基础建设档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个医疗机构档案工作者义不容辞的责任。

1.基础建设档案在县级医疗机构管理中的作用

1.1对推动县级医疗机构可持续发展具有十分重要意义

县级医疗机构基础建设档案是县级医疗机构建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基础建设在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基础建设档案管理的关键是及时收集基础建设项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于县级医疗机构基础建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是县级医疗机构工程建设的真实记录，也是整个县级医疗机构档案的重要组成部分，它既为县级医疗机构的建设、维修、管理、改扩建服务，又为县级医疗机构的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动县级医疗机构经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为县级医疗机构规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基础建设档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基础建设档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为县级医疗机构规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对县级医疗机构发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和县级医疗机构管理者的重视。

1.3基础建设档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源财富

档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是县级医疗机构和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建科的全院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了自上世纪50年代建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向县卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2.县级医疗机构基础建设档案管理工作中存在的问题

2.1基础建设档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基础建设档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

2.3全员档案意识不强

基础建设档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3.对县级医疗机构基础建设档案管理的建议

3.1建立健全管理制度是搞好县级医疗机构基础建设档案管理工作的保证

基础建设档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。县级医疗机构本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基础建设档案工作管理制度，并严格执行，做好基础建设档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基础建设档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基础建设档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基础建设档案和县级医疗机构档案工作的有力保证。

3.3改进方法，不断提高基础建设档案的科学管理水平

县级档案馆档案信息化 篇12

一、明确职责,着力增强档案人“文化自觉”

从法理依据层面上讲,我国档案相关法律法规从不同角度特别是机构职责,明确给予各级档案馆戴上“文化”帽子。比如,《中华人民共和国档案法》第八条规定:“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构”;《档案法实施办法》第十条规定:“中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构”;《档案馆工作通则》第二条规定:“档案馆是党和国家的科学文化事业机构”。也就是说,各级档案馆(当然也包括县级综合档案馆)是文化事业单位的重要组成部分。

从顶层设计层面上讲,国家档案局领导人曾多次从档案与文化的关系,强调档案文化建设的必要性、重要性。比如,2012年全国档案工作者年会上,原国家档案局局长杨冬权说过,档案是文化的一部分,而且是重要的一部分,相当于“根”或“核”的那部分;建设文化强国,必须建设与之相匹配的档案强国。又如,2013年,时任国家档案局副局长李明华(现任国家档案局局长)接受《浙江档案》专访时提到,实现“中国梦”,不能缺少“文化梦”,档案人要围绕档案文化建设这一主题,积极主动地参与和融入文化建设热潮,弘扬社会主义先进文化。

从文件依据层面上讲,多数省级档案主管部门出台了规范性文件,明确如何推进档案文化建设工作。比如,2015年4月出台的《福建省国家档案馆管理办法》第二十八条规定:“国家档案馆应当根据社会需求,加强对传统文化、地域文化、闽台关系、华侨史料以及其他具有重要历史价值的馆藏档案信息资源进行挖掘、研究和开发,编辑出版档案文化产品,开展档案信息的多样化服务。”以上条款的具体内容,其实就是档案文化建设的主要任务。而这里所称的国家档案馆是指由县级以上地方人民政府批准设置的各级综合档案馆和专业档案馆,这是明确责任主体,即县级档案馆应当履行文化使者职责。

二、发现短板,着力坚定档案人“文化自信”

(一)档案部门“文化性”淡化。

综合档案馆不管从档案法理依据还是档案顶层设计,甚至部门文件依据,都给县级综合档案馆深深地烙上“文化印”,哪为何又说它“文化性”差了。这源于新中国的档案事业最初是从机要工作发家的,服务对象主要是党政机关及其领导。特别是近年来,县级以上综合档案馆,多数实行局、馆合一的管理体制,工作人员也参照公务员管理,又进一步强化了档案事业“政治性”,淡化了“文化性”。甚至部分县级综合档案馆有意无意撇开或不赞同档案事业的文化性,只愿意做党政机关的辅助参谋,导致档案文化功能作用发挥不明显、不充分。

(二)档案馆藏“文化味”缺乏。

档案是文化的“母资源”,档案馆是社会文化的聚集地,一个民族、一个地区文化的延续和发展状况,很大程度上依赖于档案馆馆藏档案的丰富程度。但是长期以来,我国综合档案馆几乎是处于文书档案“一统天下”的局面,县级综合档案馆也不例外,导致馆藏档案门类单一,内容匮乏,县级综合档案馆变成“党政档案馆”。而大量有价值的专业档案,如婚姻档案、房产档案、声像档案、土地档案、公证档案等大多由相关单位保管,一些富有地方特色的档案如族谱档案和各时期报纸、期刊等出版物上刊载有关本区域范围内的报道、文章,以及知名学者、艺术家、文学家等各界名人档案资料,都是最具平民特色的档案文献,可它们也未能收集进馆保存,造成馆藏内容缺乏地方特色的“文化味”。

(三)档案展览形式呆板。

档案展览是档案馆开发利用档案信息资源,为社会提供服务和发挥社会教育作用的重要形式,也是档案部门拓展服务功能、扩大社会影响的有效途径。但当前县级综合档案馆展览主题不够深入,选题上往往把目光聚焦到各类重大事件或重大活动上,不能贴近受众需求,忽略了与人民生活息息相关的一些主题;形式上不能紧跟时代步伐,常常以图片、照片、实物等手段,在有限的空间进行长时间展览,缺少应用多种多样的科技展示手段,如声、光、电和多媒体技术的综合运用,这种简单的展览形式容易让人感觉单调呆板、枯燥乏味。

