数字档案馆服务（共12篇）
数字档案馆服务 篇1
一、数字档案馆个性化服务的内涵
在信息时代作为传统实体档案馆的新型组织形式, 数字档案馆的建设将使电子公文和各种档案的查找方便快捷, 有助于党政机关和社会公众更全面、准确地获取信息, 提高工作效率, 更好地发挥了档案工作为各级领导决策服务、为各部门工作服务、为社会各界和广大人民群众服务的作用。数字档案馆是实体档案馆在信息时代不断发展和创新的必然, 是拓展传统实体档案馆功能, 迎接知识经济时代挑战, 提供多样化、个性化服务从而满足用户需求的关键, 也是整个社会群体的档案意识提高的新契机。一般而言, 数字档案馆个性化服务是一种集成性服务, 具体指数字档案馆利用人工智能、计算机网络等诸多现代计算机信息科学技术, 获取并分析各个用户的偏好、习惯、背景和要求等相关的因素, 从而提供充分满足个体信息需要于不同用户。
随着信息的作用在社会中越来越增强, 人们更趋于个性化的信息需求。数字档案馆的个性化服务是网络化发展的发展趋势和客观要求。数字档案馆的个性化服务是许多用户对档案馆服务的基本要求, 数字档案馆的服务质量在个性化服务水平上得到了体现。传统的档案馆信息服务的主要模式是“资源中心”或“馆员中心”, 数字档案馆则与其不同, 转而强调“用户中心”模式, 这与先前的传统档案馆的经营模式相比无疑具有革命性的意义。
二、数字档案馆个性化服务的实践
1、宁波江东区数字档案馆的个性化服务实践。江东区数字档案馆作为惠及民生的电子政务工程, 是全区信息系统建设的一个重要组成部分。江东数字档案馆是一个功能集合系统, 它架构在内容管理平台、统一身份认证平台、信息交换平台之上, 通过组件来提供服务功能, 具有易扩展的优越性。在海量存储的基础上实现了对全区档案数据采集、保管、统计、鉴定、著录、利用、检索等工作的计算机网络管理, 并实现了全区通过网络进行档案目录级、开放档案文件级、现行文件、政府信息等查阅。江东区数字档案馆对各类电子档案实行系统化管理, 实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等。目录数据库建设得到了加强, 馆藏档案利用率获得了极大提高和馆藏资源得到了统筹管理。到目前止, 数字化档案馆已建立各类专题民生档案数据库6个, 条目达65万条, 其中婚姻档案文件级库57102条, 用地档案库1547条, 国土资源库193747条, 公证档案库16693条, 以及知青档案库和照片档案库。
2、泰达图书馆档案馆的“个人数字图书馆”实践。泰达图书馆档案馆推出一项全新服务——免费帮您创建“个人数字图书馆”。它是基于个性化信息服务理念开启的一项特色信息服务, 通过该平台可以照顾到不同使用者的个体差异, 更好地满足不同用户的信息需求。通过“个人数字图书馆”服务, 用户可以建立符合个人使用习惯及喜好风格的数字图书馆界面, 通过泰达图书馆档案馆定购的“CNKI数字出版平台”自动定制文献、期刊、论文、图书、会议等学术信息, 尽快了解最新的研究成果, 跟踪感兴趣的学者、机构和项目的最新动态, 与同领域学者或好友等探讨学术问题。
3、青岛数字档案馆的决策专题服务实践。开展“决策参考”专题服务, 是青岛市档案局馆在创新服务方面进行的尝试。“决策参考”专题围绕政府中心工作进行选题。青岛市档案局馆坚持围绕政府工作大局、紧贴人民群众的工作作风, 同时抓住“档案即信息、信息即知识”的全新档案理念, 将“定向服务”和“小众化服务”模式进行推广和发展, 为政府各部门提供更高水平的贴身服务。2010年, “决策参考”专题一经推出, 即以其信息量大、针对性强、利用便捷等特点受到政府各部门的欢迎。青岛数字档案馆继2010年推出“教育”“卫生”等4个专题信息, 2011年6月, 青岛数字档案馆“决策参考”专题库再次推出“地铁”专题信息和“世界园艺博览会”专题信息。目前, 青岛数字档案馆专题库的总信息量已达8400余条。
三、数字档案馆个性化服务的路径
1、建立个性化数字档案信息检索服务系统。个性化应用系统主要能够有效的引导用户进行内容挖掘和知识运用, 不仅自动的鉴别内容经验, 驱动内容协作, 而且能够可视化这些分析结果。通过采用智能化的概念关联技术, 自动整合档案馆中所有信息资产, 在各个孤立的协作应用, 推送无缝的组织协同工作的能力, 并提供满足用户个性化需求的手段。
2、建立个性化数字档案信息推送系统。我们所说的信息推送 (Push) 技术亦称为“网播”, 是一种1996年首先由美国PointCast Network公司推出的网络信息服务新技术。档案馆建立个性化档案信息推送系统之后, 就可以根据用户需求, 自动从数字档案馆的数据库中搜寻与用户偏好、职业、取向等有关的信息, 在经过筛选、分类、排序的甄别程序之后, 根据每个用户的特定要求, 将最后甄别出来的档案信息传递给用户。从技术上看, 利用推送技术模式的数字图书馆档案信息服务是一个高度智能化、专业化的档案信息专题服务系统。在具体路径上包括:频道推送方式、邮件推送方式、网页推送方式、专用推送方式、移动通信推送方式等。
3、构建个性化数字档案信息定制系统。这里所说的个性化数字档案信息定制系统是指数字档案馆的用户可以按照自己的需求和目的, 自己把信息的表现形式、来源方式在某一特定的服务形式和系统功能中预先设定, 从而选取具有不同特点或者方向的系统服务功能的数字档案馆信息服务模式。数字档案馆的用户通过个性化数字档案信息定制系统, 可以对诸多问题进行解决, 例如操作界面单一、被动式信息查询、搜索引擎精度差等不良状况, 对用户个性化需求进行满足。构建个性化数字档案信息定制系统的具体路径主要包括个性化数据库定制、个性化服务系统定制、个性化界面定制等方面。
参考文献
[1]耿志杰:《数字档案馆个性化服务必然性分析》, 《云南档案》2007年3期。
[2]袁红军:《个性化服务是数字档案馆生命之源》, 《北京档案》2008年2期。
数字档案馆服务 篇2
数字图书馆与数字档案馆的差异
从发展程度、核心内容、信息来源、数字化的信息内容、对信息处理技术的`要求、信息资源共享程度和效益等方面,详细讨论了数字图书馆与数字档案馆的差异.
作 者：杨枫 YANG Feng 作者单位：唐山学院图书馆,河北唐山,063000 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)：2009 19(23) 分类号：G250.76 关键词：数字图书馆 数字档案馆 差异浅谈档案馆数字化个性服务 篇3
一、档案管理数字化技术
档案管理数字化是现代计算机技术、网络技术、信息技术下出现的一种新型档案馆，我国第一个数字化档案馆已在青岛建成。数字化档案馆必须依附于关键的数字化技术，诸如：现有馆藏档案的数字化技术，信息的存储技术，数字信息网络传输技术，知识产权保护技术等等，可以说这些关键技术决定了数字化档案馆的生存和发展。因此为了应对数字档案馆建设的重大任务，有必要从源头上研究这些关键技术。馆藏档案的数字化是利用当今先進的数字化技术将传统档案馆的馆藏档案转化为数字化信息，并储存在计算机存储设备里，以便提供档案检索和档案信息服务。我国的档案馆接收电子档案是近些年的事，现存的档案都还是传统意义上的档案，这些档案要应对现代信息社会的利用需求，只有通过馆藏档案的数字化技术，将现存档案转化成数字化档案才行，因此馆藏档案的数字化技术是一项基础性的技术，没有这个基础，就不可能有数字化档案馆。
二、档案馆数字化信息服务的个性化
所谓的数字化信息服务可定义为：通过集成不同变现形式的信息源，向读者提供一种服务，这信息源是本地的、远程的、拥有的、许可的、免费的、商业的、数字的、书目的、全文的、链接的、多媒体、跨越时空的数据。它注重数字环境下读者的信息使用行为，为读者搜索、组织、选择、推荐等各项服务，从而解决读者在现实中的信息需求。
随着数字时代的来临，档案馆的建设手段也逐渐完善，在数字化信息利用方面，越来越多的档案用户使用并习惯于依靠网络进行信息检索与浏览，习惯于接受档案馆推送的个性化信息，习惯于运用Web2.0手段如博客或虚拟社区传播已解密的档案或档案资料加工品信息，应运用人工智能及模糊工具深入研究客户，并建立与数字化环境相匹配的人性化服务模式，满足用户的信息利用需求。档案馆数字化信息资源的利用尚存在一系列问题：落后的服务方式、利用者知识水平局限、信息的滥传、误传等。服务方式的个性化是指数字档案馆能根据用户的个人习惯采用不同的方式为用户提供所需的信息。服务内容的个性化是指数字档案馆为用户所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，针对每个用户的兴趣爱好为用户推荐相应的信息资源。档案馆数字化信息服务问题的研究对于电子档案的的重新分类以及及时数据核对等等非常复杂的问题，它同时与当今先进的网络技术相关联，这就更加增加了档案馆数字化信息服务的难度，因此，在这一领域我国目前尚处于起步阶段，仍有许多问题亟需解决，但这并不影响我们对于未来档案数字化信息服务个性化、人性化的探讨：
（一）可选文献层次化分类
信息分类定制是指档案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。
在档案数字化信息服务的过程中，针对不同层次读者系统可以提供不同的服务，馆藏专业性很强的的资料或者较为前沿性、边沿性的资料将主要服务与某一领域的专业研究人员或是大学教师等高级知识分子；而针对一些大、中学校的学生则首先提供一些普及性质的文献。根据跟人需要提供必要的信息服务会使档案馆数字化服务更加人性化，同时也减少了检索信息的杂乱无章的局面。
（二）数字档案信息的推送服务
数字档案信息推送服务是运用推送技术来实现个性化服务的一种方式。它是数字档案馆建设的一个热点，也是档案馆走向主动服务的一个重要标志。推送技术又称“Web广播”，它是在网络上通过特定的标准和协议，按照用户的需求，定期主动传送用户需求信息的一项计算机技术。信息推送分为两大类：一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务；另一类是借助于电子邮箱，并依赖于人工参与的信息推送服务。例如在数字图书馆建设中得到应用的RSS（简易供稿）系统就属于信息推送服务。RSS系统通过对图书馆数字资源系统集成，根据用户个性化需求，生成RSS摘要，用户只要开通定制服务频道，就能将用户关心的最新信息即时送到用户桌面。数字档案馆信息推送服务的一般过程是：档案用户首先向系统输入自己的信息需求，这包括档案用户的个人档案信息、感兴趣的信息主题等，然后由系统或人工在网上进行针对性的搜索，最后定期将有关信息推送至档案用户邮箱中或其它特定位置。
（三）数字档案的智能代理服务
信息智能代理是一种能完成委托任务的智能计算机系统，模仿人的行为执行一定的任务，不需要或很少需要用户的干预和指导。当用户在检索信息时，有时很难清楚地知道自己的兴趣爱好和需求，或者用户知道自己的兴趣和需求，但却不知道如何贴切地表达出来，分类定制的方法让用户填写兴趣表单，有时会使用户不知所措。智能代理技术的运用很好地满足了用户的这一需要。智能代理能够跟踪用户在信息空间中的活动，自动捕捉用户的兴趣爱好，主动搜索可能引起用户兴趣的信息并提供给用户。智能代理一般包括两层智能体系结构，第一层是个人代理，第二层是系统代理。个人代理存放在用户计算机上，平时跟踪用户的各种行为，如用户常访问哪些网站内容、检索信息时使用哪些关键词等信息，个人代理能够分析并记忆用户的兴趣取向，并建立个性化的用户模型。系统代理通过与个人代理进行交互，最终向用户提供需要的相关档案信息资源。智能代理的主要功能有：个性化的信息管理，管理用户个人资料；信息自动通知；浏览导航，通过分析用户的兴趣，提供建议性的页面和链接；智能搜索，进行信息过滤，为用户提供更精准的信息；动态个性化页面，给用户提供一个适宜的友好的浏览界面。
（四）垂直门户服务
