档案服务信息化

档案服务信息化（共12篇）

档案服务信息化 篇1

随着计算机技术、远程通信技术的进步及互联网的广泛应用, 全社会的信息环境发生了巨大的变革。社会信息化对档案工作提出更高的要求, 档案工作正在向信息化、电子化、网络化的方向发展。档案信息化环境下的档案信息服务工作的开展, 要跟得上信息化的发展步伐, 适应并满足现代人的信息需求。

一、档案信息资源方面, 力求做到资源的合理配置和有效管理

在当前档案信息化背景下, 档案信息资源的组织和配置要符合用户的信息消费习惯, 力求满足用户的信息需要。只有以用户需求为导向的资源配置才能产生更大的效益。对档案信息资源的配置要进行合理规划、适当干预或引导, 要以最大限度地满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求为出发点, 同时尽量减少档案信息资源配置中可能出现或面临的重复建设重复配置, 力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。

在我国档案馆是档案信息的主要来源机构, 档案馆内的档案信息资源, 档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向, 不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度, 档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

二、服务对象方面, 定位应该是真正的面向用户, 以用户为中心

多年来, 档案信息以保管和整理为主, 随着档案信息化的发展及档案信息服务思路的改变, 将工作重心转移为以档案信息利用及其相关服务为主, 真正凸显档案信息服务的重要性。在现代信息技术的大背景之下, 档案信息服务更加也较以往更具技术性。当今的信息用户接触现代信息技术较多, 信息素养较高, 这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构, 尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。

以用户为中心, 首先要做到区分用户的类型。但是, 网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂, 用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同, 而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向, 形成了很多网上的社区。总而言之, 网络环境带来了许多新的变化, 这就要求档案工作者要从用户角度出发, 探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式, 要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时, 主动为用户服务。可以说, 面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

三、在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护

档案信息是重要的资源, 是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件, 档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度, 为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放, 同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来, 档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善, 社会信息化程度有了明显提高, 一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开, 并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时, 一定要做好档案信息的安全保护工作, 建立档案信息安全体系, 为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下, 公共传播途径日益增多, 更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施, 把档案信息安全保障体系建设落到实处。

网络技术和信息技术引发了人们工作方式和生活方式的变革, 对档案信息服务工作也提出了新的要求, 带来了全新的挑战。档案工作者和档案管理部门要重新审视自身所处的环境, 对自己形成更清晰的定位, 通过适宜方式和途径, 做好档案信息服务工作, 推动档案信息服务工作适应社会的发展并满足用户的需要。

摘要：本文从档案工作信息化的背景出发, 从三个方面提出了如何开展档案信息服务工作。

关键词：档案信息化,档案信息,档案信息服务

参考文献

[1]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案, 2009, (1) .

[2]王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, (4) .

[3]潘稚巧.论档案信息化建设中的档案信息服务[J].档案学通讯, 2008, (1) .

档案服务信息化 篇2

现代信息技术的迅猛发展，加快了社会数字化、电子化、网络化的进程，越来越多的电子文档应运而生。在过去，纸张一直是信息传递的主要载体和媒介。随着计算机网络的出现与应用，产生了电子档案，电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求。电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

档案工作者如何在纸质档案与电子档案的变革中，创新档案利用服务模式，是摆在我们面前的时代课题。

现行档案利用服务模式及其局限性

档案利用服务，是档案馆（室）为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。从总体上讲，现行档案利用服务主要有以下几种形式：

1、原件的直接提供利用。即直接将档案原件提供给利用者，包括“阅览室查阅”、“档案外借”和“电话查询”等形式。

2、复印件的提供利用。即是将档案复制品提供给利用者。根据利用者的需要，对档案原件的部分或者全部内容通过复印、拍照、摄影、录制光盘等方式制作成档案原件的复制品，再将复制品直接提供给利用者，或者举办档案展览、在公众媒体上播放。

3、编研成果的提供利用，即将经过加工的档案信息提供给利用者。一是档案馆（室）按照一定的主题，将大量的、分散的档案内容 1

进行综合、系统整理后，形成档案编研成果材料，包括文字材料、照片、录音、录像等。编研成果材料虽然在形式上改变了档案原貌，但在内容上完全忠实于档案的原始记载。二是根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料，也就是通常所说的档案证明。

4、网上提供档案目录和档案信息。通过档案网站，将数字化档案目录和部分数字化档案信息提供给利用者查询。这种方式有一定的局限性，当其需要获取凭证和依据时，即要获取实质的档案内容，还需到档案馆查阅。

在上述四种档案利用服务方式中，除了网上利用服务外，基本上还是处于一种被动式封闭的模式上，其档案服务模式是由档案利用者向档案部门提出申请，档案部门对利用者的身份进行审查确定，然后，提供者根据档案利用者的申请内容，审查档案信息资源是否能够被利用者查阅，最后再提供给利用者。现行档案利用服务模式的局限性是显而易见的，主要表现在四个方面。

1、从利用方式来看。大多数情况下，档案利用者主要是为了获取档案信息不得不到档案馆亲自去查阅，受到空间和时间的限制。

2、从提供者来看。档案提供者在整个利用过程中基本上是处于一种被动的地位，是应利用者的申请而提供档案信息服务，而不是去发现利用者的需求，主动地提供档案信息服务。

3、从利用的结果来看。目前没有一个很好的反馈评价机制，在档案利用者和档案提供者之间就缺少了相互沟通的环节。档案的利用效果以及档案利用者的意见没有及时地反馈给档案提供者，档案提供

者不能有效地跟踪档案利用者的需求，也就无法进一步改进档案利用服务质量。

因此，现行的被动封闭的档案利用服务模式，势必会导致档案利用服务率不高，档案的社会价值不能完全显现，档案的作用不能充分而有效地发挥，档案工作的重要性就不能得到社会的普遍认识，社会的档案意识也就难以提高。

在社会广泛信息化的今天，我们的档案事业必须不断创新档案利用服务模式，将传统档案推向全面信息化，使其向着更加良性更加广阔的方向发展。

创新档案利用服务模式的具体措施

1、以人为本，提高档案工作者的素质。

1．1档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。档案工作人员要走出原来封闭半封闭的圈子，跟上社会发展的步伐，树立竞争参与意识，以竞争取代懒散，以创业取代守业，以经营取代“看摊”，把握时代脉搏，为各级政府、部门和社会事业保驾护航。

1.2不断提高档案工作者的业务技能。在信息时代，培养和造就一支高素质的创新型档案干部队伍，就是要努力培养适合档案数字化和现代化需要的复合型人才，使他们既掌握信息理论与信息知识，又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能为档案服务。

2、创新工作方式，建立健全规范、标准。在信息时代，政务网、局域网、互联网以及业务网等已经成为信息交换最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息。档案馆的信息服务工作内容，也应从传统的纸质档案馆藏转向以网络信息资源为主，这就需要我们创新工作方式，建立新的工作规范和标准。

2.1 首先是要将馆藏档案进行全面数字化处理，运用档案管理软件及扫描等形式，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器，尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工。档案数字化是创新档案利用服务的基础工作和首要工作。

2.2 其次是构建网络平台，加快建设和完善检索功能。建立档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网。元数据是检索功能的核心内容，检索功能要充分发挥就必须不断加强元数据的建设。这是创新档案利用服务的基本条件。

2.3 再次，制定具有适应档案信息化特点的以及具有跨平台运行能力的电子文件管理服务政策、规范和标准，并不断完善网络环境下档案管理的政策、规范和标准。这是创新档案利用服务的根本保证。

2.4 最后，坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双轨制原则。实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。档案管理服务在规划和组织实施办公自动化时，使档案管理与

档案办公自动化同步发展。这是创新档案利用服务的最终目标和实现档案利用服务可持续发展的必然选择。

3、创新服务手段，满足社会需求。

3.1 建立档案门户网站，并开展网上利用服务，这应该成为档案利用服务的一种重要形式。档案利用服务要以网站为平台，以档案信息资源数据库建设为核心，尤其是电子档案全文数据库建设，在网站上实现电子档案的实时利用，使得档案信息利用服务得以网络化。

3.2 通过网络平台进行数据交换，实现档案资源共享。以电子政务网为平台，各级政府、部门、企业为对象，利用网络端口以一对一的形式，通过下载和上传的形式完成电子文件的收集工作。档案通过网络平台收集起来后，建立一个电子文件（档案）数据管理中心，集中管理各单位的归档电子文件。最后以政务网为平台，向各单位提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。使得档案利用服务变得更及时更高效。

3.3 开展在线服务。档案部门可以在档案门户网站上通过汇编相应的专栏、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆之间在网上实现速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服务。同时还可以在其他网站上的相应专栏上载可公开的电子档案信息，如在“党建网”的“三农”专栏提供相应的有价值的电子文件（档案）信息。这使我们的档案利用服务更具针对性，也使得我们的档案能更广泛地发挥作用。

4、加强对外联系，拓宽服务范畴，充分发挥档案的社会作用。

4.1 加强横向联合，实现档案信息资源共享。面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录实现资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。通过建立联合目录，实现资源共享，使各部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费。使得各级档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