(四)合作开发意识不强。

档案文化产品开发的广度、高度和深度,往往取决于档案馆与其他部门合作开发的程度。当前,大多数县级综合档案馆在开发文化产品时,出现“单打独斗”的局面,自个搞一点简单汇编、办几个纪念日展览,文化产品的档次不高。档案部门与宣传、文化、教育等部门隶属不同系统、不同主管部门,工作要求和服务对象也不同,在一定程度上导致相互割裂、文化资源沟通困难、渠道不畅。主观上讲,县级综合档案馆与上级档案馆、专业馆、高校和企业档案部门,甚至下级档案部门,在档案文化产品共同开发上,主动沟通和合作力度不够。

三、务实推进,着力凸显档案人“文化自强”

(一)改变观念增强文化性。

短期内,档案馆主要附属于党政机关为领导和部门服务依然不变,全面推行大部门制的进程也没那么快,最有效最可行的办法是变换“领导支持”的固化思想,不等不靠不要,以强化主观意识催生内在动力,着力改变自己、改变现状。更加重视档案的文化价值,着力从氛围营造、理念意识、机制保障、财物支持、人才队伍、激励措施等层面逐步建立健全富有地方特色的档案文化发展体系。主动融入大局,树立一盘棋理念,加工开发出高品质的富有地方特色的文化产品,在服务党委政府决策参考的同时,拓展服务渠道和服务人群,着力发挥档案文化的社会服务功能,扩大整个档案文化事业的社会地位和影响力。

(二)优化馆藏增浓文化味。

县级综合档案馆要成为全民档案,就必须根据群众需要来丰富馆藏,拓展档案服务领域,为公众提供更多的档案服务。“文化味”档案要做到有的放矢,首先要花功夫选“对象”,“对象”选准了才可能“征”有所得;其次要克服畏难情绪,很多富有文化味的民间档案都是老百姓的传家宝,很珍贵,不可能一开始就愿意拿出来,我们要不厌其烦地沟通,让他们慢慢理解我们工作的意义、价值以及进馆对“传家宝”益处多多。近年来,泉州市鲤城区档案馆拓宽档案收集、征集渠道,馆藏日益丰富,馆藏档案既包括鲤城名人名家、记忆鲤城、鲤城之最、泉州老照片、鲤城档案文献遗产工程、鲤城档案文献编纂、家庭档案、家谱族谱等,又包括区域特色文化、城市记忆、重大历史事件、著名企业、老字号、典型建筑物(构筑物)、口述历史等档案,还包括富有泉州民俗风情的提线木偶戏、打城戏、古朴典雅的南音、活泼欢快的拍胸舞、妙趣横生的火鼎公婆、“迎番货”等民俗风情表演档案,馆藏“文化味”较浓。

(三)丰富档案展览内容形式。

当下,许多地区的县级综合档案馆都是当地的爱国主义教育基地,有条件的要积极争创中小学教育社会实践基地,甚至申报全国中小学档案教育社会实践基地。对于空间狭小、经费不足的县级综合档案馆,更要开拓进取,通过“借地”、“巡展”等有效形式开展活动。要灵活展览形式,不断拓展提升,如配合重大节日、纪念日面向社会举办大型档案图片史料展览,编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册,举办文化、历史、科技大讲坛,开办档案网站、网页,公布史料,拍摄、制作和播放档案专题片和音像制品,加强国际间双边、多边的文化交流合作项目,以及尽可能多地参与社会的重大文化建设活动等等。

(四)拓展档案文化产品开发渠道。

档案文化产品开发是一项系统工程,仅仅依靠档案部门的力量往往独木难支。因此,应该牢固树立“大编研”观念,在开发档案文化产品时引入合作开发、联合制作等机制,扩大档案工作影响力。比如,我们泉州市鲤城区档案馆与鲤城区委宣传部、文体新局等部门联合举办“亚洲老电影展”,展览了包括中国、韩国、朝鲜、日本、蒙古、新加坡、越南、泰国、土耳其等21个亚洲国家和地区的近110部横原版电影海报,引导社会广泛关注。又如,猴年新年将至,我们又与泉州电视台合作,深度挖掘馆藏老电影海报,以《那些年我们追过的电影》为题,录制《名城群英会》“探密馆藏珍品”之“老电影海报”与你相约节目,以另类的方式辞旧迎新,一起怀旧,重温那些陌生又熟悉的画面和旋律,聊聊几代人追过和老电影和电影背后的故事。

总之,县级综合档案馆如何切实履行文化使者职责,真正做到“文化自觉”、“文化自信”和“文化自强”,归根结底是要以实际的责任担当,不断增强为当地经济社会各项建设服务的能力,以“坐不住、等不起”的紧迫感,想方设法、多措并举全力推进档案文化建设,开启档案事业发展的新天地。

摘要：本文从明确职责,着力增强档案人“文化自觉”、发现短板,着力坚定档案人“文化自信”、务实推进,着力凸显档案人“文化自强”三个方面,就县级综合档案馆如何履行文化使者职责加以阐述。