垂直门户是指针对某一特定领域、某一特定人群或某一特定需求提供的有一定深度的信息和相关服务，其特点是专、深、精。这是一种相对于综合性门户网站的服务方式。它不同于综合性门户网站的包罗万象，它追求的是信息内容的专业、深入，立足于提供某一领域的精品服务。
随着网络信息资源的急剧增长，数字档案馆网站上基于个人特定需求的信息深度却越来越低，消化吸收越来越困难，利用搜索引擎和综合性门户网站很难满足用户系统地获取专业相关信息的需求。对此，我们可将垂直门户的概念引入到数字档案馆的个性化建设中。建成一个更加专业的数字档案馆网站。甚至是更加细分的数字照片档案馆或是专题档案馆网站等。这种服务方式现在已经越来越多的被中外信息服务部门所重视，如化学学科门户网站、中国工程技术信息网、美国工程数字图书馆等，他们都具有所提供信息精而全的特點。
（五）呼叫中心服务
信息呼叫中心是一种专门提供一对一的用户个性化服务系统。它是由最初的电话中心发展而来的，这种电话中心主要是利用电话、传真等方式来为客户服务，处理简单的呼叫流程。由于业务需要，信息呼叫中心引入计算机电话集成技术，可以处理复杂的呼叫流程，同时还增加了自动话务处理、交互式应答等多种功能。使用呼叫中心服务方式，用户可以通过电话、传真、互联网等方式访问数字档案馆，在系统自动导航的帮助下访问系统数据库，获取各种咨询服务或相应的事务处理。数字档案馆呼叫中心需要建立客户数据库，并对信息进行采集、统计、分析、处理，使呼叫中心可以得到每一个客户的详细信息，如过去的利用记录、客户爱好等，从而实现一对一的个性化服务。
三、档案数字化信息个性化服务的具体措施
（一）正确处理用户隐私问题
数字档案馆应该认真对待用户的隐私问题，积极寻找有效的隐私保护措施。一方面，从管理上保障用户信息的安全，包括下列几点：（1）制度上，制定较为详细的用户资料保密策略，公示保护用户隐私的政策、规章；（2）提示，让用户知道个人信息被收集和利用的方式；（3）选择，用户有权决定个人信息使用的范围，是否可以二次使用；（4）管理，用户可以存取、修改和管理个人信息；（5）安全性，保证用户的个人信息不泄露。另一方面，从技术上保障用户的信息安全，数字档案馆必须建立有效的用户隐私保护机制，使用户的隐私权不被恶意侵犯。隐私问题的解决，还要依赖于良好的用户信誉的形成，数字档案馆要努力提高个性化信息服务的质量，处处为用户着想，让用户体会到个性化信息服务给他们带来的切身的方便和实惠，抵消个性化信息服务中用户提供个人信息的顾虑。
（二）着力解决信息安全问题
着力解决整个个性化信息服务系统的信息安全问题主要应从两方面入手。一方面，技术上，档案馆可与科研机构、高等院校和IT企业等进行技术合作，开发新的信息安全保护技术，使系统在技术上具有安全性、可靠性和高效的运行性能，使硬件、软件、数据得到更好的保护；另一方面可通过法律手段，以避免系统中的信息受到恶意的破坏、更改、泄露。
（三）改进服务效果
档案馆可以从以下几点入手改善服务效果，一是要尽可能的为用户提供价值量大的信息；二是要注意简化用户界面，逐渐实行智能化服务来取代部分的用户定制行为；三是加强对用户信息的获取和分析；四是积极从管理、人员素质等方面入手，切实提高个性化服务水平，使档案馆工作人员真正站在用户的角度为用户着想，使用户得到满意加惊喜的服务效果。
（四）提高工作人员综合素质
数字档案馆个性化信息服务要求工作人员，具备较高的政治素养、工作责任心、档案业务水平、广博的文化基础知识及学科背景、熟练的计算机应用能力，善于与用户沟通。这就要求档案馆员不断的充实自己，更新知识，提高自身的素质。同时档案馆应建立起一个学习环境，使其适应技术环境的变化，学习新的工作技能，注意培养和引进人才，集中高素质人才向信息服务一线转移。
（五）深化个性化服务内容
在个性化服务中，我们可以利用数据挖掘，知识发现等技术，对有用的信息内容再进行深层次的分析和挖掘，向用户提供能够用于科学研究、解决问题的规则和模式的内容。例如利用网络的优势，借助多媒体等信息技术对各种类型的档案进行编纂加工成相关内容的档案编研成果。数字档案馆推行个性化服务，将能促进档案信息资源的利用，充分发挥档案信息资源的社会效益，真正实现其“服务社会”的宗旨。它是数字档案馆发展的必然趋势。虽然我国数字档案馆的个性化服务水平还不高，还有很多的缺陷，但随着社会对它认识的不断提高，研究的不断深入，它的发展也将越来越快。为社会和用户提供更多更有用的信息。
档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。
浅谈数字档案馆信息服务模式 篇4
一、数字档案馆建设的作用与影响概述
数字档案馆是以计算机技术、网络技术为依托而组建的数字化档案信息系统, 必将极大地增加整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力, 从而有利于构建完善的国家综合信息系统。因此, 数字档案馆不仅仅是数字化的档案馆, 它还应该是我国数字资源建设、开发和利用的基础。传统档案馆工作的重点是收集、整理、保管和提供利用, 以档案文献实物为工作重点, 服务对象比较单一, 基本上是等待利用者上门的被动式服务。而数字档案馆是开放式的, 以档案信息内容服务为重点, 通过互联网面向全球档案利用者服务, 从而使传统档案馆被动服务、单一服务方式变为数字档案馆的主动服务、多元服务和多层次服务。
随着计算机网络的延伸, 数字档案馆的优势将会越来越明显。在大数据时代, 由于信息量的急剧增加, 信息传递的大幅度提高, 需要大力建设数字档案馆, 只有实现档案馆数字化, 才能真正实现文献资源的共享。因此, 数字档案馆将成为21世纪档案馆的发展方向。
二、数字档案馆信息服务的特征分析
(一) 服务资源的数字化。数字化信息不仅能节省档案馆的存储空间, 还能够使利用者更加方便快捷地利用档案信息。档案馆将原有的纸质文件、声频资料、视频资料等转换为数字化的信息, 将各种信息以计算机可处理的字符编码形式、图像形式、多媒体形式, 存储在大容量的存储装置中。服务资源的数字化是数字档案馆的重要特征。
(二) 服务内容的丰富化、多样化。传统档案馆中档案信息基本是以单一的纸质形式提供利用的, 而在数字环境下, 磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样, 利用者使用档案信息时将更加方便和快捷, 只需对档案信息进行简单处理即可直接使用, 从而加快了档案信息的传播速度。
(三) 服务手段的现代化。传统档案馆的信息服务主要以手工检索为主, 检索工具主要是卡片、书本目录、指南、索引等。在数字档案馆中, 由于现代信息技术的应用, 信息检索手段逐步实现计算机化、网络化, 扩展为光盘检索、国内外联机检索以及运用因特网上的多种查询工具、搜索引擎进行检索。
(四) 服务对象的社会化。数字时代的档案馆, 是一种以计算机和网络联系起来的分布式的数字档案馆。每个档案馆都是这个分布式数字档案馆群的一个结点, 人们可以在网络上使用任何一个数字档案馆群的数字档案馆的信息资源。
(五) 信息利用的网络化、共享化。在数字环境下, 数字档案馆可以将分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字方式存贮, 并通过四通八达的通信网络相互连接, 向档案信息用户快速传递档案信息资源, 提供及时利用, 实现数字档案信息利用的网络化, 真正达到档案信息资源共享的目的。
(六) 馆藏资源的无限扩大化。从一定意义上说, 数字档案馆的馆藏可以无限扩大。在网络时代, 可以说互联就是力量, 两个档案馆之间的互联必然产生1+1>2的效果, 而众多档案馆的互联将构成一个信息量巨大、服务功能强大的档案信息资源网络。
(七) 信息检索的智能化、自由化。在数字档案馆信息服务系统中, 大量经过整合的数字化档案信息资源可以不受时间和空间的限制, 在开放的空间里顺畅、自由地传递, 档案信息用户可以根据自己的特定需要自由访问那些适合自己的数字档案馆信息资源。
三、数字档案馆条件下新型档案服务模式的构建
(一) 信息集成服务模式。对档案馆的资源进行统一整合, 将格式不统一的数字资源有机地链接成一个整体, 从而实现信息资源的集成, 向用户提供集成信息服务, 这将是数字图书馆的首要服务模式。在集成信息服务模式下, 用户需要的所有资源被组织成一个逻辑整体, 用户通过一个集成服务机制“一站式”地获取信息。
(二) 信息增值服务模式。现代技术的发展, 信息资源的丰富, 使得用户对信息的及时性和可接受性要求日益提高, 档案用户不再满足于检索出一些原始信息, 而是希望档案馆将信息经过分析、加工后, 形成综合性的知识内容的增值信息再提供给用户。
(三) 个性化服务模式。数字档案馆个性化服务最主要的特征是针对每一位用户独特的信息需求提供不同的信息商品及其服务。个性化咨询是通过E-mail、Web表单、视频、实时在线收集资料, 建立用户信息库, 对用户个性和需求进行分析, 把握用户定位, 调整服务角度和内容, 利用先进的网络通信技术和参考源, 充分采集用户可能感兴趣的信息, 将专门服务于用户的信息或数字档案馆最新推出的服务产品及时主动地发送给用户。
(四) 分布式信息服务模式。即组建全馆统一管理的“信息查询中心”, 统一对外开展用户服务, 包括传统服务和网络服务, 可承接数字档案馆利用指南、文献检索、科技查新、调研报告、工具书与电子阅览、用户培训等各种服务。要涵盖网络服务和传统服务, 必须在系统设计、资源配置与开发、服务传递等各方面充分集成, 营造出既能提供传统文献资源又能提供数字及网上信息资源的综合服务环境, 以建立一个融本地服务和远程服务为一体的统一服务模式。
参考文献
[1].陈勇.传统档案馆与数字档案馆的比较研究.档案学通讯, 2004.6
数字档案馆建设面临的难题 篇5
来源：bet365 http://
【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。
【关 键 词】数字档案馆/问题
【 正 文】
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题
档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：
1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。
1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]
1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题
数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：
2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。
2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]
2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]
数字档案的失真问题
“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题
安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
数字档案馆建设的诸多技术问题
数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。
5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。
5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。