档案信息服务部门的服务机制研究 篇3

关键词：档案信息服务机制

0引言

随着社会实践活动信息化的开展，档案工作领域也呈现出档案信息化的趋势，然而传统档案信息服务在方式、制度等方面都出现了滞后的情况。档案信息服务工作在其中发挥了重要作用。因此，调整传统的档案信息服务模式使之走出封闭、与社会实践相脱节的信息服务状态以适应社会实践发展的要求，建立信息化社会背景下，档案信息服务部门的服务机制的构建成为档案工作者必须面对的问题。

1档案信息服务的界定

1.1档案信息服务的含义从广义上讲，档案信息服务指的是档案信息机构整个的业务工作，即所有为了促进档案信息流通，加快档案信息传播，提高档案信息利用率，便于利用者获取档案信息所进行的各项活动。狭义上讲，是指档案馆（室）工作人员根据利用者的档案信息需求，组织利用者获取和利用档案信息的工作。本文研究的档案信息服务从狭义理解，是档案部门为了最大限度的发挥档案信息的社会效益、经济效益，在服务理念支配下，通过健全的制度、合理的程序，特定机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用，并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境，以发挥档案作为人类活动记录的作用，提高社会整体的档案信息服务水平，并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展，以提高档案事业的社会地位。

1.2档案信息服务系统构成要素档案信息服务系统由档案信息服务对象——利用者、档案信息服务人员——档案工作者、档案信息服务设施、档案信息服务方法、档案信息服务资源构成。具体的，利用者是档案信息服务的客体，是档案信息服务存在的原动力；档案工作者是档案信息服务的主体，包括相关的业务人员与服务人员；档案信息服务设施是档案信息服务工作的物质条件；服务方法与信息资源分别是档案信息服务实现的前提与工作对象。这些要素相互依存，共同构成了档案信息服务系统。档案信息服务系统是档案信息服务模式运行的先决条件，它与档案信息服务模式共同构成档案信息服务工作的基本框架。此外，从档案工作系统本身来看，档案信息服务系统还要受到档案鉴定、检索、档案信息开发及公开等诸多环节的影响。

2信息化社会档案信息服务机制的组织保障——服务机构的变革

信息化社会下，改变传统封闭式、分散型的运行机制，建立起开放式的、协作型的运行机制非常必要。我国传统档案信息服务模式是用户直接面对档案信息服务部门（如图1），这种服务机构垄断的状况随着政府体制创新的推进，转化为新型服务模式（如图2）：可见，传统档案信息服务模式由档案信息服务机构垄断着档案信息及其供给的情况，使行政与服务效率低下、资源浪费的问题突出。而新型服务模式出现了中间环节，利于改进档案信息服务质量，提高档案机构运作效率，同时也为档案信息服务机构同其他部门、中介或企业等合作带来了可能。一方面，档案信息服务机构与各类信息服务部门合作，可以通过建立网络信息中心实现。档案机构与各类信息服务部门的合作基础是基于网络环境。钱学森的《论系统工程》中指出：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，系统工程的目的是信息存储，信息的检索、提取、传输和显示。”网络环境下，档案机构同各类信息部门一样，成为社会信息系统的一个节点和信息资源的集散地。

改变传统封闭式、分散型的运行机制，建立起开放式的、协作型的运行机制。可在国家档案行政管理部门内建立一个全国档案信息资源开发的规划协调小组，负责全国档案信息资源开发项目的调研和立项工作，制定有关的规章制度。通过公开招标的方式，择优确定项目负责单位和负责人。由负责单位组织有关档案馆实施项目内容，并开展服务。开发资金的来源，除向国家中请专项基金外，还可以吸引一些私人、社会团体等的捐赠。形成档案信息服务的经济实体，以保证档案事业发展与档案信息服务有充足资金。

3信息化社会档案信息服务部门的服务机制构建

档案信息服务机制是存在于档案信息服务系统正常运行的内在各部分之间的必然联系和规律。对档案信息服务机制的构建，可以在实践中减少消耗、取得更高效益。同时，应该看到，服务机制也是档案信息服务部门把档案信息资源同社会需求、社会发展有机结合的桥梁和纽带。档案信息部门服务机制的构建应该从以下三方面进行：

3.1引入竞争机制，提高信息资源利用的效率我国传统档案信息服务工作是由政府出资，是一种社会资金的再分配形式。按理说，档案部门完全可以利用这笔投资以更好地为社会服务，但是，由于档案部门并不直接对这笔投资自负盈亏，这部分资金的投资效果如何，到底是取得正效益还是负效益，都是由社会来共同承担，因此，投资的目的并非为了让档案部门去创收赢利，向国家上缴利润，而是要让它利用这些投资更好地开发档案信息资源，发挥档案部门的社会效益。但是，应该看到，这种方式会抑制信息增值服务市场的竞争，形成政府信息资源的垄断性经营，而减少竞争必然带来信息资源建设的低速度和应用的低效率，信息资源利用的低效率必然导致政府信息服务的低水平。

因此，为了克服信息服务投资主体单一、服务方式单一、服务效益不高的弊端，满足社会信息需求的全面性与多样性，需要政府把市场机制引入档案信息服务部门中，充分利用市场竞争所具有的积极性与活力，通过各类档案信息服务部门的相互竞争和对信息内容的创造性经营，提升信息服务的质量和效益。同时，政府要通过立法、质量评估等措施加大对信息服务市场的宏观监管力度，确保信息服务竞争的有序性和规范性。

此外，档案信息服务机构内部引入竞争机制，还利于调动档案人员积极性与创造性。要建立健全科学的管理体制和激励机制，关键是调动人的积极性与创造性，使档案服务岗位没有闲、懒人员；多劳多得，通过经济杠杆启动竞争机制。市场经济条件下，竞争无处不在，只有通过竞争档案工作者才能发挥最大积极性、创造性与主动性。档案信息服务工作者要勇于竞争、参与竞争，既要有开拓创新的能力又要有独当一面的魄力，更要有多种技能，通过竞争使档案队伍年轻化、知识化、专业化，这样才能使档案信息服务机构充满活力。因此，竞争机制的引入可以为档案信息服务部门带来了一系列变化尤其是形成了市场检验、优胜劣汰的局面，进而促使档案信息供给的效率与服务水平提高。

3.2建立反馈机制，保持档案信息服务工作快速发展反馈就是根据过去的活动情况去调整未来的行为。如果没有反馈，那就无法了解档案管理工作的实际状况与目标之间的不一致或不协调，也就不能修正和调整档案管理工作中不科学、不合理的行为和现象。档案作为一种信息资源，不仅要开发利用，而且要注意掌握利用效益信息的反馈，这样才能取得档案信息资源开发利用的最佳效果，进而探索出档案信息服务的规律。档案信息服务反馈系统，按照范围可分档案服务工作的外部信息反馈与档案服务工作的内部信息反馈两部分。前者是一个开放系统，需要档案工作者主动去收集，以便针对客观现实而采取相应的对策；后者是一个封闭系统，是指档案信息服务系统内，各组成要素或环节的不协调应及时反映给档案利用部门，以便其及时调节达到新的平衡。反馈系统之中还可以采用档案信息服务测评方式，建立测评指标体系、选择测评的时间与空间以及测评结果等。

建立反馈机制应注意以下几点：①保证需要决策的各个环节或组成部分得到最必需的、切实可靠的信息资料；②信息的收集、处理、贮存和传递，都应密切结合档案服务活动和组织机构建制进行；③在档案信息服务工作系统中，应考虑到各类档案服务工作系统的不同规模以及服务活动的组织和管理水平的差别等；④在档案服务工作系统内部也要从实际出发，先从问题较多、影响力较大的方面着手，先抓点，取得实效，总结出适合自己特点的系统设置模式和方法后，再逐步扩大服务反馈系统的范围。

具体的档案反馈机制可以应该做到以下几点：①有必要成立档案利用信息反馈协作小组。改协作小组首先要以档案馆馆长为核心，其成员可以由档案馆各个部门负责人、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人等组成。②有必要定期地召开档案利用的信息反馈工作会议。在档案利用中出现的问题和用户反映的意见，它们成为档案利用工作中的薄弱环节，档案利用会议的定期组织，可以集中研讨利用工作中出现的问题，以及时化解矛盾，纠正工作中的失误，更好地为用户服务。③有必要设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系，聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集社会对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的物质或精神奖励。

反馈机制可以便于档案信息服务部门提供回应性服务。传统的档案信息服务抹杀了公众的积极性、主动性和创造性，无效率地提供档案信息，对利用者提出的要求不敏感。造成档案信息供给的高成本、低效率和浪费。而回应性服务，通过用户参与管理、征求他们对服务的意见和要求，并测量其满意程度，可以满足利用者的不同需求。

3.3运用转化机制，实现档案信息的潜在价值转化机制是指信息服务经过消费的转化或增值的过程，它是信息服务市场特有的运行机制。转化机制对于信息服务市场的作用在于：充分的转化能促进生产的发展，促成更新更高层次的信息服务需求，并促进信息服务市场的深化和发展。

档案信息服务部门有必要建立起多形式、多渠道的信息服务转化方式：为公众提供指导和帮助，以提高公众对档案信息的认识，刺激其信息消费能力，便于档案信息服务的价值充分实现；对于某些科技信息成果，档案信息服务人员可以深入到用户有关科研、管理和生产决策等课题的攻关和研究环节中去，根据课题需要进行档案信息的专供服务，直到课题完成或某个关键性问题得以解决。转化机制只有包含了服务人员与用户更多的交流与沟通，才能更圆满地完成服务。为了切实保障转化机制的规范运转，档案信息服务部门对“售后服务”问题应该加以重视，以便使供需双方在信息服务的转化过程中各负其责、有序操作，从而吸引更多利用者关注档案信息。

终上所述，我们应该看到的是，档案信息服务体系的构建除了需要信息服务部门之外，还需要理念、制度、方法等各方面的密切配合，这样档案信息服务系统才会更有生机和有效。

参考文献：

[1]薛四新，彭荣.陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社.2006.