5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。
数字档案馆建设的投入与产出问题
数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家
图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题
与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。
8.1 档案部门方面的问题。
8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。
8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。
8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。
8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。
8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。
8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。
8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题
数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。
9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。
9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。
9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]
数字档案馆的基础理论问题
数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。
10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。
10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。
数字环境下民生档案服务策略选择 篇6
关键词:数字环境;民生档案;服务策略
中图分类号:G27 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)20—0108—02
《关于加强民生档案工作的意见》要求有条件的档案部门,要充分应用计算机技术、信息技术和网络技术,对民生档案进行数字化处理,并提供网上在线查询服务。在数字环境下选择民生档案服务策略的时候需要考虑的主要因素有三个:第一,资源拥有情况:包括:民生档案的实体资源、精神资源、人力资源、文化资源以及利用者习俗等。第二,技术手段在民生档案服务中的现实地位:计算机网络技术的迅速发展为档案利用服务手段多样化,利用效率的便捷化创造了条件,在民生档案利用体系建设中大力加强信息化建设,利用信息技术建立民生档案服务网络已经成为必然趋势。第三,民生档案服务的目标走向要清楚:数字环境下通过对用户需求进行研究,根据不同的用户主体的需要,及时有效、主动的提供信息,使用户得到专属性、深层次的服务是民生档案服务的目标。
对上述三个方面因素进行充分考虑之后,民生档案服务可供选择的策略应该包括:
一、认清服务理念,是策略选择的前提
全面认清数字环境下民生档案服务的理念,是服务策略选择的前提。
(一)以人为本的服务理念
当前我国民生问题的热点和难点较多,民生档案是一种资源,民生档案服务于社会保障、社会福利、公共医疗、交通、教育等领域,强化民生档案的服务职能,这既体现了档案为国家经济社会文化生活服务的基本思想,又是关注民生、保障民生、改善民生的必然结果。档案部门和档案工作者要以人为本、体察民情,关注民生,在服务过程中认识人性、重视人的尊严和价值,明确档案的一切工作都是围绕用户利用展开的,利用者既是资源的享受者也是创造者,实现民生档案由单向资源传递转变成双向式的资源交换。
(二)和谐服务理念
构建和谐社会目标的提出具有很强的时代性和应对性,和谐社会对民生档案服务提出了和谐的要求,和谐服务的基本保证是以科学规范的制度为基础,制度关键在于:如何将服务理念同管理制度有机结合起来,这体现了民生档案的理念、人文精神和执行效果。
和谐服务理念是“用户至上、服务第一”,最高境界是让利用者在良好的環境中体会到人文关怀,满足利用者信息多样化的需求,这种人文关怀不仅是对利用者需求和心理的关注,也是为利用者营造充满人性化的利用环境和网络环境。当然在强调人本关怀的同时,不能忽视制度管理的严肃性、约束性,从和谐的角度出发,将科学合理的、规范有效的规章制度同人性化管理有机结合,加强民生档案的制度建设,使人民共享民生档案资源。
(三)知识服务理念
数字环境下民生档案呼唤知识服务,知识服务是以民生档案馆藏资源丰富为基础,通过对丰富的馆藏资源进行充分的知识发掘,从中识别出有效、新颖、潜在有用的知识信息,并采用先进的知识技术和智慧实现信息服务,知识服务是民生档案服务的发展方向,与此同时,知识服务催生知识馆员的出现,知识馆员自身素质好,对民生档案实践层面十分熟悉且能利用自身的智慧将实践上升到理论层面,知识馆员能够引领和推动数字环境下民生档案服务的发展,知识馆员必须具备基本信息技能、信息思考技能、信息网络技能、自主学习和终生学习的技能并且有良好的信息服务态度和信息服务技能,只有这样,知识馆员才能给民生档案利用者提供高附加值的知识信息。
(四)社会服务理念
民生档案来源于社会,必将服务于社会,冯惠玲提出档案馆实施社会化战略,档案工作应由国家模式向社会模式转变,以社区自治为中心,充分重视发挥社区的作用,形成社区自治的局面,达到“两级政府、三级管理、四级网络”管理的新模式是我国目前进行政府改革和政府创新的有益尝试,民生档案可以向社区提供知识信息,在了解社区居民需求的基础上,为居民提供与之息息相关的政治、生存、财产、生命健康和安全、人身自由、社会保障及文化教育等方面的服务,从而满足各基层公众的需求。民生档案走社会化战略,将其服务延伸到社会的每一个角落,实现民生档案服务的社会化、普及化。
二、认真分析数字环境下服务特点,是策略选择的基础
在数字环境下民生档案服务面临着信息、网络技术的冲击,其工作内容发生了变化,这就要求档案工作者要认清这种冲击带来的新特点,这是民生档案服务策略选择的基础。
(一)实现纸质档案资源向网络化信息服务的转变
随着网络的发展,信息量的迅猛增加,传统的阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、制发档案复本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等利用途径和方式已远不能满足和适应数字环境下民生档案服务的要求,这就需要我们在充分做好传统纸质档案资源利用的基础上,加强网络信息资源的开发、利用,开展第二次、第三次文献及网络数据库、镜像数据库的建设,由传统纸质档案资源服务的基础上向网络化信息服务的转变,为利用者提供阵地服务和网络等多方式的服务。
(二)提供专业导航服务,反映利用者需求,由静态转向动态
民生档案工作者利用存储、检索、重组、浓缩等手段,对网络信息资源加以合理的整序、开发、利用和管理,形成一个引导利用者获取所需信息的导航体系,提供导航服务,扫除虚假冗余信息,清除利用障碍,为利用者提供有效信息。
专业导航服务的出现是数字环境下民生档案利用需求呈现由简单到复杂、由平面到立体、由独占到共享的必然结果,为适应这种变化,民生档案服务方式也要随之改变,要摒弃被动服务、单一服务等方式,实现互动合作、一站式服务、主动服务,达到档案工作者与利用者相互沟通、相互配合、相互交流、相互影响。
(三)知识服务的深度和广度相结合
知识服务体现在实际服务工作中就要求档案工作者根据民生档案资源特点,实施知识挖掘与知识发现,强化知识性服务,扩充知识的内涵,产生针对性和实用性更强的再生知识,实现民生档案知识资源的更新、整合和增值,在扩充知识的内涵时应充分利用民生档案现有的实体资源和网上虚拟资源,依靠网络技术提供给利用者知识面很广的信息和知识服务。
三、技术手段运用于民生档案服务是必然选择
数字环境下民生档案服务更具有开放性、及时性、全面性、检索方便性等特点,我们要充分利用现代信息技术,积极数字环境下利用的新途径,不断推动民生档案服务工作向前发展。
(一)依托档案网站提供个性化服务
1.在线检索服务。这是目前最主要的民生档案信息服务途径。随着档案信息化建设的不断发展,各级各类档案部门都在互联网上建立了档案网站。因其特色鲜明,内容丰富,利用的相对快捷而日益受到公众的关注。通过档案网站介绍有关民生档案管理部门职责、馆藏内容、查档途径、服务项目等内容,用户登陆档案部门网站输入相关的检索词,就可以在线检索自己所需要的档案信息。
2.通过电子邮件、留言簿传递信息的在线交互服务。在档案网站中实行会员制管理,通过授权方式实现在线交互服务,用户可以在线注册申请成为普通会员和高级会员(收费会员)。普通会员可以在线查阅开放的民生档案目录及已上网的档案全文信息,高级会员可以通过电子邮件、留言簿或在线提交查阅需求的形式、要求查阅所有开放的档案全文信息。民生档案工作者将实时监测用户查阅需求,并将用户所需要的档案资料文件原件通过EMAIL发送到用户的联系邮箱中。
3.各信息服务机构的网上联合服务。目前,各级各类档案局(馆)建设了内容丰富的档案网站,用户可以通过馆内保密网络、局域网络政府网络、internet网络等渠道检索利用目录、全文、照片、多媒体等信息,给民生档案信息利用带来了极大的方便。但是现代社会信息量非常庞大,档案馆不可能也没必要将所有民生档案信息都管理起来,完全可以通过加强与其他信息服务部门的合作,充分实现资源的共享,为用户提供“一站式”的检索利用服务。
4.制作信息产品提供利用服务。除了网上检索利用民生档案信息外,对于特殊需求的用户还可通过对用户所需文件信息资源进行开发、加工,并转化成信息产品,制作成光盘等,对外提供利用服务。
(二)利用档案专题推送,实现专业服务
信息推送技术是第三代浏览器的核心技术,有条件的民生档案管理部门可以将这种专题推送技术应用在服务中,提供专题推送服务,专题推送通常采用C/S、B/S两种模式。
用戶在进行操作时首先在自己的固定的终端机上填写申请表,写明申请内容和申请人,选定被申请的部门,确认后,该表被注册到WEB服务器;被申请部门在专用推送终端上看到该表,并用专用检索批量选择模块选定欲查民生档案的目录后,被选定的目录生成一个目录数据库在申请表的内容栏目显示;经双方确认,审批后,系统将相关电子原文打包到WEB服务器,用户可以通过申请表的内容栏目查看;推送后系统后台在利用记录数据库中产生一条记录,显示记录时间、申请人(IP)、批准人(IP)、推送人(IP)、批准查看时间,并将申请表和申请内容作为电子原文挂接在该记录,以作备查用。
(三)通过博(微)客开展服务
博(微)客是一种特殊的网络档案信息资源,是表达个人思想、生活故事、思想历程等内容,并按照时间顺序排列且不断更新的网络发布形式,具有即时性、交互性和简单性的特点,民生档案管理部门应当制定出有效的方法,将博(微)客等网络档案信息资源纳入民生档案服务体系,通过博(微)客发布民生档案信息、指导利用、开展咨询服务、开展利用服务培训等。采用博(微)客的形式不仅能有效的保证民生档案的服务质量,而且对档案工作者进行知识管理起着重要作用。
参考文献:
[1]张卫东.论档案服务的大众化与小众化[J].档案学通讯,2010,(2):30.