[2]薛四新，杨艳，黄存勋.现代档案管理基础[M].北京:机械工业出版社.2007.

[3]白桦.提高档案服务创新水平[J].黑龙江档案.2005.(06).

档案服务信息化 篇4

关键词：档案信息化,档案服务,特点,策略

誚赵辉

随着我国政治体制改革和经济体制改革的推进, 尤其是公众信息意识、维权意识的增强, 人们对档案信息的需求越来越大, 传统的服务模式受到新的挑战。信息化进程下, 档案服务手段要不断创新, 要充分运用现代信息技术, 力求提供快速、高效、优质的服务。这要求档案工作者要通过多种渠道与方式开发和传递档案信息, 实现档案信息共享, 更好地满足社会需要。

一、档案信息化进程中档案服务的新特点

1. 需求对象大众化。

从查阅者来源构成看, 来自某市的专项统计显示, 企业职工约占57%, 机关工作人员约占19.2%, 其他人员约占23.8%。而且这些查阅者绝大多数是普通职工、农民、城镇居民、离退休人员, 其中多为城镇房屋拆迁户、复员转业人员、企业下岗职工及需要落实相关政策的人员。他们的共同特点是:不少人无单位无组织 (或退休下岗与原单位已无关系) , 缺乏上网条件和技能, 不熟悉或无处咨询政府有关部门相关政策、信息, 不了解国家机关单位的职能分工和办事规则, 甚至有的一辈子没有见过红头文件原件的相对“弱势”的群体。此外, 需求者还包括党政机关及其工作人员以及一些科研工作者。

2. 需求热点生活化。

(1) 有关劳动和社会保障的信息主要包括退休工资待遇、工伤鉴定、丧失劳动力鉴定、残疾人救助、劳动合同、上山下乡、就业、工龄计算等。其中, 退休人员工资待遇标准、养老保险规定、特殊工种退休工资待遇标准等, 成为退休人员查阅的热点。工龄计算结果直接关系到退休待遇等切身利益, 而目前的退休工人有的还经历过“文革”上山下乡的历史时期, 往往还有工龄计算的问题, 所以工龄文件的查阅者为数不少。工作中伤害事故的发生, 使有关人员迫切想了解工伤事故的界定及相关规定。另外, 关系到公民申请社会保障及救济等事务, 关乎个人基本生活保障的信息也是利用热点之一。 (2) 有关房屋产权和动拆迁政策的信息。目前, 源于房地产馈赠、遗产继承、交易等权利转让以及房屋纠纷、动拆迁等要求查询房屋财产权利事项的百姓与日俱增。主要查阅动拆迁、私房落实政策、房屋产权变更、房屋性质认定等相关文件和档案。 (3) 有关婚姻状况的信息。婚姻档案是目前基层档案馆利用率最高的档案种类, 包括结婚登记书、离婚登记书、离婚协议书等, 在公民财产权利纠纷、办理离婚以及退休手续, 办理跨国婚姻, 包括享受独生子女政策等都需要婚姻情况的证明。在遗失结婚证书或离婚证书的情况下, 档案馆签章出具的审批表和协议书的复制件, 在有效期内有与原始证件相等同的效力。

3. 服务方式多样化。

除传统档案服务方式如编辑档案汇编、编写大事记和专题摘要、举办档案展览、利用档案史料编写电视宣传片和纪录片、提供定向定题档案信息服务之外, 档案信息服务的最大变化是利用计算机以及网络技术提供高效快捷的服务。例如, 用户可以通过互联网进入到档案馆网站, 那么用户就可以不受时间与空间的限制从网上查看下载馆藏指南、文献资料目录、全文目录等档案信息。

二、档案信息化进程中档案服务的对策

开展有效的档案服务, 首先要从观念上有所更改, 档案部门要树立良好的服务意识。要树立全方位、贴近群众的服务理念, 把广大人民群众的需要放在第一位, 把档案服务渗透到各个领域、各项工作的方方面面。其次要根据社会需求, 积极借助网络开展档案信息服务。

1. 做好档案信息服务的前期准备工作。

(1) 利用大众媒体宣传档案服务。针对需求对象的特点, 各档案部门应扩大宣传, 定期利用大众媒体如电视、广播、报纸等, 向社会介绍馆藏情况及档案服务项目, 让广大利用者知晓。 (2) 开展有条件的援助服务。对企业下岗职工、残疾人等弱势群体和退伍军人、农民等特殊利用群体实行档案免费查询服务, 为加强档案服务管理, 档案部门可以根据实际情况, 制定相关的规章制度, 如实行免费服务范围、需要的相关身份证明等。 (3) 适当调整工作时间, 方便公众查询。为方便公众进行档案信息查询, 档案部门应强化其服务理念, 利用周末、节假日提供档案服务, 充分满足公众的查询需求;也可以在工作日开通咨询热线, 以电话、传真等形式为利用者提供咨询。

2. 开展现代化的档案信息服务。

(1) 由手工检索到计算机检索。传统的档案服务是需求者通过手工翻阅案卷查找档案信息, 既费时效率又低。利用计算机检索, 用户只需通过页面的检索功能便能获得所需的档案信息, 极大地提高了计算机信息处理能力和查找功能, 既缩短检索时间又保护了档案原件。 (2) 拓宽咨询服务。档案咨询服务, 是档案人员以档案为依据, 通过个别解答问题, 向利用者提供档案的有关情况的一种服务方式。在网络环境下, 可以开展档案在线咨询服务, 咨询的方式可以用电话、QQ/MSN等聊天工具, 方便利用者。比如房地产开发、招商引资等方面的材料, 可通过网络快速及时地向社会发布, 在第一时间让利用者了解。 (3) 进一步加强档案馆网络建设。档案部门要进一步加强网上档案数据库的建设, 在线开放一些档案目录甚至档案文件全文, 使利用者可以通过互联网直接进入档案网站, 快速了解馆藏情况, 进入相关的数据库阅读, 下载所需要的档案信息;还可以通过留言、电子邮件等方式与档案馆沟通, 足不出户就能获取他们所需要的全部档案信息。这也提醒和要求有关部门应逐步增加对档案馆的投入, 促进档案馆现代化建设, 增强档案馆的服务功能。

档案服务信息化 篇5

【论文关键词】档案信息服务；隐私权；网络化

档案信息是一种重要的原始信息，也是记录隐私的重要载体，同时，作为历史的记录，档案中的许多内容涉及个人隐私，因此，档案工作和隐私权保护有着必然的联系。蓬勃发展起来的网络环境在改变档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的传统模式的同时，也使隐私权保护呈现出新的特点。网络本身的安全性并不十分可靠，这是档案信息网络化服务进程中一个极为重要的问题，由于技术的不完善，第三方（如“黑客”等）对当事人隐私权的侵犯既可以发生在档案馆与用户通过网络传送个人资料或不同的档案网站之间共享个人资料的某个环节，也可以发生在档案网站贮存个人资料的过程。这也从客观上推动了我们对档案信息（网络化）服务中的隐私权保护问题的探讨。

一、档案信息服务中涉及的隐私权问题分析

在档案信息服务中保护隐私权的意义不仅仅在于维护当事人的合法权益，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。

（一）个人资料收集中的隐私权问题

档案是一种重要的原始信息，且具有保密性。其中包括公民的一些重要的个人信息，大多数鲜为人知。虽然档案法对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密都作了严格的规定，同时制定了档案的开放期限，但其法律相对方主要是机关、团体、企事业单位，对于个人重要档案信息没有给予明确的说明。事实上，在档案所有人向档案馆移交、捐赠、寄存或档案馆自行收集关于公民的档案之初，就应妥善处理好隐私权问题。

隐私权保护问题在传统的个人资料收集过程中并不太引人注目，但在网络化的今天，档案馆通过网络收集个人资料变得快捷化、自动化、详细化，隐私权问题相对也就更加突出。比如，档案网站在接受访问时往往要求用户提供若干个人资料，包括年龄、性别、身份证号、职业、收入、工作单位、研究方向、联系电话、传真、电子信箱等；档案网站可以利用一些追踪软件来持续掌握用户的网上行为，判断他们的档案信息消费特点。

档案网站采用先进的技术手段收集个人资料并非出于恶意，目的是通过对个人资料的分析与挖掘，找出可能连用户自己都没有意识到的档案信息消费习惯或消费需求，改进服务工作，这是网络环境中档案信息服务和信息产品开发“量身定制”的个性化、多样化的要求。但是，档案网站在用户毫不知情或无可奈何的情况下（例如有的网站拒绝为不提供个人资料的用户服务）收集个人资料，就会侵犯用户对其个人资料的占有权和支配权。