[2]吴南雁.数字环境下高校图书馆服务利用创新初探[J].清远职业技术学院学报,2009,(4):96-99.
[3]蔡娜,吴开平.一种特殊的网络档案信息资源——博客的收集保存初探[J].档案学通讯,2008,(5):58-60.
数字档案馆信息服务技术保障研究 篇7
关键词：数字档案馆,信息服务,技术保障
数字档案馆以网络和高性能计算机为环境, 向用户提供比传统档案馆更为广泛、先进和方便的服务, 从根本上改变了人们获取档案信息、组织信息、使用信息的方法, 日益显示出其自身的优越性, 其中信息服务是数字档案馆信息资源得以共享的必要途径和基本手段, 而信息服务理念具有指导性、方向性作用。
一、数字档案馆的核心理念
1. 真实性、有效性和完整性——三性是数字档案的基本特征。
真实性指数字档案内容、结构和背景信息进行鉴定后, 确认与形成时的原始状况一致。有效性指数字档案应具备可理解性和可被利用性。完整性指数字档案的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2. 文件生命周期理论———电子文档一体化的理论基石。
该理论的基本内容包括以下几个方面: (1) 从现行文件的形成到销毁或转化为馆藏档案是一个整体运动过程; (2) 文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段; (3) 不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。
3. 文件连续体理论。
文件连续体理论是20世纪80年代, 继文件生命周期理论之后提出的一个新的文件运行基础理论。
二、数字档案馆信息服务的特点
1. 数字档案馆信息服务的数字化、虚拟化。
数字档案馆信息服务的服务资源是以计算机可读的数字形式存储的, 不仅包括载体形式多样的本馆实体数字档案信息资源, 而且包括大量网上分布的虚拟信息资源。
2. 数字档案馆信息服务内容的知识化、多样化。
数字档案馆信息服务已从文献单元转移到档案信息知识单元, 强调档案信息资源的开发利用, 为用户提供解决现实问题的档案信息知识。
3. 数字档案馆信息服务方式开放化、多元化。
计算机网络将数字档案馆置身于广阔的档案信息空间, 最大限度地拓展了档案信息服务的空间。同时数字档案馆可采取主动的、多元的、多层次的服务方式随时在网上发布各种档案信息资源的消息, 并为用户进行“引导”或“导航”。
三、数字档案馆信息服务技术保障措施
技术是信息服务的基础性保障, 而数字档案馆信息服务的交流平台不仅需要信息安全与权限技术的有力保证, 还需要互动性良好、反应敏捷的信息交流平台技术的支持。
1. 基础设施建设。
数字档案馆信息服务的基础设施是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件之一, 主要包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施, 如信息高速公路和宽带网, 各种通信子网, 内部局域网及与之配套的软硬件设备, 如交换器、路由器、大容量储存设备、高性能服务器, 以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。
2. 数字档案馆信息网络安全。
数字档案馆信息网络安全是指为数据处理系统建立所采取的技术和管理的安全保护, 保护计算机网络系统的硬件、软件和数据不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露。一般的网络信息安全除了内部的物理破坏外, 主要是网络的攻击破坏。常见的主要有两方面:一是来自内部或外部的非法访问。二是计算机病毒侵害和破坏。
运用现代化手段, 加强数字档案馆信息网络安全可以从以下几个方面着手:一是从安全性考虑, 把局域网中没有自接关系的用户设置在不同网段里, 将重要的内部用户放置在高级别的安全网段。二是安全存储系统技术。丰裕而有序的信息资源是数字档案服务的源与本, 因而安全策略的重点之一就是安全存储系统技术上要掌握海量数据的加密存储和检索技术, 保障存储数据的机密性和安全访问能力。三是主动实时防护模型与技术。为保证数字档案馆信息服务的层次性和传输安全, 防火墙、杀毒、入侵检测“老三样”等片面的安全防护应对方式已经越来越显得力不从心, 更要在防护的过程中强调主动实时防护模型与技术。需要掌握通过风险评估、安全检测等手段对当前网络安全态势进行判断, 并依据判断结果实施网络主动防御和主动安全防护体系的实现方法与技术。
3. 基于Web2.0技术信息交流平台建设。
信息主体之间的多方交流互动是数字档案馆信息服务的本质要求和核心优势, 对信息交流平台技术的要求相对更高。信息技术和网络的普及促进了用户信息获取能力的增强, 而用户信息素养的不断提升又内在地要求互联网进行跨越式发展, Web2.0的出现和迅速得以广泛应用就是明证。
数字档案馆信息服务的“族群”平台要求集信息搜集、加工与提供利用功能于一体, 也要求既能实现显性知识又能实现隐性知识的交流[1]。而在传统的网络信息交流中, 面对着大量无序的网上信息, 人们只能使用搜索引擎这单一平台来简单的获取所需信息, 这些信息是有限的并且大部分是公共媒体发布的, 隐性知识这一重要信息源被忽略了。从Web2.0环境下的信息交流可以看出, 与之前的Web1.0相比有以下鲜明的特点:
首先, Web2.0极强的互动性是数字档案馆交流平台的基本要求。Web2.0共享, 而不只是信息的简单传播, 所以有人说, Web1.0时代是全民上网, Web2.0时代是全民织网, 前者只满足信息的单向传播, 而后者注重了信息的双向乃至多方互动。其次, Web2.0的平等化是“族群”生存与发展的必要条件[2]。Web2.0的具体技术应用非常丰富, 比较典型和广泛使用的主要有: (1) Wiki技术。Wiki既是一种运用模式, 更是一种技术, 它可以帮助我们在一个社群内共同收集、创作某领域的知识, 发布大家都关心和感兴趣的话题。Wiki事实上是让包括文件形成者、专家学者在内的众多熟悉档案内容的用户有机会充分参与到档案管理中来, 对已经形成的档案信息进行补充和校正, 对已形成或正在形成的各种档案编研产品, 从利用者的角度发布建议和评论等, 从而促进档案管理和档案信息资源的开发利用[3]。当然与“族群”有所不同的是:Wiki的社群是写作者自然构成的, 而“族群”则是档案信息服务上作者在用户研究基础之上, 精心设置、系统布局的成果。 (2) RSS技术。RSS是站点用来和其他站点之间共享内容的一种方式, RSS是一个XML文件, 该文档包含网站最新的更新内容, 可以通过URL获得。发布一个RSS文件后, 这个RSS中包含的信息就能直接被其他站点调用, 而且由于这些数据都是标准的XML格式, 所以也能在其他的终端和服务中使用[4]。RSS目前已经成为描述博客网站主题和更新信息的基本方法。 (3) Tag技术。Tag是一种更为灵活、有趣的信息内容分类方式, 目前广泛运用于博客空间中, 即在为每篇日志添加一个或多个Tag后, 可以看到同一博客空间中所有使用了相同Tag的日志。Tag体现了群体的力量, 使得网络内容之间的相关性和用户之间的交互性大大增强。 (4) AJAX技术。AJAX是目前最炙手可热的Web2.0技术。它使得用户可以任意修改网页上的个人信息, 且无需向服务器重新发送请求和刷新页面, 这样不仅大大提高了用户体验, 而且还在很大程度上缓解了服务器的数据处理压力。AJAX技术对于数字档案馆信息服务有积极作用, 我国数字档案馆建设起步晚, 起点参差不齐, 软硬件设备良莠不齐, 其中难免缺乏前瞻性的“样板上程”、“面子上程”, 服务器的数据处理能力不强。而AJAX技术正是一剂对症良药。
不论数字档案馆采取何种建设模式、技术框架、管理方式, 它最重要的一个目的就是为用户提供档案信息服务。若想提供信息服务, 最根本的就是提高信息服务的技术水平。庞大的档案信息对于用户来讲, 不论是查询档案, 处理工作, 还是增加知识, 都是开卷有益的。档案工作的主要任务是科学地保管和有效地利用档案资源。技术保障是数字档案信息服务的重要内容之一, 我们要在实践中不断研究、探索、完善与改进, 达到优质服务的理想境界。
参考文献
[1]李河.Web2.0对网络信息交流的影响[J].图书情报工作, 2007 (11) .
[2]黄新荣.Web2.0对档案网站建设的影响[J].档案学研究, 2006 (6) .
[3]冯桂珍.Web2.0在档案网站建设中的应用[J].兰台世界, 2008 (2) .
我国数字档案馆信息服务模式研究 篇8
信息服务模式是对信息服务活动中的各个组成要素及要素之间关系的描述。任何的信息服务活动都包含了信息服务主体、信息服务客体 (信息用户) 、信息服务内容及信息服务策略这四个基本要素。而数字档案馆的信息服务模式则是指对数字档案馆信息服务活动中各个组成要素及这些要素之间关系的描述, 是对数字档案馆环境下信息服务工作的总体描述。为什么应建立以及怎样建立以“用户”为中心的服务模式?这就是本文要回答的问题。
一、数字档案馆信息服务模式的演进
目前档案界人士一般将数字档案馆的发展划分为如下三个阶段, 即:以档案管理自动化为基础的数字档案馆初级阶段;以单个档案馆馆藏数字化及信息资源建设为对象的个别数字档案馆阶段;以馆际之间的联合与协作为基础, 构建统一信息服务系统, 实现信息资源共享的联合型数字档案馆阶段。在数字档案馆发展的三个不同阶段, 数字档案馆的信息服务相应地体现为三种不同的模式。
在数字档案馆不同的发展阶段, 不同的服务模式为了适应档案现实工作的需要而产生, 它们呈现出了包含与被包含、层层递进的关系。以“馆员”为中心的服务模式适应了当时档案管理和信息服务的现实, 但是它对档案用户信息需求的忽视使档案用户信息需求很难得到满足, 工作效果也不显著。随着社会信息化程度的不断提高, 这种模式也逐渐显现出了与现实的不适应性。以馆藏“资源”为中心的服务模式的出现弥补了前一种模式的不足, 相比较而言, 以“资源”为中心的服务模式其档案信息资源更丰富多样、档案信息服务方式更具便捷性和时效性、档案信息服务平台的构建也使用户能够发挥一定的主观能动性, 参与到信息服务工作中来。目前我国大部分数字档案馆信息服务属于这种模式, 社会的不断发展变化促使该模式下存在的问题暴露出来, 对用户的不重视始终是制约信息服务工作质量的关键因素。而以“用户”为中心的服务模式下, 信息服务工作的开展以用户需求及问题解决为中心, 用户能够充分发挥其主观能动性, 从而使得信息服务更具针对性, 档案信息服务质量得到提高。
根据前文对信息服务模式的阐述, 我们可以总结档案信息服务活动的四个基本要素:档案信息用户、档案信息服务工作者、档案信息资源和档案信息服务策略。
我国目前的数字档案馆信息服务基本上仍处于以“资源”为中心的服务模式, 虽然极少数数字档案馆建设试点地区, 坚持的是“以人为本, 用户至上”的原则, 但开展的信息服务项目中主动针对用户开展的服务项目比较少, 比如说同步咨询、信息推送、信息定制等服务几乎没有;另外, 已提供的有些服务项目体系也还不完善, 例如所提供的信息检索服务中除了青岛数字档案馆、浙江档案局等少数几个档案网站提供部分档案全文浏览外, 其他都只提供档案目录, 且提供全文浏览服务的程序比较复杂, 有的要安装阅读软件, 还有的需要先查找到已开放的档案目录列表, 用户所需信息无法直接检索得到。而成熟的数字档案馆信息服务模式应该是运用现代化的网络和通信技术建立的高度开放化、共享化、分布式的数字档案馆信息服务系统, 它是以“档案用户”为中心、以数字档案信息资源为基础、以档案馆工作人员为纽带、以信息服务方式为保障开展档案信息服务活动。对用户的重视不够, 直接影响了数字档案馆信息服务项目的开展, 我国当前的数字档案馆信息服务模式是由国情来决定的, 我们无法很快地从以“资源”为中心的模式, 转变到以“用户”为中心的模式, 但是, 在当前以“资源”为中心的同时, 不能忽视了用户的重要性, 应抓住重点, 逐步将工作重心转变到“用户”上来。
二、建立以“用户”为中心的我国数字档案馆信息服务模式
数字档案馆的建设不能只是流于形式, 应注重实用性。信息服务源于用户的需求, 用户从各方面影响着信息服务工作, 档案信息要实现其利用价值, 档案馆要发挥其社会服务功能, 就必须与用户保持紧密的联系。因此, 建立以“用户”为中心的信息服务模式, 应是我国数字档案馆建设应努力的一个方向。
不同领域的网络个性化信息服务系统所提供的服务内容及方式都不尽相同, 但可以抽象为一个共同的体系结构, 其工作原理主要概括为三个步骤:第一步是构建用户信息库。用户通过个性化接口注册, 登记个人基本信息并进行内容定制, 系统将用户定制的内容生成用户档案并保存到用户信息库。如果用户没有主动定制相应的内容, 系统将跟踪用户行为, 通过需求分析后存入用户信息库;第二步是搜索挖掘符合用户需求的信息。系统根据用户信息库中的信息, 按用户特定需求在网络中进行资源搜索, 将结果信息进行过滤加工并整合;第三步是信息的发送与反馈。系统将整理好的结果信息主动发送给用户, 用户可以对获得的信息进行评价, 系统通过对反馈信息的分析后调整用户信息库内容。如此循环, 用户再次登录访问该站点时, 系统会从整理的用户信息库中获取个人的定制信息, 形成满足用户要求的浏览页面。同样地, 数字档案馆构建的个性化信息服务基本工作原理也是如此。
1. 个性化信息分类定制服务方式。
个性化信息分类定制是指档案信息用户可以按照自己的特定目的和需求, 在某一特定的系统功能和服务形式中, 自己设定信息的来源方式、表现形式、资源类型、系统服务功能等。分类定制方法是建立在用户细分和数字档案馆信息内容分类及定制基础上的。其具体内容包括数据库定制、个性化页面及服务定制。数据库定制是最初级的定制服务方式, 该方式由于对用户结构缺乏准确的细分和定位, 个性化程度较低;而个性化页面及服务的定制是目前我国数字档案馆应该注入的一种新的个性化服务方式, 该方式在数字图书馆、网络招聘信息服务、电子商务等领域都有广泛的应用, 数字档案馆在开展该项服务时可以有所借鉴。具体来说, 首先数字档案馆应根据自身的内容以及其他服务特征确定自己的用户, 再将档案利用者按照相似信息需求划分为多个用户群, 然后根据可能的用户群对馆藏的档案和各类服务进行分类, 形成多个与用户群对应的信息资源模块和服务模块。通过个性化信息分类定制, 数字档案馆可以解决操作界面单一、被动式信息查询等诸多问题, 满足用户个性化需求。
2. 个性化信息推送方式。
信息推送技术又称“Web广播”, 其核心思想是建立一个信息代理机制, 把由客户端担负的责任转给服务器, 由服务器将用户定制好的感兴趣的信息以推送或网播的方式直接传送到用户提供的地址。个性化信息推送是根据用户的需求主动在网络中寻找符合的信息并将信息提供给用户的过程, 该方式突出的是信息的主动服务, 由“人找信息”的状态转变为“信息找人”的过程, 该方式的运用能促进信息利用率的提高。信息推送服务的一般流程是:首先构建用户模型, 这是对用户进行需求分析及族群划分并推送信息的基础;然后由智能推送系统根据用户模型中的内容在网上进行针对性的搜索;最后定期将有关信息推送至用户邮箱或其他特定位置。根据用户信息库中用户所需的信息需求, 检索Agent从数字档案馆资源信息库中查询相关信息资源, 然后信息过滤模块根据用户的兴趣偏好对结果信息进行过滤, 推送服务器根据用户需要的服务方式, 将过滤后的信息发送到用户指定的“地点”, 用户对所推送内容的满意程度进行评估, 根据反馈信息不断调整用户信息库中的内容。数字档案馆开展个性化信息推送的方式可以有频道推送、邮件推送、网页推送、专用推送及移动通信推送等方式。
3. 个性化信息检索。
个性化信息检索是指根据用户的兴趣偏好等特点进行信息检索, 返回与用户需求相关度较高的结果。个性化信息检索与普通的检索系统相比增加了自动更新用户模型、代理查询、优化结果的功能。基于智能Agent的信息检索技术就是一种具有代表性的个性化信息检索技术。以下对该模型的构建进行简要介绍, 该模型主要由用户Agent、代理Agent和检索Agent三个部分组成。用户Agent的主要任务是:第一, 与用户进行交互, 保存其相关信息建立用户模型;第二, 根据用户模型中的相关内容有选择地向系统提出检索需求, 把用户的检索语言转化为系统能识别的语言, 并将其兴趣偏好存入用户信息库中;第三, 对检索到的结果信息进行过滤, 将需求相关度较高的链接提供给用户, 并更新用户模型;第四, 跟踪用户对结果信息的使用过程, 并反馈用户的满意程度, 系统根据用户评价进行资源重组。
代理Agent, 通常设置在数字档案馆的服务器上, 起到连接用户Agent和检索Agent的作用。代理Agent主要拥有四种功能:第一, 将用户的检索需求细分, 并根据细分的需求选择相关的检索Agent, 并与多个检索Agent建立联系;第二, 对多个检索Agent反馈的检索结果进行归并;第三, 对于归并后的检索结果, 依据用户特定的需求进行过滤, 提取与用户需求相关度较高的部分;第四, 负责各个Agent之间的通信、转换及沟通。检索Agent可以看成是具有一定检索目标的智能化封装的元搜索引擎, 主要负责处理与数字档案馆各种类型数据库之间的交互, 完成信息搜索。
4. 实时参考咨询服务。
目前我国已建立的数字档案馆开展的数字参考咨询服务大都是用户提出问题, 负责人员在一定的时间内统一回复的非实时的异步式数字参考咨询服务模式, 该咨询模式不具时效性。实时交互服务模式实现了用户与档案馆“面对面”的沟通与交流, 为馆员充分了解用户的个性特点和个性化信息需求提供了便利条件。服务者通过交流获取用户需求及行为等多方面的信息, 针对不同的用户需求, 采用不同的服务方式, 提供不同的服务内容, 实时参考咨询能及时准确地为用户提供个性化的问题解答、建议, 实现服务内容、方式及时空上的个性化需求。提供实时参考咨询服务的主要技术有网络聊天室、网络白板、网络视频会议、网络寻呼中心等, 主要方式包括在线交谈, 该方式主要限于用户与咨询馆员的在线文字交谈:网页推送;共同浏览, 即咨询双方一起浏览网页, 由咨询馆员指导用户利用网络资源。
摘要：本文以我国数字档案馆信息服务现状分析为基础, 对数字档案馆不同发展阶段的信息服务模式进行了比较, 提出建立以“用户”为中心的数字档案馆信息服务模式, 并进一步提出了实现这种服务模式的途径, 即个性化信息服务。
关键词：数字档案馆,信息服务,模式,个性化
参考文献
[1]刘明.数字档案馆信息服务模式研究[J].档案学通讯, 2007 (5) :13-17.
[2]李玮.论数字档案馆个性化信息服务[J].法制与社会, 2009 (2) :272.
[3]王斌.浅议数字档案馆个性化服务方式[J].数字兰台, 2007 (9) :13-14.
[4]耿志杰.数字档案馆个性化服务研究[D].广西:广西民族大学, 2007.
[5]胡昌平, 吴叶葵.基于三层Agent的个性化主动服务系统的探索[J].情报科学, 2001 (4) :383-386.