（二）个人资料传输和贮存中的隐私权问题

档案信息传输和贮存过程中所涉及的隐私权问题，主要出现在档案信息网络化过程中。

网络本身的安全性并不十分可靠，这是档案信息网络化服务中可能产生隐私权问题的又一个原因。由于技术的不完善，第三方（如“黑客”等）对当事人隐私权的侵犯既可以发生在档案馆与用户通过网络传送个人资料或不同的档案网站之间共享个人资料的某个环节，也可以发生在档案网站贮存个人资料的过程中。比如，第三方可以直接侵入档案网站的用户数据库，观看、篡改、传播个人资料，如果这种行为是出于恶意，那么当事人的隐私权无疑将受到极大的威胁。

（三）个人资料利用中的隐私权问题

不恰当地利用个人资料是档案信息服务中可能产生隐私权问题的第三个原因。

档案利用与隐私权保护之间存在着矛盾，档案利用必然涉及到公民的隐私权保护问题。如果涉及隐私的档案被自由利用，就可能导致政治与经济活动的混乱，使社会公民产生生活危机感，给社会的安宁团结带来不利因素。因此，如何认识和正确处理好档案利用与保护公民隐私权问题，是档案利用工作在改革开放过程中的一个重要课题。由于这种侵权往往涉及到档案馆的管理职能及档案馆对个人资料的常规使用，所以控制和防止此种侵权的困难较大。比如，档案馆将用户为了特定的目的提供的个人资料出于业务需要用于未经授权的另一目的上，包括但不限于向别的档案馆提供该资料，且未限制该档案馆对个人资料的合理使用——虽然这种利用个人资料的方法对用户的合法权益并无损害。

基层社区档案信息服务与发展 篇6

1 基层社区档案信息服务的基本形式

1.1 政务村务信息公开。推行政务村务公开是落实农民的知情权、决策权、参与权和监督权的基本手段。自2007年《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布实施以来，我国基层政府和农村纷纷建立政务公开和民主管理档案，服务基层组织建设。河北省唐山市档案局在广大农村开展“阳光档案、服务万家”活动，通过召开会议宣讲、利用公开栏展示、计算机查询等多种形式，最大限度地进行村级档案公开。湖北省宜都市收集了全市涉农现行文件7237份，汇集文件209册，供群众免费查阅，同时依托“三网”提供网上在线档案查询服务，受到农民群众的欢迎。

1.2 基层档案信息整合。因为基层农村社区发展涉及档案信息较多且较分散，农村和社区居民利用档案不太方便，为此，主动与相关部门协作、加强档案信息整合就是档案信息机构日益重视的工作之一。天津市北辰区档案局加强与天津市档案局和区属各镇、街、村委局的联系，构建信息整合报送机制，资料搜集渠道广，信息可信程度高，内容实用性强，为基层农村和社区居民档案利用提供了极大的便利。浙江省余姚市、慈溪市、镇海区档案局签订开展“就近受理、跨馆出证”的远程协同合作服务项目，实现异地档案资源共享、档案信息的异地利用并当场获取档案证明，从而解决了三地居民档案利用的舟车劳顿之苦，同时也大大提高了档案利用效率。

1.3 档案下基层。开展送档案下基层是档案部门服务基层最常见的形式。2004年3月，北京市怀柔区档案局联合16个涉农部门举办“档案服务三农，现行文件下乡活动”，将两千多份与农民利益相关的行政规范性文件直接送到农民群众手中。此后又于2007年举办“服务新农村建设送光盘下乡”、“送档案知识下乡”等活动。珠海市档案局（馆）创新举措，结合中心工作，开展“档案进社区”“档案入万家”服务月活动，把档案工作宣传普及到基层和群众中去。

1.4 基层档案信息编研。辽宁省档案局（馆）与省农村经济委员会联合协作，精选出省直单位的文件267份110多万字，制作《辽宁省县域经济政策法规性文件汇编》光盘2.5万张，免费面向全省发放。 吉林省梨树县档案局与县涉农部门联合编印了《涉农文件汇编》，传到农民手中，使农民及时了解党和政府的方针政策，受到好评。

1.5 基层特色档案建设。随着基层经济、社会发展的多样化，档案信息部门要及时适应基层社区的新变化，建立了社区居民生活、就业、健康等常规档案，还形成了大批记录民主建设、精神文明建设、开放型社区建设等特色档案，挖掘其利用价值。江苏省扬州市邗江区为猕猴桃种植大户杨声谋建立了300多盒档案，以档案为媒介，培养了10批猕猴桃种植，有效推进了当地特色农业的发展。河北武强县对当地2000余名致富能手的基本情况、特长、业绩等进行摸底登记造册，建立了农村“能人档案”。浙江省对全省1121家农民专业合作社、639家农业产业化龙头企业、4283个农民大户已开展建档和档案规范化管理。

1.6 基层社区档案信息网络服务。借助现代网络技术，搭建新型的基层社区档案利用网络平台，是提高档案管理和利用的有效途径。档案利用网络平台一般可借助现有农村社区党员远程教育网络、广播电视网络等公共信息传播网络传播档案信息，还可利用3G手机网络实现基层档案信息的沟通合作。2009年，天津市北辰区启动档案信息“村村通”工程，档案网与党员远程教育网相连接，使农户通过党员远程教育网终端——电视浏览平台也能在第一时间浏览信息。

1.7 为基层社区文化建设提供档案支持。在基层社区文化建设中必然会形成相应的档案的内容包括：农村社区文化资源建设材料；文明村组、家庭建设材料；民俗民乐资料；家谱族谱、村史、名人实物材料；重大文化活动材料；文化遗产记录、保护与开发文件材料。建立基层社区文化建设档案，不仅记录了基层文化活动，且记录了农村社区文化发展的历史，利用这些档案可实现传承文化，资政育人，倡导文明新风，构筑和谐社会。浙江嘉兴市利用档案资料开展《嘉兴名人展》、建设《馆藏档案陈列室》，免费向市民开放。

2 基层社区档案信息服务的发展

随着我国基层农村社区各项工作的科学开展和多种经济的健康发展，基层档案工作和档案服务的作用也日益彰显。但总体上看，基层档案管理体制还不尽完善，档案资源建设比较薄弱，基层单位建档率较低，规范化建档程度不高，档案开发利用能力不强。目前，基层档案信息服务工作多归功于政府推动，基层档案信息服务工作健康持续开展还需要不断努力。

2.1 持续增强基层档案信息工作的政府推动。政府部门作为档案信息资源开发服务体系的主体，其在制定档案信息工作的宏观政策和总体框架、推动档案信息服务基础设施和平台建设、构建基层档案信息服务体系等方面有着不可推脱的责任。国家档案局早在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中就将“坚持为维护最广大人民的根本利益服务的方向”写入指导思想。2008年印发《关于加强民生档案工作的意见》；《全国档案事业发展“十二五”规划》提出“实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”（国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知）。随后国家档案局大力实施“全国建设项目档案管理示范工程”，推进全国基层档案管理工作开展。此外，国家档案局2007年与民政部、农业部联合下发了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，2009年启动“农村档案资源共享工程”，2010年联合民政部、农业部，在全国开展创建社会主义新农村建设档案工作示范县、乡（镇）活动，上述一系列政策的制定和项目的开展，有效推进了全国农村档案信息服务工作。

地方政府在国家政策和总体项目推进下，积极开展丰富多样的基层档案信息服务。安徽实施“规划先行，多方联动，示范引导，以奖代补，服务促进”五项举措，全面推进新农村建设档案工作，实现了档案工作与新农村建设同步共进。扬州各地党委、政府号召开展“争创示范小区”的活动，并明确地将社区建档工作纳入“示范小区”的考核内容之中，对社区档案实行了统一领导、统一管理、统一要求，收到了良好的成效。河北衡水市桃城区对新农村建档试点乡镇档案工作给予财政补贴，积极调动涉农部门共同参与管理，形成多部门齐抓新农村建档的合力和分工负责的联动机制。2011年浙江宁波市开展“农村档案信息资源共享工程”，推进农村档案信息资源整合，加快农村档案信息化建设。各地档案工作示范工程及各项基层档案工作专题活动的广泛开展，促进了档案信息服务水平的提升。

2.2 加强档案信息资源整合是做好基层档案信息服务的基础保证。基层档案信息服务工作涉及面广、难度大，是一项综合性的系统工程，它涉及农业、林业、水利、规划、建设、交通、社保等多个部门，光靠档案部门一家孤军奋战不可想象。这就要求档案部门争取各级政府的关心支持，加强与相关部门的协调，充分发挥各相关单位的积极作用，同时积极与高校、图书馆、农技推广站等公益性机构协作，才能积极主动地做好基层档案信息服务工作。在此基础上，建立基层社区档案索引，推进档案信息进行数字化整合，建立信息交流共享机制，积极开展基层社区档案编研工作，提高基层社区档案信息资源的综合利用效益。