数字档案馆服务 篇9
1. 馆藏资源数字化。
馆藏资源数字化涉及著作权人的复制权。我国2001年修订的《著作权法》第10条第1款第5项规定, 复制权是指“以印刷、复印、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或者多份的权利。”这里虽然没有直接提到数字化复制的问题, 但它的开放式规定, 已将数字化复制包含其中。数字化的对象可以分成两类, 一类是不享有著作权保护的信息资源, 主要包括: (1) 不属于《著作权法》保护的客体, 如法律、法规, 国家机关的决议、决定、命令和其他具有立法、行政、司法性质的文献及其官方正式译文, 以及历法、通用数表、通用表格和公式等。对于这部分信息资源, 数字档案馆完全可以自由使用, 包括将其数字化, 上传到网络上供用户自由使用。 (2) 超过著作权保护期的作品, 如古代文学作品、古代档案、地方志等。这部分作品的数字化, 无需征得著作权人的同意, 也不需要支付报酬, 但必须尊重作者的精神权利, 如署名权和保护作品完整权。此外, 如果作品的原始形式已经过时, 阅读作品所使用的机器设备已不生产或者已无法在商业市场上以合理的价格获得, 则允许图书馆以新的形式复制该作品。
2. 数据库建设。
数据库是数字档案馆的核心, 主要分为购买数据库和自建数据库两种类型。 (1) 购买数据库。出资购买的数据库, 其涉及的著作权问题已由数据库出版商解决, 但数据库本身属于汇编作品, 在购买时要注意与数据库出版商签订使用协议, 主要包括用户定义条款、使用方式条款、保密条款和技术支持条款等。只要严格遵守这些条款, 一般不会发生侵权纠纷。在签订的协议中, 应特别注意用户定义条款和保密条款, 这直接关系到数据库的合法用户群和技术秘密, 是最容易发生侵权危险的环节。 (2) 自建数据库。自建数据库是依托馆藏作品或其他资源采用数字化技术手段自己开发建设的特色数据库, 一般包括书目数据库、文摘数据库、全文数据库。书目数据库在开发过程中基本上不存在著作权问题, 但必须尊重著作权人的权利。对于文摘型数据库, 公众普遍认可的观点是属于著作权法规定的合理使用行为, 无须经过权利人的同意, 也无须付酬。数字档案馆自己编写的, 应该享有著作权。由于文摘数据库制作时涉及的著作权人太多, 数字档案馆可通过著作权集体管理组织机构付酬。而全文数据库的开发中, 除了涉及公有领域的作品和不适用著作保护的作品外, 在使用作品时必须获得著作权人的许可。对全文数据库的建立, 除超过著作权保护期的作品和公有领域的作品外, 在对原文数字化传播时, 必须征得作品版权人许可并按规定支付报酬。对于购置的报刊类篇名数据库或全文数据库, 应事先与出版商达成协议, 允许在局域网如校园网供本校档案用户使用。
3. 信息服务。
(1) 参考咨询工作。其发生著作权侵权的危险主要存在于咨询用户的范围界定和收费与否。为协议之外的非法定用户群提供咨询服务, 超出了对作品使用的范围, 会侵害著作权人的作品传播权。如果是有偿咨询服务, 则发生侵权的风险大大增加。 (2) 馆际互借服务。根据著作权法, 馆际互借与文献传递应该是一种有限制、受控制的行为。开展馆际互借服务时, 应提高侵权的风险意识, 判明借方的作品使用动机和目的。对以个人学习和科研为目的的用户, 可界定为合理使用, 但要慎重控制好收费标准, 以确保服务没有赢利色彩;而对于来自商业或产业的用户, 就应加收相应数量的版税补偿给权利人。 (3) 联机检索服务。在网络检索时, 采用有偿或无偿的方式为用户检索网络中由数据库服务商、电子网络出版物检索中心等提供的数据库信息, 从某个数据库中套录内容而建立自己的数据库, 将检索结果套录下来或累积起来存在本馆数据库中等。这种做法可能损害了数据信息提供者的利益, 侵犯了其专有权。在联机检索和数据库开发建设中, 应特别注意避免使用他人数据库的全部或实质部分, 需进行独创性编排, 开发具有自身特点的数据库。此外, 侵权危险还存在于文献采购过程中, 如采购盗版复制品等。
4. 技术软件。
数字档案馆的建设和运作需要大量计算机软件的支撑。其软件的权利归属也是著作权保护的重要问题。其使用的软件可分为通用软件与专用软件两类。对于通用软件, 应采取正常渠道购买获得使用权, 而不能采取非法盗版手段, 以免侵犯软件著作权人的正当权利。我国《计算机软件保护条例》 (2001年) 规定, 软件著作权人享有自己开发的软件的使用权、使用许可权、获得报酬权和转让权等合法权利。当然, 目前网上公共软件资源相当丰富, 允许随意下载、复制、修改, 但其中有些只是试用软件, 仍受著作权法保护, 故应注意其版权状况的说明。
二、规避数字档案馆信息服务合理使用问题的措施
1. 著作权保护意识。
数字档案馆在提供信息服务过程中, 要不断增强著作权保护意识, 自觉执行有关著作权保护的法律法规, 做好信息服务的著作权保护工作。为此, 要不定期地举办有关网络著作权知识的培训讲座, 增强计算机管理人员的著作权保护意识, 使之充分认识到侵权的危害性和维权的重要性。在提供数字化信息服务过程中, 不仅要正确鉴别各类著作权益, 防止侵犯他人权利, 同时应该采取切实有效措施, 避免不必要的著作权纠纷和损失, 确保著作权人的合法利益。
2. 著作权法和合理使用制度完善。
关于数字档案馆的合理使用问题, 我国著作权法的规定过于简单, 在司法实践中的适应性也不强。我国著作权法可以从以下五个方面作出调整和完善: (1) 赋予公益性数字档案馆合理使用的主体地位。将那些商业性的数字档案馆公司排除在外。 (2) 将数字化和暂时复制明确纳入复制权的概念中。规定不可避免的、不具有经济价值的暂时复制为合理使用。 (3) 明确数字档案馆可进行数字化的范围。规定数字档案馆可以为陈列、保存、替换已损坏的、丢失的或者被窃的作品之目的而对本馆收藏或其他公益性图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、展览馆、美术馆等收藏的作品进行数字化。如果作品的原始形式已经过时, 阅读作品所使用的机器设备已不生产或者已无法在商业市场上以合理的价格获得, 允许数字档案制作该作品的新形式复制品。 (4) 明确数字档案馆可将数字作品传播的范围。对于受版权保护的作品, 只能在馆内提供全文浏览, 并且在同一时间内只能允许几个用户全文浏览同一作品。 (5) 明确数字档案馆的馆际互借问题。应出于个人学习或研究目的的用户请求, 可以提供附有版权声明的数字化复制件, 但馆际互借所传递的复制件在传递完成后应该及时销毁, 数字档案馆不得在传递后对该复制品进行保存。
3. 著作权集体管理制度建立。
著作权集体管理制度, 是指著作权人及著作权相关的权利人通过授权集体管理组织行使著作权或与著作权有关的权利, 后者可以以自己的名义为前者主张权利, 并可以作为当事人进行涉及著作权或邻接权的诉讼、仲裁活动。在数字档案馆条件下, 著作权集体管理组织不仅可以代替数字档案馆转交作品使用费, 还可以解决海量许可的问题。作为权利人和数字档案馆之间的中间人, 著作权集体管理组织与数字档案馆洽谈使用条件, 发放许可证, 并将图书馆付的费用在著作权人之间进行分配。此外, 著作权集体管理组织还要代替著作权人行使监督作品使用的权利。我国著作权集体管理制度还不完善, 我们可以借鉴国外的一些经验, 建立著作权处理中心。如美国的CCC (Copyright Clearance Center) , 作为非营利团体, 向作品使用者和作者、出版者提供集中复制许可和使用费支付服务。合理使用制度是著作权法中的重要组成部分, 它平衡了著作权人和社会公众之间的利益。著作权集体管理制度可以发挥自己的作用, 促进数字档案馆与著作权人之间的交易。通过签订合同, 规定著作权人与数字档案馆双方的权利和义务, 保证著作权人的合法权利不受侵害。
4. 技术保护措施采取。
所谓技术保护措施, 是指在正常运行中版权人和相关权利人为有效控制、防范或阻止他人非经授权访问、接触作品或使用其作品而主动采取的技术保护措施。数字档案馆可以利用技术保护措施, 使自己开发的各种数据库和经授权的、合理使用的或法定许可的作品避免被他人非法复制、套录和下载, 达到保护知识产权目的。如访问控制技术、密匙管理与算法技术、数字水印技术、防火墙技术等。
摘要：文章结合数字档案馆信息服务中合理使用面临的著作权问题的逐一剖析, 提出从著作权保护意识、著作权法和合理使用制度完善、著作权集体管理制度建立、技术保护措施采取等措施规避数字档案馆信息服务中合理使用的问题, 保障其信息服务的合法性和安全性。
关键词：合理使用,数字档案馆,信息服务
参考文献
[1]刘明.数字档案馆信息服务模式研究[J].档案学通讯, 2007 (5) .
[2]傅长.青.数字档案馆版权保护若干问题探讨[J].浙江档案, 2006 (4) .
[3]马骁.网络链接中的知识产权问题分析[J].河北法学, 2001 (1) .
数字档案馆服务 篇10
一、把好入口关是保障人才基本素质的重要环节
人才是兴档之本, 转型之要、发展之基。人才的知识、智力和创新能力是档案知识服务人才的基本素质, 决定着档案知识服务的水平和效果。档案知识服务人才的这三项基本素质, 既是“各级档案部门要把好入口关”的内在要求, 又是今后可造之才的重要基础。但为什么要强调人才的基本素质, 把好入口关?笔者用一个等边三角形分析了人才的知识、智力和创新能力之间的辩证关系 (如图1所示) , 以期实现数字档案馆知识服务人才的高质量配置。
等边三角形的三个顶点各代表人才一个方面的素质:Z1表示知识, 即人才的科学文化基础知识、专业基础知识等;Z2表示智力, 一般说来, 就是人才认识问题、分析问题、归纳问题、解决问题的能力;C1表示创新能力, 即人才能够创造出具有社会价值的新理论或新事物的能力。等边三角形各顶点的对边分别以小写字母z1, z2, c1来表示。等边三角形内的任何一点, 都是人才不同基本素质的真实反映。点X位于c1线的中点, 表示知识和智力各占50%, 而创新能力为零, 这种人才的档案知识服务成果就缺乏创新性。z2线表示知识与创新能力的结合, 如果档案知识服务人才不善联系实际, 分析问题, 解决问题, 其服务成果就没有实用价值。z1线表示人才的智力和创新能力的相融, 如果没有知识的支撑, 其知识服务成果好似“空中楼阁”, 也无实用价值。质心O与各边等距, 代表了人才的知识、智力、创新能力三项基本素质的均衡, 是数字档案馆理想的知识服务人才。诚然, 对人才的知识、智力和创新能力之间的关系和优先顺序的理解可能见仁见智。但通过对图1的简要分析, 理性思考“把好入口关”却给予我们一些重要启示:一是描述了档案知识服务人才队伍建设的目标。九层之台起于垒土, 千里之行始于足下。只要档案部门着力档案知识服务人才队伍建设, 人才的基本素质就会越来越接近均衡, 档案知识服务的水平和效果就会不断提升, 这是加强档案知识服务人才队伍建设立足于现实的战术选择, 又是立足于长远, 着力追求的战略目标;二是诠释了“各级档案部门要把好入口关”的内在要求。人才的知识、智力和创新能力应成为档案部门招聘录用知识服务人才考量的重点, 要借助全国公务人员考试、干部选聘的成功经验, 建立健全必要的工作机制和模拟考量的预案, 切实把好入口关, 打造一支高质量的知识服务人才队伍;三是给出了档案高等教育改革创新的又一个信号。要把好入口关, 重在破解钱学森心忧人才教育之问, “为什么我们的高校总是培养不出杰出人才?”笔者认为, 最主要的原因就是学生的知识结构单一、智力和创新能力不如人。培养具有宽厚的知识、聪颖的智力和富有创新能力的人才亟待教育体制机制的改革, 切实把教授治校、教师执教、学生求学落到实地;四是解析了档案知识服务人员自我成才的行动方向。知识经济社会发展的客观要求决定了“档案工作者应该停止扮演保管员的角色, 而应成为概念、知识的提供者”[1]。要成为“知识的提供者”———档案工作者就应该与时俱进、转型发展, 不断加强对科学知识的学习、智力的养成和创新能力的培育, 努力自觉成才。
二、岗位培训是提高人才素质能力的现实选择
知识经济与信息化的融合是当代社会发展的一个基本特征。这一基本特征也决定了数字档案馆知识服务与信息化的结合。这就要求档案知识服务人才除具备较为全面的基本素质能力之外, 还要熟练掌握有关知识服务的专门知识和技能。现实的选择就是“加强人员培训……, 帮助档案人员掌握最前沿、最需要、最管用的知识和技能。”档案部门要切实联系实际、理性思考哪些是档案人员, 特别是档案知识服务人员亟待掌握的“最前沿、最需要、最管用的知识和技能”。在这里, 让笔者借用金字塔结构概念 (见图2) , 先简要分析一下数据、信息、知识与智慧之间的关系。
图2中数据 (层) 是指数字档案馆的数据, 也是数字档案馆的“馆藏”。“这些数据是离散的、互不关联的、没有明确目的与意义的客观事实。”[2]数据 (层) 是形成信息的基础, 是信息的组成部分。信息是对事物运行状态和变化的客观反映, 是原始的、粗糙的、未经加工的材料。要获得信息只能通过“对数据进行系统组织、整理和分析后, 赋予一定的意义和相互联系的事实”[3]。规范信息的管理既是档案知识服务的重要基础, 又是档案信息服务的内在要求;知识 (层) 是对信息的应用。“信息的综合集成可以获得知识”[4]。一般说来, 是运用人的认知能力和经验, “对信息进行推理、验证, 从中得出系统化的规律、概念或经验, 是在信息分析基础上提供的解决方案和行动指导”[3], 这是档案信息服务的升华, 又是档案知识服务的基本形式;智慧 (层) 则是知识综合集成的结果。强调运用知识进行创新。这是档案知识服务的高级形式, 档案贵在于“活”指的就是这一意境。
由图2分析可以看出, 开展档案知识服务需要正确处理数据、信息、知识、智慧之间的辩证关系。知识服务人才可通过多形式、多层次的岗位技能学习把握数据、信息、知识和智慧之间互动、递升的转换规律。比如说, 学习提高档案信息资源获取、检索能力, 整合多渠道的档案信息资源, 共建共享档案信息资源库;学习提高档案信息资源的选择、整理、组织、系统化能力, 利用相关信息技术多角度、多方位地揭示知识之间复杂联系, 推动信息向知识的演进并形成知识化产品;学习提高档案知识的交流传播能力, 构建数字档案馆网上虚拟社区及各种知识交流渠道, 加速知识的传播与流动;学习提高档案知识的表现能力, 利用“网络视频技术、多媒体技术等对不易用语言描述的隐性知识, 通过声音、图形、图像、动画、视频等多种形式进行综合编码”[5], 推动知识从简单抽象的符号走向模拟仿真;学习提高沟通能力, 善于与用户交流, 理解用户知识需求并提供明确的知识服务方案。这些“最前沿、最需要、最管用”的技能大多可以从信息管理、数据库原理、计算机信息网络、信息组织、多媒体技术与应用、信息服务理论与实践等课程中获取。
三、岗位练兵是促进人才素质能力全面发展的重要舞台
实践是人才全面发展的课堂, 也是最好的先生。近些年来, 档案知识服务已成为档案学界研究探索的一个热点。但总体来说, 我国档案知识服务工作尚处起步阶段, 究其原因, 主要问题是人才不适应档案知识服务的客观需要。档案部门既“要帮助档案人才掌握最前沿、最需要、最管用的知识和技能, ”更“要开展岗位练兵, 在工作中大胆使用人才, 历练人才, 运用各种激励手段, 促进岗位成才。”
为什么说岗位练兵是促进人才素质能力全面发展的重要舞台呢?让我们借用霍尔三维结构 (见图3所示) 来形象分析一下档案知识服务这一实践活动的内在关系, 以深化对人才岗位练兵, 促进岗位成才的认识:I轴表示逻辑维, S轴表示时间维, Z轴表示知识维。档案知识服务逻辑维重在明确服务需求、确定服务方案 (主题) 、方案分析论证、组织实施方案等步骤;档案知识服务时间维一般可分为服务方案调研阶段、拟定服务方案阶段、方案组织实施阶段、成果验收完善阶段等;档案知识服务知识维是为完成需求服务方案 (主题) 各阶段、各步骤所需要的知识和技能。通常可以理解为历史知识、工程知识、法律知识、管理知识、社会知识、专门 (业) 知识和艺术等知识和技能。档案知识服务客观上就是逻辑维、时间维、知识维之间的相互联系、相互影响来“激活”相应的档案信息、知识资源, 形成知识服务成果。
通过对图3的简要分析, 可以得知档案知识服务三维结构的工作平台既是对档案知识服务人才素质能力的实践检验, 又是档案知识服务人才岗位练兵, 促进岗位成才的重要舞台。
1. 岗位练兵是提高人才逻辑思维能力的重要途径。
从逻辑这个维度上看, 一方面是档案知识服务需要熟悉了解服务需求, 分析研究服务需求, 才能形成需求 (逻辑) 与服务 (逻辑) 的无缝对接, 这是确保档案知识服务质量和效益的关键环节。另一方面是档案知识服务 (主题) 的各个工作步骤既是逻辑思维的结果, 又是培养人才逻辑思维能力的重要途径, 这就凸显了岗位练兵对于提高人才逻辑思维能力的重要性。
2. 岗位练兵是提高人才组织管理能力的重要舞台。
从时间这个维度上看, 档案知识服务的每个项目从规划到验收各个阶段的排序, 既是对人才组织管理能力的考验, 又是有序推进项目工作、考核评估阶段性工作, 注重档案知识服务 (项目) 时效性的组织管理技术, 这就充分显示了岗位练兵对提高人才组织管理能力的重要性。
3. 岗位练兵是完善人才知识结构的重要课堂。
从知识这个维度上看, 首先是档案知识服务 (主题) 的各个阶段、各个步骤通常需要一系列知识和技能。而这些知识和技能又不一定是人才知识结构所能满足的, 这就决定了人才在岗位练兵中必须学用结合。其次是档案知识服务从属知识管理范畴, 应遵循知识管理的一般过程, 即知识辨识、知识获取、知识选择、知识存储、知识共享、知识使用、知识创新, 才能形成具有质量和效益的档案知识服务成果, 这就凸显了岗位练兵对完善人才知识结构的重要性。
参考文献
[1]T·库克著.刘越男译:电子文件与纸质文件观念[J].山西档案, 1997 (2) .
[2]http://wenku.baidu.com/view/e3c93c7202768e9951e738c0.html, 011-8-25.
[3]张新民.从信息服务迈向知识服务[J].中华医学图书情报杂志, 2005 (1) .
[4]于景元.钱学森综合集成体系[J].西安交通大学学报, 2006 (6) .
数字档案馆服务 篇11
关键词：档案管理 数字化 信息服务
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0237-01
1 档案管理进行变革的优点和影响因素
1.1 档案管理数字化变革后对于档案服务的帮助
档案管理人员在传统档案管理模式下工作时，档案服务人员往往会对重要的历史原件产生不必要的随坏。如果碰到一些存在久远的、重要的历史原件调动时，工作人员怕调动过程中出现损坏而拒绝调动。但是，档案管理采用数字化管理以后，原件破坏的问题就得到了根本的解决。档案管理人员通过计算机输入系统，将历史原件中的资料输入到计算机数据库中，当相关部门和人员想对某一重要的历史档案进行查阅时，档案服务人员就可以通过计算机系统对数据库进行查询，将重要档案的内容资料通过电脑输出显示器呈现出来，避免了历史原件的不必要损伤和磨损。
1.2 档案数字化信息服务减小了工作人员的任务量
从第一代计算机问世以来，它就承担了对重要数据进行计算的历史重任。几十年来经过科学人员的不断努力，计算机发展可谓是日新月异。如今的计算机不仅实现了体积上的缩小进步，其计算能力更得到了时代性的跨越。档案实现数字化管理后，大量信息从各种不同的历史档案中汇集到了电脑的硬盘中，方便档案的调配和查阅。档案服务人员在面对以往堆积如山的历史文献时，很难能够在第一时间找到人们需要的相关档案，要一点点的排查才能决定档案的所在位置，这种工作模式不仅繁琐 而且耗时长。当档案实行数字化管理后，档案查询服务人员可以经过部门内部的搜素引擎对关键字进行查询，这样不仅能够大大的减少搜索时间，更能针对服务人员的关键字，提供相关的档案资料。
1.2 利民式远程数字化搜索查询服务
档案的数字化管理，不仅为馆内的工作人员提供了快速的搜索引擎，更为档案需求者提供了远程查询的平台。传统的档案管理模式下，档案馆内的资料是以书面记录的文献保存模式，档案需求者想要对相关档案进行查询调动时，必须舟车劳顿的前往档案馆所在地进行查询，有时还要去外省才能找到相应的资料。档案馆实践数字化之后，通过网络的共享，将整个中国的档案进行汇总，组建了一个庞大的信息化共享网络。将一馆一数据的服务变成了利民全中国服务。
2 服务人员如何对数字化档案信息进行合理的利用
我国档案管理实行数字化的实践并不长，档案管理人员既需要对新档案进行输入，又需要对历史档案进行补充总结，档案的数字化建设是一件长期的浩大工程。档案服务人员在工作人员对档案进行书录的过程中要继续为档案需要人员进行服务。针对当前并不完善的数字化档案数据库，档案服务人员应该根据其特点建立服务体统，目前有两种基本的利用方法：一种是劝说档案利用人员到馆内，通过工作人员的引导，利用馆内提供的局部网络进行档案目录查询，根据查询的结果找到档案的储存位置，进行档案原件阅览；还有一种就是通过馆内网络与外部网络的链接，帮助档案需要人员通过网络进行相关资料查询，这是在数字化档案馆健全之后，理想的服务方式。档案数字化管理的最终目标就是实现档案与需要者的零距离。任何企业或者个人在需要用到相关档案文献时，都可以通过身边的互联网络进入档案馆的数据库，进行电子文献的浏览。
3 针对目前档案服务现状的建议
档案管理数字化是社会与档案管理工作的要求，任何信息都必须实现与需求者的零距离阻碍才能，是现代生活节奏对档案管理的要求。档案管理人员在对历史档案进行数字化管理的过程中要根据档案的实际情况选择针对性的处理办法，不能仅仅将档案的数字化作为自己的工作目标，更要保证档案的真实性和有效性。针对国内档案建设情况，我们提出以下几点建议。
3.1 进行高效化建设的同时注意档案的真实性
档案管理人员在进行档案管理的过程中，不能对所有的历史档案都进行数字化的“一刀切”，要根据档案的实际情况，将档案的真实性和能够发挥的作用视为档案管理的首要目标。档案管理人员要根据档案需求者对于档案类型的要求，针对性的建立档案数字化。比如，档案管理人员要将一些常用的档案文献进行数字化的转换，方便不同的人群在同一时间对某个文献的同时阅读；针对那些需要依靠通过照片进行阅读辅导或者带有保密性质的文献要尊重其文献的重要性，进行实体的非数字化的保存。
3.2 加强对档案数字化规划成本控制的重视
档案数字化是一个系统的、浩大的长期工程，然任何一个机构都会设计到资金控制的问题，档案管理部门也不例外。档案管理部门在进行档案数字化建立的过程中，不能将数字化建设作为馆内的唯一工作，也实现不同工作共同发展的科学发展观。如何能实现资金的合理运用就要依靠相关的负责人员对各项建设的成本进行有效的控制。档案馆的数字化建设包括了文献档案的抽调、数字化小组的建立、常用档案的分类总结等。档案负责人员要对档案数字化进行全面的管理和策划，对需要数字化处理的档案和要继续保持文献储存方式的档案进行明确的划分归类。帮助数字化建设人员明确其工作内容。档案馆负责人员要结合现在科技的运用，有效减少工作人员录入档案的时间，减少不必要的劳动力消耗，实现低成本的数字化档案建造工程。档案馆尽心数字化建设的过程中，一反面要解决档案数字化的进程，另一方面又要完成大量历史文献的存放工作。档案馆数字化建立的模式中，如果该档案馆要使用局域网查询的方式，那就要针对资料种类的不同对相关的文献进行分类储存，帮助档案需要人员缩短档案查找时间，那么档案管理负责人又要面对档案重整的资金消耗问题。
4 结语
档案数字化是科技进步的必然要求，也是社会对于档案馆的要求。档案馆要努力做好文献档案的数字化，完成对重要历史文献的有效保护，帮助档案利用人员减少相关的查询时间，争取做到档案资料与需要人员之间的零距离。
参考文献
[1]王璐颖，轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究，2011（4）.