2.3 积极开展档案信息服务调查研究，体现基层档案信息服务的针对性和层次性。基层社区档案信息服务因其条件限制、对象分散，不可能做到面面俱到，必须针对不同对象开展有层次、有针对性的服务。为此，需要档案信息机构随时关注社会热点，深入基层乡镇街道调研，根据基层农村社区的不同地理条件、成员构成、文化心态，对农村或社区的人口、经济、文化、环境、社会保障与服务、生活质量、思想意识等诸多要素作出具体的、因地制宜的发展布局和设想，确立基层社区档案信息服务的层次重点和内容重点，切忌贪多求全。面向不同时期的农村工作重点，如基本建设、旅游资源开发、劳动力培训、社保、城乡社会一体化发展等开展专题档案信息服务。

2.4 加强基层档案工作队伍建设，不断提高档案信息服务水平。目前，绝大多数基层社区档案人员的力量非常薄弱，人员素质不高。因此，首先一定要充实基层档案服务队伍，配备专兼职档案管理人员。其次，要开展多种形式的业务培训，逐步提高基层档案队伍的业务素质。基层档案管理人员的培训要坚持分类指导、形式多样的原则，针对基层档案管理人员身份多样化特点，针对各级管理人员、技术人员和服务人员侧重不同的培训内容，通过集中面授、IPTV专栏、发放光盘、网络培训、在线交流、现场培训等多种形式开展培训工作，将理论和实践有机地结合起来，以干代训，边干边学，同时努力建立科学的考核激励机制，提高培训工作质量。

2.5 努力推进档案信息化建设，构建基层社区档案信息服务网络平台。现代信息技术环境下，利用网络平台实现档案信息的资源共享和快速传播利用是农村档案信息服务的必然趋势。一是档案信息机构利用现有政策，如国家档案局的“农村档案资源共享工程”、农业部与中国移动共同推进的农业农村信息化战略合作框架协议，积极争取国家财政和省市资金支持，建立完善基层社区两级档案专用网络，配齐专用设备，加快基层社区两级档案室网络平台建设步伐，为基层群众高效查询利用档案信息提供优质服务。二是档案信息机构利用自身档案信息化平台优势，积极开发档案管理专用网络终端，并进一步完善相关设施，方便档案信息系统的查询和管理。

档案服务信息化 篇7

1.1 需求对象大众化

从查阅者来源构成看, 来自某市的专项统计显示, 企业职工约占57%, 机关工作人员约占19.2%, 其他人员约占23.8%。经过深入分析各地大量统计资料, 可以发现这些查阅者绝大多数是普通职工、农民、城镇居民、离退休人员, 其中多为城镇房屋拆迁户、复员转业人员、企业下岗职工及需要落实相关政策的人员。他们的共同特点是:不少人属于在现阶段无“单位”无组织 (或退休下岗与原单位已无关系) , 缺乏上网条件和技能, 不熟悉或无处咨询政府有关部门相关政策、信息, 不了解国家机关单位的职能分工和办事规则, 甚至有的一辈子没有见过红头文件原件的相对“弱势”的群体。

此外, 需求者还包括党政机关及其工作人员以及一些科研工作者。

1.2 需求热点生活化

1.2.1 有关劳动和社会保障的信息

主要包括退休工资待遇、工伤鉴定、丧失劳动力鉴定、残疾人救助、劳动合同、上山下乡、就业、工龄计算等。其中, 退休人员工资待遇标准、养老保险规定、特殊工种退休工资待遇标准等, 成为退休人员查阅的热点。工龄计算结果直接关系到退休待遇等切身利益, 而目前的退休工人有的还经历过“文革”上山下乡的历史时期, 往往还有工龄计算的问题, 所以工龄文件的查阅者为数不少。工作中伤害事故的发生, 使有关人员迫切想了解工伤事故的界定及相关规定。另外, 关系到公民申请社会保障及救济等事务, 关乎个人基本生活保障的信息也是利用热点之一。

1.2.2 有关房屋产权和动拆迁政策的信息

目前, 源于房地产馈赠、遗产继承、交易等权利转让以及房屋纠纷、动拆迁等要求查询房屋财产权利事项的百姓与日俱增。主要查阅动拆迁、私房落实政策、房屋产权变更、房屋性质认定等相关文件和档案。

1.2.3 有关婚姻状况的信息

婚姻档案是目前基层档案馆利用率最高的档案种类, 包括结婚登记书, 离婚登记书, 离婚协议书等等, 在公民财产权利纠纷、办理离婚以及退休手续, 办理跨国婚姻, 包括享受独生子女政策等都需要婚姻情况的证明。在遗失结婚证书或离婚证书的情况下, 档案馆签章出具的审批表和协议书的复制件在有效期内有与原始证件相等同的效力。

1.3 服务方式多样化

除传统档案服务方式如编辑档案汇编、加工编写大事记和专题摘要、举办档案展览、利用档案史料编写电视宣传片和纪录片、提供定向定题档案信息服务之外, 档案信息服务的最大变化是利用计算机以及网络技术提供高效快捷的服务。例如:用户可以通过互联网进入到档案馆网站, 那么用户就可以不时间与空间的限制从网上查看下载馆藏指南, 文献资料目录, 全文目录等档案信息。

2 档案信息化进程中档案服务存在的问题

2.1 档案服务宣传力度不够

多数档案信息需求者对获取档案信息的渠道、档案馆藏不了解, 在寻找档案信息的渠道上费时费力。例如, 山东省档案馆现行文件服务中心免费开放一年多来, 接待的1000余人次的查询中, 有五成查询者是跑错了门, 白白浪费了时间和精力。因为按照我国档案法中档案实行分级管理的有关规定, 该省馆只收藏省直机关及其所属单位的档案及现行文件, 而市民对此缺乏了解, 如有查中央某号文件、查市政府文件, 省级档案馆一般没有。

2.2 服务方式单一, 缺乏人性化

当今档案信息服务方式大多数仍需要需求者亲自上门查找, 提供服务的方式不灵活且部分高校以及提供对外档案服务的档案馆 (室) 收费过高, 有的打印出一份证明材料甚至需要五十至百元, 大部分经济困难者难以承受。

档案信息服务手续烦琐且档案部门同多数的行政部门工作时间一致, 需求者为获取档案信息往往需要在自己的工作日请假, 耽搁影响自己的工作, 很不方便。

2.3 服务设备及网站建设不完善

档案信息化建设, 需要计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设备, 需要组建内部局域网, 建设档案信息数据库, 开通档案信息网站等。多数档案馆 (室) 提供的服务设备老化, 不能较快满足利用者的要求, 并且虽然档案馆 (室) 建有自己的网站, 但档案信息开发不充分且内容更新缓慢, 这也影响到需求者对档案信息的查询。

3 档案信息化进程中档案服务的对策

开展有效的档案服务, 首先要从观念上有所更改, 档案部门要树立良好的服务意识。要树立全方位、贴近群众的服务理念, 把档案利用服务渗透到各个领域、各项工作的方方面面中去, 把广大人民群众的需要放在第一位, 在服务意识的指导下开展工作。其次现阶段开展档案服务总体上应结合社会需求并且有效的利用电子计算机及网络开展档案信息服务。

3.1 做好档案信息服务的前期准备工作

3.1.1 利用大众媒体, 宣传档案服务

针对需求对象的特点, 各档案馆 (室) 应扩大宣传, 定期利用大众媒体如电视、广播、报纸等, 介绍发布各级档案馆 (室) 的分工、馆藏情况以及可以开展的服务, 另外也有必要告知公众档案馆 (室) 的通讯地址以及联络方式, 让需求者方便有针对性的到达档案馆 (室) 。

3.1.2 开展有条件的援助服务

对企业下岗职工、残疾人等弱势群体和退伍军人、农民等特殊利用群体实行档案免费查询服务, 为加强档案服务管理, 档案馆 (室) 可以根据本馆 (室) 的实际情况, 制定相关的规章制度, 如实行免费服务范围、需要的相关身份证明等。

3.1.3 适当调整工作时间, 方便公众查询

为方便公众进行档案信息查询, 档案馆 (室) 应强化其服务理念, 可以根据实际情况, 在周末、节假日安排值班人员, 对值班人员进行培训, 使其能够满足公众的查询需求。即使没有条件安排值班人员, 档案馆 (室) 也可以在工作日开通咨询热线, 工作人员根据需求查询到相关资料后, 以电话、传真等形式给需求者答复。

3.2 开展现代化的档案信息服务

在档案信息化下, 档案服务手段必须进行创新, 档案信息服务应充分发挥现代信息技术的作用, 以提供快速、高效、优质的服务。

3.2.1 由手工检索到计算机检索

传统的档案服务是需求者通过手工翻阅案卷查找档案信息, 既费时效率又低。利用计算机检索, 用户只需通过页面的检索功能便能获得所需的档案信息, 极大地提高计算机信息处理能力和查找功能, 缩短检索时间又保护了档案原件。

3.2.2 拓宽咨询服务

档案咨询服务, 是档案人员已档案为依据, 通过个别解答问题, 向利用者提供档案的有关情况的一种服务方式。在网络环境下, 可以开展档案在先咨询服务, 咨询的方式可以用电话、QQ/MSN等聊天工具, 丰富档案咨询的途径, 都能有效地提高办事效率, 方便利用者。比如房地产开发、招商引资等方面的材料, 通过网络可以及时发布给需求者, 改变以前那种必须你得来的服务模式。

3.2.3 进一步加强档案馆网络建设

档案服务信息化 篇8

关键词：档案信息化建设,档案服务工作,分析和探讨

引言

在信息技术的不断推动下, 我国的档案工作效率和质量都有了明显的提高。当前社会全面进入了计算机时代, 档案工作要与时代发展同步, 努力实现档案工作的信息化。在这样的发展背景下, 文章作者结合工作实际, 对如何有效开展档案服务工作进行了分析。

1档案服务工作问题分析

档案记录各种社会生活方式, 只有保障档案工作的顺利开展, 才能使资料得以完好保存, 足可见档案工作的重要性。信息化时代的作用下, 各项档案信息数量呈现出迅速增长的态势, 要应用信息化的处理方式, 进行档案信息的处理工作, 改善传统档案工作中的缺陷, 这样来看档案信息化建设是档案工作的未来发展方向。档案工作的水平在社会的发展下有了提高, 不仅如此, 档案工作的服务性质也要求档案部门转变固有的工作思维, 不断地提升工作质量。 档案工作其实具有的服务性很强, 档案工作人员除了要有正确的服务意识, 明确自身的工作方向, 不断提高工作质量外, 还要不断提高软硬件配置水平和档案信息质量, 使自身的工作能够始终与时代发展同步。

2档案信息化对档案服务工作的影响

档案服务工作受到档案信息化的影响往往是多方面的, 包括基础设备、人才队伍建设、档案服务理念等。近年来我国的计算机技术可谓是有了质的提升, 可是很多最新的计算机技术却没有应用到档案工作中。仅就现阶段的发展而言, 我国的档案基础设备还很落后, 档案管理条件不足, 特别是在档案服务中应用先进基础设备的能力还有待于提高, 很多工作还需要依靠传统的人工操作模式, 这些都是影响档案工作健康发展的主要因素, 也是我国与发达国家的差距所在。

先进的基础设施有利于档案工作的有效开展, 特别是档案管理更加科学的今天, 将先进的计算机技术应用到档案管理中, 是档案工作未来的发展要求。基于此, 档案工作的相关部门就应加大基础设施投资力度, 不断提升档案信息化的水平, 以便为档案工作的顺利展开提供足够的物质支撑。在人们传统的思想中对档案工作缺乏足够的重视, 使档案信息的利用率大打折扣。在当代社会, 人们对信息资源的要求呈现出越来越高的趋势, 这就需要档案部门定期组织各种档案知识的宣传活动, 增强人们树立档案意识, 使档案服务工作的质量得到提高。档案是一种重要的信息资源, 利用得当才能成为生产力, 档案信息在人们传统的认知上被看成是一种管理工具, 而非服务方式。在经济社会发展的推动下, 档案信息资源实现了大开发, 人们发现档案信息资源其实具有很强的服务性, 这就需要档案工作人员以正确的服务理念来对待工作, 积极地转变工作观念, 变被动为主动服务, 使自身工作能够更上一层楼。就现阶段的发展来看, 许多档案工作人员逐渐在工作中显现出专业素质不高、科技能力不强的问题, 所以档案工作人员应不断提高自身的综合素质, 不断地学习关于档案的新知识。另外, 各级档案部门应根据自身的情况, 积极地组织相关人员进行培训, 还可以与兄弟单位进行经验交流, 使工作人员能够认识到自身的缺点和不足, 这样不仅有利于自身素质的提高, 更为深远的意义还在于整体档案工作队伍也能够得到提升。

现阶段很多的档案部门还使用的是传统的档案管理工作模式, 它与信息化的时代发展不相适应, 有的档案部门虽然加大了资金的投入力度, 积极的引进了较为先进的档案管理设备, 但却没有现代化的管理理念作为支撑, 无法为社会提供最先进的档案管理工作, 不利于档案服务工作的有效开展, 这就需要我们从档案管理工作的特点出发, 辅助以现代化的管理理念, 不断提升档案的利用和服务水平, 从源头上提高档案管理工作的质量。

3档案信息化建设背景下档案服务工作开展的具体方式

要从思想上认识到先进的计算机技术为档案工作所带来的深刻变化, 变被动服务为主动服务, 让档案工作的服务性深入到具体的工作中, 而不是流于表面。应展开多种形式的服务工作, 使档案信息化下的档案信息资源的海量性和多重作用能够得到有效的发挥, 扩大信息服务的辐射范围, 以社会实践的形式, 来深入社会, 对社会各个方面的需要做到心中有数, 转变传统的单一化服务模式, 使服务质量得到有效的提高。

在社会发展的推动下, 档案信息资源的服务对象和用户使用特点有了一定的改变, 为了适应这样的发展, 档案工作应在服务内容、 方式等方面积极地做一些调整。档案服务工作要不断加强和社会的交流和沟通, 使信息资源能够更快更好地提供给社会。另外, 档案信息服务应突破已有信息资源的束缚, 以社会的需要为风向标, 积极扩大自身的业务范围。档案馆的业务范围并不只是档案信息的处理和保管, 还可以进行档案管理和查阅, 现如今很多城市的档案馆已经做了有关地尝试, 不仅扩大了服务范围, 而且还拥有了独特的服务项目, 这些都要归功于档案信息资源的海量性。档案服务工作的信息化已经社会发展的必然趋势了, 但是无论朝着何种方向发展, 档案工作人员的素质都是应始终被关注的重点和关键。在档案信息化建设的大背景下, 档案服务工作越来越需要复合型人才, 除了是一名优秀的导航员外, 还应是中介者和组织管理人员, 所以各级档案部门要努力培养建立拥有专业能力强, 并且职业道德优良的档案工作人员队伍, 也就是人们俗称的"德才兼备"。这样的队伍其自身具有一定的档案信息处理能力, 并且掌握一定的外语知识和计算机技术, 使信息化时代下档案服务工作的质量能够在此基础上得到更加稳固的支撑。

从资源共享的角度, 我们发现, 若想提高档案服务工作的整体质量, 需要加强各级档案部门的横向交流, 促进档案信息资源共享, 建立一个完整的社会信息系统。首先, 要完全破除档案、图书、文献等各自独立的情况, 实行统一管理, 并发挥集群优势, 将整个信息系统进行整合, 从而建立庞大的联合信息系统, 最终实现资源共享, 并帮助更多的用户获得海量的档案信息, 这也是档案服务工作的最终目标。现在已经有许多城市运用先进的计算机技术进行档案查询工作, 所收到的效果都是比较良好的。

4结束语

通过文章的分析使我们不难发现档案信息化已经是经济社会发展的必然趋势了, 所以必须得到应有的重视和关注, 由于档案信息化建设的需要, 也要求档案工作不断地进行提高, 特别是在设备、 人才队伍上, 应将传统的档案工作进行彻底地转变。这也就是说档案信息化建设工作要不断地进行深化, 需要档案工作人员转变工作作风, 以一种服务意识去工作, 不断地提高自身的专业技能, 将档案信息化工作建设得更好, 以便为社会经济的发展做出贡献。

参考文献

[1]扬彩云, 李剑锋, 王振良, 等.知识创新与高校档案资源的信息化建设[J].陶瓷研究与职业教育, 2006 (2) .

[2]李慧慧, 王德艳.强化档案工作人员素质推动档案管理现代化建设[J].黑龙江科技信息, 2009.

档案信息服务模式探析 篇9

一、以传统服务为基础, 搭建网络服务平台

一是建立档案馆网上主页。介绍档案馆概况、馆藏资源、服务项目、网上资源等基本信息, 提供各种资源的使用方法和网络导航等服务, 实现与国内外上网档案馆和热门站点相链接, 并针对档案馆的重点专业系统建立学科导航, 帮助利用者方便地利用网上丰富的信息资源。二是积极开展档案信息检索服务。把档案信息检索扩展为光盘、联机检索, 利用Internet上的各种查询工具上网检索;检索方式应从过去单一检索点的线性检索发展到多元、多检索点的布尔逻辑组配检索, 从文本检索发展到超文本检索;提供的信息不仅应包括目录、索引、全文等文字信息, 而且还应包括声音、图像等多媒体信息。三是开展电子商务服务。电子商务是利用电子方式对网上用户提供档案信息的有偿服务。档案馆提供的大多数网上信息是免费的, 用户可以自由浏览和下载, 但某些档案资源需要付费才能获得。引进电子商务有助于馆藏档案的深层次开发, 促进档案工作的数字化和电子化, 为用户提供比传统档案馆更为便利的服务。四是开展个性化信息服务。现代信息社会要求信息服务精品化、个性化, 一般性的信息服务满足不了不同用户群体的需求, 这就要求档案馆必须由一般性的提供档案文献原件或二、三次加工文献的服务转向更有针对性的知识服务, 开展个性化信息定制服务。所谓个性化信息服务就是根据用户的特定需求向其提供经过集成、相对完整的信息集合或知识集合。要开展好个性化信息服务, 档案馆必须重视利用者需求的调研与预测工作, 研究、分析利用者的信息需求, 有针对性地加强档案信息资源的深层次开发工作, 将分散在不同载体、不同类型的档案信息予以集成, 从中提炼出对用户有针对性的精品信息。同时, 要充分利用网络技术、现代信息技术, 加快馆藏档案数字化进程, 加强特色数据库建设, 依托网络建设局域网并在适当时机联接因特网, 充分发挥数据库建设、搜索引擎、数据挖掘、智能代理、信息过滤、全文检索、知识推理和融合等技术在档案利用中的作用, 构建个性化服务的技术平台。