[2]孟杰.档案数字化中的版权问题研究[J].黑龙江档案，2011（3）.
数字档案馆服务 篇12
一、传统档案馆的信息服务
收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆要充分发挥自身优势, 做好服务工作。
1. 服务方式。
传统档案馆的信息服务主要以手工检索为主, 检索工具主要是卡片、书本目录、指南、索引等。主要的服务方式有以下内容: (1) 档案阅览服务。档案阅览服务是档案馆、档案室在特定的场所, 开辟阅览室, 向有关档案用户提供档案信息的一种服务方式, 它是目前我国档案收藏部门提供档案信息服务的一种形式。档案收藏部门要开辟档案阅览室, 为用户提供必要的档案阅览条件, 接待档案用户, 解答用户提出的相关问题, 通过有效的方式满足档案用户的需要。 (2) 档案的外借服务。档案的外借服务是档案馆为满足某些需要档案原件或副本作证据等特殊的利用需求, 暂时将档案借出馆外使用的一种服务方式。不过在一般情况下, 档案馆不借出馆外利用的。机关档案室将档案原件外借给本单位的领导和有关业务部门的情况比较多些, 有时还会采取“送卷上门”的主动服务方式, 充分发挥档案的作用。在档案馆的提供利用活动中, 档案人员对那些珍贵的或易损的文件、古老文件, 以及特殊载体的档案文件, 一般不借出馆外使用。 (3) 档案展览与陈列服务。档案展览与陈列服务, 是档案收藏部门按照一定的主题以展出档案原件或其复制品的方式, 系统的揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容与成份的一种具体服务方式。一般的展览陈列服务形式有两种:长期性的档案展览和短期档案展览。 (4) 制发档案复本。制发档案复本, 是指档案馆根据档案用户的合理需要, 以档案原件或已有的档案副本为依据, 通过复制、摘录等手段, 向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。制发档案复本, 是机关、企事业单位和档案馆满足档案需求的一种有效的方法。 (5) 制发档案证明服务。制发档案证明服务, 是档案馆根据有关档案用户的询问和申请, 为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。 (6) 档案目录信息服务。档案目录信息服务, 档案目录是联系档案用户和档案馆的一种重要桥梁。档案用户只有借助一定的档案目录信息, 才能顺利实现其利用需要。由于档案信息的特殊属性, 许多收藏在档案馆中的档案信息内容和成分, 档案用户知之甚少或知之不详。因此, 档案收藏部门必须采取一定的服务方式, 消除档案用户的需求障碍, 促进其利用需求的产生与实现。 (7) 档案咨询服务。档案咨询服务, 是档案收藏部门答复用户询问, 知道其利用档案信息资源的一种服务方式, 是档案馆满足档案用户需求的一种经常性的、重要的服务方式。其咨询服务按照内容性质可以分为事实性咨询、指导性咨询和检索性咨询:按难易程度分为一般性咨询和专门性咨询;按咨询的形式分为口头咨询和书面咨询。 (8) 建立现行文件中心。建立现行文件中心, 满足社会各界查阅利用现行文件资料的社会需求, 增强了政府决策的透明度, 使公民真正享受了宪法所赋予的知情权。现代社会是信息社会人民群众需要及时了解、掌握各级党委、政府及其各部门制发的关于政策、法规、公益、服务性的现行文件, 而传统意义上的档案馆无法满足这一社会需求, 因为它保存提供的都是十几年乃至几十年前的历史信息。这些现行文件均保存在各级各类档案室, 而档案室只负责内部查阅, 并无向社会提供利用的职责和义务。
2. 服务对象。
档案馆主要围绕着国家机关和社会团体开展工作, 收集、保存这些机构的档案, 并以其为主要的服务对象。国家综合档案馆的服务对象是各级党政政府领导和各部门, 广大人民群众和经过审批同意的港澳台同胞及外国人士。一是各级各类行政机构和社会组织。谢伦伯格认为:“档案是一个政府借已完成其工作的基本行政工具, 它是政府机构赖以建立的基础。”档案馆提供的信息中包含大量的机关企事业单位行使职能的法律依据, 处理事务的结果重要事实的记录和大量的工作经验, 各级机关单位需要借助其提供依据经验去制定政策、处理社会、法律以及组织、程序等方面的问题, 以保证其决策、管理上的连续性和科学性, 避免唯心主义做到事实求是。二是国家政府。在政治斗争中、军事斗争、经济斗争、外交斗争等方面, 档案馆作为档案的管理部门, 能够提供原始档案, 在解决争端和处理案件等活动中发挥凭证的作用。例如, 近几年来日本右翼势力日渐猖狂, 不断否认自己的侵略行径:1994年, 辽宁省档案馆发现了一组记载南京大屠杀情况的日文档案, 这些日本侵略者自己形成的档案还历史以本来面目, 可以说是铁证如山。另外, 南京档案馆馆藏中的崇善堂埋尸档案、南京伪政府档案等几份原始档案记录, 完全可以作为法律凭证。
二、数字档案馆的信息服务
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的。它的出现更加便利了我们的生活, 使用户可以足不出户就能得到自己所需要的档案信息。所以, 数字档案馆的信息服务在其日常工作中占据了相当重要的位置。
1. 服务方式。
数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 与传统档案馆有着千丝万缕的联系。虽然他是在数字环境下利用档案信息, 但其信息服务的方式和传统档案馆还有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式。个性化信息服务从本质上讲, 既是一种个性服务, 又是一种信息服务。它是基于网络环境下利用者需求呈现出差异性和个性化趋势而开展的以满足利用者需求为目的的信息服务。简单的说, 数字档案馆的个性化服务便是将个性化的信息服务引进数字档案馆, 将二者互相结合起来。可以说, 数字档案馆的个性化服务是个性化信息服务中的一个部分。 (1) 从服务的基点来看, 它是立足于档案利用者的特点、使用行为、偏好以及利用者特定的档案信息需求。特定的档案信息需求既包括利用者特定的专业领域, 如历史工作者、科研人员、领导决策人员等, 也包括利用者临时性的需求, 如应对一些突发事件时对档案信息的特别需求。 (2) 从服务的内容来看, 可提供的档案信息其来源从一馆扩展到相互联网的数馆, 从原来的提供文献源扩大到提供信息内容和知识内容。而这些内容并非对利用者“和盘托出”, 而是在准确了解利用者个性化需求的基础上经过筛选或者重新组织的档案信息。 (3) 从服务的方式来看, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。
2. 服务对象。
数字档案馆的服务对象和传统档案馆的服务对象差别较大, 从利用方式看, 数字档案馆的用户可分为传统用户与网络用户两类。
一是传统用户。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。随着互联网络的发展出现了数字档案馆这一新型的档案馆形态, 但档案馆作为一种有形的实体并不会消失, 它仍然有具体的馆舍、有档案文件实体, 区别只是馆舍中内部设施的不同和档案信息载体的变化。
二是网络用户。网络用户的构成及其信息需求。从一般规律来看, 由于我国还处于使用因特网的早期阶段, 所以档案馆在线用户大多是年纪轻、层次高、受过良好教育和懂电脑的人群。他们对信息的需求一般包括:档案方面的政策法规、档案教育、档案工作相关活动及动态信息、档案查阅收费、档案影视、档案历史故事等。在对国外的档案网站调查表明, 其档案工作者和图书馆工作者的数量相对较多。2003年英国的archi ves hub网站的用户调查表明, 60%的用户是把利用档案作为工作的一部分, 包括档案学术和档案专业利用者:64%的人对家族、个人或组织的信息感兴趣;23%的人查找的是特定主题。利用空闲时间查找档案的人中有84%的用户是查找家族、个人或组织的信息, 85%的专业人士和教育界是针对专题展开利用的。
两种服务都是建立在共同的档案信息资源的基础上的, 这些资源都是人们社会实践活动的真实的历史记录。数字档案馆的档案信息资源建设还是离不开传统档案馆的支持, 除了部分档案是在形成之时就以数字的形式存储以外, 大部分档案还是靠传统档案馆开展收集、整理、加工等工作之后, 转化为数字形式的。因此, 传统档案馆加强自身馆藏建设是数字档案馆拥有丰富的档案信息资源的保证, 并且数字档案馆所提供的档案信息的原始性、真实性和可靠性还要有传统档案馆馆藏的相关档案作依据和保障。
摘要：本文对传统档案馆与数字档案馆的信息服务的方式和对象进行了比较分析。