二、开展网上导航服务, 建立多层次服务模式

档案馆开展的服务分为两种:一是一般性服务, 主要满足用户借阅、复制档案原件的需要;二是开发性服务, 即利用馆藏资源进行知识再生产。随着网上档案信息资源的大量出现, 用户个性化需求呈现多样化的趋势。针对网上用户特点, 档案馆可首先开设网络导航服务, 把对单份文件的导引发展到对档案文献信息中的知识单元、知识内容的引导, 尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼, 引导用户准确查找到所需信息。其次, 开展档案信息参考咨询服务, 建立网上咨询系统, 利用现代科技完善自身的工作与服务, 培训档案咨询员, 提高网上参考咨询服务效率, 帮助利用者查找其所需要的档案信息, 为用户提供深层次、多样化服务。

三、开展“休闲式”信息服务, 创造轻松阅档环境

档案馆与图书馆、博物馆一样都是文化事业机构, 然而, 在公众心目中, 档案馆作为文化机构的形象还比较模糊, 这是由于档案馆的“神秘性”与“封闭性”阻碍了档案馆文化形象的发挥。因此, 档案部门要创造一个开放的, 具有现代气息和文化氛围的便民休闲的阅档环境, 让档案馆成为人们文化休闲的好去处。无论是在阅览服务、复制服务还是信息咨询服务等方面都应该做到热情、周到、细致, 让普通公众在利用档案的过程中获得精神上的愉悦和学识上的提升。而对于信息加工服务要针对公众的需求去开展, 这样加工出来的产品才会受到公众的欢迎。同时, 加强与其他部门的积极合作, 开展档案展览, 向普通公众进行宣传和教育。在现代技术条件下, 还要加强档案馆网站的建设, 在网上提供便民服务, 如代查档案、档案馆文化休闲活动安排的发布、疑难解答等。通过档案馆网站能突破档案文化休闲的时空地域限制, 树立档案馆的时代新形象, 吸引公众的关注。

四、开展在线展览, 拓展档案馆信息服务功能

在线档案展览是提供档案信息服务和发挥档案馆文化传播功能的重要形式, 具有不受时间地域限制、展览内容灵活、展览形式多样的特点。档案馆可以根据当前党政工作重心或者当前社会热点问题, 举办反映有关事件、专题或人物活动历程的档案材料;还可以联系历史和现实的变迁, 以图片展示社会历史巨变等。在线展览可充分发挥数字档案信息的特点, 结合表现主题, 以多媒体作为表现手段, 通过耳闻目染的形式让用户获得最佳观展效果。如北京市档案信息网开办的“人类的记忆———世界民俗摄影展”、“民间剪纸艺术展”和“北京市档案馆画册”等网上展览, 真实地展现了该馆馆藏, 对传播先进文化、进行爱国主义教育起到了重要的作用。又如香港特别行政区政府档案处网站专门开设有“档案在线展览”栏目, 举办了“从历史档案看油麻地的发展”展览。

五、开展无线网络的服务, 提升档案信息服务效益

档案信息服务之管见 篇10

一、档案信息服务的内涵

信息, 是物质的一种属性, 是客观事物存在形态与运动过程的表现和反映, 信息存在于人类社会活动的各个领域, 是社会得以存在并不断发展的基础。而信息服务, 也就是以信息为内容、以满足社会组织和社会成员的信息需求为目的的社会服务业务。与其他社会化服务相比, 信息服务是一项更具有普遍性和社会性的服务, 人类从来就没有像今天这样依赖信息, 国家、社会、集团和个人之间也从来没有像今天这样通过信息而紧密地联系在一起。社会信息需求的膨胀与增长, 极大地刺激了社会信息服务业的发展, 并呈现四个特点:一是从单一形式的服务向综合性服务发展;二是从以部门为主体的信息服务向社会化信息服务模式转变;三是各种专项信息服务和系统化信息保证服务将成为信息服务业务发展的一大主流;四是信息服务向多元化和多样化的方向发展。在信息化浪潮的促动下, 档案信息服务应运而生。档案信息服务是档案部门为了最大限度地发挥档案信息的社会效益、经济效益, 在服务理念支配下, 通过健全的制度、合理的程序、特定的机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用, 并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境, 以发挥档案作为人类活动记录的作用, 提高社会整体的档案信息服务水平, 并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展, 以提高档案事业的社会地位。

二、档案信息服务的分类

档案信息一般有广义与狭义之分, 狭义的档案信息仅包括档案的内容及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息与档案形式、档案载体方面的信息;而广义的档案信息还包括由档案内容信息与载体信息经过转移或加工之后的信息, 即派生信息。因此, 广义的档案信息用公式可以表示为:档案信息=档案内容与载体的原生信息+档案内容与载体的派生信息。

在现代社会中, 档案信息服务活动十分频繁, 档案信息服务的形式与模式也多种多样, 要区分目前档案信息服务的模式, 从不同的角度分析, 有着不同的划分方法。第一, 从服务的方式来分, 档案信息服务可分为传统服务模式与网络服务模式。第二, 从服务的性质来分, 档案信息服务可分为公益服务模式与产业服务模式。第三, 从服务的层次来分, 档案信息服务可分为机械服务模式与智力服务模式。其中, 公益性档案信息主要包括气象、地震、水文、人口、自然资源等方面的内容, 这些内容直接关系到人民的正常生活和社会发展, 应体现“社会效益”原则, 一般无法或不能实现商品化, 而只能作为公益型档案信息服务。商业性档案信息包括商贸、投资、金融、科技、人才、企业、经济、娱乐等方面的内容, 这类档案信息在客观上既具有商品的属性, 又可以不涉及信息的安全问题。

三、档案部门信息服务机制的构建

1. 引入竞争机制, 提高档案信息服务水平。

档案信息服务机构引入竞争机制, 有利于调动档案人员积极性与创造性。档案信息服务工作者要勇于竞争、参与竞争, 既要有开拓创新的能力又要有独挡一面的魄力, 更要有多种技能, 通过竞争使档案队伍年轻化、知识化、专业化, 这样才能使档案信息服务机构充满活力。因此, 竞争机制的引入可为档案信息服务部门带来一系列变化, 尤其是可形成市场检验、优胜劣汰的局面, 进而促使档案信息供给效率与服务水平的提高。

2. 建立反馈机制, 推进档案信息服务深化。

反馈机制便于档案信息服务部门提供回应性服务。通过用户参与管理、征求他们对服务的意见和要求, 并测量其满意程度, 可满足利用者的不同需求。一是有必要成立档案利用信息反馈协作小组, 协作小组以档案馆馆长为核心, 其成员可由档案馆各个部门负责人、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人等组成。二是有必要定期地召开档案利用的信息反馈工作会议。档案利用会议的定期组织, 可集中研讨利用工作中出现的问题和用户反映的意见, 以及时化解矛盾, 纠正工作中的失误, 更好地为用户服务。三是有必要设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系, 聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员, 直接倾听和收集社会对档案部门的呼声和要求, 对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的奖励。

3. 运用转化机制, 实现档案信息的潜在价值。

网络环境下的档案信息服务 篇11

一、创新档案信息服务观念

档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重挑战，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此档案部门要解放思想、更新观念，勇于改革，善于创新，开展多层次、多渠道档案信息开发与利用。要认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。

二、构建档案信息服务网络

首先要建立档案信息资源体系。一是建立市地级综合档案信息资源体系，以市地级综合档案馆为中心，辐射各县区档案馆及开发区，然后再以各县级综合档案馆为中心，辐射各乡镇及开发区档案室，形成资源共享的格局。二是建立国家档案信息资源体系，形成全国信息开发利用网络，提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。其次，要运用现代信息技术手段进行档案信息资源的开发，这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段。只有利用现代化的技术手段来管理档案、利用档案，才能让档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，才能让大力开发、科学管理和有效利用信息资源成为现实。

三、完善网络化信息服务环境建设

《档案法》规定：“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要。对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全、检测、加密技术、电子身份认证、防改写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。

四、畅通网络环境下信息服务的反馈渠道

档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息服务的重要组成部分，也是档案部门在网络环境下及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强现档案信息服务工作，提高网络环境下档案信息服务质量的有效途径。加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，并积极配合档案部门做好这一工作。

五、打造档案信息服务人才队伍

现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致档案工作人员的计算机应用技术和档案业务知识脱离。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。

六、实施电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建战略

这是加快我国电子政务建设与档案信息化建设的必由之路。两者合作共建就是将政府的技术、资金优势与档案部门的信息整理、管理优势充分地结合起来，依托电子政务系统与数字档案馆，建立—个综合性信息资源联合开发管理体系，实施共同的信息资源开发利用与服务工作，从而有效地完成一系列的大型基础信息资源数据库建设。

针对两类不同的电子政务信息资源，有必要采取不同的对策。第一，对于传统的电子政务信息，笔者认为可以纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备与资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。第二，电子政务活动中产生的政务信息是未来的主流信息源，也是本文探讨的重点。首先，在电子政务系统内部设立“政务信息实时收集中心”和“政务信息资源共享与交换中心”，前者负责收集电子政务系统即时产生的各种电子政务信息，后者负责管理经过系统化、知识化处理的政务信息、并提供利用。其次，在数字档案馆中建立综合处理电子政务信息与档案信息的“综合信息资源管理服务中心”，专门接收“政务信息实时收集中心”移交的电子政务信息资源进行信息存储和提供利用等活动，并对其进行分类、鉴定、整理、保存或销毁等系统化的整理工作，形成具有知识属性的政务信息资源库。一方面可以作为数字档案馆的特色馆藏，另一方面可及时反馈给“政务信息资源共享与交换中心。”这样，“政务信息资源共享与交换中心”不仅能给电子政务的决策和领导工作提供知识化的信息，也能实现电子政府与企业和公众的快捷的信息互动。

总之，电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建是电子政务建设与数字档案馆建设中一条可行的道路，加强两者的合作开发，不仅有利于电子政务信息资源的优势高效开发，有利于我国数字档案馆的跨越式发展，而且有利于两类信息资源的整合和我国信息化建设水平的提高，为真正实施我国“以信息化带动工业化”的新型工业化道路打下坚实的基础。

参考文献：

[1]肖红琳.电子文件法律效力及其保障机制研究[D].湘潭大学,2004年

[2]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学,2004年

[3]王少辉.电子文件管理中的版权和隐私权法律保护问题研究[D].武汉大学,2004年

档案服务信息化 篇12

关键词：信息化,高校档案,服务策略

一、引言

随着我国社会经济的不断发展, 我国高等教育事业也呈现出飞速发展的势头。我国高等教育事业的快速发展无形中增加了对高校档案服务的需求, 这使得档案管理在我国高校发展的作用越来越突出。尤其是信息化时代的到来, 使得高校师生对档案服务的需求量有增无减, 而且日益多样化与个性化。这就需要我国高校做好信息化背景下高校档案服务工作, 提高高校档案服务的信息化水平, 从而为广大师生可以提供更加便捷、高效、完善的档案服务。但是由于多方面因素的制约, 现阶段我国高校档案数字化发展并没有达到预期的效果, 其中还存在着一系列的问题与不足, 这严重影响了我国高校档案作用的发挥。因此, 加强对信息化背景下的档案服务的研究, 帮助我国高校找到提升其档案服务水平途径与策略就显得尤为重要了。

二、信息化背景下我国高校档案服务存在的问题分析

(一) 档案服务途径和形式单一。现阶段, 档案管理工作在高校事业的发展中起到了越来越重要的作用, 但是档案服务途径和形式的单一却严重制约了高校档案管理作用的进一步发展。具体而言:一是我国高校档案管理工作历史悠久, 并不是最近才发展起来的, 由于多方面因素的影响, 我国高校档案管理显然没有跟上时代发展的步伐, 具体体现在服务途径的单一性上。进入新世纪以后, 以计算机技术与网络技术为代表的信息技术飞速发展, 但是我国高校档案管理服务过程中仍然采用面对面的服务方式, 而诸如一些现代化的服务方式, 例如:网络在线服务等却没有有效建立起来。在广大师生对档案管理需求不断增加的今天, 传统的服务途径显然已经不能满足广大师生个性化与多样化的服务需求了。因此, 缺乏完善而有效的网络服务模式逐渐成为信息化背景下我国高校档案管理存在的一个重要弊端。二是服务范围过于狭窄。在我国高校档案管理工作中, 档案服务范围仅限于校内, 认为高校档案管理只需要为高校师生服务就可以了, 这就大大限制了高校档案管理的服务范围, 使其只把工作都圈放在学校这个小天地中, 从而影响了高校档案管理工作作用的进一步发展。三是高校档案服务形式的单一化。目前我国高校档案工作的主要服务形式还是以复印档案、开具证明和查阅档案为主, 尤其是复印档案, 所占比例最大。但是随着时代的发展, 各种群体公众对档案咨询服务、档案目录信息服务等方面的需求会不断增加, 而这方面目前我国高校档案管理却无法提供, 从而影响了档案服务功能的发挥。

(二) 缺乏有效的信息服务评价体系。随着档案管理在高校发展中的作用越来越突出, 对其服务质量的要求也越来越高。为了可以提高档案管理信息服务的质量, 高校应该要建立一套完善的信息服务评价体系, 以便可以有效地促进档案信息服务质量的提升。但是就目前而言, 我国高校缺乏一套行之有效的档案管理信息服务评价体系。具体而言:一是有些高校根本就没有意识到信息服务评价体系的重要性, 没有建立完善的信息服务评价体系。即使部分高校建立了档案信息服务评价体系, 但是档案信息服务体系的相关指标不健全, 难以发挥其作用。二是对信息服务评价体系执行力不够, 导致信息服务评价体系形同虚设无法发挥其作用。

(三) 档案管理人员整体素质水平不高。信息技术在我国档案管理工作中的大量运用对档案管理人员的综合素质提出了更高更多的要求。信息技术的广泛运用, 使得档案管理工作不再仅仅停留在简单的复印资料和查阅资料上, 而是要求档案管理人员可以精通计算机技术与网络技术, 可以熟练地运用各种办公与信息软件。要想达到这些要求, 高校档案人员需要具备过硬的专业素养和职业素养。但是就目前实际情况而言, 我国高校从事档案管理的人员在专业知识与计算机技术方面存在着很多问题, 无法满足信息化背景下档案管理工作发展的需求。

三、信息化背景下促进档案服务的策略

(一) 改变服务意识, 丰富服务形式。1.增强主动服务意识。由于认识等因素的制约, 使得我国很多高校的档案管理人员缺乏主动服务的意识, 多数还是被动式的档案服务, 这不仅难以发挥档案管理工作的种种功能, 也容易导致档案信息的完整难以得到保证。因此, 在信息化背景下要想做好高校档案管理工作, 首先就必须要增强高校档案工作人员的主动服务意识, 变被动为主动, 积极主动地为广大师生服务, 从而提升高校档案管理的服务水平与质量。

2.提供双向服务。作为高校档案部门, 为现行科研、教学、后勤保障、学籍管理等相关工作提供便捷周全的服务是高校档案部门的首要职责。但是我国高校档案管理工作除了满足上述需求以后, 还可以积极主动地拓宽自身服务与职能, 努力为学校科研、教学、学生管理、后勤保障等等提供良好的服务。同时, 高校档案管理工作在为高校服务的同时, 也可以将目标投向社会, 向社会开放高校档案, 为社会各种群体公众提供档案信息服务。这将大大推动高校档案事业的发展。

3.大力发展现代化的服务手段。以计算机技术与网络技术为代表的信息技术具有信息传输快、信息传输便捷的优势。在高校档案管理工作中大量采用这些信息技术, 不仅可以为被服务者提供现代化的服务手段, 更可以提高服务效率。因此, 我国高校档案管理部门可以创新服务手段, 积极主动地利用网络在线服务、邮件在线服务等现代化的服务手段来为广大师生服务。

(二) 建立完善的大学档案信息的服务评价体系。健全的大学档案信息服务评价体系对提升高校档案管理水平与质量是有着极为重要影响的。目前, 我国高校在教学、科研等方面都建立了一套完整的评价体系。为此, 我国高校也应该借鉴其相关经验, 尽快帮助我国高校档案管理部门建立一套有效、完善、符合实际的服务评价体系。具体而言:一是要提高认识, 充分认识到服务评价体系的重要性, 积极主动地构建完善的信息服务评价体系。二是在信息服务评价体系的评价指标的选择上应该尽可能地完善, 具体应该要包括以下内容:服务指标、服务制度保障、服务流程、服务方式、服务有效性、服务满意度评价、服务评价信息采集等。三是对于制定好的信息服务评价体系, 有关部门要严格考核, 保证其落到实处。

(三) 提高档案管理人员综合素质。加强高校档案管理人员的自身建设必须做好以下几个方面的工作:一是做好对高校档案工作人员的培训工作。知识时代的到来, 使得知识的更新速度越来越快, 各种新知识、新技术以及新理念层出不穷。对于高校从事档案管理的人员来说, 具备过硬的专业素养与职业素养是做好档案管理工作的前提。而这就需要高校加强对档案管理人员的培训力度, 一方面加强对档案有关专业技能的培训, 使其具备扎实的专业技能;另一方面加强对信息技术的培训, 使其可以熟练掌握各项计算机技术与网络技术。二是要进一步优化档案管理人员的结构。一方面是档案队伍中要注入一批真正热爱档案管理工作的人员;另一方面档案管理队伍的年龄结构要合理, 实现老中青三代比例协调。只有这样, 才能为广大师生提高更好的档案信息服务。

参考文献

[1]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报, 2014 (35) :255-256.

[2]谭春霞.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江史志, 2015 (03) :92.

[3]马安娜.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].黑龙江史志, 2015 (13) :107.